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Centre

National
Chque Emploi Associatif
Rseau Urssaf
Boulevard Allende
62064 ARRAS CEDEX 9
w w w. c e a . u r s s a f . f r

[ Associations ]

Rf. : NAT/568/dcembre 2007/guide Chque Emploi Associatif - Imp. : Maulde & Renou Aisne - Ralisation : Acoss/Urssaf/CNCEA - Crdit Photo : Fotolia.fr

Pour en savoir plus

Guide
pratique
C h q u e

E m p l o i

A s s o c i a t i f

assoc

Notes

Notes

Le Chque
Emploi Associatif
Vous avez adhr
au Chque Emploi
Associatif ?

Votre adhsion au Chque Emploi


Associatif
(CEA)
vous
permet
daccomplir gratuitement et en toute
simplicit les formalits lies lemploi
de personnel.

Vous avez choisi


la simplicit !

Pour cela, vous devez remplir un volet


identification du salari puis un
volet social pour chaque personne
rmunre au moyen du Chque
Emploi Associatif.
Ce guide, volontairement synthtique,
est conu pour vous aider :
- mieux comprendre le fonctionnement
du Chque Emploi Associatif ;
- complter le volet identification
du salari et le volet social.

Le Chque

15

Emploi

Vous venez dadhrer au Chque Emploi Associatif. Avant de dclarer vos salaris, vous
devez vous affilier auprs de vos organismes de retraite complmentaire, de prvoyance
et de retraite supplmentaire le cas chant, ainsi qu un service de sant au travail.

Comment rgler les cotisations ?


Le paiement des cotisations est effectu, auprs de votre
Urssaf, par prlvement automatique sur votre compte
bancaire.
En cas de difficults de paiement, que dois-je faire ?
Vous devez vous rapprocher le plus rapidement possible
de votre Urssaf pour demander des dlais de paiement.
Vous devez toutefois complter et envoyer le volet social
votre centre national Chque Emploi Associatif.

Obtenir un carnet Chque Emploi Associatif


Ltablissement financier auprs duquel vous avez effectu votre
demande dadhsion vous remettra le carnet Chque Emploi
Associatif personnalis au nom de lassociation.
Ce carnet comprend des volets sociaux et des chques. Vous
pouvez cependant payer votre salari par tout autre moyen votre
convenance.

Questions/Rponses

Identifier vos salaris


Pralablement lembauche et pour chaque salari entrant dans
le dispositif, vous compltez le volet identification du salari .
Vous le transmettez au centre national Chque Emploi Associatif.
Laccord de votre salari est ncessaire pour utiliser le Chque
Emploi Associatif.

Attention
Le Chque Emploi Associatif est destin aux associations qui souhaitent embaucher ou qui
emploient dj des salaris dont lactivit nexcde pas 4 821 heures par anne civile, ce qui
reprsente titre indicatif 3 Equivalent Temps Plein .

Comment obtenir le renouvellement de mon carnet


de volets identification du salari ?
- soit en faisant la demande sur Internet rubrique
gestion compte ;
- soit en compltant le demande de renouvellement
insre dans chaque carnet, puis en ladressant par
courrier au centre national Chque Emploi Associatif ;
- soit par tlphone au 0800 1901 00.
Comment obtenir le renouvellement de mon
chquier Chque Emploi Associatif ?
En compltant la demande de renouvellement insre
dans chaque carnet, puis en ladressant votre banque.
Les coordonnes de mon compte bancaire ont
chang, comment vous en informer ?
Vous devez adresser une nouvelle autorisation de
prlvement et un nouveau RIB au centre national
Chque Emploi Associatif. Vous devez galement faire
valider l'autorisation de prlvement par votre banque.
Pour toute autre question, nhsitez pas contacter le
centre national Chque Emploi Associatif :
- par tlphone du lundi au vendredi de 8h 18h30
- par mail : cea@urssaf.fr
- par fax : 05 34 25 36 92
- par voie postale :
Centre national Chque Emploi Associatif
Boulevard Allend - 62064 ARRAS CEDEX 9

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Questions/Rponses
J'ai reu l'accus de rception de mon adhsion, avec
mon mot de passe. Puis-je faire toutes mes
dclarations sur Internet ?
Oui, vous pouvez complter les volets identification du
salari et les volets sociaux sur Internet. La validation des
dclarations est simultane.

Associatif
3

Vous compltez le volet social et le transmettez, dans les 8 jours


suivant le paiement du salaire, au centre national Chque Emploi
Associatif. Le centre peut ainsi calculer les cotisations et
contributions dues auprs des organismes de protection sociale
obligatoire (Scurit sociale, retraite complmentaire, chmage,
prvoyance).

Si jemploie un salari dj prsent dans mon


association, dois-je remplir nouveau un volet
identification du salari ?
Oui, vous devez remplir un volet identification du salari ,
principalement pour informer les organismes de protection
sociale.

Une attestation demploi, qui sert de bulletin de salaire, est


adresse votre salari et vous-mme.
Le centre CEA prend galement en charge vos dclarations
annuelles pour les salaris dclars dans le cadre de ce
dispositif (exemples : dclaration annuelle des donnes sociales,
attestation fiscale).

Dois-je remplir un volet social tous les mois ?


Oui, vous devez remplir un volet social pour chaque mois
travaill et rmunr, quel que soit le nombre dheures
effectues.
Je n'ai pas vers de salaire pour le mois courant
et/ou je n'ai plus de salari. Dois-je vous en
informer ?
Non, il est inutile denvoyer un volet social pour une priode
demploi non travaille, non rmunre. Toutefois, si votre
salari a quitt dfinitivement lassociation, vous devez en
informer votre centre.
Je me suis tromp en remplissant un des formulaires,
que dois-je faire ?
Vous devez envoyer au Centre national Chque Emploi
Associatif, le plus rapidement possible, une dclaration
rectificative avec la mention annule et remplace la
dclaration du .
Par quel moyen de paiement puis-je rgler mon
salari ?
Avec le chque contenu dans votre carnet Chque Emploi
Associatif ou par tout autre moyen : chque bancaire,
virement ou espces.

Dclarer les lments pour le calcul des cotisations

Gagnez du temps en effectuant vos dclarations sur Internet :


www.cea.urssaf.fr

Payer vos cotisations


Vous recevez un dcompte de cotisations qui vous informe du
montant des cotisations dues. Vous pouvez demander au centre sa
rectification dans les meilleurs dlais.
Le prlvement des cotisations est effectu par votre Urssaf le 8 de
chaque mois.

Bon savoir
Certaines contributions ne sont pas collectes dans le cadre du CEA.
Il sagit notamment de :
- la prvoyance et la retraite individuelles facultatives ;
- la formation professionnelle continue ;
- la cotisation un service de sant au travail.
Ces contributions sont verser directement aux organismes concerns.

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7 Nombre dheures

Le volet
identification du salari
A quoi sert-il ?
Avec ce volet, vous accomplissez en une seule fois les formalits suivantes :

Le contrat de travail
Lutilisation du CEA dispense de rdiger un contrat de travail. Toutefois, dans votre
intrt et celui de votre salari, nous vous recommandons den tablir un,
notamment pour prvoir dventuelles clauses particulires.
Le contrat de travail est dure indtermine ou dure dtermine.
Les motifs de recours un contrat dure dtermine (CDD) sont
numrs par le Code du travail. Il est soumis des rgles prcises
de dure, de limite de renouvellement et de dlais de carence.
Le contrat dure indtermine (CDI) peut, le cas chant, prendre la forme
dun contrat nouvelles embauches . Il est soumis lensemble des
prescriptions du Code du travail et des conventions collectives, lexception,
pendant les deux premires annes, des rgles relatives la rupture du contrat.
Le CDI ou le CDD peut tre temps plein ou temps partiel. Sil sagit dun
contrat temps partiel, prvoyez un document sign par vous-mme et votre
salari indiquant la rpartition de la dure du travail entre les jours de la semaine
ou les semaines du mois, les horaires de travail et les limites dans lesquelles
peuvent tre effectues les heures complmentaires.

supplmentaires

Le dcompte des heures supplmentaires


seffectue la semaine.
Les heures supplmentaires effectues par
votre salari donnent lieu une majoration*
de rmunration :
- 25 % pour les heures effectues de la
36e la 39e heure ;
- 50 % au del de la 39e heure.
* sauf convention ou accord collectif.

Attention
La loi en faveur du travail, de lemploi et du
pouvoir dachat (Tepa) prvoit un
allgement de cotisations sur les heures
supplmentaires et complmentaires. Si
vous tes concern, vous devez dclarer ces
heures sur www.cea.urssaf.fr ou contacter
votre centre au 0800 1901 00. Dans ce cas,
vous devrez obligatoirement dclarer la
rmunration en brut.

8 Activit sportive
Cette rubrique est complter lorsquune
rmunration est verse aux personnes qui
assurent les fonctions indispensables la
manifestation sportive : joueur, acteur de la
manifestation, guichetier.
Pour permettre au centre de dterminer si
des cotisations sont dues sur cette
rmunration, indiquez le montant vers
ainsi que le nombre de manifestations. Pour
toute information, reportez-vous lannexe
jointe.

9 Base forfaitaire
Si vous employez par exemple du personnel
de centres de vacances et de colonies, non
bnvole, titre temporaire, pour assurer
exclusivement lencadrement, vous devez
calculer les cotisations de Scurit sociale sur
une base forfaitaire. Les cotisations dues aux
autres rgimes de protection sociale sont
calcules partir du montant rel de la
rmunration.
En accord avec votre salari, le calcul des
cotisations de Scurit sociale peut tre
effectu sur la base de la rmunration
relle. Cette option permettra votre salari
dacqurir des droits prestations plus
importants.
Si vous employez un salari en contrat
dapprentissage, vous devez dclarer non
seulement le montant de la rmunration, mais
aussi la base forfaitaire de calcul des cotisations.
Cette base se dtermine en fonction de lge
de votre apprenti et de lanne dexcution de
son contrat.
Pour toute information sur les catgories de
salaris pour lesquels les bases forfaitaires
sont applicables ainsi que sur les montants de
celles-ci, reportez-vous lannexe jointe ou
consultez www.urssaf.fr ou votre centre CEA.

10 Date de paiement du salaire


Cette date doit obligatoirement tre
renseigne, mme si le paiement nest pas
encore intervenu.

Pour connatre la valeur des avantages en nature, les limites dexonration des frais
professionnels et les bases forfaitaires :
- reportez-vous lannexe jointe ce guide ;
- consultez le site www.urssaf.fr ;
- ou contactez le centre national Chque Emploi Associatif au :

12

Cochez lune des cases prvues :


- nombre dheures ;
- mois, jours ou semaines en cas de cotisations
calcules sur des bases forfaitaires,
puis prcisez le montant net de
la rmunration verse pour cette priode.
Dans tous les cas, cette rmunration ne
comprend pas le montant des avantages en
nature (zone 4 ) et des frais professionnels
allous, le cas chant, votre salari (zone
5 ).
Cette rmunration nette comprend la
somme due lissue de la priode de travail
indique sur le volet incluant lindemnit de
congs pays de 10% et, le cas chant,
lindemnit de fin de contrat.

4 Les avantages en nature


La fourniture ou la mise disposition dun
bien ou service (nourriture, logement,
vhicule), gratuitement ou un prix
modique, est considre comme un
lment de salaire. Le montant de ces
avantages est valu partir de barmes
annuels et soumis cotisations.
Pour lvaluation des avantages en nature
ventuellement allous votre salari,
reportez-vous lannexe jointe ou consultez
la documentation spcifique avantages en
nature et frais professionnels sur le site
www.urssaf.fr

Le volet identification du salari

Le volet social

Les frais professionnels

Si votre salari engage des frais


supplmentaires loccasion de son activit
pour votre association, vous pouvez les
rembourser, sur justificatifs, pour leur
montant rel ou de manire forfaitaire. La
prise en charge de ces dpenses pourra tre
exonre de cotisations :
- hauteur des montants justifis en cas
de remboursement des dpenses
rellement
engages
(notes
de
restaurant) ;

dans les limites dexonration applicables


en cas de versement dallocations
forfaitaires.

Reportez-vous lannexe jointe ou consultez


la documentation spcifique Avantages en
nature et frais professionnels sur le site
www.urssaf.fr
Exemple
Votre salari se rend avec son vhicule
personnel une runion. Il engage des frais
supplmentaires de dplacement (vhicule
et repas). Sur prsentation des justificatifs,
vous lui remboursez le montant de son repas
et lui versez des indemnits kilomtriques.
Celles-ci sont calcules en fonction de la
puissance fiscale du vhicule.

La dclaration unique dembauche (DUE) qui regroupe plusieurs


formalits
- la dclaration pralable lembauche (DPAE) ;
- la dclaration dune premire embauche dans un tablissement ;
- la demande dimmatriculation du salari au rgime gnral de la Scurit
sociale ;
- la demande daffiliation au rgime dassurance chmage ;
- la demande dadhsion un service de sant au travail ainsi que la
dclaration dembauche du salari auprs du service de sant au travail en
vue de la visite mdicale obligatoire.
Le volet identification du salari ne vous dispense pas de
complter le registre unique du personnel.

Vous portez sous la rubrique :


- frais professionnels exonrs le
montant des indemnits forfaitaires
nexcdant pas les limites dexonration ou
des remboursements justifis.

quel moment lenvoyer ?

- frais professionnels dpassant la limite


dexonration uniquement les montants
frais professionnels qui ne sont pas exonrs
de cotisations.

Le volet identification du salari doit tre adress au plus tard :


- dans les instants prcdant lembauche sil est transmis par Internet :
www.cea.urssaf.fr
- le dernier jour ouvrable prcdant lembauche sil est adress par voie postale.

6 Indemnit de fin de contrat

Aprs avoir sign ce document avec votre salari, vous lui en remettez une copie.

A lissue dun contrat dure dtermine,


vous tes tenu, sauf cas particulier, de verser
lindemnit de fin de contrat (indemnit dite
de prcarit). Cochez cette case lorsque vous
tablissez le volet correspondant la
dernire priode demploi du salari.
Lindemnit de fin de contrat alloue au
salari doit tre intgre au montant de la
rmunration nette verse.

Si vous utilisez le CEA pour un salari dj prsent dans votre association, vous devez
galement adresser le volet identification du salari .

qui ladresser ?
Ce document est adresser au centre national Chque Emploi Associatif
- par Internet : www.cea.urssaf.fr
- par voie postale :
Centre national Chque Emploi Associatif
Boulevard Allend
62064 ARRAS CEDEX 9

Le volet social

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Comment remplir le volet social ?


Tous les lments doivent tre correctement renseigns pour permettre llaboration
de lattestation demploi et le calcul des cotisations et contributions sociales.
Reportez-vous aux explications correspondant aux numros figurant devant chaque
zone du volet ci-aprs.
Inscrivez un seul chiffre ou une seule lettre par case, vitez les ratures et les
surcharges, crivez en majuscules lencre noire.

PERSONNNE EMPLOYEE

Nom :

Prnom :

N Scurit
sociale :

Date de naissance :

3
4
5

Rmunration au mois :

ou nombre d'heures :

Rmunration nette
verse :

Avantages en nature :

,
,

Frais professionnels
exonrs :
Indemnits de
fin de contrat :
Date de paiement
du salaire :

Du :

PERIODE D'EMPLOI

Au :

ou nombre de jours :

ACTIVITE SPORTIVE

Montant vers pour


les manifestations :

Nombre de
manifestations :

BASE FORFAITAIRE

Nombre d'heures
supplmentaires :
Date :

Oui :

Signature de l'employeur :

25% :

10

50% :
A retourner au centre national Chque Emploi Associatif - Boulevard Allend - 62064 ARRAS CEDEX 9

5
1 Personne employe

Indiquez les nom, prnom, numro


de Scurit sociale ou date de naissance de
votre salari.
Si vous dclarez par Internet, ces
informations sont
automatiquement
prremplies.

6
8

ou nombre de semaines :

Montant vers pour heures


supplmentaires :

2 Priode demploi
Cette priode ne peut excder un mois civil.
Un volet social doit tre tabli pour chaque
priode demploi.

Exemples
Pour une priode demploi du 21/01/08 au
22/02/08, compltez deux volets sociaux :
lun pour la priode allant du 21/01/08 au
31/01/08 et lautre pour la priode du
01/02/08 au 22/02/08.
Pour deux priodes demploi du 01/01/08
au 15/01/08 et du 21/01/08 au 29/01/08,
un volet social doit tre tabli pour chacune
de ces priodes.

3 Rmunration
La rmunration doit tenir compte des
obligations lgales et conventionnelles
applicables votre association.

Le volet identification du salari

Comment remplir le volet identification du salari ?

Le volet social

Il est important de complter lensemble des rubriques. Les informations


communiques seront ensuite reportes sur lattestation demploi.
Pour complter ce document, reportez-vous aux explications correspondant aux
numros associs aux diffrentes rubriques du volet reproduit ci-contre.

A quoi sert-il ?
Le volet social contient les principaux renseignements sur la priode demploi et sur
les lments de la rmunration. Le centre national CEA peut ainsi calculer, votre
place, les cotisations dues et tablir lattestation demploi de votre salari.

Bon savoir

quel

La version papier du volet social, volontairement synthtique, correspond la majorit des


situations. Si des lments complmentaires (incapacit temporaire - maladie - maternit accidents du travail) devaient tre prciss, nous vous invitons raliser vos dclarations sur
www.cea.urssaf.fr ou contacter votre centre CEA au

Type de contrat

Pour un contrat dure dtermine, il


convient de prciser le motif de recours selon
la codification indique en bas du document :
- remplacement dun salari (dans ce cas,
prcisez le nom du salari remplac) ;
- surcrot dactivit ;
- usage (en raison de la nature de lactivit et
du caractre temporaire de lemploi).
La date de fin du contrat dure dtermine
doit tre mentionne.
La dure de la priode dessai doit tre
prcise.

Dure du travail

Mentionnez la dure du travail selon les


modalits suivantes.
Vous employez un salari soumis un horaire
de travail :
- cochez la case correspondant lhoraire
auquel votre salari est soumis : journalire,
hebdomadaire, mensuelle ou annuelle;
- portez la dure du travail dans la rubrique
dure . Cette notion est ncessaire pour
le calcul du montant de la rduction des
cotisations patronales dite Fillon .
Exemple

quel moment lenvoyer ?


Le volet social doit tre adress au plus tard dans les 8 jours ouvrs suivant le
paiement du salaire.

2 Date et heure dembauche


Noubliez pas de prciser la date et lheure
dembauche.

qui ladresser ?
Ce document est adresser au centre national Chque Emploi Associatif
- par Internet : www.cea.urssaf.fr
- par voie postale :
Centre national Chque Emploi Associatif
Boulevard Allend
62064 ARRAS CEDEX 9

Salaire

Indiquez le salaire prvu lembauche. Pour


les contrats dure dtermine, le salaire
doit comporter le montant de la
rmunration et de ses diffrentes
composantes, y compris, le cas chant, les
primes et accessoires de salaire.
Prcisez systmatiquement la
demploi (jour, semaine, mois...).

La dure du travail de votre salari est de


35 heures par semaine.
Cochez la case hebdomadaire et inscrivez
35,00 dans la case dure .

priode

Convention collective, emploi,


statut

Pour renseigner ces zones, reportez-vous la


convention collective dont dpend votre
salari :
- Indiquez la convention collective dont
relve votre salari ;
- prcisez lemploi occup par votre salari par
exemple employ de bureau, assistante,
secrtaire ainsi que son statut (ouvrier,
employ, technicien, agent de matrise,
cadre) ;

Le volet identification du salari

- compltez
la
ou
les
rubriques
correspondant la situation de votre salari
(niveau, coefficient) ;
- cochez la case article 36 si lAgirc,
sur votre demande, a affili votre salari
au titre de larticle 36 de lannexe I de
la convention collective nationale du
14 mars 1947.

6 Contrat particulier
Votre salari bnficie dun contrat
particulier ouvrant droit une exonration
de cotisations. Vous devez indiquer dans
cette zone la nature de ce contrat selon la
codification figurant au verso de ce
document.
Un exemplaire du contrat conclu avec la
direction dpartementale du travail et de la
formation professionnelle (DDTEFP) doit tre
envoy imprativement lUrssaf dont vous
dpendez.

Bon savoir
Pour plus dinformation sur les
exonrations lies des contrats
particuliers :

particuliers pour le calcul des cotisations.


Pour les centres de loisirs et les colonies de
vacances (animateur au pair, directeur...), les
bases de calcul sont fonction de la nature du
poste occup et de la dure dactivit
dclare sur le volet social .
Pour les formateurs occasionnels, une base
forfaitaire peut tre applique pour le calcul
des cotisations. Les interventions du
formateur ne doivent pas excder 30 jours
civils par an et par association. La
rmunration brute journalire ne doit pas
dpasser un certain seuil.
Pour en savoir plus : www.urssaf.fr

Elments complmentaires
Le volet identification du salari est adapt la majorit des cas de contrats de
travail. Les lments relevant de situations particulires peuvent tre dclars sur
www.cea.urssaf.fr ou sur papier libre.
Exonration ZFU (zone franche urbaine), ZRU (zone de revitalisation urbaine),
OIG (organisme dintrt gnral) en ZRR (zone de redynamisation rurale)
Si vous bnficiez de lexonration ZFU pour votre salari, indiquez le pourcentage
dexonration des cotisations et des contributions appliquer (100 %, 60 %, 40 %,
20 %).
Lorsque le pourcentage dexonration sera modifi, vous communiquerez votre
centre CEA le nouveau pourcentage et sa date deffet.
Salari domicili fiscalement ltranger
Cette information est ncessaire pour adapter le calcul de la CSG/CRDS et de la
cotisation dassurance maladie.
Salaris affilis une caisse de retraite et/ou de prvoyance individuelle
facultative
Vous devez nous indiquer les taux de cotisations ou les montants forfaitaires dus ces
rgimes sans omettre de prciser la date de mise en place du rgime.
Cette information est ncessaire pour le calcul des cotisations, mais les contributions
ces rgimes facultatifs ne sont pas collectes dans le cadre du CEA. Il vous
appartient donc de les verser directement aux organismes concerns.

www.urssaf.fr

Bon savoir
7 Taux accidents du travail
Ce taux vous est notifi par la Caisse
rgionale dassurance maladie. En cas de
pluralit de taux, indiquez celui applicable
lactivit du salari.

8 Type de poste
Les diffrents postes proposs (administratif,
animateur sportif, animateur non sportif)
permettent au centre national Chque
Emploi Associatif de tenir compte des cas

Le rgime de retraite ou de prvoyance est caractre obligatoire lorsque lensemble


des salaris de lassociation (ou une ou plusieurs catgories dentre eux) sont obligatoirement
affilis auprs de ce rgime, ces salaris nayant pas la possibilit de refuser cette affiliation.
Un rgime est caractre facultatif lorsque le salari nest pas tenu de saffilier au rgime
mis en place par lemployeur.