Qu es la Capacitacin?

La Capacitacin es un proceso que posibilita al capacitando la apropiacin de

ciertos conocimientos, capaces de modificar los comportamientos propios de
las personas y de la organizacin a la que pertenecen. La capacitacin es una
herramienta que posibilita el aprendizaje y por esto contribuye a la correccin
de actitudes del personal en el puesto de trabajo
La capacitacin es un proceso a travs del cual se adquieren, actualizan y
desarrollan conocimientos, habilidades y actitudes para el mejor desempeo de
una funcin laboral o conjunto de ellas.
Para qu sirve?
La capacitacin se torna una necesidad cuando existe una brecha en la
performance, es decir una brecha que impide, dificulta o atrasa el logro de
metas, propsitos y objetivos de una organizacin y esta es atribuible al
desarrollo de las actividades del personal.

Beneficios de la gestin de capacitacin

Menor tiempo de adaptacin a un nuevo trabajo,

Reduccin de los costos de contratacin de personal,
Menor rotacin del personal,
Menos necesidad de supervisin,
Disminucin de accidentes y enfermedades en el trabajo (o menor costo de
seguros por accidentes y enfermedades),
Disminucin del ausentismo por accidentes y enfermedades,
aumento del rendimiento (reduccin del tiempo de trabajo requerido por
unidad de producto).
menores necesidades de asesora externa
Caractersticas de la capacitacin
Promueve el aprendizaje practico
Dinmico
Creativo
Desarrolla habilidades, destrezas
Competencias laborales
Mejora el desempeo del entorno laboral

LAS HERRAMIENTAS BSICAS PARA LA GESTIN DE LA CAPACITACIN

La capacitacin es una de las funciones clave de la administracin y desarrollo
del personal en las organizaciones y, por consiguiente, debe operar de manera
integrada con el resto de las funciones de este sistema. Lo anterior significa
que la administracin y el desarrollo del personal debe entenderse como un
todo, en que las distintas funciones -incluida la capacitacin- interactan para
mejorar el desempeo de las personas y la eficiencia de la organizacin. Existe
un conjunto de herramientas bsicas que se emplean en la administracin y el
desarrollo del personal de las organizaciones modernas, las cuales tambin
pueden ser provechosamente utilizadas para la gestin de la capacitacin;
entre ellas, las principales son:

a) las descripciones y especificaciones de los cargos;

b) las especificaciones de los itinerarios de carrera interna;
c) los manuales de organizacin, procedimientos y mtodos de trabajo;
d) el sistema de evaluacin del desempeo; y,
e) los expedientes del personal.

LAS ETAPAS DE LA GESTIN DE LA CAPACITACIN

Anlisis de las necesidades de capacitacin
Esta etapa tiene que ver con la identificacin de los problemas de desempeo
humano que comprometen la eficiencia de la organizacin, los cuales son
causados por la carencia de competencias de los trabajadores y pueden ser
resueltos convenientemente a travs de la capacitacin. Esto ltimo significa
que, frente a estos problemas, la capacitacin aparece como la alternativa de
solucin viable y ms conveniente, frente a otras opciones, como el reemplazo
o la reubicacin del personal. Los problemas del desempeo humano en las
organizaciones, pueden manifestarse de diversas maneras y responder a
diferentes causas, lo cual implica que no puede existir un solo mtodo para la
deteccin de necesidades de capacitacin.
a) Individual: Anlisis directo de las necesidades de capacitacin a nivel
individual, comparando ya sea las competencias efectivas de la persona
(las tareas que es capaz de realizar) con las competencias deseadas (las
tareas que debera ser capaz de realizar), o los atributos de la persona
en relacin con los requisitos del puesto, en trminos de conocimientos,
habilidades y actitudes.
b) Anlisis de las necesidades de capacitacin con base en la evaluacin
del desempeo del personal. En este caso, se trata de aprovechar el
proceso regular de evaluacin del desempeo del personal, que
normalmente se aplica en las organizaciones modernas (o sistema de
calificaciones), como fuente de informacin para identificar necesidades
de capacitacin.
c) Necesidades organizacionales: Constituyen necesidades de capacitacin asociadas al
logro de los resultado
Diagnstico de la capacitacin
Objetivo: Detectar los problemas que presenta el actual proceso de capacitacin mediante
el estudio de las necesidades y competencias en la entidad como base o elemento clave
en las futuras acciones, para saber sobre que variables actuar; y as lograr la solucin de
los problemas actuales y futuros.

De otra parte, existe el enfoque prospectivo, orientado a prever las

necesidades de capacitacin que resultarn de cambios proyectados: i) en el
contenido y los requisitos de los puestos de trabajo, en virtud de innovaciones
tecnolgicas y cambios organizacionales, o, ii) en los movimientos del personal,
tales como transferencias y promociones.
Entre los enfoques metodolgicos de uso ms frecuente para proyectar las
necesidades de capacitacin de una institucin, con base en las condiciones de
un escenario futuro previsto, se pueden citar los siguientes:
a) La proyeccin de las necesidades de capacitacin a partir del anlisis
prospectivo de los cambios tecnolgicos y organizacionales, los cuales
podrn afectar el contenido de los puestos y las calificaciones requeridas
para desempearlos.

Planificacin general de la capacitacin

La planificacin general de la capacitacin en una institucin implica: i)

seleccionar las acciones de capacitacin ms apropiadas para atender cada
necesidad; ii) evaluar el conjunto de las propuestas de capacitacin y
seleccionar aquellas que sern incluidas en el Plan General de Capacitacin; y,
iii) elaborar el Plan y el Presupuesto General de Capacitacin
La seleccin de las acciones de capacitacin significa especificar para cada
una: los objetivos y contenidos de la capacitacin; la modalidad institucional de
entrega (capacitacin interna o externa); la metodologa de enseanzaaprendizaje (por ejemplo, curso, seminario, taller, capacitacin a distancia,
instruccin programada, etc.); la duracin de la capacitacin; el cronograma de
ejecucin; y, el costo. Frente a esto, la direccin deber evaluar y jerarquizar
dichas propuestas, a fin de seleccionar aquellas que presentan la mejor
relacin entre el costo, por una parte, y la pertinencia de la capacitacin
propuesta, en relacin con los objetivos de la organizacin.
Relacin costo tiempo produccin beneficio
Ejecucin y control de las acciones de capacitacin

Informar y orientar a los postulantes a la capacitacin

Llevar un registro de instituciones de capacitacin, incluidos los informes de
evaluacin de sus servicios
Monitorear y supervisar la ejecucin de las acciones de capacitacin.
Controlar la ejecucin del plan y el presupuesto general de capacitacin.
Llevar un registro de los participantes en las acciones de capacitacin e
informar al departamento de personal para fines de licencias, remuneraciones
y expedientes.
Elaborar estadsticas e informes de las actividades de capacitacin.
Los objetivos de aprendizaje que persigue el curso

Control de la capacitacin
Objetivo: Controlar, mediante indicadores concretos, el curso que ha venido siguiendo el plan de
acciones de capacitacin establecido; con el fin de verificar si se vienen alcanzando o no los
resultados esperados ya que es en esta etapa donde definitivamente se verifica la efectividad de la
ejecucin.
Para realizar el control estratgico, los objetivos deben ser aterrizados mediante una mtrica
especfica que permita precisarlos en medida o indicadores concretos. Este seguimiento busca
detectar y corregir oportunamente aquellas desviaciones que pueden estar sucediendo en relacin
con el plan a seguir.
Eficiencia: La utilizacin ptima de los recursos financieros y humanos. Por lo que sern
indicadores que permitan medir el proceso del sistema.
Eficacia: Cumplimiento de las metas y resultados favorables de la organizacin. Por lo que sern
indicadores que permitan medir las salidas del sistema.
Efectividad: Es la suma de la eficiencia y la eficacia, por lo que ser un indicador global el que la
determine.

Evaluacin del impacto de la capacitacin

La evaluacin del impacto de la capacitacin consiste en comparar los costos

totales de una accin de capacitacin con los beneficios que ste le reporta a
la institucin. Este anlisis que no debe ser confundido con la evaluacin del
aprendizaje, mencionado anteriormente, le sirve a la empresa o institucin
para determinar si vali la pena invertir en capacitacin y juzgar si vale la pena
seguir hacindolo.
Los costos de la capacitacin. Para fines de la evaluacin de impacto, es
preciso tomar en cuenta los costos totales de las acciones de capacitacin, los
cuales incluyen no slo los costos directos de impartir la capacitacin, que ya
fueron analizados anteriormente, sino tambin una serie de costos adicionales
que se derivan de la ejecucin de una accin de capacitacin. Entre estos, los
ms frecuentes e importantes suelen ser: i) el costo de diseo de la accin de
capacitacin; ii) el costo de entrenamiento del personal docente; iii) los gastos
de administracin y costos indirectos asignados a la accin de capacitacin; iv)
los gastos de difusin y promocin;
Los beneficios de la capacitacin. Por lo general, los beneficios de la
capacitacin para una institucin tienen que ver con la reduccin de los costos
operacionales, a partir de una mejor utilizacin de los recursos
Adems de los anteriores, la capacitacin puede contribuir a lograr mejoras
intangibles en la organizacin, las que deben ser evaluadas de manera ms
bien subjetiva. stas, las principales estn relacionadas con el clima
organizacional; las comunicaciones; la satisfaccin y la motivacin del
personal; la imagen de la institucin; la creatividad del personal; y, la
proteccin del medio ambiente.

Finalidad
Una mejor atencin, producto y beneficio para el cliente, usuario.