La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci Sin Padres

La Orfandad de Juanito,
un Documento que Naci Sin Padres

Gabriela Grisales Restrepo

Wilson Ivn Valencia Agudelo
Tecnlogos en Archivstica
Universidad de Antioquia Sede Sonsn

2009

Los Tecnlogos en Archivstica sensibilizan a las Administraciones Pblicas y Privadas del importante
papel que juegan los archivos en la toma de decisiones y en la salvaguarda del patrimonio documental
de las regiones.
Mara Teresa Mnera Torres
Directora Escuela Interamericana de Bibliotecologa
Universidad de Antioquia

Cartilla Pedaggica Sobre Archivos

Esta publicacin se realiza en el marco de la Cuarta Convocatoria
de Proyectos de Extensin en las Regiones - 2008 de la Universidad de Antioquia
Rector de la Universidad de Antioquia
Alberto Uribe Correa
Director de Regionalizacin
John Jairo Arboleda Cspedes
Directora de la Escuela Interamericana de Bibliotecologa
Mara Teresa Mnera Torres.

Ilustraciones:
Julio Csar Manrique
Textos:
Gabriela Grisales Restrepo
gabigrisales@gmail.com
Celular: 3104067898
Wilson Ivn Valencia Agudelo
wagudelo@yahoo.es
Celular : 3147826177
Corrector de textos
Jos Fernando Botero Grisales
Diseo y Diagramacin
Jeison Alejandro Tabares Lpez
Suimagen Publicidad
Impreso por:
Suimagen - Julio de 2009

Presentacin

La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci Sin Padres

La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci
Sin Padres, es una cartilla dirigida a sensibilizar
a nios, jvenes y adultos, sobre la importancia
que los archivos tienen para la realizacin de
gestiones administrativas en instituciones pblicas
y empresas privadas, de una manera eficiente
y transparente y para la supervivencia de la
historia.
La idea inicial de su elaboracin surgi siendo
los autores, estudiantes del curso Prevencin
y Conservacin Documental, en la Carrera de
Tecnologa en Archivstica, de la Universidad de
Antioquia Sede Sonsn, egresados.
Consta de dos partes: La primera, el cuento La
Orfandad de Juanito, Un Documento que Naci
sin Padres, en l a travs de la prosopopeya,
figura literaria que consiste en atribuir a las cosas
inanimadas o abstractas, acciones y cualidades
propias de seres animados, (DRAE, 22 ed, 2001),
se da vida a un documento.
La segunda parte es el dilogo entre Documento
Histrico y Juanito el Documento, protagonistas
del cuento; ellos hablan de temas relacionados
con los archivos: historia, archivos del mundo y de
Colombia, normatividad, recomendaciones sobre
manejo.
La cartilla cuenta adems, con notas al pie de
pgina que definen los trminos archivsticos
empleados, de una manera sencilla y comprensible,
sin descuidar el necesario rigor tcnico.

Esperamos que, en sus manos, cumpla con los objetivos para

los cuales fue creada: despertar inters en el tema de los
archivos y que quienes la lean se conviertan en difusores de
su contenido.

Cartilla Pedaggica Sobre Archivos

Agradecimientos:
A nuestra Alma Mater, Universidad de Antioquia Sede Sonsn, por la
formacin brindada profesional y por permitirnos materializar la idea
inicial, a travs de la Convocatoria de Proyectos de Extensin de la
Direccin de Regionalizacin.
A las orientaciones de la Escuela Interamericana de Bibliotecologa.
A las lecturas juiciosas y crticas realizadas por los profesores Mara
Cristina Betancur Roldn, Marta Luca Giraldo Lopera, Nohelia Toro
Giraldo, Luz Marina Jurado lvarez, Jaime Alberto Gmez Espinosa.
A la Institucin Educativa Escuela Normal Superior Presbtero Jos
Gmez Isaza, por permitirnos realizar con sus estudiantes, la prueba
piloto.
Igualmente, a nuestros compaeros archivistas: Carlos Samuel Ospina
Ospina y Jos Fernando Botero Grisales por sus valiosos aportes
intelectuales y logsticos.

La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci Sin Padres

, el documento, naci en la Secretara
de Ventas del Municipio de Periy.
Hijo legtimo de su desalmado productor, el jefe de oficina,
Justiniano Casas y Beatriz, su secretaria. Haba nacido
exactamente el da en que con un sencillo Acto Administrativo1,
pero con mucha comida y champaa, se declaraba jurdica y
legalmente constituida la secretara como tal y para cumplir
a regaadientes con un requisito impuesto por la Ley. Sus
creadores le bautizaron con el nombre de Acta2 de Fundacin
de la Secretara de Ventas.
Beatriz, la secretaria, le quera mas nunca se preocup por l
lo suficiente; a Justiniano le estorbaba en todas partes, le fastidiaba verle rodando de lugar en lugar, de rincn en rincn,
de escritorio en escritorio y lleg a odiarle
tanto que pens mil
veces en destruirlo.
Sin embargo pensaba
que haba sido concebido a travs de una
difcil Actividad Administrativa3, un conjunto de tareas, operaciones, acciones y
trmites reglamentadas por las normas de

procedimiento y llevadas a cabo por la Seccin4.

Haba sido creado mediante el proceso de Produccin de Documentos5 y a pesar de que nunca estuvo de acuerdo con
tanto protocolo y tanta pendejada, como l mismo lo expresara, no senta amor por el beb documento; aunque s le
causaba preocupacin el hacerlo desaparecer.
Como muchos productores de documentos, slo pensaron
en crearlo; nunca se concientizaron que el nuevo documento,
Juanito, necesitaba cuidados especiales y que para ello era
preciso brindarle una excelente Gestin Documental6.
El sufrimiento de Juanito no tena lmites. Careca de
lo ms indispensable. No le compraron una cuna tan
siquiera, es decir, una Unidad de Conservacin7 en
donde reposar protegido del sol y del fro, del polvo
y la contaminacin, de los excesos de luz, de humedad
y de las manos ociosas, dainas.
Por mucho tiempo se vio condenado a vivir solo, pues sus
padres fueron dndole ms y ms hermanitos que corran
su propia suerte, los mantenan aislados de los dems,
nunca los dejaban jugar ni agruparse como pequeos que
eran para compartir sus juegos y travesuras, ni siquiera les
era permitido a los documentos - que eran muy parecidos y a los que sus productores llamaron tipos documentales8.

Acto Administrativo: Accin de un funcionario dentro de una entidad pblica o privada que queda escrita en un documento que le da legalidad al trmite realizado.
Acta: Documento que relata lo tratado y acordado en una reunin, redactado por la persona que acta como secretario y aprobado por el comit, junta, asamblea.
3
Actividad administrativa: conjunto de tareas, operaciones, acciones y trmites establecidas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por la Unidad
Administrativa.
4
Seccin: Unidad tcnico-operativa de una institucin.
5
Produccin Documental: Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones y el programa de gestin documental.
6
Gestin Documental: Tcnicas dirigidas por archivistas, para planear, dirigir y controlar la produccin, circulacin, conservacin, uso y seleccin de los documentos
de cualquier institucin y que facilita el modo de obtener economa y eficiencia en la creacin, mantenimiento y uso de los documentos, a lo largo de su ciclo vital
institucional.
7
Unidad de Conservacin: Pueden ser unidades de conservacin entre otras: carpetas, una caja de cartn desacificado, un libro, un tomo, un CD.
8
Tipos Documentales: Documentos cuya forma, contenido informativo y soporte, entendindose este ltimo como el material fsico en que se registra la informacin
(papel, pergamino, papiro, cintas, discos magnticos, pelculas fotogrficas, etc.), son iguales, por ejemplo: Historia Clnica, Historia Laboral.
1
2

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Lamentablemente l era una Unidad Documental, o
Pieza Documental9 . Tampoco poda relacionarse con los
Expedientes10, pues despus de mucha discusin y con
bastante mala gana, Justiniano, su productor, les haba
construido una habitacin por aparte, ya que por las
actividades que deban realizar, se distinguan de los dems
por formar parte de otra familia a la cual le llamaban Unidad
Archivstica11.

A pesar de su corta edad, cada da, Juanito se senta ms

y ms triste. Se le vea amarillo, arrugado, con pequeas
manchitas rojas, circulares. Muchos decan que eran los
microorganismos que lo tenan as, que debido al polvo
y a la humedad haba sido atacado por los mohos y
las bacterias; o quizs tambin que la causa de sus
males radicaba en los insectos como las cucarachas,
los piojos de los libros, las termitas, los pececillos, de
plata, las ratas, ratones y las personas cuando ensalivan
sus dedos y tocan los documentos, en fin, que sin nmero
de enemigos tena a su alrededor Juanito, el documento!

El feroz animal emprendi veloz carrera con la caja en el

hocico. Despus de recorrer un largo trecho y al momento
mismo en que se dispona a desbaratar totalmente el recipiente para devorar lo que haba dentro, unos pasos precipitados y una luz centelleante, hicieron que el animal aquel,
No haba transcurrido el mes despus de su nacimiento, tirara por el suelo la caja y emprendiera las de Villadiego.
cuando Juanito se llev el ms terrible susto de su corta
vida. Despus de escuchar ruidos por toda la oficina, Juanito, el documento, temblando, qued tirado en un rincn
sinti que la caja ya medio roda, donde se encontraba era de aquel saln grande y majestuoso, limpio y ordenado donferozmente atacada por un animal grande y peludo que de se respiraba vida, aseo, pulcritud; donde haba miles y miemita unos sonidos escalofriantes y cuya actitud pareca les de documentos iguales a l, contentos, sanos, radiantes,
felices que compartan entre ellos en una forma tan ordenaquerer destruirlo todo.
da y perfecta, que le pareci estar viviendo un sueo.

Pieza documental: Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento. Pueden ser ejemplo de piezas documentales entre
otros, un acta, un oficio, un informe.
10
Expedientes: Unidad documental formada por un conjunto de documentos elaborados por un sujeto productor en la resolucin de un mismo asunto. Ejemplo, los
expedientes judiciales.
11
Unidad archivstica: Conjunto de piezas o tipos documentales, puede ser unidad archivstica entre otras, un expediente.
9

La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci Sin Padres

A pesar de no haber podido conciliar el sueo en toda la

noche, Juanito amaneci contento. Se vio rodeado de muchos
documentos. Algunos solos, otros agrupados, la mayora
entrados en aos pero muy bien conservados. Se mostraron
amables, interesados en l, le miraban con tristeza pero a
su vez con una luz de ilusin en sus semblantes que le era
trasmitida a Juanito, el documento. Con un dejo de amor y
de cario, un anciano documento se le acerc y sin dejar de
observarle le pregunt con gran afabilidad.
- De dnde vienes?
No s - respondi Juanito, el documento.
-Cmo te llamas?
- Mi nombre es Juanito. Represento a todos los documentos
bebs. Sin embargo todos me conocen como Acta de
Fundacin de la Secretara de Ventas.

- Cmo llegaste hasta ac?

-Un animal grandote me trajo anoche.
Guardaron algunos minutos de silencio. Entonces fue
Juanito, el documento, quien tmido se atrevi a preguntar
al anciano documento.
- Dnde estoy? El anciano con voz suave le respondi:

Cartilla Pedaggica Sobre Archivos

- En el Archivo General de la Nacin12.
-Y usted cmo se llama?
-Todos nosotros pertenecemos a una gran familia, la familia
de los Documentos Histricos, nos llaman as porque ya no
representamos utilidad a los fines administrativos, pero si
servimos para ayudar a los investigadores e historiadores
en la bsqueda de informacin sobre hechos y actividades
pasadas.
Mi nombre es como el tuyo, mira qu coincidencia, yo
tambin soy un Acta de Fundacin de una Institucin
muy importante.
- Entonces Usted podra ser mi pap? - Pregunt
Juanito, el documento.
- Ojal, qu ms quisiera, hijo!, pero perteneces a
un hogar, a una oficina muy diferente, - le respondi el
anciano con tristeza.

- Ms bien cuntame Cuntos aitos tienes?

- No s seor documento histrico, no tengo tarjeta de
identidad, pues nunca me describieron en un inventario,
ni realizaron sobre m un Registro de Entrada,13 y mucho
menos un Asiento14 que pudiera identificarme y contara
sobre m ms pormenores.

El anciano se inclin sobre el nio y pudo ver claramente

la fecha de su nacimiento. No poda creerlo; un mes!; era
solo un documento, beb, era un Documento Activo, un
Documento de Gestin15, no poda ser!, y en el estado en
que se encontraba.
- A ver mi nio, continu el viejo documento.
-A qu se dedican tus paps?
- No shablan mucho, discuten
demasiado, toman tinto, reciben a
unas personas que llaman usuarios16
pero nunca dialogan con ellos. Ellos
van en busca de informacin, nunca la
encuentran, los atienden mal y lo ms
triste seor, es que a nosotros, no
nos quieren nos maltratan
Se hizo un largo y profundo
silencio. El anciano comprendi
que el documentito no saba nada
de s mismo, de su Ciclo Vital17,
de los cuidados que sus padres
debieron haberle brindado desde el
momento mismo de su concepcin,
de sus derechos como Documento
de Archivo18, sobre cmo se forman los

Archivo General de la Nacin: Institucin pblica del orden NACIONAL, adscrita al Ministerio de Cultura encargada de la conservacin permanente de los documentos
histricos de las entidades nacionales y regulador de las polticas archivsticas del pas.
13
Registro de entrada: Anotacin de los datos del documento en las planillas de control.
14
Asiento: Conjunto de datos informativos con que se describe un documento en un libro o planilla.
15
Documento activo, Documento de gestin: Es el que acaba de ser producido y es vigente. Es el documento utilizado todava para atender las actividades por las
cuales fue creado.
16
Usuarios: Personas que se benefician de los servicios que prestan las empresas y oficinas. En este caso, el usuario hace uso de la informacin que se encuentra en
los documentos de archivo.
17
Ciclo vital: Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en las oficinas, pasando por el archivo central y/o intermedio, hasta
que se eliminan o se conservan en un archivo histrico.
18
Documento de archivo: Son los documentos producidos o recibidos por una persona o entidad en razn a sus actividades diarias, que tiene valor administrativo, fiscal
o legal, o valor cientfico o cultural y debe ser objeto de conservacin.
12

La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci Sin Padres

grupos familiares: Expedientes, Series19, Subseries20, sus ms allegados parientes. Sobre todo estos aspectos, l; como mayor
que era, se senta en la obligacin de contarle, de instruirle, de educarle.
Entonces, el anciano documento le explic con paciencia que ellos dos como Actas de Fundacin de las Instituciones tienen
una existencia permanente, que nunca van a morir. Que en estos momentos, l es un documento beb, es un Documento
Activo, que muchas personas allegadas a
la oficina donde fue creado, le consultarn
para verificar disposiciones y fechas, y
cuando tenga unos cuantos aos ms, se
convertir en un apuesto joven documento,
CONSEJO
COMIT EVALU
PAL DE
NICI
E
MU
A
D
D
O

R
cuya calidad de vida ser Semi-Activa, le
COMIT S
DE DOCUMEN
ARCHIVOS
ARCH
TOS
O
IVISTA
ARCHIV
trasladarn del lugar donde naci a
S
INVIT
ADOS
otro mucho ms grande.
- Es este el lugar? Inquiri el beb
documento.
- No, An te falta mucho para llegar
aqu.
- Cmo podra hacerlo? Inquiri Juanito,
el documento
- Mediante la atencin que puede prestarte
un archivista.
- Un archi, qu?
- Un archivista. Una persona especialista
en el manejo de los documentos: los

Series: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido uniforme, producidos por un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de
sus funciones especficas, por ejemplo: actas, informes, comunicados.
20
Subseries: Divisin de las series documentales, dependiendo de sus caractersticas administrativas y funcionales. Ejemplos, actas del comit de archivos, informes de
gestin, comunicados de gerencia.
19

Cartilla Pedaggica Sobre Archivos

controla, los cuida, los custodia, los conserva, en una
palabra, es el administrador de los archivos, respondi el
viejo documento.
- Y Por ac hay muchos de esos archi, archivistas que usted
dice?, volvi a preguntar Juanito, el documento.
No pudieron continuar con el dilogo. La puerta del recinto
se abri de repente y por ella aparecieron tres seoras que
venan a realizar sus labores de limpieza rutinarias.
Como les fuera posible, entre dos documentos histricos
alzaron el beb documento del suelo, trepndolo
rpidamente en uno de los estantes metlicos que
estaban cerca y metindole en una cunita, esa unidad
de conservacin que l siempre so. Permaneci
inmvil, en silencio

10

aseadoras pasaban los implementos de aseo con

tal delicadeza que eran casi imperceptibles a los
documentos.
Los miraban con cario, con calor humano, con
el respeto con que se trata a las personas, en una
palabra, los amaban.
Juanito y su nuevo amigo se disponan a bajarse
del estante, cuando escucharon voces que se
acercaban. No pudiendo contener su curiosidad,
Juanito pregunt muy bajito al odo del
Documento Histrico. - Ellos, quines son? El
anciano respondi:
- En manos de ellos se encuentra nuestro futuro,
son las personas encargadas de conocernos
ms a fondo, de analizarnos, de evaluarnos.

Qu confortable estaba todo all! Un lugar fresco, acogedor.

Por un momento, record con triste nostalgia aquella oficina
donde fuera creado, aquel hogar que, aunque existiera,
nunca fue suyo.

Ellos forman parte del Comit Evaluador

de Documentos21, que a nivel nacional, nos
observan con detenimiento por algn tiempo para poder
definir nuestro futuro, mediante el estudio de los valores
Sinti miedo porque cada vez que hacan el aseo en su hogar, que cada uno de nosotros tenemos. Sabes que tenemos
le tiraban el polvo encima y le hacan estornudar; despus, dos valores? los valores primarios, para informacin
como si fuera poco, pasaban la trapera llena de jabn y agua administrativa y los valores secundarios, para informacin
sucia y le mojaban los bordes y muchas veces emparamaron cultural, histrica e investigativa.
su superficie, de ah el mal estado de salud que siempre le
acompaaba.
- Cada cierto tiempo, por orden de ellos, se realizan anlisis
de los documentos en los archivos para luego hacer las
All era diferente. No barran. Las aspiradoras y traperas
Selecciones22 y as generar muestreos23, sacando los
permanecan secas y con cuidado de madre cariosa, las
documentos que ya no prestan ningn servicio.
Comit evaluador: Personas que trabajan en el Archivo General de la Nacin, encargados de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los
documentos, es decir, el valor que adquieren los documentos por la importancia de su contenido para la historia.
22
Selecciones: Operacin por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen.
23
Muestreos: Escoger muestras representativas de los documentos para realizar una seleccin.
21

La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci Sin Padres

- No, no te asustes. Esos seores son muy formales y comprensivos.
Mira, por ejemplo, a aquellos que estn en aquella esquina; ellos
forman parte del Comit de Archivos24, son muy importantes
sus decisiones porque ellos son especialistas en Archivstica,
Derecho y Contabilidad y dan consejos sobre cmo tratarnos a
nosotros tanto administrativa como tcnicamente.
Ves aquellos que forman corrillo en el centro del saln? Ellos son
de la alta direccin, pertenecen al Sistema Nacional de Archivo25,
vienen de las empresas y son los encargados de definir las
polticas de los programas de trabajo y de la toma de decisiones
en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos.

atencin y sorpresa todo lo que aquellos documentos

histricos comentan.

- Como bien puedes ver

Juanito, no tienes nada de
qu preocuparte, ni nada
qu temer. Es muy triste
que tus productores no
te quieran, pero existe un
sinnmero de personas que
se interesan por ti y, tarde o
temprano, irn a rescatarte.

Comprendi tambin, muy a su pesar, porqu

su amigo, el Documento Histrico, le haba
dicho que no poda quedarse con ellos en el
suntuoso archivo.

Tras varias horas de conversaciones sobre temas archivsticos, Juanito, el documento,

cmodo en su cajita de cartn
desacidificado, escucha con

24

Se enter, por ejemplo, que en su hogar tiene

familiares comunes a l, pues sus temas, motivos,
argumentos, y negocios son similares a los suyos, son
Asuntos homogneos; adems de ellos, cuenta con
otros parientes que le son de gran utilidad como los
Documentos de Apoyo y los Documentos Esenciales26.
Nunca haba hablado con ellos, ni siquiera los haba
conocido.

Tena razn, su destino, si algn da se conociera su

existencia, estaba en manos de las Tablas de Retencin
Documental27, en las cuales, los seores que antes se
haban reunido, fijaran en forma definitiva el futuro de
su existencia - despus de realizada la Decisin Final:
si podra gozar de una Conservacin Temporal, si sera
Eliminado, destruido o, por el contrario, se quedara
por siempre al lado de los ancianos documentos, que
tanto afecto y cario le haban demostrado.

Comit de archivos: Grupo de consejeros de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y tcnicos de los archivos.

Sistema Nacional de Archivos: Programa del Archivo General de la Nacin, que integra las instituciones archivsticas, pblicas y privadas, del pas para estandarizar
los procesos archivsticos y la normalizacin de los mismos.
26
Documentos de apoyo y documentos esenciales: Aquellos documentos necesarios para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y
testimonial garantizan el conocimiento de las funciones y actividades del mismo an despus de su desaparicin, por lo tanto, posibilita la reconstruccin de la historia
institucional.
27
Tablas de Retencin Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa
del ciclo vital de los documentos
25

11

Cartilla Pedaggica Sobre Archivos

El da trascurri tranquilamente. Uno que otro
historiador llegaba a investigar sobre aquel
mundo exterior que Juanito no conoca y se
pasaban toda la tarde de ac para all y de all
para ac, mirando, comparando, examinando,
escribiendo, pensando. Juanito, el documento,
reflexionaba en la gran importancia que
representaba ser un documento histrico y lleg
hasta a formularse la pregunta que estaba seguro,
preocupaba a todos los documentos: Llegara l
tambin a ser algn da un Documento Histrico?
Sin poder encontrar respuesta a su pregunta, se
qued dormido.

12

Era ya tarde en la noche cuando despert

sobresaltado. Los amigos estaban a su
lado y le sonrean con benevolencia.
- Debers partir, Juanito. Te queremos mucho
pero debes regresar a casa. Si no lo haces, tu
vida terminar muy pronto. Trataremos de
buscar tu hogar, entregarte a tus productores.
Les convenceremos de que te cuiden, que
velen por ti, por tu futuro.
Juanito, el documento, baj la cabeza en seal
de obediencia y emprendi con ellos el retorno
a casa.
Aunque timbraron varias veces, nadie sali a
recibirles. Juanito, el documento se despidi de
sus amigos no sin antes agradecerles todo lo que

haban hecho por l y les prometi contarles cmo haba terminado toda
esta aventura.
Apesadumbrados los Documentos Histricos se despidieron del pequeo,
no sin antes recomendarle se cuidara mucho para su bien y el de su propia
familia.
Las horas pasaron eternas. El fro se haca cada vez ms insoportable. A
la madrugada, el guardia de turno, al realizar su cotidiana ronda abri la
puerta principal que da a la calle y Juanito, el documento,
en un descuido de ste, se col hasta el interior del
edificio.
Al llegar al tercer piso donde se ubicaba su casa,
cul sera la sorpresa al encontrar la puerta
abierta de par en par. Mir hacia arriba
y ya no vio el rtulo que identificaba su
residencia y donde claramente se lea:
Oficina de Ventas. Entr rpidamente
llamando a sus productores y su extraeza
fue en aumento al encontrar las oficinas
desocupadas, sin muebles, sin estantes, sin
escritorios, sin sus productores sin sus hermanos
sin sus parientes
Se acurruc en un oscuro rincn y llor
desesperadamente. Estaba solo, perdido, abandonado
a su propia suerte. Su familia le haba olvidado tal vez
para siempre y el sueo de convertirse en un Documento
Histrico desapareca por completo de su futuro, de su
realidad.

La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci Sin Padres

Se preguntaba con repetida insistencia por qu sus creadores
le haban trado al mundo si no iban a cuidar de l, por qu no
lo queran, por qu siempre haba representado un estorbo
para ellos. As, entre una y otra meditacin, Juanito, el
documento, empapado por las lgrimas que vertan sus ojitos
inocentes, y que hacan correr las tintas con que muchos
insensibles haban estampado orgullosos sus firmas fras e
indescifrables, se qued dormido.

- Y podr llegar a ser un Documento Histrico?

- Claro que s, que no te quepa la menor duda. Contest
sonriendo el muchacho.
- Puedo hacerle una pregunta? Inquiri tmidamente Juanito,
el documento.

- Claro, todas las que quieras

Despert sobresaltado. Sinti que alguien que no conoca le
tomaba entre sus manos con una singular delicadeza, con un - Dnde estn mis productores?
cuidado tal como nunca lo haban hecho sus productores; le
acariciaba con ternura, le observaba con detenimiento y, al - El da que desapareciste, a ellos les fue requerida
el Acta de Fundacin de la Secretara de Ventas, y
mirarlo despierto, le habl suavemente para no asustarlo.
recuerda que ese documento eres t. Al no poder
ensearte como prueba legal requerida, por el
- Cmo te sientes?
maltrato que tus hermanitos y parientes reciban
de ellos, por la falta de atencin y buen servicio a los
- Un poco mal. -Le respondi Juanito, el documento.
usuarios, tus creadores fueron despedidos y la Secretara
- No temas, yo voy a cuidarte, Voy a cuidarte como debe fue declarada cerrada.
Administrarse un Documento de Archivo. Te llevar a una
clnica donde te prestar los primeros auxilios. Te har todo Tras algunos instantes de silencio, Juanito, el documento, se
un tratamiento de conservacin, te evaluar para analizar atrevi a preguntarle:
todos y cada uno de tus valores, te clasificar para que
puedas entrar a formar parte del Archivo Activo, - Quin eres y qu haces?
es decir, que te consulten con frecuencia. Har
que figures en la Tabla de Retencin - Bueno, yoyo soy Archivista y mi misin es amar y cuidar a
Documental y sers reconocido por todos los documentos ancianos, jvenes y bebs como t.
todos. Te brindar un futuro feliz,
como feliz debi haber sido toda tu Al cabo de algn tiempo y gracias a los cuidados de aquel
existencia, vas a ver cmo te voy a archivista, Juanito, aquel documento que naci sin padres y
que por mucho tiempo, vivi en la orfandad, hoy forma parte
curar, a cuidar, a consentir.
del Archivo Total28 como Documento Histrico.
28

Archivo Total: Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso general de la formacin del archivo en su ciclo vital y que comprende: Produccin
o recepcin, distribucin, consulta, retencin, almacenamiento, preservacin y disposicin final.

13

Cartilla Pedaggica Sobre Archivos

despus, Juanito, el documento que naci sin

padres y el Documento Histrico, se encuentran
nuevamente.
-- No sDon Histrico, tengo tantas dudas sobre el tema de los
archivos.
-- Claro, es lgico. Ven, conversemos un rato sobre este interesante
tema. Tienes tiempo? Qu deseas conocer?
-- Deseara saber mucho, mucho sobre los documentos y los
archivos. Puedes contarme qu es un archivo?

14

- S Juanito. El archivo es un conjunto de documentos:

cartas, fichas, hojas de vida, actas, entre otras, sea cual
sea su fecha de creacin; as se encuentren en papel, Cds.,
disquetes y que se van acumulando segn los trmites y procesos
de las empresas, entidades
pblicas o privadas, en el
transcurso de su gestin.

- Y Los Archivos tienen historia, don Histrico? Qu

bueno conocerla!
- Claro Juanito, siempre es importante partir por el
principio y aunque la historia de los archivos en el
mundo es tan, pero tan larga, tratar de contarte
algunos momentos significativos.
El desarrollo de los archivos ha transcurrido de forma
paralela a la escritura, por ms de 5.000 aos; el primer
archivo de negocios, existi 5.000 aos antes de Cristo;
el Archivo Secreto Vaticano tiene documentacin
desde el ao 1198, ms de 800 aos de historia!. Entre
muchsimos ms archivos antiguos.

- Para qu sirven?
- Sirven como testimonio e
informacin a la persona o
institucin que los produce
o a los ciudadanos, o como
fuentes para construir la
historia. Constituyen una
herramienta indispensable
para la gestin administrativa,
econmica, poltica y cultural
del Estado y las Instituciones
privadas.

- Siempre se han aplicado los mismos mecanismos

para el manejo de los archivos?
- No, Juanito. Da a da, el hombre se ingenia tcnicas para obtener: mayor rapidez de respuesta, mayor productividad en el trabajo, un mejor servicio al
usuario y una mejora en el control de la calidad.

La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci Sin Padres

- Entonces Qu
tecnologas
se
utilizan hoy en
da para el mejoramiento de los
archivos?
- Hoy, es posible
capturar
y
transformar los
documentos en
papel a imagen o
a texto, por medio de los escneres, existe el almacenamiento
electrnico, adems, herramientas que recuperan la informacin,
clasifican, describen y valoran los documentos.
- Don Historico. Existen archivos muy grandes?
- Muchos, muchos, muchos. No podra
nombrrtelos todos. Tenemos, por
ejemplo, el Archivo General de la
Administracin de Espaa, Con
175 kilmetros de estantera, una
superficie de 40.000 m2, repartida
en 8 plantas, tiene en espera 300
kilmetros de documentos. El
Archivo Secreto Vaticano con
85 kilmetros de estantera. El
Archivo General de Indias conserva
ms de 43.000 legajos, instalados
en 8 kilmetros de estantera, con
unos 80 millones de pginas de documentos
originales.

- Bueno, pero yo tambin quiero saber sobre la historia

de los archivos en Colombia.
- Es evidente, Juanito. No ms faltaba que no hablramos
de lo nuestro.
La Corona Espaola, desde el comienzo mismo de
la Conquista, pretendi proteger la documentacin
generada por la administracin de las Indias. As,
Francisco Pizarro recibi la orden de conformar archivos
oficiales y que tal disposicin se siguiera en todas las
posesiones espaolas. Hacia 1567, la Real Audiencia
del Nuevo Reino de Granada dispuso la creacin
de un archivo, para evitar la prdida de
documentos a causa de los continuos incendios
que se sucedan en los sitios de su custodia.
- En estos momentos dnde se encuentran esos
documentos?
- A que no adivinas dnde!, con estos documentos,
nace el Archivo General de la Nacin que ahora
posee ms de 40 millones de folios en los que
se registran los hechos ms importantes del
pas desde 1.500.
- Me gustara tanto que todos mis amiguitos
lo visitaran. Cuntanos por fa, dnde se
encuentra situado y cmo se puede consultar
en l.
- El Archivo General de la Nacin se encuentra
en Bogot, Telfono 3282888.
www.archivogeneral.gov.co
contacto@archivogeneral.gov.co

15

Cartilla Pedaggica Sobre Archivos

Otros importantes acervos documentales los encontramos
en Medelln, como el Archivo Histrico de Antioquia, donde
se custodia la historia de Antioquia y la de todos sus municipios.
- Seor Documento Histrico, yo puedo visitarlo?
- Sin duda, Fjate bien en los datos que voy a darte:
Palacio de la Cultura Rafael Uribe Uribe.
Telfono: 2541444 Ext. 69, 61 y 66.
archivoh@antioquia.gov.co

16

- Cuando encuentre mis creadores,

les pedir me lleven a este
interesante archivo.
- Eso est muy bien,
Juanito. Pero no debes
olvidar que en Medelln
existe
otro
archivo
importante y es el Archivo
Histrico de Medelln. Es el
lugar donde se alberga parte
de la memoria histrica
de la ciudad. All reposan
documentos
originales
producidos por los entes del
gobierno municipal desde
1675.
- Yo quiero ir all.
- Es fcil. Comuncate al
Telefax: 5126547

- Juanito, pero tambin existen otros archivos muy

importantes, los que se encuentran en los municipios
del suroriente antioqueo, ms exactamente en la Zona
Pramo: Abejorral, Argelia, Nario y Sonsn.
- Y son tambin muy importantes estos archivos?
- Por supuesto!, Juanito. Estos municipios cuentan con archivos como los producidos en las administraciones municipales, notaras, juzgados, fiscalas, hospitales, parroquias,
centros de reclusin, entre otros. Todos son muy importantes ya que documentan la evolucin de los distintos sectores y la contribucin de cada
uno de ellos al desarrollo de la regin
y del pas.
- Aparte de los archivos
administrativos, la zona
Pramo cuenta con otra
clase de archivos?
- Los municipios poseen
tambin junto a los archivos
administrativos, archivos pblicos,
privados y personales. Todos
contribuyen a la creacin de los
archivos histricos, ya que son
registros insustituibles para la
investigacin de las prcticas
sociales,
econmicas
y
polticas.
En el municipio de Sonsn,
aunque un incendio destruy

La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci Sin Padres

el archivo municipal en el ao 1957, existen en fondos acumulados29, escritos originales de
finales del siglo XVIII, que en
su tiempo tuvieron gran valor administrativo y que hoy,
hacen parte del patrimonio
histrico. As mismo, el Centro de Historia San Jos de
Ezpeleta de Sonsn donde
se conservan cien aos de
archivo notarial, cuyo primer
documento es el acta de fundacin de la ciudad

Nario, del municipio de Sonsn, y se erige Distrito

Municipal.
- Infrmanos por fa, cmo ubicar estos archivos.
- Si quieres saber sobre los hechos administrativos
e histricos del municipio de Nario, ubcate en:
www.narino-antioquia.gov.co/ Telfono: 868 0113
- 868 0204 - 868 0179 - Fax: 868 0077 - Parque
Principal. All, encontrars ms informacin.

- Maravilloso! Debe ser sensacional tener ese documento ante mis

ojos.

17

- Sin duda, una experiencia inolvidable, Juanito. Si algn da

quieres visitar estos archivos, infrmate en el telfono: 869 4444.
contactenos@sonson-antioquia.gov.co.
- Si visitas el archivo administrativo del Municipio de Nario, conocers desde los documentos originales, como acuerdos y resoluciones, el paso a paso, el quehacer
administrativo de la regin y las
decisiones ms importantes tomadas por la Gobernacin de
Antioquia, Alcaldes y Concejo
Municipal, desde principios del
siglo XX hasta nuestros das. Hallars, por ejemplo, copia de la
Ordenanza N 37 del 23 de abril
de 1913, por medio de la cual
se segrega el corregimiento de
29

- Qu interesante conocer la historia de estos

municipios a travs de los documentos originales.
Don Histrico, Comntanos, sobre los archivos del
municipio de Argelia.
- S, Juanito, imagnate ciento ocho aos de vivencias
pueblerinas!, contados a partir de su fundacin
en 1.891. En sus archivos se encuentra copia de
la Ordenanza N 19 del 05 de diciembre de 1960,
emanada de la Gobernacin de Antioquia, por
medio de la cual se crea el municipio de Argelia.
- Qu interesante documento, Don Histrico!

Fondos acumulados: Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivstico determinado de organizacin y de
conservacin, producto de la carencia de poltica archivstica del Estado, del desgreo administrativo y de los cambios constantes de la administracin.

Cartilla Pedaggica Sobre Archivos

- Y hay ms, Juanito. Has escuchado hablar de grandes
poetas y escritores antioqueos, de gran fama nacional e
internacional como lo son: Gregorio Gutirrez Gonzlez y
Toms Carrasquilla?
Aseguran que Gregorio Gutirrez Gonzlez fue el fundador de
Argelia y que Toms Carrasquilla vivi en este municipio. Te
imaginas a los nuevos tecnlogos en archivstica recuperando
entre toda la informacin contenida en los archivos de Argelia,
documentos originales de personajes tan importantes?
- Espectacular, Don Histrico, sencillamente espectacular! Y
para lograrlo Qu se necesita?

18

- Ah, Abejorral! Uno de los pueblos ms tradicionales y

paisas de Antioquia. En su memoria histrica y documental
se conserva viva la tradicin y la cultura, expresadas en:
su Parque Principal, el mercado dominical, su arquitectura
de principios del siglo XX y el ambiente rural que no ha
desaparecido, de ah que el Ministerio de la Cultura lo haya
declarado: Bien Cultural de Inters Nacional.

- Que tanto las administraciones municipales como las

dems entidades responsables de los archivos, tomen
conciencia sobre la importancia que ellos representan para
la administracin y la historia; se sensibilicen frente a las
problemticas que stos presentan, buscando soluciones
mediante la presentacin de propuestas y proyectos,
Si gustas conocer ms sobre sus archivos, Llama al
encaminados a su mejoramiento.
8647182. contactenos@abejorral-antioquia.gov.co o llama
tambin a la Casa de la Cultura: Telfonos: 864 8308 y 864
- Me llama tanto la atencin visitar este archivo, Don His.
7145.
Cuando lo desees, comuncate con el telfono; 865 00 77,
- Oh!, cunto me gustara conocerlos todos. Algn da
865 01 63. contactenos@argelia-antioquia.gov.co.
vamos a visitarlos?
- Don Histrico y si quiero investigar sobre los archivos del
municipio de Abejorral qu hago?

- S, prometido. Pero, adems de querer conocerlos, debes

aprender a cuidarlos para que continen prestando un
servicio tan valioso.
- Por qu?, son muy delicados, verdad?
- S Juanito, debes aprender mucho sobre ellos y tener

La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci Sin Padres

cuidados especiales a la hora de producir, tramitar, guardar
y consultar los documentos.

- Los documentos en papel, como t o como yo, tenemos

muchos enemigos que los humanos deben tener en cuenta
para evitarlos o combatirlos a tiempo. Para conservarnos
Entonces Qu debo aprender sobre la produccin de
sanos y fuertes, es necesario que los lugares donde nos
documentos?
guarden, gocen de: una temperatura ambiente entre 15 y
21C; una humedad relativa entre 45 y 65%; luz fluorescente,
- El buen uso de las tintas utilizadas en las impresoras y en las
se deber tener cuidado que por puertas y ventanas no
mquinas de escribir, por ejemplo, la calidad del papel, los
penetre polvo, humo, gases carburantes y personas ajenas
equipos y tiles de oficina, los formatos, la letra, la firma.
al quehacer del archivo.
- Y para tramitarlos?
- Si recibes documentos debes comprobar que estn
completos, que correspondan a lo que dice el contenido
escrito, los radicas que quiere decir ponerle un consecutivo
a cada documento que llega a la institucin y registras
para cuando tengas qu consultarlos, puedas determinar
rpidamente, cules te llegaron, quin te los envi y cundo
los recibiste.
- Don Histrico, Qu debo tener en cuenta para guardarlos
bien guardaditos?
- Juanito, tener en cuenta la calidad de las carpetas, la
cantidad de documentos que te caben en ellas; si vas a
utilizar cajas, de cartn, preguntars cules son las que - Si las personas no tienen en cuenta estas condiciones. qu
tienen menos cido, pues cuando son demasiado cidas,
nos puede ocurrir don Documento?
producen mohos, hongos muy pequeos que producen
ruptura, manchas de diferentes colores, olor a hmedo y - Muy sencillo, Juanito: Las temperaturas y humedades
mala apariencia.
relativas incorrectas, nos producen hongos y bacterias;
las luces infrarrojas y ultravioletas, decoloran nuestros
Adems tendrs en cuenta las condiciones ambientales del
pigmentos y las humedades nos causan mohos.
lugar donde va a permanecer el material.
- Qu horror! ya tengo los pelos de punta
- Cules son esas condiciones ambientales Don His?
- Y eso que todava no he acabado de contarte.

19

Cartilla Pedaggica Sobre Archivos

- Cmo!, es que hay ms?

departamentales y municipales, encargados de hacer

cumplir la normatividad archivstica y de velar por la
custodia, preservacin y conservacin de los archivos.
El Archivo General de la Nacin, por ejemplo, es el ente
rector de la gestin archivstica.

- Claro, Juanito. Se debe tener cuidado con los lugares que

se escojan para almacenarnos, en ellos tenemos que estar
protegidos de otros enemigos como: desastres, terremotos,
inundaciones, incendios, ataques de grupos armados, entre
otros. Y al momento de consultarnos, deben cuidarnos de - Don Histrico, estos entes trabajan cada uno por su lado, o
las suciedades en manos y superficies, del comer y beber
cmo es la cosa?
sobre nosotros; igualmente, del vandalismo.
- Interesante pregunta, Juanito. Ellos se unen y conforman
- Y a todas estas, don Histrico. Quin o quines controlan
el Sistema Nacional de Archivos: Un Programa del
todos estos aspectos?
Archivo General de la Nacin, que integra las instituciones
archivsticas, pblicas y privadas, del pas para estandarizar
- Existen organismos encargados de velar por la correcta
los procesos archivsticos y dictar las normas para el
20
administracin y conservacin de los documentos y
mismos. Promueve el desarrollo y modernizacin de
los archivos:
estos centros de informacin, salvaguarda el patrimonio
documental y fomenta el acceso de los
- En todas partes del mundo?
ciudadanos a la informacin y a los
documentos de archivos pblicos
- S, Juanito. En todo el
y privados. Son rganos
mundo.
asesores, coordinadores y
ejecutores.
Dos instituciones de
carcter
internacional
- Pero Don His, a
han contribuido a que
ellos no les queda muy
profesionales y organismos
difcil controlar toda
afronten
decididamente
los
la archivstica del pas?
problemas que conlleva la gestin
Tanta?
de documentos: la Organizacin
- Claro, Juanito. Para hacerlo
de las Naciones Unidas para
ms fcil, se crean los Consejos
la Educacin, la Ciencia y la
Departamentales de Archivos:
Cultura (UNESCO) y el Consejo
Sirven de interlocutores entre los
Internacional de Archivos (CIA)
Sistemas Municipales de Archivos,
- Y en Colombia?
el Gobierno Departamental y
- En Colombia, existen entes nacionales,

La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci Sin Padres

el Archivo General de la Nacin. Es un ente asesor,

normalizador y veedor del Gobierno Departamental en la
formulacin de la poltica pblica de archivos.
-Qu ms hacen los Consejos Departamentales de
Archivos?

aprobar las tablas de retencin documental y las tablas de

valoracin documental del municipio, informar semestralmente, al Consejo Departamental de Archivos las acciones
que desarrollan las instituciones de su competencia en materia archivstica.

- A propsito de archivos municipales, Juanito, quiero que

aprendas sobre ellos algo muy importante.
- Aprueban las Tablas de Retencin Documental y Tablas
30
de Valoracin Documental de las entidades del carcter - Cuntamelo, por fa, Don Histrico
departamental, - a la vez que cumplen funciones de
asesora, asistencia tcnica, vigilancia y control sobre -Quiero que recuerdes siempre, Juanito: Muchas veces la gente
equivocadamente, piensa que los archivos municipales
la gestin y la funcin archivstica de los municipios
no son importantes porque no cuentan con grandes
y entidades departamentales, realizando visitas de
extensiones de documentacin o porque no se
inspeccin, articulando programas de capacitacin y
encuentran situados en grandes ciudades.
divulgacin.

- Y ya no hay nadie ms?, porque faltan los municipios.

- Claro, Juanito que para los municipios tambin se crearon
los Consejos de Archivos.
- Cules son esos, Don Historico?

- Un archivo municipal gestionado adecuadamente,

permite hacer un seguimiento de la administracin
pblica y detectar posibles irregularidades. Los
ciudadanos tienen la responsabilidad de velar por la
proteccin del patrimonio documental nacional y de
exigir a los alcaldes, que como representantes del Estado
en la rama ejecutiva, cumplan con lo estipulado por la ley
relacionado con la creacin, organizacin y servicio de los
archivos municipales.

- Estos son los encargados de dictar su

propio reglamento, vigilar el
cumplimiento de las polticas - Don Histrico, lo que ms me preocupa es saber cmo hace
y normas archivsticas, apotoda esa gente para ponerse de acuerdo al momento de
yar la gestin de programas
definir las polticas archivsticas en bien de los documentos
y proyectos de los archivos
y los archivos?
de su competencia, crear el
comit evaluador - Escucha, Juanito. Existen leyes, resoluciones, acuerdos,
de
documentos,

30

Tablas de Valoracin Documental: Listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposicin final.

21

Cartilla Pedaggica Sobre Archivos

normas y requisitos, que amparan y protegen

los archivos, haciendo posible que todas
las instituciones antes mencionadas,
puedan decidir unnimemente, lo que
debe o no hacerse en cada caso.
- Sera importante conocer algunas.
-

22

La
Constitucin
Poltica
de
Colombia:
En
sus
artculos:8,15,20,23,27,63,70,
71,72,74,94,95,112,113, se refiere
al derecho que tienen los
ciudadanos al acceso a la
informacin y al deber de todos
en la conservacin del patrimonio
histrico y cultural del pas.

- Nada ms stas Don Histrico?

- No, son muchas, Juanito. Es interesante saber que el Congreso de Colombia, decret en julio 14 de 2000, la Ley 594,
Ley General de Archivos. Esta Ley, entre sus disposiciones,
define al Estado como responsable de los archivos pblicos
del pas, responsabilidad que est en manos de cada ente
territorial y en cada una de sus ramas: legislativa, ejecutiva
y judicial.
- Entonces, son muchas las entidades que contribuyen al
buen manejo de la documentacin y los archivos?
- S. Fjate, Juanito cmo, tambin, las Entidades de Derecho,
consignan en los Cdigos de Procedimiento Civil y Penal,
Cdigo Contencioso Administrativo, Cdigo de Comercio
y Cdigo Sustantivo del Trabajo, al igual que las Normas
de Certificacin de Calidad (ICONTEC) y las Normas ISO,

los requerimientos para el buen manejo de la

informacin y los archivos.
Ah!, se me olvidaba contarte, Juanito:
la Sociedad Colombiana de Archivistas
present al Congreso de la Repblica el
Proyecto de Ley por el cual se reglamenta
el ejercicio profesional de la archivstica, de
sus profesiones auxiliares y se dictan otras
disposiciones, relacionadas con el
ejercicio de esta disciplina.
- A todas estas don Histrico,
cuntame, por fa, si estas normas y
leyes legales y archivsticas son nicamente
para archivos de empresas pblicas.
- De ninguna manera Juanito. Todas estas leyes y
normas cobijan igualmente a las empresas privadas que
presten servicio pblico y los archivos privados, pues ellos
tambin encierran inters econmico, social, tcnico,
cientfico, cultural y poltico.
Por ejemplo, el Decreto 4124 de 2004, artculos: 10 al 17,
reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y dicta disposiciones relativas a los archivos privados; igualmente la Ley
General de Archivos, en sus artculos 19,21,47,48,49.
- Don Histrico, creo que ya lo tengo cansado con tanta
preguntadera, pero me gustara bastante saber sobre el
joven archiarchi
- Archivista, Juanito, Archivista.
- S, el joven archivista que me salv la vida. Qu es eso de la

La Orfandad de Juanito, un Documento que Naci Sin Padres

Archivstica y dnde se estudia?

- Muy sencillo, Juanito. Averiguamos dnde vive y el da de

los archivos le haces llegar el detalle. De acuerdo?
Vers, Juanito: La doctora en Historia de Amrica y Archivista,
Antonia Heredia Herrera, de origen espaol, nos dice que la
archivstica es la ciencia que estudia la naturaleza de los ar- - S, Don Documento; Pero, Cundo se celebra en Colombia
el da de los archivos?
chivos, los principios de su conservacin y organizacin y los
medios para su utilizacin o aprovechamiento.
El 9 de octubre se celebra en Colombia el DA NACIONAL DE
- Y dices que en Colombia existen instituciones educativas que LOS ARCHIVOS.
ensean archivstica como la Universidad de Antioquia?
- S, Juanito, a propsito, En los primeros meses de este
ao 2009, y despus de seis semestres de preparacin en
las sedes de Yarumal, el Carmen de Viboral y Sonsn, 52
estudiantes de la Universidad de Antioquia, de la Escuela
Interamericana de Bibliotecologa, se graduaron como
Tecnlogos en Archivstica, 24 de ellos en la Sede Sonsn.
- Don His, sta es una buena noticia?

- Que buena historia esta, Don Histrico. Qu importante

todo lo que me enseaste!
- Oh, se hizo tarde, Juanito y debes dormirte ya!
Maana, nuevamente, volveremos a hablar sobre
los documentos y los archivos y te responder
muchas preguntas ms.
- Qu lstima!, ya me estaba encarretando con todo
esto. Gracias Don Histrico por lo enseado hoy Iremos
algn da a visitar los archivos de los que me hablaste?

- Indudablemente, Juanito. Estos egresados se encuentran

capacitados para intervenir los archivos de su regin y de - S. Juanito. Tmalo como una promesa de mi parte.
cualquier lugar del pas, implementando programas de
gestin documental que hagan posible alcanzar los objetivos INVITA A TUS AMIGUITOS, a Todas las Instituciones
y a Todos los Lectores de Esta Cartilla Para que
para los cuales se crean los archivos: Brindar informacin
Conozcan los Archivos y Soliciten los Servicios que
rpida, veraz y oportuna a los usuarios y conservar los
Prestan los Archivistas de tu Region.
documentos para la historia.
- Finalmente, Don His. Me
gustara tanto, pero tanto,
regalarle un detalle de
agradecimiento al archivista
que me salv la vida. Cmo
hiciera?

23

Cartilla Pedaggica Sobre Archivos

Bibliografa
Colombia. Constitucin Poltica. 1991
Colombia. Archivo General de la Nacin. Hacia
un Diccionario de Terminologa Archivstica.
Grficas Europa, Bogot, 1.997.

24

Colombia. Archivo General de la Nacin. Meja,

Myriam; Can, Jeannette; Barrera, Amanda;
Melo C., Alexander; Parada, A., Hernn O; Triana
T., Jorge W. Gua para la Implementacin
de un Programa de Gestin Documental.
Bogot, 2005.
Colombia. Archivo General de la Nacin.
Casilimas Rojas, Clara Ins; Ramrez Moreno,
Juan Carlos. Fondos Acumulados. Bogot,
2004.
Saldarriaga, Luis Felipe. Reconocimiento,
Valoracin y Proteccin del Patrimonio
Cultural. Direccin de Fomento a la Cultura de
Antioquia, Medelln, 2002.
Colombia. Archivo General de la Nacin. Grupo
Laboratorio de Restauracin. Curso-Taller de
Conservacin Para Archivos. Medelln, 7 a 11
de junio 2004.
Wisner Acua, Blanca; Amaya, Germn;
Guerrero Javier. Los Archivos Judiciales en
Colombia. Imprenta y Publicaciones de la
Universidad Pedaggica de Tunja, Tunja, 2002.

Glosario