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Control

Qu es el control?

La ltima etapa del proceso administrativo es el control. En esta etapa el propsito es asegurarse de que
se cumplan las actividades tal como fueron planeadas, y en caso de ser necesario, se establezcan las
medidas correctivas.
Control significa comparar el desempeo real con el estndar deseado.

El proceso del control

El control tiene tres etapas:

1. Medicin del desempeo obtenido.

2. Comparacin del desempeo con el estndar y comprobacin de las diferencias, en caso de
que existan.
3. Correccin de las desviaciones desfavorables aplicando las medidas correctivas que sean
necesarias.

Para determinar el desempeo real es necesario tener un sistema de medicin, lo cual implica haber
determinado con toda claridad lo que se quiere medir y cmo se medir. Para poder desarrollar un
sistema de medicin es preciso contar con informacin de lo que est sucediendo. Las fuentes de
informacin ms utilizadas en las organizaciones son:
a) La observacin personal: puede ser directa o indirecta, y resulta muy importante debido a que
brinda informacin de primera mano que permite identificar una situacin real.
b) Los informes estadsticos: este es uno de los medios a los que se les da ms importancia hoy en da,
debido a que retratan la realidad con objetividad numrica.
c) Los informes orales: se basa en las opiniones de otras personas para conocer de mejor manera lo
que est sucediendo. Por ejemplo, los administradores hoy en da dedican una buena parte de su
tiempo a escuchar a otras personas, convocar a juntas para el intercambio de informacin, o realizar
llamadas telefnicas.
d) Los informes escritos: a travs de los documentos escritos (ya sea en papel, en correo electrnico
o en sitios web), se puede documentar informacin relevante para la empresa, se pueden crear
manuales de operacin o incluso registrar de manera escrita los sucesos o acontecimientos que
contribuyan a una mejor toma de decisiones.

Tipos de controles
Existen tres grandes tipos de controles en la organizacin, dentro de los cuales se pueden clasificar a las
herramientas ms utilizadas para el control administrativo:

1. Control preliminar: tiene lugar desde el momento de la planeacin e incluye la elaboracin de

polticas, procedimientos, normas y reglas que permitan asegurar que las actividades planeadas se
ejecuten de manera adecuada. Las herramientas ms utilizadas en el control preliminar son:

Los manuales de organizacin: establecen la manera en que una organizacin debe

desarrollar sus actividades y tareas: definen los procesos, las responsabilidades y

funciones, sealan los lmites de actuacin, etc.

Los presupuestos: son planes de accin expresados en forma numrica y que

comprenden un periodo de tiempo. Los tipos de presupuestos ms importantes son:

- Los presupuestos de operacin: entre stos se encuentran

los presupuestos de ventas, los de produccin y los de gastos.
- Los presupuestos financieros: se incluyen aqu los
presupuestos de gastos de capital, los de flujo de efectivo
y los de utilidades.

Una vez que se tiene elaborado el presupuesto, se debe desarrollar el control presupuestal,
que consiste en comparar lo planeado en el presupuesto con los resultados obtenidos.

2. Control concurrente: este tipo de control se presenta durante la fase de ejecucin de los planes,
incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades. La herramienta ms utilizada para
llevar a cabo el control concurrente es el sistema de informacin administrativa.

El sistema de informacin administrativa se compone de

sistemas especficos de cada una de las reas de la empresa.

Por ejemplo, un gerente de finanzas debe tener informacin del flujo
de efectivo por los crditos que han sido pagados. El gerente de
mercadotecnia requiere informacin diaria de las ventas de los productos.

3. Control de retroalimentacin: este tipo de control est enfocado al empleo de la informacin

de los resultados obtenidos para corregir las posibles desviaciones futuras a partir del estndar fijado.
Dos de las herramientas ms importantes de este tipo de control son:

Auditoras: una auditora es una revisin del cumplimiento de las normas,

polticas y procesos de una empresa, para asegurar el logro de los objetivos de
la organizacin, adems, permiten evaluar el desempeo de las actividades de la
empresa. Las hay tanto internas (desarrolladas por personal de la propia empresa)
como externas (llevadas a cabo por personal ajeno a la empresa).

Las principales auditoras son:

- Auditoras administrativas: su propsito es revisar la eficacia de la organizacin

en sus diversas actividades.
- Auditoras contables: evalan y controlan el uso y la aplicacin de los
recursos financieros de la empresa.

Evaluacin del desempeo: consiste en medir el desempeo de

las personas que trabajan en una empresa, con el propsito de identificar aspectos tales
como: si estn cumpliendo con sus actividades, si se responsabilizan de lo que hacen,
quines estn cumpliendo y quines no, entre otros. Esta informacin servir para que el
administrador decida qu tipos de recompensas o incentivos aplicar, cmo motivar a las
personas, cmo orientarlos para que superen sus errores, cmo identificar sus aciertos.

Variables que se deben controlar

Las siguientes cuatro variables resumen los elementos que es preciso controlar
en una empresa:

Cantidad.
Calidad.
Tiempo.
Costo.

El control tiene como finalidad conseguir lo que queremos en la cantidad deseada (por ejemplo: volumen
de produccin, nmero de clientes, tamao del inventario, etc.); con la calidad requerida (por ejemplo:
productos estndar, sin defectos); a tiempo (con oportunidad, justo a tiempo) y con los costos
adecuados (sin desperdicios, mejorando los recursos).

Referencias Bibliogrficas:

Garza, J. G. (2000). Administracin contempornea (2a. ed.). Mxico:

McGraw- Hill.
Robbins, S. R., y de Cenzo, D. (1996). Fundamentos de administracin. Mxico:
Prentice Hall.
Stoner, J., y Freeman, E. (1998). Administracin. Mxico: Prentice Hall.