APLICACION 1

"PROYECTO KIT CUENTA CUENTOS"

Cmo organizara la implementacin del Proyecto?

Dividimos el proyecto en fases:
1.

2.

3.

COORDINACIN
Definir los requerimientos o especificaciones del cliente.
Reunin con los interesados para definir el alcance del producto.
Establecer el acta de constitucin del proyecto.
SELECCIN
Seleccin y evaluacin de proveedores.
Evaluacin de prototipos de kits y portales.
PLANEAMIENTO
Definir actividades para alcanzar el producto.
Realizar un estudio de costos y presupuestos.
Establecer las fases y entregables.
Realizar Cronograma Actividades y comunicaciones para
establecer tiempo de desarrollos y reuniones.
4. PRODUCCIN
Impresin de libros.
Creacin de portal.
Armado de kits y empaque.
5. DISTRIBUCIN
Transporte de kits a puntos de venta.
Entrega del producto.
Quienes son los Stakeholders en este proyecto y como maneja
sus expectativas?

Padres: Material didctico educativo y de calidad y a buen precio.

Alumnos: Que la herramienta sea interactiva y amena.
Sponsor: Rentabilidad del proyecto.
Imprenta: Ganancia porcentual en la edicin de los libros
(Proveedor).
Programador y Diseador: Que el portal soporte a una gran
cantidad de Usuarios en lnea (Estable) con ltima tecnologa y
brindar un soporte rpido y eficaz.

Ministerio de Educacin: Que el contenido del producto no atente

contra la integridad psicolgica de Estudiantes.
Escuelas: Un producto de calidad y con un buen contenido
pedaggico.
Empresa de Transporte: Ganancia monetaria basada en el traslado
del producto (Proveedor).
Equipo de ventas: Busca vender la totalidad de los productos (kit
Cuenta Cuentos)

Quines forman parte de su equipo?

Gerente del proyecto

Coordinador del Proyecto
Jefe de Ventas
Contador
Secretaria

Cul es el producto del proyecto?

Paquete de libros, CDs y portal: Kit Cuenta Cuentos y Portal Web.

Qu riesgo identifica en el proyecto?

Producto no agradable para el cliente y usuario

Incumplimiento de servicios de edicin y transporte.
Incumplimiento de pagos a proveedores debido a la racionalizacin
del dinero: no es entregado en su totalidad al inicio, sino en base a
entregables.
El libro puede no ser autorizado para su publicacin por no cumplir
con estndares y normas del Ministerio de Educacin.
Presupuesto insuficiente en las actividades.
Incumplimiento del cronograma.
Personal no comprometido con las tareas.
Cambio de personal rotativo.
Requerimientos y caractersticas del producto no claros.
Respuesta de los entregables fuera de fecha de cada cierre de fase
del proyecto.

APLICACIN 2
CASO MUDANZA DE OFICINA X-porta
Acta de Constitucin del Proyecto

Componente
Grupo
Ttulo del
Proyecto
Gerente del
Proyecto
Patrocinador
del Proyecto
Descripcin
del Proyecto

Justificacin
del Proyecto
Objetivos del
Proyecto y
criterios de
medicin del
xito
Requerimient
os Principales
(Alto nivel)
Riesgos
principales

PUCP-PMBOK
4.1.3.1 HOJA 1

Descripcin
xxx
Implementacin para la Mudanza de oficinas empresa X-porta
xxx
Gerente General "Grupo PM"
El presente proyecto consta en ejecutar la mudanza de oficinas
de la empresa yyy porta que actualmente se encuentra en la
direccin yyyyyy a las nuevas instalaciones del nuevo
inmobiliario ubicado Av. zzzzzzz. La necesidad de la empresa
implica: el traslado del mobiliario, terminales ofimticos y
servidores, redes telemticas y gabinetes de archivos de 100
empleados. Para efectuar dicho proyecto y su mejor control
estableceremos Fases: 1. Planeamiento; 2. Ejecucin y; 3.
Verificacin
Debido al crecimiento del personal en yyy como respuesta a la
demanda del mercado, la necesidad de cambio a una zona
estratgica de negocios para reducir los tiempos operativos.
Ejecutar la mudanza antes de los 60 das pactados, permitir la
continuidad operativa de la empresa sin registrar das
restrictivos de operacin, no exceder el presupuesto del
proyecto de $35,000, Asegurar el correcto funcionamiento de
la nueva instalacin en una eficiencia operativa al 100%.
Trasladar mobiliario, terminales ofimticos, servidores redes
telemticas y gabinetes de archivos.

No culminar el traslado en el intervalo de tiempo

establecido. Daar algn equipo a trasladar.
Las capacidades de redes y ofimtica no satisfacen las
necesidades de yyy.
Problemas de transporte, fallas mecnicas que retrasan
la entrega

Resumen del
Cronograma
de Hitos

Presupuesto
Resumido

Supuestos

Restricciones

Requerimient
os de
aprobacin
del proyecto
Aprobacin
requerida

Monto de herramienta y maquinarias: $15,000

Monto de personal operativo: $6,000
Monto de personal elaborador del proyecto y colaboradores:
15,000
La nueva instalacin cuenta con disponibilidad los fines de
semana. El personal de yyya no har uso, ni acudir a las
instalaciones durante la ejecucin de la mudanza. Permiso por
parte de la municipalidad para realizar la ejecucin de la
mudanza. La nueva oficina cuenta con las instalaciones
elctricas necesarias para el correcto funcionamiento de los
equipos.
El proyecto no debe ser efectuado en un plazo mayor de 60
das y solo ejecutado en un fin de semana. El costo del
proyecto no debe superar al presupuesto.
El Gerente general de Grupo PM es aquel que aprueba los
requerimientos. Documento Alcance, Costos, Diagrama Gantt
(Tiempo)

Gerente General

Lima, 18 de Julio de
2013

APLICACIN 3
REDACTAR LOS PASOS A SEGUIR PARA ORGANIZAR EL
PLAN PRELIMINAR DEL PROYECTO

1
2
3
4

6
7
8

Revisar el Project Charter

Reunin con los representantes de yyy y definir servicio a brindar y las condiciones
del mismo
Realizacin del Anlisis de costos
Planeamiento del transporte y carga
a Inventario de equipos y mobiliarios
b Tramite de permisos a la municipalidad: TUPAC
c Contratacin de empresa de trasporte
d Clasificacin de bienes a trasladar y embalaje
Planeamiento de la accesibilidad
a Coordinar permisos o autorizaciones con la administracin de los puntos de
los puntos de origen y destino
b Reconocimiento del lugar de destino: ubicacin, accesibilidad, uso de
recursos de lo edificios, etc.
Soporte de redes y ofimtica:
a Diseo y configuracin de red (PC`s, servidores, etc.)
Plan de seguimiento
Acta de conformidad del cliente

COORDINACI
N
PLANEAMIENT
O DE DE
MUDANZA
EJECUCI
N
SEGUIMIENTO Y CONTROL

APLICACIN 4

ACTA DE SEGUIMIENTO
Nombre del proyecto
Implementacin de la mudanza de
oficinas de la empresa yyy

Jefe de proyecto
rrrrcccc

Participantes

xxxxxxxx

Fecha
Actividades Planificadas para el periodo
10 julio 2013

Revisar el Project Charter

Reunin con X-PORTA
Inventario de edificio
Analisis de costos
Tramite de permisos
Reconocimineot del lugar
Partida/Destino
Tercerizacin de empresa de
transporte
Levantamiento de Observaciones
Actividades pendientes
Clasificacin de Bienes

Actividades ejecutadas en el periodo

100 %
70 %
100 %
100 %
70 %
100 %
50 %
100 %
100 %
Clasificacin de Bienes
Causas de retraso
Falta de detalles del cronograma
de pagos
Burocracia en Municipalidad
Etapa de evaluacin

Reunin con X-PORTA

Tramite de permisos
Tercerizacin de empresa de
transporte

Actividades Planificadas para el Siguiente periodo

Embalaje
Traslado de mobiliario
Traslado de equipos de computo y
redes
Configuracin de PC`s, redes; y

Responsable

rf
ss
cf
wa

Fecha

15-082013
16-082013
16-08-

Solicitudes de cambio

responsable de la peticin de cambio

Traslado de 10 % ms equipos
Modificacin de distribucin de
mobiliario

df
we

APLICACION 5
Si la mudanza de oficinas en yyy est retrasada en 1 semana:

Qu tipo de acciones aplicaras?, Acciones preventivas o

correctivas?
Las acciones preventivas y/o correctivas se aplican para eliminar causas
reales o potenciales de un problema. Para saber que accin tomar debo
conocer el evento que gener el retraso de la mudanza. Para que exista
un retraso es claro que hay causas reales pero esto no excluya que haya
causas potenciales. Para fines de la aplicacin nos pondremos en ambos
casos para cada supuesto planteado
Como Director de proyecto, identifica al menos 3 acciones
especficas, describe las condiciones supuestas.
Dependiendo del estatus en que se encuentra el proyecto, podemos
tomar ambos tipos de acciones:
Accin Preventiva
Mayor seguimiento a
los trmites.
Manejar contactos con
emisor de permisos.

Manejar cartera de
proveedores de
servicio.
Establecer penalidades
a proveedores en el
contrato.
Comunicacin previa
con empresa
proveedora de energa
elctrica para
determinar fechas
planificadas de corte
de suministro
elctrico.

Supuesto
1 Retraso en
trmites de
permiso

Accin Correctiva
Superponer
actividades.
Acogerse al silencio
administrativo donde
se puede proceder sin
permisos ya que el
retraso se debe a
deficiencias por parte
de la entidad emisora.
2 No disponibilidad Contratar un servicio
de vehculos
nuevo asumiendo
para la mudanza mayores costos en los
que se puede incurrir.

3 Falta de energa
elctrica en el
local y
alrededores.

Alquiler de grupo
electrgeno.

APLICACIN 6
Qu impacto puede tener este nuevo pedido de cambio en el
proyecto (Aumentar en un 50% el personal de la oficina y no en
un 30% como fue el requerimiento inicial)? Analice las
actividades de Gestin de Cambios.
El impacto que esto puede traer es:

No cumplir con el plazo establecido.

La ejecucin no se realice en un fin de semana.
El presupuesto se incremente.
No contar con los recursos necesarios disponibles para afrontar la
mudanza del nuevo personal de oficina.
Reduccin de la calidad del proceso de traslado de mobiliarios y
equipos.
Las operaciones diarias pueden verse afectadas negativamente.

Actividades de gestin de cambios:

Anlisis de costo de nuevo cambio

Anlisis de tiempo
Anlisis de recursos
Anlisis de riegos
Coordinar la pronta aprobacin de solicitud de cambio segn los
anlisis ya realizados
Replantear el monitoreo y control
Coordinar y tramitar con los terceros el incremento de la
capacidad sus actividades planificadas o ver la necesidad de
contratar mas terceros
Modificacin del alcance y reprogramacin de hitos. Inclusin del
nuevo cambio en la programa inicial.
Ejecucin y validacin

ACTA DE SEGUIMIENTO
Nombre del proyecto
Implementacin de la mudanza de
oficinas de la empresa yyy

Jefe de proyecto
dfererf

Participantes

ret

Fecha
Actividades Planificadas para el periodo
10 julio 2013

Revisar el Project Charter

Reunin con X-PORTA
Inventario de edificio
Analisis de costos
Tramite de permisos
Reconocimineot del lugar
Partida/Destino
Tercerizacin de empresa de
transporte
Levantamiento de Observaciones
Actividades pendientes
Clasificacin de Bienes

Reunin con X-PORTA

Actividades ejecutadas en el periodo

100 %
70 %
100 %
100 %
70 %
100 %
50 %
100 %
100 %
Clasificacin de Bienes
Causas de retraso

Falta de detalles del cronograma

de pagos
Tramite de permisos
Burocracia en Municipalidad
Tercerizacin de empresa de
Etapa de evaluacin
Actividades Planificadas para el Siguiente periodo
Responsable
Fecha
transporte

Embalaje
Traslado de mobiliario
Traslado de equipos de computo y
redes
Configuracin de PC`s, redes; y
Solicitudes de cambio

Traslado de 10 % mas equipos

Modificacin de distribucin de
mobiliario

15-082013
16-082013
16-08responsable de la peticin de cambio
ds
dr
fc
ws

rd
tg