PROCESOS EN LA ADMINISTRACION DE MATERIALES EN UNA OBRA DE

CONSTRUCCION

Cuando se trata de materiales en una obra es preciso considerar los diferentes

procesos para lograr una buena administracin del recursos; la suma de estos
procesos conlleva a la optimizacin mxima de los recursos destinados para
materiales, bien sea obteniendo mejores precios o disminuyendo las prdidas de
dinero causadas por el desperdicio de materiales.
A continuacin se realiza un planteamiento de los diferentes procesos
involucrados en

la administracin de los materiales en un proyecto de

construccin:

ANALISIS DE LA INFORMACION:

El primer aspecto que tenemos que tener en cuenta para iniciar un proyecto de
construccin son los planos definitivos completos con detalles constructivos, asi
como las especificaciones tcnicas completas que nos permitan saber las
caractersticas de los materiales y la cantidad que vamos a necesitar para llevar a
cabo el proyecto.
Una de las causas relacionadas con la perdida de los materiales es la carencia o
deficiencia de planos y especificaciones tcnicas, es por ello que antes de iniciar
cualquier proyecto se debe contar con la totalidad de planos, especificaciones
tcnicas, presupuesto detallado de obra con sus respectivos anlisis de precio
unitario, la programacin de obra detallada ajustada a los rendimientos
verdaderos, es decir, todo el contexto en particular en el cual se desarrollara el
proyecto y que permitir realizar una planeacin de compras. Es por ello que se
considera que la primera fase inicia con el anlisis de la informacin, siendo esta
la base del proyecto de planeacin, cotizacin y compra.

LA PLANEACION:

Esta segunda etapa corresponde a la fase de proyeccin para la adquisicin de

los recursos materiales e inicia con la identificacin y cuantificacin de cada uno
de ellos de acuerdo a las necesidades planteadas por el proyecto, incluyendo los
desperdicios.
Es muy importante distribuir los recursos del presupuesto de obra en las
actividades del programa para lo cual se puede hacer uso de las tecnologas
actuales o de una sencilla hoja electrnica que integre los recursos
presupuestados con el tiempo programado; paralelo a esta programacin debe
hacerse un cronograma de suministro de materiales, a fin de saber a ciencia cierta
las fecha en las que se requieren los materiales en el sitio para su utilizacin.
Estas dos programaciones sern la base para el control del recurso en mencin,
por lo cual se hace importante que sean comunicados a las partes interesadas
como la gerencia, coordinacin de obra y el departamento de compras, pues es
importante tener en cuenta el rol que cumple la comunicacin en aras de una
administracin eficiente.
Una vez se a definido una forma para el control de los recursos, se procede a la
planeacin de la distribucin y disposicin de los recursos en el sitio.

REQUISICIN DE MATERIALES:
La requisicin de materiales tambin se llama solicitud de materiales. Es una hoja
especial que generalmente se hace por triplicado, exigida por el almacenista para
entregar la materia prima con destino a un trabajo especfico. Una de las copias de
esa solicitud queda en poder del almacenista, y las otras dos se envan a los
departamentos de contabilidad y de Costos. Se establece as un control ms
efectivo de los materiales que se suministran a produccin.

Las requisiciones pueden tomar diversas formas de acuerdo con el tamao y la

naturaleza de la empresa. Deben tener el nombre correspondiente o su cdigo,
con datos sobre el nmero, la fecha de entrega, la clase de trabajo en que se
aplicarn los materiales, la cantidad, la descripcin y el costo unitario, as como las
firmas autorizadas del jefe de produccin o cualquier otro alto funcionario.

1. En el almacn: una vez que se ha estudiado la requisicin de materiales y

stos se han despachado oportunamente, se procede a registrar la salida

correspondiente en el software de Inventarios. Una de las copias se guarda
en un archivo especial y las otras dos, con destino a contabilidad general y
costos, se guardan para entregarlas cada fin de semana, o cada quince
das, segn las polticas que tenga la compaa.

2. En el departamento de costos: una vez recibidas las requisiciones, se

separan las directas de las indirectas; las directas se suman y el total se
coloca en la hoja de costos por trabajo en la seccin correspondiente a los
materiales directos.

3. En el departamento de contabilidad general: se separan y se suman las

requisiciones de materiales directos

REQUISICION DE INSUMOS DE MATERIALES

No DE
REQUISICION:

FECHA:

DEPARTAMENTO
SOLICITANTE:

CANTID
AD

PRODUCTO

MAR
CA

ENVASE

CONTENIDO

PRECIO

FIRMA DE RECIBIDO:

LA COTIZACION:

Con base en la programacin de compras realizadas, es posible llevar a cabo el

proceso de cotizaciones, el cual consiste en la solicitud y el anlisis de
cotizaciones. Una manera de realizar el proceso de cotizaciones es:
a. Solicitar cotizaciones a diferentes proveedores, basados en el conocimiento del
mercado.
b. Analizar las cotizaciones recibidas, a travs de la elaboracin de un cuadro
comparativo, a fin de elegir la mejor opcin comercial con base en las condiciones
de compra tales como precio, tiempo de entrega, crdito, garantas.
c. Determinar la propuesta ideal, y con base en ella negociar con los proveedores
las condiciones ms favorables.

TOTAL

ANALISIS DE COTIZACIONES
CONSTRUCTORA:
OBRA:
DIRECCION

TELEFONO

FECHA
MATERIAL

UNIDA
D

CAN
T

CEMENTO

BULTO

300

ACERO FIGURADO
6000 PSI

KG

11.52
0

LADRILLO H10

UNIDAD

6.000

ANTISOL

TAMBOR

PUNTILLAS

LB

100

ALAMBRE NEGRO

KG

750

TOTAL

PROVEEDOR 1
VALOR
VALOR
UNITARI
TOTAL
O

PROVEEDOR 2
VALOR
VALOR
UNITARI
TOTAL
O

PROVEEDOR 3
VALOR
VALOR
UNITARI
TOTAL
O

$
17.200

$
5.160.000

$
17.500

$
5.250.000

$
17.300

$
5.190.000

$
5.160.000

$
5.160.000

$
1.480
$
600
$
576.000
$
2.000
$
1.950

$
17.049.600
$
3.600.000
$
1.152.000
$
200.000
$
1.462.500

$
1.450
$
540
$
580.000
$
1.950
$
1.940

$
16.704.000
$
3.240.000
$
1.160.000
$
195.000
$
1.455.000

$
1.500
$
550
$
575.000
$
1.958
$
1.930

$
17.280.000
$
3.300.000
$
1.150.000
$
195.800
$
1.447.500

$
17.049.600
$
3.600.000
$
1.152.000
$
200.000
$
1.462.500

$
16.704.000
$
3.240.000
$
1.150.000
$
195.000
$
1.447.500

$
28.563.300

$
28.624.100

$
57.187.400

$
28.624.100

$
28.004.000

COTIZACI
ON MAS
BAJA

OBSERVACIONES: SE RECOMIENDA COMPRAR CON BASE A LA COTIZACION OPTIMA

LA COMPRA

Las compras se hacen buscando el punto de equilibrio entre el costo del pedido,
el inventario y la tasa de consumo.
El punto de partida en esta fase es la solicitud de material que realiza el rea de
produccin al rea administrativa, y como base el cronograma del suministro de
materiales, el rea administrativa (compras) se encarga de verificar la cantidad de
material solicitado vs los pedidos realizados anteriormente hechos del mismo tipo
y el presupuesto de control establecido en la fase de planeacin a fin de no
sobrepasar el rubro proyectado para cada captulo o actividad. Una vez realizada
la anterior verificacin, se procede a la investigacin de materiales, que

COTIZACI
ON
OPTIMA

comprende la inteligencia de mercado o recopilacin, clasificacin y anlisis de los

diferentes tipos de material, la demanda, el precio, el anlisis de los productos
ofrecidos por los diferentes proveedores de acuerdo a las requisicione fijadas por
el programa de produccin, la capacidad financiera de los mismos, las condiciones
de pago, las garantas ofrecidas.
Una vez seleccionado el proveedor, el rea de compras emitir una orden de
compra debidamente soportada; las rdenes de compra, son documentos
elaborados en formatos pre impresos u hojas electrnicas usualmente apoyados d
un software especializado en control de costos para para facilitar el control, es
decir, que el material que llega a la obra sea el que se pidi y sin variaciones en el
costo que se acord con el proveedor. Este documento contiene los datos
generales de la obra, fecha, nombre del proveedor, detalle del material solicitado
(unidad, cantidad, valor); en ocasiones, cuando la obra se desarrolla en diferentes
frentes de trabajo, esta orden de compra puede especificar la parte de la obra para
la que ser destinado el material, para efectos de verificacin de las cantidades
acumuladas para su utilizacin en cada parte con las proyectadas.
Por lo general, la orden de compra menciona el lugar y fecha de emisin, el
nombre y domicilio del comprador y del vendedor, datos impositivos, detalles de
las mercaderas pedidas y condiciones de pago y entrega. Es importante que se
aclare que dicho documento no es vlido como factura. La orden de compra tiene,
al menos, un duplicado, ya que se entrega el original al vendedor mientras que el
comprador se queda con el duplicado. De esta manera, ambos tienen constancia
de la operacin que se concretar: el comprador, para demostrar qu mercaderas
ha solicitado; el vendedor, para preparar el pedido e iniciar el proceso de
facturacin.
Puede decirse, en definitiva, que la orden de compra es una solicitud escrita de
determinados productos a un precio acordado y con ciertas condiciones de pago y
entrega. Se trata de una autorizacin que el comprador concede a que le
presenten una factura por la compra de las mercancas.

EMPRESA:
RUC
:
No DE ORDEN:
_________

ORDEN DE COMPRA
SEORES: __________________
FECHA:________________
RUC: ______________________
FORMA DE PAGO:___________
SIRVASE ATENDER EL SIGUIENTE PEDIDO:
ITE
M

1
2

MATERIAL

CEMENTO
ACERO FIGURADO
6000 PSI

CODIG
O

UNIDA
D

CANTID
AD

BULTO

3.000
11.520

ANTISOL

KG
UNIDA
D
TAMBO
R

PUNTILLAS

LB

100

ALAMBRE NEGRO

KG

750

LADRILLO H-10

6.000
2

VALOR
UNITARI
O

VALOR
TOTAL

$51.600.00
$17.200 0
$16.704.00
$1.450 0
$
$540 3.240.000
$
$575.000 1.150.000
$
$1.950 195.000
$
$1.930 1.447.500

OBSERVACION: LOS PRECIOS INCLUYEN IVA

TOTAL

$
74.336.500

SON: (VALOR EN LETRAS)

ELABORO: ______________________________
APROBO:_____________________________

En ocasiones, las cantidades del material sobrepasan lo planeado, cuando esto se

presente, quien realiza la solicitud debe justificar este incremento de material con
las proyecciones de mayores cantidades de obra o con la rectificacin de las
cantidades de obra en caso de que las cuantificadas inicialmente presenten
inconsistencias. Otro caso que puede presentarse, es el de solicitar un material
que no se encuentre listado dentro de los productos base, para lo que tambin
debe haber una justificacin de soporte.

Una vez una orden de compra sea aprobada y procesada, el tiempo de respuesta
depender directamente de la eficiencia del proveedor y en cierta forma de la
calidad de comunicacin entre el solicitante y el proveedor, de la claridad de la
orden de compra y la accesibilidad y tipo de material solicitado, su disponibilidad,
el historial de pago de la empresa constructora, los plazos de entregas acordados,
entre otros.
Es aqu donde radica la importancia del cronograma de solicitud de materiales,
puesto que es de vital importancia conocer cundo se debe hacer la solicitud de
un material, tomando como base la fecha en la cual se inicia la utilizacin del
material, el tiempo de consecucin del mimo por partes del proveedor y sus
diferentes factores influyentes y la capacidad mxima de almacenaje en la obra.

REMISION DE MATERIALES:
Es un documento que normalmente se adjunta a un material que se va a entregar.
Usualmente tiene aspecto de factura, y en l se describe la relacin de los
materiales o servicios que se van a entregar o efectuar. Sirve como un
comprobante de la recepcin de dichos materiales y servicios. En ocasiones ya
incluye el importe y un pagar, as como los datos de facturacin y de la direccin
y persona donde se recibirn. Cabe resaltar que dependiendo de la empresa se
trabaja cierto tipo de software para manejar las remisiones a continuacin
presentamos un formato como ejemplo de una empresa en particular es decir, las
remisiones varan de software para su creacin y manejo.
Ejemplo:

ALMACENAMIENTO
Dependiendo del tipo de material se requerir para su almacenamiento un recinto
cerrado o un espacio abierto con caractersticas determinadas. Es importante
tener en cuenta que los materiales que reaccionan al contacto con la atmosfera
deben ser almacenados en espacios cerrados; cuando los materiales ocupan gran
espacio o son entregados a granel pueden almacenarse en espacios abiertos,
generalmente cerca a los frentes de trabajos, y a la asignacin se realiza a ellos
mismos, y bajo vigilancia se evita que se les d un uso diferente al planeado.
La fase de compra se encuentra con relacin estrecha a la fase de
almacenamiento, ya que la adquisicin de los recursos depende directamente de
las condiciones de almacenamientos existentes.
Es importante que el acceso al almacn este limitado solo al personal de esta
rea,

quien deber estar afianzado con una compaa aseguradora.

Generalmente las prdidas que de producen en esta etapa obedecen a deterioros,

roturas, hurtos o desorganizacin. Estas prdidas pueden minimizarse aplicando
procedimientos eficientes, tales como el etiquetado de cantidad y ubicacin de
cada artculo en el almacn, divisin del almacn en subsecciones y ubicacin de
los artculos dependiendo de sus caractersticas (frecuencia de uso, tamao,
costo, entre otros) otra prctica recomendada es la realizacin de recuentos
peridicos a fin de efectuar un control administrativo que permita tomar decisiones
acertadas para alcanzar los objetivos de la empresa.
En esta fase se destaca la importancia de mantener registro de todos los
movimientos de material que se realicen a fin de facilitar la localizacin inmediata
de los artculos. A estos movimientos se les denomina Entradas y Salidas de
almacn.

ENTRADAS DE ALMACEN: Al momento que el material llega a la obra se

procede a verificar sus especificaciones, precios, integridad y cantidad, de acuerdo
con la orden de compra y posteriormente a realizar la respectiva entrada de
almacn, que es un movimiento en la cual se carga el material contablemente al
inventario.

Cuando el material que llega a la obra no cumple con las

especificaciones de la orden de compra, el responsable del almacn informara al

rea de compras y al rea de produccin quienes realizaran el seguimiento al
material faltante para su consecucin en el menor tiempo posible. En la mayora
de los casos dentro del precio de venta del material no se encuentra incluido el
descargue por lo que se debe prever este aspecto y contar con los recursos
necesarios para el descargue y traslado al sitio de almacenamiento.
ENTRADA DE ALMACEN
PROVEEDOR: ALDIA
MATERIAL
CEMENTO

ORDEN DE COMPRA No 25
UNIDAD
BULTO

CANT

VALOR

VALOR TOTAL

700

17.200

12.040.000

KG

7.500

1.450

10.875.000

LADRILLO H-10

UNIDAD

6.000

540

3.240.000

ANTISOL

TAMBOR

575.000

1.150.000

LIBRA

100

1.950

195.000

KG

500

1.930

965.000

28.465.000

ACERO

PUNTILLAS
ALAMBRE NEGRO

TOTAL
FECHA: AGOSTO 25 DE 2014

ESTADO DE ORDEN DE COMPRA: una vez se haya recibido el material en la

obra es fcil llevar el control del estado de la orden de compra. Una forma de
llevarlo es la siguiente:

ESTADO DE ORDEN DE COMPRA

PROVEEDOR: ALDIA

ORDEN DE COMPRA No 25

FECHA: AGOSTO 25 DE 2014

MATERIAL
CEMENTO

UNIDAD

PEDIDO

BULTO

3.000

RECIBIDO
700

PENDIENTE
2.300

ACERO

KG

11.520

7.500

LADRILLO H-10

UNIDAD

6.000

6.000

ANTISOL

TAMBOR

LIBRA

100

100

KG

750

500

250

PUNTILLAS
ALAMBRE NEGRO

4.020

SALIDAS DE ALMACEN: Esta etapa es muy importante en el proceso de

materiales, ya que es la directamente responsable de la ruta del material hasta el
lugar de utilizacin; aqu es donde se autoriza y se controla el movimiento de
material de la obra y a su vez se obtiene una base actualizada del inventario de
materiales. Se sugiere hacer una programacin peridica de salidas de almacn
con base en la programacin de obra para de esta manera controlar el material
que se le entrega a cada frente de trabajo, sirviendo esta informacin como base
para saber con anticipacin el consumo de material de cada actividad.
PROGRAMACION SEMANAL DE SALIDAS DE MATERIALES
OBRA:
FECHA: AGOSTO 20 DE 2014

SEMANA DEAGOSTO 20 A 25 DE 2014

ACTIVIDAD: CONCRETO DE ZAPATAS

CANTIDADA: 9 M3

SOLICITA: MAESTRO CARLOS DUARTE

AUTORIZA: ING ELENA SERRANO

MATERIAL

UNIDAD

CANTIDAD
5,04

ARENA

M3

CEMENTO

BULTO

TRITURADO

M3

7,74

PUNTILLAS

LB

2,00

TABLA DE CARACOLI

UNIDAD

4,00

63,00

En base a la programacin de salidas de almacn, se requiere llevar el control del

material entregado a diario, para tal efecto se sugiere llevar un registro de dicha
salida.

SALIDA DE MATERIALES
OBRA:
ENTREGADO A: MAESTRO CARLOS DUARTE

SEMANA DEAGOSTO 20 A 25 DE 2014

ACTIVIDAD: CONCRETO DE ZAPATAS

CANTIDADA: 9 M3

MATERIAL
ARENA
CEMENTO
TRITURADO
PUNTILLAS
TABLA DE
CARACOLI

UNIDAD
M3
BULTO
M3
LB
UNIDAD

CANT
APROVADA

JUEVES

VIERNES

SABADO

5,04
63,00
7,74
2,00

LUNES

MARTES

1,68

MIERCOLES

1,68

1,68

21

21

21

2,58

2,58

2,58

4,00

RECIBE

TARJETA KARDEX:

La tarjeta Kardex, es un documento administrativo de control, el cual incluye datos

generales del bien o producto, existen muchos tipos de Kardex pero como
hablamos de inventarios hablaremos de la tarjeta Kardex de inventario la cual, es
una herramienta que le permite tener reportes con informacin resumida acerca de
las transacciones de inventario de la compaa. Puede realizar un seguimiento de
los movimientos de los inventarios y de los costos de mercancas en los
almacenes. Estos costos se calculan de acuerdo a la compaa.
Lo verdaderamente importante de la tarjeta Kardex en los inventarios es que
proporcionan informacin y ayudan al control de los mismos.

El Kardex es muy importante puesto que es el historial de cada material

permitiendo as dejar la trazabilidad de cada material utilizado en la obra.

CONTROL DE EXISTENCIAS EN EL INVENTARIO

CANTIDAD
MAXIMA

PRODUCTO

No

DETALLE
FECHA

CONCEPTO

ENTRADAS
FAC
No

CANTIDAD

V. UNITARIO

CANTIDAD
MINIMA

METODO

ENTRADAS
V.
TOTAL

CANTIDAD

V. UNITARIO

SALDOS
V.
TOTAL

CANTIDAD

V. UNITARIO

1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
0
1
1
1
2
1
3
1
4
1
5
1
6
1
7
1
8
1
9
2
0

CONTROL DE ANTICIPOS: Esta verificacin es muy importante ya que en

algunas negociaciones de material se logra muy buenos descuentos con la
realizacin de pagos anticipados igualmente algunas negociaciones y/o materiales
exigen este tipo de pago, es por ello que es muy importante llevar un control

V.
TOTAL

riguroso de ello, as como tambin del material que ha llegado a la obra por lotes y
hacer su respectiva amortizacin.

CONTROL DE ANTICIPO
OBRA:
PROVEEDOR: FERRETERIA ALDIA
FECHA

JULIO 15/2014
JULIO 25/2014
AGOSTO 01/2014

ANTICIPO

CONCEPTO
COMPRA DE
CEMENTO

20.000.000
0
0

REMISION 2345
REMISION 3401

AMORTIZACION

$
$

10.000.000
7.500.000

SALDO

$
$

20.000.000
10.000.000
2.500.000

INVENTARIO

SCI (Sistema Control de Inventarios) Comprende todas las actividades necesarias

para el manejo y control de almacn de obra y departamentos de compra. Permite
hacer el seguimiento de todos y cada uno de los materiales y equipos solicitados
desde la obra a travs de requisiciones controlando que no excedan en cantidad lo
presupuestado.
El control de inventario es una gran preocupacin para todas las empresas y sin
buenos registros mantener los niveles de inventarios bajo control sera muy difcil,
de aqu obtenemos la utilidad de las rdenes de compra en el seguimientos de
prdidas o retrasos.
Es necesario hacer inventario de materiales peridicamente, se recomienda
hacerlo cada mes o cada dos meses dependiendo del tamao del proyecto. De
esta manera se pueden detectar robos de materiales y tomar correctivos a tiempo,
para que situaciones no deudas no se vuelvan a presentar tambin saber que
materiales realmente tenemos, para poder programar compras de los periodos
siguientes y no llegar a comprar de ms o en su defecto detener la obra por falta
de materiales.

Las anteriores son las fases que integran el ciclo del flujo de los materiales dentro
de un proyecto de construccin. En algunas ocasiones el ciclo podra ser mas
complejo debido a que se hace necesario incorporar otros procesos lo cual
dependera de la envergadura del proyecto.

ESQUEMA FLUJO DE MATERIALES EN UNA CONSTRUCCION

Anlisis de
Informacin
Especificaciones tcnicas
presupuestos y
programacin

Planeacin

C
O

Programacin compra y
Requisiciones

Cotizacin

Anlisis de cotizaciones
escogencia del proveedor

Compras

ORDEN DE COMPRA

Almacn
Entradas y salidas de
almacn, autorizacin
salidas de almacn,
tarjeta Kardex,
almacenamiento

Uso
Manipulacin de
materiales

N
T
R
O
L

USO Y CONTROL

El punto de partida de esta fase corresponde a la salida de almacn, la cual se

mencion anteriormente y bajo la cual se asigna un responsable para las
diferentes fracciones y tipos de material, esta fraccin es cargada al tem de la
obra correspondiente, de esta manera se mantiene actualizado el inventario y a su
vez se puede conocer que cantidad de material se ha usado para cada rea del
proyecto. Una vez el material es asignado, corresponde al proceso de control la
verificacin de su uso, a fin de ejecutar con las cantidades presupuestadas, bajo

los rendimientos usados para el presupuesto proyectado y que corresponden a las

condiciones estipuladas por cada actividad de acuerdo a las lecciones aprendidas.
El control es un de las fases ms importantes del proceso, consiste en el
establecimientos de sistemas que permitan comparar lo ejecutado con lo
planeado, detectar errores, desviaciones, las causas y las alternativas de solucin
a fin de continuar el buen desarrollo del proyecto. La fase del control de los
materiales no es una fase independiente sino que integra a todas las fases
anteriormente descritas y constituye una herramienta en la toma de decisiones en
pro de la prevencin y la correccin de sobreprecios, desperdicios, calidad
deficiente, robos, perdidas, entre otros.
Despus de haber analizado todas las fases que componen el proceso de
administracin de materiales es posible sintetizar las ventajas de una buena
gestin as:
1. Al realizar el seguimiento del flujo de los materiales desde la planeacin se
minimiza el riesgo de robo, extravi o su uso inadecuado.
2. Evita retrasos en la programacin de la obra, ya que el abastecimiento de
los materiales necesarios para ejecutar la produccin en el tiempo
programado se convierte en una actividad programada en el tiempo de
produccin, compras y almacn.
3. Se evitan trastornos administrativos a travs del control de la informacin
de las compras realizadas y el control de inventarios.
4. Se mitiga el riesgo de sobrecosto por administracin de materiales en la
obra.
5. Proporciona un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y
servicios requeridos para la operacin de la organizacin.
6. Mejora la posicin competitiva de la organizacin ya que al controlar los
costos a su vez protege los mrgenes de utilidad.