Vous êtes sur la page 1sur 118

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones

Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios


Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Manual de Contratacin de Bienes y


Servicios
Imputados a Centros de Costo (K) y
Proyectos de Inversin (P)

Mdulo MM

Compras

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

CONTENIDO

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

1.

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Objetivos:

Adquirir el conocimiento para el manejo de la herramienta SAP R/3 en la


contratacin de Bienes y Servicios, y al mismo tiempo servir de consulta y gua
permanentes ante cualquier duda o inquietud sobre el proceso.
2.

Conceptos Generales

La compra de bienes y servicios podr hacerla directamente cualquier grupo de


compras del Municipio de Medelln, de acuerdo con la delegacin que para el
efecto tenga cada una de las Secretaras.

Sociedad: Es el nodo de ms alta jerarqua dentro de la estructura contable,


para el caso de Municipio de Medelln slo existe una sociedad y es FIMM.

Organizacin de compras: Identifica el origen o tipo de adquisicin que se


realizar: Bienes (1000), Servicios (2000) y Obra Pblica (3000).

Divisin: Unidad organizacional que agrupa los negocios del Municipio de


Medelln: 01 Municipio de Medelln, 02 Concejo de Medelln, 03
Personera de Medelln, 04 Fondo local de Salud.

Datos maestros:

Maestro de Proveedores o acreedores


Maestro de Materiales
Maestro de Servicios

Grupo de Compras: Identifica a la Secretara (Equipo de la empresa) que


tramita la solicitud de pedido o pedido.

Solicitante: Cualquier dependencia que pertenece a una Secretara del


Municipio de Medelln que tiene la necesidad de incorporar un bien o servicio.

Condicin de pago: Corresponde a las polticas establecidas por el Municipio


de Medelln a travs del COMFIS. En este caso se tendr establecido el pago
de la factura a los treinta (30) das y para los contratos de prestacin de
servicios personales sern cinco (5) das, ambos casos despus de recibida la
factura en la taquilla nica del Municipio de Medelln

Cuenta de mayor: Numeracin establecida por la Contadura Nacional para


efectuar los asientos contables de las compras de bienes o servicios, de
acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pblica (PGCP).

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Centro Gestor: Unidad organizacional a la que le han sido asignados y


actualizados recursos financieros y que tiene poder de decisin sobre el
destino de los mismos, es decir, cada Secretara.

Posicin presupuestaria: Es el cdigo que identifica el objeto del gasto,


corresponde a cada una de las partidas que componen los recursos financieros
de un centro gestor y que en el Municipio de Medelln est acorde con el Plan
General de Contabilidad Pblica (PGCP).

Elemento PEP: Es el cdigo del proyecto de inversin asignado por


Planeacin Municipal.

Fondos: Cdigo que identifica el tipo de recurso o fuente de financiacin.

Tipo de imputacin: Indica la manera como debe contabilizarse la compra del


bien o servicio:

Centro de costo (K): Si la compra del bien o servicio est destinada


contablemente a un rea o unidad especifica, en el Municipio de Medelln
existen tres niveles identificados con un cdigo: Alcalda, Secretara y
Subsecretara.

Activo fijo (A): Si la compra del bien mueble es con presupuesto de


funcionamiento, y se encuentra en el rango entre el cincuenta por ciento
(50%) del smmlv y 2 veces el smmlv. El dato maestro solicitado por el
sistema corresponde al cdigo 300000001. Si el presupuesto es de
inversin y la compra es de bienes muebles, el dato maestro solicitado por
el sistema corresponde al cdigo 300000001. En caso de compra de
bienes inmuebles el cdigo ser 300000000

Proyecto (P): Si la compra del bien mueble o inmueble va dirigida a un


proyecto. Debe estar creada previamente la estructura de proyectos en el
mdulo de proyecto con todos los elementos.

Tipo de posicin: Define cmo se controla el aprovisionamiento para una


posicin de material, de servicio o de mantenimiento y pueden ser:, en blanco
para compra de materiales (bienes) o servicios y F para contratacin de
mantenimiento.

Grupo de artculos: Cada uno de los bienes o servicios tiene asociado su


correspondiente grupo de artculos con propiedades similares, los cuales
fueron tomados del Sistema de Informacin para la Contratacin Estatal

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

(S.I.C.E.), discriminados as: 1000 Bienes, 2000 Servicios y 3000 Obra


Pblica.

Centro: De acuerdo con el sistema SAP R/3, en el Municipio de Medelln


corresponde a los conceptos que sirven para clasificar los gastos entre
funcionamiento y gastos de inversin, as:
CAM0 Presupuesto de Funcionamiento
CAM1 Presupuesto de Inversin

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

3.

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Flujograma
ETAPA PRECONTRACTUAL
Seleccin del procedimiento
de contratacin
Solicitud Pedido
ME51N
Ruta: Logstica/Gestin de materiales/Compras/Solicitud de
pedido

ETAPA PRECONTRACTUAL
Logistico Grupo Intertdisciplinario / Liberar
(Liberacin de SolP)
ME54N individual
Ruta: Logstica/Gestin de materiales/Compras/Solicitud de
pedido/liberacin/Liberacin individual

ZACU Acuerdos
ZAJU Solpe Ajuste Pptal.
ZBIM Compras Bien Inmueble
ZCBM Comodatos Muebles
ZCCS Contratacin Directa
ZCDT Comodatos Inmuebles
ZCME Concurso de meritos
ZCNV Convenios

ZCOO Convenios Cooperacin


ZCPU Convocatoria Pblica
ZLIC Licitacin Pblica
ZPSP Prest.Srv Personales

Para incorporacin de bienes y servicios se tiene los siguientes


cdigos de liberacin:
A3 Secretara responsable de enviar informacin al portal - (ZCPU,
ZLIC, ZCCS).

ETAPA PRECONTRACTUAL
Solicitud de cotizaciones o ingreso de oferentes
(Peticin de Oferta)
ME41
Ruta: Logstica/Gestin de materiales/Compras/Pet.

Oferta/Oferta/Peticin Oferta

ETAPA PRECONTRACTUAL
Ingreso de ofertas o cotizaciones
(Oferta)
ME47
Ruta: Logstica/Gestin de materiales/Compras/Pet.
Oferta/Oferta/Oferta

ETAPA PRECONTRACTUAL
Comparacin de precios
(Oferta)
ME49
Ruta: Logstica/Gestin de materiales/Compras/Pet.
Oferta/Oferta/Oferta

ETAPA CONTRACTUAL
Registro del contrato
(Contrato Marco)
ME31K
Ruta: Logstica/Gestin materiales/Compras

Solicitud e Ingreso de oferentes, para los siguientes procesos de


contratacin: ZCDI - Contratacin Directa, ZCNV Convenios, ZCPU Convocatoria Pblica, ZLIC Licitacin Pblica, ZPSP - Prestacin de
Servicios Personales (Prest.Srv.Personales).

Compara los precios de las ofertas con respecto al menor valor.

Se actualiza el documento generado para cada oferente y se


actualiza con el precio cotizado de acuerdo a la transaccin descrita
anteriormente.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

ETAPA CONTRACTUAL
Registro presupuestal del contrato
Pedido 0 Compromiso presupuestal
ME21N

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Sin excepcin todos los pedidos se hacen con referencia a un tipo


de documento.
ZAJU Pedido Ajuste Pptal
ZCOM Compras Materiales
ZANT Contratos Antiguos
ZCSP Convencoop.sin ppto
ZBIM Compras Bienes Inmuebles
ZFO Pedido marco
ZCBM Comodatos Muebles
ZOP Obras Pblicas
ZCDT Comodatos Inmuebles
ZOPS Servicios Docentes
ZCME Concurso de Meritos
ZPSP Prestacin de Servicios Personales
ZCNV Convenios
ZS Servicios Generales
ZCO Consultoras

Todos los pedidos sin excepcin deben ser liberados, as:


Liberar Pedido
Ruta: Logstica/Gestin de
materiales/Compras/Pedido/Liberacin individual ME29N
o colectiva ME28

ETAPA CONTRACTUAL
Entrada de mercanca
MIGO
Ruta: Logstica/Gestin de materiales

B0: Contabilidad proyectos de Inversin


B1: Secretario ordenador de gastos
B2: Unidad de Presupuesto Analista Presupuestal
B4: Secretara responsable del proceso: cuando cuente con todos los
soportes del contrato Logstico Grupo Interdisciplinario

Ingreso de facturas
Se contabiliza el material

Contabilizacin de de facturas

ETAPA CONTRACTUAL
Entrada de Factura
MIRO
Ruta: Logstica/Gestin de materiales/Verificacin de
facturas logstica/

4.

Etapa Precontractual

4.1

Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Transaccin:
Ruta
men:

va

DIGITAR TRANSACCION CAJA DE COMANDOS

Transaccin que permite crear el Certificado de Disponibilidad Presupuestal


CDP. Al ingresar en ella, digitndola en la caja de comandos, el sistema le
presenta el siguiente cuadro informativo:

El usuario deber llenar los campos obligatorios descritos a continuacin:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

funcionamiento y

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

: Abriendo el cdigo de seleccin se debe escoger


cuando se trate de presupuesto de
.

Las fechas las propone el sistema con el da en que


se esta elaborando el documento.
En todos los casos deber ser FIMM que le corresponde al
Municipio de Medellin.
El tipo de moneda deber ser COP que corresponde a
Colombian pesos o pesos Colombianos.

Este campo no es
para utilizar una Disponibilidad ya existente
Disponibilidad, esto agiliza la elaboracin del
imputacin presupuestal permitiendo cambiar la
textos etc.), adaptndola a sus necesidades.

obligatorio, sin embargo sirve


como modelo de la nueva
documento ya que copia la
informacin relevante (Valor,

CDP FUNCIONAMIENTO
Cuando seleccionamos
siguiente cuadro informativo:

el sistema le presenta el

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

A continuacin se procede a diligenciar los siguientes campos obligatorios:


Descripcin breve del objeto de la
Disponibilidad.
Digitar el valor de la Disponibilidad requerida, recuerde
que se deber hacer una Disponibilidad por cada proceso de contraccin que se
quiera realizar.
Campo que sirve para detallar aun ms el objeto.
Digitar el cdigo de la posicin presupuestaria del rubro que
quiere ejecutar.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Seleccionar el cdigo del Centro Gestor de la


Secretaria correspondiente, el Centro de costo de la Subsecretaria que esta
haciendo la afectacin y el Fondo afectado. Al darle intro el sistema le muestra el
resumen de lo digitado as:

Debido a que el campo de texto es muy limitado y no se puede digitar en l el


objeto de la contratacin, el Usuario deber utilizar el Botn
que le permitir
mediante un campo de texto digitar el texto del objeto de la contratacin o pegarlo
de un archivo externo, As:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Una vez terminado el proceso de definicin del objeto de la contratacin, el


usuario deber grabarlo mediante el Botn.
Si dentro de la misma disponibilidad se quiere ejecutar otro rubro de
funcionamiento, se tendrn que diligenciar los mismos campos obligatorios
cambiando el cdigo del rubro presupuestal.
Una vez estn digitados todos los campos obligatorios se deber verificar el
documento oprimiendo el botn
, si los datos son correctos y el rubro tiene
presupuesto disponible, el sistema le presentar un aviso de confirmacin
en la parte inferior de la pantalla, lo que significa que
el documento esta listo para ser grabado, funcin que se ejecuta con el botn

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

El sistema le asigna al documento un nmero consecutivo presentndolo en la


parte inferior de la pantalla

Este es el numero de la disponibilidad


asignado y ser el soporte presupuestal para dar inicio al proceso de contratacin.
CDP INVERSION
Cuando seleccionamos
siguiente cuadro informativo

el sistema le presenta el

A continuacin se procede a llenar los siguientes campos obligatorios:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Descripcin

breve

del

objeto

de

la

Disponibilidad.
Digitar el valor de la Disponibilidad requerida, recuerde
que se deber hacer una Disponibilidad por cada proceso de contraccin que se
quiera realizar.
Campo que sirve para detallar aun ms el objeto.
Tenga presente que los proyectos de inversin estn identificados con un fondo,
centro gestor, posicin presupuestal y elemento PEP (cdigo del proyecto).
Digitar el cdigo de la posicin presupuestaria del proyecto que quiere
ejecutar.
Digitar el cdigo del Centro Gestor del proyecto.
Digitar el cdigo del Fondo del proyecto con el que se pagar.
Digitar el cdigo asignado al proyecto.
Debido a que el campo de texto es muy limitado y no se puede digitar en l el
objeto de la contratacin, el Usuario deber utilizar el Botn
que le permitir
mediante un campo de texto digitar el texto del objeto de la contratacin o pegarlo
de un archivo externo, As:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Una vez terminado el proceso de definicin del objeto de la contratacin, el


usuario deber grabarlo mediante el Botn

Una vez estn digitados todos los campos obligatorios se deber verificar el
documento oprimiendo el botn
dinero disponible, el sistema

, si los datos son correctos y el rubro tiene


le presentar un aviso de confirmacin

en la parte inferior de la pantalla, lo que significa que


el documento esta listo para ser grabado, funcin que se ejecuta con el botn

El sistema le asigna al documento un nmero consecutivo presentndolo en la


parte inferior de la pantalla

. Este es el

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

numero de la disponibilidad asignado y ser el soporte presupuestal para dar inicio


al proceso de contratacin.
4.2 Solicitud de Pedido de Bienes (Materiales)
Transaccin: ME51N
Ruta
men:

va Logstica Gestin de materiales Compras; Solicitud de


Pedido Crear

Al ingresar a la transaccin el sistema le presenta el siguiente cuadro informativo:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Fila 1: Contiene el men


que cambia de acuerdo con el tipo de operaciones que se va a realizar.
El despliegue de cada uno de los comandos que aparecen en esta fila, conlleva a
unas operaciones que pueden ser seleccionadas de acuerdo a la actividad que se
vaya a realizar, as:
Solicitud de pedido: permite realizar actividades, tales como:

Otra solicitud de pedido (shift + f5): permite ubicarse en una solicitud


anteriormente diligenciada y que puede servir como base o plantilla para una
nueva solicitud.
Crear (f6): permite crear una nueva solicitud.
Visualizar / modificar (f7): permite visualizar por todos los usuarios del sistema,
una solicitud de pedido diligenciada anteriormente, o ser modificada si se
encuentra autorizado.
Grabar (ctrl.+s): permite guardar los cambios realizados a la solicitud de pedido.
Verificar (ctrl.+shift+f3): le permite confirmar que la informacin diligenciada en
todos los campos que son obligatorios de la solicitud de pedido, esta completa.
Finalizar (shift + f5):

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

La fila 2:
Contiene botones que se activan o se desactivan dependiendo de la funcionalidad.
Aplicada.
Botn de confirmacin, intro o enter.
Caja de comandos, es la ruta corta para acceder a
otra transaccin sin pasar por el men principal y la ruta descrita.
Botn para grabar el documento.
Botn de regreso a la funcin inmediatamente anterior.
Botn de finalizar, le permite una vez grabado el documento regresar al men
principal.
Botn de cancelar, le permite salir de la transaccin sin grabar el documento.

Botn de crear enlace, le permite crear la transaccin


ejecutarla desde el escritorio del computador.

para

Botn de ayuda, le permite acceder al sistema de ayuda directa del programa.


Botn de ajuste a la configuracin local.

Fila 3
definida
como la fila de dialogo, que le indica al usuario la transaccin que esta ejecutando.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Fila 4
aparecen los siguientes botones de activacin:

donde

Botn que le permite activar el resumen del documento,


cuando se oprime el sistema le despliega una ventana adicional al lado izquierdo
de la pantalla.

Esta funcionalidad le permite copiar posiciones de solicitudes de pedido, pedidos,


pedidos abiertos y en general documentos de compras ya creados con
anterioridad.
Botn de crear un nuevo documento, sirve para crear una solicitud de pedido
nueva.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Botn para consultar o traer otro documento de compras (solicitud de pedido


o pedido ya existente).
Botn de retener, sirve para guardar temporalmente un documento que no
se ha terminado de elaborar completamente.
Botn de verificar, se usa cuando el usuario quiere saber si la informacin
digitada esta acorde con lo requerido por el sistema.
Botn de ayuda, lo trae el sistema para que el usuario se informe con ms
detalle del significado de un campo o transaccin.
Botn de parametrizacin personal, permite fijar
temporalmente valores de los campos mas relevantes que se repetirn durante la
definicin del documento, ejemplo imputacin presupuestal, presupuesto de
funcionamiento CAMO, entre otros. Al activar la funcionalidad el sistema le
muestra el siguiente cuadro de dialogo:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Presenta dos pestaas:

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

La primera parametrizacin bsica permite definir informacin fundamental que


aconsejamos no cambiar del estndar que trae el sistema. La segunda Valores
Propuesta.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.

Release: 4.7

Esta pestaa le permite definir con anterioridad informacin que va a repetir


durante la elaboracin del documento, ejemplo posiciones con una misma fecha
de entrega, o con un mismo solicitante, o con igual tipo de imputacin etc., basta
con llenar los campos que quiere fijar como iguales para el documento y
posteriormente lo termina con grabar

El sistema le copiara los datos fijados en todo el documento as:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Clase de documento
Con la clase de documento seleccionamos el tipo de proceso de contratacin a
seguir, los cuales son:

ZACU Acuerdos sin afectar presupuesto


ZCDI - Contratacin Directa cuanta inferior al
10% de la menor cuanta (100 SMMLV)

ZCNV - Convenios
ZCPU - Convocatoria Pblica cuantas entre 100
y 1000 SMMLV

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

ZLIC
- Licitacin Pblica cuanta superior a
1000 SMMLV
ZCCS - Licitacin Concesin sin afectar
presupuesto
ZOPS - Servicios Docentes exclusivos para la
Secretara de Educacin
ZPSP - Prestacin de Servicios Personales
(Prest.Srv.Personales)
ZCDT - Comodato Bienes Inmuebles
ZCBM - Comodato Bienes Muebles
ZBIM - Compra de Bienes Inmuebles
ZCME - Concurso de Meritos

En cumplimiento a lo establecido por el Decreto 2170 de 2002, todos los procesos


de contratacin que excedan el diez por ciento (10%) de la menor cuanta o sea

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

100 SMMLV y por poltica de la Administracin Municipal los procesos inferiores a


esta cuanta, debern ser publicados en el portal (pgina Web) del Municipio de
Medelln, por lo que cada Secretara desde la seleccin de la solicitud de pedido
debe elegir las siguientes clases de documentos de acuerdo con su cuanta, as:

ZCDI - Contratacin Directa cuanta inferior al


10% de la menor cuanta (100 SMMLV)

ZCPU - Convocatoria Pblica cuantas entre 100


y 1000 SMMLV
ZLIC
- Licitacin Pblica cuanta superior a
1000 SMMLV
ZCCS - Licitacin Concesin sin afectar
presupuesto
ZPSP - Prestacin de Servicios Personales
(Prest.Srv.Personales)
ZCME - Concurso de Meritos

Una vez liberadas las solicitudes de pedido correspondiente, el proceso queda


publicado en la pgina web del Municipio de Medellin, para ser consultado por
toda la ciudadana, a la vez que permite a los proponentes interesados en
participar en las contrataciones directas o convocatorias publicas, realizar su
inscripcin por este medio.
Cabecera
En la pestaa

se puede ingresar la siguiente informacin:

Nota de cabecera: se detalla de manera clara y precisa el objeto a contratar en


letra tipo oraciones (maysculas y minsculas), este es el texto que aparecer en
la pgina web.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Resumen de posiciones
Se incluyen los siguientes campos:

Pos: Consecutivo de posicin, asignado automticamente por el sistema.

Tipo de imputacin (I):

A Activo fijo (Inversin y funcionamiento)


K Centro de costo (Funcionamiento)
P Proyecto (Inversin)

Tipo de posicin (P):

Bienes (material):
Se despliega el matchcote
y se elige el
material, el cual debe ser previamente creado por la dependencia responsable
de la creacin de los datos maestros de bienes y servicios.

Bienes:

Blanco o normal

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Es necesario aclarar que para el 2005 se hizo una reorganizacin del maestro de
materiales ajustndolo al plan de compras, implicando con ello la desactivacin de
los cdigos antiguos de los materiales, dando paso a un nuevo sistema de
codificacin que a diferencia con los antiguos (cinco dgitos) consta de seis dgitos
comenzando con enumero1 como se muestra a continuacin:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Texto breve:

Cantidad:

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Este espacio se deja en blanco, el sistema lo diligencia


automticamente.
Digite la cantidad requerida.

Unidad de medida: La unidad de medida es trada automticamente del


dato maestro de materiales.
Fecha de entrega: Fecha estimada en que se debe entregar el bien o material.
Gpo. Artc.: Cada uno de los bienes tiene asociado su correspondiente grupo
de artculos con propiedades similares (1000 Bienes), tomados del Sistema
de Informacin para la Contratacin Estatal (S.I.C.E.), el cual es seleccionado
directamente por el sistema.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Centro: En el Municipio de Medelln corresponde a cada una de los


programas o conceptos que sirven para clasificar el presupuesto entre
funcionamiento e inversin, as:
CAM0 - Funcionamiento
CAM1 - Inversin

Grupo de Compras: La Secretara solicitante de la compra del bien o servicio.

Solicitante:
Equivale a la dependencia
solicitante de la compra del bien o servicio.

adscrita

la

Secretara

Nmero de necesidad:
Este campo es utilizado de acuerdo a la
necesidad de cada dependencia: Nmero de Acta Comit Asesor o Interno,

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Nmero de orden de trabajo, inicial de la persona que realiza el documento,


entre otros.

Presionar el botn ENTER y pase a detalle de posiciones.

En el detalle de posicin tambin podemos observar en la parte superior una serie


de botones que nos facilitan la busque o presentacin de la informacin dentro de
la solicitud de pedido:

Nos permite visualizar informacin de una posicin requerida.


Botones que nos permite ordenar en forma ascendente o descendente
una columna seleccionada previamente (marcando el titulo

).

Este botn permite la asignacin de un filtro para optimizar la bsqueda de


algn elemento seleccionado previamente.
Estos botones nos permiten visualizar totales, subtotales, promedios,

mnimos y mximos de una columna previamente sealada,

Este botn le permite imprimir la informacin de todas las posiciones de una


solicitud de pedido.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.

Release: 4.7

Este botn le permite introducir en el detalle de posiciones diferentes

vistas a saber:

las principales son Excel y Lotus.

Este botn le permite exportar la informacin a varios formatos a saber:

El ms usado es el de hoja de calculo que le permite exportar a una hoja de


Excel todas la columnas que componen la solicitud de pedido:
Al

seleccionarla

el

sistema

le

propone

el

siguiente

cuadro:

Posteriormente el sistema le copia todas las columnas en una tabla Excel as:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

El usuario podr eliminar o ajustar las columnas que desee en el informe, al igual
que guardar en un archivo independiente que podr servir para incluirlo en los
trminos de referencia o en los pliegos de condiciones como anexo a las
especificaciones tcnicas.
Detalle de posiciones

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Se encuentra compuesta por una serie de pestaas, las cuales indican el detalle
de cada una de las posiciones descritas en el Resumen de posicin, de las
cuales enunciaremos las ms relevantes dentro del proceso de solicitud de
pedido, as:

Pestaa de Valoracin
En esta pestaa se encuentran los siguientes campos:

Precio valor:

En este campo registre el precio unitario del material


incluyendo el IVA, de acuerdo con el estudio de precios del
mercado o con los precios que indique el SICE - Contralora.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Siempre deben ir marcados los recuadros de entrada de mercanca y recepcin de


factura.
Pestaa de Imputacin

Esta informacin la obtiene la Solicitud de Pedido del Certificado de Disponibilidad


Presupuestal - CDP elaborado en FM.

Cuenta de mayor:
Numeracin establecida por la Contadura General de la
Nacin para efectuar los asientos contables de las compras de bienes o
servicios, de acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pblica (PGCP).
En la solicitud de pedido no se afectan las cuentas contables, sin embargo el
sistema se prepara desde esta funcionalidad para efectuarlos.

Divisin: Unidad organizacional que agrupa los negocios del Municipio de


Medelln: 01 Municipio de Medelln, 02 Concejo de Medelln, 03
Personera de Medelln, 04 Fondo local de Salud.

Sociedad CO: Es el nodo de jerarqua dentro de la estructura contable de


costos, para el caso de Municipio de Medelln slo existe una sociedad y es
COMM.

Centro de coste: Si la compra del bien o servicio est destinada


contablemente a un rea o unidad especifica, en el Municipio de Medelln

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

existen tres niveles identificados con un cdigo: Alcalda, Secretara y


Subsecretara.
Para conocer los detalles de la imputacin presupuestal, haga clic sobre el botn
y as podr apreciar la siguiente pantalla.

PosPre: Posicin Presupuestaria: Es el cdigo que identifica el objeto del


gasto asignado por la Secretara de Hacienda y Planeacin, corresponde a
cada una de las partidas que componen los recursos financieros de un centro
gestor y que en el Municipio de Medelln est acorde con el Plan General de
Contabilidad Pblica (PGCP).

Centro Gestor: Unidad organizacional a la que le han sido asignados y


actualizados recursos financieros, es decir, cada Secretara.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Fondos: Cdigo que identifica el tipo de recurso o fuente de financiacin.

Documento presupuestal: Se refiere al nmero del Certificado de


Disponibilidad Presupuestal (CDP) elaborado previamente y del cual se
dispone de toda la informacin en esta pestaa.

Pestaa de Status

Muestra el estado en que se encuentra el proceso desde la seleccin del


proponente hasta su pago automtico y las autorizaciones hechas por la
Secretara ordenadora del gasto y la Secretara de Hacienda.
Esta informacin aparecer en el portal, de la siguiente manera:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

N - No tratado = Etapa Preparatoria (Elaboracin de pliegos o trminos de


referencia)
A - Peticin de oferta creada = Proceso de seleccin (Publicacin de pliegos,
audiencias recepcin de ofertas, adjudicacin)
B - Pedido creado = Etapa contractual (Elaboracin y perfeccionamiento del
contrato, seguimiento y liquidacin).
En esta etapa se incluyen los siguientes status:
K Pedido abierto creado.
L Plan de entregas creado.
S - Hoja de entrada servicios creada.
Pestaa de Estrategia de Liberacin

De acuerdo con la estrategia de liberacin indicada se procede a autorizar (liberar)


la solicitud de pedido, para continuar con la peticin de oferta o el pedido, de la
siguiente manera:
A3 Secretara *Adquisiciones = Esta funcin es realizada por el Logstico
responsable de los procesos de contratacin en cada Secretara, se efecta

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

cuando el documento tiene anexos tales como: la justificacin, acta del


comit asesor o interno y el prepliego cuando se trata de convocatorias y
licitaciones pblicas, stos ltimos al ser liberados aparecen publicados en el
Portal del Municipio de Medelln, para ser conocidos por los diferentes
interesadas en los procesos de contratacin (Decreto 2170 de 2002).
Presionando el botn
se pueden observar los cdigos que permiten liberar el
documento en forma definitiva.
Una vez el documento se ha liberado, la estrategia de liberacin se presenta
as:

Para realizar esta transaccin tambin se puede ingresar a travs de:


Barra Men:

Logstica/Gestin Materiales/Compras/SolPed/liberar/colectiva o
individual.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Lnea de comando:

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

ME54N o ME55.

Una solicitud de pedido que se encuentra completamente diligenciada, con todos


los campos debe aparecer de la siguiente manera:

Terminar con

(Enter) y

(Grabar) la solicitud de pedido.

En la parte inferior de la pantalla aparecer un nmero de 10 dgitos, este ser el


nmero que debe aparecer siempre en los avisos de prensa, prepliegos, pliegos

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

de condiciones, trminos de referencia, invitaciones a cotizar y todos los


documentos que se generen del proceso, utilizando la siguiente nomenclatura:
Reemplace los ceros por l / as: 50000020 ---->5/20 contratacin directa
60000020---->6/20 convocatoria pblica
70000020 ---->7/20 licitacin pblica
3000020 ---->3/20 servicios personales
45000020 ---->45/20 convenios
As mismo, es importante tener en cuenta que el nmero de la solicitud de pedido
siempre ser el nmero del proceso de contratacin, ya sea contratacin directa,
convocatoria pblica o licitacin pblica.
4.3 Solicitud de Pedido de Bienes (Servicios)
Para el ao 2005 se introduce una modificacin en el tema de los Servicios que
consiste en la inclusin del maestro de Servicios en el de materiales, obteniendo
algunos beneficios como el de simplificar el manejo del IVA y la programacin del
PAC en los Pedidos. En consecuencia todos los pedidos se crearn como
Materiales. La Codificacin de los Servicios en el maestro de Materiales empiezan
con el numero2 y constan de seis dgitos.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

En consecuencia la creacin de una Solicitud de Pedido es exactamente igual a la


de Materiales y se deber seguir el mismo procedimiento descrito en el numeral
4.2 Creacin de Solicitud de pedido de materiales.
4.4 Creacin de Documentos anexos a la Solicitud de Pedido
Con el propsito de brindarle mayor informacin y claridad al proceso de
contratacin, se hace necesario anexar en el sistema, los soportes tales como: la
necesidad, justificacin, acta de recomendacin Comit Interno y/o Asesor,
prepliego, evaluacin de las propuestas y en general cualquier informacin que
sirva para documentar el proceso.
En la Solicitud de Pedido el sistema tiene una funcionalidad que esta ubicada en
la fila tres Servicios para objeto del cuadro de dialogo y se identifica as:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Esta funcionalidad le permite insertarle al documento cualquier tipo de archivo


adjunto (versiones de Office Word, Excel o Power Point) que contenga informacin
relacionada con el proceso.
Para proceder a vincular los documentos en el sistema, se debern convertir a
formato PDF, para darle seguridad a la informacin.Una vez convertido el
documento, se procede a seleccionar el botn
, el sistema le propone un
men donde aparece la opcin de Crear un archivo como documento adjunto as:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Al seleccionar Crear anexo el sistema lo lleva al men de sus archivos y le


permite encontrar la informacin que desea insertar al documento, tambin a
travs del CD o disquete externo.

Una vez encontrado y seleccionado el archivo el usuario deber seleccionar el


botn

para adjuntar el archivo a la Solicitud de Pedido.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Para visualizar los documentos adjuntos a una Solicitud de Pedido se debe


seleccionar el botn

y el sistema le propone el men del que deber elegir

la opcin
, donde le muestra todos los archivos que
estn vinculados al documento. Solo basta con dar un doble click al documento
que se quiere visualizar y automticamente podr acceder a l.

El Usuario podr adjuntar tantos archivos como crea conveniente para sustentar o
complementar el proceso.
Una vez este terminada la solicitud de pedido se debe diligenciar el modulo de
procesos de contratacion, transaccin ZMM_LIC, etapa precontractual, para que
sta pueda ser liberada. Manual de Procesos de Contratacin.doc

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

4.5 Modificacin a la Solicitud de Pedido

Transaccin: ME52N
Ruta
men:

va Logstica Gestin de materiales Compras; Solicitud de


Pedido Modificar

Al acceder a la transaccin el sistema lo ubicar en la ltima Solicitud de Pedido


tratada por el usuario, se debe modificar y tener precaucin para no seleccionar un
documento diferente.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

En la fila tres se indica al usuario la actividad que est realizando, en este caso,
modificar Solicitud de Pedido

El siguiente paso es posicionarse en el documento que quiere modificar, en el


caso de que el nmero no coincida con el que el sistema tiene propuesto, para
cambiar de documento se deber seleccionar el botn
e inmediatamente el
sistema le muestra un cuadro donde le propone que digite el nmero del

documento que se va a modificar

Una vez digitado se debe finalizar con


o simplemente dar un intro y
el sistema lo llevar al documento seleccionado, el sistema le permitir modificar
los campos que no se encuentran sombreados, una vez realizada las
modificaciones seleccione el botn de grabar
cambios realizados.
4.6

y el sistema le guardar los

Liberacin de la Solicitud de Pedido

Transaccin: ME54N individual, ME55 colectiva


Ruta
men:

va Logstica Gestin de materiales Compras; Solicitud de


Pedido Liberar Individual o colectiva

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Las estrategias de liberacin de las solicitudes de pedido cambiaron para el 2005


debido a que la elaboracin del Certificado de Disponibilidad de Presupuestal se
realiza a travs del Mdulo de Presupuesto FM; por lo tanto, la solicitud de
pedido deja de ser un documento presupuestal y se convierte en uno logstico. Por
esta razn, nicamente se tiene una estrategia de liberacin bajo la
responsabilidad del Logstico asignado a cada Grupo Interdisciplinario
denominada Compras * Secretaras.
Liberacin Individual ME54N

Transaccin: ME54N
Ruta
men:

va Logstica Gestin de materiales Compras; Solicitud de


Pedido Liberar Individual

Esta funcionalidad se ejecuta directamente en el documento en la pestaa de


estrategia de liberacin, al acceder a la transaccin el sistema lo lleva al ltimo
documento tratado por el usuario. Recuerde tener la precaucin de posicionarse
en el documento que desea liberar y hacerlo posicin por posicin.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

El usuario autorizado para liberar, una vez revisado el contenido del documento
procede a activar el botn
ubicado en la pestaa de Estrategias de
Liberacin. El sistema le presenta esta pantalla
indicndole que la liberacin fue realizada satisfactoriamente y puede grabar el
documento

Si la solicitud no ha sido actualizada en el modulo de contrataciones, el sistema


emitir
un
aviso
de
rechazo
as:
, lo que significa que no

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

puede liberar el documento hasta que el responsable del proceso actualice este
modulo.
Liberacin Colectiva ME55
Transaccin: ME55 colectiva
Ruta
men:

va Logstica Gestin de materiales Compras; Solicitud de


Pedido Liberar Colectiva

Esta opcin de liberacin le permite al usuario autorizado visualizar todos los


documentos que estn pendientes por liberar. Al acceder a la transaccin el
sistema le muestra el siguiente cuadro:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Este cuadro le permite visualizar los documentos pendientes por liberar.


Lo

primero

es

definir

el

cdigo

de

liberacin

efectuar

, es decir, A3 Compras * Secretaras.

Una vez seleccionado el cdigo de liberacin, se procede a definir el grupo de


compras respectivo
dependencia donde se encuentre.

de

acuerdo

la

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Definidas

las

dos

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

variables
se debe activar el botn

y
ejecutar.

El sistema le mostrar los documentos que estn pendientes por liberar segn el
Grupo de Compras seleccionado, as:

Para revisar el documento que desea liberar basta con dar un click al nmero del
documento y el sistema lo llevar inmediatamente a l

Una vez realizado el proceso de verificacin, la liberacin se hace de la siguiente


manera: posicione el cursor en el nmero del documento a liberar, haga click

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

derecho al mouse y el sistema le desplegar un men del que deber escoger la


opcin

Al dar un click en la opcin indicada el sistema le confirma la liberacin de la


siguiente manera:

Lo que significa que la liberacin se realiz satisfactoriamente.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Peticiones de Oferta

Transaccin: ME41
Ruta
men:

va Logstica Gestin de materiales Compras Peticiones de


oferta peticiones de oferta Crear

Las peticiones de oferta son las mismas invitaciones que se hacen a los
proveedores a cotizar un grupo de materiales o servicios definidos en una Solicitud
de Pedido. Para acceder a este paso del proceso, las Solicitudes de Pedido deben
estar liberadas totalmente por las personas responsables. Toda Peticin de Oferta
se debe crear con referencia a una o varias Solicitudes de Pedido liberadas.
Al acceder a la transaccin el sistema le presenta una ventana con unos campos
obligatorios que deben ser llenados completamente:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

, la clase siempre ser AN, recomendado por el


estndar.
, el sistema propone la fecha del da en que se este
creando.
, fecha mxima que tiene el proveedor para realizar
la oferta.
, campo que el sistema completa automticamente
cuando se crea, asignando un nmero consecutivo.
, se deber elegir la organizacin de compras, segn el
caso:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Posteriormente se deber hacer referencia a la Solicitud de Pedido del proceso de


contratacin que se quiere cotizar, haciendo Click en el botn

El sistema le propone que le digite el nmero de la Solicitud de Pedido tomada


como referencia, o simplemente le da opciones de bsqueda.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Al digitar el nmero y terminar con


Solicitud de Pedido:

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

el sistema le trae las posiciones de la

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Las posiciones que se desean cotizar debern ser marcadas una por una
haciendo Clic en el inicio de la fila correspondiente:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Despus de estar marcadas se oprime el botn de tomar


significando con ello que esas posiciones las adoptar la peticin de oferta que se
este creando.
El sistema verifica las posiciones seleccionadas en lo relacionado con las fechas
(fecha de entrega Vs. Fecha de plazo de oferta), siendo siempre la fecha de
entrega mayor o igual que el plazo de la oferta pero nunca menor, de ser as el
sistema no le permitir continuar y le mostrar un aviso como el siguiente, para
que le cambie la fecha de entrega:

El usuario puede ajustar la fecha de entrega de todas las posiciones con el fin de
poder continuar con el proceso de creacin.
Una vez verificadas las fechas el sistema le presenta la Peticin de Oferta de la
siguiente manera:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Observamos que las Peticiones de Oferta contienen la informacin heredada de la


solicitud de Pedido en cuanto a Materiales y cantidades para cotizadas.
Despus de este procedimiento lo que falta para completar la Peticin de Oferta
es definir los proveedores que se invitarn a participar, para ello se deber oprimir
el botn

ubicado en la fila cuatro del documento.

Esta funcin le permitir al Usuario seleccionar los proveedores digitando el


nmero del NIT en el campo
cuadro:

que aparece en el siguiente

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Una vez digitado y confirmado con un intro el sistema le trae la informacin del
Proveedor de la base de datos con el fin de verificar el nombre y sus datos bsicos

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.

Release: 4.7

Despus de verificar se puede grabar el documento oprimiendo el botn


. Una
vez grabado el sistema le informa el nmero de peticin de oferta en la fila de
confirmacin
ubicada
en
parte
superior
del
documento
.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Se procede de igual manera con todos los proveedores que desea invitar teniendo
en cuenta que debe anotar los nmeros asignados por el sistema.

Actualizar las ofertas


Transaccin: ME47
Ruta
men:

va Logstica Gestin de materiales Compras Peticiones de


oferta Oferta Actualizar

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Una vez que los proveedores entreguen las cotizaciones en la fecha y hora fijada,
se debern actualizar los precios en las ofertas creadas en el sistema, mediante la
transaccin ME47. Al ejecutarla el sistema le pedir inmediatamente que digite el
nmero de la oferta que quiere actualizar, por eso es necesario que el Usuario
tenga precaucin y anote los nmeros al grabar las ofertas.

Al digitar el numero el sistema le trae la oferta dejando visible el campo de precio


para que el usuario los digite. Tenga en cuenta que los precios digitados debern
ser sin IVA ya que el sistema lo liquida internamente.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Cuadro con los precios digitados

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Posteriormente se finaliza con


grabar. Tenga en cuenta que el documento una
vez grabado no se puede modificar por ningn motivo, razn por la cual antes de
grabar se debe revisar que los precios estn bien digitados.
El sistema le confirmara esta actualizacin con el siguiente aviso informativo:
. Realice el mismo procedimiento
con cada oferta presentada.
Solicite al Administrador del Sistema MM que corra el programa ZLIC para que el
sistema le asigne un nmero igual a las ofertas realizadas con la misma Solicitud
de Pedido, con el fin de que el sistema las pueda comparar.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Este nmero puede ser consultado por el usuario con la transaccin ME48 de
visualizacin de oferta. Digita un de los nmeros de las ofertas actualizadas y
finaliza con intro

Seleccione el botn
.

cabecera y observe el numero asignado por el sistema

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Este nmero ser importante para el proceso de comparacin de ofertas.


Comparacin de ofertas
Transaccin: ME49
Ruta
men:

va Logstica Gestin de materiales Compras Peticiones de


oferta Oferta Comparacin precios

El sistema le permite crear un cuadro comparativo de precios que servir como


soporte para facilitar la toma de decisiones. Al activar la transaccin ME49 el
sistema le presenta el siguiente cuadro:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

El usuario solo deber llenar los siguientes campos:

es el numero obtenido en el paso anterior.


La oferta de valor medio le permite al sistema calcular y
presentar la media aritmtica de los valores cotizados por posicin y la oferta de
valor mnimo le permite al sistema sealar el menor valor ofrecido por los
proveedores por cada posicin.
Le permite al sistema calcular los impuestos e
incluirlos dentro del anlisis.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

El sistema presenta el siguiente cuadro comparativo:

El sistema califica las ofertas asignndole a los proveedores nmeros de menor a


mayor segn la ocurrencia siendo el nmero
la mejor oferta por presentar el
menor valor y van aumentando de uno en uno segn la cantidad de proponentes
invitados (
,
etc.)
El sistema tambin califica la mejor oferta total asignando la misa escala a los
proveedores invitados.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Para el ejemplo descrito la oferta anima total es de $21.994.oo si se adjudica por


tem y de $22.446.oo si se adjudica por el menor valor total.
4.8 Pedidos
Los Pedidos y los Registros Presupuestales (Compromisos) son documentos
simultneos, que reflejan en lenguaje del sistema en SAP R/3 las condiciones
contractuales de los procesos de contratacin generados en el Municipio de
Medelln.
Los Pedidos se deben crear siempre se pueden crear con referencia a una
Solicitud de Pedido liberada o a una solicitud de pedido y un contrato marco. Se
pueden crear Pedidos de Materiales y de servicios.
Creacin de Pedidos
Transaccin: ME21N
Ruta
men:

va Logstica Gestin de materiales Compras Pedido


Crear Proveedor/centro suministrador conocido

Creacin de Pedido de Materiales y Servicios


Al acceder a la transaccin ME21N el sistema le presenta el siguiente cuadro que
tiene en su interior una serie de campos que deben ser llenados como a
continuacin explicamos:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

La fila cuatro presenta una serie de botones que representa diferentes


funcionalidades:

El botn de
le permite al usuario abrir una ventana de ayuda
en la parte izquierda de la pantalla donde se ubicaran los documentos que
servirn de referencia para la creacin y modificacin de los Pedidos. Al activar
este botn el sistema le presenta el siguiente cuadro:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Al activar el botn
El botn

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

el sistema automticamente crea un documento nuevo.

sirve para posicionarse en un Pedido conocido.

El botn
le permite al usuario guardar parcialmente un Pedido sin que aun
no se haya terminado de definir.
El botn
le permite al usuario verificar el estado del proceso de creacin. El
sistema le informa mediante mensajes preventivos como va el proceso de
creacin y lo que le hace falta para terminarlo satisfactoriamente.
Los botones
procesos de impresin fsica de los Pedidos.

estn relacionados con

los

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

El botn

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

le sirve de Ayuda al usuario en diferentes temas.

El botn
de Pedido.

ampliamente explicado en el captulo de Solicitudes

Un Pedido esta compuesto por cuatro partes a saber:

Informacin general ubicada en el encabezado del Pedido:

El botn
es la canastilla de compras, que sirve de deposito de los documentos
o posiciones que son arrastrados del con el Mouse desde la ventana que se crea
cuando se activa el botn

En el campo
el sistema propone un men de opciones en
donde el usuario debe escoger el tipo de Pedido que quiere crear segn el bien o
servicio que se esta contratando. El men que se despliega oprimiendo el botn
es el siguiente, teniendo en cuenta que los parametrizados para el Municipio de
Medelln son los que inician con la letra Z:

En el campo
proveedor asignado.

se digitar el NIT del

El campo fecha de creacin del documento


el sistema siempre
propondr como fecha la del da en que se este creando el Pedido.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

La cabecera del Pedido


que tiene en su interior varias pestaas
en donde se deben consignar datos que el sistema va solicitando a travs
de la creacin:

Para el 2005 en la pestaa de datos adicionales el sistema esta solicitando la


definicin de las fechas inicio y fin del contrato, para que sean tenidas en cuenta
para la liquidacin del as plizas de garanta. Por lo tanto el usuario deber llenar
estos campos con las fechas de ocurrencia.

El resumen de posiciones
que tiene en su interior
informacin abreviada o resumida de todas la posiciones que componen un
Pedido:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

El detalle de posicin
que tiene en su interior pestaas que
contienen informacin especifica de una posicin determinada:

Para crear un Pedido de materiales se deben realizar el siguiente proceso:


Ejecutar la transaccin
Empezar a llenar los campos obligatorios de arriba hacia abajo iniciando con
seleccionando del men la opcin
El sistema inmediatamente le solicita

cabecera del Pedido, que al abrirlo


del cual se debe escoger
servicios.

.
campo ubicado en la

le presenta el men
para materiales y

para

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

A continuacin se debe activar el botn


para abrir la
ventana que permitir seleccionar el documento referencia del que se heredar el
Pedido (Solicitud de Pedido o contrato marco).

Dicha ventana contiene unos botones que facilitan la bsqueda de los


documentos
. El botn
llamado variante de
seleccin despliega un men que le permite escoger el tipo de documento
Referencia,

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Al seleccionar la opcin Solicitudes de Pedidos el sistema le presenta un cuadro


donde le indica que debe registrar el nmero de Solicitud de Pedido que tiene
como referencia, recuerde que el usuario lo debe conocer:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Al seleccionar la opcin Peticiones de Oferta el sistema le presenta un cuadro


donde le indica que debe registrar el nmero de Peticin de Oferta que tiene como
referencia, recuerde que el usuario lo debe conocer:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

En cualquiera de las dos opciones el usuario una vez digitado el nmero deber
terminar con el botn
que le indica al sistema que debe ejecutar la seleccin.
Inmediatamente el sistema le presenta el documento en la ventana de
.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

El botn
copiar le permita al usuario transportar el documento seleccionado
al Pedido que esta creando, copiando la informacin del documento referencia al
nuevo Pedido. Esta funcin tambin la puede realizar marcando el documento y
arrastrndolo con el Mouse (Clic sostenido) soltndolo en la canasta de compras.
El botn

le permite refrescar, traer o cambiar el documento seleccionado.

El botn
le permite buscar un nmero especfico de documento en la ventana
de resumen de documento activo.
Los botones
y
le permiten cambiar la disposicin o presentacin de la
informacin en la ventana.
Cuando el Usuario selecciona una Peticin de Oferta como documento referencia,
la informacin del pedido se puede catalogar como completa, es decir toda la
informacin que el sistema necesita en el pedido la hereda de la peticin de

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Oferta: precios, materiales, proveedor, grupo de compras, etc. Solo es necesario


copiar el objeto del contrato en la pestaa de textos ubicada en la cabecera,
como sigue:

Verifique que la fecha de entrega


ubicada en el resumen de posicin
sea la que el proveedor estim para el suministro de los materiales.
Al oprimir el botn de

verificacin el sistema le indicara que el documento esta

listo para ser grabado


e inmediatamente le emite un mensaje de confirmacin
donde le muestra el numero que le fue asignado.
Cuando el Usuario selecciona una Solicitud de Pedido como documento
referencia, el sistema le pide que complete la informacin del Pedido en lo

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

relacionado el Proveedor y los precios de los materiales y servicios (recuerde que


debe invertir, es decir en la cantidad el valor sin IVA y en el precio $1), adems de
copiar el objeto del contrato en la pestaa de textos ubicada en la cabecera,
como sigue:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Cuando se est elaborando un pedido de Servicios, a partir del 2005 el sistema le


obliga a digitar el campo de indicador de IVA ubicado en la pestaa de Factura
en el detalle de posicin.

El indicador de IVA se selecciona de las siguientes alternativas:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Verifique que la fecha de entrega


ubicada en el resumen de posicin
sea la que el proveedor estim para el suministro de los materiales.
Se digitan los precios y se define el proveedor y al oprimir el botn de
verificacin el sistema le indicara que el documento esta listo para ser grabado
e inmediatamente le emite un mensaje de confirmacin donde le muestra el
numero que le fue asignado.
4.9 Creacin de Documentos anexos al Pedido
Con el fin de proporcionar una informacin ms clara y completa del proceso de
contratacin, se hace necesario introducir en el sistema informacin adicional que
explique claramente todo los elementos que le dieron origen al contrato, acta de
adjudicacin, el Contrato, estudios de adjudicacin etc.
En el Pedido el sistema tiene una funcionalidad que esta ubicada en la fila tres
Servicios para objeto del cuadro de dialogo y se identifica as:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Esta funcionalidad le permite insertarle al documento cualquier tipo de archivo


adjunto (versiones de Office Word, Excel o Power Point) que contenga informacin
relacionada con el proceso.
Al oprimir el botn el sistema le propone un men donde aparece la opcin de
Crear un archivo como documento adjunto as:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Al seleccionar Crear anexo el sistema lo leva a un cuadro donde le permite


encontrar el archivo que quiere insertar al documento, bien sea del disco duro del
equipo o de un CD o Diskette externo.

Una vez encontrado y seleccionado el archivo el usuario deber oprimir el botn


para adjuntar el archivo a la Solicitud de Pedido.
Para visualizar los documentos adjuntos a una Solicitud de Pedido se debe oprimir
el botn

y el sistema le propone el men del que deber escoger la opcin


y el sistema le presentar un cuadro donde le

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

muestra todos los archivos que estn vinculados al documento. Solo basta con
dar un doble Clic al archivo que quiere visualizar y el sistema lo lleva
inmediatamente a l.

El Usuario podr adjuntar tantos archivos como crea conveniente para sustentar o
complementar el proceso.
Una vez este terminada la solicitud de pedido se debe diligenciar el modulo de
procesos de contratacion, transaccin ZMM_LIC, etapa contractual, para que sta
pueda ser liberada. Manual de Procesos de Contratacin.doc

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

4.10

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Modificacin de Pedido

Transaccin: ME22N
Ruta
men:

va Logstica Gestin de materiales Compras Pedido


Modificar

Al acceder a la transaccin el sistema lo ubicar en el ltimo Pedido tratado por el


usuario, luego se debe tener especial precaucin para no modificar un documento
errado.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Se puede observar que la fila tres indica que el usuario esta en la transaccin de
modificar Pedido.

El siguiente paso es posicionarse en el documento que quiere modificar, en el


caso de que el nmero no coincida con el que el sistema tiene propuesto. Para
cambiar de documento se deber oprimir el botn
e inmediatamente el
sistema le muestra un cuadro donde le propone que digite el numero del
documento que se va a modificar

Una vez digitado se debe finalizar con


o simplemente dar un intro y
el sistema lo llevar al documento seleccionado. Una vez all, el sistema solo le
permitir modificar los campos que no se encuentran sombreados. Para terminar
las modificaciones simplemente se debe digitar el botn de grabar
le guardar los cambios realizados.
4.11

y el sistema

Contrato Marco para Uniones Temporales

Para crear el Contrato Marco relacionado con Uniones Temporales es necesario


antes de todo, inscribir en el maestro de Proveedores a la Unin Temporal. El
Usuario responsable de esta inscripcin le asignar un cdigo consecutivo creado
especialmente para este tipo de Proveedores y adems deber digitar la
informacin bsica de los Miembros de la Unin en la funcin de interlocucin.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Transaccin: ME31K
Ruta
men:

va Logstica Gestin de materiales Compras Contrato


Marco Pedido Abierto Crear

Al acceder a esta transaccin el sistema le presenta el siguiente cuadro:

El Usuario deber llenar los siguientes campos obligatorios:


Digitar el cdigo asignado a la Unin Temporal.
Seleccionar ZMYS del men siguiente:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Estos campos se toman de la Solicitud de Pedido.


Una vez diligenciados estos campos de debe seleccionar la Solicitud de Pedido
que servir como referencia para elaborar este contrato marco. Par elle se deber
activar el botn

ubicado en la fila cuatro:

Al activar este botn el sistema le presenta un cuadro donde se debe digitar el


nmero de la Solicitud de Pedido que servir como referencia:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Al ingresar esta informacin el sistema le crea un cuadro donde se crean los datos
de cabecera del contrato marco:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

El Usuario deber llenar los siguientes campos:


Digitar la fecha de vencimiento del contrato.
El valor del contrato, incluidos los impuestos.
Al llenar estos campos obligatorios el sistema lo lleva a la Solicitud de Pedido para
que el Usuario seleccione la(s) posicin(es) as:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.

Release: 4.7

La

marcacin

se

realiza

haciendo

un

Clic

al

inicio

de

la

y posteriormente la toma con el botn


ubicado en la fila cuatro.
El sistema muestra la informacin resumida en el documento siguiente:

posicin

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Finaliza con el botn de grabar

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

y el sistema le asigna un nmero consecutivo.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

4.12

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Liberacin de Pedido

Transaccin: ME29N individual, ME28 colectiva


Ruta
men:

va Logstica Gestin de materiales Compras Pedido


Liberar Individual o colectiva

Las liberaciones las deben realizar los responsables asignados en el proceso,


para los Pedidos de Funcionamiento son el Secretario de Despacho respectivo El
Analista Presupuestal y el Grupo de compras; Para los Pedidos de Inversin son
la Unidad de Contadura, El Secretario de Despacho, el Analista Presupuestal y el
Grupo de Compras conservando el orden asignado. Estos permisos estn
controlados por autorizaciones previamente asignadas, lo que significa que solo
los responsables podrn ejecutar esas transacciones.
Liberacin Individual ME29N
Esta funcionalidad se hace directamente en el documento en la pestaa de
estrategia de liberacin ubicada en la cabecera del documento. Al acceder a la
transaccin el sistema lo lleva directamente al ltimo documento tratado por el
Usuario. Recuerde tener la precaucin de posicionarse en el documento que
desea liberar.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

El Usuario autorizado para liberar, una vez revisado el contenido del documento
procede a activar el botn
ubicado en la pestaa de Estrategias de

Liberacin. El sistema le presenta


que le indica que
la primera liberacin fue realizada satisfactoriamente, y que el documento puede
ser liberado por la siguiente instancia. Los Usuarios responsables de la dems
instancias debern repetir este procedimiento para que el documento quede listo
para el siguiente paso del proceso.
Si

el

sistema

le

emite

un

aviso

de

rechazo

que

dice

, significa que no puede

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

liberar el documento hasta que el Funcionario responsable del proceso actualice


los datos de la contratacin en el modulo de procesos de contratacin.
Liberacin Colectiva ME28
Esta opcin de liberacin le permite al usuario autorizado visualizar todos los
documentos que estn pendientes por liberar. Al acceder a la transaccin el
sistema le muestra el siguiente cuadro de dialogo:

Este cuadro le permitir tamizar los documentos pendientes por liberar segn el
perfil definido, es decir cada Secretario de Despacho liberar los documentos
inherentes a su Secretara, definida por un cdigo llamado grupo de compras.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.

Release: 4.7

Lo

primero

es

definir

el

cdigo

de

liberacin

efectuar

. El sistema los tiene clasificados en orden de


prelacin as:

Una vez seleccionado el cdigo de liberacin, se procede a definir el grupo de


compras respectivo
corresponde de un listado propuesto por el sistema:

Definidas

las

dos

seleccionando el que le

variables
se deber activar el botn

y
ejecutar. El

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

sistema le mostrar los documentos que estn pendientes por liberar segn el
perfil descrito as:

Para revisar el documento que desea liberar basta con dar un Clic al nmero del
documento y el sistema lo llevar inmediatamente al l

Una vez realizado el proceso de verificacin, la liberacin se hace de la siguiente


manera: posicione el cursor en el nmero del documento a liberar, haga Clic
derecho al Mouse y el sistema le desplegar un men del que deber escoger la
opcin

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Al dar un Clic en la opcin indicada el sistema le confirma la liberacin de la


siguiente manera:

Lo que significa que la liberacin se realiz satisfactoriamente. El usuario podr


continuar liberando los dems documentos que tenga pendientes y una vez que
termine es necesario que termine el proceso con el botn
grabar para que el
sistema guarde los documentos grabados, a lo que le presentar el siguiente
cuadro

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Los dems usuarios responsables de liberar el documento realizaran este


procedimiento escogiendo el cdigo de liberacin asignado.
4.13

Entrada de Mercanca para bienes y servicios

Transaccin: MIGO
Ruta
men:

va Logstica Gestin de materiales Gestin de Stocks


Movimiento de Mercancas MIGO.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Esta funcionalidad le permite al Usuario hacer la entrada de mercanca parcial o


total del contrato, una vez estn liberadas todas las instancias del Pedido. Esta
relacionada con los recibos a entera satisfaccin que generan los interventores de
los contratos. En este momento del proceso se inicia la Contabilizacin de los
materiales o servicios.
Al ingresar con la transaccin
presenta el siguiente cuadro:

El campo

el sistema le

le ofrece al Usuario un men del que solo se tienen

parametrizadas cuatro alternativas:


y
.

Para hacer la entrada de las mercancas al sistema el usuario deber escoger la


alternativa

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

. El sistema directamente le solicita que digite en el campo


correspondiente el numero del Pedido correspondiente
.

Al digitar el nmero del Pedido el sistema le trae los materiales que hacen parte
del Contrato.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

En el campo
el Usuario deber hacer referencia expresa
de la factura que acompaa la respectiva entrega. No se deben recibir mercancas
que no estn debidamente facturadas.
Posteriormente se le debe definir al sistema las entradas respectivas: si se
recibieron todas las unidades del material basta con hacer un Clic al campo
. Si la entrega es parcial, adems del Clic en el campo
se
debern digitar las unidades recibidas en el campo respectivo
, para ingresar la descripcin de los materiales o servicios que se reciben se hace
clic en el botn
, se abre la siguiente pantalla y el campo texto se
digita el nombre del material o servicio, tambin se puede copiar de la pantalla
anterior txt breve mat.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Una vez digitada la informacin el Usuario verificara esta operacin activando el


botn

, el sistema le emitir un mensaje de confirmacin y a continuacin

se deber grabar el documento


. En el momento de grabar el sistema le
asignar un nmero consecutivo y le imprimir automticamente el documento en
la impresora que se tenga como predeterminada en su equipo de cmputo.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Este documento llamado


deber ser firmado por el Interventor del contrato y posteriormente se entregar
junto con la factura en la taquilla nica de recepcin de facturas en la Unidad de
Contadura de la Secretara de Hacienda.
Anulacin de la Entrada de Mercanca
Para anular el documento de entrada de mercancas o recibo a satisfaccin se
deber activar la transaccin
men la opcin

y escoger en el

. El sistema le solicitar que digite en el campo

correspondiente
el numero de documento que desea anular. Al digitarlo
el sistema le traer el documento, indicando que nicamente se puede confirmar
la anulacin de toda la cantidad recibida por posicin

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

La anulacin solo se hace efectiva cuando el Usuario le da un Clic al campo

inmediatamente aparece un Chulito


, repitiendo este mismo procedimiento en
todas las posiciones del documento para que sea anulado totalmente.
Posteriormente se finaliza con grabar
y el sistema le emite un mensaje donde
le asigna un nmero al documento anulado.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

En el evento que el sistema no le imprima automticamente el recibo a


satisfaccin, se debe realizar el siguiente procedimiento:
Transaccin: MB02
Ruta
men:

va
Digitar en la caja de comandos

El sistema le pide que digite el nmero del documento de contabilidad


correspondiente
cuadro:

, al hacerlo le presenta el siguiente

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

El paso siguiente es hacer un doble Clic en cualquier parte de los textos negros
,

mostrando

la

pantalla:

Debido a que la impresin de documentos en SAP son mensajes, se debe activar


el botn

e inmediatamente se presenta el siguiente cuadro:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Si el documento ya se ha impreso con anterioridad aparece la lnea:


, que significa
que el mensaje de impresin ya esta creado, si desea imprimirlo nuevamente
deber marcar la lnea y activar el botn de repetir mensaje:

Al hacerlo el sistema le crea una nueva fila as:

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

estatus del mensaje de

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

, para cambiar el
hay que definir la impresora que realizara la

funcin activando el botn


cuadro:

el sistema le presenta el siguiente

El usuario deber llenar los siguientes campos:


Con la palabra IMPR que para el
sistema es la sigla de impresora default que significa que la operacin la
ejecutar en la impresora predeterminada de su computador.
Activar el flan de dar salida inmediatamente
En el men de portada SAP seleccionar

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Quedando el cuadro as:

Posteriormente se devuelve con la flecha verde


,

seleccionando

y se activa el botn de
del
la opcin 4.

men

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Quedando el cuadro as:

Posteriormente se devuelve con la flecha verde

y se finaliza la operacin con

. El sistema imprime el documento llamado Recibo a satisfaccin que deber


ser firmado por el interventor y junto con la factura del proveedor entregado en la
taquilla nica de recepcin de facturas en la Unidad de Contadura.
Si el documento no se ha impreso nunca el usuario deber crear el mensaje de la
siguiente manera:
Definir la clase de mensaje en la columna indicada
, abriendo el cdigo de
seleccin el sistema le presenta un men del que se selecciona la alternativa
.

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones


Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de


Logistica Organizacional.

Definida la clase de mensaje el usuario deber llenar el campo de idioma con las
iniciales ES que significan espaol.

Posteriormente deber definir los


descrito anteriormente.

y los

proceso