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Guide daide au montage de

projets europens
Quelques conseils pour HORIZON 2020

Premire dition : Mars 2014

Corentin Chaboud (Inserm) et Jo Prieur (INRA)

Guide daide au montage aux projets europens quelques conseils pour Horizon 2020 1

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dition mars 2014

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dition mars 2014

AVANT-PROPOS ....................................................................................................................4
Du 7ime PCRD Horizon 2020 : un vritable changement de paradigme dans un
contexte europen diffrent .................................................................................................. 5
1.

2.

3.

4.

Se lancer dans un projet europen ............................................................................... 6


1.1

Pourquoi se lancer dans un projet europen? ................................................................. 6

1.2

Les illusions ........................................................................................................................... 7

1.3

Avant de commencer ........................................................................................................... 7

Les cls dun consortium performant ........................................................................... 9


2.1

Etre coordinateur.............................................................................................................. 10

2.2

Choisir le bon partenaire ................................................................................................ 10

2.3

Quel partenariat quilibr et efficace? ........................................................................ 11

Prparer votre proposition ........................................................................................... 12


3.1

Se poser les bonnes questions .................................................................................... 12

3.2

Avant de se lancer dans lcriture de la proposition .......................................... 13

3.3

Comprendre les types daction et les taux de remboursement ................................... 18

3.4

Initier des relations avec la Commission Europenne ........................................... 20

Rdiger votre proposition ........................................................................................... 21


4.1

Prparation .......................................................................................................................... 21

4.2

La rdaction de votre proposition ..................................................................................... 22

4.3

Les piges viter ............................................................................................................. 24

5.

Soumettre votre proposition ........................................................................................ 25

6.

Lvaluation de votre proposition ............................................................................... 28


6.1

Les valuateurs ................................................................................................................... 30

6.2

Les critres dvaluation .................................................................................................... 31

6.3

Le processus dvaluation ................................................................................................. 33

QUELQUES DERNIERS CONSEILS .................................................................................... 38

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dition mars 2014

AVANT-PROPOS
Ce document daide au montage se veut le successeur du guide au montage de projets
europens rdig par le CLORA lors du lancement du 7ime PCRD en 2007.
Plutt que dentreprendre un travail de rdaction de fond en comble, nous avons choisi pour
cette dition de rafrachir le guide prcdent en lactualisant avec le contexte et le contenu
du successeur du 7ime PCRD : le programme Horizon 2020. En effet, de nombreux lments
restent aujourdhui encore valables au moment de se lancer dans un projet europen. Ainsi,
nous avons voulu dans ce guide mettre en avant de manire synthtique et comprhensible
les modifications apportes par Horizon 2020 par rapport au 7ime PCRD. Ces mises jour,
cette coloration Horizon 2020, quil sagisse dun simple changement de vocabulaire ou de
modifications plus marquantes et profondes se matrialisent dans ce guide par des encadrs
visibles, au code de couleur diffrent.
Ainsi, nous esprons que ce guide trouve son utilit pour les habitus du 7ime PCRD qui
souhaiteraient se concentrer davantage sur les changements dun programme lautre mais
aussi pour les novices qui nont pas encore t marqus et impacts par les pratiques
observes pendant 7 annes de 7ime PCRD.
Ce guide se focalise sur le montage de projets collaboratifs, sur la mise en place dun
consortium rpondant un appel de la Commission europenne. Il ne sadresse donc pas
aux chercheurs qui souhaiteraient bnficier de financements de la Commission europenne
attribus de manire individuelle (bourse ERC, actions Marie Sklodowska-Curie) ou une
seule entit juridique (instrument PME).
Comme pour le guide prcdent, une mise jour sera effectue aprs avoir rcolt
tmoignages et retours dexprience de la part de porteurs de projet ou dautres intervenants
(valuateurs par exemple). Car mme si de nombreuses informations sont dj disponibles
ce stade, beaucoup de points restent claircir et seul le temps et les retours dexpriences
pourront aider les lucider. Par ailleurs, nul doute que la Commission Europenne ellemme apportera son lot de complments dinformation ou de corrections et clarifications
dont il faudra tenir compte.
Lobjectif du guide reste inchang : regrouper quelques conseils pratiques et les piges
viter lors du montage de projets europens. Il ne prtend pas lexhaustivit. Il ne couvre
pas la phase de ngociation (rduite dans Horizon 2020 et appele maintenant phase de
prparation des conventions de subvention) entre la Commission et les partenaires des
propositions retenues lissue des valuations.
La lecture de ce guide ne dispense videmment pas de celle des divers documents
mis (ou mettre) par la Commission europenne (textes des appels propositions,
programmes de travail, guides et manuels divers pour les proposants, pour les valuations,
conventions de subventions, etc.). Au contraire, la lecture de ce guide doit venir en
complment des informations officielles de la Commission europenne.
Lensemble des appels propositions et documents spcifiques affrents est disponible
sur le portail du participant de la Commission europenne :
http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html
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Du 7ime PCRD Horizon 2020 : un vritable changement de


paradigme dans un contexte europen diffrent
Avant de se lancer dans les aspects pratiques et techniques lis au montage de projet
europen, la connaissance du contexte politique dans lequel le programme global
Horizon 2020 a t labor est essentielle. Trois mots cls illustrent le caractre
novateur de ce programme : innovation, simplification et externalisation.
Les contextes politiques, conomiques, financiers et sociaux dans lesquels les deux
programmes 7ime PCRD et Horizon 2020 ont t labors sont radicalement diffrents.
Le 7ime PCRD a t conu en 2005/2006 puis lanc en 2007 avant la crise
conomique et financire qui a secou lUnion europenne depuis 2008. Le budget
europen ngoci pour la priode 2007-2013 a chapp aux restrictions
budgtaires fortes qui ont marqu les ngociations du budget europen 20142020. En outre, le programme-cadre Horizon 2020 a t conu une poque o les
lacunes et objectifs rats de la stratgie de Lisbonne 2000-2010 ont t rvls au
grand jour. Lagenda politique europen a ainsi inscrit crations demplois, lutte contre
le chmage comme priorits absolues pour la priode budgtaire 2014-2020. Dans ce
contexte, le programme cadre pour la recherche sest transform en programme
cadre pour la recherche ET linnovation. Le mot-cl innovation est devenu
omniprsent dans les milieux bruxellois ds 2010, et ce bien avant la fin du 7ime PCRD.
Ce qui relve dune orientation politique globale a cependant un impact non ngligeable
dun point de vue pratique : ce programme Horizon 2020 accorde une importance
encore jamais observe linnovation, limplication dentreprises prives, grands
groupes ou PMEs, la recherche applique, la recherche dbouchant sur des
rsultats, proche du march. Les critres dimpact et de rsultats sont venus
sajouter aux critres plus traditionnels dexcellence et de plus-value
europenne. Ce contexte, ces mots-cls, sont autant de signaux que le chercheur doit
garder lesprit au moment de se lancer dans un projet, de rdiger sa proposition ou de
rflchir ses futurs partenaires associer dans son consortium. Horizon 2020 est
considr comme un outil devant permettre lUnion europenne de sortir de la crise,
et tout projet doit apporter sa contribution cet ambitieux objectifHorizon 2020 se
veut en rupture par rapport aux PCRDs prcdents et le changement de terminologie
lui-mme nest pas anodin : la Commission rpte frquemment quHorizon 2020 nest
pas un 8ime PCRD.
Un autre mot-cl associ Horizon 2020 est simplification. Suite aux critiques de
certains acteurs sur la complexit des rgles pour participer au 7ime PCRD et devant
limpratif politique dattirer davantage le secteur priv et de nouveaux acteurs, la
Commission europenne a pris le parti de simplifier les instruments et les rgles pour
ce nouveau programme-cadre. Cette simplification se traduit aussi par le regroupement
de plusieurs programmes de soutien la recherche et linnovation (7ime PCRD, CIP
ainsi que dautres instruments grs jusqualors par dautres Directions Gnrales de la
Commission) dans un seul et mme programme : Horizon 2020
Enfin, Horizon 2020 sera marqu par lexternalisation de la gestion des projets de
recherche. Dici 2020, la Commission europenne souhaite que 75% des projets soient
grs et suivis en dehors de ses services via un recours accru aux agences excutives,
partenariats public-privs
et public-publics.
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1. Se lancer dans un projet europen


1.1 Pourquoi se lancer dans un projet europen?
Le montage de projets europens est souvent qualifi dardu et, compte tenu du taux de
succs limit, voire faible dans certains cas, il peut parfois sembler rdhibitoire de
saventurer dans un tel processus. Pourtant, mme si la comptition est de plus en plus
rude, plusieurs bonnes raisons peuvent vous conduire participer Horizon 2020:

vous souhaitez acqurir une dimension et une visibilit europennes, avoir


une exprience des projets europens, vous familiariser avec les instruments et
politiques europennes ;

vous
souhaitez
vous
positionner
(benchmarking)
par
rapport

vos concurrents/partenaires potentiels europens, connatre leurs capacits et


comptences et voir avec lesquels vous pourriez ultrieurement tablir des
partenariats durables et des transferts technologiques fructueux, au-del mme du
programme-cadre ;

une exprience fructueuse dun prcdent projet vous amne vous engager
dans un nouveau projet, envisager une suite au prcdent projet, soit avec les
mmes partenaires que vous avez apprcissoit ventuellement aprs avoir
fait le mnage en ne reprenant pas ceux avec lesquels vous avez pu avoir des
difficults ;

le financement du projet vous permet de raliser des activits prvues dans votre
plan dactions, activits que vous nauriez pas pu entreprendre entirement sur
fonds propres ou pour lesquelles vous ne disposez pas de financement national ou
rgional suffisant. le dclin des financements nationaux vous incite vous tourner
vers lEurope. La manne financire lie aux investissements davenir et au grand
emprunt touche sa fin ;

leffet de levier dHorizon 2020 vous permet de maximiser lacquisition de


technologies dans un cadre pr-concurrentiel, sans avoir dvoiler votre savoir faire
le plus pointu (vos crown jewels ) ;

la coopration lchelle europenne vous parat un bon moyen de faire face la


concurrence internationale.

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1.2 Les illusions


Ds le dpart, il ne faut pas se mprendre sur la dmarche et voici quelques illusions et
ides fausses dont il faut se dfaire rapidement :

La participation un projet europen est une source dargent facile ;

La participation un projet europen permet de financer des dpenses


(matriel ou personnel) sans lien avec le projet soutenu par lUE;

Le fait davoir obtenu des financements europens dans un PCRD prcdent


me place forcment en position favorable par rapport mes concurrents ;

Il suffit davoir une ide de recherche originale et dtre un leader reconnu du


secteur ;

Il est possible de remporter un appel propositions sans rel contenu


europen ou sans lien avec les politiques europennes ;

Il est possible dtre slectionn sans avoir identifi avec attention le bon
programme de travail, le bon appel ou le bon taux de remboursement ou type
daction.

Il est possible de remporter un appel propositions sans respecter tous les


critres dligibilit et dvaluation.

Il suffit davoir le bon nombre et la bonne rpartition gographique des


partenaires, quels quils soient.

Il suffit de convaincre les Project Officers de la Commission pour que le projet


soit retenu.

1.3 Avant de commencer


Vous devez avoir une ide, une approche, un processus et/ou des partenaires innovants
qui contribueront la ralisation du programme de travail et des objectifs fixs dans
lappel. Il faut absolument que lide soit pertinente ( relevant ), c'est--dire quelle ne
soit pas hors sujet vis--vis des conditions fixes dans le topic. Une ide
manifestement hors sujet conduira une proposition inligible.
Ensuite, il vous faudra rpondre aux questions suivantes :

Quel type de projet allez-vous mener? (son tendue, ses limites, ses objectifs
et les rsultats viss, notamment limpact attendu ?)

Que comptez-vous faire des rsultats? (exploitation? Diffusion des rsultats ?


transfert de connaissances ?)

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Avec qui allez-vous le monter? Qui fait quoi? (consortium, partage des
tches, et responsabilits?)

Pourquoi doit-il tre financ par la Commission? (valeur ajoute europenne ?)

Comment allez-vous le mener terme (moyens, management, mthodologie?)

Combien cela va-t-il coter? Quelle subvention puis-je esprer? (plan


budgtaire et contribution communautaire ?)

Ai-je le soutien (en moyens humains, financiers,) de mon organisation ?

Suis-je prt tre coordinateur et donc tre en premire ligne la fois au


sein du consortium et vis--vis de la Commission?

Si votre projet est slectionn et men bien, outre le financement europen et les
rsultats de votre projet, vous aurez galement gagn de bonnes rfrences, une visibilit
positive auprs de la Commission et de vos pairs, dcouvert peut-tre des synergies et
complmentarits insouponnes au dpart avec dautres partenaires, et surtout vous
augmenterez vos chances de succs avec dautres projets, europens ou non. Le
bnfice est dautant plus grand que vous tes le coordinateur du projet auquel vous
participez.
Donnez- vous les moyens dassumer la responsabilit de coordinateur : si le projet
est un succs, cest le coordinateur dont on se souviendra, sachez en tirer
partimais noubliez pas que si cest un chec, cest aussi le nom du
coordinateur que lon retiendra..

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2. Les cls dun consortium performant


Ds lors que les conditions sur le nombre minimum de participants sont respectes, des
partenaires de pays tiers (i.e. autres que les Etats membres ou associs) peuvent
galement participer, gnralement sans droit au financement communautaire, sauf
exceptions 1. Notons que certains appels dHorizon 2020 sont spcifiquement centrs sur
une collaboration avec un pays tiers 2. Il est ncessaire de consulter les documents
spcifiques lis aux appels propositions car des prcisions, des conditions
supplmentaires ou particulires ou des drogations peuvent tre apportes sur
le nombre ou le type de participants ou mme leur lieu dtablissement.
Attention galement au fait que les accords dassociation valables pour le 7ime PCRD
doivent en principe tre reconduits pour Horizon 2020, mais cette reconduction nest pas
automatique. Il importe donc de vrifier la liste des pays effectivement associs au
programme Horizon 2020
avant de signer votre accord de subvention 3
http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/cross-cutting(voir
issues/international-cooperation_en.htm )
Vous devrez toujours garder en tte que la formation du consortium doit se faire en
tenant compte des objectifs du projet. Chaque partenaire doit avoir une
motivation, un rle spcifique et apporter une relle valeur ajoute au
projet ; ne prenez pas de partenaires alibis . Pour autant, noubliez pas que la
Commission souhaite une plus grande participation des entits des nouveaux Etats
Membres (pour preuve lapparition dune ligne budgtaire spcifiquement ddie au
widening excellence ) et des PME. En cas dgalit des propositions lors de lvaluation,
ces critres secondaires pourront servir dpartager les propositions. De mme, lide de
synergies avec dautres programmes de financement communautaire a largement t
promue par la Commission europenne. Dans certains cas, il sera explicitement demand
des synergies avec les Fonds structurels, ou, en cas dgalit, des synergies prvues
avec ces fonds pourraient faire pencher la balance en votre faveur. Naugmentez pas
inconsidrment le nombre de partenaires en accueillant tous ceux qui en expriment la
demande. La difficult de gestion de projet augmente avec le nombre de participants.
Le coordinateur est en gnral linitiateur de la proposition, le porteur de lide innovante.
Dans tous les cas, il est le moteur du projet. Il est trs important quil soit clairement
identifi et reconnu par tous les partenaires trs tt en amont du montage de projet. Il doit
tre expriment et enthousiaste, avoir des qualits relationnelles et rdactionnelles, des
talents de ngociateur, avoir du temps et des ressources disponibles pour mener bien le
montage de la proposition.

les exceptions concernent le cas o le financement communautaire pour pays tiers est prvu dans le programme de travail, ou
bien le cas o la prsence dun partenaire particulier dun pays tiers est indispensable la ralisation du projet, ou enfin le cas
o le financement communautaire est prvu dans un accord bilatral entre la Communaut et le pays tiers concern. La rgle
en la matire est dfinie an Annexe A des Annexex Gnrales du Programme de Travail
2
Exemple de lappel H2020-EUJ-2014 EU-JAPAN RESEARCH AND DEVELOPMENT COOPERATION IN NET FUTURES
3

Cas de la Suisse devenu Pays Tiers dans Horizon2020 : un partenaire Suisse dans votre consortium ne rentre pas dans le
dcompte du nombre minimum de participants
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Quant au choix des partenaires, il est galement trs important : ils doivent tre motivs,
actifs et engags dans le projet. Tout comme il faut viter les partenaires alibis, vitez les
partenaires dormants ou passagers clandestins. Si vous avez dj particip des projets
des programmes cadres prcdents, vous devez dj avoir une bonne ide des partenaires
fiables et de ceux viter. La confiance mutuelle se btit au fur et mesure des
expriences. Soyez donc dautant plus vigilants lorsquil sagit dune premire participation
avec de nouveaux partenaires. Il peut tre judicieux dans ce cas de vrifier au pralable la
rputation et les ressources des ventuels partenaires et de considrer ds le dpart les
barrires linguistiques et culturelles car il faudra dvelopper une confiance mutuelle dans la
gestion du projet. Par ailleurs, le consortium doit tre quilibr, c'est--dire que les missions
de chaque partenaire doivent tre complmentaires.

2.1

Etre coordinateur

Le rle du coordinateur est fondamental, aussi bien dans la phase de montage de


la proposition, que dans la phase dexcution du projet, aussi bien vis--vis des
partenaires que de la Commission :
Il sera responsable de la coordination entre tous les partenaires (selon la taille
du projet, avoir un coordinateur adjoint comme relais est conseill) ;
Il sera le point de rfrence et contact unique du scientific officer (ou
project officer ) de la Commission ou de lAgence Excutive;

Il prparera avec la Commission europenne les accords de subvention;

Il sera responsable du projet.

Les valuateurs des propositions accordent une importance particulire :


Son exprience pralable en matire de projets multipartenaires, notamment
europens et celle de linstitut, savoir si les supports ncessaires
(administratif, financier) existent au niveau de linstitution ;
Son profil (CV) ;
La stabilit financire de linstitution ;
Lexistence dun plan crdible de management du consortium
Attention : le coordinateur ainsi dcrit a un rle de chef de projet en matire de
gestion du projet. Il ne faut pas confondre ce rle avec celui de coordinateur scientifique
du projet. Ce ne sont pas gnralement les mmes personnes.

2.2 Choisir le bon partenaire


Un bon partenaire sera, idalement :

Un partenaire actif;
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Un partenaire ractif: rpondant promptement aux demandes du


coordinateur ;

Qui contribue au contenu et apporte de la substance au projet ;

Avec de lexprience dans lexcution de projet ;

Impliqu dans la prparation du projet et qui se sent responsable ;

Avec des comptences techniques et linguistiques ;

Avec un rseau de partenaires tablis (Bruxelles, national, Europen ) ;

Avec lequel la coopration pourra aller au-del de la dure du projet ;

Engag et motiv autrement que par le financement!

2.3 Quel partenariat quilibr et efficace?


Un partenariat quilibr et efficace sera caractris par :
La coopration active de tous les partenaires;

Une distribution quilibre des rles et des financements;

Un nombre suffisant de partenaires qui ont une exprience des projets


internationaux et communautaires;

Un partage des risques;

Des rgles claires et dmocratiques pour la prise de dcision dfinies en


amont (les aspects de proprit intellectuelle, notamment lorsque des
entreprises sont impliques doivent tre clarifies dans laccord de
consortium) ; 4
Une participation de PMEs (parfois indispensable dans les rgles dligibilit);

Un quilibre gographique (ne pas ngliger les nouveaux Etats membres ni


les pays candidats) ;

Un quilibre des genres dans le partenariat.

Laccord de consortium entre les partenaires est obligatoire sauf exception spcifie dans lappel. Il doit tre
sign entre les partenaires avant la signature de laccord de subvention. Prparez-le avec laide de vos juristes
ds la phase montage de votre proposition (c'est souvent consommateur de temps). Ainsi vous n'aurez plus qu'
le finaliser et le faire formellement signer par les partenaires pendant la courte phase de prparation de laccord
de subvention (3 mois maximum). Il en existe differents modles. La Commission nen recommande aucun en
particulier. Le modle DESCA est lun des plus utiliss, notamment lorsque le projet est coordonn par un
organisme de recherche. En cas dincohrence entre laccord de subvention et laccord de consortium, cest
toujours laccord de subvention qui prvaut.
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3. Prparer votre proposition


Ce qui change avec Horizon 2020

Une architecture diffrente (3 grandes priorits : Excellence scientifique,


Primaut industrielle, Dfis socitaux)
De nouveaux schmas de financement appels types dactions
De nouveaux taux de remboursement simplifis
La possibilit juridique de combiner les financements dHorizon 2020 avec
les Fonds Structurels

3.1 Se poser les bonnes questions


Se lancer dans un projet europen est un processus trs comptitif, cest pourquoi, il est
important de vrifier si le projet cadre avec un certain nombre dlments qui seront
essentiels pour la slection:

Pourquoi ce projet est-il dcisif (quel est le dfi/difficult quil cherche


rsoudre) ?

Mon projet a-t-il une dimension europenne?

Quel est limpact du projet? Quapporte-t-il aux citoyens, lindustrie, lEurope


(ne pas oublier la logique de dfi socital de la Commission europenne pour
ce programme Horizon 2020)?

La solution nexiste-t-elle pas dj?

Pourquoi le moment est-il particulirement opportun?

Pourquoi votre projet plutt quun autre devrait-il tre financ (pourquoi vous?)

Ainsi, voici quelques lments qui favoriseront vos chances de succs:

Si votre projet est en mesure de rpondre plusieurs topics, posez-vous la question


de savoir auquel il rpond le mieux. Eventuellement consultez les services de la
Commission en amont, les units concernes par chacun des appels, les Points de
Contacts Nationaux et prenez votre dcision. Prparez votre proposition en rponse
un seul appel et un seul topic. La rdaction des topics dans Horizon 2020 est large
et moins prescriptive que dans le 7ime PCRD. Cependant, vitez de proposer deux fois
le mme projet dans deux topics diffrents dans lespoir de multiplier vos chances de
succs. Une mme proposition qui tente de rpondre la fois deux topics distincts a
de fortes chances de mal rpondre aux deux topics et donc dtre rejete lors des
valuations pour les 2 topics.) ;
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Ne pas oublier la dimension europenne du projet et du consortium!


Avoir une ide claire des objectifs viss pour commencer prparer la proposition de
projet ;
Garder en tte que le financement de ce projet na pas pour but de soutenir les
activits/bnfices de votre institut ou entreprise mais de soutenir la comptitivit et
linnovation et de crer des emplois en Europe.

3.2 Avant de se lancer dans lcriture de la


proposition
Le premier dfi est didentifier lappel proposition et le topic qui correspondent le mieux
votre ide.
Mme sil est possible de soumettre une proposition (et plus important dobtenir une
subvention!) sans connatre parfaitement et dans le dtail Horizon 2020, un petit rappel
rapide de la structure du programme peut savrer utile, notamment lorsquil sagira de
situer votre projet dans le grand ensemble quest Horizon 2020.
Les habitus du 7me PCRD vont devoir oublier les diffrents programmes spcifiques du
7me PCRD (Ides, Coopration, People et Capacities). Mme si certains instruments
perdurent (bourses ERC et Marie-Curie, projets collaboratifs) Horizon 2020 est structur
diffremment. Horizon 2020 comporte un seul programme spcifique (hors Institut Europen
dInnovation et de Technologie EIT) et est principalement divis en 3 piliers principaux,
correspondant trois priorits auxquelles doit rpondre Horizon 2020:

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Nouveaut
H2020

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Si vous souhaitez vous lancer dans un projet collaboratif, les parties du programme
suivantes sont notamment aites pour vous :

Future and Emerging Technologies : lobjectif des projets financs est douvrir des
voies nouvelles vers les Technologies futures et mergentes (FET), si possible
aboutissant sur des technologies de rupture ou changements de paradigme. Les
mots-cls associs sont interdisciplinarit et originalit ;
Leadership dans les technologies cls (LEIT) : ici, la Commission souhaite
soutenir la recherche et l'innovation de composants gnriques dans des domaines
technologiques cls dans une logique de politique industrielle sectorielle (TIC,
nanotechnologies, matriaux, procds de fabrication, espace). Toutes les tapes
couvrant la chane de l'innovation y seront couvertes sauf la mise sur le march.
La Commission attend et espre une participation forte de lindustrie dans ces projets
qui ont vocation participer la rindustrialisation de lEurope. Lchelle de maturit
technologique (TRL) est souvent indique dans la description des topics ;
Relever les dfis de socit : l encore, la Commission entend couvrir toutes les
tapes de la chane de linnovation (sauf la mise sur le march) mais en se
concentrant sur des solutions globales pour des dfis de socit relever. Ce pilier
est prsent comme lhritier du programme coopration du 7ime PCRD.

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Pour Horizon 2020, la Commission europenne a souhait rassembler tous les appels et
topics dans un seul programme de travail, contrairement au 7ime PCRD qui comportait
plusieurs programmes de travail. Sur le portail du participant dHorizon 2020, vous pouvez
faire une recherche de votre appel proposition et/ou topic par mot-cl ou en filtrant par
appel (possibilits dinclure plusieurs appels). Il est galement possible de tlcharger les
diffrentes parties du programme de travail comportant tous les appels et topics, rpartis en
plusieurs documents pdf, deffectuer soi-mme sa recherche lancienne partir du lien
suivant : http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.
html#h2020-work-programmes-2014-15-main-wp
Lorsque le (ou les) bon(s) appel(s) propositions est (sont) identifi(s), il convient avant
de se lancer dans lcriture de la proposition (voir partie 4/ de ce guide), de sassurer que
lon dispose de tous les lments disponibles pour mettre toutes les chances de son ct.
En premier lieu, il est ncessaire de lire attentivement lensemble des documents
disposition:

La partie du programme de travail qui concerne lappel propositions et le topic


auxquels vous souhaitez rpondre;
les rgles de participation;
le texte de lappel propositions;
Le document general annexes qui rappelle un nombre important dinformations
(liste des pays ligibles pour le remboursement, critres dligibilit, types dactions,
valuations, informations sur le degr de maturit technologique TRL du projet etc);

Ces documents contiennent des lments techniques pour le montage de projet mais
galement des considrations plus politiques qui cadreront le projet et qui ne doivent
pas tre ngliges, notamment pour la prparation de la partie de la proposition consacre
limpact du projet.

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Nouveaut
H2020

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Copie dcran dun appel proposition : on y trouve la liste des topics (PHC-04-2015 etc) avec leur titre et lanne
correspondante. On peut galement accder aux documents importants lis lappel via longlet call
documents.

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Copie dcran : longlet call documents avec les informations spcifiques pour lappel en question. Ici par
exemple, des informations vis vis des essais cliniques.

Pour chaque topic, le portail du participant contient 3 onglets dtaillant 1 la description du


topic, 2 les conditions de participation au topic et les documents associs et 3 le service
de soumission. Nous reviendrons plus en dtail sur ces lments dans la partie 5/
valuation de ce guide.

Onglet Description du topic : cest le premier onglet quil convient de regarder. Il doit
permettre au participant de savoir si son ide colle avec le topic. La Commission y dcrit ce
quelle attend du projet savoir le dfi auquel celui-ci doit pouvoir permettre de rpondre
(specific challenge), le champ dans lequel le projet sinscrit (scope) et limpact attendu. La

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description du topic contient galement le montant indicatif de la subvention (souvent une


fourchette) et le type daction (voir plus loin).

Onglet Conditions et documents lis au topic : comme son nom lindique, cet onglet
renvoie tous les documents lis au topic en question (certains documents sont en commun
avec ceux de lappel).
Onglet submission service: longlet par lequel vous crirez puis dposerez votre
proposition (voir partie 5/ de ce guide).

3.3 Comprendre les types daction et les taux de


remboursement
Vous devrez tenir compte du schma de financement, prsent appel type
dactions, spcifi dans lappel propositions. En effet, ces types dactions (appels
instruments dans le 6me PCRD, puis schmas de financement dans le 7me PCRD) ont des
objectifs divers et peuvent correspondre des tailles de projets mais surtout des contenus
scientifiques diffrents et des taux de remboursement diffrents.
Connatre Les types daction
On retrouve dans Horizon 2020 plusieurs types dactions, qui sont spcifis la fin de la
description de chaque topic par la phrase type of action. Ceci est trs important car de ces
types dactions dcoulent ensuite les taux de remboursement:
-les actions de recherche et dinnovation (RIA)
-les actions dinnovation (IA)
-les actions de support et de coordination (CSA)

Nouveaut
H2020

-linstrument PME
-linstrument ERA-NET Cofund, Pre-Commercial Procurement (PCP) Cofund, Public
Procurement of Innovative Solutions (PPI) Cofund
-action Marie-Skoldowska Curie (ne concerne pas les projets collaboratifs)
-action ERC (ne concerne pas les projets collaboratifs)
Comprendre les taux de remboursement
Lune des principales critiques adresses la Commission europenne pendant le 7ime
PCRD a t la complexit et la diffrence des taux de financement des projets. Ceux-ci
variaient selon le type de participant (organisme de recherche, universit, PMEs,
industrie) et de projet et mme selon le type de tche (management, recherche,
dmonstration,) lintrieur dun mme projet. Lobjectif annonc de simplification sest
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traduit par un modle de remboursement des cots ultra-simplifi. La Commission


europenne offre le modle de remboursement suivant :

Type daction

Type de participant

Organisme de recherche /
Research and innovation
universit (ou tout autre
action (RIA)
tablissement public) et PMEs ou
entreprises

Remboursement
100% des cots directs imputs au
projet rembourss + 25% des cots
directs rembourss au titre des
cots indirects
Nouveaut
H2020

Organisme de recherche /
Universit / entit publique
( non profit organisation )

100% des cots directs imputs au


projet rembourss + 25% des cots
directs rembourss au titre des
cots indirects

Entreprise / PME / secteur priv


en gnral

70% des cots directs imputs au


projet rembourss + 25% des cots
directs rembourss au titre des
cots indirects

Innovation Action (IA)

La diffrence entre le remboursement 100% ou 70% est justifie par la Commission


europenne par la nature des projets : les projets rembourss 70%, les Innovation
Actions, sont par nature plus proches du march, et donc susceptibles de gnrer des
profits relativement courte chance. Le remboursement 100% de certaines activits
(dmonstrateurs, lignes pilotes) serait trop coteux pour la Commission europenne. La
proximit avec le march rend galement dangereux un remboursement 100%
(quivalent une subvention) vis vis du principe de non distorsion de la concurrence.
Notez que pour les Innovations Actions, la Commission europenne utilise frquemment
comme rfrence le niveau o se situe le projet sur lchelle TRL. Pour ne pas pnaliser
les quipes venant duniversit ou dorganismes de recherche publics du consortium,
celles-ci bnficieront toujours dun taux de remboursement 100%, quel que soit le type
daction. Notez galement que la majorit des topics du pilier primaut industrielle
propose des innovation actions (et donc remboursement 70%) alors que la majorit
des topics du pilier dfis de socit propose des research and innovation actions
(remboursement 100%).

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3.4 Initier des relations avec la Commission


Europenne
Contrairement aux ides reues, les fonctionnaires de la Commission ou les agents des
agences excutives ne sont pas inaccessibles ; il ne faut pas hsiter prendre un
rendez-vous ou les solliciter pour avoir des informations complmentaires, des
claircissements et savoir ainsi, ds le dpart, si le projet correspond aux attentes
nonces dans lappel et sil a de relles chances de succs. Attention toutefois : les
diffrentes Directions Gnrales de la Commission ou mme les diffrentes Directions au
sein dune mme DG ne font pas toutes preuve du mme degr douverture et de
rceptivit pour accueillir les porteurs de projets en phase de prparation des propositions.
Dans tous les cas vitez de solliciter des rendez-vous des dates trop proches de la date
limite de soumission : vous pourriez tre suspects de vouloir faire une tentative
dinfluence de dernire minute.
Attention, il ne sagit pas de harceler les fonctionnaires, leffet serait contraire celui
recherch : il est conseill de grouper toutes vos questions, vos ides et votre
proposition afin den discuter et dchanger les points de vue en un ou au plus deux
rendez-vous. Il est galement capital didentifier un seul interlocuteur parmi les
partenaires, de prfrence le coordinateur du projet qui communiquera avec le project
officer . Nallez jamais ces rendez-vous avec plus de 2 personnes : le project officer se
sentirait en infriorit numrique ! Sachez que les project officers sont trs sollicits :
nattendez pas quils vous accordent plus dune heure dentretien.
Nattendez pas de ces entretiens une approbation explicite de votre ide ou un jugement
sur votre proposition, mme si elle est encore ltat embryonnaire : le personnel de la
Commission nest pas un valuateur et ne se mouillera pas.
Ainsi, avant la soumission de projet, il est essentiel didentifier les personnes en charge
la Commission du thme qui vous concerne. Ces dernires devront connatre votre nom,
votre organisation, et les principaux partenaires de votre projet.
Il est toutefois possible quavec ce nouveau programme et limpratif dun time to grant
plus court, les fonctionnaires de la Commission europenne soient moins disponibles que
lors des programmes-cadres prcdents pour ce genre dchanges. Il faut galement
prendre en compte lexternalisation progressive dans les annes venir de la gestion des
projets vers les agences excutives de lUnion europenne. Identifier un interlocuteur et
initier un dialogue avec lui sera peut-tre plus compliqu que par le pass (anonymisation
des adresses emails notamment).

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4. Rdiger votre proposition


Ce qui change avec Horizon 2020

Quelques variations dans la terminologie : ainsi par exemple les schmas


de financement (funding schemes) du 7ime PCRD, eux-mmes
successeurs des instruments du 6ime PCRD, deviennent des types
dactions (action type) dans Horizon 2020
La limitation stricte du nombre de pages
Limportance grandissante de lImpact

4.1 Prparation
Vous avez une ide de projet, vous lavez teste auprs de vos collgues et de votre
hirarchie, lide sinscrit bien dans la programmation de votre organisation, vous avez
consult des partenaires potentiels au cours de quelques changes et sances de
brainstorming, vous avez identifi le probable coordinateur, lide a mri et la dcision est
prise: vous allez monter une proposition.
Dsignez le plus rapidement possible la personne charge de la rdaction de la
proposition, de prfrence une personne employe par le coordinateur ou le coordinateur
lui-mme, et faites le savoir vos partenaires. Il ne sagit pas de la personne qui fait tout le
travail, mais de celle qui coordonne, assemble et harmonise toutes les contributions. Cest la
personne qui, in fine, appuie sur la touche SEND pour soumettre la proposition dans
lESS (Systme de soumission lectronique obligatoire des propositions, voir partie 5/ de ce
guide).
Choisissez un rdacteur qui maitrise bien langlais et qui a de bonnes qualits
rdactionnelles (vous ne voulez pas vous mettre dos les valuateurs en leur rendant la
tche difficile par une rdaction approximative dans un anglais approximatif). Rappelons au
passage que tous les documents officiels de la Commission sur le portail du participant sont
en anglais et que la Commission na pas prvu de les traduire!
Rdigez une pr-proposition trs succincte en 4 ou 5 pages contenant dj le squelette
de votre proposition en indiquant aussi prcisment que possible:

le call et le topic auquel vous souhaitez rpondre;

le type dactions (action de recherche et innovation RIA, action dinnovation IA, action
de support et de coordination CSA, instrument PME, etc). Le plus souvent vous navez
pas le choix, le type daction vous est impos par le programme de travail pour le topic
considr;

les grands objectifs de votre projet;


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un premire dcoupage en work packages;

les livrables majeurs (deliverables);

les responsabilits principales des partenaires;

un titre explicite, qui reflte bien le contenu de ce que sera votre proposition;

un acronyme (short name) facilement mmorisable et de prfrence attrayant;

le planning global du projet propos;

Cette pr-proposition vous permet de ne pas partir de la feuille blanche lorsque vous
ferez votre premire vraie runion avec vos partenaires pour dcider des modalits de
montage de la proposition. Ce document martyr servira de base la discussion. Il faut que
chacun reparte de cette runion en sachant aussi prcisment que possible quel doit tre
son rle principal, quelle doit tre sa contribution la proposition (en termes de formulaires
remplir et dannexe technique de la proposition rdiger), quels inputs il doit attendre de
chacun des autres partenaires, quels inputs il doit leur fournir et quel moment ces
changes dinformation doivent avoir lieu.

4.2 La rdaction de votre proposition


Suivez scrupuleusement le template donn dans le portail du participant. Le template
pertinent est accessible dans la liste des topic conditions and documents qui apparat
ct du topic description . Au moment de la soumission, le template dfinitif sera
accessible directement partir du systme de soumission (ESS) : il ny a donc aucun risque
de ne pas utiliser le bon template, celui qui correspond rellement votre type dactions
(RIA, IA, CSA, etc.).
Conformez-vous au template aussi bien pour les formulaires administratifs (anciennement
partie A dans la terminologie du 7ime PCRD) que pour lannexe technique (anciennement
partie B) et souvenez-vous que lannexe technique deviendra, quasi inchange lAnnexe 1
du Grant Agreement, si votre proposition est retenue, puisquil ny aura quasiment plus de
phase de ngociations.
Le template est structur pour correspondre aux 3 critres dvaluation et ce afin
dassurer une structuration unique de toutes les propositions et ainsi de faciliter le travail des
valuateurs. Ne les indisposez pas par des fantaisies ou particularits dans la structure de
votre proposition. Gardez toujours en tte les 3 critres lors de votre rdaction.
Attention : la premire page du template pour lannexe technique vous indique clairement le
nombre de pages maximum ne pas dpasser : 15 pages pour une premire tape de
soumission, 70 pages pour une deuxime soumission pour RIA et IA (limite variable selon le
type dactions) vous tes mme invits rester bien en de de ce plafond. Il faut savoir
que le dpassement de la limite de pages est mme un cas dinligibilit dans le cas
particulier des FET Open. Si vous dpassez le nombre de pages, la proposition ne sera pas
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bloque par le systme informatique mais toute la partie superflue (au-del de la limite) sera
clairement visible avec un code de couleur spcifique pour lvaluateur qui aura comme
consigne de ne pas la lire.

Faites au mieux pour ne pas disperser votre argumentation relative un critre dans
plusieurs parties de la proposition. Ainsi lorsque vous cherchez dmontrer lexcellence
scientifique de votre proposition faites le entirement dans le chapitre excellence et pas
dans le chapitre impact de mme la qualit de la gestion de votre projet est
dmontrer au chapitre implmentation et pas au chapitre excellence . Sachez que les
valuateurs sont briefs pour ne pas rcompenser 2 fois ou pnaliser 2 fois une
proposition : en dautres termes une proposition trs bonne (ou mauvaise) sur le critre
excellence nest pas forcment et automatiquement trs bonne (ou mauvaise) sur un ou les
2 autres critres.

Gardez lesprit quun valuateur a rarement plus de 3 heures passer sur votre
proposition : rdigez-la avec le souci de lui faciliter la tcheExpliquez, dmontrez plutt
que de supposer que lvaluateur sait tout. Non il ne sait pas tout et il est de toutes faons
brief pour ne prendre en compte que ce qui est dit et crit, pour ignorer le non-dit, et surtout
ne pas chercher lire entre les lignes ! Ceci est sans doute encore plus important dans
Horizon 2020 que dans le 7ime PCRD en raison du caractre pluri disciplinaire et multi
sectoriel des propositions. Utilisez des termes simples et vitez le jargon et les acronymes
dinitis. Soyez concis, les valuateurs aiment les propositions courtes.
Rdigez en anglais, cest absolument indispensable, mme si thoriquement une
proposition est recevable dans toute langue de lUE ( condition davoir un rsum en
anglais).
Ne laissez aucun champ vide dans les formulaires administratifs. La Commission a horreur
du vide. Nomettez aucune question dans la partie technique de votre proposition.
Pour la partie technique :

Rpondez TOUTES les sous-rubriques des chapitres. Par exemple pour le chapitre
Excellence, indiquez bien (i)les objectifs, (ii)la relation de votre proposition au programme de
travail, (iii) le concept et lapproche proposs et (iv) lambition en termes davancement de
ltat de lart et dinnovation;

Soignez particulirement la rdaction du chapitre Impact (impacts dcrits dans le


programme de travail pour le topic considr, dissmination et exploitation des rsultats,
activits de communication);

Pour le chapitre Implmentation, dcrivez votre plan de travail (le planning, la


structure en work packages, leurs interactions, les produits livrables et les milestones), la
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structure et les procdures de management du projet, le consortium. Dcrivez les membres


du consortium (entits lgales, CV des personnes clefs, publications, projets prcdemment
raliss si pertinents pour votre projet, les infrastructures qui seront utilises) les tiers
ventuels (sous-traitants notamment)et mentionnez si votre projet soulve des questions
dthique et de scurit ncessitant une attention particulire. Notez que la limite en
nombre de pages ne sapplique pas la description du consortium.
Notez enfin que vous pouvez faire appel un consultant pour le montage de votre
proposition : il en existe de bons. Renseignez-vous, obtenez des rfrences. Le recours
un consultant expriment peut tre une bonne initiative si vous manquez de temps pour
rdiger votre proposition.

4.3 Les piges viter

Commencer crire une proposition sans avoir tudi tous les dtails de
lappel et tre sr que le projet peut rentrer dans ce cadre ;

Soumettre une proposition en dehors de son domaine phare dexpertise et /ou


ne pas prvoir de personnel suffisant pour son excution ;

Surestimer vos capacits en laissant croire que vous allez TOUT faire pour un
budget modr. Soyez raliste si vous voulez tre crdible. Mettez en
adquation le contenu de votre recherche avec le budget demand

Sentourer dun consortium faible et peu motiv (choix des partenaires


pour laffichage, par exemple: inclure absolument un nouveau pays Membre)
alors que la masse critique est une condition de russite ;

Ne pas prter suffisamment dattention la qualit de la prsentation

Ne pas tenir compte des critres dvaluation ;

Ne pas prendre en compte la date et lheure limite de soumission ou la


ncessit de recourir exclusivement la soumission lectronique ;

Attendre la dernire minute pour contacter les relais dinformation (Point de


contacts nationaux, chargs de mission Europe de vos organismes, CLORA).

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5. Soumettre votre proposition


Ce qui change avec Horizon 2020

Les rgles de soumission des propositions dHorizon 2020 (H2020) ne diffrent pas
fondamentalement de celles du 7ime PCRD

La soumission en 2 tapes est plus frquente


Le systme de soumission vous avertit lorsque votre proposition dpasse le
nombre de pages autoris (si vous ignorez lavertissement votre proposition
est recevable mais les pages en excs seront identifies et ignores par les
valuateurs)

La soumission par voie lectronique est la rgle obligatoire (sous peine dinligibilit). Le
systme lectronique de soumission des propositions (ESS) est disponible sur le Portail du
Participant (PP).
Cest le coordinateur prvu pour la proposition qui soumet celle-ci. Le coordinateur et les
participants une proposition doivent au pralable tre enregistrs dans le systme ECAS
(European Commission Authentification Service). Attention il existe plusieurs versions
ECAS: cest loption ECAS External qui sapplique pour les proposants et cest celle qui est
propose par dfaut lors quon va sur le site ECAS :
https://webgate.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi
En cas de problme denregistrement ou de login sur ECAS, vous pouvez contacter le
service dassistance DIGIT-user-access@ec.europa.eu.
LESS est un systme de soumission qui vous guide pas pas dans la prparation et la
soumission de votre proposition. La proposition comprend gnralement 2 parties :
-

Les formulaires administratifs et financiers (ex-partie A du 7ime PCRD)

LAnnexe technique qui dcrit le contenu de votre proposition (ex-partie B du 7ime


PCRD)
Il existe un guide de lutilisateur de lESS qui rpond la plupart de vos questions :
http://ec.europa.eu/research/participants/data/support/sep_usermanual.pdf
Notez que laccs lESS dans le PP nest possible quaprs avoir choisi le call auquel vous
souhaitez rpondre et le topic que vous voulez traiter dans votre proposition : ainsi il ny a
pas de risque derreurlESS correspond automatiquement au call et au topic auxquels vous
souhaitez rpondre.
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LESS vous demandera de prciser le type daction que vous souhaitez proposer (Innovation
Action, Research and Innovation Action, SME Instrument, CSA, etc). Dans de nombreux cas,
il ny a quun type daction possible pour le topic choisi et il suffira alors dentriner le type
daction propos par le systme.
Aprs vous tre identifi avec vos paramtres ECAS (identifiant et mot de passe), lESS
vous demandera de rentrer plusieurs donnes (le PIC ou Participant Identification code et
le short name de votre organisation), et vous demandera si vous intervenez au titre
de Main contact (en tant que coordinateur ou partenaire de votre proposition ) ou
contact person (une personne qui vous avez dlgu vos droits). Attention les droits sont
diffrents selon que vous tes coordinateur ou simple partenaire : par exemple le
coordinateur peut crire la proposition, alors que le partenaire na accs quau read only .
Le PIC dune organisation permet aux services de la Commission ou agences excutives
dviter davoir redemander de manire rpte des informations concernant cette
organisation. Cest la responsabilit de lorganisation, et plus spcifiquement du LEAR
dsign (Legal Entity Appointes Representative), de modifier les informations si elles
changent au cours du temps.
Vous pouvez soumettre plusieurs fois votre proposition, il est mme recommand de le
faire nhsitez pas soumettre, re-soumettre, et re-soumettre encore: chaque soumission
crase et annule la prcdente, et seule la dernire version soumise avant la date limite
restera LA proposition soumise. Une proposition peut tre labore dans le systme en
tant que draft (en plus dune version dj soumise de la proposition) et reste ltat de
draft tant quelle nest pas soumise.
Nattendez pas les dernires minutes pour soumettre votre proposition, le systme risque
dtre engorg lapproche de lheure limite de soumission soumettez ds que vous avez
un draft suffisamment labor et complet. Le systme lui-mme effectue une vrification
limite que votre proposition est soumettable (par exemple la partie A ou la partie B est
elle manquante ?) et peut donc refuser de soumettre tant que vous naurez pas effectu les
actions requises.
Une fois la proposition soumise le systme confirme la soumission et envoie au coordinateur
un mail daccus de rceptionet cela pour chaque version soumise de votre proposition.
Bien entendu laccus de rception ne prjuge en rien de lligibilit de votre
proposition.
LESS vous permet aussi, tout moment avant la date limite, de retirer une proposition
soumise.
Notez que le Portail du Participant donne pour chaque call, ct de la description du call
(cest--dire en pratique la liste des topics) tous les documents importants tels que les bases
lgales (programme Horizon 2020, programme spcifique, rgles de participation) et le
Programme de travail (Introduction Gnrale et partie spcifique pertinente pour le call).

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De plus, pour chaque topic, cot des rubriques topic description et submission
service , il existe une rubrique topic conditions & documents qui donne dimportantes
informations : la liste des pays pour lesquels les entits peuvent participer votre projet et
ventuellement tre finances, les conditions dligibilit, les rgles dvaluation, le planning
gnral des tapes jusqu laccord de subvention (GA), la limitation sur le nombre de pages
de votre proposition (attention ! cest un critre important les pages en excs ne seront
mme pas lues !), des formulaires dvaluation vous permettant, le cas chant, de faire
une auto-valuation de votre proposition avant soumission (fortement recommand ! encore
mieux de faire faire cette valuation par des tiers non impliqus dans le montage de la
proposition et donc plus neutres ). Vous trouverez aussi dans cette rubrique le AGA
(Annotated Grant Agreement) qui correspond votre topic et votre type daction et qui
explicite en des termes simples (par opposition au jargon juridico-financier) les conditions
de laccord. LAGA peut tre considr comme le document qui remplace le guide for
applicant du 7ime PCRD.
Avant de soumettre votre proposition vrifier bien quelle est complte (parties A et B), lisible
et imprimable et que tous les partenaires de votre proposition ont eu accs au Portail du
Participant pour y tre enregistrs.

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6. Lvaluation de votre proposition


Ce qui change avec Horizon 2020
Pas de changement fondamental mais des variations inspires essentiellement par
le caractre multidisciplinaire et mutisectoriel des propositions et lobjectif de
rduction du time to grant

Nombre et nouveaux profils des valuateurs


Pas de ngociations des propositions, donc pas de recommandations
damliorations ou de modifications des propositions
Soumission en 2 phases plus frquente et feed-back de la premire phase
rduit au strict minimum
Importance relative des critres dvaluation (pondration en faveur de
limpact dans certains cas)
Limite stricte sur la longueur des propositions (nombre de pages)
Un jargon pur (disparition des termes ngociation ou redress
procedure)

Quelques chiffres pour illustrer quel point lvaluation des propositions est un exercice
trs grande chelle, un processus qui ncessite beaucoup de mthode, de rigueur et de
discipline et qui requiert une logistique lourde:
La Commission a reu de lordre de 100 propositions par jour ouvrable en moyenne
pendant les 7 ans du 7ime PCRD.
Lvaluation de ces propositions cest:

Un btiment ddi (Covent Garden) avec des valuations tous les jours ouvrables de
lanne;

Capable daccueillir jusqu 550 experts valuateurs par jour;

400 postes de travail, 26 secrtariats, 9 auditoriums, 115 salles de runions;

Environ 11 000 experts valuateurs en 2012

Mme si les rgles dvaluation des propositions ne sont pas fondamentalement diffrentes
de celles du 7ime PCRD, les diffrences dapproche mritent toutefois dtre soulignes,
fortement motives ou inspires par la limitation plus stricte du time to grant 8 mois (en
rgle gnrale) impose la Commission au cours du trilogue de ngociation dH2020.
Gardez galement lesprit quun fort appel la mobilisation des quipes a t lanc
travers toute lUnion europenne. La communication autour dHorizon 2020 a t forte, le
nombre de candidatures devrait donc encore augmenter, notamment pour le premier appel
(effet galement observ lors du 7ime PCRD).

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Les valuateurs seront encourags exprimer leur avis sur les propositions en
ltat et limiter au maximum leurs recommandations de modifications/amliorations des
propositions au cours de la phase de ngociation. Lobjectif est de ne pas rallonger le time to
grant par des ngociations parfois longues et difficiles. En dautres termes, la proposition est
prendre ou laisser, mais pas ngocier . Cest un changement trs important par
rapport au 7ime PCRD.

Nouveaut
H2020

La terminologie est modifie et la phase dite de ngociation dans le 7me PCRD


devient la phase de prparation de laccord de subvention dans H2020. L encore il
sagit de montrer quon ne ngocie plus. La Commission na plus le temps !
A noter galement que dans un contexte o la soumission en 2 phases se
gnralise nettement, le time to grant ne sera dcompt qua partir de la seconde date
limite (celle de la proposition complte). L encore la Commission a russi gagner du
temps (le temps dvaluation de la premire tape).
Par rapport au 7ime PCRD, la soumission des propositions en deux tapes se
gnralise fortement dans H2020. Chaque tape a sa date limite de soumission
spcifique. La deuxime tape est bien sr conditionne une valuation positive de la
proposition de la premire tape.
La Commission (ou lagence excutive) procde dabord, sans laide dexperts extrieurs,
la vrification de lligibilit des propositions: la proposition doit tre complte (parties A et
B), tre lisible et imprimable, respecter les rgles de participation en termes de nombre
minimum de partenaires, avoir t soumise en temps et en heure, avoir t soumise via
lESS, et rpondre au topic concern. Les propositions manifestement hors sujet
sont immdiatement dclares inligibles. Dans certains cas le caractre inligible dune
proposition peut ne pas tre dtect avant lvaluation, mais tre constat en cours
dvaluation, auquel cas lvaluation de la proposition cesse immdiatement sil sagit dun
cas clair dinligibilit. Sinon, la suspicion dinligibilit est signale au call coordinator de
la Commission, lvaluation est poursuivie et un panel spcial de la Commission tranche sur
la question de lligibilit en fin de parcours.
Linligibilit est annonce au coordinateur la fin de lvaluation en mme temps que les
rsultats de lvaluation sont communiqus aux coordinateurs des propositions values: les
raisons de linligibilit lui sont donnes ainsi que des informations lui permettant
ventuellement de faire appel.
Pour la premire tape, une proposition succincte ne dpassant pas 15 pages devra
tre soumise et la proposition sera value sur la base de deux critres seulement
(lexcellence scientifique et limpact). Lligibilit de la proposition sera vrifie ds la
premire tape (et vrifie nouveau au dbut de la seconde tape).
Lorsque la proposition succincte est value positivement, le consortium est invit
soumettre une proposition complte qui sera value bien sr sur lensemble des 3
critres.

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Nouveaut
H2020

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Lvaluation des propositions peut tre effectue distance (les valuateurs restent chez
eux) ou centralise (les valuateurs viennent Bruxelles), voire combiner les deux aspects
(une phase distance et une autre phase Bruxelles).

6.1 Les valuateurs


Les valuateurs sont choisis par les services de la Commission dans une base de donnes
sur laquelle tout candidat valuateur peut sinscrire en ligne :
http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/experts/index.html

Le critre de la nationalit ne rentre absolument pas en compte pour tre valuateur. En


revanche et de manire trs pragmatique, la pratique de la langue anglaise est un must
absolu, sachant que les propositions rdiges en une autre langue que langlais constituent
une infime (et mme infinitsimale) minorit.
A noter quun appel manifestation dintrt pour devenir expert valuateur a t publi en
novembre 2013, adress des valuateurs individuels :
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:C:2013:342:0003:0003:EN:PDF
et des organismes dsirant proposer des valuateurs :
http://ec.europa.eu/research/participants/data/support/h2020_callrelevant_organisations_oj_c342_03.pdf

A noter galement que contrairement une ide reue, les listes dexperts proposs par un
organisme ne concernent pas ncessairement des experts de cet organisme, mais des
experts reconnus par cet organisme, quelle que soit leur affiliation ou la rgion du monde o
ils se trouvent.
La Commission estime devoir recourir des experts ayant de nouveaux profils, peuttre plus nombreux par proposition, plus adapts au caractre multidisciplinaire et
multisectoriel plus marqu des propositions Horizon 2020 par rapport au 7ime PCRD. La
Commission souhaitant attirer de nouveaux acteurs dans les consortiums, et multiplier les
actions pour linnovation plus proches du march, il lui paraissait logique dattirer de
nouveaux profils dans les panels dvaluations. Cependant rien de concret na encore t
affich.
Pour chaque appel propositions, la Commission slectionne les experts valuateurs dans
la base de donnes selon leur exprience/comptences ( partir du CV), en veillant une
bonne rpartition gographique entre les pays, entre les types et tailles dorganismes
(universits, entreprises, organismes de recherche, secteur public/secteur priv) et les
aspects de genre. La Commission veille aussi assurer un renouvellement suffisant des
panels dexperts (25 30%) entre deux appels propositions sur un mme thme (en

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pratique entre deux annes), et cette rotation des experts devra tre applique pour Horizon
2020 de manire plus stricte que dans le pass.
Les experts valuateurs interviennent ad personam et ne reprsentent en aucun cas un
organisme, ou un pays ou toute autre institution. La Commission exige de ses experts
valuateurs de respecter un code de bonne conduite et de dclarer labsence
dventuels conflits dintrts qui pourraient compromettre leur indpendance.
Au titre de lassurance qualit, la Commission nomme aussi, pour chaque session
dvaluation centralise Bruxelles, un valuateur particulier faisant office dobservateur
indpendant. Sa fonction nest pas dvaluer les propositions mais dvaluer
lvaluation : rgularit du processus, transparence, respect des rgles, recueil des
remarques et dolances ventuelles des valuateurs, suggestions damliorations du
processus dvaluation. Lobservateur rdige un rapport qui est transmis par la Commission
aux reprsentants des Etats membres (comit de programme) pour lappel considr.
Les experts valuateurs sont rmunrs pour leur travail et indemniss pour leurs frais de
dplacement et de subsistance.
Les listes dexperts ayant particip une valuation au cours dune anne sont rendues
publiques lanne suivante, avec une indication du thme sur lequel ils sont intervenus, sans
quil soit bien videmment possible de faire le moindre lien entre un valuateur et une
proposition particulire.
Sachez que le fait dtre valuateur ou observateur reprsente pour lintress une
exprience unique et constitue pour lorganisme auquel il appartient un bon
investissement : cest en effet un exercice trs formateur et enrichissant qui permet un
valuateur de faire ensuite bnficier son organisme de cette exprience dans la prparation
de futures propositions. En particulier, un valuateur expriment peut contribuer
efficacement un exercice dauto-valuation dune proposition future en cours de
prparation avant soumission dans lESS.

6.2 Les critres dvaluation


Globalement, les critres dvaluation ne changent pas par rapport au 7ime PCRD et cest
plutt dans lapplication de ces critres et dans la procdure quil existe des diffrences
dapproche dj voques, notamment en limitant autant que possible les
recommandations des valuateurs relatives aux propositions, ceci dans le souci que la
mise en uvre de ces recommandations ne conduise une phase de ngociation trop
longue pour tre compatible avec un time to grant limit 8 mois.
Les 3 grands critres restent :

1.

Excellence

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a.

Clarity of the objectives;

b.

Soundness of the concept, including transdisciplinary considerations;

c.

Credibility of the proposed approach;

d.

Ambition, progress beyond the state of the art.

2.

Impact: [] contribution to:

a.

The expected impacts listed in the work programme

b.

Enhancing innovation capacity and integration of new knowledge;

c.
Strengthening the competitiveness and growth of companies by developing
innovations meeting the needs of European and global markets;
d.

measures to, disseminate and exploit the project results, communication.

3.

Quality and efficiency of implementation

a.

Coherence and effectiveness of work plan, allocation of tasks, resources;

b.
Competences, experience and complementarity of the individual participants, as well
as of the consortium as a whole;
c.

Appropriateness of the management structures and procedures.risk management.

Pour chaque critre, les scores vont de 0 5. Les demi-points sont autoriss.
0 inexistant ou manquant
1 mauvais
2 passable
3 bon
4 trs bon
5 excellent
A noter le souci permanent de la Commission de ne pas ouvrir la voie des
ngociations. Ce souci se reflte trs nettement dans la terminologie utilise. Ainsi,
pour donner un exemple, le score 3 (bon) signifiait dans le 7ime PCRD que des
amliorations sont ncessaires (ce qui poussait les valuateurs lister ces amliorations
en vue de la ngociation venir). En revanche dans H2020, ce mme score 3 (bon) signifie
que la proposition contient des lacunes ( shortcomings ) : aucun encouragement nest
donn aux valuateurs de proposer des remdes ces lacunes. Le remplacement du terme

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Nouveaut
H2020

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necessary improvements par le terme shortcomings , nest pas anodin et relve de


toute vidence de cette logique.
De la mme manire, il nexiste plus de phase de ngociation des propositions mais une
phase de prparation de laccord de subvention .
Notez bien quil ny a pas de pondration entre les 3 critres sauf pour les actions pour
linnovation (IA) et les actions au titre de lInstrument PME. Dans ces 2 cas le critre dimpact
a une pondration de 1.5.
Remarque : il existe une distinction le plus souvent ignore (y compris des valuateurs, voire
mme des project officers de la Commission) entre les critres de slection et les critres
dattribution. Le Rglement Financier et les Rgles de Participation (article 15) exigent que
lon vrifie la capacit (financire et oprationnelle) des postulants raliser le projet. Il sagit
l de critres de slection. Les 3 critres explicits ci-dessus sont en revanche des critres
dattribution. La capacit financire des postulants devra tre tablie par le coordinateur
(auto-valuation via le Portail du Participant) et la capacit oprationnelle sera juge par les
experts valuateurs, dans le cadre du critre 3 ci-dessus (quality & efficiency of the
implementation).
La vrification de la capacit oprationnelle des partenaires vise surtout, en pratique,
dtecter des cas frauduleux (structures juridiques inventes pour rcuprer des fonds de
lUE). Lorsque les valuateurs concluent conjointement quun partenaire na pas la capacit
oprationnelle de participer au projet, ils seront invits valuer la proposition comme si
ce partenaire nexistait pas.

6.3 Le processus dvaluation


Premire tape dvaluation
Comme annonc plus haut, les propositions dHorizon 2020 seront soumises en deux tapes
plus frquemment que dans le 7ime PCRD. La soumission en 2 tapes sera prcise dans
chaque appel propositions. La premire tape dvaluation pourra ne faire appel qu 2
experts par proposition.
Dans le cas de la premire tape dvaluation des propositions en 2 tapes, le critre relatif
la mise en uvre (implementation) nest pas du tout pris en compte et les seuls souscritres retenir pour les deux critres Excellence et Impact sont 1a, 1b, 1d et 2a (en italique
dans la table page 32).
Le seuil requis pour passer la premire tape est un score de 4 sur 5 pour chacun de ces
deux critres (sans pondration) ce qui traduit une volont vidente de la Commission
dtre trs slective lors de la premire tape avec comme consquence automatique de
limiter le nombre de propositions compltes qui seront soumises et donc daugmenter (de
manire un peu artificielle) le taux de succs prvisible des appels. Les valuateurs de la
premire tape ne seront pas ncessairement impliqus dans la deuxime tape. La
phase de consensus est allge pour la premire tape. Il sera intressant de vrifier
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comment la Commission sassure de la cohrence entre les 2 tapes afin dviter le risque
de voir une proposition allchante en premire tape se transformer en une proposition
beaucoup moins attrayante en deuxime tape (aussi bien dans son contenu que dans la
composition de son partenariat)
A noter que la Commission ne prvoit pas de faire au coordinateur un retour circonstanci
de la premire tape dvaluation, lorsque la premire tape est russie, pour deux raisons
(i) gagner du temps et (ii) viter le risque que des retours ingalement dtaills ne mettent
les coordinateurs dans des conditions dingalit au dpart de la seconde tape. En
revanche les propositions non retenues pour la deuxime tape feront lobjet dune
notification avec justificatifs (ce qui, nul doute, ouvrira la porte de nombreux recours via la
request for evaluation review , nouveau nom de la redress procedure du 7ime PCRD).

Deuxime tape dvaluation


Dans le cas de la deuxime tape dune proposition soumise en deux tapes, ou dans le cas
dune proposition soumise en une seule tape, lvaluation seffectue sur la base des 3
critres et dune proposition complte.
La Commission a indiqu que le caractre novateur dHorizon 2020 implique des types
nouveaux de propositions, avec laccent mis sur linnovation et donc sur la proximit du
march, et avec une dimension multi disciplinaire et multisectorielle prononce, ce qui
exigera des nouveaux profils dexperts valuateurs. Les modalits pratiques de cette
nouvelle approche restent voir, mais il est prvisible que le nombre dexperts pour une
proposition devrait tre au moins gal, et sans doute suprieur, ce quil tait dans le 7ime
PCRD, i.e. au minimum 3 valuateurs par proposition, parfois 4 ou 5 ou plus, ces
valuateurs ayant des parcours et expriences assez diversifis.
Compte tenu de la dimension multidisciplinaire et multisectorielle des propositions et du
nombre sans doute plus lev et des profils diversifis des valuateurs pour une mme
proposition, les cas de dsaccord entre valuateurs risquent dtre plus frquents. La
commission annonce des rgles robustes en matire de rsolution de ces dsaccords. Aussi
les rgles de renouvellement des valuateurs seront plus clairement tablies et appliques
de manire plus systmatique.
Lvaluation pourra tre entirement faite distance (les valuateurs restent chez eux pour
leurs valuations individuelles et pour les runions de consensus), plus rarement
entirement centralise (lectures individuelles et runions de consensus Bruxelles), ou
bien une combinaison (sans doute assez frquente) o les valuateurs restent chez eux
pour leurs valuations individuelles et se retrouvent physiquement Bruxelles pour les
runions de consensus.
Avant le dbut de lvaluation les experts sont briefs par la Commission sur la procdure et
la mthodologie dvaluation, le contenu des topics valuer, les conditions et exigences de
leur contrat (confidentialit, conflits dintrts, impartialit).

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A noter deux particularits du briefing pour Horizon 2020 :


les experts seront tenus dignorer strictement les pages en excs par rapport au
nombre limite de pages indiqu pour lappel propositions (ce nombre limite est
normalement indiqu dans le template de la proposition, par exemple 70 pages max pour
une action de recherche & innovation ou pour une action dinnovation). La limite du nombre
de pages ne sapplique pas la partie administrative de la proposition, ni la description du
consortium, ni lannexe Ethique (sil y a lieu).
les experts seront vivement encourags valuer les propositions en ltat et donc
NE PAS FAIRE DE RECOMMANDATIONS damlioration des propositions, y compris sur le
plan budgtaireautrement dit, il ny aura pas de recommandation de baisse du budget si ce
budget est jug excessif ; en revanche ce budget excessif donnera lieu un score moins
lev dans lvaluation (sur le critre de mise en uvre). Il en est de mme pour ce qui
relevait dans le 7ime PCRD des amliorations ncessaires de la proposition : celles-ci
sont dsormais qualifies de lacunes de la proposition et ces lacunes devront tre prises
en compte dans les scores. Cest ce qui devrait constituer le changement majeur avec le
7ime PCRD et conduire un changement culturel important chez les valuateurs et les
project officers de la Commission ou des Agences Excutives.
Les trois phases de lvaluation :
Lvaluation individuelle
Chaque valuateur lit et value les propositions qui lui sont assignes et rdige pour
chacune dentre elles un IER (Individual Evaluation Report) contenant les scores et
commentaires se rapportant chacun des 3 critres. Typiquement la productivit dun
valuateur est de 2 3 propositions par jour pour des propositions de taille moyenne.
Lvaluateur note aussi si la proposition est ou non hors sujet ou soulve des questions
particulires dthique et/ou de scurit.
A ce stade les valuateurs ne communiquent pas et ne discutent pas avec leurs covaluateurs leurs jugements sur une proposition donne.
Le Consensus
Les valuateurs dune mme proposition se runissent sous le contrle dun
modrateur (de la Commission ou Agence Excutive) pour discuter de leurs opinions et
scores respectifs, critre par critre, sur la proposition en question avec pour objectif
darriver un consensus sur leurs commentaires et sur les scores et de rdiger un CR
(Consensus Report).
Si la proposition est une re-soumission dune proposition dj soumise lors dun appel
prcdent, le modrateur peut donner aux valuateurs, ce stade, copie du CR de
lvaluation prcdente.
Le CR est rdig soit par lun des valuateurs dsign comme rapporteur par le modrateur
soit par un expert spcifiquement dsign pour cette tche et qui na pas pris part aux

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Nouveaut
H2020

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valuations individuelles. Dans ce dernier cas, il nest que rapporteur et nexprime pas son
point de vue sur la proposition (quil nest pas cens avoir lue).
Les scores et commentaires obtenus par ce moyen rsultent dun vrai dbat entre
valuateurs et non dune moyenne entre les scores individuels.
Cependant dans Horizon 2020, lappel propositions peut prvoir que, par exception, les
scores finaux soient des moyennes ou des valeurs mdianes entre les scores individuels
(comme par exemple pour les projets FET -Future Emerging Technologies- Open,
ventuellement aussi pour la premire tape des soumissions en 2 tapes).
Dans le cas o un consensus ne peut tre obtenu, de nouveaux experts peuvent tre
appels pour voir si une majorit claire se dgage.
Le Panel
Un panel constitu dexperts ayant particip aux valuations, et prsid par un membre de la
Commission ou Agence, est ensuite runi par la Commission avec pour mission de sassurer
que les groupes de consensus ont t cohrents dans leurs jugements et si ncessaire
proposer de nouveaux scores et commentaires. Chaque proposition fait alors lobjet dun
ESR (Evaluation Summary Report), le plus souvent un copi/coll du CR.
Le panel a aussi pour mission dtablir une liste des propositions ayant pass tous les
seuils, ordonne du plus haut au plus bas score, en tenant compte de la procdure dtaille
dans lAnnexe H du Programme de travail et ventuellement dans le call pour sparer les
ex-aequo. Cest cette liste qui constitue la base sur laquelle les accords de subventions
seront passs, dans la limite du budget disponible.
La rgle gnrale pour sparer les ex-aequo est la suivante : galit de score priorit
sera donne a la proposition qui couvre un topic qui nest pas couvert par dautres
propositions, puis si ncessaire la proposition ayant le score le plus lev au critre
dexcellence et ensuite dimpact (sauf pour les innovation actions et SME instrument qui
inversent lordre de ces 2 critres), puis si encore ncessaire la proposition consacrant le
budget le plus lev aux PME. Enfin dans le cas (improbable) dgalit persistante, le panel
peut dfinir des critres supplmentaires de classement (genre,).
Les ESR sont les seuls retours communiqus aux coordinateurs sur lvaluation de
leurs propositions. La Commission veille donc ce que la rdaction des ESR soit
particulirement soigne et en particulier que rien dans cette rdaction ne fournisse au
coordinateur un motif de faire appel ou de contester les rsultats de lvaluation.
Si la proposition est retenue, lESR est accompagn dune lettre invitant le coordinateur
prendre part la phase de prparation de laccord de subvention (phase qui sappelait
phase de ngociation dans le 7ime PCRD).
Si la proposition nest pas retenue, la lettre daccompagnement de lESR notifiera le rejet, en
donnera les raisons et prcisera les modalits dappel.

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Quelques propositions ayant pass tous les seuils peuvent tre mises sur une liste de
rserve pour les cas o une proposition finanable viendrait tre retire au cours de la
phase de prparation de laccord de subvention, ou bien si un budget supplmentaire
devenait disponible.
Les appels propositions prciseront les cas o des auditions (hearings) pourront tre
organises pour clarifier si ncessaire la proposition et amliorer la comprhension de la
proposition par les experts. Il ne sagit en aucun cas de permettre au coordinateur de
modifier sa proposition. Les auditions doivent se limiter strictement aux seules questions qui
seront soumises par la Commission quelques jours avant laudition. Les auditions sont
gnralement conduites Bruxelles, mais pourront aussi tre conduites par tlphone, par
crit ou par video-confrence. Le coordinateur peut choisir de ne pas se prsenter
laudition mais de rpondre seulement par crit.
Request for Evaluation Review
Si votre proposition est rejete et que vous pensez quelle na pas t value correctement
vous avez un droit de recours via la demande de revue dvaluation (RER) qui remplace la
redress procedure du 7me PCRD.
Le recours ne peut tre exerc que dans les 30 jours compter de la notification de rejet.
Les formulaires adquats seront joints la notification de rejet.
Le recours ne peut porter que sur les aspects procduraux de lvaluation. Les recours
portant sur les mrites de votre proposition et le jugement port par les valuateurs sur ces
mrites, ou sur la qualit des valuateurs, ne sont pas recevables.
A noter que, indpendamment du request for evaluation review dcrit ci-dessus, tout
participant peut dposer une plainte via le Portail du Participant.

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QUELQUES DERNIERS CONSEILS

Prenez-vous y trs tt pour construire votre consortium et prparer votre


proposition ;

Lisez tous les documents de la Commission (programme, guides & notes


pour proposants & valuateurs,) ;

Ne ngligez pas le cadrage, en particulier politique, de votre proposition.


Montrez que votre proposition contribuera la mise en uvre des
politiques de lUnion Europenne

Sachez que dans le Programme de travail 2014-2015, la seule information


ferme est celle qui se rapporte 2014. Tout ce qui concerne lanne 2015
nest fourni qu titre indicatif.
Ne mettez pas de partenaires-alibis dans votre proposition : assurez-vous
quils ont tous un vrai rle et une vraie valeur ajoute pour votre projet ;
Attention au nombre limite de pages : respectez-le strictement ! Dans tous les
cas, quil y ait une limite ou non, lpaisseur dune proposition nest pas un
critre de qualit : soyez concis, prcis et clairs ;
Gardez toujours lesprit les critres dvaluation. Noubliez pas que
limpact a acquis une importance prpondrante (parfois traduite par une
pondration explicite en faveur de ce critre). Or limpact est un des aspects les
plus difficiles mettre en relief dans une propositionil ny a pas que
lexcellence scientifique !!!
Noubliez pas quau stade de la proposition votre seul et unique objectif est
de convaincre 3 ou 4 ou 5 valuateurs que votre proposition est la meilleure :
facilitez leur la vie ! soyez convaincants ! ne tenez pas pour acquis que les
valuateurs sont experts en tout ! ils ne le sont pas, ils nont que 3 ou 4 heures
passer sur votre proposition. Noubliez pas que les experts sont briefs
pour ne juger que sur la base de ce quils lisent, rien dautreils ne sont
pas autoriss lire entre les lignes , imaginer ou deviner ce qui nest pas
dit et crit. Evitez le jargon de spcialiste, utilisez des termes simples ;
Soumettez, re-soumettez votre proposition ds quelle est suffisamment
labore, sans attendre les dernires minutes ou heures avant la clture : lESS
risque dtre engorg seule la dernire version soumise est retenue par le
systme ;
Laissez vous le temps de faire une valuation interne blanc , avec des
valuateurs internes neutres, qui nont pas particip au montage de la

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proposition, de prfrence des personnes qui ont dj t valuateurs, et


amliorez ainsi votre proposition sur la base de cette pr-valuation avant la
soumission dans lESS ;
Pour les auditions, sil y en a, rpondez aux questions poses, toutes les
questions, mais rien quaux questionsnoubliez pas que lobjectif de
rduction du time to grant va tre un lment important de lvaluation : tout
va tre fait pour aller vite et donc aller droit au but ;
Si le call prvoit explicitement des auditions et que vous ne recevez pas
dinvitation y participer, cest mauvais signe ! soit votre proposition est parfaite
(ce qui narrive jamais !) soit elle na pas atteint un ou plusieurs seuils et elle est
donc dfunte !
Nhsitez pas vous porter candidat pour tre expert-valuateur. Cest un
travail trs formateur et une exprience dont votre organisme et vous-mme
tireraient profit soit pour faire une pr-valuation de vos prochaines propositions
soit pour monter de bonnes futures propositions.

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