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Seminario en Project

Management
6 de marzo 2008

TE. +5411 5258-2144/5

Avda. Independencia 389 1 Piso


Capital Federal (C1099AAD)
Argentina

www.corepmsa.com

info@corepmsa.com
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Qu es PMI?

Asociacin dedicada a:

Mejorar la ciencia y aplicacin de la Direccin de Proyectos


Profesionalizar la prctica de Project Management

Sus pilares son:

Difusin de Estndares de Project Management, a travs de:


Su libro PMBOK Project Management Body of Knowledge
Congresos, Convenciones, Seminarios, Publicaciones.

Certificacin de PMPs (Project Management Professionals)


Certificacin de Proveedores (Registered Education Providers)

Para ms informacin, ingrese en www.pmi.org

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Producto Proyecto - Operaciones


PRODUCTO

t
Necesidad PROYECTO
Trabajo o esfuerzo transitorio y nico
que se hace para crear un producto,
servicio o resultado.
Tiene objetivos y plazos definidos.
Condicionado por recursos.
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Producto Proyecto - Operaciones


PRODUCTO

t
Necesidad

PROYECTO

PRODUCTO
Bien o servicio que
satisface determinada
necesidad o requerimiento

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Producto Proyecto - Operaciones


PRODUCTO

PRODUCTO
IDEA

PROYECTO

OPERACIONES

Trabajo que implica


actividades permanentes y
repetitivas

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Cmo se inicia un proyecto?


Metodologa de Direccin de Proyectos
- Tiempo
- Costo
- Alcance
- Calidad

- Soporte a Estrategia de Negocios


- Etapas del Management
- Seguir / No seguir

Proyecto
Exitoso

- Idea
- Demanda del mercado
- Un avance tecnolgico
- Un requisito legal
- Necesidad

Project Management

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Qu es la Direccin de Proyectos?
(Project Management)
Definicin
Conjunto de mtodos, tcnicas y herramientas usadas para planificar y
administrar un proyecto efectivamente, respecto de su alcance, tiempos, costos y
calidad.

Objetivos y Beneficios

Proveer un ordenado y efectivo conjunto de procesos para gestionar


proyectos exitosos: en tiempo, en costo y con la calidad esperada

Utilizar experiencias exitosas para mejorar estos procesos => mejora continua

Mayor previsibilidad y credibilidad

Biblioteca - Base de datos


Procesos
Plantillas
Checklists
Roles y Respons.
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Teora de la Triple Restriccin


Gestionando requisitos concurrentes en un proyecto

Tiempo
Calidad

Alcance
TEORA DE LA TRIPLE RESTRICCIN
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Qu es la Direccin de Proyectos?
Beneficios
Caractersticas
de la Metodologa
Desarrollo
Profesional
Crecimiento del
Negocio

Universal: cualquier tipo de proyecto


Completa: todos los aspectos de un proyecto
Claridad conceptual: sencilla de entender y aplicar
Potenciar logro de objetivos personales
Aumentar el protagonismo en la empresa
Incrementar habilidades y conocimientos

Reducir costos
Mejorar calidad (proceso y producto)
Reducir plazos (en algunos casos mas ventas)
Estimular el trabajo en equipo
Mejorar intercambio de informacin y conocimientos

PREVISIBILIDAD - REDUCCION DE COSTOS CREDIBILIDAD POSICIONAMIENTO


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Qu es la Direccin de Proyectos?
Conceptos

Fuente: PMBOK 3ra edicin

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Entorno de un Proyecto
Interesados y Participantes
PMO / QA

Organizacin
ejecutante

Patrocinador

Cliente /
Usuario

Director
de
Proyecto

Management
Interno

Gestor de
demanda
/ Comercial

Proveedores

Equipo de Proyecto

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Funciones de un Director de
Proyectos (Project Manager)
Principales responsabilidades

Preparar propuestas / planes de proyecto, negociaciones y contratos

Construir una infraestructura de estndares, mtodos, tcnicas y


herramientas para poder producir resultados de calidad con alta productividad

Crear un conjunto de planes detallados y la lnea de base del proyecto

Seleccionar, liderar, apoyar y desarrollar el equipo del proyecto

Rever el avance del proyecto y tomar acciones correctivas tempranas

Asegurar los entregables conforme a los estndares de calidad contratados

Administrar los cambios y asistir en la renegociacin de contratos

Mantener una buena relacin de negocios con el cliente interno / externo

Desarrollar la comunicacin interna y externa


Persona responsable por las ganancias y prdidas y de la administracin
del da a da del proyecto

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Fases, Procesos, reas de


Conocimientos
Ciclo de vida de
un proyecto de
Construccin

FASES
IDEA / VIABILIDAD

FASE III

FASE II

FASE I

PLANEAM. & DISEO

FASE IV

CONSTRUCCION

PRODUCC. &
PTA.MARCHA
Aseguramiento
de la calidad
Punto de control

CIERRE

CONTROL

EJECUCIN

PLANIFICACIN

INICIACIN

Retroalimentacin

Procesos de Direccin del Proyecto con sus 9 reas de conocimiento

Requerimientos
o Requisitos

Areas de Conocimiento
1- Gestin de la Integracin
2- Gestin del Alcance
3- Gestin del Tiempo
4- Gestin de los Costos
5- Gestin de la Calidad
6- Gestin de los Recursos Humanos
7- Gestin de las Comunicaciones
8- Gestin de los Riesgos
9- Gestin de las Adquisiciones

Solucin

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Tipo de Organizacin y su Utilizacin


Metodolgica
Diferencias entre una organizacin funcional y una matricial

Funcional

Matricial

Principal ingreso viene de operar y no


de ejecutar proyectos

Vive de vender y ejecutar proyectos

Prctica PM no tan profesionalizada

Prctica PM profesionalizada por


necesidad

Descentralizacin del uso del recurso


humano

Mucha orientacin al recurso humano

Todo gira en torno al negocio

Todo gira en torno a los proyectos

Alcance del proyecto se restringe a los


lmites de la funcin

Alcance del proyecto es integral

Recursos humanos en sectores fsicos


separados

Recursos humanos fsicamente juntos

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Qu propone la Metodologa de
Project Management?

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Qu propone la Metodologa de
Project Management?

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Qu propone la Metodologa de
Project Management?

Analice su situacin actual, madurez metodolgica y objetivos


en torno al Project Management
Determine los procesos necesarios a implementar
Defina los involucrados, roles y responsabilidades
Ejecute paso a paso los procesos determinados

Acta Constitucin
Proyecto
Enunciado Alcance
Preliminar

Plan de Gestin del


Proyecto

Productos o
servicios
entregables

Productos o
servicios
entregables
aprobados

Producto o servicio
final
Lecciones
aprendidas

Informes de
rendimiento

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Los Cinco Grupos de Procesos y su


nivel de solapamiento

A mayor solapamiento => mayor riesgo!!


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Organizacin Funcional y su
Utilizacin Metodolgica

INICIACION

Necesidad

PLANIFICACION

Estimacin
conceptual
[-10% ; +25%]
Estimacin
preliminar
[-25% ; +75%]

EJECUCION

Estimacin
definitiva
[-5% ; +10%]

CONTROL

Estimacin
a completar

CIERRE

Soporte

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Organizacin Matricial y su
Utilizacin Metodolgica

INICIACION

Contrato /
Intencin
Evaluacin
Oportunidad
Preparacin
Propuesta

Negociacin y
cierre contrato

PLANIFICACION

Estimacin definitiva
[-5% ; +10%]

EJECUCION

CONTROL

Estimacin a
completar

CIERRE

Soporte

Estimacin preliminar
[-25% ; +75%]
Estimacin conceptual
[-10% ; +25%]
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Fase / Grupos de Proceso y sus


principales objetivos
Evaluacin
Oportunidad
o Factibilidad

Proceso
Propuesta/

Iniciacin

Planificacin

Ejecucin

Control

Cierre

Plan Neg.

IDENTIFICACIN
Conocer al Cliente (interno/externo). Relacin. Saber qu necesita.
Conocer la competencia y su oportunidad con el Cliente (externo)
EVALUACIN

La oportunidad es atractiva para la compaa? (externo)


Es factible hacer lo que desea el Cliente? Anlisis costo-beneficio.

ANALIZAR RIESGOS DE NEGOCIO


Cules son los riesgos del negocio / del cliente?
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Fase / Grupos de Proceso y sus


principales objetivos
Evaluacin
Oportunidad/
Factibilidad

Proceso
Propuesta / Plan Iniciacin
de Negocios

Planificacin

Ejecucin

Control

Cierre

ELABORACIN DE LA PROPUESTA
Detallar los aspectos del proyectos, tcnicos y comerciales
APROBACIN DE LA PROPUESTA
Aprobar la propuesta internamente por los dems sectores y fijar la
lnea base del proyecto en tiempo, costo y alcance
NEGOCIACIN Y FIRMA CONTRATO CON CLIENTE
Negociar plazos finales, precio final y trminos y condiciones con el
Cliente
ELABORACIN y APROBACIN DEL PLAN DE NEGOCIOS
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Fase / Grupos de Proceso y sus


principales objetivos
Evaluacin
Oportunidad/
Factibilidad

Proceso
Propuesta/

Iniciacin

Planificacin

Ejecucin

Control

Cierre

Plan Neg.

AUTORIZACIN DE UN PROYECTO O UNA FASE


Detallar y aprobar el Acta de Constitucin de Proyecto
NOMBRAMIENTO DEL DIRECTOR DE PROYECTO
LANZAMIENTO DE PROYECTO
Realizar reunin de lanzamiento con todas
las reas involucradas en el proyecto.
Distribucin del PGP y del Acta de
Constitucin de Proyecto entre los
participantes.

Se larg

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Fase / Grupos de Proceso y sus


principales objetivos
Evaluacin
Oportunidad/
Factibilidad

Proceso
Propuesta/

Iniciacin

Planificacin

Ejecucin

Control

Cierre

Plan Neg.

REFINAR EL CONTENIDO TCNICO DE LA PROPUESTA o DEL


PLAN DE NEGOCIOS
Refinar Alcance, Tiempo, Costos, Riesgos y dems aspectos
ELABORAR EL PLAN DE GESTIN DE PROYECTO

Presentar el mismo como el primer entregable

ESTABLECER UNA SEGUNDA LNEA BASE SI ES NECESARIO /


SI SE PUEDE
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Fase / Grupos de Proceso y sus


principales objetivos
Evaluacin
Oportunidad/
Factibilidad

Proceso
Propuesta/

Iniciacin

Planificacin

Ejecucin y Control

Cierre

Plan Neg.

CONTROLAR LAS 5 REAS DE CONOCIMIENTO DURAS


Alcance, Tiempo, Costos, Riesgos y Calidad
REPORTAR EL AVANCE
Elaborar el Informe de Rendimiento y analizar el mismo
ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO
DESARROLLAR EL EQUIPO DE TRABAJO
TOMAR LAS ACCIONES CORRECTIVAS NECESARIAS
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Fase / Grupos de Proceso y sus


principales objetivos
Evaluacin
Oportunidad/
Factibilidad

Proceso
Propuesta/

Iniciacin

Planificacin

Ejecucin

Control

Cierre

Plan Neg.

EVALUAR EL PROYECTO
Desvos de costos y cronograma
Involucrados en el proyecto satisfechos?
Lecciones aprendidas e implicancias para el futuro
CERRAR EL PROYECTO

Formalizar todos los avances con la firma de aceptaciones

CERRAR LOS SUBPROYECTOS CON LOS TERCEROS


RECONOCIMIENTO Y RECOMPENSAS PARA EL PERSONAL
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Resumen del Grupo de Procesos de


Planificacin
Definici
Definicin del
Alcance
Requerimientos
Objetivos
Entregables

Enfoque tcnico
Actividades
Diseo de la Solucin

Secuenciamiento
y estimaci
estimacin
duraciones

Plan de
Gestin de
Calidad

Desarrollo / Compra

Integracin y Prueba

Actividades de Subcontratistas
Actividades de Instalacin
Soporte Logstica

Tareas

9a
6
Matriz Comunicaciones

7
Adquisiciones
1. Descripcin Global
Descripcin sinttica del trabajo a realizar y propsito
vinculado al proyecto principal
2. Organizacin y Administracin del Proyecto
Descripcin de la organizacin del proyecto principal,
cmo ser dirigido y evaluado el trabajo
3. Requerimientos Funcionales, Tcnicos y de Performance
Descripcin de los requerimientos que el subcontratista
deber cumplir con su trabajo y/o producto a generar
4. Entregables
Descripcin de los entregables a generar con los cuales
satisfacer los requerimientos
5. Trabajo a ser ejecutado
Descripcin detallada del trabajo a realizar agrupada por
entregable, por disciplina, o por fases, entre otros
agrupamientos.
6. Cronogramas
Establecimiento de las fechas de hitos y actividades a
cumplir vinculados a hitos del proyecto principal

PC

Presupuesto
Costos

OBS y RAM

Registro de Riesgos
Matriz de Riesgos
T&C
Cash Flow
Subcontratistas
Servicios terceros
Servicios internos
Evaluacin general
Resumen
Propuesta

9b
Desarrollo del
cronograma

EJECUCIN
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Plan de Gestin de Proyectos => el


corazn del proyecto!
1. Objetivos del Proyecto / Necesidades de Negocio
2. Especificaciones claras del proyecto
3. Entregables del proyecto con Criterios Aceptacin
4. Supuestos y Restricciones
5. Organigrama y RAM
6. Cronograma, Costos y Precio (si aplica)
7. Administracin Subcontrataciones
8. Procedimiento Control Cambios / Plan de Calidad
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