ACTIVIDADES BASES DE DATOS

Crear tablas de datos (I)

Aqu veremos cmo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de
datos en los temas siguientes y luego trabajar con stos utilizando las ventajas que nos
proporciona Access 2010.

3.1. Crear una tabla de datos

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear. En el grupo
Tablas podremos seleccionar estas opciones:

El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los
datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo
de datos que tiene la columna.
Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint
desde el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras
personans con acceso al mismo sitio.
Desde el grupo Plantillas tambin podemos acceder a Elementos de aplicacin, que
permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles. Slo tendrs que rellenarla
con sus datos.
Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo
consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que
esta tendr y otras consideraciones.
Otra forma rpida de llegar a la Vista Diseo es haciendo clic en el botn de la barra de
estado inferior. Tambin en caso de estar editando una tabla, encontraremos el botn Ver
> Vista Diseo, en la pestaa Campos de las Herramientas de tabla.

Aparecer la Vista Diseo de la tabla:

En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un

nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).
A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la
tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla
definiremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente.

En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para

definir las propiedades del campo, es decir, caractersticas adicionales de la columna
que estamos definiendo.
Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre
lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la
primera fila de la rejilla en la columna Tipo de datos y en el recuadro inferior derecho
Access nos indica que el tipo de datos determina la clase de valores que admitir el
campo.

El Panel de navegacin (I)

El Panel de navegacin es la herramienta que nos

permitir acceder a los diferentes objetos almacenados en nuestra base de datos Access.
Como puedes ver en la imagen de la derecha, la vista predeterminada del panel est
organizada por tipos de objetos: existe un grupo para las tablas, otro para las consultas,
otro para formularios, informes, etc.
Podemos ocultar el panel si necesitamos ms espacio de trabajo, como ya hemos dicho,
desde el botn

. Para volver a mostrarlo bastar con volver a pulsar el botn (esta vez

en el sentido contrario
) o directamente sobre su nombre, en la barra que se mostrar
en el lateral izquierdo de la ventana.

Creacin de una base de datos de Videojuegos con Access

Actividad 1: abriendo y reconociendo el entorno

Busca en el men inicio el programa Microsoft Access y lnzalo:

Abriremos un archivo nuevo:

Y seleccionamos base de datos en blanco que aparece en el men de la
derecha
Se abrir un cuadro de dilogo en el que deberemos indicar dnde y con qu
nombre vamos a guardar nuestra base de datos. Recuerda guardarla en tu
zona de disco. Para ello crea una carpeta de nombre access y guardaremos la
base de datos con el nombre de videojuegos. Le damos a crear y ya tenemos
el archivo de la base de datos creada.
Una vez hecho esto, dentro del programa Access nos aparecer una pantalla
como esta:

en la que podemos ver, en el men de la izquierda, los objetos que podemos ir

creando en nuestra base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, etc.
Actividad 2: creando la primera tabla
Para crear una tabla debemos seleccionar el objeto tablas. A la derecha
seleccionamos crear una tabla en vista Diseo
aparecer una pantalla como esta:

. Nos

Las tablas de las bases de datos no son ms que una coleccin de datos
ordenadas en columnas (los campos de una tabla) y en filas (los registros de la
tabla que son los que contienen la informacin).
De momento tenemos abierta la tabla en modo de diseo y aqu es donde
vamos a definir las caractersticas de los campos de nuestra primera tabla (es
decir, qu tipos de datos van a contener las columnas de nuestra primera
tabla).
La primera tabla va a contener las videoconsolas de las que tenemos
videojuegos. Por ello, vamos a generar los siguientes campos: nombre de la
videoconsola, precio de la misma e identificador de la videoconsola. Fjate,
vamos a crear un identificador haciendo un campo autonumrico (explicado
posteriormente). Es muy conveniente que en todas las tablas que hagamos
creemos un identificador para cada registro que sea autonumrico. Esto nos
garantizar que cada nico registro est identificado por un nico nmero. En
este primer caso el identificador identificar el tipo de videoconsola por un
nico nmero.
Completaremos los siguientes datos sobre los campos:

dejando de momento el resto de cuestiones sin cubrir.

Una vez hecho esto vamos a establecer el campo id consola como clave
principal, para de esta forma tener una manera de relacionar las diferentes
tablas que vamos a crear. Para ello nos ponemos sobre la fila del campo id
consola y con el botn derecho seleccionamos clave principal:

Si todo ha ido bien, nos aparecer el smbolo de una llave a la izquierda del
campo id consola, tal y como se ve en la siguiente pantalla:

Cerramos la ventana de la tabla. El programa nos pregunta si queremos

guardar la tabla. Decimos que s y la guardamos con el nombre de consola:

Podemos observar que en nuestra base de datos, ya tenemos un nuevo objeto

tabla: la tabla consola:

Hasta aqu hemos definido cmo han de ser los campos pero la tabla consola
an no tiene datos. Para introducir los datos abrimos la tabla consola. Nos
aparecer la siguiente ventana:

Aqu ya podemos ir introduciendo los registros. Para ello debemos completar

los campos consola y precio de cada registro, pues el campo id consola al ser
un tipo de dato autonumrico lo va creando el propio programa. Crearemos los
siguientes registros:

Con esto hemos creado 4 registros: los de la consola play2, psp, DS y Wii. Si
tienes juegos de otra videoconsola puedes tambin aadir su registro.

Actividad 3: creando ms tablas

En la tabla consola hemos introducido los datos de las consolas. Ahora
haremos ms tablas: una para cada consola en la que introduciremos los datos
de los juegos de cada consola. Para ello seleccionamos de nuevo el objeto
tablas y pinchamos de nuevo en crear una tabla en vista diseo. La llamamos
play2 y es donde introduciremos los datos de nuestros juegos para esta
consola. Los campos que crearemos sern los siguientes:

La clave principal de la tabla ser id juego.

A continuacin tendramos que hacer las tablas correspondientes al resto de
las videoconsolas. En realidad, la estructura de estas tablas ser igual a la
estructura de la tabla play2, por lo que lo ms sencillo es copiarla y pegarla.
Para ello nos ponemos sobre el nombre play2 y con el botn derecho elegimos
copiar del men emergente. Despus, pinchando de nuevo con el botn
derecho, seleccionamos pegar. Nos aparecer la siguiente pantalla en la que
slo tenemos que poner el nombre de la nueva tabla y le indicamos que pegue
la estructura solamente.

De forma anloga creamos las tablas ds, psp y wii. Una vez hecho esto no
tendramos ms que introducir los datos en cada una de las tablas, aunque de
momento no vamos a hacerlo.
Actividad 4: creando el formulario ds
Los datos podramos introducirlos directamente en las tablas, pero vamos a
hacerlo a travs de un formulario. Para hacer un formulario seleccionamos en
objetos Formularios y lo vamos a crear con el asistente (crear un formulario
utilizando el asistente), tal y como se ve en la siguiente figura:

Vamos a empezar con el formulario para introducir los datos de la consola DS.
Para ello debemos indicar la tabla que vamos a usar en el formulario, en este
caso la tabla ds. Tambin debemos indicar qu campos de la tabla ds
queremos incluir en el formulario. En nuestro caso seleccionamos que los
queremos incluir todos. Para ello pinchamos en >> y le damos a Siguiente.

Nos aparece la siguiente pantalla:

Aplicamos la distribucin por columnas y le damos a siguiente. Nos aparece la

siguiente pantalla:

aplicamos como estilo el estndar y damos a siguiente. Nos aparece la ltima

pantalla del asistente:

elegimos como nombre para el formulario ds, seleccionamos modificar el

diseo del formulario y le damos a finalizar.

Si todo ha ido bien obtendramos la siguiente pantalla:

A la derecha de esta captura aparece el cuadro de herramientas con muchos

iconos que representan a una determinada herramienta. Vamos a describir
alguna de ellas:
etiqueta
Cuadro de texto
Grupo de opciones
Botn de alternar
Botn de opcin
Casilla de verificacin
Cuadro combinado
Cuadro de lista
Botn de comando
imagen
lnea
rectngulo
Si cerramos el formulario en modo diseo y lo abrimos en vista formulario,
tendremos una ventana como la siguiente en la que podemos ir introduciendo
datos:

Abajo aparece el nmero de registro (en este caso el primer registro que es el
primer juego) y en la parte central del formulario nos aparecen los diferentes
campos en los que podemos ir introduciendo los datos de los juegos.
Podemos comprobar que el campo id juego no podemos modificar el nmero
asignado, pues es un campo autonumrico y no podemos cambiarlo. Adems,
en el campo gnero, es evidente que existe un nmero limitado de gneros y
sera ms interesante elegir entre unas pocas opciones. Por ello vamos a abrir
este formulario en forma edicin y vamos a realizar los siguientes cambios:
1. Cambiaremos el cuadro de texto de gnero por un cuadro combinado. Para
ello pulsamos el botn derecho sobre el cuadro de texto genero y
seleccionamos cambiar a cuadro combinado del men desplegable, tal y
como puede verse en la figura:

Debemos variar algunas de las propiedades del cuadro combinado genero

para adaptarlo a lo que queremos. Para ello, de nuevo con el botn derecho
sobre el cuadro combinado genero, abrimos las propiedades y nos
aparecer la siguiente ventana:

en la que aparecen muchsimas opciones pero que de momento slo vamos

a fijarnos en algunas:
En primer lugar en Tipo de origen de la fila, seleccionaremos
Lista de valores. Con esto estamos indicando que vamos a elegir
el valor del campo genero de una lista que nosotros digamos.
En Origen de la fila escribiremos
"puzzle";"accin";"rol";"aventura grfica";"deportes";"otros"
con esto estamos indicando los posibles valores de la lista (los
ponemos entre comillas y separados por punto y coma (;)). Si
quieres introducir otros gneros que t conozcas puedes hacerlo.
En Limitar a la lista seleccionamos S. Con esto forzamos a que
no se pueda introducir otro gnero distinto a los que nosotros
decidamos.
2. Cambiaremos las propiedades del cuadro de texto del campo id juego, pues
este dato no es editable. Para ello nos ponemos sobre el cuadro de texto
del campo id y con el botn derecho seleccionamos propiedades y dentro
de estas realizamos los siguientes cambios:
En formato, color del fondo seleccionamos el color gris del formulario.
Para ello pulsamos en el icono
que nos saca la paleta de colores y
elegimos el color de fondo del formulario (NOTA: si no saliera
exactamente este color, podemos copiar de las propiedades de otro
elemento el nmero del color de fondo y pegarlo en este campo).
En formato, efecto especial seleccionamos sin relieve.
En formato, estilo de los bordes, seleccionamos transparentes. Con
estas dos ltimas selecciones eliminamos el borde de este campo.
En otras, punto de tabulacin seleccionamos no. Con esto hacemos
que el tabulador no seleccione este campo.
Si todo ha ido bien obtendramos una ventana, al abrir el formulario ds en vista
formulario, con la siguiente apariencia:

En todo caso una ltima apreciacin: el campo memo se corresponde con un

tipo de dato de texto extenso, pues se entiende que en los comentarios del
juego podemos realizar una gran extensin de texto.
Actividad 5: introduciendo los datos en el formulario ds
Crea al menos diez registros usando el formulario ds. Para ello puedes
introducir los datos de (al menos) diez juegos que tengas, conozcas o sino,
sencillamente te los inventas.
Actividad 6: crea los formularios play2, psp y wii
Siguiendo los pasos de la actividad 4, crea estos tres formularios. Puedes
hacerlos igual al formulario ds o puedes variar algunas propiedades con el
asistente para formularios, o variables como formatos, colores, etc.
Actividad 7: introduciendo los datos en los formularios play2, psp y wii
Crea al menos diez registros usando estos formularios. Para ello puedes
introducir los datos de (al menos) diez juegos que tengas, conozcas o sino,
sencillamente te los inventas.
Actividad 8: crea un formulario principal
En esta actividad vamos a crear un formulario principal desde el que podremos
acceder al resto de formularios sin ms que pinchar en el botn
correspondiente. Para ello vamos a la ventana de base de datos y en
formulario seleccionamos Crear formulario en vista diseo. En el formulario
insertaremos cuatro botones de comando (seleccionndolo desde el cuadro de
herramientas). Para el primero de ellos haremos que al pulsarlo nos abra el
formulario play2.
Para ello editamos las propiedades del primer botn de comando y hacemos
las siguientes variaciones:
En ttulo ponemos play2
En direccin de hipervnculo seleccionamos objeto de esta base de datos,
formularios, play2, tal y como puede verse en la figura:

 En color del texto elegimos el color negro.

En fuente subrayada elegimos no.
A continuacin, siguiendo un procedimiento similar, vara los datos del resto de
los botones creando hipervnculos a los formularios restantes: ds, psp y wii. El
aspecto final debera ser algo as:

Finalmente, haremos un par de cambios para eliminar los botones de

desplazamiento del registro. Para ello debemos pinchar con el botn derecho
en el formulario abierto en modo diseo en la zona afuera del propio
formulario y seleccionar propiedades. Dentro de propiedades, formato,
realizaramos los siguientes cambios: selectores de registro No y botones de
desplazamiento No.
Estos pequeos cambios nos permiten obtener el siguiente formulario principal:

Y si todo ha ido bien, pinchando en el botn adecuado debera ir al formulario

correspondiente a cada consola.
Actividad 9: creando un informe para DS
Un informe es un documento listo para imprimir en el que podemos recoger
parte de la informacin que queramos. Empezaremos por crear un informe para
la consola DS. Para ello seleccionamos en objetos, informes y crear un informe
utilizando el asistente. Realizaremos las siguientes operaciones:
En Tablas/consultas elegiremos la tabla ds
En campos disponibles seleccionaremos todos menos el id juego
En nivel de agrupamiento elegiremos juego
El resto de opciones elegimos las que el programa nos propone y le
damos el nombre ds a nuestro informe.
Si todo ha ido bien tendremos nuestro primer informe: una hoja que contiene la
informacin con una estructura adecuada para su impresin, tal y como puede
verse en la figura.

Actividad 10: creando informes para play2, psp y wii

Utilizando el mismo procedimiento crear otros informes para el resto de tablas.
Puedes cambiar algunas de las propiedades en el proceso de creacin de
informes.

Actividad 11: creando accesos a los informes desde el formulario principal

Abrimos el formulario principal en modo diseo y agregamos cuatro botones.
Cada uno de estos botones abrir el formulario correspondiente, tal y como
creamos anteriormente los botones para la apertura de los formularios.
Una vez hecho esto aade etiquetas para que quede claro cules son los
botones de los formularios en los que podremos introducir o modificar los datos
y cules son los botones para la creacin de los informes. Cambia el tamao
del formulario principal y aade lneas o aquellos aspectos visuales que te
parezcan adecuados. El formulario principal podra tener un aspecto como el
siguiente:

Actividad 12: creacin de consultas

Para la realizacin de consultar, la creamos en el objeto consultas y crear una
consulta usando el asistente. Vamos a crear una consulta que nos indique los
juegos de DS que cuesten ms de 40 Euros. Para ello en Tablas/Consultas
seleccionamos la tabla ds y todos los campos disponibles, elegimos consulta
de detalle, le damos el nombre ds mayor que 40 y modificamos el diseo de
consulta. Obtendremos la siguiente pantalla:

En Criterios es donde introduciremos las condiciones de muestra. Nos

ponemos sobre la fila Criterios en la columna precio y con el botn derecho
sacamos el men en el que seleccionamos generar:

y nos aparece el generador de expresiones. Nos aparecer marcada la

condicin que hemos seleccionado para el campo precio: > 40, tal y como
aparece en la siguiente figura:

Cerramos y aceptamos los cambios. Ahora en objetos, consultas, tenemos

nuestra consulta creada. Si la abrimos, obtendremos algo como esto:

Es decir, nos aparece la tabla que contiene slo aquellos juegos que valen ms
de 40 Euros, tal y como queramos.
Prueba a realizar otras consultas con los criterios que estimes oportunos.