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MANEJO DE ALMACENES DE PROYECTOS

OBJETIVO
Establecer normas, criterios, procedimientos y responsabilidades para la Administracin de
los Almacenes de Obra.
FINALIDAD
Llevar un control estricto de los ingresos y salidas de bienes de los almacenes de obra,
para evitar perdida y establecer las responsabilidades correspondientes, si hubiera lugar.
ALCANCE
Las normas contenidas en la presente Documento, sern de aplicacin de la Oficina de
Administracin, Unidad de Logstica, Almacn Central, todos los Almacenes de obras, y
todas la Oficinas que conforman el Proyecto.

NORMAS
NORMAS GENERALES
1. El Almacn de obra es un rea fsica seleccionada bajo criterio y tcnicas
adecuadas, destinada a la custodia y conservacin de los materiales, bienes y
equipos que van a emplearse en la diferentes Obras. Las actividades que en l
se realizan esencialmente son las que corresponden a los Procesos Tcnicos de
Abastecimiento.
2. La Unidad de Logstica tendr a su cargo la Organizacin Implementacin de
uno ms Almacenes en la obras, de acuerdo a los frentes de Trabajo Existentes
para la Custodia temporal de los Bienes, materiales y equipos que administra.

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3. Es responsabilidad de la Unidad de Logstica Almacn Central:

Presenciar, verificar y suscribir la Conformidad sobre el Ingreso y Egreso


de Bienes, Materiales y Equipos.

Proteger y Controlar

Velar por la Seguridad y mantenimiento del Local y Equipos de los


Almacenes.

Emitir Mensualmente los reportes del Movimiento Mensual de Bienes,


Materiales y Equipos de los Diferentes Almacenes de los proyectos.

4. Son Factores a considerar en la Seleccin y Organizacin de los Locales para los


Almacenes los siguientes:

rea Requerida.- Debe permitir que las operaciones que en ella se realicen
se efecten en un rea Fsica Adecuada, sin que tropiece con inconvenientes
por Falta de Espacio. Se determina en base a la Cantidad y Volumen
de los Materiales y Equipos; tomando en cuenta sobre todo la Magnitud de la
Obra.

Seguridad.- El lugar Geogrfico y el Local deben reunir condiciones que


eviten el deterioro merma ocasionado por Agentes Atmosfricos, as como
preservar la Integridad Humana y Fsica ante acciones de terceros de
desastres naturales.

Infraestructura Disponible.- Considerar reas edificaciones que por sus


caractersticas

resulten

apropiadas

que

adems

el

Costo

de

Acondicionamiento resulte econmico.


5. Los Almacenes Obra contarn con muebles y equipos necesarios para efectuar la
conservacin, manipulacin, proteccin y control de los bienes, materiales y

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equipos

en custodia. En la seleccin del mobiliario y equipo se tomara en

cuenta:

Caractersticas de los materiales y equipos; a fin de rodearlos de las


condiciones que necesitan para su buen uso.

Naturaleza del trabajo en lo que se refiere a:


-

Necesidad de Mobiliario y Equipos

Tiempo de duracin de la Obra

Factores relacionados con la capacidad del piso, humos, humedad, calor, fro,
suciedad, etc.

Requerimientos de seguridad, analizar y valorar el Equipo de Seguridad con


el mismo cuidado que se da a cualquier otro Equipo:

Eleccin de Extintores apropiados para combatir siniestros que se puedan


producir; y darle la instalacin adecuada.

6. La Distribucin y Clasificacin de los Espacios en las Zonas de Almacenaje debe


ser cuidadosamente estudiada, poniendo especial atencin en dar a los
materiales y equipos una clasificacin adecuada que agrupe en secciones
anaqueles correlativos a aquellos que guarden cierta semejanza:

Espacio Disponible

Cantidad prevista de materiales por almacenar

Cantidad de Clase de Materiales y Equipos.

Manipulacin que necesitan.

7. En almacenes cuyo tamao no permite una fcil ubicacin del Lugar en que se
encuentran los materiales, se colocar en una parte visible del mismo, el plano

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de la distribucin de espacios de la zona de almacenaje. Cada seccin


ambiente tendr un nmero smbolo que identifique su Ubicacin y el
material que en ellos se encuentran almacenados.

B. NORMAS ESPECFICAS
PROCESO DE ALMACENAMIENTO
El almacenamiento es un Proceso Tcnico del Abastecimiento
1. Recepcin.A.

Consiste en la Secuencia de Operaciones que se desarrollan a partir del


momento que los bienes han llegado al Almacn, previa verificacin (cantidad,
peso, medida, etc.).

B. La recepcin se efecta teniendo a la vista los documentos de recibo


(Guas de Recepcin u otro documento anlogo)
C.

Las operaciones concernientes a la recepcin se ejecutar de acuerdo a lo


siguiente:
Examinar, verificar (Cantidad, Peso, Medidas, etc.) en presencia de la
persona responsable de la entrega de los bienes, a fin de informar sobre
cualquier anormalidad.
Controlar, contar, pesar y asegurarse de anotar las discrepancias
encontradas en documentos de recibo.
Anotar en la documentacin de recibo:
-

Nombre de la persona que hace la entrega

Nombre de la persona que recibe la mercadera

Nmero de placa del vehculo utilizado en el transporte

Fecha y Hora de Recepcin

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2. Internamiento.Comprende acciones para la Ubicacin de los Bienes en los Lugares previamente


asignados. Se ejecutarn las Labores siguientes:

Agrupar los bienes, segn su tipo, dimensin, etc.

Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha designado en la


zona de almacenaje. Se har de tal manera que su identificacin sea gil y
oportuna.

Se evitar dividir un grupo de bienes el mismo tipo en zonas de


almacenaje distinto.

Registro y Control.- Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje, se


proceder a registrar su ingreso en la Tarjeta de Control Visible (Bincard), la
misma que ser colocada junto al grupo de bienes registrados.

4. Custodia.

Proteccin de los materiales y equipos, est referida a los tratamientos


especficos que sean necesarios, a fin de protegerlos de elementos
naturales coma la humedad, luz, lluvia, etc.

Proteccin del local de almacn, a las reas fsicas destinadas a servir de


almacn se les debe de rodear de medios necesarios para proteger a las
personas, el material almacenado, mobiliario, equipos y las instalaciones
mismas, de riesgo interno y externo. Para tal efecto se tomarn medidas a
fin de evitar:

Robos Sustracciones b. Acciones de Sabotaje

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Incendios
Inundaciones, etc.

Proteccin al personal de almacn, se debe contemplar todos los


aspectos de proteccin al personal por los daos que puedan causar a su
integridad fsica, con tal fin se le dotar de los equipos e implementos
necesarios para la adecuada manipulacin de materiales. As
disearan

planes

de

seguridad

que

mismo, se

contemplarn programas

de

evaluacin y primeros auxilios para casos de siniestros (Incendios,


Terremotos, Inundaciones) y de entrenamiento en el manejo de equipos de
seguridad.
INVENTARIO FISICO DE ALMACEN DE OBRA
Es una forma de verificacin fsica que consiste en constatar la existencia y
presencia real de los bienes almacenados, apreciar su estado de conservacin o
deterioro y condiciones de seguridad.
La Unidad de Logstica realizara inventarios inopinados peridicamente a los
almacenes perifricos.
Tipo de Inventario:
- Inventario Masivo.- Incluye a todos los bienes almacenados, forma parte del
Inventario Fsico General que comprende la verificacin fsica de bienes en
uso y de almacn. Se efecta como mnimo Dos Veces por Ao (Semestral).
- Inventario Selectivo.- Comprende a un Grupo de Bienes previamente
seleccionados. Se realiza peridicamente cada vez que sea necesario
comprobar que los registros de STOCK se mantiene al da completos y exactos,

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y verificar que las existencias fsicas concuerden con sus registros de las
Tarjetas de Control Visible de Almacn (Bincard).
- Los Almaceneros no tendrn participacin directa en los Inventarios, solo
intervendrn para indicar el lugar en que se encuentran ubicados los bienes.
- Los Almacenes de obra, ser dotado de medios adecuados como Winchas,
Calibradores, Metros, Balanzas (Romanas), etc., que permitir certificar las
medidas, denominaciones, pesos, cdigos, etc.
REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS
Consiste en un sistema de registros y reportes en los que se consignan datos sobre
Ingresos y Salidas de bienes del Almacn. Los Registros y Reportes se elaborarn
en forma manual y mediante procesos automticos de datos; en el primer caso se
emplear tarjetas y formularios y en el segundo se utilizar el diseo de los mismos.
El Registro y control de existencias se realiza en los documentos siguientes:
-

Tarjetas de control visible de almacn

Resumen mensual del movimiento de almacn

Conciliacin mensual del movimiento de los almacenes

Los Documentos fuente para efectuar los registros son:


-

Guas de Remisin recepcin de bienes

Notas de requisicin

MECANICA OPERATIVA

PROCEDIMIENTO A SEGUIR

AL

RETIRAR

LOS

BIENES

DE

ALMACEN
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1. Al retirar los bienes de Almacn Central, destinados a los almacenes perifricos,


el administrativo de los diferentes rganos de la Institucin, firma la PECOSA,
sealando el frente y el nombre del Almacenero que decepcionar dichos
materiales y equipos. De inmediato elaborar una gua de Remisin.
Distribucin:
Original: Almacn Perifrico para retornar con firma de Recepcin y con el
Informe Mensual de Movimiento de Almacn.
1er Copia: Administrativo de los diferentes rganos de la Institucin con firma de
recepcin del conductor
2da Copia: Almacn Central, con firma recepcin del Conductor y Almacenero.
3ra Copia: El conductor, para su descargo a su Retorno del Almacn perifrico,
cambiar por la copia con recepcin conforme en obra.
4ta Copia: Vigilancia
2. La Gerencia de Obras, Gerencia de Estudios y Proyectos y Unidad de Equipo
Mecnico, informar peridicamente a la Unidad de Logstica (Almacn y
Patrimonio), sobre los frentes de trabajo implementados sealando:
Nombre del Ingeniero Residente responsable, as como tambin el almacenero y/o
guardin.
3. De igual manera responsabilizaran a sus administrativos, para que mantengan al
da y debidamente sustentada la informacin de bienes que retiran de Almacn
Central y Patrimonio.
4. El personal postulante para el cargo de almacenero, ser propuesto por la

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Oficina

de Administracin y Finanzas, previa seleccin. de la Unidad de

Recursos Humanos en coordinacin con la Unidad de Logstica y depender en


forma directa de la unidad de Logstica - Almacn Central.
5. Los Almaceneros o Guardianes designados debern recibir en el Almacn
Central una capacitacin y orientacin sobre los procedimientos y normas de
funcionamiento de almacenes.
7. El Encargado del Almacn Central, har una evaluacin continua de los
almaceneros, recomendando su CESE si fuera necesarios en caso de no cumplir
con su trabajo.

PROCEDIMIENTO

SEGUIR

MATERIALES Y EQUIPOS
1.

EN

AL

RECEPCIONAR

LOS

BIENES,

LOS ALMACENES DE OBRA

Recepcionar los materiales y equipos con guas de remisin, donde se indique


en forma clara el

Nro.,

Fecha,

Procedencia,

Persona

que

Entrega,

Conductor y Detalle; la misma que la firmar anotando las observaciones a


que hubiera lugar. En caso de llegar materiales y equipos sin documento. El
Almacenero est obligado a elaborar

la gua de recepcin, considerando lo

antes sealado.
2.

Apertura una tarjeta de control visible de almacn (Bincard), por cada bien
ingresado, tomando en cuenta lo detallado en el documento de entrega,
procurando ser claro y especifico. Cada Egreso de bienes se registrar en esta
Tarjeta, con la fecha y numero de la Nota de Requisicin. Se dar salida a los
bienes de acuerdo a su llegada.

3. A la llegada de cada bien es obligacin de todo almacenero de revisar


minuciosamente su cantidad, peso, calidad, medida, cdigo patrimonial, etc. En
caso de merma en cantidad y peso, anotar las observaciones y elaborar un
informe al respecto.

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4. La salida de bienes se har utilizando el formato nota de requisicin en Original y


Dos Copias debidamente numeradas

Original: Ira adjunta al Informe de Movimiento Mensual

1er. Copia: Para Archivo del Almacn de obra

2da. Copia: Para la Persona que retiro los bienes

5. Mensualmente elaborar y Remitir al Almacenes Central la informacin de


bienes en el formato resumen mensual del movimiento de almacn perifrico,
sustentando con documentos los Ingresos y Egresos, adjuntando los mismos al
informe. Este informe ser agrupado a los tipos de bienes segn la clasificacin
sealada en el Almacn Central.
6.

De igual manera la informacin del Rubro de Combustible, ser sustentada con


la documentacin necesaria para su verificacin exacta de los datos.

7. Si se remitieran bienes a otro almacn se elaborar Gua de Remisin Recepcin


de bienes y ambos almaceneros incluiran esta informacin en sus respectivos
resmenes mensuales.
8.

Los Almaceneros estn obligados a presenta puntualmente todos los meses la


informacin (Ultimo da mes ), caso contrario se le responsabilizar por cualquier
anomala y a solicitud del rea se le podr incluso Retener sus Remuneraciones
Mensuales hasta que regularice su movimiento de bienes por ser de su
responsabilidad.

9.

Realizar Inventarios Inciales recepcionar previa verificacin Fsica del Ultimo


Movimiento de Almacn, del almacenero saliente; esto en caso muy urgente,
siempre en coordinacin con el Almacn Central (Caso del cese inmediato
accidente grave del almacenero). Se debe tomar en cuenta en la informacin, las
instalaciones, con sus muebles, enseres y otros.

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10. Los Almaceneros debern aperturar un cuaderno de cargos, para el control de


herramientas, vestuario que entregue al personal, lo cual por ser entrada y salida
no deber figurar en el resumen e informe mensual, pero llevar estricto control
para la recuperacin de los mismos y para verificar su estado o conservacin.
11. Los Almaceneros est obligado a entregar al personal cesado en obra, cuando
no adeuden bienes, materiales o equipos, una constancia, la misma que contar
con el Vo.Bo. Del Ing. Residente, Patrimonio, y Almacn Central, la cual servir
para que cobren su liquidacin. En el

caso que exista personal que tenga

pendiente la entrega o regularizacin de materiales y equipos, el almacenero


remitir por escrito por radio un informe detallando los nombre y bienes
que adeuden, caso contrario los faltantes sern su responsabilidad.
12. Cuando se traslade personal de un frente a otro, est obligado a exigir que
internen los bienes a su cargo y efectuar el descargo correspondiente.
13. Los almaceneros debern tener cuidado en el llenado de los formatos y tarjetas
Bincard, evitando en lo posible borrones y adulteraciones.
14. Toda la informacin emitida por los almaceneros deber ser veraz, caso contrario
de detectar falsedad en la misma se informar a los rganos superiores para las
sanciones que el caso requiera.
15. Es responsabilidad directa del almacenero:
-

Presenciar, Verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de bienes

Proteger y controlar las existencias en custodia

Coordinar la oportuna reposicin del STOCK

Mantener un pizarrn con la informacin al da del stock de los bienes que tiene

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ms salida
-

Deber mantener al da sus tarjetas Bincard y sus archivos respectivos

Deber contar con los siguientes archivos y files

File de Guas de Remisin Recepcin Materiales.


File de Notas de Pedido
File de Resumen Mensual Movimiento Almacn
Archivo de Resumen Mensual Movimiento Mensual de Almacn
16. Al concluir la obra los Almacenes sern desactivados debiendo el almacenero
con el Ingeniero Residente y un representante designado por la Unidad de
Logstica, efectuar un inventario de los saldos existentes y entregarlos al
Almacn Central.

RESPONSABILIDAD
-

Son responsables del cumplimento de la presente Directiva la Oficina de


Administracin y Finanzas, Unidad de Logstica, Patrimonio, Almacn Central,
Almacenes Perifricos, Gerencia de Lnea, Ingenieros Residentes.

El incumplimiento de las disposiciones contenidas en la Presente Directiva,


Generara la sancin administrativa pertinente de acuerdo a la normatividad
vigente.

La Oficina de Administracin y la Unidad de Logstica, ser responsable de la


implementacin y aplicacin de la presente directiva.

FORMATOS

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Los formatos a utilizarse

son las siguientes:

Formato 01.- Nota de Pedido


Formato 02.- Tarjeta de Control Visible - Bincard
Formato 03.- Gua de Remisin

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NOTA DE PEDIDO
N 0001
Solicitado Por:

Destino :

Fecha:

.. Proyecto :

ITEM

CANTIDAD

VB RESIDENTE DE OBRA

DESCRIPCION

TOTAL

SOLICITANTE

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CONTROL DE SALIDA DE MATERIAL


BINCARD

N
Articulo
Unidad de Medida
FECHA

DOCUMENTO

MOVIMIENTOS
( UNIDADES )
ENTRADA

SALDO
SALIDA

DESTINO DEL MATERIAL

VB ADMINISTRADOR DE OBRA

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