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Gestin de

Academia

Manual del usuario

Indice de contenidos

INDICE DE CONTENIDOS
Parte I - Introduccin
Parte II - Mantenimiento
2.1. Alumnos

10

2.1.1. Ficha de alumno

11

2.1.2. Borrando alumnos

24

2.2. Interesados
2.2.1. Ficha de interesado
2.3. Cursos
2.3.1. Ficha de curso

24
26
27
28

2.3.1.1. Horarios/Temarios

28

2.3.1.2. Matrculas

28

2.3.1.3. Control de faltas

28

2.3.1.4. Reserva de plazas

28

2.3.1.5. Recibos

28

2.4. Horarios

39

2.4.1. El planificador visual

39

2.4.2. El planificador de datos

40

2.4.3. Aadir un horario

41

2.4.4. Aadir un rango horario

43

2.4.5. Modificar un horario

46

2.4.6. Eliminar un horario

47

2.5. Aulas
2.5.1. Ficha de aula
2.6. Profesores
2.6.1. Ficha de profesor
2.7. Materias

47
48
49
50
56

2.7.1. Ficha de materia

58

2.8. Tipos de formacin

59

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2.8.1. Ficha de tipo de formacin


2.9. Bancos

60
61

2.9.1. Ficha de banco

62

2.10. Formas de pago

63

2.10.1. Ficha de forma de pago


2.11. Familias de gastos
2.11.1. Ficha de familia de gastos
2.12. Tutores
2.12.1. Ficha de tutor
2.13. Usuarios
2.13.1. Ficha de usuario

64
64
65
66
66
67
69

Parte III - Matrculas


3.1. Listado de matrculas

75

3.1.1. Ficha de matrcula

76

3.2. Emitir diplomas

83

3.3. Actualizar importes

84

Parte IV - Reservas de plaza


4.1. Ficha reserva de plaza

89

Parte V - Recibos
5.1. Cobro de recibos

92

5.2. Generar recibos

95

5.3. Listado de recibos

98

5.3.1. Ficha de recibo

99

5.4. La ficha de recibos

101

5.5. Impresin de recibos

103

5.6. Generar recibos N19

104

5.7. Otros ingresos

106

5.8. Gastos

107

Indice de contenidos

Parte VI - Facturacin
6.1. Facturas
6.1.1. Ficha de factura

111
112

6.2. Facturar recibos

114

6.3. Presupuestos

115

6.4. Artculos

115

6.4.1. Ficha de artculo


6.5. Empresas
6.5.1. Ficha de empresa
6.6. CNAE
6.7. Sectores
6.7.1. Ficha de sector

117
118
118
119
120
121

6.8. Tipos de IVA

121

6.9. Cartas de pago

121

Parte VII - Listados


7.1. Listado de alumnos

126

7.2. Listado de cursos

128

7.3. Listado de matrculas

129

7.4. Listado de recibos

130

7.5. Listado de abonos

131

7.6. Caja

133

7.7. Etiquetas y correspondencia

134

Parte VII - Utilidades


8.1. Cambiar de usuario

138

8.2. Calendario laboral

138

8.3. Copia de seguridad

139

8.4. Configuracin

141

Parte IX - La agenda

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9.1. El planificador

151

Parte X - Listados estndar


10.1. Filtro rpido

157

10.2. Criterio de ordenacin

158

10.3. Filtro avanzado

160

10.4. Rejilla de datos

161

10.5. Configurar campos

162

10.6. Configurar columnas

162

10.7. Restaurar valores predeterminados

163

10.8. Botones de accin

163

10.9. Barra de navegacin

165

10.10. Filtro de fechas

165

PARTE I
Introduccin

Parte I - Introduccin

PARTE

I
Introduccin
Enhorabuena por la adquisicin del programa 'Gestin de Academia
Argos-Galaica'. Tiene en sus manos un programa de gran potencia y
eficiencia total que le permitir controlar todo lo referente a la facturacin
y cursos de su negocio.
Nuestro principal objetivo es ofrecerle un programa eficiente que le
permita acceder de forma progresiva a todas las opciones que contiene.
Para ello nos mantenemos en contacto directo con aquellos clientes que
as lo desean de forma que podamos atender sus sugerencias y, de esta
forma, mejorar con el tiempo las prestaciones del software que tiene en
sus manos.
Nota: Cuando se encuentre con este signo es porque queremos
remarcar alguna caracterstica del programa que puede influir en otras
secciones o ser de especial inters.
Ejemplo: En ocasiones encontrar ejemplos prcticos para facilitar
el entendimiento del programa.
Atencin: Este smbolo representa algo que puede afectar
seriamente al funcionamiento del programa. Lase siempre estos
prrafos para evitar males mayores.
Recuerde adems que el propio programa tiene una serie de videos
multimedia explicativos sobre las tareas ms comunes, en la seccin
Ayuda > Videos.
Gracias por su confianza y esperamos que esta gua le sea de gran
ayuda. De cualquier modo recuerde que en nuestra web puede
encontrar ms informacin sobre el mismo, as como un foro de
preguntas frecuentes.

Gestin de Academia

http://www.argos-galaica.com
email: info@argos-galaica.com

PARTE II
Mantenimiento

Gestin de Academia

PARTE

II
Mantenimiento
En el men mantenimiento se engloban los principales datos con los
que trabajar el programa de Academia, desde los alumnos hasta las
formas de pago.

2.1. Alumnos
El listado de alumnos, al que se puede acceder desde el men principal
en Mantenimiento > Alumnos, tiene el siguiente aspecto:

Se trata de un listado estandar, por lo que su funcionamiento bsico


puede verse en el captulo listados estandar.

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Parte II - Mantenimiento

2.1.1. Ficha de alumno

La ficha de cliente contiene todos los datos relativos a los alumnos que
acuden a los cursos.
Para poder almacenar todos los datos de forma organizada hemos
dividido la informacin en varias solapas:
Datos personales

Los datos bsicos comprenden los siguientes campos:


Cdigo. El cdigo de alumno es de tipo numrico y lo cubre de
forma consecutiva el programa..
Apellidos. Apellidos del alumno.
Nombre. Nombre del alumno.
Domicilio. Direccin habitual del alumno.
Localidad. Localidad del alumno.

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Provincia. Provincia del alumno.


C.P. Cdigo postal del alumno.
DNI. Documento nacional de identidad del alumno. La letra la
calcula automticamente el programa para verificar la correcta
introduccin del mismo.
F. Nacimiento. Fecha de nacimiento del alumno. La edad la calcula
automticamente el programa a partir de esta fecha, mantenindola
siempre al da.
Telfono 1. Telfono fijo del domicilio del alumno.
Telfono 2. Segundo telfono fijo de contacto del alumno (trabajo,
residencia de los padres, etc...).
Mvil. Telfono mvil del alumno.
Fax. Fax del alumno.
Direccin de correo electrnico. Direccin de email del alumno.
Pgina web. Pgina web del alumno, si la tuviese.
Tutor. Tutor legal del alumno, en caso de ser necesario. Podemos
dar de alta a los tutores en la seccin correspondiente
(Mantenimiento > Tutores). Si damos de alta un tutor con su cuenta
bancaria de forma automtica se nos preguntar si queremos
utilizar los datos de dicho tutor para los datos bancarios de este
alumno (vase la siguiente solapa).
Estudios. ltimos estudios cursados por el alumno.
Como nos ha conocido. Informacin adicional para saber como ha
llegado este alumno hasta la academia.
Fecha de ingreso. Fecha en la que se di de alta este alumno. El
programa cubre de forma automtica este dato ponindole la fecha
actual, aunque puede modificarse posteriormente. Podemos editar
la fecha de forma manual o utilizando el calendario interactivo
pulsando el botn correspondiente.
Notas. Notas de uso interno sobre el alumno.
Fotografa. En la esquina superior derecha tenemos un espacio
reservado para la fotografa del alumno. Para aadir una imagen
basta con pulsar el botn abrir
y seleccionar cualquier fichero de
formato .jpg o .bmp del windows. Las fotografas se guardan en la
propia base de datos, con el resto de los datos. El formato escogido
(apaisado horizontal) coincide con el habitual de una webcam. Hay
que tener en cuenta que las fotos, si no se comprimen bien, pueden
hacer crecer de forma desmesurad la base de datos.
Tarjeta SS. Para academias que trabajen habitualmente con cursos
empresariales puede ser interesante tener los datos de afiliacin la

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Parte II - Mantenimiento

Seguridad Social de los alumnos.


Sector laboral. Nuevamente es una opcin pensada para las
academias que tengan cursos empresariales, de forma que puedan
contar con un filtro para mostrar a los alumnos que entran dentro de
un determinado sector laboral.
Grupo de cotizacin. Al igual que los dos campos anteriores aqu
reflejaremos el grupo de cotizacin como un sistema ms para filtrar
alumnos por su filiacin laboral.
Datos de pago
Los datos bancarios nos permitirn establecer la informacin necesaria
para generar los recibos que deban domiciliarse.

En la parte superior tenemos el tipo de forma de pago escogida. Por


defecto el programa establecer la opcin contado para todos los
alumnos, pero podemos seleccionar cualquier otra que hayamos dado
de alta en la seccin correspondiente (Mantenimiento >
Formas de Pago).
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Si pulsamos sobre la opcin domiciliacin bancaria se activar el


recuadro de la zona inferior para que podamos establecer los datos
bancarios:
Entidad, oficina. Debemos introducir los dgitos de la entidad y
oficina de la sucursal donde se domiciliar el recibo. Si la entidad ha
sido dada de alta en la seccin bancos los datos informativos sobre
el banco (nombre de la sucursal, direccin, etc) se cubrirn de
forma automtica. Si no sabemos los dgitos de entidad y oficina
pero el banco ha sido dado de alta en el listado de bancos
podemos pulsar el botn de la lupa
para buscar el banco
correspondiente y copiar todos sus datos.
DC. Dgito de control de la cuenta bancaria.
Cuenta. Nmero de la cuenta bancaria.
Titular de la cuenta. Persona a nombre de la cual se encuentra
dada de alta la cuenta bancaria.
Datos bancarios. Datos de identificacin de la entidad (nombre,
direccin, cp, etc). Son meramente informativos.
Atencin: En el caso de que nos equivoquemos al transcribir el
nmero de cuenta bancaria el dgito de control (DC) nos aparecer
con fondo rojo, tal y como se muestra en la pantalla de ejemplo. Solo
cuando la cuenta de banco est completa y no tenga errores el dgito
de control se ver con fondo blanco, como el resto de las casillas.
Matrculas
En esta solapa podemos ver las matrculas del alumno en los distintos
cursos. Aunque las matrculas se pueden gestionar tambin en la
seccin listado de matrculas con esta opcin podemos ver de forma
sencilla todos los cursos en los que se encuentra matriculado este
alumno en concreto, los recibos que tiene en cada curso e incluso
cobrar los propios recibos.

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Parte II - Mantenimiento

En este listado veremos:


N. Nmero de la matrcula.
F. Alta. Fecha en la que se matricul el alumno en dicho curso.
Curso. Curso en el cual se ha dado de alta el alumno.
Importe matrcula. Importe de la matrcula del curso, si lo hubiese.
Importe recibo. Importe del recibo mensual del curso.
Descuento. Descuento aplicado a este alumno para esta matrcula,
si lo hubiese.
F. Baja. Fecha de baja de la matrcula.

El listado se puede ordenar por fecha o curso, pulsando en la opcin


correspondiente de la zona izquierda.
Tambin podemos aadir
, editar
o eliminar
cualquier
matrcula que tengamos seleccionada en el momento desde la propia
ficha del alumno. Si aadimos un matrcula desde esta ficha los datos
del alumno aparecern cubiertos y no podrn modificarse (vase la

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opcin de matrculas para ms informacin).


En la zona inferior de la pantalla vemos el listado de recibos emitidos
para la matrcula seleccionada. Es decir: cada vez que arriba
escojamos una matrcula abajo se nos listarn los recibos que se han
emitido de esa misma matrcula. La generacin de recibos suele ser un
proceso automtico que se reliza al principio de cada mes (vase la
seccin del manual correspondiente a Recibos : Generar Recibos). Sin
embargo contamos con un botn de Generar en esta misma pantalla
por si queremos crear un recibo en el momento de matriculacin del
alumno o aadir un recibo a la matrcula aparte del que normalmente se
genera cada ms. Para ello simplemente pulsamos sobre el botn
Generar y se abrir la ficha del recibo con los datos del alumno y
matrcula cubiertos. Bastar con completar el concepto y modificar el
importe en caso necesario para tener listo el recibo.
Desde esta pantalla tambin podemos modificar o eliminar cualquier
recibo ya emitido, simplemente seleccionndolo y pulsando en el botn
correspondiente.
Por ltimo el botn Cobrar marcar cualquier recibo seleccionado como
cobrado de forma inmediata, asignndole como fecha de cobro la fecha
actual.
Reservas de plaza
Esta solapa nos permitir tomar nota de las peticiones de reserva de
plaza de un alumno.

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Parte II - Mantenimiento

Existen ocasiones en los que un alumno nos pide plaza en un curso


que, en el momento actual, no tiene disponibilidad. Desde esta pantalla
podemos realizar la reserva para que conste en la ficha de cursos (en
Cursos: Ficha de Cursos: Reservas de plaza).
Al pulsar el botn aadir

se abrir una pantalla como la siguiente:

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Como podemos comprobar ya estn cubiertos tanto los campos de


fecha (la fecha actual) como el cdigo de alumno, dejndonos opcin
tan solo a escoger el curso en el cual queremos realizar la reserva.
Podemos modificar o eliminar cualquier reserva realizada desde la ficha
de alumno.
El ltimo de los botones
nos permite convertir la reserva
seleccionada en una matrcula real.
Bonos
Contamos con una opcin para el alta de bonos para alumnos. Dicha
opcin tiene su utilidad en academias deportivas (donde por ejemplo se
reserva una pista con un profesor), autoescuelas (profesor con
automvil), academias que reserven aulas completas (conferencias,
etc). La idea es que en esta pantalla podemos dar de alta una serie de
reservas de las que posteriormente podemos sacar un listado en forma
de calendario.

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Parte II - Mantenimiento

Al pulsar en el botn Aadir


siguiente:

se abrir una ventana como la

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En ella determinamos la fecha inicial de la reserva, la final, la hora, el


profesor asignado (si lo hubiera) y los das de la semana reservados. Al
pulsar Aceptar se crear un bono para cada da de la semana y hora
que se encuentre entre el rango de fechas asignado. Esto definir el
estado de ocupacin que posteriormente podemos consultar en la
opcin Listados > Abonos.
Los abonos cuentan con varios estados, que se pueden modificar
pulsando el botn modificar
como la siguiente:

20

, con lo que veremos una pantalla

Parte II - Mantenimiento

Podemos modificar la hora, la fecha y el profesor. Adems podemos


cambiar el estado de utilizacin del bono indicando el color con el que
saldr en su versin impresa en el planning (listados > Abonos). Los
posibles estados son:
Negro: da previsto de asistencia del alumno.
Verde: el alumno ya asisti y utiliz el bono efectivamente.
Azul: el alumno no pudo asistir pero avis anticipadamente para su
anulacin.
Rojo: el alumno no pudo asistir pero no avis de su falta.

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Imprimir la ficha de un alumno


En cualquier momento podemos pulsar el botn Imprimir para sacar
una copia impresa de un alumno. En dicha copia impresa se mostrarn
los detalles bsicos del alumno as como todas las matrculas en las que
se ha dado de alta, tal y como se muestra en la pantalla siguiente:

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Parte II - Mantenimiento

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2.1.2. Borrando alumnos

Antes de borrar un alumno de la base de datos hay que tener en cuenta


que al hacerlo eliminaremos de forma automtica todas las matrculas
que correspondan al mismo. No es recomendable eliminar los datos de
un alumno, puesto que aparte del valor estadstico a la hora de ver la
ocupacin de los cursos que ya hemos impartido, puede suceder que un
alumno regrese en algn momento para apuntarse a un nuevo curso.
Nota: Si por cualquier motivo se modifican los datos bsicos del
alumno, estos no se propagarn a los recibos ya emitidos. Los recibos
emitidos conservan los datos que se han establecido en ellas en el
momento de darse de alta, y en caso de querer modificar los datos del
cliente en los mismos (no se recomienda, pero puede hacerse) debemos
editarlos directamente.

2.2. Interesados
En esta tabla de datos guardamos la informacin de la gente que viene a
preguntar a la academia sobre nuestros cursos pero todava no se ha
matriculado en ninguno, por lo que no es propiamente un alumno si no
tan solo alguien interesado en serlo en algn momento.
El listado de interesados, al que se puede acceder desde el men
principal en Mantenimiento > Interesados, tiene el siguiente aspecto:

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Parte II - Mantenimiento

Se trata de un listado estandar, por lo que su funcionamiento bsico


puede verse en el captulo listados estandar.

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2.2.1. Ficha de interesado

La ficha de interesado es una ficha de datos que contiene los datos


bsicos necesarios de la persona que acude a preguntar:

Quizs la opcin ms destacable que tiene esta ficha sea el botn de la


esquina inferior izquierda (crear ficha de alumno) que sirve para abrir
automticamente una ficha de alumno copiando los datos del interesado
en la mismal.
Atencin: Cuando creamos una ficha de alumno a partir de la ficha
de interesado de forma automtica se borra el interesado al crear al
alumno. Esto tiene su lgica ya que no necesitamos tener duplicada la
informacin de la misma persona en nuestra base de datos.
Recordemos que si luego un alumno est interesado en un curso
concreto contamos en la ficha de alumno con una solapa especfica para
realizar reservas de plaza.

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Parte II - Mantenimiento

2.3. Cursos
El listado de cursos tiene el siguiente aspecto:

Se trata de un listado estandar, por lo que su funcionamiento bsico


puede verse en el captulo listados estandar.

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2.3.1. Ficha de curso

La ficha de cursos se divide en varias solapas, aunque la nica esencial


es la primera.

En esta solapa estableceremos:


Cdigo. De tipo alfanumrico (letras y nmeros) y con una longitud
mxima de doce caracteres.
Materia. Si hemos dado de alta la materia que se impartir en este
curso (vase el listado de materias) al introducir el cdigo de la
misma se cubrirn de forma automtica los datos de aula principal,
profesor principal y el nombre del curso. Si no sabemos el cdigo
de la materia podemos pulsar sobre el botn de bsqueda de

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Parte II - Mantenimiento

materias
para desplegar el listado de materias.
Curso. Nombre del curso que se impartir. Si hemos introducido
una materia se copiar el nombre de la misma, aunque podemos
modificarlo.
Aula principal. Aula principal donde se impartir el curso. Podemos
introducir el cdigo manualmente o buscarlo en el listado de aulas
pulsando el botn de la lupa . En un curso con varias materias
puede darse el caso de que exista un aula distinta para cada una.
En ese caso en cada materia que demos de alta se especificar
cada aula, pero por defecto se mostrar sta.
Profesor principal. Profesor que dirigir el curso. Podemos
introducir el cdigo manualmente o buscarlo en el listado de
profesores pulsando el botn de la lupa . Al igual que en el caso
de las aulas, en el caso de los cursos multitemticos (explicados
ms adelante) nada impide que cada materia tenga asignado un
profesor distinto. En ese caso se tomar como profesor principal al
director del curso.
Tipo de formacin. Podemos definir el tipo especfico de formacin
que se impartir en el curso de forma que posteriormente podamos
filtrar los cursos que pertenecen a un determinado tipo.
Das base. Das de la semana en los que normalmente se imparte
el curso. Nuevamente en los cursos multitemticos puede que cada
materia tenga unos das distintos asignados, que debern definirse
de forma individual.
Fecha de comienzo. Fecha de inicio del curso.
Fecha de finalizacin. Fecha en la que finaliza el curso.
Hora entrada. Hora de entrada al curso. En caso de cursos
multitemticos debemos definir los horarios para cada materia.
Hora salida. Hora de salida del curso. En carso de cursos
multitemticos debemos definir los horarios para cada materia.
Notas. Notas relativas al curso.
Importes del curso. Los importes del curso definen el
funcionamiento posterior del sistema de recibos. Debemos
especificar el importe del recibo mensual y, de haberlo, el importe
de la matrcula. Existe la posibilidad de que el recibo no tenga
periodicidad mensual, sino bimensual, trimestral o mayor. En ese
caso lo indicaremos mediante el desplegable correspondiente. Ms
adelante, en las opciones de matriculacin veremos que existen
ms posibiliades de configurar los pagos de forma individual para

29

Gestin de Academia

cada alumno.
Nota: Realmente para dar de alta un curso solo es obligatorio
cubrir el cdigo del mismo y la fecha de inicio y fin. Todos los
dems campos pueden cubrirse o no, aunque por lgica los datos
mnimos de un curso deberan ser cdigo, descripcin, importe,
fecha de inicio y fin.
Atencion: Tenga cuidado al poner la fecha de inicio y finalizacin
del curso. Hay que tener en cuenta que dichas fechas se utilizan
para la generacin de recibos, por lo que debemos asegurarnos
siempre que estn correctamente definidas.

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Parte II - Mantenimiento

2.3.1.1. Horarios/Temarios

La solapa de cursos horarios nos permite controlar de forma visual los


horarios de las distintas materias que componen un curso. Est
dividida en dos zonas:

En la zona superior podemos ver todas las materias (temario) que


componen el curso. Podemos aadir o borrar materias segn
nuestras necesidades pulsando los botones que se encuentran
en la derecha, al lado del listado.
La zona inferior nos muestra todos los horarios de la materia que
est seleccionda en la zona superior. Disponemos de varios
botones para aadir rangos de horarios, aadir una hora
concreta, modificar el horario que tengamos seleccionado o

31

Gestin de Academia

borrarlo. As mismo disponemos de dos botones para alternar


entre el horario en formato planificador (por defecto) y otro en
formato listado ms especfico.
Ejemplo: en la pantalla de ejemplo de ms arriba podemos ver una
materia seleccionada (Materia de Ejemplo). En la zona inferior
comprobamos que dicha materia se imparte el martes 20, mircoles
21 y jueves 22 de 9:00 a 10:00. Debemos fijarnos en el detalle de
que podemos marcar varios das en el calendario de la derecha
para seleccionar el rango de fechas que queremos comprobar en el
planning de horarios.

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Parte II - Mantenimiento

2.3.1.2. Matrculas

Esta solapa nos indica que alumnos se encuentran matriculados en


este curso.

En la zona superior tenemos una serie de filtros que nos permite


mostrar las matrculas del curso que cumplan los requisitos:
Estado de la matrcula:
Activas este mes. Matrculas de los alumnos que acudirn al
curso en el mes vigente (seleccin por defecto).
Activas entre fechas. Alumnos que estn activos durante las
fechas que seleccionemos en el filtro de fechas.
Fecha de alta. Matrculas que se hayan realizado (altas) entre

33

Gestin de Academia

las fechas que seleccionemos en el filtro de fechas.


Fecha de baja. Matrculas que hayan finalizado (bajas) entre las
fechas que seleccionemos en el filtro de fechas.
Fecha de cobro. Matrculas que se hayan cobrado entre las
fechas que seleccionemos en el filtro de fechas
Podemos, adems, ordenar por diversos parmetros el listado.
Para aplicar los cambios hay que pulsar el botn Filtrar.
Desde esta pantalla contamos adems con una serie de botones para
aadir, modificar o eliminar cualquier matrcula de este curso de forma
directa.

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Parte II - Mantenimiento

2.3.1.3. Control de faltas

En esta solapa podemos llevar el control de faltas de los alumnos.

En la zona izquierda se nos mostrar a todos los alumnos matriculados


en el curso. Podemos seleccionar entonces en el calendario de la
derecha los das que ha faltado el alumno, marcando sobre el da
concreto y pulsando el botn Marcar falta. Si nos equivocamos tenemos
el botn Desmarcar falta.
Podemos imprimir las faltas mensuales de los alumnos o un parte de
faltas en blanco para entregarle al profesor de forma que pueda marcar
cuando est en clase las casillas correspondientes para que luego en
administracin se pasen a la base de datos.

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Gestin de Academia

2.3.1.4. Reserva de plazas

En ocasiones se puede dar el caso de que existan cursos que estn


completos pero en los que la gente nos puede solicitar plaza para que
los apuntemos en cuanto haya una baja. Para esto vale esta solapa.
Podemos apuntar a gente en el curso de forma que cuando algn
alumno activo se de de baja acudamos a esta solapa y matriculemos a
uno de los suplentes.
En esta pantalla contamos con los botones:
Aadir una nueva reserva. Abrir la ventana para escoger al
alumno que realiza la reserva.

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Parte II - Mantenimiento

Modificar una reserva existente.


Eliminar una reserva existente.
Matricular en el curso a alguien de la reserva. Se abrir la ficha
de matrcula cubierta con los datos del curso y del alumno, por lo que
solo nos quedar confirmarla o cambiar cualquier dato que queramos
personalizar.

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Gestin de Academia

2.3.1.5. Recibos

La solapa de recibos nos permite listar todos los recibos que se han
emitido de este curso.

Podemos escoger una fecha de inicio y fecha de fin para ver los
recibos emitidos en ese perodo de tiempo.
En la zona inferior contamos con varios botones que nos permitirn:

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Cobrar. Cobrar el recibo marcado.


Anular cobro. Marcar como no cobrado el recibo marcado.
Modificar. Modificar el recibo que tengamos seleccionado.
Eliminar. Eliminar el recibo seleccionado.

Parte II - Mantenimiento

2.4. Horarios
El planificador visual de horarios nos permite tener en todo momento
controlado el funcionamiento de nuestra academia de un solo vistazo.
Desde l podremos ver las horas lectivas de cada profesor, la ocupacin
horaria de las aulas, materias, curso, etc... Y modificar cualquiera de
estos datos.

2.4.1. El planificador visual

El planificador visual tiene un aspecto como el siguiente:

En la zona derecha tenemos un planificador con los cursos y las horas a

39

Gestin de Academia

las que se imparten. De esta forma y de un solo vistazo podemos ver el


estado ocupacional en formato visual.
A la derecha contamos con los filtros necesarios para poder manejar el
planificador:
Fecha inicial. Fecha inicial a mostrar en el planificador.
Fecha final. Fecha final a mostrar en el planificador.
Filtros.
Filtrar por cursos. Mostrar solo los horarios de un curso
determinado.
Filtrar por profesor. Mostrar solo los cursos en los que imparta
la materia un determinado profesor.
Filtrar por aula. Mostrar solo los cursos en los que se est
utilizando el aula determinada.
Filtrar por materia. Mostrar solo los cursos en los que se est
impartiendo la materia especficiada.
Estado de asistencia. Mostrar todos los horarios, solo los que
estn confirmados o solo los que han sido anulados (sin confirmar).
Al pulsar el botn Filtrar se ejecutarn los cambios en el planificador de
la derecha.
Adems veremos un totalizador de las horas que se muestran en
pantalla.
El planificador visual nos permite, de forma directa aadir un horario,
un rango, modificar un horario o eliminarlo, tal y como se explica ms
adelante.

2.4.2. El planificador de datos

Este planificador funciona de forma idntica al visual pero nos muestra


los horarios en formato de tabla de datos. Se activa pulsando en la
solapa superior de la pantalla donde pone Vista de Datos.

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Parte II - Mantenimiento

2.4.3. Aadir un horario

Los horarios se pueden aadir de forma directa en la Ficha de cursos,


concretamente en su solapa de Horarios o de Materias, pero tambin
podemos aadirlo de forma directa desde este planificador pulsando el
botn Aadir Horario. En este caso seguiremos los siguientes pasos:
1. Escoger el curso
En ese caso se nos mostrar el listado de cursos para que escojamos a
que curso queremos aadir el horario:

41

Gestin de Academia

Podemos seleccionar un curso cualquiera pulsando dos veces sobre l


o bien con el botn Seleccionar.
2. Definir los datos del horario

42

Parte II - Mantenimiento

Simplemente cubriremos los datos referentes al horario (fecha, hora


entrada, hora salida) e indicaremos si la asistencia ha sido confirmada.
Si lo deseamos podemos modificar tanto el aula como el profesor, as
como aadir cualquier nota que consideremos necesaria.
Con estos dos sencillos pasos ya estara dado de alta el horario.

2.4.4. Aadir un rango horario

Una forma ms rpida de aadir horarios es usar la opcin de rangos


horarios. En ella definimos una fecha inicial y final, los das de la
semana en los que hay clase y luego pulsando un botn el programa
aadir tantos horarios como sea necesario entre ambas fechas.
Posteriormente, si es necesario, podemos modificar cualquiera de ellos
43

Gestin de Academia

de forma individual o borrarlo.


Para aadir un rango horario pulsaremos sobre el botn
correspondiente y seguiremos a continuacin los siguientes pasos:
1. Seleccionar el curso y materia

Al escoger un curso se nos mostrarn todas las materias contenidas en


el mismo para que seleccionemos aquella a la que se le va a aadir el
horario. En caso de que el curso solo tuviera una materia sta sera
seleccionada de forma automtica.
2. Aadir el rango horario

44

Parte II - Mantenimiento

Por defecto se nos copiar el aula y el profesor que hayamos asignado


a la materia en cuestin, aunque podemos modificarlo. Despus se nos
pedir una fecha inicial, una fecha final, hora de entrada y salida, as
como los das de la semana que en los que se imparte la materia. Por
defecto todos estos datos se habrn copiado de la solapa principal de la
ficha de curso, pero podemos modificarlos para que se adapten a la
realidad concreta de cada materia.
45

Gestin de Academia

Al pulsar el botn Aceptar se aadirn de forma automtica todos los


horarios relativos a dicha materia. Podemos modificar o borrar
posteriormente cualquiera de ellos de forma individual desde la ficha de
materia, de curso o incluso del planificador horario.
El campo Asistencia se refiere a la asistencia del profesor a la clase,
es decir, a que se haya impartido dicha materia en dicha fecha y hora.
Por defecto viene validada, pero en caso de que un profesor no acuda a
impartirla podemos desmarcarla para que no se le tenga en cuenta en el
cmputo de horas lectivas.

2.4.5. Modificar un horario

Podemos modificar de forma individual cualquier horario simplemente


pulsando sobre l y despus en el botn Modificar un horario.
De esta forma podemos realizar cambios sencillos en su ficha:

46

Parte II - Mantenimiento

para cambiar la fecha, hora, confirmacin de la asistencia, profesor,


aula o aadir nuevas notas.

2.4.6. Eliminar un horario

Podemos eliminar de forma definitiva cualquier horario simplemente


pulsando sobre l y despus en el botn Eliminar horario.

2.5. Aulas
El listado de aulas nos muestra todas las aulas de las que disponemos
en nuestra academia. Su aspecto es el siguiente:

47

Gestin de Academia

Se trata de un listado estandar, por lo que su funcionamiento bsico


puede verse en el captulo listados estandar.

2.5.1. Ficha de aula

La ficha de aula es muy sencilla:

48

Parte II - Mantenimiento

En ella debemos cubrir los datos:


Cdigo. Cdigo identificativo del aula. Es un valor alfanumrico
(acepta nmeros y letras) y tiene un tamao mximo de 6
caracteres.
Aula. Nombre descriptivo del aula.
Capacidad. Capacidad mxima del aula. Cuando demos de alta un
curso y le asignemos un aula el programa tendr siempre en cuenta
esta capacidad y se nos informar en el momento que se haya
sobrepasado, aunque nada impide que asignemos ms alumnos a
un aula con determinada capacidad. Para ms detalles consulte la
seccin altas de curso.
Notas. Cualquier nota descriptiva o descripcin ampliada del aula
puede consignarse aqu.

2.6. Profesores
Desde este listado podremos controlar a todos los profesores del
centro:

Se trata de un listado estandar, por lo que su funcionamiento bsico


puede verse en el captulo listados estandar.

49

Gestin de Academia

2.6.1. Ficha de profesor

La ficha de profesor cuenta con tres solapas: datos personales, horarios


y pagos a profesor.
Datos personales
Los datos personales son los datos bsicos de este profesor:

En ella consignaremos:
Cdigo. El cdigo es numrico y lo asigna de forma consecutiva el
propio programa.
Apellidos. Apellidos del profesor.
Nombre. Nombre del profesor.
Direccin. Domicilio del profesor.
Localidad. Localidad del profesor.
C. Postal. Cdigo postal.
Provincia. Provincia del profesor.

50

Parte II - Mantenimiento

Telfono 1. Telfono particular del profesor.


Telfono 2. Segundo telfono de contacto del profesor.
Fax. Fax del profesor.
Mvil. Telfono mvil del profesor.
Direccin de correo (mail). Direccin de e-mail del profesor.
Pgina web. Web del profesor, si la tuviese.
DNI. Documento nacional de identidad del profesor.
Titulacin. Titulacin del profesor.
Notas. Cualquier tipo de anotacin adicional (curriculum,
titulaciones adicionales, etc) del profesor puede apuntarse aqu.

Horarios
Si hemos dado de alta cursos con sus correspondientes materias
podemos establecer los horarios en los que este profesor debe impartir
sus clases. El sistema de horarios se controla desde la ficha de cursos
(Mantenimiento > Cursos) o desde el propio planificador de horarios
(Mantenimiento > Horarios). En esta solapa podemos filtrar los horarios
de este profesor en concreto.

51

Gestin de Academia

Podemos filtrar entre fechas, mostrar solo los horarios en los que la
asistencia del profesor est confirmada o no, filtrar por cursos en los que
est dado de alta dicho profesor o por las materias que imparte. En la
base del listado podemos ver un sumatorio de las horas que ha
impartido en el perodo filtrado, til para aquellas academias que
cuenten con un sistema de pago basado en horas lectivas.
Pagos al profesor
Esta tercera solapa nos permite especificar lo que cada profesor cobra
por hora impartida y alumno, de forma que es posible realizar el clculo
automtico de los importes a cobrar a partir de los horarios.

En la zona izquierda tenemos los datos que nos permiten especificar lo

52

Parte II - Mantenimiento

que cobra cada profesor por materia, alumno, etc. Cada vez que
aadamos una nueva forma de pago nos saldr una ventana como la
siguiente:

Primero debemos escoger la materia a la que se aplicar el pago.


Evidentemente el programa solo nos dejar seleccionar aquellas
materias que imparta este profesor.
Despus escogeremos la modalidad de pago:
Porcentaje de matrcula. El profesor cobra un porcentaje
sobre el importe total de cada matrcula (pago nico).
Porcentaje de recibo emitido. El profesor cobrar un
porcentaje sobre cada recibo emitido a un alumno (pago
mensual o dependiente del recibo).
Porcentaje del recobido cobrado. Similar al anterior, pero
en ese caso el profesor solo cobrar por cada recibo que haya
sido efectivamente abonado por un alumno (pago mensual o
dependiente del alumno).
Importe fijo/alumno. El profesor cobrar por cada alumno
matriculado en activo en su clase (pago mensual).
Importe fijo/hora. El profesor cobrar por cada hora
impartida.
Con estas opciones cubrimos la mayora de los casos, ya que se
pueden combinar entre s.
Ejemplo: Si tenemos un profesor que cobra un 10% por cada alumno
matriculado (pago nico) y adems un 30% de cada recibo mensual solo
tenemos que aadir dos lneas de pago: la primera con el pago por
porcentaje de matrcula y la segunda con el porcentaje de recibo
emitido. Ambos conceptos se sumarn en el listado de pagos.
Pagos al profesor
Esta tercera solapa nos permite especificar lo que cada profesor cobra
por hora impartida y alumno, de forma que es posible realizar el clculo
automtico de los importes a cobrar a partir de los horarios.

53

Gestin de Academia

En la zona izquierda tenemos los datos que nos permiten especificar lo


que cobra cada profesor por materia, alumno, etc. Cada vez que
aadamos una nueva forma de pago nos saldr una ventana como la
siguiente:

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Parte II - Mantenimiento

Primero debemos escoger la materia a la que se aplicar el pago.


Evidentemente el programa solo nos dejar seleccionar aquellas
materias que imparta este profesor.
Despus escogeremos la modalidad de pago:
Porcentaje de matrcula. El profesor cobra un porcentaje
sobre el importe total de cada matrcula (pago nico).
Porcentaje de recibo emitido. El profesor cobrar un
porcentaje sobre cada recibo emitido a un alumno (pago
mensual o dependiente del recibo).
Porcentaje del recobido cobrado. Similar al anterior, pero
en ese caso el profesor solo cobrar por cada recibo que haya
sido efectivamente abonado por un alumno (pago mensual o
dependiente del alumno).
Importe fijo/alumno. El profesor cobrar por cada alumno
matriculado en activo en su clase (pago mensual).
Importe fijo/clase. El profesor cobra por cada clase
impartida. Al escoger esta opcin se nos muestra una casilla
adicional donde podemos especificar la duracin en minutos
de la clase para saber cual ser el multiplicador del importe
dependiendo de las horas de clase impartidas.
Importe fijo/hora. El profesor cobrar por cada hora
impartida.
Con estas opciones cubrimos la mayora de los casos, ya que se
pueden combinar entre s.
Ejemplo: Si tenemos un profesor que cobra un 10% por cada alumno
matriculado (pago nico) y adems un 30% de cada recibo mensual solo
tenemos que aadir dos lneas de pago: la primera con el pago por
porcentaje de matrcula y la segunda con el porcentaje de recibo
emitido. Ambos conceptos se sumarn en el listado de pagos.

55

Gestin de Academia

2.7. Materias
En una academia es habitual que se impartan un determinado nmero
de materias a partir de las cuales se generan numerosos cursos.
Aunque podemos definir cada curso desde cero se recomienda la
utilizacin de esta opcin de materias para facilitar la tarea de
clasificacin y simplificar el alta de los cursos.
Ejemplo: una academia puede tener como materias a impartir
'informtica de gestin', 'diseo de webs' y 'contabilidad'. A partir de
estas materias, para las que se asignar un aula y un profesor por
defecto, podemos dar de alta varios cursos: curso de maana de
informtica, curso de tarde de informtica, curso de verano de
contabilidad, etc... A la hora de dar de alta estos cursos solo deberamos
cubrir el cdigo de la materia y de forma automtica se cubriran los
datos de aula y profesor, agilizando el proceso.
Aparte de eso un mismo curso puede tener varias materias asignadas.
Ejemplo: El curso de Secretariado es un curso multitemtico que
cuenta con varias materias: contabilidad, facturacin e informtica.
Damos de alta cada una de las materias y luego las asignamos a dicho
curso. Puede completar la informacin sobre los cursos multitemticos
en la seccin Mantenimiento > Cursos.
El listado de materias tiene el siguiente aspecto:

56

Parte II - Mantenimiento

Se trata de un listado estandar, por lo que su funcionamiento bsico


puede verse en el captulo listados estandar.

57

Gestin de Academia

2.7.1. Ficha de materia

La ficha de materia tiene el siguiente aspecto:

Cdigo. El cdigo puede ser alfanumrico (letras y nmeros) y


tener una longitud mxima de 12 caracteres.
Materia. Nombre de la materia a impartir.
Profesor. Cdigo del profesor que impartir la materia. Si lo
sabemos de memoria podemos introducirlo en la casilla y de forma
automtica se cubrir el nombre al lado. Tambin podemos pulsar
el botn de la lupa
para abrir el listado de profesores y
seleccionar al profesor que impartir la materia.
Aula. Cdigo del aula donde se impartir normalmente la materia.
Al igual que en el caso del profesor podemos introucirlo a mano o
buscarlo mediante la pulsacin de la lupa para abrir el listado de
aulas.
Notas. Cualquier nota adicional que queramos consignar sobre la
materia.

58

Parte II - Mantenimiento

Nota: Cuando demos de alta un curso, al introducir el cdigo de la


materia se copiarn los datos de esta ficha (profesor, aula y descripcin
de la materia), pero nada impide que posteriormente modifiquemos
dichos datos en el curso. Para ms informacin vase la seccin de
cursos.
Nota: Los cambios realizados en la ficha de una materia no se
propagan a los cursos dependientes de la misma que ya hayan sido
dados de alta con anterioridad. Solo afectarn a los cursos que demos
de alta despus de modificar la materia.

2.8. Tipos de formacin


El listado de tipos de formacin nos permite definir una clasificacin para
utilizar en los cursos.
Ejemplo: Podemos querer clasificar los cursos como cursos
empresariales, cursos de formacin continua y cursos de recuperacin.
Cada uno de ellos sera un tipo de formacin distinto. Luego en el listado
de cursos si solo queremos ver los cursos de recuperacin
escogeramos este filtro para no ver los dems.
El listado de tipos de formacin tiene el siguiente aspecto:

59

Gestin de Academia

2.8.1. Ficha de tipo de formacin

La ficha de tipo de formacin es realmente sencilla, ya que su principal


utilidad es nicamente servir como mtodo de clasificacin:

60

Parte II - Mantenimiento

2.9. Bancos
El listado de bancos nos permite acceder de forma rpida a las
entidades bancarias con las que normalmente trabajamos. Podemos
utilizarlos para cubrir de forma rpida los datos bancarios de los
alumnos (vase ficha de alumno).
Su aspecto es el siguiente:

Se trata de un listado estandar, por lo que su funcionamiento bsico


puede verse en el captulo listados estandar.

61

Gestin de Academia

2.9.1. Ficha de banco

La ficha de banco tiene este aspecto:

Los datos a cubrir son:


Entidad. Cdigo de la entidad bancaria a la que pertenece la
sucursal.
Oficina. Cdigo identificativo de la sucursal.
Nombre entidad. Nombre descriptivo de la entidad.
Direccin. Direccin de la entidad.
CP. Cdigo postal de la entidad.
Poblacin. Poblacin en la que se encuentra la entidad.
Provincia. Provincia de la entidad.

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Parte II - Mantenimiento

Tlfno 1. Telfono principal de la entidad.


Tlfno 2. Telfono secundario de la entidad.
Fax. Fax de la entidad.
e-mail. Direccin de correo electrnico de la entidad.
Pgina web. Pgina web de la entidad.

2.10. Formas de pago


Podemos definir las formas de pago con las que trabajar la academia y
su funcionamiento. El aspecto del listado es el siguiente:

Se trata de un listado estandar, por lo que su funcionamiento bsico


puede verse en el captulo listados estandar.

63

Gestin de Academia

2.10.1. Ficha de forma de pago

En la ficha de forma de pago especificaremos:


Cdigo. Cdigo interno con el que definiremos esta forma de pago,
de hasta 10 dgitos.
Descripcin. Descripcin de la forma de pago definida, que
aparecer en los listados.
Norma 19. Si la forma de pago debe generar el fichero de Norma
19 para enviar al banco debemos marcar la casilla correspondiente.

2.11. Familias de gastos


Las familias de gastos nos permiten agrupar los distintos gastos de la
academia de forma ordenada.
Ejemplo: Podemos crear una familia de gastos para los referentes
al mantenimiento del local de la academia, otra para los referentes a
compra de material, etc...
El aspecto del listado de familias de gastos es idntico al resto de las
pantallas estndar que hay en el programa:

64

Parte II - Mantenimiento

2.11.1. Ficha de familia de gastos

En esta ficha especificaremos un cdigo y una descripcin para cada


familia.

65

Gestin de Academia

2.12. Tutores
Podemos definir los tutores que tienen a su cargo alumnos matriculados
en nuestra academia. El aspecto del listado es el siguiente:

2.12.1. Ficha de tutor

La ficha del tutor se cubre con sus datos bsicos, incluyendo si es


necesario la cuenta bancaria para gestionar el pago de recibos mediante
banco:

66

Parte II - Mantenimiento

2.13. Usuarios
El sistema de usuarios nos permite definir usuarios con claves para
controlar el acceso al programa. De este modo, segn el nombre de
usuario y clave introducido se tendrn en cuenta distintas opciones de
visibilidad y modificacin dentro de los parmetros del programa. El
aspecto del listado de usuarios es el siguiente:

67

Gestin de Academia

68

Parte II - Mantenimiento

2.13.1. Ficha de usuario

En la ficha de usuario definiremos el acceso de cada usuario a los


distintos puntos del programa. Tiene el siguiente aspecto:

Cdigo. El cdigo lo asigna automticamente el programa aunque


podemos cambiarlo si lo deseamos.
Usuario. Ser el nombre de usuario que se teclear para el acceso al
programa. No se distinguen entre maysculas y minsculas. Se
recomienda utilizar nombres con caracteres bsicos (sin ni acentos)
y sin espacios.
Contrasea. Junto con el nombre de usuario debe introducirse una
contrasea. Nuevamente no hace distinciones entre maysculas y
minsculas.

69

Gestin de Academia

Nombre completo. Nombre completo del usuario. Meramente


informativo.
Administrador. El usuario administrador tiene acceso a todas las
opciones del programa, incluyendo esta opcin de dar de alta nuevos
usuarios. De hecho solo los administradortes pueden dar de alta
nuevos usuarios.
Cdigo de profesor. Si lo deseamos podemos asignarle el usuario a
un profesor concreto, aunque esto es opcional.
Solapas de acceso
En la zona inferior contamos con una solapa para cada men del
programa, y dentro de las mismas todas las opciones disponibles en el
programa. Aqu debemos marcar los permisos con los que cuenta cada
usuario para cada opcin, salvo en el caso de que sea un administrador,
ya que los administradores tienen siempre permisos totales sin importar
lo que marquemos en las solapas.
Los tres tipos de permisos existentes son:
Ninguno. El usuario no puede acceder a ese men ni a sus
listados.
Lectura. El usuario puede acceder al men y ver las fichas
contenidas en el mismo, pero no podr modificar, aadir o eliminar
nada.
Total. El usuario tiene pleno acceso a esa opcin. Puede aadir
nuevos registros, modificar o borrar los existentes.
Seleccionar. El usuario puede acceder al listado para seleccionar
un registro, pero no puede entrar en la ficha del registro.
Ejemplo de permisos. Un administrativo puede tener la opcin de
dar de alta matrculas (acceso total) y de alumnos (acceso total), pero
solo podr ver el listado de cursos para aadirlos a una matrcula (solo
seleccionar), sin poder entrar en la ficha de los mismos para
modificarlos, verlos en detalle o borrarlos.
Atencin. Siempre debe haber al menos un administrador del
sistema. En caso de que no se especifique ninguno el sistema
desactivar totalmente el sistema de permisos. No existe limitacin a la
hora de que haya ms de un administrador.

70

Parte II - Mantenimiento

Una vez se active algn usuario como administrador al poner en marcha


se mostrar una pantalla como la siguiente:

En donde cada usuario deber poner su nombre y clave para poder


acceder. Una vez introducido el nombre y clave el programa comprobar
los permisos de acceso que tiene dicho usuario mostrndole solo las
opciones relevantes para los mismos.

71

PARTE III
Matrculas

Gestin de Academia

PARTE

III
Matrculas
El listado de altas en cursos nos permite en todo momento saber
cuantas altas se han dado en la academia, a que alumnos afectan, a
que cursos, etc.
Nota: Existen diversos mtodos para dar altas en el programa.
Puede realizarse el alta de un alumno en un curso llendo directamente a
la ficha de alumno y aadiendo el alta en la solapa correspondiente, o
dar de alta a todos los alumnos en un curso llendo a la ficha de curso y,
en la solapa altas tambin, aadiendo a todos los alumnos. Finalmente
esta opcin del men que ahora est consultando le permite realizar el
mismo proceso. Cada usuario escoge al opcin que mejor se ajuste a
sus necesidades.

74

Parte III - Matrculas

3.1. Listado de matrculas


El listado de altas tiene el siguiente aspecto:

Se trata de un listado estandar, por lo que su funcionamiento bsico


puede verse en el captulo listados estandar.

75

Gestin de Academia

3.1.1. Ficha de matrcula

La ficha de matrcula tiene el siguiente aspecto:

En ella debemos cubrir los datos:


Fecha. Fecha del alta. Por defecto el programa la cubrir con la
fecha actual, aunque podemos modificarla bien manualmente, bien
escogiendo una nueva fecha en el calendario interactivo mediante la
pulsacin del botn.
Nmero de alta. Este ser el cdigo por el que nos referiremos al
alta y tambin figurar en el documento de alta si lo utilizamos como
factura. Por defecto el programa autonumera todas las altas
(podemos cambiar el contador en Utilidades > Configuracin >
Bases de datos), pero tambin podemos introducir nosotros de
forma manual el nmero de alta. Si lo dejamos en blanco el
programa generar un nuevo nmero de alta correlativo al pulsar
aceptar, si ponemos nuestro propio nmero de alta se conservar

76

Parte III - Matrculas

al pulsar aceptar. Cabe destacar que si posteriormente modificamos


el nmero del alta todos los documentos relativos a la misma se
actualizarn automticamente para referenciar al nuevo nmero.
Baja. Si marcamos esta casilla se nos pedir una fecha de baja. A
partir de dicha fecha al alumno no se le generarn ms recibos y se
dar por concluido para dicho alumno el curso.
Alumno. Al introducir el cdigo del alumno en la casilla
correspondiente se cubrir de forma automtica el nombre y
apellido del mismo. Si no conocemos el cdigo podemos pulsar en
el botn con la lupa
para desplegar el listado de alumnos.
Tambin podemos usar esta opcin para dar de aadir a un alumno
que todava no tenga ficha en la academia, de forma que podamos
el alta.
Curso. De forma anloga al alumno, si introducimos el cdigo del
curso se cubrirn automticamente todos los datos del mismo
(descripcin e importe). En caso de desconocer el cdigo podemos
usar el botn de lupa
para buscarlo o, si todava no se ha
aadido ese curso al listado, aadirlo ahora.
Conocimientos. Conocimientos iniciales del alumno para este
curso.
Importes del curso. Este campo lo cubre automticamente el
programa a partir de los importes que se hayan especificado en la
ficha de curso. Sin embargo podemos modificarlos para cada alta
concreta:
Importe de la matrcula. Si cobramos una matrcula podemos
especificar aqu su importe. En caso de no cobrar matrcula basta
con cubrir con un cero.
Fecha de cobro de la matrcula. Si la matrcula ha sido cobrada
podemos especificarlo.
Importe recibo mes. Aqu consignaremos el importe que cada
alumno deber abonar mensualmente.
Descuento recibo. Si el alumno tiene algn descuento sobre el
recibo podemos indicarlo aqu. A la hora de generar el recibo el
importe ser el importe del mes menos el descuento.
Periodicidad del pago. Por defecto el pago ser mensual, pero
podemos especificar otras periodicidades (bimensual, trimestral,
etc...).
Plazos fijos. Existen determinados cursos en los que se pagar
mediante un nmero determinado de plazos, independientemente
de cuanto dure el curso total. En ese caso podemos marcar esta

77

Gestin de Academia

opcin y definir durante cuantos meses se cobrar el curso a


partir de la fecha de alta de la matrcula. Se generar un recibo
para cada mes por el importe indicado en el descuento del recibo.
Forma de pago. Si no escogemos ninguna se dar por entendido
que el alumno paga al contado, pero podemos dar de alta las
formas que necesitemos en el men mantenimiento > formas
de pago. En caso de que alguna forma de pago genere fichero
de norma 19 para bancos al emitir el recibo se marcar para
tenerlo en cuenta en la generacin (vase formas de pago y
generar fichero N19).
Recibo. Si est marcado se emitir recibo mensual para el
alumno a la hora de generar recibos (vase la seccin
correspondiente).
Borrador. Si se marca esta opcin los recibos generados saldrn
sin numerar. Es una opcin de pruebas para saber si los recibos
impresos se ajustarn al papel que estamos utilizando, de forma
que podamos generar recibos de borrador sin afectar a la
numeracin oficial.
Importe total del curso. Es una casilla que se calcula de forma
automtica teniendo en cuenta la duracin del curso, los plazos,
importes de los recibos e importe de la matrcula.

Atencin. Los conceptos de periodicidad del pago y plazos


fijos son mutuamente excluyentes.
Fichero diploma. Si disponemos de un diploma especfico
podemos determinarlo aqu, de lo contrario se emitir el diploma
estandar.
Diploma emitido. Si ya hemos emitido el diploma para este alumno
se marcar la casilla. Podemos emitir el diploma cuantas veces sea
necesario. La casilla solo indica si un alumno tiene o no su diploma.
Tambin podemos marcarla aunque el diploma no sea generado
directamente por el programa.
Diplomas especficos. Si tiene una plantilla de diploma y
desea adaptarla a nuestro programa no dude en ponerse en
contacto con nosotros.
Notas. Cualquier anotacin adicional sobre el alta podemos
consignarla aqu.

78

Parte III - Matrculas

Temarios y horarios
Esta solapa est pensada para aquellas academias que tienen cursos
con un mismo nombre pero que abarcan un nmero de materias variado
y configurable por los alumnos/profesores. Para entender mejor el
funcionamiento pondremos un ejemplo.
Ejemplo: Consideremos una academia de msica que cuenta
con un curso llamado Iniciacin musical. Dicho curso tiene un
importe mensual de 90,00 pero incluye una serie de instrumentos y
metodologas de los cuales el alumno puede escoger dos distintas
entre cinco existentes. Digamos que el curso tiene Solfeo (los lunes),
Guitarra (los martes), Batera (los mircoles), Improvisacin (los
jueves) y Bajo (los viernes). Lo que haramos en la ficha de cursos es
dar de alta un curso llamado Iniciacin musical con las cinco materias
mencionadas (cada una con su horario). A la hora de matricular a un
alumno iramos a esta solapa y borraramos las clases a las que no
quisiera acudir dicho alumno. Por ejemplo un alumno se matricula en
Iniciacin musical y solo viene los lunes y mircoles (solfeo y batera).
Borraramos las otras materias en su matrcula (guitarra, bajo e
improvisacin).
La utilidad de esta opcin radica en que podemos definir pocos cursos
con similares caractersticas para no tener un listado tan extenso,
configurando luego las materias a gusto de cada matrcula.

79

Gestin de Academia

Calificaciones
El programa nos permite llevar un control de las calificaciones de los
exmenes referentes a la materia de la matrcula.

80

Parte III - Matrculas

Las calificaciones pueden ser externas (exmenes que el alumno


realiza fuera de la academia) o internas (calificaciones de los exmenes
que el alumno realiza en el centro de estudios).
Mediante esta solapa podemos controlar la evolucin del alumno en la
materia. En ambos casos (externas o internas) contamos con botones
para aadir, modificar o eliminar una calificacin.
Cuando aadimos una calificacin se abre una ventana como la
siguiente:

81

Gestin de Academia

Aqu se nos permite definir:


Fecha. Fecha en la que se realiz el exmen.
Perodo. Perodo en el que se realiz (por ejemplo Trimestre 1, 2, 3...)
Asignatura. Cdigo de la materia de la asignatura si deseamos
especificarlo.
Descripcin. Descripcin de la materia o ms especficamente
nombre del exmen.
Calificacin. Nota obtenida.
Notas. Observaciones adicionales sobre el examen.

82

Parte III - Matrculas

3.2. Emitir diplomas


Si necesitamos emitir todos los diplomas de uno o varios cursos de
forma simultanea puede utilizar esta opcin:

En la zona superior disponemos de los filtros correspondientes para


encontrar las matrculas de las cuales queremos emitir un diploma:
Fechas. Indicaremos las fechas entre las cuales se tienen que
encontrar las altas de las matrculas a imprimir.
Filtrar curso. Si solo queremos filtrar los diplomas
correspondientes a un determinado curso debemos marcar esta
casilla y escoger el curso a listar.
Estado. Se nos dar opcin de escoger las matrculas que tienen el
diploma sin emitir (por defecto), aquellos que ya hemos emitido
(para una revisin o para reimpresin de los mismos) o todos (tanto
si tienen como si no tienen emitido el diploma).
Una vez pulsemos el botn filtrar se nos mostrarn las matrculas
83

Gestin de Academia

coincidentes con los filtros seleccionados. En la ltima columna


podemos ver una casilla llamada Diploma que indica si el diploma ha
sido ya emitido para esa matrcula (aparece una marca de confirmacin)
o no (aparece en blanco).
Si queremos emitir todos los diplomas del listado pulsaremos el botn
seleccionar todos situado en la esquina inferior izquierda y despus
emitir seleccin.
En caso de que queramos solo emitir los diplomas de algunos de los
individuos listados podemos marcar varios manteniendo pulsada la tecla
CTRL del teclado y pinchanco con el ratn en aquellos de los cuales
queramos emitir el diploma.
Al emitir el diploma se marca de forma automtica la casilla diploma
emitido en la ficha de matrcula (vase listado de matrculas > ficha
de matrcula).
Los diplomas se emiten de forma directa a la impresora. No
existe opcin de vista previa en este listado.

3.3. Actualizar importes


Por defecto cuando modificamos los importes de un curso no se
modifican las matrculas que ya estn generadas, sino que el cambio
solo se aplica a las nuevas matrculas.
Sin embargo hay ocasiones en las que es necesario aplicar este cambio
a las matrculas ya existentes, o quizs a las matrculas que se han
generado a partir de una fecha determinada. Para ello contamos con
esta opcin de men.
Debemos especificar el cdigo de curso sobre cuyas matrculas se
aplicar el cambio, as como la fecha a partir de la cual se tendrn en
cuenta las matrculas a cambiar. Si pulsamos el botn mostrar se vern
las matrculas que resultarn afectadas. Si todo es correcto bastar con
pulsar el botn Aplicar cambios para que dichas matrculas vean sus
importes actualizados.

84

Parte III - Matrculas

Ejemplo: Especificamos el curso C01: CURSO DE PRUEBA y la


fecha de aplicacin a partir del 12/01/2006. Todas las matrculas que se
hayan emitido ms tarde de esta fecha se vern modificadas de forma
automtica, pero no las que sean anteriores al 12/01/2006.
Por qu no trasladamos los cambios de forma automtica
cuando se cambien en la ficha de curso? Porque es muy probable
que los cambios en los importes no tengan que afectar a las matrculas
ya emitidas. Imaginemos un curso que ve incrementado su importe a
partir del mes de agosto porque se acab determinada oferta. Las
matrculas que se dieron de alta antes de esa fecha es posible que
deban mantener el precio antiguo.
El cambio de importes NO afecta a los recibos emitidos. Los
recibos emitidos no vern cambiado su importe aunque cambie el precio
de la matrcula. Si deseamos cambiar el importe de esos recibos
deberamos borrarlos y volver a generarlos.

85

PARTE IV
Reservas de plaza

Gestin de Academia

PARTE

IV
Reservas de plaza
En este listado podemos ver todas las reservas de plaza que hay activas
en este momento.
Las reservas de plaza se realizan normalmente desde la propia ficha de
Cursos (en la solapa reservas) o desde la ficha de alumno (de nuevo en
la solapa reservas), aunque tambin tenemos opcin de realizarlas
directamente desde aqu.

88

Parte IV - Reservas de plaza

4.1. Ficha reserva de plaza


La ficha de reserva de plaza tiene el siguiente aspecto:

Nos permite especificar una fecha de la reserva, el alumno que la realiza


y el curso donde pide la reserva.
Automticamente cualquier reserva realizada aqu se podr
posteriormente consultar en la ficha de alumno o de curso
correspondiente.

89

PARTE V
Recibos

Gestin de Academia

PARTE

V
Recibos
Desde esta opcin podremos controlar todo lo referente a la
generacin, listado, emisin y cobro de recibos de la academia.

5.1. Cobro de recibos


La pantalla de cobro de recibos nos permite de forma rpida y eficaz
realizaar el cobro de los recibos en nuestra academia. Su
funcionamiento es muy similar a una caja registradora desde la cual
podemos emitir y cobrar cualquier recibo de forma inmediata.

92

Parte V - Recibos

La principal funcionalidad de esta pantalla es su facilidad para localizar


un recibo concreto atendiendo a diversos mtodos de bsqueda. El
criterio por defecto puede definirse desde la opcin Utilidades >
Configuracin > Configuracin general, as como la modalidad de
bsqueda aproximada o la presentacin preliminar de los recibos antes
de imprimir.
Podemos buscar los recibos a cobrar siguiendo varios criterios:

Por DNI.
Por Apellidos.
Por Cdigo de alumno.
Por nmero de recibo.
Por nombre del curso.
Por cdigo de curso.

Aparte de eso podemos especificar que se nos muestren:

93

Gestin de Academia

Los recibos sin cobrar (por defecto).


Los recibos cobrados.
Todos los recibos (tanto cobrados como sin cobrar).
Una vez tengamos seleccionadas las opciones de bsqueda basta con
que escribamos en la casilla de texto el criterio a buscar. Si tenemos
marcada la casilla Bsqueda aproximada ni siquiera es necesario que
pongamos la palabra, DNI o nmero completo. Con poner parte del
mismo se nos mostrarn todos los recibos que coincidan con el criterio
de forma parcial.
Si el criterio de bsqueda ha dado algn resultado se nos mostrar en
la pantalla central. Despus solo nos quedar marcar el recibo por
medio de las flechas del cursor o con el ratn y pulsar el botn
correspondiente a la accin que corresponda:
Emitir y cobrar. Se imprimir el recibo y se dar como cobrado.
Emitir. Se emitir el recibo seleccionado, pero no se cambiar su
estado de cobro.
Cobrar. Se cobrar el recibo seleccionado, pero no se emitir
ninguna copia del mismo en papel.
Anular recibo. Se emitir un nuevo recibo con importe negativo
para anular el recibo que tengamos seleccionado. En el nuevo
recibo se incluir en la seccin de notas el nmero de recibo
anulado.
Modificar el recibo. Se abre el recibo correspondiente para poder
modificarlo en el momento.
Abrir cajn. En caso de tener un cajn portamonedas conectado al
ordenador al pulsar este botn lo abrimos.

94

Parte V - Recibos

5.2. Generar recibos


La pantalla que controla el proceso de generacin de recibos es la
siguiente:

En la zona superior distinguimos los dos campos que determinarn:


Fecha de emisin. Es la fecha de emisin que saldr impresa en
los recibos. Cada vez que la modifiquemos (manualmente o
mediante la pulsacin del botn de calendario interactivo), se
producirn los siguientes cambios:
Se modificar la fecha de vencimiento para situarla en el fin de
mes correspondiente a la fecha de generacin. Podemos
modifcar esta fecha de vencimiento de forma habitual.
Se actualizar el mes a generar, que nos indicar los recibos de
que mes y ao sern generados. Dicho mes se corresponde con
el mes que indiquemos en la fecha de emisin del recibo.
Se actualizar el listado de recibos a generar para mostrarnos
solo los cursos que estn activos en dicho mes. Se considera que
95

Gestin de Academia

un curso est activo cuando el mes a generar se encuentra entre


la fecha de inicio y fin del mismo.
Fecha de vencimiento. Como se indica en la seccin anterior la
fecha de vencimiento se iguala de forma automtica con la del da
de fin de mes correspondiente a la fecha de emisin. Se puede
modificar manualmente.
Mes a generar. El mes de emisin nos indica para que mes se
estn generando los recibos.
Generar solo los recibos con forma de pago... Si escogemos una
forma de pago concreta solo se generan los recibos
correspondientes a la misma.
Generar solo los recibos del curso... Si escogemos esta opcin
se generarn solo los recibos del curso que hayamos seleccionado.
Orden del listado. Nos permite cambiar el orden en el que se
muestran los recibos que sern generados.
Listado de recibos a generar. Se nos mostrarn todos los recibos
que se generarn en cuanto pulsemos el botn correspondiente.
Como genera los recibos el programa. El programa tiene en
cuenta los cursos que estn activos durante ese mes, pero adems
comprueba que el alumno matriculado en ese curso tenga vigente
dicha matrcula. Es decir, si un alumno est matrculado en un curso
pero su fecha de alta es posterior al mes en el que vamos a generar el
recibo no se generara recibo para el mismo, ya que comenzara al
mes siguiente. Del mismo modo si el alumno ha sido dado de baja y la
fecha de baja es anterior a la fecha escogida como fecha de emisin
tampoco generaramos recibo para el mismo.
Las matrculas en las que se haya marcado 'recibo borrador'
generarn un recibo impreso, pero no estar numerado. Se entiende
que dicho recibo es una prueba de impresin y por lo tanto no se
numerar para que no afecte a la numeracin oficial.
Atencin: errores comunes. El programa ha sido probado a
fondo para garantizar que la generacin de recibos es un proceso sin
fallos. Cuando un recibo no aparece para ser generado suele ser
debido a los siguientes errores en la configuracin por parte del
usuario:
El curso tiene mal asignadas sus fechas de inicio y/o final, de
96

Parte V - Recibos

forma que en el mes que queremos generar no se encuentra


activo. Compruebe las fechas de inicio y fin del curso para
asegurarse de que se encuentra activo en este mes.
El alumno est de baja. Se ha asignado una fecha de baja en la
matrcula del alumno y esta fecha es anterior al mes que
estamos intentando generar. Compruebe la fecha de baja en
las matrculas del alumno para corroborar que sigue vigente en
el mes de generacin de recibos.
La matrcula tiene asignados plazos fijos y se han cumplido
todos pagos. Ya no se generarn nuevos recibos aunque el
curso siga vigente. Compruebe la matrcula y si tiene asignados
plazos fijos en vez de periodicidad mensual.
La peridocidad de cobro de la matrcula no es mensual, sino
bimensual, trimestral, etc... y en este mes no le corresponde
generar recibo. Compruebe que la periodicidad de pago de la
matrcula es correcta.

97

Gestin de Academia

5.3. Listado de recibos


El listado de recibos nos muestra todos los recibos generados en la
academia hasta el momento:

Desde este listado podemos acceder a cualquier recibo para marcarlo


como no emitido, reimprimirlo e incluso editarlo o borrarlo. No se
recomienda, sin embargo, que se modifique un recibo que ya ha sido
emitido, aunque la ltima palabra queda en manos del usuario.

98

Parte V - Recibos

5.3.1. Ficha de recibo

La ficha de un recibo tiene el siguiente aspecto.

Los campos son los siguientes:


Nmero. El nmero lo genera normalmente el programa de forma
automtica, aunque existe la posibilidad de tener recibos sin numerar
(borradores).
Fecha de emisin. Fecha en la que se ha emitido el recibo.
Fecha de vencimiento. Fecha en la que vence el recibo.
Importe. Importe del recibo.
Cobrado. Al marcar esta casilla damos el recibo por cobrado. Es
necesario especificar la fecha en la que se ha cobrado.
Emitido. Esta casilla nos indica que este recibo ya ha sido imprimido
en papel.
Matrcula. Cdigo de la matrcula a la que se corresponde este

99

Gestin de Academia

recibo. Todo recibo debe estar asignado a una matrcula concreta. Al


darle un cdigo de matrcula automticamente se cubren los datos del
alumno y curso al que se corresponde el recibo.
Concepto del recibo. Concepto que aparecer en el recibo.
Datos del alumno. Se copian automticamente de la matrcula,
aunque es posible cambiarlos manualmente si fuera necesario.
Datos de pago. Se copian automticamente de la matrcula, aunque
es posible modificarlos manualmente si fuera necesario.
Forma de pago. Forma de pago seleccionada para este recibo.
Pago bancario. Si est marcado este recibo generar un fichero
N19 (vase Recibos : Generar Norma 19).
Datos bancarios. Aqu especificaremos la cuenta de banco si es
necesaria. El DC se pondr con fondo rojo (como en el ejemplo) si
la cuenta de banco es incorrecta.
Titular. Titular para cobro bancario.
N19 Generado. Si este recibo ya ha sido enviado por remesa
electrnica al banco esta casilla aparecer marcada para evitar su
duplicacin en posteriores remesas.
Nota: En la zona inferior contamos con un botn para Generar el
fichero N19 de este recibo. El fichero Norma 19 (N19) es un fichero de
texto que se le puede enviar al banco por internet para que lo
procesen y carguen en la cuenta del alumno (consulte a su banco
para ms informacin).
Aunque es perfectamente posible generar un fichero para cada recibo
que se tenga que domiciliar lo ms normal es generar todos los
recibos en un nico fichero, mediante la opcin Recibos : Generar
N19.
Nota: Lo ms normal es generar todos los recibos de la
academia a primeros de mes utilizando la opcin Recibos : Generar
recibos. Nada nos impide, sin embargo, ir aadiendo recibos a medida
que lo necesitemos, aunque no es lo ms recomendable. Lo mejor es
tener los recibos generados de forma automtica y solo crear nuevos
recibos cuando necesitemos, por ejemplo, cobrar un material extra,
etc.

100

Parte V - Recibos

5.4. La ficha de recibos


Como se mencion en el listado de recibos podemos modificar
cualquier recibo emitido, aunque no se recomienda el hacerlo.
La ficha de recibo tendr el siguiente aspecto:

Esta ficha siempre estar precubierta por el propio proceso de


generacin de recibos, y los datos accesibles desde ella son:
Nmero. Nmero de recibo. Los recibos son consecutivamente
numerados por el programa durante el proceso de generacin.
F. Emisin. Fecha de emisin establecida durante el proceso de
generacin.
F. Vencimiento. Fecha de vencimiento establecida durante el
proceso de generacin.
Matrcula. Matrcula a la que se refiere el recibo. Todo recibo debe
estar asignado a una matrcula, lo que nos indicar a que alumno y

101

Gestin de Academia

curso pertenece el recibo.


Concepto. Concepto que figurar en el recibo como motivo de
cobro. El concepto se puede modificar individualmente en cada
recibo, aunque en el momento de generar recibos se nos pedir un
concepto que se aplicar a todos los recibos.
Datos del alumno. Datos del alumno al que se le emite el recibo.
Normalmente sern los de la matrcula, aunque pueden modificarse
de forma manual.
Emitido. Aparecer marcada la casilla cuando se emita el recibo
siguiendo la opcin de recibos > imprimir de este mismo men. Un
recibo emitido no ser reimpreso si tiene marcada la casilla emitido,
aunque el usuario puede desmarcarla para reimprimirlo cuantas
veces quieras.
Cobrado. Si el recibo ha sido cobrado se debe marcar esta casilla y
especificar la fecha la fecha de cobro.
Notas. Cualquier nota adicional que querramos consignar en el
recibo. Las notas del recibo no aparecen en la impresin, sino que
tienen su funcin como informacin interna de la academia.
Datos de pago. Podemos especificar aqu:
Forma de pago. Hay diversas formas de pago que podemos
definir. Las formas de pago se especifican habitualmente en la
matrcula y ya se trasladan de forma automtica al recibo, aunque
podamos posteriormente modificarlas.
Pago bancario. Si el recibo se emite para alguna entidad
podemos marcar esta casilla y cubrir los datos de la entidad para
que figuren en el recibo.
Facturado. Si hemos facturado este recibo nos constar aqu el
nmero de factura y contaremos con un botn para revisar dicha
factura.
N19 generado. Si este recibo ha sido emitido mediante remesa
bancaria y enviado en forma digital al banco esta casilla se
encontar marcada.
Aparte de los habituales botones de aceptar y cancelar tambin
contamos con un botn ms de imprimir. El imprimir un recibo desde la
ficha no marca la casilla de emitido automticamente.
El botn de Generar N19 nos permite generar un fichero para enviar de
forma digital al banco este recibo individual.

102

Parte V - Recibos

5.5. Impresin de recibos


Aunque es posible imprimir los recibos desde el listado de recibos es
mucho ms cmodo y eficiente el imprimirlos desde la opcin recibos >
Imprimir recibos del men principal.
Al utilizarla nos encontramos con una pantalla como la siguiente:

En esta pantalla podemos escoger los recibos que deseamos imprimir


mediante las siguientes opciones:
Fecha inicial y fecha final de emisin. Por defecto se marcar
como fecha inicial el da 1 del presente mes y como fecha final el
ltimo da del mes. Esto quiere decir que se emitirn todos los
recibos cuya fecha de emisin se encuentre situada entre ambas.
Filtrar curso. Es posible que solo querramos imprimir los recibos
de un curso determinado. En este caso debemos marcar la opcin
filtrar curso e introducir el cdigo del curso que deseamos filtrar. Si
no sabemos el cdigo podemos pulsar la lupa para que se nos
muestre el listado de cursos.

103

Gestin de Academia

Filtrar forma de pago. Si solo queremos imprimir los recibos que


se corresponden con determinada forma de pago podemos
especificarlo aqu.
Ordenar por es una opcin de ordenacin para indicar como van a
salir los recibos, pudiendose ordenar la remesa por nmero de
recibo, alumno o curso.
Mostrar recibos. Por defecto en esta opcin se nos mostrarn los
recibos que todava no estn emitidos, pero se puede cambiar sin
problema alguno para que nos muestre los que ya estn emitidos o
todos (tanto los emitidos como los que no lo estn).
Una vez establezcamos estos parmetros si pulsamos el botn filtrar
se nos mostrar en la pantalla central el listado de recibos tal y como
van a salir por la impresora. Si todo es correcto podemos pulsar el botn
imprimir remesa para sacarlos en papel. Los recibos que salgan sern
marcados como emitidos (vase la ficha de recibo).

5.6. Generar recibos N19


Podemos generar un fichero para llevar al banco en soporte digital o
enviarlo por email y que realice el cargo de los recibos.
Para ello, una vez generados los recibos, iremos a esta opcin y
configuraremos el listado de recibos a incluir en dicho fichero:

104

Parte V - Recibos

Especificaremos:
Fecha inicial y final entre las que se debe encontrar la fecha de
emisin del recibo.
Ordenar por nmero, curso, alumno o forma de pago.
Filtrar curso. Si solo queremos ver los recibos de un curso
determinado marcaremos esta casilla y seleccionaremos dicho
curso.
Filtrar forma de pago. Si queremos filtrar los recibos de una
determinada forma de pago marcaremos esta casilla y
escogeremos la forma de pago.
Mostrar tambin los que ya han sido generados para norma 19.
Si hemos generado previamente algn recibo para mandar en
fichero pero hubo algn tipo de error podemos marcar esta casilla
para que vuelvan a ser mostrados.

105

Gestin de Academia

Una vez seleccionados los parmetros pulsaremos el botn filtrar y se


nos mostrarn los recibos que coinciden con los datos especificados.
Solo nos resta indicar la fecha de cargo para los recibos y pulsar el
botn generar n19. Se nos pedir el nombre del fichero que deseamos
generar y se realizar el proceso de forma automtica.
Solo se listarn los recibos cuya forma de pago tenga
marcada la casilla 'Genera norma 19'. Normalmente cuando demos
de alta la forma de pago 'Recibo bancario' marcaremos esta casilla y
se nos mostrar este listado, pero puede que queramos diferenciar
varias formas de pago para cada banco al que se vaya a enviar la
remesa.
Recuerde que debe configurar el programa para generar el
fichero Norma 19. Para ello debe especificar los datos del ordenante
y del presentador del fichero en la seccin Utilidades >
Configuracin > Domiciliacin de recibos.

5.7. Otros ingresos


En este apartado podemos consignar otros ingresos que se cobren por
caja pero sobre los cuales no hay un recibo emitido.
Estableceremos la fecha de cobro, el concepto, el importe y si lo
deseamos cualquier nota adicional que sea necesaria.
Estos ingresos se pueden visualizar luego tambin al hacer la caja
diaria.
Ejemplos de otros ingresos: los ms clsicos suelen ser
fotocopias para el alumnado, temarios, etc... Son ingresos sobre los
cuales no se emite recibo pero que deben contarse en la caja diaria.

106

Parte V - Recibos

5.8. Gastos
En este listado podemos consignar los gastos variados que hayamos
tenido en la academia, para tener una referencia de los mismos.
La ficha de gastos tiene este aspecto:

Como puede comprobarse cuenta con los campos habituales:


Fecha del gasto.
Familia a la que pertenece. Podemos agrupar los gastos por familias
para un mejor control de los mismos. Las familias de gastos se dan de
alta en el men mantenimiento.
Importe. Consignaremos el importe de los gastos en esta casilla.
Tipo de IVA. Aqu estableceremos el tipo de IVA (si debe aplicarse)
por lo que el programa nos realizar el clculo inverso del desglose.
Forma de pago. Si lo deseamos tambin podemos establecer la
forma de pago del gasto.
Notas. Cualquier nota adicional se consigna en esta casilla.

107

PARTE VI
Facturacin

Gestin de Academia

PARTE

VI
Facturacin
El men de facturacin nos permite emitir facturas con IVA para la
academia.
Si bien la facturacin ms habitual de un centro educativo son los
recibos, este men nos permite emitir justificantes de pago por otros
conceptos, como por ejemplo:
Facturas por servicios relacionados: por ejemplo espectculos de
danza para academias de baile.
Facturas por venta de material: libros, fotocopias, material
didctico.
Facturacin de paquetes de enseanza para empresas.
Atencin: Es importante no confundir las facturas con los recibos. Las
matrculas y el pago mensual de cursos se realiza, por norma general, con
recibos, cuyas opciones estn contempladas en el correspondiente men
de recibos e ingresos.

110

Parte VI - Facturacin

6.1. Facturas
Este men es el que nos permite aadir, modificar o borrar cualquier
factura emitida en la academia.

Desde este listado podemos acceder a cualquier factura.


El listado de facturas es un listado estndar y se puede operar en l
como en el resto de los listados estndar.

111

Gestin de Academia

6.1.1. Ficha de factura

La factura tiene el siguiente aspecto:

Lo primero que debemos especificar en una factura es si se realiza a un


alumno o a una empresa (en caso de que gestionemos cursos
empresariales). Una vez especificado esto podemos continuar con la
facturacin.
En la zona superior contamos con la cabecera de la factura, que nos
indica los datos del cliente. Estos datos pueden cubrirse de dos formas:
Automtica. Basta con introducir el cdigo de un alumno o
empresaen el campo Cliente para que se copien todos sus datos
en las correspondientes casillas. Como siempre si no recordamos
el cdigo del alumno podemos pulsar en la lupa para buscarlo
mediante los filtros en la tabla de alumnos.
Manual. Si el cliente no es un alumno dado de alta en la academia

112

Parte VI - Facturacin

podemos cubrir todos los campos de forma manual.


Tambin hay otros campos, aparte de los referentes al cliente, que se
sitan en esta zona de la pantalla:
Fecha de la factura. Fecha en la que se emiti la factura. Por
defecto se situar en el da actual.
Fecha de cobro. Fecha en la cual se cobr la factura.
Nmero de factura. El programa numerar automticamente
nuestras facturas. Es por ello que en el momento de aadir una
nueva factura no veremos este campo, que se graba en el
instante en que pulsamos el botn aceptar. El contador de la
factura se puede modificar en Utilidades : Configuracin.
Notas. Cualquier nota adicional que queremos que conste en la
factura impresa podemos indicarla aqu.
En la zona media de la pantalla contamos con una cuadrcula donde se
irn aadiendo los conceptos a facturar. Cada vez que pulsemos el
botn aadir (+) se abrir una ventana como la siguiente para poder
introducir el concepto a facturar:

Nuevamente tenemos dos maneras de introducir conceptos facturables:


Mediante artculos predefinidos. Si introducimos el cdigo de un
artculo que est dado de alta en el programa (men Facturacin
: Artculos) o pulsamos sobre la lupa para escoger uno se copiar

113

Gestin de Academia

de forma automtica el resto de los datos (precio, tipo de IVA y


descripcin).
Manualmente. Podemos facturar cualquier cosa simplemente
dejando en blanco el cdigo del artculo y tecleando en la zona
central de la pantalla su descripcin, especificando despus la
cantidad, el precio y el tipo de IVA aplicado.
Por defecto la cantidad a aadir ser una unidad, pero se puede
modificar para ajustarla al nmero real vendido.

6.2. Facturar recibos

Si por algn motivo queremos emitir una factura de uno o varios recibos
(por ejemplo para facturar a una empresa) podemos hacerlo desde este
men. Podemos filtrar los recibos de varias formas: atendiendo a las
fechas, al curso al que pertenecen y a la forma de pago. Pulsando en el

114

Parte VI - Facturacin

botn filtrar se nos mostrar un listado completo de los recibos que


cumplan las condiciones del filtro.
En la zona inferior tenemos los botones necesarios para generar las
facturas.
En el caso de que hayamos definido ms de una serie de facturas
(en el men Utilidades : Configuracin : Facturacin) debemos
escoger la serie correspondiente a la que queramos usar.
En el campo Concepto especificamos el texto que queremos que
salga en cada concepto de venta de la factura.
El campo ajuste importe nos permite aadir (o descontar, en
caso de negativos) un importe de cada recibo emitido.
El campo fecha de emisin ser la fecha utilizada para generar
las facturas.
Una vez pulsemos el botn facturar recibos se emitirn tantas facturas
como recibos hayamos filtrado.

6.3. Presupuestos
El programa nos permite realizar presupuestos para entregar a la gente
que pida informacin y costes de un curso.
Su funcionamiento es anlogo al de las facturas.

6.4. Artculos
Los artculos nos permiten definir conceptos que puedan repetirse en la
facturacin, de forma que no tengamos que introducir los mismos datos
una y otra vez cuando facturamos.

115

Gestin de Academia

Desde este listado podemos acceder a cualquier artculo.


El listado de artculos es un listado estndar y se puede operar en l
como en el resto de los listados estndar.

116

Parte VI - Facturacin

6.4.1. Ficha de artculo

La ficha de artculos tiene el aspecto siguiente:

Consta de los siguientes campos:


Cdigo. Cdigo del artculo. Se utiliza para introducir artculos de
forma rpida en la pantalla de facturas.
Descripcin. Descripcin del artculo.
Tipo de IVA. Cdigo del tipo de IVA aplicado al artculo.
PVP s/IVA. Precio del artculo sin IVA. Si lo introducimos se
calcula automticamente el precio con IVA.
PVP c/IVA. Precio con IVA del artculo. Si lo introducimos se
calcula automticamente el precio sin IVA.
Notas. Cualquier nota adicional que queramos poner al artculo.

117

Gestin de Academia

6.5. Empresas
Para las academias que ofrezcan cursos empresariales en este listado
podemos consignar aquellas empresas con las que trabajamos. Desde
la ficha de cursos podemos asignar un curso determinado a una
empresa.

6.5.1. Ficha de empresa

La ficha de empresas nos permite consignar todos los datos sobre la


misma, incluyendo el CNAE de la misma y el sector empresarial al que
pertenecen.

118

Parte VI - Facturacin

6.6. CNAE
El CNAE es la Clasificacin Nacional de Actividades Econmicas. Sirve
para clasificar a las empresas segn su actividad siguiendo el listado
oficial.
El programa ya viene con los CNAE actualizados, aunque podemos
modificar o aadir otros cdigos si lo deseamos.

119

Gestin de Academia

6.7. Sectores
Aparte del CNAE podemos clasificar de una forma ms personalizada a
las empresas por sectores. Esta clasificacin tiene su utilidad posterior
cuando queramos clasificar cursos emrpesariales siguiendo un
determinado sector y no una actividad particular.
El listado de Sectores tiene el siguiente aspecto:

120

Parte VI - Facturacin

6.7.1. Ficha de sector

La ficha correspondiente a un sector empresarial tiene el siguiente


aspecto:

Aqu podemos consignar un cdigo alfanumrico y la descripcin del


sector.
Posteriormente podemos asignar una empresa o curso a un sector
especfico para poder realizar listados siguiendo el mismo.

6.8. Tipos de IVA


El programa viene definido con los tres tipos de IVA establecidos,
aunque nos permite definir otros si fuera necesario (para uso
internacional) o incluso definir el IVA tipo 0 para facturas de recibos (que
no lleven IVA) o extracomunitarias.

6.9. Cartas de pago


Las cartas de pago son un control de pago de salarios a los profesores
(vase Profesores: Ficha del profesor : Pagos a profesores). Es un
recibo del importe entregado al personal docente.
Las cartas de pago se pueden generar de forma automtica desde la
ficha del profesor, pero tambin podemos aadirlas de forma manual
desde este men pulsando el botn Nuevo. Tambin es posible, por
supuesto, modificar cualquier carta de pago realizada de forma

121

Gestin de Academia

automtica anteriormente.

Las cartas de pago tienen el siguiente aspecto:

122

Parte VI - Facturacin

Como puede apreciarse tiene un aspecto similar al de una factura. En


ella podemos establecer:
Nmero. Las cartas de pago las numera automticamente el
programa, pero podemos modificar dicho nmero si lo creemos
conveniente.
Fecha de emisin. Por defecto la fecha actual.
Fecha de cobro. Fecha en la que ha cobrado el profesor.
Profesor. Podemos introducir el cdigo de forma directa o bien
pulsar en la lupa para buscarlo en el listado mediante filtros.
En la zona central tenemos los conceptos que se le abonarn al
profesor. Podemos aadirlos de forma manual o generarlos
directamente desde la opcin correspondiente en Mantenimiento :
Profesores : Pagos : Generar carta de pago. Por supuesto podemos
modificar cualquier concepto introducido de forma automtica por el
programa pulsando en el botn modificar concepto (^), con lo que saldr
una pantalla con este aspecto:

123

Gestin de Academia

124

PARTE VII
Listados

Gestin de Academia

PARTE

VII
Listados
Hay diversos listados de estadsticas que se agrupan de forma directa
en esta opcin.
Estos listados tienen una serie de filtros rpidos mediante los cuales
podemos configurar la salida en pantalla (y papel) de los mismos, as
como configurar los campos a mostrar.

7.1. Listado de alumnos

El listado de alumnos nos permite ver de forma rpida los alumnos que

126

Parte VII - Listados

se encuentran en las siguientes situaciones:


Todos los alumnos. Se nos mostrar un listado con todos los
alumnos del centro, con indiferencia del estado de sus matrculas.
Alumnos sin matrculas. Se nos mostrar un listado de los
alumnos dados de alta en la academia pero que todava no se han
matriculado en ninguna materia. Este listado realmente se
correspondera con la ficha de gente que ha preguntado por
nuestros servicios - y de los cuales se ha tomado sus datos - pero
que nunca han llegado a matricularse en el centro.
Alumnos sin fecha de baja. Son alumnos que estn matriculados
en el centro pero que no tienen una fecha de baja definida en sus
matrculas. Por lo tanto son considerados alumnos en activo en uno
o ms cursos.
Alumnos en activo entre fechas. Al pulsar esta opcin se activan
las casillas de fecha inicial y fecha final. Entonces solo se
mostrarn los alumnos cuya matrcula est activa entre esas
fechas.
Alumnos de baja entre fechas. Nuevamente al pulsar la opcin se
activan las casillas de fecha inicial y fecha final de forma que se
muestren solo los alumnos que estn de baja entre las fechas
establecidas.

127

Gestin de Academia

7.2. Listado de cursos


Mediante este listado podemos acceder de forma rpida a los cursos
que existan en nuestro centro de enseanza:

Podemos filtrar:
Entre fechas. Para mostrar solo los cursos activos entre las fechas
que especificamos.
Filtrar materia. Se nos mostrarn solo los cursos que tengan esta
materia como materia principal.
Filtrar profesor. Se nos mostrarn solo los cursos que tengan a
este profesor como responsable de los mismos.
Filtrar aula. Se nos mostrarn solo los cursos que se impartan de
forma especfica en el aula seleccionada.
Aparte de listar los cursos podemos en cualquier momento modificar
sus contenidos.

128

Parte VII - Listados

7.3. Listado de matrculas


Mediante este listado podremos encontrar de forma rpida las
matrculas emitidas en nuestro centro de enseanza.

En primer lugar podemos filtrar entre fechas las matrculas por:


Matrculas activas. Matrculas que estn vigentes entre las fechas
establecidas.
Fecha de alta. Matrculas cuya fecha de alta se encuentre entre las
establecidas.
Fecha de baja. Matrculas cuya fecha de baja se encuentre entre
las establecidas.
Fecha de cobro. Matrculas cuya fecha de cobro se encuentre
entre las establecidas.
Aparte de eso podemos filtrar para:
Filtrar curso. Filtrar solo las matrculas del curso especificado.
Fitlrar alumno. Filtrar solo las matrculas que se corresponden con
129

Gestin de Academia

el alumno especificado.
Agrupar totales por alumno. Se agruparn los resultados por
alumno para mostrar el total de importes de esas matrculas.
En la zona inferior tenemos un totalizador del nmero de matrculas y
de los importes totales de las mismas.

7.4. Listado de recibos


Mediante este listado podemos filtrar de forma sencilla los recibos
emitidos en el centro de enseanza.

Podemos filtrar:
Entre fechas de emisin.
Por curso. Para que se nos muestren solo los recibos

130

Parte VII - Listados

correspondientes al curso seleccionado.


Por alumno. Solo los recibos de un alumno especfico.
Por forma de pago. Solo los recibos con una forma de pago
especfica.
Todos, cobrados o sin cobrar. Especificando el estado de cobro
de los mismos.
Desde esta pantalla podemos imprimir el listado de recibos e incluso
cobrar (o desmarcar el cobro) de los mismos, aunque para la tarea de
cobrar recomendamos utilizar mejor la opcin correspondiente en
Recibos > Cobro de recibos.
En la zona inferior tenemos los totalizadores de recibos mostrados, as
como los importes totales de los mismos.

7.5. Listado de abonos


El listado de abonos nos permite ver en un planificador visual el estado
de reservas de abonos (vase la opcin correspondiente en la Ficha de
Alumno > Abonos).

131

Gestin de Academia

Se nos mostrar el alumno que ha realizado la reserva, as como el


profesor asignado para la misma (si es que se ha asignado a alguno).

132

Parte VII - Listados

7.6. Caja
Este listado nos permite llevar un pequeo control sobre los ingresos y
gastos del centro educativo.

En l se nos permite especificar:


Rango de fechas a mostrar. Fechas entre las cuales se
encuentran los movimientos a mostrar.
Forma de pago. Si marcamos esta opcin podemos especificar
una forma concreta de pago.
Cobros. Podemos especificar el ver todos los cobros, solo los
correspondientes a recibos, o solo los correspondientes a
matrculas.
Importes. Podemos ver todos los importes (positivos y negativos),
solo los ingresos o solo las devoluciones (importes negativos).
Como siempre en la zona inferior de la pantalla contamos con
totalizadores de los importes mostrados en el listado.

133

Gestin de Academia

7.7. Etiquetas y correspondencia


Es muy habitual en una academia tener que avisar a todos los alumnos
de un determinado curso, bien sea por email o bien por telfono, de
algun cambio o noticia.
Con esta opcin podemos crear un listado de alumnos con sus datos de
contacto para su uso posterior:

Podemos especificar:
Cdigo. Numero interno de control del listado. Lo cubre
automticamente el programa, pero si lo deseamos podemos
establecer uno propio.
Fecha. Fecha en la que se realiz el listado.
Estado. Si lo deseamos podemos especificar el estado del aviso a
los alumnos (pendiente, enviado o cancelado).
Descripcin. Breve descripcin del motivo del listado.
Destinatarios. Podemos aadir los destinatarios uno a uno

134

Parte VII - Listados

pulsando en el botn
con el menos

de la derecha, eliminar cualquiera de ellos

o modificar sus datos pulsando el botn de

edicin
. Al aadir un alumno se copian de forma automtica
todos sus datos de contacto, pero siempre se pueden modificar de
forma manual para un listado concreto.
Aadir curso. En lugar de aadir los alumnos uno a uno podemos
pulsar este botn
, seleccionar uno o varios cursos y aadir a
todos los alumnos del curso al listado en un nico paso. An
hacindolo as podemos despus modificar cualquiera de los
destinatarios de forma indivdual, aadir destinatarios nuevos o
borrarlos.
Los datos que se muestran en el listado son configurables. En
cualquier momento podemos pulsar con el botn contrario del ratn
sobre el listado principal y escoger los campos que queremos mostrar,
su posicin y su ancho.
En la zona inferior contamos con los botones normales de Aceptar o
Cancelar el listado, aparte de dos ms:
Exportar a fichero. Podemos exportar el listado a formato de texto
separado por comas para su uso en programas del tipo gestores de
correo electrnico (Outloook, Thunderbird, etc..), hojas de clculo
(Excel, OpenOffice, etc...) o similares.
Imprimir listado. Podemos imprimir de forma directa el contenido
del listado en cualquier momento, o exportarlo a PDF.
Etiquetas. Podemos imprimir de forma directa un listado en formato
de etiquetas pulsando este botn. Al lado tenemos el modelo de
etiquetas que se usarn. Disponemos de una serie de modelos de
etiquetas prediseados en la carpeta del programa (c:\archivos de
programa\argos-galaica\academia\frf\etiquetas) pero si necesita un
modelo que no tiene en dicha carpeta puede personalizarlo desde el
men Utilidades : Configurar ficheros o solicitrnoslo sin coste
alguno durante el perodo de mantenimiento.

135

PARTE VII
Utilidades

Gestin de Academia

PARTE

VII
Utilidades
En el men herramientas contamos con las opciones ms comunes
para poder configurar nuestro programa, modificar sus datos o
recuperarnos de fallos del sistema.

8.1. Cambiar de usuario


Pulsando en esta opcin nos vuelve a salir la ventana para introducir el
nombre de usuario y clave, de forma que no es necesario salir de la
aplicacin para cambiar el usuario activo.
Nota: Es necesario tener usuarios definidos para que esta opcin
est disponible, y adems como mnimo uno de los usuarios debe ser el
administrador (vase la opcin Mantenimiento: Usuarios).

8.2. Calendario laboral


El calendario laboral nos permite definir los das festivos en los que no
habr clase.
Su utilidad es doble:
Por un lado nos marca en el calendario de la pantalla principal en
rojo los das no lectivos.
Si especificamos los horarios de un curso (vase Mantenimiento :
Cursos : Temarios y Horarios) nos indicar cuando una clase cae
en da festivo, de forma que podamos modificarla para otra fecha si
deseamos recuperarla.
El calendario laboral tiene el siguiente aspecto:

138

Parte VII - Utilidades

En el lado izquierdo tenemos los meses. Podemos pulsar en cualquier


da y pulsar el botn Aadir (+) para agregar un nuevo festivo ese da.
Tambin podemos seleccionar un da concreto y pulsar el botn Editar
(^) para abrir la ficha de ese da. La ltima opcin es borrar (-) el festivo
marcado.
A medida que agregamos festivos podemos verlos en el listado de la
derecha. En dicho listado aparte de la fecha de los festivos se nos indica
al lado el motivo si lo hemos consignado.

8.3. Copia de seguridad


Desde esta opcin podremos realizar las copias de seguridad del
programa. Tambin en caso de prdida de los datos podremos
restaurarlos desde una copia realizada con anterioridad.
Solo cuenta con dos botones: uno para realizar la copia y otro para
restaurarla.

139

Gestin de Academia

Realizar nueva copia de seguridad


Se nos solicitar una carpeta donde deseamos realizar la copia. Una vez
seleccionada el programa, de forma automtica, grabar un fichero que
tendr como nombre Academia [Fecha] siendo [Fecha] el da de
realizacin de la copia.
Las copias de seguridad son acumulativas, por lo que solo tiene sentido
guardar la ltima que hayamos realizado.
El fichero generado solo se puede abrir mediante la opcin de Restaurar
Copia de Seguridad.
Restaurar copia de seguridad
Se nos pedir un fichero de copia de seguridad que hayamos realizado
antes. Al seleccionarlo se borrarn los datos actuales y se
restaurarn los que haba en el fichero. Solo debe restaurarse un

140

Parte VII - Utilidades

fichero de copia de seguridad en caso de que hayamos perdido


informacin por culpa de un virus, fallo informtico, etc.

8.4. Configuracin
La configuracin nos permitir establecer todos los datos bsicos para
el funcionamiento del programa.
Se divide en varias solapas para facilitar el agrupamiento de
informacin.
Datos del centro
En esta solapa se nos muestran los datos bsicos del centro, que se
utlizarn para los membretes y facturas:
Nombre comercial. Nombre comercial de nuestro negocio.
Nombre legal. Denominacin social del negocio o nombre del titular
autnomo si es el caso. Este nombre aparecer ms pequeo en
las facturas, bajo el nombre comercial. En caso de ser igual al
nombre comercial no se mostrar.
Domicilio. Domicilio social de la empresa.
Localidad. Localidad donde se encuentra el negocio.
CP. Cdigo postal.
Provincia. Provincia del negocio.
Tlfno. Telfono principal.
Tlfno 2. Telfono secundario.
Fax. Nmero de fax.
CIF/NIF. Identificacin fiscal de la empresa.
E-mail. Direccin de correo electrnico de la empresa.
Pgina web. Direccin en internet de la empresa.
Datos de impresin

141

Gestin de Academia

En esta solapa se establecen todos los datos referentes a la impresin


en papel de documentos.
Carpeta de ficheros de impresin. Aqu especificaremos el lugar
donde se encuentran las plantillas de impresin del programa.
Normalmente esta casilla la cubre de forma automtica el programa
durante la instalacin del mismo. En caso de que se encuentre en
blanco o sea erronea pngase en contacto con el servicio tcnico.
Impresin de lser/inyeccin. Impresora principal que debe utilizar
por defecto el programa para imprimir.
Tipo de letra. Tipo de letra que se utilizar para los documentos.
Etiquetas. Configuracin del papel de etiquetas en caso de que
vaya a ser utilizado. Estableceremos las columnas de etiquetas que
tiene, la altura de cada etiqueta individual, as como el espacio que
hay entre columnas. Tambin estableceremos los mrgenes
(superior, inferior, derecha e izquierda) desde las etiquetas hasta el
borde de la pgina.
Base de datos

142

Parte VII - Utilidades

Esta solapa controla todo lo referente a los datos del sistema. Para
modificar los datos de la base de datos debe ponerse en contacto con el
servicio tcnico. Tenga en cuenta que cualquier modificacin erronea en
esta seccin puede conllevar la inutilizacin completa del programa.
En la zona central tenemos los contadores del sistema, que tienen en
cuenta la autonumeracin de determinados cdigos. Para modificar el
valor de un contador debemos establecer el nuevo nmero en la casilla
correspondiente y pulsar el botn aplicar que tiene al lado de la misma
para hacerlo efectiva. Tenga en cuenta que el nmero que debemos
establecer en la casilla es el del ltimo nmero que se ha utilizado. El
prximo cdigo que generar el programa ser el siguiente al
establecido.
La carpeta compartida para imgenes es el lugar donde se
almacenarn las fotos o imgenes con las que trabaja el programa. Si el
programa est siendo usado en una red local es conveniente que dicha
carpeta est compartida por windows para que todos los usuarios en los
distintos puestos puedan acceder a las imgenes. Si tiene dudas de
como compartir una carpeta en Windows contacte con el servicio
tcnico.
143

Gestin de Academia

Datos para la domiciliacin bancaria


Si vamos a generar ficheros de la norma 19 debemos cubrir esta solapa
con los datos que nos facilitar el banco:

Recibos y logotipo
En esta solapa podemos especificar un logotipo en formato JPEG que
se utlizar en la impresin de los recibos.
Cargar logotipo. Nos permite cargar un logotipo en formato grfico
que se encuentre en nuestro disco duro.
Eliminar logotipo. Se borrar el logotipo que ahora mismo estemos
utilizando.
Concepto por defecto en recibos. Cuando generamos los recibos
mediante el men Recibos : Generar Recibos, todos tienen un
concepto base que es 'mensualidad'. Podemos especificar cualquier
otro concepto en esta casilla que ser el utilizado por defecto a la
hora de la generacin.
Smbolo de moneda. Si tenemos un smbolo distinto al euro

144

Parte VII - Utilidades

podemos especificarlo aqu.


Modelos de impresin. Podemos especificar modelos de
impresin distintos a los estandar para la impresin de recibos,
cartas de pago o etiquetas de combinar correspondencia. Para
utilizar modelos distintos a los estandar recomendamos que se
pongan en contacto con el servicio tcnico.
Cajn portamonedas. Si tenemos un cajn portamonedas y
queremos que el programa lo abra al emitir un recibo para cobrar
debemos especificar aqu a que puerto est conectado.

Configuracin general

145

Gestin de Academia

Podemos especificar:
Agenda. En este recuadro configuraremos la agenda que se ve al
entrar en el programa, en la pantalla principal, donde
estableceremos:
Hora de inicio jornada. Las horas anteriores se vern con fondo
gris.
Hora de fin de jornada. Las horas posteriores se vern con
fondo gris.
Dias a mostrar. Das que se mostrarn por defecto al abrir el
programa.
Intervalos cada. Intervalos que se mostrarn en la agenda.
Duracin de la clase. Para la creacin de horarios.
Especificaremos cual es la duracin por defecto de cada clase,
aunque luego podamos cambiarla de forma individual para cada
146

Parte VII - Utilidades

horario y materia.
Cobro de recibos. Desde este recuadro configuraremos la pantalla
de cobro de recibos, especificando que valores queremos que
muestre por defecto, aunque posteriormente podamos modificar
cualquiera de ellos.
IRPF Profesores. Porcentaje de retencin que por defecto le
aplicaremos a los profesores.
Mostrar notas de ayuda de aprendizaje con cada pantalla.
Cuando arrancamos por primera vez el programa se nos muestra
una pantalla de ayuda para cada opcin del programa. Podemos
desactivar o activar esta opcin desde aqu.
Facturacin
Desde esta pantalla determinamos los datos relativos a la facturacin en
el programa (Men Facturacin).

147

Gestin de Academia

Aqu especificaremos:
Tipos de IVA. Son los tipos de IVA utilizados en las facturas. Por
defecto ya vienen configurados.
IVA Dfto. Es el IVA por defecto que se aplicar a los productos
vendidos en las facturas. Por defecto est el Normal (16%).
Aplicar IVA a recibos facturados. Cuando pasamos los recibos a
facturas (desde el men Facturacin: Facturar Recibos) por defecto
no se les aplica ningn IVA. En caso de que nuestra academia
tenga que aplicar IVA a sus recibos (academias de cursos no
estandarizados) marcaramos esta casilla.
Codificacin de facturas. Existe la posibilidad de llevar ms de
una serie de facturas. En esta opcin podemos dar de alta o
modificar las series, as como controlar sus contadores.
Codificacin de presupuestos. Al igual que sucede con las
facturas podemos especificar varias series de presupuestos y
controlar desde aqu sus contadores.

148

PARTE IX
La agenda

Gestin de Academia

PARTE

IX
La agenda
En la pantalla principal puede ver, como fondo de la misma, la agenda
del programa. Esta agenda nos permite tener de forma visible en todo
momento las anotaciones que necesitemos recordar cada da. Es un
planificador de tareas sencillo pero eficiente.

150

Parte IX - La agenda

9.1. El planificador
En la pantalla principal veremos el planificador visual, que nos mostrar
el rango de das escogido y las notas (si es que hay alguna):

En la zona superior contamos con un filtro que nos permite escoger el


rango de fechas que queremos mostrar. Pulsando en el botn de Filtrar
(las gafas) veremos el rango de fechas en pantalla.
En el lateral derecho contamos con tres botones que nos permiten:

151

Gestin de Academia

Aadir una nueva nota. Con esta opcin se nos abrir una
pantalla en la cual podremos aadir los datos de una nueva nota de la
agenda.

Editar una nota existente. Con este botn se abrir la nota que
tengamos seleccionada para poder modificar su contenido.

Eliminar una nota. Con esta opcin borraremos la nota que


tengamos seleccionada en el momento.
Cuando abramos la ficha de una nota veremos que tiene el siguiente
aspecto:

152

Parte IX - La agenda

En una nota podemos especificar:


Fecha. Fecha de la nota.
Hora de inicio. Hora de inicio de la actividad.
Hora de fin. Hora de finalizacin de la actividad (mnimo diez
minutos).
Descripcin. Descripcin breve de la misma.
Texto. Texto extenso sobre la tarea a a realizar.
Cd. Alumno. Si es necesario podemos enlazar la nota a cualquier
alumno de la cacademia, de forma que al abrirla podamos pulsar en
el botn de las gafas (detalle) para abrir la ficha del alumno en
cuestin.

153

PARTE X
Listados estndar

Gestin de Academia

PARTE

X
Listados estndar
Los listados estndar son las pantallas de bsqueda que se utilizan en
diversos puntos del programa para acceder a los datos.
En un esfuerzo para simplificar el uso de la aplicacin estas pantallas se
manejan todas de igual forma, aplicndose los filtros dependiendo de
cada ocasin. Una vez aprenda a manejar cualquiera de ellos, sabr
manejar casi todo el contenido del programa de forma rpida y eficiente.

156

Parte X - Listados estndar

10.1. Filtro rpido

Este filtro nos permite de forma rpida filtrar un determinado nmero de


registros.
Campo. El primer recuadro nos permite, mediante un men
desplegable con la flecha negra, escoger el campo por el cual
queremos realizar el filtrado. Los campos pueden configurarse por el
usuario (vase la opcin de configurar los listados).
Desde. Aqu introduciremos el primer registro desde el cual queremos
realizar el filtrado. Por ejemplo, si estuvisemos filtrando por cdigo y
quisisemos empezar por el cdigo 16, pondramos un 16 en esta
casilla.
Hasta. Ser el ltimo registro mostrado en el listado. Si dejamos esta
casilla en blanco el programa no filtrara todos los registros que
hubiese desde el primero que escogisemos en la casilla anterior.

Una vez establezcamos el mbito a filtrar, bastar con que


pulsemos el botn de filtro rpido para que se aplique la seleccin y la
pantalla nos muestre el resultado seleccionado.
Si en la casilla 'desde' no especificamos nada se nos mostrarn todos los
registros desde el principio de la tabla hasta lo que hayamos puesto en la
casilla 'hasta' .
Si en la casilla 'hasta' no especificamos nada se nos mostrarn todos los
registros que hay en la tabla desde lo consignado en 'desde' hasta el final
de la tabla.

157

Gestin de Academia

Si no especificamos nada en ninguna de las dos casillas no se realizar la


bsqueda. Esto impedir sobrecargar de forma intil la red listando todos
los datos que contiene la tabla.

Ejemplo: Queremos listar todos los artculos cuya descripcin est


entre 'Ratn' y 'Sirena'. Escogeremos el campo 'Descripcin' desplegando
con la flecha negra. Despus escribiremos 'Ratn' en la casilla inicial
(desde) y 'Sirena' en la casilla final (hasta). El listado central nos mostrar
todos los registros comprendidos entre ambos nombres.

Ejemplo: Queremos listar todos los artculos cuyo cdigo sea superior
al '0012'. Escogemos el campo 'Cdigo' desplegando la flecha negra.
Despus escribimos '0012' en la casilla inicial (desde) y dejamos en blanco
la casilla final (hasta).

Ejemplo: Queremo listar todos los artculos cuya seccin sea anterior a
la '09'. Escogemos el campo 'Seccin' desplegando la flecha negra.
Despus dejamos en blanco la casilla inicial (desde) y ponemos '09' en la
casilla final (hasta).

10.2. Criterio de ordenacin

En la zona superior derecha de la pantalla tenemos el criterio de


ordenacin que sigue el listado.
Si deseamos modificarlo basta con que despleguemos las opciones
pulsando la flecha negra. Se nos mostrarn los criterios de ordenacin
que hayamos definido (vase configuracin del listado) y podremos

158

Parte X - Listados estndar

aplicar el nuevo criterio pulsando el botn de filtro rpido (la lupa sobre
la hoja).
Los botones que tenemos debajo del filtro de ordenacin se
corresponden con las siguientes funciones:

Filtro rpido. Al pulsar sobre el filtro rpido se aplicarn los criterios


de ordenacin establecidos en el filtro de ordenacin y el mbito de
bsqueda determinado en el men de bsqueda rpida. Si no hemos
puesto ningn dato en el men de bsqueda rpida nos aparecer un
error que indicar la necesidad de establecer unos parmetros de
bsqueda. Esto se hace para no sobrecargar la red (ver el apndice 1,
Preguntas Frecuentes ), aunque puede desactivarse mediante la
configuracin personalizada del listado (vese la seccin
correspondiente al final del captulo).

Filtro avanzado. Al pulsar sobre el filtro avanzado se abrir una


pantalla en la que podremos establecer unos criterios de bsqueda
ms extensivos. Su funcionamiento se indica ms adelante en este
captulo en la seccin Aplicando un filtro avanzado .

Mostrar primer registro de orden. Pulsando este botn el listado


nos mostrar nicamente el primer registro que se corresponda con la
opcin de ordenacin seleccionada.

Mostrar el ltimo registro de orden. Pulsando este botn el lisyado


nos mostrar nicamente el ltimo registro que se corresponde con la
opcin de ordenacin seleccionada.
Ejemplo: Queremos un listado de los productos cuyo cdigo vaya
del '01' al '03', ordenados por cdigo. Introducimos en el men de
bsqueda rpida los valores 'desde: 01' y 'hasta: 02', y en criterios de
ordenacin seleccionamos 'cdigo'. Pulsamos el botn de fitro rpido y
159

Gestin de Academia

obtenemos el listado.
Ejemplo: Queremos el mismo listado que el ejemplo anterior, pero
esta vez ordenado por descripcin. Introducimos en el men de
bsqueda rpida los valores 'desde: 01' y 'hasta: 02', y en criterios de
ordenacin seleccionamos 'descripcin'. Pulsamos el botn de fitro
rpido y obtenemos el listado.
Ejemplo: Queremos ver el ltimo cdigo que se ha introducido en
la base de datos, y a qu registro pertenece. Seleccionamos en el
criterios de ordenacin 'Cdigo' y pulsamos el botn de 'mostrar el ltimo
registro de orden'.

10.3. Filtro avanzado


En ocasiones es necesaria una bsqueda de un registro mediante unos
parmetros determinados por varios campos. En ese caso tenemos la
opcin de filtro rpido (el botn con los binoculares). Al pulsar sobre l
se abrir una pantalla con varios campos (que pueden ser definidos por
el usuario).

160

Parte X - Listados estndar

Cuantos ms campos cubramos, ms detallada ser la bsqueda. No es


necesario que cubramos todo el campo para que se realice la bsqueda,
pero cuanta ms informacin demos al programa, ms exacto ser el
resultado obtenido.
Si marcamos la casilla 'Aprox.' nos dar un resultado de bsqueda
aproximada. Esto es, que el texto que especifiquemos se encuentre en
cualquier parte del campo buscado.
Ejemplo: Queremos encontrar un alumno cuyo cdigo empieza por
12 pero no sabemos el resto. Introducimos 12 en el cdigo y se nos
mostrarn los alumnos con cdigo 12, 121, 1202, 1204, etc.
Ejemplo: Buscamos a un cliente apellidado LOPEZ, pero no
sabemos si es el primer o el segundo apellido. Introducimos LOPEZ en
apellidos pero marcamos 'Aprox'. Nos listarn los alumnos: 'LOPEZ
URIARTE', 'PEREZ LOPEZ', 'LOPEZ LOPEZ', etc...
Ejemplo: Buscamos a un alumno apedillado LOPEZ pero
sabemos que LOPEZ es su primer apellido. Desmarcamos 'Aprox' y nos
mostrar los alumnos con apellido 'LOPEZ LOPEZ, 'LOPEZ URIARTE'
pero no, por ejemplo, a 'PEREZ LOPEZ' (empieza por PEREZ).

10.4. Rejilla de datos


En esta parte de la pantalla se nos muestran los resultados de nuestra
bsqueda. Las columnas que aparecen en pantalla son configurables,
as como su ancho y posicin.
Si cuando el ratn est situado sobre la rejilla pulsamos el botn
contrario (el botn derecho), nos saldr un men emergente como el
siguiente:

161

Gestin de Academia

Con la ayuda de este men podemos configurar a nuestro gusto lo que


mostrar el listado, as como los campos que se utilizarn como criterios
de bsqueda y ordenacin. Tambin podemos definir el ancho de las
columnas y, si se da el caso, restaurar los valores iniciales que tena el
programa en su instalacin.

10.5. Configurar campos


Siempre que marquemos una casilla el campo correspondiente se
mover a la zona derecha, donde podemos ver dos listados con los
campos que sern visibles y aquellos que se utilizarn en los criterios de
ordenacin/bsqueda.
Los botones con flechas arriba y abajo que hay al lado de cada listado
sirven para mover la posicin del campo seleccionado en la lista hacia
arriba o abajo, de forma que aparezca antes o despus que otro.
Ejemplo: En nuestro listado de pacientes solo queremos que
aparezcan los campos Nombre, Direccin, Cdigo y Telfono en
pantalla. Para las bsquedas solo necesitaremos los campos Nombre y
Cdigo. Normalmente realizamos las bsquedas y ordenaciones por
Cdigo. En este caso seleccionaremos como visibles los campos
Nombre, Direccin, Cdigo, Telfono. Seleccionaremos como
orden/listado Nombre y Cdigo. Si no aparecen en el orden que nosotros
queremos moveremos con las flechas cdigo para que aparezca de
primero en la lista de 'bsquedas'.

10.6. Configurar columnas


Cuando entramos en la pantalla de listados las columnas tienen una
posicin y ancho fijos, para evitar que estos se modifiquen al mover
accidentalmente el ratn sobre ellas.
Si marcamos esta opcin se nos permitir modificar la posicin de las
columnas. Para ello debemos marcar sobre el ttulo de la columna (la
zona gris) y, sin soltar el botn del ratn, arrastrar la columna hacia su
nueva posicin a la izquierda o la derecha.

162

Parte X - Listados estndar

Tambin podemos modificar su ancho pulsando con el ratn justo en la


lnea divisoria entre dos columnas y arrastraremos con el ratn para
conseguir el ancho adecuado.
Tngase en cuenta que las columnas que se mostrarn en el listado se
deben definir en la configuracin de campos.

10.7. Restaurar valores predeterminados


El programa viene configurado por defecto con unas columnas
determinadas para cada seccin, as como un ancho estndar para las
mismas. Al pulsar esta opcin desharemos cualquier cambio que
hubiesemos aplicado nosotros y volveramos a tener el listado como en
el momento de la primera ejecucin del programa.

10.8. Botones de accin


Los botones de accin son los que nos permiten interactuar con los
registros del programa:

Refrescar. Este botn solo tiene utilidad en la


versin multipuesto del programa. En ocasiones podemos tener la
pantalla de listados largo tiempo sin modificarla y otros usuarios en
otros puestos estar introduciendo datos adicionales. Si nos queremos
asegurar que lo que vemos en pantalla es la ltima versin de los datos
que realmente se almacenan en el servidor debemos pulsar este botn
para que haga una llamada al ordenador central y devuelva los datos
confirmados de todos los puestos.

Nuevo. Al pulsar este botn aadiremos un nuevo


registro al sistema. Se abrir entonces la pantalla correspondiente para
que podamos introducir todos los datos del nuevo elemento (ya sea un
nuevo producto, cliente, proveedor, etc.). Las pantallas de cada
elemento y la forma de cubriras se describen en los captulos

163

Gestin de Academia

correspondientes.

Editar. Abrir la pantalla de edicin para el


elemento que tengamos actualmente seleccionado, permitindonos
modificar sus caractersticas. Las pantallas de cada elemento y la
forma de cubriras se describen en los captulos correspondientes.

Borrar. Eliminar de forma definitiva el registro que


tengamos actualmente seleccionado. Antes de realizar esta operacin
el programa nos pedir siempre una confirmacin de la accin.
Recuerde que una vez borrado un registro no hay ninguna opcin para
recuperarlo. Proceda con cautela con esta operacin.

Ver. Abrir el registro actualmente seleccionado


pero solo en modo visualizacin, sin permitir ninguna modificacin.
Esta opcin es vlida para poder ver los datos sin correr el riesgo de
modificarlos accidentalmente o para el caso de que el usuario activo no
tenga los permisos de edicin correspondientes a la seccin en que
nos encontremos (vase el captulo Usuarios y permisos).

Imprimir. Abrir la pantalla de impresin para


sacar una copia en papel del listado mostrado.

Cerrar. Cierra la ventana actual y vuelve al men


principal del programa.

Seleccionar. Este botn solo est disponible si


llegamos al listado desde la pulsacin de un botn de seleccin (se
describe el funcionamiento de estos botones en los captulos que hablan
de las fichas que los contienen). Al pulsar sobre l se seleccionar el
registro activo.

164

Parte X - Listados estndar

10.9. Barra de navegacin

La barra de navegacin nos permite movernos por los registros pulsando


los botones correspodientes. De izquierda a derecha:
Ir al primer registro listado. Nos sita en el primer registro que aparezca
en la rejilla de datos .
Ir al registro anterior. Retrocede un registro.
Ir al siguiente registro. Avanza un registro.
Ir al ltimo registro listado. Nos sita en el ltimo registro que aparezca en
la rejilla de datos .
Adems en todo momento nos indica cual es el criterio de ordenacin y
seleccin aplicados al listado.

10.10. Filtro de fechas


Aparte de las opciones estndar mencionadas en otros apartados, los
listados de elementos que contengan fechas (tales como facturas, citas,
albaranes, altas, etc.) cuentan con un filtro adicional situado entre los
criterios de bsqueda y los criterios de ordenacin , que nos permitirn
filtrar los resultados por fechas:

Si no marcamos la casilla de Intervalo de fechas de la zona superior NO


se aplicar ningn criterio de fechas, es decir, se mostrarn todos los
registros sin tener en cuenta la fecha.

165

Gestin de Academia

De lo contrario se aplicar como criterio de fecha aquel que seleccionemos


en la casilla correspondiente. Los diversos criterios aplicables se pueden
seleccionar pulsando la flecha negra. Estos criterios vendrn definidos por
defecto o los puede seleccionar el usuario mediante la
configuracin del listado descrita en la seccin de rejilla de datos .
Los registros que se mostrarn estarn comprendidos entre la fecha inicial
(a la izquierda) y la fecha final (a la derecha). Dichas fechas se pueden
introducir a mano escribiendo en la casilla, o seleccionarlas mediante el
calendario interactivo pulsando el botn con el dibujo del calendario.

Una vez establezcamos el rango de fechas, y al igual que suceda con


el rango de bsqueda normal , debemos pulsar aplicar filtro rpido para que
surta efecto la configuracin escogida.
Tenga en cuenta que los criterios de bsquedas y los criterios de fechas
son acumulables.

166

Ciudad del Transporte Bloque 1, Piso 2


Polgono del Tambre - Santiago (A Corua)
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http://www.argos-galaica.com
Tlfno/Fax. 981. 57. 30. 38