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Plan de comunicacin

2014

FDA

FACULTAD
DE
EDUCACIN
Y

COMUNICACIN
MAESTRA EN COMUNICACIN CORPORATIVA
PLAN DE COMUNICACIN PARA FEDERACIN DEPORTIVA DEL AZUAY
RAMIRO OCHOA OCHOA
LEONEL SOTO ALEMN

DOCENTE: Phd. MIGUEL VSQUEZ


AMBATO ECUADOR
JULIO DE 2014

PLAN DE COMUNICACIN DE FEDERACIN DEPORTIVA DEL AZUAY


1. Justificacin
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2014

FDA

Federacin Deportiva del Azuay (FDA) se funda el 17 de noviembre de 1924 con la idea de organizar y
levantar al deporte azuayo, se asienta en Cuenca y es una organizacin que tiene el carcter de privada
aunque recibe fondos del Estado. FDA est conformada por talento humano que procede
principalmente por cuencanos en la parte administrativa y por personas que vienen de varias regiones
del Ecuador y del exterior (Cuba, Colombia, Argentina, etc.). Federacin est integrada por 198
personas, 90 de las cuales hacen la parte administrativa y las restantes 108 son entrenadores, monitores
y asistentes en un total de 30 deportes que van desde el atletismo, hasta el Voleibol.
Debido a esta variedad de culturas, se han presentado problemas originados por la falta de
compromiso, escasa implicacin de los trabajadores, esa falta de sentido de pertenencia afecta la
imagen institucional por cuanto los resultados deportivos de los tcnicos han sido pobres y en el caso
del personal administrativo se hace urgente la necesidad de utilizar los canales adecuados para evitar
rumores, temor y malos entendidos. En este contexto es primordial fortalecer la comunicacin
interdepartamental facilitando la coordinacin entre unidades para la ejecucin eficaz y eficiente de los
procesos. Es fundamental mejorar la red comunicacional, donde la informacin se canalice de forma
correcta. Se trata de utilizar un sistema de comunicacin organizacional para conseguir de los pblicos
mayor motivacin en el interno, lo que a su vez eso mejorar la productividad e implicar mejorar la
imagen que se transmite al pblico externo.
En lo organizacional, FDA se ha desarrollado superando, una serie de avatares frente a la situacin
coyuntural y poltica que ha vivido el pas. Es en ese marco que se han dado una serie de cambios,
sobre todo a partir del ltimo Gobierno que ha trazado polticas que han acercado a nuestra
organizacin a los organismos de estado como el Ministerio del Deporte. Estos cambios han generado
cierta incertidumbre sobre el futuro institucional de FDA lo que refuerza la necesidad de llevar
adelante un plan de comunicacin para fortalecer los flujos de comunicacin externa e interna, bajo
este panorama necesitamos de la Comunicacin Organizacional como el sistema de comunicacin
adecuado que nos servir para eliminar las barreras comunicacionales que se han presentado. Y es que,
el Plan de Comunicacin nos permitir disear el futuro que deseamos, identificando las estrategias
necesarias para para mejorar la comunicacin dentro y fuera de FDA y contribuir con mayor eficacia a
dar respuestas a la imagen de excelencia que buscamos.
2.

FODA

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FDA

Fortalezas

Organizacin con gran prestigio e

Oportunidades

Mejorar la imagen y la reputacin

importancia a nivel nacional.

Directivos tienen imagen posicionada

institucional.

Mejorar la asistencia a escuelas y

en la sociedad que apoyan la gestin.

Presencia en medios y amistad con

eventos de FDA.

Ser un modelo de gestin en el rea a

periodistas.

Debilidades
Falta de sentido de pertenencia del

nivel de pas.

Amenazas

pblica.

personal que genera problemas de


imagen en lo externo.
Lentitud en el desarrollo de los procesos
Falencias en la comunicacin interna,
surgimiento del rumor.

Prdida de imagen ante la opinin

Ingerencia poltica de personas


naturales o jurdicas.

Los valores deportivos no se suman a


FDA por ende hay falta de resultados
deportivos.

3. Visin
Al cabo de un ao, la FDA ser una organizacin que difunde sus acciones interna y externamente
con liderazgo y eficiencia para mejorar su imagen y su reputacin corporativa.

4. Misin
Optimizar la comunicacin integral de FDA, a travs de un conjunto de estrategias modernas y
eficientes.

5. Objetivo general.

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FDA

Fortalecer la gestin comunicacional a travs de un conjunto de estrategias que fortalezcan el sentido


de pertinencia y consecuentemente la imagen de FDA al cabo de un ao.
Objetivos especficos.

Disear herramientas de comunicacin para potenciar la identidad corporativa, la


comunicacin interna y favorecer el clima laboral.
Ejecutar eventos de socializacin para mejorar las relaciones del personal.
Fomentar el dilogo y la participacin con los pblicos internos y externos.
Crear un conjunto de estrategias 2.0 que mejoren la imagen externa de FDA.
Informar de la gestin realizada con transparencia para generar credibilidad, confianza.

6. Polticas

Polticas:
Poltica interna: De dilogo permanente y cercana entre directivos y personal.
Poltica externa: De informacin abierta y transparente que genere confianza en la colectividad.
7. Estrategias
A nivel interno y con la finalidad de cumplir con la poltica interna de dilogo permanente y cercana
entre directivos y personal, la estrategia de comunicacin del plan estar basada en:
Campaas de comunicacin
Eventos para visibilizar la gestin empresarial
En ese mismo sentido y con miras a cumplir con la poltica externa de informar abierta y
transparente para generar confianza en la colectividad, la estrategia de comunicacin del plan
estar basada en:

Redes sociales para fortalecer la imagen corporativa


Informacin transparente para visibilizar las actividades corporativas

7. ESTRATGIAS

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ESTRATEGIA a
Posicionar la imagen empresarial mediante el uso de publicidad y marketing a fin que esta sea
el reflejo de la empresa, coherente, que comunique las cualidades y servicios de la misma,
diferencindola de la competencia, captando ms clientes, aumentando el flujo de turistas y
generando ms ganancias.
ACTIVIDADES

Desarrollar un plan tcnico para la identificacin y sealizacin de los turistas.

Convenios con canales de televisin, radios y medios impresos para la difusin.


Participacin en ferias, nada ms convincente que interactuar directamente con el

pblico.

Contratacin de espacios para colocar Vallas de la Ciudad Mitad del Mundo.

Stand de informacin en puntos estratgicos.


ESTRATEGIA b
Elaboracin y difusin peridica de medios informativos relacionados con las actividades y
proyectos empresariales, herramientas impresas y audiovisuales, con el fin de evitar rumores
que causen inestabilidad en el pblico interno.
ACTIVIDADES

Fortalecimiento y difusin de un informativo electrnico semanal, con la finalidad de

informar a nuestro pblico interno acerca de los acontecimientos relevantes tanto empresarial
como en las programaciones.

Gestionar ruedas de prensa, entrevistas en programas radiales, participacin en


espacios televisivos nacionales e internacionales entre otros.

Realizar visitas para mantener una relacin directa con los medios comunicacionales
con la finalidad de tener la opinin pblica a nuestro favor.

Elaboracin de boletines oficiales alineados a la filosofa empresarial como apoyo al


vocero y medios de comunicacin.

Contar con videos empresariales y documentales, para funcionarios internos y turistas.

Disear una revista que se convierta en el suplemento del peridico impreso que se
maneja en el Gobierno Autnomo de la Provincia de Pichincha.

Rediseo del sitio Web, que siga las normativas del manual de marca, sea interactivo
con el pblico externo.

Alimentacin constante de sitio Web y redes sociales a fin de tener informacin actual.
ESTRATEGIA c

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Impulsar el conocimiento

FDA

a nivel interno de la organizacn, con el fin de conseguir

colaboracin, cooperacin y motivacin en el talento humano obteniendo como resultado


incremento de productividad en la empresa.
ACTIVIDADES

Rediseo e implementacin de carteleras informativas, que abarquen actividades


empresariales y asuntos sociales.

Implementacin de un Intranet.

Recorrido por las instalaciones por parte del Gerente General por los departamentos y
locales de la Ciudad Mitad del Mundo, para tener contacto directo con los colaboradores y
arrendatarios.

Organizar Talleres, programas de integracin, con el Gerente General, colaboradores


y arrendatarios con el objetivo de compartir, aportar y comprometerse con el crecimiento
empresarial.

Rendicin de cuentas de los proyectos en marcha, presupuestos, gestin realizada.

Usar mailing para procesos de comunicacin interna.

Plantear un manual de induccin dirigido a los nuevos funcionarios de la EPTCMM,


donde se especifiquen deberes y derechos a los cuales debe regirse con el apoyo del
departamento de Talento Humano.
ESTRATEGIA d
Transmision de una imagen renovada a centros educativos del districto metropolitano y
parroquias aledaas, insentivando la visita del Museo Etnogrfico, pabellones y planetario.
ACTIVIDADES

Produccin de material impreso y audiovisual dirigido para nios, adolescentes y


profesores de las instituciones, recalcando el tema educativo cultural, histrico y anscentral.

Participacin en ferias con el fin de vender nuestros productos.

Trabajar en la realimentacin de una base de datos con istituciones educativas.


ESTRATEGIA f
Priorizar la importancia de los atractivos que se encuentran en la Ciudad Mitad del Mundo y
que estos se consoliden como el giro de negocio, considerando que somos una empresa
turstica y las programaciones semanales son un valor aadido.

Realizar exhibiciones internas con diferentes temticas, exposiciones rotatorias que


hablen de hechos ancestrales, curiosos, culturales y sociales.

Innovar planetario y Museo Etnogrfico.


ESTRATEGIA g
Facilitar el recorrido de los turstas en el complejo turstico, hacerlos sentir seguros.

Implementacin de sealtica.

Estandarizacin de rotulacin de los locales para evitar el ruido visual.

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FDA

Realizar reuniones peridicas con arrendatarios, donde se hable de normas y estndares

de calidad con los que deben ser tratados los visitantes.

Disear una campaa interna que recalque la importancia de una sonrisa y buena
atencin al cliente, con el fin de ganar, ganar, la ciudad

La relacin ser activa con los periodistas y con los medios, se buscar el contacto directo con la
ciudadana y el tono y lenguaje se adaptar a cada pblico y los canales sern directos.

8. Acciones de comunicacin
FDA
Miembros de
FDA

PROVINCIA
Poblacin de
Azuay

MC
Medios de
comunicacin

ADM
Administracin

1.

Comunicacin estratgica

Definicin del plan de com.


y Manual de crisis

Seguimiento y control

Evaluacin

2.

Comunicacin institucional

2.1. Comunicacin corporativa

Diseo de materiales y
contenidos
- Cartas, carteles, dpticos...
- Manual de identidad

2.2. Comunicacin externa


a) Marketing

- Marketing telefnico, mvil, etc.


b) Publicidad
- Anuncio en tv, prensa, radio,
vallas exteriores, virales

c) Internet
- Redes sociales
- Blogs
- Actualizacin de website

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FDA

- Posicionamiento seo
- Alta en buscadores
- Mailing
d) Relaciones pblicas y protocolo
Acontecimientos culturales,
deportivos, sociales.
Participacin en ferias
Visitas guiadas

3.
-

4.
-

X
X
X
X
X
X
X
X

Atencin ciudadana
X

X
X
X

X
X
X

Punto de atencin

Libros/anuario/folletos

Encuestas

Web

Sitio institucional
Redes sociales, blog

Telfono de atencin

5.

Comunicacin interna

Manual de bienvenida y otra


documentacin interna

Correo electrnico/Intranet

Revistas corporativas

Invitaciones electrnicas
Canal de comunicacin
corporativo o intranet
Cartas, circulares y otros
documentos

SMS/mensajes por celular

Telfono

Foros/chats

Carteleras, folletos, posters,


merchandising...

Reuniones con directivos.

Evaluaciones, encuestas de
actitud.

Relacin con los medios

Notas de prensa
Ruedas de prensa
Entrevistas con medios
Desayunos con periodistas
Telfono
Sala de prensa virtual
Dossier de prensa en lnea,
fotografas en lnea, cortes de
tv/radio en lnea
Visitas a las instalaciones

X
X

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Actos internos: aniversarios e


inauguraciones, convenciones,
Navidad, Carnaval y Fin de
ao.

FDA

Indicadores para el control y seguimiento


Indicadores
Informe mensual
Resumen anual
Indicadores de realizacin fsica. Miden el cumplimiento de las acciones programadas.
No. notas de prensa y No. fotografas, cortes de voz y de vdeo enviadas a medios
Nmero de boletines enviados
Nmero de publicaciones web creadas
Nmero de blogs y perfiles sociales creados
Nmero de materiales de publicidad creados e insertados
Indicadores de impacto. Miden el nmero real de impactos de las acciones.
Nmero de apariciones en los medios de comunicacin
Nmero de personas informadas sobre una campaa
Nmero de envos electrnicos de boletn o e-mail marketing
Nmero de materiales enviados
Indicadores de resultado. Miden el nmero real de resultados alcanzados.
Nmero de visitas a la pgina web y a los perfiles sociales
Nmero de participantes en los actos
Nmero de usuarios captados para los servicios
Nmero de solicitudes de informacin resueltas

9. Vocera.
Voceros autorizados

El principal vocero de la Federacin Deportiva Provincial del Azuay (FDA) ser el Presidente
Sern voceros autorizados, el Administrador como delegado administrativo, el Director del
Departamento Tcnico Metodolgico (DTM) como delegado tcnico y el director de

Comunicacin.
Los funcionarios de FDA que viajen a otras ciudades podrn conceder entrevistas sobre los
proyectos que lideran, siempre y cuando tengan autorizacin previa del presidente y coordinen las

declaraciones con el Director de Comunicacin.


Los jefes de entrenadores podrn dar declaraciones nica y exclusivamente sobre aspectos tcnicos
del deporte a su cargo y evitarn cualquier tema que pueda afectar la imagen de FDA.

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FDA

ESTIMATIVO DE COSTOS COMUNICACIN INTERNA


ACTIVIDAD
Impresiones manual inductivo para nuevos funcionarios
Impresiones manual de marca
Videos empresariales
Campaa motivacional "Importancia del talento Humano en
la Organizacin"
Programas de integracin
Carteleras informativas
Buzones de opinin
Intranet
Mailing
Informativo digital
Suvenirs: Jarros, llaveros, mouse pads, pulseras
Agendas y calendarios
Exhibiciones rotativas
Pantallas tctiles informativas
Implementacin de sealtica
Carnets de identificacin

TIEMPO
Anual
Anual
Semestra
l
Anual
Anual
Anual
Anual
Anual
Mensual
Semanal
Anual
Anual
Anual
Anual
Anual
Anual

NUMER
O

COSTOS

10
100
2
1
15
12
12

500
1000
1
6
70

TOTAL

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39,00
975,00
20000,0
0
6279,00
2640,00
600,00
500,00
0,00
0,00
3590,00
3400,00
3000,00
5514,00
6000,00
320,32
52857,3
2

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2014

FDA

Estimativo de costo comunicacin externa


NMER
TIEMPO O
COSTOS
Anual
2
8000
Anual
1 2415,00
75000,0
Anual
0
Anual
1 3100,00
Trimestr
al
4 6000,00
Semestr
20000,0
al
1
0
Mensual
1999,20
Semestr
al
3000,00

ACTIVIDAD
PARTICIPACIN EN FERIAS
DISEO DE STAND DESMONTABLE
DIFUSIN EN MEDIOS (RADIO TELEVISIN, PRENSA)
REDISEO DEL SITIO WEB
PRODUCCIN REVISTA
VIDEOS DOCUMENTALES
WEB MARKETING Y MAILING
VISITA CENTROS EDUCATIVOS
MATERIALES IMPRESOS ( PEGABLES, TRPTICOS, DPTICOS,
AFICHES, VOLANTES, MAPAS)
IMPRESIN LONA
ELABORACIN DE BANNERS Y ROLL UPS

Anual
Anual
Anual

50000
6
6

IMPLEMENTACIN DE VALLAS (IMPRESIN)

Anual

IMPLEMENTACIN DE PUNTO DE INFORMACIN


RUEDAS DE PRENSA, AUDIENCIAS
PROMOCIONALES Y SUVENIRS (PULSERAS,ESFEROS,BOLSOS)

Anual
Anual
Anual

0,00

0,00

3000
53028,
00

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5000,00
546,00
3000,00
13470,0
0
18000,0
0
5000,00
6000,00
170530,
20