Vous êtes sur la page 1sur 31

Facultatea de Economie i Administrarea Afacerilor

Contabilitate i Informatic de Gestiune


Proiect pentru disciplina Sisteme Informaionale Financiar-Contabile I
Sistemul informaional de gestiune a clienilor

1. Bulu Ioana Andreea ( 30 %)


Membrii echipei (n
ordinea contribuiei la
proiect, cu specificarea
ponderii deinute n total
proiect)

2.Costea Dana Delia (10 %)


3. Fotache Gabriel ( 30 %)
4. orgot Nicoleta (30 %)
(Regula general este de 3-4 membri n echip)

Organizaia:

SC Danubic Comp SA
Nume i prenume:
Telefon:

Persoana de contact:

Funcia n firm:
E-mail:

Camelia Bicsabi
753857888
Administrator
camelia.bicsabi@yahoo.

IAI 2014
Copyright@Gabriela Meni 2014

CUPRINS
1. Descrierea organizaiei analizate i a principalelor sisteme informaionale economice............3

1.1 Analiza organizaiei........................................................................................................... 3


1.2 Descrierea sistemelor informaionale i a aplicaiilor informatice.....................................5
1.3 Construirea matricei sisteme informaionale - componente organizatorice i parteneri...10
1.4 Descrierea proiectelor informatice n curs de implementare sau propuneri de proiecte. .13
2. Delimitarea ariei de ntindere a sistemului analizat...................................................................14

2.1 Identificarea tranzaciilor economice din sistemul analizat.............................................14


2.2 Descrierea relaiilor sistemului cu componente organizatorice i parteneri ai organizaiei15
2.3 Stabilirea intrrilor i ieirilor din/spre entitile externe sistemului...............................16
2.4 Diagrama de context a sistemului analiza, prima versiune..............................................17

3. Analiza detaliat a sistemului informaional existent.................................................................19

3.1 Identificarea proceselor i subproceselor de prelucrare (descompunerea sistemului)......19


3.2 Analiza ieirilor (se vor ordona n funcie de procesul din care rezult)..........................20
3.3 Analiza intrrilor (se vor ordona n funcie de procesul n care intr spre prelucrare)....23
3.4 Analiza proceselor de prelucrare.....................................................................................26
4. Realizarea diagramelor fluxurilor de date pentru sistemul analizat (modelarea)....................28

4.1 Realizarea diagramelor fluxurilor de date.......................................................................28


4.2 Descrierea DFD n depozitul (dicionarul) datelor..........................................................28
4.3 Matricea CRUD..............................................................................................................29

5. Prezentarea cerinelor funcionale i nonfuncionale ale noului sistem....................................30

1. Descrierea organizaiei1 analizate i a principalelor


sisteme informaionale economice
Se are n vedere prezentarea pe scurt a organizaiei din punctul de vedere al obiectului de activitate i al sistemelor informaionale existente.

1.1 Analiza organizaiei


Nr. crt.

Caracteristici

Detalii privind caracteristicile

1.

Obiect de activitate, forma de Obiectul principal de activitate al firmei este: executarea de lucrari de construc ii, dar aceasta
organizare
juridic,
tipul ofer i consultan de la stadiul definirii proiectului, proiectare, obinere autorizatie (avize,
proprietii
proiecte secundare), licitaie, contractare, urmrire lucrari, (dirigenie, decontri, situaii de
plat) pn la punerea n fuciune i predarea investiiei ctre client.
Forma de organizare juridic este SA iar natura proprietii este privat.

2.

Mediul n care activeaz

Furnizori interni: BADUC SA, BAUMIT, KNAUF, DECONS,ARABESQUE, MEM


IMPEX, PRAKT, E-ON, TELEKOM, ORANGE.
Categorii de furnizori:
Furnizori de materiale de construcii: ciment, nisip, balast, pietri, var, adeziv, etc.
Furnizori de utilaje:excavatoare, cilindri compactori pentru tersamamente i asfalt, staii
de asfalt, motocompresoare cu picamere, maini de tiat, asfaltat beton etc.
Furnizori de utiliti: energie electric, ap, gaz, telecomunicaii, salubrizare.
Furnizori externi : EMERSON SRL (RIDGE TOOL)
Clienii sunt doar interni pe baz de contracte, persoane juridice: pe baza contractului semnat

pentru prestarea serviciilor.


Societatea este client al bncii BRD Groupe Societe Generale.
Aceasta lucreaz cu ordine de plat, bilete la ordin i cecuri, n relaiile cu furnizorii sau cu
statul. De asemenea, salariaii dispun de carduri pentru virarea salariului.

3.

Modul
de
organizare
i Structura organizatoric este funcional.
principalele activiti economice

1.2 Descrierea sistemelor informaionale i a aplicaiilor informatice


Nr.

Sistem informaional

Descrierea aplicaiei/aplicaiilor/

Prelucrrile i tipul prelucrrilor


4

Locurile (birourile) din firm unde

crt.

identificat
i scopul

modulelor informatice care sprijin


prelucrrile din sistemul
informaional
Aplicaia WinMentor rezolv integral
problema stocurilor, n strns legtur
cu aspectul contabil innd o eviden
multi-gestiune cantitativ-valoric sau
global-valoric. Rapoartele aferente
stocurilor acoper necesitile de
informaii. Inventarul stocurilor apare
ca un capitol bine definit n
WinMENTOR, aplicaia asigurnd un
cadru
corect
i
facil
pentru
inventarierea stocurilor.

identificate prin analiza interfeei


aplicaiei/aplicaiilor/ modulelor (meniuri,
opiuni, ecrane)
Prelucrarea datelor privind intrarea de
materiale n stoc prin achiziie.
Prelucrarea este mixt, datele de pe facturi,
NIR, note de predare, transfer, restituire se
preiau manual, se introduc prin interfaa
aplicaiei, iar actualizarea stocurilor se face
automat.
Prelucrarea datelor privind ieirile de
materiale din stoc, destinaiile fiind dare n
consum i vnzare.
Prelucrarea este mixt, datele de pe bonurile
de comand, notele de predare, transfer,
restituire se preiau manual, se introduc prin
interfaa aplicaiei, iar actualizarea stocurilor
se face automat.

se folosete/folosesc
aplicaia/aplicaiile

1.

Sistemul informaional de
gestiune stocuri tine evidena
cantitativ i valoric a
stocurilor de materii prime,
materiale necesare pentru
desfurarea
activitii,
micarea stocurilor, decizii
privind aprovizionarea.

2.

Sistemul de trezorerie are


drept
scop
evidena
ncasrilor i plilor, care se
realizeaz pe baza mai multor
tipuri de documente prin
care se identific obligaii de
plat sau drepturi de ncasare.

WinMENTOR
permite
corelarea
plilor i ncsrilor cu documentele
primare care au generat obligaia de
plat sau ncasare. n cazul plilor i
ncasrilor n valut nregistrndu-se
automat diferenele de curs valutar.

Prelucrarea datelor privind intrrile n


sistemul informaional de trezorerie se face
pe baza ncasrilor i plilor nregistrate pe
baza chitanei, extrasului de cont i
registrului de cas. Acestea se introduc
manual, o singur dat, iar actualizarea
datelor de pe aceste documente se face
automat.
Ieirile din sistemul de trezorerie se
concretizeaz n generarea Registrului de
cas i a Jurnalelor de ncasri i pli.
Prelucrarea acestora este informatizat,
actualizarea datelor fcndu-se automat.

Aplicatia este folosit de contabil n


cadrul departamentului financiarcontabil. Uneori, aplicaia este
accesat i de conducere (directorul
economic) ns acesta are dreptul
numai pentru vizualizarea unor
informaii, fr a face prelucrri.

3.

Sistemul de salarizare i
personal are ca principal scop
culegerea,
validarea
i
nregistrarea datelor care se

Cu ajutorul aplicaiei WinMentor


(modulul Salarii) se realizeaz
calculul efectiv al salariilor: se
introduc concediile din rapoartele

Cu aplicaia WinMentor , modulul Salarii


sunt fcute urmtoarele prelucrri:
-Prelucrarea datelor n vederea
stabilirii cuantumului salarial al

Aplicaia este utilizat n cadrul


departamentului financiar contabil, de
ctre contabil, unde se nregistreaz
toate datele privind angajaii Uneori,

Aplicaia este utilizat de persoana


care se ocup de gestiune, n cadrul
depozitului, de responsabilul cu
aprovizionarea de materii prime si
materiale, de ef secie inventare.
Aplicaia este accesat i de ctre
conducere (directorul economic).

refer la evidena personalului,


pregtirea i perfecionarea lui,
urmrirea normelor efectuate
de ctre acesta. De asemeni
sunt
calculate
drepturile
salariale, reinerile, evidena
performaei profesionale si
evidena
programelor
de
pregtire
i
instruire
profesional.

obinute pe baza pontajului, orele fiecarui angajat


suplimentare, bonusurile i salariile Pe baza datelor primite n format Excel
de baza.
din aplicaia Pontaj se realizeaza o
situaie privind salariul fiecrui angajat.
Din suita Microsoft Office sunt -Prelucrarea datelor n vederea
folosite
Microsoft
Excel
i stabilirii contribuiilor personale la
Microsoft Outlook.
bugetele publice Cotele de contribuii se
actualizeaz manual prelucrarea este
mixt.
-Prelucrarea datelor n vederea
realizrii declaraiilor ctre instituiile
statului
Prelucrarea este automat i se bazeaz
pe datele completate anterior n ceea ce
privete salariile.
Microsoft Excel este utilizat pentru:
-Prelucrarea datelor n vederea
stabilirii bonusurilor pentru fiecare
angajat
Prelucrarea este manual, nregistrarea
fcndu-se manual.
-Prelucrarea datelor privind salariile
brute negociate pe fiecare angajat n
parte (inclusiv noii angajati)
Prelucrarea este manual, nregistrarea
fcndu-se manual.
-Prelucrarea datelor privind tichetele
de masa cuvenite fiecrui angajat
Prelucrarea este manual, nregistrarea
fcndu-se manual.
-Prelucrarea datelor n vederea
calculrii salariului cuvenit fiecrui
angajat
Aceast calculare este preliminar i n

aplicaia este accesat i de conducere


(directorul economic), dar numai
pentru vizualizarea unor informaii,
fr a face prelucrri.

cazul n care datele finale arat la fel ca


cele din WinMentor se consider c n
acest caz calculul efectuat este corect i
se trece la definitivarea statelor de plat.
-Prelucrarea datelor privind stabilirea
necesarului
de
resurse umaneprelucrri automate
-Prelucrarea datelor privind angajarea
de personal-prelucrri automate
-Prelucrarea datelor privind angajaii
demii sau care au plecat din firmprelucrri automate
4.

Sistemul
informaional
financiar
contabil
ine
evidena tuturor operaiunilor
financiar-contabile ce au loc la
nivelul firmei, prin evidena
acestora
n
documentele
contabile precum i a altor
evenimente cu efecte asupra
performanei economice i
financiare a firmei.

Principala aplicaie folosit n cadrul


acestui sistem este WinMentor care
genereaz automat nregistrrile
contabile aferente documentelor
primare operate.

-Prelucrarea datelor n vederea inerii Aplicaia este utilizat n cadrul


compartimentului financiar contabil,
evidenei contabile
-Prelucrarea datelor n
realizrii listelor contabile
rapoartelor

de ctre conducere care are drept de


vederea verificare i modificare.

Pentru calcule este folosit Microsoft


Excel din pachetul Microsoft Office Prin
modulele
Producie,
Comercial,Service i Mentor
din
WinMentor se realizeaz toate cele de
mai sus, iar prelucrrile sunt automate.
Prin Microsoft Excel se realizez
automat:
-Prelucrarea datelor privind rapoartele
scoase din aplicatia Pontaj privind
concediile,
orele
suplimentare,
bonusuri, salarii de baza, salariati, ore
minus si introducerea lor in
WinMentor
-Prelucrarea datelor privind calculul

salarial din Excel si confruntarea cu


datele finale obtinute in WinMentor
5.

Sistemul informaional de
gestiune a clienilor ine
evidena asupra comenzilor, a
ncasrilor sau a sumelor
restante, acces la istoricul
tuturor interaciunilor avute de
un client cu compania i ofer
informaii
cu
adevrat
relevante pentru persoana care
preia o anumit cerere (tipurile
de
produse
achiziionate,
solicitrile semnalate de client
n decursul timpului, modul n
care
au
fost
acestea
soluionate i statusul lor
actual).

Aplicaia
WinMentor
permite
nregistrarea comenzilor primite de la
clieni, n scopul urmririi acestora
pn
la
finalizarea
produselor/
proictelor ctre parteneri. De asemenea,
permite inerea evidenei asupra plilor
efectuate de ctre clieni. Aplicaia
permite introducerea contactelor n
sistem o singur dat, pentru a reduce
durata unei conversaii cu un client.

6.

Sistemul de
gestiune a Aplicaia WinMENTOR ine evidena
produciei
urmrete pregtiri i lansrii n fabricaie.
pregtirea,
lansarea
n
producie
i
finalizarea
construciilor.

7.

Sistemul de gestiune al
furnizorilor ine evidena
comenzilor,
recepiei
i
achiziiei bunurilor, precum i
al gestiunii plilor efectuate

Aplicaia WinMENTOR ofer modulul


Parteneri care poate fi mprit n clase
de ncadrare pentru o identificare mai
rapid a clienilor(furnizori, parteneri,
etc.)

Prelucrarea datelor privind intrrile se face Aplicaia este utilizata si de catre


pe baza bonului fiscal, extrasului de cont, contabil, care tine evidenta ncasrilor.
chitanei i contactului de prestare de servicii.
Datele sunt introduse n program, manual, de
ctre contabil.
Ieirile din sistemul informational de
eviden a clienilor au diferite destinaii
(vnzri, verificarea situaiei clienilor). Se
fac prin intermediul nomenclatorului
clienilor, balanei analitice a clienilor , fiei
analitic a clientului, jurnalului de vnzri,
notelor contabile. Datele privind clienii se
introduc manual prin interfaa aplicaiei, iar
actualizarea clienilor se realizeaz automat.

Intrrile in sistemul de gestiune al a


produciei se realizeaz manual prin facturi,
proces verbal de predare-primire, proces
verbal de inventariere, NIR, bon de predare,
transfer restituire, avizelor de nsoire a
mrfurilor. Datele introducndu-se prin
interfaa aplicaiei i actualizndu-se
automat.
Ieirile
din sistemul de
gestiune
informational al produciei se realizeaz
prin generarea bonului de consum, a notelor
contabile, a facturilor, etc. Datele se introduc
prin interfaa aplicaiei actualizarea fiind
automat.
Prelucrarea datelor privind intrrile
informaionale
despre
furnizori
se
realizeaz prin achiziii, prin cereri de la
aprovizionare, prin oferte de la furnizori
ctre clieni i plile efectuate de acetia prin

Aplicaia este utilizat de ctre


managerul tehnic si managerul de
producie.

Aplicaia este utilizat de ctre


contabil, n cadrul departamentului
financiar contabil care ine gestiunea
stocurilor i a plilor. Ea mai este
utilizat de catre directorul economic

ctre acetia.

obligatiile fa de funizori, prin facturi, i responsabilul cu aprovizionarea


contracte, prin rapoarte de necesitate de la
departamentul de aprovizionare. Informaiile
se actualizeaz automat, dup ce au fost
introdu-se mai nti manual.
Ieirile sistemului de gestiune al clienilor
se realizeaz prin documente:Calendar de
Pli Extrase de Cont, Facturi de achitat n
devize, Facturi de Achitat, Fi Furnizor,
Scadenar, Situaie sume restante, Vechime
solduri
furnizor.Datele
introducndu-se
manual i actualizandu-se automat.

1.3 Construirea matricei sisteme informaionale - componente organizatorice i parteneri


Se va realiza matricea sisteme informaionale componente organizatorice.
Legend:

1. Cerere ofert (Clieni > Sistemul Clieni)


2. Ofert (Sistemul Clieni Clieni)
3. Formular de comanda ( Clieni -> Sistemul de gestiune al clieilor)
4. Cerere aprovizionare (Sistemul Clieni -> Birou aprovizionare)
5. Cerere de aprovizionare spre aprobare ( Birou aprovizionare -> Sistem Conducere )
6. Cerere aprobat (Sistem Conducere > Birou aprovizionare)
7. Cerere ofert de bunuri (Birou aprovizionare >Sistem de gestiune Furnizori)
8. Ofert (Sistem de gestiune Furnizori -> Furnizori)
9. Oferta primita (Furnizori >Sistem de gestiune furnizori)
10.

Cerere spre aprobare (Sistemul de gestiune furnizori -> Sistemul Conducere )

11.

Cerere aprobata (Sistemul Conducere -> Sistemul de gestiune furnizori)

12.

Confirmare ( Sistemul de gestiune furnizori -> Furnizori )

13.

Factura ( Furnizori -> Sistemul de gestiune stocuri)

14.

Factura ( Sistem de gestiune stocuri - > Sistem financiar-contabil)

15.

Ordin de plata ( Sistem financiar-contabil -> Clienti)

10

16.

Ordin de plata ( Clienti - > Sistem trezorerie)

17.

Chitanta (Sistem trezorerie -> Sistem financiar-contabil)

18.

Chitanta (Sistem financiar-contabil -> Furnizori)

19.

Marfa comandata ( Furnizori -> Sistemul de gestiune socuri)

20.

Aviz de insotire a marfii ( Sistem de gestiune sotocuri - > Birou aprovizionare)

21.

Marfa (Birou aprovizionare -> Sistem de productie)

22.

Marfa (Sistem productie -> Sectie)

23.

Factur (Birou aprovizionare - > Sistem clieni)

24.

Fi Client ( Clieni -> Sistem Clieni)

25.

Jurnal incasari ( Sistem Clieni -> Sistem Financiar Contabil )

26.

Borderou ( Sistem Trezorerie -> Sistem Financiar Contabil )

27.

Contract individual de munc ( Departamentul de resurse umane -> Sistemul financiar- contabil)

28.

Pontajul ( Departamentul de resurse umane -> Sistemul de resurse umane)

29.

Informaii privind salariile ( Sistemul de resurse umane -> Sistemul financiar- contabil)

30.
Declaraie privind evidena nominal a asigurailor i obligaiile de plat la bugetul asigurrii pentru omaj ( Sistemul
financiar- contabil-> Stat)
31.
Declaraie privind evidena nominal a asigurailor i obligaiile de plat la bugetul asigurilor sociale ( Sistemul de
trezorerie -> Banc)
32.

Extras de cont (Sistemul de Trezorerie -> Stat)

33.

Extras de cont ( Sistemul financiar- contabil -> Sistemul resurse umane)


11

34.

Stat de salarii ( Sistemul resurse umane -> Departamentul resurse umane)

35.

Extras de cont ( Banc -> Departamentul de resurse umane, pentru plata salariilor

36.

Factur ( Sistemul financiar-contabil -> Sistemul de gestiune clienti)

37.

Factura (Sistem de gestiune client -> Clienti)

38.

Plata ( Clienti -> Sistem trezorerie)

39.

Chitanta ( Sistemul de trezorerie ->Clienti)

40.
Dosar contractare credit Documente juridice ( Act Constututiv, Certificat de nregistrare n Registrul Comerului) i
Documente financiar- contabile (Situaii financiar contabile, Certificat de atestare fiscal) ( Sistemul financiar - contabil ->
Banc )
41.

Extras de cont, Contract ( Banc -> Sistemul Trezorerie)

42.

Certificat de garanie ( Sistemul de trezorerie -> Imobilizri)

43.

Proces verbal de recepie ( Imobilizri -> Sistemul de gestiune clienti)

44.

Process verbal ( Sistem de gestiune client -> Clienti)

45.
Registru Jurnal, Registru Cartea- Mare, Balana de verificare ( Departamentul financiar- contabil -> Sistemul financiar
contabil)
46.

Situaii financiare anuale ( Sistemul financiar- contabil -> Stat)

47.

Plan de conturi analitice (Sistem de contabilitate -> toate birourile si departamentele)

48.

Rapoarte (de la toate birourile si departamentele -> Sistemul conducere)

49.

Note contabile (de la toate birourile si departamentele -> Sistemul financiar-contabil)

12

1.4 Descrierea proiectelor informatice n curs de implementare sau propuneri de proiecte


n acest punct se vor identifica posibilele proiecte informatice ce pot fi propuse, pentru mbuntirea sau nlocuirea aplicaiilor existente, pentru
implementarea unora noi. De asemenea, se vor descrie eventualele proiecte aflate n curs de implementare. Se va completa urmtorul tabel:
Nr.
crt.

Denumire proiect
1

SCOP-C

Tip proiect (propus, n curs de


implementare)

Scop proiect (problema ce se


dorete a fi rezolvat)

Restricii de implementare

Implementarea programului
SCOP-C
Sistem informatic proiectat
pentru controlul costurilor in
activitatea de constructii fiind
soluia IT cea mai complet
i care reduce considerabil
eforturile
tuturor
departamentelor
implicate
oferind instrumente de analiz
i control a activittii
desfurate.

Noi dorim ca firma s evolueze


i s treac la implematarea
unei noi noi aplicaii de tip
ERP.

1.Costuri ridicate att pentru achiziia, implementarea


ct i instruirea personalului.
2. Timpul mort datorat duratei de implementare
3.Riscul alegerii unui furnizor nepriceput
4. Posibilitatea ca angajaii i implicit aplicaia s nu
funcioneze n firm.

Soluia ERP
(Ennterprise Resource Plannin

Planificarea
Resurselor
Intreprinderii) propus de noi
este realizat pe o tehnologie
orientat pe module, fiind
gandit s asigure eficiena
maxim la nivelul tuturor
Poate c cel mai mare avantaj departamentelor acoperind cele
al aplicaiei software propus mai importante seciuni din
de noi este faptul c este domeniul construciilor.
conceput i dezvoltat pe
particularitile
pietei
romnesti, fiind conform cu
legislaia n vigoare.

13

2. Delimitarea ariei de ntindere a sistemului analizat


Pentru definirea ariei de ntindere se vor avea n vedere, n special, fluxurile informaionale (intrri i ieiri) identificate la punctul 1.3, relevante pentru
sistemul ce va fi supus analizei.

2.1 Identificarea tranzaciilor economice din sistemul analizat


Tranzacii economice - principalele activiti ntlnite ntr-o organizaie, n care intervin cel puin doi participani din interiorul sau exteriorul acesteia
i prin care este afectat structura patrimonial a organizaiei.
n acest scop, se va completa urmtorul tabel.
Nr. crt.

Denumire tranzacie

Tip tranzacie (intern,


extern)

Descriere tranzacie

1.

Evidenta cerere

interna

Se centralizeaza totalitatea cererilor primite de la clienti.

2.

Trimitere oferte

externa

Elaborarea unei cereri de ofert ctre clienti i ateptarea unei confirmri.

3.

ncheiere contracte

externa

Stabilirea termenilor contractuali si semnarea acestora cu clientii.

4.

Actualizare clienti

interna

In urma contractelor semnate, se va actualiza baza de date cu noii clienti.

5.

nregistrarea
facturii sau a
procesului de
predare-primire a
serviciului prestat
Predare serviciu

interna

Se va nregistra n contabilitate factura sau procesul verbal de predare-primire a


serviciului prestat.

externa

Dupa terminarea lucrarilor si facturarea acestora, se preda serviciul prestat.

6.

14

2.2 Descrierea relaiilor sistemului cu componente organizatorice2 i parteneri ai organizaiei


Nr.
crt.
1.

Departament/birou/persoan/partener

Descrierea relaiilor cu sistemul analizat

Clieni

Tine evidenta clientilor in ceea ce privesc cererea de oferte, contracte incheiate


Tine evidenta dosarelor existente cu listele clientilor;
Evidenta dosarelor cu ofertele trimise, acceptate si neacceptate;
Inregistrarea noilor clienti, actualizarea lor si tinerea evidentei ai posibililor clienti;
Realizeaza legaturi cu restul departamentelor;

2.

Conducere

Asigura incheierea de contracte, luarea a tuturor deciziilor finale;


Tine evidenta dosarelor cu privire la contractele incheiate;

3.

Sectie productie

4.

Departament financiar-contabil

Tinerea evidentei a stagiului in care se afla lucrarile


Evidenta comenzilor interne;
Preia note contabile, fisele clientilor, jurnalele de incasari si prelucreaza nregistrrile contabile pe
conturi analitice pentru fiecare furnizor n parte

Inregistreaza facturi pe baza contractelor

2.3 Stabilirea intrrilor i ieirilor din/spre entitile externe sistemului


Nr.
crt.
1.

Entitatea extern
Clienti

Intrri de la entitate n
sistem
-

Ieiri din sistem ctre entitate


-

Proces verbal de
predare-primire;

15

Deviz oferta;
Oferta produse;
Contract;

Contract semnat;
Cerere oferta;

Plan de elaborare proiect;


Factura;

Rapoarte;
Politici de implementat.
Extras de cont

2.

Conducere

Decizii

3.

Trezorerie

Informatii privind
incasari;

4.

Sistem contabilitate generala

Plan de conturi
analitic;

Note contabile;
Jurnal vanzari.

5.

Productie

Raport

Comanda interna.

2.4 Diagrama de context a sistemului analiza, prima versiune

16

17

Fig. 1.1. Structura organizatoric a firmei ALFA

3. Analiza detaliat a sistemului informaional existent


3.1 Identificarea proceselor i subproceselor de prelucrare (descompunerea sistemului)
Procesele de prelucrare care au loc n cadrul Sistemului de gestiune al resurselor umane au fost grupate, n
funcie de principalele tranzacii economice, astfel:
1. Evidenta oferte
Acest proces presupune nregistrarea datelor referitoare la trimiterea si acceptarea ofertelor emise de catre
intreprinderea noastra.
1.1.
Primire cerere oferta. Acest subproces presupune nregistrarea cererilor de oferte primite.
1.2.
Inregistrare cerere oferta acceptata. In acest subproces, se vor negocia ofertele in functie de
cerintele solicitate de clienti, dupa se va finaliza oferta spre semnarea si acceptarea acesteia.

2. Evidenta contracte
Acest proces evidenieaz stabilirea termenilor contractuali precum si incheierea acestora.
2.1.
Stabilire termeni contract . n urma verificrilor efectuate, se vor inregistra termenii contractuali
stabiliti de catre ambele parti cu privire la clauzele solicitate de catre acestia.
2.2.
Incheiere contract. In acest subproces va avea loc finalizarea contractului prin semnarea acestuia si
inaintarea lui spre demararea lucrarilor.

3. Predare servicii
Acest proces reflect modul in care serviciul va fi predat pe baza procesului verbal de predare-primire a
lucrarilor.

Proces verbal de predare - primire a lucrarii. Procesul se va intocmi in doua exemplare, in momentul
finalizarii lucrarii, unul dintre exemplare ramanand la client iar cel de-al doilea se va inregistra in entitatea
noastra.

3.2 Analiza ieirilor (se vor ordona n funcie de procesul din care rezult)
Proces/subproces
de prelucrare care
genereaz ieirea1

Evidenta oferta

Denumire
ieire

Planul de
elaborare a
serviciului
prestat

Destinaie

Clienti

Clienti

Oferta

Tip ieire2, mod de obinere3,


momentul generrii

Programat, semiautomat,in
functie de momentul
tranzactiei

Programat, semiautomat (se


extrage din aplicaie o list
iniial i se continu
prelucrrile n Excel), zilnic

Structur ieire4

Denumire firma (text, 30)


Nume,Prenume client (text
25)
Adresa firma&client (text,
numeric, 50)
CUI (numeric)
Data (data calendaristica,
8)
Semnatura (text)
Locatie (text)
Date contact
(alfanumeric,50)
Pret de vanzare=cost de
achizitie+manopera+TVA
TVA=24%*valoare produs
Denumire firma (text, 30)
Nume,Prenume client (text
25)
Adresa firma&client (text,
numeric, 50)
Data (data calendaristica,
8)
Semnatura (text)
Date contact
(alfanumeric,50)
Pret (numeric,6)
Servicii oferite
(alfanumeric, 30)
Pret oferta=manopera
+utilaje + salarii +
materiale

21

Observaii7

Documentul/
documentele pe
baza cruia se
obine ieirea5

Locurile de stocare
pentru obinerea
datelor (tabele ale
bd, fiiere, dosare)6

Plan

Dosar oferte
Tabele clienti

Neluarea in
considerare a unor
informatii care se
presupuneau a fi
importante in
elaborarea
planului.

Oferta

Dosar oferte,
Dosar clienti

Oferta s-a trimis


prin mail, aceasta
salvandu-se in
spam nefiind
observata.

Clienti

Evidenta contract

Contract

Comanda
interna

Predare serviciu

Neprogramat,semiautomat
in funcie de momentul
tranzaciei ce a generat
documentul

Proces verbal
de predareprimire

Productie

Client

Programat, semiautomat,
dupa incheierea
contractului

Programat, manual, la
sfarsitul perioadei.

Numar (numeric)
Partile contractante
(alfanumeric, 100)
Obiectele contractului (text,
50)
Valoarea contractului
(numeric, 6)
Modalitati de plata (text,
50)
Pret de vanzare=cost de
achizitie+manopera+TVA
TVA=24%*valoare produs

Contract

Clienti
Contracte
Oferte
Produse
Comenzi interne

Pierdere contract.

Denumire firma (text, 30)


Nume, prenume client (text,
25)
Data (data calendaristica,
8)
Unitate de masura (text, 5)
Cod ( numeric, 10)
Denumire materiale
( alfanumeric, 20)
Pret (numeric, 15).
Formula: Pret de
vanzare=cost de
achizitie+manopera+TVA
TVA=24%*valoare produs

Comanda

Clienti
Contracte
Oferte
Produse
Comenzi interne

Folosirea gresita a
unora dintre
formule prin
adaugarea sau
omiterea unei cifre
de la o anumita
suma.

Numar (numeric)
Data (data calendaristica)
Firma (text)
Partile contractante (text,
50)
Date contact (alfanumeric,
30)
Semnatura (text. 10)

Proces verbal

Produse
Factura
Proces verbal

Nerespectarea
termenelor aflate in
proiect.
Nerespectarea datei
de predare a
lucrarii.

22

Jurnal de
vanzari

Sistem
contabilitate
generala

Programat, semiautomat, la
sfarsitul lunii

Nota
contabila

Sistem
contabilitate
generala

Programat, semiautomat, la
sfarsitul lunii

Factura

Clienti

Programat, automat, la
sfarsitul lucrarilor

Numar curent (numeric, 5)


Nume client si nume firma
(text, 20)
Data (data calendaristica, 8)
Numar factura (numeric, 5)
Numar curent (numeric, 5)
Nume client si nume firma
(text, 20)
Data (data calendaristica, 8)
Numar factura (numeric, 5)
Numar (numeric)
Data (data calendaristica)
Firma (text)
Partile contractante (text,
50)
Date contact (alfanumeric,
30)
Semnatura (text. 10), unitate
de masura (text, 4)

Factura

Proces verbal
Produse
Factura

Pierderea jurnalului.

Factura

Proces verbal
Produse
Factura

Deteriorarea notelor
caontabile.

Deviz lucrari

Proces verbal
Produse
Factura

Gresirea
calculelor.

,Formula:valoare
contructie = cost de
achizitie materiale+
manopera(utilaje, salarii)+
tva
TVA = 24% * val
constructie
Regulament
(Politici de
implementat)

Conducere

Programate, semiautomate,
la incheierea contractului

Denumire firma (text, 30)


Nume, prenume client (text,
25)
Data (data calendaristica,
8)
Titlu ( text, 20)
Semnatura ( text, 10)
Numar (numeric)
de Data (data calendaristica)
Firma (text)
Date contact (alfanumeric,
30)
Semnatura (text. 10)

Regulamentului
intern al firmei

Raport

Conducere

Neprogramate,
semiautomate, inainte
incheierea contractului

Regulamentului
intern al firmei

23

Incalcarea
regulamentului.

Tabele clienti
Factura
Proces verbal

Pierdere raport

3.3 Analiza intrrilor (se vor ordona n funcie de procesul n care intr spre prelucrare)
Proces/
subproces/ n
care intr
datele1

Denumire
intrare

Tip intrare

Emitent i/sau
Sursa de intrare n
sistem2

Client

Evidenta
oferte

Cerere oferta

Suport hartie

Client/ Sistemul de
gestiune al
clientilor/ Sistemul
de conducere
Evidenta
contracte

Contract

Suport hrtie

Structura intrrii 3

Denumire firma (text,


30)
Nume,Prenume client
(text 25)
Adresa firma&client
(text, numeric, 50)
Data (data
calendaristica, 8)
Semnatura (text)
Date contact
(alfanumeric,50)
Pret (numeric,6)
Servicii oferite
(alfanumeric, 30)
Numar (numeric, 10)
Partile contractante
(alfanumeric, 100)
Obiectele contractului
(text, 50)
Valoarea contractului
(numeric, 6)
Modalitati de plata
(text, 50)

24

Date pstrate n sistem4

Locurile de stocare
unde vor fi
nregistrate datele
(tabele ale bd, fiiere,
dosare) 5

Observaii6

Denumire client
Date de contact
Pret

Tabela clienti
Dosare Oferte

Deteriorarea dosarelor
de oferte din cauza
conditiilor de pastrare
necorespunzatoare.

Nr contract
Denumire client
Adresa client
Banca client
Cont bancar
Obiectul contractului
Data incheierii
Data expirarii
CUI
Date de contact
Servicii oferite
Pret

Tabele clienti
Liste Comenzi
interne
Dosar Oferte
Dosar Contracte
Lista Produse

Neintroducerea in
contract a tuturor
termenilor specificati de
client.

Predare
serviciu

Raport

Suport hartie

Productie

Proces verbal
de predare a
lucrarii

Suport hartie

Clienti/sistem
gestiune
clientilor

Regulament
(Decizii)

Suport hartie

Productie

Jurnal incasari
(Informatii
privind
incasarile)

Suport hartie

Trezoreria

de
al

Numar (numeric, 8)
Data (data
calendaristica, 10)
Firma (text, 30)
Date contact
(alfanumeric, 30)
Semnatura (text. 10)
Numar (numeric,5 )
Data (data
calendaristica, 10)
Firma (text, 20)
Partile contractante
(text, 50)
Date contact
(alfanumeric, 30)
Semnatura (text. 10)
Denumire firma (text,
30)
Nume, prenume (text,
25)
Data (data
calendaristica, 8)
Titlu ( text, 20)
Semnatura ( text, 10)
Sume incasate
( numeric, 10)
Nume client ( text, 20)
Data ( data
calendaristica, 10)
Semnatura (text, 10)
valoare contructie =
cost de achizitie
materiale+
manopera(utilaje,
salarii)+ tva
TVA = 24% * val
constructie

25

Numar raport,denumire
client,adresa,data,istori
c executie lucrare.

Tabele clienti
Factura
Proces verbal

Pierdere raport

Nr proces
Data
Denumire client
Decnumire firma
Pret
Adresa

Produse
Factura
Proces verbal

Pierderea procesului
verbal de predare a
lucrarii.

Nume, prenume

Tabele clienti
Factura
Proces verbal

Luarea nepotrivita a
deciziilor

Sumele incasate
Numele clientului
Data

Proces verbal

Pierdere jurnal.

3.4 Analiza proceselor de prelucrare


Proces/
Subproces1

Evidenta
oferte

Descrierea operaiunilor de
prelucrare2

Oferta o trimitem si o negociem cu


clientul ca mai apoi sa fie acceptata
de catre acesta.

Ieiri din
proces/subproces3

Plan de elaborare
a serviciului
prestat

Intrri n
proces/subproces4

Cerere oferta

Predare
serviciu

Locul de stocare a
datelor (tabele ale
bd, fiiere sau
dosare)6

Observaii7

Pret de vanzare=cost de
achizitie+manopera+TV
A
TVA=24%*valoare
produs
Pret oferta=manopera
+utilaje + salarii +
materiale

Dosar oferte
Tabele clienti

Contract

Pret de vanzare=cost de
achizitie+manopera+TV
A
TVA=24%*valoare
produs

Nerespectarea
conditiilor de pastrare a
contractelor.

Pret de vanzare=cost de
achizitie+manopera+TV
A
TVA=24%*valoare
produs

Clienti
Contracte
Oferte
Produse
Comenzi interne
Clienti
Contracte
Oferte
Produse
Comenzi interne
Produse
Factura
Proces verbal

Tabele clienti
Factura
Proces verbal

Pierderea notelor
contabile

Oferta

Evidenta
contracte

Formulele sau relaiile de


calcul5

Stabilirea in contract a termenilor ce


trebuie respectati pe parcursului
acestuia ( conditii de livrare,
asigurare, garantii, termenele de
predare) pe baza carora se va incheia
contractul.

Contract

Pe baza raportului de executare


comanda vom intocmi procesul verbal
de predare-primire a lucrarii, in urma
caruia vom intocmi factura in
sistemul financiar-contabil.

Procesul de
predare-primire

Procesul de
predare-primire

Nota contabila

Raport

Comanda interna

26

Dosar oferte
Tabele clienti

Numarul comenzilor
(Nr. Crt.) sa nu
corespunda cu numarul
comenzilor existente.
Baza de date este
stearsa si se pierd toate
informatiile.

Deteriorarea procesului
de predare-primire.

Factura

Jurnal incasari
(Informatii privind
incasarile)

Regulament
(Regulament
(Politici de
implementat

Regulament
( Decizii)

27

valoare contructie =
cost de achizitie
materiale+
manopera(utilaje,
salarii)+ tva
TVA = 24% * val
constructie

Produse
Factura
Proces verbal

Neinregistrarea corecta
a TVA-ului.

Tabele clienti
Factura
Proces verbal

Nerespectactarea
regulamentului.

4. Realizarea diagramelor fluxurilor de date


pentru sistemul analizat (modelarea)
4.1 Realizarea diagramelor fluxurilor de date
Se vor construi diagrama de context, diagrama de nivel 0, DFD-urile de nivel 1 i cele de nivel 2. Pentru studiul de caz al fiecrei echipe
trebuie s existe cel puin 2 diagrame de nivel 1 i cel puin o diagram de nivel 2.

4.2 Descrierea DFD n depozitul (dicionarul) datelor


1.Entitate externa: clienti
Descriere: cerere de oferta din partea clinentilor, si totodata si plasarea de comenzi.

2. Proces: inregistrare comanda


Descriere: dupa ce clientul a vizualizat gama de oferte si este hotarat in privinta achizitiei, acesta plaseaza comanda.
3.Loc de stocare: Produse
Descriere: bunurile achizitionate in scopul prestarilor de lucrari
ProdCod: numeric
ProdDen: alfanumeric
ProdUM: text
ProdStoc: cantitativ
4.Fluxuri de date: Denumire firma (text, 30), Nume,Prenume client (text 25), Adresa firma&client (text, numeric, 50), Data (data
calendaristica, 8), Semnatura (text), Date contact (alfanumeric,50), Pret (numeric,6), Servicii oferite (alfanumeric, 30).
- flux extern de intrare: comenzi de la clienti
Structura datelor: Denumire firma (text, 30), Nume, prenume client (text, 25),Data (data calendaristica, 8), Unitate de masura (text, 5), Cod
( numeric, 10), Denumire materiale ( alfanumeric, 20), Pret (numeric, 15). Formula: Pret de vanzare=cost de
achizitie+manopera+TVA,TVA=24%*valoare produs
-flux extern de iesire: Bon comand
Structura datelor: Denumire firma (text, 30), Nume,Prenume client (text 25), Adresa firma&client (text, numeric, 50), Data (data
calendaristica, 8), Semnatura (text), Date contact (alfanumeric,50), Pret (numeric,6), Servicii oferite (alfanumeric, 30)
-flux intern de intrare: Comanda interna

Structura datelor: Denumire firma (text, 30), Nume, prenume client (text, 25), Data (data calendaristica, 8), Unitate de masura (text, 5), Cod
( numeric, 10), Denumire materiale ( alfanumeric, 20), Pret (numeric, 15). Formula: Pret de vanzare=cost de achizitie+manopera+TVA,
TVA=24%*valoare produs
-flux intern de iesire: Proces verbal de predare-primire

Structura datelor: Numar (numeric), Data (data calendaristica), Firma (text), Partile contractante (text, 50), Date contact (alfanumeric, 30),
Semnatura (text. 10).

4.3 Matricea CRUD

Loc de stocare
Proces

Clienti

Oferte

Contracte

PV

29

Comenzi intere

Produse

Factura

Eviden
oferte
Eviden
contract
Predare
servicii

CRUD

CRUD

CRUD

CRUD
CRUD

CRUD
CRUD

CRUD
CRUD

CRUD

5. Prezentarea cerinelor funcionale i nonfuncionale ale noului sistem


Nr.
Problema de
Prezentarea problemei
Natura cerinei
crt.
rezolvat
(soluiei)
1. Semnarea
Pierderea de timp si de resurse prin Nonfunctionalcontractelor
pe deplasarea unui angajat al firmei functionala
internet
pentru semnarea contractului.

2. Spatiu de stocare

Adunarea unui volum mare de date Functionala


ale clientilor care necesita spatiu

3. Culegerea multipla
a datelor de la
clienti

Necesitatea culegerii datelor clientilor Nonfunctionala


pentru folosirea acestora in mai multe
aplicatii

Descrierea cerinei (soluiei)


Realizarea unui site care sa ii ofere
clientului toate datele si informatiile
necesare cu privire la contract si oferirea
posibilitatii de a semna electronic,
trimitand astfel contractul intreprinderii
(gata semnat).
Achizitionarea unui hard disk extern sau
schimbarea celui existent cu unul de o
capacitate mai mare.
Realizarea unei aplicatii cu ajutorul careia
sa se poata face mai usor importul sau
exportul de date ale clientilor.