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banco de galicia

informe
Situacin Actual Hechos y situaciones relevantes de la empresa y del
mercado
31 Enero 2001 : Guillermo Desimoni Gerente de Procesamiento y Control
de Transacciones esta evaluando los desafos que representa el crecimiento
proyectado del mercado para los dos aos siguientes .
La empresa en 1998 tomo la decisin de pasar por una reestructuracin
interna que permita reducir costos y aumentar la eficiencia
El principal cambio fue la implementacin de un nico back-office para
todo el banco.
En el rea de procesamiento la unidad de Otorgamiento y la unidad de
Operaciones crediticias experimentaron procesos de mejora luego de
analizar las funciones de cada sector y de documentarlos.
Los principales factores de xito fueron la organizacin y standarizacin de
tareas, la automatizacin y el establecimiento de mecanismos de medicin.
PROBLEMAS
Incrementar la eficiencia del sector de Asignaciones y Otorgamiento con el
fin de enfrentar un crecimiento de 30% en el ao 2001 y 20% en el ao
2002 con un presupuesto establecido que no permite incrementar la nmina
de recursos humanos.
Evitar los reclamos debido al incremento de la demanda.
En caso de que se implementen mejoras exitosas y la eficiencia aumente,
como enfrentar la posibilidad de tener que prescindir de personal valioso
que contribuy con el logro de los objetivos?.
ANALISIS
En vista de los procesos de mejora que ha habido a lo largo de los ltimos
dos aos, se puede decir que se han superado algunas etapas relacionadas
a la mejora de los procesos del Banco.
Esto es, la etapa de reconversin de la compaa en funcin al desarrollo
actual del mercado bancario en Argentina ofreciendo en forma intensiva
productos de tipo crediticio/financiero; la etapa de reorganizacin,es decir la
delimitacin de responsabilidades de cada rea (se unificaron reas
operativas) y el repensado de procesos por el cual se han optimizado las
tareas e inclusive replanteado el layout del rea de Asignaciones.
Por lo tanto la conclusin es que existen las bases suficientes para poder

implementar los conceptos de mejora de procesos y gestin por procesos en


el Banco de Galicia.
Para esto debemos analizar los procesos actuales, identificar las tareas y
sus responsables, revisar el flujo de los mismos con el fin de buscar
oportunidades de mejora
Identificacin de las tareas relevantes en la operaciones Crediticias
|Tarea |Descripcin |Responsable |Sector |
|1 |Atencin de Solicitud: |Asesor de Ventas |Canal de Contacto/Ventas |
| |Se llena Formulario Calificacin Cliente en el Sistema Plataforma | | |
| |Comercial de Ventas | | |
| |Se prepara carpeta fsica | | |
| |El formulario electrnico mediante cdigo de barras se pasa a la | | |
| |herramienta Multiproducto | | |
|2 |Transito de Carpetas: En la noche se entrega en los lugares de los |
Ordenanza |Asignaciones |
| |auxiliaresadministrativos | | |
|3 |Asignacin: |Auxiliar Administrativo|Asignaciones |
| |Se escanea el cdigo de barras del formulario | | |
| |El Sistema Multiproducto verifica y se asigna a un Verificador | | |
| |Si no aparece registrado se espera un da. | | |
| |Si no aparece registrado una segunda vez se devuelve | | |
|4 |Transito de Carpetas: De dia, se trasladan las carpetas a los |Ordenanza |
Asignaciones |
| |escritorios de los verificadores administrativos | | |
|5 |Anlisis y Decisin : |Verificador |Otorgamiento |
| |Se Clasifica la carpeta por prioridad de anlisis (1ero prestamos) | | |
| |Se identifica la solicitud | | |
| |Se consulta el resultado del Credit Scoring e informe comercial | | |
| |Se controlan datos del cliente si es que consiciden con el sistema | ||
| |Se Dictamina : Aprobado, Rechazo u Observado | | |
|6 |Transito de Carpetas: Se devuelve la carpeta al punto de venta. |
Ordenanza |Asignaciones |
De acuerdo a los dictmenes histricos, aproximadamente 20% de las
carpetas es observada, lo cual implica un reproceso. Uno de los objetivos
debe ser bajar esto a una tasa de 5% como mximo en los prximos 6
meses y luego reducirlo a 2%
Anlisis del Flujo de Procesos
Se presenta el Anexo 1
ALTERNATIVAS DE MEJORA
Hacer un checklist en el punto de venta antes de enviar la carpeta. Esto
permitir reducir el nmero de carpetas observadas. No se deben enviar
carpetas sin que se haya realizado el checklist, preferible demorar un da
mas el envo antes que enviarlo con la posibilidad de error.

Crear un Sistema de Alarmas para los formularios cuyas carpetas han sido
enviadas al rea de asignaciones y no han sido ingresadas al sistema
Multiproducto durante el siguiente da
Colocar bandejas de entrada para las carpetas que recibe el verificador de
manera que el ordenanza lo entregue clasificado por tipo de producto
financiero, de esta manera el verificador no pierde tiempo en tareas de
clasificacion y dar prioridad a los documentos en forma mas efectiva. Esto
puede incrementar la eficiciencia de los verificadores en un 5%
Unificar los sistemas Plataforma Comercial, Multiproducto , Atencin
de Consultas para agilizar el intercambio de datos e implementar mejores
controles en lnea.
Automatizar las solicitudes de excepcin, para que a sola firma del
gerente del punto de venta se otorgue el producto con la sola verificacin
de los datos correctamente ingresados al sistema. LaFirma puede ser
electrnica en el sistema Multiproducto para asegurar que por error en la
revisin de la carpeta pase desapercibido la solicitud de excepcin.
Implementar sistema de acceso a central de riesgo e informacin propia
de Banco Galicia en el punto de venta de manera que para que haya una
verificacin previa en la agencia que compruebe fehacientemente y sin
duda el nivel crediticio del solicitante en el sentido de que tiene otros
productos en el banco y otras tarjetas de prestigio de otro banco sin
morosidad, si se implementa bien y se empodera al punto de venta se
puede minimizar los envios de carpetas hasta la central de verificacin, la
cual nicamente procesara casos en los que se requiere una verificacin
mas exhaustiva. Esto podra disminuir la carga de trabajo de los
verificadores en un 10% del total de solicitudes.
De acuerdo a lo anterior solamente reduciendo las carpetas observadas,
otorgando mayor poder de decisin al punto de venta, automatizando mas
los procesos se puede lograr incrementar la eficiencia en mas de un 30% a
corto plazo
PLAN DE ACCION
Crear un equipo de proyecto destinado a implementar las mejoras en el
lapso de 6 meses, el tiempo viene corriendo y la nica forma de
implementar las mejoras es con equipo adhoc destinado a esa labor a
dedicacin exclusiva.
Implementar contnuamente recapacitaciones sobre todo en los puntos de
venta para minimizar el tiempo perdido por reprocesos, hacer auditoras
para verificar que los procesos se lleven en forma adecuada.
Es factible seguir incrementando la eficiencia y utilizar los adelantos
tecnolgicos de los sistemas de informacin, por lo tanto es previsible que
se tendr que reducir personal, el personal valioso debe ser reasignado a
nuevas oportunidades como las nuevas agencias que se van a abrir