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La messagerie sécurisée e-Santé PACA L’Espace Numérique Régional de Santé PACA met à la disposition

La messagerie sécurisée e-Santé PACA

L’Espace Numérique Régional de Santé PACA met à la disposition des professionnels de santé plusieurs outils vi- sant à favoriser la communication et l’échange d’informations entre ces derniers. Parmi ces services vous retrouverez la messagerie sécurisée e-Santé PACA, agréée par le GIP-CPS. La messagerie électronique est l'outil de communication le plus utilisé sur Internet. Pour garantir la sécurité des échanges et du partage des données médicales, les professionnels de santé doivent pouvoir disposer d'outils ré- pondant à cette exigence.

1. Qu’est-ce qu’une messagerie sécurisée ?

1.1. La définition du GIP CPS

Une messagerie sécurisée est une messagerie classique du marché à laquelle des fonctions de sécuri- té ont été ajoutées.

Ces fonctions s'appuient sur le système CPS (Carte de Professionnel de Santé).

sur le système CPS (Carte de Professionnel de Santé). Ainsi les messageries sécurisées permettent aux

Ainsi les messageries sécurisées permettent aux professionnels de santé de s'assurer :

- de l'identité, de la qualité professionnelle et de la validité de l'adresse électronique de leurs correspon- dants (identification) ;

- de l'intégrité du contenu des messages jusqu'à leur réception et de leur imputabilité (signature électroni- que des messages) ;

- de la confidentialité des messages (chiffrement des messages).

Le système CPS est aujourd'hui le seul à garantir aux professionnels de santé ce haut niveau de sécurité et de confiance pour leurs échanges électroniques de données médicales.

Ces fonctions permettent d’assurer le respect de la vie privée des patients, dans le cadre d’un échange d’information, tel qu’il est exprimé dans l’Article L1110-4 du Code de la Santé Publique :

« Toute personne prise en charge par un professionnel, un établissement, un réseau de santé ou tout autre organisme participant à la prévention et aux soins a droit au respect de sa vie privée et du secret des informations la concernant. »

La messagerie sécurisée e-Santé PACA 1.2. L’homologation par le GIP CPS Le GIP-CPS propose aux

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1.2. L’homologation par le GIP CPS

Le GIP-CPS propose aux éditeurs, intégrateurs qui le souhaitent un service d'homologation de leur logi- ciel de messagerie. L'homologation assure que les messageries sécurisées avec la carte CPS sont conformes aux standards internationaux et donc interopérables entre elles et avec celles conformes à ces standards.

Exigences fonctionnelles Les produits proposés doivent permettre de signer et de chiffrer des messages avec le système CPS, ce qui sous-entend :

l'accès à l'annuaire du GIP-CPS pour récupérer les certificats de confidentialité de ses correspondants ; le stockage des certificats des correspondants de l'utilisateur dans un annuaire local protégé par le sys- tème CPS ; l'accès au service d'inscription (en ligne et/ou par messagerie) du GIP-CPS afin d'acquérir un certificat de confidentialité ; le téléchargement depuis l'annuaire du GIP-CPS des listes des certificats révoqués (mise à jour quoti- dienne) ; la vérification de la validité des certificats à partir des listes de révocation du GIP-CPS ; la vérification de la signature d'un message reçu et la possibilité d'afficher les certificats de l'expéditeur (son identité) ; l'accès à la clé de confidentialité, qui nécessite au préalable l'insertion de la carte CPS dans le lecteur et la saisie du code porteur, pour déchiffrer les messages reçus chiffrés. De plus, les produits doivent proposer aux utilisateurs :

une utilisation de la messagerie en mode « secours », en l'absence de sa carte CPS, pour déchiffrer les messages stockés sur le poste de travail ; la sauvegarde du bi-clé (clé privée et clé publique) de confidentialité ; le partage du bi-clé de confidentialité, sous la responsabilité du PS, avec un autre possesseur d'une carte CPS (PS remplaçant, secrétaire du médecin…).

Exigences d'interopérabilité Interopérabilité avec les messageries courantes du marché :

Microsoft Outlook Microsoft Outlook Express Netscape Messenger Conformité aux standards internationaux (S-Mime, X509, RSA, LDAP, X500…) ce qui garantit aussi la compatibilité avec les outils du marché.

Exigences légales Le produit doit être conforme à la législation française sur la cryptographie.

La messagerie sécurisée e-Santé PACA 2. Pourquoi utiliser une messagerie sécurisée agréée par les GIP

La messagerie sécurisée e-Santé PACA

2. Pourquoi utiliser une messagerie sécurisée agréée par les GIP CPS ?

La problématique de la circulation des informations dans le domaine de la santé est délicate, du fait de la nature même de ces données. En effet, la circulation de la donnée médicale nominative par internet impose des systèmes de sécurité forts pour en garantir la confidentialité. L’échange d’information médicale à caractère personnel, en toute sécurité et dans le respect de la confidentialité des informations échangées doit donc être rendue possible.

Pour répondre à cette problématique d’échange, l’outil considéré comme légitime est, actuellement, la message- rie sécurisée avec la carte CPS.

la message- rie sécurisée avec la carte CPS. Le cadre réglementaire correspondant à ce cas d’échange

Le cadre réglementaire correspondant à ce cas d’échange est défini : Décret n°2007-960 du 15 mai 2007 relatif à la confidentialité des informations médicales conservées sur support informatique ou transmises par voie électro- nique et modifiant le code de la santé publique. Art. R.1110-3 « En cas d’accès par des professionnels de santé aux informations médicales à caractère person- nel conservées sur support informatique ou de leur transmission par voie électronique, l’utilisation de la carte de professionnel de santé mentionnée au dernier alinéa de l’article L. 161-33 du code de la sécurité sociale est obliga- toire. »

La messagerie sécurisée e-Santé PACA 3. Présentation de la messagerie sécurisée e - Santé PACA

La messagerie sécurisée e-Santé PACA

3. Présentation de la messagerie sécurisée e-Santé PACA

3.1. Obtenir un compte

Si vous possédez une carte CPS, votre compte sera automatiquement créé lors de votre première connexion. Sinon, pour obtenir un compte de messagerie sécurisée, vous devez en faire la demande auprès du GCS e-Santé PACA, en remplissant le formulaire de contact situé en bas de la page d’accueil sur l’Espace Numérique Régional de Santé (www.e-santepaca.fr). Vous obtiendrez alors une adresse e-mail sécurisée de type :

prenom.nom@e-santepaca.fr

ou

(selon le type de serveur de messagerie déployé dans votre structure)

prenom.nom@nomstructure.fr

3.2. Se connecter à son compte de messagerie

Une fois que votre compte est activé, vous allez devoir effectuer les étapes suivantes :

Rendez-vous sur l’Espace Numérique Régional de Santé (www.e-santepca.fr).

Connectez-vous à l’espace sécurisé grâce à votre carte CPS (ou en mode dégradé avec login et mot de passe, avant la mise en application totale du décret sur la confidentialité des données en mai 2010 cf. page 3 ).

Vous accédez alors à votre compte et vous cliquez sur l’accès à la messagerie :

mai 2010  cf. page 3 ).  Vous accédez alors à votre compte et vous
La messagerie sécurisée e-Santé PACA  Avant de pouvoir accéder à votre messagerie, vous allez

La messagerie sécurisée e-Santé PACA

Avant de pouvoir accéder à votre messagerie, vous allez aboutir à la page suivante et devoir cliquer sur « continuer » pour obtenir votre certificat :

cliquer sur « continuer » pour obtenir votre certificat :  La page suivante apparait et

La page suivante apparait et vous devez alors vous déconnecter pour être redirigé sur la page d’ac- cueil :

pour être redirigé sur la page d’ac- cueil :  Vous allez devoir patienter 3 minutes

Vous allez devoir patienter 3 minutes (temps nécessaire à l’obtention du certificat) avant de vous re- connecter.

Une fois reconnecté, votre inscription se trouve confirmée sur la page suivante et vous pouvez accé- der à votre messagerie :

reconnecté, votre inscription se trouve confirmée sur la page suivante et vous pouvez accé- der à
La messagerie sécurisée e-Santé PACA 3.3. Vue générale de votre messagerie 3.4. Envoi & réception

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3.3. Vue générale de votre messagerie

e-Santé PACA 3.3. Vue générale de votre messagerie 3.4. Envoi & réception de messages Une fois

3.4. Envoi & réception de messages

Une fois connecté, l’interface affiche la boîte de réception ou vous trouverez tous les messages reçus. Pour envoyer un nouveau mail, cliquez sur « Nouveau mail » dans le menu du haut.

mail, cliquez sur « Nouveau mail » dans le menu du haut. Lors de l’envoi d’un

Lors de l’envoi d’un nouveau mail, la saisie des contacts est assistée par un affichage des contacts cor- respondants aux caractères saisis, situés dans votre carnet d’adresse et dans l’annuaire régional. Il est également possible de rechercher des contacts en cliquant sur le bouton suivant :

dans l’annuaire régional. Il est également possible de rechercher des contacts en cliquant sur le bouton
La messagerie sécurisée e-Santé PACA 3.5. Signer et chiffrer un mail Lors de la création

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3.5. Signer et chiffrer un mail

Lors de la création de votre compte, les options de chiffrement sont, par défaut, le chiffrement et la signa- ture des messages. Pour plus d’informations, consultez la section Options S/MIME. Pour choisir une option de chiffrement et/ou de signature électronique lors de la rédaction d'un mail, cli- quez sur :

lors de la rédaction d'un mail, cli- quez sur : Le message d'erreur suivant peut apparaitre
lors de la rédaction d'un mail, cli- quez sur : Le message d'erreur suivant peut apparaitre

Le message d'erreur suivant peut apparaitre :

quez sur : Le message d'erreur suivant peut apparaitre : Le message ne peut donc pas

Le message ne peut donc pas être chiffré. Les causes possibles sont :

l’adresse de messagerie saisie du destinataire n’existe pas,

l’adresse de messagerie n’est pas une adresse de messagerie sécurisée

la clé publique de cryptage du destinataire n’a pas été trouvée dans le ou les annuaires de réfé- rence.

Pour corriger le problème :

vérifier l’adresse de messagerie auprès de votre correspondant,

s’assurer qu’il s’agit d’une adresse de messagerie sécurisée,

si les points 1) et 2) sont vérifiés, demander au correspondant de vous envoyer un message sécu- risé à votre adresse de messagerie.

si ses trois points sont vérifiés, prendre contact avec l’administrateur de votre messagerie.

Si vous souhaitez tout de même envoyer ce message, il est nécessaire de modifier les options et choisir « Aucun chiffrement » ou « Signer » pour uniquement signer le message.

La messagerie sécurisée e-Santé PACA 3.6. Envoyer un message HPRIM Tout mail peut être transformé

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3.6. Envoyer un message HPRIM

Tout mail peut être transformé en mail HPRIM et inversement en cliquant sur :

transformé en mail HPRIM et inversement en cliquant sur : Ce bouton fera apparaître le panel

Ce bouton fera apparaître le panel de création d'entête HPRIM suivant :

le panel de création d'entête HPRIM suivant : Pour créer un mail HPRIM avec le panel

Pour créer un mail HPRIM avec le panel HPRIM activé, Vous pouvez également cliquer sur :

HPRIM suivant : Pour créer un mail HPRIM avec le panel HPRIM activé, Vous pouvez également
3.7. Le calendrier La messagerie sécurisée e-Santé PACA Un calendrier a été créé pour vous

3.7. Le calendrier

La messagerie sécurisée e-Santé PACA

Un calendrier a été créé pour vous ; vous pouvez en créer des nouveaux pour effectuer un suivi des dif- férents types de fonctions. Par exemple, vous pouvez créer un calendrier pour le travail, un calendrier per- sonnel, et un calendrier pour les activités de la société. Vous pouvez utiliser la vue de Programme pour affi- cher côte à côte les calendriers.

Pour créer un calendrier :

Sélectionnez l’onglet Calendrier.

Dans le panneau Aperçu, cliquez avec le bouton droit sur Calendriers , ou cliquez dans la barre

d'outils sur

sur Calendriers , ou cliquez dans la barre d'outils sur puis choisissez Calendrier.  Dans la

puis choisissez Calendrier.

Dans la boîte de dialogue Créer un Calendrier , saisissez le nom du calendrier puis sélectionnez

une couleur pour indiquer les activités du Calendrier.

Cliquez sur OK. Le nouveau calendrier s’affiche dans la liste du Calendrier.

Pour synchroniser les rendez-vous à partir d'un calendrier distant :

Cochez Synchroniser les rendez-vous avec le calendrier distant.

Saisissez l'URL pour le calendrier distant.

Cliquez sur OK.

Partager votre calendrier avec d’autres personnes :

Vous pouvez partager votre calendrier avec les utilisateurs ou groupes internes. Vous choisissez le type de privilèges à accorder :

Visionneur Le bénéficiaire peut consulter les activités inscrites sur votre calendrier ainsi que l’état des demandes de réunion, mais il ne peut pas apporter de modifications à votre calendrier.

Gestionnaire Le bénéficiaire a toute liberté de créer des réunions, accepter ou refuser des invi- tations, ou modifier et supprimer des activités de votre calendrier.

Aucune c’est une option pour désactiver temporairement l’accès au calendrier partagé du cé- dant sans retirer les privilèges de partage. Le bénéficiaire dispose toujours du calendrier sur sa liste du Calendrier mais ne peut plus afficher ou gérer les activités sur le calendrier partagé du cé- dant.

Vous pouvez partager votre calendrier avec les invités externes. Vous créez un mot de passe pour accé- der au calendrier partagé. Les invités doivent saisir ce mot de passe pour pouvoir consulter le calendrier. Ils ne sont pas autorisés à apporter des modifications au calendrier.

Vous pouvez partager votre calendrier avec le Public. Tout utilisateur ayant connaissance de l’URL me- nant au calendrier partagé peut le consulter. Ils ne sont pas autorisés à apporter des modifications au calen- drier.

La messagerie sécurisée e-Santé PACA Pour partager votre calendrier :  Cliquez avec le bouton

La messagerie sécurisée e-Santé PACA

Pour partager votre calendrier :

Cliquez avec le bouton droit sur le calendrier à partager puis sélectionner Partager le calendrier.

Sélectionnez la personne avec qui partager le calendrier dans la boîte de dialogue « Propriétés du partage ».

3.8. Le porte-documents

La fonction Porte-documents vous permet d’enregistrer des fichiers que vous utilisez dans le porte- documents. Vous pouvez accéder à ces fichiers dès lors que vous êtes connecté à votre compte, sur n’im- porte quel ordinateur. Vous pouvez télécharger des documents, des feuilles de calculs, des présentations, des images, des fichiers pdf à partir de votre ordinateur ou de votre réseau informatique, et vous pouvez sauvegarder dans votre porte-documents des pièces jointes envoyées avec vos mails. Vous pouvez créer plusieurs dossiers de porte-documents afin d’organiser les fichiers. Vous pouvez également partager le dossier Porte- documents avec d'autres utilisateurs. Les fichiers contenus dans le Porte-documents sont des copies des fichiers originaux. Les modifications apportées aux fichiers de votre porte-documents ne modifient pas le fichier original.

Pour créer un nouveau porte-documents, cliquez sur :

Pour créer un nouveau porte-documents, cliquez sur : Pour charger des fichiers dans un porte-documents,

Pour charger des fichiers dans un porte-documents, sélectionnez le porte-documents et cliquez sur :

cliquez sur : Pour charger des fichiers dans un porte-documents, sélectionnez le porte-documents et cliquez sur
La messagerie sécurisée e-Santé PACA Ajouter des pièces jointes de mails au porte-documents : Les

La messagerie sécurisée e-Santé PACA

Ajouter des pièces jointes de mails au porte-documents :

Les pièces jointes de mails peuvent être ajoutées rapidement à votre porte-documents.

Pour ajouter la pièce jointe, cliquez sur le lien ajouter au porte-documents qui se trouve dans l’en- tête du mail à côté du lien de pièce jointe.

Dans la boîte de dialogue Ajouter au porte-documents, choisissez le dossier de destination ou créez un nouveau dossier de porte-documents.

Cliquez sur OK.

un nouveau dossier de porte-documents.  Cliquez sur OK. 3.9. La fonction de partage La fonction
un nouveau dossier de porte-documents.  Cliquez sur OK. 3.9. La fonction de partage La fonction

3.9. La fonction de partage

La fonction de partage s’applique à tous les éléments de votre messagerie, tels que les mails, les docu- ments, les contacts, les calendriers, etc. Pour cela, il vous suffit de :

cliquer avec le bouton droit de votre souris sur l’élément à partager ;

1. Clic droit 2. Clic
1. Clic droit
2. Clic

choisir la personne avec qui vous souhaitez partager l’élément (celle-ci recevra un email) ;

attribuer un rôle à cette personne (visionneur, gestionnaire, admin).

(celle -ci recevra un email) ;  attribuer un rôle à cette personne (visionneur, gestionnaire, admin).
La messagerie sécurisée e-Santé PACA L’équipe du GCS e - Santé PACA vous remercie d’avoir

La messagerie sécurisée e-Santé PACA

L’équipe du GCS e-Santé PACA vous remercie d’avoir utilisé la messagerie sécurisée disponible sur l’Espace Numérique Régional de Santé PACA.

Si vous rencontrez une quelconque difficulté sur l’Espace Numérique Régional de Santé, n’hésitez pas à nous contacter en cliquant sur l’onglet « contact » situé en bas de page :

sur l’onglet « contact » situé en bas de page : Bonne navigation sur l’Espace Numérique

Bonne navigation sur l’Espace Numérique Régional de Santé e-Santé PACA

e-Santé PACA GCS Espace du Palyvestre 145 chemin du Palyvestre 83400 HYERES - N° SIREN 510 228 075 - N° FINESS 83 001 635 8