Vous êtes sur la page 1sur 20

Cour des comptes europenne

Annexe I
AO n08/2022/11 Maintenance des installations HVAC et sanitaires des btiments K1 et K2

CAHIER DES CHARGES

Appel doffres n AO 08/2022/11


Maintenance des
installations HVAC et sanitaires
des btiments K1 et K2 de la
Cour des comptes europenne

29 Aot 2011

Cour des comptes europenne


Annexe I
AO n08/2022/11 Maintenance des installations HVAC et sanitaires des btiments K1 et K2

A. DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES

I.

OBJET DU MARCH
-

L'objet du march est la conclusion d'un contrat de services portant sur :


o la maintenance prventive et l'entretien curatif des installations HVAC et
sanitaires des btiments K1 et K2 de la Cour figurant lAnnexe IA (tableau
rcapitulatif des installations, des quantits et des frquences) ;
o la mise en uvre dune GMAO (outil informatique de gestion intgr pour
mener bien la mission de maintenance curative et prventive : fourniture,
mise en service, encodage du programme + matriel ncessaire au bon
fonctionnement) ;
o

la gestion complte des automates de rgulation des btiments K1 et K2 de


marque SAIA ;

o le dpannage pendant les heures de bureaux et en-dehors des jours et heures


ouvrables ;
o la fourniture de certains consommables (main-duvre inclus) lists en
Annexe IB du cahier des charges ;
o certaines prestations optionnelles et/ou en rgie dont la ncessit apparatrait
en cours de contrat. Celles-ci feront l'objet, avant excution, d'une constatation
contradictoire entre les deux parties et d'une offre de prix selon les prix
indiqus l'Annexe II de la lettre d'invitation soumissionner. Aprs accord,
ces prestations feront l'objet d'un purchase order de la Cour et seront factures
sparment.
-

II.

Le contrat sera conclu pour une dure initiale de un an compter de la date de son entre
en vigueur. Le contrat est renouvel par tacite reconduction une fois, puis une deuxime
fois pour huit mois (8), soit une dure maximale de trente-deux mois (32). La Cour se
rserve le droit de prolonger le contrat jusqu un maximum de quarante-huit mois (48)
au cas o lachvement de la construction du btiment K3 de la Cour serait retard.
PRESCRIPTIONS CONCERNANT LOFFRE

Loffre doit tre rdige dans une des langues officielles de lUnion europenne. Elle doit
tre parfaitement lisible de manire viter tout doute ventuel quant aux mots et aux
chiffres;

Les prix offerts doivent obligatoirement tre renseigns dans le bordereau des prix
figurant en Annexe II de l'invitation soumissionner;

Loffre doit tre tablie en euro (EUR);


-2-

Cour des comptes europenne


Annexe I
AO n08/2022/11 Maintenance des installations HVAC et sanitaires des btiments K1 et K2

III.

Les prix offerts sentendent exempts de droits, impts et taxes, y compris la taxe la
valeur ajoute ; la Cour des comptes europenne en tant exonre suivant les articles 3 et
4 des dispositions du Protocole sur les privilges et immunits de lUnion europenne
annex au Trait de lUnion europenne et au Trait sur le fonctionnement de lUnion
europenne, sign Lisbonne le 13 dcembre 2007 (Protocole n7);

Le soumissionnaire lobligation daccepter dans son offre lensemble des conditions du


dossier dappel doffres sans pouvoir y apporter la moindre modification ni accompagner
son offre de la moindre rserve sur le respect des ses conditions

Des modifications, suppressions et ajouts dans les documents de lappel doffres (hors
champ spcifiques renseigner) ou ladjonction de rserves par le soumissionnaire ne
sont pas autoriss : en cas du non-respect de ces rgles, loffre sera exclue.

En remettant une offre signe, le soumissionnaire reconnat avoir pris connaissance des
sanctions administratives et financires prvues aux articles 133 et 134 ter des modalits
dexcution [rglement (CE, Euratom) n 2432/2002 de la Commission du 23 dcembre
2002, qui pourront tre appliques sil est tabli que de fausses dclarations ont t faites
ou que de fausses informations ont t fournies dans loffre ou tout moment avant ou
aprs la signature du contrat.
DOCUMENTS FOURNIR PAR LE SOUMISSIONNAIRE

Les documents et renseignements remettre obligatoirement par le soumissionnaire avec


l'offre date et signe, sont repris en annexe V "Check-list" de l'invitation soumissionner. La
check-list correspondante doit tre renvoye dment complte et accompagne de tous les
documents requis.
Ces documents et renseignements sont fournir au pouvoir adjudicateur. Aucune attribution
ne peut avoir lieu au profit dun soumissionnaire dont certains documents ou renseignements
sont incomplets.
Les soumissionnaires dont la date dtablissement remonte moins de (3) trois ans doivent
fournir les documents attestant leur capacit conomique, financire et technique, et ce
partir de la date de leur tablissement.
IV.

CRITRES DEXCLUSION ET MOYENS DE PREUVE

Les soumissionnaires ainsi que leurs ventuels sous-traitants ne peuvent pas tre dans une des
situations dcrites dans les articles 93 et 94 du rglement financier donnant lieu l'exclusion
la participation des marchs financs par le budget de lUnion Europenne.
1. Exclusion de la participation au march
Sont exclus de la participation aux procdures de passation de marchs les soumissionnaires:
a) qui sont en tat ou qui font lobjet dune procdure de faillite, de liquidation, de
rglement judiciaire ou de concordat prventif, de cessation dactivit, ou qui sont
dans toute situation analogue rsultant dune procdure de mme nature existant dans
les lgislations et rglementations nationales;
-3-

Cour des comptes europenne


Annexe I
AO n08/2022/11 Maintenance des installations HVAC et sanitaires des btiments K1 et K2

b) qui ont fait lobjet dune condamnation prononce par un jugement ayant autorit de
chose juge pour tout dlit affectant leur moralit professionnelle;
c) qui, en matire professionnelle, ont commis une faute grave constate par tout moyen
que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier;
d) qui nont pas rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de scurit
sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impts selon les dispositions
lgales du pays o ils sont tablis ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore
celles du pays o le march doit sexcuter;
e) qui ont fait lobjet dun jugement ayant autorit de chose juge pour fraude,
corruption, participation une organisation criminelle ou toute autre activit illgale
portant atteinte aux intrts financiers des Communauts;
f) qui font l'objet d'une sanction administrative pour s'tre rendu coupable de fausses
dclarations lors de la communication des renseignements exigs par le pouvoir
adjudicateur pour sa participation un march, pour n'avoir pas fourni ces
renseignements ou pour avoir t dclar en dfaut grave d'excution en raison du
non-respect de ses obligations dans le cadre de marchs financiers par le budget.
2. Exclusion de l'attribution du march
Sous peine d'exclusion de l'attribution du march, les soumissionnaires, au stade de
l'attribution des marchs, doivent dclarer sur l'honneur :
g) qu'ils ne se trouvent pas en situation de conflit dintrts. La Cour doit s'assurer que le
soumissionnaire n'a pas, au moment de la prsentation de son offre, de conflit
d'intrts li au prsent appel d'offres en raison, notamment, d'intrts conomiques,
d'affinits politiques ou nationales, de liens familiaux ou sentimentaux, ni d'une autre
relation ou d'un autre intrt commun quelconque. La Cour se rserve le droit
d'apprcier s'il existe ou non un conflit d'intrts.
h) qu'ils informeront sans dlai le pouvoir adjudicateur de toute situation constituant un
conflit d'intrts ou pouvant donner lieu un conflit d'intrts;
i) qu'ils ne feront aucune offre, de quelque nature que ce soit, dont il serait possible de
tirer avantage au titre du march;
j) qu'ils n'ont pas consenti, recherch, cherch obtenir ou accept, et s'engage ne pas
consentir, rechercher, chercher obtenir ou accepter, d'avantage, financier ou en
nature, en faveur ou de la part d'une quelconque personne lorsque cet avantage
constitue une pratique illgale ou relve de la corruption, directement ou
indirectement, en ce qu'il revient une gratification ou une rcompense lie
l'attribution du march;
k) que les renseignements fournis la Cour des comptes dans le cadre du prsent appel
d'offres sont exacts, sincres et complets;

-4-

Cour des comptes europenne


Annexe I
AO n08/2022/11 Maintenance des installations HVAC et sanitaires des btiments K1 et K2

l) qu'en cas d'attribution du march, ils fourniront sur demande la preuve qu'ils ne se
trouvent dans aucune des situations dcrites aux points a), b), d) et e) ci-dessus.
Moyens de preuve:
1. Les soumissionnaires fourniront une dclaration sur l'honneur figurant en annexe III de
l'invitation soumissionner, dment signe et date, attestant qu'ils ne se trouvent dans
aucune des situations vises larticle 93 et larticle 94, du rglement financier et
dcrites ci-dessus.
2. L'attributaire fournira, dans un dlai de 10 jours avant la signature du contrat, les moyens
de preuve viss au paragraphe suivant, corroborant la dclaration vise au paragraphe
prcdent.
3. Le pouvoir adjudicateur accepte comme preuve suffisante que l'attributaire ne se trouve
pas dans un des cas mentionns au point a), b) ou e) un extrait du casier judiciaire ou,
dfaut, un document quivalent dlivr par une autorit judiciaire ou administrative du pays
d'origine ou de provenance, dont il ressort qu'il satisfait ces exigences.
Le pouvoir adjudicateur accepte comme preuve suffisante que l'attributaire ne se trouve pas
dans l'un des cas mentionns au point d) un certificat dlivr par l'autorit comptente de
l'tat concern.
Lorsqu'un tel document ou certificat n'est pas dlivr par le pays concern et pour les autres
cas d'exclusion viss aux points c) et f) ci-dessus, il peut tre remplac par une dclaration
sous serment ou, dfaut, une dclaration solennelle faite par l'intress devant une autorit
judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifi du pays
d'origine ou de provenance.
Ces documents ou certificats doivent tre valables la date limite de rception des offres et,
en tout tat de cause, doivent avoir t remis mois de douze mois avant cette date limite.
4. En fonction de la lgislation nationale du pays d'tablissement du soumissionnaire, les
documents viss ci-dessus aux paragraphes 1 et 3 doivent concerner les personnes morales et
les personnes physiques y compris, dans les cas o le pouvoir adjudicateur l'estime
ncessaire, les chefs d'entreprise ou toute personne ayant le pouvoir de reprsentation, de
dcision ou de contrle du soumissionnaire.
5. Pour dterminer si les sous-traitants des soumissionnaires satisfont aux critres d'exclusion
requis, les soumissionnaires devront produire pour chacun des sous-traitants la dclaration
sur l'honneur relative aux critres d'exclusion et l'absence de conflit d'intrts manant de
ceux-ci.
6. En cas de doute concernant cette attestation sur lhonneur, la Cour pourra demander les
preuves vises aux paragraphes 3 et 4 ci-dessus.

-5-

Cour des comptes europenne


Annexe I
AO n08/2022/11 Maintenance des installations HVAC et sanitaires des btiments K1 et K2

V.

CRITRES DE SLECTION
Les soumissionnaires doivent apporter la preuve quils ont les capacits juridique,
conomique, financire, technique et professionnelle pour fournir les services entrant
dans lobjet du march.
La Cour exige des soumissionnaires qu'ils fournissent, pour le ou les sous-traitants
envisags, des informations sur les capacits financires, conomiques, techniques et
professionnelles vises aux points 1 3 ci-dessous, lorsque la sous-traitance reprsente
50% ou plus du march.
Il est rappel quun oprateur conomique peut, le cas chant et pour un march
dtermin, faire valoir les capacits d'autres entits, quelle que soit la nature juridique des
liens existant entre lui-mme et ces entits. Il doit dans ce cas prouver au pouvoir
adjudicateur qu'il disposera des moyens ncessaires pour l'excution du march, par
exemple par la production de l'engagement de ces entits les mettre sa disposition et
par la preuve de leurs capacits financires, conomiques, techniques et professionnelles
en relation avec la part du march qui leur sera confie.
1. Capacit juridique

Les soumissionnaires doivent apporter la preuve qu'ils ont la personnalit juridique, Elle sera
juge sur base des renseignements fournis l'annexe V "Check-list":
1) Document constitutif de la socit et/ou les statuts avec leur dernire mise jour ou
extrait de ces documents;
2) Justification de l'inscription au registre de la profession ou au registre du commerce dans
les conditions prvues par la lgislation du pays o le soumissionnaire est tabli.
3) En cas d'association libre ou momentane de groupement d'intrts conomiques ou de
toute autre forme de collaboration entre partenaires indpendants ou d'appartenance des
groupes financiers diffrents, il doit tre indiqu clairement dans l'offre:
la forme juridique ainsi que le document constitutif et/ou les statuts de chaque socit;
la dsignation exacte du mandataire unique en tant que seul interlocuteur et
responsable devant la Cour des comptes;
l'organigramme du groupement;
la dclaration de responsabilit conjointe et solidaire de tous les membres du
groupement;
les montants maximum
professionnelle.

couverts

par

-6-

l'assurance

responsabilit

civile

et

Cour des comptes europenne


Annexe I
AO n08/2022/11 Maintenance des installations HVAC et sanitaires des btiments K1 et K2

2. Capacit conomique et financire


Les soumissionnaires doivent prouver qu'ils ont la capacit conomique et financire
suffisante pour raliser les tches nonces dans le prsent Cahier des charges tout au long de
la dure du march.
En vue de la vrification de ces critres, le soumissionnaire fournira dans son offre :
(1) les comptes financiers des trois (3) dernires annes accompagns de l'avis des
auditeurs externes;
(2) une attestation relative lassurance responsabilit civile et professionnelle : Un certificat
de police d'assurance couvrant les responsabilits professionnelles de l'entrepreneur est
exig, et doit tre tabli par une compagnie autorise assurer les risques, savoir :
a)

Assurance Responsabilit Civile Exploitation et /ou En cours de travaux :


- Dommages corporels par sinistre : 5.000.000 , Franchise : sans
- Dommages matriels et immatriels conscutifs : 1.000.000 , Franchise : 2.500

b)

Assurance Responsabilit Civile "Aprs livraison" et/ou "Aprs travaux" ; tous


dommages confondus : corporels, matriels et immatriels conscutifs :
1.000.000 , par sinistre et par anne

c)

Les objets confis et/ou dommages aux objets existants : 1.000.000 , Franchise:
2.500

(3) la preuve dun chiffre d'affaires minimum pendant lexercice prcdent dans le
domaine concern de 2 000 000 .
Si, pour une raison exceptionnelle que le pouvoir adjudicateur estime justifie, le
soumissionnaire nest pas en mesure de produire les rfrences demandes, il est autoris
prouver sa capacit conomique et financire par tout moyen jug appropri par le pouvoir
adjudicateur.
3. Capacit technique et professionnelle
1) Le soumissionnaire doit avoir excut au moins cinq (5) contrats de services
similaires au cours des trois (3) dernires annes.
En vue de la vrification de ce critre, le soumissionnaire fournira dans son offre :

une liste d'au moins cinq (5) contrats de services similaires excuts au cours
des trois (3) dernires annes; cette liste tant accompagne dun minimum de
trois (3) certificats de bonne excution (hors Cour des comptes europenne).
Ces certificats indiqueront les dates, le montant et le lieu dexcution des contrats
et prciseront si les services ont t prests selon les rgles de lart.

-7-

Cour des comptes europenne


Annexe I
AO n08/2022/11 Maintenance des installations HVAC et sanitaires des btiments K1 et K2

2) Leffectif moyen annuel requis pour participer lappel doffres est de 20 personnes en
dehors du personnel excutant des tches administratives.

En vue de la vrification de ce critre, le soumissionnaire fournira dans son offre :

une dclaration mentionnant les effectifs moyens annuels de lentreprise pendant


les trois (3) dernires annes, hors personnel excutant des tches administratives
et en indiquant limportance du personnel dencadrement;

3) Le responsable titulaire dsign (ainsi que son remplaant) pour lexcution des
services et interlocuteur unique de la Cour, devra avoir une formation suprieure dau
moins trois (3) annes dtudes dans le domaine de linstallation de systmes HVAC
ou en gnie climatique et thermique, et au moins trois (3) annes d'exprience
professionnelle pertinente. Il devra matriser au moins une des trois langues
suivantes : Franais, anglais, allemand et possder une connaissance satisfaisante
d'une autre de ces langues.
En vue de la vrification de ce critre, le soumissionnaire est tenu dindiquer dans
l'annexe VII les titres dtudes et professionnels (y compris lexprience) et la
matrise d'au moins une des trois langues mentionnes ci-dessus du responsable
titulaire dsign et de son supplant. Il est prcis quen vue de la signature du contrat
et de lexcution de celui-ci, lattributaire du march devra fournir les preuves
justificatives de ces titres.
4) Le soumissionnaire doit indiquer les techniciens dont il dispose dans le domaine de
linstallation de systmes HVAC ou du gnie climatique et thermique. Il est rappel
cet gard que les techniciens dsigns pour lexcution des services doivent avoir
une formation dau moins deux (2) annes dtudes dans le domaine de linstallation
de systmes HVAC ou en gnie climatique et thermique, et au moins trois (3) annes
d'exprience professionnelle pertinente et que la mise disposition dun frigoriste et
dun spcialiste rgulation (marque SAIA) est indispensable. Ils devront matriser au
moins une des trois langues suivantes : Franais, anglais, allemand.
En vue de la vrification de ce critre, le soumissionnaire est tenu dindiquer dans
l'annexe VII les titres dtudes et professionnels (y compris lexprience) des
techniciens (frigoriste et spcialiste rgulation (SAIA) compris) et la matrise d'au
moins une des trois langues mentionnes ci-dessus.
Les profils des techniciens assigns lexcution du contrat par lattributaire seront
vrifis avant la signature du contrat en vue de lexcution de celui-ci sur la base des
pices justificatives fournies la Cour par lattributaire du march.
5) En cas de recours la sous-traitance, les soumissionnaires devront indiquer
clairement dans leur offre la part du march qu'ils entendent sous-traiter (en
pourcentage par rapport au prix total du march) et l'identit des sous-traitants (et les
domaines du march) avec qui ils ont l'intention de sous-traiter.

-8-

Cour des comptes europenne


Annexe I
AO n08/2022/11 Maintenance des installations HVAC et sanitaires des btiments K1 et K2

VI.

CRITRES DATTRIBUTION

Le contrat sera attribu loffre qui reprsente le meilleur rapport qualit/prix.


1. Qualit : deux tudes de cas notes sur 100
1. Comprhension des objectifs et des tches, organisation des travaux : une tude de cas
note sur 70.
Sur base de lAnnexe 1A, tablir un projet de planning annuel sur base dune GMAO
(ou quivalent) pour les travaux excuter la Cour entre le 01.02.2012 et le
31.01.2013. Il appartiendra au soumissionnaire de dcider du niveau de dtail du
projet.
N.B. : Ce document servira de base pour la GMAO utilise dans lexcution du
contrat.
2. Qualit et rigueur de lapproche mthodologique, organisation pratique et
administrative : une tude de cas note sur 30.
Le lundi 2 avril 2012 (lundi avant Pques), 8h30, la Cour contacte le contractant
pour signaler une panne de la GTC. 8h45, la Cour recontacte le contractant pour
signaler une temprature trop leve dans la salle informatique aprs le week-end.
Indiquez clairement le droulement et le calendrier de vos actions pour rsoudre ces
problmes tant dun point de vue technique quadministratif et cela jusqu la
facturation.
Le march ne sera pas attribu un soumissionnaire dont loffre recevrait une note
infrieure 70 pour les critres de qualit.
2. Prix : not sur 100
Le prix le plus bas recevra 100 points, les autres offres seront values au prorata.
3. Formule Qualit/Prix : note Qualit x 30 % + note Prix x 70 %
L'offre avec le % le plus lev sera considre comme celle ayant le meilleur rapport
qualit/prix et remportera le march.

-9-

Cour des comptes europenne


Annexe I
AO n08/2022/11 Maintenance des installations HVAC et sanitaires des btiments K1 et K2

B. SPECIFICATIONS TECHNIQUES

Le but du prsent document est de fournir les informations gnrales sur les installations de la
Cour des comptes europenne (ci-aprs nomme la Cour ), concernes par ce march et les
prestations minimales attendues par le soumissionnaire.
La Cour remettra l'attributaire du march les plans et documents techniques en sa possession
et prcisera les performances attendues en termes de conditions de confort et dhygine des
installations HVAC.
Le contractant tablira, dans les vingt (20) jours ouvrables suivant lentre en vigueur du
contrat un rapport sur ltat des lieux des installations afin dmettre dventuelles rserves
sur ltat dusure ou de performance du matriel.
A lissue de ces vrifications, le contractant reconnat tre parfaitement inform :
-

sur la constitution des installations et quipements faisant lobjet du prsent march ;

sur les modalits des prestations attendues.

Par consquent, le contractant accepte de les prendre en charge et dclare que ltat apparent
des installations et quipements lui permet de remplir ses obligations contractuelles.
1. MESURES GNRALES DEXCUTION DES PRESTATIONS
Le contractant sengage conduire les installations dans le respect des rglements et
dispositions lgales en vigueur pendant la dure de validit du contrat et en particulier :
-

Le rglement gnral de la protection du travail,

Les rglements communaux et prescriptions des sapeurs pompiers,

Les rglements des socits distributrices dnergie et deau,

Les normes DIN relatives aux installations thermiques et sanitaires,

Les normes VDE relatives aux installations lectriques ?

Les prescriptions ITM et du Ministre de lEnvironnement

En gnral, les rglements applicables dans ce domaine au Grand-Duch de


Luxembourg et toutes nouvelles lgislations,

Les rgles internes de scurit de la Cour des comptes (Dossier technique de scurit).

- 10 -

Cour des comptes europenne


Annexe I
AO n08/2022/11 Maintenance des installations HVAC et sanitaires des btiments K1 et K2

Le contractant prendra toutes les dispositions ncessaires visant conduire les installations
dans les meilleures conditions de scurit, dconomie et de confort et respecter les
conditions de confort et dhygine.
Le contractant assure un fonctionnement optimal des installations dont il est en charge, dune
faon continue 24 heures sur 24 et 365 jours sur 365. Les objectifs consistent garantir :
les performances de fonctionnement un niveau optimal, proche de celui des
performances initiales;
la continuit de service, la fiabilit des installations et le maintien des paramtres de
fonctionnement;
limpact du fonctionnement des installations sur lenvironnement.
Pour atteindre ces objectifs, le contractant :
exploitera au mieux le potentiel des quipements;
maintiendra de faon prventive et contrlera rgulirement, suivant les frquences et le
protocole indiqus en Annexe IA, les installations HVAC et sanitaires;
optimisera dune faon continue les mthodes de conduite et de maintenance;
rparera ou changera toute installation dfaillante;
prendra soin dintervenir rapidement en cas de besoin ou de drangement;
respectera scrupuleusement les consignes de fonctionnement.
Latteinte des objectifs doit se traduire par :
un taux de disponibilit lev des installations;
un faible taux de dfaillance aprs intervention ou rparation;
une faible consommation des nergies.
Le contractant devra mettre en uvre une GMAO (outil informatique de gestion intgr pour
mener bien la mission de maintenance curative et prventive : fourniture, mise en service,
encodage du programme + matriel ncessaire au bon fonctionnement) qui respecte les
dispositions du prsent cahier des charges et les frquences des maintenances. Il informera,
conseillera et assistera la Cour des comptes.
Le contractant devra tre en mesure de grer la rgulation des btiments K1 et K2 de la
marque SAIA (mise disposition dun technicien spcialis sur ce type de matriel).

- 11 -

Cour des comptes europenne


Annexe I
AO n08/2022/11 Maintenance des installations HVAC et sanitaires des btiments K1 et K2

2.

MESURES SPECIFIQUES DEXCUTION DES PRESTATIONS

2.1. Horaires des prestations


Les prestations seront excutes pendant les jours et heures ouvrables de la Cour des comptes
du lundi au vendredi, de 6 heures 20 heures sauf disposition contraire dment indique par
la Cour.
Les prestations planifies engendrant limpossibilit de travailler au personnel de la Cour et
crant une gne considrable, devront se drouler la nuit, de 20h00 6h00 ou le week-end.
2.2. Maintenance prventive
La maintenance prventive est effectue selon des critres prdtermins afin dviter
dfaillances ou dgradation, et de maintenir les performances des installations un niveau
proche des performances initiales.
Cette maintenance prventive dcoule soit des exigences du constructeur des diffrentes
parties des installations, soit de la norme prcite.
Cette maintenance prventive aura lieu suivant la frquence et le protocole indiqu en
Annexe IA. Le planning final dexcution, bas sur la GMAO, sera transmis la Cour par le
contractant au plus tard le 28 fvrier NN. Il sera, le cas chant, adapt en fonction de la
faisabilit. Ce planning sera valid par la Cour dans un dlai de 5 jours ouvrables. Le
contractant remettra le planning final valid en format A1 et en version papier au Service
Technique de la Cour dans un dlai de 5 jours ouvrables. Le non-respect de cette disposition
entranera lapplication de pnalits.
Le contractant est responsable du bon fonctionnement et du bon tat dentretien des
installations. Il utilisera les moyens ncessaires pour raliser cet objectif. Il lui appartient de
complter au besoin les listes des oprations raliser, ou de les modifier au niveau des tches
et des frquences pour raliser les objectifs.
Les prestations d'entretien ncessitant une mise hors service des installations, risquant de
perturber le bon fonctionnement des services de la Cour seront obligatoirement effectues en
dehors des heures d'utilisation des installations et en accord avec l'Unit Logistique de la
Cour. Le contractant devra prvenir la Cour dans un dlai raisonnable (minimum (3) trois
jours ouvrables auparavant) pour permettre la communication de linformation tous les
intresss.
2.3. Interventions curatives
Toute demande dintervention se fait par courrier lectronique et/ou tlfax entre les deux
parties, ce qui nexclut pas les changes par tlphones en cas durgence.

- 12 -

Cour des comptes europenne


Annexe I
AO n08/2022/11 Maintenance des installations HVAC et sanitaires des btiments K1 et K2

Il existe deux types de demandes dinterventions :


-

Les interventions effectues dans le cadre du contrat de maintenance ;

Les interventions hors prestations contractuelles effectues la demande de la Cour :


il sagit dventuelles modifications qui, lexprience, savrent ncessaires. Cellesci seront dfinies dun commun accord entre le contractant et la Cour.

Le cas chant, des prestations d'amlioration, de transformation dont la ncessit apparatrait


en cours de contrat pourront tre confies au Contractant. Elles feront l'objet, avant excution,
d'une constatation contradictoire entre les deux parties et d'une offre de prix tenant compte des
prix horaires indiqus lannexe II et indiquant le dlai dexcution. Cette offre de prix devra
nous parvenir dans un dlai de deux jours ouvrables.
Aprs accord, ces prestations feront l'objet d'un bon de commande spcifique de la Cour et
seront factures sparment. Le bon de commande sign par le contractant devra tre retourn
la Cour dans un dlai de deux jours ouvrables.
2.4. Toutes interventions confondues
Le contractant sengage napporter aucune modification aux installations ni donner suite
aucune demande autre que celle manant des responsables de la Cour dont les noms lui ont
t communiqus par le Directeur de la division Finances et Soutien.
Le contractant doit se conformer aux notices techniques des constructeurs.
La Cour doit tre en permanence informe de ltat des installations et de ltat davancement
des travaux en cours. Il est exig de la part du contractant quil transmette ds lachvement
des travaux les fiches de travail au Service Technique de la Cour pour validation.
Le contractant sengage effectuer une visite mensuelle de lensemble des locaux. Ces rondes
font partie intgrante des objectifs fixs au contractant, dans le cadre du prsent contrat. Le
contractant tiendra la disposition de la Cour lensemble des lments lui permettant un
contrle qualitatif de cette prestation. Toutes les remises en tat pouvant tre faites
immdiatement dans le cadre du contrat seront excutes lors de ces rondes ou donneront lieu
une demande dintervention initie par le contractant.
Dans les trois mois de prise deffet du contrat, le contractant organisera une runion
mensuelle avec le Service Technique et le gestionnaire du contrat pour faire le point sur les
installations. Par aprs, ces runions pourront se limiter une runion trimestrielle. Le
contractant tablira le compte-rendu de la runion quil transmettra dans la semaine qui suit la
runion.
Le contractant se chargera du recyclage des pices usages. Il laissera toujours les locaux
techniques dans un parfait tat. La Cour bnficie actuellement du label Superdreckskecht ,
le contractant est tenu de se conformer aux exigences de ce label.
Chaque fois qu'un remplacement important du matriel est envisag, la Cour doit en tre
avise (au minimum trois jours ouvrables lavance) afin de lui permettre d'examiner l'intrt
qu'il peut y avoir, compte tenu notamment de l'volution de la technique, substituer au
- 13 -

Cour des comptes europenne


Annexe I
AO n08/2022/11 Maintenance des installations HVAC et sanitaires des btiments K1 et K2

matriel dfectueux du matriel de principe ou de puissance mieux adapt la poursuite de


l'exploitation. En cas de ralisation de cette hypothse, le Prestataire tablit une proposition de
prestations. Si aucun accord n'intervient, le remplacement du matriel dfectueux sera
effectu l'aide d'un matriel identique ou quivalent.
Pour les installations couvertes par la garantie, voir en Annexe IB la liste des installations
et la date dchance de leur garantie, la rmunration couvre lensemble des frais de pices et
de main-duvre ainsi que tous les frais annexes lis leur ventuel remplacement.
Pour les installations hors garantie, la rmunration couvre lensemble des produits
consommables (repris sur lannexe IC) ncessaires l'entretien courant des installations.
2.5. Gestion du stock de pices de rechange
Le contractant tablira une liste de pices de rechange qui doivent tre achetes par la Cour
afin de pouvoir garantir des dpannages ventuels dans les meilleurs dlais. Chaque pice
prleve fera lobjet dune offre de prix pour reconstituer le stock.
2.6. Mise jour des documents techniques
Le contractant mettra rgulirement jour les documents techniques et au minimum une fois
par trimestre. A savoir :
- La fourniture de la documentation technique de tout nouveau matriel ou matriau mis
en uvre (notice dinstallation et dentretien)
- Les notices de conduite
- Les plans dinstallations
- Le maintien jour de la liste du matriel
2.7. Organismes de contrle agrs
Le contractant sengage accompagner lorganisme en charge des contrles des installations
de la Cour (actuellement AIB-Vinotte) et de faire en sorte que les remarques formules dans
les rapports tablis lissue de ces contrles soient leves endans les dlais indiqus. Dans le
cas o le contrat se termine avant les dlais indiqus dans les rapports, les remarques devront
tre leves avant la fin du contrat.
2.8. Plan de scurit
Le contractant tablit le plan de prvention spcifique au prsent march. Il reprendra
lensemble des mesures (scurit, confidentialit, accs aux locaux, horaires, mthode de
travail, balisage, formation spcifique) applicable au site.
Le plan de prvention complet sera remis dans les 25 (vingt-cinq) jours ouvrables suivant la
date de dbut dexcution du march et devra respecter toute la rglementation rgionale,
nationale et europenne dans les domaines scurit, hygine et environnement en vigueur au
moment de lexcution des prestations. Ce plan sera valid par le service de scurit de la
Cour dans un dlai de 15 (quinze) jours.

- 14 -

Cour des comptes europenne


Annexe I
AO n08/2022/11 Maintenance des installations HVAC et sanitaires des btiments K1 et K2

2.9. Congs fris lgaux et jours ouvrs :


La liste des jours fris pour lanne 2012 (Annexe ID) est donne titre indicatif. La liste
mise jour pour les annes suivantes sera communique au contractant ds quelle sera
disponible.
3.

DPANNAGES DURGENCE

Le contrat couvre lintervention du contractant en cas de panne (y compris les frais de


dplacement et dintervention). Les dpannages sont effectus sur appel tlphonique de la
Cour (Service Technique ou Logistique). Le contractant communiquera cette fin un numro
dappel durgence joignable 24 heures sur 24 et 365 jours par an.
3.1. Jours ouvrables
Le contractant sengage intervenir sur le site de la Cour, entre 6 heures 20 heures, dans un
dlai maximum de 1 heure et demi. Pendant les heures de bureau, le degr durgence de
lintervention sera communiqu par le service technique de la Cour.
3.2. Week-end, jours fris lgaux et nuit
Le contractant sengage, en dehors des jours ouvrables de la Cour, intervenir sur le site de la
Cour, dans un dlai maximum de 1 heure et demi. Il appartiendra au technicien de
permanence du contractant de poser, lappelant, les questions ncessaires lui permettant
dvaluer le degr durgence.
Sil savre que la panne nest pas lie un dfaut de maintenance, le Contractant transmettra,
par fax ou e-mail, au plus tard dans un dlai de (2) deux jours ouvrables suivant lintervention
sur les installations, le devis de celle-ci. La Cour mettra un bon de commande de
rgularisation.
Les rparations, en cas durgence dment motiv, dans lintrt des personnes ou de la
conservation des biens, devront au pralable faire lobjet dune information au service
technique de Cour et avoir leur aval. Elles feront lobjet dun devis, qui sera transmis par le
Contractant, par fax ou e-mail, dans un dlai de (2) deux jours ouvrables suivant la rparation,
la Cour, qui tablira un bon de commande de rgularisation.
4.

ENGAGEMENT SUR LES PERFORMANCES

Durant la validit du contrat, le contractant garantit un coefficient de disponibilit de


lensemble des installations dau moins 90%.
Le coefficient de disponibilit sera le rapport entre les jours ouvrables pendant lesquels
lensemble de linstallation a t disponible et le total des jours ouvrables dans lanne.
Il appartiendra au contractant de prouver ce chiffre dans son rapport annuel.
5.

PERSONNEL D'EXCUTION

Le personnel du Contractant doit avoir la comptence pour remdier tous les problmes
poss par lexcution du contrat. Il doit tout moment tre parfaitement inform de ltat des
- 15 -

Cour des comptes europenne


Annexe I
AO n08/2022/11 Maintenance des installations HVAC et sanitaires des btiments K1 et K2

installations. Il est instruit et travaille sous la surveillance permanente et la responsabilit du


Contractant.
Le personnel du Contractant disposera tout moment :
-

de tout l'outillage normal et spcial ;

de tous les appareils et accessoires ncessaires l'excution des prestations prvues ;

des quipements de travail et de scurit rglementaires pour son personnel ;

d'un stock suffisant de produits et de pices de rserve afin de pouvoir excuter


l'entretien rgulier, les rparations et les remplacements prvus au prsent cahier des
charges (voir liste en Annexe IC). Il prendra en charge les consommables mentionns
l'annexe IC.

Le contractant devra notamment prendre toute mesure apte prvenir tout accident pouvant
mettre en pril l'intgrit physique de son personnel et du personnel de la Cour.
5.1. Moyens humains minimaux mettre en oeuvre
Le contractant s'engage apporter tout le soin ncessaire au choix et l'emploi du
personnel charg d'excuter les prestations objet du prsent cahier des charges,
notamment en n'employant que du personnel qualifi prsentant toute garantie en
matire de probit et d'hygine.
Les dispositions lgales en matire de maintien du droit des travailleurs en cas de
changement d'employeur du fait d'un transfert d'entreprise seront d'application, le cas
chant, dans le cadre du contrat de prestation de services (Directive 2001/23/CE du
Conseil du 12 mars 2001). Les renseignements relatifs au personnel du contractant dj
en place seront communiqus sous une forme anonyme aux soumissionnaires qui en
feront la demande expresse au pouvoir adjudicateur avant la remise des offres.
5.1.1 Un responsable titulaire dsign contact unique pour la Cour (+ supplant)
Le responsable titulaire dsign (ainsi que son remplaant) pour lexcution des
services et interlocuteur unique de la Cour, devra avoir une formation suprieure dau
moins trois (3) annes dtudes dans le domaine de linstallation de systmes HVAC ou
en gnie climatique et thermique, et au moins trois (3) annes d'exprience
professionnelle pertinente. Il devra matriser au moins une des trois langues suivantes :
Franais, anglais, allemand et possder une connaissance satisfaisante d'une autre de ces
langues.
Un mois avant lentre en vigueur du contrat, et au plus tard dix (10) jours aprs la date
dentre en vigueur du contrat, le Contractant fera agrer par la Cour une personne charge
dassurer de faon permanente pendant lhoraire de travail de la Cour, la direction des
oprations et tous contacts avec les responsables de la Cour. Un supplant devra tre
galement nomm dans les mmes conditions (si le supplant fait partie de lquipe affecte
au site il devra tre dment remplac dans ses fonctions habituelles).

- 16 -

Cour des comptes europenne


Annexe I
AO n08/2022/11 Maintenance des installations HVAC et sanitaires des btiments K1 et K2

Ces personnes doivent avoir la comptence suffisante pour rpondre tous les problmes
poss par lexcution du prsent contrat et tre tout moment parfaitement informes de ltat
des installations.
5.1.2. Une quipe de techniciens affecte au site
Le Contractant s'engage affecter le nombre de techniciens ncessaires aux besoins de la
Cour et mettre en place l'organisation de travail la plus approprie pour obtenir une
prestation de qualit selon les rgles de l'art, pour l'ensemble des btiments concerns. Le
minimum requis tant 35h/semaine de prsence sur le site et l assurance d une
prsence journalire.
Avant la signature du contrat et en vue de son excution, , le Contractant remettra la Cour
une liste dtaille du personnel affect lexcution du contrat. ainsi que les Curriculum
Vitae de ce personnel accompagn des documents justifiant les diplmes et lexprience
professionnelle acquise.
A cet gard, les techniciens dsigns pour lexcution des services devront avoir une
formation dau moins deux (2) annes dtudes dans le domaine de linstallation de systmes
HVAC ou en gnie climatique et thermique, et au moins trois (3) annes d'exprience
professionnelle pertinente. Ils devront matriser au moins une des trois langues suivantes :
Franais, anglais, allemand.
Parmi ces techniciens, devront figurer au moins un frigoriste et un spcialiste rgulation
(marque SAIA).
5.2. Personnel employ par le contractant
5.2.1. Le personnel du contractant prsent dans les locaux de la Cour, y compris celui de ses
ventuels sous-traitants, doit :
-

tre tout moment en mesure de dmontrer qu'il est rgulirement mandat par celui-ci ;

tre porteur d'un titre d'accs fourni par la Cour ;

complter la fiche de prsence son arrive et lors de son dpart (dans tous les
btiments) ;
5.2.3. Durant ses heures de prestation, chaque membre de lquipe dentretien doit pouvoir
tre joignable par le Service Technique ou le gestionnaire du contrat endans le quart dheure.
5.2.4. Le personnel ne donnant pas entire satisfaction sera signal par la Cour la socit qui
prendra les dispositions ncessaires. La Cour se rserve le droit dexiger du contractant le
retrait immdiat dune personne qui ne donnerait pas entire satisfaction, sans avoir motiver
sa dcision et sans en supporter les consquences.
5.2.5 Le contractant sengage prendre toutes les dispositions ncessaires pour faire observer
par son personnel, les rgles de discipline et de scurit en vigueur la Cour. Il se porte fort
l'gard de la Cour du respect par les membres de son personnel, de l'interdiction d'emporter un

- 17 -

Cour des comptes europenne


Annexe I
AO n08/2022/11 Maintenance des installations HVAC et sanitaires des btiments K1 et K2

objet quelconque appartenant la Cour et de l'interdiction de communiquer toute information


dont il aurait pu avoir connaissance.
En cas dabsentisme, maladie, cong etc. du personnel sur le terrain, il sera fait appel du
personnel form spcialement au site.
5.2 Sous-traitance
Si le Contractant estime devoir faire appel un sous-traitant pour assurer l'excution des
prestations objet du prsent contrat, il doit en informer la Cour et obtenir son approbation
pralable.
Le Contractant demeure responsable l'gard de la Cour des prestations excutes par ses
ventuels sous-traitants. Par consquent:

6.

le prestataire sera le seul interlocuteur de la Cour pour traiter toute question


contractuelle (par exemple : les paiements), mme si les tches concernes sont soustraites;

la Cour s'abstiendra de tous contacts directs avec le sous-traitant (en l'absence du


prestataire car ils pourraient tre considrs, dans certains cas, comme crant un lien
contractuel direct entre la Cour des comptes et le sous-traitant)

le prestataire ne peut en aucun cas chapper sa responsabilit vis--vis de la Cour en


invoquant une faute commise par le sous-traitant.
LOCAUX ET FOURNITURES MIS LA DISPOSITION DU CONTRACTANT

La Cour mettra disposition du contractant :


- Un tlphone portable avec un numro interne.
- Un local pour lentreposage des produits et des consommables.
Les vtements de travail et dispositifs de scurit, ainsi que tous les ustensiles et fournitures
ncessaires lentretien des installations HVAC et sanitaires sont la charge exclusive du
contractant.
7.

INSTRUCTIONS PARTICULIRES RESPECTER

Le contractant sengage faire respecter par son personnel les instructions suivantes :
7.1. Toute zone en cours de travaux prsentant un danger (zones humides) doit
tre signalise/balise.
7.2. Il est formellement interdit de fumer dans les locaux.
7.3. Les dgts constats aux btiments, aux surfaces, aux appareils, meubles, etc.,
provenant de linexprience ou malveillance du personnel ou de la qualit du matriel et
produits utiliss seront mis charge du contractant. Le contractant sera tenu de procder la
remise en tat des dgradations constates ses frais.
- 18 -

Cour des comptes europenne


Annexe I
AO n08/2022/11 Maintenance des installations HVAC et sanitaires des btiments K1 et K2

7.4. Le contractant sengage nutiliser et ne mettre en uvre que des matriaux et


mthodes qui ont reus lapprobation de la Cour.
7.5. Le contractant doit assurer dans les locaux o il a travaill la remise en tat des lieux
aprs chacune de ses interventions.
8.

CONTRLE DES PRESTATIONS

8.1. Fiches de travail feuilles de rgie


Toute prestation fera lobjet dune fiche de travail, accompagn de la fiche GMAO, qui sera
prsente, la fin de lintervention, au service technique pour validation et signature. Les
factures devront tre accompagnes des fiches de travail signes par le service technique
attestant de lexcution du travail.
8.2. Cahier dappels
Le Help-Desk du contractant notera dans ce cahier tous les appels de la Cour. Pour chaque
appel, il conviendra dindiquer :

la date et lheure de lappel;

le nom du demandeur et le motif de lappel;

le nom de lintervenant et le lieu de lintervention;

la nature de lintervention;

lheure de dbut et de fin de lintervention ainsi que sa dure.

8.3. Cahier dvnements / de liaison


Tous les incidents ncessitant une rparation seront rpertoris dans le cahier dvnements.
Celui-ci reproduit lhistorique des interventions et permet le suivi du cot de celles-ci.
Le cahier dvnements contient pour chaque incident un compte-rendu succinct, comportant

lobjet de lintervention et lanalyse ventuelle des causes;

les mesures prises pour assurer la continuit du service sil y a lieu;

les interventions sur dfaut de fonctionnement;

les oprations dentretien et de contrles techniques priodiques;

les oprations de remise en tat dfinitif, avec calendrier lappui.

Ce cahier est conserv dans le bureau du service technique lentre du btiment K1. Le chef
de site est tenu de valider les remarques notes dans ce cahier tous les 15 jours.
Tout incident non trait dans les (5) cinq jours ouvrables donnera lieu des pnalits.
- 19 -

Cour des comptes europenne


Annexe I
AO n08/2022/11 Maintenance des installations HVAC et sanitaires des btiments K1 et K2

8.4. Journal de suivi de la GTC


Un journal de suivi de la GTC sera tenu par le contractant. Il sera tenu jour et comportera
tous les relevs et toutes les modifications effectues sur la GTC afin de faciliter le suivi des
installations de la Cour. Il sera mis jour au moins une fois par semaine.
8.5. Rapport trimestriel
En fin de trimestre, le contractant tablira un rapport dactivits reprenant lensemble des
contrles effectus au cours du trimestre, en prcisant pour chaque contrle le numro de
fiche de travail correspondante. Ce rapport sera transmis dans les 10 jours ouvrables suivant la
fin du trimestre et sera valid par la Cour dans les 10 jours ouvrables suivants. Le rglement
de la facture du trimestre ninterviendra quaprs validation du rapport.
8.6. Rapport annuel
En fin danne calendrier et en fin de contrat, le contractant tablira un bilan dtaill de ltat
des installations et quipements dont il assure lexploitation et lentretien.
Pour les principaux quipements, ce bilan fait apparatre :

au regard de lexploitation :
- une statistique des pannes;
- les anomalies constates lors des examens;
- ltat dusure des installations

au regard de la rglementation :
- la nature de tout ce qui ne leur est pas conforme.

au regard de lvolution des besoins :


- la mise en vidence dune ventuelle insuffisance des installations face une
volution des besoins;
- les interventions et travaux raliss hors contrat.

Ce rapport annuel sera transmis la Cour au plus tard dans les 15 premiers jours de lanne
contractuelle. Le rapport final sera remis 15 jours avant la fin du contrat en vue du handover .

- 20 -