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Microsoft ACCESS

1. Introduccin. Conceptos sobre bases de datos relacionales


. Qu es un sistema de base de datos?
Un S.B.D. es bsicamente un sistema para archivar en computador; es decir, un sistema computadorizado cuyo
propsito es mantener informacin y hacer que est disponible cuando se solicite.
. Qu es una Base de Datos?
Podramos definir una base de datos como un conjunto de datos estructurados, fiables y homogneos, organizados
independientemente en mquina, accesibles a tiempo real, compartibles por usuarios concurrentes que tienen
necesidades de informacin diferente y no predecibles en el tiempo.
Una B.D. est constituida por un conjunto de datos persistentes utilizado por los sistemas de aplicaciones de una
empresa determinada. El objeto de llamar persistentes a los datos de una B.D. es sugerir que esos datos difieren de
otros tipos de datos ms efmeros, como son datos de entrada y de salida, resultados intermedios, etc.
.

Ventajas del enfoque de B.D.


Es posible disminuir la redundancia
Es posible disminuir la inconsistencia (hasta cierto punto)
Es posible compartir los datos
Es posible aplicar restricciones de seguridad
Es posible mantener la integridad

. Sistemas de B.D. relacionales Modelo relacional


En una computadora existen diferentes formas de almacenar informacin. Esto da lugar a distintos modelos de
organizacin de la base de datos: jerrquico, red, relacional y orientada a objeto.
Los sistemas relacionales son importantes porque ofrecen muchos simplicidad y generalidad, facilidad de uso para el
usuario final, perodos cortos de aprendizaje y las consultas de informacin se especifican de forma sencilla.
El modelo de datos relacional es una forma de ver los datos; es decir una receta para representar los datos
(mediante tablas) y la receta para manipular esta representacin (mediante operadores). Concretamente, el modelo
relacional se ocupa de tres aspectos de los datos: su estructura, su integridad y su manipulacin.
.

Estructura de datos:
En una B.D. relacional la estructura de organizacin de datos es la tabla.
Tabla
Una tabla en un sistema relacional se compone de una fila de cabeceras de columna, junto con cero o
ms filas de valores de datos. Para una tabla dada:
La fila de cabeceras de columna especifica una o ms columnas (dando, entre otras cosas, un tipo de
datos para cada una).
Cada fila de datos contiene un solo valor escalar para cada una de las columnas especificadas e la fila de
cabecera de columna. Adems, todos los valores de una columna dad tienen el mismo tipo de datos (el
especificado en la fila de cabeceras para esa columna).
Otros conceptos:
Relacin: tabla
Tupla: cada una de las filas de la tabla
Atributo: cada una de las columnas de la tabla.
Cardinalidad: nmero de tuplas.
Grado (aridad): nmero de columnas (grado 1: relacin unaria, grado 2: relacin binaria, ... grado
n: relacin n-aria)
Clave primaria: identificador nico para la tabla (atributo o conjunto de atributos de forma que
nunca existen dos filas de la tabla con el mismo valor en esa columna o combinacin de columnas).
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Clave ajena o fornea: atributo o conjunto de atributos de una relacin R2 cuyos valores deben
concordar con los de la clave primaria de alguna relacin R1 (R1 y R2 no necesariamente distintos)
Dominio: coleccin de valores , de los cuales uno o ms atributos obtienen sus valores.

Caractersticas principales de la estructura de datos relacional

Cada tabla contiene solo un tipo de registros


Los campos no tienen un orden especfico, de izquierda a derecha (los atributos no estn
ordenados)
Los registros no tienen un orden especfico, de arriba hacia abajo (las tuplas no estn ordenadas)
No existen tuplas repetidas
Todos los valores de los atributos son atmicos

Reglas de integridad relacional


Cualquier base de datos se componen de alguna configuracin de valores de los datos que refleja la
realidad. Algunas configuraciones no tienen sentido, en cuanto que no representan ningn posible estado
del mundo real. Esto implica que la definicin de la B.D. ha de incluir ciertas reglas de integridad para
impedir las configuraciones imposibles de valores.
La mayor parte de las reglas son especficas, en cuanto que se aplican a un base de datos especfica. Pero el
modelo relacional incluye dos reglas generales de integridad que se aplican a todas las B.D.
(a) Regla de integridad de las entidades: ningn componente de la clave primaria de una relacin base
puede aceptar nulos (informacin faltante).
(b) Regla de integridad referencial: La B.D. no debe contener valores de clave ajena sin concordancia.

Manipulacin de datos: la parte manipulativa se divide a su vez en dos partes


(a) Un conjunto de operadores que forman la llamada lgebra relacional
Los ocho operadores originales son:
Restriccin (seleccionar): extrae tuplas de una relacin que satisfagan una condicin dada
Proyeccin: extrae los atributos especificados de una relacin dada
Producto: a partir de dos relaciones, construye otra con todas las combinaciones posibles
Unin: construye una relacin formada por todas la tuplas que aparecen en cualquiera de las dos
relaciones especificadas.
Interseccin: el resultado son las tuplas que aparecen en las dos relaciones especificadas.
Diferencia: tuplas de la primera relacin que no aparezcan e la segunda relacin
Reunin: posibles combinaciones de las tuplas de dos tablas, una de cada una de las dos relaciones,
de forma que las dos tuplas satisfagan alguna condicin especfica.
Divisin: toma dos relaciones, una binaria y una unaria, y construye una relacin formada por
todos los valores de un atributo de la relacin binaria que concuerdan (en el otro atributo) con
todos los valores en la relacin unaria.
(b) Una operacin de asignacin (por ejemplo: C:= A reunin B) que asigna el valor de alguna expresin
a una relacin.

. El lenguaje SQL
En muchos sistemas relacionales es posible utilizar el lenguaje relacional SQL (Structured Query Language).
Con este lenguaje se formulan operaciones relacionales (operaciones que definen y manipulan datos en forma
relacional).
.

SELECT: seleccina informacin de la B.D. y la devuelve en forma de registros


SELECT [predicado] { * | tabla.* | [tabla.]campo1 [AS alias1] [, [tabla.]campo2 [AS alias2] [, ...]]}
FROM expresintabla [, ...] [IN basededatosexterna]
[WHERE... ]
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[GROUP BY... ]
[HAVING... ]
[ORDER BY... ]
[WITH OWNERACCESS OPTION]
La sintaxis mnima para una instruccin SELECT es:
SELECT campos FROM tabla
Puede utilizar un asterisco (*) para seleccionar todos los campos de una tabla. El ejemplo siguiente
selecciona todos los campos de la tabla Empleados:
SELECT * FROM Empleados;
Si se incluye un nombre de campo en ms de una tabla en la instruccin FROM, escriba delante el nombre
de la tabla y el operador . (punto). En el siguiente ejemplo, el campo Departamento est en la tabla
Empleados y en la tabla Supervisores. La instruccin SQL selecciona los departamentos de la tabla
Empleados y los nombres de supervisores de la tabla Supervisores:
SELECT Empleados.Departamento, Supervisores.NombreSupervisor
FROM Empleados INNER JOIN Supervisores
WHERE Empleados.Departamento = Supervisores.Departamento;
Cuando se crea un objeto Recordset, el motor de base de datos Microsoft Jet utiliza el nombre de campo de
la tabla como el nombre de objeto Field en el objeto Recordset. Si desea un nombre de campo diferente o un
nombre que no participe en la expresin utilizada para generar el campo, utilice la palabra reservada AS. El
siguiente ejemplo utiliza el ttulo Nacimiento para dar nombre al objeto Field devuelto en el objeto
Recordset resultante:
SELECT FechaNacimiento
AS Nacimiento FROM Empleados;
Siempre que utilice funciones de dominio agregado o consultas que devuelvan nombres de objetos Field
ambiguos o duplicados, debe utilizar la clusula AS para proporcionar un nombre alternativo para el objeto
Field. El siguiente ejemplo utiliza el ttulo CuentaEncabezado para dar nombre al objeto Field devuelto del
objeto Recordset resultante:
SELECT COUNT(IdEmpleado)
AS CuentaEncabezado FROM Empleados;
Puede utilizar otras clusulas en una instruccin SELECT para limitar y organizar an ms los datos
devueltos. Para obtener ms informacin al respecto, vea el tema de Ayuda relativo a las clusulas que est
utilizando.
.

INSERT INTO : Agrega uno o varios registros a una tabla.


Consulta de datos aadidos para mltiples registros:
INSERT INTO destino [IN basededatosexterna] [(campo1[, campo2[, ...]])]
SELECT [origen.]campo1[, campo2[, ...]
FROM expresintabla
Consulta de datos aadidos para un registro:
INSERT INTO destino [(campo1[, campo2[, ...]])]
VALUES (valor1[, valor2[, ...])

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.

DELETE: Elimina registros de una o ms tablas enumeradas en la clusula FROM y que cumplen la
clusula WHERE.
DELETE [tabla.*]
FROM tabla
WHERE criterio

SELECT ... INTO: Crear una tabla a partir de otra


SELECT campo1[, campo2[, ...]] INTO nuevatabla [IN basededatosexterna]
FROM origen

UPDATE: cambia los valores de los campos en una tabla especfica segn un criterio especfico.
UPDATE tabla
SET nuevovalor
WHERE criterio;

CREATE TABLE: creacin de una tabla


CREATE TABLE tabla (campo1 tipo [(tamao)] [NOT NULL] [ndice1] [, campo2 tipo [(tamao)]
[NOT NULL] [ndice2] [, ...]] [, CONSTRAINT ndicemultiplescampos [, ...]])

ALTER TABLE: Modifica el diseo de una taba despus de que se haya creado con la instruccin
CREATE TABLE.
ALTER TABLE tabla {ADD {COLUMN campo tipo [(tamao)] [NOT NULL] [CONSTRAINT
ndice] | CONSTRAINT ndicemltiplescampos} |
DROP {COLUMN campoI CONSTRAINT nombrendice} }

DROP: Elimina una tabla existente de una base de datos o elimina un ndice existente de una tabla.
DROP {TABLE tabla | INDEX ndice ON tabla}

CREATE INDEX: Crea un ndice nuevo en una tabla existente.


CREATE [ UNIQUE ] INDEX ndice
ON tabla(campo [ASC|DESC][, campo [ASC|DESC], ...])
[WITH { PRIMARY | DISALLOW NULL | IGNORE NULL }]

2. Tablas. Relaciones
2.1. Propiedades de los campos de las tablas

Tamao del campo

Si la propiedad Tipo de datos tiene el valor Texto, escriba un nmero entre 0 y 255. El valor predeterminado
es 50.
Si la propiedad Tipo de datos tiene el valor Autonumrico, en Tamao del campo se puede establecer
Entero largo o Id. de rplica.
Si la propiedad Tipo de datos tiene establecido Numrico, las opciones de Tamao del campo y sus valores
se relacionan de la siguiente forma:

Valor

Descripcin

Byte
Entero

Almacena nmeros entre 0 y 255 (no admite fracciones). Ninguna


Almacena nmeros entre
Ninguna
32.768 y 32.767 (no admite fracciones).

Precisin decimal Tamao de almacenam.

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1 byte
2 bytes

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Entero largo
Simple

Doble

Id. de rplica

(Predeterminado) Almacena nmeros entre


2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite fracciones).
Almacena nmeros entre
3,402823E38 y
1,401298E45 para valores negativos, y entre
1,401298E45 y 3,402823E38 para valores positivos.

Ninguna

4 bytes

4 bytes

Almacena nmeros entre


1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E324
para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 15
y 4,94065645841247E324 para valores positivos.

8 bytes

Identificador global nico (GUID)

16 bytes

N/D

Slo es posible establecer esta propiedad en la hoja de propiedades de la tabla.


Se recomienda especificar el valor ms pequeo posible para la propiedad Tamao del campo, pues los
tamaos ms pequeos pueden procesarse ms rpidamente y requieren menos memoria.
Sugerencia : Puede usar el tipo de datos Moneda cuando vaya a realizar muchos clculos con un campo que
contenga nmeros que tengan entre uno y cuatro decimales. Los campos de tipo Simple y Doble requieren clculos
en coma flotante, mientras que los de tipo Moneda realizan los clculos en coma fija, que es ms rpido.

Formato

La propiedad Formato (Format) permite especificar el formato de visualizacin de los datos para un campo o
control. Por ejemplo, puede seleccionar que todas las fechas tengan el formato da/mes/ao o cualquier otro formato.
Puede realizar una seleccin en una lista de formatos predefinidos para campos con los tipos de datos Autonumrico,
Numrico, Moneda, Fecha/Hora y S/No o bien puede crear su propio formato personalizado.
Puede establecer la propiedad Formato en la vista Diseo de la tabla, en la vista Diseo de la consulta, en la vista
Diseo del formulario o en la vista Diseo del informe. Si se establece en la vista Diseo de la tabla, la configuracin
se aplica automticamente al campo, en la vista Diseo de la consulta y a los controles de un formulario o informe
dependiente de ese campo (siempre y cuando se creen los controles despus de establecer la propiedad en la vista
Diseo de la tabla).
Existen formatos de visualizacin predefinidos para los campos Numrico, Moneda, Fecha/Hora, Autonumrico
y S/No y, adems, pueden definirse formatos personalizados para estos campos. No existen formatos predefinidos
para los campos de Texto, Memo o Vnculo, pero pueden definirse formatos personalizados. No es posible definir un
formato de visualizacin para los campos Objeto OLE.
La propiedad Formato usa los siguientes smbolos para definir tipos de datos texto y memo:
@: Se precisa un carcter de texto (bien un carcter o un espacio).
&: No se precisa ningn carcter de texto.
<: Pone todos los caracteres en minsculas.
>: Pone todos los caracteres en maysculas.
Nota Si desea crear caracteres de visualizacin literales que le ayuden a introducir datos en un formato predefinido,
es posible que desee utilizar una mscara de entrada en lugar de un formato

Mscara de entrada

La propiedad Mscara de Entrada facilita la entrada de datos y el control de los valores que los usuarios pueden
introducir en un control de cuadro de texto. Utilice la propiedad Mscara de entrada para mostrar caracteres de
visualizacin literales en el campo junto con los espacios en blanco para rellenar. Por ejemplo, si todos los nmeros
de telfono que se introducen en un campo tienen el mismo formato, puede crearse una mscara de entrada de la
forma que se muestra en la ilustracin siguiente: (___) ___-____. Suele ser ms fcil utilizar el Asistente para
mscaras de entrada para establecer la propiedad automticamente.
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Una mscara de entrada asegura que los datos se ajusten al formato definido; es posible especificar el tipo de
valor que puede introducirse en cada espacio en blanco
La definicin de mscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma,
por ejemplo: (999) 000-0000!;0;" ".
Seccin Significado
Primera La mscara de entrada en s.
Segunda Define si deben almacenarse los caracteres literales mostrados.0 = almacenar los caracteres literales con
el valor introducido.1 o espacio en blanco = almacenar nicamente los caracteres introducidos en los
espacios en blanco.
Tercera Carcter que se muestra para los espacios en blanco en la mscara de entrada. Puede utilizarse cualquier
carcter; escriba " " (dobles comillas, espacio, dobles comillas) para mostrar un espacio. Si se deja esta
seccin en blanco, se utiliza el subrayado (_).
Microsoft Access interpreta los caracteres de la primera seccin de la definicin de la propiedad Mscara de
entrada tal como se muestra en la tabla siguiente. Para definir un carcter literal deber introducirse cualquier otro
carcter no incluido en la tabla, incluidos espacios y smbolos. Para definir uno de los siguientes caracteres como un
carcter literal, deber anteponer a dicho carcter una barra diagonal inversa (\).
Carcter
0
9
#

Descripcin
Dgito (0 a 9, entrada obligatoria; signos ms [+] y menos [-] no permitidos).
Dgito o espacio (entrada no obligatoria; signos ms y menos no permitidos).
Dgito o espacio (entrada no obligatoria; las posiciones en blanco se convierten en espacios; se
permiten los signos ms y menos).
L
Letra (A-Z, entrada obligatoria).
?
Letra (A-Z, entrada opcional).
A
Letra o dgito (entrada obligatoria).
a
Letra o dgito (entrada opcional).
&
Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria).
C
Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional).
. , : ; - / Marcador de posicin decimal y separadores de millares, fecha y hora. (El carcter utilizado depender
de lo establecido al hacer doble clic en Configuracin regional en el Panel de control de Windows).
<
Convierte a minsculas todos los caracteres que siguen.
>
Convierte a maysculas todos los caracteres que siguen.
!
Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de hacerlo de izquierda a
derecha. Los caracteres escritos en la mscara siempre la rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir
el signo de exclamacin en cualquier lugar de la mscara de entrada.
\
Hace que el carcter que viene a continuacin se muestre como carcter literal. Se utiliza para presentar
cualquiera de los caracteres detallados en esta tabla como caracteres literales ( por ejemplo, \A se
muestra sencillamente como A).
Contrasea Al establecer la propiedad Mscara de entrada (InputMask) a la palabra Contrasea, se crea un cuadro
de texto de entrada de contrasea. Cualquier carcter escrito en este cuadro de texto se almacena como
tal, pero se muestra como un asterisco (*).
Definicin de mscarade entrada
(000) 000-0000
(999) 999-9999!
(000) AAA-AAAA
#999
>L????L?000L0
>L0L 0L0

Ejemplos de valores
(206) 555-0248
(206) 555-0248
( ) 555-0248
(206) 555-TELE
-20
2000
GREENGR339M3
MAY R 452B7
T2F 8M4

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00000-9999

9811598115-3007
Elena
Manuel
ISBN 1-55615-507-7
ISBN 0-13-964262-5
DB51392-0493

>L<??????????????
ISBN 0-&&&&&&&&&-0
>LL00000-0000

Diferencias entre un formato para mostrar los datos y una mscara de entrada

La propiedad Formato nicamente afecta a la forma en que se muestra un valor, no a cmo ste se almacena en
una tabla. Asimismo, un formato de visualizacin no se aplica hasta el momento en que se guardan los datos
introducidos: no se muestra nada en el campo que indique o controle el formato en el que deben introducirse. Si
desea controlar cmo se introducen los datos, utilice una mscara de entrada, adems de, o en vez de, un formato de
visualizacin de los datos. Si desea mostrar los datos tal y como se introducen, no configure la propiedad Formato
En caso de definir tanto un formato de visualizacin como una mscara de entrada para un campo, Microsoft
Access utiliza la mscara de entrada cuando se agregan o editan datos y la configuracin del Formato (Format)
determina cmo se muestran los datos cuando se guarda un registro. Cuando se utilizan simultneamente la
propiedad Formato (Format) y la propiedad Mscara de entrada (InputMask), debe tomarse la precaucin de que los
resultados no entren en conflicto entre s.

Ttulo

Especifica el texto de las etiquetas adjuntas a los controles creados al arrastrar un campo desde la lista de campos,
y sirven como encabezados de columna para los campos en la vista Hoja de datos de una tabla o consulta. Es una
expresin de cadena que puede contener hasta 2.042 caracteres.
Si no especifica un ttulo para un campo de una tabla, se usar el valor de la propiedad Nombre del campo.

Regla De Validacin y Texto De Validacin

Puede utilizar la propiedad Regla De Validacin con el fin de especificar requisitos para los datos introducidos
en un registro, un campo o un control. Cuando se introducen datos que infringen el valor de la propiedad Regla De
Validacin, puede utilizar la propiedad Texto De Validacin para especificar el mensaje que se mostrar al usuario.
Introduzca una expresin para el valor de la propiedad Regla De Validacin y texto para el valor de la propiedad
Texto De Validacin. La longitud mxima del valor de la propiedad Regla De Validacin es 2048 caracteres. La
longitud mxima del valor de la propiedad Texto De Validacin es 255 caracteres.
Ejemplos de reglas de validacin para campos
<>0
0 O >100
Como "K???"
<#1/1/96#
>=#1/1/97# Y <#1/1/98#

Introduzca un valor distinto de cero.


El valor debe ser 0 o mayor que 100.
El valor debe constar de cuatro caracteres y comenzar por la letra K.
La fecha debe ser anterior a 1996.
La fecha debe pertenecer al ao 1997.

Las reglas de validacin establecidas para los campos y controles se aplican cuando se editan los datos y el
enfoque sale del campo o control.
Si crea reglas de validacin para un campo y un control dependiente del campo, ambas reglas de validacin se
aplican cuando se editan los datos y el enfoque sale del control.

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Propiedad indexado

Puede usar la propiedad Indexado para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las
consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y
agrupacin. Por ejemplo, si busca empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puede crear un ndice para
este campo para hacer ms rpida la bsqueda.
La propiedad Indexado puede tener los valores siguientes:
Valor
No
S (Con duplicados)
S (Sin duplicados)

Descripcin
(Predeterminado) Sin ndice.
El ndice admite valores duplicados.
El ndice no admite valores duplicados.

Para establecer ndices formados por varios campos, haga clic en el comando ndices del men Ver.

2.2. Relaciones entre tablas


Las tablas que se definen en una B.D. no son independientes entre s, sino que existen vnculos entre ellas.
Estos vnculos son lo que llamamos relaciones. Se define el trmino relacin como una asociacin establecida entre
campos comunes (columnas) de dos tablas.
Para definir una relacin, acceda al botn Relaciones de la barra de herramientas Base de datos
y agregue las tablas que desee relacionar; a continuacin, arrastre el campo clave de una tabla y colquelo
en el campo coincidente de la otra tabla.
El tipo de relacin que crea Microsoft Access depende de cmo estn definidos los campos relacionados.

Se crea una relacin uno a varios si uno de los campos relacionados es una clave principal
o tiene un ndice nico.
Se crea una relacin uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o
tienen ndices nicos.
No es posible crear ni modificar relaciones entre tablas abiertas.
Cuando se crean consultas tambin es posible establecer relaciones. Las relaciones establecidas a nivel de
tablas tienen preferencia sobre las establecidas a nivel de consultas.

Tipos de relaciones
1.

Uno a uno: Cada registro de la Tabla A slo puede tener un registro coincidente en la Tabla B y viceversa.
Este tipo de relacin no es habitual, debido a que la mayora de la informacin relacionada de esta forma
estara en una sola tabla. Puede utilizar la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos,
para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin que slo se aplica a un
subconjunto de la tabla principal

2.

Uno a varios: Es el tipo de relacin ms comn. En este tipo de relacin, un registro de la Tabla A puede
tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B slo tiene un registro
coincidente en la Tabla A.

3.

Varios a varios: En una relacin varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros
coincidentes en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relacin slo es posible si se define una tercera tabla
(denominada tabla de unin) cuya clave principal consta de al menos dos campos: las claves externas de las
Tablas A y B.

Integridad referencial
Puede establecer la integridad referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes:
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El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un ndice nico.
Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Existen dos excepciones: un campo Autonumrico
puede estar relacionado con un campo Numrico con la propiedad Tamao del campo establecida a Entero
largo, y un campo Autonumrico con la propiedad Tamao del campo establecida a Id. de rplica puede
estar relacionado con un campo Numrico con la propiedad Tamao del campo establecida a Id. de rplica.
Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft Access. Si las tablas son tablas vinculadas,
deben ser tablas en el formato de Microsoft Access y debe abrir la base de datos en la que estn
almacenadas para poder establecer la integridad referencial. La integridad referencial no puede exigirse para
tablas vinculadas procedentes de bases de datos en otros formatos.
Cuando se exige la integridad referencial, deben observarse las reglas siguientes:
No puede introducir un valor en el campo de clave externa de la tabla relacionada que no exista en la clave
principal de la tabla principal. No obstante, puede introducir un valor Nulo en la clave externa,
especificando que los registros no estn relacionados. Por ejemplo, no puede tener un pedido asignado a un
cliente que no existe, pero puede tener un pedido asignado a nadie mediante la introduccin de un valor
Nulo en el campo Id. de cliente.
No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla
relacionada. Por ejemplo, no puede eliminar un registro de empleados de la tabla Empleados si existen
pedidos asignados al empleado en la tabla Pedidos.
No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros
relacionados. Por ejemplo, no puede cambiar el Id. de un empleado en la tabla Empleados si existen pedidos
asignados a ese empleado en la tabla Pedidos.
Si desea que Microsoft Access exija esas reglas para una relacin, seleccione la casilla de verificacin
Exigir integridad referencial al crear la relacin. Si se exige la integridad referencial e infringe una de las reglas con
las tablas relacionadas, Microsoft Access muestra un mensaje y no permite el cambio.
Puede anular las restricciones sobre la eliminacin o la modificacin de registros relacionados y an as
conservar la integridad referencial mediante la activacin de las casillas de verificacin Actualizar en cascada los
campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando la casilla de verificacin Actualizar
en cascada los campos relacionados est activada, el cambio de un valor de clave principal en la tabla principal
actualiza automticamente el valor coincidente en todos los registros relacionados. Cuando la casilla de verificacin
Eliminar en cascada los registros relacionados est activada, la eliminacin de un registro en la tabla
principal elimina todos los registros relacionados en la tabla relacionada.

Utilizar actualizaciones o eliminaciones en cascada

Para las relaciones en las que se exige la integridad referencial, puede especificar si desea que Microsoft
Access actualice en cascada y elimine en cascada automticamente los registros relacionados. Si establece estas
opciones, las operaciones de eliminacin y actualizacin que normalmente impediran la integridad referencial se
permiten ahora. Al eliminar registros o al cambiar los valores de clave principal de una tabla principal, Microsoft
Access realiza los cambios necesarios en las tablas relacionadas con el fin de conservar la integridad referencial.
Por ejemplo, si cambia un Id. de cliente en la tabla Clientes, el campo Id. de cliente de la tabla Pedidos se
actualizar automticamente en cada uno de los pedidos de ese cliente, de modo que la relacin no se rompa.
Microsoft Access actualiza en cascada sin mostrar ningn mensaje.

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Microsoft ACCESS
Nota Si la clave principal de la tabla principal es un campo Autonumrico, la activacin de la casilla de
verificacin Actualizar en cascada los campos relacionados no tendr ningn efecto, porque no puede cambiar el
valor de un campo Autonumrico.
Si selecciona la casilla de verificacin Eliminar en cascada los registros relacionados al definir una relacin,
siempre que elimine registros de la tabla principal, Microsoft Access eliminar automticamente los registros
relacionados de la tabla relacionada. Al eliminar registros mediante una consulta de eliminacin, Microsoft Access
elimina automticamente los registros de las tablas relacionadas sin mostrar un aviso.

3. Obtener datos externos


Access puede importar o vincular una tabla de datos de otras bases de datos de Access al igual que datos de otros
programas y formatos de archivo, como los de Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro o Paradox.

Al importar datos se crea una copia de la informacin en una tabla nueva de su B.D. de Access. La vinculacin
de datos le permite la lectura y en muchos casos la actualizacin de los datos en el origen de datos externo sin tener
que importar.

Access utiliza iconos diferentes para representar las tablas


vinculadas y las tablas que estn guardadas en la base de
datos actual. Si elimina el icono que representa a una tabla
vinculada, elimina el vnculo con la tabla, pero no la tabla
externa.

Cuando importe datos, no los podr agregar a tablas existentes (excepto cuando importe una hoja de clculo o
archivos de texto). Sin embargo, una vez que haya importado la tabla, podr efectuar una consulta de datos anexados
para agregar estos datos a otra tabla.
Puede importar tambin otros objetos que no sean tablas, como formularios o informes de otra B.D. de Access.
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Microsoft ACCESS
Si necesita efectuar una operacin de importacin, puede automatizar el proceso de importacin de datos
utilizando macros o cdigo de Visual Basic para aplicaciones.

4. Consultas

Las consultas son objetos de Access que se utilizan para ver, cambiar y analizar
datos de distintas maneras. Tambin se pueden usar como origen de registros
para formularios e informes.
Rene datos de varias tablas y los ordena en un orden especfico.
Realiza clculos sobre grupos de registros
Consultas de seleccin
Una consulta de seleccin es el tipo de consulta ms habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o
ms tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas
restricciones). Tambin puede utilizar una consulta de seleccin para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas,
promedios y otros tipos de totales.
Consultas de parmetros
Una consulta de parmetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra
su propio cuadro de dilogo que solicita informacin, como por ejemplo
criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo.
Puede disear la consulta para que solicite ms de un dato.
Las consultas de parmetros tambin son tiles cuando se emplean como base para los formularios e informes.
En la celda Criterios, para cada campo que desee utilizar como parmetro, escriba el texto a solicitar entre
corchetes. Microsoft Access mostrar este texto cuando se ejecute la consulta. El texto de la solicitud debe ser
diferente del nombre del campo, aunque puede incluir el nombre del campo.
Consultas con operaciones de clculo
Se pueden realizar clculos en una consulta mediante:
Clculos predefinidos, llamados "totales", para calcular las siguientes cantidades a partir de grupos de
registros o a partir de todos los registros combinados en la consulta: suma, promedio, cuenta, mnimo,
mximo, desviacin estndar o varianza.
Un clculo personalizado para llevar a cabo en cada registro clculos numricos, de fechas y de texto
utilizando los datos de uno o ms campos. Necesita crear un nuevo campo calculado directamente en la
cuadrcula de diseo para estos tipos de clculos.

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Microsoft ACCESS

Puede visualizar los resultados del clculo o puede utilizarlos:


Como criterios para determinar los registros que selecciona la consulta o para determinar sobre qu registros
llevar a cabo una accin.
Para actualizar los datos desde una consulta de actualizacin.

Acerca de las funciones agregadas y otras opciones:


Nueve de las 12 opciones en la fila Total de la cuadrcula de diseo de la consulta son funciones agregadas.
Todas excepto las funciones Primero y ltimo se explican en la siguiente tabla. Para obtener informacin sobre las
consideraciones especiales cuando utilice las funciones Primero y ltimo, haga clic aqu . Las otras tres opciones de
la lista se explican en la segunda tabla.
Nota: Las funciones agregadas no incluyen registros que contienen valores en blanco (Nulo) en sus clculos. Por
ejemplo, la funcin Cuenta (Count) devuelve la suma de todos los registros sin valores Null .
Seleccione
Suma
Prom
Mn

Para encontrar el
Total de los valores de un campo.
Promedio de los valores de un campo.
Menor valor de un campo.

Mx

Mayor valor de un campo.

Cuenta

Nmero de valores de un campo, sin contar los valores Null

DesvEst
Var

Desviacin estndar de los valores de un campo.


Varianza de los valores de un campo.

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Utilice con estos tipos de datos de


Nmero, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumrico
Nmero, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumrico
Texto,
Nmero,
Fecha/Hora,
Moneda
y
AutoNumrico
Texto, Nmero, Fecha/Hora, Moneda
y
AutoNumrico
Texto, Memo, Nmero, Fecha/Hora, Moneda,
AutoNumrico, S/No y Objeto OLE
Nmero, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumrico
Nmero, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumrico

Microsoft ACCESS
Seleccione
Agrupar por
Expresin
Donde

Para
Definir los grupos para los que desea realizar los clculos. Por ejemplo, para mostrar las
ventas totales por categora, seleccione Agrupar por para el campo NombreCategora.
Crear un campo calculado que incluya una funcin agregada en su expresin. Normalmente,
crear un campo calculado cuando desee utilizar mltiples funciones en una expresin.
Especificar los criterios de un campo que no est utilizando para definir los grupos. Si
selecciona esta opcin para un campo, Microsoft Access ocultar el campo en los resultados
de la consulta desactivando la casilla de verificacin Mostrar.

Consultas de tablas de referencias cruzadas


Una consulta de tabla de referencias cruzadas muestra valores resumidos (sumas, cuentas y promedios) de un
campo de una tabla y los agrupa segn un conjunto de hechos enumerados en el lado izquierdo de la hoja de datos y
otro conjunto de hechos enumerados en la parte superior de la hoja de datos.

Consultas de accin
Una consulta de accin es una consulta que realiza cambios a muchos registros en una sola operacin. Existen
cuatro tipos de consultas de accin: de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tabla.
Consulta de eliminacin
Elimina un grupo de registros de una o ms
tablas. Puede utilizar una sola consulta de
eliminacin para eliminar registros de una sola
tabla, de varias tablas en una relacin uno a uno o
de varias tablas en una relacin uno a varios, si est
activada la eliminacin en cascada (por ejemplo,
todos los clientes de Irlanda y sus pedidos).
No obstante, si necesita incluir la tabla "varios"
junto con la tabla "uno" con el fin de agregar
criterios, debe ejecutar la consulta dos veces, ya
que una consulta no puede eliminar registros de la
tabla principal y de las tablas relacionadas al
mismo tiempo.

Se eliminarn todos los


registros de la tabla

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Microsoft ACCESS
Consulta de actualizacin
Realiza cambios globales a un grupo de registros de una o
ms tablas.

Ejemplos de expresiones en consultas de actualizacin


Expresin
"Vendedor"
#10/8/96#
S
"NP"&[NmeroDePieza]

Resultado
Cambia el valor a Vendedor.
Cambia los valores de fecha al 10-Agosto-96.
Cambia los valores No de un campo S/No a S.
Agrega NP al comienzo de cada nmero de pieza
especificado.
[PrecioUnitario]*[Cantidad]
Calcula el producto de PrecioUnitario y Cantidad.
[Carga]*1.5
Aumenta los costes de carga en un 50 por ciento.
DSuma("[Cantidad]*[PrecioUnitario]",
Cuando los Id. de producto de la tabla actual coinciden
"Detalles de pedidos","[IdProducto]=" & [IdProducto]) con los Id. de producto de la tabla Detalles de pedidos,
actualiza los totales de ventas segn el producto de
Cantidad y PrecioUnitario.
Der([CdigoPostalEnvo],5)
Trunca los caracteres situados ms a la izquierda de un
campo, dejando los cinco caracteres situados ms a la
derecha.
Consulta de datos anexados
Los registros resultantes de la consulta diseada se aaden a la tabla seleccionada.

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Microsoft ACCESS
Consulta de creacin de tabla
Crea una tabla nueva a partir de todos o de parte de los datos de una o ms tablas.

Consultas SQL
Una consulta SQL es una consulta
creada mediante una instruccin SQL.
La consulta de unin, la consulta de
paso a travs, la consulta de definicin
de datos y la subconsulta son ejemplos
de consultas especficas de SQL.
Consulta de unin
Este tipo de consulta combina campos (columnas) de una o ms tablas o consultas en un campo o columna del
resultado de la consulta. Por ejemplo, si tiene seis distribuidores que envan nuevas listas de inventario cada mes,
puede combinar estas listas en un conjunto de resultados mediante una consulta de unin y, a continuacin, crear una
consulta de creacin de tabla basada en la consulta de unin para crear una tabla nueva. Para ver ejemplos de
consultas de unin, haga clic en .
SELECT TarifesTGrups.IdGrup, TarifesTImports.NumeroBKP AS Kilos, TarifesTImports.Import
FROM (TarifesTalens INNER JOIN TarifesTGrups ON TarifesTalens.IdTarifa = TarifesTGrups.IdTarifa)
INNER JOIN TarifesTImports ON (TarifesTGrups.IdGrup = TarifesTImports.IdGrup) AND
(TarifesTGrups.IdTarifa = TarifesTImports.IdTarifa)
WHERE (((TarifesTalens.IdTarifa)=DIMETARIFA()))
UNION SELECT "Reexp" AS Expr, TarifesTReexpedicio.NumeroBKP AS Kilos,
TarifesTReexpedicio.ImportReexpedicio
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Microsoft ACCESS
FROM TarifesTalens INNER JOIN TarifesTReexpedicio ON TarifesTalens.IdTarifa =
TarifesTReexpedicio.IdTarifa
WHERE (((TarifesTalens.IdTarifa)=DIMETARIFA()));
Orden alfabtico en una consulta de unin
La siguiente consulta de unin selecciona todos los nombres de compaas y ciudades de las tablas
Proveedores y Clientes, y los ordena alfabticamente por ciudad:
SELECT [NombreCompaa], [Ciudad]
FROM [Proveedores]
UNION SELECT [NombreCompaa], [Ciudad]
FROM [Clientes]
ORDER BY [Ciudad];
Cambiar nombres de campos en una consulta de unin
La siguiente consulta de unin cambia el nombre el campo NombreCompaa por "Nombre del
proveedor/cliente" en la salida de la consulta:
SELECT [NombreCompaa] AS [Proveedor/Nombre cliente], [Ciudad]
FROM [Proveedores]
UNION SELECT [NombreCompaa] AS [Proveedor/Nombre cliente], [Ciudad]
FROM [Clientes];
Obtener registros duplicados en una consulta de unin
La siguiente consulta de unin utiliza la instruccin UNION ALL para extraer todos los registros, incluyendo
los registros duplicados:
SELECT [NombreCompaa], [Ciudad]
FROM [Proveedores]
UNION ALL SELECT [NombreCompaa], [Ciudad]
FROM [Clientes];
Consulta de paso a travs
Este tipo de consulta enva comandos directamente a las bases de datos ODBC, como las de Microsoft SQL
Server, utilizando comandos aceptados por el servidor. Por ejemplo, puede emplear una consulta de paso a travs
para recuperar registros o modificar datos.
Consulta de definicin de datos
Este tipo de consulta crea o modifica objetos de la base de datos, como tablas de Microsoft Access o Microsoft
SQL Server. Introduzca la instruccin SQL para la consulta de definicin de datos. Cada consulta de definicin de
datos consta exactamente de una instruccin de definicin de datos (CREATE TABLE, ALTER TABLE, DROP,
CREATE INDEX).

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Microsoft ACCESS
Crear una tabla
La instruccin incluye el nombre y el tipo de datos de cada campo de la tabla y asigna al campo IdAmigo un
ndice definido como clave principal.
CREATE TABLE Amigos
([IdAmigo] Integer,
[Apellido] Text,
[Nombre] Text,
[FechaDeNacimiento] date,
[Telfono] Text,
[Nota] memo,
CONSTRAINT [ndice1] PRIMARY KEY ([IdAmigo]));
Crear un ndice
Esta instruccin de definicin de datos utiliza la instruccin CREATE INDEX para crear un ndice de campo
mltiple en los campos Apellido y Nombre .
CREATE INDEX Nuevondice
ON Amigos ([Apellido], [Nombre]);
Subconsulta
Este tipo de consulta consta de una instruccin SQL SELECT dentro de otra consulta de seleccin o consulta de
accin. Puede introducir estas instrucciones en la fila Campo de la cuadrcula de diseo de la consulta para definir un
campo nuevo o bien en la fila Criterios para definir criterios para un campo. Puede utilizar las subconsultas para

Nota: Para disponer de ms espacio donde introducir la instruccin SELECT dentro de una celda Campo o Criterios,
presione MAYSCULAS + F2 e introduzca la instruccin en el cuadro Zoom.
Utilice los predicados ANY o SOME, que son sinnimos, para recuperar registros de la consulta principal que
satisfagan la comparacin con otros registros recuperados en la subconsulta. El siguiente ejemplo devuelve todos los
productos cuyo precio por unidad es mayor que cualquier producto vendido con un descuento del 25 por ciento o
mayor:
SELECT * FROM Productos
WHERE PrecioUnidad > ANY
(SELECT PrecioUnidad FROM Detalles de pedidos
WHERE Descuento >= .25);
Utilice el predicado ALL para recuperar slo los registros de la consulta principal que satisfagan la comparacin
con todos los registros recuperados en la subconsulta. Si cambia ANY a ALL en el ejemplo anterior, la consulta
devolvera slo aquellos productos cuyo precio por unidad fuese mayor que el de todos los productos vendidos con
un descuento del 25 por ciento o mayor. Esto es mucho ms restrictivo.

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Microsoft ACCESS
Consultas de buscar duplicados
A partir de los resultados de una Consulta de buscar duplicados, puede determinar si existen registros duplicados
en una tabla o determinar qu registros de una tabla comparten el mismo valor.
Buscar registros no coincidentes entre tablas
Mediante el Asistente para consultas de buscar no-coincidentes, puede buscar registros en una tabla que no tenga
registros relacionados en otra tabla. Por ejemplo, puede buscar clientes que no tienen pedidos.
Algunas propiedades de las consultas
Descripcin: para proporcionar informacin sobre los
objetos contenidos en la ventana Base de datos
Mostrar todos los campos: para mostrar ( o no) todos los
campos que hay en el origen de datos
Valores superiores: se puede utilizar para devolver un
nmero especificado de registros o un porcentaje de
registros que cumplen los criterios que se especifiquen. Se
aplica slo a las consultas de datos anexados, creacin de
tabla y seleccin.
Valores nicos: cuando se desea omitir registros que
contienen datos duplicados en los campos mostrados en la
vista Hoja de datos
Registros nicos: para especificar si se van a devolver slo
registros nicos basados en todos los campos del origen de
datos base, y no simplemente los campos presentes en la
consulta en s.
Base de datos origen y cadena de conexin del origen: para tener acceso a datos externos cuando no se pueden
vincular tablas externas a la base de datos.
Bloqueos de registro: Especifica si los registros de una consulta (normalmente una consulta de acciones en una base
de datos multiusuario) se bloquean o no mientras se ejecuta la consulta.
Las consultas de Microsoft Access son en realidad instrucciones SQL que se crean cuando disea una consulta
usando la cuadrcula de diseo en la ventana Consulta. La siguiente tabla muestra las consultas de accin y las
consultas de definicin de datos de Microsoft Access y sus correspondientes instrucciones SQL.
Tipo de consulta
Accin
Anexar
Eliminar
Crear tabla
Actualizar
Definicin de datos (especfico de SQL)
Crear una tabla
Modificar una tabla
Eliminar una tabla
Crear un ndice
Eliminar un ndice

Instruccin SQL
INSERT INTO
DELETE
SELECT...INTO
UPDATE
CREATE TABLE
ALTER TABLE
DROP TABLE
CREATE INDEX
DROP INDEX

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Microsoft ACCESS
6. Formularios
Los formularios son los objetos de las bases de datos que permiten visualizar y mantener (aadir, registros,
eliminarlos, modificar datos, ordenar registros, ...) el contenido de las tablas, o el resultado de las consultas, con un
diseo creado por el propio usuario.
Tipos de formularios
En columnas
Cada campo aparecer en una sola lnea del formulario, y solo se ver un registro
Tabular
Cada campo ser una columna y cada registro una fila; se mostrarn varios registros a la vez.
Hoja de datos
El aspecto de este tipo de formulario es anlogo al de la ventana Hoja de datos de cualquier
tabla o consulta.
Grfico
Los grficos permiten resumir la informacin de una tabla en cualquiera de los mltiples tipos
de grfico.
Tablas dinmicas
Permiten resumir los datos de una tablas de forma parecida a las consultas de referencias
cruzadas.

Secciones de un formulario
Un formulario puede estar constituido por cinco secciones, aunque algunas de ellas estn cerradas por defecto.
Encabezado del formulario: Informacin que desea mostrar para cada registro, como un ttulo para el
formulario o botones de comando que abren formularios relacionados o llevan a cabo otras tareas. Los
encabezados de formulario aparecen en la parte superior de la pantalla en la vista Formulario y en la parte
superior de la primera pgina una vez impresa.
Encabezado de pgina: Muestra informacin tal como ttulos, grficos, encabezados de columna o cualquier
informacin que se desee en la parte superior de cada pgina impresa. Slo aparecen en formularios impresos.
Detalle: Muestra registros. Puede mostrar un registro o tantos como se pueden ajustar. En l se encuentran la
mayora de los controles que constituyen la propia definicin del formulario.
Pie de pgina: Muestra informacin tal como la fecha, el nmero de pgina o cualquier informacin que desee
en la parte inferior de cada pgina impresa. Los pies de pgina slo aparecen en formularios impresos.
Pie del formulario: Muestra informacin que desea mostrar para cada registro tal como botones de comando
instrucciones para usar el formulario. Los pies de formulario aparecen slo en la parte inferior de la pantalla en
la vista Formulario o despus de la ltima seccin Detalle de la ltima pgina una vez impresa.
Otros elementos que pueden estar visibles en la ventana de diseo son:
El cuadro de herramientas: permite aadir controles al formulario (Ver/Cuadro de herramientas).
Las reglas: permiten situar y modificar el tamao de los controles de modo exacto (Ver/Regla). Cambiar la
unidad de medida de la regla: Inicio de Windows/ Configuracin/Panel de Control/Configuracin regional./ficha
Nmero y en la lista de Sistema de Medida, elija Mtrico, o bien, EE.UU.
La cuadrcula: permite alinear y colocar los distintos controles.
La lista de campos: Presenta una lista de los campos contenidos en el origen de registros base del formulario o
informe. Se pueden arrastrar los campos desde la lista para crear controles que se hacen dependientes de manera
automtica del origen del registro.

Propiedad FormularioDeInicio (StartupForm)


La propiedad FormularioDeInicio (StartupForm) se utiliza para especificar el nombre del formulario que se abre
cuando la base de datos se abre por primera vez. Por ejemplo, puede utilizar esta propiedad para mostrar un
formulario determinado que contiene un men con todos los formularios, consultas e informes disponibles en una
aplicacin Microsoft Access cuando se abre la base de datos. La forma ms fcil de establecer esta propiedad es
usando el men Herramientas/Inicio/Mostrar el formulario.
Esta propiedad es preferible frente a la accin AbrirFormulario de la macro AutoExec. Dado que Microsoft Access
ejecuta la macro AutoExec tras evaluar las propiedades de inicio, la aplicacin no debe utilizar la accin
AbrirFormulario en su macro AutoExec si establece la propiedad FormularioDeInicio (StartupForm).
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Microsoft ACCESS
Crear un formulario de panel de control mediante el Administrador del panel de control
1.
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3.
4.
5.
6.
7.
8.

Herramientas/Complementos/Administrador del panel de control.


Si Microsoft Access pregunta si desea crear un panel de control, elija S.
En el cuadro de dilogo Administrador del panel de control, elija Modificar.
En el cuadro de dilogo Modificar pgina del panel de control, escriba un nombre para el panel de control
en el cuadro Nombre del panel de control y, a continuacin, haga clic en Nueva.
En el cuadro de dilogo Modificar elemento del panel de control, escriba el texto para el primer botn del
panel de control en el cuadro Texto y, a continuacin, haga clic en un comando en el cuadro Comando y, a
continuacin, haga clic en Abrir formulario en modo edicin en el cuadro Comando.
Dependiendo del comando elegido, Microsoft Access muestra otro cuadro bajo el cuadro Comando. Elija un
elemento de este cuadro si es necesario.
Repita los pasos 4 a 6 hasta que hayan agregado todos los elementos al panel de control.
Elija Cerrar.

Para hacer que un panel de control se abra automticamente al abrir la base de datos, haga clic en el nombre del
panel de control en el cuadro de dilogo Administrador del panel de control y elija Predeterminado. Para hacer que
un panel de control se ramifique en otro panel de control, seleccione el comando Ir al panel de control en el cuadro
Comando en el paso 5 del procedimiento anterior y, a continuacin, especifique el panel del control al que desea
tener acceso.
Al crear un panel de control con Administrador del panel de control, Microsoft Access crea una tabla Elementos del
panel de control que describe qu muestran y qu acciones realizan los botones del formulario. Si posteriormente
realiza cambios en el formulario de Panel de control en la vista Diseo del formulario, es posible que la aplicacin
no funcione. Si tiene previsto personalizar el formulario de panel de control en gran medida, es ms conveniente
crear el formulario desde cero y a continuacin especificarlo como formulario de inicio.

Formularios emergentes
La tabla siguiente muestra las propiedades que puede utilizar para crear o personalizar los formularios emergentes y
cuadros de dilogo personalizados.
Emergente(PopUp)
Modal(Modal)
EstiloDeLosBordes(BorderStyle)
CuadroDeControl(ControlBox)
BotonesMinMax(MinMaxButtons)
BotnCerrar(CloseButton)
BarrasDeDesplazamiento(ScrollBars)
BotonesDeDesplazamiento(NavigationButtons
)
SelectoresDeRegistro(RecordSelectors)
Men contextual(ShortcutMenu)
CentradoAutomtico(AutoCenter)
PermitirEdiciones(AllowEdits)
PermitirEliminacin(AllowDeletions)
PermitirAgregar(AllowAdditions)
EntradaDeDatos(DataEntry)
PresentacinPredeterminada(DefaultView)
PresentacionesPermitidas(ViewsAllowed)

Si un formulario se abre como formulario emergente. Un formulario emergente siempre


permanece encima de las otras ventanas de Microsoft Access.
Si un formulario se abre como formulario no modal (se puede pasar a otras ventanas) o
modal (el formulario conserva el enfoque hasta que se cierra).
El tipo de los bordes o los elementos de los bordes (barra de ttulo, botn Cerrar , men
Control, botones Maximizar y Minimizar) para utilizar en el formulario. Tambin
determina si el formulario es ajustable.
Si un formulario tiene un men Control en la vista formulario.
Si un formulario tiene botones Minimizar y Maximizar en la vista Formulario. Si
establece la propiedad EstiloDeLosBordes (BorderStyle) a Dilogo, Microsoft Access
suprime automticamente los botones Minimizar y Maximizar.
Si el botn Cerrar est deshabilitado.
Si un formulario tiene barras de desplazamiento.
Si un formulario tiene botones de desplazamiento.
Si un formulario tiene selectores de registro
Si un men contextual se presenta cuando hace clic con el botn secundario en un
formulario.
Si un formulario se centra automticamente en la ventana de la aplicacin cuando se abre
el formulario.
Si un usuario puede hacer cualquier cambio a los registros con un formulario.
Si un usuario puede eliminar registros utilizando un formulario.
Si un usuario puede agregar registros utilizando un formulario.
Si un formulario presenta todos los registros o un registro en blanco (nuevo) cuando se
abre.
Si un formulario se presenta en la vista Hoja de datos, como formulario simple (un
registro) o como formularios continuos (diversos registros).
Si puede cambiar entre vista Formulario y vista Hoja de Datos.

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Microsoft ACCESS
Para situar un formulario emergente en la pantalla, abra el formulario en la vista Diseo, maximice la ventana de
Microsoft Access, ubique el formulario donde desee y gurdelo. El formulario aparecer en este emplazamiento
cuando se abra suponiendo que la propiedad CentradoAutomtico (AutoCenter) est establecida a No.

Crear un formulario basado en ms de una tabla


Utilizar el Asistente para formularios es la forma ms simple y rpida de crear un formulario
que presente datos de ms de una tabla, ya sea un formulario plano como el de la figura
.
o un formulario jerrquico: formulario con uno o ms subformularios. Los subformularios son tiles si desea mostrar
datos de tablas que contienen una relacin uno a varios.

Cuando se utiliza el Asistente para formularios para crear un formulario basado en varias tablas, Microsoft
Access crea una instruccin SQL detrs del formulario que incluye la informacin sobre qu tablas y qu campos
utilizar.
Puede que desee presentar los datos jerrquicamente sin utilizar un subformulario. En ese caso, puede utilizar el
Asistente para formularios para crear formularios sincronizados. En ellos, al hacer clic en un botn de comando del
formulario, se abre otro formulario que est sincronizado con el registro del primer formulario

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Microsoft ACCESS

Crear un control calculado en un formulario o informe


1.
2.
3.
4.

Abra un formulario en la vista Diseo o un informe en la vista Diseo.


Haga clic en la herramienta del cuadro de herramientas del tipo de control que desee utilizar como control
calculado (Un cuadro de texto es el tipo de control ms utilizado para presentar un valor calculado, tambin
puede utilizar cualquier control que tenga una propiedad OrigenDelControl).
En el formulario o el informe, haga clic donde desee colocar el control.
Si el control es un cuadro de texto, puede escribir directamente la expresin en el control en la propiedad
OrigenDelControl. Si no lo es (o simplemente lo desea) puede utilizar el generador de expresiones.

En un control calculado, comience cada expresin con el operador =.


Si el formulario est basado en una consulta, puede colocar la expresin en la consulta, en vez de en el control
calculado.

Calcular el total de un control calculado de un formulario o informe


Cuando calcule un total con una funcin agregada como Suma (Sum) o una funcin agregada de dominio como
Dsuma (DSum), no puede utilizar el nombre de un control calculado en la funcin Suma (Sum). Debe repetir la
expresin del control calculado. Por ejemplo: =Suma([Cantidad]*[PrecioUnitario])
Sin embargo, si tiene un campo calculado en una consulta base, por ejemplo:
=PrecioExtendido: [Cantidad]*[PrecioUnitario], puede utilizar el nombre de ese campo en la funcin Suma (Sum),
as: =Suma([PrecioExtendido])

Calcular el total en un subformulario y mostrarlo en un formulario


Agregue un cuadro de texto en el pie del formulario del subformulario y especifique una expresin en el cuadro de
la propiedad OrigenDelControl (ControlSource) para el cuadro de texto. Por ejemplo:
Nombre del control: SubtotalPedidos
Origen del control : =Sum([Cantidad]*[PrecioUnitario])
Para presentar ese total en el formulario principal, cree un cuadro de texto en el formulario principal que utilice una
expresin para referirse al control del subformulario que contenga el valor calculado. Por ejemplo puede poner la
expresin siguiente en el cuadro de la propiedad OrigenDelControl (ControlSource) del cuadro de texto del
formulario principal:

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Microsoft ACCESS
7. Informes
Un informe es un objeto que presenta informacin con formato y organizada de acuerdo a sus especificaciones.
Los informes se utilizan para presentar los datos en una pgina impresa y para mostrar los subtotales y totales
correspondientes a todo un conjunto de registros.
Los elementos de un informe que permiten presentar o imprimir los datos son los controles. Los controles
pueden ser cuadros de texto que muestran nombres y nmeros, etiquetas que muestran ttulos y lneas decorativas
que organizan grficamente los datos y hace ms decorativos los informes. Con un control se pueden presentar los
datos de un campo, los resultados de un clculo, el texto para el ttulo o para un mensaje, o bien un grfico, una
imagen u otro objeto.

Crear un informe usando Autoinforme: crea un informe que presenta todos los campos y registros de la
tabla o consulta seleccionada.
1.
2.
3.

En la ventana Base de datos, haga clic en la ficha Informes.


Haga clic en Nuevo.
En el cuadro de dilogo Nuevo informe haga clic en uno de los siguientes asistentes:
En columnas. Cada campo aparece en una lnea distinta con una etiqueta a su izquierda.
Tabular. Los campos de cada registro aparecen en una lnea y las etiquetas se imprimen una vez en
la parte superior de cada pgina.
4. Haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su informe.
5. Haga clic en Aceptar.

Crear un informe con un Asistente para informes


1. En la ventana Base de datos, haga clic en la ficha Informes
2. Elija Nuevo.
3. En el cuadro de dilogo Nuevo Informe, elija el asistente que desea utilizar. Una descripcin del asistente
aparece en el lado izquierdo del cuadro de texto.
4. Elija la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su informe.
5. Haga clic en Aceptar.
6. Si ha hecho clic en Asistente para informes, Asistente para grficos o Asistente para etiquetas en el paso 3,
siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del asistente. Si ha seleccionado Autoinforme: tabular o
Autoinforme: en columnas, Microsoft Access crear automticamente el informe.
Si el informe obtenido no tiene el aspecto deseado, puede cambiarlo en la vista Diseo.

Imprimir un informe
Puede imprimir un informe desde la ventana de la base de datos y desde el modo de presentacin Diseo o
Presentacin preliminar del informe.
Access y los Asistentes para informes utilizan los valores predeterminados para Configurar impresin. Cambie
los valores si desea que el informe tenga una diferente orientacin de pgina u otras opciones.

Establecer la orientacin de la pgina y otras opciones de impresin:


1. Abra el informe en el modo de presentacin Diseo o en Presentacin preliminar o seleccione el informe en la
ventana de la base de datos.
2. En el men Archivo, elija Configurar impresin, o bien en Presentacin preliminar puede hacer clic en el
botn Configurar impresin (
) de la barra de herramientas.
3. Elija la orientacin de acuerdo con el diseo que desee crear.
4. Elija o cambie las opciones adicionales de Configurar impresin, dependiendo del efecto que desee obtener.
5. Elija Aceptar.
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Microsoft ACCESS
Slo necesita establecer la orientacin de la pgina una vez, ya que Access almacena la configuracin con el
diseo del informe.

Para imprimir un informe:


6. Abra el informe en el modo de presentacin Diseo o en Presentacin preliminar o seleccione el informe en la
ventana de la base de datos.
7. En el men Archivo, elija Imprimir, o bien en Presentacin preliminar puede hacer clic en el botn Imprimir (
) de la barra de herramientas.
8. En el cuadro de dilogo Imprimir, introduzca los valores deseados.
9. Elija Aceptar.

Secciones de un informe
La informacin de un informe puede dividirse en secciones. Cada seccin tiene un propsito especfico y se
imprime en un orden previsible en la pgina y en el informe.
En la vista Diseo, las secciones se representan como bandas y cada seccin contenida en el informe se
representa una vez. En el informe impreso, algunas secciones pueden repetirse varias veces. Usted determina dnde
aparece la informacin en cada seccin colocando controles, como etiquetas y cuadros de texto.

Encabezado del informe: aparece una vez al principio de un informe. Se puede usar para elementos como un
logotipo, un ttulo de informe o una fecha de impresin. El encabezado del informe se imprime antes que el
encabezado de pgina en la primera pgina del informe.

Encabezado de pgina: aparece en la parte superior de cada pgina del informe. Se usa para mostrar
elementos tales como los encabezados de columna.

Encabezado de grupo: aparece antes del primer registro de un grupo. Se utiliza para colocar informacin,
como un nombre de grupo o totales de grupo, al principio de un grupo de registros. Para crear un
encabezado de grupo, haga clic en Ordenar y agrupar en el men Ver, seleccione un campo o una
expresin y establezca a S la propiedad Encabezado del grupo (GroupHeader).

Detalle: contiene el cuerpo principal de los datos de un informe. Esta seccin se repite para cada registro del
origen de registros base del informe.

Pie de grupo: aparece despus del ltimo registro de un grupo. Se utiliza para colocar informacin, como un
nombre de grupo o totales de grupo, al final de un grupo de registros. Para crear un pie de grupo, haga clic
en Ordenar y agrupar en el men Ver, seleccione un campo o una expresin y establezca a S la
propiedad Pie del grupo (GroupFooter).

Pie de pgina: aparece en la parte inferior de cada pgina del informe. Se usa para mostrar elementos tales
como los nmeros de pgina.

Pie del informe aparece una vez al final del informe. Se usa para mostrar elementos tales como los totales
de informe. Es la ltima seccin en el diseo del informe, pero aparece antes del pie de pgina en la ltima
pgina del informe impreso.

La opcin Ordenar y agrupar permite, adems de crear agrupaciones, determinar el orden en que se visualizan
los registros de un informe basado en los valores de uno o ms campos.

Sumas continuas

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Microsoft ACCESS
Puede calcular sumas continuas que acumulan dentro de cada grupo y son inicializadas cada vez que comienza un
nuevo grupo de registros. Puede tambin calcular sumas continuas que se acumulan a lo largo del informe.
Calcular una suma continua de un informe
1.

2.

En la vista diseo del informe agregue un cuadro de texto a una o ms de las siguientes secciones:
-

Para calcular una suma continua que se incrementa por cada registro, agregue un cuadro de texto
dependiente o un cuadro de texto calculado a la seccin de detalle.

Para calcular una suma continua que se incrementa por cada grupo de registros, agregue un cuadro
de texto dependiente o un cuadro de texto calculado al encabezado del grupo o al pie de pgina del
grupo.

Establezca la propiedad SumaContinua (RunningSum) del cuadro de texto de acuerdo con el tipo de total
continuo que desee:
-

Sobre grupo. Inicializa a 0 al principio de cada nivel de grupo ms alto.


Sobre todo. Acumula hasta el final del informe.

Cuando establece la propiedad SumaContinua (RunningSum) a Sobre todo, puede repetir el total general en el pie
de pgina del informe. Cree un cuadro de texto en el pie de pgina del informe y establezca su propiedad
OrigenDelControl (ControlSource) al nombre del cuadro de texto que calcula la suma continua.

Calcular el nmero de registros en un informe


Puede mostrarlo junto a cada registro, en un pie de grupo o en el encabezado o el pie del informe.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
5.

Para mostrar un total continuo junto a cada registro en un informe:


En el modo de presentacin Diseo del informe, agregue un cuadro de texto en la seccin Detalle.
Muestre la hoja de propiedades para el cuadro de texto.
Establezca la propiedad OrigenDelControl como =1.
Establezca la propiedad SumaContinua como Para todo.

Para mostrar un total continuo en un pie de pgina de grupo:


Siga los pasos 1-4 indicados arriba.
Establezca la propiedad Visible del cuadro de texto como No.
Cree un cuadro de texto en el pie de pgina de grupo.
Muestre la hoja de propiedades para el cuadro de texto.
Establezca la propiedad OrigenDelControl como el nombre del cuadro de texto en la seccin Detalle que lleva
el registro del total continuo.

Subinformes:
Un subinforme es un informe que se inserta en otro informe. Al combinar informes, uno de ellos debe servir
como informe principal. Un informe principal es dependiente o independiente; es decir, se basa o no se basa en una
tabla, una consulta o una instruccin SQL. Un informe principal independiente puede servir como contenedor para
subinformes no relacionados que desea combinar.
Vincule el informe principal a una tabla, una consulta o
una instruccin SQL base cuando desee insertar
subinformes que contengan informacin relacionada con los
datos del informe principal. Por ejemplo, puede utilizar el
informe principal para mostrar registros detallados, como
todas las ventas de un ao y utilizar un subinforme para
mostrar informacin de resumen, como las ventas totales de
cada trimestre.
-25- de -38-

Microsoft ACCESS
Un informe principal tambin puede contener datos comunes a dos o ms subinformes paralelos. En este caso,
los subinformes contienen los registros detallados relacionados con los datos comunes.
Vinculacin de un informe principal y un subinforme
Cuando inserte un subinforme que contiene informacin relacionada con datos del informe principal, el control del
subinforme deber estar vinculado al informe principal. Cuando crea un subinforme usando un asistente o
arrastrando un informe o una hoja de datos desde la ventana Base de datos a otro informe, Microsoft Access
sincroniza automticamente el informe principal y el subinforme si:
-

Los informes se basan en tablas que tienen relaciones que ha establecido en la ventana Relaciones. Si
los informes se basan en una o varias consultas, Microsoft Access sincronizar automticamente el
informe y el subinforme si las tablas bases de la consulta o consultas cumplen la misma condicin.
Siempre que la tabla base de la consulta est relacionada correctamente con otra tabla o consulta
base, Microsoft Access sincronizar automticamente el informe y el subinforme.

El informe principal se basa en una tabla con una clave principal y el subinforme se basa en una tabla
que contiene un campo con el mismo nombre que la clave principal y con un tipo de datos idntico o
compatible. Si selecciona una o varias consultas, las tablas bases de la consulta o consultas debern
cumplir las mismas condiciones.

Access utiliza las propiedades VincularCamposPrincipales y VincularCamposSecundarios del control del


subinforme para vincular el informe principal y el subinforme. Tambin puede hacerlo usted directamente.
Crear un subinforme en un informe existente
Abra el informe que desea utilizar como informe principal en la vista Diseo.
Compruebe que la herramienta Asistentes para controles est presionada.
Haga clic en Subformulario/Subinforme
en el cuadro de herramientas.
En el informe, haga clic donde desee situar el subinforme.
Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del asistente.
Agregar un informe existente a otro para crear un subinforme
Abra el informe que desea utilizar como informe principal en la vista Diseo.
Compruebe que la herramienta Asistentes para controles en el cuadro de herramientas est
presionada.
Presione F11 para cambiar a la ventana Base de datos.
Arrastre un informe o una hoja de datos desde la ventana Base de datos a la seccin del informe
principal donde desea que aparezca el subinforme.
Hacer referencia a un formulario, informe, subformulario o subinforme en una expresin
Identificador: Elemento de una expresin que hace referencia al valor de un campo, control o propiedad. Por
ejemplo, Formularios![Pedidos]![IdPedido] hace referencia al valor del control IdPedido del formulario
Pedidos.Los identificadores se pueden mostrar de dos modos: cualificados o no cualificados. Un identificador
cualificado, tal como Formularios![Pedidos]![Subformulario de pedidos].Formulario![PrecioUnitario], hace
referencia al mismo objeto de datos de la base de datos activa sin tener en cuenta el contexto. Un identificador
no cualificado, tal como [Subformulario de pedidos].Formulario![PrecioUnitario], puede hacer referencia a
diferentes objetos de datos de la base de datos activa dependiendo del contexto.
Para hacer referencia a un formulario o informe abierto, o al subformulario o subinforme de un formulario o
informe abierto, en una expresin, escriba su identificador.
-

Para hacer referencia a un formulario o informe abierto: Escriba el nombre de la coleccin


Formularios o Informes seguido del operador ! y del nombre del formulario o informe. Por ejemplo, el
identificador siguiente hace referencia al formulario Pedidos: Formularios![Pedidos]
-26- de -38-

Microsoft ACCESS
-

Para hacer referencia a un subformulario o subinforme: Escriba el identificador del formulario


que contiene el subformulario seguido del nombre del control subformulario, el operador . (punto) y la
propiedad Formulario (Form). Por ejemplo, el identificador siguiente hace referencia al subformulario
Subformulario Pedidos del formulario Pedidos:Formularios![Pedidos]![Subformulario Pedidos].Form

8. Macros
Una macro es un conjunto de una o ms acciones cada una de las cuales realiza una operacin determinada, tal
como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por
ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botn de comando.
La siguiente tabla contiene las posibles acciones, agrupadas por tipos de tarea:
Categora

Accin

Tarea

Datos de formularios e informes

AplicarFiltro

Restringe datos

BuscarRegistro
BuscarSiguiente
IrAControl
IrAPgina
IrARegistro

Se mueve por los datos

EjecutarComando

Ejecuta un comando

Salir

Sale de Microsoft Access

AbrirConsulta
EjecutarCdigo
EjecutarMacro
EjecutarSQL

Ejecuta una macro, procedimiento o consulta

EjecutarAplicacin

Ejecuta otra aplicacin

CancelarEvento
DetenerTodasMacros
DetenerMacro
Salir

Detiene la ejecucin

EnviarObjeto
SalidaHacia

Enva objetos Microsoft Access a otras aplicaciones

TransferirBaseDatos
TransferirHojaClculo
TransferirTexto

Transfiere datos entre formatos de datos de Microsoft Access y otros

CambiarNombre
CopiarObjeto
Guardar

Copia, guarda o cambia el nombre de un objeto

EliminarObjeto

Elimina un objeto

DesplazarTamao
Maximizar
Minimizar
Restaurar

Mueve o cambia el tamao de una ventana

AbrirConsulta
AbrirFormulario
AbrirInforme
AbrirMdulo
AbrirTabla
Cerrar

Abre o cierra un objeto

AbrirConsulta
AbrirFormulario
AbrirInforme
Imprimir

Imprime un objeto

SeleccionarObjeto

Selecciona un objeto

Ejecucin

Importar/exportar

Manipulacin de objetos

-27- de -38-

Microsoft ACCESS

Diversos

EstablecerValor

Establece el valor de un campo, control o propiedad

MostrarTodosRegistros
NuevaConsulta
RepintarObjeto

Actualiza datos o la pantalla

AgregarMen

Crea una barra de mens personalizada, un men contextual personalizado, una


barra de mens global, o men contextual global

EstablecerElementoDelMen

Establece el estado de los elementos de men en una barra de mens


personalizada o en una barra de mens global

CuadroMsj
Eco
EstablecerAdvertencias
RelojDeArena

Muestra informacin por la pantalla

EnviarTeclas

Genera pulsaciones de teclas

MostrarBarraDeHerramientas

Muestra u oculta la barra de comandos incorporada o personalizada

Bip

Produce un aviso sonoro

La siguiente tabla contiene todas las acciones posibles en orden alfabtico, junto con su descripcin:
Accin

Descripcin

AbrirConsulta

Abre un objeto de tipo consulta en cualquiera de los modos posibles.

AbrirFormulario

Abre un objeto de tipo formulario en cualquiera de los modos posibles.

AbrirInforme

Abre un objeto de tipo informe en cualquiera de los modos posibles, o lo manada a la impresora.

AbrirMdulo

Abre un procedimiento o funcin de un mdulo en vista de diseo.

AbrirTabla

Abre un objeto de tipo tabla en cualquiera de los modos posibles, con opciones especiales para aadir, editar o slo
lectura.

AgregarMen

Permite aadir una opcin al men

AplicarFiltro

Aplica una condicin WHERE o una consulta de seleccin sobre los datos del formulario activo.

Bip

Emite un sonido.

BuscarRegistro

Busca un registro que contenga un valor en un campo, utilizando las opciones habituales para buscar en Windows.

BuscarSiguiente

Continala ltima bsqueda efectuada.

CambiarNombre

Cambia el nombre de un objeto de tipo tabla, consulta, formulario, informe, macro o mdulo.

CancelarEvento

Cancela el evento que activ la macro y la accin que elev el evento (p.e. la actualizacin de un registro)

Cerrar

Cierra el objeto (tabla, consulta, formulario, informe, macro o mdulo) actual o uno determinado, con opciones de
guardar los cambios.

CopiarObjeto

Reproduce el objeto (tabla, consulta, formulario, informe, macro o mdulo) indicado en la base de datos (con otro
nombre) o en otra base de datos.

CuadroMsj

Muestra un dilogo estndar de Windows, indicando un mensaje, con un icono, sonido y botones estndar.

DesplazarTamao

Cambia la posicin y/o tamao de la ventana (objeto) activa.

DetenerMacro

Termina la ejecucin de la macro.

DetenerTodasMacros

Termina la ejecucin de la macro actual y de todas las que se estn ejecutando (que invocaron a la actual).

Eco

Establece si se muestran o no los mensajes emitidos por la macro que se est ejecutando, mostrando opcionalmente un
mensaje en la barra inferior. Los mensajes de error no se ven afectados.

EjecutarAplicacin

Lanza un programa Windows o MS-DOS.

EjecutarCdigo

Ejecuta un procedimiento o funcin de un mdulo (en Visual Basic).

EjecutarComando

Ejecuta un comando de un men de Access.

EjecutarMacro

Ejecuta una macro. Cuando termine la nueva macro se contina por la actual.

EjecutarSQL

Ejecuta una consulta SQL (de insercin, borrado, actualizacin...).

-28- de -38-

Microsoft ACCESS
EliminarObjeto

Borra un objeto determinado de la base de datos (tabla, consulta, formulario, informe, macro o mdulo), o el
seleccionado en la ventana de la base de datos.

EnviarObjeto

Enva un objeto de la base de datos por correo electrnico.

EnviarTeclas

Simula la pulsacin de una secuencia de teclas y ejecuta las acciones que se deriven de la pulsacin.

EstablecerAdvertencias

Especifica si deben mostrarse mensajes de confirmacin antes de determinadas acciones, o se asumir que se acepta.

EstablecerElementoDelMen

Activa, desactiva, bloque o desbloquea una opcin de un men.

EstablecerValor

Establece el valor contenido en un control de un formulario o informe.

Guardar

Guarda el objeto activo (tabla, consulta, formulario, informe, macro o mdulo) o un objeto determinado.

Imprimir

Imprime el objeto de la base de datos (tabla, consulta, formulario, informe, macro o mdulo) activo, con las opciones
habituales de rango de pginas, nmero de copias, etc.

IrAControl

Lleva el enfoque a un control determinado del formulario actual.

IrAPgina

Lleva el enfoque al primer control de la pgina especificada de un formulario.

IrARegistro

Lleva el enfoque al registro indicado.

Maximizar

Maximiza la ventana activa.

Minimizar

Minimiza la ventana activa.

MostrarBarraDeHerramientas

Muestra u oculta una barra de herramientas.

MostrarTodosRegistros

Elimina los filtros aplicados a los datos de una tabla, formulario o informe, de manea que vuelven a aparecer todos los
registros existentes.

NuevaConsulta

Recarga los datos en un control del formulario activo, o recalcula su valor.

RelojDeArena

Cambia el aspecto del cursor del ratn a un reloj de arena o su aspecto predeterminado.

RepintarObjeto

Vuelve a dibujar en pantalla (refrescar) el objeto (tabla, consulta, formulario, informe, macro o mdulo) indicado.

Restaurar

Restaura a su tamao normal una ventana, despus de maximizar o minimizar.

SalidaHacia

Exporta los datos de un objeto de la base de datos (tabla, consulta, formulario, informe, macro o mdulo) a formato RTF
(Rich Text Format), Microsoft Excel, HTML o texto.

Salir

Sale de Microsoft Access, con opciones para guardar los ltimos cambios.

SeleccionarObjeto

Permite activar un objeto para a continuacin ejecutar otra accin que se aplique sobre el objeto activo.

TransferirBaseDatos

Permite importar/exportar objetos de la base de datos desde/a otras bases de datos, as como vincular tablas con bases de
datos externas.

TransferirHojaClculo

Importa, exporta o vincula los datos de una hoja de clculo Microsoft Excel.

TransferirTexto

Importa, exporta o vincula los datos de un fichero de texto.

Especificaciones de macros

Atributo
Nmero de acciones en una macro
Nmero de caracteres en una condicin
Nmero de caracteres en un comentario
Nmero de caracteres en un argumento de accin

Mximo
999
255
255
255

Crear macros
1.
2.
3.
4.
5.
6.

En la ventana Base de datos, haga clic en la ficha Macros.


Haga clic en Nuevo.
En la columna Accin, haga clic en la flecha para presentar la lista de acciones.
Haga clic en la accin que desee utilizar.
Introduzca un comentario para la accin. Los comentarios son opcionales pero harn la macro
ms fcil de entender y mantener.
En la parte inferior de la ventana, especifique los argumentos de la accin, si es que se requiere
alguno. Para agregar ms acciones a la macro, muvase a otra fila de accin y repita los pasos 3
a 6. Microsoft Access lleva a cabo las acciones en el orden en el que se enumeren.
-29- de -38-

Microsoft ACCESS

Una vez finalizada la definicin de la macro, antes de ser ejecutada debe ser guardada en la base de datos con un
nombre identificativo, el cual ser empleado para su referencia desde formularios o informes para establecerse como
manejador de eventos. Tambin es posible ejecutar una macro de forma independiente desde la ventana principal de
la base de datos.
Una macro puede ser una macro compuesta de una secuencia de acciones, o puede ser un grupo de macros.
Tambin se puede usar una expresin condicional para determinar si se llevar a cabo una accin en algunos casos
cuando se ejecute la macro.
Una secuencia de acciones
Esta macro est compuesta de una serie de acciones. Microsoft Access lleva a cabo estas
acciones cada vez que se ejecuta la macro.

Un grupo de macros
Es habitual que las bases de datos contengan un gran nmero de macros. En tal caso resulta incmodo trabajar
en la ventana de la base de datos con tantos nombres de macros. Por eso, Access permite organizar las macros en
grupos de macros, aunque slo permite un nivel de agrupamiento.
Para hacer todo esto es necesario utilizar la columna Nombre de macro de la tabla de acciones del editor de
macros, la cual se muestra y oculta pulsando el botn
o la opcin correspondiente del men Ver.
En la columna Nombre de macro debe especificarse el nombre del grupo en la primera accin del grupo, y para
el resto de acciones debe dejarse en blanco. As, las acciones de un grupo sern aqullas que comienzan en la
accin que contiene el nombre del grupo, y todas las siguientes no identificadas hasta la prxima accin
identificada (que pertenecer al siguiente grupo).

Para ejecutar una macro dentro de un grupo de macros fuera de la ventana Macros, se introduce el nombre del
grupo de macros y el nombre de la macro separados por un punto (.).
-30- de -38-

Microsoft ACCESS
Establecer condiciones para acciones
Una condicin es una expresin lgica, por lo tanto o es Verdadera o es Falsa. La macro sigue uno de los dos
caminos en funcin de la condicin. Las condiciones se introducen en la columna condicin que se activa con la
opcin Condiciones del men Ver o pulsando el botn
Ejemplos
Condicin

Resultado Verdadero

Resultado Falso

Formularios!Clientes!Comunidad=VCA
EsNulo(sexo)
Negado EsNulo(color)

Si la comunidad es Valencia
Si no se especifica sexo
Si se especifica algn color

Cualquier comunidad menos Valencia


Cualquiera de los dos sexos
Si no se especifica color alguno

Cuando ejecuta la macro, Microsoft Access evala la primera expresin condicional. Si la condicin es verdadera,
Microsoft Access lleva a cabo la accin en esa fila y todas las acciones que le sigan de forma inmediata que estn
precedidas por puntos suspensivos (...) en la columna Condicin.

Ejemplos de condiciones de macro


[Ciudad]=Paris
DCont([IdPedido], Pedidos)>35
DCont(*,
Detalles
de
pedidos,
[IdPedido]=Forms![Pedidos]![IdPedido]")>3
[FechaEnvo] Entre #2-Feb-1995# y #2-Mar-1995#
Forms![Productos]![UnidadesEnStock]<5
EsNulo([Nombre])
[Pas]=UK
Y
[TotalPedidos]>100

Forms![Ventas

[Pas] En (Francia,
Len([CdigoPostal])<>5

Italia,

Totales]!

Espaa)

CuadroMsj(Confirmar cambios?,1)=1

Paris es el valor de Ciudad en el campo en el formulario desde el cual


se ejecut la macro.
Hay ms de 35 entradas en el campo IdPedido de la tabla Pedidos.
Hay ms de tres entradas en la tabla Detalles de pedidos para los
cuales el campo IdPedido de la tabla coincide con el campo IdPedido
del formulario Pedidos.
El valor del campo FechaEnvo del formulario desde el cual se
ejecuta la macro no es anterior al 2-Feb-1995 y no es posterior al 2Mar-1995.
El valor del campo UnidadesEnStock del formulario Productos es
menor que cinco.
El valor Nombre del formulario desde el que se ejecuta la macro es
Nulo(no tiene valor). Esta expresin es equivalente a [Nombre] Es
Nulo.
El valor en el campo Pas del formulario desde el que se ejecuta la
macro es UK, y el valor del campo TotalPedidos del formulario
Ventas Totales es mayor que 100.
El valor en el campo Pas del formulario desde el cual se ejecuta la
macro es Francia, Italia, o Espaa, y el cdigo postal no es de 5
caracteres de longitud.
Haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo que presenta la funcin
CuadroMsj. Si hace clic en Cancelar en el cuadro de dilogo,
Microsoft Access ignora la accin.

Utilizar una macro o un procedimiento de evento para validacin de datos


En la mayora de los casos, puede comprobar la correcta introduccin de los datos en un control de un formulario
estableciendo la propiedad ReglaDeValidacin (ValidationRule) del control, o estableciendo reglas de validacin del
registro o el campo en la tabla base de la que depende el control. Las macros y los procedimientos de evento
proporcionan una mayor potencia y flexibilidad para conseguir una validacin ms compleja.
-31- de -38-

Microsoft ACCESS
Use una macro o un procedimiento de evento para validacin de datos si:

- La

regla de validacin tiene condiciones para ms de un valor del formulario. Por ejemplo, puede
comprobar si dos de tres campos estn llenos antes de guardar un registro.

- Desea mostrar distintos mensajes de error para distintos tipos de errores en el campo. Por ejemplo, si el
valor introducido es mayor que el rango aceptable, puede mostrar un mensaje y si es menor que el rango
aceptable, puede mostrar otro mensaje.

- Desea que el usuario pueda ignorar las reglas de validacin. En este caso, puede mostrar un mensaje de
advertencia pidiendo al usuario que confirme los datos.

- La validacin contiene referencias a controles de otros formularios o contiene una funcin.


- Tiene una regla de validacin que puede emplear para ms de un formulario, y desea definir la regla una vez
y, a continuacin, hacer referencia a ella en cada formulario.

Ejemplo de validacin de datos utilizando una macro

En algunas circunstancias, puede utilizar reglas de validacin que dependen de condiciones complejas, y realizar
distintas acciones segn las condiciones. Por ejemplo, puesto que cada pas tiene sus propias reglas para los cdigos
postales, una base de datos que almacena cdigos postales de muchos pases no puede utilizar una sola regla de
validacin para asegurar que el cdigo postal se introduce correctamente.
Sin embargo, puede crear una macro que compruebe qu pas se introduce en el control Pas y, a continuacin,
comprobar que el valor introducido en el control CdPostal tiene las caractersticas correctas para ese pas.
En primer lugar, cree una macro que muestre distintos mensajes segn el valor del control Pas y la
longitud de la entrada en el control CdPostal.
Despus, abra el formulario que contiene los controles en vista Diseo y establezca la propiedad de
evento AntesDeActualizar (BeforeUpdate) del formulario al nombre de la macro. Utilice la
propiedad del formulario en lugar de la propiedad del control, ya que en la validacin intervienen
dos controles distintos del formulario.
Cuando utilice el formulario para agregar un nuevo proveedor, Microsoft Access ejecutar la macro de validacin
cuando termine de introducir el nuevo registro, pero antes de guardar el registro en la tabla Proveedores. Si no se
cumple una de las condiciones, Microsoft Access muestra el mensaje correspondiente y no guarda el registro en la
tabla Proveedores.

Bucles
La nica forma de ejecutar bucles dentro de las macros es mediante el uso de la accin EjecutarMacro. Las
propiedades de esta accin son:

Nombre de la macro: macro que hay que ejecutar.


Nmero de repeticiones: nmero de veces que hay que ejecutar la macro.
Expresin de repeticin: Expresin que indica continuacin en el bucle: el bucle termina cuando la
expresin sea falsa o termine el nmero de iteraciones establecido en Numero de repeticiones.

-32- de -38-

Microsoft ACCESS
Ejecutar una macro de forma automtica cuando se abre una base de datos
En toda base de datos es posible utilizar una macro especial con el nombre Autoexec, que Access reconoce. Si
Access la encuentra en una base de datos, ejecuta automticamente la macro cada vez que se abre la B.D. (Si
tenemos la macro Autoexec pero no queremos ejecutarla cuando abrimos la B.D., mantendremos pulsada la tecla
Maysculas mientras seleccionamos la B.D. para abrirla.

Desactivar temporalmente una accin en una macro


Desactivar temporalmente una accin puede ser til cuando se intenta localizar problemas en una macro. Esto es
similar a comentar temporalmente una lnea de cdigo de Visual Basic para aplicaciones, escribiendo un apstrofo (')
al principio de una lnea. Para que Microsoft Access ignore temporalmente una accin, escriba Falso como condicin

Asignar una accin o una serie de acciones a una tecla


Puede asignar una accin o un conjunto de acciones a una tecla o una combinacin de teclas especfica creando
un grupo de macros denominado AsignarTeclas. Cuando presione la tecla o la combinacin de teclas, Microsoft
Access ejecutar la accin.
En la columna Nombre de macro, escriba la tecla o la combinacin de teclas a la que desea asignar la accin o el
conjunto de acciones.
Combinaciones de teclas automticas
^A o ^4
{F1}
^{F1}
+{F1}
{INSERT}
^{INSERT}
+{INSERT}
{SUPR} o {SUPR}
^{SUPR} o ^{ SUPR }
+{SUPR} o +{ SUPR }

CTRL+Cualquier tecla de letra o nmero


Cualquier tecla de funcin
CTRL+Cualquier tecla de funcin
MAYS+Cualquier tecla de funcin
INS
CTRL+INS
MAYS +INS
SUPR
CTRL+SUPR
MAYS+SUPR

Agregue la accin o el conjunto de acciones que desea que lleve a cabo la tecla o la combinacin de teclas
Las nuevas asignaciones de teclas tendrn efecto en cuanto guarde el grupo de macros y cada vez que abra la
base de datos.
Nota: Si asigna un conjunto de acciones a una combinacin de teclas que utiliza Microsoft Access (por ejemplo,
CTRL+C es la combinacin de teclas para Copiar), las acciones que asigne a esa combinacin de teclas sustituirn a
la asignacin de Microsoft Access.

-33- de -38-

Microsoft ACCESS
Conversin de macros a Visual Basic
Microsoft Access puede convertir automticamente macros a procedimientos de evento o mdulos de Visual Basic
para aplicaciones que realicen acciones equivalentes usando cdigo de Visual Basic. Se puede convertir las macros
de un formulario o informe, o convertir macros generales que no estn asociados a un formulario o informe
determinado.
- Convertir macros de un formulario o informe a Visual Basic
1.
2.

Abra el formulario o informe en la vista Diseo del informe o en la vista Diseo del formulario.
Apunte a Macro en el men Herramientas y luego haga clic en Convertir macros del
formulario a Visual Basic o en Convertir macros del informe a Visual Basic.

- Convertir macros generales a Visual Basic


-

En la ventana Base de datos, haga clic en la ficha Macros.


Haga clic en el nombre de la macro que desea convertir.
En el men Archivo, haga clic en Guardar como o exportar.
En el cuadro de dilogo Guardar como, haga clic en Guardar como mdulo de Visual Basic.

Eventos
Un evento es una accin determinada que se produce en, o con, un objeto particular. Microsoft Access puede
responder a una variedad de eventos: clics del mouse, cambios en los datos, formularios que se abren o se cierran, y
muchos otros. Los eventos son normalmente el resultado de una accin del usuario.
Usando un procedimiento de evento o una macro, se pueden agregar respuestas personalizadas a un evento que se
produzca en un formulario, informe, o control.

Macros

Las propiedades de evento hacen que una macro o el procedimiento de evento (un procedimiento que se ejecuta
automticamente como respuesta a un evento iniciado por el usuario o por el cdigo de programa o bien activado por
el sistema) asociado de Visual Basic se ejecuten cuando tiene lugar un evento determinado. Por ejemplo, si escribe el
nombre de una macro en la propiedad Al Hacer Clic (OnClick) de un botn de comando, esa macro se ejecuta
cuando se hace clic en el botn de comando.

-34- de -38-

Microsoft ACCESS

Nota: Aunque el uso de un procedimiento de evento es el mtodo recomendado para ejecutar cdigo de Visual Basic
en respuesta a un evento, tambin es posible ejecutar una funcin definida por el usuario cuando tiene lugar un
evento. Para ejecutar una funcin definida por el usuario, incluya un signo igual (=) antes del nombre de la funcin y
parntesis despus de ella, como por ejemplo =nombreFuncin( ).
Puede usar generadores para ayudarle a establecer una propiedad de evento. Para utilizarlos, haga clic en el botn
Generar
situado a la derecha del cuadro de propiedades o haga clic con el botn secundario del mouse sobre el
cuadro de propiedades y a continuacin haga clic en Generar
del men contextual.

9. Herramientas del sistema


Compactar una B.D.
Si borra tablas, su base de datos puede fragmentarse, lo que provoca un uso ineficiente del espacio en disco. Al
compactar la base de datos, se hace una copia de la misma y se reorganiza el espacio que ocupa en el disco.
En el men Herramientas, elija el comando Utilidades de la base de datos, y luego elija el subcomando Compactar
base de datos.
Si la B.D. a compactar no est abierta, Access le pedir el nombre de la B.D. a compactar y el nombre que desa
darle una vez compactada. Si usa el mismo nombre, unidad y directorio y si la base de datos se compacta con xito,
Microsoft Access reemplazar el archivo de origen por la versin compactada.

Reparar una B.D. daada


Una B.D. se puede daar por un corte elctrico, fallo del ordenador, fallo del disco duro, etc.
En la mayora de los casos, Access detectar si una base de datos est daada al intentar abrirla, compactarla,
codificarla o decodificarla y le dar la opcin de reparar la base de datos en ese momento. En algunas situaciones,
Microsoft Access puede no detectar que una base de datos est daada. Si una base de datos se comporta de forma
imprevista, reprela accediendo al comando Utilidades de la base de datos del men Herramientas, y luego elija el
subcomando Reparar base de datos.

Divisor de B.D.
Este procedimiento divide una base de datos en dos archivos (.MDB): uno que contiene las tablas y otro que
contiene las consultas, formularios, informes, macros y mdulos. De esta forma, los usuarios que necesitan acceso a
los datos pueden personalizar sus propios formularios, informes y otros objetos, al mismo tiempo que se mantiene un
-35- de -38-

Microsoft ACCESS
solo origen de datos en la red. En el men Herramientas, pase el puntero sobre Complementos y haga clic en
Divisor de base de datos.

Crear un archivo MDE


Le B.D. de Access tienen extensin MDB. Se pueden crear aplicaciones de B.D. compiladas y compactadas
creando archivos MDE mediante la opcin Crear archivo MDE en las Utilidades del sistema del men
Herramientas
Si la base de datos contiene cdigo de Visual Basic, al guardar la base de datos como un archivo MDE se
compilan todos los mdulos, se elimina todo el cdigo de origen editable y se compacta la B.D de destino. El cdigo
de Visual Basic contina ejecutndose, pero no puede verse ni editarse, y el tamao de la base de datos se reduce
debido a la eliminacin del cdigo. Adems, se optimiza el uso de la memoria, lo que mejora el rendimiento.
Precaucin: Asegrese de guardar una copia de su base de datos original. Si necesita modificar el diseo de
formularios, informes o mdulos de una base de datos guardada como un archivo MDE, debe abrir la base de datos
original, modificarla y, a continuacin, guardarla de nuevo como un archivo MDE.
Importante: Algunas restricciones pueden impedir guardar una base de datos como un archivo MDE:

Si la base de datos est protegida con seguridad a nivel de usuario, debe cumplir determinados
requisitos.

Si la base de datos es replicada, primero debe quitar las propiedades y las tablas del sistema de
replicacin.

Si la base de datos hace referencia a otra base de datos o complemento, debe guardar todas las
bases de datos o complementos de la cadena de referencias como archivos MDE.

Seguridad (Creacin o cambio de contraseas)


Microsoft Access utiliza contraseas en dos contextos:
1.
2.

Para controlar la apertura de una base de datos: Contrasea de Base de Datos


Para controlar los usuarios que se conectan a un grupo de trabajo, cuando se ha definido seguridad a nivel
de usuario para dicho grupo de trabajo y una o ms de sus bases de datos: Contrasea de cuenta de
seguridad

1.

Contrasea de base de datos

Si se establece una contrasea de base de datos, todos los usuarios debern introducir dicha contrasea antes de
poder tener acceso a la apertura de la base de datos. La inclusin de una contrasea en una base de datos resulta ser
una forma sencilla de impedir que usuarios no deseados puedan abrir una base de datos; no obstante, una vez abierta
la base de datos, no se dispone de otras medidas de seguridad, a menos que tambin se haya definido la seguridad a
nivel de usuario. Si se ha definido la seguridad a nivel de usuario para una base de datos, es posible impedir a los
usuarios que establezcan una contrasea para la base de datos.
2.

Contrasea de cuenta de seguridad

Se utiliza cuando la seguridad a nivel de usuario se ha definido para asegurar que ningn usuario pueda
conectarse utilizando el nombre de otro usuario.
De forma predeterminada Microsoft Access, asigna una contrasea en blanco a la cuenta de usuario
Administrador predeterminada, y a cualquier cuenta nueva de usuario que se cree en un grupo de trabajo. Como
parte de la seguridad de una base de datos, es importante agregar una contrasea a:

La cuenta de usuario Administrador


La cuenta de usuario que sea propietaria de la base de datos y sus objetos.
Cualquiera de las cuentas de usuario que se agreguen al grupo Administradores.
-36- de -38-

Microsoft ACCESS
Adems, tal vez desee agregar contraseas a las cuentas creadas para usuarios, o dar instrucciones a los usuarios,
para que estos agreguen sus propias contraseas.
Cada usuario puede crear o cambiar su propia contrasea de cuenta de usuario; sin embargo slo una cuenta de
administrador podr eliminar la contrasea, en el caso de que un usuario olvide su contrasea.
Establecer una contrasea de base de datos
Cierre la base de datos. Si la base de datos se comparte en una red, pida a los dems usuarios que cierren la
base de datos.
Haga una copia de seguridad de la base de datos y gurdela en un lugar seguro.
En el men Archivo, haga clic en Abrir base de datos.
Seleccione la casilla de verificacin Exclusiva y despus abra la base de datos.
En el men Herramientas, seale Seguridad y despus haga clic en Establecer contrasea para la base de
datos.
En el cuadro Contrasea, introduzca su contrasea. Las contraseas distinguen maysculas de minsculas.
En el cuadro Confirmar contrasea, confirme su contrasea escribiendo de nuevo la contrasea y haciendo
despus clic en Aceptar.
Notas:
Si pierde u olvida su contrasea, no puede ser recuperada, de forma que no podr abrir su base de datos.
No utilice una contrasea de base de datos si va a replicar (El proceso de crear y sincronizar rplicas en
ubicaciones diferentes. La replicacin agrega los campos y tablas del sistema a una base de datos de modo
que los cambios realizados en los datos o en el diseo de una base de datos se envan y se aplican a todos los
miembros del conjunto de rplicas) una base de datos. Las bases de datos replicadas no pueden
sincronizarse si se definen contraseas para ellas.
Si una tabla de una base de datos protegida con contrasea est vinculada, la contrasea se guarda en la base
de datos y se vincula a la misma cuando se establece el vnculo. Esto puede tener consecuencias
inesperadas.
Eliminar una contrasea de base de datos:
En el men Archivo, haga clic en Abrir base de datos.
Seleccione la casilla de verificacin Exclusivo y despus abra la base de datos.
En el cuadro de dilogo Solicitud de contrasea, escriba la contrasea de la base de datos y haga clic en
Aceptar.
En el men Herramientas, seleccione Seguridad y despus haga clic en Anular la contrasea establecida
para la base de datos. Este comando slo est disponible si anteriormente fue habilitada la contrasea de la
base de datos.
En el cuadro de dilogo Anular la contrasea establecida para la base de datos, escriba su contrasea actual.
Haga clic en Aceptar.

Mdulos: Qu son y cmo funcionan


Qu es un mdulo
Un mdulo es una coleccin de declaraciones y procedimientos de Visual Basic para aplicaciones que se
almacenan juntos como una unidad.
Hay dos tipos bsicos de mdulos: los mdulos de clases y los mdulos estndar. Cada procedimiento en un
mdulo puede ser un procedimiento Function o un procedimiento Sub.

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Microsoft ACCESS
Mdulos de clases
Los mdulos de formularios y los mdulos de informes son mdulos de clases que estn asociados con un
formulario o informe determinado. Los modulos de formularios y de informes contienen a menudo procedimientos
de evento que se ejecutan en respuesta a un evento en un formulario o informe. Puede usar los procedimientos de
evento para controlar el comportamiento de los formularios e informes, y sus respuestas a las acciones de los
usuarios, tal como hacer clic con el mouse en un botn de comando.
Cuando se crea el primer procedimiento de evento para un formulario o informe, Microsoft Access crea
automticamente un mdulo de formulario o un mdulo de informe. Para ver el mdulo para un formulario o
informe, haga clic en Cdigo en la barra de herramientas en la vista Diseo de informe o de formulario.
Los procedimientos en los mdulos de formularios y de informes pueden llamar a procedimientos que haya
agregado a los mdulos estndar.
En Microsoft Access 95, los mdulos de clase slo existen en asociacin con un formulario o informe. En
Microsoft Access 97, los mdulos de clase pueden existir tambin con independencia de un formulario o informe, y
este tipo de mdulo de clase se enumera en la ficha Mdulos de la ventana Base de datos. Puede usar un mdulo de
clase en la ficha Mdulos para crear una definicin para un objeto personalizado. Para averiguar ms acerca de la
programacin con estos mdulos de clase, haga clic en .
Mdulos estndar
Los mdulos estndar contienen procedimientos generales que no estn asociados con ningn otro objeto y
procedimientos usados con frecuencia que pueden ser ejecutados desde cualquier parte de la base de datos.
La lista de mdulos estndar de la base de datos se puede ver haciendo clic en la ficha Mdulos de la ventana
Base de datos. Los formularios, informes y mdulos estndar se enumeran tambin en el Examinador de objetos.

Curs 2009-2010
IES Rei en Jaume
M Jos Selfa

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