Digitalizao de manuscritos histricos:

a experincia da Casa Setecentista de Mariana1

Alexandra Moreira
Mestre em cincia da informao pela Universidade Federal de Minas Gerais
(2003); E-mail: xandramoreira@yahoo.com.br
Alcione de Paiva Oliveira
Doutor em informtica pela Pontifcia Universidade Catlica do Rio de Janeiro;
E-mail: alcione@gmail.com
Fbio Faria Mendes
Doutor em cincia poltica pelo IUPERJ
E-mail: fmendes@ufv.br
Jonas Maral de Queiroz
Doutor em histria pela USP - prof. adjunto Dep. Artes e Humanidades da UFV/MG
E-mail: jonasqueiroz@yahoo.com
Vanuza Braga
Mestranda em histria, poltica e bens culturais no CPDOC/FGV
E-mail: vanuzabraga@hotmail.com

INTRODUO

Resumo

Alm disso, a possibilidade da transmisso das informaes

digitalizadas por meio de uma rede de computadores, como
a Internet, permite maior acesso e agilidade s solicitaes
de contedo pelo pblico. Vale lembrar que, para o material
digitalizado ser disponibilizado publicamente, necessrio obter
as autorizaes necessrias junto aos proprietrios legais do
acervo. Outro fator importante para a adoo da digitalizao
o custo para montagem de um laboratrio para este fim.
Dependendo do material que ser digitalizado, um laboratrio
de digitalizao, em alguns casos, pode ser composto apenas
por um microcomputador, atualizado dotado de gravador de
mdia e de bom scanner, equipamentos que, dependendo da
configurao, podem ser adquiridos por preos compatveis
com o oramento de pequenas instituies culturais.

Este trabalho descreve a experincia do projeto de digitalizao de manuscritos

dos acervos dos Cartrios do 1 e 2 Ofcios do Arquivo Histrico da Casa
Setecentista de Mariana-Iphan, apresentando as tecnologias e os recursos
disponveis atualmente para a tarefa de digitalizao, suas caractersticas e
deficincias. So mostrados tambm os critrios nas decises adotadas e os
metadados utilizados.

palavras-chave
Perservao digital de manuscritos. Digitalizao de manuscritos. Tecnologia de
informao. Arquivos histrico da Casa Setecentista de Mariana/Iphan. Minas
Gerais, Brasil.

Digitalization of historical manuscripts: experience of

seventeenth century Mariana House
Abstract

As informaes registradas em papel esto limitadas a um

espao fsico especfico, o que dificulta o acesso a informaes
localizadas remotamente. O papel tambm est sujeito
deteriorao pelo manuseio e pela ao de agentes ambientais.
Com o intuito de facilitar o acesso aos documentos pelo
pblico e contribuir para sua preservao, vrios mtodos
tm sido testados. Entre as propostas mais recentes, existe
a sugesto do uso da digitalizao, entendida como um
caminho para complementar solues relacionadas tanto
preservao quanto ao acesso. Ela pode ser vista como uma
forma de soluo complementar de preservao porque torna
possvel restringir o acesso ao documento original, liberando
para consulta apenas o material digitalizado.

Digital preservation of manuscripts. Digitalization of manuscripts. Knowledge

management. Information technology. Historical Archives Seventeenth Century
Mariana House/Iphan. Minas Gerais, Brazil.

Apesar dessas vantagens, existem problemas com a adoo da

digitalizao em detrimento de outras tcnicas de preservao
de contedos, como a microfilmagem. Um microfilme,
desde que adequadamente gerenciado, possui vida til de
at 500 anos. J as mdias digitais como CDs e DVDs ficam
em torno de algumas dcadas. No entanto, este problema
pode ser contornado em pouco tempo. J existem notcias de
lanamentos recentes de mdias digitais com expectativa de
vida em torno de 300 anos (www.clubedohardware.com.br/
noticias/1060).

1 Trabalho financiado pela Fapemig

Em relao digitalizao, o maior obstculo a obsolescncia

das mdias. Como a tecnologia evolui muito rapidamente,

This article presents the technologies and resources currently available for the
digitalization, their characteristics and weaknesses. It also outlines the criteria
guiding the decisions taken during the project and the metadata incorporated
into the project. This work describes the experience digitalization project of the
manuscripts of the historical archive of the Cartrios do 1 e 2 Ofcios Casa
Setecentista de Mariana-Iphan.

keywords

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dispositivos capazes de ler determinada mdia permanecem

um tempo relativamente curto no mercado e, em poucos anos,
uma mdia que era a sensao no seu lanamento, torna-se
impossvel de ser lida por falta de dispositivo de leitura. Para
contornar esta situao, necessrio o estabelecimento de
rotinas permanentes de migrao do suporte digital.
Este trabalho descreve a experincia do projeto de digitalizao
de manuscritos dos acervos dos Cartrios do 1. e 2. Ofcios
do Arquivo Histrico da Casa Setecentista de Mariana-Iphan,
coordenado pelo Departamento de Artes e Humanidades da
Universidade Federal de Viosa e financiado pela Fapemig,
por meio do edital Fapemig no.009/2005: USO DA
TECNOLOGIA DIGITAL NO RESGATE DA IDENTIDADE
HISTRICO-CULTURAL DE MINAS GERAIS.
Espera-se que este relato ajude a nortear projetos semelhantes
e que os critrios adotados possam auxiliar nas decises difceis
que surgem em projetos desta natureza.
A prxima seo descreve o estado e a natureza dos documentos
do acervo da Casa Setecentista de Mariana. Em seguida, so
apresentados os conceitos da digitalizao e suas principais
tcnicas. Os cuidados necessrios para a manipulao adequada
de mdias de armazenamento so discutidos na seo 4. Na
seo 5, so apresentados os critrios de digitalizao adotados
para o acervo da Casa Setecentista e as razes da adoo
dos critrios. Finalmente, a seo 6 apresenta as concluses
relativas a essa experincia de digitalizao.
DOCUMENTOS DA CASA SETECENTISTA
Um conjunto de documentos representa a noo bsica
de um arquivo. Paes (2002) fornece quatro conceituaes
para o termo arquivo adotado pela comunidade arquivstica,
dentre os quais destacamos o que mais se relaciona com este
trabalho:
Arquivo designao genrica de um conjunto de
documentos produzidos e recebidos por uma pessoa fsica
ou jurdica, pblica ou privada, caracterizado pela natureza
orgnica de sua acumulao e conservado por essas pessoas
ou por seus sucessores, para fins de prova ou informao
(PAES, 2002, p. 24).
O arquivo histrico depositado na Casa Setecentista de
Mariana-MG um arquivo que guarda uma documentao de
terceira idade ou permanente. Essas denominaes, indicadas
por Valette (1973), citado por Paes (2002, p. 21), esto
relacionadas s funes que um arquivo desempenha, que
so trs. O arquivo de primeira idade ou corrente tem a funo
de atender a demanda da prpria repartio ou instituio que
os produziu. O arquivo da segunda idade ou intermedirio tem
a funo de atender uma demanda rara dos rgos que os

gerou, uma etapa transitria. J o arquivo da terceira idade

ou permanente, tambm mencionado por Belloto (2004) nas
palavras de Paes entendido da seguinte forma:
A funo de um arquivo permanente reunir, conservar,
arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos
oficiais, de uso no-corrente, ou seja, concentrar sob
sua custdia, conservar e tornar acessveis documentos
no-correntes, que possam tornar-se teis para fins
administrativos, pesquisas histricas e outros fins (PAES,
2002, p.121).
Nesse sentido, a casa tem como funo disponibilizar
informaes contidas no acervo com a finalidade de servir
de base do conhecimento histrico. O Arquivo Histrico
da Casa Setecentista de Mariana possui valioso acervo
documental, que pertenceu aos Cartrios do 1. e 2. Ofcios,
abrigando rica documentao dos perodos Colonial, Imperial
e da Repblica, ou seja, de 1709 a 1956. Como a regio de
Mariana envolvia, nos perodos Colonial e Imperial, uma
regio substancialmente maior do que o atual territrio do
municpio, a documentao abarca vrias das cidades que
compem a regio atualmente.
Este acervo documental, de cerca de 50 mil documentos
ou, aproximadamente, 350 metros lineares, foi recolhido
pelo antigo Dphan (Diretoria do Patrimnio Histrico e
Artstico Nacional), atual Iphan, em 1948, e que o tombou.
O Arquivo funcionou inicialmente em uma dependncia do
prdio da Cmara Municipal de Mariana, sendo transferido
na dcada de 1960 para a atual Casa Setecentista. Tratase de documentao de natureza jurdica de relevante valor
histrico, que pode ser atestado a partir da anlise de algumas
caractersticas extrnsecas e intrnsecas do acervo.
Em relao s caractersticas extrnsecas, um aspecto
o estado do suporte dos documentos. No que se refere s
caractersticas intrnsecas, o que importa o contedo
retratado na documentao e os aspectos lingsticos da
escrita da poca. Em relao ao contedo do acervo, trata-se
da documentao de um cartrio de ofcio do sculo XVIII,
contendo assuntos relacionados a inventrios, sesmarias,
aes civis etc. Assim sendo, considera-se esta documentao
histrica, uma vez que o contedo retrata eventos importantes
do passado, permitindo entender parte da histria do Brasil
Colonial e do Brasil independente.
Na Casa Setecentista de Mariana-MG existem armazenados
outros fundos, como o Fundo da Arquidiocese de Mariana
e o Fundo da Cmara Municipal de Mariana. Toda esta
documentao vem recebendo tratamento organizacional.
A organizao dos fundos armazenados na Casa Setecentista
apresentada no quadro 1:

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Quadro 1
Organizao da documentao depositada na Casa Setecentista de Mariana
Fundo
FRUM DE MARIANA

Grupo

Subgrupo

CARTRIOS DE OFCIO

AO CVEL
CRIME
EXECUO
INVENTRIO
JUSTIFICAO
NOTIFICAO
SESMARIA
TESTAMENTARIA

REGISTROS CARTORIAIS LIVROS

ALFORRIAS CARTAS
AUDINCIAS
COMPRA E VENDA DE ESCRAVOS
FIANAS DE CRIMINOSOS
HIPOTECAS
NOTAS
PROCURAES
QUERELAS
REGISTRO DO TESTAMENTO

ARQUIDIOCESE DE MARIANA
CMARA MUNICIPAL DE MARIANA

GUARDAMORIA

DATAS/GUAS MINERAIS

INCONFIDNCIA MINEIRA
Fonte: elaborado pelos autores

A documentao citada recebeu esta identificao no ano

2000, quando a responsvel pela Casa Setecentista, na ocasio,
Vnia Carvalho Rla Santos, identificou o acervo arquivstico,
separando-o em fundos, sries etc. Alm disso, estabeleceu
a denominao jurdica dos termos utilizados para descrever
o assunto contido nos manuscritos, identificou datas-limites
para cada srie e a dimenso total do acervo arquivstico em
metros lineares.

Setecentista (cerca de 450 autos). A digitalizao tem a

funo de limitar o manuseio, diminuindo a deteriorao dos
originais.
Figura 1
Aspecto de um documento do acervo

Embora a documentao esteja em condies satisfatrias

de aclimatao e acondicionamento, dentro dos parmetros
de conservao preventiva, cerca de 80% do arquivo do 2o.
Cartrio ainda no passou pelos tratamentos de higienizao,
acondicionamento e identificao necessrios para a sua
preservao a longo prazo. Alguns documentos encontramse bastante deteriorados em funo de ataques de pragas,
de agentes ambientais e pelo manuseio. Na figura 1, podese observar o estado de um documento, sendo que grande
parte dos documentos possuem estado de conservao
semelhante.
De forma a iniciar uma mudana neste quadro, o projeto
proposto tinha como metas higienizar, organizar, identificar
e informatizar entre 10% e 15% do conjunto dos Inventrios
e Testamentos do Cartrio do 2 Ofcio da Casa Setecentista
(cerca de 2000 autos) e digitalizar entre 10% a 15 % dos
Inventrios e Testamentos do Cartrio do 1 Ofcio da Casa

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CONCEITOS DE DIGITALIZAO
Nesta seo, so descritos os principais elementos relacionados
com a digitalizao. O objetivo no ser completo, mas sim
fornecer uma viso geral para servir de base para entender as
decises tomadas com respeito s tcnicas de digitalizao.
Os conceitos discutidos nesta seo so formato de arquivo,
profundidade do bit, resoluo, compresso, alcance ou faixa
dinmica, tamanho do arquivo, dimenses do pixel e imagens
digitais.
Formatos de arquivo
Os dados em um computador so armazenados em meio
permanente em unidades chamadas de arquivos, que consistem
em uma seqncia de bits (0 ou 1). A forma como esses bits
so organizados variada, implicando necessidade do uso
de programas diferentes para sua leitura e gravao. Alm
disso, a organizao do arquivo define algumas propriedades
do arquivo, tais como nmero de cores, resoluo, etc. Por
conveno, associada a cada tipo de arquivo uma extenso
diferente, de forma a indicar o tipo de arquivo. A extenso
um sufixo de trs ou quatro letras adicionado ao nome do
arquivo aps o caractere .. Assim sendo, usa-se a extenso
jpg para os arquivos no formato JPEG, a extenso gif para
os arquivos no formato Graphical Interchange Format etc.
Na escolha do formato de arquivo mais adequado, uma anlise
das necessidades da instituio e de seus usurios deve ser
investigada. Para isso, preciso verificar qual o formato mais
adequado a cada ocasio e se existe a necessidade de gerar
dois tipos de arquivo: um de acesso (para usurio) e outro de
imagens originais para o armazenamento (denominado arquivo
mestre ou master), ou os dois. Para essa escolha, fundamental
que certos quesitos sejam observados, como indicado por
Kenney e Rieger (2003). Os quesitos que orientam a escolha do
formato de arquivo de imagens originais so os seguintes:
o arquivo a ser usado permite uma boa resoluo;
a profundidade de bits indicada permite a captura do
documento em uma imagem com a qualidade estabelecida
pela instituio;
a capacidade de armazenamento de informaes sobre
cores suficiente para o tipo de documentao que ser
digitalizada;
os metadados documentam de forma precisa e clara os
documentos;
o formato compatvel para funcionar em vrias
plataformas computacionais;
o formato no acarreta perda de informao;
o formato quando descomprimido amplamente
suportado.J no caso do formato do arquivo de acesso, espera-se que ele
apresente determinadas caractersticas, tais como:

possa ser comprimido, com pequenas perdas;

seja lido, transmitido e apresentado de forma rpida;
ocupe pouco espao nos meios de armazenamento;
seja amplamente suportado por ferramentas de
apresentao e de manipulao para correo de
falhas.
Imagens digitais
Uma imagem digital de um documento o resultado da
captura da imagem do mesmo na forma digital realizada por
meio de uma cmera digital, ou por meio de um scanner. As
imagens digitais podem representar fotografias, manuscritos,
textos impressos etc. No contexto do projeto elas registram
apenas manuscritos a partir do sculo XVII. Uma imagem
digitalizada ou fotografada digitalmente composta por uma
matriz bidimensional de pontos. Estes pontos so denominados
pixels (picture element). Os pixels assinalam um valor tonal que
vai do branco ou preto a tons de cinza e colorido. Esses pixels
so a representao do cdigo binrio, de zeros e uns, para ser
interpretado por um programa de computador. Assim, com a
interpretao pela mquina desse cdigo de bits, reproduzida
uma verso analgica para visualizao.
Profundidade do bit
A profundidade de bits o nmero de bits que so usados
para registrar as informaes de um pixel. Quanto maior a
quantidade de bits, maior ser a variao de tons. Como um
bit pode assumir apenas o valor 0 ou 1, com um bit possvel
apenas distinguir dois tons, preto e branco (bitonal); com 8 bits)
possvel distinguir 256 tons (28), com 16 podemos distinguir
64.536 tons (216) e assim por diante. No entanto, quanto maior
for o nmero de bits usado para armazenar um pixel, maior ser
o tamanho da imagem final. A figura 2 mostra o uso de dois bits
para representar uma variao tonal na escala de cinza.
Figura 2
Com dois bits obtm-se quatro variaes
00

01

10

11

A profundidade de bits afeta tambm outro requisito da

qualidade da captura de uma imagem: o alcance ou faixa
dinmica. O alcance ou faixa dinmica relaciona-se com as
variaes tonais, isto , escala de tons que varia do tom mais
claro ao mais escuro. O alcance ou faixa dinmica afetado
pela profundidade, em decorrncia de cada pixel receber uma
variao de tom. Quanto maior o nmero de bits, maior a
possibilidade de se obter maior variao de tons.
Por essas razes, a profundidade de bit deve ser cuidadosamente
estudada e definida em um processo de digitalizao. Sua
importncia cresce em se tratando de manuscritos, uma vez

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que, em funo da impreciso e variaes naturais que ocorrem

durante a escrita e pelo desgaste no tempo, alguns caracteres
podem se tornar sutis, e apenas com a captura adequada de
todas as nuances e tons de um manuscrito possvel mantlo legvel. Contudo, no preciso atribuir nmero de bits
excessivo para aumentar o nmero de cores capturadas. O
olho humano capaz de distinguir por volta de 10 milhes de
cores e, neste caso, 24 bits seriam mais do que suficientes para
capturar todas as cores percebidas pelo ser humano.
Resoluo
A resoluo outro indicador que determina a qualidade
de um documento digital. A resoluo a capacidade de
distinguir detalhes espaciais finos, expressa em dpi (dots per
inch), e descreve o nmero de pontos (pixels) por polegadas.
Quanto maior o nmero de dpi maior ser a qualidade da
imagem e maior ser o tamanho do arquivo que a armazena.
A resoluo tambm pode ser expressa em ppi, (pixel per inch),
quando se tratar de dispositivos como monitores e scanner,
ficando o termo dpi reservado para impressoras, uma vez que
dots est relacionado a pontos de tinta. A deciso sobre a
resoluo adotada para os arquivos mestres digitalizados deve
ser realizada com cuidado para se obter um compromisso timo
entre a qualidade e o espao para armazenamento da imagem.
A figura 3 mostra imagem com uma ampliao que permite
identificar um pixel e o conceito de dpi.

compresso, possvel reduzir o tamanho do documento

digital. Existem dois tipos de compresso: com perda e sem
perda de informaes. No uso de algoritmos de compresso
sem perda, a reduo do tamanho do arquivo no implica
a perda de nenhum detalhe de informao, sendo possvel
obter a imagem original por meio de um algoritmo reverso.
No entanto, estes algoritmos podem no obter uma taxa de
compresso (relao entre o tamanho do arquivo original e o
comprimido) muito alta. Os algoritmos de compresso com
perda podem obter taxa de compresso maior, mas acarretam
perda de informao, no sendo possvel recuperar o arquivo
original posteriormente. Dentre os algoritmos de compresso
sem perda, podem-se citar o LZW, o JBIG e o ITU-T.6. Dentre
os algoritmos de compresso com perda, podem-se citar o JPEG
e o ImagePac. Muitos formatos de imagens j armazenam a
imagem em modo comprimido, como o JPEG.
Alcance ou faixa dinmica
O alcance ou faixa dinmica a percepo da diferena tonal,
isto , a diferena de tom entre as partes mais claras e as
partes mais escuras. Quanto maior a faixa dinmica, maior a
capacidade de representar matizes. Esta propriedade aparece
mais evidente em figuras ou fotos. Nelas, a exibio de tons que
variam ligeiramente, como detalhes de sombra e de luz, podem
ficar difceis de perceber com o uso de uma faixa dinmica
limitada.
Tamanho do arquivo

Figura 3
!Identificao do pixel e do dpi

A unidade de medida para calcular o tamanho de um arquivo

o byte. Cada byte formado por uma seqncia de oito bits.
Para o clculo do tamanho de um arquivo a ser digitalizado
em bytes, toma-se por base a medida do documento original
e utiliza-se a seguinte frmula:

Figura 3 Identificao do pixel e do dpi

tamanho do arquivo = (altura x largura x profundidade de

bits x dpi2) /8
Frmula 1 Tamanho do arquivo em bytes.
Se as dimenses em pixels so conhecidas, a frmula obedece
ao seguinte esquema:
tamanho do arquivo = (altura em pixels x largura em pixels
x profundidade de bits) /8
!

Frmula 2 Tamanho do arquivo em bytes.

!

Compresso

Qualidade

Ao digitalizar um documento, o scanner varre suas informaes

ponto a ponto. Cada imagem possui grande quantidade de
pontos, o que dificulta sua manipulao e armazenamento.
Portanto, necessrio diminuir o tamanho do arquivo,
comprimindo suas informaes. Por meio de algoritmos de

Pode-se buscar melhor imagem por meio dos recursos do

software de digitalizao e ferramentas de edio de imagem.
Eles permitem eliminar ou diminuir efeitos negativos da
digitalizao. Alguns exemplos seriam: pontos no fundo da
imagem (despeckling), eliminar distores na orientao da

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imagem (deskewing) etc. Alm disso, estes programas permitem

aumentar a nitidez (sharpening), utilizar filtros personalizados
e ajustar a profundidade. Mas sua aplicao deve ser realizada
com cuidado, de preferncia aplicados a apenas em imagens
de acesso. Isso porque, dentro dos estudos arquivsticos, a
manipulao da informao original pode levantar questes
sobre a fidelidade e a autenticidade de um documento.
Cores
A cor um aspecto difcil de equacionar na tarefa de
digitalizao. No caso deste projeto, como sero digitalizados
manuscritos do sculo XVIII, o uso de cores nas imagens-mestre
justificado, uma vez que as cores podem registrar informaes
importantes para o pesquisador. Manuscritos no possuem
uma escrita uniforme e a presso e a quantidade de tinta
usada varia a cada caractere registrado pelo escritor. Vrios
manuais de digitalizao recomendam seu uso em se tratando
de manuscritos, como o guia de digitalizao da Universidade
da Gergia (2001) e os padres de digitalizao de material
de herana cultural da Biblioteca do Estado de Maryland
(2005, p.10). No caso de imagens para simples consulta ou
transmisso em uma rede de computadores, pode-se adotar
imagens em uma escala de tons de cinza. As cores podem
ser influenciadas pelos seguintes fatores: nvel de iluminao
no momento da captura, profundidade de bits, capacidades
do sistema de digitalizao e a representao matemtica da
informao de cor no momento em que a imagem passa pela
cadeia de digitalizao de um espao de cor a outro.
Rendimento e controle de qualidade do sistema
O rendimento de um sistema varia de acordo com requisitos
que ele possui. Este rendimento pode ser determinado por meio
de provas nas quais se verificam a resoluo, a reproduo
de tons, a qualidade das cores, o rudo e os artefatos. Alm
disso, equipamentos com as mesmas caractersticas podem,
com o tempo, ter seu rendimento afetado. Portanto, preciso
estabelecer o nvel de qualidade desejada na reproduo,
mantendo ateno para obter a mesma qualidade em todas as
reprodues. necessrio, tambm, realizar testes peridicos
com o equipamento, com o objetivo de aferir o seu rendimento.
Um teste que pode ser aplicado , aps determinado nmero de
digitalizaes, redigitalizar o primeiro documento para verificar
se a nova digitalizao tem a mesma qualidade da primeira.
CUIDADOS NA MANIPULAO DA MDIA
DE ARMAZENAMENTO
Discos pticos, mais especificamente CDs e DVDs, necessitam
de cuidados na guarda e no manuseio. Todo o trabalho de
digitalizao dos contedos documentais poder estar
armazenado nestas mdias, embora sejam suportes apenas de
disseminao e guarda provisria, no sendo, at o momento,

suportes que possam ser considerados de preservao. Por

esse motivo, recomendaes e dicas bsicas no uso destes
discos so importantes para que no se perca todo o trabalho
executado com a perda de uma mdia. Assim, esta seo tem
como objetivo orientar os tcnicos no uso, no armazenamento
e na conservao dos dados arquivados nos discos pticos,
cujas recomendaes se baseiam no guia Care and Handling
of CDs and DVDs A Guide for Librarians and Archivists,
elaborado por BYERS (2003). As recomendaes indicadas
a seguir servem tanto para CDs como para DVDs.
Recomendaes relacionadas ao manuseio:
verifique visualmente a superfcie do disco. Se observar
alguma mancha ou poeira, limpe-o antes de us-lo;
segure o disco pelas bordas ou pelo orifcio central, nunca
na superfcie.
no envergue nem dobre o disco;
abra um pacote de mdias gravveis apenas quando
estiver pronto para gravar o disco;
escreva no disco apenas do lado da etiqueta, usando
marcador ou caneta adequada para CDs. Nunca no lado
espelhado, no qual o laser l;
no escreva no disco usando marcadores cuja tinta
contenha solventes;
no use lpis, caneta ou marcadores de ponta fina para
escrever no disco;
no utilize etiquetas adesivas e nem tente remov-las ou
reposicion-las se j estiverem coladas;
no deixe discos soltos ou jogados em cima de mesas ou
outras superfcies, guarde-os na capa imediatamente
aps o uso.
Recomendaes relacionadas limpeza:
se for necessrio, lavar. Ensaboe as mos com sabo neutro
ou sabonete e, apenas com a espuma, lave o disco com
suaves movimentos em linha reta, partindo do centro para
a borda. Lembre-se, nunca realize movimentos circulares.
Enxge o disco segurando-o pelas bordas. Para sec-lo,
utilize uma toalha de papel com movimentos em linha
reta, partindo do centro para a borda;
para remover sujeira, poeira, marcas de dedos, manchas
e lquidos utilize um pano limpo de algodo, realizando
movimento em linha reta do centro do disco para a
borda;
em caso de sujeira teimosa, use detergente especfico
para limpeza de CD/DVD ou mesmo lcool isoproplico
ou metanol.
Recomendaes relacionadas guarda:
mantenha discos em suas capas para minimizar os efeitos
negativos de mudanas ambientais;
armazene os discos na vertical, como se fossem livros
numa estante, e em capas especficas para CDs e DVDs
que no contenham PVC em sua composio. Evite
guard-los na horizontal por longo tempo (anos);

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armazene os discos em local fresco, seco e escuro e onde

o ar seja limpo. Evite a umidade ou o calor extremos;
no exponha os discos luz do sol prolongada ou outras
fontes de luz ultravioleta.
Uma dica muito interessante recomendada por BYERS (2003)
refere-se maior durabilidade dos dados gravados no disco.
Quando desejamos que dados sejam preservados por longo
prazo, recomendado o uso de CDs e DVDs que tenham
a camada refletiva de metal dourado. Ainda neste sentido,
os CDs e os DVDs gravveis devem ser mantidos em uma
temperatura entre 4 e 20C e umidade relativa entre os 20%
e os 50%. Os nmeros aceitveis so 18C de temperatura
e 40% de umidade relativa. Quanto mais frio, melhor para
armazenamentos de longa durao. As dicas de conservao
aqui mencionados no visam a indicar que os CDs e DVDs
podem ser usados como mdia adequada preservao de longo
prazo, uma vez que isto no aceito internacionalmente.
importante lembrar que CDs e DVDs gravveis podem ter duas
finalidades em um arquivo: sero consultados freqentemente
ou sero mantidos guardados como cpia de reserva.
No primeiro caso, devem ser guardados em local de fcil
acesso, sendo cada disco verificado visualmente aps cada
uso, visando a identificar possveis defeitos ou contaminaes.
J os discos para arquivo devem ser mantidos em ambiente
controlado, longe das cpias usadas para consulta.
Com relao longevidade das mdias, Byers (2003) aponta
os seguintes valores estimados, para condies rigorosamente
controladas de manuseio e armazenamento fsico:
Quadro 2
Durao estimada para as mdias ticas
Tipologia dos discos pticos

durabilidade

CD-R, DVD-R, DVD+R

entre 100 e 200 anos.

CD-RW, DVD-RW, DVD+RW, DVD-RAM

25 anos.

CD-ROM, DVD-ROM

entre 20 e 100 anos.

PADRES ADOTADOS
Testes de tempo de digitalizao
Para que fossem definidas a resoluo e a profundidade de bits
mais adequada ao projeto, utilizaram-se as recomendaes de
instituies ligadas arquivstica e biblioteconomia. Alguns
testes foram realizados para medir a qualidade da imagem, assim
como tempo que seria ocupado pelo processo de digitalizao.
Os manuais de digitalizao consultados (NINCH, 2002; KU
Digital Initiatives, 2003; MDCHP, 2005) no recomendam uma
resoluo menor que 300 dpi para arquivos-mestre resultantes da
digitalizao de documentos manuscritos, sendo que consideram
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o valor ideal 600 dpi. No que se refere profundidade de bits,

o recomendvel utilizar 24 bits, e, dependendo do caso, 8 bits
(escala de cinza) podem ser aceitveis. No caso do projeto,
era preciso enquadrar as recomendaes dos manuais s
limitaes de pessoal, fsicas e oramentrias, sem comprometer
o objetivo da digitalizao. Uma das principais limitaes o
fato de possuirmos apenas um scanner para o total de 30 mil
varreduras. Nesse caso o fator tempo um critrio importante
a ser analisado. Verificou-se que a digitalizao em tons de cinza
(8 bits) consumia 29 segundos, enquanto no uso de cores (24
bits) o tempo gasto era por volta de 1 minuto. Esse perodo
relativo apenas ao tempo de o scanner realizar a varredura no
documento. preciso contabilizar tambm o tempo gasto na
colocao do papel e do armazenamento da imagem. O primeiro
tempo independe da escolha da profundidade de bits e o segundo
no apresentou valores significativos. Neste caso, o tempo do
scanner no era o que mais pesava e, portanto no iria gerar
alterao to significativa no resultado final.
Alm disso, estvamos seguindo regras de digitalizao, com
o objetivo de preservao e manuteno do tom amarelado
que predomina nos manuscritos, como forma de assegurar
princpios arquivsticos de fidelidade do documento. Outro
critrio adotado com vista preservao foi a escolha da
resoluo de 300 dpi, que a mnima recomendada para
documentos manuscritos pelas instituies consultadas. Uma
resoluo maior resultaria em grande aumento do espao
ocupado, uma vez que o crescimento do tamanho do arquivo
quadrtico em relao ao nmero de pixels. A tabela 1 mostra
os resultados colhidos nos testes.
Tabela 1
Testes de digitalizao
resoluo

cor

tempo

Folha 1

300

1 min.

Folha 1

300

29 seg.

6 MB. LZW

Folha 2
*Folhas 3
e4
Folha 5
Folha 6
Folha 7

300

24 bits
8 bits
(cinza)
24 bits

Tamanho do
arquivo
19 MB. LZW

18,96 MB. LZW

300

24 bits

300
300
300

24 bits
24 bits
24 bits

49 seg.
1 min. 8
seg.
51 seg.
50 seg.
51 seg.

36,57 MB. LZW

18,47 MB. LZW
19,20 MB. LZW
18,51 MB. LZW

* As folhas 3 e 4 foram digitalizadas de uma nica vez. Folha aberta.

Formatos de arquivo aplicados no projeto

Estabeleceu-se que seriam usados trs formatos de arquivo no
projeto. Para o armazenamento do arquivo-mestre, onde existe
a necessidade de maior resoluo e profundidade de bits, usouse o formato tiff (Tagged Image File Format), com compresso
de dados sem perda. Para a apresentao na Internet, onde
existe a necessidade de um arquivo menor para facilitar a
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transmisso pela rede, foram definidos os formatos JPEG (Joint

Photographic Experts Group), com compresso de dados, e o
formato PDF (Portable Document Format). Cada formato de
arquivo ser analisado a seguir com base nas informaes
fornecidas por Kenney e Rieger (2003, p.17), detalhando-se
os critrios utilizados para a sua adoo no projeto.

Regras de nomeao de arquivo e estrutura de diretrios

O formato de arquivo TIFF utiliza como extenso .tif ou

.tiff. Sua profundidade de bits vai de bitonal (1 bit) at
um mximo de 64 bits. Pode ser usado sem compresso ou
comprimido sem perdas (algoritmos ITU-T.6, LZW, etc), ou
comprimido com perdas (algoritmo JPEG). um padro de
fato. Possui um suporte limitado na Internet, sendo acessado
por aplicaes externas ao navegador. Seu suporte a metadados
limitado a um conjunto bsico de rtulos etiquetados. O
formato tiff, por no apresentar perdas e por possuir ampla
escala de profundidade de bits, ser usado no armazenamento
do arquivo-mestre do documento digitalizado com intuito de
conservao.

Exemplo:

Diretrio Raiz

Projeto_digitalizao_ufv

documentos

1 ofcio

Auto 92

folha 1.tiff

folha 2.tiff

...

Outro formato selecionado o JPEG (Joint Photographic Expert

Group) /JFIF (JPEG File Interchange Format) com extenso
.jpeg, .jpg, .jif, .jfif. Sua profundidade vai da escala
de cinza de 8 bits, ao colorido com 24 bits. Sua compresso
se apresenta com perda (algoritmo JPEG) e sem perda.
padronizado pela norma ISO 10918-1/2. Possui suporte
nativo na Internet por meio de todos os navegadores. O
suporte de metadados feito por meio de campo de texto
livre para comentrios. Pelo fato de possuir suporte em todos
os navegadores e poder ser usado com compresso, este
formato e o formato PDF foram selecionados para a exibio
dos documentos na Internet.
O formato PDF usa como padro a extenso .pdf. Sua
profundidade de bits vai da escala de cinza de 4 bits at o
mximo de 64 bits. Pode ser usado sem compresso ou
comprimido sem perdas (algoritmos ITU-T.6, LZW), ou
comprimido com perdas (algoritmo JPEG). um padro de
fato, possuindo suporte limitado na Internet e sendo acessado
por aplicaes externas ao navegador. Seu suporte a metadados
limitado a um conjunto bsico de rtulos etiquetados.
O quadro 3 sintetiza os formatos de arquivos e suas respectivas
resolues, adotados no projeto.
Quadro 3
Formatos de arquivos adotados no projeto
Resoluo
Arquivo300 dpi
mestre
Arquivo
de 75
para acesso
a 125 dpi
em rede

Formato do
Profundidade
Compresso
arquivo
de bits
LZW sem
TIFF
24 bits
perdas
8 bits

JPEG com
perdas

JPEG e PDF

As imagens digitalizadas devem ser armazenadas em uma

organizao similar organizao fsica dos documentos
originais. O exemplo a seguir mostra a estrutura de diretrio
adotada para o arquivamento da imagem digital:

Os manuscritos no so digitalizados em aberto, sendo mantida

a seqncia formato livro (folha 1, folha 2, ...). Assim, mantmse padro e seqncia do texto para a posterior leitura pelo
usurio.
Mdia de gravao
Na escolha de mdias para gravao das imagens digitalizadas,
existia a opo do uso CDs ou os DVDs. Ambas as mdias so
apropriadas para receber arquivos de grandes dimenses, como
imagens. Aps alguns clculos sobre a quantidade de arquivos
que seriam gerados, optou-se pelo uso de DVDs. Isso porque
os CDs tm capacidade mxima de 800 megabytes, enquanto
a capacidade tpica de um DVD de 4,7 gigabytes, ou quase 6
CDs. Se considerarmos o uso de um DVD de camada dupla, sua
capacidade de armazenamento passa para 8 GB, o equivalente
a aproximadamente 10 CDs. Como cada imagem digitalizada
ocupa entorno de 20 megabytes, um CD poderia armazenar no
mximo 40 imagens, o que muito pouco para uma estimativa
de 30 mil imagens que seriam geradas na digitalizao dos
documentos do 1 ofcio. Neste caso, seriam necessrios 750
CDs, se realizada apenas uma cpia, ou 1500, no caso do projeto,
uma vez que foi adotado o critrio de criao de duas cpias
(uma para uso e outra para segurana). Portanto, para esta
tarefa, pode-se utilizar 150 DVDs de dupla camada.
Rotina de digitalizao
Este projeto tem por objetivo final a digitalizao, mas algumas
tarefas, como a higienizao, devem ser realizadas antes do
incio da digitalizao. Aps a digitalizao necessrio
definir os passos para o armazenamento e rotinas para a
atualizao da mdia, de modo a evitar perdas por deteriorao
ou obsolescncia tecnolgica. A soma dos passos de cada
etapa forma um processo de digitalizao, armazenamento
e manuteno. Este processo est registrado no Manual de
Digitalizao para Manuscritos Depositados na Casa Setecentista
de Mariana-MG (MOREIRA, 2006).

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Digitalizao de manuscritos histricos: a experincia da Casa Setecentista de Mariana

Apresenta-se, a seguir, resumo dos passos que formam o

processo estabelecido pelo projeto para a Casa Setecentista:
tratamento para eliminao de pragas tcnica de
congelamento dos documentos para a eliminao de
pragas;
higienizao dos documentos uso de pincis em mesas
apropriadas;
digitalizao escaneamento dos documentos para
a gerao do arquivo mestre segundo os padres
estabelecidos (300dpi, 24bits);
gravao das imagens mestre formato selecionado
(tiff com compresso sem perdas), obedecendo regra
de nomeao e a estrutura de diretrios previamente
definidas;
registro preenchimento na planilha-metadados das
informaes do documento;
backup Quando o espao ocupado pelos arquivos
digitalizados se aproximar de 4,7 gigabytes, deve ser
realizado o backup das imagens, gravando em mdia digital
(correntemente DVDs). Devem ser feitas duas cpias,
uma para manipulao e outra como reserva armazenada
em local diferente da outra verso, preferencialmente
em outro prdio.
armazenamento mdia em invlucro rgido e opaco.
Uma etiqueta deve ser colocada no lado externo do
invlucro com as seguintes informaes: validade do
suporte, identificao dos documentos;
registro em fichas registro em fichas de papel da
existncia do suporte em mdia digital.
Metadados
A organizao e descrio de documentos arquivsticos
um processo que visa a estabelecer a provenincia e facilitar
o acesso. DOLLAR (1994), em artigo sobre impacto das
tecnologias em relao aos princpios e prticas de arquivo,
indica a importncia da organizao fsica e intelectual:
A organizao fsica nos d comumente uma seqncia
de grupos de documentos que se reflete num registro
de localizao de prateleira. A organizao intelectual
apresentao de conexes lgicas e de relaes entre
grupos de documentos de longe mais significativa
(DOLLAR, 1994, p.15).
A organizao intelectual estabelecida com a definio dos
metadados. Os metadados so definidos como dados sobre
dados. Isto porque os metadados descrevem as informaes
contidas em um documento. Essa descrio por meio de
etiquetas permite localizar com maior facilidade alguns itens
do documento. Por apresentar etiquetas para o contedo
(produtor, ttulo, datas e descrio sucinta do contedo),
facilita encontrar o que se deseja com maior agilidade. Os
metadados, organizados em uma estrutura, funcionam como
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ndices, facilitando as buscas tanto de clientes, quanto de

organizadores. Os produtores/organizadores so beneficiados
tambm pela descrio de rotinas e critrios fundamentais
na organizao.
Os metadados podem ser classificados em descritivos,
estruturais e administrativos. Para o estabelecimento dos
metadados descritivos a serem usados no projeto, decidiuse selecionar um subconjunto dos que so sugeridos na
International Standard Archival Description ISAD(G)
(2000). A ISAD(G) uma norma estabelecida pelo Conselho
Internacional de Arquivos que visa a descrever um contedo
informacional aplicando-se um sistema de nveis. Esse sistema
de nveis, denominado estrutura multinveis, permite uma
descrio detalhada e racional, facilitando o entendimento
e o acesso mtuo. Alm disso, respeita os princpios da
provenincia e da organicidade. A norma ISAD (G) no
uma norma preescritiva, mas sim diretiva, e por este motivo
a usamos como base para a escolha dos metadados que
acreditamos serem adequados ao projeto.
Os metadados aplicados aos documentos arquivados na Casa
Setecentista de Mariana- MG so de dois tipos: os de acesso
pblico e os de acesso restrito. Os metadados de acesso restrito,
tais como procedncia e condies de reproduo, so utilizados
pelos funcionrios ou tcnicos nas atividades de descrio do
contedo da documentao, enquanto que os de acesso pblico,
tais como idioma, ttulo, mbito e contedo, no possuem
restrio de acesso. Outra classificao para os metadados
proposta pela ISAD(G) separao em reas que agrupam
os elementos de descrio comuns. No caso dos elementos
adotados no projeto, a classificao fica da seguinte forma:
Na rea de identificao indicada para o preenchimento
de informaes essenciais para identificar a unidade de
descrio. Os campos relacionados a esta rea so:
cdigo de referncia;
ttulo;
datas;
nvel de descrio;
dimenso e suporte.
Na rea de contextualizao indicada para o
preenchimento de informaes sobre origem e custdia da
unidade de descrio. Os campos relacionados e selecionados
desta rea so:
nome dos produtores;
procedncia.
Na rea de contedo e estrutura indicada para o
preenchimento de dados sobre o assunto e organizao da unidade
de descrio. Os campos relacionados e selecionados so:
mbito e contedo;
avaliao, eliminao e temporalidade;
incorporaes.
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Na rea de condies de acesso e uso indicada para o

preenchimento de dados sobre a acessibilidade da unidade de
descrio. Os campos relacionados e selecionados so:
condies de reproduo;
idioma.
Na rea de controle da descrio para o preenchimento
de dados sobre como, quando e por quem a descrio da
unidade de descrio foi elaborada. O campo relacionado e
selecionado :
nota do arquivista.
As reas de fontes relacionadas e notas no foram selecionadas,
mas nada impede que futuramente sejam includas.
Os metadados devem ser digitalizados em uma planilha para,
posteriormente, serem inseridos em um banco de dados. O
banco de dados ser utilizado pelo sistema de consulta e por
programas que convertero os metadados para o formato
EAD1 (Encoded Archival Description), padro de marcao
para descrio de documentos que apoiado pela Sociedade
Americana de Arquivistas e pela Biblioteca do Congresso.
CONCLUSES
Este artigo relata a experincia de digitalizao dos
documentos histricos da Casa Setecentista de Mariana.
A microfilmagem, quando executada de acordo com as
normas internacionais de preservao, permanece como o
procedimento adequado para a preservao de documentos,
em funo de suas caractersticas de fidelidade e durabilidade.
A digitalizao isoladamente ainda no vista como uma
soluo para preservao de documentos. Existem vrias
questes que devem ser respondidas antes que isto acontea,
por exemplo, como garantir que o documento digitalizado
no sofra alteraes no contedo, ou como garantir que o
documento migre periodicamente de mdias para impedir que
seu contedo se torne inacessvel devido a obsolescncia dos
equipamentos.
As respostas a essas questes comeam a surgir, tais como o
uso de assinaturas digitais e o estabelecimento de rotinas de
migrao de mdias. No entanto, enquanto essas solues no
se consolidam, a digitalizao j pode auxiliar indiretamente na
preservao, uma vez que o acesso aos documentos originais
pode ser limitado. Alm disso, a digitalizao permite uma
ampliao do acesso informao por meio da distribuio
de cpias e a transmisso pela Internet.
A experincia da Casa Setecentista revela que estes benefcios
podem ser obtidos com recursos relativamente limitados. No
entanto, deve-se procurar obter equipamentos de procedncia
1 EAD stio oficial http://www.loc.gov/ead/

confivel, com boa capacidade de memria e recursos para

manipulao de imagens. O scanner deve possuir uma rea
de digitalizao compatvel com os documentos que sero
digitalizados. importante o estabelecimento de uma rotina de
digitalizao bem definida, assim como regras para manipulao
das mdias e para migrao dos arquivos digitalizados para
mdias mais modernas. Finalmente, o estabelecimento dos
metadados uma etapa crtica no processo e deve ser feita
com cuidado, uma vez que deles depende o acesso gil aos
documentos.
Artigo recebido em 24/08/2007
e aceito para publicao em 16/05/2008
REFERNCIAS
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