TGG I SEMESTRE FUNDAMENTOS DE COCINA

CONTROL DE COMPRAS Y
CONTROL DE RECIBO

CONTROL DE COMPRAS
1.- EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Se recomienda el uso de Compras Centralizadas, es decir se debe encargar solo a una
persona de hacer las compras del establecimiento, esto facilita el control de la
administracin sobre este proceso y adems del jefe de compras sobre los proveedores.
Este proceso es importante porque por este departamento se presentan innumerables
fugas o prdidas de dinero como por ejemplo la doble facturacin, las participaciones con
los proveedores para salir favorecidos en la compra, ETC.
Para que el director del departamento de compras, este seguro sobre que comprar, como
comprar, caractersticas del producto, pocas de abundancia, etc., se deben disear unos
formatos que recopilan toda esta informacin y que reciben el nombre de
ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTNDAR.
Estas especificaciones sirven para dar uniformidad y consistencia al recibo, ayudan a evitar
prdidas y a mantener los costos.
Las especificaciones deben ser realizadas por las personas que manejan o trabajan con los
elementos que se van a comprar, para que orienten sobre la CALIDAD, el PESO, el
TAMAO requerido, los FACTORES deseables y/o indeseables, etc.
En estas especificaciones nunca se determinan los precios ni las cantidades, pues de
hacerlo se tendran que cambiar cada vez que variemos las cantidades a comprar y cuando
en el mercado cambien los precios, y en ese caso dejaran de ser estndar.
Las especificaciones deben ser conocidas por el proveedor para que sepa como
despacharnos los productos que le solicitamos, por el jefe de recibos para que sepa como
aceptar el producto, y por supuesto por quienes colaboraron en su elaboracin.
Para comprar debe tener en cuenta lo siguiente:
*.- Tamao del negocio
*.- Estructura del men
*.- Capacidad de almacenamiento
*.- Capacidad de pago
*.- Volumen de ventas
CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

JOAN MANUEL KALMAR CARDOZO

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CONTROL DE COMPRAS Y
CONTROL DE RECIBO

*.- Condiciones o caractersticas del producto

2.- MTODOS DE COMPRA
.*- MERCADO ABIERTO:
Este mtodo ofrece las ventajas de un contacto con un nmero mayor de proveedores y
para lograrlo se pueden utilizar los medios de comunicacin o se pueden visitar si es el
caso.
Se dividen en:
COTIZACIONES: Se utilizan los medios de comunicacin para lograr el mayor nmero de
ofertas, las cuales se analizan, se clasifican, se eligen por lo menos tres alternativas y se
ponen a consideracin de la Junta de compras o el Dueo del negocio. Por lo general en un
cuadro de clasificacin que rene esta informacin:
PROVEEDOR

CALIDAD

PRECIO

CREDITO

CANTIDAD

SERVICIO

MERCADO LIBRE: se utiliza para aquellos productos que hay que adquirir directamente en
plaza de mercado; en el mismo momento de la compra se puede escoger la calidad, el
precio, el tamao, el peso por unidad y la presentacin del producto; como es lgico no se
pueden cambiar las cantidades determinadas por el departamento de compras.
*- CONTRATISTAS: se usan para productos de alto consumo que no se pueden tener
almacenados porque se corre el riesgo de perderlos, debido a sus caractersticas
especiales, como por ejemplo: la leche, los bizcochos, los postres, etc. Con estos productos
debemos fijar con anticipacin con el proveedor las cantidades normales que consumieron y
la frecuencia con la que nos los deben entregar.
3.- PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UNA COMPRA
CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

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CONTROL DE COMPRAS Y
CONTROL DE RECIBO

Lo primero que se debe detectar es la necesidad de la compra, la cual se determina a

travs de los siguientes formatos:
LISTA DE MERCADOS:
Se utiliza para los productos perecederos, de difcil almacenaje o tambin llamados de
consumo diario o compras de cocina.
El chef debe tener en cuenta los eventos que estn pronosticados y en colaboracin con el
almacenista determinar con base en el PAR STOCK de cada producto las cantidades que
se deben comprar de ellos.
Luego el encargado de compras ubica a los proveedores y diligencia en el formato los
precios y marca a cual de los tres es al que se le debe comprar.
Este formato lo termina de llenar el encargado de recibos anotando en el las cantidades que
realmente llegaron.
SOLICITUD DE COMPRAS
El almacenista est en la obligacin de detectar los puntos en los cuales debe hacer el
pedido de mercanca, para evitar que se interrumpa la produccin y que le fallemos a los
clientes. Por ello se elabora esta solicitud en la cual el almacenista registra la unidad de
almacenaje, la existencia, el consumo en el perodo, la cantidad que requiere y el nombre
del artculo y la enva al encargado de compras para que el llene los datos de la ltima
compra y compare precios con las cotizaciones actualizadas que tiene.
Este formato pasa luego al Gerente de Alimentos para que el marque la cotizacin que el
autoriza y la devuelve al encargado de compras para que se elabore la orden de compra al
proveedor.
Una vez detectadas estas necesidades se realizan las compras, y para ello se usan dos
formas ms: una que es el comprobante de compras para aquellos productos de los cuales
el proveedor no da factura (frutas y verduras en plazas de mercado) y con ello se justifica el
egreso. El otro formato ya lo mencionamos que es la orden de compra, la cual se realiza
para productos de fcil almacenaje o los conocidos como no perecederos.
4.- CLASIFICACION DE LOS PROVEEDORES
CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

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Proveedores elegidos:
Proveedores Obligados:
Desestimados:
Potenciales:

CONTROL DE COMPRAS Y
CONTROL DE RECIBO

Habituales
Ocasionales
Reserva
Monopolio
Circunstancias de lugar
No tenemos contactos comerciales
Supermercados
Cooperativas
Carniceras
Tiendas
etc.

5.- FORMATOS
*.- ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTANDARD
*.- CONTROL DE PROVEEDORES POR ARTCULO
*.- LISTA DE MERCADO
*.- SOLICITUD DE COMPRA
*.- ORDEN DE COMPRA

CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

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RESTAURANT ITO
ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTNDAR
ARTCULO

PRESENTACIN

PESO
PROMEDIO

UNIDAD

CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

FACTORES
DESEABLES

FACTORES
DESCARTABLES

POCA DE
ABUNDANCIA

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CONTROL DE RECIBO

RESTAURANT - ITO
CONTROL DE PROVEEDORES POR ARTCULO
ARTCULO:
MARCA

GRUPO DE INVENTARIOS
PROVEEDOR TELFONO DIRECCIN

REALIZADO POR

LTIMA COMPRA

FECHA CANTIDAD PRECIO

REVISADO POR

CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

UNIDAD

OBSERVACIONES

V.B. GERENCIA

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RESTAURANT ITO
LISTA DE MERCADO PARA VERDURAS Y LCTEOS I
CANTIDAD
PEDIDA

PAR STOCK

ARTCULO

UNIDAD

EXIST.

FECHA: DD/MM/AA
PRECIOS
A

CANTIDAD
RECIBIDA

AJ
AJO
APIO
ARVEJAS
BERRO
BIZCOCHOS
BRCOLI
CEBOLLA CABEZONA BLANCA
CEBOLLA LARGA
CEBOLLA PUERRO
CILANTRO
GUASCAS
HABICHUELAS
HUEVOS AA
HUEVOS DE CODORNIZ
LAUREL
LECHE
LECHUGAS
MAZORCA
PAN FRANCS
PAN TAJADO
PAPA CRIOLLA
PAPA PASTUSA
PAPA SABANERA
PEPINO COHOMBRO
PEREJIL
PIMENTN
PLTANO MADURO
PLTANO VERDE
REPOLLO MORADO
TOMATE CHONTO
TOMATE MILANO
TOMILLO
TORTAS
YUCA
ZANAHORIA
PROVEEDORES:
A
REALIZADO POR

CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

B
C
REVISADO POR

V.B. GERENCIA

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CONTROL DE RECIBO

RESTAURANT ITO
LISTA DE MERCADO PARA FRUTAS Y OTROS
CANTIDAD
PEDIDA

ARTCULO

PAR STOCK

UNIDAD

EXIST.

FECHA: DD/MM/AA
PRECIOS
A

CANTIDAD
RECIBIDA

AGUACATE
ANON
BANANO
BANANO BOCADILLO
BREVAS
CHIRIMOYA
CIRUELAS
COCOS
CURUBA
DURAZNO
FRESAS
GRANADILLA
GUANABANA
GUAYABAS
LIMON
LULO
MANDARINA
MANGO
MANZANA
MARACUYA
MELON
MORA
NARANJA COMUN
NARANJA TANJELO
PAPAYA
PATILLA
PERA
PIA
TAMARINDO
TORONJA
UVA BLANCA
UVA NEGRA
ZAPOTE
OTROS DE FRUTAS Y VERDURAS

PROVEEDORES:
A
REALIZADO POR

B
C
REVISADO POR

CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

V.B. GERENCIA

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RESTAURANT ITO
SOLICITUD GENERAL DE COMPRAS DE ALMACN
FECHA DE PEDIDO
(DD/MM/AA)

FECHA REQUERIDA

ALIMENTOS
ALMACN
EXIST.

PROVEEDORES

UND

CONSUMO
PERODO

No.

BEBIDAS

SUMINISTROS

COMPRAS
CANT.
REQ.

ARTCULO

LTIMA COMPRA
FECHA

CANT.

PRECIO

COTIZACIONES

PROVEEDOR

ALMACENISTA

COMPRAS

JEFE AYB

CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

OBSERVACIONES

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RESTAURANT - ITO
ORDEN DE COMPRA
SEORES:

SOLICITUD No.
FECHA
ELABORACIN

DIRECCIN

DD/MM/AA

TELFONO
CIUDAD

UNIDAD

FECHA ENTREGA

CANT.

DESCRIPCIN

1. EL PLAZO DE ENTREGA ES IMPRORROGABLE

2. LA MERCANCA SE ENTIENDE PUESTA EN EL
RESTAURANTE
3. EL PEDIDO DEBE SER ACOMPAADO POR ESTA
ORDEN
4. ROGAMOS ENVIAR FACTURA ACOMPAADA DE LA
PRESENTE ORDEN PARA SU CANCELACIN
JEFE DE COMPRAS

V.B. GERENCIA

CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

PRECIO
UNITARIO

VALOR
TOTAL

SUB TOTAL
DESCUENTO( %)

IVA ( %)
TOTAL
CONDICIONES DE PAGO

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CONTROL DE COMPRAS Y
CONTROL DE RECIBO

CONTROL DE RECIBOS
1.- PRINCIPIOS GENERALES DEL RECIBO
Mantener el equipo de pesas y medidas en perfecto estado.
Mantener el rea de recibo limpia y ordenada
Haber recibido copias de lista de mercado o de orden de compra, segn el caso, para

conocer cuando llegar la mercanca.

Realizar el conteo fsico de cada artculo que se este recibiendo, verificar las cantidades
con la copia de la orden de compra o la lista de mercado.
Constatar que los precios de la orden de compra, y de la lista de mercado sean los
mismos que el proveedor anot en la factura.
Verificar la calidad de los productos contra las especificaciones de compra estndar.
Pasar la mercanca al almacn una vez cumplido el proceso de informacin.
2.- TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN
Este tema hace referencia a lo que debe hacerse una vez recibida la mercanca, dentro del
establecimiento. Todos los productos que se compren tienen una clasificacin especfica y
un tratamiento de almacenaje o de inventario (no perecedero) o de directo (perecedero).
Veamos esta clasificacin:
TIPO
GRUPO INVENTARIO CDIGO TRATAMIENTO
Carnes y Salsamentaria
CS
Inventario
Pescados y Mariscos
PM
Inventario
Perecedero
Aves y Caza
AC
Inventario
Lcteos 1
L1
Directo
Frutas y Verduras
FV
Directo
Lcteos 2
L2
Inventario
Enlatados y Envasados
EE
Inventario
Granos
G
Inventario
Licores
LC
Inventario
No
perecedero
Vinos
V
Inventario
Cervezas
C
Inventario
Gaseosas
GS
Inventario
Cigarrillos
CG
Inventario

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CONTROL DE RECIBO

3.- PROCEDIMIENTO CORRECTO PARA EL RECIBO DE LA MERCANCIA

Vamos a ver un procedimiento general para recibir mercanca.
Tener lista la copia de la orden de compra o la lista de mercado para saber que va a

llegar y as preparar la zona de recibo.

Clasificar esta informacin por fecha de llegada.
Seleccionar las especificaciones de compra estndar para hacer un correcto recibo.
Verificar la orden de compra contra la factura del proveedor.
Realizar el conteo fsico de la mercanca.
Si hay alguna inexactitud entre la factura y el recibo o entre la factura y la orden de
compra hacer un memo de correccin de factura.
Aceptar la mercanca y firmar la copia de la factura del proveedor.
Colocarle al original de la factura el sello de recibos y llenar los datos correspondientes.
En ausencia de la factura del proveedor se debe llenar un formato llamado mercanca
recibida sin factura.
Llenar el comprobante de recibo de mercancas.
Si se han recibido carnes elaborar el meat tag.
Pasar la mercanca al almacn con su correspondiente documentacin.
Al finalizar el da recopilar toda la informacin en el reporte diario de recibo de
mercancas.
4.- FORMATOS
*.- MEMO DE CORRECCIN DE FACTURA
*.- MERCANCIA RECIBIDA SIN FACTURA
*.- REPORTE DIARIO DE RECIBO DE MERCANCIAS
*.- MEAT TAG

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RESTAURANT - ITO
MEMO DE CORRECCIN DE FACTURA N
SEORES:
C.C. O NIT

FACTURA N
FECHA DE RECIBO

DIRECCIN
TELFONO

DD/MM/AA

CIUDAD

UNIDAD

CANT.

VALORES
UNITARIO

DESCRIPCIN DE LA
MERCANCA DEVUELTA

TOTAL.

VALOR TOTAL DE LA MERCANCA NO ACEPTADA O NO RECIBIDA SIN IVA

VALOR DEL IVA CORRESPONDIENTE A LA MERCANCA DEVUELTA O NO RECIBIDA
VALOR INICIAL DE LA FACTURA SIN IVA
VALOR INICIAL DEL IVA EN LA FACTURA
NUEVO VALOR A CANCELAR POR LA FACTURA SIN IVA
NUEVO VALOR DEL IVA CORRESPONDIENTE A ESA FACTURA

TOTAL A CANCELAR POR ESTA FACTURA

MOTIVO (S) DE ESTE MEMO DE CORRECCIN

ENCARGADO DE
RECIBOS

FIRMA DEL PROVEEDOR O SU

REPRESENTANTE Y SELLO

CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

INDISPENSABLE LA PRESENTACIN DE ESTA

FORMA PARA SU CANCELACIN, ACOMPAADA
DE LA FACTURA ORIGINAL

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RESTAURANT - ITO
MERCANCA RECIBIDA SIN FACTURA N
SEORES:

FECHA DE
RECIBO

C.C. O NIT
DIRECCIN

DD/MM/AA

TELFONO
CIUDAD

UNIDAD

CANT.

DESCRIPCIN DE LA
MERCANCA DEVUELTA

VALORES
UNITARIO
TOTAL.

VALOR TOTAL DE LA MERCANCA ANTES DE IVA

DESCUENTOS
IVA
VALOR TOTAL

ENCARGADO DE RECIBOS

FIRMA DEL PROVEEDOR O SU REPRESENTANTE Y

SELLO

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INDISPENSABLE LA PRESENTACIN DE ESTA FORMA

PARA SU CANCELACIN, ACOMPAADA DE LA FACTURA
DEL PROVEEDOR

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RESTAURANT - ITO

No.:
TRATAMIENTO DE
LA COMPRA

HOJA No.:

INVENTARIO

ALIMENTOS

BEBIDAS

CIGARRILLOS

SUMINISTROS

LC

GS

TOTAL BEB.

GRUPO INVENTARIOS

DIRECTO

VALOR TOTAL COMPRADO

PROVEEDOR

GRUPO DE INVENTARIO

UNIDAD

CANTIDAD RECIBIDA

N
FACTURA

No.

OC / LM N

REPORTE DIARIO DE RECIBO DE MERCANCAS

CG

V.B.

1
2
3
4
5

AC

FV

L1

L2

EE

TOTAL

RECIBIDO POR:

CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

REVISADO POR:

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SUMINISTRO
S

PM

INVENTA
DIRECTO
RIO

CS

TOTAL ALM.

TOTALES
RECOPILACIN

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CONTROL DE RECIBO

RESTAURANT - ITO
MEAT TAG N
CLASE

GRUPO DE INVENTARIO

CALIDAD

PESO TOTAL

N DE PORCIONES O N DE
PIEZAS

COSTO KILO

PROVEEDOR

COSTO TOTAL

FECHA DE RECIBO

REPORTE DIARIO DE RECIBO N

FECHA MXIMA DE
CONSUMO

RESTAURANT - ITO
MEAT TAG N
CLASE

GRUPO DE INVENTARIO

CALIDAD

PESO TOTAL

N DE PORCIONES O N DE
PIEZAS

COSTO KILO

PROVEEDOR

COSTO TOTAL

FECHA DE RECIBO

REPORTE DIARIO DE RECIBO N

FECHA MXIMA DE
CONSUMO

CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

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