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Administracin del conocimiento

11-Sep-04

ADMINISTRACIN DEL CONOCIMIENTO

La clave del xito para triunfar en el siglo XXI: la administracin del conocimiento
El mayor valor de las empresas del Siglo XXI ya no viene de activos fsicos como
edificios, terrenos maquinaria. Es el conocimiento sistematizado acerca de sus
procesos, servicios y productos lo que cada da se convierte en el activo ms
importante.
El xito de las organizaciones en un mundo globalizado depende cada vez ms de:
Su capacidad de sistematizar el conocimiento
Entrar en un entorno de mejora continua
Competir en un mundo globalizado
No basta con:
Tener informacin y datos
Tener procesos certificados (ej: ISO9000)
Qu es la administracin del conocimiento?
La administracin del conocimiento implica la conversin del conocimiento tcito (el
que sabe un trabajador especfico) en explcito (conocimiento documentado y
replicable) para convertirlo en un activo estratgico de la organizacin.
La administracin del conocimiento implica la adecuada explotacin de datos e
informacin para transformarlos en conocimiento y entendimiento.

Los datos y la informacin son todo aquello que se sabe acerca de los procesos y que
responde a preguntas como qu?, cundo?, cunto?, a qu hora?
El conocimiento responde a preguntas que empiezan con cmo?, es decir, todo
aquello que generalmente slo algunos miembros de la organizacin sabe y lo tiene en
su cabeza pero no ha sido transformado en un conocimiento explcito.
El entendimiento responde a preguntas que empiezan con por qu? lo cual permite a
la organizacin mejorar de manera continua cuando se entienden los procesos y se
toman acciones para corregir deficiencias y promover mayor eficiencia y productividad.
La sabidura implica el uso adecuado de todo el aprendizaje organizacional para tomar
decisiones estratgicas a lo largo del tiempo que garanticen el mayor de los xitos.
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Ms all de la certificacin de procesos

Una organizacin de la era industrial generalmente se rige por procesos que idealmente
han sido certificados (por ej. ISO9000). Ello implica que la organizacin controla sus
procesos para que los productos y servicios siempre se hagan de la misma forma.
Este tipo de organizaciones corren el riesgo de quedarse estancadas con la
globalizacin mundial al ser superadas por la competencia, pues no hay una estrategia
de mejora continua donde se sistematice el aprendizaje y se aprenda constantemente
de los errores y desviaciones.
La administracin del conocimiento implica:
1. Tener un proceso tradicional
2. Controlar el proceso (medir desviaciones), en un proceso certificado se busca
nicamente que estas desviaciones no sean mayores a cierto valor.
3. Analizar los errores y desviaciones (ellos son la fuente ms valiosa de
aprendizaje y mejora continua), entendiendo el por qu. No importa si la
desviacin sea buena mala, se puede aprender en ambos casos.
4. Documentar el cmo y entender el por qu. Aqu es cuando el conocimiento
tcito se vuelve explcito, al entender cmo y por qu un producto servicio se
hizo de mejor forma que otro.
5. Accin, no basta con entender la fuente de una desviacin, hay que actuar en
consecuencia mejorando el proceso con adecuaciones y capacitacin acerca del
nuevo conocimiento explcito.
6. Iteracin, el nuevo proceso mejorado debe nuevamente de someterse al ciclo
completo.
Datos, informacin, conocimiento y sabidura:
Los datos son eventos aislados: un nmero, una palabra, una marca o una
caracterstica. stos nos dan la base para generar informacin. Los datos agrupados,
ordenados o clasificados, se convierten en informacin. sta sirve para tomar
decisiones: cmo elegir entre una impresora y otra, saber cules cartuchos debe usar
un equipo o cmo se le aumenta la memoria a una computadora. Cuando la
informacin se mezcla con experiencia y repeticin logramos conocimiento. Conocer
es saber de antemano que camino tomar. Si usamos dicho conocimiento de la manera
ms ptima, estaremos encontrando la sabidura. " El lder sabio, al aprender cmo
suceden las cosas, vive de acuerdo con ellas" (Heider, J,. Tao del liderazgo, Castillo)
Cul es la diferencia bsica entre los tres primeros niveles? Cul es el componente
que logra diferenciar incrementalmente cada uno? Tiempo y organizacin. Si a los datos
les sumamos tiempo y organizacin, tendremos informacin. Si a sta le sumamos
tiempo y repeticin, tendremos conocimiento.
Porqu es importante el conocimiento para el canal de distribucin? Si usted usa el
conocimiento, ahorrar mucho tiempo y recuerde que el tiempo es dinero.
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Muchas veces debe haber configurado algn equipo, el cul le cost mucho trabajo
llegar a la solucin: llamadas aqu, all, preguntas a un hot line o a varios. Finalmente,
cuando tuvo la solucin, seguro la anot en algn lugar Porqu? Para la prxima no
me falla, lo har ms rpido! sta es la esencia del conocimiento: ahorrar tiempo en
futuras aplicaciones.
La nueva moda de la "administracin del conocimiento", no es otra cosa que hacer que
los conocimientos de la empresa se queden en la misma. Finalmente, ni es moda, ni es
nueva. Este sistema se ha venido usando desde la edad media y antes, cuando los
artesanos transmitan sus conocimientos a sus aprendices.
Cmo podemos lograr esto? O por otro lado, qu pasa si no logramos hacerlo?
Supongamos que contrata un par de tcnicos. Ellos aprenden a ensamblar
computadoras, a instalar Internet, y a dar mantenimiento a los equipos de sus clientes.
Un buen da, despus de que aprendieron (nunca se van antes!), deciden irse los dos,
al mismo tiempo, con la competencia. Rpidamente contrata otros dos, pero cuando
van a ver a los clientes para resolver problemas, resulta que las configuraciones,
manuales, discos y drivers no estn donde deberan. El resultado es que los nuevos
tcnicos se tardan das en resolver problemas que los otros tcnicos resolvan en una
hora. La solucin: tener una base de datos con toda esta informacin; una base de
conocimiento.
Administracin del conocimiento (AC, Knowledge Management, KM) significa obtener el
mayor provecho de la experiencia del personal de la empresa. Existen bsicamente,
dos tipos de conocimientos: explcito y tcito. El explcito es el que podemos obtener de
manera clara y manifiesta; el que consultamos en un libro por ejemplo. El tcito es el
que obtenemos por medio de un experto, es conocimiento implcito; el maestro del taller
que sabe cmo reparar el auto, pero l es el nico que sabe.
Uno de los grandes problemas de las pequeas y medianas empresas es que gran
parte del conocimiento que tienen es tcito, de tal manera que cuando el director no se
encuentra, no hay ese conocimiento, o peor an, cuando un empleado se va, se lleva
los conocimientos con l, sin dejarlos a nadie en la empresa.
AC se puede aplicar en estas empresas de manera muy sencilla. Una forma es
convertir el conocimiento tcito en explcito. Esto lo puede lograr entendiendo en que
forma aplica el conocimiento el experto. Recuerde que el conocimiento se basa en
informacin y sta se basa en datos. En orden de lo anterior, lo primero que deber
generar son sus datos. Una vez que tiene los datos, deber ordenarlos, clasificarlos y
analizarlos, para obtener informacin de ellos. Finalmente deber conocer el proceso o
procedimiento por medio del cual el experto usa esta informacin para realizar las
tareas asignadas. Todo el proceso, deber estar apoyado por el experto.
AC no es una tarea esttica, es un continuo. Cada determinado periodo de tiempo,
deber revisar los conocimientos que tiene para ver si estn actualizados.
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AC presenta los siguientes beneficios:

Personal con menor experiencia puede realizar labores que antes estaban
reservadas a personal con experiencia de varios aos.
Los colaboradores con ms experiencia pueden estar mejorando los procesos y
haciendo ms productiva a la empresa.
En caso de reubicaciones o renuncias de colaboradores, la sustitucin es ms
sencilla.
Si tiene varias sucursales, puede intercambiar bases de conocimiento.
Para mejorar las utilidades de una empresa hay dos caminos: incrementar las ventas y
mantener los gastos o mantener las ventas y reducir los gastos. Nos estamos
enfocando en la segunda: reducir gastos. Existen muchos gastos ocultos de los que no
nos percatamos en primera instancia. Usted como distribuidor estar interesado en
mejorar sus utilidades por lo que deber tener el mayor cuidado recortando todos los
gastos posibles.
Si desea generar una base de conocimiento, no pierda el camino inicial. Empiece por
definir el objetivo que persigue con esa base: cul es la aplicacin de los
conocimientos que necesito? Una vez que tenga definido el objetivo, deber nombrar (o
usted mismo) a un administrador del conocimiento. Tambin deber escribir el
procedimiento para incorporar informacin a dicha base, quin lo har, cundo, cmo,
quin revisar, y quin mantendr dicha base. Finalmente la base de conocimiento es
dnde reside el saber de manera explcita. Esta ltima puede estar en papel, o en un
sistema de cmputo.
RUDOS
No cabe duda que la parte ms difcil de la teora es la prctica. An que el trmino
parezca paradjico, crame que es ms fcil explicar como baar a un gato que baarlo
lo duda?
Qu aplicaciones puede darle a esta base? Solucin de problemas, capacitacin a
empleados nuevos, apoyo a ventas o clarificacin de dudas de clientes. Usted deber
de construir una base donde vaya incluyendo todos los problemas y cmo los
soluciona. Tambin deber identificar en qu pierde ms tiempo usted o sus
colaboradores. Agrupe dichas actividades y revise si alguna podra realizarse en menor
tiempo si lograra tener una base de conocimiento. Ahora motive a todos sus
colaboradores a que introduzcan todas sus experiencias dentro de esta base.
En poco tiempo tendr una base de conocimientos robusta y de utilidad.
Suponga que contrata un vendedor nuevo. Para resolverle sus dudas, puede ponerlo
diariamente durante cierto tiempo a leer las preguntas y respuestas de esta base. El
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beneficio, es que aumentar sus conocimientos, y sobre todo, cuando tenga una duda,
sabr donde buscar. Haga que ellos usen el conocimiento para adquirir esa sabidura
tan importante para poder vender. Como beneficios colaterales puedo mencionarle
tambin: si el nuevo vendedor aprende ms, evitar errores por surtido de pedidos
incorrectos, venderle al cliente sistemas que no le sirven o productos descontinuados.
Lo mismo puede aplicar a un tcnico, si su empresa es de servicio.
El costo de cada uno de los anteriores errores, que espero no le hayan pasado (o al
menos no todos), est en la prdida de un pedido, tenerse que quedar con un
consumible, rematar una impresora abajo de costo por cancelacin del cliente original.
Lo haba analizado de esta manera? Si un cliente le cancela el pedido, porque quera
una impresora de 10" y le entrega una de 15", no se la pagar, o si le dijo que era muy
rpida y realmente no lo era tanto (qu tanto es tantito?). Cuando el cliente le cancela
el pedido, usted deber rematar esa impresora dnde pueda y cmo pueda,
probablemente ponga un anuncio en el peridico, o llame a sus clientes para
ofrecrsela, o hasta corra al vendedor por ... inepto. Cualquiera de los anteriores le
costar.
TCNICOS
Ahondaremos un poco ms en la teora de la AC. De acuerdo a Tessy Phillips y Mike
Vollmer (Offshore, Jan 2000, Vol. 60, issue 1, p40) la administracin del conocimiento
se sustenta en la combinacin de tres elementos:
* Procesos: "los procesos definen los pasos que debemos seguir para tomar
decisiones"
* Tecnologa: "las comunicaciones inmediatas han creado la oportunidad para
las personas de reunirse en foros globales y equipos virtuales para crear y
compartir conocimiento"
* Cultura: "Es el componente ms complicado de la AC... se debe de facilitar el
medio idneo para facilitar el crecimiento (del conocimiento)"
Si queremos desarrollar un sistema de administracin del conocimiento, debemos poner
atencin en los tres anteriores factores. La tecnologa puede ayudar para hacer ms
fcil el ordenamiento y recuperacin de datos. Debemos de tomar en cuenta la parte
cultural para poder facilitar el cambio de paradigma. Recuerde que muchos
colaboradores creen que estn dentro de la empresa slo por lo que saben, muchos
temen que cuando alguien ms sepa lo que ellos, los darn de baja de la compaa.
Recordemos a los maestros de artes marciales chinas, los cuales no enseaban al
alumno la forma completa, se reservaban para ellos dos o tres movimientos, de tal
manera que el alumno nunca los podra vencer. Finalmente, el proceso afectar la
entrega del servicio o producto final. Debido a que el proceso es la aplicacin
automtica de los conocimientos adquiridos, pasa a ser fundamental.

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ESTRATEGIAS DE AC
Morten T. Hansen y Nitin Noria, dividen las estrategias de AC en dos tipos diferentes: de
codificacin y de personalizacin (Harvard Business Review, Mar/Apr99, Vol. 77, Issue
2 p106). La estrategia de codificacin es usada para productos estndares o problemas
repetitivos. La de personalizacin ajusta mejor para soluciones a la medida.
La codificacin persigue como objetivo codificar y almacenar la informacin
dnde haya acceso para todos posteriormente. Si usted decide optar por
esta estrategia de AC, el producto o servicio que entrega deber de ser
estandarizado. Estar movindose en la disciplina de valor de excelencia
operativa. Aqu tendr que hacer uso extensivo de la computadora para
guardar todos esos datos que genere, para despus convertirlos en
informacin y finalmente en conocimiento. Si usted imparte cursos de Word
para secretarias, esta es la estrategia ideal. Sin embargo, si usted vende
cursos "para optimizar el manejo de inventarios usando Excel", ms le vale
que la persona que imparta el curso sepa no slo manejar Excel, sino sepa
de inventarios, de diferentes industrias y pueda resolver los problemas que
los alumnos le expongan.
La personalizacin persigue como objetivo el mantener a las personas en
contacto. Esta estrategia se asemeja ms a la intimidad con el cliente dentro
de las disciplinas de los lderes del mercado. Aqu, usted debe de estar cerca
del cliente, y lo que tiene que manejar es una alta capacidad de reaccin
para atender a los clientes. En la estrategia anterior, lo que usted necesitaba
era recabar, almacenar, ordenar y recuperar la informacin. En esta
estrategia, lo que necesita es facilitar el medio, para que las personas
puedan compartir sus conocimientos y marcos de referencia. Esta estrategia
se basa en las personas, la anterior se basa en la tecnologa.
La sociedad del Conocimiento
Las sociedades contemporneas se enfrentan al reto de proyectarse y adaptarse a un
proceso de cambio que viene avanzando muy rpidamente hacia la construccin de
Sociedades del Conocimiento. Este proceso es dinamizado esencialmente por el
desarrollo de nuevas tendencias en la generacin, difusin y utilizacin del
conocimiento, y est demandando la revisin y adecuacin de muchas de las empresas
y organizaciones sociales y la creacin de otras nuevas con capacidad para asumir y
orientar el cambio. Una Sociedad del Conocimiento es una sociedad con capacidad
para generar, apropiar, y utilizar el conocimiento para atender las necesidades de su
desarrollo y as construir su propio futuro, convirtiendo la creacin y transferencia del
conocimiento en herramienta de la sociedad para su propio beneficio.
Se puede sealar que una Sociedad del Conocimiento tiene dos caractersticas
principales:
La primera es la conversin del Conocimiento en factor crtico para el
desarrollo productivo y social;
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La segunda, el fortalecimiento de los procesos de Aprendizaje Social como

medio de asegurar la apropiacin social del conocimiento y su transformacin
en resultados tiles, en donde la Educacin juega el papel central.

Gestin del Conocimiento

La gestin del conocimiento involucra dos aspectos relevantes. Por una parte la idea de
gestin indica de algn modo, la organizacin, la planificacin, la direccin y el control
de procesos para conformar o disponer de ciertos objetivos. De otro lado, al hablar de
conocimiento se pone de manifiesto que una organizacin, como cualquier ser humano,
est sometida a una dinmica en la que del exterior y del interior mismo, capta o
percibe informacin, la reconoce, la organiza, la almacena, la analiza, la evala y emite
una respuesta al exterior, basada en dicha informacin y englobada en el total de
informacin almacenada procurando un resultado.
En 1997 reconocidos autores publicaron un estudio en donde presentaron la siguiente
definicin de Gestin de Conocimiento:
"... es el proceso de administrar continuamente conocimiento de todo tipo para
satisfacer necesidades presentes y futuras, para identificar y explotar recursos
de conocimiento tanto existentes como adquiridos y para desarrollar nuevas
oportunidades."
Ann Macintosh propone como definicin la siguiente:
"La Gerencia del Conocimiento envuelve la identificacin y anlisis del
conocimiento tanto disponible como el requerido, la planeacin y control de
acciones para desarrollar activos de conocimiento con el fin de alcanzar los
objetivos organizacionales."
Las dos definiciones anteriores reconocen en el conocimiento dos aspectos
importantes:
- Que la Gestin o Gerencia del Conocimiento es un proceso, el cual forma
parte de las actividades cotidianas de una organizacin.
- Que es un recurso importante que debe adquirirse, clasificarse, conservarse y
explotarse para lograr los objetivos de la organizacin y hallar ventajas
competitivas.
La realidad o parte de la realidad que es el objeto de nuestra comprensin siempre se
ve bajo los ojos de un paradigma o conjunto relacionado de ideas, principios, teoras,
mtodos, tcnicas, herramientas y, tambin, creencias bsicas o esenciales. El
paradigma constituye el entorno mental y sobre l se construyen las decisiones y las
acciones.
En la actualidad, el modelo holstico por excelencia es el modelo biolgico, sistemas
con sus propias reglas y autoorganizados, capaces de optimizar sus propios recursos.
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De all su uso referencial al momento de identificar problemas y ofrecer soluciones para

poder realizar algo nuevo.
Evidentemente un sistema neuronal de un ser vivo es capaz de elevadsimos y sutiles
procesos de datos y de informacin, de elevados ratios de respuesta y de aprendizaje.
En la gestin del conocimiento interesa sobre todo el aprendizaje. No en vano una de
las tendencias ms slidas durante la ltima dcada en las organizaciones ha sido el de
los programas de formacin permanente del personal y dems postulados planteados
en la V Disciplina relativos al aprendizaje en equipo.
En el mbito organizacional se ha valorado el recurso humano como algo dinmico. Sin
embargo, se valora ms la capacidad de aprendizaje que los conocimientos adquiridos.
Es ms importante aprender, ya que esto significa conocer el conocimiento, que poseer
una coleccin de conocimientos.
Retomando el planteamiento de Drucker, la aplicacin de conocimiento al conocimiento
implica la gestin del conocimiento o aplicacin del conocimiento existente en la
obtencin de resultados y la innovacin sistmica o la definicin de los nuevos
conocimientos necesarios, su factibilidad y del mtodo para hacerlo eficaz.
Adicionalmente agrega que la tarea de hacer productivo el conocimiento es una tarea
de la administracin. De esta manera, la gestin del conocimiento implica la explotacin
continua del mismo para desarrollar nuevos y diferentes procesos y productos dentro de
las organizaciones.
El autor seala que las organizaciones deben incorporar tres prcticas sistmicas en la
gestin del conocimiento, estas son:
1. Mejorar continuamente procesos y productos.
2. Aprender a explotar el xito y,
3. Aprender a innovar.
Asociado a la gestin del conocimiento, el problema de las organizaciones consiste en
consultar o acceder a la informacin y producir informacin de factores estticos y de
otro dinmico. En particular, se debe analizar la informacin que se maneja en la
organizacin real, por ejemplo, datos o bases de datos, soportes de decisiones,
documentos diversos, tanto en formato como en procedencia o localizacin y
documentos electrnicos.
El xito de la organizacin resulta de su capacidad de identificar y respetar a los
individuos y de la capacidad de integrarlos en un todo. Un sistema de gestin del
conocimiento, en un sentido general, supone que una organizacin se dote de tres
funcionalidades estratgicas distintas, pero reunidas en una sola y misma aplicacin
informtica:

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- Reutilizacin o realimentacin del valor aadido que la organizacin genera y

adquiere, y que representa el capital intelectual de la misma, al servicio de la
resolucin de nuevos problemas, incrementando de esta manera el valor
aadido de los servicios producidos y el rendimiento de dicha actividad.
- Investigacin y anlisis al servicio de las personas, que en la organizacin son
los productores de valor aadido y/o son responsables de tomar decisiones
crticas, sobre la base de una adecuada disposicin de informacin diversa
(datos, papel, textos electrnicos, etc.), y una rpida respuesta.
- Acceso unificado a todas y cada una de las capas de informacin tejidas sobre
la estructura organizacional.
En la prctica, el individuo en la organizacin se enfrenta a todo el conocimiento o a
una parcela de l, por eso la gestin del conocimiento organizacional debe ser tambin
un instrumento de investigacin.
El soporte de un sistema de gestin del conocimiento lo constituye la informacin
documental que a diario es generada en las organizaciones. De manera que si la
misma se maneja en forma automatizada se podr mantener ms accesible y ms
segura, por lo tanto mas viva. Este objetivo justifica por s mismo la incorporacin de
unos mtodos y unas aplicaciones informticas apropiadas.
En la consideracin entre el manejo de informacin producida en la organizacin y la
integracin de esa informacin a nuevo conocimiento se deben considerar dos
alternativas vlidas.
La primera es la posibilidad de introducir un sistema de gestin documental el
cual soluciona la gestin de los archivos que internamente se mantienen,
transformando operaciones manuales en automatizadas y generando
documentos electrnicos y soportes en papel en los casos requeridos.
La segunda opcin est referida al manejo integrado e independiente de los
sistemas de informacin ya existentes el cual introduce el concepto de
sistemas de gestin del conocimiento, sin que ello signifique mayores costos o
mayores complicaciones tecnolgicas.
Esta posibilidad incorpora la presencia de una capa superior a la estructura
informacional de la red existente o metasistema externo e independiente de los
sistemas de informacin operativos.
Al capturar, almacenar y emplear el conocimiento, en los procesos organizacionales se
genera valor aadido a las organizaciones lo cual reduce el costo de aprendizaje. Los
sistemas de gestin del conocimiento deben orientarse a minimizar la energa
consumida y maximizar la energa producida para la adquisicin y produccin de
nuevos conocimientos que a su vez agreguen valor a la organizacin.
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La ecuacin del conocimiento en las organizaciones plantea que en un momento dado

cuando la realizacin de los procesos organizacionales envuelve la utilizacin del
conocimiento, se consume una determinada cantidad de energa en recursos (humanos
y materiales). Al plantearse en otro momento un proceso anlogo pueden ocurrir dos
cosas: reproducir el mismo consumo energtico o minimizar dicho consumo,
disponiendo de un sistema de gestin del conocimiento que permita utilizar el
conocimiento producido y acumulado.
Gestin

del

Conocimiento

proceso

generador

de

ventajas

competitivas

Segn Macintosh el ambiente competitivo actual ha hecho crtica la calidad del

conocimiento que las empresas aplican a sus procesos claves de negocio. En cualquier
empresa, la cadena de suministros depende del conocimiento que se tenga sobre
materias primas, planeacin, manufactura, distribucin, etc. As mismo, el desarrollo de
nuevos productos requiere conocimiento sobre las necesidades de los consumidores,
nuevos descubrimientos cientficos, nueva tecnologa, mercadeo, etc.
Aplicar la gestin del conocimiento en una empresa para crear ventajas competitivas se
hace aun ms indispensable debido a:

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El mercado es cada vez ms competitivo, lo que demanda mayor innovacin

en productos debiendo el conocimiento desarrollarse y ser asimilado con
mayor rapidez.

Existe la necesidad de reemplazar la manera informal en la que se gestiona

el conocimiento en las funciones administrativas por mtodos formales
dentro de procesos de negocios orientados al cliente. Las empresas estn
enfocando sus esfuerzos en crear mayor "valor agregado" para sus clientes,
esto requiere la capacidad de captar, interpretar y difundir las necesidades y
deseos de los clientes en la organizacin ms all de la forma tradicional.

Se requiere tiempo para adquirir conocimiento y lograr experiencia a partir de

l. Los empleados cada vez tienen menos tiempo para hacer esto.

La presin de la competencia est reduciendo el tamao de los grupos de

empleados que poseen el conocimiento de la empresa.

Est creciendo la tendencia dentro de los empleados de retirarse cada vez

ms temprano en su vida laboral o de aumentar su movilidad entre
empresas, lo cual ocasiona que el conocimiento se pierda.

Existe la necesidad de manejar cada vez mayor complejidad en empresas

pequeas y con operaciones transnacionales.

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Cambios en la direccin estratgica de la empresa puede causar prdida de

conocimiento en un rea especfica. Una decisin posterior que retome la
orientacin anterior puede requerir ese conocimiento, pero el empleado que
lo posee puede ya no estar en la empresa.

Por lo tanto, la gestin del conocimiento es el proceso que soporta a todos

los procesos de una organizacin y el efecto que se consiga en este, origina
resultados en cadena en el resto de procesos.

Alcance del proceso de Gestin de Conocimiento

Basados en la definicin de la gerencia del conocimiento como un proceso que debe
apoyar a la empresa en la bsqueda de una posicin competitiva y nuevas
oportunidades, Quintas, proponen una serie de objetivos y actividades que se deben
cumplir dentro de la gerencia del conocimiento de una empresa:
Objetivos:

Formular una estrategia de alcance organizacional para el desarrollo,

adquisicin y aplicacin del conocimiento.

Implantar estrategias orientadas al conocimiento buscando el apoyo de los

estamentos influyentes de la empresa.

Promover el mejoramiento continuo de los procesos del negocio, enfatizando

la generacin y utilizacin del conocimiento.

Monitorear y evaluar los logros obtenidos mediante la aplicacin del

conocimiento.

Actividades:

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Divulgacin del conocimiento (por ejemplo, lecciones aprendidas, mejores

prcticas, etc.) para que todos los miembros de la organizacin puedan
utilizar el conocimiento en el contexto de sus actividades diarias.

Asegurarse que el conocimiento est disponible en el sitio donde es ms til

para la toma de decisiones.

Asegurarse que el conocimiento est disponible donde lo necesitan los

procesos del negocio.

Facilitar la efectiva y eficiente generacin de nuevo conocimiento (por

ejemplo, actividades de Investigacin y desarrollo, aprendizaje a partir de
casos histricos etc.)
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Apoyar la adquisicin de conocimiento de fuentes externas y desarrollar la

capacidad de asimilarlo y utilizarlo.

Asegurarse que el nuevo conocimiento est disponible para aquellas

personas en la organizacin que realizan actividades basadas en ese nuevo
conocimiento (por ejemplo, distribucin de las lecciones aprendidas).

Asegurarse que toda persona en la organizacin sabe dnde se encuentra

disponible el conocimiento en la empresa.

El entorno actual y los aspectos generales de la Gestin del Conocimiento.

Son muchas las objeciones que se plantean ante las teoras que abogan por el cambio
del paradigma de la organizacin empresarial. Por que motivos el modelo tradicional
no sirve para el nuevo siglo? La respuesta es sencilla: el entorno ha cambiado.
Este entorno se caracteriza, principalmente, por seis fenmenos. Los cuales son:
o
o
o
o
o
o

Velocidad a la que se producen los cambios;

Facilidad de acceso a la informacin;
Nuevos productos y servicios;
Globalizacin de la economa;
Nuevos mercados, nuevos competidores y
Los viejos esquemas de produccin ya no sirven.

Este nuevo entorno ha trado como consecuencia que: los entornos sean complejos,
globales, inciertos de alta velocidad de cambio; exigen plazos de respuesta cada vez
ms rpidos, estrs profesional (80% del tiempo dedicado a la captacin de informacin
y solo un 20% a su anlisis) y aumento de riesgo en la toma de decisiones.
Por lo tanto el modelo empresarial tradicional ha cambiado mucho y muchos de los
procedimientos estn obsoletos. El objetivo de las organizaciones sigue siendo la
bsqueda de una ventaja competitiva, entendida como tal, la superioridad o mejora
respecto a otro, determinada por cmo ellas son percibidas por sus clientes. En el
entorno actual, la capacidad de produccin ha dejado de ser una ventaja competitiva.
En estas circunstancias, aprender ms rpido que los competidores puede ser la nica
ventaja competitiva sostenible en el tiempo. Por lo que el mundo est en las puertas de
una "nueva era econmica" o en la "economa del conocimiento" donde la globalizacin
de los mercados, la diseminacin de las tecnologas de la informacin y el
desmantelamiento de las jerarquas nacidas a mediados del siglo pasado, son los
rasgos esenciales de la misma porque sus fuentes principales de riqueza son el
conocimiento y las comunicaciones, frente a las tradicionales: tierra, trabajo y capital. Y
no se trata tanto de un proceso evolutivo, sino una verdadera revolucin, ya que todo
est sucediendo al mismo tiempo.
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Es difcil pensar que una organizacin que pretenda considerar el conocimiento como
uno de sus recursos centrales no cuente con algn rol de ndole ejecutivo que tenga
como objeto coordinar, desplegar y monitorear los recursos y proyectos de
conocimiento en torno a un anlisis de mediano/largo plazo que permita obtener
resultados mensurables.
ste que tiene la tarea de llevar a cabo el aprendizaje organizacional y el proceso de
gestin del conocimiento, es el Gestor del Conocimiento o Gerente de Conocimiento
(CKO, por su acrnimo en ingls de Chief Knowledge Officer).
Earl seala que el CKO "es el encargado de iniciar, impulsar y coordinar los programas
de Gestin del Conocimiento." Por lo que si no se entiende la importancia de este
personaje es imposible llevar acabo la introduccin de estas prcticas.
Una "nueva Cultura" es la nica alternativa.
El principal obstculo que se encuentran las organizaciones a la hora de introducir las
prcticas de GC es, cuando se enfrentan a la necesidad de que no hay una cultura de
organizacin de compartir el conocimiento, ni una estrecha relacin organizacinclientes-proveedores (en la mayora de los casos) lo que imposibilita gestionar sus
conocimientos. Y todo esto se debe al pensamiento residual u errneo de: "Si el
conocimiento es poder, no lo debo compartir con nadie por que al compartirlo otros de
pueden apropiar de el y ya no ser imprescindible"
Para poder lograr alcanzar este cambio cultural hay que motivar e incentivar a los
trabajadores; pero Cmo?
En muchas oportunidades el concepto de motivacin es mal interpretado por los
directivos, debido a que existe un pensamiento residual con respecto a este concepto
que creen que no es mas que reunir a los empleados, para que alguien con facilidades
de palabras y con cierto poder de convencimiento (no siempre sustentable) los llene o
al menos los trate de llenar de pensamientos positivos.
Como si fuera poco, se cree que este trabajo es para una persona carismtica o para
un ejecutivo o para el gerente general y no para un verdadero lder.
Estos son los errores que se cometen con respecto a este tema.
Tambin es vlido puntualizar que: no slo el dinero es una fuerte motivacin para las
personas; de hecho, en algunos casos ni siquiera es importante.
De la teora econmica, tambin se debe comprender que no todo el mundo es igual y
que hay ms dimensiones que la simple retribucin monetaria, por lo que hay que tener
en cuenta tambin que:
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a) Algunas personas, les impulsa el deseo de realizar su trabajo por el solo

placer de hacerlo bien, en ello encuentran una prueba, de que pueden
hacer lo que se propongan (SATISFACCIN EN EL DEBER CUMPLIDO);
b) Hay personas que hacen todo lo humanamente posible por verse
rodeados de amigos, eso hace que estn siempre deseosos del
reconocimiento de los dems, por eso, evitan tomar partido y se vuelven
cmplices de sus "amigos", con tal de no perder su amistad (LA AMISTAD
EN PRIMER LUGAR);
c) A bastantes les interesan mucho ms los aspectos tcnicos de su trabajo.
Para ellos, la excelencia est antes que cualquier otra consideracin y
hacen todo lo humanamente posible para alcanzarla en cada trabajo que
emprenden (EL PERFECCIONISMO.)
De aqu que un clima organizacional armonioso, amistoso, donde el respeto, el amor y
el reconocimiento al buen trabajo prevalezca, pueda motivar e incentivar ms a los
trabajadores, comprometerlos con los buenos resultados y hacerlos que se sientan
identificados con su organizacin.
En resumen, un sistema de gestin del conocimiento permite la reutilizacin de la
informacin almacenada en la organizacin y su incorporacin en los procesos
funcionales y operacionales integrando los sistemas de informacin existentes y
permitiendo la durabilidad de la informacin y el conocimiento.

Infografa:
Freddy Arrez T. Profesor titular adscrito al Programa Planificacin Regional de la
Universidad Ezequiel Zamora. Venezuela, 1999
http://personales.com/venezuela/merida/gepsea/conocimiento.htm
http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/43/sgc.htm
Andrea Benki von Roth, Founder & CEO, Mastermind Global Information
http://www.mastermind.cl; e-business or out of business
http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/42/gcne.htm
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/kmcuba.htm

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