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L'archivage numrique en France : contexte gnral,

situation du ministre de la Justice


Compte tenu de la teneur des communications qui prcdent la mienne, il me parat important de
fournir quelques lments sur la lgislation franaise en matire d'accs aux documents et de
protection des donnes personnelles. En France, la question de l'accs aux archives est traite par le
livre II du code du patrimoine, issu de la loi de 1979 sur les archives, rcemment revue par la loi n
2008-696 du 15 juillet 20081. Cette loi vient complter la loi n 78-753 du 17 juillet 1978, modifie
en 2005 et plus rcemment par l'ordonnance n 2009-483 du 29 avril 20092. Enfin, la protection des
donnes personnelles fait l'objet de la loi n78-17 du 6 janvier 19783.
L'objet de ma communication n'est cependant pas de proposer une nouvelle tude des relations entre
ces trois textes4 . Il s'agit plutt pour moi de dresser le tableau de la mise en oeuvre de l'archivage
numrique en France depuis que l'administration a commenc s'informatiser, et jusqu' nos jours.
Je prsenterai ensuite le cas du ministre de la Justice et des Liberts, qui s'insre pleinement dans le
contexte franais, tout ayant t l'un des premiers ministres avoir pris conscience de la ncessit
de prserver son patrimoine numrique.
I. De l'informatisation la dmatrialisation
Si l'on veut caractriser l'informatisation de l'administration en France, on peut retenir qu'il s'agit
d'un processus dj ancien et qui est rest longtemps incomplet. Toutefois, des volutions rcentes
sont venues changer trs profondment le paysage. Enfin, il est important pour notre propos de
rappeler que l'archivage lectronique s'est adapt.
1. Un processus ancien
Comme dans un grand nombre de pays, l'informatisation de l'administration a commenc partir
des annes 1960-1970 et a d'abord port sur la paie des fonctionnaires dans certaines grandes
administrations. C'est le cas partir des annes 1967-1968 la prfecture de Paris (devenue par la
suite Mairie de Paris)5. L'informatisation a port galement sur les grandes sries statistiques
constitues par l'INSEE, et notamment sur les recensements de la population
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et sur la production des actes de l'tat civil.
2. Un processus longtemps incomplet
C'est ce dernier processus qui nous servira d'exemple. Gr en France par les communes, l'tat civil
regroupe les actes de naissance, mariages et dcs, ainsi que les mentions apposes en marge de ces
actes. Ces actes sont regroups en registre, la conservation desquels les communes accordent le
plus grand soin. La loi dispose qu'un double des registres communaux est adress au tribunal de
grande instance dans le ressort duquel se trouve la commune d'tablissement de l'acte7.
Mme si une grande attention est porte la conservation des actes papier, qui sont les seuls tre
signs tant de l'officier de l'tat civil que du dclarant, la production des actes de l'tat civil est
partiellement dmatrialise, de mme que la dlivrance des copies. En effet, les informations de
base qui serviront la confection de l'acte sont d'abord enregistres dans une base de donnes. Elles
font ensuite l'objet d'un export en vue de l'dition de l'acte papier. Celui-ci est enfin, dans les
systmes les plus complets, numris aprs signature manuscrite. La copie numrique est utilise
pour faciliter la dlivrance de copies aux particuliers. En effet, un grand nombre de communes ont
informatis la dlivrance des actes.
Une telle situation s'expliquait par l'absence d'une solution de signature lectronique gnralise
pour les citoyens, par l'htrognit des systmes informatiques des communes, qui ne facilite pas
les changes de donnes informatiques, et par l'absence de standard pour l'archivage lectronique.

3. Des volutions rcentes


Un certain nombre d'volutions rcentes, sans rvolutionner la situation des archives lectroniques,
sont venues modifier assez profondment les perspectives en matire d'informatisation de
l'administration, au point qu'on parle couramment de "dmatrialisation".
Ainsi, la loi n2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies
de l'information et relative la signature lectronique8 est venue, entre autres modifications
importantes, reconnatre la valeur juridique du document lectronique, en modfiant l'article 1316 du
code civil. Plusieurs dcrets sont venus prciser ce qui tait entendu par signature lectronique9
10
, ainsi que les conditions de dmatrialisation de plusieurs catgories d'actes (actes des huissiers
de justice11 , minutes notariales12 ).
Paralllement, on assistait une forte volution - inacheve pour l'instant - de l'informatisation de la
socit. Tmoin de cette volution, le taux de pntration d'internet en France passait de 48 % en
2005 57 % en 2007.
Dans le mme temps, plusieurs projets de dmatrialisation voient le jour et sont progressivement
mis en oeuvre, parmi lesquels on peut citer :
- celui du contrle de lgalit exerc par l'Etat sur les communes13 ;
- celui du dossier mdical personnel, projet d'informatisation du dossier individuel de patient des
bnficiaires de l'assurance maladie, permettant terme un meilleur partage de l'information
mdicale entre les personnels de sant14 ;
- Hlios, projet de dmatrialisation des pices comptables des collectivits territoriales15.
4. L'archivage lectronique a connu une volution parallle celle de la dmatrialisation
Le plus ancien projet d'archivage lectronique est
Dans le contexte scientifique, programmes de conservation de donnes lectroniques

Centre national d'tudes spatiales

Commissariat l'nergie atomique


Il cote moins cher d'archiver des donnes lectroniques que de renvoyer un satellite...
A partir des annes 2000, naissance et structuration d'une rflexion sur l'archivage lectronique

tablissements culturels (BNF, INA, archives) : numrisation des collections, dpt


lgal lectronique,

services chargs de la modernisation de l'Etat : rflexion sur les standards (standard


d'changes pour l'archivage, v. 0.1, 2005, qui s'appuie sur XML)

mise en place de plate-formes d'archivage (BNF, Archives nationales)


http://www.references.modernisation.gouv.fr/standard-dechange-de-donnees-pour-larchivage-seda
Le standard d'changes pour l'archivage dcrit les messages changs entre un service
producteur et un service d'archives :

versement d'archives,

limination d'archives par le service producteur

limination d'archives par les archives

communication d'archives
II. L'exemple du ministre de la Justice
Plan :
1/ Un monde de papier

2/ L'informatisation des juridictions


3/ Vers la dmatrialisation : dveloppements rcents
1/ Un monde de papier
Quelques chiffres
Pour mesurer la production d'archives, on compte traditionnellement en France
1,5 mtre linaire/fonctionnaire/an
2,6 dans les juridictions
500 000 mtres linaires de documents dans les juridictions franaises
Explications :

complexit de la procdure pnale

ncessit de dlivrer des copies aux parties (et de les stocker)

complexit relative des rgles de conservation


(dlais de prescription longs, avec des exceptions)
2/ L'informatisation des juridictions
Bases de donnes de gestion

parfois trs anciennes

BOP Paris ds les annes 1970

au dpart assez simples

enregistrement des affaires

suivi des affaires depuis leur enregistrement jusqu' leur clture


Numrisation partir de 2006

objectif : faciliter la circulation de l'information, rduire les cots de reprographie

pas de substitution au papier

difficult : pas de vraie gestion du cycle de vie des dossiers

pas non plus de gestion normalise : vision trs pragmatique, mais un peu clate
3/ Vers la dmatrialisation : dveloppements rcents
4/ L'archivage lectronique au MJ
Une obligation rglementaire
Pour les juridictions

Circulaire SJ.03-013-DSJ du 10 septembre 2003 - Gestion des archives des juridictions

Le greffier en chef, chef de greffe est responsable de la gestion des archives des juridiction et
interlocuteur officiel de la direction des Archives dpartementales pour les versements et les liminations. (Art.
R.812-3 du code de lorganisation judiciaire)
Pour les services de ladministration pnitentiaire

Circulaire JUSK0740004C du 11 dcembre 2007 relative la gestion des archives des


services dconcentrs de ladministration pnitentiaire : tablissement pnitentiaire service
pnitentiaire dinsertion et de probation direction rgionale des services pnitentiaires.
La priorit aux bases de donnes

Elles remplacent les anciens outils papier : registres, rpertoires, fichiers.

Elles fournissent les cls d'accs aux dossiers de procdures (et aux minutes dans le cas de
jugements).


Elles sont des sources dinformation trs riches pour les chercheurs (du fait du volume des donnes
stockes, de la structuration de l'information, des facilits de traitement et d'interrogation)
Applications nationales et archivage

Etat des lieux des applications prendre en compte

cf cartographie des applications

Dans les services dconcentrs

Services pnitentiaires : GIDE, FND, APPI.

Services protection de la jeunesse : GAME

En juridictions

27 applications nationales dont 2 CA, 14 TGI, 10 TI, 1CPH

cf Tableau des applications nationales en juridictions

En administration centrale

Harmonie, futur SIRH pour lensemble des personnels du ministre de la justice.

Applications Gaetane, Justinat


Les volutions produire
Objectifs

dvelopper les outils :

pour grer les archives lectroniques intermdiaires

pour permettre le transfert aux AD des archives lectroniques dfinitives

pour amliorer larchivage papier (extraction des donnes pour les bordereaux de versement
informatiss et dition)
Les 3 fonctionnalits dvelopper

Module darchivage intermdiaire

Export aux AD

(Edition du bordereau de versement des dossiers papier)


Quelques ralisations

Nouvelle chane pnale

MINOS
La nouvelle chane pnale (depuis 2000)

enregistrement et suivi des affaires pnales des juridictions parisiennes

conception d'un export vers les services d'archives dpartementales

quelques leons
MINOS v2 (2009)

application de dmatrialisation (contraventions)

intervention ds la conception de l'application

rflexion avec les services utilisateurs sur la constitution d'un dossier lectronique

mise en oeuvre du standard d'changes pour l'archivage


Conclusions

L'administration lectronique progresse en France, mais le 0 papier n'est pas atteint


Plus grande fragilit intrinsque des documents lectroniques
Ncessit d'associer les archiviste ds la conception des applications
Le secteur de l'archivage lectronique atteint un dbut de maturit

notes

http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000019198529&dateTexte=
http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000020563967&dateTexte=&categorieLien=id

http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?
cidTexte=LEGITEXT000006068624&dateTexte=20091210
3

Voir notamment le rapport de prsentation de l'ordonnance du 29


avril http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000020563956
4

Voir ce sujet le versement aux Archives de Paris des dossiers de l'Inspection gnrale de la ville
de Paris (1192W).
5

Sur l'histoire de l'archivage des donnes de l'INSEE, voir notamment les actes du sminaire
consacr en 1997 aux mthodes d'enqutes
dmographiques : http://www.ined.fr/enquetes/seminaires/19970225_SME.pdf
6

Voir l'instruction gnrale relative l'tat civil (1999), mise jour en 2004. La version de 1999 est
consultable l'adresse : http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?
cidTexte=JORFTEXT000000561888&dateTexte=
7

http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?
cidTexte=LEGITEXT000005629200&dateTexte=20091210
8

Dcret no 2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l'application de l'article 1316-4 du code civil et
relatif la signature lectronique
9

Dcret n 2002-535 du 18 avril 2002 relatif l'valuation et la certification de la


scurit offerte par les produits et les systmes des technologies de l'information
10

Dcret n 2005-972 du 10 aot 2005 modifiant le dcret n 56-222 du 29 fvrier 1956 pris pour
l'application de l'ordonnance du 2 novembre 1945 relative au statut des huissiers de justice
11

Dcret n 2005-973 du 10 aot 2005 modifiant le dcret n 71-941 du 26 novembre 1971 relatif
aux actes tablis par les notaires
12

Voir une prsentation succincte sur le site du Forum des droits sur
l'internet http://www.foruminternet.org/specialistes/veille-juridique/actualites/collectivitesterritoriales-vers-une-dematerialisation-complete-des-procedures.html
13

Voir sur la question le rapport publi la Documentation franaise, qui dresse un bilan - plutt
critique- d'tape du projet, qui devrait toutefois aboutir des rsultats concrets courant
2010. http://www.ladocumentationfrancaise.fr/rapports-publics/074000713/index.shtml
14

15

Le site du ministre du Budget fournit un certain nombre d'lments, que l'on peut rsumer ainsi :

il s'agit d'viter l'change de pices papier entre les services ordonnateurs et les services
comptables http://www.colloc.minefi.gouv.fr/colo_struct_fina_loca/comp_loca/heli.html