SAP

Espaol

CAROLINA CORPORACION S.A.S.

NIT. 900.483.378-5
SOCIEDAD 3000

MANUAL DEL USUARIO

TESORERIA

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Carolina Corporcin S.A.S.

OBJETIVO
El objetivo de este manual es explicar detalladamente el ingreso a cada uno de los
bancos en que Carolina Corporacin S.A.S. posee cuentas, bajar la informacin
de los diferentes portales, subirla a SAP y enviar los correspondientes archivos a
cartera.
Para la definicin de este documento se ha seguido la estructura inicial del men
de usuario, abordndose gradualmente las distintas funcionalidades que el usuario
de la aplicacin puede utilizar.

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Carolina Corporcin S.A.S.

BANCOS Y PORTALES
BANCOLOMBIA
Ingresar a www.grupobancolombia.com click en empresas

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Carolina Corporcin S.A.S.

En esta pantalla se debe diligenciar:

-

El Nit de la empresa sin digito de verificacin

La identificacin del usuario que debe ser siempre el nmero de la cdula
La clave
ACEPTAR

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Carolina Corporcin S.A.S.

Digitar la clave del token y nuevamente ACEPTAR

CONSULTA DE SALDOS

Al ingresar se empieza por solicitar los saldos de las cuentas

-

Consultas
Saldos consolidados

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Arroja el saldo total de las cuentas

Carolina Corporcin S.A.S.

Click en Depsitos

Muestra el saldo de cada cuenta:

-

Saldo Disponible
Saldo en Canje
Saldo Total
Das de Sobregiro

Para la informacin que se requiere siempre se deben tomar los valores de Saldo
Disponible y luego el resto de la informacin diaria.

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Carolina Corporcin S.A.S.

BAJAR ARCHIVOS PARA CONFIRMAR CONSIGNACIONES, CHEQUES

COBRADOS, Y MOVIMIENTO EN PDF
Se debe dar click sobre el nmero de la cuenta

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Ingresar la fecha del da anterior y Buscar

Carolina Corporcin S.A.S.

En la parte de arriba dar click en el diskette

Buscar la opcin de cada archivo, dar doble click

Nos ensea donde debemos marcar para bajar el archivo

Carolina Corporcin S.A.S.

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Damos abrir y guardamos

Archivo PDF para verificar movimientos envo correo a cartera
Archivo REC_FIL: para confirmar consignaciones si fue efectivo o cheque, hay
que guardarlo como block de notas o .txt , tenemos un archivo en escritorio que se
llama Movt. Recaudos (macro para convertir estos archivos), desde este archivo
abrimos el archivo para visualizarlo en Excel. Se debe enviar por correo a cartera
Archivo CSV: para confirmar los cheques cobrados.

PARA BAJAR ARCHIVOS MULTICASH

En men escogemos
-

OTRAS TRANSACCIONES
Recibir archivos del Banco

Damos click para que nos muestre los multicash

Carolina Corporcin S.A.S.

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Siempre debemos ir a la parte final para encontrar los ltimos multicash del da
anterior.
Lo visualiza y guardar en
el archivo correspondiente

CONVENIO RECAUDOS
En el men escogemos RECAUDOS Y DAT

Carolina Corporcin S.A.S.

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Solicitar archivo
Numero de convenio: 41773

Fecha la del da anterior

Tipo de Archivo: escoger Cobro
CONTINUAR

Descargar, guardar y SALIR

BANCO DE BOGOTA

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Ingresamos con www.bancodebogota.com.co por Transacciones Banca Empresas

Carolina Corporcin S.A.S.

Usuario: Nmero de la cedula

Contrasea: xxxxxxx

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Carolina Corporcin S.A.S.

CONSULTA DE SALDO
-

Click en Cuenta Corriente

Visualizamos el saldo.

MOVIMIENTOS

Para ver los movimientos de la cuenta:

-

Click en Nombre de Cuenta

Carolina Corporcin S.A.S.

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Luego:
-

Click en Rango de Fechas

Del Al siempre ser el da anterior
Consultar

Vamos al final de la pantalla y damos Exportar

Carolina Corporcin S.A.S.

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Abrir y guardar en archivo Excel

RECAUDOS

Ingresamos por CONSULTAS

-

Histrico Recaudos

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Carolina Corporcin S.A.S.

En la parte superior de esta pantalla verificamos que los datos sean los correctos.
-

Grupo
Cuenta Principal
Fecha
Tipo de Recaudo: Todos los Recaudos

En la parte final de la pantalla verificamos datos

-

Tipo de Archivo: .CSV

Exportar

Carolina Corporcin S.A.S.

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Abrir

En este archivo revisamos que no haya cheques devueltos, verificamos nmero de

movimientos.
Guardamos como Excel para nuestro archivo y
Guardar como txt y enviar a carpeta compartida

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MULTICASH

Carolina Corporcin S.A.S.

En la parte inferior de la pantalla damos click en :

-

Ir rpido a:
Archivos Solicitados

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Carolina Corporcin S.A.S.

INDIVIDUAL
MULTICASH

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-

Click en el que tenga la fecha del da anterior

Exportar

Carolina Corporcin S.A.S.

Siempre se debe tener en cuenta la clave

Aceptar

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Carolina Corporcin S.A.S.

Digitar la clave para abrir el archivo

OK

Se abre y se guarda en la carpeta correspondiente.

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Carolina Corporcin S.A.S.

BANCO AGRARIO
Entramos a la direccin www.banagrario.gov.co

Empresarial

Transacciones y Pagos

Carolina Corporcin S.A.S.

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Ingresar

Empresarial

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Carolina Corporcin S.A.S.

Nit de la Empresa con dgito de verificacin

Identificacin autorizado: N. de cdula
Ingresar

Clave: se digita con el teclado virtual

Ingresar
Ingresar
Cancelar
Aceptar
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Carolina Corporcin S.A.S.

Consultas
Consulta de saldos
Nos muestra el saldo disponible
Luego click en movimientos

Esta pantalla nos muestra los ltimos movimientos con el saldo final que
genera cada uno, tomamos este pantallazo verificamos el saldo con el que
termin el da anterior sea igual al de la pantalla anterior y lo guardamos en
archivo Excel.

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Carolina Corporcin S.A.S.

MOVIMIENTOS POR FECHA

Movimientos por fecha: siempre la fecha del da anterior

Transmitir

Nos arroja los movimientos en varias hojas, seleccionar y copiar en el mismo

archivo de Excel que guardamos el pantallazo inicial de movimientos con el
acumulado, hasta cuando ya no nos de la opcin de ms hojas.

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AV VILLAS

Carolina Corporcin S.A.S.

Ingresamos www.avvillas.com.co Banca Empresarial

Ingresar

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Carolina Corporcin S.A.S.

Aceptar

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-

Confirmo

Carolina Corporcin S.A.S.

Nos pide los datos para ingresar a la cuenta

-

Usuario: C y en nmero de la cdula

Password: Clave
Clave Digipass: la clave del token
Enviar

Nos informa que estamos conectados

-

Aceptar
Aceptar nuevamente

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Carolina Corporcin S.A.S.

Nos arroja en la pantalla de Saldo

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Carolina Corporcin S.A.S.

Luego se ingresa a consulta das anteriores para visualizar los movimientos y se

selecciona la cuenta que est en azul

Abre una ventana nueva donde trae las fechas desde hasta para solicitar el
movimiento y luego seleccionar exportar por defecto siempre trae el formato
CSV si no lo trae se abre la ventana y se selecciona

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Carolina Corporcin S.A.S.

 Abre otra ventana donde da la instruccin de abrir el archivo dando click en

las letras azules pero se da click derecho y se escoge la opcin guardar
enlace como:

Da la opcin de guardar el archivo el cual cuando se le de el nombre debe

finalizar con .CSV y la ruta donde se quiera guardar

Para El recaudo nuevamente se da click en consultas das anteriores y al lado

derecho extender las dar aceptar en ningn lado.
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Carolina Corporcin S.A.S.

 Abre una ventana nueva donde trae las fechas desde hasta para solicitar el
movimiento y luego seleccionar exportar por defecto siempre trae el formato
CSV si no lo trae se abre la ventana y se selecciona

Abre otra ventana donde da la instruccin de abrir el archivo dando click en

las letras azules pero se da click derecho y se escoge la opcin guardar
enlace como:
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Carolina Corporcin S.A.S.

Para el archivo multicash este llega al correo respectivo que se haya inscrito
Llega un correo para el encabezado y otro para el detalle

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Carolina Corporcin S.A.S.

Se doble click sobre el documento que trae en el texto la C en el caso del

encabezado y la D en el caso del detalle ambos traen la fecha del da que se va
abrir:

Se selecciona el formato en el que se requiere obtener el archivo en este caso

siempre va a ser TXT (bloc de notas)

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Carolina Corporcin S.A.S.

Abre el encabezado el cual manualmente se le debe cambiar el consecutivo

debido a que este banco siempre lo reporta con 1 se debe confirmar antes con la
FEBA para saber cual sigue

De igual manera se abre el detalle donde tambin se le debe cambiar el

consecutivo dando control R va a reemplazar el 1 por el numero del consecutivo
que se ha verificado en la FEBA se debe tener en cuenta q tanto en buscar como
en reemplazar el numero debe empezar con punto y coma y tambin debe finalizar
de lo contrario se modificara con error y no subir a SAP.

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Carolina Corporcin S.A.S.

BBVA
www.bbvanetcash.com.co

Para visualizar el movimiento del da aparece la cuenta y en la parte inferior

aceptar

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Carolina Corporcin S.A.S.

Seleccionar saldos y aceptar

Se visualiza el saldo del da

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Carolina Corporcin S.A.S.

Luego Histrico de movimientos para visualizar los movimientos del da anterior.

En informacin de cuentas

Se diligencia por rango de fechas desde hasta el da que se quiere visualizar y

aceptar.

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Carolina Corporcin S.A.S.

Seleccionar descargar

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Carolina Corporcin S.A.S.

Para el recaudo en Cobros

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Carolina Corporcin S.A.S.

 Se diligencia por rango de fechas desde hasta el da que se quiere

visualizar y aceptar.

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Carolina Corporcin S.A.S.

 Exportar a Excel esta informacin del movimiento y el recaudo se enva a

cartera.
Para el multicash en utilidades Zona de descargas

Utilidades Zona de descarga otros y Aceptar

Se selecciona el archivo que termina en punto .MUL
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Carolina Corporcin S.A.S.

 Descargar archivo

Abrir

Abre el archivo en txt y se guarda.

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Carolina Corporcin S.A.S.

FIDUDAVIVIENDA
Para consultar saldos debemos llamar al (091) 3300000 ext 48308 con la Sra.
Diana Rengifo

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Carolina Corporcin S.A.S.

INGRESO A SAP

Para ingresar a SAP hay que seguir los siguientes pasos:

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Carolina Corporcin S.A.S.

Clic en el mandante productivo

Ingresa el Usuario
Clv.acc. contrasea

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Carolina Corporcin S.A.S.

Men SAP

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Carolina Corporcin S.A.S.

MODOS
Modo se le denomina en SAP a un ingreso en el Sistema, o pantalla nueva, inicia
en la pantalla inicial con el icono
Estn permitidos hasta un mximo de seis modos o pantallas. Por cuestiones de
rendimiento se recomienda no superar los dos modos. Con seis modos abiertos
para transacciones o modificaciones es muy posible llegar a auto-bloquearse.
Para volver atrs
Para salir al men de SAP siempre se dar clic en el icono

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FF67

Carolina Corporcin S.A.S.

EXTRACTO MANUAL BANCO AGRARIO

Finanzas Gestin financiera Bancos Entradas

Extracto de cuenta FF67
En esta transaccin se contabiliza el extracto del Banco Agrario de forma manual,
pues este no nos genera multicash.

Al ingresar a la transaccin debemos diligenciar:

-

Sociedad: 3000
Banco propio: 40801 que es el cdigo
ID de cuenta: 40801 igual al cdigo
N extracto: debemos llevar el consecutivo el cual se confirma antes en la
transaccin de la FEBA
Fecha del extracto: la del da anterior
Saldo inicial: lo traemos de los movimientos bajados en el portal
Saldo final: lo traemos de los movimientos bajados en el portal
Fe. contabilizacin: igual a la fecha del extracto
ENTER

Carolina Corporcin S.A.S.

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En esta pgina ingresamos uno a uno los registros

-

Op. : Nos da la opcin de desplegar y nos muestra las operaciones

reflejadas en el extracto bancario para as escoger el cdigo.
Fe.valor: fecha de los movimientos
Importe: Valor, si es egreso le colocamos siempre el signo de negativo () al
final de la cifra.
Texto de p.: en los valores negativos el concepto y en los positivos la ciudad
donde fue hecha la consignacin.
Asignacin: cdigo del Banco
Al final debe ser iguales los valores de Registrado y Banco
GRABAR
GRABAR

Carolina Corporcin S.A.S.

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Nos muestra el nmero de registros ingresados y valor de los ingresos y egresos

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Carolina Corporcin S.A.S.

SM35
RESUMEN JUEGO DE DATOS

Finanzas Gestin financiera Libro Mayor Reporting de

Declaraciones Declaraciones de Iva Francia Declaracin
del Iva Procesamiento de Impuesto Diferido SM35

En esta transaccin se realiza la contabilizacin definitiva del extracto

-

Sombreamos la lnea correspondiente

Ejecutar

Clic en Visual. Slo errores

Log ampliado
Tam.estndar dynpro
Ejecutar

Carolina Corporcin S.A.S.

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Finalizar batch input

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Carolina Corporcin S.A.S.

FEBA
RESUMEN EXTRACTO DE CUENTA

Finanzas Gestin financiera Bancos Entradas

Extracto de cuenta FEBA

Sociedad: 3000
Banco propio: el codigo de la cuenta
F8

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Carolina Corporcin S.A.S.

Nos muestra todas los bancos con su codigo y No. De cuenta

-

Doble click sobre el banco que queremos revisar

Nos muestra el saldo que debe cuadrar con el encabezado del Multicash y con la
transaccin FBL3N

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Carolina Corporcin S.A.S.

FBL3N
LISTA DE PARTIDAS INDIVIDUALES

En esta transaccin podemos visualizar ms a fondo cada partida

-

Cuenta del mayor: la cuenta contable que corresponde a la cuenta

bancaria real, o cualquiera de las transitorias
Sociedad: 3000
F8 o

Carolina Corporcin S.A.S.

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Nos muestra los movimientos de la cuenta, y el saldo que debe cuadrar con la
FEBA
Dando doble clic sobre la partida que deseamos revisar nos lleva al movimiento y
damos click en
en la parte superior de la pantalla, nos muestra el efecto que
causa el movimiento

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Carolina Corporcin S.A.S.

EXTRACTO ELECTRONICO
Siempre hay que verificar que en la FEBA el saldo final coincida con el saldo inicial
del encabezado del multicash, luego pasamos a subir la informacin a SAP
ZFI_FORMATO
CARGUE AUTOMATICO

Desarrollos Sinergia TR ZFI_FORMATO

Sociedad: 3000
Banco propio: cdigo cuenta
Id de Cuenta: cdigo cuenta
No. Extracto: colocamos 1 el sistema lleva el consecutivo
Fecha extracto: la fecha del da anterior
Fecha de contabiliz: fecha del da anterior
Archivo cabecera multicash: nos da la opcin para buscar el encabezado en
el archivo correspondiente
Archivo detalle multicash: el detalle se busca de igual manera
Luego

Carolina Corporcin S.A.S.

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Archivo cabecera multicash: copiar y pegar la informacin que del archivo

cabecera superior y al final antes de .txt adiciono E
Archivo detalle multicash: copiar y pegar la informacin que del archivo
detalle superior adiciono D antes de .txt
ejecutar

FF_5
EXTRACTO DE CUENTA MULTICASH REDONDEADO

Finanzas Gestin financiera Bancos Entradas

Extracto de cuenta FF_5

Fichero extracto: Encabezado de multicash modificado o redondeado con

la E al final, por la transaccin anterior, que traemos del mismo archivo
donde se encuentran los originales

Carolina Corporcin S.A.S.

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Fichero VN: Igualmente encontramos el archivo detalle modificado con la D

al final
Cargar los datos
Crear batch input
Ejecutar

SM35
RESUMEN JUEGO DE DATOS

Finanzas Gestin financiera Libro Mayor Reporting de

Declaraciones Declaraciones de Iva Francia Declaracin
del Iva Procesamiento de Impuesto Diferido SM35

En esta transaccin se realiza la contabilizacin definitiva del extracto

-

Sombreamos la lnea correspondiente

Ejecutar

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Carolina Corporcin S.A.S.

Clic en Visual. Slo errores

Log ampliado
Tam.estndar dynpro
Ejecutar

Finalizar batch input

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Carolina Corporcin S.A.S.

OBSERVACIONES:
-

En el banco Av Villas debemos llevar el consecutivo, y modificar los

multicash manualmente.

Cuando el banco reporta un cdigo nuevo al realizar la transaccin FF_5

nos traer error, damos atrs y nos mostrara el cdigo a crear, movimiento
que verificaremos para saber qu efecto hace en la cuenta si es negativo o
positivo, reportarlo enviando e-mail para su creacin.

En el banco agrario mensualmente debemos solicitar la devolucin del

4x1000 mediante una carta, este valor se ver reflejado en el extracto del
mes siguiente.

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Carolina Corporcin S.A.S.