TABLAS DINAMICAS EN EXCEL

Elementos bsicos

Una tabla dinmica es una herramienta de anlisis de datos que permite resumir, filtrar
y cruzar datos de mltiples maneras en funcin de las posiciones en las que coloquemos
los campos.
Campos de pgina (filtro)

Campos de columna

Configuraciones

Campos de fila
Barra de herramientas

Campos de datos

Campos disponibles

Las orientaciones de los campos.

Los campos podrn estar en cuatro posiciones diferentes.
- Campo de datos: son los campos que queremos calcular, en el caso de la imagen
superior hemos elegido solamente Importe, pero se pueden mostrar varios.
- Campos de fila: son los campos por los que queremos clasificar la informacin, se
colocan en la parte izquierda de la tabla, Sector_Padre en este caso.
- Campos de columna: son idnticos a los campos de fila pero se colocan en la parte
superior de la tabla, en esta tabla sera el campo Solucion_Padre. Mediante la
combinacin de campos de fila y columna se puede cruzar informacin, p.e. aqu
estamos cruzando las Soluciones con los Sectores para mostrar los importes totales
de cada combinacin.

Campos de pgina (filtro): se utilizan para filtrar la informacin que aparece en la

tabla. En este caso se estn filtrando los datos por Estado de la Oferta=Aceptada y
Ao=2002.

Todos los campos pueden cambiarse de posicin simplemente arrastrndolos, en caso de

que se quiera eliminar alguno ya insertado, simplemente habra que arrastrarlo fuera del
informe (hacia abajo o a la derecha) o dentro del cuadro de campos disponibles, hasta
que el cursor se convierta en una X. Para aadir un campo simplemente habr que
escogerlo de la lista de campos disponibles y colocarlo donde interese.
La tabla dinmica tiene una barra de herramientas propia, en caso de que sta no sea
visible la mostraremos yendo al men VerBarras de HerramientasTabla dinmica.
Hay que tener en cuenta que slo se activa al pinchar dentro de la tabla.
En caso de que los campos disponibles no estn visibles, primero verificaremos que
hemos pinchado dentro de la tabla dinmica, si siguen sin verse, tendremos que hacer
clic en el botn ms a la derecha de la Barra de Herramientas de Tabla dinmica (en
Office XP, para el 2000 los campos aparecen dentro de la propia barra de herramientas).
Ver lista de campos

Como la tabla dinmica podr mostrarse de mltiples maneras en funcin de los campos
mostrados y sus orientaciones, ser til que podamos guardar las configuraciones que
ms nos interesen. Para ello utilizaremos el campo Configuraciones, a travs del cual
podremos aadir y eliminar las configuraciones oportunas. Esta opcin no forma parte
del estndar, se ha aadido a travs de programacin en Visual Basic para Aplicaciones
y es slo una muestra de las posibilidades que ofrece este lenguaje para ampliar las
utilidades del Office.
- Filtrando datos
Tenemos dos opciones para filtrar datos:
1- Desde los campos de pgina (filtro) simplemente escogiendo la opcin que nos
interese.

2- Desde los campos de fila o pgina, chequeando las opciones oportunas.

Es conveniente tener cuidado con esta opcin. En caso de que descartemos una opcin
(Privado en este caso), todos los datos referentes a la misma no volvern a aparecer
hasta que la volvamos a chequear. En caso de que, por ejemplo, ocultemos este campo
arrastrndolo fuera de la tabla, el filtro desaparece, pero si ms tarde lo volvemos a
aadir, la opcin descartada anteriormente seguir estndolo ahora y por tanto los datos
correspondientes a esa opcin desaparecern!
- Funciones de resumen
Al aadir un campo numrico a la zona de datos, automticamente resumir los datos
sumndolos, si el campo es alfanumrico los contar. Pero hay ms opciones, para
verlas haremos clic en el campo de datos oportuno y pincharemos en el botn
Configuracin de Campo de la Barra de Herramientas de Tabla Dinmica (esta opcin
tambin est disponible haciendo clic con el botn derecho).
Configuracin de campo
Aparecer el siguiente cuadro:

Aqu tambin es interesante el botn Nmero que nos lleva a otro cuadro en el que
podremos dar formato al campo, como ajustar el nmero de decimales, separacin de
miles, smbolo de moneda, etc.
A la hora de resumir datos, hay que tener en cuenta un punto que no es evidente y que
puede dar lugar a errores. La tabla dinmica trabaja con registros, por tanto si p.e.
queremos contar el nmero de proyectos podramos arrastrar el campo ndice de
proyecto a la zona de datos y seleccionar la funcin de resumen Cuenta, esto no
funcionara correctamente. El problema es que cada proyecto puede tener varias
soluciones y por tanto para un proyecto habr tantos registros como soluciones. Al
contar los registros la tabla nos estara hinchando el nmero de proyectos. Sin embargo
la suma de importes es correcta ya que los importes se desglosan por solucin y cada
registro contendr solamente su importe correspondiente.
- Subtotales
Los totales generales de fila y columna aparecen por defecto, pero adems en caso de
que estemos clasificando la informacin por varios campos nos podr interesar ver
adems los subtotales para cada campo.
Para ello, seleccionamos una celda del campo, en el siguiente caso Sector_Padre o
cualquiera de sus valores p.e. Privado, y pinchamos en Configurar Campo en la Barra
de Herramientas.

Configurar campo

Nos aparecer el siguiente cuadro en el que podremos elegir si queremos subtotales o

no. Para mostrar subtotales lo usual es chequear Automticos.

- Ordenando campos
Es posible ordenar los elementos de un campo de fila o columna de varias maneras en
funcin de los valores del propio campo o de algn campo de datos. P.e. en el caso
anterior podremos ordenar Sector_Padre alfabticamente o segn el Importe total, de
formar ascendente o descendente.
Para ello en el mismo cuadro de la imagen anterior pincharemos en Avanzado

Aqu p.e. estamos ordenando el campo Sector_Padre de forma descendente por suma de
Importe.
Como se ve en el cuadro, tambin tendremos la opcin de seleccionar solamente un
nmero de elementos determinados, p.e. los 10 proyectos con mayor importe.
Las ordenaciones de los campos son independientes entre s, p.e. despus de la
ordenacin anterior, podramos ordenar el campo Solucin_Padre por importe de forma
ascendente.
- Agrupar datos
Podra interesarnos agrupar los datos de los campos de fila o columna, p.e. ver lo que se
ha facturado por rangos de importes de los proyectos:

Primero ponemos el campo importe en el rea de filas y en el de datos. A continuacin

pinchamos con el botn derecho del ratn en el campo de fila y seleccionamos Agrupar
y mostar detalle Agrupar.
En el siguiente ejemplo vamos a agrupar los importes por grupos de 30.000, para ver
lo que se factur en cada rango de importes.

Como se ve tambin se podr especificar un lmite mnimo y otro mximo, p.e.

podramos agrupar en rangos de 30.000 slo los importes entre 6.000 y 100.000,
esto generara un grupo para menos de 6.000, grupos de 30.000 entre 6.000 y
100.000 y por ltimo un grupo para ms de 100.000.
El agrupamiento es especialmente til en los campos de fecha pues permite agrupar por
diferentes intervalos de tiempo como meses, trimestres y aos. P.e. vamos a agrupar el
importe de proyectos por meses y trimestres. Para ello arrastramos el campo
Fec_CreaOferta al rea de columnas, luego pinchamos el campo Fec_CreaOferta con el
botn derecho y seleccionamos Agrupar. En el cuadro Por seleccionamos Meses y
Trimestres.

Al aceptar, el campo Fec_CreaOferta se desglosa en meses y trimestres.

Para que el agrupamiento funcione no podrn haber registros en blanco, de lo contrario

Excel no sabra como tratar estos registros.
- Acultar y Mostrar Detalle
Si tenemos varios campos de fila o columna podremos ocultar o mostrar el detalle de un
campo con los botones Mostrar y Ocultar detalle.

Ocultar detalle

Mostrar detalle

Por ejemplo, en la siguiente pantalla hemos ocultado el detalle de la opcin AA.PP para
que no muestre el desglose por Soluciones, para ello pinchamos en la celda AA.PP y
presionamos Ocultar Detalle. Esto lo podramos haber hecho para el campo completo
haciendo clic en Sector_Padre y Ocultar Detalle.

- Informes
La tabla dinmica puede presentarse con varios aspectos diferentes, para ver la galera
de estilos haremos clic en la barra de herramientas en el botn Dar formato al informe.

Dar formato al informe

- Copiar datos
Para copiar datos de una tabla tendremos que utilizar el Men Edicin, pues las
opciones habituales de copia y pegado no estarn disponibles haciendo clic con el botn
derecho.
Si copiamos la tabla completa a otra hoja, automticamente nos crear un duplicado de
la tabla con toda su funcionalidad. Si lo nico que queremos copiar son los datos
tendremos que utilizar la opcin Pegado especial Valores, y si adems nos interesa
guardar el formato, iremos de nuevo a Pegado especial y esta vez escogemos Formatos.
- Grficas
Podremos trabajar con grficas dinmicas de la misma manera que lo hacemos con las
tablas, arrastrando campos, filtrando datos, etc. Para crear la grfica dinmica haremos
clic en el Asistente para grficos, nos la crear en una pgina nueva.

Asistente para grficos

Cada grfica tiene una tabla asociada, cualquier cambio hecho en una afectar a la otra.
Estn disponibles todas las opciones habituales de tipo y opciones de grficas de Excel
haciendo clic de nuevo en el Asistente para grficos en la Barra de Herramientas de
Grficos Dinmicos.
- Datos
Los datos de una tabla pueden estar en una base de datos o en el propio Excel, aunque
normalmente se dar el primer caso.
Los datos se pueden actualizar manualmente haciendo clic en Actualizar datos.

Actualizar datos
Tambin se puede configurar la tabla para que se actualice al abrir y a intervalos
regulares a travs de Opciones de tabla

Si fuera necesario trabajar con la tabla desde un lugar en el que no haya conexin a la
base de datos, tendremos que chequear la opcin Guardar datos con el diseo de la tabla
y borrar todas las opciones de actualizacin automtica que tengamos activadas. De esta

manera junto con la tabla se guardar una copia esttica de los datos que nos permitir
trabajar auque no haya conexin.
En el cuadro Opciones hay otros puntos de inters como Repetir rtulos en cada pgina
impresa, etc.
- Creacin de una tabla dinmica
En el men Datos seleccionamos la opcin Informe de Tablas y Grficos dinmicos.

Si los datos estn en una tabla de datos en Excel seleccionaremos la opcin Lista o BD
de Excel, si estuviesen en una base de datos escogeramos Fuente de datos externa.
Suponemos que estn en Excel, al darle a Siguiente nos pedir el rango de celdas en
donde estn los datos, si estn en la hoja actual los seleccionar automticamente.

Al hacer clic en Siguiente nos aparece el ltimo cuadro.

Si presionamos Finalizar nos crear una tabla dinmica en blanco en la que tendremos
que insertar los campos oportunos, pero tambin tenemos la posibilidad de colocar los
campos antes de finalizar con la opcin Diseo

Aqu podremos crear la estructura de la tabla arrastrando los campos dentro de las
cuatro reas.