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TECNICAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO

CASO PRCTICO
Para PROCOFORMAS S.A., para realizar un buen control debe haber unas
herramientas y unas tcnicas que nos ayuden o permitan realizar esta funcin ms
fcilmente. Entre los objetos ms que un gerente ms debe controlar es la
informacin. La informacin apropiada en el momento oportuno y en cantidad
precisa puede ser la clave para salir de un problema o de una situacin de riesgo.
Para controlar esta informacin en las empresas, existe el Sistema de
Informacin para la Gerencia (MIS) el cual es un sistema que proporciona a la
gerencia la informacin que necesita a intervalos peridicos. Lo que los gerentes
ms debemos tener en cuenta es que es muy diferente la informacin a
simplemente los datos.
Una empresa puede tener muchos datos, pero si esta no los tiene analizados y no
los usa para su control es como si no tuviera nada. Datos son hechos escuetos y
sin analizar, en cambio la informacin son hechos analizados y procesados. Pero
no basta con tener la informacin, hay que saber como usarla para el control. Para
comenzar, hay que saber que cuando se toma una dedicin hay que estar
consciente de la informacin que se va a necesitar, reunir las decisiones que
necesiten informacin similar o parecida y finalmente disear un buen proceso de
informacin.
Una vez que se tenga un buen proceso de informacin, hay que saber
implementarlo. Antes de la implementacin hay que hacerle una prueba al
sistema, si se encuentran fallas en estos ensayos, es necesario corregirlas y
buscar una solucin. Luego toca prepara al usuario con la capacitacin adecuada,
en este punto toca estar preparado para encontrar resistencia puesto que las
personas tienden a resistirse al cambio. Toca lograr que los empleados y clientes
se involucren y vigilar que a este sistema de informacin no entre gente que no
pueda tener acceso a estos. Finalmente hay que realizar revisiones peridicas de
la informacin e ir extractando lo que sea necesario.
Los sistemas de informacin actuales, obligan a los administradores a participar
directamente en los sistemas de informacin y no a delegar a otras personas,
tambin obliga al gerente a mejorar su capacidad de toma de decisiones y obliga
tambin a crear nuevos diseos organizacionales.
Hay tambin que hacer control a empresas financieras. Toca analizar el
presupuesto que haya y compararlo con el presupuesto que se necesite para
lograr lo propuesto. Lo que se ha planeado, tiene que adaptarse al presupuesto
que haya. Para PROCOFORMAS S.A. para planear y controlar hay que tener en

claro el presupuesto disponible debido a que no puede pretenderse hacer algo que
no se pueda hacer por falta de recursos.
Para controlar las operaciones en una empresa, toca tener en cuenta el grado de
eficiencia y eficacia de los procesos de transformacin en una organizacin. Para
hacer este tipo de controles, existen graficas de control TQM calculadas por
mtodos estadsticos que muestran resultados de unas mediciones hechas sobre
las operaciones, existe tambin el modelo EQO (modelo de la cantidad
econmica del pedido) que equilibra los costos de compras, pedidos,
mantenimiento de inventarios, faltantes, con el fin de calcular la cantidad optima
para una orden de compra.
Los controles del comportamiento, son de los ms importantes en la
administracin porque hay que trabajar con personas. Como para
PROCOFORMAS S.A. es ms importante el control a los empleados y las
personas vamos a ampliar estos mtodos de comportamiento:

Supervisin directa: Revisar da tras da el trabajo a los empleados y corregirles


o premiarles por su trabajo. Este metodo es uno de los usados por
PROCOFORMAS S.A. en su control a los empleados.

Evaluacin del rendimiento: Es una evaluacin ms formal del trabajo de los


empleados por parte del gerente. Se llevan acabo evaluaciones ms sistemticas
del rendimiento. Las evaluaciones formales de este rendimiento son tambin muy
variadas:
1. Ensayos escritos: hacer en un escrito debilidades, fortalezas y sugerencias
para un empleado.
2. Incidentes crticos: El evaluador relata incidentes que muestren la eficacia o
ineficacia de un empleado.
3. Escalas grficas de calificacin: Calificar aspectos influyentes del trabajo de
un empleado con escala ascendente.
4. Escalas de clasificacin basadas en el comportamiento: El evaluador
califica a los empleados de acuerdo con comportamientos especficos en el
trabajo.
5. Comparaciones interpersonales: El evaluador califica a los empleados,
comparndolos entre si.
6. Objetivos: Evaluar a los empleados, de acuerdo con los objetivos que la
empresa se halla propuesto a alcanzar.

7. Retroalimentacin de 360 grados: Revisin encaminada a la evaluacin del


rendimiento procedente de una retroalimentacin.

Disciplina: Es tomar medidas disciplinarias cuando un empleado se pase por alto


los estndares y normas ya establecidos. Para un gerente que crea que si no se
toman las medidas disciplinarias a tiempo, es recomendable que tome la medida
disciplinaria apenas cometido el error. Tambin es recomendable el hacer una
advertencia antes de tomar la medida disciplinaria. Obviamente toca ser justos y
aplicar estas sanciones a todos los empleados, sacando los problemas personales
de los correctivos.
Otras formas de control al personal, son formas de control previsivas, por ejemplo
en PROCOFORMAS S.A. le dan mucha importancia al proceso de seleccin de
los empleados y al hecho de tener una buena cultura organizacional.
Existen tambin mtodos como la capacitacin de los empleados, donde se les
inculcan a los trabajadores las actitudes y comportamientos de trabajo preferidos y
deseados por el gerente. Otros mtodos son describirle al empleado su puesto de
trabajo, le aclara todo lo que un error implicara y le muestra reglas, normas.
Estndares,etc.
Otro aspecto importante para el control es el trato con los clientes. Sabemos muy
bien que cuando se administra, en primer lugar debemos hacer una planeacin
que contenga los parmetros y caminos a seguir durante la realizacin de la labor
gerencial; Dentro de este proceso de planeacin tenemos que tener en cuenta al
cliente y el trato con el mismo ya que las organizaciones existen para satisfacer
las necesidades de un cliente.
Como vimos en una unidad de aprendizaje anterior, La planeacin y el control
tienen mucho que ver, y como el trato al cliente depende mucho en el cliente, y
nunca habr dos clientes iguales, controlar el trato a los clientes resulta
demasiado difcil.
Segn PROCOFORMAS S.A. no basta que los gerentes reconozcan la existencia
de los clientes, el gerente debe saber que la lealtad que consiga de cualquier
cliente es lo ms valioso, y toca controlar que ese cliente no se valla a ir de la
empresa. Adems cada vez ms, toca controlar acciones para que el nuevos
clientes entren a la organizacin y se queden all.
Para eso es que existe el SISTEMA DE OPERACIONES ENFOCADO AL
CLIENTE; toca saber quienes son los clientes, mantenerse en contacto estrecho y
frecuente con los clientes, encontrar la forma de proveer productos para que la
competencia no los pueda imitar y buscar satisfacer necesidades actuales,
previstas e imprevistas de los clientes.

Luego de un buen proceso de control, hecho con unas herramientas y procesos


ptimos, toca actuar. Que seria de una empresa que planeara, organizara,
dirigiera y controlara pero no actuara, lo ms seguro es que quede en la ruina.
La productividad, es el volumen total de bienes y servicios producidos, dividido
entre los insumos necesarios para generar dicha produccin. Una buena
operacin administrativa, debe buscar una alta productividad que puede generar
crecimiento sin costos.
Aqu, hay que hacer una pequea divisin entre organizaciones
manufactureras y las organizaciones de servicios. Las primeras son como
PROCOFORMAS S.A. y producen bienes fsicos y fueron predominantes en la
poca industrial y en la actualidad son las segundas que no brindan bienes
materiales sino bienes no materiales. El predominio de las manufacturas sobre los
servicios, es la industrializacin mientras que la desindustrializacin es el
predominio de los servicios sobre las manufacturas.
Control de operaciones:
Cuando un sistema de operaciones (accin empresarial) ha sido diseado, debe
existir un monitoreo.
El control de costos se realiza desde el llamado centro de costos, una unidad en la
cual la responsabilidad de todos los costos asociados, recaen sobre el gerente.
El control de compras es muy importante debido a que los insumos que sean
conseguidos, deben ser ptimos en calidad ya que con estos se logra desarrollar
todo el producto. Se debe hacer un inventario de todo lo que se compra y de todos
los gastos en la empresa. Esta es una forma de control muy usada y permite
comparar informacin con observacin, es un mtodo muy usado el cual debe ser
hecho con franqueza, cuidado y objetividad.
El control de mantenimiento es la vigilancia que se le hace a productos, maquinas,
. Este control de mantenimiento se hace de tres formas diferentes:
Mantenimiento preventivo, que se realiza antes de que se produzca una avera;
cuando el equipo se daa, se renueva o repara el equipo; y el ltimo es
mantenimiento realizado en respuesta al resultado de una inspeccin.
El control de calidad, es para PROCOFORMAS S.A. una forma de control de
operaciones muy importantes, debido a que en un producto o servicio la calidad es
una caracterstica muy necesaria para que el cliente lo compre o lo consuma. Aqu
existen estndares de calidad para las empresas, las cuales se buscan por parte
de un gerente debido a que le da prestigio a la empresa.

Para concluir, El control es parte fundamental de una buena administracin debido


a que con el se revisa que las cosas estn marchando de la manera deseada y de
corregir cualquier falla que se produzca.