PLANEACIN DE PROYECTOS

En el mbito de las artes escnicas, es frecuente que en la planificacin de un proyecto, se

pierda de vista que el objetivo final es llevar a escena algo de calidad para presentarlo al pblico.
Es comn dar por hecho que se contar con la aceptacin y el apoyo incondicional de todos
aquellos que en algn momento dado tendrn que ver con el espectculo. Tambin, en ocasiones,
se olvida que habr un pblico que consumir ese producto artstico, lo cual exige conocer al
destinatario, reflexionar y analizar las necesidades culturales y gustos artsticos del pblico, ese
monstruo de mil cabezas que decide y elige sobre las mltiples opciones de la oferta cultural
existente.
A lo largo de mi carrera como productora en el mbito de las artes escnicas y como gente
de teatro, he visto cmo la creacin, la produccin y la distribucin en este campo se han llevado
a cabo con mayores o menores recursos, con claridad o confusin en el proceso, con sentido
comn o por inercia e intuicin, con xito o sin l. Lograr un ptimo resultado as como el
impacto esperado depende, en mucho, de la claridad inicial que se tenga para el desarrollo global
del proyecto. De ah la importancia de que la persona, el grupo, o la institucin a cargo de la
propuesta, tenga definicin y precisin en cada una de las premisas, las cuales Una definicin de
planificacin es la que contempla sta como el sistema de anticipacin de acciones, resultados,
problemas y sus resoluciones para un determinado proceso o proyecto. Miguel ngel Prez
Martn, Gestin de proyectos escnicos, Espaa, aque, 2002, p. 99 (Tcnica escnica, Serie
Prctica).
les permitirn involucrar a otras personas u organizaciones en la creacin, planeacin y
presentacin del proyecto. Esta claridad tambin redundara en el xito del pblico que acuda al
espectculo.

Es preciso tener en cuenta que el diseo, la

elaboracin y la ejecucin de un proyecto
escnico es un proceso de trabajo conjunto
que inicia en la etapa de preproduccin y en
el que constantemente se toman decisiones;
se establecen prioridades, definiendo
tiempos y planes de operacin; se concretan
y operan presupuestos. En resumen, se
aplican
metodologas
para
integrar
ordenadamente los recursos humanos,
financieros, infraestructurales, tcnicos,
espaciales y temporales disponibles con el

fin de asegurar que no se pierda la

motivacin inicial ni el sentido del proyectos
No es suficiente tener una buena idea, o
contar con un equipo entusiasta de
colaboradores, ni disponer de un espacio
donde presentar el espectculo o haber
conseguido los recursos financieros
necesarios. No es suficiente porque el
compromiso es mayor. Se trata de ofrecer a
la sociedad un evento que contribuya a
expresar ideas, valores, lenguajes y
creatividad artstica, en un marco de alta
calidad profesional.

Consideremos, adems, que los proyectos artsticos y culturales son creativos, se hacen
con energa humana y suelen crecer en
ocasiones, variar respecto de la idea original. Por ello, los criterios siempre deben ser flexibles
para poder adaptarse tanto a las necesidades de los involucrados y del avance creativo y artstico
del proyecto, as como al contexto en general y al momento histrico en particular.
Para llevar a cabo un proyecto artstico, conviene dividir el proceso en etapas, de acuerdo
con los diferentes momentos que conlleva la gestin 3 y la produccin escnica. A continuacin
se presenta una gua con los factores de gestin 4 fundamentales para la elaboracin de proyectos
culturales y artsticos, dado que la cIaridad que se tenga desde el inicio en el planteamiento y el
ordenamiento de las ideas, es clave para lograr los objetivos que se establezcan.
Esta gua de factores de gestin (ver recuadro) permite ubicar el proyecto escnico en una
dimensin real, objetiva y honesta, pues tener claridad sobre cada uno de estos momentos,
facilitar el entendimiento al interior de la organizacin o del grupo, y tambin mejorar el
trabajo hacia el exterior.

Factores de gestin
1. Origen
SITUACIN INICIAL. Condiciones en que surge el proyecto. Contexto.
CONDICIN ES DESENCADENANTES. Idea original. Agentes responsables.
Disparadores para el proyecto. Coyunturas sociales, polticas o culturales.
EXPECTATIVAS. Qu se espera lograr, cundo y dnde. Se relacionan con las metas.
CONDICIONES POSITIVAS Y NEGATIVAS. Se relacionan con el contexto y el anlisis
DAFO.
RECURSOS NECESARIOS. Aquellos elementos financieros, humanos y tcnicos que
precisa el proyecto.
PARTICIPANTES/DESTINATARIOS. Quines lo hacen/quines lo reciben o consumen.
DISEO DE CONTENIDOS, METAS Y OBJETIVOS. Temtica, concepto escnico,
propuesta esttica.
ESQUEMA GENERAL DEL PROYECTO. Diagrama de desarrollo del proyecto.
2. Anlisis
ESTUDIO, INVESTIGACIN Y DIAGNSTICO DEL PROYECTO Y DEL
CONTEXTO. Se realiza previamente al desarrollo y contiene datos tiles para el diseo,
produccin, realizacin, comercializacin y evaluacin del proyecto.
BSQUEDA DE DOCUMENTACIN RELACIONADA. Investigacin del contexto
histrico, poca.
RECURSOS
infraestructurales.

DISPONIBLES.

Humanos,

materiales,

financieros,

tcnicos

CONTACTO Y RELACIN CON LOS INVOLUCRADOS. Elaboracin de directorios.

Relaciones humanas.
SELECCIN Y CLASIFICACIN DE INFORMACIN. Discriminacin de los datos.
DETECTAR LMITES Y POSIBILIDADES. Redundar en el tipo de difusin y alcances
del proyecto.

3. Definicin
CONDICIONES DE PARTICIPACIN. De cada uno de los participantes, tanto de los
equipos como de las instituciones. Se relaciona con el convenio o contrato.
CONTENIDOS Y OBJETIVOS DEL PROYECTO. Revisin de aquellos establecidos en
el origen.
ORGANIGRAMA. Situacin y relacin de cada uno de los participantes en el proyecto.
EFECTOS FINALES ESPERADOS. Proyeccin de las expectativas. Se relaciona con las
metas.
MODELO DE GESTIN Y DE PRODUCCIN. De acuerdo con el contexto y los
recursos disponibles.
4. Concrecin
POSIBILIDADES REALES. Tomar en cuenta el anlisis DAFO y el contexto. [sigue...]
ESTUDIO DE VIABILIDAD. Calcular el costo global en todas sus etapas, la inversin
inicial que requiere el proyecto y el periodo de comercializacin del espectculo.
LNEAS GENERALES Y PLAN DE TRABAJO. Fundamental para la planeacin del
proyecto.
DISTRIBUCIN DE RESPONSABILIDADES. Se relaciona con el organigrama y los
participantes.
RUTA CRTICA. Ubicacin temporal de cada una de las actividades a realizar.
FINANCIAMIENTO Y ADMINISTRACIN. Utilizacin y control cabal y preciso de los
recursos financieros.
CORRELACIN DE LAS PARTES. Canales de comunicacin entre todos los
involucrados.
5. Elaboracin
PRESENTACIN DE PROPUESTAS. A productores, presentadores, patrocinadores y
festivales.
REDACCIN DEL PROYECTO. Elaboracin de carpeta para presentar la propuesta.
FORTALEZAS Y DEBILIDADES. Anlisis DAFO.
OPORTUNIDADES Y RETOS. Anlisis DAFO.

6. Formalizacin
IMAGEN Y COMUNICACIN. Logotipo, fotografa, colores, tipografa.
PRESENTACIN GRFICA, DOCUMENTAL, ORAL. Preparacin de la presentacin
ms adecuada del proyecto.
PRESENTACIN A DIFERENTES INSTANCIAS. Directorio de posibles instancias
participantes y organizacin de citas.
7. Ejecucin
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE ACUERDOS. Enlace y registro de los compromisos
para que stos se cumplan.
UTILIZACIN DE RECURSOS. La mejor inversin y rendimiento de los diversos
recursos.
TRANSFORMACIN DE ELEMENTOS. Las materias primas transformadas en
elementos escnicos.
MATERIALIZACIN DE IDEAS. El proyecto cobra peso, volumen, color y textura en
escena.
MONITOREO DE RESULTADOS. Proceso permanente de evaluacin en tiempo,
presupuesto y calidad.
8. Explotacin
COMERCIALIZACIN. Relacin con imagen y comunicacin.
MERCADO O PBLICO DESTINATARIO. Relacin con metas, objetivos y
expectativas.
IMPACTO. Cultural y social.
POSIBILIDAD Y GRADO DE VENTA. Estudio de mercado y vas de comercializacin.
DISTRIBUCIN. Relacin con las distintas instancias y con la difusin.
9. Evaluacin
REVISIN DE LA PERTINENCIA, CONGRUENCIA, CALIDAD, EFICIENCIA E
IMPACTO. En relacin con el tiempo y el presupuesto.

Ahora bien, se deben conocer y definir tanto el nivel de gestin como el modelo de
produccin que se van a aplicar en el proyecto, pues ambos determinarn, en gran medida, las
condiciones financieras, normativas y operativas del proyecto, a partir de los contenidos, los
objetivos y las caractersticas particulares del mismo.

NIVELES DE GESTIN
En cualquier proyecto cultural, la gestin es el punto medular, pues sta condiciona
definitivamente el proceso de produccin y comercializacin que tendr el producto escnico.
A partir de la instancia en que se genera el proyecto se pueden considerar diferentes
contextos de gestin. Por ejemplo, un proyecto puede surgir desde la administracin pblica, la
iniciativa privada, las asociaciones civiles, organizaciones artsticas independientes, fundaciones,
sectores comunitarios, escuelas, universidades, entre otras. Sin embrago, el proyecto puede
pertenecer a una sola o a la combinacin de dos o ms de dichas estructuras organizativas.
Podemos hacer una analoga entre la gestin de un proyecto y la germinacin de una
semilla. En ambos casos, a partir de una idea inicial y de una semilla, se gesta algo ms grande.
Es decir, en el inicio ya est el origen del producto. Para los productos culturales, la idea germinal
dar como resultado un evento cuya calidad y naturaleza depender de la planeacin,
organizacin y sustentacin del proyecto. En el caso de una semilla, sta ya contiene el rbol, el
cual crecer y se desarrollar de acuerdo con los cuidados que haya recibido, para florecer y dar
frutos.
De ah que la gestin de proyectos culturales tenga que ver con el origen, con la idea
inicial, para poder proveerlo con los requerimientos que precisa y pueda crecer y desarrollarse
para alcanzar las metas deseadas y cumplir con las expectativas.
Ahora bien, hay que tomar en cuenta que no existen modelos de gestin generales y por
ello hablamos de niveles que se puedan aplicar en cualquier contexto, pues precisamente ste
ser el que determine el tipo de gestin que producir los proyectos culturales de acuerdo con el
tiempo, la sociedad y la cultura en que stos surgen. De ah que modelos de gestin aplicados en
un contexto no funcionan en otros. Este puede ser el caso de un mercado de artes diseado,
estructurado y realizado en determinado contexto, que se pretenda trasladar tal cual a otro
contexto (ciudad o pas) sin realizar cambios y adaptaciones.
En este sentido, debemos considerar al gestor cultural como una instancia que permitir la
generacin de polticas y proyectos culturales atendiendo al contexto o medio en el cual se
desenvuelve. Por ello un gestor cultural habr de formular los modelos de operacin a partir del
anlisis que haga del contexto, incluyendo cuestiones de orden social, poltico y econmico.

En Mxico podemos distinguir cuatro niveles desde los que se propicia la gestin cultural. Uno
de ellos es el de las instituciones vinculadas al gobierno Consejo Nacional para la Cultura y
las Artes (CONACULTA), Instituto Nacional de Bellas Artes (INBA), Secretara de Cultura del
Distrito Federal o autnomas Universidad Nacional Autnoma de Mxico (UNAM),
Universidad Autnoma Metropolitana (UAM). Este nivel resulta complejo por los factores que
intervienen para la definicin de polticas culturales, reflejadas en programas a escala nacional y
proyectos especficos. En este nivel se puede ver la importancia de la gestin cultural, pues
implica el conocimiento de la situacin social, poltica y econmica del pas, as como el
reconocimiento de las caractersticas de la comunidad artstica, y los destinatarios, aunque en
este sentido an hay mucho trabajo que hacer en cuanto al estudio de pblicos.
Otro nivel de gestin es el de la iniciativa privada que crea productos culturales, artsticos y de
entretenimiento, en funcin de la relacin costo-beneficio, tales como:
OCESA Entretenimiento (Operacin de Centros de Espectculos Sociedad Annima), Televisa,
CJE (Corporacin Interamericana de Entretenimiento).

Un tercer nivel son las microempresas culturales, las cuales procuran proyectos congruentes
con su misin, metas y objetivos. En muchas ocasiones las microempresas culturales se
apegan a las instituciones como apoyo financiero para llevar a cabo sus proyectos.
Otro nivel es el del gestor independiente cuyo conocimiento del contexto as como su
experiencia se revierte en proyectos que buscan distintas vas de financiamiento y de
realizacin para alcanzar a sus destinatarios y cumplir con sus metas. En este caso, se
encuentran muchos de los artistas de las distintas disciplinas que generan proyectos
culturales por la necesidad de dar cauce a sus creaciones artsticas.

Embargo, la planeacin es un elemento necesario tanto en la gestin cultural como en la

produccin de proyectos artsticos.
Esto supone investigar cuidadosamente y conocer las caractersticas, metodologa,
normativo- dad, calendarios, jerarquas y protocolos de la o las estructuras organizativas que
intervendrn o modelos que se utilizarn. En este sentido, coincido con Prez Martn cuando
define las condiciones necesarias para que se lleve a cabo la funcin de la gestin,
independientemente del modelo que opere:

Hay que distinguir entre gestin cultural y produccin. Como vemos, gestin se refiere a
generar proyectos que emanen de la sociedad como contexto complejo y que se revierten en
ella, tomando en cuenta la diversidad de culturas que coexisten en el mismo espacio social. De
ah que en una sociedad compleja, como la mexicana, surjan agentes gestores mltiples. Por su
parte, la produccin consiste en la materializacin de esa gestin, a travs de una metodologa
de trabajo. Sin Para tener claro el origen del proyecto, lo importante es saber si:
-Surge por encargo o por comisin individual o institucional.
-Desarrolla iniciativas individuales, grupales o institucionales.
-Revela una demanda expresada o una problemtica diagnosticada en la comunidad.
-Responde a la estructura, desarrollo o crecimiento de la organizacin o grupo.
-Atiende las polticas culturales establecidas por organismos locales, municipales, estatales,
nacionales o internacionales.
-Forma parte de la colaboracin entre dos o ms niveles de gestin.
-Se rige por contratos establecidos a nivel gremial o sindical.

 Es preciso conocer plenamente la meta del proyecto emprendido. Asimismo debe existir
una divisin del trabajo, la cual supone una especializacin en las tareas y funciones as como
capacidades y conocimientos especficos.
Es imprescindible la capacidad de organizar los recursos disponibles con base en un
diseo de produccin. Esta organizacin se refiere al manejo de recursos humanos, tcnicos y
financieros para cumplir con metas y objetivos, alcanzando los resultados esperados.
Es necesario ser capaz de controlar y modificar el proyecto original con el fin de
alcanzar eficazmente los objetivos. Para ello conviene cuidar la relacin entre los resultados y los
costos del proyecto.

MODELOS DE PRODUCCIN

Ahora bien, una vez que el proyecto ha surgido y cobrado forma en el nivel de la gestin,
para alcanzar sus metas, se precisa de la produccin entendida como el conjunto de elementos
humanos, financieros, tcnicos contextuales, entre otros, que permitirn llevar el producto
cultural a sus destinatarios. Atendiendo a su nivel de gestin, se pueden distinguir varios modelos
de produccin, los cuales responden a diferentes necesidades, intereses y capacidades en la
realizacin de los proyectos, tales como:
Amateur. Participan aficionados y miembros de la comunidad que consideran la actividad
como un pasatiempo. Su realizacin y articulacin depende de voluntarios, y no de la taquilla.
Este modelo funciona en un nivel local. Adems de los intereses particulares de quienes siguen
este modelo, esta estructura tambin responde a la carencia de infraestructura que permita la
profesionalizacin ntegra de quienes se interesan en las artes escnicas.
Escolar. Se basa en programas escolares anuales, el estudio de temarios clsicos,
actividades o talleres en las instalaciones de la escuela. En Mxico existen tres instancias de
teatro escolar: 1) el que hacen los alumnos y que presentan en un programa a fin de cursos; 2) el
que promueve la escuela para cubrir las cuotas de promocin cultural entre alumnos, personal
acadmico y padres de familia; 3) el que produce el Instituto Nacional de Bellas Artes y que
denomina precisamente Teatro escolar, cuya finalidad es presentar producciones a los
estudiantes en combinacin con la Secretara de Educacin Pblica. En ocasiones las obras se
presentan en eventos ms amplios donde participan otras escuelas a nivel local, municipal,
estatal, regional o nacional.
Callejero. Es un trmino genrico para todas las formas de ejecucin escnica diseadas
para los espacios abiertos y el contacto directo con la gente. Esta dirigido a pblicos que no
frecuentan los teatros ni los foros. Se realiza fuera de los recintos convencionales,
fundamentalmente en las calles, parques, plazas y lugares de encuentro popular. Surge como una
cuestin social para evitar la diferenciacin de clases y tambin como una respuesta a las artes
escnicas de sala. Su objetivo es intentar conseguir un mayor acercamiento con el publico y
alcanzar mayores cantidades de personas. Cuenta con presupuestos limitados y los recursos

tcnicos son escasos. En este caso, depende de los artistas ejecutantes llamar la atencin de la
gente y retenerla lo suficiente como para transmitir su mensaje, o bien para demostrar y practicar
ciertas habilidades. Los eventos ms exitosos incluyen humor, algo de stira, e interaccin con la
audiencia. Los artistas callejeros deben estar permanentemente informados y actualizados de las
condiciones, normas, reglas y circunstancias locales, as como del contexto donde se presentaran.
De estudio. En el caso de la danza y la msica se practica, investiga y trabaja sin pretender
exclusivamente presentarse al pblico. De cmara. En principio, en este modelo de produccin se
reducen los formatos de expresin y de presupuesto, as como el nmero de ejecutantes y de
espectadores. Ocurre en espacios cerrados pequeos y la audiencia suele ser de lite. Sin
embargo, tanto creadores como instituciones productoras se han acercado a este modelo cuando
la obra de teatro o la pieza dancstica as lo requiera, o en pocas de reduccin presupuestal. Es
decir, este modelo de produccin escnica es una alternativa a las grandes producciones.
Experimental. Lo practican grupos pequeos en busca de nuevas formas de expresin y
organizacin tendientes a la innovacin, que utilizan tcnicas y espacios alternativos, no
convencionales. En este caso no necesariamente llegan a presentar sus productos a un pblico. La
UNAM, por un lado, ha buscado fomentar este tipo de teatro como un medio para estimular a los
creadores, y ha abierto sus foros a propuestas experimentales de calidad, como en el caso de los
Laboratorios del Teatro Santa Catarina a mediados de la dcada de los no venta. Por otro lado, el
Centro Cultural Helnico tambin promueve la presentacin de proyectos experimentales en el
Foro La Gruta.
Profesional. Es un modelo en el cual todos aquellos creadores, ejecutantes e intrpretes
(autores, actores, actrices, directores, diseadores, msicos, cantantes, coregrafos, bailarines),
no pertenecen a un grupo especifico y viven de su profesin prestando sus servicios en proyectos,
ya sea que estn auspiciados por universidades, instituciones pblicas o privadas, o con los
propios recursos del grupo que los invita a participar.
Independiente. Personas comprometidas con una causa o forma de trabajo en comn. Se
integran en grupos con un discurso propio de denuncia, crtica o protesta; o bien con un estilo
particular en la ejecucin de sus obras. Sus trabajos escnicos contienen una fuerte carga
ideolgica y realzan el nivel artstico. Pretende sensibilizar al pblico para que tome conciencia a
travs del tema y el mensaje del repertorio o programa seleccionado. Su funcionamiento y
mantenimiento es autogestivo y autofinanciable. Se presenta en espacios propios, oficiales,
universitarios, alternativos u otros. Generalmente ofrecen un nmero reducido de
representaciones. Cuentan con pocos miembros quienes asumen las funciones artsticas,
administrativas, tcnicas y de difusin.
Oficial. Modelo de produccin organizado por funcionarios de las instituciones pblicas
que responden a las polticas culturales. Cuenta con patrocinio del gobierno. Las temticas, los
contenidos, presupuestos y procesos de produccin suelen ser controlados por las instituciones.
Generalmente se realiza en espacios oficiales y. en ocasiones, en algunos otros cuando se trata de
coproducciones. Es todo aquel teatro hecho con presupuestos pblicos, bien sean locales,
municipales, autonmicos [en nuestro caso estatales o nacionales.
En Mxico, el teatro que responde al modelo oficial es el que produce el Consejo
Nacional para la Cultura y las Artes a travs del Instituto Nacional de Bellas Artes, con la
variante de que permite libertad y flexibilidad en las temticas y los contenidos. Por otra parte, en

cuanto al presupuesto, ste se complementa y fortalece a travs de coproductores pblicos y

privados.
Universitario. Se lleva a cabo fundamentalmente en recintos universitarios. Es realizado
tanto por estudiantes como por profesionales, quienes combinan repertorios contemporneos y
clsicos. Los presupuestos y procedimientos para participar de este modelo son rigurosos. Ofrece
un servicio cultural para mejorar la calidad de vida de estudiantes y profesorado (...) Estn
abiertos al pblico y realmente intentan ejercer un efecto positivo sobre las relaciones entre la
ciudad y las aulas.
En la Ciudad de Mxico, el teatro universitario es el que produce la UNAM, a travs de la
Direccin de Teatro y Danza de la Coordinacin de Difusin Cultural. En l participan
profesionales convocados a colaborar en proyectos especficos que se someten al dictamen de un
Consejo Asesor de Programacin. Sus destinatarios rebasan el mbito universitario a travs de la
promocin estratgica hacia la comunidad y la sociedad. En el caso de la UAM, los grupos con
obras producidas presentan sus propuestas a un Consejo que determinar la programacin y
participacin financiera. Tambin universidades privadas como el Instituto Tecnolgico de
Estudios Superiores de Monterrey y la Universidad Iberoamericana producen teatro y otras
actividades escnicas, inclinndose por obras musicales.
Comercial. El valor de la produccin est determinado por el binomio inversinganancia, ms que por el valor artstico. En este modelo participan profesionales formados
principalmente en la televisin y escuelas privadas. Responde a la demanda de un pblico con
posibilidades econmicas. Por lo general, los espectculos que se eligen en este modelo son
repertorios extranjeros. En el caso de las obras de teatro son traducciones y adaptaciones; en la
danza y en la msica se da prioridad a las grandes compaas y grupos, as como a figuras de
renombre internacional.
Conviene sealar que no es poco frecuente que en un mismo proyecto coincidan dos o
ms modelos de produccin, de modo que el productor ejecutivo debe estar al tanto de esta
situacin para conocer la forma de participacin de los agentes involucrados.

FRMULAS DE GESTIN Y PRODUCCIN

En Mxico, las principales instituciones culturales han generado diversas frmulas para la
gestin y produccin de eventos escnicos, con el propsito de establecer criterios en la
operacin de los espacios y los presupuestos.
En algunos casos, las instituciones facilitan los recintos para la realizacin de exmenes,
demostraciones, presentacin de materiales (libros, discos, audiovisuales, etctera) o para que los
grupos ensayen. En otros casos, los espacios se rentan a los grupos para llevar a cabo temporadas
y ofrecen, junto con las instalaciones, la planta tcnica, acomodadores, taquillero y la difusin del
evento. Las rentas varan dependiendo del tamao del teatro y la capacidad del auditorio, as
como de la institucin que administra el recinto; por ejemplo, teatros del Instituto Nacional de
Bellas Artes con 1,000 butacas cuestan aproximadamente $23,5O0.00 por da, o bien un teatro de
100 localidades se renta en $5,000.00.

Cuando las instituciones producen el espectculo, los montos de inversin varan de

acuerdo con la dimensin del proyecto, en este sentido, se consideran producciones de pequeo
formato las que llegan a costar de $80000.00 hasta $350000.00; las de tamao mediano que
oscilan entre $350000.00 a $700000.00, y los espectculos de gran formato que van de los
$700,000.00 hasta los $1500000.00 o ms. En cuanto a los honorarios por funcin, en la mayora
de las instituciones no existen tabuladores fijos pero suelen manejar categoras tales como:
Artistas consagrados $1000.00 a $1,100.00 por funcin
Artistas reconocidos y nuevos valores $500.00 a $800.00
Artistas principiantes $300.00 a $350.00
Comparsas $200.00
En estos casos, cuando el total de la produccin es asumido por la institucin, los ingresos
que se obtienen de la taquilla son para sta, considerando que el precio de los boletos para teatro
vara de $80.00, $100.00 y $120.00 dependiendo del proyecto, y ofrecen descuentos para el
pblico del 50% y hasta el 75%.
Cuando las instituciones coproducen espectculos con el grupo, ofrecen a stos el teatro
con planta tcnica, la difusin en los medios habituales, la impresin del programa de mano y
mximo el 80% del ingreso en taquilla. Tambin les otorgan un coctel para el estreno o bien para
el fin de la temporada. Cuando el grupo devela placa conmemorativa lo apoyan econmicamente
con un porcentaje de los gastos que implica.
En la danza las condiciones son distintas. Generalmente las instituciones producen
temporadas y no espectculos aislados. Cuando coproducen aportan un mnimo de $300000.00 y
un mximo de $500,000.00 para gastos de produccin. Cuando programan compaas
independientes en temporadas de jueves a domingo (cuatro funciones) les pagan $4000.00 pesos
por funcin y el 100% de la taquilla es para la institucin.
En otros recintos oficiales de teatro como el Centro Cultural Helnico, no se producen
temporadas. Por lo general coproducen festivales, muestras y eventos especiales sin manejar
tabuladores de nmina. Cuando programan grupos que llevan su propia produccin completa
(90% de los casos), el teatro aporta el foro, la planta tcnica y la difusin habitual, en estos casos
el porcentaje de taquilla para el grupo vara del 60% al 70% despus de descontar los gravamenes
correspondientes al derecho de autor, impuestos sobre espectculos pblicos, etctera. En algunos
casos, el Centro aporta una cantidad para nomina de actores.
En los recintos universitarios, se produce teatro, msica y danza con proyectos
comisionados en los que la Universidad cubre el 100% de los gastos y recibe el mismo porcentaje
de taquilla. En los casos de coproduccin en teatro, los proyectos suelen ser de formato mediano
con inversiones hasta de $500000.00 y la Universidad aporta alrededor del 70% del costo total,
garantizando la nmina del elenco, la difusin (publicidad, invitaciones, coctel) y en algunas
ocasiones, cubren gastos de produccin y honorarios del equipo creativo. En estos casos, los
porcentajes de ingresos en taquilla se dividen generalmente al 50% y, dependiendo de los
convenios de coproduccin, el grupo puede llegar a obtener el 60% o el 70% de la misma. El
costo del boleto vara de $50.00 a $80.00 con descuentos del 50% en espectculos nacionales de

teatro y danza. En cualquier caso, hay que considerar los gravmenes correspondientes as como
el pago de regalas por derecho de autor.
En los teatros de la UNAM, los tabuladores de nmina por funcin se dividen en tres
categoras bsicas:
Protagnicos $800.00 a $ 1,000.00 (artistas consagrados)
Reparto $400.00 a $ 800.00 (artistas reconocidos)
Comparsas $250.00 (recin egresados)
Ahora bien, los niveles de gestin y los modelos de produccin se combinan y
complementan de acuerdo con la dimensin del o los proyectos. Actualmente la frmula mas
comn es la coproduccin en donde intervienen diversas instituciones, organizaciones, empresas
e iniciativas que colaboran en el financiamiento y la realizacin del proyecto. Un ejemplo de
cmo las formulas se fusionan puede ser el caso de un festival nacional de teatro callejero (que
responde a polticas culturales gubernamentales), el cual comisiona a un profesional en la
organizacin y realizacin de este tipo de espectculos para que gestione con los grupos
independientes especializados las presentaciones en las calles y plazas programadas por el
festival.
Sin embargo, la planeacin de un proyecto no slo requiere del marco contextual
conferido por las instancias participantes y por los niveles de gestin y modelos de produccin
utilizados. Otro ingrediente fundamental es que cada proyecto escnico sin importar si surge de
una organizacin, institucin, grupo o compaa debe contar con una base slida en cuanto a la
dimensin, la estructura y los planes del mismo, a partir de la clara definicin de la visin, la
misin, las metas, los objetivos y los medios, del proyecto, desde el punto de vista artstico,
humano, tcnico y administrativo.

DEFINICIN Y ELABORACIN DEL PROYECTO

A partir de algunos conceptos inspirados en las corrientes ms recientes de la
administracin, debemos considerar que el proyecto artstico dentro de las artes escnicas
requiere definicin y claridad en la direccin y la organizacin que permitan capitalizar y utilizar
de la mejor manera el tiempo y los recursos humanos, financieros y materiales. Es de este campo
del conocimiento de donde se han tomado algunos conceptos que ayudarn a lograr una
produccin ms eficiente.
Es recomendable que el equipo de trabajo se rena y dialogue acerca de las ideas
generales y particulares del proyecto, con el fin de lograr un acuerdo comn en la definicin de la
visin, misin, metas, objetivos y medios. Como ejemplo se plantea el caso de La Red de
Promotores Culturales de Latinoamrica y el Caribe)0
Visin
En ocasiones, para ver el paisaje, es necesario colocarse a una cierta distancia, y lograr
una mejor visibilidad, Lo mismo ocurre en la planeacin de proyectos artsticos. Tener visin es
poseer una idea clara de lo que el proyecto va a lograr. Hacia el exterior, debe dar la imagen de
ser algo valioso, de algo que vale la pena llevar a cabo. La visin es un mapa que determina por
dnde empezar y dnde terminar un proyecto de manera ideal. Explica la necesidad de la
realizacin del proyecto desde la misin que se ha planteado la organizacin, grupo o institucin
que lo genera.
Para establecer la visin de un proyecto, es necesario precisar qu es lo ms importante
para ste, es decir, los valores que lo mueven. Es necesario pensar en aquellas cuestiones que ms
se valoran dentro de ese proyecto escnico, pues estos valores son
los que influirn en las decisiones que se tomen. Para conocer los valores implcitos en el
proyecto hay que preguntarse: a) Qu es lo ms importante? b) Cul es la percepcin que cada
uno de los participantes tiene del proyecto?
O Organizacin sin animo de lucro, creada en mayo de 1991, en Parat} (Brasil), con el
objetivo de generar un espacio de trabajo conjunto entre productores de danza contempornea,
teatro y msica en America Latina, que contribu era a romper el tradicional aislamiento cultural
existente en la regin. [Informacin tomada de la pagina en Internet http://www.redlat.org]
La visin identifica claramente lo que se quiere hacer y determina el tipo de proyecto que
surgir.
Misin
Es la exposicin explcita y concreta, directa y convincente que resume la razn de ser de
una organizacin y/o proyecto. Se trata de un resumen breve y elocuente de la finalidad de la
organizacin y/o proyecto. Escribir la misin permite describir el propsito o finalidad nica.
Captura las cualidades a desarrollar, lo que se pretende lograr, as como las contribuciones
esperadas al llevar a escena un proyecto. Es una especie de gua que sirve de inspiracin para
tomar decisiones que ayudarn a alcanzar las metas y a ser congruente con la visin. La misin
describe los aspectos ms relevantes de lo que la organizacin lograr en el futuro y de los
elementos claves que la impulsan... [Se caracteriza por] la sencillez y [la] brevedad, [por basarse

en una] perspectiva real y alcanzable. t Asimismo sintetiza y comunica el sentido, la naturaleza,

la filosofa, el espritu y el alcance del proyecto. La misin aclara ante los dems el por qu, para
qu y para quines existe el grupo o compaa, institucin o empresa, proyecto o propuesta.
La definicin que la propia organizacin artstica realice de su misin se convertir en la
orientacin bsica, la columna vertebral de donde se derivan los objetivos, las metas y los propios
proyectos (...) La misin no es un elemento de gua inamovible, rgida e invariable, por el
contrario, al igual que la organizacin misma y su forma de operar, sta debe ser revisada
peridicamente para poder redefinir o modificar su actuacin, lo apropiado de los elementos que
conforman la misin, la compatibilidad con los objetivos organizacionales o con los objetivos de
proyectos concretos (...) [Es posible[ definir la misin de una organizacin artstica estableciendo
el mbito de actuacin en tres aspectos primordiales: el propsito, el sector de expresin artstica
y el mercado objetivo.

Visin de La Red de Promotores Culturales de Latinoamrica y el Caribe: Somos una

organizacin lder en las Amricas en la generacin y reconocimiento de espacios culturales
para la integracin y construccin de una comunidad cultural protagonista de su desarrollo
social integral, y que propicie la circulacin, distribucin e intercambio de informacin, ideas,
bienes, espectculos y servicios culturales. (Tomado de http://www.redlat.org)

Metas
Una meta es un destino final; es el resultado que se espera. Se relaciona con la visin por
lo que no incluye demasiados detalles. De hecho es la seccin ms breve del proyecto, pero debe
ser lo suficientemente clara como para, incluso, ser expresada en una sola oracin. Las metas son
los productos concretos cuantificables y cualificabIes que se obtendrn durante la realizacin del
proyecto y al finalizar el mismo.
En este sentido, recordemos la frase del director flmico Cecile B. De Mille:
Aquella persona que alcanza el xito es la que no pierde de vista su meta y lucha por ella.
Las metas tambin surgen de los sueos, y permiten tomar las mejores y mas adecuadas
decisiones. As es posible identificar y percibir las oportunidades que hay para el desarrollo de un
proyecto. Las metas son las seales en el camino que conducen al destino planeado, mientras que
los objetivos son las luces que iluminan el camino hacia cada meta.
Puede haber una o mas metas, las cuales describen los resultados que se esperan alcanzar
en determinados periodos. Se pueden plantear metas inmediatas y otras a mediano y largo plazo.
Las metas a largo plazo nos ubican en el camino adecuado. Ayudan a determinar la direccin que

tomar el proyecto. Planear a largo plazo a partir de metas, es como tener un mapa a travs del
cual es factible seguir el desarrollo de un proceso. Adems, detallar las metas por escrito es
comprometerse con ellas y evitar omisiones.
La Red: La meta del proyecto piloto Performing Americas es lograr que dos grupos
norteamericanos se presenten en tres sedes de La Red y dos grupos latinoamericanos se presenten
en tres sedes de Estados Unidos.
Objetivos
Los objetivos responden a qu es lo que se quiere lograr. Son una serie de ideas
especficas que complementan con detalles las metas planteadas. Son una lista de la forma
especfica en que se alcanzaran las metas. No existe un nmero ideal de objetivos, pero se pueden
sugerir dos o tres objetivos por cada meta.

Misin de La Red: Generamos espacios de trabajo conjunto y sistemtico entre promotores

culturales de las Amricas, interactuando con organizaciones sociales, artsticas, y culturales, a
travs de la comunicacin, divulgacin, cualificacin, circulacin y distribucin de los bienes
y servicios culturales de Los creadores y trabajadores culturales del continente.

actividades, calendarios y organigramas de trabajo requeridas para los fines del grupo y
del proyecto.
La Red: est conformada por 31 ncleos (agrupaciones o productores independientes de
23 pases de Latinoamrica y el Caribe). Los ncleos locales se agrupan en regiones: Caribe,
Central (Mxico y Centroamrica), Andina y Sur. Cada ao se realiza un Encuentro Anual de
Ncleos, que define las polticas de la institucin para el periodo, evala las actividades y define
las asignaciones presupuestales y el plan de trabajo. Cada proyecto se financia de diferentes
formas, por ejemplo:
El Fondo La Red para la Cultura y las Artes de Latinoamrica y el Caribe, fundamentado
en aportes provenientes de fondos pblicos y privados, este fondo concursable busca promover y
apoyar proyectos de excelencia en el desarrollo de las artes escnicas y musicales de
Latinoamrica y el Caribe, tanto en la creacin, como en la produccin, distribucin y circulacin
de nuestra produccin cultural.
El Proyecto de las Amricas o Performirig Americas, en asociacin y coproduccin con
Arts International y National Performance Network, y con el apoyo de Doris Duke Foundation,
busca promover el intercambio de artistas y espectculos de las diferentes regiones de Amrica, a
travs de la circulacin de sus propuestas y el intercambio y encuentro con las comunidades
artsticas locales.

INTERROGANTES CLAVE

Como parte de la etapa de planeacin y elaboracin de cualquier proyecto, deben

plantearse y responderse algunas preguntas elementales y fundamentales para llegar a definir las
cuestiones hasta ahora planteadas. Estas preguntas son: por que, qu, quin, dnde, cuando,
cmo, y con qu o cuanto?
Al responder estas interrogantes, se retoman y exponen las caractersticas generales y
especficas del grupo y/o del proyecto. Esto adems, facilita la elaboracin de documentos que
permitirn gestionar y dar cause a las etapas del proceso, y la comunicacin tanto interna como
externa de los participantes e involucrados Si analizamos y desglosamos detenidamente cada
pregunta, se pueden definir los siguientes aspectos:

Por qu?
Origen y antecedentes
Visin
Marco de referencia
Misin
Necesidad e importancia
Justificacin
Qu?
Metas
Objetivos generales (fines y logros)
Objetivos especficos (actividades y acciones)
Quin?
Participantes (con quin)
Beneficiarios (para quin)
Dnde?
Teatro o espacio escnico
Ubicacin geogrfica
Localizacin
Contexto
Cundo?
Horizonte temporal
Vida del proyecto
Actividades en el tiempo y cronograma
Cmo?
Estrategias y procedimientos
Niveles de gestin y modelos de produccin aplicados
Organigrama
Funciones, responsabilidades y tareas
Actividades y ruta crtica
Contactos y comunicaciones
Clculos presupuestales

[sigue...]

Con qu?
Recursos humanos, financieros, tcnicos, infraestructurales y de comercializacin
Presupuesto disponible
Ingresos
Costos y gastos
Viabilidad financiera
Flujo y control de recursos
Como ya se sugiri anteriormente, conviene convocar a los miembros participantes del
proyecto a una reunin, en la cual, en conjunto, se habrn de exponer las siguientes interrogantes:
Quines somos? (como grupo, compaa, empresa cultural, institucin) Cmo trabajamos?
(qu nivel de gestin, qu modelo de produccin aplicamos)
Cul es la misin, la visin, la filosofa y los valores que nos caracterizan? Cules son
nuestras metas a corto, mediano y largo plazo?
Cules son nuestros objetivos generales y especficos? Cules son nuestras prioridades?
Qu finalidades tiene el proyecto?
Por qu escogimos producir este proyecto? Qu queremos lograr a travs de l?
Qu estamos aportando al hacerlo?
Estamos satisfaciendo una verdadera necesidad? Cul?
Con quines vamos a trabajar?
Quin es el lder, los participantes y los involucrados en el proyecto? Quines son los
agentes contraparte?
Los conocemos, tenemos experiencias anteriores con ellos? Cules son sus recursos
disponibles?
Para qu pblico est dirigido el proyecto?
[sigue...]

Cules son las caractersticas socioeconmicas y las necesidades e intereses de dicho pblico?
Sabemos dnde est el pblico que nos interesa convocar?
Cul es nuestra imagen en la comunidad local, nacional e internacional?
Dnde se va a realizar y presentar el proyecto? Qu ventajas y desventajas tiene el lugar?
En qu medida el contexto beneficia o perjudica el proyecto?
Cundo va a presentarse al pblico el proyecto?
Cules son las fechas ideales para realizar el proyecto? Conocemos las fechas reales?
Qu factores podran interferir con las fechas? Cunto tiempo requiere cada etapa?
El nivel de gestin y el modelo de produccin seleccionados se adecuan a la meta, contenidos
y objetivos del proyecto?
Existe un organigrama y actividades definidas dentro del grupo?
Tenemos los contactos y relaciones necesarias para realizar el proyecto?
Cules son los niveles, capacidades y canales de comunicacin internos y externos?
Cunto cuesta el proyecto en general y por conceptos o partidas presupuestales? Contamos
con un calendario de ejercicio de recursos?
Conocemos la dimensin del proyecto?
Qu tenemos y que nos falta?
Cmo se financiar, organizar, difundir y comercializar el proyecto? Disponemos de los
recursos necesarios para lograr los objetivos?
Es posible llevar a cabo el proyecto?
Hemos diseado los medios e indicadores de evaluacin y medicin de resultados?

Para responder stas y otras preguntas es necesario plantear las ideas centrales del proyecto, los
problemas y necesidades reales; es decir, tratar de ser honesto, y pensar con tica para poder
encontrar soluciones adecuadas. Para ello se requiere analizar el entorno y el contexto; considerar
los factores polticos, econmicos, sociales, culturales, tecnolgicos, jurdicos y normativos que
pueden beneficiar o perjudicar al proyecto en el proceso; as como identificar e investigar sobre la
Competencia para obtener informacin sobre la oferta, precios, bienes y servicios que se
ofrecen y que se necesitan, adems de conocer las estrategias de promocin, difusin y
comercializacin que utilizan otros grupos, compaas e instituciones. Asimismo, hay que
analizar internamente los recursos con los que contamos, nuestras capacidades y carencias y las
de nuestros interlocutores o contrapartes.

ANLISIS
DAFO
OPORTUNIDADES)

(DEBILIDADES,

AMENAZAS,

FORTALEZAS,

Como sealamos, existen algunas herramientas de la administracin que apoyan el trabajo

del productor ejecutivo al proporcionar elementos que permiten conocer las caractersticas de
nuestra organizacin y proyecto. Entre ellas se encuentra el anlisis DAFO, el cual nos permitir
eliminar las debilidades, anticipar las amenazas, potenciar las fortalezas y aprovechar las
oportunidades.
En las artes escnicas se puede aplicar perfectamente el anlisis DAFO, acrnimo de
Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades, el cual ha sido utilizado ampliamente por
escuelas de administracin extranjeras con el equivalente al trmino en ingls SWOT, acrnimo
de Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats. Este mtodo de anlisis nos ayuda a ubicar los
puntos fuertes y dbiles del proyecto, as como las amenazas y las oportunidades que ofrece el
entorno. Si el anlisis se aplica antes de iniciar el proceso propiamente creativo ayuda a
dimensionar objetivamente el proyecto que se pretende realizar.
De acuerdo con Carlos Puig Martn:
un anlisis DAFO o swor, es siempre una herramienta socorrida que nos ayuda a
reflexionar en todos los mbitos, desde los pases y grandes corporaciones hasta la mismsima
esfera personal. Cada gobernante de un pas, cada director general de una compaa, cada
individuo hara bien en saber cules son sus puntos fuertes y dbiles as como las oportunidades y
amenazas que se estn gestando en su entorno ms o menos prximo.
DEBILIDADES. Son aquellos aspectos del funcionamiento interno que pueden
mejorarse, o en los que otros son superiores a nosotros. Podemos considerar como debilidades,
entre otras: la falta de una direccin estratgica; incapacidad para gestionar financiamiento;
carencia de imagen en el mercado de las artes escnicas; equipos y sistemas operativos
insuficientes o ineficientes (equipos de cmputo, comunicaciones, butacas incmodas); oferta
limitada de productos y servicios; falta de profesionalismo de los participantes.
AMENAZAS. Como amenazas, consideramos aquellos acontecimientos externos que
ponen en riesgo el desarrollo y crecimiento del proyecto, por lo que es fundamental anticiparse a

ellos. Son los aspectos negativos de las oportunidades, es decir, el reverso de la moneda. Sin
embargo, hay que considerar que las amenazas pueden llegar a convertirse en coyunturas u
oportunidades.
Entre otras amenazas estn las polticas culturales limitadas; censura de los contenidos;
lento crecimiento o fuerte competencia en el mercado; cambios en el gusto y las necesidades del
pblico y los destinatarios; trmites y controles fiscales. Tambin se consideran amenazas
factores como el clima adverso; la presencia de una manifestacin en la ciudad; la visita de algn
poltico o artista famoso.
FORTALEZAS. Son los elementos internos positivos; es decir, los puntos fuertes del
proyecto sobre los que existe control y dominio que conviene mantener y potenciar. Podemos ver
como fortalezas la capacidad de gestin y de convocatoria; la participacin de especialistas en
funciones clave (administracin, produccin, promocin); la trayectoria y reputacin del grupo y
sus miembros; la ubicacin y posicionamiento en el mercado de las artes escnicas; una imagen
slida ante los destinatarios; recursos financieros adecuados, cantidad, calidad y originalidad de
los productos y servicios ofrecidos; precio competitivo.

OPORTUNIDADES.
El cambio de direccin en los acontecimientos externos que posibilitan el desarrollo del
proyecto, as como las amenazas insertas en una coyuntura, se pueden ver como oportunidades
aprovechables.
Como ejemplo de oportunidades se encuentran las caractersticas y crecimiento del
mercado; polticas culturales eficientes y amplias; diversidad de pblicos o destinatarios
interesados; utilizacin de tecnologas aplicadas; ventajas fiscales de acuerdo con la forma
constitutiva de la organizacin o grupo artstico (sociedad o asociacin civil), competencia y
capacidad adquisitiva del sector; contexto en el que se realiza el evento (festival, homenaje,
muestra, seminario, taller).
Al contar con una idea clara de los aspectos comprendidos en el DAFO, podremos dar
respuesta a las preguntas planteadas anteriormente, adems de constituir un proyecto cada vez
ms solido y congruente. Un anlisis de este tipo permite dar cause a la misin del grupo,
compaa o proyecto atendiendo a la visin, metas y objetivos.
Como se puede observar, cada uno de los elementos que integran la gestin de un
proyecto para dar lugar a la produccin de un producto escnico, estn integrados y entrelazados,
formando una cadena, un engranaje que nos permitir cumplir nuestras metas y lograr un
proyecto de calidad que nos haga avanzar y tener presencia en el mercado de las artes escnicas,
haciendo realidad nuestros sueos de realizacin y posicionamiento.

PRESENTACIN DEL PROYECTO

Llegados a este punto, el trabajo de investigacin y de reflexin planteado, permitir y
facilitar la presentacin de un proyecto por escrito de manera clara, directa y concisa. Es preciso
tomar en cuenta que el proyecto escrito es un instrumento de trabajo que se utilizara durante cada
una de las fases de su desarrollo. Asimismo es un documento de referencia que est en constante
actualizacin y, por lo mismo, es necesario que sea flexible para hacer las adecuaciones y
modificaciones convenientes y oportunas.
Hacer el proyecto por escrito demuestra la capacidad de previsin y anticipacin de los
elementos que confluyen para su realizacin; es una herramienta necesaria para gestionar,
organizar y ejecutar acciones, as como para realizar trmites administrativos y negociaciones
adems de que facilita la comunicacin entre todos los involucrados. Tambin apoya las labores
de promocin, difusin y documentacin, adems de que ayudara en la elaboracin de solicitudes
de becas y apoyos financieros y los correspondientes informes.
El primer documento que se elabore deber contener la mayor informacin posible, para
despus poder editarlo de acuerdo con los diversos destinatarios del mismo. Gracias a este
instrumento, el proyecto llegar a las manos de posibles patrocinadores y coproductores.
Redactar un proyecto consiste en presentar informacin detallada y clara de la propuesta,
integrando la informacin referente a los recursos humanos, creativos, financieros, de
infraestructura, tcnicos y temporales con que se cuenta. En el proyecto por escrito se reflejan las
respuestas surgidas del anlisis DAFO, de las preguntas sobre el proyecto y del trabajo en equipo.
Cuando se elabora un proyecto por escrito para solicitar una beca, conviene tomar en
cuenta el tipo de institucin, fundacin u organizacin, se debe considerar, adems, que el diseo
del proyecto ayuda a proyectar la imagen, importancia y fuerza del grupo a travs de la
tipografa, forma, colores, logotipo, fotografas y dems elementos.
La propuesta
Conviene tener en mente que cada uno de los destinatarios de la propuesta escrita del
proyecto tiene distintos enfoques, de modo que si bien algunos se inclinan por propuestas ms
bien breves, otros requieren informacin amplia y detallada sobre el proyecto, su proceso de
ejecucin y su estrategia de evaluacin. En algunas instituciones se pide anexar una carta de
intencin (un brevsimo resumen del proyecto y de las necesidades de apoyo financiero); otras
ms piden un apego total a sus lineamientos e intereses.
Para no llevarse sorpresas desagradables ni perder el tiempo presentando proyectos sin
fundamento o sin los requisitos necesarios, debemos tener claro que lo mejor es seguir los
lineamientos que marca la institucin, fundacin o empresa a quien presentamos la propuesta.
Una forma de conocer sus requerimientos, es navegar por los sitios Web de inters y acceder a
ellos a travs de buscadores, o bien, dirigirse personalmente a las oficinas.
Por otra parte, la propuesta por escrito tambin tiene una funcin fundamental en la
promocin y difusin del proyecto. Por ejemplo, sirve para elaborar la carpeta de prensa y
promover el proyecto en festivales nacionales e internacionales.

La metodologa
A primera vista, resulta difcil calcular las actividades y el orden que implica elaborar la
propuesta escrita del proyecto, pues existen varios factores que afectan el calendario de trabajo.
(Ver recuadro en la siguiente pgina.)
El esquema
En este punto, ya se debe tener claro el proyecto, sus caractersticas generales, as como
sus necesidades, y lo que ahora procede es comunicarlo a los posibles participantes, productores,
donadores y presentadores, entre otros. Un proyecto deber incluir al menos los siguientes
apartados:
En Mxico, el Fondo Nacional para la Cultura y Las Artes (FONCA) publica un folleto en el que
incluye el tipo de proyectos que apoya financieramente dentro del Programa de Fomento a
Proyectos y Coinversiones Culturales. Al final del folleto, se integra un formato de solicitud y una
lista de los materiales que deben incluirse en la propuesta, as como el tipo de anexos dependiendo
de la disciplina artstica.
Vase: http://www.conaculta.gob.mx clic en convocatorias, clic en Fondo Nacional para la Cultura
y las Artes, clic en convocatorias, clic en Programa de Fomento a Proyectos y Coinversiones
Culturales,
Puntos a considerar en la metodologa:
Definir visin, misin, metas, objetivos y medios
Realizar anlisis DAFO
Trabajo en equipo para responder preguntas
Definir la finalidad del proyecto
Solicitar cartas compromiso
Solicitar cartas de inters
Solicitar cartas de apoyo
Reunir el material a incluir (documentos, fotografas, textos originales, etctera)
Bsqueda de otros participantes financieros (patrocinadores, coproductores)
Redaccin de la propuesta
Revisin de la propuesta por parte del equipo
Diseo de la carpeta
Armado de la carpeta
Entrega de la propuesta (de acuerdo con las fechas previstas)
Espera del resultado
Seguimiento (con instituciones y participantes)

Portada
ndice de contenido
Presentacin (descripcin general del proyecto)
Introduccin (diagnstico del contexto)
Antecedentes (punto de partida del proyecto)
Carta de intencin (motivos, antecedentes y proyeccin)
Justificacin (nivel de gestin y modelo de produccin aplicado, historia del grupo u organizacin)
Metas (productos a obtener tangibles o intangibles)
Objetivos (generales y especficos a corto, mediano y largo plazo)
Destinatarios (sector de la poblacin beneficiada denominacin y cuantificacin)
Descripcin de la propuesta (valor artstico, impacto social y cultural)
Participantes (curricular de los equipos de trabajo, instituciones involucradas) [sigue...]

Organigrama (funcionamiento del grupo y del proyecto)

Calendario de trabajo (actividades y cronograma)
Actividades paralelas (actividades adicionales que enriquecen el proyecto)
Plan y estrategias de difusin (comunicacin e imagen)
Viabilidad y contabilidad del proyecto (cultural, material y financiera)
Anlisis de medios, recursos y estrategias internos-externos (humanos, materiales,
Econmicos, infraestructura)
Presupuesto (desglosado y calendario de utilizacin o ejercicio de recursos)
Compromisos y aportaciones (estrategias de recaudacin de fondos y posibles fuentes de
financiamiento)
Estrategias de evaluacin y documentacin (indicadores, encuestas, estadsticas, grficas) de los
resultados y el impacto
Escenarios a futuro (proyeccin y vida del proyecto)
Materiales de apoyo (programas de mano, videos, fotografas, casetes, discos compactos, cartas de
aval, dossier de prensa, crticas y reseas, publicaciones y aquellos que requiera la institucin en
caso de solicitar becas o apoyo)
Si el proyecto va a ser presentado a varias personas o instituciones, se puede usar la misma
propuesta base, agregando la informacin necesaria y editando lo que no sea requerido, adems
de personalizar de acuerdo con el destinatario. Hay que recordar que el nombre del proyecto es
clave por lo que debe ser claro, conciso y atractivo, pues es el primer contacto que tendrn
aquellos que leen la propuesta, por lo que se debe procurar que sea lucido, breve y est cargado
de informacin.