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La Red de Archivos de Puerto Rico

le invita a su primer Ciclo de Conferencias


Servir y proteger:
Disposicin de documentos pblicos

Conferenciantes:

Karin Cardona, Exdirectora del Archivo General de Puerto Rico


Lillian Irizarry, Directora Archivo Central Recinto de Ro Piedras UPR

viernes, 24 de mayo de 2013

8:00am a 12:00m

Archivo General de Puerto Rico San Juan


Se convalidar horas de tica Gubernamental

Informacin y registro en: archiredpr.wordpress.com

Aida Irizarry Martnez, Presidenta ArchiRED 787-405-0205

Programa
Servir y proteger: Disposicin de documentos pblicos
8:00 8:30 am

Registro y merienda

8:30 8:45 am

Bienvenida
Aida Irizarry Martnez, Presidenta ArchiRED

8:45 9:00 am

Saludo
Dra. Josefina Gmez Hillyer, Directora Interina Archivo General de PR

Moderadora: Irma Santiago, Directora Archivo Histrico de Carolina


9:00 9:30 am

Conferencia: Conoce sobre la Ley: Qu hacer o no hacer


Lillian Irizarry, Directora Archivo Central UPR en Ro Piedras

9:30 10:30 am

Conferencia: El rol del Archivero General en la disposicin de documentos


pblicos de Puerto Rico
Karin Cardona, Exdirectora Archivo General de Puerto Rico

10:30 11:30 am

Visita guiada por el Archivo General de Puerto Rico

Co-auspiciadores

Biblioteca Jess T. Piero

Servir y
Proteger:
Lillian Irizarry Martnez

Disposicin

Documentos Pblicos
ArchiRED
Archivo General de Puerto Rico
24 de mayo de 2013
Universidad de Puerto Rico
Recinto de Ro Piedras
Decanato de Administracin
Lillian Irizarry Martnez, 2013 Derechos Reservados

de

Introduccin
Disposicin de Documentos
Pblicos
Trasfondo Histrico Disposicin
de Documentos Pblicos
Ciclo Vital de los Documentos
Eliminacin de Documentos
Una Mirada a las Leyes y la
Reglamentacin Existente
tica Profesional

Introduccin
Qu es Disposicin de
Documentos?

Cualquier actividad
relacionada con la eliminacin
de documentos de archivo
que ya han cumplido su perodo
de retencin fijado
y/o perdido para el organismo
toda utilidad administrativa,
fiscal o legal
Se tomarn medidas para que
los documentos de valor
continuo sean retenidos
permanentemente

Ley 5 de 1955, enmendada:

27/05/2013

Trasfondo Histrico de la
Disposicin de Documentos
Pblicos
Edad Contempornea
S XVIII Disposicin de
Documentos

se haca por orden cronolgico


en ocasiones por orden alfabtico,
onomstico o por temas

1898-Archivero al servicio de la
administracin pblica y privada
Tarea central: organizar la
informacin para su uso
Responsabilidad:

Elegir el sentido correcto

Trasfondo Histrico de la
Disposicin de Documentos
Pblicos
1950- II Guerra Mundial
Records Centers
Funcionario: records

management

Aplicacin Ciclo Vital de la


Documentacin a la
planificacin administrativa
Programas y planes control
de la documentacin

1955-Creacin Programas

Administracin de Documentos
Pblicos

1959-Creacin Archivos
Centrales en Puerto Rico

Trasfondo Histrico de la
Disposicin de Documentos
mantenimiento en los
Pblicos
Archivos Centrales

Administracin de
Documentos= Economa y
Eficiencia
Directrices-Procedimientos

creacin, uso y acceso


manejo de correspondencia
documentos esenciales
mantenimiento de los
documentos en los Archivos de
Oficina (Preservacin)

se consigue al evitar el deterioro


ubicacin: mobiliario,
controles ambientales
(temperatura, humedad,
27/05/2013
iluminacin)

(Conservacin)
es proteccin fsica
inmediata: edificios,
anaqueles, cajas,
cartapacios

Disposicin de
documentos

Trasfondo Histrico de la
Disposicin de Documentos
Pblicos
Definicin de la Ley 5 de
1955, enmendada:
Administracin de
Documentos: Es la

planificacin, control, direccin,


organizacin, capacitacin,
promocin y otras actividades
gerenciales relacionadas con la
creacin, conservacin, as como
la disposicin de documentos.

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Ciclo Vital del Documento


Primer Estadio-Archivo de
Oficina- Objetivo
Lograr adecuada
organizacin que permita
una gestin eficaz para
atender las necesidades
de las propias Oficinas
Funcionarios: Secretarios,
Asistentes u Oficiales
Administrativos

Bases de
datos
Papel

Electrnico

Actividades para lograrlo


Documentos Activos

Organizar ,Ordenarlos,
Controlar, Guardar,

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Ciclo Vital del Documento

Eliminar los documentos

Impedir la dispersin
Impedir la eliminacin
inadecuada
Depurar los expedientes
Primer paso o proceso de
Disposicin de documentos

material informativo como


catlogos
material que afecte su
conservacin
metales
papel con color

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Ciclo Vital del Documento


Segundo Estadio-Archivo
Central-Objetivos

Servicio a la organizacin
archivos de oficina
ciudadanos/clientes
investigacin
Cultura
Documentos semi-activos e
inactivos

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Ciclo Vital del Documento


Ejecutar el programa de
administracin de
documentos

Coordinar y supervisar el
funcionamiento de los
archivos de oficina
Reclamar la documentacin
Conservar la documentacin
Valorar
series documentales

Disponer
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Disposicin de Documentos

Ley Nm. 5 de 1955:


Propsito

establecer un programa

sistemtico de conservacin de
documentos
y la eliminacin de aquellos
documentos que no solamente
carecen de valor permanente,
sino que adems haban
perdido ya toda utilidad
administrativa.

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Disposicin de Documentos
Mecanismos para la
sistematizacin de la Disposicin
de Documentos
Programas Administracin de
Documentos Pblicos

Funcionario: Administrador del Programa


Responsabilidades
asegurarse que se cumpla con la
Ley y los reglamentos
Establecer procedimientos de
conservacin y Disposicin
Intervenir los Administradores de
Documentos

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Disposicin de Documentos
Programa de la Rama Ejecutiva

Corporaciones, Agencias Pblicas y


Municipios

Vinculado desde noviembre de 2011 al


Archivo General de Puerto Rico
Reglamento 4284 (1990) para la
Administracin de Documentos Pblicos:
Seccin C, Artculo 30
Programas de Disposicin de Documentos
Esencial el uso del Inventario y Plan de
Retencin

Artculo 38: Solicitudes para Disposicin


Artculo 45: Autorizaciones de Emergencia
para Disposicin

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Disposicin de Documentos
Programa de la Rama Ejecutiva

27/05/2013

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Disposicin de Documentos
Programa de la Rama Legislativa

Senado de Puerto Rico


R. del S. 21 de 2013 (Regla 8-h)
Secretario
Custodiar los archivos y
documentos que se relacionen con
el proceso parlamentario del
Senado y mantendr un sistema de
archivo, conservacin y
disposicin de documentos,
usando las normas de la
tecnologa moderna.

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Disposicin de Documentos
Programa de la Rama Legislativa

Cmara de Representantes
R. de la C. 126 de 2013 (Regla 7-m)
Secretario
Custodiar los archivos y
documentos fsicos, electrnicos o
digitales que se relacionen con el
proceso parlamentario
Mantendr un sistema de archivo,
conservacin y disposicin de
documentos utilizando las normas
y mecanismos de la tecnologa
moderna.
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Disposicin de Documentos
Programa de la Rama
Judicial

Reglamento Tribunal de
Apelaciones (2004) Regla 5El Secretario(a)
guardar con la debida
seguridad todos los
expedientes
archivar y conservar, en su
debido orden, todos los
pronunciamientos del
Tribunal y cualquier otro
documento bajo su
custodia
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Reglamento Control, Preservacin,


Manejo y Disposicin de Evidencia en
el Negociado de Investigaciones
Especiales Artculo 8 (c)-Manejo de la
Evidencia:
el agente que solicite una
evidencia ser responsable de la
custodia de la misma y estar sujeto
a la aplicacin de la Orden
Administrativa 00-006 (2000)
Normas de Conductas y Medidas
Correctivas, Artculo 3, Seccin
3.1-9 Deberes y Obligaciones de
Empleados Pblicos: Vigilar,
conservar y salvaguardar
documentos, bienes e intereses
pblicos que estn bajo su custodia
21

Disposicin de Documentos
Contralor

Diez Principios para lograr


una Administracin Pblica
de Excelencia
El sptimo principio se refiere
al mantenimiento de los
sistemas de archivo y control
de documentos mediante para
garantizar la seguridad y la
obtencin rpida de los
mismos.

folleto resume las leyes y


reglamentos aplicables al archivo
y conservacin de los documentos

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en las tres ramas del


Gobierno y en la
Oficina del
Contralor.
fuente de referencia
y orientacin para
fomentar el
cumplimiento con
las leyes y
reglamentos y de
colaborar
en la eficiencia y la
efectividad de los
procesos
gubernamentales

22

Disposicin de Documentos
Mecanismos para la
sistematizacin de la Disposicin
de Documentos
Funcionario: Administrador de
Documentos

Responsabilidades
administrar el Programa en
su respectiva dependencia
Elaborar Listas de Disposicin
de Documentos

Reglamento Nm. 15 del


Programa de Documentos
Pblicos Rama Ejecutiva

Custodio de la documentacin
Responsable de su creacin,
conservacin, mantenimiento, uso,
Disposicin y localizacin

Preferiblemente Anualmente

Asesorarse con la Oficina de


Desperdicios Slidos
Recogido, Transportacin,
almacenamiento

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Disposicin de Documentos
Ley Nm. 5 de 1955, enmendada por
la Ley 63 de 1979
No se destruir, enajenar, obsequiar,

alterar o dispondr de ningn documento


perteneciente a cualquier dependencia del
Estado a menos que sea de conformidad
con lo dispuesto en esta Ley.
Toda persona que ejecute una de estas
acciones sobre cualquier documento
pblico, estar sujeto a las disposiciones de
los Artculos 204, 205 y 206 del Cdigo
Penal de PR, Ley Nm. 115 (1974)
enmendado.

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Disposicin de Documentos
Cualquier violacin a las

disposiciones de los
reglamentos que promulguen
los Administradores de
Programas constituir delito
menos grave y convicta que
fuere la persona ser castigada
con pena de reclusin no
mayor de seis meses o multa
no mayor de $500 o ambas
penas a discrecin del tribunal.

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Disposicin de Documentos
Qu es Reciclaje de papel?

proceso de recuperacin de papel ya


utilizado para transformarlo en nuevos
productos de papel.

Puede ser vendido el papel como material


excedente. (Artculo 47 Reglamento 4284)

Programas de Reciclaje existen en la


mayora de las entidades del Gobierno. Se
deben reciclar:
copias extras conservadas para
propsitos de referencia (multiplicidad
de copias de un mismo documento),
borradores, documentos daados, listas
que se actualizan constantemente, otros
similares
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Disposicin de Documentos
En ningn caso estos
documentos pueden
contener:

informacin sensitiva
informacin que permita
identificar la persona o
personas a las que se refieren

es recomendable que
sean considerados como
documentos privados o
privilegiados1
1Certificacin

Nmero 93-139 del Consejo de


Educacin Superior, Reglamento sobre el
acceso a documentos oficiales en la UPR

Aun cuando no son


considerados documentos
originales u oficiales,

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Disposicin de Documentos
Si todos estos documentos
Es necesario mantenerse
contienen datos sensibles que
informado sobre el proceso que
afectan la intimidad de las
llevan a cabo:
personas
programas de reciclaje
la compaa contratada
compactan, trituran, queman,
entierran en el vertedero
Los duplicados (copia adicional de un
mismo documento) se recomienda
deben ser transferidos al Archivo
Central y se disponen una vez
asegurada la conservacin del original.

27/05/2013

deben ser previamente


destruidos de forma
irreconocible

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Disposicin de Documentos
Cuando los empleados de los
Programas de Reciclaje se
percaten que entre los
documentos recogidos existen
ejemplares de dichos documentos
deben ser devueltos a la
oficina productora
para que los enve al Archivo
Central para su destruccin
Tampoco ninguno de estos
documentos deben ser echados
en los contenedores de basura.

27/05/2013

29

Disposicin de Documentos
Los Documentos de Archivo se
transfieren a los Archivos
Centrales a travs del
Administrador de
Documentos
facultad de solicitar y
certificar su Disposicin

27/05/2013

Una vez autorizado la


Disposicin deben ser
destruidos de forma
irreproducible
Mquinas
trituradoras criss
cross vs. Mquinas
trituradoras cintillos

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Disposicin de Documentos
Control en el Uso de
Trituradoras de Papel para la
Destruccin de Documentos
Pblicos:
toda destruccin de

documentos pblicos debe ser


autorizada previamente por las
autoridades competentes y su
responsabilidad recae en el
Coordinador de Reciclaje y en el
Administrador de Documentos,
conjuntamente.
Carta Circular ASG Nm. 2007-5

27/05/2013

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Disposicin de Documentos
Por tal motivo, ningn otro

funcionario de la dependencia o
municipio debe tener trituradora
asignada o ubicada dentro de su
oficina o recinto de trabajo. El
poseer este equipo fuera del Centro
de Reciclaje pudiera ser indicativo
de que no se est cumpliendo con la
autorizacin oficial para la
destruccin de documentos. Carta
Circular ASG Nm. 2007-5

27/05/2013

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Disposicin de Documentos
Ley 197 de 2002 regula el
Proceso de Transicin de
Gobierno
Artculo 19 (b) Destruccin
o mutilacin de documentos
pblicos

Mecanismos para
fiscalizar la eliminacin
del Papel
para que en ningn
caso se pueda percibir
que esto es indicativo

de que no se est
cumpliendo con la
autorizacin oficial
para la destruccin
de documentos pblicos

27/05/2013

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Disposicin de Documentos
Cuando los Documentos de
Archivo que ya estn
transferidos al Archivo
Central han cumplido su
perodo de retencin fijado y
perdido toda utilidad
administrativa, fiscal o legal
es recomendable notificar por
escrito al director de la oficina
productora para que endose y
certifique que se pueden
destruir.

27/05/2013

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Disposicin de Documentos

Reglamento Nm. 23
(1988) enmendado
Aplicable a todas las
dependencias del ELA

Conservacin de Documentos de
Naturaleza Fiscal o Necesarios para
el Examen y Comprobacin de
Cuentas y Operaciones Fiscales

documento fiscal es aquel que origina un

ingreso o un desembolso de fondos

Dispone que los documentos fiscales


se conserven por seis aos o hasta
realizada una intervencin del
Contralor, lo que ocurra primero
27/05/2013

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Disposicin de Documentos
se regula su conservacin porque
son necesarios para el examen y

comproboracin de las cuentas y


transacciones fiscales en el
Gobierno.

Relacin de Documentos Fiscales


Indicar el Perodo de Retencin
Enviarla Oficina del Contralor
Departamento de Hacienda
Actualizarla cada tres aos

Creacin, Uso, Conservacin y Disposicin de


Documentos Pblicos Fiscales, Oficina Contralor 2008

27/05/2013

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Disposicin de Documentos
Ley HIPAA 104-91
(1996)

Solamente el personal
con acceso completo al
expediente o aquel
empleado responsable
del manejo de los
mismos, podr
encargarse del traslado
de estos desde donde
estn guardados hasta el
lugar a donde se
requieran.

27/05/2013

Manejo de la
Informacin

Llamadas
Telefnicas

Acceso a la
informacin

Traslado de
Expedientes

Envo de
Informacin

Expediente

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Disposicin de Documentos
Violaciones y Penalidades
Civiles o Criminales

Uso y divulgacin indebida de


informacin de salud o por la
obtencin de esa informacin
$50,000 y un ao de crcel
Si es cometida bajo fraude o engao
$100,000 y hasta 5 aos de
crcel
Intencin de vender, transferir o usar
informacin de salud protegida
identificable con el propsito de
obtener ventajas comerciales o de
negocio, ganancias personales o
causar dao malicioso
$250 o 10 aos de crcel

27/05/2013

Escuela Graduada de Salud Pblica, Curso


Introductorio a la Prctica de la Gerontologa en
Centros de Cuidado de Larga Duracin

38

Disposicin de Documentos
En el 2012 se anunci la firma
del Proyecto de la Cmara que
establece la poltica pblica en
torno al uso de la informtica en
la industria de los servicios de
salud. Entre otras cosas:
Promover el intercambio de
informacin entre mdicos; y
proveer a las personas acceso
electrnico a su informacin de
salud.

27/05/2013

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Disposicin de Documentos
Reglamento Nm. 6044 del
Secretario de Salud Artculo G
Seccin 22-Conservacin del
Expediente Clnico:

se conservan por un perodo


mnimo de 5 aos despus que el
paciente termine con todas sus
visitas mdicas o hasta que
cumpla 22 aos de edad. En el
caso de un inters particular se
conservarn por cinco aos
adicionales.

Seccin 23 (a)-Procedimiento para la

Disposicin del Expediente


Clnico

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Disposicin de Documentos
Certificacin Nmero 040, 9899, enmendada Gua para la
Conservacin de Documentos
UPR:
Labor Acadmica, Sub-seccin 8
Expediente mdico de estudiantes
se conservarn por 10 aos a
partir del ltimo semestre de
matrcula del estudiante.

Documentos relacionados con


Recursos Humanos, Seccin
Expediente mdico de empleados

se conservarn por 10 aos luego


del empleado separarse del servicio
activo.

27/05/2013

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tica Gubernamental

tica Proviene del

griego ethos
significa carcter
o moral

Moral Proviene

del latn mores


Se refiere a las
reglas culturales
y costumbres de
las personas

Disposicin de Documentos
Reglamento de tica
Gubernamental (Ley 12,1985-Ley
de tica Gubernamental del ELA)
Artculo 8. Prohibiciones ticas de

carcter general
(f) Ningn funcionario o
empleado pblico revelar o
usar informacin o documentos
adquiridos durante el desempeo
de su empleo para propsitos
ajenos al mismo, y mantendr la
confidencialidad de aquellos
asuntos relacionados con el
empleo,

a menos que reciba una


solicitud que requiera
divulgacin de algn
asunto y que est
permitido por autoridad
competente.
Nada de lo anterior
menoscabar el derecho
de los ciudadanos que
tiene acceso a los
documentos y otra
informacin de carcter
pblico.

Disposicin de Documentos
The Family Educational
Rights and Privacy Act de
1974, enmendada

Enmienda Buckley
protege la privacidad de
los expedientes
educativos de los
estudiantes
Establece derecho acceso
del estudiante a la
informacin contenida

27/05/2013

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Leyenda:
T/G
AVG
AHG
ATG

CN
BB
CA
CA
CC

27/05/2013

Tablillas/Gavetas
Vacas
Gaveta de
Gabinete Vertical
(3.04)
Gaveta de Gabinete Horizontal
(2.30)
Gaveta de
Tarjetero 3 x 5
(0.15)
Carpeta
Nminas
(0.50)
Banker Box
(1.25)
Caja Archivo legal
(0.50)
Caja Archivo carta
(0.40)
Caja
Cheques
(0.25)

TF

Caja Transfile
(1.90)

Caja Resma
carta (1.30)

Caja Resma
legal (1.40)

RR

Cajas otros
tamaos (1.50)

DE

Documentos
Encuadernados (0.50)

RM

Rollos
Microfilm
Diversas cajas calculado en
pies cbicos
Espacio
disponible
Documentos
para Disponer

45

Sobre el Archivo Central de la Universidad


de Puerto Rico en Ro Piedras
Situado en el Antiguo
Gimnasio de Seoritas
detrs del Teatro y aledao
al Parque del Centenario

Horario de Servicio
lunes a viernes de
8:30 am a 11:30 m
1:30 pm a 4:00 pm

Telfono 787-764-0000

Fax 787-772-1410
Extensin 1410

Direccin Postal
Universidad de Puerto Rico
Recinto de Ro Piedras
Decanato de
Administracin
PO Box 23301 San Juan
Puerto Rico 00931-3301

Extensiones 5336, 5333

27/05/2013

Lillian Irizarry Martnez, 2013 Derechos Reservados

46

El rol del Archivero General


de Puerto Rico
Karin O. Cardona

en la disposicin de documentos pblicos

24 de mayo de 2013

La figura del Archivero


Nombramiento de confianza sujeto a las disposiciones
de la Ley de Personal del Servicio Pblico de Puerto
Rico.
Profesional con titulacin universitaria superior, cuyo
campo de actividad se centra en la direccin,
investigacin, programacin y desarrollo de las tcnicas
adecuadas para el tratamiento archivstico de los
fondos documentales.
El Archivero General de Puerto Rico.

Otros custodios de documentos


- Alcaldes, Regidores y Escribanos
- Director Archivo de la Real Hacienda
- Secretario de Puerto Rico
- La Junta de Sndicos de la Biblioteca Insular
- Director del Archivo Histrico de Puerto Rico
- Historiador de Puerto Rico
- Archivero General de Puerto Rico

Funciones del Archivero


Segn la Ley # 5 de 8 de diciembre de 1955, Ley
para la administracin de documentos pblicos de
Puerto Rico, segn enmendada.
- Tiene a su cargo la direccin del Archivo y es
nombrado por el Director Ejecutivo del Instituto de
Cultura Puertorriquea.
- El Archivero es el Secretario permanente de la
Comisin Asesora del AGPR.

-El

Archivero es responsable de la custodia,


conservacin y uso de todos los documentos
existentes en el Archivo.
-El Archivero, sujeto a la disponibilidad de espacio en
el Archivo, est autorizado para requerir el traslado de
documentos.
- Las reproducciones que se hagan de documentos que
formen parte del Archivo y certificadas por el
Archivero, sern admitidas en evidencia como si
fueran los originales

.
- El Archivero est obligado y autorizado a certificar
y a expedir copias de aquellos documentos
confiados a su custodia, de los cuales no sea
posible obtener una reproduccin.

- El Archivero tendr su sello oficial para la


certificacin de documentos del cual los tribunales
debern tomar conocimiento judicial.

- El Archivero examinar las listas de Disposicin de


Documentos Pblicos enviadas por las distintas dependencias
del gobierno a travs del Programa de Administracin de
Documentos Pblicos de Puerto Rico, en las tres ramas de
gobierno y la Oficina del Contralor y notificar al programa si
interesa el traslado de documentos al Archivo para su
conservacin.
- El Archivero podr traspasar los documentos que no retenga
a una dependencia o entidad educativa o cultural segn se
define el trmino en esta ley. Los documentos traspasados a
la dependencia o entidad educativa o cultural mantienen su
carcter de documentos pblicos y pertenecen al Estado Libre
Asociado de Puerto Rico.

El Archivero tendr mximo de sesenta (60) das para


notificar su determinacin sobre las listas evaluadas.
Aquellos documentos que el Archivero no reclame
podrn ser destruidos por los Administradores de
Documentos previa autorizacin expresa del
Administrador del Programa.

Comisin Nacional de Seleccin y


Eliminacin, Costa Rica Ley #7202 de 24
de octubre de 1990
Crase la Comisin Nacional de Seleccin y
Eliminacin de Documentos, as como el rgano
de la Direccin General del Archivo Nacional
encargado de dictar las normas sobre seleccin
y eliminacin de documentos, de acuerdo con
su valor cientfico-cultural, y de resolver las
consultas sobre eliminacin de documentos de
los entes productores a los que se refiere el
artculo 2do. de la presente ley".

Cada una de las entidades mencionadas en el artculo


2do. de la presente ley integrar un comit
institucional de seleccin y eliminacin, formado por
el encargado del archivo, el asesor legal y el superior
administrativo de la entidad productora de la
documentacin. El comit tendr las siguientes
funciones:
a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y
legal de sus documentos.
b) Consultar a la Comisin Nacional de Seleccin y
Eliminacin de Documentos cuando deba eliminar
documentos que hayan finalizado su trmite
administrativo.