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Annexe 2 Procdures daudit de systmes (conception du

systme de contrle interne)


2.1

Documentation d'audit et lments probants

1 Documentation daudit (documents de travail)

Conformment la norme ISAE 3000, lauditeur prpare une documentation daudit qui
fournit:
- une trace suffisante et approprie des travaux fondant son rapport d'audit; et
- des lments dmontrant que l'audit a t planifi et ralis selon les normes ISA et
dans le respect des exigences lgislatives et rglementaires applicables.
On entend par documentation daudit ou documentation de travail (la trace) le recueil des
procdures d'audit ralises, des lments probants pertinents recueillis et des conclusions
auxquelles l'auditeur est parvenu. On entend par dossier daudit un ou plusieurs classeurs ou
autre moyen d'archivage, sous une forme physique ou lectronique, contenant la
documentation relative une mission spcifique.
2 lments probants

Conformment la norme ISAE 3000, lauditeur doit veiller recueillir des lments
probants pour fonder son opinion et prouver que l'audit a t effectu dans le respect du cadre
conceptuel international pour les missions d'assurance de l'IFAC et de la norme ISAE
(International Standard on Assurance Engagements) 3000 concernant les missions
d'assurance autres que les missions d'audit ou d'examen limit d'informations financires
historiques.
Lauditeur doit recueillir des lments probants suffisants et appropris pour tayer ses
constatations et parvenir des conclusions raisonnables sur lesquelles fonder son opinion.
L'auditeur exerce son jugement professionnel pour dterminer si les lments probants sont
suffisants et appropris, compte tenu des conditions contractuelles.
3 Conservation de la documentation daudit (documents de travail)

Lauditeur doit conserver la documentation daudit concernant la mission (y compris les


pices justificatives concernant les honoraires et dpenses lies l'audit, telles que les factures
dhtel, cartes d'embarquement, souches de billets de transport, relevs des heures de travail,
etc.), pour que la Commission puisse les examiner, et ce pendant une priode de 5 ans
compter de la date du paiement, par la Commission, de la dernire facture tablie par
lauditeur pour la mission en cause. Dans le respect de la lgislation du pays o le bureau
responsable de l'audit est tabli, la Commission peut demander avoir accs la
documentation daudit pendant une priode de 5 ans.
4 Accs aux registres et documents de lentit

Lauditeur doit pouvoir disposer, en permanence, dun accs total et illimit tous les
registres et documents (y compris les pices comptables, les contrats, les comptes rendus des
runions, les documents bancaires, les factures, etc.), aux salaris et aux locaux de lentit,

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dans la mesure o cela se rvle possible et utile pour laudit du projet. Il peut demander
lentit de le mettre en contact avec les banques (par exemple, pour demander une
confirmation bancaire), les consultants et les autres personnes ou socits engages par
lentit.
2.2

Planification

1 Runion prparatoire avec la Commission

La Commission prvoit gnralement une runion prparatoire avec lauditeur. Cette runion
se tient au sige de la DG DEVCO Bruxelles ou de la dlgation de l'UE concerne ou en un
autre lieu, selon l'endroit le plus appropri et le plus commode pour chacune des parties. Cette
runion a pour objet de procder un change de vues sur la planification de l'audit et le
travail de terrain, ainsi que sur l'tablissement du rapport d'audit, et de clarifier les points
rests en suspens. La Commission et lauditeur peuvent convenir dautres modalits (par ex.
laudioconfrence) pour prparer laudit.
2 Runion douverture avec lentit

Lauditeur doit organiser une runion d'ouverture avec l'entit concerne afin d'examiner et
d'expliquer les questions lies la planification et au travail de terrain de l'audit, ainsi qu
l'tablissement du rapport d'audit. cette occasion, il explique aussi la nature, les objectifs et
l'tendue de l'audit. Lauditeur doit tenir la Commission informe de cette runion, laquelle
ses reprsentants, notamment l'Audit Task manager (ATM), peuvent prendre part.
l'occasion de la runion prparatoire et de la runion douverture, lauditeur est autoris
demander les informations et les documents complmentaires quil estime ncessaires ou
utiles pour la planification et lexcution de laudit. Il peut prendre directement contact avec
lentit afin dobtenir ces informations.
3 Activits de planification, plan daudit et programmes de travail

Lauditeur doit planifier son audit afin de pouvoir lexcuter de manire la fois efficace et
efficiente. Une planification adquate suppose d'accorder une attention approprie aux
domaines importants de l'audit, d'identifier et de rsoudre temps les problmes potentiels et
d'organiser et de grer laudit de sorte qu'il soit ralis avec efficacit et efficience.
Lauditeur doit disposer dun plan daudit (ou dun document de planification analogue, tel
quun plan de travail ou un plan denqute) prsentant lapproche adopte et les principes
fondamentaux relatifs la planification et lexcution de l'audit, de mme qu'
l'tablissement du rapport. Il doit rdiger des programmes de travail qui dtaillent et
documentent les tests et procdures daudit. des fins dinformation uniquement, lauditeur
est tenu de fournir lATM des copies du plan daudit et des programmes de travail si celui-ci
en fait la demande.
4 valuation des risques

Lauditeur doit valuer les principaux risques lis la ralisation des objectifs du projet,
notamment celui que les fonds allous au projet ne soient pas utiliss conformment aux
conditions contractuelles applicables, ainsi que le risque d'erreur, d'irrgularit et de fraude
dans le financement du projet. Cette valuation doit tre suffisante pour permettre lauditeur
de concevoir et de mettre en uvre des procdures daudit pour examiner la conception du

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systme de contrle interne. Lauditeur doit valuer si la conception du systme de contrle


interne limite suffisamment ces risques.
Il doit prendre en considration les risques de faiblesse et de dficience dans la conception des
contrles internes afin de dterminer la nature, le calendrier et ltendue des procdures de
collecte dlments probants. Les contrles prsentent une faiblesse ou une dficience
lorsqu'un lment ou une srie d'lments du contrle interne ne permettent pas de prvenir
raisonnablement, ni de dtecter des risques qui pourraient avoir une incidence ngative sur les
objectifs du projet. Le contrle interne prsente une dficience lorsque:
- un contrle est conu de telle manire qu'il ne permet pas de prvenir, ou de dtecter et
corriger, en temps opportun des erreurs et des anomalies contenues dans le rapport
financier du projet; ou
- un contrle ncessaire pour prvenir, ou pour dtecter et corriger, en temps opportun
une erreur ou une anomalie contenue dans le rapport financier du projet fait dfaut.
Cela suppose notamment dvaluer les risques que:

le rapport financier du projet ne soit pas fiable, c'est--dire qu'il ne donne pas une
image fidle, dans tous ses aspects significatifs, des dpenses effectivement engages et
des recettes effectivement perues pour le projet, conformment aux conditions
contractuelles applicables;

les fonds allous au projet par la Commission naient pas, dans tous leurs aspects
significatifs, t utiliss conformment aux conditions contractuelles applicables;

des fraudes et des irrgularits puissent se produire ou se soient produites, qui ont une
incidence sur les dpenses et les recettes du projet, et qu'elles ne soient pas ou n'aient pas
t dtectes et corriges temps;

les conditions contractuelles applicables au projet ne soient pas respectes. Pour ce


faire, lauditeur peut se concentrer sur les contrles et les domaines de contrle dcrits au
point 6.2 des TDR (planification et travail de terrain, connaissance du contexte de la
mission).

2.3

Travail de terrain

1 Obtention d'lments probants concernant la conception des contrles

Ltendue des travaux doit inclure une valuation visant dterminer si la conception du
systme de contrle interne limite suffisamment les risques lis la ralisation du projet (voir
le point 2.2.4 ci-dessus).
Lauditeur doit se concentrer uniquement sur les contrles internes cls de lentit et, en
particulier, sur les contrles en rapport avec le projet qui sont conus pour prvenir et dtecter
les erreurs significatives, les irrgularits ou les fraudes dans son financement. Il doit
dterminer lesquels, parmi les contrles internes mis en place par lentit, sont ncessaires
pour raliser les objectifs du contrle interne et valuer si ces contrles internes sont conus
de faon adquate.
Lauditeur doit tenir compte de facteurs tant qualitatifs que quantitatifs, mais cet audit ntant
pas un audit de performance, il doit se concentrer sur les contrles internes financiers plutt
que sur les contrles oprationnels.

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Conception du systme de contrle interne

valuer la conception dun contrle interne suppose de dterminer si ce contrle permet, seul
ou en association avec dautres, de prvenir, ou de dtecter et corriger, efficacement les
faiblesses et les dficiences.
Les procdures dobtention dlments probants concernant la conception des contrles
peuvent inclure:

des demandes dinformations adresses aux membres du personnel de lentit


susceptibles de dtenir des informations utiles;

une valuation visant dterminer si les descriptions des


contrles internes de lentit, pour autant qu'elles soient disponibles, donnent une image
fidle des contrles internes qui ont t conus et mis en uvre;

une inspection des conditions contractuelles;


une observation des oprations et une inspection des documents, des rapports, des
registres papier ou lectroniques des oprations, des procdures comptables (par ex.
rapprochement bancaire) et dautres procdures cls dautorisation et de contrle interne
(par ex. tats priodiques des dpenses, comparaisons budget dpenses effectives,
examen et approbation des relevs des heures de travail, etc.);
la rexcution de certaines procdures de contrle interne.

Lauditeur peut envisager dutiliser des graphiques dacheminement ou des questionnaires


pour faciliter son valuation de la conception des contrles internes.
2 Utilisation des travaux des auditeurs internes

Lorsque lauditeur conclut quune fonction daudit interne est susceptible dtre utile pour son
audit, il a) dtermine si, et dans quelle mesure, les travaux spcifiques effectus par les
auditeurs internes peuvent tre utiliss et b) si ces travaux sont utiliss, si ceux-ci sont
adquats pour les besoins de laudit. Lauditeur doit se conformer la norme ISA 610
Utilisation des travaux des auditeurs internes dans la mesure o celle-ci s'applique
l'audit.
3 Dclarations crites

Lorsque laudit porte sur des missions d'assurance autres que les missions d'audit ou d'examen
limit d'informations financires historiques (ISAE 3000), lauditeur doit obtenir des
dclarations crites de la direction. Une dclaration crite est une prsentation de la direction
fournie l'auditeur afin de confirmer certaines questions ou dappuyer d'autres lments
probants. La Commission nexige pas de lauditeur quil obtienne des dclarations crites,
mais le recommande. Lauditeur peut demander une lettre de reprsentation, signe par le ou
les membres de la direction de lentit qui assume(nt) la responsabilit premire du projet et
de ses aspects financiers. Cette lettre peut tre demande lorsquune vrification
supplmentaire simpose particulirement.
4 Fraude ou irrgularits

Lauditeur peut dcouvrir quune fraude ou une irrgularit sest produite ou s'est
probablement produite. Il doit alors la signaler immdiatement dans une lettre
complmentaire adresse la Commission, qui dcidera des mesures prendre, parmi
lesquelles le lancement dune enqute de lOLAF, si ncessaire.
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5 Lettre complmentaire

tout moment au cours du processus daudit, lauditeur peut rdiger une lettre
complmentaire sil estime que la Commission doit tre informe de certains faits et
problmes qu'il juge soit urgents ou potentiellement urgents soit particulirement intressants
et importants pour l'institution.
Cette lettre peut aborder des aspects ne relevant pas de l'tendue de l'audit et/ou pouvant tre
de nature confidentielle ou sensible, par exemple des indices et des preuves de l'existence
d'une fraude ou dirrgularits.
Lauditeur doit, indpendamment du rapport daudit, transmettre la lettre complmentaire la
Commission sous pli spar et confidentiel adress exclusivement cette dernire. LATM
veille ce que cette lettre soit dment transmise dans les meilleurs dlais aux services
comptents de la Commission.
6 Aide-mmoire

Lauditeur rdige un aide-mmoire, qui fait l'objet d'un examen l'occasion de la runion de
clture. Cet aide-mmoire doit mettre en vidence les principales constatations rsultant des
travaux sur le terrain, ainsi que les recommandations de laudit. Une copie de ce document
doit tre transmise lATM.
7 Runion de clture

Lauditeur est tenu d'organiser une runion de clture avec l'entit. LATM et dautres
reprsentants de la Commission peuvent y prendre part. Cette runion a pour objectif
dexaminer laide-mmoire et d'obtenir, de l'entit, des confirmations concernant les
constatations de laudit, ainsi que ses premires observations sur les recommandations
formules par lauditeur. Lauditeur et lentit peuvent convenir que cette dernire transmettra
des informations complmentaires ultrieurement et, si ncessaire, fixer un dlai cette fin.
Lauditeur peut informer lentit des procdures en ce qui concerne ltablissement du
rapport. Lauditeur doit documenter les observations (orales et crites) ventuellement
formules par lentit et les reprsentants de la Commission et les prendre en considration
aux fins du rapport daudit.
2.4

tablissement du rapport

1 Exigences essentielles relatives au rapport et langue

Lauditeur doit rendre compte des rsultats de l'audit conformment au cadre conceptuel
international pour les missions d'assurance de l'IFAC et la norme ISAE 3000, ainsi quaux
pratiques de son cabinet d'audit et aux exigences fixes dans les TDR.
Le rapport daudit doit tre objectif, clair, concis, tabli en temps utile et constructif.
Le rapport doit tre rdig dans la langue prcise au point 6.3 des TDR. Si cette langue nest
pas langlais ni le franais, lauditeur est invit fournir un rsum du rapport dans une de ces
deux langues.

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2 Date du rapport daudit et du rapport de lauditeur indpendant

La date du projet de rapport et du rapport prfinal est la date laquelle ces rapports sont
envoys pour consultation. La date figurant sur la premire page du rapport d'audit final est la
date laquelle le rapport final de lauditeur indpendant est sign.
Les faits et vnements qui sont ports lattention de l'auditeur avant la signature du rapport
final de l'auditeur indpendant et qui ont une incidence sur ce rapport (cest--dire sur
lopinion et les constatations) doivent tre pris en compte. Toutefois, lauditeur nest pas tenu
de demander des explications la direction de lentit ni de mettre en uvre des procdures
daudit complmentaires aprs la runion de clture et avant la signature du rapport final.
3 Procdure de consultation et prsentation du projet de rapport

Lauditeur soumet un projet de rapport la Commission (cest--dire lattention de lATM)


dans les 21 jours calendrier compter de la date de la runion de clture (qui correspond la
fin des travaux sur le terrain). Ce projet de rapport doit contenir les observations de lentit,
pour autant que ces dernires aient dj t formules au cours de laudit et l'occasion de la
runion de clture.
Les versions papier et lectronique du projet de rapport doivent tre accompagnes dune
lettre de couverture. La mention projet doit figurer clairement sur toutes les versions.
Dans les 21 jours calendrier compter de la rception du projet de rapport, la Commission
prsente ses observations lauditeur. LATM les recueille et les transmet en temps utile
lauditeur.
La Commission peut exiger de lauditeur quil excute des travaux daudit supplmentaires,
auquel cas un nouveau dlai doit tre fix, au cas par cas, pour la prsentation du rapport.
Lauditeur doit soumettre lentit un projet de rapport tenant compte des observations de la
Commission (et une copie de ce rapport, accompagne de la lettre de couverture, lATM)
dans les 7 jours calendrier compter de la rception des observations de la Commission.
Lentit transmet ses observations lauditeur dans les 21 jours calendrier compter de la
rception du projet de rapport.
Si les observations de lentit ne lui parviennent pas dans ce dlai, lauditeur lui adresse des
rappels jusqu ce quil reoive une rponse crite. Lorsque, ce qui est exceptionnel, lentit
ne rpond pas ou que labsence de rponse entrane des retards excessifs dans le processus de
consultation et dtablissement du rapport, l'auditeur prend contact avec la Commission pour
convenir d'une solution. Lauditeur doit consigner et documenter les causes et les raisons des
retards dans la consultation des rapports dont il nest pas responsable.
La Commission prvoit gnralement une runion avec l'auditeur aprs rception du projet de
rapport d'audit. Cette runion se tient au sige de la DG DEVCO Bruxelles ou de la
dlgation de l'UE concerne ou en un autre lieu, selon l'endroit le plus appropri et le plus
commode pour chacune des parties. Cette runion a pour objectif dexaminer le projet de
rapport et toute question connexe exigeant une attention particulire. La Commission et
lauditeur peuvent convenir dautres modalits (par ex. laudioconfrence) pour examiner le
rapport.
S'il le juge ncessaire ou appropri, lauditeur peut proposer une runion avec la Commission
et le personnel de la dlgation de lUE afin d'examiner le projet de rapport et les
observations formules son sujet.

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4 Procdure de consultation et prsentation du rapport final

Si aucun travail supplmentaire sur le terrain n'est ncessaire, lauditeur prsente un rapport
prfinal la Commission (cest--dire lattention de lATM) dans les 7 jours calendrier
compter de la rception des observations formules par lentit sur le projet de rapport. La
mention pr-final doit figurer clairement sur la premire page du rapport pr-final.
La Commission indique par crit lauditeur si elle accepte ce rapport dans les 14 jours
calendrier compter de sa rception.
Lauditeur prsente un rapport final dans les 7 jours calendrier compter de la rception des
observations de la Commission sur le rapport pr-final.
Lauditeur transmet ensuite la Commission trois versions originales sur papier (deux
versions relies et une version non relie) ainsi qu'une version lectronique du rapport final,
accompagnes dune note de couverture. Dans cette note, il doit confirmer que deux versions
originales, sur papier, du rapport daudit final ont t transmises lentit. Les rapports
doivent tre rdigs sur du papier en-tte original de lauditeur. La mention final doit
figurer clairement sur toutes les versions. Lauditeur doit galement envoyer lATM une
version lectronique du rapport final, cest--dire une copie numrise (au format PDF) du
rapport final dat et sign rdig sur le papier en-tte de l'auditeur.
LATM veille ce que le rapport daudit final soit transmis aux services comptents de la
Commission. La priode coule entre la runion de clture de l'audit et la prsentation du
rapport d'audit final la Commission ne doit pas excder 98 jours calendrier ou 14 semaines.

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