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NIVEL

CONSTRUCTORA Y
CONSULTORA
MENDOZA

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL


DE LA DOCUMENTACIN

CODIGO

CORPORATIVO
NIVEL

P-SGC-01

_0

REVISION

TIPO DE DOCUMENTO

CONTROLADO
NO CONTROLADO

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PAGINA
EMISION

OCT.2013

CONTROL DE LAS REVISIONES


REV.

FECHA

OCT- 2013

DESCRIPCION
Sistema de Gestin de Calidad, Modelo de la Norma segn ISO 9001 - 2008

PREPARADO POR:

APROBADO POR:

REVISADO POR:

NOMBRE:

NOMBRE:

NOMBRE:

CARGO:

CARGO:

CARGO:

FIRMA:

FIRMA:

FIRMA:

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1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. RESPONSABILIDADES
5. NORMAS
6. PROCEDIMIENTO

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1. OBJETIVO :
Establecer un procedimiento que describa los pasos requeridos para el control de los Documentos
provenientes del cliente y los generados internamente. (Medios de identificacin, codificacin,
elaboracin, distribucin, revisin, cambios, modificaciones, archivo, almacenamiento, recuperacin, y
disposicin).
2. ALCANCE :
Este procedimiento se aplica a toda la Documentacin recibida y/o emitida por la Empresa y a todas
aquellas reas o secciones dentro de la empresa donde la documentacin sea requerida, para asegurar
la calidad de fabricacin, instalacin, prueba y suministro: constituyendo una evidencia objetiva de la
calidad de cada una de las actividades realizadas por la empresa.
Los siguientes son ejemplos de documentos que requieren control:

Manual de la Calidad

Plan de la calidad (Programa)

Procedimientos de la Calidad

Registros de la calidad

Planos

Especificaciones

Copias heliogrficas

Instrucciones de Inspeccin

Instrucciones de trabajo

Hojas de Operaciones

Certificados de Calidad

Documentos del Contrato

Documentos Tcnicos

Documentos de Compras

Expedientes de Fabricacin (Dossier)

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3. DEFINICIONES
1.

MANUAL DE LA CALIDAD: este proveer una descripcin adecuada del sistema de gestin de calidad
de acuerdo a las Norma ISO 9001 2008, aplicado a la empresa.

2.

PLAN DE LA CALIDAD: este proveer una descripcin adecuada del sistema de gestin de calidad de
acuerdo a las Norma ISO 9001 2008, aplicado a un proyecto de la empresa.

3.

PROCEDIMIENTO DE GESTION DE LA CALIDAD: estos son procedimientos escritos cuya ausencia


afecta adversamente la calidad del servicio. Define cmo deben ser conducidas las actividades de la
organizacin en la presentacin del servicio. Estas deben ser planificadas por el personal responsable
de su publicacin, por aquellos que lo implanten y por aquellos que estarn relacionados con su
operacin.

4.

REGISTROS DE LA CALIDAD: estos proveen informacin sobre:


El grado del logro de los objetivos de la calidad
La satisfaccin o insatisfaccin del cliente con la calidad de servicio.
Los resultados del sistema de gestin de la calidad para la revisin y mejora del servicio.
El anlisis para identificar la tendencia de la calidad.
Acciones correctivas y su efectividad
El desempeo apropiado de proveedores
Las destrezas y adiestramiento de personal

5.
6.
7.
8.
9.

SISTEMA DE GESTION LA CALIDAD: estructura de la organizacin, procedimientos, procesos y


recursos necesarios para llevar a cabo la gestin de la calidad.
REVISION: evaluacin total de los aspectos de un documento para determinar su vigencia.
INSTRUCCIONES DE TRABAJO: documento preparado para suministrar una informacin detallada de
los pasos para la realizacin de un trabajo puntual en el proceso de produccin.
NORMA: Regla para la ejecucin de un proceso.
DIAGRAMA DE FLUJO: representacin grfica que muestra en forma secuencial y esquemtica todos
los pasos de una actividad.

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10. ARCHIVO ACTIVO: se refiere a los archivos de informacin que se generan diariamente y el tiempo de
retencin de documentos en vigencia.
11. ESQUEMA DE PROCESOS: Representacin grfica de la interaccin de los procesos del sistema de
gestin de la calidad.
12. ARCHIVO MUERTO: se refiere a los archivos que son retenidos por un tiempo prudencial despus de
culminar su vigencia.

4. RESPONSABILIDADES :
4.1. El Coordinador QA/QC es el responsable por:

Centralizar toda la documentacin recibida y emitida por la empresa (Ningn otro departamento
interno est autorizado para recibir o emitir documentos directamente, sin el Control del Gerente
del Proyecto).

Implantar un sistema de control de la documentacin para coordinar, recibir, registrar, emitir,


distribuir, archivar toda la documentacin recibida del cliente y la que se genere durante el
proyecto.

4.2. Los jefes de reas o secciones son los responsables en sus reas especficas del control interno de la
documentacin, utilizando este procedimiento, poniendo especial nfasis en utilizar siempre la ltima
emisin de los documentos.
4.3. El coordinador de QA/QC es responsable de la evaluacin y seguimiento de este procedimiento y de
medir su efectividad.

5. NORMAS :
5.1. Cada rea debe tener los procedimientos de sus actividades, siendo autnoma en la emisin de los
documentos que requiera para el ejercicio de sus funciones; adems de velar por el cumplimiento y
actualizacin de sus procedimientos, siendo sta la responsabilidad del encargado de cada rea.
5.2. Todo procedimiento debe ser revisado por lo menos una (1) vez al ao o cuando los usuarios lo
consideren conveniente para el mejoramiento del Sistema de Gestin de la Calidad.(Ver Seccin 7).
5.3. Los procedimientos deben ser escritos de la manera mas clara, sencilla y explcita posible para evitar
diferentes interpretaciones del mismo. Cuando tenga que utilizar un vocabulario tcnico, deber definir
su significado en la seccin de definiciones.
5.4. Todo procedimiento, instruccin escrita y/o formato, debe ser codificado; segn Seccin 6 de este
procedimiento.

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5.5. Los procedimientos, debern transcribirse en software Word bajo Windows en cualquiera de sus
versiones, letra Arial, tamao 10 pts, en hoja tamao Carta y se deben mantener en carpeta de 3 anillos
para facilitar su manipulacin.
5.6. Para tener validez, todo procedimiento deber ser firmado por la persona que lo elabora, quien lo revisa
y quien lo aprueba, que en todo caso debe ser el Responsable de cada Departamento.
5.7. Los formatos generados por un procedimiento, pueden ir acompaados por un instructivo de llenado si
as lo considera conveniente el emisor para facilitar su comprensin
5.9. Toda la Documentacin dirigida a la empresa por clientes, subcontratistas y proveedores, instituciones y
particulares, ser recibida y registrada por el jefe del Departamento al cual sea dirigida dicha
documentacin.
5.10.Toda la documentacin preparada por la empresa ser previamente revisada, aprobada y registrada por
el responsable de cada Departamento al cual pertenece la documentacin.
5.11.La documentacin debe ser adecuada, legible, fechada (incluyendo las fechas de revisin y validacin),
limpia, fcilmente identificable y mantenida de manera ordenada, los datos pueden tenerse en formatos
o almacenados en la memoria de un computador.
5.12.La distribucin de documentos, previo registro de los mismos, ser controlada por el responsable del
departamento al cual pertenece la documentacin.
5.13.Los jefes de reas o secciones una vez recibida la documentacin, procedern a su chequeo y anlisis,
identificado el nmero de la revisin y su posible impacto con los requerimientos acordados.
5.14.Los jefes de reas o secciones responsables de preparar la documentacin de su sector deben
asegurarse que stos estn disponibles en todas las reas o secciones donde sean esenciales.
5.15.Los jefes de reas o secciones deben mantener un registro actualizado (lista de control) de todos los
documentos emitidos y recibidos, esto evitar el uso inadvertido de documentos obsoletos.
5.16.Los cambios o modificaciones de los documentos deben ser revisados y aprobados por las mismas
rea o secciones de la organizacin que los revis y apoy inicialmente.
5.17.Las reas o secciones designadas tendrn acceso a toda la informacin bsica que se considere
necesaria para tomar una decisin adecuada sobre la revisin y aprobacin de documentos. Cuando
sea posible la naturaleza del cambio debe incluirse en el documento o en los anexos correspondientes.

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6. PROCEDIMIENTOS :
REVISIONES
1. Las revisiones deben ser registradas en la Carta de Presentacin.
2. Es responsabilidad del departamento de Control de Calidad la designacin para revisin peridica
de los documentos.
CODIFICACION
Los procedimientos deben ser codificados de la siguiente manera:
1. En caso de procedimientos, el cdigo se asigna de la siguiente manera:

R NNN -nn

Numero correlativo del


procedimiento
Iniciales del Dpto., rea o disciplina

Inicial de identificacin del


Documento

EJEMPLO : PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LA DOCUMENTACION ---- P-SGC-01

2. En caso de registros de la calidad, el cdigo se asigna de la siguiente manera:

X = XXX- NNN
NUMERO ASIGNADO AL
REGISTRO
INICIALES DEL DPTO., AREA
O DISCIPLINA
INICIAL DE FORMATO O
INSTRUCCION

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EJEMPLO : CONTROL E INSPECCION DE VACIADO --- F = CIV-003

3. Los cdigos asignados deben ser nicos e intransferibles.


4. Todos los formatos deben estar identificados en la esquina superior derecha, con el cdigo asignado, el nivel
de revisin y fecha de la ltima revisin del formato.
DPTO., AREA O DISCIPLINA
GESTION DE CALIDAD
CIVIL
MECANICA
ELECTRICIDAD
INSTRUMENTACION
ELECTRICIDAD E INSTRUMENTACION
COMPRAS
LOGISTICA

INICIALES
SGC
CIV
MEC
ELE
INS
E&I
COM
LOG

5. PASOS A SEGUIR PARA LA ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS


1. Todo procedimiento debe constar de :
1.1.

PAG. (Pgina) : en la parte superior derecha se indica el nmero de pgina y el total de pginas que
conforman el procedimiento.
Ejemplo : Pginas 1/8, corresponde a la pgina # 1 de un total de 8.

1.2.

TITULO : indicar el nombre asignado al procedimiento.

1.3.

CODIGO : inidicar cdigo asignado al procedimiento (ver CODIFICACION en esta seccin)

1.4.

REVISION: colocar los siguientes aspectos (ver REVISION en sta seccin).


Emisin: fecha en que se emite el procedimiento.
ltima revisin: fecha de ltima revisin del procedimiento
Nivel Actual: Nivel de revisin

1.5.

TIPO DE DOCUMENTO: seleccionar si el documento es o no controlado, para colocar el sello


correspondiente.

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1.6.

REGISTROS ASOCIADOS: listar nombre y cdigo de los registros (formatos, instruccin, instructivos,
etc.) a los que se hace referencia o son generados en el procedimiento.

1.7.

ELABORADO POR: colocar nombre, cargo y firma de la persona que elabora el procedimiento.

1.8.

REVISADO POR: colocar nombre, cargo y firma de la persona que verifica el procedimiento.

1.9.

APROBADO POR: colocar nombre, cargo y firma de la persona que aprueba el procedimiento.

1.10.

OBJETIVO : redactar en forma clara, sencilla y concisa el propsito del procedimiento

1.11.

ALCANCE: indicar reas afectadas, es decir, describir lmites de aplicacin del procedimiento.

1.12.

DEFINICIONES: definir los trminos tcnicos o especficos del rea, que sean requeridos para la
comprensin del procedimiento de que aplique.

1.13.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: listar los pasos a seguir para llevar a cabo una actividad.

1.14.

PERSONAL INVOLUCRADO: en el caso de aplicarse a una actividad de campo (construccin) se refiere


al personal que debe estar presente a la hora de realizarse la actividad.

1.15.

MEDIDAS PREVENTIVAS: medidas de seguridad que se deben tomar antes de la actividad.

1.16.

PLAN DE EMERGENCIA Y/O CONTINGENCIA. Se refiere a los primeros auxilios y el movimiento del
personal involucrado en la actividad, en caso de ocurrir algn accidente.