Manual Operaciones Generales Oficial Ver 2014

MANUAL DE
OPERACIONES
GENERALES
OFICIAL
Ccuta: Centro Comercial Bolvar Local B-21 y B-23 Tels.: (7) 5829010
Versin A14. Fecha de Revisin, Noviembre 06 de 2013.

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autorizacin escrita de TNS SAS.
Este manual es suministrado exclusivamente con efectos informativos. Toda
informacin contenida en el mismo est sujeta a cambios sin previo aviso. TNS
SAS no es responsable de dao alguno, directo o indirecto, resultante del uso de
este manual.
Pg.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
INSTALACION DE VISUAL TNS OFICIAL ................................................1

1.1
1.2
1.3
1.4
REQUISITOS DE HARDWARE ..................................................................... 1

INSTALACIN EN DISCO DURO ................................................................. 1
ACTIVACIN DE LICENCIA ......................................................................... 2
COMO CREAR ACCESOS DIRECTOS PARA LOS MDULOS ...................... 5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
BARRA NAVEGADORA - OPERACIONES DE REGISTROS........................... 9

BOTON LISTADO/DETALLE ...................................................................... 10
FILTRADO O BSQUEDA DE REGISTROS ................................................ 11
BOTON EXPORTAR ................................................................................. 12
BOTON EXPORTAR A EXCEL ................................................................... 12
MENU EMERGENTE ................................................................................. 12
EJECUTANDO POR PRIMERA VEZ VISUAL TNS OFICIAL .......................5

EJECUTANDO MODULOS DE VISUAL TNS OFICIAL ...............................5
VENTANA PRINCIPAL ............................................................................8
ELEMENTOS COMUNES ........................................................................9
BARRA DE MENUS ..............................................................................12

6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
7.
8.
MENU ARCHIVO ....................................................................................... 12

MENU MOVIMIENTOS ............................................................................... 15
MENU IMPRIMIR ....................................................................................... 15
MENU HERRAMIENTAS ............................................................................ 15
MENU AYUDA ........................................................................................... 15
SERVICIO AL CLIENTE EN LINEA ............................................................. 16
TABLAS DE MANTENIMIENTO .............................................................17

7.1
7.1.1
7.1.2
7.1.3
7.1.4
7.1.5
7.1.6
7.1.7
7.2
7.2.1
7.3
7.3.1
7.3.2
7.3.3
7.3.4
7.3.5
GENERALES ............................................................................................ 17
reas Administrativas ................................................................................. 17
Centros de Costos ..................................................................................... 18
Clasificacin de Terceros ............................................................................ 19
Prefijos de Documento ............................................................................... 19
Sucursales ................................................................................................ 20
Terceros.................................................................................................... 21
Zonas ....................................................................................................... 24
CONTABILIDAD ........................................................................................ 24
Plan de Cuentas ........................................................................................ 24
TESORERIA.............................................................................................. 26
Bancos...................................................................................................... 26
Conceptos ................................................................................................. 28
Fuente de Recursos ................................................................................... 30
Rubros de Egreso ...................................................................................... 31
Rubros de Ingreso...................................................................................... 34
8.1
8.2
8.3
PASOS PARA FUNCIONAR CON EL SISTEMA ........................................... 36

PROCEDIMIENTO PARA CREAR EMPRESAS PARA UN NUEVO AO........ 37
ACTUALIZACION DEL SOFTWARE VIA INTERNET .................................... 37
PROCESOS IMPORTANTES .................................................................36
1. INSTALACION DE VISUAL TNS OFICIAL

1.1
REQUISITOS DE HARDWARE
La configuracin mnima recomendada para instalar Visual TNS es la siguiente:

EQUIPO SERVIDOR
Procesador Intel Xeon 3 GHz
2 GB de memoria RAM
Espacio libre de Disco Duro de 500 MB
Tarjeta de red (No genricas)
Windows XP professional, preferiblemente Windows Server
Unidad de CD ROM
UPS para proteccin
EQUIPO TERMINAL
Computador Pentium IV de 1.5 GHz
1 GB de memoria RAM
Espacio libre Disco Duro de 200MB
Tarjeta de red (No genricas)
Monitor SVGA con color de alta densidad y Resolucin de 1024x768 pxeles
Impresora compatible con Windows
Sistema Operativo Windows XP, Windows 7 o Superior.
Nota: La Red debe ser cableada NO se recomienda redes inalmbricas
1.2
INSTALACIN EN DISCO DURO
Se debe instalar el motor de Base de Datos FireBird en el Servidor de la Empresa y si tiene

terminales en red se instala FireBird-cliente en cada una de ellas. Las anteriores carpetas
se encuentran dentro de la carpeta Servidor Base de Datos del CD de Instalacin de
VISUAL TNS.
Para Instalar FireBird siga los pasos de instalacin que ofrece el motor ejecutando el
comando setup.exe, en la carpeta correspondiente.
Para Instalar FIREBIRD SERVER ejecute el archivo correspondiente a su versin en la
carpeta Firebird del CD de Instalacin de VISUAL TNS.
Segn la Versin de visual TNS Instale la versin de Firebird:
Versiones anteriores a A07 Firebird-1.5.3.4870-0-Win32 Server.exe

Versiones desde A07 hasta D08 Firebird-2.0.0.12748-0-win32.exe
Versiones desde 2012 Firebird-2.5.0.26074_1_Win32
Manual de Usuario Visual TNS Oficial - Operaciones Generales Versin 2014
Pgina 1
Para Instalar los Mdulos de Visual TNS Oficial con todos sus componentes siga los pasos
de instalacin que ofrece el paquete instalador ejecutando el comando setup.exe que se
encuentra en la carpeta Instalador Visual TNS Oficial.
Posteriormente seleccione el archivo comprimido de Actualizacin Act Estable Visual TNS
Oficial correspondiente a la versin estable, para ejecutarlo de doble clic sobre este y luego
de click sobre la palabra unzip.
El programa quedar Instalado en la Carpeta C:\Visual TNS Oficial\ y crear los
respectivos accesos directos en el men Inicio Programas Visual TNS Oficial.
Seguidamente instale el programa de Licencia ejecutando el comando setup.exe que
encuentra en la carpeta Visual TNS Licencia. Posteriormente seleccione el archivo
comprimido de Actualizacin Licencia, para ejecutarlo de doble click sobre este y luego de
click sobre la palabra Unzip.
Existen otras carpetas que conforman el paquete Contable Integrado VISUAL TNS Oficial,
para la instalacin de cada una de ellas se ejecuta el comando setup.exe de cada carpeta.
En el caso de la carpeta Visual TNS Midas - Oleauto32 esta se utiliza para cuando se
instala en sistema operativo Windows 95 y 98 primera edicin; la carpeta Visual TNS
Migracin se instala cuando se actualiza del programa en carcter V.2002-4 a Visual TNS
para migrar la informacin existente; la carpeta Visual TNS Tutor sirve de gua para la
instalacin y manejo del mdulo de Visual TNS Contabilidad.
Instalacin con llave Puerto USB de Visual TNS Oficial
Es importante que NO SE CONECTE la llave hasta que no se hayan efectuado estos pasos
de instalacin y se haya reiniciado el computador.
Instalacin Software de la llave en WINDOWS XP, NT, VISTA:
En la carpeta Visual TNS se encuentran los Instaladores a ejecutar como: Instalar Driver
Llave USB y HaspUserSetup
Instalacin Software de la llave WINDOWS 7, WINDOWS 8 y Server 2012:
En el CD de Instalacin de VISUAL TNS encontramos HASP Windows 7 - 8 y Server 2012,
se extraen los dos archivos adjuntos y se da click en el archivo HASP.
1.3
ACTIVACIN DE LICENCIA
Una vez terminado el proceso de instalacin se reinicia el PC para que la aplicacin quede
ejecutndose en memoria.
1. Se debe Maximizar la aplicacin de VISUAL TNS LICENCIA dar clic en el botn de
activar.
2. Seleccionar el serial fsico segn el dispositivo que se le asigne, los cuales pueden ser:
Serial Tarjeta computador, Serial Disco Duro y Llave en puerto USB.
Pgina 2
3. Digite los datos que estn en la carta de activacin de licencia visual (Serial No., Nombre
Empresa, Serial CD, Serial TNS de Activacin), posteriormente de click en el botn de
aceptar.
4. Minimice la aplicacin de VISUAL TNS LICENCIA.
5. Importante: Para versiones 2012 en adelante se podr activar la licencia dando click en
la casilla
Activar por internet, luego aceptar.
Figura 1. Ventana para activar licencia

Nota: En caso que se desactive la licencia, se debe ubicar por Inicio/ Programas/ Inicio/
Visual TNS Licencia o por la ruta es Mi pc o equipo/ C:\visual TNS
oficial\VisualTNSLicencia
Igualmente usted podr consultar en lnea sus servicios de licencia con solo ingresar su
serial nico TNS en la pgina de Internet www.tns-software.com Servicio al Cliente
Consultar Seriales.
Pgina 3
Figura 2. Pgina de Internet www.tns-software.com

Al digitar el nmero del serial y dar clic en consultar aparecer el historial de seriales los
cuales usted puede descargar o imprimir.
Figura 3. Historial de seriales de activacin
Pgina 4
1.4
COMO CREAR ACCESOS DIRECTOS PARA LOS MDULOS
Seleccionar el icono de Mi PC o Equipo, buscar el disco C dar doble clic, la carpeta Visual
TNS Oficial (Eje: C:\Visual TNS Oficial) dar doble click e identificar cada uno de las
aplicaciones que desea ejecutar, sobre cada una oprima el click derecho del Mouse y
seleccione la opcin de enviar acceso directo a escritorio. Para el caso de instalaciones en
red se debe seleccionar el icono de Entorno de Red o Mis sitios de red, ubicando el servidor
del programa Visual TNS Oficial y la carpeta Visual TNS Oficial y seguir los mismos pasos
que para un PC (Ej.: \\Servidor\Visual TNS Oficial)
2. EJECUTANDO POR PRIMERA VEZ VISUAL TNS OFICIAL
Una vez se haya instalado VISUAL TNS Oficial se debe ejecutar el Programa de
Configuracin del servidor de Base de Datos CONFIG.EXE (Ver Manual de AdministracinConsideraciones Generales). Seguidamente se debe ejecutar el Mdulo de Administracin
para llevar a cabo el proceso de creacin de empresas y configuracin de Usuarios.
3. EJECUTANDO MODULOS DE VISUAL TNS OFICIAL
Para ejecutar cualquiera de los mdulos de VISUAL TNS Oficial, realice lo siguiente:
De clic en el botn Inicio de Windows.

Seleccione la carpeta Programas y luego la carpeta VISUAL TNS Oficial/ Financiera
All aparecer una carpeta por cada mdulo instalado y dentro de ellas los accesos
directos a los programas. Haga clic en el mdulo que desea ejecutar.
Aparecer la ventana de Bienvenida del Mdulo que contiene el Nombre del Mdulo, la
Fecha de Actualizacin, el Nmero de Licencia y el Pensamiento del Da. Para continuar
presione Enter o haga Clic en el botn Continuar (Ver Figura 4).
Pgina 5
Figura 4. Pantalla de bienvenida Mdulo Contabilidad

Luego aparece una ventana con la informacin de la ltima Empresa en la que se trabaj
(Ver Figura 5). Los datos que se ven en esta ventana son: Nombre de la Empresa, tipo de
empresa, NIT, representante legal, ao fiscal, ruta de archivo de la base de datos y nombre
del Equipo donde se encuentra la Base de Datos.
Figura 5. Pantalla de Seleccionar o Abrir Empresa

Contiene Adems tres botones con las siguientes opciones:
Pgina 6
Abrir: Elija esta opcin si la informacin que aparece en pantalla corresponde a la

Empresa que desea Abrir y empezar a trabajar en ella.
Listado de Empresas: Elija esta opcin si desea abrir una empresa diferente a la que
se ve en pantalla. Aparecer el listado de las Empresas que han sido creadas en el
Mdulo de Administracin y de las cules deber seleccionar una para comenzar a
trabajar (Ver Figura 6). Para seleccionar la Empresa: se debe dar click sobre la empresa
y luego presionar la Tecla TAB o dar Click en el Botn Exportar para volver a la pantalla
anterior y abrir la empresa.
Salir: Elija esta opcin si ya no quiere ejecutar el mdulo de Visual TNS Oficial.
Figura 6. Pantalla de Seleccionar Empresa

Si el usuario seleccion la opcin de Abrir aparecer la ventana de inicio de sesin
solicitando el nombre de usuario y la contrasea (Ver Figura 7).
Figura 7. Inicio de Sesin
Pgina 7
Una vez ingresados los datos solicitados, pulse el botn Aceptar. Si desea salir del mdulo
presione Cancelar o si desea modificar su contrasea pulse el botn Cambiar. Los
Usuarios se crean en el mdulo de Administracin (Ver Manual de Administracin). Cuando
el usuario no existe o la contrasea es incorrecta aparecer un mensaje de error
respectivamente (Ver figura 8).
Figura 8. Mensajes de Error. Usuario y Contrasea

Si presion ACEPTAR y los datos han sido digitados correctamente, aparecer la ventana
de Sucursal-Periodo (Ver Figura 9), en donde se deber indicar la Sucursal y el Perodo en
el que desea trabajar. Por defecto muestra la ltima sucursal y el ltimo periodo en que se
trabaj. Presione Enter para continuar o haga Click en el botn Aceptar.
Figura 9. Ventana Sucursal Perodo

A continuacin aparecer la ventana principal del mdulo que se est ejecutando.
4. VENTANA PRINCIPAL
La ventana principal consta de (Ver Figura 10):
Barra de Mens: Contiene las diferentes opciones del mdulo. Las opciones de
men comunes para todos los mdulos son: Archivo, Movimientos, Imprimir,
Herramientas y Ayuda que se explicarn ms adelante.
Barra de Herramientas: Contiene los botones de acceso directo a las principales
opciones de la Barra de mens, tales como plan de cuentas, terceros, artculos, etc.
Los botones comunes en todas las aplicaciones son los de cambio de sucursal,
cambio de empresa, cambio de periodo y Login.
Pgina 8
Barra de Estado: Muestra Informacin de la Sucursal seleccionada y el usuario que

se encuentra trabajando actualmente en el mdulo. Tambin presenta una ayuda
corta del campo, dato o casilla a digitar en ese momento.
Barra de Mens
Barra de Herramientas
Barra de Estado
Figura 10. Ventana Principal
5. ELEMENTOS COMUNES
5.1
BARRA NAVEGADORA - OPERACIONES DE REGISTROS
En todas las ventanas de mantenimiento tablas y documentos de los mdulos aparece la

Barra Navegadora (Ver Figura 11), la cual proporciona al usuario un control sencillo para la
navegacin de los registros en un conjunto de datos. El navegador consta de una serie de
botones que permiten al usuario recorrer los registros hacia adelante o hacia atrs uno a la
vez, ir al primer registro, ir al ltimo registro, insertar un nuevo registro, Editar un registro
existente, grabar los cambios de los datos, cancelar los cambios de los datos, borrar un
registro, y refrescar la visualizacin de un registro.
A continuacin se muestra la conformacin de la Barra navegadora y el funcionamiento de
cada uno de sus botones:
Pgina 9
Eliminar registro
Siguiente registro
Grabar registro
Primer registro
Refrescar registros
Anterior registro
Cancelar edicin registro

Editar registro
Ultimo registro
Insertar registro
Figura 11. Barra Navegadora

BOTON
Primero
Anterior
Siguiente
Ultimo
Insertar
Borrar
TECLA
Flecha Arriba
Flecha Izq.
Flecha Der.
Flecha Abajo
Insert
Delete
Editar
F9
Grabar
Cancelar
Refrescar
F11
Esc.
F12
PROPOSITO
Coloca el primer registro como actual
Coloca el anterior registro como actual
Coloca el siguiente registro como actual
Coloca el ltimo registro como actual
Inserta un nuevo registro y lo coloca como actual
Borra el registro actual. Pide confirmacin antes de
borrar
Coloca el registro actual en modo de Edicin, para ser
modificado
Guarda los cambios del registro actual
Cancela los cambios realizados al registro actual
Lee la de la Base de datos nuevamente y actualiza la
informacin de los registros actuales. Se usa cuando
otro usuario hace modificaciones sobre el mismo registro
de la tabla y queremos que se refleje en nuestra terminal
Las Operaciones se llevan a cabo mediante la Barra navegadora y se ejecutan dando click
en los botones de la barra o presionando la tecla correspondiente a la accin segn la tabla
anterior.
5.2
BOTON LISTADO/DETALLE
Este Botn (Ver Figura 12) permite al usuario la vista de los datos de dos formas:
Modo Listado:
Muestra un listado de los datos con los campos ms
importantes de la tabla, es decir, con aquellos campos que identifican plenamente un
registro.
Modo Detalle:
Muestra la informacin detallada de un registro determinado, es
decir, muestra la totalidad de los campos que conforman un registro en la tabla.
Pgina 10
Figura 12. Botn Listado / Detalle

En cualquiera de los dos modos que el usuario navegue puede Filtrar la informacin para
obtener una vista ms resumida de los datos. Este proceso se explicar ms adelante.
5.3
FILTRADO O BSQUEDA DE REGISTROS
Todas la tablas presentan al lado derecho de la barra navegadora una barra de Filtrado o
bsqueda de registros (Ver Figura 13).
Para Filtrar la Informacin de una tabla o buscar un registro especfico se deben realizar los
siguientes pasos:
1. Indicar el campo por el cual desea filtrar los datos (Campo a Filtrar) seleccionndolo del
listado de campos de bsqueda o presionando las teclas F5, F6, F7 o F8 segn el orden de
los campos respectivamente.
1. Digitar en la casilla de filtrar el valor del campo o dato a buscar.
2. Pulsar el botn buscar o presionar ENTER en la casilla de filtrar.
Casilla de Filtrar
Campo a Filtrar
Botn Buscar
Figura 13. Filtrando una Tabla

Si el usuario desea ver todos los registros debe digitar en la casilla de Filtrar el carcter * y
luego presionar el botn de buscar o ENTER en la casilla de Filtrar.
Si el campo a buscar es clave de la tabla como Cdigos o NIT, se mostrarn todos los
registros que comiencen con texto digitado en la Casilla de Filtrar. Ej.: Si en la casilla de
filtrar se digita 11 estando en la tabla de plan de cuentas, el sistema listar todas las
cuentas cuyo cdigo comience por 11. (11, 1110, 110505, 110505.01, etc.)
Si el campo a filtrar es de tipo cadena como Nombre o Descripcin del registro, mostrarn
todos los registros que contengan el texto digitado en la Casilla de Filtrar. Si se quiere
buscar un cliente cuyo nombre empiece por EDI se digita: EDI. Para generar una bsqueda
blanda el carcter (%) sirve de comodn, sin importar en que sitio del campo se encuentre.
Ej.: Si en la casilla a filtrar se digita %JUAN estando en la tabla de terceros, el programa
Pgina 11
listar todos los nombres de las personas que contengan la palabra JUAN en cualquier
parte del Nombre: JUAN CARLOS, ANDRES JUAN, etc.
5.4
BOTON EXPORTAR
Este Botn (Ver Figura 14) permite al usuario asignar el cdigo del registro seleccionado a
otra ventana o entrada de datos activa. Hacer Click en este botn equivale a presionar la
Tecla TAB estando en modo filtrado.
Figura 14. Botn Exportar

5.5
BOTON EXPORTAR A EXCEL
Este Botn (Ver Figura 15) permite al usuario exportar directamente a Excel la informacin
que se muestra cuando la forma esta en modo listado.
Figura 15. Botn Exportar EXCEL
5.6
MENU EMERGENTE
Algunas tablas de mantenimiento y los documentos de los mdulos tienen un men

emergente, es decir, un men con opciones especficas aplicadas al documento
seleccionado en ese momento. Para hacer uso del men emergente debe hacer lo
siguiente:
1. Activar el modo Listado
2. Ubicarse en un registro de la tabla o documento
3. Presionar barra espaciadora o Click derecho del mouse
Luego le aparecer el men emergente con las opciones propias de cada tabla.
6. BARRA DE MENUS
Las opciones de men comunes para todos los mdulos son: Archivo, Imprimir,
Movimientos, Herramientas y Ayuda.
6.1
MENU ARCHIVO
En esta opcin del Men se encuentra:
Pgina 12
Tablas de Mantenimiento: Las tablas bsicas de la base de datos que se necesitan para la
creacin de documentos y manejo de operaciones de la base de datos. Ms adelante se
explicarn las tablas de mantenimiento.
Opcin Sucursales: Permite seleccionar una sucursal actual o cambiar a otra para trabajar
sobre ella. Al cambiar de sucursal la informacin de las tablas de mantenimiento ser la
misma, pero la informacin de los documentos o movimientos vara de acuerdo a la sucursal
en la que se est trabajando.
Opcin de Perodo: En esta opcin el usuario puede cambiar el perodo actual. El Perodo
puede ser: Inicial, Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, Julio, Agosto, Septiembre,
Octubre, Noviembre, Diciembre y Cierres. Cuando este seguro de haber seleccionado el
perodo al cul desea cambiar debe presionar el botn Aceptar. Los documentos se filtrarn
por el periodo que est seleccionado en ese momento. Si desea salir de la opcin y dejar el
mismo periodo actual presione cancelar.
Figura 16. Cambiar Perodo Actual

Opcin de Empresas: En esta opcin el usuario puede cambiar de Empresa. Aparecer la
Pantalla de Seleccionar Empresa la cual se explic con anterioridad.
Opcin de Login: En esta opcin se puede cambiar por otro usuario. Se debe digitar el
Usuario y la contrasea correspondiente. Es til para cuando un usuario desea abandonar
su puesto por un momento y evitar que otro usuario trabaje con su login sin salirse de la
aplicacin. En este caso el usuario ejecuta esta opcin para que el usuario entrante tenga la
obligacin de digitar su login antes de trabajar.
Figura 17. Cambiar Usuario

Opcin de Configuracin: Se subdivide en:
Pgina 13
Generales. Se configuran las caractersticas propias de cada mdulo. Se explica con

ms detalle en el mdulo respectivo.
Pensamientos. Se configuran los textos y autores de los pensamientos que aparecen

en la pantalla de entrada de Visual TNS. Cuando se da Clic en esta opcin aparece la
siguiente ventana:
Figura 18. Ventana de Pensamientos

Los datos de un pensamiento son:
CAMPO
Cdigo
Autor
Descripcin
DESCRIPCIN
Cdigo del Pensamiento. Es un campo obligatorio.
Nombre del Autor del Pensamiento
Descripcin del Pensamiento
Opcin Salir: Con esta opcin el usuario puede salir del Mdulo. Antes de salir se pregunta
al usuario si est seguro o no, predeterminado es no (Ver Figura 19).
Figura 19. Salir del Mdulo
Pgina 14
6.2
MENU MOVIMIENTOS
Esta opcin contiene todos los documentos propios de cada mdulo (comprobantes,
Egresos, Ingresos, etc.). Se explica con ms detalle en el mdulo respectivo
6.3
MENU IMPRIMIR
En esta opcin se encuentran los reportes propios de cada mdulo. Se explica con ms
detalle en el mdulo respectivo.
6.4
MENU HERRAMIENTAS
Entre las herramientas comunes de Visual TNS se encuentran la calculadora. Las dems
opciones varan de acuerdo a cada mdulo. Estas opciones especficas se explican en cada
mdulo.
Figura 20. Calculadora

6.5
MENU AYUDA
Contiene la opcin Acerca de. En Acerca de, aparece una ventana que contiene el nombre
y la versin del mdulo de TNS que est trabajando (Ver Figura 21).
Pgina 15
Figura 21. Acerca de

6.6
SERVICIO AL CLIENTE EN LINEA
Con esta opcin el Usuario podr comunicarse en lnea con nuestra empresa siempre y
cuando el usuario tenga el servicio de Internet. Esta comunicacin se hace por Teamviewer
(Ver figura 22).
Para tener acceso a esta opcin se debe buscar la carpeta de Visual TNS Oficial, luego dar
click en Servicio_al_Cliente_TNS
, de esta forma se activar el
Soporte en Lnea Visual TNS, solamente debe transmitir a TNS el nmero ID para que se
conecte con el respectivo asesor de servicio al cliente.
Figura 22. Servicio al Cliente en Lnea
Pgina 16
7. TABLAS DE MANTENIMIENTO
7.1
GENERALES
7.1.1 reas Administrativas

Se ubica en el men Archivo o en la Barra de Herramientas del mdulo de contabilidad.
Figura 23. Icono reas Administrativas
Figura 24. Ventana de reas Administrativas

Las reas administrativas se asocian al organigrama de la empresa. Sirve para hacer
consulta de movimientos tales como bancos, Ingresos o Gastos por las reas de la
empresa. Un rea administrativa se asocia a los documentos de contabilidad.
Los datos de un rea Administrativa son:
CAMPO
Cdigo
DESCRIPCION
Cdigo del rea Administrativa.
Es un campo
obligatorio.
Descripcin
Descripcin del rea Administrativa
Prefijo de Comprob.
Por Cada rea Administrativa se debe crear un prefijo
de comprobante.
Cuenta de Transferencias por En este campo se debe asignar el cdigo contable de
Recibir de otras reas
la cuenta por recibir de otras reas administrativas.
Cuenta de Transferencias por En este campo se debe asignar el cdigo contable de
Enviar a otras reas
la cuenta por Enviar a otras reas administrativas.
Pgina 17
Tercero asociado al rea
Asigne el Cdigo del Tercero del rea Administrativa.
Por defecto existe el rea Administrativa 00 General. Este registro no puede ser modificado
ni borrado por el usuario.
Los Documentos pueden manejar reas Administrativas si se habilita la opcin en la
Configuracin Generales del Mdulo de Contabilidad.
7.1.2 Centros de Costos
Se ubica en el men Archivo o en la Barra de Herramientas del mdulo de contabilidad.
Figura 25. Icono Centros de Costos

Luego aparecer en pantalla la siguiente ventana:
Figura 26. Ventana de Centros de Costos

Un Centro de costo se asocia a un proyecto el cual tiene ingresos y Egresos. Se pregunta al
insertar una cuenta que contenga una cuenta de resultados (4, 5, 6, 7).
Los centros de costo se usan para generar los Estados Financieros de Prdidas y
Ganancias de un proyecto o grupo de Proyectos.
Los datos de un Centro de Costo son:
CAMPO
DESCRIPCION
Cdigo
Descripcin
Cdigo del Centro de Costo. Es un campo obligatorio.

Descripcin del Centro de Costo
Pgina 18
Utilidad
Cuenta para Utilidad de Ejercicio por Centro de Costo para el cierre de las
cuentas de resultado
Cuenta para Perdida del Ejercicio por Centros de Costo para Cierre de
Cuentas de Resultado
Prdida
Por defecto existe el siguiente Centro de Costo: 00 General. Este registro no puede ser
modificado ni borrado por el usuario.
Los Documentos pueden manejar Centros de Costo si se habilita la opcin en la
Configuracin Generales del Mdulo de Contabilidad.
7.1.3 Clasificacin de Terceros
Se ubica en el men Archivo-Tablas de los mdulos que necesiten de esta tabla. Sirve para
filtrar los listados de terceros o en informes estadsticos.
La Ventana es la siguiente:
Figura 27. Ventana de Clasificacin de Terceros
Los datos de una Clasificacin de Tercero son:

CAMPO
Cdigo
Descripcin
DESCRIPCIN
Cdigo de la Clasificacin del Tercero. Es un campo obligatorio.
Descripcin de la Clasificacin del Tercero
Por defecto existe la siguiente Clasificacin de Tercero: 00 Sin Clasificacin. Este registro
no puede ser modificado ni borrado por el usuario.
7.1.4
Prefijos de Documento
Se ubica en el men Archivo-Tablas de los mdulos que necesiten de esta tabla.
Pgina 19
Figura 28. Prefijos de Documentos

Los datos de los prefijos de documento son:
CAMPO
Cdigo
Descripcin
Tipo de Formato
Ruta de Script Personalizado
Nombre Factura Estndar
Nombre Compra Estndar
DESCRIPCIN
Cdigo del prefijo. Es un campo obligatorio.
Nombre del Prefijo
Tipo de formato de impresin
Nombre del Script Personalizado para la impresin del
reporte
Nombre del archivo formato fr3 que se utiliza para la
impresin de factura estndar para este prefijo
Nombre del archivo formato fr3 que se utiliza para la
impresin de la compra estndar para este prefijo.
Los Prefijos de Documentos son usados para diferenciar los documentos del usuario.
Ejemplo: En Facturacin para llevar consecutivos iguales en talonarios diferentes se debe
anteponer un prefijo que diferencie los talonarios, igualmente se maneja para los diferentes
formatos de Facturas de Salidas de Almacn.
Por defecto existe el Prefijo de Documento 00 Sin Prefijo. Este registro no puede ser
modificado ni borrado por el usuario.
7.1.5
Sucursales
Se ubica en el men Archivo-Tablas de los mdulos que necesiten de esta tabla. Se usan
para llevar documentos de diferentes sucursales en la misma base de datos y obtener
estados financieros de la sucursal actual o sacar consolidado de todas las sucursales
Pgina 20
Figura 29. Ventana de Sucursales

Los datos de Sucursal son:
CAMPO
Cdigo
Descripcin
Direccin
Ciudad
Telfono
Carpeta Especficos
DESCRIPCIN
Cdigo de la Sucursal. Es un campo obligatorio.
Nombre de la Sucursal
Direccin o Ubicacin de la Sucursal
Ciudad de la Sucursal
Telfono de la Sucursal
Insertar la Ruta de la Carpeta donde esa Sucursal tiene los
formatos a imprimir, siempre y cuando sean diferentes si se
maneja los mismos se deja en blanco
Esta ventana tiene un botn con la opcin de Seleccionar la sucursal en la cual desea
trabajar. Siempre hay una sucursal activa en el programa. Los Documentos aparecen
filtrados por la sucursal activa. Inicialmente existe: 00 Principal. Este registro no puede ser
modificado ni borrado por el usuario
7.1.6
Terceros
Para entrar a Terceros pulse la opcin Terceros del men Archivo o de Click sobre el botn
de la barra de herramientas (Ver Figura 30).
Figura 30. Icono de Terceros

Los terceros son todas aquellas personas o entidades con las cuales tiene relacin la
Empresa. Se utiliza para consultas contables y de los mdulos para saber las transacciones
Pgina 21
que se han tenido con un tercero a travs de una cuenta tal como Compras, Ventas o
Bancos.
Figura 31. Ventana de Terceros

Los datos de Tercero son:
CAMPO
Datos principales
Fecha Creacin
Fecha Actualizacin
Nmero de Identificacin
Naturaleza jurdica
Tipo de Documento
Expedida en
Nombre
Nombre Tributario
DESCRIPCIN
Fecha de Creacin del Tercero. Es un campo obligatorio.
La fecha es sugerida por el sistema al momento de
insertar el tercero y solo se edita en ese momento.
Fecha de Actualizacin del Tercero. Solo se edita cuando
se modifica los datos del Tercero.
Nmero de Identificacin del Tercero o Nmero de la
Cdula de Ciudadana. Es un campo obligatorio.
Persona Natural o persona Jurdica
Tipo de Documento del Tercero. Puede ser: Cdula, NIT,
Tarjeta o Extranjera.
Se digita la ciudad donde fue expedido el tipo de
documento.
Nombre del Tercero. Es un campo obligatorio.
Digite en este campo el nombre tributario como aparece
registrado en el RUT (DIAN). Si es persona Jurdica se
Pgina 22
digita la razn social, si es persona natural se digita

Apellidos y Nombres.
Datos Generales
Representante Legal
Nmero de Identificacin
Direccin
Ciudad
Telfono
Ruta de Foto
Zona
Clasificacin
Observaciones
Tipo de Tercero
Datos Tributarios
Nombre del representante legal.

Nmero de Identificacin del Tercero o Nmero de la
Cdula de Ciudadana del representante legal.
Direccin principal del tercero. Este campo es obligatorio.
Digite o seleccione la ciudad donde tiene las operaciones
el tercero. Recuerde que para el informe de Exgena de
la DIAN, debe ser la que aparezca en el RUT.
Nmero de telfono principal del tercero. Este campo es
obligatorio.
Si desea ver la imagen del Tercero, seleccione la ruta,
esta imagen debe estar guardada en formato jpg. Jif, bmp
Cdigo de la Zona de la direccin principal del tercero.
Debe existir en la tabla de zonas.
Cdigo de la Clasificacin del tercero. Debe existir en la
tabla de Clasificacin.
Digite en este campo algn comentario adicional que
desea guardar. Recuerde que este campo es informativo.
Seleccione el tipo de Tercero: Cliente, Proveedor o
Empleado. Esta opcin es obligatoria para guardar el
tercero.
Indique si el Tercero pertenece al Rgimen Simplificado o
si es Agente Autorretenedor o Gran Contribuyente.
Datos Adicionales
Direccin 2
Telfono 2
Cta Bancaria
Email
Celular
Celular 2
Tercero con Embargo
Direccin secundaria del tercero.

Telfono secundario del tercero.
Nmero de cuenta del tercero.
Direccin electrnica del tercero.
Nmero del celular del tercero.
Nmero del celular secundario del tercero.
Se deben marcar aquellos terceros tengan algn tipo de
embargo y por los cuales la entidad tenga que realizar
algn desembolso de dinero
Vinculacin SIA
Cdigo de vinculacin segn el SIA
Informacin
de
CGN2 Se debe digitar el cdigo de la entidad reciproca
(Cdigo
de
entidad preestablecido si el tercero pertenece a este tipo de
recproca, porcentaje de entidad.
participacin y Cdigo E.
Recproca CGR)
Auxiliar Proveedores
Cuenta Auxiliar de Proveedores
Tipo Cta Bancaria
Indica si la cuenta del Tercero es Corriente o de Ahorros
Cdigo Bancario
Indique el cdigo del banco del Tercero
Por defecto existe el siguiente Tercero: 00 Varios. Este registro no puede ser modificado ni
borrado por el usuario.
Pgina 23
7.1.7
Zonas
Para entrar a Zonas pulse la opcin Zonas del men Archivo->Tablas.

Figura 32. Ventana de Zonas

Los datos de Zonas son:
CAMPO
Cdigo
Nombre
DESCRIPCIN
Cdigo de la Zona. Es un campo obligatorio.
Nombre de la Zona
Por defecto existe la siguiente Zona: 00. . Sin Zona. Este registro no puede ser modificado
ni borrado por el usuario.
7.2
7.2.1
CONTABILIDAD
Plan de Cuentas
Para entrar a Plan de Cuentas pulse la opcin del men Archivo o de Click sobre el botn
de la barra de herramientas.
Luego aparecer en pantalla la siguiente ventana: (Solo para las Cuentas Auxiliares).
Pgina 24
Figura 33. Ventana de Plan de Cuentas

Los datos de una Cuenta son:
CAMPO
Cdigo
Nombre
Cuenta se subdivide en terceros
No Deducible
Tipo de retencin
Porcentaje
Base Mnima
Depreciacin / Amortizacin
Debita a
C.Costo
Acredite a
C.Costo
Vida til
Otros
Cuenta de Cierre
Centros Permitidos
Conceptos DIAN
Area Adm. Permitida
DESCRIPCIN
Cdigo de la Cuenta segn el PUC. Es un campo
obligatorio
Nombre de la Cuenta
Indica que la cuenta maneja terceros para evitar llevar
un auxiliar por cada tercero.
Indica si una cuenta es No Deducible
Indica si la cuenta es de Tipo retencin: en la fuente,
ICA, IVA o ninguna. Si es alguno de estos tipos se
preguntar la base y el porcentaje de retencin en
cada asiento.
Porcentaje de retencin en caso de que la cuenta sea
tipo retencin
Base mnima para hacer retencin en caso de que la
cuenta sea tipo retencin
Cuenta de Depreciacin/Amortizacin que debita
Centro de Costos
Cuenta de Depreciacin/Amortizacin que acredita.
Centro de Costos
Vida til del bien mueble o inmueble
Cuenta Dbito y Cuenta Crdito para el Cierre de las
cuentas de Costos.
Un auxiliar queda restringido para manejarlo slo
ciertos centros de costos
Digite el cdigo del concepto por el cual debe reportar
la cuenta teniendo como referencia las resoluciones
expedidas por la DIAN.
rea administrativa
Pgina 25
Sector Oficial
Tercero Cuenta Reciproca
Tipo de Saldo
Si la cuenta corresponde a una entidad reciproca

digite el cdigo reciproco de tal entidad.
Teniendo en cuenta la naturaleza de la cuenta
seleccione si la cuenta es corriente o no corriente.
N Movimiento transaccional del SIDEF (Ya no se utiliza)
Cuenta
de
Movim
Transaccional (SIDEF)
Tipo de Cta Informe Flujos de Cuenta para el flujo de efectivo
Efectivo
7.3
7.3.1
TESORERIA
Bancos
Para entrar a Bancos pulse la opcin Bancos del men Archivo o de Clic sobre el botn de
la barra de herramientas (Ver Figura 34). En los mdulos de Contabilidad y Presupuesto la
opcin de Bancos se encuentra en men Archivo Tablas.
Figura 34. Botn Bancos

Figura 35. Ventana de Bancos
Pgina 26
Los datos de Banco son:

CAMPO
Cdigo
Nombre
Cuenta Nmero
Fec. Apertura Cta.
Fecha
Cancelacin
Cta.
Nombre de Cuenta
Tipo cuenta
Estado de la cuenta
Cuenta Contable
Fuente de Recurso
Rango de cheques
Saldo inicial
Formato de Egreso
DESCRIPCIN
Cdigo del Banco. Es un campo obligatorio.
Nombre del Banco
Nmero de la cuenta bancaria asignada por la Entidad Bancaria.
Fecha de Apertura de Cuenta
Fecha de Cancelacin de la Cuenta.
Nombre segn registro de la Entidad Bancaria
Seleccione el tipo de Cuenta: Cuenta de Ahorro, Cuenta
Corriente, CDT, u otro.
Seleccione el estado de la Cuenta: Activa, Inactiva o Cancelada
Cdigo Contable Asociado al Banco
Seleccione la opcin que le corresponda si los recursos son
propios, transferencias u otros
Indique el Nmero inicial y final de cheques que le corresponda.
Digite el valor del saldo inicial de la cuenta, si la cuenta ya existe
si es nueva deje en blanco.
Tipo de impresin de formato de Egreso
Tesorera Fondo Local Para el informe del (FUT) Tesorera fondo local de salud
Datos FUT
Tipo Cuenta
Banco
Genera Rendimientos
Datos SGCF
Para el Informe de Regalas del Formulario Unico Territorial

(FUT), digite el tipo de cuenta
Para el Informe de Regalas del Formulario Unico Territorial
(FUT), digite el Banco.
Seleccione si este banco genera rendimientos financieros
Indique los Cdigos de Superintendencia, Ubicacin y
Destinacin, para el caso de las Entidades que presentan
informes al Sistema de Gestin y Control Financiero.
El cdigo contable es obligatorio cuando se desea imprimir un comprobante de Egreso

desde contabilidad ya que el programa ubica la configuracin del cheque del banco de
acuerdo al cdigo contable del asiento.
Esta opcin permite adems configurar las coordenadas (Filas y Columnas) de los datos
que aparecern en el cheque. Para entrar a esta opcin se da clic en el botn Configurar
Cheque.
Pgina 27
Figura 36. Ventana de Configuracin Cheque

Nota: Los valores estn dados en milmetros.
obligatorias.
Las coordenadas del campo valor son
Dando clic en el botn Predeterminado aparecern valores a las filas y a las columnas de
cada campo adaptados al formato estndar de Comprobante de Egresos Minerva.
7.3.2
Conceptos
Para entrar a los Conceptos pulse la opcin Conceptos del men Archivo o de Clic sobre
el botn de la barra de herramientas (Ver Figura 37). En los mdulos de Contabilidad,
Facturacin e Inventario la opcin Conceptos se encuentra en men Archivo Tablas.
Figura 37. Botn Conceptos
Pgina 28
Figura 38. Ventana Conceptos
Los datos de Conceptos son:

CAMPO
Cdigo
Descripcin
Tipo
Cuenta Ingreso
Cuenta Presupuesto
Saldo Inicial
Concepto de Retencin
Porcentaje de Retencin
Redondeo de decimales
DESCRIPCIN
Cdigo del Concepto. Es un campo obligatorio
Descripcin del Concepto.
Tipo de Concepto: Ingreso o Egreso;
Descuento definitiva.
Cuenta ingreso.
Cdigo de la cuenta de presupuesto
Si desea manejar saldos iniciales de un
concepto digite el valor al iniciar el ao.
Si el concepto es tipo retencin seleccione
Retencin en la Fuente, Retencin de IVA,
Retencin de ICA u otros Con Base, por
defecto toma ninguna
Si el concepto es tipo retencin digite el
porcentaje fijo de retencin.
Cifra a tener en cuenta para el redondeo de
decimales de los conceptos tipo retencin.
Ejemplo si desea la retencin sin decimales
asigne 0.
Pgina 29
Incluir el movimiento de Banco OSSF
7.3.3
Si desea que le muestre el movimiento

mensual del concepto con barra espaciadora
incluyendo el Banco OSSF (Banco Operacin
Sin Situacin de Fondos) de clic es esta
opcin.
Fuente de Recursos
Para entrar a las Fuentes de recursos pulse la opcin Fuentes de Recursos del men
Archivo o de Clic sobre el botn de la barra de herramientas (Ver Figura 39). En los
mdulos de Tesorera, Presupuesto la opcin Fuentes de Recursos se encuentra en men
Archivo Tablas.
Figura 39. Botn Fuente de Recursos

Figura 40. Ventana Fuentes de Recurso

Los datos de la Fuente de recurso son:
CAMPO
Cdigo
Fuente Equivalente
Nombre
Cdigo SIA
Descripcin
Cdigo SGCF
DESCRIPCIN
Cdigo de la Fuente de Recurso. Es un campo obligatorio
Indique el cdigo de la fuente de recursos equivalente
Nombre de la Fuente de Recurso.
Indique el Cdigo SIA de la fuente de Recurso
Espacio para que el usuario explique detalladamente la fuente
Indique el Cdigo SGCF de la fuente de Recurso, para el caso de
las Entidades que presentan informes al Sistema de Gestin y
Control Financiero.
Pgina 30
Cdigo Tipo SGCF
Tipo de Fuente
7.3.4
Indique el Tipo de SGCF de la fuente de Recurso, para el caso de

las Entidades que presentan informes al Sistema de Gestin y
Control Financiero.
Indique a qu tipo de fuente corresponde ( SGP, Recursos
Propios, FOSYGA, ETESA entre otros)
Rubros de Egreso
Para entrar a los Rubros de Egreso pulse la opcin que se encuentra en men Archivo
Tablas.
Figura 41. Botn Rubros de Egreso

Figura 42. Ventana Rubro de Egreso

Los datos del Rubro son:
Pgina 31
CAMPO
Rubro
Rubro Mayor
Descripcin
Acumula en
Orden
Orden 2
Vigencias
Futuras
Reserva Presupuestal
General
C. Costo
Tipo de Rubro
Ley 617
Concepto
Grupo
Fuente Recurso
Area Ad/va
Integracin Contable
Aprobado
Por Ejecutar
Comprometido
Obligac. Contradas
Pagos Tesorera
Datos SIDEF
Datos FUT
Concepto
DESCRIPCIN
Cdigo del Rubro. Es un campo obligatorio
Se escoge si es rubro mayor
Nombre del Rubro.
En que rubro acumula.
Tenga
en
cuenta
este
orden
cuando
desee
incorporar un rubro presupuestal intermedio. Este orden es
importante para la impresin de Ejecuciones presupuestales
Si desea Manejar otro orden de impresin digtelo de lo
contrario deje en blanco.
- Indica si el rubro pertenece a la Vigencia Reserva
Presupuestal o Vigencias Futuras incorporado a la Vigencia
Actual.
Si Maneja Centro de Costo seleccione el Cdigo del centro
de costo
Seleccione el tipo de Rubro: Inversin, Funcionamiento o
Servicio a la Deuda.
Esta informacin es de vital
importancia para la generacin de los informes del FUT (
Formulario Unico Territorial)
Seleccione la opcin si este rubro se va a controlar por la
ley 617
Digite el Cdigo del concepto de tesorera tipo Egreso.
Si desea imprimir Ejecucin de Egresos por Grupos Asigne
el Cdigo del Grupo.
Si maneja Fuentes de Recurso en tesorera seleccione el
Cdigo de la fuente al respectivo rubro presupuestal. Si es
de recursos propios el sistema le asigna 00.
Si maneja Area Administrativa debe asignar al rubro
presupuestal el rea al que pertenece.
Digite el cdigo de la Cuenta Cero Aprobado para este
rubro.
Este campo el sistema lo asigna por defecto cuando se
digita el cdigo de la Cuenta Cero Aprobado.
El Informe del SIDEF ha sido modificado por la Contralora
General de la Repblica en el ao 2009, por el informe del
CGR (que se presenta en el CHIP)
Digite el cdigo del Concepto del FUT, estos datos se
deben diligenciar de acuerdo a la informacin suministrada
por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.
Pgina 32
Unidad Ejecutora
Fuente Recurso
Tipo Deuda
Tipo Operacin
Digite el cdigo de la Unidad Ejecutora en relacin con el

Formulario Unico Territorial
Digite el cdigo de la Fuente recurso en relacin con el
Formulario Unico Territorial.
Si el concepto es Tipo Deuda, seleccione si es Deuda
Interna o Externa.
Si el concepto es Tipo Operacin, seleccione el tipo de
operacin: Intereses, Amortizacin o Comisin
Planeacin
Identificacin Presupuestal Digite el cdigo de Identificacin Presupuestal suministrado
por Planeacin Nacional
Nivel
Digite el nivel del cdigo. Esta informacin es suministrada
por Planeacin Nacional.
Tipo de Rubro
Digite el tipo del rubro. Esta informacin es suministrada por
Planeacin Nacional.
Datos CGR
Concepto
Digite el cdigo del concepto suministrado por la Contralora
General de la Repblica.
Cod. Dependencia
Digite el cdigo de la dependencia suministrado por la
Contralora General de la Repblica
Recurso
Digite el cdigo del recurso suministrado por la Contralora
General de la Repblica
Situacin de Fondos
Digite C Si el rubro es con situacin de fondos o S, si es sin
situacin de Fondos.
Origen Especifico Ingresos Digite el cdigo del Origen Especfico de los Ingresos
suministrado por la Contralora General de la Repblica
Dest. Recur. Admon Ctral Digite el cdigo de la destinacin del recurso suministrado
Terr
por la Contralora General de la Repblica
Finalidad del Gasto
Digite el cdigo de la finalidad del gasto suministrado por la
Contralora General de la Repblica
SIA
Digite el cdigo del concepto suministrado por el Sistema
Integral de Auditoria.
DESPLAZADOS1
Digite el cdigo del concepto, fuente de Financiamiento,
DESPLAZADOS2
Ordinal Rubro o Municipio Resguardo suministrado por la
Contralora General de la Repblica segn la categora de
los Desplazados.
SGCF
Digite el cdigo del concepto, nombre , Fecha de Activacin
o Fecha de Eliminacin suministrado por el Sistema de
Control y Gestin Financiero
Vigencias Futuras
Digite el cdigo del concepto de Vig. futuras o el tipo de
vigencia segn formatos del FUT
M.F.M.P
Ingrese las clasificaciones para el reporte correspondiente
al informe Marco fiscal de Mediano Plazo, para los usuarios
que manejen el mdulo de Deuda Pblica.
Clasificacin
Seleccione tipo de Egreso: Ninguno, Libre Destinacin o
Destinacin Especfica, para los usuarios que manejen el
mdulo de Deuda Pblica.
Consolidacin TNS
Digite el homlogo del rubro de la entidad consolidadora
Pgina 33
Fondo local de salud

SGP_APSB Reg. Presup
Regalas
7.3.5
Digite el cdigo del concepto de ejecucin del fondo local de

salud y el concepto de tesorera segn formatos del FUT
Digite la localidad y actividad de los recursos de agua
potable y saneamiento bsico segn formatos del FUT
Digite el cdigo BPIN, Fuente, Sector, nombre del proyecto,
valor aprobado por el OCAD y concepto segn formatos del
FUT.
Rubros de Ingreso
Para entrar a los Rubros de Ingreso pulse la opcin que se encuentra en men Archivo
Tablas.
Figura 43. Botn Rubros de Ingreso
Figura 44. Ventana Rubro de Ingreso
Los datos del Rubro son:

CAMPO
Rubro
DESCRIPCIN
Cdigo del Rubro. Es un campo obligatorio
Pgina 34
Rubro Mayor
Descripcin
Orden
Se escoge si es rubro mayor

Nombre del Rubro.
Tenga en cuenta este orden cuando desee incorporar un
rubro presupuestal intermedio.
Orden 2
Si desea Manejar otro orden de impresin digtelo de lo
contrario deje en blanco.
Acumula en
Digite el cdigo del rubro de ingresos mayor donde acumula
el rubro a crear.
Reserva presupuestal- Sin Indica si el rubro pertenece a la Vigencia Reserva
situacin de fondos
Presupuestal y/o si es un rubro sin situacin de fondos
General
C. Costo
Si Maneja Centro de Costo seleccione el Cdigo del centro
de costo
Fuente recurso
Digite el cdigo de la Fuente de recurso asociada a este
rubro, por defecto el sistema le asigna 00 (Recursos
Propios)
Area ad/va
Si maneja reas administrativas digite el cdigo del rea a
que pertenece.
Grupo
Si desea imprimir Ejecucin de Egresos por Grupos Asigne
el Cdigo del Grupo.
Integracin Contable
Aprobado
Digite el cdigo de la Cuenta Cero Aprobado para este
rubro
Por Ejecutar
Este campo el sistema sugiere por defecto cuando se digita
el cdigo de la Cuenta Cero Aprobado
Recaudos en Efectivo
Digite el cdigo de la cuenta para los Recaudos en Efectivo
Ingresos no Aforados
Digite el cdigo de la cuenta para ingresos no aforados
Ingresos por Rec.
Digite el cdigo de la cuenta para ingresos por
reconocimientos
Cuentas por Cobrar
Digite el cdigo de la cuenta para cuentas por cobrar
Datos SIDEF
El Informe del SIDEF ha sido modificado por la Contralora
General de la Repblica en el ao 2009, por el informe del
CGR (que se presenta en el CHIP)
Datos FUT
Concepto
Digite el cdigo del Concepto del FUT, Estos datos se
deben diligenciar de acuerdo a la informacin suministrada
por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico
Nro Documento
Numero de Acto administrativo
Porcentaje
Porcentaje asignado en el Acto Administrativo.
Datos CGR
Concepto
Digite el cdigo del concepto suministrado por la Contralora
General de la Repblica.
Recurso
Digite el cdigo del recurso suministrado por la Contralora
General de la Repblica
Afecta Vigencia Anteriores Indica si es un rubro que afecta la vigencia anterior.
Origen Especfico Ingresos Digite el cdigo del Origen Especfico de los Ingresos
suministrado por la Contralora General de la Repblica
Pgina 35
Dest. Recur. Admon Ctral Digite el cdigo de la destinacin del recurso suministrado
Terr
por la Contralora General de la Repblica
Acto Administrativo
Nmero del acta emitida por el Concejo para la creacin del
rubro.
SIA
Digite el cdigo del concepto suministrado por el Sistema
Integral de Auditoria.
Clasificacin
Indique que tipo de Ingreso es: Corriente o de Capital,
Tributario o No Tributario, Ingreso Corriente de Libre
Destinacin (ICLD) o Ingreso Corriente de Destinacin
Especfica (ICDE), si es ICLD debe especificar el
porcentaje, Si es un Ingreso de la Ley 358,Recaudo propio,
Si tiene un porcentaje para el FONPET.
SGCF
Digite el cdigo del concepto, nombre , Fecha de Activacin
o Fecha de Eliminacin suministrado por el Sistema de
Control y Gestin Financiero
M.F.M.P
Ingrese las clasificaciones para el reporte correspondiente
al informe Marco fiscal de Mediano Plazo, para los usuarios
que manejen el mdulo de Deuda Pblica.
Consolidacin TNS
Digite el homlogo del rubro de la entidad consolidadora
Fondo local de salud
Digite el cdigo del concepto de ejecucin del fondo local de
salud y el concepto de tesorera segn formatos del FUT
SGP_APSB Reg. Presup Digite la localidad y actividad de los recursos de agua
potable y saneamiento bsico segn formatos del FUT
Regalas
Digite el cdigo BPIN, Fuente, Sector, nombre del proyecto,
valor aprobado por el OCAD y concepto segn formatos del
FUT.
8. PROCESOS IMPORTANTES
8.1
PASOS PARA FUNCIONAR CON EL SISTEMA

1. Crear la Empresa para el ao que corresponda.
2. Alimentar las bases de datos maestras (Plan de Cuentas, Terceros, Bancos,
Artculos) y las tablas (Ajustes por Inflacin PAAG, Bodegas, Zonas) por la opcin de
Archivos.
3. Configurar el sistema con los formatos de documentos a ser usados, y controles por
la opcin Configurar.
4. Parametrizar o definir las cuentas del PUC que se necesitan para la integracin de
los diferentes mdulos.
5. Introducir los saldos iniciales de cada mdulo, si es la primera vez. Para los aos
siguientes se trasladan saldos.
Pgina 36
6. Digitar los movimientos diarios necesarios para mantener actualizado el sistema.

8.2
PROCEDIMIENTO PARA CREAR EMPRESAS PARA UN NUEVO AO

1. Ejecutar el mdulo de Administracin y seleccionar la empresa de trabajo del ao
anterior.
2. Seleccionar la opcin Base de datos para hacer los procesos: copia de seguridad.
3. Terminado el proceso anterior, escoja la opcin Seleccionar empresa. En el listado
de empresas ubicado en la empresa del ao anterior con la barra espaciadora,
seleccione Copiar como nueva empresa y digite el cdigo, ao fiscal nuevo ao y el
nombre para la empresa.
4. Trasladar saldos de contabilidad despus de realizado el cierre de ao, seleccionar
la opcin movimientos- especiales- trasladar saldos ao anterior, escoja la empresa
de la cual desea trasladar los saldos y de click en el botn trasladar y confirme el
traslado. El programa genera un comprobante de saldos iniciales el cual debe ser
asentado y posteriormente correr el proceso de recalcular (Movimientos- EspecialesRecalcular).
5. Trasladar saldos Bancos del Ao Anterior del mdulo de Tesorera, ubicados en la
empresa del nuevo ao ir por la opcin movimientos especiales - trasladar saldos
Bancos del ao anterior, se selecciona la empresa del ao anterior, se confirma
trasladar los saldos.
8.3
ACTUALIZACION DEL SOFTWARE VIA INTERNET
NOTA: Antes de hacer una actualizacin es importante hacer copia de seguridad y leerse el
archivo nuevos desarrollos correspondientes a la versin que se encuentra en la carpeta
Visual TNS.
PASOS PARA REALIZAR LA ACTUALIZACION
1. Entrar a Internet www.tns-software.com
2. Dar clic en Actualizaciones la pgina le mostrar las 2 categoras de productos TNS
que maneja
Pgina 37
Figura 45. Ventana de seleccin de Aplicaciones para Actualizaciones

3. Para revisar las ltimas actualizaciones de clic en el producto que posee, verifique en
su licencia la versin A11, B11, C11, o D11 si lo adquiri hasta el ao 2011, de
acuerdo a su versin puede instalar la actualizacin ej.: Si compro la Versin A11
tiene derecho a realizar actualizaciones hasta la D11. Si lo adquiri desde el 2012
verifique en su licencia el ao en el que lo adquiri, de acuerdo a su versin puede
instalar la actualizacin: si lo compr en 2014 tiene derecho a realizar
actualizaciones de la versin 2014.
Figura 46. Ventana de Actualizaciones Demos
Pgina 38
4. El siguiente paso es dar clic en la versin que desee actualizar y guardarla en el

disco duro. Act 2014 BETA Visual TNS Oficial Ago 27 de 2013
5
Descomprimir la versin dando clic en Unzip
Figura 47. Ventana de Descomprimir Actualizacin

6. Despus de descomprimir entrar al Mdulo de administracin y en Bases de Datos Actualizar Bases de Datos.
Pgina 39

Manual Operaciones Generales Oficial Ver 2014

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Versin A14. Fecha de Revisin, Noviembre 06 de 2013.

INSTALACION DE VISUAL TNS OFICIAL ................................................1

REQUISITOS DE HARDWARE ..................................................................... 1

BARRA NAVEGADORA - OPERACIONES DE REGISTROS........................... 9

EJECUTANDO POR PRIMERA VEZ VISUAL TNS OFICIAL .......................5

BARRA DE MENUS ..............................................................................12

MENU ARCHIVO ....................................................................................... 12

TABLAS DE MANTENIMIENTO .............................................................17

PASOS PARA FUNCIONAR CON EL SISTEMA ........................................... 36

PROCESOS IMPORTANTES .................................................................36

1. INSTALACION DE VISUAL TNS OFICIAL

La configuracin mnima recomendada para instalar Visual TNS es la siguiente:

INSTALACIN EN DISCO DURO

Se debe instalar el motor de Base de Datos FireBird en el Servidor de la Empresa y si tiene

Versiones anteriores a A07 Firebird-1.5.3.4870-0-Win32 Server.exe

Manual de Usuario Visual TNS Oficial - Operaciones Generales Versin 2014

Manual de Usuario Visual TNS Oficial - Operaciones Generales Versin 2014

Activar por internet, luego aceptar.

Figura 1. Ventana para activar licencia

Manual de Usuario Visual TNS Oficial - Operaciones Generales Versin 2014

Figura 2. Pgina de Internet www.tns-software.com

Figura 3. Historial de seriales de activacin

Manual de Usuario Visual TNS Oficial - Operaciones Generales Versin 2014

COMO CREAR ACCESOS DIRECTOS PARA LOS MDULOS

De clic en el botn Inicio de Windows.

Manual de Usuario Visual TNS Oficial - Operaciones Generales Versin 2014

Figura 4. Pantalla de bienvenida Mdulo Contabilidad

Figura 5. Pantalla de Seleccionar o Abrir Empresa

Manual de Usuario Visual TNS Oficial - Operaciones Generales Versin 2014

Abrir: Elija esta opcin si la informacin que aparece en pantalla corresponde a la

Figura 6. Pantalla de Seleccionar Empresa

Figura 7. Inicio de Sesin

Manual de Usuario Visual TNS Oficial - Operaciones Generales Versin 2014

Figura 8. Mensajes de Error. Usuario y Contrasea

Figura 9. Ventana Sucursal Perodo

Manual de Usuario Visual TNS Oficial - Operaciones Generales Versin 2014

Barra de Estado: Muestra Informacin de la Sucursal seleccionada y el usuario que

BARRA NAVEGADORA - OPERACIONES DE REGISTROS

En todas las ventanas de mantenimiento tablas y documentos de los mdulos aparece la

Manual de Usuario Visual TNS Oficial - Operaciones Generales Versin 2014

Cancelar edicin registro

Figura 11. Barra Navegadora

Manual de Usuario Visual TNS Oficial - Operaciones Generales Versin 2014

Figura 12. Botn Listado / Detalle

FILTRADO O BSQUEDA DE REGISTROS

Figura 13. Filtrando una Tabla

Manual de Usuario Visual TNS Oficial - Operaciones Generales Versin 2014

Figura 14. Botn Exportar

BOTON EXPORTAR A EXCEL

Figura 15. Botn Exportar EXCEL

Algunas tablas de mantenimiento y los documentos de los mdulos tienen un men

En esta opcin del Men se encuentra:

Manual de Usuario Visual TNS Oficial - Operaciones Generales Versin 2014

Figura 16. Cambiar Perodo Actual

Figura 17. Cambiar Usuario

Manual de Usuario Visual TNS Oficial - Operaciones Generales Versin 2014

Generales. Se configuran las caractersticas propias de cada mdulo. Se explica con

Pensamientos. Se configuran los textos y autores de los pensamientos que aparecen

Figura 18. Ventana de Pensamientos

Figura 19. Salir del Mdulo

Manual de Usuario Visual TNS Oficial - Operaciones Generales Versin 2014

Figura 20. Calculadora

Manual de Usuario Visual TNS Oficial - Operaciones Generales Versin 2014