Guia Sistemas y Procedimientos Administrativos

Universidad Alejandro de Humboldt
Sistemas Y Procedimientos Administrativos
CONCEPTO DE SISTEMAS
La palabra SISTEMA puede ser utilizada con varios sentidos diferentes. Por ejemplo,
podemos decir que el profesor Jos tiene un sistema de evaluacin muy riguroso o que Juan
tiene un sistema estupendo para jugar domin, o inclusive que el sistema solar tiende a
alejarse de un hoyo negro. Sin embargo, para nuestro propsito, diremos que SISTEMA, es un
conjunto de partes integradas que tienen la finalidad de alcanzar determinado objetivo u
objetivos.
De este concepto podemos extraer tres caractersticas bsicas:

a)
b)
Un conjunto de partes: Todo sistema tiene ms de un elemento

Partes integradas: Existe una relacin lgica entre las partes que constituyen un
sistema. Sistemas electrnicos o mecnicos, como una maquina de lavar ropa o de un
videojuego. Un sistema de administracin de personal consiste en procedimientos
integrados para reclutar, seleccionar, capacitar y evaluar empleados.
c)
Propsito comn de alcanzar determinado objetivo: Todo sistema existe para

alcanzar uno o ms objetivos, y sus partes integrantes deben ajustarse entre s
para lograr el objetivo global del sistema.
Otras connotaciones son: un conjunto de elementos interdependientes e interactuantes,

un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado y cuyo resultado es mayor
que el resultado que las unidades podran tener si funcionaran independientemente.
El ser
humano, por ejemplo, es un

sistema que consta de un nmero de rganos y miembros, y solamente cuando estos funcionan
de modo coordinado el hombre es eficaz. Similarmente, se puede pensar que la organizacin es
un sistema que consta de n nmero de partes interactuantes. Por ejemplo, una firma
manufacturera tiene una seccin dedicada a la produccin, otra dedicada a las ventas, una
tercera dedicada a las finanzas y otras varias. Ninguna de ellas es ms que las otras, en s.
Gua de Estudio, preparada por Lic. Disney Gonzlez N. 18/02/15
Pg. 1

Pero cuando la firma tiene todas esas secciones y son adecuadamente coordinadas, se puede
esperar que funcionen eficazmente y logren las utilidades.
Sistema es un todo organizado o complejo; un conjunto o combinacin de cosas o

partes, que forman un todo complejo o unitario. Un sistema es un conjunto de objetos unidos
por alguna forma de interaccin o interdependencia. Cualquier conjunto de partes unidas entre
s puede ser considerado un sistema, desde que las relaciones entre las partes y el
comportamiento del todo sea el foco de atencin. Un conjunto de partes que se atraen
mutuamente (como el sistema solar), o un grupo de personas en una organizacin, una red
industrial, un circuito elctrico, un computador o un ser vivo pueden ser visualizados como
sistemas.
Realmente, es difcil decir dnde comienza y dnde termina determinado sistema. Los
lmites (fronteras) entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad. El propio
universo parece estar formado de mltiples sistemas que se compenetran. Es posible pasar de
un sistema a otro que lo abarca, como tambin pasar a una versin menor contenida en l.
De la definicin de Bertalanffy, segn la cual el sistema es un conjunto de unidades

recprocamente relacionadas, se deducen dos conceptos: el de propsito (u objetivo) y el de
globalismo (o totalidad). Esos dos conceptos reflejan dos caractersticas bsicas en un
sistema. Las dems caractersticas dadas a continuacin se derivan de estos dos conceptos.
a)
Propsitos u objetivos: todo sistema tiene uno o algunos propsitos u objetivos. Las
unidades o elementos (u objetos), como tambin las relaciones, definen una distribucin
que trata siempre de alcanzar un objetivo.
b) Globalismo o totalidad: todo sistema tiene una naturaleza orgnica, por lo cual una
accin que produzca cambio en una de las unidades del
Pg. 2

sistema, con mucha probabilidad producir cambios en todas las otras unidades de
ste. En otros trminos, cualquier estimulacin en cualquier unidad
del
sistema
afectar todas las dems unidades, debido a la relacin existente entre ellas. El
efecto total de esos cambios o alteraciones se presentar como un ajuste del todo al
sistema. El sistema siempre reaccionar globalmente a cualquier estmulo producido en
cualquier parte o unidad. Existe una relacin de causa y efecto entre las diferentes
partes del sistema. As, el sistema sufre cambios y el ajuste sistemtico es continuo.
De los cambios y de los ajustes continuos del sistema se derivan dos fenmenos el de la
entropa y el de la homeostasia.
c)
Entropa: es la tendencia que los sistemas tienden al desgaste, a la desintegracin,

para el relajamiento de los estndares y para un aumento de la aleatoriedad. A medida
que la entropa aumenta, los sistemas se descomponen en estados ms simples. La
segunda ley de la termodinmica explica que la entropa en los sistemas aumenta con el
correr del tiempo.
d)
Homeostasia: es el equilibrio dinmico entre las partes del sistema. Los sistemas
tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a
los cambios externos del medio ambiente.
La definicin de un sistema depende del inters de la persona que pretenda analizarlo.

Una organizacin, por ejemplo, podr ser entendida como un sistema o subsistema, o ms aun
supersistema, dependiendo del anlisis que
se quiera hacer: que el sistema tenga un grado de autonoma mayor que el subsistema y menor
que el supersistema. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y
relaciones necesarios para la realizacin de un objetivo, dado un cierto nmero de
restricciones. El objetivo del sistema total define la finalidad para la cual fueron ordenados
todos los componentes y relaciones del sistema, mientras que las restricciones del sistema son
las limitaciones introducidas en su operacin que definen los lmites (fronteras) del sistema y
posibilitan explicar las condiciones bajo las cuales debe operar.
Pg. 3

Otra definicin de sistemas: El sistema es un conjunto de elementos organizados que
se encuentran en interaccin, que buscan alguna meta o metas comunes, operando para ello
sobre datos o informacin, sobre energa o materia u organismos en una referencia temporal
para producir como salida informacin o energa o materia u organismo.
FINALIDAD DE LOS SISTEMAS

El sistema existe para lograr uno o ms objetivos. Un objetivo es una situacin
deseada, un resultado a alcanzar. Un sistema es eficaz cuando alcanza adecuadamente los
objetivos para los cuales fue creado. La eficacia est ligada a los fines, a los resultados, a los
objetivos logrados.
COMPONENTES DE LOS SISTEMAS

Todo sistema est constituido por partes relacionadas entre s. Las partes son los
subsistemas que a su vez estn constituidos por otras partes relacionadas entre s, y as
sucesivamente. Por otro lado, todo sistema es parte de un sistema mayor, el suprasistema.
Este es el atractivo que la Teora de sistemas ofrece. Se puede estudiar cada sistema con sus
susbsistemas integrantes, como partes de un sistema ms grande.
Los componentes de todo sistema son los siguientes:
Entradas o insumos (inputs): El sistema recibe entradas (inputs) o insumos para poder
operar, procesando o transformando esas entradas en salidas (outputs). La entrada de un
sistema es aquello que el sistema importa de su mundo exterior. La entrada puede ser
constituida de uno ms de los siguientes ingredientes: informacin, energa y materiales.
1.-
INFORMACIN: es todo aquello que reduce la incertidumbre con respecto a

alguna cosa. Cuanto mayor sea la informacin, tanto menor ser la
incertidumbre. La informacin proporciona orientacin, instruccin y
conocimiento con respecto a algo, permitiendo planear y programar el
comportamiento o funcionamiento del sistema.
2.3.-
ENERGA: se utiliza para mover y dinamizar el sistema, hacindolo funcionar.

MATERIALES: son los recursos a ser utilizados por el sistema como medios
para producir las salidas (productos o servicios). Los materiales son llamados
operacionales cuando son utilizados para transformar o convertir otros
recursos ( por ejemplo: mquinas, equipos, instalaciones, herramientas, etc.) y
Pg. 4

son llamados productivos (o materias primas) cuando se transforman o
convierten en salidas (esto es, productos o servicios).
A travs de la entrada, el sistema importa insumos de su medio ambiente
Operacin o Procesamiento (caja negra): Todo sistema procesa o convierte sus entradas
mediante sus subsistemas. Cada subsistema se encarga de un tipo de insumo que le es peculiar.
Algunos autores utilizan el concepto de caja negra, en dos circunstancias.
1.- cuando el sistema es impenetrable o inaccesible, por alguna razn (por ej.:, el
cerebro humano, cuerpo humano, etc.);
2.- cuando el sistema es excesivamente complejo, de difcil explicacin o detalle (por
ej.: computador electrnico, economa nacional).
El concepto de caja negra se refiere a un sistema cuyo interior no puede ser
descubierto, cuyos elementos internos son desconocidos y que slo puede conocerse por
fuera, a travs de manipulaciones externas o de observacin externa.
Salidas o resultados (outputs): Es el resultado final de la operacin o procesamiento de un
sistema. Todo sistema produce una o varias salidas. A travs de la salida, el sistema exporta el
resultado de sus operaciones hacia su medio ambiente. Es el caso de las organizaciones que
producen bienes o servicios y una infinidad de otras salidas (informaciones, lucros, personas
jubiladas o se retiran, contaminacin, basura, etc.)
Retroaccin o retroalimentacin (feedback):
La retroalimentacin es un mecanismo
mediante el cual una parte de la energa de salida de un sistema o de una mquina retorna a la
entrada. La retoalimentacin (tambin llamada servomecanismo, realimentacin, en ingles
feedback) es bsicamente un sistema de comunicacin de retorno proporcionado por la salida
del sistema a su entrada, en el sentido de alterarla de alguna manera. La retroalimentacin
sirve para comparar la manera como un sistema funciona en relacin con el patrn establecido
para su funcionamiento: cuando ocurre alguna diferencia (desvo o discrepancia) entre ambos,
la retroalimentacin se encarga de regular la entrada, para que la salida se aproxime al
estndar establecido.
Las principales funciones de la retroalimentacin son:
a.- Controlar la salda enviando mensajes generados despus de la salida al regulador
de entrada;
b.- mantener un estado relativamente estable de operacin del sistema cuando se
enfrenta con variables externas que pueden ocasionar su fluctuacin;
c.- a causa de esto, aumentar la probabilidad de que el sistema sobreviva frente a las
presiones externas.
Pg. 5

Como la retroalimentacin es bsicamente una accin por la cual el efecto (salida)
repercute sobre la causa (entrada), sea incentivndola inhibindola, podemos identificar
entonces dos tipos de retroalimentacin: la positiva y la negativa.
a.- Retroalimentacin positiva: Es la accin estimuladora de la salida que acta sobre
la entrada del sistema. En la retroalimentacin positiva, la seal de salida amplifica
y refuerza la seal de entrada. Es el caso que, las ventas aumenten y los
inventarios salgan con mayor rapidez, se presenta la retroalimentacin positiva, en
el sentido de aumentar la produccin y la entrada de productos al almacn, para
mantener un volumen adecuado.
b.- Retroalimentacin negativa: Es la accin que frena e inhibe la salida, y que acta
sobre la entrada del sistema. En la retroalimentacin negativa la seal de salida
disminuye e inhibe la seal de entrada. En el caso de que las ventas disminuyan y
los inventarios salgan con menor rapidez, se presenta la retroalimentacin
negativa en el sentido de disminuir la produccin y reducir la entrada de productos
al almacn, para evitar que el volumen de inventarios aumente demasiado.
A partir de esos componentes, se puede evaluar el funcionamiento de un sistema. En
lenguaje sistmico, la eficiencia es el cociente de salida sobre la entrada, es decir, la
cantidad de salida por unidad de entrada. Si dos sistemas presentan los mismos resultados,
pero uno de ellos requiere menos recursos de entrada, entonces ste ser ms eficiente. O
dos sistemas utilizan la misma cantidad de insumos, pero uno de ellos produce mejor resultado,
entonces ste ser el ms eficiente. La eficacia, por otro lado, es la relacin entre la salida y
el objetivo del sistema, esto es, en cuanto ms contribuye el resultado al alcance del objetivo,
ms eficaz ser el sistema.
Pg. 6

EFICIENCIA Y EFICACIA DE UN SISTEMA

ENTRADA
SALIDA
SISTEMA
EFICIENCIA
RELACION ENTRE
SALIDA/ENTRADA
OBJETIVO
EFICACIA
RELACION ENTRE
SALIDA/OBJETIVO
Pg. 7

CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS
Hay varias maneras de clasificar los sistemas: en cuanto a su constitucin y en cuanto a su
relacin con el medio ambiente.
En cuanto a su constitucin, los sistemas pueden clasificarse en:
A. Fsicos o Concretos (en ingles hardware): son los sistemas compuestos de
elementos palpables y concretos, como mquinas, equipos, instalaciones, edificios,
materias primas, etctera.
B. Conceptuales o Abstractos (en ingles software): son los sistemas compuestos de
aspectos intangibles y abstractos, como filosofa, polticas, directivas,
programas, procedimientos, reglas y reglamentos, etctera.
En realidad, las empresas son sistemas constituidos por subsistemas fsicos y
conceptuales: ellas necesitan de maquinas, equipos e instalaciones, pero requieren tambin de
filosofas, directrices, reglas y reglamentos para funcionar.
En cuanto a su relacin con el medio ambiente, los sistemas pueden clasificarse en:
A. Cerrados o Mecnicos: Son los sistemas cuyas entradas y salidas hacia el medio
ambiente externo son pocas y sobre todo conocidas. Son los sistemas mecnicos
o determinsticos que con determinada entrada producen determinada salida,
como el motor, la mquina, etctera. Son previsibles y sujetos a certezas.
B. Abiertos u Orgnicos: son los sistemas que tienen una infinidad de entradas y
salidas hacia el medio ambiente externo, no siempre bien conocido. Mantienen
intenso intercambio con el ambiente. Son los sistemas vivos y orgnicos sujetos a
la indeterminacin e incertidumbre.
En realidad, no existen sistemas absolutamente cerrados o absolutamente abiertos: los
primeros seran hermticos y los ltimos se confundiran con el ambiente externo. En las
empresas existen sistemas mecnicos (como mquinas, equipos, instalaciones, etctera) y
sistemas orgnicos (como las personas, principalmente). La propia empresa es un sistema
orgnico, vivo y abierto.
Clasificacin arbitraria de los sistemas, segn Stafford Beer :
Este propone una clasificacin arbitraria de los sistemas para facilitar su estudio.
Esta clasificacin se basa en dos criterios diferentes:
A.-
En cuanto a su complejidad, los sistemas pueden ser:

1.- COMPLEJOS SIMPLES, pero dinmicos: son los menos complejos
2.- COMPLEJOS DESCRIPTIVOS: no son simples, son altamente elaborados
y profusamente interrelacionados;
Pg. 8

3.- EXCESIVAMENTE COMPLEJOS: extremadamente complicados y que no
pueden ser descritos de forma precisa y detallada.
B.-
En
cuanto a la diferencia
PROBABILSTICOS:
entre
sistemas
DETERMINSTICOS
1.- Sistema DETERMINSTICO, es aquel en el cual las partes interactan de

una forma perfectamente previsible, sin dejar lugar a dudas. A partir del
ltimo estado del sistema y del programa de informacin, se puede prever,
sin ningn riesgo o error, su estado siguiente. Por ejemplo, cuando se gira
la rueda de la maquina de coser, se puede prever el comportamiento de la
aguja.
2.- Sistema POBABILSTICO es aquel para el cual no se puede suministrar
una previsin detallada. Estudiando intensamente, se puede prever
probabilsticamente lo que suceder en determinadas circunstancias. No es
predeterminado. La previsin se encuadra en las limitaciones lgicas de la
probabilidad. Por ejemplo, el comportamiento de un perro cuando se le
ofrece un hueso: puede aproximarse, no interesarle o retirarse.
De all su clasificacin de seis categoras de sistemas:
a.- Sistemas determinstico simple: es aquel que posee pocos componentes e
interrelaciones, que revelan un comportamiento dinmico completamente
previsible. Es el caso de un juego de billar, que cuando est adecuadamente
definido, es un sistema de geometra dinmica muy simple (aunque
abstracto). En el mundo real, el juego de billar se vuelve probabilstico.
b.- Sistema determinstico complejo: es el caso del computador electrnico.
Si su comportamiento no fuere totalmente previsible, funcionara mal.
c.- Sistema deterministico excesivamente complejo: esta categora esta
vaca, pues no existe ningn sistema que pueda encuadrarse en ella.
d.- Sistema probabilstico simple: es un sistema simple, pero imprevisible,
como jugar con una moneda. El control estadstico de calidad es un sistema
probabilistico simple.
e.- Sistema probabilstico complejo: es un sistema probabilstico que, aunque
complejo, puede ser descrito. El volumen de agua que pasa por un ro es un
ejemplo. El concepto de lucratividad en la industria, es otro.
f.- Sistema probabilstico excesivamente complejo: es un sistema tan
complicado que no puede ser totalmente descrito. Es el caso del cerebro
humano o de la economa nacional. El mejor ejemplo de un sistema
industrial de esa categora es la propia empresa.
Pg. 9

NOTA: Se recomienda investigar sobre otros tipos de sistemas.
BIBLIOGRAFA
CHIAVENATO, Idalberto. (1.998). INTRODUCCIN DE LA TEORA GENERAL DE LA
ADMINISTRACIN. (3. ed.). Brasil. Editorial Mc. Graw. Hill.
CHIAVENATO, Idalberto. (1.993). INICIACIN A LA ORGANIZACIN Y EL CONTROL.
(1. ed.). Mxico. Editorial Mc. Graw. Hill.
MURDICK, Robert. (1.988). SISTEMAS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA. (2. ed.).
Mxico. Editorial Prentice Hall.
Pg. 10

DEFINICION DE ORGANIGRAMA
Es la presentacin grfica de la estructura organizativa de una empresa, y en la cual se
expresan las partes que la conforman y la relacin que existe entre ellas. Permite ubicar
responsabilidades sobre reas determinadas, establece niveles de dependencia entre los
diferentes niveles organizativos.
Es un modelo conocido de las relaciones de autoridad y responsabilidad que existen entre
los departamentos y las personas en una organizacin formal. ayuda a definir las relaciones
organizacionales, y sin l es difcil determinar quien trabaja con quien y como estn
relacionados los grupos dentro de la organizacin. las lneas de un organigrama se utilizan para
indicar la autoridad formal y pueden dar una visin de las comunicaciones formales y de la
estructura de la organizacin.
UTILIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS

1)
Informar la posicin jerrquica de los miembros de la organizacin y la relacin que

tienen con el resto de la estructura.
2)
Dar una visin en conjunto de la estructura organizacional.
3)
Detectar fallas de control interno (cuando un cargo tiene funciones incompatibles).
4)
Determinar si a un cargo se le han fijado funciones heterogneas (departamentalizacin

inadecuada).
5)
Verificar si hay falta de unidad de mando (dos o ms personas supervisando un cargo).
6)
Determinar los niveles jerrquicos.
7)
Eliminar cualquier confusin que pueda surgir sobre el tipo de autoridad que se le ha
asignado a un cargo (sea lineal, asesor o funcional).
8)
Verificar si el tramo de control es correcto.
LIMITACIONES
1)
Generalmente son incompletos, porque son simples representaciones esquemticas.
2)
No proporcionan una idea clara del movimiento funcional de la empresa.
3)
El sistema de comunicacin queda al margen del organigrama.
4)
No refleja la relacin de la organizacin con el mundo exterior.
5)
El aspecto dinmico de la infraestructura humana escapa a cualquier tipo de

representacin grfica.
CLASIFICACION DE LOS ORGANIGRAMAS

Segn su forma geomtrica: se dividen en:
Pg. 11

a)
b)
c)
d)
Verticales (tipo clsico)

Horizontales (de izquierda a derecha)
Escalares
Circulares o concntricos
ORGANIGRAMA VERTICAL
Este es del tipo de organigrama de uso ms frecuente y representa con toda fidelidad
una pirmide jerrquica, ya que las unidades se desplazan segn su jerarqua, de arriba hacia
abajo en una graduacin jerrquica descendiente.
Los organigramas verticales o clsicos tienen una modalidad para la disposicin de sus
unidades y consiste en lo siguiente: a partir del nivel tcnico (departamento, direccin,
gerencia, etc.), las unidades subsiguientes de los distintos niveles no se desplazan
horizontalmente (de izquierda a derecha o viceversa), sino en estricto sentido vertical. esta
modalidad o variante se utiliza para economizar espacio.
Consejo de
administracin
Presidente
Planificacin y
asesora econmica
Vicepresidente
Archivo y
correspondencia
Personal
Dep. de ventas
Dep. de
administracin
Dep. de tesorera
Jurdico
Auditora
Dep. de produccin
Pg. 12

ORGANIGRAMA HORIZONTAL
Estos organigramas son una modalidad del organigrama vertical, debido a que
representan a la estructura sin mayores alteraciones, pero con una disposicin en cuanto al
espacio, de izquierda a derecha y no de arriba hacia abajo.
Este tipo de organigrama posee algunas variaciones con respecto al vertical, ya que los
nombres de las figuras tienden a ser colocados sin recuadros o figuras geomtricas; tambin
es usual describir las funciones principales de las unidades ms importantes en forma escrita.
Existe un organigrama horizontal con variante que consiste en colocar dentro del
recuadro, el nombre de las unidades con la adaptacin de la variante del organigrama vertical.
Dep. de tesorera
1
2
Jurdico
Dep. de produccin
Planificacin y
asesora econmica
Auditoria
1
2
Consejo de
administracin
Presidente
Vicepresidente
4
Archivo y
correspondencia
5
Dep. de
administracin
1
Personal
2
3
4
Dep. de ventas
1
2
3
Pg. 13

ORGANIGRAMA ESCALAR
Este modelo de organigrama entre nosotros es poco conocido, ya que no utiliza los
recuadros para los nombres de las unidades de la estructura sino lneas encima de las cuales se
colocan los nombres.
adems, en un mismo plano se pueden colocar organigramas
suplementarios de cada una de las unidades principales, si se desea.
Consejo de administracin
Presidente
Planificacin y
asesora econmica
Vicepresidente
Jurdico
Auditoria
Archivo y
correspondencia
Personal
Consejo de administracin
Sec. de presupuesto (1)
Sec. de contabilidad (2)
Sec. de compras y
suministros (3)
Dep. de ventas
1
2
3
Dep. de produccin
1
2
3
4
5
Dep. de administracin
1
2
3
Dep. de tesorera
1
2
3
4
Pg. 14

ORGANIGRAMA CIRCULAR O CONCENTRICO
En este estilo de organigrama los niveles jerrquicos se muestran mediante crculos
concntricos en una disposicin de adentro hacia afuera y en orden de importancia.
El organigrama circular, es recomendado por la prctica de las relaciones humanas, para
disipar la imagen de subordinacin que traducen los organigramas verticales, las cuales estn
colocadas unas arriba y otras abajo. este tipo de organigrama es poco usado debido a que se
presta a confusiones e interpretaciones torcidas.
Consejo de
administracin
Pg. 15

Segn su objeto, pueden ser:

a)
Estructurales: muestran solo la estructura administrativa de la empresa
b)
Funcionales: indican en el cuerpo de la grfica, adems de las unidades y sus relaciones,

las principales funciones de los departamentos
c)
Especiales: se destaca alguna caracterstica

Segn su rea: se dividen en:
a)
Generales: presentan toda la organizacin; se llaman tambin cartas maestras
b)
Departamentales: representan la organizacin de un departamento o seccin

Segn el contenido: se subdividen en:
a)
Esquemticos: contienen solo los rganos principales, se elaboran para el pblico, no

contienen detalles
b)
Analticos: ms detallados y tcnicos
REGLAS BASICAS PARA LA ELABORACION DE UN ORGANIGRAMA

1)
Las unidades se representan por rectngulos
2)
Las relaciones se representan por lneas
3)
Las lneas se colocan perpendicular al papel
4)
No es necesario hacer rectngulos ms grandes que otros para destacar la importancia
5)
Se escribe la denominacin de la unidad y no de cargos
6)
Las lneas parten del centro de un

rectngulo
7)
En las unidades asesoras la lnea entra perpendicular al lado menor del rectngulo
8)
En relacin de coordinacin, salen del rectngulo por el lado menor para el otro lado
menor del rectngulo
9)
La lnea continua es una relacin administrativa
10)
La lnea segmentada o punteada es una relacin funcional
11)
Cuando la unidad est segmentada, significa que es una unidad en proyecto, que va a ser
creada
rectngulo y caen en la parte superior de otro
Pg. 16

12)
Las unidades de proyecto se representan:
13)
Los rganos descentralizados y desconcentrados se representan:
Descentralizado:
Desconcentrado:
Se dejan sin lnea al pie de pgina
Cuando existen las dos se usan indistintamente, pero no pueden tener la misma lnea, se
indica en una leyenda que signo se us para cada uno de ellos
14)
El organigrama debe tener una leyenda donde se explique algunos signos que no son
comnmente usados
15)
La presentacin del comit se coloca a nivel del cargo de la persona que presida el comit
16)
El organigrama debe tener una sola nota, donde diga si se indican niveles jerrquicos o no
17)
Se debe evitar en lo posible que la lnea de mando caiga directamente sobre una unidad
18)
Se debe evitar en lo posible las abreviaturas y cortar palabras dentro de los rectngulos
19)
Se debe tratar de centralizar los ttulos con respecto al recuadro
20)
Se debe tratar de equilibrar el organigrama
Pg. 17

RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACION DE UN ORGANIGRAMA

1)
Respetar los niveles jerrquicos: significa esto, que hay que establecer un conjunto de
niveles jerrquicos con base en la funcin que realizan las respectivas unidades. as, en
cada estrato o nivel particular se van colocando las unidades correspondientes
Procedimientos para cumplir con lo anterior:
a)
Se toma un papel y se traza, en su margen izquierdo, una lnea vertical a lo largo de ste
b)
Esa lnea se separa unos cinco centmetros y medio del borde izquierdo del papel
c)
Se coloca en toda la extensin vertical del margen trazado en el lado izquierdo la frase
"niveles jerrquicos"
d)
Se comienza a colocar las diferentes unidades en sus respectivos niveles. aqu hay que
proceder tomando en cuenta otras ciertas recomendaciones.
2)
El nombre especfico o particular de la unidad: se le asigna de acuerdo con las funciones

y las actividades que realiza. por ejemplo, direccin de administracin, de impuesto
sobre la renta, gerencia de crdito.
Una vez colocado el nombre especfico, comenzamos a colocar las distintas unidades en
los diferentes niveles, para lo que ser de mucha gua la designacin genrica que tenga
la unidad, porque esto nos dice donde la podemos ubicar. adems, la interrelacin, se
establece tomando como base las funciones y las actividades que las unidades realizan.
3)
Despus de definir las distintas unidades y tener catalogadas sus posiciones relativas en
los distintos niveles, procederemos a relacionar esas diferentes unidades. a este fin se
conectan unas a otras con las lneas correspondientes, segn sea la autoridad y la
relacin especfica que mantienen.
Asimismo, aquellas unidades que mantienen con las unidades directivas una relacin
especial en la organizacin, deben ser definidas y colocadas en sus puestos
correspondientes, y es necesario, adems, especificar sus verdaderas relaciones.
Recordemos que las relaciones ms importantes son: de mando, de coordinacin,
funcional, de estado mayor y de servicios especiales (unidades auxiliares centrales).
Si se trata de un organigrama analtico, deben explicarse en hoja anexa las relaciones
funcionales y especiales que, por ser de sta condicin ameritan una informacin
especial.
Pg. 18

4)
Al organigrama final, ya destinado al dibujante, se le coloca en el extremo derecho,

posterior o inferior, un recuadro que contenga las referencias y los signos
convencionales usados. adems el nombre del tcnico o la persona que elabor el
organigrama, el nombre del dibujante, fecha de elaboracin, revisin y modificacin, y,
muy importante, el nombre de la persona que lo aprob
A continuacin se muestra el cuadro de referencias y la forma de cmo debe ser

elaborado
Referencias
U. P. P.
U. I. C.
Elaborado por:
PEREZ
Mando
Coordinacin
Apoyo
Comit o
Unidad especial
Unidad pluripersonal
Unidad individual
Colectiva
Dibujado por:
MARTINEZ
Aprobado por:
FERNANDEZ, Gerente General
Emisin: 11-11-99
Revisin: 15-12-99
Modificaciones: 8-1-00
5)
Si el organigrama es de tipo vertical con variantes sugerimos las recomendaciones

siguientes:
a)
No ponga el nombre de la persona que ocupa el cargo solo en el recuadro, sino el nombre
de la unidad
Correcto
Incorrecto
Direccin de
administracin
Pedro Prez
Direccin de
administracin
Pedro Prez
b)
Coloque en un mismo nivel las unidades de igual categora
Pg. 19

Correcto
Incorrecto
Direccin
Direccin
Div.
A
Div.
B
Sec.
A
c)
6)
7)
Div.
A
Sec.
B
Div.
B
No cubra el organigrama con excesivas lneas punteadas y/o discontinuas, para

sealar relaciones de coordinacin y/o funcionales. se recomienda para el primer caso,
utilizar crculos e informaciones adicionales, por escrito, cuando se trata del segundo
caso
Para denominar las unidades del tercer nivel (asesoramiento, especializacin, etc.),
recomendamos el nombre especfico de acuerdo con la funcin que stas cumplen, y en
consecuencia, deben evitarse los nombres genricos, tales como departamento, oficina,
divisin, etc.
en su defecto pueden utilizarse: relaciones pblicas, relaciones
industriales, planificacin, archivo y correspondencia; la razn de esta sugerencia es que
los nombres genricos, para este tipo de unidades, puede crear competencias con las
unidades de lneas de la estructura de la organizacin
Las unidades ubicadas en el nivel de descentralizacin deben estar unidas directamente
por una lnea de autoridad que salga de la unidad de la cual dependen. generalmente,
depende directamente de las unidades directivas del primer nivel y mantienen relaciones
funcionales con el resto de las unidades de la estructura
El nivel de descentralizacin se separa del resto de los niveles de plano que contiene el
organigrama, con unas lneas punteadas o discontinuas
Pg. 20

Presidente
Gerente
General
Unidad
Tcnica
A
Unidad
Tcnica
B
Unidad
Tcnica
C
Unidad
Tcnica
D
Nivel de Descentralizacin
Sucursal
A
Sucursal
B
8)
El organigrama debe ser orgnico, articulado, simtrico, uniforme y armonioso
9)
Cuando la organizacin es grande, se impone la elaboracin de un organigrama

suplementario para desarrollar las estructuras de las unidades importantes que por su
magnitud y extensin no caben en un solo organigrama dibujo
Pg. 21

1.
DEFINICIN DE PROCEDIMIENTOS
Es un conjunto de pasos interrelacionados presentados en forma secuencial o cronolgica

de cuya ejecucin depende la realizacin de un trabajo o de una etapa separable de ste.
2. CONCEPTOS RELACIONADOS DE SISTEMAS, PROCEDIMIENTOS Y MTODOS
Si en el concepto generalizado de sistemas sustituimos la palabra elementos por
procedimientos logramos la definicin siguiente:
Un sistema es un conjunto de procedimientos interrelacionados e interactuantes que
operan de una forma caracterstica y generalmente persiguen un objetivo trazado en un
plan.
De esta manera, un sistema estar constituido por la integracin de un conjunto de
procedimientos afines. Por ejemplo el Sistema de Administracin de Personal lo constituye
la integracin de los procedimientos de Reclutamiento y Seleccin, Clasificacin y
Remuneracin, Registro y control, Adiestramiento y Desarrollo, etc.
Ahora bien en la definicin de procedimientos nos hemos referido a pasos, estos pasos no
son ms que labores o actividades, las cuales deben realizarse de acuerdo a ciertos
arreglos; es decir, enmarcados en los denominados mtodos de trabajo. Por lo antes
expuesto debemos concluir en el siguiente razonamiento: Un conjunto de mtodos de
trabajo integran un procedimiento.
3. PRESENTACIN DE UN PROCEDIMIENTO
Existen dos formas establecidas para la presentacin de un procedimiento:
Formal literal o escrita.
Forma grfica
.
3.1.FORMA LITERAL O ESCRITA
Como su nombre lo indica, mediante esta forma el procedimiento ser presentado en
palabras escritas. Para ello existen, a su vez, dos tcnicas generalizadas: la Clsica y el
Play Script.
La tcnica CLSICA es poco usual, est prcticamente en desuso, y consiste en la
presentacin epistolar de los pasos del procedimiento sin identificar con exactitud a las
unidades o personas ejecutoras de las labores o pasos.
La tcnica del PLAY SCRIPT (literalmente significa LIBRETO), presenta los pasos del
procedimiento de una manera ms clara y comprensible, mediante la misma el
procedimiento ser presentado en dos columnas; la de la izquierda para identificar al
Pg. 22

ejecutor, bajo la denominacin de RESPONSABLE o RESPONSABILIDAD, y la columna de
la derecha para presentar, en forma enumerada, los pasos bajo el ttulo de ACCIN.
Un ejemplo nos ayudar a diferenciar ambos estilos:
Veamos un procedimiento escrito en el estilo clsico:
Procedimiento N 38
SOLICITUD DE EQUIPO Y/O INSTALACIONES ADICIONALES
El procedimiento en referencia asigna la responsabilidad al departamento solicitante para
que justifique plenamente la necesidad de equipo y/o instalaciones adicionales.
Para ayudar a los departamentos solicitantes se ha creado la forma N 347 solicitud de
instalaciones la cual, si es llenada completamente, cumplir no slo con las instrucciones de
prctica estndar N 74 sino que facilitar grandemente la revisin y en caso necesario la
adquisicin de los elementos requeridos. La utilizacin cuidadosa de la forma N 347
redundar en beneficio del solicitante y de la compaa. Como ayuda adicional, si el
solicitante enva dos copias del formulario N 347 a Ingeniera de Instalaciones, una copia
le ser devuelta con el nmero del trabajo asignado, lo que dar al solicitante un estado de
situacin de su solicitud y le servir tambin como un archivo de fcil referencia.
Veamos ahora la misma idea expresada en forma Play Script:
Procedimiento N 38
SOLICITUD DE EQUIPO Y/O INSTALACIONES ADICIONALES

Responsable
Dpto. Solicitante
1.
2.
Ingeniera de Instalaciones
3.
Dpto. Solicitante
4.
5.
Ingeniera de Instalaciones
6.
7.
Accin
Llena la forma N 347, solicitud de instalaciones por
triplicado.
Enva dos copias a Ingeniera de Instalaciones y
conserva el original en el archivo de solicitudes.
Asigna el nmero de trabajo a las copias recibidas,
indicando cuando ser tomada una accin preliminar.
Regresa una de las copias al Dpto. solicitante.
Archiva la copia recibida junto con el original de la
misma.
Nota:
En caso de consulta debe hacerse referencia al N de
trabajo que aparece en la copia de la solicitud.
Analiza todas las solicitudes en su poder.
Determina la prioridad segn la magnitud de las
necesidades de los departamentos y asigna fondos
Pg. 23

de acuerdo a tales prioridades.
Como se puede observar, existe una gran diferencia entre uno y otro estilo, uno es confuso,
rimbombante, lleno de palabras intiles, el otro es simple y claro y establece sin dejar
lugar a dudas las funciones de cada quien.
RECOMENDACIONES PARA EL USO DEL PLAY SCRIPT
1.
2.
3.
4.
5.
Seleccionar el ciclo lgico del sistema y escribir los procedimientos que se cumplen
en ese ciclo.
Escribir cada paso de accin en secuencia directa: 1, 2, 3, etc.
Sealar al responsable de cada paso. Puede ser una persona, o un grupo de ellas.
Iniciar la descripcin de cada paso con un verbo que indique accin en el presente
(use verbos que impliquen accin de trabajo tales como enva, recibe, archiva,
prepara, llena, etc.).
Utilizar el menor nmero posible de palabras para definir cada paso.
3.2.FORMA GRFICA (Flujograma)

Definiremos FLUJOGRAMA como la representacin grfica de un procedimiento.
El Flujograma es un instrumento de gran importancia para el anlisis de los procedimientos.
Cuando el objetivo de la investigacin sea estudiar la relacin entre los principales
procesos de la empresa y la manera como las diferentes actividades contribuyen a ellos, el
flujograma es un medio efectivo para lograr una rpida comprensin del panorama general.
Los flujogramas tambin llamados fluxogramas, son grficas que indican el movimiento,
curso o rutina de algo; puede ser el trabajo, un formulario, un material, etc.
En la investigacin administrativa utilizaremos el flujograma para la representacin del
Procedimiento Actual, despus del anlisis y la inclusin de mejoras el flujograma
representar el Procedimiento Propuesto.
OTRA DEFINICION
Tambin llamados fluxogramas o diagramas de flujo, son grficos que permiten conocer,
en un solo dibujo, la secuencia completa de un procedimiento paso a paso, con detalle no solo de
las labores que se realizan en cada paso, sino tambin de los documentos que se manejan, tales
como registros, archivos, formatos, etc.
Cuando el objetivo de la investigacin sea estudiar la relacin entre los principales
procesos de la empresa y la manera como las diferentes funciones contribuyen a ellos, el
flujograma es un medio efectivo para lograr una rpida comprensin del panorama general.
Pg. 24

El sistema por s mismo es un elemento que sirve de enlace al trabajo de muchas
personas o grupos de personas. Puesto que el flujograma muestra estas relaciones de trabajo
con bastante claridad, es el diagrama del sistema ms utilizado.
Un flujograma puede mostrar a grandes rasgos el flujo de trabajo de un departamento. El propsito es
demostrar como el sistema alcanza el trabajo de unidades diferentes en un juego de equipo nico.
El flujograma consta de cuatro partes:
Encabezamiento: En el cual se indicar la denominacin de la institucin, del

procedimiento y de las unidades administrativas que intervienen.
Cuerpo: Que est constituido por un conjunto de espacios columnares donde, a
travs de smbolos se refleja el curso o rutina del procedimiento.
Referencias: Constituyen explicaciones de la simbologa utilizada y observaciones
que permiten el esclarecimiento de dudas que presenta el grfico. Generalmente,
esta parte se incluye en un rea en blanco del cuerpo.
Pie: Donde se indica las iniciales de responsabilidad de elaboracin y la fecha de
elaboracin.
FORMA DE ELABORAR UN FLUJOGRAMA

El encabezamiento de cada columna del flujograma debe tener un ttulo (puede ser de un
departamento). Coloque estos ttulos en el orden cronolgico de su participacin, de izquierda
a derecha.
El primer actor o ttulo iniciado indica la accin.
SIMBOLOS UTILIZADOS
Es sencillo comprender la necesidad de uniformizar la simbologa de los flujogramas,
para la fcil y rpida comprensin por parte de personas que no hayan elaborado dicho
flujograma.
En este apartado mencionaremos los diferentes smbolos utilizados por los flujogramas,
pero haciendo notas que stos son signos convencionales:
Pg. 25

1)
Representacin de formatos: Estos pueden presentarse indistintamente, mediante los

siguientes smbolos:
F-1
F-5
F-3
2)
Multiplicidad y numeracin: La representacin puede ser hecha de:

- Abajo a derecha
- Abajo a izquierda
- Arriba a derecha
- Arriba a izquierda
La numeracin se puede representar por:
- (0,1,2) =
Original, primera, segunda ... copia
- (0,2,3) =
Original, duplicado, triplicado ...
- (1,2,3) =
Nmero de hojas
1
3
2
0
3)
Documento archivado:
- Cuando se trata de un archivo definitivo, se representa un tringulo oscurecido
F-1
Pg. 26

-
Cuando se trata de un archivo temporal se representa el mismo tringulo pero sin

oscurecer
F-3
4)
Destruccin de un documento: Se representa el documento y una "X", as:
F-1
5)
Cuando un formato origina a otro, se representa por medio de una flecha quebrada
F-1
R-5
6)
Formato retenido: Se representa al formato y a un lado, en lnea originada en l, se

coloca el tiempo de retencin:
(D) =
Un da aproximadamente
(2D) =
Dos das aproximadamente
(0) =
Horas
(") =
Minutos
F-2
F-3
1H
Pg. 27

7)
8)
Conectores:
Estos son para representar la conexin dentro de una pgina
Para que no existan cruces de las lneas en el flujograma, son utilizados ganchos
QUE PUEDE HACER UN FLUJOGRAMA?

El flujograma puede ayudarle en los siguientes aspectos cuando usted realiza trabajos
de sistemas:
1)
Puede revelar lo que est sucediendo en el sistema actual
2)
Puede ayudarle a mostrar, como trabajar el nuevo sistema propuesto
Pg. 28

3)
Puede ayudar a mostrar el contraste entre el sistema actual y el propuesto, cuando

presente el nuevo plan
4)
Le ayudar a visualizar la secuencia en la cual escribir el procedimiento
5)
Diseado como un diagrama formal, puede tomar el lugar de un procedimiento o puede

completar un procedimiento
ANALISIS
Para el anlisis del flujograma, nos plantearemos las siguientes preguntas fundamentales:
1)
Hay un zigzagueo? (es el retorno de un paso a su punto de partida antes de seguir

adelante)
Ello es ndice de mala distribucin de la autoridad
2)
Se podra cambiar la secuencia para ahorrar esfuerzo en comunicaciones?
3)
Es necesario cada uno de los pasos?
4)
Debe hacerse as cada paso?
5)
Hay informacin redundante?
Estas sern algunas de las principales preguntas que sern necesario responder al
analizar un flujograma
CONCLUSIONES
-
En general, mediante los flujogramas podemos detectar las unidades puentes. Estas son
unidades consumidoras de tiempo y esfuerzo
Tambin nos permite ver como quedan distribuidas las copias
Puede que dos o ms copias queden archivadas en la misma oficina, lo cual queda
detectado en el flujograma
Permiten los flujogramas determinar los comportamientos estancados
Estas son unidades donde los papeles son retenidos por mucho tiempo, quizs por
excesivo trabajo
Se logra hallar el curso lgico de documentos tanto para el sistema actual como para el
sistema que se piensa proponer
Cuando en un flujograma se hallen demoras, hay que hacer un estudio minucioso y se

debe responder a las preguntas:
Pg. 29

* Se justifica?
* Por qu?
* Se puede eliminar?
OTRA SIMBOLOGA, TAMBIEN UTILIZADA
Original y dos copias de una forma determinada
F-1
La esquina oscura significa que las formas fueron

preparadas aqu
F-1
F-1
La lnea con una flecha seala la direccin del

flujo de la forma, no es necesario llenar la punta de
la flecha
Pg. 30

1
2
El nmero de arriba de la forma permite hacer

referencia cruzada con la descripcin. Cada frase
numerada describe un paso de procedimiento
La interrupcin en la lnea de flujo significa que el

flujo de la forma fue suspendido, bien porque
termine ese paso o por alguna otra razn que se
explica en la descripcin
F-1
Se hace para establecer la posicin. Se retienen la

copia 2 y se envan la 1 y la 3
F-1
Archivo
permanente
Pg. 31

Se usa algunas veces para economizar espacio en

el grfico, elimina una columna
F-1
Cliente
3
2
0
Cuando el nmero de copias es indeterminado

F-1
Registro
Pg. 32

Cuando una copia debe ser destruida lo indicamos

mediante este smbolo
F-1
3
2
0
Este smbolo nos indica archivo temporal

F-1
Indica accin alternada o excepcional cuando un

formulario puede seguir una o dos rutas diferentes.
Tambin puede referirse a una copia condicional
Pg. 33

Una lnea de puntos o rayas se utiliza generalmente

para indicar flujo excepcional o alternado, a menos
que la descripcin lo indique de otra manera
El asterisco se usa en un flujograma o
procedimiento en la misma forma que lo
utilizamos en la escritura para indicar una nota
explicativa
Lnea de flujo
Cuando se transcriben datos, o en base a la forma 1

se elabora la 2
Pg. 34

Cruce de lnea
Fin de proceso
Cuando el proceso continua, continua en B
Si
Aprueba
No
Indica decisin, si o no, acerca de una accin

decisoria
Recuerde: La sencillez es la base primordial en el diseo
Pg. 35

DEFINICION DE FORMATO
Un FORMATO se puede definir como una hoja de papel convenientemente impresa, de
uso peridico o constante, con espacios apropiados para anotar y transmitir informacin
relacionada con la aplicacin de un procedimiento.
Ventajas:
Entre las ventajas que se le encuentran al uso de los FORMATOS podemos anotar las
siguientes:
1)
Economizar tiempo y trabajo, evitando recopilar datos que son de uso corriente o de
simple rutina.
Si cada vez que un empleado prepare una factura tiene que copiar el
nombre de la empresa, la direccin, el telfono y otros datos pertinentes a ella, se

gastara innecesariamente un tiempo econmicamente valioso. Para evitar esta prdida
de tiempo el formulario trae los datos preimpresos para trabajar con mayor rapidez sin
necesidad de recopilarlos intilmente
2)
Facilitar la realizacin de los trabajos porque sirven como elemento de orientacin, para
indicar, modificar o detener una actividad.
No debemos olvidar que aunque no est
escrito el formulario resume la aplicacin parcial o total de un procedimiento

3)
Evitar la recopia de informacin de un documento a otro mediante el uso de copias que

reducen la prdida de tiempo y la posibilidad de errores, debido a la transferencia de
informacin
4)
Formalizar las comunicaciones dentro y fuera de la empresa, porque un documento

preimpreso
contiene
datos
caractersticos
que
identifican
oficialmente
una
organizacin, por ejemplo, el papel membrete que usa una empresa para su
correspondencia ordinaria
5)
Unificar el uso de documentos para la empresa, en otras palabras, en lo relativo a

dimensiones se usan medidas normales o standard a fin de que los FORMATOS sean
mltiples o submltiples de una dimensin seleccionada como patrn. Adems se evita el
Pg. 36

desperdicio de papel y la reduccin de costo de impresin. Tambin, se normalizan las
perforaciones para archivar los documentos y los tipos de papel y letras empleadas
Clasificacin segn su presentacin:

De acuerdo con la presentacin que adquieren los FORMATOS para su uso, los podemos
clasificar en dos grandes grupos, a saber:
1)
FORMATOS simples: Son aquellos representados por una sola hoja. Ejemplo de este
formulario es el membrete que la empresa usa para tramitar su correspondencia
2)
FORMATOS compuestos:
Son aquellos que tienen ms de una hoja y adquieren una
forma especial debido a su uso e impresin. Entre ellos podemos citar los siguientes:
a)
Bloques: Son lotes determinados de FORMATOS engomados segn convenga por

uno de sus lados, generalmente por el lado izquierdo o superior. Esta clase de
FORMATOS ofrece la facilidad de que pueden ser preparados usando diferentes
medios de escritura, por ejemplo: lpiz, bolgrafo, o mquina de escribir
b)
Talonarios:
Son lotes de FORMATOS engrapados por uno de sus lados,
generalmente por el lado izquierdo o superior. En esta clase de FORMATOS una

copia queda fija al talonario una vez que se haya desglosado el original del
formulario
c)
Juego listo, juego fcil o "snap-out": Esta clase de FORMATOS se caracteriza

porque tiene un taln en uno de sus lados que est solidamente engomado y puede
desglosarse aplicando un pequeo esfuerzo al lado opuesto del engomado o
engrapado, las copias que se desprenden estn perforadas. Este formulario puede
tener ms de una copia y papel carbn intercalado
d)
FORMATOS continuos: Estos FORMATOS se caracterizan porque vienen unidos

por medio de perforaciones y presentan en sus mrgenes huecos de alimentacin,
en forma vertical, los cuales sirven para que sean procesados mediante el uso de
sistemas mecanizados, ya sean operados manual o elctricamente
e)
FORMATOS carbonizados: El propsito de este formulario es eliminar el uso del

papel carbn y consiste en cubrir total o parcialmente la cara posterior del
Pg. 37

formulario. Cuando el formulario se recubre parcialmente solamente salen en las
copias determinada informacin
Clasificacin segn el uso o fines que persigue el formulario:

De acuerdo con el uso o fines que persiguen los FORMATOS pueden clasificarse as:
1)
Para ordenar la ejecucin de decisiones, es decir, FORMATOS que originan una accin.
Por ejemplo, una orden de compra (fig. 1).
Estos FORMATOS representan
aproximadamente el 60% de los de una empresa
Pg. 38

2)
Para registrar la informacin de ciertas operaciones y mantener dichos resultados para

realizar posibles consultas. Por ejemplo, una ficha mdica (fig. 2). Estos FORMATOS
representan aproximadamente el 25% de los FORMATOS de una empresa
Pg. 39

3)
Para reportar los resultados de determinadas operaciones, decisiones o determinado

ejercicio econmico. Por ejemplo, un informe de actividades de un servicio mdico (fig.
3). Estos FORMATOS representan aproximadamente el 15% de los FORMATOS de una
empresa
Pg. 40

El propsito de un formulario es trasportar informacin de la mente de un trabajador a

la de otro, o de una unidad administrativa a otra, por consiguiente debe ser concebido en una
forma
tal,
que
nos
permita
hacerlo
con
facilidad
prontitud.
Un
formulario,
independientemente de su funcin, tiende a lograr lo siguiente:

1)
Reduccin del tiempo para llenarlo
2)
Que los trabajadores puedan copiar o transcribir la informacin con ms rapidez
3)
Que pueda ser ledo e interpretado con mayor facilidad
4)
Reducir o evitar el tiempo para hacer preguntas sobre la informacin en estudio
5)
Reducir el tiempo para archivarlo, siempre que no se pueda eliminar
6)
Facilidad para describir y corregir los errores

Los FORMATOS son importantes en una organizacin porque:
1)
Suministran la informacin necesaria para la formulacin de polticas, toma de decisiones

y ejecucin de las operaciones de una empresa
2)
Sirven para mejorar, coordinar y controlar las actividades de una organizacin
3)
Sirven como instrumento para evaluar el funcionamiento de una organizacin
4)
Son los instrumentos mediante los cuales funcionan la mayora de los sistemas
Podemos concluir, que las organizaciones no pueden funcionar sin FORMATOS, porque
ellos suministran la informacin necesaria para tomar decisiones y definir polticas, para dirigir
las actividades y evaluar los resultados de las operaciones empresariales
Creacin de un formulario:
En la creacin de un formulario es oportuno que se hagan dos comentarios
fundamentales:
*
Cuando se introduce irracionalmente puede ser el inicio de un vicio o el procesamiento

innecesario de informacin con la consiguiente, prdida de tiempo, duplicacin de
actividades y retardo innecesario de las actividades de una organizacin
Pg. 41

*
Cuando se introduce en forma apropiada, puede ayudar al procesamiento de informacin

de una organizacin en forma ordenada y sistemtica
Por estas razones en ste momento se deben acentuar los controles para determinar la
verdadera necesidad que justifique la creacin de un formulario.
Generalmente, son los
empleados que se encuentran en ciertas posiciones operacionales quienes sugieren la creacin

de un formulario, pero tambin es cierto, que en la mayora de los casos no saben disearlo.
Antes de proceder a la preparacin definitiva, una vez justificada la creacin de un formulario,
es indispensable, tomar en cuenta las consideraciones siguientes:
a)
Usar alguno de los FORMATOS existentes en la organizacin: Sucede muchas veces que
el usuario crea un formulario que ya existe, pero como l permanece en contacto con una
determinada dependencia administrativa, desconoce que existe en otra dependencia otro
similar al que est solicitando, el cual de acuerdo con sus necesidades de informacin
puede ser usado en forma parcial o total
b)
Combinar el formulario propuesto o que sustituye a otros existentes en la organizacin:

Es posible que cuando se propone la creacin de un formulario, surja la posibilidad de ser
combinado con otro o que se estudie la necesidad de informacin y cancele a otro ya en
uso. En este caso es necesario citar el nmero de los FORMATOS en uso para hacer los
estudios correspondientes
c)
Informacin a obtener:
Posiblemente la informacin se est procesando en otros
documentos y el usuario lo desconoce o se est suministrando en una forma inapropiada

que no satisface las necesidades actuales. Tambin, se debe estudiar la periodicidad en
el suministro de la informacin diaria, semanal, mensual, etc.
d)
Tamao del formulario:
El tamao del formulario se puede calcular una vez que se
determine la informacin a recoger, ya que los datos exigidos determinan la extensin

del mismo.
Tambin hay que tomar en cuenta el tamao para los fines de manejos
prcticos, ya que un formulario demasiado pequeo puede presentar dificultades en su

distribucin y archivo
Pg. 42

e)
Nmero de copias: Este es otro aspecto de mucha importancia en la creacin de un

formulario, ya que la distribucin de copias no solamente, aumenta los costos de
impresin, el nmero de archivo, sino que demanda de un gran sentido administrativo
para poner en uso las copias indispensables para transmitir la informacin a los unidades
organizativas que realmente las necesitan
f)
Distribucin de las copias:
Al conversar con el diseador del formulario, el usuario,
deber indicar cual es el nmero de copias, pero el diseador una vez estudiadas las
necesidades, podr sugerirle al usuario una distribucin diferente
g)
Espesor del papel: El nmero de copias va a determinar el espesor del papel empleado en
su elaboracin, ya que tendr que ser ms delgado a medida que su nmero aumenta a fin
de que permita la transcripcin de la informacin con mayor nitidez, tambin, se debe
tomar en cuenta dicho espesor para los fines de distribucin y manejo
h)
Llenado del formulario: Se debe conocer quienes y donde van a llenar el formulario. Se
presenta con mucha frecuencia que el diseo es correcto desde el punto de vista tcnico,
especialmente en cuanto al espaciado, pero presenta fallas en la prctica, ya que el
mismo formulario puede ser llenado por un empleado de oficina entrenado y por un
obrero con poca educacin
i)
Numeracin del formulario:
El usuario tambin deber indicar, si no lo sugiere el
diseador, acerca de la numeracin del formulario

j)
Uso interno o externo: Esta informacin nos va ayudar a seleccionar el tipo de papel que
determina la presentacin del formulario, o la incorporacin o eliminacin segn sea el
caso, como nombre, telfono y direccin de la organizacin
k)
Perforaciones especiales: Tambin se determina si el uso de un formulario demanda

perforaciones especiales o de otra naturaleza segn el uso
Pg. 43

l)
Impacto sobre los procedimientos existentes:
Una vez decidida la creacin de un
formulario ser necesario determinar cual es su impacto sobre los procedimientos

existentes, o si es necesario establecer un nuevo curso de accin
m)
Actitud del usuario: Desde el punto de vista psicolgico el creador de un formulario,

siempre considera que ha incluido todos los datos indispensables o que el uso de ese
documento soluciona el problema, por esta razn es conveniente sostener entrevistas
personales para discutir y explicar reas o informaciones que han podido ser omitidas.
Es decir, se le debe hacer ver al creador las consecuencias, o impacto del nuevo
formulario en la estructura o dems sistemas de la organizacin si sto se produce
Partes de un formulario:
Cuando observamos un formulario distinguimos las partes siguientes:
a)
Encabezamiento: Esta parte incluye:

1)
2)
Elementos identificadores, que son:

a)
El ttulo del formulario
b)
El nmero del formulario
c)
La fecha de emisin o revisin
d)
Serial y/o numeracin de control
Introduccin: En muchos casos; nombre, capital, direccin, telfono y otros datos

de la empresa
3)
Instrucciones: Manera que se recomienda para llenar el formulario

Los datos que identifican a la empresa se encuentran en FORMATOS de uso
externo. En los FORMATOS que circulan internamente deben eliminarse dichos
datos.
Tambin debieran suprimirse leyendas, as como los nombres de las
unidades administrativas que los originan para que se facilite la simplificacin
Pg. 44

Esta parte contempla, nombre y direccin, fecha o cualquier otro dato que se debe
llenar y que complemente el uso del formulario
b)
El cuerpo o parte principal: Esta es la parte fundamental y est destinada a recoger u

obtener datos e informacin relacionada con la aplicacin de determinado procesamiento
para el cual fue diseado el formulario
c)
Observaciones o recomendaciones: Contemplan o se refieren a normas adicionales que le

agregan a un formulario para facilitar el manejo y compresin de la informacin
suministrada
d)
Conclusin: Esta parte incluye, nombre de personas que procesarn el formulario, sellos,
firmas autorizadas, fechas o cualquier otro dato
El formulario en su totalidad quedar como se indica en la siguiente figura:
Pg. 45

Conceptos sobre diseo de FORMATOS:

Dos aspectos fundamentales se persiguen en relacin con el diseo y uso de los
FORMATOS, que intervienen en la realizacin de las actividades de una organizacin
a)
Aspecto funcional: Este aspecto tiende a disponer de un diseo racional y prctico con
la finalidad de lograr lo siguiente:
1)
Fomentar actitudes mentales positivas:

a)
Mediante la presentacin ntida del formulario
b)
Concibiendo un formulario que mejore la eficiencia de los usuarios para

reducir los costos de la oficina
c)
2)
Facilitando el uso y manejo del formulario
Obtener la informacin en forma sencilla:

a)
Diseando el formulario de manera tal, que permita recoger informacin, en

forma precisa, an por los trabajadores menos capacitados de la
organizacin
b)
Disponiendo del nmero de copias para que la informacin sea suministrada a

las unidades organizativas que deban procesarla, evitando de esta manera la
recopia y proliferacin del papeleo
c)
Procesando la informacin recibida, sin estar recurriendo constantemente a

las fuentes de origen para hacer averiguaciones sobre datos o hechos
suministrados ambiguamente
d)
Reduciendo el tiempo de procesamiento de la informacin, o el que pueda

usarse en averiguaciones constantes, o en comparacin de datos para
asegurarse de su veracidad
3)
Reduccin de errores:
a)
Evitando el diseo de FORMATOS inoperantes y confusos
b)
Facilitando el adiestramiento del usuario para que usen el formulario en

forma adecuada
c)
Asegurando una distribucin apropiada de las copias
Pg. 46

b)
Aspecto fsico: Este aspecto se refiere a la seleccin del material para lograr una buena
produccin del formulario, a fin de obtener lo siguiente:
1)
Correcta preparacin de las copias:

a)
Mediante la preparacin de originales que faciliten la impresin y reduzcan

los costos de produccin
2)
b)
Haciendo un dibujo pulcro mediante el uso de lneas apropiadas
c)
Empleando normas generalmente aceptadas para la realizacin de los diseos
Concretas especificaciones de impresin:

a)
Suministrando al impresor la informacin adecuada para que pueda producir

el formulario como se le ha exigido
b)
Evitando instrucciones verbales que puedan generar confusin y ocurrir en

costos y prdidas innecesarias
3)
Mtodos racionales de composicin:

a)
Eliminando el uso de tipos que puedan resultar anticuados para algunos

FORMATOS
b)
Efectuando una composicin del formulario que tcnica y econmicamente

permita el uso del sistema de reproduccin menos costoso
c)
Buscando mtodos de composicin que aseguren nitidez, rapidez, economa

en la produccin de FORMATOS
4)
Seleccin de procesos de impresin:

a)
Escogiendo mtodos prcticos de impresin que permitan logar economa en

la produccin de FORMATOS
b)
Seleccionando el papel que est de acuerdo con los mtodos de impresin

seleccionados para la reproduccin del formulario
c)
Usando tintas y colores que proporcionen una reproduccin agradable para

los usuarios
Uso de lneas en los FORMATOS:

El diseo de un formulario se lleva a cabo mediante el uso de lneas para determinar las
reas destinadas a la recoleccin de datos e informacin. En este sentido, podemos establecer
que las lneas, se utilizan para lograr dos objetivos bsicos:
Pg. 47

a)
Guiar la vista del usuario cuando llena, o cuando se lee los datos, o la informacin
obtenida con un formulario
b)
Separar bloques o zonas de informacin
Para tener una idea prctica, a continuacin se copian las lneas ms importantes y
comunes que se emplean en el diseo de FORMATOS:
a)
Lnea paralela fina:
Se usa al principio y final de todo formulario, o debajo de los
totales, tambin para separar datos que no estn debidamente ligados entre s y para
subdividir FORMATOS
b)
Lnea fina: Es aproximadamente del grosor de un cabello y se emplea para trazar lneas
que separan datos o informacin que estn ntimamente relacionados. Por ejemplo, lneas
que se usan para estampar la firma. Su espesor corresponde a la plumilla No. 00
c)
Lnea de medio punto: Esta lnea equivale a una lnea fina doble, es una de las lneas que
ms se usa en el diseo de FORMATOS. Su espesor corresponde a la plumilla No. 0. Se
usa para la separacin de datos de una misma familia. Esto se logra usando dicha lnea
tanto en sentido vertical como horizontal
d)
Lnea de un punto: Esta lnea equivale al espesor de un punto de mquina de escribir, o a

la plumilla No. 1
e)
Lnea de puntos: Esta lnea se emplea para el diseo de FORMATOS que no estn muy
recargados en su estructura, o cuando se desee indicar cantidades. Ejemplo: Total a
pagar .......................Bs. 480,00
f)
Lnea de guiones: Se emplean generalmente, para indicar donde se va a desprender,

cortar o doblar un formulario, Tambin se usan para la separacin de cntimos en los
FORMATOS que registran cantidades en bolvares o cualquier otra moneda
Uso de lneas para zonificar:
Pg. 48

El uso de las lneas mencionadas anteriormente, nos van a presentar una gran variedad de
combinaciones para facilitar la zonificacin de un formulario y destacar los datos en una forma
apropiada.
A continuacin se enumera un conjunto de normas generalmente usadas
en el
diseo de FORMATOS
Norma No. 1:
Inicie y termine el dibujo del formulario con una doble "lnea fina". El resto del dibujo lo
har con "lneas finas" ya sean horizontales o verticales.
Excepto cuando se trate de la
separacin de ttulos. Esto nos permite realizar un dibujo ntido en forma prctica
En este dibujo se pondr la doble lnea fina paralela, adems tambin se podr observar
que hay dos lneas verticales que dividen las lneas exactamente a la misma distancia. Esto se
hace en esta forma por las razones siguientes:
a)
Los datos pueden ser copiados eventualmente, usando una mquina de escribir, entonces
no es necesario usar sino un solo tabulado
b)
En otro caso puede que el espacio no se haya determinado para ser usado en forma
precisa, pero se aprovecha para mejorar la presentacin y facilitar el dibujo del
formulario
Pg. 49

Norma No. 2:
Cuando el espacio destinado a una columna necesita ser subdividido, proceda como en el
caso anterior y las subdivisiones requeridas dibjelas con una "lnea fina"
Norma No. 3:
Cuando se trate de ttulos demasiado largos para las columnas que van a registrar o
recoger datos muy reducidos, proporcione para dichos ttulos el espacio necesario en sentido
vertical
Pg. 50

Algunos diseadores prefieren facilitar la lectura o escritura de los ttulos de la
columnas, entonces le dan al espacio destinado a los ttulos una determinada inclinacin, con la
desventaja de que se pierde espacio a ambos lados del formulario
Norma No. 4:
Cuando por economa de papel se quiere dividir un formulario en varias zonas, use la
doble "lnea fina"
Pg. 51

Norma No. 5:
Cuando se desee dejar el espacio adecuado para titular un formulario procdase como en
la norma 2, con la variante de que el espacio se proporcionar en uno de los lados del formulario
y no en la parte superior como estamos acostumbrados a verlo corrientemente
Norma No. 6:
Cuando la naturaleza de los datos a recoger necesite que se indique una separacin, use
la lnea de medio punto para destacar la mencionada separacin
Pg. 52

Norma No. 7:
En una gran cantidad de FORMATOS destinados a recoger informacin relacionados con
la contabilidad, la columna destinada al registro de los cntimos debe indicarse con una lnea de
guiones
Norma No. 8:
En los FORMATOS usados para registros de contabilidad, con indicacin de bolvares, en
caso de subtotales y totales seprelos entre s por lneas de medio punto
Pg. 53

Norma No. 9:
Cuando se trate de FORMATOS de mucho texto, que ofrezcan la posibilidad de
confusin en la lectura de datos o informacin, use en el cuerpo del rayado lnea de medio
punto para evitar posibles confusiones
Un dibujo igual puede hacerse pero en sentido vertical
Pg. 54

Guia Sistemas y Procedimientos Administrativos

Transféré par

Informations du document

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Guia Sistemas y Procedimientos Administrativos

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Universidad Alejandro de Humboldt

Sistemas Y Procedimientos Administrativos

De este concepto podemos extraer tres caractersticas bsicas:

Un conjunto de partes: Todo sistema tiene ms de un elemento

Propsito comn de alcanzar determinado objetivo: Todo sistema existe para

Otras connotaciones son: un conjunto de elementos interdependientes e interactuantes,

humano, por ejemplo, es un

Gua de Estudio, preparada por Lic. Disney Gonzlez N. 18/02/15

Universidad Alejandro de Humboldt

Sistema es un todo organizado o complejo; un conjunto o combinacin de cosas o

De la definicin de Bertalanffy, segn la cual el sistema es un conjunto de unidades

Gua de Estudio, preparada por Lic. Disney Gonzlez N. 18/02/15

Universidad Alejandro de Humboldt

Entropa: es la tendencia que los sistemas tienden al desgaste, a la desintegracin,

La definicin de un sistema depende del inters de la persona que pretenda analizarlo.

Gua de Estudio, preparada por Lic. Disney Gonzlez N. 18/02/15

Universidad Alejandro de Humboldt

FINALIDAD DE LOS SISTEMAS

COMPONENTES DE LOS SISTEMAS

INFORMACIN: es todo aquello que reduce la incertidumbre con respecto a

ENERGA: se utiliza para mover y dinamizar el sistema, hacindolo funcionar.

Gua de Estudio, preparada por Lic. Disney Gonzlez N. 18/02/15

Universidad Alejandro de Humboldt

Gua de Estudio, preparada por Lic. Disney Gonzlez N. 18/02/15

Universidad Alejandro de Humboldt

Gua de Estudio, preparada por Lic. Disney Gonzlez N. 18/02/15

Universidad Alejandro de Humboldt

EFICIENCIA Y EFICACIA DE UN SISTEMA

Gua de Estudio, preparada por Lic. Disney Gonzlez N. 18/02/15

Universidad Alejandro de Humboldt

En cuanto a su complejidad, los sistemas pueden ser:

Gua de Estudio, preparada por Lic. Disney Gonzlez N. 18/02/15

Universidad Alejandro de Humboldt

1.- Sistema DETERMINSTICO, es aquel en el cual las partes interactan de

Gua de Estudio, preparada por Lic. Disney Gonzlez N. 18/02/15

Universidad Alejandro de Humboldt

NOTA: Se recomienda investigar sobre otros tipos de sistemas.

Gua de Estudio, preparada por Lic. Disney Gonzlez N. 18/02/15

Universidad Alejandro de Humboldt

UTILIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS

Informar la posicin jerrquica de los miembros de la organizacin y la relacin que

Dar una visin en conjunto de la estructura organizacional.

Detectar fallas de control interno (cuando un cargo tiene funciones incompatibles).

Determinar si a un cargo se le han fijado funciones heterogneas (departamentalizacin

Verificar si hay falta de unidad de mando (dos o ms personas supervisando un cargo).

Determinar los niveles jerrquicos.

Verificar si el tramo de control es correcto.

Generalmente son incompletos, porque son simples representaciones esquemticas.

No proporcionan una idea clara del movimiento funcional de la empresa.

El sistema de comunicacin queda al margen del organigrama.

No refleja la relacin de la organizacin con el mundo exterior.

El aspecto dinmico de la infraestructura humana escapa a cualquier tipo de

CLASIFICACION DE LOS ORGANIGRAMAS

Gua de Estudio, preparada por Lic. Disney Gonzlez N. 18/02/15

Universidad Alejandro de Humboldt

Verticales (tipo clsico)

Gua de Estudio, preparada por Lic. Disney Gonzlez N. 18/02/15

Universidad Alejandro de Humboldt

Gua de Estudio, preparada por Lic. Disney Gonzlez N. 18/02/15

Universidad Alejandro de Humboldt

Gua de Estudio, preparada por Lic. Disney Gonzlez N. 18/02/15

Universidad Alejandro de Humboldt

Gua de Estudio, preparada por Lic. Disney Gonzlez N. 18/02/15