Anexo 3 Tabla Retencion Documental Unillanos Actualizada

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS
Oficina de Correspondencia y Archivo
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

30. Rectora
Retencin
Cdigo
05.
30. - 05.
19.
30. 19.1.
30. - 19.2.
30. - 19.3.
30. - 19.4.
Series
CIRCULARES
Informativas
Normativas
INFORMES
Informes C.G.R.
Plan de mejoramiento
Informes de ejecucin y seguimiento

sobre hallazgos
Informes ICFES
Informes a Ministerio de Educacin
Informes a Ministerio de Hacienda
Estadsticas
Indicadores
Informe de excepcin.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2
aos
2
aos
2 aos 8 aos
Aprobada mediante Acuerdo No. 027/01 A.G.N. Adoptada mediante Resolucin Rectoral No. 1758/01
ltima actualizacin julio de 2012, Acta No. 001 Comit de Archivos.
Elabor: Martha Soraya Gonzlez Vargas - Profesional Universitario
Revis : Luz Saida Arias Mena P.G.I. Oficina de Correspondencia y Archivo
Disposicin Final
CT
Tradici
n
X
X
Procedimiento
Agotado el tiempo de retencin en Archivo

Central se selecciona una muestra representativa
por lapsos temporales. Los documentos
sobrantes se eliminan.
Por tratarse de documentos que constituyen la
memoria de la evolucin administrativa, al
finalizar su tiempo de retencin en el Archivo
Central, se hace seleccin por muestreo
aleatorio del 2% para conservacin en Archivo
Histrico, los documentos sobrantes de este
proceso se eliminan.


30. Rectora
Retencin
Cdigo
19.
30. - 19. 5.
30. - 19. 6.
20.
30. 20.1.
Series
INFORMES
Informe de Gestin Anual
Estadsticas
Cuadros de seguimiento
Cuadros de ejecucin
Resumen de actividades
Informe de Gestin Final
Programa de gobierno
Estadsticas
Cuadros de seguimiento
Cuadros de ejecucin
Cuadro resumen de actividades
Logros y alcances.
Archivo
Gestin
1 ao
Archivo
Central
CT
2 aos
2 aos 8 aos
INVENTARIOS
Inventario Documental del Archivo de
Gestin
Inventario
Transferencias
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
Luego del tiempo de retencin en archivo de
gestin se enviar al Archivo Central donde se
mantendr por el perodo determinado, luego se
elimina por ser parte del documento Informe de
Gestin Final que se elabora al finalizar el
perodo de gobierno de cada rector.
Finalizado su tiempo de retencin en el Archivo

Central se transfiere al Archivo Histrico para
conservacin permanente, por tratarse de
documentos que representan la memoria
evolutiva de la gestin institucional.
Esta subserie se conserva en el Archivo de

Gestin en forma permanente por sus
caractersticas informativas.


30. Rectora
Retencin
Cdigo
Series
21.
30. 21.
LIBROS
Libro Radicador de Resoluciones
Rectorales
31.
30. 31.
PROGRAMAS
Programa de Gobierno
33.
30. 33.
RESOLUCIONES
Resoluciones Rectorales
Archivo
Gestin
Archivo
Central
CT
3 aos
3 aos 2 aos
5 aos 10
aos
Disposicin Final
Tradici
n
Procedimiento
C
La Subserie se elimina al trmino de su
retencin en Archivo de Gestin ya que pierde
su valoracin primaria y no adquiere otra que
amerite otra disposicin final. - Es un libro de
control y manejo inmediato en gestin, de las
resoluciones expedidas.
Transcurrido el tiempo de retencin en Archivo
Central la subserie se enviar al Archivo
Histrico para su conservacin permanente. ya
que forma parte de la memoria evolutiva de la
Universidad..
Esta serie se transfiere en su totalidad al
Archivo
Histrico
para
conservacin
permanente, debido a que son actos
administrativos originales a travs de los cuales
la administracin de la Universidad expresa su
voluntad. Esta serie se microfilma pero su
soporte papel deber conservarse en su
totalidad.


30.10. Oficina Asesora de Control Interno
Retencin
Cdigo
01.
30.10. 01.
01.
30.10. 02.
19.
30.10. - 19.1.
Series
ACTAS
Actas Comit de Control Interno
Comunicacin explicativa del carcter

de la sesin,
Citaciones, lista de asistentes
Orden del da, Notas y opiniones
Correspondencia.
ACTAS
Actas de Reuniones Grupos de Trabajo
Formato de Acta de Reunin

diligenciado y firmado.
INFORMES
Informes a C.G.R. Y Organismos de
Control
Informes de ejecucin y seguimiento

sobre hallazgos
Cuadros de seguimiento, Indicadores
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
3 aos 2 aos X
3 aos
3 aos 7 aos
Disposicin Final
Procedimiento
C
Al agotar su tiempo de retencin en Archivo
Central,
esta
subserie se
selecciona.
Transfirindose al Archivo Histrico de la
Universidad para la conservacin permanente
nicamente las Actas originales, los anexos se
eliminan.
Esta subserie se elimina al culminar su tiempo

de retencin en el Archivo de Gestin, previo
informe al Archivo Central.
Culminado el tiempo de retencin en el Archivo
Central se toma una muestra de 10% de la
produccin trianual, Los documentos sobrantes
de este proceso se eliminan.


Retencin
Cdigo
19.
30.10. - 19.2.
30.10. - 19. 3.
30.10. - 19. 4.
Series
INFORMES
Informes de Austeridad del Gasto
Cuadros de ejecucin y pago de

servicios personales, servicios
pblicos, combustible y repuestos,
material grfico e impresos.
Informes de Auditorias SCI
Formato Acta de Inicio de Auditoria
Conceptos
Recomendaciones
Plan de mejoramiento
Seguimiento a recomendaciones.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
C M
Tradicin
Documental
3 aos 2 aos
Procedimiento
3 aos 2 aos
Informes de Evaluacin del Sistema de

Control Interno (D.A.F.P.)
Encuestas,
Matriz de seguimiento S.C.I.
formato D.A.F.P.
Disposicin Final

produccin trianual, Los documentos sobrantes
de este proceso se eliminan.


Retencin
Cdigo
30.10. 19.5.
Series
Informe de Auditorias internas al SGC
30.10. - 19.6.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Formato de Informe de Auditoria

Formato Acta de Inicio de Auditoria
Cuestionario de auditoria
Listas de chequeo
Reporte de No conformidades
Formatos de solicitud de correccin
de No Conformidades
Formato de Acta de Cierre de
Auditoria
Informes de Gestin
Logros y avances
Informe de excepcin
Procedimiento
C
produccin trianual, el resto se eliminan.


Retencin
Cdigo
20.
30.10. 20.1
23.
30.10. - 23.1
30.10. 23.2.
27.
30.10. - 27.1.
Series
INVENTARIOS
Gestin
Inventario
Transferencias
.
MANUALES
Manual de Control Interno
Manual de Etica
Cdigo de valores
PLANES
Plan de Accin (Planes Indicativos)
Diagnstico,
Cronograma,
Cuadros e indicadores de seguimiento
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento

Estas subseries se conservan en el Archivo de

Gestin para su permanente actualizacin y
para el ejercicio de su implementacin y
difusin, adems de sus caractersticas
informativas.
Transcurrido el tiempo de retencin en el

Archivo Central, se selecciona una muestra
representativa por lapsos temporales, los
documentos sobrantes de este proceso se van
eliminando.


Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
30.10. - 27.2.
30.10. - 27.3.
Plan de Mejoramiento - C.G.R.

Plan de Mejoramiento C.L.C. (Cmara
de Representantes)
Informe de Auditora C.G.R.
Plan de mejoramiento,
Cronograma de actividades
(definicin de responsables por rea e
indicadores de seguimiento),
Informes de seguimiento,
Informe final.
3 aos 5 aos
3 aos 5 aos
X
X
30.10. - 27.4.
Plan de Manejo de Riesgos
Mapa de riesgos
Encuestas
Evaluacin de riesgos
3 aos 5 aos
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
X
X
Una vez elaborado el Plan para los fines

requeridos, se mantendr el original en el
archivo de
gestin,
para determinar
procedimientos y acciones de gestin
administrativa. Transcurrido este perodo el
original se enviar al Archivo Central, donde se
selecciona una muestra representativa por lapsos
temporales, los documentos sobrantes de este
proceso se van eliminando.


Retencin
Cdigo
Series
30.
30.10. 30.
PROCESOS
Proceso de Autoevaluacin Institucional
Indicadores de Resultados
Indicadores de Gestin
Indicadores de Desempeo
31.
30.10. - 31.
PROGRAMAS
Programa de Auditorias SGC
Formato de Acta de Apertura
Formato de Acta de Cierre
Formato Informe de Auditoria
Solicitud de correcciones ACPM
Reporte de No Conformidades
Hojas de Verificacin
Papeles de trabajo
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
3 aos 7 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Procedimiento
C
Al agotarse su tiempo de retencin en el
Archivo Central se selecciona un 3% de la
produccin cuatrienal y se transfiere al Archivo
Histrico, por cuanto son documentos que
constituyen la memoria de la evolucin
administrativa de la Universidad. Los
documentos sobrantes de este proceso se
eliminan.
Los informes de auditora de certificacin se

deben conservar durante un ciclo de auditora,
es decir certificacin, mantenimiento y
renovacin, porque normalmente en ese ciclo
solo se hace la auditora total al sistema.


30.20. Oficina Asesora de Planeacin
Retencin
Cdigo
01.
30.20. 01.1
30.20. 01.2
03.
30.20. - 03.
Series
ACTAS
Actas de Reuniones Grupos de Trabajo
Formato de Acta de Reunin

diligenciado y firmado.
Actas Comit de Calidad

de la sesin,
Citaciones, lista de asistentes
Orden del da, Notas y opiniones
Correspondencia.
BOLETINES
Boletn Estadstico
Cuadros y Grficos
Informes de desempeo y prestacin
de servicios de dependencias
Estadsticas Institucionales
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
X
3 aos
3 aos 2 aos X
2 aos 3 aos
Disposicin Final
Procedimiento
C
La subserie Actas de reuniones se elimina
debido a que sus valores son para la gestin
administrativa que da cuenta del cumplimiento
de funciones, los grupos no estn legalmente
conformados, son creados para la agilizar la
realizacin de actividades. El resultado de estas
reuniones se ve reflejado en los informes de
gestin de la dependencia.
Las Actas del Comit de Calidad se transfirieren
al Archivo Histrico de la Universidad para la
conservacin. Los anexos se eliminan.
Al trmino de su retencin en el archivo de
gestin, los soportes se eliminan, pues es
informacin contenida en el Boletn mismo y
pierden su valor una vez
validada la
informacin; agotado el tiempo de retencin en
Archivo Central se transfiere al Archivo
Histrico para conservacin permanente.


Retencin
Cdigo
16.
30.20. 16.
Series
Archivo
Gestin
C M
Tradicin
Documental
INFORMES
Informes C.G.R.
Informes de Gestin
Informes de Regalas
Informes al ICFES
Informes al Ministerio de Educacin
Informes al Ministerio de Hacienda
Cuadros resumen de actividades
Estadsticas e Indicadores
5
aos
3 aos 7 aos
Procedimiento
C
Central,
se
selecciona
una
muestra
eliminan.
ESTUDIOS
Estudios de Factibilidad
3 aos
19.
30.20. 19.1.
30.20. - 19.2.
30.20. 19.3.
30.20. - 19.4.
30.20. - 19.5.
30.20. - 19.6.
Archivo
Central
Disposicin Final
Una vez agotado el tiempo de retencin en

Archivo Central se toma una muestra
representativa por lapsos temporales y los
dems documentos se eliminan por tratarse de
documentos informativos sobre actividades
especficas, cuya informacin se encuentra
contenida en otros documentos (informes de
gestin institucional, boletn estadstico, etc.)


Retencin
Cdigo
Series
20.
30.20. 20.1
INVENTARIOS
Gestin
Inventario
Transferencias
20.
30.20. 20.2
Inventario de Trmites y Servicios

Fichas de Trmites y Servicios
23.
30.20. 23.
MANUALES
Manual de Procedimientos de Gestin
Institucional
Cronograma y Plan de trabajo,
Mapa de Procesos
Diagnstico por procesos,
Caracterizaciones de Procesos
Diagramas de flujo,
Estandarizacin de procesos.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
O
X
2 aos 1 ao
Disposicin Final
Procedimiento
C
Esta subserie se elimina al cumplir el tiempo de

retencin en el Archivo Central.
Se conserva en el Archivo de Gestin para su
permanente actualizacin y para el ejercicio de
su implementacin y difusin, adems de sus
caractersticas informativas .Dado que este
documento se encuentra en formato digital en la
intranet institucional, al finalizar el tiempo de
retencin en el Archivo Central, el documento
papel se elimina.


Retencin
Cdigo
Series
27.
PLANES
30.20. - 27.1.
30.20. - 27.2.
Plan de Accin
Plan de Desarrollo Administrativo
(PASE)
Diagnstico y Cronograma,
Plan indicativo
Plan Estratgico,
Cuadros e indicadores de seguimiento.
30.20. - 27.3.
Plan de Desarrollo Institucional

Diagnstico Situacional
Plan Estratgico
Plan Operativo
Acuerdo de Aprobacin
Seguimiento y Evaluacin del Plan
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 3 aos
2aos
7 aos
Disposicin Final
C M
E
X
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
X

Archivo Central las subseries Plan de Accin y
PASE se eliminan, por cuanto su carcter es
operativo y sirve de base para articularse con el
plan de accin institucional de cada vigencia y
orientar sus metas.


Retencin
Cdigo
30.20. - 27.4.
30.20. - 27.5.
30.20. 27.6.
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Plan de Gestin Institucional

Plan Estratgico
Plan Operativo
Seguimiento y Evaluacin.
3 aos 7 aos
Plan de Inversin
Acuerdo de Aprobacin,
Cuadros,
Presupuesto.
2 aos
Plan de Ordenamiento Fsico
Estudios cartogrficos,
Mapas.
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Se transfiere al Archivo
conservacin permanente.
Procedimiento
Central
para
La subserie Planes de Inversin se elimina al

trmino de retencin en archivo de gestin, por
cuanto el documento que lo genera lo constituye
un acto administrativo que conforma otra serie
con tradicin histrica, la subserie Plan de
Ordenamiento Fsico se transfiere al Archivo
Histrico al agotarse su tiempo de retencin en
el Archivo Central.


Retencin
Cdigo
Series
29.
30.20. - 29.1.
30.20. - 29.2.
30.20. - 29.3.
PLANOS
Planos Sede Urbana
Planos Sede Barcelona
Planos Fincas y Areas Rurales
31.
30.20. - 31.1.
PROGRAMAS
Programa de Implementacin del
Sistema de Gestin de la Calidad
Formatos
Guas
Listado Maestro de Documentos
Manuales
Procedimientos
30.20. - 31.2
Programa de Sistematizacin
Institucional
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
5 aos 10
aos
3 aos 2 aos
2 aos 5 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Archivo Central esta serie se transfiere al
Archivo Histrico, por cuanto son documentos
que constituyen la memoria de la evolucin de
la infraestructura fsica de la Universidad.
Procedimiento
Se conserva en el Archivo de Gestin para su

permanente actualizacin y para el ejercicio de
su implementacin y difusin, adems de sus
caractersticas informativas .Dado que este
documento se encuentra en formato digital en la
intranet institucional, al finalizar el tiempo de
retencin en el Archivo Central, el documento
se conserva en su formato digital.
Archivo Central esta subserie se elimina por
cuanto su carcter es operativo y al perder
vigencia no adquiere ningn otro valor que
amerite otra disposicin final, adems
constituye informacin que debe estar contenida
en los informes de gestin.


Retencin
Cdigo
32.
30.20. 32.1.
30.20. - 32.2.
30.20. - 32.3.
Series
PROYECTOS
Proyecto Anual de Presupuesto
Estudios y Autorizaciones
Anlisis de necesidades e inversin
Comparativo presupuesto anterior
Presupuesto general de la Nacin
Anexos
Actas de aprobacin.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental

Archivo Central el proyecto anual de
presupuesto se selecciona y se transfiere al
Archivo Histrico nicamente el proyecto
consolidado.
El documento lo constituye un acto

administrativo que conforma otra serie con
tradicin histrica.
5 aos 8 aos
Proyecto Educativo Institucional (P.E.I.)

Proyectos de Inversin
Estudios y presupuesto
Ficha BPUNI
Autorizaciones,
Informes de estado y ejecucin,
Informe final,
Informe a Contralora,
Anexos.
Procedimiento
La subserie Proyectos de Inversin se selecciona

al terminar su tiempo de retencin en Archivo
Central. Se conserva una muestra que ser
transferida al Archivo Histrico, como
evidencia de la evolucin administrativa de la
universidad. Los documentos sobrantes de este
proceso se eliminan, ya que pierden su
valoracin primaria.


30.30. Secretara General
Retencin
Cdigo
Series
01.
30.30. - 01.1.
Actas del Consejo Acadmico

Comunicacin explicativa de carcter
ordinario o extraordinario de la sesin
Citaciones
Lista de asistentes
Orden del da
Correspondencia
01.
30.30. - 01.2.
ACTAS
Actas del Consejo Electoral
Resolucin de convocatoria a
elecciones
Comunicacin y citacin explicativa
del carcter de la reunin
Original Actas de Escrutinio Final,
Copias de credenciales expedidas,
Correspondencia.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
3 aos 3 aos
3 aos 3 aos
Disposicin Final
Procedimiento
C
Las Actas del Consejo Acadmico son
documentos con tradicin histrica. Al agotar su
tiempo de retencin en Archivo Central, se
seleccionan
transfirindose al Archivo
Histrico de la Universidad para conservacin
permanente nicamente las Actas Originales sin
los soportes, los cuales se eliminarn por haber
perdido sus valores para la administracin de la
Universidad.
Las Actas del Consejo Electoral son
documentos con tradicin histrica y legal. Al
agotar su tiempo de retencin en Archivo
Central, se selecciona
transfirindose al
Archivo Histrico de la Universidad para
conservacin permanente nicamente las Actas
Originales junto con las Actas de Escrutinio
Final y las copias de las credenciales expedidas,
los dems soportes se eliminan, por haber
perdido sus valores primarios.


Retencin
Cdigo
30.30. 01.3.
30.30. 01.4.
Series
Actas del Consejo Superior

Citaciones
Lista de asistentes
Orden del da
Correspondencia
ACTAS
Actas de Grado
Consecutivo de Actas
Poderes
Acuerdos
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
3 aos 3 aos X
5 aos 25
aos
Disposicin Final
Procedimiento
C
Documentos con tradicin histrica. Al agotar
su tiempo de retencin en Archivo Central, esta
serie se selecciona transfirindose al Archivo
Universidad.
Documentos con tradicin legal e histrica. El

original se entrega al egresado y su copia se
mantendr en la Secretara General por 5 aos,
luego se transferir al Archivo Central
nicamente el Acta de Grado, agotado el tiempo
de retencin se transferir al Archivo Histrico
donde se conservar de manera permanente


Retencin
Cdigo
Series
02.
30.30. 02.1.
30.30. 02.2.
ACUERDOS
Acuerdos Acadmicos
Acuerdos Superiores
05.
30.30. 05.
CIRCULARES
Informativas
Normativas
09.
30.30. 09.
CONSTANCIAS
Constancia de Grado o de Registro de
Grado
Consecutivo de constancias
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 15
aos
3 aos 2 aos
2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
Al trmino de retencin en el Archivo Central
esta Serie se transfiere al Archivo Histrico para
su conservacin permanente.
Procedimiento
Al trmino de retencin en Archivo Central se

selecciona una muestra del 5% por lapsos
temporales. Los documentos sobrantes de este
proceso se van eliminando.
Cumplido el tiempo de retencin se elimina
junto con los soportes si los hubiere (recibos de
pago), previo aviso al Archivo Central.


Retencin
Cdigo
14.
30.30. 14.1.
30.30. 14.2.
Series
ELECCIONES
Elecciones de Rector
Hojas de Vida de inscritos
Los dems tipos documentales

relacionados a continuacin
Elecciones de Representantes a Organos
de Gobierno y Cuerpos Colegiados
Consejo Superior,
Consejo Acadmico,
Consejos de Facultad,
Comits de Programa,
Comit de Salud Ocupacional,
Comisin de Personal,
etc.
Copia Resolucin de Convocatoria,
Documentos de inscripcin
Lista de inscritos
Actas de Escrutinio de Mesas y Votos,
Impugnaciones y reclamaciones,
Recursos y demandas
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
1 ao
2 aos X
1 ao
2 aos X
Disposicin Final
Procedimiento
C
La serie se selecciona al finalizar su tiempo de
retencin en Archivo Central, dejando
nicamente las hojas de vida de los candidatos
preseleccionados, cuando se trate de elecciones
de Rector, los dems soportes se eliminan, ya
que el tiempo precautelativo con miras a una
posible impugnacin del proceso electoral ya se
ha agotado al momento de este procedimiento.
Adems, tambin se encuentra informacin
sobre estos procesos en la Serie Actas del
Consejo Electoral, en donde se encuentran los
originales de las Actas de Escrutinio Final, y
copia de las credenciales expedidas, cuya
custodia y conservacin corresponden a la
Secretara General.


Retencin
Cdigo
Series
19.
30.30. - 19.1.
30.30. - 19.2.
INFORMES
Informes de Gestin
Informes del Consejo Acadmico al
Consejo Superior
Cuadros comparativos
Anexos.
20.
30.30. 20.
INVENTARIO
Gestin
Inventario
Transferencias
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 4 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

representativa que se conservar de manera
permanente y los dems documentos se
eliminan. Los informes del Consejo Acadmico
se eliminan una vez agotado el tiempo de
retencin en Archivo Central, pues forman parte
de las Actas del Consejo Superior.


Retencin
Cdigo
21.
30.30. - 21.1.
30.30. - 21.2.
30.30. - 20.3.
Series
LIBROS
Libro de Registro de Grados
Acadmicas
Superiores
30.30. - 20.4.
30.30. - 20.5.
Libro de Registro de Firmas

Libro de Registro de Smbolos
Institucionales
23.
30.30. - 23.
MANUALES
Manual de Comunicaciones
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
3 aos 2 aos
3 aos
3 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
O
X
Procedimiento
C
Los Libros de Registro de Grados se transfiere
al Archivo Histrico para su conservacin
permanente. La subserie libros radicadores se
elimina al trmino de retencin en Archivo
Central ya que son libros de control y manejo
inmediato, que facilitan informacin en gestin.

caractersticas registro, control e informacin.
informativas.


30. 30. Secretara General
Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
27.
30.30. 27. 1
30.30. 27. 2
PLANES
3 aos 2 aos
Plan de Accin
3 aos 2 aos
Plan de Comunicaciones
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
30.
30.30. - 30.
PROCESOS
Proceso de Comunicaciones SGC
Caracterizacin
Manual de Comunicaciones
Procedimientos
Formatos
2 aos
Disposicin Final
C M
E
X
X
Tradicin
Documental
C
X
Procedimiento

requeridos, se mantendr el original en el
archivo de gestin por dos aos, para determinar
procedimientos y acciones de gestin
administrativa. Transcurrido este perodo el
original se enviar al Archivo Central, donde se
elimina al trmino de su tiempo de retencin,
por tratarse de un documento operativo.

Gestin para su actualizacin y por sus


30. 30. Secretara General
Retencin
Cdigo
Series
33.
30.30. - 33. 1.
30.30. - 33. 2.
RESOLUCIONES
Resoluciones Acadmicas
Resoluciones Superiores
36.
30.30. 36.
TITULOS
Ttulos de Propiedad
Registros
Escrituras.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
5 aos 8 aos X
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
Archivo
Histrico
para
conservacin
permanente.
Al trmino de retencin en
Archivo Central, puede aplicarse el proceso de
microfilmacin, sin embargo el soporte papel se
conservar en su totalidad.



30.30.20. Oficina de Correspondencia y Archivo
Retencin
Cdigo
01.
30.30.20. 01.1
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
ACTAS
Actas Comit de Archivo
de la sesin
Citaciones
Orden del da
Actas de descarte
Correspondencia.
2 aos 3 aos X
01.
30.30.20. 01.2
ACTAS
Actas de Eliminacin Documental
Inventario Documental
5 aos
01.
30.30.20. 01.3
ACTAS
Actas de Transferencia Documental
Inventario Documental
5 aos
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
Central, esta subserie se selecciona y se
transfieren nicamente las Actas originales al
Archivo Histrico de la Universidad para la
conservacin permanente como soporte de
decisiones en materia de administracin de
documentos en la Universidad, los anexos se
eliminan.
Agotado el tiempo de retencin en Archivo de

Gestin estas subseries se microfilman y se
elimina el soporte papel.


Retencin
Cdigo
Series
08.
30.30.20. - 08.1.
CONSECUTIVO
Consecutivo de Correspondencia
Externa Enviada
30.30.20. - 08.2
Consecutivo de Correspondencia
Externa Recibida
19.
30.30.20. 19.1
INFORMES
Informes SUIT
Formato de Hoja de Vida de
Trmites (SUIT DAFP)
30.30.20. 19.2
Informes de Auditorias SGC
19.
30.30.20. 19.3
Informes sobre Quejas y Reclamos
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
3 aos 3 aos

Central el documento en papel se elimina y se
conserva slo el backup de la Base de Datos.
3aos
Se eliminan al trmino de retencin en Archivo

de gestin, ya que forman parte del informe de
gestin de la oficina.
2 aos
Es un documento de control por cuanto su

original reposa en la Oficina de Control Interno.
3 aos
Se eliminan al trmino de retencin en Archivo

de gestin, ya que forman parte del informe de
gestin de la oficina.
Disposicin Final


Retencin
Cdigo
20.
30.30.20. 20.
Series
INVENTARIOS
Inventario General de Documentos
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
2 aos 5 aos X
Tradicin
Documental
O
X
Transferencias primarias
21.
30.30.20. 21. 1
30.30.20. 21. 2
LIBROS
Libro de Control de Prstamos
Libro de Control de Paz y Salvos
30.30.20. 21.3
Libro de Radicacin de Quejas y

Reclamos
23.
30.30.20. 23.
MANUALES
Manual de Correspondencia y Archivo
Instructivos
Formatos
4 aos
X
Procedimiento
C
La subserie se elimina al agotar su retencin en
la fase de Archivo Central, ya que son
documentos de control y manejo.
Esta subserie se elimina en Archivo de Gestin.
1 ao

informativas.


Retencin
Cdigo
Series
27.
30.30.20. 27. 1
PLANES
Planes de accin
Cronograma,
30.30.20. 27. 2
Plan de Capacitacin Archivstica

Cronograma,
Registros de asistencia
30.30.20. 27. 3
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
2 aos 3 aos
2 aos 3 aos
2 aos 2 aos
Planes de Trabajo en Archivo
Cronograma,
Actas de visita a archivos
Procedimiento
Se elimina al trmino de su tiempo de retencin,

por tratarse de un documento operativo.


Retencin
Cdigo
Series
28.
30.30.20. 28.1.
30.30.20. 28.2.
PLANILLAS
Planillas de Correspondencia Recibida
Planillas Correspondencia Enviada
30.
30.30. 20. - 30.
PROCESOS
Proceso de Gestin Documental SGC
Caracterizacin
Procedimientos
Instructivos y Formatos
31.
30.30. 20. - 31. 1.
PROGRAMAS
Programa de Promocin y Divulgacin
Institucional
30.30. 20. - 31. 2
Programa de Seguimiento de Atencin al

Ciudadano
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3aos
C M
Tradicin
Documental
2 aos
Procedimiento
C
Las subserie se elimina al agotar su retencin en
la fase de Archivo de Gestin.
Gestin para su actualizacin y difusin y por
sus caractersticas informativas.
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Corresponde a informacin que no desarrolla

valores secundarios y solo sirven como soporte
a la gestin administrativa.


Retencin
Cdigo
35.
30.30.20. 35.1.
30.30.20. 35.2.
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
TABLAS
Tablas de Retencin Documental
Estructura Orgnica de la Universidad
Normas de creacin de dependencias,
Series y tipos documentales
Flujogramas
Tablas de Valoracin Documental

Antecedentes sobre Estructura
Orgnica de la Universidad
Series y tipos documentales
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
Las Tablas de Retencin Documental y las
TVD son instrumentos operativos de
organizacin de documentos. Estas subseries se
conservan en el Archivo de Gestin en forma
permanente para fines de difusin e
implementacin y por sus caractersticas
informativas.


30.40. Oficina Jurdica
Retencin
Cdigo
01.
30.40. 01.1
01.
30.40. 01.2
Series
ACTAS
Actas Comit de Conciliacin
de la sesin
Citaciones
Lista de asistentes
Orden del da
Notas y opiniones
Correspondencia.
Actas de Contratacin
de la sesin
Citaciones
Lista de asistentes
Orden del da
Notas y opiniones
Correspondencia.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
3 aos 2 aos
3 aos 17
aos
Disposicin Final
Procedimiento
C
Central, esta serie se selecciona y se transfieren
nicamente las Actas originales al Archivo
Histrico de la Universidad para la conservacin
permanente, los anexos se eliminan. Aunque
posteriormente se aplique el proceso de
microfilmacin al trmino de retencin en
Archivo Central, el soporte papel debe
conservarse.


Retencin
Cdigo
10.
30.40. -10.1.
Series
CONTRATOS
Contratos de Adquisicin de Bienes y
Servicios
Trminos de referencia
Acta del Comit de contratos
Convocatoria
Autorizacin
Certificado de Disponibilidad
presupuestal
Plizas de garanta y cumplimiento
Recibo de pago de impuestos
Licencias
Perfeccionamiento y legalizacin
Publicacin Diario Oficial
Informes de Interventora
Acta de ingreso a Almacn
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 17
aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
O
X
Procedimiento
C
Agotado el tiempo de retencin en el Archivo
Central, esta serie se selecciona por muestreo
del 1% de la totalidad de la produccin
documental, teniendo en cuenta aquellos de
mayor cuanta.


Retencin
Cdigo
10.
30.40. - 10.2.
Series
CONTRATOS
Contrato de Obra
Convocatoria
Actas de estudio de ofertas y
adjudicacin
Estudios, diseos
Autorizacin (copia Acto Advo.)
Perfeccionamiento y legalizacin
Licencias
Disponibilidad presupuestal
Plizas
Acta de iniciacin de obra
Copia ordenes de pago
Informes de Interventora
Cuadros comparativos (mximos y
mnimos)
Acta de Liquidacin de obra
Acta de liquidacin del contrato o
finalizacin.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
O
X
Procedimiento
C
Central, se realiza seleccin para conservacin
permanente luego de que los documentos
pierden la
vigencia y
los
valores
administrativos, se selecciona una muestra del
10% por polos de inters y el valor secundario
no
mediato
que
pueda
adquirir..
Para los contratos de obra se tuvo en cuenta la
importancia de est informacin para la
investigacin, la ciencia y la cultura debido a la
transformacin y cambios urbansticos que se
derivan de las obras de la Universidad.


Retencin
Cdigo
10.
30.40. -10.3.
30.40. -10.4.
Series
CONTRATOS
Contrato de Arrendamiento
Solicitud
Registro Cmara de Comercio
Cdula del solicitante
Perfeccionamiento
Certificacin del RUT
Contrato de Prestacin de Servicios
Solicitud del servicio
Suscripcin y perfeccionamiento
Afiliacin a salud y pensin
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
3 aos 17
aos
3 aos 17
aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
Al terminar su tiempo de retencin en el archivo

central esta subserie se selecciona por muestreo
del 10% del total de la produccin documental y
se conserva en el archivo histrico.


Retencin
Cdigo
30.40. 10.5.
30.40. 10.6.
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Contratos de Prestacin de Servicios

Personal Administrativo.
Contratos de Prestacin de Servicios
Personal Docente
Contrato de trabajo perfeccionado
Oficio de notificacin del contrato
Documentos de identificacin
Hoja de Vida (formato nico D.A.F.P.)
Soportes documentales de estudios y
experiencia que acrediten los requisitos del
cargo
Pasado Judicial Certificado de
Antecedentes Penales
Certificado de Antecedentes Fiscales
Certificado de Antecedentes Disciplinarios
Declaracin de Bienes y Rentas
Certificado de aptitud laboral (examen
mdico de ingreso)
Evaluacin, calificacin y clasificacin en
el escalafn docente (para personal
docente).
Afiliaciones a: Rgimen de Salud (EPS),
pensin, cesantas, caja de compensacin,
etc.
3 aos 17
aos
Procedimiento
C
Documento con tradicin legal y administrativa.
A partir de la terminacin del contrato se
mantendr el expediente durante tres aos en el
Archivo de Gestin, con fines de verificacin de
antecedentes para la expedicin de certificados
y constancias que solicite el propio interesado,
que en este caso debe ser el mismo contratista o
su delegado debidamente autorizado.
Una vez cumplido el tiempo de permanencia en
el archivo de gestin se efecta la transferencia
del expediente al Archivo Central ya que este
documento sigue teniendo vigencia de carcter
administrativo y legal y es objeto de consulta
especialmente para la expedicin de constancias
y certificaciones de bonos pensionales.


30-40. Oficina Jurdica
Retencin
Cdigo
26.
30.40. 26.
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
ORDENES
Ordenes de Prestacin de Servicios
Solicitud del servicio
Formato nico de Hoja de vida (DAFP)
Formato O.P.S. perfeccionada
experiencia
Pasado Judicial Certificado de
mdico de ingreso)
el escalafn docente (para personal
docente).
3 aos 17
aos
Procedimiento
C
A partir de la terminacin del contrato se
mantendr el expediente durante tres aos en el
Archivo de Gestin, con fines de verificacin de
antecedentes para la expedicin de certificados
y constancias que solicite el propio interesado,
que en este caso debe ser el mismo contratista o
su delegado debidamente autorizado.


Retencin
Cdigo
11.
30.40. 11.1.
30.40. 11.2.
30.40. 113.
Series
CONVENIOS
Convenios de Cooperacin
Interinstitucional
Convenios de Extensin
Convenios de Prcticas Acadmicas
Oficios de solicitud
Autorizacin (copia Acto Advo.)
Suscripcin y formalizacin
Acta de inicio
Prrrogas
Correspondencia
Acta de Liquidacin.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 17
aos
Disposicin Final
C M
X
Tradicin
Documental
O
X
Procedimiento
C
La Serie est conformada por los documentos
suscritos por la Universidad para uno de los tres
eventos descritos; sin embargo, existir un solo
consecutivo para los Convenios, el cual se
asignar en la Oficina Productora. Al terminar
su tiempo de retencin en el archivo central esta
serie se selecciona por muestreo del 10% del
total de la produccin documental y se conserva
en el archivo histrico.


Retencin
Cdigo
Series
13.
30.40. 13.
DERECHOS DE PETICIN
/TUTELAS/DEMANDAS
Solicitud
Respuesta
Anexos
Fallo.
19.
30.40. 19.1
30.40. 19.2
INFORMES
Informes SIGOB
Informes SICE
20.
30.40. 20.
INVENTARIOS
Gestin
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 10
aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
X
Procedimiento
Documentos con tradicin jurdica que no

adquiere valores secundarios. Proferido el fallo
respectivo, se conservar por dos aos en
archivo de gestin de donde se envan al A.C,
donde se procede a la 2% mediante muestreo
estratificado y se microfilma una vez cumplido
el tiempo de retencin. Los documentos
restantes se eliminan.

Gestin para su actualizacin permanente por



Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
23.
30.40. 23.
MANUALES
Manual de Contratacin

informativas.
27.
30.40. 27.
PLANES
Planes de Accin
Diagnstico
Plan indicativo
2 aos 2 aos
Cronograma,

cuanto su carcter es operativo y sirve de base
para articularse con el plan de accin
institucional de cada vigencia y orientar sus
metas.


Retencin
Cdigo
30.
30.40. - 30. 1
30.40. - 30. 2
Series
PROCESOS
Procesos Jurdicos
Auto de admisin de la prueba
Copia de demanda
Notificaciones
Impugnaciones y reclamaciones
Autos
Fallos
Recursos.
Proceso Gestin Jurdica SGC

Caracterizacin
Procedimientos
Manuales
Instructivos
Formatos
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 7 aos
2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
Al trmino de su tiempo de retencin en el
Archivo Central, se seleccionar una muestra
representativa del 10%, respecto de procesos de
gran trascendencia para la Universidad en los
que haya sido parte, esta documentacin se
conserva en
el Archivo
Histrico.La
documentacin sobrante de este proceso se
elimina ya que los expedientes originales se
encuentran en el despacho judicial que resolvi
el proceso.



30.50. Oficina de Control Interno Disciplinario
Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
20.
30.50. 20. 1
30.50. 20. 2
INVENTARIOS
Inventario General de Documentos
Inventario General de Procesos

19.
30.50. - 19.
INFORMES
Informes de Gestin
Anexos.

representativa que se conservar de manera
permanente y los dems documentos se
eliminan. Los informes del Consejo Acadmico
se eliminan una vez agotado el tiempo de
retencin en Archivo Central, pues forman parte
de las Actas del Consejo Superior.
27.
30.50. 27.
3 aos 4 aos
PLANES
Planes de Accin
Diagnstico
Plan indicativo
3 aos 2 aos
Cronograma,

metas.


30.50. Oficina de Control Interno Disciplinario
Retencin
Cdigo
30.
30.50. - 30.
Series
PROCESOS
Procesos Disciplinarios
Informe o Queja
Preliminares
Auto de apertura de investigacin
Notificaciones ( o edictos)
Documentos de prctica de pruebas
Indagatorias
Cargos
Descargos
Autos
Fallos
Recursos
Cierre de la investigacin o del
proceso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 7 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
Central la subserie se selecciona y se conserva
nicamente la queja, el auto de apertura y el
fallo definitivo de los procesos de mayor
relevancia institucional, como testimonio del
quehacer disciplinario en la Universidad; los
dems documentos se eliminan por cuanto han
perdido su valor para la administracin; adems
el fallo definitivo o el cierre de la investigacin,
corresponden a tipos documentales que deben
reposar en la Historia Laboral del funcionario
disciplinado.


40. Vicerrectora Acadmica
Retencin
Cdigo
01.
40. 01.
05.
40. 05.
Series
ACTAS
Actas Comit de Currculo
de la sesin y Citaciones
Lista de asistentes y Orden del da
Correspondencia.
CIRCULARES
Informativas
Normativas
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
3 aos 2 aos X
2
aos
2
aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
permanente, los anexos se eliminan.


Retencin
Cdigo
07.
40. 07.
Series
CONCURSOS
Concursos de Personal Docente
Autorizacin
Resolucin
Convocatoria
Publicacin
Lista de inscritos
Lista de admitidos
Evaluacin hojas de vida
Pruebas de evaluacin
Resultados de entrevista
Seleccin.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
La subserie se selecciona se selecciona por
muestreo del 10% al trmino de la retencin en
Archivo Central , los documentos de los
aspirantes seleccionados conformarn el
expediente de las convocatorias del concurso y
reposarn en la vicerrectora acadmica. Los
documentos de las personas no seleccionadas
sern devueltos al terminar este proceso; los
documentos no reclamados en el plazo previsto
sern eliminados.


Retencin
Cdigo
16.
40. 16.
19.
40. 19.
20.
40. 20.
Series
ESTUDIOS
Estudios de Factibilidad de Programas
Acadmicos
Anlisis de costos
Anlisis del contexto
Propuesta.
INFORMES
Informes de Gestin
Oficios
Logros y avances
Informe de excepcin
Archivo
Gestin
3 aos
Archivo
Central
5
aos
2 aos 3 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
Central,
se
selecciona
una
muestra
eliminando.
Procedimiento

Central la subserie se elimina, ya que es un
documento de carcter informativo y operativo
que pierde todos sus valores para la
administracin, adems, forma parte de los
informes de gestin de la administracin.


Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
24.
40. 24.
MEMORIAS
Memorias de Eventos Acadmicos
27.
40. 27.1.
PLANES
Plan de Accin
Cronograma,
3 aos 2 aos
Plan indicativo
40. - 27.2.
Plan de Capacitacin Docente

Evaluacin de necesidades
Solicitudes
Autorizaciones de Consejos de
Facultad.
2 aos 3 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
S
X
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
Central se selecciona por muestreo del 1% y se
transfiere al Archivo Histrico. Los documentos
sobrantes de este proceso se van eliminando.

requeridos, se mantiene el original en el archivo
de gestin para determinar procedimientos y
acciones
de
gestin
administrativa.
Transcurrido este perodo el original se enva al
Archivo Central, donde se selecciona una
muestra representativa por lapsos temporales,
los documentos sobrantes de este proceso se van
eliminando.


Retencin
Cdigo
27.
40. 27.3.
30.
40 -.30.
Series
PLANES
Planes de Trabajo Acadmico
Definicin de lineamientos generales
Diagnstico Situacional
Formulacin del Plan Estratgico
Formulacin del Plan Operativo
Ajustes y Aprobacin del Plan
Seguimiento y Evaluacin del Plan.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
PROCESOS
Proceso de Docencia SGC
Caracterizacin
Procedimientos
Manuales
Instructivos
Formatos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
requeridos, se mantiene el original en el archivo
de gestin para determinar procedimientos y
acciones
de
gestin
administrativa.
Transcurrido este perodo el original se enva al
Archivo Central, donde se selecciona una
muestra representativa por lapsos temporales,
los documentos sobrantes de este proceso se van
eliminando.


Retencin
Cdigo
31.
40. 31.1.
40. - 31.2.
32.
40. 32.
Series
PROGRAMAS
Programas Curriculares
Fichas ICFES
Planes de Estudio
Registro y Actualizacin en el
S.N.I.E.S.
Autoevaluacin
Programa de Prcticas Acadmicas
Calendario Acadmico
Solicitudes de prcticas
Cuadros de prcticas.
PROYECTOS
Proyecto Educativo Institucional (P.E.I.)
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
Disposicin Final
C M
2 aos 3 aos
Procedimiento

Central, esta subserie se transfiere al Archivo
Histrico, como testimonio de la evolucin
acadmica de la Universidad.
La subserie programa de prcticas acadmicas

se elimina al trmino de su tiempo de retencin
en el Archivo Central por cuanto su carcter es
operativo y pierde los valores para la
administracin de la Universidad.
X
X
3 aos 7 aos
Tradicin
Documental
A pesar de ser un documento aprobado

mediante Acto Administrativo, ste se
conservar de manera independiente, al trmino
de su tiempo de retencin en Archivo Central,
se transferir al Archivo Histrico.


40.10. Facultad de Ciencias Humanas
Retencin
Cdigo
Series
01.
40.10. 01.1.
40.10.10. 01.2.
ACTAS
Actas Consejo de Facultad
Invitacin explicativa del carcter de

la sesin y Citaciones
Correspondencia.
16.
40.10. 16.
ESTUDIOS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
3 aos 3 aos
3 aos 5 aos
Disposicin Final
Procedimiento
C
al Archivo Histrico de la Universidad
nicamente las Actas originales, para su
conservacin permanente, los documentos
Agotada su retencin en Archivo Central, se



Retencin
Cdigo
Series
19.
40.10. 19.1.
40.10. 19.2.
INFORMES
Informes de Gestin de la Facultad
Informes de Ejecucin Presupuestal
Presupuesto aprobado para la

Facultad,
40.10. 19.3.
Informes de Secretara Acadmica
Estudios e indicadores de rendimiento

acadmico
Estadsticas y estudios de desercin
Informe de excepcin al Decano y

Consejo de Facultad.
20.
40.10. 20.
INVENTARIOS
Gestin
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
Los Informes de Gestin de la Facultad forman

parte del informe de gestin de la Vicerrectora
Acadmica, por lo tanto, al cumplir su tiempo
de retencin en Archivo Central se selecciona
una muestra representativa por lapsos
temporales, los documentos que sobren de este
proceso, se eliminan. Los dems informes se
eliminan al trmino de su retencin en Archivo
Central ya que son documentos de carcter
informativo y operativo que pierden sus valores
primarios, y forman parte de los informes de
gestin de la Facultad.



Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
27.
40.10. 27.1.
PLANES
3 aos 2 aos
Plan de Accin de la Facultad
Plan de Trabajo Acadmico
Diagnstico,
Cronograma,
40.10. 27.2.
Planes y Proyectos de Investigacin
Presupuesto
Propuesta.
33.
40.10. - 33.
RESOLUCIONES
Resoluciones de Facultad
C M
3 aos 2 aos
5 aos 10
aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento

Archivo Central los planes de accin se
eliminan por cuanto su carcter es operativo y
sirven de base para articularse con el plan de
accin institucional de cada vigencia. El plan de
Desarrollo de la Facultad se transfiere al
Archivo Histrico al agotarse el tiempo de
retencin en Archivo Central. Los proyectos de
Investigacin se transfieren al Archivo Central,
donde se seleccionan tomando una muestra
documentos sobrantes se van eliminando.
Esta serie se transfiere en su
Archivo
Histrico
para
permanente, debido a que
administrativos originales a travs
la Facultad expresa su voluntad.
totalidad al
conservacin
son actos
de los cuales


40.10. 21. Escuela de Pedagoga y Bellas Artes
Retencin
Cdigo
01.
40.10.21. 01.
16.
40.10.21. 16.
Series
ACTAS
Actas Comit de Escuela

de la sesin
Citaciones y orden del da
Lista de asistentes
Correspondencia.
ESTUDIOS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Procedimiento
C

Central,
se
selecciona
una
muestra
representativa por lapsos temporales.
Los
eliminan. La muestra conservada se eliminar
previo concepto del Comit de Archivos.


Retencin
Cdigo
17.
40.10.21. 17.
19.
40.10.21. 19.
Series
EVALUACIONES
Evaluaciones de Desempeo Docente
Evaluaciones de Estudiantes
(instrumentos)
Autoevaluacin
Evaluacin del jefe inmediato.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 3 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
Agotado el tiempo de retencin en el Archivo de

gestin,
la
subserie
se
selecciona,
transfirindose al Archivo Central nicamente el
informe final consolidado. Agotado el tiempo
de retencin en Archivo Central se elimina, por
cuanto el informe
final
consolidado,
corresponde a un tipo documental original que
conforma la TRD de la Oficina de Asuntos
Docentes, por cuanto la verificacin y uso de la
informacin de estos documentos corresponde a
dicha oficina.
Central las subseries se eliminan, ya que son
documentos de carcter informativo y operativo
que pierden los valores primarios, adems,
hacen parte de los informes de gestin de la
Facultad.


Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
20.
40.10.21 20.
INVENTARIOS
Gestin
27.
40.10.21. 27.
PLANES
3 aos 2 aos
Plan de Accin de la Escuela
Diagnstico,
Cronograma,
Plan de trabajo acadmico
Planes de Accin de Departamentos

adscritos
28.
40.10.21. 28.
PLANILLAS
Planillas de Calificaciones
5 aos 2 aos
Disposicin Final

para articularse con el plan de accin de la
Facultad en cada vigencia y orientar sus metas.

Central la subserie se elimina, por cuanto
corresponde a una copia cuyo original reposa en
la Oficina de Admisiones, Registro y Control
Acadmico, responsable directo de su custodia.


Retencin
Cdigo
Series
31.
40.10.21. 31.
PROGRAMAS
32.
40.10.21. - 32.
PROYECTOS
Proyectos Acadmicos
Presupuesto
Cronograma
Plan de Trabajo.
34.
40.10.21. 34.
RESPONSABILIDADES
ACADMICAS
Plan de accin
Acta de inicio Cronograma
Asistencia
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos
5 aos 5 aos
Tradicin
Documental
3 aos 5 aos
Disposicin Final
C
X
Procedimiento

en el Archivo de gestin por cuanto su carcter
es operativo y corresponde a una copia cuyo
original se enva a la Vicerrectora Acadmica.
Central,
se
selecciona
una
muestra
eliminan.
Una vez se microfilme se puede eliminar el
soporte papel.


40.10.21.12. Licenciatura en Educacin Fsica y Deportes
Retencin
Cdigo
01.
40.10.21.12. 01.
12.
40.10.21.12. 12.
Series
ACTAS
Actas Comit de Programa
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
CURSOS INTERSEMESTRALES
Norma de aprobacin
Presupuesto del curso
Lista de matriculados
Copias recibos de pago
Correspondencia
Copias Planilla de notas.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Central, esta serie se selecciona y se transfiere al
originales, los anexos se eliminan.
Procedimiento

Central, la Serie se elimina por cuanto pierde
todos los valores para la administracin, ya que
las notas definitivas del curso son remitidas a la
Oficina de Admisiones, Registro y Control
Acadmico, responsable final de su custodia.


Retencin
Cdigo
19.
40.10.21.12. 19.
20.
40.10.21.12 20.
Series
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
administracin, adems, hace parte de los
informes de gestin de la Escuela.



Retencin
Cdigo
27.
40.10.21.12. 27.1.
40.10.21.12. 27. 2.
28.
40.10.21.12. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
Plan de Accin
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
El Plan de Estudios es un documento de

consulta permanente, contenido en la ficha
ICFES del programa acadmico respectivo, de
la cual se conserva una copia en el archivo de
gestin y otra copia se transfiere al Archivo
Central donde se conservar mientras se recibe
la ficha original entonces se procede a la
eliminacin de sta copia.
El Plan de Accin del programa se elimina al
trmino de su retencin en Archivo Central por
Escuela en cada vigencia y orientar sus metas.

corresponde a una copia que se conserva
precautelativamente y cuyo original reposa en la


Retencin
Cdigo
30.
40.10.21.12. 30.
31.
40.10.21.12. 31.
Series
PROCESOS
Proceso de Acreditacin de Calidad del
Programa
Normas
Cronograma
Encuestas e Instrumentos
Plan de estudios
Perfiles y Competencias
Indicadores
Informe de Autoevaluacin,
Informe de Evaluacin Externa,
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
Central, esta serie se selecciona transfirindose
nicamente la agenda
prospectiva, el
cronograma y los informes de Autoevaluacin,
Evaluacin Externa y Evaluacin Final, como
testimonio histrico del proceso de acreditacin
y estndares de calidad de los programas de la
Universidad. Los documentos sobrantes de este
Procedimiento
La subserie se elimina al trmino de su tiempo

de retencin en el Archivo Central por cuanto su
carcter es operativo y corresponde a una copia
cuyo original se enva a la Vicerrectora
Acadmica.


40.10.21.13. Licenciatura en Matemticas y Fsica
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.10.21.13. 01.
12.
40.10.21.13. 12.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
Norma de aprobacin
Correspondencia
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento



Retencin
Cdigo
19.
40.10.21.13. 19.
20.
40.10.21.13 20.
Series
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.10.21.13. 27.1.
40.10.21.13. 27. 2.
28.
40.10.21.13. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
Plan de Accin
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.10.21.13 30.
31.
40.10.21.13. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.10.21.14. Licenciatura en Pedagoga Infantil
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.10.21.14. 01.
12.
40.10.21.14. 12.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
Norma de aprobacin
Correspondencia
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento



Retencin
Cdigo
19.
40.10.21.14. 19.
20.
40.10.21.14 20.
Series
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.10.21.14. 27.1.
40.10.21.14. 27. 2.
28.
40.10.21.14. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
3 aos 2 aos
Plan de Accin
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.10.21.14 30.
31.
40.10.21.14. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.10.21.15. Licenciatura en Produccin Agropecuaria
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.10.21.15. 01.
12.
40.10.21.15. 12.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
Norma de aprobacin
Correspondencia
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento



Retencin
Cdigo
19.
40.10.21.15. 19.
20.
40.10.21.15 20.
Series
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.10.21.15. 27.1.
40.10.21.15 27. 2.
28.
40.10.21.15 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
3 aos 2 aos
Plan de Accin
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.10.21.15 30.
31.
40.10.21.15 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.10. 22. Escuela de Humanidades
Retencin
Cdigo
01.
40.10.22. 01.
16.
40.10.22. 16.
Series
ACTAS

de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
ESTUDIOS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Procedimiento
C

Central,
se
selecciona
una
muestra
Los


Retencin
Cdigo
17.
40.10.22. 17.
19.
40.10.22. 19.
Series
EVALUACIONES
(instrumentos)
Autoevaluacin
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 3 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

gestin,
la
subserie
se
selecciona,
cuanto el informe
final
consolidado,
dicha oficina.
Facultad.


Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
20.
40.10.22 20.
INVENTARIOS
Gestin
27.
40.10.22. 27.
PLANES
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,

adscritos
28.
40.10.22. 28.
PLANILLAS
5 aos 2 aos
Disposicin Final




Retencin
Cdigo
Series
31.
40.10.22. 31.
PROGRAMAS
32.
40.10.22. - 32.
PROYECTOS
Proyectos Acadmicos
Presupuesto
Cronograma
Plan de Trabajo.
34.
40.10.22. 34.
RESPONSABILIDADES
ACADMICAS
Plan de accin
Asistencia
Acta de finalizacin
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos
5 aos 5 aos
Tradicin
Documental
3 aos 5 aos
Disposicin Final
C
X
Procedimiento

Central,
se
selecciona
una
muestra
eliminan.
soporte papel.


40.10. 50.10. Centro de Proyeccin Social de la Facultad de Ciencias Humanas y de la Educacin
Retencin
Cdigo
01.
40.10. 50.10. 01.
19.
40.10. 50.10. . 19.
20.
40.10. 50.10. 20.
Series
ACTAS
Actas Comit de Centro
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Central, la serie se selecciona y se transfiere al
Procedimiento

Facultad.


40.10. 50.11. Centro de Investigaciones de la Facultad de Ciencias Humanas y de la Educacin
Retencin
Cdigo
01.
40.10. 50.11. 01.
19.
40.10. 50.11. 19.
20.
40.10. 50.11. 20.
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
INVENTARIOS
Gestin
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento



40.10. 50.12. Centro de Idiomas
Retencin
Cdigo
01.
40.10. 50.12. 01.
18.
40.10. 50.12. - 18
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
HISTORIAS
Historias Acadmicas Cursos de Idiomas
Registro de Matrcula
Hoja de vida del estudiante
Copia del documento de identidad
Copia del registro civil
Copias Calificaciones
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
5 aos 5 aos X
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
A partir de la fecha de egreso del estudiante, se

mantendr el expediente durante cinco aos en
el Archivo de Gestin, con fines de verificacin
de antecedentes para la expedicin de
certificados y constancias que solicite el propio
interesado, que en este caso debe ser el mismo
egresado o su delegado debidamente autorizado.
Central se aplica el proceso de microfilmacin y
el soporte papel podr eliminarse.


40.10. 50.12. Centro de Idiomas
Retencin
Cdigo
19.
40.10. 50.12. 19.
20.
40.10. 50.12. 20.
Series
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.



40.10. 50.13. Centro de Entrenamiento Deportivo
Retencin
Cdigo
01.
40.10. 50.13. 01.
19.
40.10. 50.13. 19.
20.
40.10. 50.13. 20.1
40.10. 50.13. 20.2
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Estadsticas de uso .
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Inventario de Equipos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento

Facultad.


40.10.60.10.1. Especializacin en la Accin Motriz
Retencin
Cdigo
01.
40.10.60.10.1. 01.
19.
40.10.60.10.1. 19.
20.
40.10.60.10.1. 20.
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.10.60.10.1. 27.1.
40.10.60.10.1. 27. 2.
28.
40.10.60.10.1. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
3 aos 2 aos
Plan de Accin
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.10.60.10.1 30.
31.
40.10.60.10.1 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.10.60.20.1. Maestra en Educacin
Retencin
Cdigo
01.
40.10.60.20.1. 01.
19.
40.10.60.20.1. 19.
20.
40.10.60.20.1. 20.
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.10.60.20.1. 27.1.
40.10.60.20.1. 27. 2.
28.
40.10.60.20.1. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
3 aos 2 aos
Plan de Accin
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.10.60.20.1 30.
31.
40.10.60.20.1 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.10. 70.10. Laboratorio de Fisiologa del Esfuerzo
Retencin
Cdigo
15.
40.10. 70.10 15.
19.
40.10. 70.10. 19.
Series
ESTADISTICAS
Registro de Uso del Laboratorio
Cuadros
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.

Facultad.


40.10. 70.10. Laboratorio de Fisiologa del Esfuerzo
Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
40.10. 70.10. 20.2
INVENTARIOS
Gestin
23.
40.10. 70.10. 23.
MANUALES
Manuales de Uso

Facultad.
20.
40.10. 70.10. 20.1
3 aos 2 aos


40.20. Facultad de Ciencias Bsicas e Ingeniera
Retencin
Cdigo
Series
01.
40.20. 01.1.
40.20.10 01.2.
ACTAS

Correspondencia.
16.
40.20. 16.
ESTUDIOS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
3 aos 3 aos
3 aos 5 aos
Disposicin Final
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
Series
19.
40.20. 19.1.
40.20. 19.2.
INFORMES

Facultad,
40.20. 19.3.

acadmico

20.
40.20. 20.
INVENTARIOS
Gestin
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
27.
40.20. 27.1.
PLANES
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
40.20. 27.2.
Presupuesto
Propuesta.
33.
40.20. - 33.
RESOLUCIONES
C M
3 aos 2 aos
5 aos 10
aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento

Archivo
Histrico
para
conservacin


40.20. 20. Escuela de Ingeniera
Retencin
Cdigo
01.
40.20.20. 01.
16.
40.20.20. 16.
Series
ACTAS

de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
ESTUDIOS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Procedimiento
C

Central,
se
selecciona
una
muestra
Los


Retencin
Cdigo
17.
40.20.20. 17.
19.
40.20.20. 19.
Series
EVALUACIONES
(instrumentos)
Autoevaluacin
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 3 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

gestin,
la
subserie
se
selecciona,
cuanto el informe
final
consolidado,
dicha oficina.
Facultad.


Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
20.
40.20.20 20.
INVENTARIOS
Gestin
27.
40.20.20. 27.
PLANES
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,

adscritos
28.
40.20.20. 28.
PLANILLAS
5 aos 2 aos
Disposicin Final




Retencin
Cdigo
Series
31.
40.20.20. 31.
PROGRAMAS
32.
40.20.20. - 32.
PROYECTOS
Proyectos Acadmicos
Presupuesto
Cronograma
Plan de Trabajo.
34.
40.20.20. 34.
RESPONSABILIDADES
ACADMICAS
Plan de accin
Asistencia
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos
5 aos 5 aos
Tradicin
Documental
3 aos 5 aos
Disposicin Final
C
X
Procedimiento

Central,
se
selecciona
una
muestra
eliminan.
soporte papel.


40.20.20.10. Programa de Ingeniera Electrnica
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.20.20.10. 01.
12.
40.20.20.10. 12.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
Norma de aprobacin
Correspondencia
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento



Retencin
Cdigo
19.
40.20.20.10. 19.
20.
40.20.20.10 20.
Series
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.20.20.10. 27.1.
40.20.20.10. 27. 2.
28.
40.20.20.10. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
3 aos 2 aos
Plan de Accin
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.20.20.10 30.
31.
40.20.20.10. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.20.20.11. Programa de Ingeniera de Sistemas
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.20.20.11. 01.
12.
40.20.20.11. 12.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
Norma de aprobacin
Correspondencia
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento



Retencin
Cdigo
19.
40.20.20.11. 19.
20.
40.20.20.11 20.
Series
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.20.20.11. 27.1.
40.20.20.11. 27. 2.
28.
40.20.20.11. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
3 aos 2 aos
Plan de Accin
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.20.20.11 30.
31.
40.20.20.11. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.20. 21. Escuela de Ciencias Ambientales
Retencin
Cdigo
01.
40.20.21. 01.
16.
40.20.21. 16.
Series
ACTAS

de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
ESTUDIOS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Procedimiento
C

Central,
se
selecciona
una
muestra
Los


Retencin
Cdigo
17.
40.20.21. 17.
19.
40.20.21. 19.
Series
EVALUACIONES
(instrumentos)
Autoevaluacin
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 3 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

gestin,
la
subserie
se
selecciona,
cuanto el informe
final
consolidado,
dicha oficina.
Facultad.


Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
20.
40.20.21 20.
INVENTARIOS
Gestin
27.
40.20.21. 27.
PLANES
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,

adscritos
28.
40.20.21. 28.
PLANILLAS
5 aos 2 aos
Disposicin Final




Retencin
Cdigo
Series
31.
40.20.21. 31.
PROGRAMAS
32.
40.20.21. - 32.
PROYECTOS
Proyectos Acadmicos
Presupuesto
Cronograma
Plan de Trabajo.
34.
40.20.21. 34.
RESPONSABILIDADES
ACADMICAS
Plan de accin
Asistencia
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos
5 aos 5 aos
Tradicin
Documental
3 aos 5 aos
Disposicin Final
C
X
Procedimiento

Central,
se
selecciona
una
muestra
eliminan.
soporte papel.


40.20. 30. Departamento de Ciencias Bsicas
Retencin
Cdigo
01.
40.20.30. 01.
19.
40.20.30. 19.
Series
ACTAS
Actas Comit de Departamento

de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
Procedimiento

Facultad.


40.20. 30. Departamento de Ciencias Bsicas
Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
20.
40.20.30 20.
INVENTARIOS
Gestin
27.
40.20.30. 27.
PLANES
3 aos 2 aos
Plan de Accin del Departamento
Diagnstico,
Cronograma,

adscritos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



40.20.30.10. Programa de Biologa
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.20.30.10. 01.
12.
40.20.30.10. 12.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
Norma de aprobacin
Correspondencia
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento



Retencin
Cdigo
19.
40.20.30.10. 19.
20.
40.20.30.10 20.
Series
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.20.30.10. 27.1.
40.20.30.10. 27. 2.
28.
40.20.30.10. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
3 aos 2 aos
Plan de Accin
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.20.30.10 30.
31.
40.20.30.10. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.20. 50.10. Centro de Proyeccin Social de la Facultad de Ciencias Bsicas e Ingenieras
Retencin
Cdigo
01.
40.20. 50.10. 01.
19.
40.20. 50.10. . 19.
20.
40.20. 50.10. 20.
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento

Facultad.


40.20. 50.11. Centro de Investigaciones de la Facultad de Ciencias Bsicas e Ingeniera
Retencin
Cdigo
01.
40.20. 50.11. 01.
19.
40.20. 50.11. 19.
20.
40.20. 50.11. 20.
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento

Facultad.


40.20. 50.12. Centro de Telecomunicaciones para la Informacin y las Comunicaciones para la Ingeniera
Retencin
Cdigo
01.
40.20. 50.12. 01.
19.
40.20. 50.12. 19.
20.
40.20. 50.12. 20.
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento

Facultad.


40.20. 50.13. Centro de ptica
Retencin
Cdigo
01.
40.20. 50.13. 01.
19.
40.20. 50.13. 19.
20.
40.20. 50.13. 20.1
40.20. 50.13. 20.2
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento

Facultad.


40.20. 50.14. Centro de Recursos Genticos
Retencin
Cdigo
01.
40.20. 50.14. 01.
19.
40.20. 50.14. 19.
20.
40.20. 50.14. 20.1
40.20. 50.14. 20.2
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento

Facultad.


40.20. 50.15. Centro de Calidad de Aguas
Retencin
Cdigo
01.
40.20. 50.15. 01.
19.
40.20. 50.15. 19.
20.
40.20. 50.15. 20.1
40.20. 50.15. 20.2
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento

Facultad.


40.20. 50.16. Centro de Soporte y Desarrollo Tecnolgico en Ingeniera
Retencin
Cdigo
01.
40.20. 50.16. 01.
19.
40.20. 50.16. 19.
20.
40.20. 50.16. 20.1
40.20. 50.16. 20.2
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento

Facultad.


40.20.60.10. Especializacin en Gestin Ambiental Sostenible
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.20.60.10. 01.
19.
40.20.60.10. 19.
20.
40.20.60.10. 20.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.20.60.10. 27.1.
40.20.60.10. 27. 2.
28.
40.20.60.10. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
Plan de Accin
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

trmino de retencin en A.C.por cuanto su
carcter es operativo y sirve de base para
articularse con el plan de accin de la Escuela.



Retencin
Cdigo
30.
40.20.60.10 30.
31.
40.20.60.10. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.20.60.11. Especializacin en Ingeniera de Software
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.20.60.11. 01.
19.
40.20.60.11. 19.
20.
40.20.60.11. 20.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.20.60.11. 27.1.
40.20.60.11. 27. 2.
28.
40.20.60.11. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
Plan de Accin
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

trmino de su retencin en A.C. por cuanto su



Retencin
Cdigo
30.
40.20.60.11 30.
31.
40.20.60.11. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.20.60.12. Especializacin en Instrumentacin y Control Industrial
Retencin
Cdigo
01.
40.20.60.12. 01.
19.
40.20.60.12. 19.
20.
40.20.60.12. 20.
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.20.60.12. 27.1.
40.20.60.12. 27. 2.
28.
40.20.60.12. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
Plan de Accin
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.20.60.12 30.
31.
40.20.60.12. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.20.60.13. Especializacin en TIC Aplicadas a la Educacin
Retencin
Cdigo
01.
40.20.60.13. 01.
19.
40.20.60.13. 19.
20.
40.20.60.13. 20.
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
Agotado el tiempo de retencin en A.C.la

subserie se elimina, ya que es un documento de
carcter informativo y operativo que pierde
todos sus valores para la administracin,
adems, hace parte de los informes de gestin
de la Escuela.


Retencin
Cdigo
27.
40.20.60.13. 27.1.
40.20.60.13. 27. 2.
28.
40.20.60.13. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
Plan de Accin
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.20.60.13 30.
31.
40.20.60.13. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.20.60.14. Maestra en Gestin Ambiental Sostenible
Retencin
Cdigo
01.
40.20.60.14. 01.
19.
40.20.60.14. 19.
20.
40.20.60.14. 20.
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.20.60.14. 27.1.
40.20.60.14. 27. 2.
28.
40.20.60.14. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
3 aos 2 aos
Plan de Accin
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.20.60.14 30.
31.
40.20.60.14. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.20. 70.10. Herbario
Retencin
Cdigo
15.
40.10. 70.10 15.
19.
40.10. 70.10. 19.
Series
ESTADISTICAS
Cuadros
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.

Facultad.


40.20. 70.10. Herbario
Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
40.20. 70.10. 20.2
INVENTARIOS
Gestin
Inventario de Elementos
23.
40.10. 70.10. 23.
MANUALES
Manuales de Uso

Facultad.
20.
40.20. 70.10. 20.1
3 aos 2 aos


40.20. 70.11. Laboratorio de Aguas
Retencin
Cdigo
15.
40.10. 70.11 15.
19.
40.10. 70.11. 19.
Series
ESTADISTICAS
Cuadros
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Estadsticas de uso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.

Facultad.


40.20. 70.11. Laboratorio de Aguas
Retencin
Cdigo
20.
40.20. 70.11. 20.1
40.20. 70.11. 20.2
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
INVENTARIOS
Gestin
Inventario de Equipos y Elementos
. Hoja de Vida de equipos
. Registro de calibracin
40.20. 70.11. 20.3
Inventario de reactivos y elementos de

consumo
. Registros de consumo
23.
40.20. 70.11. 23.
MANUALES
Manuales de Uso
3 aos 2 aos
Procedimiento

Facultad.


40.20. 70.12. Laboratorio de Biologa
Retencin
Cdigo
15.
40.20. 70.12 15.
19.
40.20. 70.12. 19.
Series
ESTADISTICAS
Cuadros
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Estadsticas de uso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.

Facultad.


40.20. 70.12. Laboratorio de Biologa
Retencin
Cdigo
20.
40.20. 70.12. 20.1
40.20. 70.12. 20.2
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
INVENTARIOS
Gestin
40.20. 70.12. 20.3

23.
40.20. 70.12. 23.
MANUALES
Manuales de Uso
3 aos 2 aos
Procedimiento

Facultad.


40.20. 70.13. Laboratorio de Electrnica
Retencin
Cdigo
15.
40.20. 70.13 15.
19.
40.20. 70.13. 19.
Series
ESTADISTICAS
Cuadros
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Estadsticas de uso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.

Facultad.


40.20. 70.13. Laboratorio de Electrnica
Retencin
Cdigo
20.
40.20. 70.13. 20.1
40.20. 70.13. 20.2
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
INVENTARIOS
Gestin
40.20. 70.13. 20.3

23.
40.20. 70.13. 23.
MANUALES
Manuales de Uso
3 aos 2 aos
Procedimiento

Facultad.


40.20. 70.14. Laboratorio de Fsica
Retencin
Cdigo
15.
40.2 0. 70.14 15.
19.
40.20. 70.14. 19.
Series
ESTADISTICAS
Cuadros
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Estadsticas de uso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.

Facultad.


40.20. 70.14. Laboratorio de Fsica
Retencin
Cdigo
20.
40.20. 70.14. 20.1
40.20. 70.14. 20.2
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
INVENTARIOS
Gestin
40.20. 70.14. 20.3

23.
40.20. 70.14. 23.
MANUALES
Manuales de Uso
3 aos 2 aos
Procedimiento

Facultad.


40.20. 70.15. Laboratorio de Informtica
Retencin
Cdigo
15.
40.20. 70.15 15.
19.
40.2 0. 70.15. 19.
Series
ESTADISTICAS
Cuadros
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Estadsticas de uso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.

Facultad.


40.20. 70.15. Laboratorio de Informtica
Retencin
Cdigo
20.
40.20. 70.15. 20.1
40.20. 70.15. 20.2
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
INVENTARIOS
Gestin
40.20. 70.15. 20.3

23.
40.20. 70.15. 23.
MANUALES
Manuales de Uso
3 aos 2 aos
Procedimiento

Facultad.


40.20. 70.16. Laboratorio de Qumica
Retencin
Cdigo
15.
40.20. 70.16 15.
19.
40.20. 70.16. 19.
Series
ESTADISTICAS
Cuadros
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Estadsticas de uso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.

Facultad.


40.20. 70.16. Laboratorio de Qumica
Retencin
Cdigo
20.
40.20. 70.16. 20.1
40.20. 70.16. 20.2
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
INVENTARIOS
Gestin
40.20. 70.16. 20.3

23.
40.20. 70.16. 23.
MANUALES
Manuales de Uso
3 aos 2 aos
Procedimiento

Facultad.


40.30. Facultad de Ciencias de la Salud
Retencin
Cdigo
Series
01.
40.30. 01.1.
40.30.10. 01.2.
ACTAS

Correspondencia.
16.
40.30. 16.
ESTUDIOS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
3 aos 3 aos
3 aos 5 aos
Disposicin Final
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
Series
19.
40.30. 19.1.
40.30. 19.2.
INFORMES

Facultad,
40.30. 19.3.

acadmico

20.
40.30. 20.
INVENTARIOS
Gestin
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
27.
40.30. 27.1.
PLANES
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
40.30. 27.2.
Presupuesto
Propuesta.
33.
40.30. - 33.
RESOLUCIONES
C M
3 aos 2 aos
5 aos 10
aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento

Archivo
Histrico
para
totalidad al
conservacin
son actos
de los cuales


40.30. 20. Escuela de Cuidado de la Salud
Retencin
Cdigo
01.
40.30.20. 01.
16.
40.30.20. 16.
Series
ACTAS

de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
ESTUDIOS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Procedimiento
C

Central,
se
selecciona
una
muestra
Los


Retencin
Cdigo
17.
40.30.20. 17.
19.
40.30.20. 19.
Series
EVALUACIONES
(instrumentos)
Autoevaluacin
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 3 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

gestin,
la
subserie
se
selecciona,
cuanto el informe
final
consolidado,
dicha oficina.
Facultad.


Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
20.
40.30.20 20.
INVENTARIOS
Gestin
27.
40.30.20. 27.
PLANES
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,

adscritos
28.
40.30.20. 28.
PLANILLAS
5 aos 2 aos
Disposicin Final




Retencin
Cdigo
Series
31.
40.30.20. 31.
PROGRAMAS
32.
40.30.20. - 32.
PROYECTOS
Proyectos Acadmicos
Presupuesto
Cronograma
Plan de Trabajo.
34.
40.30.20. 34.
RESPONSABILIDADES
ACADMICAS
Plan de accin
Asistencia
Acta de finalizacin
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos
5 aos 5 aos
Tradicin
Documental
3 aos 5 aos
Disposicin Final
C
X
Procedimiento

Central,
se
selecciona
una
muestra
eliminan.
soporte papel.


40.30.20.10. Programa de Enfermera
Retencin
Cdigo
01.
40.30.20.10. 01.
12.
40.30.20.10. 12.
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
Norma de aprobacin
Correspondencia
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento



Retencin
Cdigo
19.
40.30.20.10. 19.
20.
40.30.20.10 20.
Series
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.30.20.10. 27.1.
40.30.20.10. 27. 2.
28.
40.30.20.10. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
3 aos 2 aos
Plan de Accin
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.30.20.10 30.
31.
40.30.20.10. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.30.20.11. Programa de Regencia de Farmacia
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.30.20.11. 01.
12.
40.30.20.11. 12.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
Norma de aprobacin
Correspondencia
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento



Retencin
Cdigo
19.
40.30.20.11. 19.
20.
40.30.20.11 20.
Series
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.30.20.11. 27.1.
40.30.20.11. 27. 2.
28.
40.30.20.11. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
3 aos 2 aos
Plan de Accin
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.30.20.11 30.
31.
40.30.20.11. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.30. 21. Escuela de Salud Pblica
Retencin
Cdigo
01.
40.30.21. 01.
16.
40.30.21. 16.
Series
ACTAS

de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
ESTUDIOS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Procedimiento
C

Central,
se
selecciona
una
muestra
Los


Retencin
Cdigo
17.
40.30.21. 17.
19.
40.30.21. 19.
Series
EVALUACIONES
(instrumentos)
Autoevaluacin
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 3 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

gestin,
la
subserie
se
selecciona,
cuanto el informe
final
consolidado,
dicha oficina.
Facultad.


Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
20.
40.30.21 20.
INVENTARIOS
Gestin
27.
40.30.21. 27.
PLANES
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,

adscritos
28.
40.30.21. 28.
PLANILLAS
5 aos 2 aos
Disposicin Final




Retencin
Cdigo
Series
31.
40.30.21. 31.
PROGRAMAS
32.
40.30.21. - 32.
PROYECTOS
Proyectos Acadmicos
Presupuesto
Cronograma
Plan de Trabajo.
34.
40.30.21. 34.
RESPONSABILIDADES
ACADMICAS
Plan de accin
Asistencia
Acta de finalizacin
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos
5 aos 5 aos
Tradicin
Documental
3 aos 5 aos
Disposicin Final
C
X
Procedimiento

Central,
se
selecciona
una
muestra
eliminan.
soporte papel.


40.30. 50.10. Centro de Proyeccin Social de la Facultad de Ciencias de la Salud
Retencin
Cdigo
01.
40.30. 50.10. 01.
19.
40.30. 50.10. . 19.
20.
40.30. 50.10. 20.
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento

Facultad.


40.30. 50.11. Centro de Investigaciones de la Facultad de Ciencias de la Salud
Retencin
Cdigo
01.
40.30. 50.11. 01.
19.
40.30. 50.11. 19.
20.
40.30. 50.11. 20.
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento

Facultad.


40.30.60.10. Especializacin en Administracin en Salud
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.30.60.10. 01.
19.
40.30.60.10. 19.
20.
40.30.60.10. 20.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
nforme de excepcin.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.30.60.10. 27.1.
40.30.60.10. 27. 2.
28.
40.30.60.10. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
Plan de Accin
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.30.60.10 30.
31.
40.30.60.10. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.30.60.11. Especializacin en Epidemiologa
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.30.60.11. 01.
19.
40.30.60.11. 19.
20.
40.30.60.11. 20.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.30.60.11. 27.1.
40.30.60.11 27. 2.
28.
40.30.60.11. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
3 aos 2 aos
Plan de Accin
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.30.60.11 30.
31.
40.30.60.11. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.30.60.12. Especializacin en Salud Familiar
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.30.60.12. 01.
19.
40.30.60.12. 19.
20.
40.30.60.12. 20.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.30.60.12. 27.1.
40.30.60.12. 27. 2.
28.
40.30.60.12. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
3 aos 2 aos
Plan de Accin
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.30.60.12 30.
31.
40.30.60.12 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.30.60.13. Especializacin en Salud Ocupacional
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.30.60.13. 01.
19.
40.30.60.13. 19.
20.
40.30.60.13. 20.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.30.60.13. 27.1.
40.30.60.13. 27. 2.
28.
40.30.60.13. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
3 aos 2 aos
Plan de Accin
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.30.60.13 30.
31.
40.30.60.13. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.30. 70.10. Laboratorio de Simulacin
Retencin
Cdigo
15.
40.30. 70.10 15.
19.
40.30. 70.10. 19.
Series
ESTADISTICAS
Cuadros
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Estadsticas de uso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.

Facultad.


40.30. 70.10. Laboratorio de Simulacin
Retencin
Cdigo
20.
40.30. 70.10. 20.1
40.30. 70.10. 20.2
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
INVENTARIOS
Gestin
40.30. 70.10. 20.3

23.
40.30. 70.10. 23.
MANUALES
Manuales de Uso
3 aos 2 aos
Procedimiento

Facultad.


40.40. Facultad de Ciencias Agropecuarias y Recursos Naturales
Retencin
Cdigo
Series
01.
40.40. 01.1.
40.40.10. 01.2.
ACTAS

Correspondencia.
16.
40.40. 16.
ESTUDIOS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
3 aos 3 aos
3 aos 5 aos
Disposicin Final
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
Series
19.
40.40. 19.1.
40.40. 19.2.
INFORMES

Facultad,
40.40. 19.3.

acadmico

INVENTARIOS
Gestin
20.
40.40. 20.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
27.
40.40. 27.1.
PLANES
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
40.40. 27.2.
Presupuesto
Propuesta.
33.
40.40. - 33.
RESOLUCIONES
C M
3 aos 2 aos
5 aos 10
aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento

Archivo
Histrico
para
conservacin


40.40. 20. Escuela de Ciencias Agrcolas
Retencin
Cdigo
01.
40.40.20. 01.
16.
40.40.20. 16.
Series
ACTAS

de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
ESTUDIOS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Procedimiento
C

Central,
se
selecciona
una
muestra
Los


Retencin
Cdigo
17.
40.40.20. 17.
19.
40.40.20. 19.
Series
EVALUACIONES
(instrumentos)
Autoevaluacin
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 3 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

gestin,
la
subserie
se
selecciona,
cuanto el informe
final
consolidado,
dicha oficina.
Facultad.


Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
20.
40.40.20 20.
INVENTARIOS
Gestin
27.
40.40.20. 27.
PLANES
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,

adscritos
28.
40.40.20. 28.
PLANILLAS
5 aos 2 aos
Disposicin Final




Retencin
Cdigo
Series
31.
40.40.20. 31.
PROGRAMAS
32.
40.40.20. - 32.
PROYECTOS
Proyectos Acadmicos
Presupuesto
Cronograma
Plan de Trabajo.
34.
40.40.20. 34.
RESPONSABILIDADES
ACADMICAS
Plan de accin
Asistencia
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos
5 aos 5 aos
Tradicin
Documental
3 aos 5 aos
Disposicin Final
C
X
Procedimiento

Central,
se
selecciona
una
muestra
eliminan.
soporte papel.


40.40.20.10. Programa de Ingeniera Agronmica
Retencin
Cdigo
01.
40.40.20.10. 01.
12.
40.40.20.10. 12.
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
Norma de aprobacin
Correspondencia
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento



Retencin
Cdigo
19.
40.40.20.10. 19.
20.
40.40.20.10 20.
Series
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.40.20.10. 27.1.
40.40.20.10. 27. 2.
28.
40.40.20.10. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
Plan de Accin
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.40.20.10 30.
31.
40.40.20.10. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.40.20.11. Programa de Ingeniera Agroindustrial
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.40.20.11. 01.
12.
40.40.20.11. 12.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
Norma de aprobacin
Correspondencia
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento



Retencin
Cdigo
19.
40.40.20.11. 19.
20.
40.40.20.11 20.
Series
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.40.20.11. 27.1.
40.40.20.11. 27. 2.
28.
40.40.20.11. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
Plan de Accin
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.40.20.11 30.
31.
40.40.20.11. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.40. 21. Escuela de Ciencias Animales
Retencin
Cdigo
01.
40.40.21. 01.
16.
40.40.21. 16.
Series
ACTAS

de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
ESTUDIOS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Procedimiento
C

Central,
se
selecciona
una
muestra
Los


Retencin
Cdigo
17.
40.40.21. 17.
19.
40.40.21. 19.
Series
EVALUACIONES
(instrumentos)
Autoevaluacin
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 3 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

gestin,
la
subserie
se
selecciona,
cuanto el informe
final
consolidado,
dicha oficina.
Facultad.


Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
20.
40.40.21 20.
INVENTARIOS
Gestin
27.
40.40.21. 27.
PLANES
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,

adscritos
28.
40.40.21. 28.
PLANILLAS
5 aos 2 aos
Disposicin Final




Retencin
Cdigo
Series
31.
40.40.21. 31.
PROGRAMAS
32.
40.40.21. - 32.
PROYECTOS
Proyectos Acadmicos
Presupuesto
Cronograma
Plan de Trabajo.
34.
40.40.21. 34.
RESPONSABILIDADES
ACADMICAS
Plan de accin
Asistencia
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos
5 aos 5 aos
Tradicin
Documental
3 aos 5 aos
Disposicin Final
C
X
Procedimiento

Central,
se
selecciona
una
muestra
eliminan.
soporte papel.


40.40.21.10. Programa de Medicina Veterinaria y Zootecnia
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.40.21.10. 01.
12.
40.40.21.10. 12.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
Norma de aprobacin
Correspondencia
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento



Retencin
Cdigo
19.
40.40.21.10. 19.
20.
40.40.21.10 20.
Series
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.40.21.10. 27.1.
40.40.21.10. 27. 2.
28.
40.40.21.10. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
3 aos 2 aos
Plan de Accin
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.40.21.10 30.
31.
40.40.21.10. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.40.21.11. Programa de Tecnologa en Gestin de Empresas Pecuarias
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.40.21.11. 01.
12.
40.40.21.11. 12.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
Norma de aprobacin
Correspondencia
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento



Retencin
Cdigo
19.
40.40.21.11. 19.
20.
40.40.21.11 20.
Series
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.40.21.11. 27.1.
40.40.21.11. 27. 2.
28.
40.40.21.11. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
3 aos 2 aos
Plan de Accin
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.40.21.11 30.
31.
40.40.21.11. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.40.21.12. Programa de Tcnico Profesional en Produccin Avcola
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.40.21.12. 01.
12.
40.40.21.12. 12.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
Norma de aprobacin
Correspondencia
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento



Retencin
Cdigo
19.
40.40.21.12. 19.
20.
40.40.21.12 20.
Series
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.40.21.12. 27.1.
40.40.21.12. 27. 2.
28.
40.40.21.12. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
3 aos 2 aos
Plan de Accin
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.40.21.12 30.
31.
40.40.21.12. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.40.21.13. Programa de Tcnico Profesional en Produccin Porccola
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.40.21.13. 01.
12.
40.40.21.13. 12.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
Norma de aprobacin
Correspondencia
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento



Retencin
Cdigo
19.
40.40.21.13. 19.
20.
40.40.21.13 20.
Series
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.40.21.13. 27.1.
40.40.21.13. 27. 2.
28.
40.40.21.13. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
3 aos 2 aos
Plan de Accin
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.40.21.13 30.
31.
40.40.21.13. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.40.40. 10. Instituto de Acuicultura de los Llanos IALL.
Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
16.
40.40.40.10. 16.
ESTUDIOS
19.
40.40.40.10 19.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
2 aos 3 aos
LIBROS
Libro Control de Venta de Productos y
Servicios
3 aos 3 aos
21.
40.40.40.10 21.
3 aos 5 aos
Tradicin
Documental
O
X
Procedimiento
C
Central,
se
selecciona
una
muestra
documentos sobrantes se eliminan.
Central la subserie se elimina, ya que son
que pierden todos sus valores para la
administracin y hace parte de los informes de
La subserie consiste en un libro foliado y
refrendado por el jefe del Area Financiera o
quien haga sus veces y/o el jefe de Control
Interno, donde se registran los ingresos
percibidos por el rea por venta de productos o
servicios. Al trmino de su retencin en
Archivo Central se elimina ya que pierde su
valoracin primaria y no adquiere otra que
amerite otra disposicin final.


40.40.40.10 Instituto de Acuicultura de los Llanos IALL.
Retencin
Cdigo
27.
40.40.40.10 27.
32.
40.40.40. 10 32.
Series
PLANES
Plan de Accin
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PROYECTOS
Proyectos de Investigacin
Estudios
Autorizaciones
Presupuesto
Cotizaciones
Anexos
Actas de aprobacin
Informes de seguimiento y
ejecucin.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
3aos 2 aos
5 aos 10
aos
Procedimiento
X
X
Disposicin Final

Central,
se
selecciona
una
muestra
eliminan.


40.40.4 0.10.1 Especializacin en Acuicultura Aguas Continentales
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.40.40.10. 1 01.
19.
40.40.40.10.1 19.
20.
40.40.40.10. 1 20.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.40.40.10.1 27.1.
40.40.40.10. 1 27. 2.
28.
40.40.40.10.1 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
3 aos 2 aos
Plan de Accin
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento



Retencin
Cdigo
30.
40.40.40.10.1 30.
31.
40.40.40.10. 1 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.40.4 0.10.2 Maestra en Acuicultura
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.40.40.10. 2 01.
19.
40.40.40.10.2 19.
20.
40.40.40.10. 2 20.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.40.40.10.2 27.1.
40.40.40.10. 2 27. 2.
28.
40.40.40.10.2 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
3 aos 2 aos
Plan de Accin
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.40.40.10.2 30.
31.
40.40.40.10. 2 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.40. 50.10. Centro de Proyeccin Social de la Facultad de Ciencias Agropecuarias y Recursos Naturales
Retencin
Cdigo
01.
40.40. 50.10. 01.
19.
40.40. 50.10. . 19.
20.
40.40. 50.10. 20.
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento

Facultad.


40.40. 50.11. Centro de Investigaciones de la Facultad de Ciencias Agropecuarias y Recursos Naturales
Retencin
Cdigo
01.
40.40. 50.11. 01.
19.
40.40. 50.11. 19.
20.
40.40. 50.11. 20.
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento

Facultad.


40.40.50. 12. Centro Agrario de Produccin
Retencin
Cdigo
01.
40.40. 50.12. 01.
19.
40.40.50. 12 19.
20.
40.40. 50.12. 20.1
40.40. 50.12. 20.2
40.40. 50.12. 20.2
Series
ACTAS
de la sesin
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
INVENTARIOS
Gestin
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
Tradicin
Documental

X
X
Procedimiento
2 aos 3 aos

Disposicin Final

Central se elimina, ya que es un documento de
carcter informativo y operativo que pierde sus
valores primarios que hace parte de los
informes de gestin de la Facultad.


40.40.50. 12. Centro Agrario de Produccin
Retencin
Cdigo
Series
21.
40.40.50. 12 21.
LIBROS
Servicios
27.
40.40.50. 12 27.
PLANES
Plan de Accin
Plan indicativo
Cuadros e indicadores.
PROGRAMAS
Programas y Proyectos de Produccin
Agrcola y Pecuaria
31.
40.40.50. 12 31.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5aos
3 aos
C M
2 aos 2 aos
5 aos 3 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
La subserie se compone de un libro foliado y
Central,
se
selecciona
una
muestra


40.40.50. 13. Centro Clnico Veterinario
Retencin
Cdigo
01.
40.40. 50.13. 01.
18.
40.40.50.13 18.1.
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
2 aos 3 aos X
Tradicin
Documental
HISTORIAS
Historias Clinicas Veterinarias
5 aos
Procedimiento
C
Su manejo, control y consulta se asimila a los

parmetros establecidos para las Historias
Clnicas. A partir de la ltima consulta se
mantendr durante cinco aos en el Archivo de
Gestin, culminado este tiempo podr ser
eliminada.


Retencin
Cdigo
19.
40.40.50. 13 19.
20.
40.40. 50.13. 20.1
40.40. 50.13. 20.2
40.40. 50.13. 20.2
Series
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
X
X
Procedimiento




Retencin
Cdigo
Series
21.
40.40.50. 13 21.
LIBROS
Servicios
27.
40.40.50. 13 27.
PLANES
Plan de Accin
Plan indicativo
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5aos
3 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C


40.40.50. 14. Centro de Mejoramiento Vegetal
Retencin
Cdigo
01.
40.40. 50.14. 01.
19.
40.40.50. 14 19.
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
Tradicin
Documental

X
X
Procedimiento
2 aos 3 aos
Disposicin Final



40.40.50. 14. Centro de Mejoramiento Vegetal
Retencin
Cdigo
20.
40.40. 50.14. 20.1
40.40. 50.14. 20.2
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental

21.
40.40.50. 14 21.
LIBROS
Servicios
27.
40.40.50. 14 27.
PLANES
Plan de Accin
Plan indicativo
5aos
3 aos
2 aos 2 aos
C
INVENTARIOS
Gestin
40.40. 50.14. 20.2
Procedimiento



40.40.60.10. Especializacin en Produccin Agrcola Tropical Sostenible
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.40.60.10. 01.
19.
40.40.60.10. 19.
20.
40.40.60.10. 20.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.40.60.10. 27.1.
40.40.60.10. 27. 2.
28.
40.30.60.10. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
Plan de Accin
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.40.60.10 30.
31.
40.40.60.10. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.40.60.11. Especializacin en Cultivos Perennes
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.40.60.11. 01.
19.
40.40.60.11. 19.
20.
40.40.60.11. 20.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.40.60.11. 27.1.
40.40.60.11. 27. 2.
28.
40.40.60.11. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
Plan de Accin
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.40.60.11 30.
31.
40.40.60.11. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.40.60.12. Maestra en Sistemas Salud Produccin Animal Tropical
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.40.60.12. 01.
19.
40.40.60.12. 19.
20.
40.40.60.12. 20.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.40.60.12. 27.1.
40.40.60.12. 27. 2.
28.
40.30.60.12. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
Plan de Accin
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.40.60.12 30.
31.
40.40.60.12. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.40.60.13. Maestra en Produccin Tropical Sostenible
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.40.60.13. 01.
19.
40.40.60.13. 19.
20.
40.40.60.13. 20.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.40.60.13. 27.1.
40.40.60.13. 27. 2.
28.
40.30.60.13. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
Plan de Accin
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.40.60.13 30.
31.
40.40.60.13. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.40. 70.10. Laboratorio Clnico
Retencin
Cdigo
15.
40.40. 70.10 15.
19.
40.40. 70.10. 19.
Series
ESTADISTICAS
Cuadros
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Estadsticas de uso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.

Facultad.


40.40. 70.10. Laboratorio Clnico
Retencin
Cdigo
20.
40.40. 70.10. 20.1
40.40. 70.10. 20.2
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
INVENTARIOS
Gestin
40.40. 70.10. 20.3

consumo
23.
40.40. 70.10. 23.
MANUALES
Manuales de Uso
3 aos 2 aos
Procedimiento

Facultad.


40.40. 70.11. Laboratorio de Anatoma
Retencin
Cdigo
15.
40.40. 70.11 15.
19.
40.40. 70.11. 19.
Series
ESTADISTICAS
Cuadros
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Estadsticas de uso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.

Facultad.


40.40. 70.11. Laboratorio de Anatoma
Retencin
Cdigo
20.
40.40. 70.11. 20.1
40.40. 70.11. 20.2
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
INVENTARIOS
Gestin
40.40. 70.11. 20.3

consumo
23.
40.40. 70.11. 23.
MANUALES
Manuales de Uso
3 aos 2 aos
Procedimiento

Facultad.


40.40. 70.12. Laboratorio de Farmacologa
Retencin
Cdigo
15.
40.40. 70.12 15.
19.
40.40. 70.12. 19.
Series
ESTADISTICAS
Cuadros
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Estadsticas de uso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.

Facultad.


40.40. 70.12. Laboratorio de Farmacologa
Retencin
Cdigo
20.
40.40. 70.12. 20.1
40.40. 70.12. 20.2
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
INVENTARIOS
Gestin
40.40. 70.12. 20.3

consumo
23.
40.40. 70.12. 23.
MANUALES
Manuales de Uso
3 aos 2 aos
Procedimiento

Facultad.


40.40. 70.13. Laboratorio de Fisiologa
Retencin
Cdigo
15.
40.40. 70.13 15.
19.
40.40. 70.13. 19.
Series
ESTADISTICAS
Cuadros
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Estadsticas de uso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.

Facultad.


40.40. 70.13. Laboratorio de Fisiologa
Retencin
Cdigo
20.
40.40. 70.13. 20.1
40.40. 70.13. 20.2
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
INVENTARIOS
Gestin
40.40. 70.13. 20.3

consumo
23.
40.40. 70.13. 23.
MANUALES
Manuales de Uso
3 aos 2 aos
Procedimiento

Facultad.


40.40. 70.14. Laboratorio de Gentica
Retencin
Cdigo
15.
40.40. 70.14 15.
19.
40.40. 70.14. 19.
Series
ESTADISTICAS
Cuadros
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Estadsticas de uso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.

Facultad.


40.40. 70.14. Laboratorio de Gentica
Retencin
Cdigo
20.
40.40. 70.14. 20.1
40.40. 70.14. 20.2
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
INVENTARIOS
Gestin
40.40. 70.14. 20.3

consumo
23.
40.40. 70.14. 23.
MANUALES
Manuales de Uso
3 aos 2 aos
Procedimiento

Facultad.


40.40. 70.15. Laboratorio de Histologa y Anatoma Patolgica
Retencin
Cdigo
15.
40.40. 70.15 15.
19.
40.40. 70.15. 19.
Series
ESTADISTICAS
Cuadros
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Estadsticas de uso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.

Facultad.


40.40. 70.15. Laboratorio de Histologa y Anatoma Patolgica
Retencin
Cdigo
20.
40.40. 70.15. 20.1
40.40. 70.15. 20.2
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
INVENTARIOS
Gestin
40.40. 70.15. 20.3

consumo
23.
40.40. 70.15. 23.
MANUALES
Manuales de Uso
3 aos 2 aos
Procedimiento

Facultad.


40.40. 70.16. Laboratorio de Microbiologa Animal
Retencin
Cdigo
15.
40.40. 70.16 15.
19.
40.40. 70.16. 19.
Series
ESTADISTICAS
Cuadros
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Estadsticas de uso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.

Facultad.


40.40. 70.16. Laboratorio de Microbiologa Animal
Retencin
Cdigo
20.
40.40. 70.16. 20.1
40.40. 70.16. 20.2
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
INVENTARIOS
Gestin
40.40. 70.16. 20.3

consumo
23.
40.40. 70.16. 23.
MANUALES
Manuales de Uso
3 aos 2 aos
Procedimiento

Facultad.


40.40. 70.17. Laboratorio de Nutricin Animal
Retencin
Cdigo
15.
40.40. 70.17 15.
19.
40.40. 70.17. 19.
Series
ESTADISTICAS
Cuadros
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Estadsticas de uso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.

Facultad.


40.40. 70.17. Laboratorio de Nutricin Animal
Retencin
Cdigo
20.
40.40. 70.17. 20.1
40.40. 70.17. 20.2
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
INVENTARIOS
Gestin
40.40. 70.17. 20.3

consumo
23.
40.40. 70.17. 23.
MANUALES
Manuales de Uso
3 aos 2 aos
Procedimiento

Facultad.


40.40. 70.18. Laboratorio de Parasitologa
Retencin
Cdigo
15.
40.40. 70.18 15.
19.
40.40. 70.18. 19.
Series
ESTADISTICAS
Cuadros
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Estadsticas de uso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.

Facultad.


40.40. 70.18. Laboratorio de Parasitologa
Retencin
Cdigo
20.
40.40. 70.18. 20.1
40.40. 70.18. 20.2
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
INVENTARIOS
Gestin
40.40. 70.18. 20.3

consumo
23.
40.40. 70.18. 23.
MANUALES
Manuales de Uso
3 aos 2 aos
Procedimiento

Facultad.


40.40. 70.19. Laboratorio de Reproduccin
Retencin
Cdigo
15.
40.40. 70.19 15.
19.
40.40. 70.19. 19.
Series
ESTADISTICAS
Cuadros
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Estadsticas de uso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.

Facultad.


40.40. 70.19. Laboratorio de Reproduccin
Retencin
Cdigo
20.
40.40. 70.19. 20.1
40.40. 70.19. 20.2
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
INVENTARIOS
Gestin
40.40. 70.19. 20.3

consumo
23.
40.40. 70.19. 23.
MANUALES
Manuales de Uso
3 aos 2 aos
Procedimiento

Facultad.


40.40. 70.20. Laboratorio de Toxicologa
Retencin
Cdigo
15.
40.40. 70.20 15.
19.
40.40. 70.20. 19.
Series
ESTADISTICAS
Cuadros
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Estadsticas de uso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.

Facultad.


40.40. 70.20. Laboratorio de Toxicologa
Retencin
Cdigo
20.
40.40. 70.20. 20.1
40.40. 70.20. 20.2
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
INVENTARIOS
Gestin
40.40. 70.20. 20.3

consumo
23.
40.40. 70.20. 23.
MANUALES
Manuales de Uso
3 aos 2 aos
Procedimiento

Facultad.


40.40. 70.21. Laboratorio de Entomologa
Retencin
Cdigo
15.
40.40. 70.21 15.
19.
40.40. 70.21. 19.
Series
ESTADISTICAS
Cuadros
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Estadsticas de uso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.

Facultad.


40.40. 70.21. Laboratorio de Entomologa
Retencin
Cdigo
20.
40.40. 70.21. 20.1
40.40. 70.21. 20.2
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
INVENTARIOS
Gestin
40.40. 70.21. 20.3

consumo
23.
40.40. 70.21. 23.
MANUALES
Manuales de Uso
3 aos 2 aos
Procedimiento

Facultad.


40.40. 70.22. Laboratorio de Fisiologa Vegetal
Retencin
Cdigo
15.
40.40. 70.22 15.
19.
40.40. 70.22. 19.
Series
ESTADISTICAS
Cuadros
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Estadsticas de uso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.

Facultad.


40.40. 70.22. Laboratorio de Fisiologa Vegetal
Retencin
Cdigo
20.
40.40. 70.22. 20.1
40.40. 70.22. 20.2
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
INVENTARIOS
Gestin
40.40. 70.22. 20.3

consumo
23.
40.40. 70.22. 23.
MANUALES
Manuales de Uso
3 aos 2 aos
Procedimiento

Facultad.


40.40. 70.23. Laboratorio de Fitopatologa
Retencin
Cdigo
15.
40.40. 70.23 15.
19.
40.40. 70.23. 19.
Series
ESTADISTICAS
Cuadros
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Estadsticas de uso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.

Facultad.


40.40. 70.23. Laboratorio de Fitopatologa
Retencin
Cdigo
20.
40.40. 70.23. 20.1
40.40. 70.23. 20.2
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
INVENTARIOS
Gestin
40.40. 70.23. 20.3

consumo
23.
40.40. 70.23. 23.
MANUALES
Manuales de Uso
3 aos 2 aos
Procedimiento

Facultad.


40.40. 70.24. Laboratorio de Microbiologa Vegetal
Retencin
Cdigo
15.
40.40. 70.24 15.
19.
40.40. 70.24. 19.
Series
ESTADISTICAS
Cuadros
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Estadsticas de uso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.

Facultad.


40.40. 70.24. Laboratorio de Microbiologa Vegetal
Retencin
Cdigo
20.
40.40. 70.24. 20.1
40.40. 70.24. 20.2
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
INVENTARIOS
Gestin
40.40. 70.24. 20.3

consumo
23.
40.40. 70.24. 23.
MANUALES
Manuales de Uso
3 aos 2 aos
Procedimiento

Facultad.


40.40. 70.25. Laboratorio de Suelos
Retencin
Cdigo
15.
40.40. 70.25 15.
19.
40.40. 70.25. 19.
Series
ESTADISTICAS
Cuadros
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Estadsticas de uso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Facultad.

Facultad.


40.40. 70.25. Laboratorio de Suelos
Retencin
Cdigo
20.
40.40. 70.25. 20.1
40.40. 70.2 5. 20.2
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
INVENTARIOS
Gestin
40.40. 70.25. 20.3

consumo
23.
40.40. 70.25. 23.
MANUALES
Manuales de Uso
3 aos 2 aos
Procedimiento

Facultad.


40.50. Facultad de Ciencia Econmicas
Retencin
Cdigo
Series
01.
40.50. 01.1.
40.50. 01.2.
ACTAS

Correspondencia.
16.
40.50. 16.
ESTUDIOS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
3 aos 3 aos
3 aos 5 aos
Disposicin Final
Procedimiento
C



40.50. Facultad de Ciencias Econmicas
Retencin
Cdigo
Series
19.
40.50. 19.1.
40.50. 19.2.
INFORMES

Facultad,
40.50. 19.3.

acadmico

20.
40.50. 20.
INVENTARIOS
Gestin
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




40.50. Facultad de Ciencias Econmicas
Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
27.
40.50. 27.1.
PLANES
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
40.50. 27.2.
Presupuesto
Propuesta.
33.
40.50. - 33.
RESOLUCIONES
C M
3 aos 2 aos
5 aos 10
aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento

Archivo
Histrico
para
totalidad al
conservacin
son actos
de los cuales


40.50. 20. Escuela de Administracin y Negocios
Retencin
Cdigo
01.
40.50.20. 01.
16.
40.50.20. 16.
Series
ACTAS

de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
ESTUDIOS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Procedimiento
C

Central,
se
selecciona
una
muestra
Los


Retencin
Cdigo
17.
40.50.20. 17.
19.
40.50.20. 19.
Series
EVALUACIONES
(instrumentos)
Autoevaluacin
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 3 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

gestin,
la
subserie
se
selecciona,
cuanto el
informe final
consolidado,
dicha oficina.
Facultad.


Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
20.
40.50.20 20.
INVENTARIOS
Gestin
27.
40.50.20. 27.
PLANES
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,

adscritos
28.
40.50.20. 28.
PLANILLAS
5 aos 2 aos
Disposicin Final




Retencin
Cdigo
Series
31.
40.50.20. 31.
PROGRAMAS
32.
40.50.20. - 32.
PROYECTOS
Proyectos Acadmicos
Presupuesto
Cronograma
Plan de Trabajo.
34.
40.50.20. 34.
RESPONSABILIDADES
ACADMICAS
Plan de accin
Asistencia
Acta de finalizacin
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos
5 aos 5 aos
Tradicin
Documental
3 aos 5 aos
Disposicin Final
C
X
Procedimiento

Central,
se
selecciona
una
muestra
eliminan.
soporte papel.


40.50.20.10. Programa de Administracin de Empresas
Retencin
Cdigo
01.
40.50.20.10. 01.
12.
40.50.20.10. 12.
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
Norma de aprobacin
Correspondencia
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento



Retencin
Cdigo
19.
40.50.20.10. 19.
20.
40.50.20.10 20.
Series
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.50.20.10. 27.1.
40.50.20.10. 27. 2.
28.
40.50.20.10. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
Plan de Accin
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento



Retencin
Cdigo
30.
40.50.20.10 30.
31.
40.50.20.10. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.50.20.11. Programa de Contadura Pblica
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.50.20.11. 01.
12.
40.50.20.11. 12.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
Norma de aprobacin
Correspondencia
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento



Retencin
Cdigo
19.
40.50.20.11. 19.
20.
40.50.20.11 20.
Series
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.50.20.11. 27.1.
40.50.20.11. 27. 2.
28.
40.50.20.11. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
Plan de Accin
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento



Retencin
Cdigo
30.
40.5 0.20.11 30.
31.
40.50.20.11. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.50. 21. Escuela de Economa y Finanzas
Retencin
Cdigo
01.
40.50.21. 01.
16.
40.50.21. 16.
Series
ACTAS

de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
ESTUDIOS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
3 aos 2 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Procedimiento
C

Central,
se
selecciona
una
muestra
Los


Retencin
Cdigo
17.
40.5 0.21. 17.
19.
40.50.21. 19.
Series
EVALUACIONES
(instrumentos)
Autoevaluacin
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 3 aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

gestin,
la
subserie
se
selecciona,
cuanto el informe
final
consolidado,
dicha oficina.
Facultad.


Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
20.
40.50.21 20.
INVENTARIOS
Gestin
27.
40.50.21. 27.
PLANES
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,

adscritos
28.
40.50.21. 28.
PLANILLAS
5 aos 2 aos
Disposicin Final




Retencin
Cdigo
Series
31.
40.50.21. 31.
PROGRAMAS
32.
40.50.21. - 32.
PROYECTOS
Proyectos Acadmicos
Presupuesto
Cronograma
Plan de Trabajo.
34.
40.50.21. 34.
RESPONSABILIDADES
ACADMICAS
Plan de accin
Asistencia
Acta de finalizacin
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos
5 aos 5 aos
Tradicin
Documental
3 aos 5 aos
Disposicin Final
C
X
Procedimiento

Central,
se
selecciona
una
muestra
eliminan.
soporte papel.


40.50.21.10. Programa de Economa
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.50.21.10. 01.
12.
40.50.21.10. 12.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
Norma de aprobacin
Correspondencia
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento



Retencin
Cdigo
19.
40.50.21.10. 19.
20.
40.50.21.10 20.
Series
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.50.21.10. 27.1.
40.50.21.10. 27. 2.
28.
40.50.21.10. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
3 aos 2 aos
Plan de Accin
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.5 0.21.10 30.
31.
40.50.21.10. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.50.21.11. Programa de Mercadeo
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.50.21.11. 01.
12.
40.50.21.11. 12.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
Norma de aprobacin
Correspondencia
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento



Retencin
Cdigo
19.
40.50.21.11. 19.
20.
40.50.21.11 20.
Series
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.50.21.11. 27.1.
40.50.21.11. 27. 2.
28.
40.50.21.11. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
3 aos 2 aos
Plan de Accin
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento




Retencin
Cdigo
30.
40.5 0.21.11 30.
31.
40.50.21.11. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.50.21.12. Programa de Mercadeo Agropecuario
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.50.21.12. 01.
12.
40.50.21.12. 12.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
Norma de aprobacin
Correspondencia
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento



Retencin
Cdigo
19.
40.50.21.12. 19.
20.
40.50.21.12 20.
Series
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.50.21.12. 27.1.
40.50.21.12. 27. 2.
28.
40.50.21.12. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
Plan de Accin
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento



Retencin
Cdigo
30.
40.5 0.21.12 30.
31.
40.50.21.12. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.50. 50.10. Centro de Proyeccin Social de la Facultad de Ciencias Econmicas
Retencin
Cdigo
01.
40.50. 50.10. 01.
19.
40.50. 50.10. . 19.
20.
40.50. 50.10. 20.
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento

Facultad.


40.50. 50.11. Centro de Investigaciones de la Facultad de Ciencias Econmicas
Retencin
Cdigo
01.
40.50. 50.11. 01.
19.
40.50. 50.11. 19.
20.
40.50. 50.11. 20.
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento

Facultad.


40.50. 50.12. Centro de Estudios Socioeconmicos
Retencin
Cdigo
01.
40.50. 50.12. 01.
19.
40.50. 50.12. 19.
20.
40.50. 50.12. 20.
Series
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Procedimiento

Facultad.


40.50.60.10. Especializacin en Administracin de Negocios
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.50.60.10. 01.
19.
40.5 0.60.10. 19.
20.
40.50.60.10. 20.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.50.60.10. 27.1.
40.50.60.10. 27. 2.
28.
40.50.60.10. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
Plan de Accin
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento



Retencin
Cdigo
30.
40.50.60.10 30.
31.
40.50.60.10. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.50.60.11. Especializacin en Finanzas
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.50.60.11. 01.
19.
40.50.60.11. 19.
20.
40.30.60.11. 20.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



40.50.60.11. Especializacin en Finanzas
Retencin
Cdigo
30.
40.50.60.11 30.
31.
40.50.60.11. 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.50.60.12. Especializacin en Desarrollo de Mercados
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.50.60.12. 01.
19.
40.50.60.12. 19.
20.
40.50.60.12. 20.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



Retencin
Cdigo
27.
40.50.60.12. 27.1.
40.50.60.12. 27. 2.
28.
40.50.60.12. 28.
Series
PLANES
Plan de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
Plan de Accin
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento



Retencin
Cdigo
30.
40.50.60.12 30.
31.
40.50.60.12 31.
Series
PROCESOS
Programa
Normas
Cronograma
Plan de estudios
Indicadores
Informe Final.
PROGRAMAS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 8 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Procedimiento

Acadmica.


40.60. Instituto de Educacin Abierta y a Distancia I.D.E.A.D.
Retencin
Cdigo
Series
01.
40.60. 01.
ACTAS
Actas Comit I.D.E.A.D
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia
16.
40.60. 16.
ESTUDIOS
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
3 aos 3 aos X
3 aos 5 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
O
X
Procedimiento
C
Central,
esta
serie
se
selecciona.
Transfirindose al Archivo Histrico para la
originales, los anexos se eliminan, por haber

Central,
se
selecciona
una
muestra
eliminan.


Retencin
Cdigo
19.
40.60. 19.1.
40.60. 19.2.
20.
40.60. 20.
Series
INFORMES
Informes de Gestin I.D.E.A.D.
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 3 aos
Informes de C.R.E.A.D.S
Estadsticas estudiantiles
Presupuesto aprobado
Informes de actividades
Informe de Auditora
Relacin tutores.
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Central las subseries se seleccionan, y se enva
una muestra representantiva al Archivo
Histrico para su conservacin permanente, por
tratarse de documentos que reflejan el quehacer
del I.D.E.A.D.



Retencin
Cdigo
27.
40.60. 27.1.
40.60. 27.2.
28.
40.60. 28.
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
PLANES
3 aos 2 aos
Plan de Accin
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
5 aos 2 aos
Planes de Estudios
Fichas ICFES
PLANILLAS
5 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
E
X
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
X
La subserie Plan de Accin se elimina al

cuanto su carcter es operativo.
consulta permanente, su original reposa en la
ficha del programa acadmico respectivo, una
copia se guarda en el archivo de gestin y otra
copia se transfiere al Archivo Central donde se
conservar mientras se recibe la ficha original
por parte de la Vicerrectora Acadmica en la
subserie Programas Curriculares; entonces se
procede a la eliminacin de sta copia.


Retencin
Cdigo
32.
40.60. 32.
Series
PROYECTOS
Proyectos Acadmicos
Presentacin
Presupuesto
Cronograma.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
S
X
Tradicin
Documental
O
X
Procedimiento
C
Central,
se
selecciona
una
muestra


40.60.10. Centros Regionales de Educacin Superior CERES
Cdigo
Retencin
Series
01.
40.60.10. 01.
19.
40.60.10. 19.
20.
40.60.10. 20.
ACTAS
de la sesin
Lista de asistentes
Correspondencia.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
2 aos 2 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C



40.60.10. Centros Regionales de Educacin Superior CERES
Retencin
Cdigo
27.
40.60.10. 27.1.
Series
PLANES
Planes de Estudios
Ficha ICFES.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
40.60.10. 27. 2.
Plan de Accin
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
28.
40.60.10. 28.
PLANILLAS
5 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Central.


40.70. Oficina de Admisiones, Registro y Control Acadmico
Retencin
Cdigo
01.
40.70. 01.
04.
40.70. 04.
Series
ACTAS
Actas Comit de Admisiones
Citaciones
Lista de asistentes
Orden del da
Correspondencia
CERTIFICADOS
Certificados de Calificaciones
Recibo de pago
Consecutivo de certificados.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Central,
esta
serie
se
selecciona.
nicamente las Actas originales. Los anexos se
eliminan.
Procedimiento
Una vez firmado por el Jefe de Admisiones, se

entrega el documento original al interesado,
copia del mismo se archiva en la Historia
Acadmica del estudiante, la cual ser enviada
al Archivo Central, de acuerdo con lo
establecido en esta T.R.D. Los soportes se
eliminan (recibos de pago y consecutivo) en el
Archivo de Gestin, previo aviso por escrito al
Archivo Central.


Retencin
Cdigo
09.
40.70. 09.
15.
40.70. 15.
Series
CONSTANCIAS
Constancias de Estudios
Recibo de pago
Consecutivo de constancias.
ESTADSTICAS
Estadsticas Acadmicas
Estadsticas de Inscritos
Estadsticas de Matriculados
Estadsticas de Desercin
Cuadros por programa acadmico
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
3 aos
2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
Una vez firmado por el Jefe de Admisiones, se

entrega el documento original al estudiante.
Copia del mismo se mantendr en la oficina
productora por tres (3) aos, cumplido este
trmino, se procede a su eliminacin en el
Archivo de Gestin, junto con los soportes
(recibos de pago), previo informe escrito al
Archivo Central.
Una copia de la Serie se enva a la Oficina de

Planeacin para su consolidacin y publicacin
en el Boletn Estadstico.
Dado que su
informacin queda contenida en el Boletn
Estadstico de la Universidad, al trmino del
tiempo de retencin en el archivo de gestin, se
elimina la subserie, previo informe escrito al
Archivo Central.


Retencin
Cdigo
18.
40.70. 18. 1
Series
HISTORIAS
Historias Acadmicas de pregrado
Formulario de inscripcin
Hoja de vida estudiante
Acta de Grado de bachiller,
Resultado prueba ICFES (original)
Fotocopia documento de identidad
Recibos de pago o consignacin
Matrcula
Adiciones
Reintegros
Traslados
Amnistas
Homologaciones
Autorizaciones
Calificaciones
Sanciones
Estmulos
Acta de sustentacin ( si aplica)
Paz y salvo para grado.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 40
aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
A partir del quinto ao del egreso del estudiante
despus que:
1. Culmine sus estudios
2. Se retire y no vuelva en ese lapso de tiempo
3. Sea suspendido de la Universidad,
se mantendr el expediente durante cinco aos
en el Archivo de Gestin, con fines de
verificacin de antecedentes. Agotado el tiempo
de retencin en Archivo de Gestin, se
selecciona, transfirindose al Archivo Central
para conservacin precaucional: la hoja de vida,
la prueba ICFES, la copia del documento de
identidad, la matrcula, las calificaciones y las
sanciones o estmulos; solo si se aplica el
proceso de microfilmacin, el soporte papel
podr eliminarse antes del vencimiento del
trmino de retencin en el Archivo Central,
previo concepto del Comit de Archivos. Antes
de la eliminacin se realizar una seleccin de
las historias acadmicas con carcter histrico.


Retencin
Cdigo
18.
40.70. 18.2
Series
HISTORIAS
Historias Acadmicas de posgrado
Hoja de vida estudiante
Copia Acta de Grado (pregrado)
Copia del documento de identidad
Ficha de Matrcula
Registro de Notas
Paz y Salvo para grado.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 40
aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
El expediente de Historia Acadmica ser
transferido del archivo de gestin al central 5
aos
despus
que :
1. El estudiante culmine sus estudios.
2. El estudiante se retire y no vuelva en ese
lapso
de
tiempo.
3. El estudiante sea suspendido de la
Universidad.
El tiempo de retencin determinado en el
archivo de Gestin es precaucional, ya que
estima el tiempo en que un estudiante puede
obtener su graduacin; siendo este de 5aos
como mnimo, siendo esto indispensable para
evidenciar y respaldar su informacin
acadmica. Slo si se aplica el proceso de
microfilmacin, el soporte papel podr
eliminarse antes del vencimiento del trmino de
retencin en el Archivo Central, previo
concepto del Comit de Archivos.


Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
administracin, adems, debe formar parte de
los informes de gestin de la Vicerrectora
Acadmica.
19.
40.70. 19.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
20.
40.70. 20.
INVENTARIOS
Gestin

27.
40.70. 27.
PLANES
Plan de Accin
3 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo

Archivo Central la subserie se elimina, por
metas.
2 aos 3 aos


Retencin
Cdigo
Series
28.
40.70. 28.
PLANILLAS
30.
40.70. 30.
PROCESOS
Proceso de Admisiones
Lista de inscritos,
Lista de admitidos,
Nmero de cupos por asignar,
Informe sobre el proceso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
10
aos
10
aos
3 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
X
Tradicin
Documental
Procedimiento
Dados los valores legales e histricos que

adquiere este documento para la Universidad y
por su condicin de documento original, una
vez que el director de programa hace entrega de
las planillas, estas se transcriben en el sistema y
su original se conserva en el archivo de gestin
clasificadas por programa acadmico, durante
un lapso de diez aos, transcurrido este tiempo
se envan al Archivo Histrico para
conservacin permanente. Slo si se aplica el
proceso de microfilmacin, el soporte papel
podr eliminarse, previo concepto del Comit de
Archivos.
administracin. Adems su informacin est
consolidada en el Boletn Estadstico de la
Universidad.


40.80. Oficina de Asuntos Docentes
Retencin
Cdigo
Series
01.
40.80. 01.1.
ACTAS
Actas Comit de Asignacin de Puntaje
40.80. 01. 2.
Actas Comit de Evaluacin y Promocin

Docente
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
2 aos 3 aos X
Citacin
Correspondencia
Lista de Asistentes y ausentes,
Solicitudes
Relacin de Hojas de Vida analizadas
Certificados de Experiencia
Profesional
Certificados de Experiencia Docente
Universitaria
Productividad Acadmica,
Calificacin asignada.
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
Central,
esta
serie
se
selecciona.
nicamente las Actas originales, soporte de
decisiones en materia de reconocimiento de
puntaje y escalafn docente. Los anexos se
eliminan.


Retencin
Cdigo
17.
40.80. 17.1.
40.80. 17.2.
Series
EVALUACIONES
Evaluacin de Desempeo Docente
(instrumentos)
Evaluaciones de Profesores
Evaluacin de director de Programa
Evaluacin del Consejo de Facultad
Evaluacin del Consejo Acadmico
Autoevaluacin
Correspondencia.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 5 aos
Evaluacin de Desempeo Docente en

Cargos Administrativos
Evaluacin del Consejo de Facultad
Evaluacin del Consejo Acadmico
Autoevaluacin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
Agotado el tiempo de retencin en el archivo de
gestin, las subseries Evaluaciones de
Desempeo Docente y Evaluacin de
Desempeo Docente en Cargos Administrativos
se seleccionan, transfirindose al Archivo
Central
nicamente
el
informe
final
consolidado. Agotado el tiempo de retencin en
Archivo Central se elimina, por cuanto su
informacin
est
contenida
en
la
correspondiente Historia Laboral del docente
evaluado.


Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
19.
40.80. 19.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
20.
40.80. 20.
INVENTARIOS
Gestin

administracin, adems, debe formar parte de
los informes de gestin de la Vicerrectora
Acadmica.
27.
40.80. 27.
PLANES
Plan de Accin
2 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo

metas.
2 aos 3 aos


40.90. Oficina de Acreditacin
Retencin
Cdigo
01.
40.90. 01.
03.
40.90. - 03.
Series
ACTAS
Actas Comit de Acreditacin
de la sesin
Citaciones
Orden del da
Correspondencia.
BOLETINES
Boletn Informativo
Cuadros y Grficos
Avances del proceso de Acreditacin
de los Programas Acadmicos
Avances del Proceso de Acreditacin
Institucional
Novedades y Actualidades
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
2 aos 3 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
permanente como soporte de decisiones en
materia de administracin de documentos en la
Universidad, los anexos se eliminan.
Al trmino de su retencin en el archivo de
gestin, los soportes se eliminan, pues es
informacin contenida en el Boletn mismo y
pierden su valor; agotado el tiempo de retencin
en Archivo Central se transfiere al Archivo
Histrico para conservacin permanente.


Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
que pierde sus valores primarios para la
administracin y no adquiere otros que ameriten
su conservacin.
19.
40.90. 19.
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Informe de Autoevaluacin y
Evaluacin de Programas Acadmicos
Informes de Pares Acadmicos
Informe de excepcin
20.
40.90. 20.
INVENTARIOS
Gestin

27.
40.90. 27.
PLANES
Plan de Accin
2 aos 2 aos
Cronograma
Agenda Prospectiva
Plan indicativo

metas.
2 aos 3 aos


Retencin
Cdigo
30.
40.90. - 30.1.
Series
PROCESOS
Proceso de Acreditacin de Alta Calidad
de los Programas Acadmicos y de
Acreditacin Institucional
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
Normas,
Agenda Prospectiva,
Programas Acadmicos en proceso,
Cronograma,
Encuestas,
Planes de estudios,
Informacin general sobre programas
en estudio,
Perfiles,
Competencias,
Indicadores,
Informes de Autoevaluacin,
Informes de Evaluacin Externa,
Informes de Evaluacin Final.
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
de calidad de los programas de la Universidad.
Los documentos sobrantes de este proceso se
eliminan. Al trmino de su retencin en
Archivo Central si se aplica el proceso de
microfilmacin, el soporte papel puede
eliminarse, previo concepto del Comit de
Archivos.


Retencin
Cdigo
30.
40.90. - 30.2.
Series
PROCESOS
Proceso para Registro Calificado de
Programas Acadmicos
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
Normas,
Agenda Prospectiva,
Cronograma,
Encuestas,
Planes de estudios,
Informacin general sobre programas
en estudio,
Perfiles,
Competencias,
Indicadores,
Nuevas propuestas curriculares
Informes de Autoevaluacin,
Informes de Evaluacin Externa,
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Archivos.


Retencin
Cdigo
30.
40.90. - 30.3.
Series
PROCESOS
Proceso de Renovacin de Registro
Calificado de Programas Acadmicos
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 10
aos
Normas,
Agenda Prospectiva,
Cronograma,
Autoevaluacin con fines de
renovacin del R.C.
Nuevas propuestas curriculares
Informes de visitas.
40.90. 30. 4
Proceso de Fortalecimiento Curricular

Cronograma de Capacitacin
Registros de asistencia
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
nicamente la agenda
prospectiva, el
Archivos.


40.100.1. Direccin General de Currculo
Retencin
Cdigo
01.
40.100. 1. 01.
19.
40.100. 1. 19.1.
40.100. 1. 19.2.
Series
ACTAS
Actas del Comit de Currculo
Citaciones
Lista de asistentes
Orden del da
Correspondencia.
INFORMES
Informes a Colciencias y Organismos de
Apoyo
Informes de Gestin
Indicadores de Gestin y Resultados
Logros de actividades
Informe de excepcin
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
3 aos 3 aos X
5 aos 5 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
Central,
esta
serie
se
selecciona.
nicamente las Actas originales. Los anexos se
eliminan.
que pierden los valores primarios para la
administracin, adems, hacen parte de los
informes de gestin de la Vicerrectora
Acadmica.


40.100.1. Direccin General de Currculo
Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
20.
40.100. 1. 20.
INVENTARIOS
Gestin
27.
40.100. 1. 27.
PLANES
3 aos 2 aos
Plan de Accin
Sistema de Investigaciones
Lneas de Investigacin
Areas de Conocimiento
Presupuesto
Normas
Plan indicativo
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
El Plan de Accin se elimina al trmino de su

retencin en Archivo Central por cuanto su
articularse con el plan de accin de la
Vicerrectora Acadmica en cada vigencia y
orientar sus metas.


40.100. 2. Direccin General de Investigaciones
Retencin
Cdigo
01.
40.100.2. 01.
Series
ACTAS
Actas del Comit de Investigaciones
Presupuesto asignado por
COLCIENCIAS
Presupuesto asignado por otras
entidades
Circular explicativa del carcter
Citaciones
Lista de asistentes
Orden del da
Correspondencia.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
3 aos 3 aos X
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
Central,
esta
serie
se
selecciona.
Los anexos se eliminan.


40.100.2. Direccin General de Investigaciones
Retencin
Cdigo
19.
40.100. 2. 19.1.
40.100. 2. 19.2.
20.
40.100. 2. 20.
Series
INFORMES
Informes a Colciencias y Organismos de
Apoyo
Informes de Gestin
Indicadores de Gestin y Resultados
Logros de actividades
Informe de excepcin
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 5 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
que pierden los valores primarios para la
administracin, adems, hacen parte de los
informes de gestin de la Vicerrectora
Acadmica.


Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
24.
40.100.2. 24.1.
40.100.2. 24.2.
MEMORIAS
Memorias Seminarios de Investigacin
Memorias Foros Seminarios - Eventos
Programa
Ponencias
Conclusiones
27.
40.100. 2. 27.
PLANES
3 aos 2 aos
Plan de Accin
Sistema de Investigaciones
Lneas de Investigacin
Areas de Conocimiento
Presupuesto
Normas
Plan indicativo
C M
3 aos 2 aos
Disposicin Final
S
X
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
por lapsos temporales y se conserva como
testimonio de la actividad acadmica,
investigativa y de proyeccin social. Los
eliminando.
El Plan de Accin se elimina al trmino de su

retencin en Archivo Central por cuanto su
articularse con el plan de accin de la
Vicerrectora Acadmica en cada vigencia y
orientar sus metas.


Retencin
Cdigo
32.
40.100.2. 32.
Series
PROYECTOS
Proyectos de Investigacin
Estudios
Autorizaciones
Acta de aprobacin Comit de
Investigaciones
Fuentes de financiacin
Presupuesto asignado UNILLANOS y
otras Entidades cofinanciadoras
Copia del Convenio o Contrato (para
proyectos cofinanciados)
Acta de Compromiso
Evaluacin de pares
Copias resoluciones de Avances
Cotizaciones
Copias de comprobantes de egreso
Fichas y guas de evaluacin del
proyecto
Informes de seguimiento y ejecucin
Informe Final.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 5 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C M
C
Central,
se
selecciona
una
muestra
eliminando.


40.100.3. Direccin General de Proyeccin Social
Retencin
Cdigo
01.
40.100.3. 01.
Series
ACTAS
Actas Consejo Institucional de
Proyeccin Social
ordinario o extraordinario de la
sesin,
Citaciones
Lista de asistentes
Orden del da
Notas y opiniones
Correspondencia.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
permanente nicamente las Actas originales sin
Universidad.


Retencin
Cdigo
18.
40.100.3. 18.
19.
40.100.3. 19.
Series
HISTORIAS
Hoja de Vida de Productos y Servicios
Formatos de Hoja de Vida (SUIT DAFP)
Inventario de productos y servicios
por programa acadmico.
Tarifas de productos y servicios
INFORMES
Informe de Gestin
Estadsticas de prestacin de servicios
Relacin de necesidades
Proyecciones
Informes de Actividades Centros de
Extensin
Propuestas de produccin
Inventario de productos y servicios
por programa acadmico.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 3 aos
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Archivo Central la subserie se selecciona y se
conserva una muestra por lapsos temporales, los
documentos sobrantes se eliminan, por cuanto
su carcter es operativo e informativo y pierde
sus valores primarios para la gestin.


Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
20.
40.100. 3. 20.
INVENTARIOS
Gestin
24.
40-100-3 24.
MEMORIAS FOROS SEMINARIOS EVENTOS

Programa
Ponencias
Conclusiones
27.
40.100.3. 27.1.
PLANES
Plan de Accin
2 aos 2 aos
Cronograma,
Plan indicativo
40.100.3. 27.2.
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
2 aos 3 aos
Plan de Medios
Disposicin Final
Agotado el tiempo de retencin en el A.C. se

temporales y se conserva como testimonio de la
actividad acadmica, investigativa y de
proyeccin social. Los documentos sobrantes de
este proceso se van eliminando.
metas.
La subserie Plan de Medios se conserva en el
Archivo de Gestin en forma permanente por


Retencin
Cdigo
Series
32.
40.100.3. 32.1.
PROYECTOS
Proyectos de Produccin Extensin
Programas de produccin
agrcola y pecuaria
Anlisis de costos, presupuesto
Autorizaciones
Inventario de productos.
40.100.3. 32. 2.
Proyectos de Asesoras Tcnicas

Anlisis de costos
Autorizaciones
Tarifas.
40.100.3. 32.3.
Proyectos de Operaciones Comerciales

Estudio de tarifas
Anlisis de costos
Valoracin costos de mercado
Proyecciones
Inventario de productos.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
S
X
Tradicin
Documental
O
X
Procedimiento
C
Central,
se
selecciona
una
muestra
eliminan.


50. Vicerrectora de Recursos Universitarios
Retencin
Cdigo
01.
50. 01.
05.
50. 05.
Series
ACTAS
Actas Comit de Asesora Tcnico Mecnica
Citaciones
Lista de asistentes
Orden del da
Correspondencia
CIRCULARES
Circulares Informativas
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
2
aos
2
aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Universidad
Procedimiento

por lapsos temporales. Los documentos


Retencin
Cdigo
19.
50. 19.1
Series
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
50. 19.2
Informes de Legalizacin de Cajas

Menores
20.
50. 20.
INVENTARIOS
Gestin
ORDENES
Ordenes de Compra
Ordenes de pago
Ordenes de trabajo
Autorizacin
Solicitud de Disponibilidad
Reserva presupuestal
Cotizaciones, Facturas
Obligacin presupuestal
26.
50. 26.1.
50. 26.2.
50. 26.3.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
3 aos 3 aos
Tradicin
Documental
2 aos 8 aos
Procedimiento
Disposicin Final

su conservacin.
La informacin de la subserie est contenida en
la base de datos del Sistema de Informacin
Financiera (SIIF), sus copias constituyen tipos
documentales que conforman los libros de corte
de cuentas de la Tesorera. Por lo tanto su
informacin corresponde a un Back- up cuya
copia se guarda precautelativamente en la
Oficina de Sistemas, durante dos aos, luego se
enva al Archivo Central


Retencin
Cdigo
27.
50. 27.1.
50. 27.2.
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
PLANES
Plan De Accin
2 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
Plan Anual de Compras
Aprobacin Rectoria(copia del Acto
Administrativo de aprobacin)
Programa Semestral de Adquisiciones
Requerimientos de unidades
acadmicas y administrativas
Relacin de mximos y mnimos
Existencias en bodega
Plan de suministros
Cotizaciones
2 aos 5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
metas.
El Plan de Compras es un documento de

carcter operativo. Al agotarse su tiempo de
retencin en Archivo Central se elimina por
cuanto pierde sus valores primarios y no
adquiere otros que ameriten su conservacin.


Retencin
Cdigo
31.
50. 31.1.
50. 31.2.
50. 31.3.
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3aos
2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
PROGRAMAS
Programa de Mantenimiento de Equipos
Programa de Mantenimiento del Parque
Automotor
Plan anual de mantenimiento
Presupuesto
Inventario de equipos
Solicitudes
Fichas tcnicas
Copias Actas Comit de Compras
Programa de Mantenimiento de Planta
Fsica
Plan anual de mantenimiento
Presupuesto
Inventario de espacios fsicos
solicitudes
Procedimiento
C
Las subseries corresponden a documentos de
carcter operativo. Al agotarse su tiempo de
retencin en Archivo Central se eliminan por
cuanto pierden sus valores primarios y no
adquieren otros que ameriten su conservacin.


50.10. Divisin Financiera
Retencin
Cdigo
04.
50.10. 04.
16.
50.10. 16.
Series
CERTIFICADOS
Certificados de Disponibilidad
Presupuestal
Solicitud y Reserva presupuestal
Obligacin presupuestal.
ESTUDIOS
Estudios de Costos
Anlisis estadsticos
Indicadores de Resultados
Costos de personal
Costo promedio por estudiante
Anlisis de matrculas
Anlisis de Tarifas
Proyecto de Acuerdo de tarifas
Archivo
Gestin
Archivo
Central
3 aos
C M
Tradicin
Documental
3 aos 2 aos
Disposicin Final
X
X
Procedimiento
Dado que su original se constituye en un tipo

documental de la serie Boletn de Tesorera, la
subserie se elimina al trmino de retencin en el
Archivo de Gestin, previo informe escrito al
Archivo Central.
Central, la subserie se elimina, por cuanto
constituye un documento operativo que pierde
sus valores primarios.


Retencin
Cdigo
19.
50.10. - 19.
20.
50.10. 20.
Series
INFORMES
Informe C.G.R.
Informe de Rendicin de Cuenta
Anual
Cuadro resumen de Ingresos propios
Comparativo de costos de personal
Ejecucin presupuestal por fuentes de
financiacin
Obligaciones Financieras
Apropiaciones
Indicadores.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 8 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Central,
se
selecciona
una
muestra
representativa para conservacin en Archivo
Histrico, los documentos sobrantes de este



Retencin
Cdigo
50.10. 21.1.
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Libro de Disponibilidades Presupuestales

5 aos 5 aos
50.10. 21.2.
50.10. 21.3.
Libro de Ejecuciones Activas

Libro de Ejecuciones Pasivas
50.10. 21.4.
50.10. 21.5.
Libro de Obligaciones Presupuestales

Libro de Reservas Presupuestales
5 aos 15
aos
5 aos 5 aos
Procedimiento
La subserie Libros de Disponibilidad

Presupuestal corresponde a cuadros que
resumen la totalidad de documentos de este tipo
expedidos por la Universidad, por lo tanto,
agotado su tiempo de retencin en Archivo
Central se elimina.
Los libros de Ejecuciones Activas y Pasivas se
transfieren al Archivo Histrico para su
conservacin. Slo si se aplica el proceso de
microfilmacin podr eliminarse el soporte
papel, previo concepto del Comit de Archivos.
Los Libros de Obligaciones y de Reservas

Presupuestales son documentos de carcter
primarios para la administracin y no adquieren
otros que ameriten su conservacin, por lo tanto
se eliminan al trmino de retencin en Archivo
Central.


Retencin
Cdigo
27.
50.10. 27.
32.
50.10. 32.1.
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
PLANES
Plan de Accin
2 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PROYECTOS
Proyecto Anual de Presupuesto
Estudios
Autorizaciones
Normas
Anlisis de necesidades e inversin
Comparativo presupuesto anterior
Presupuesto general de la nacin
Anexos
3 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

metas.
Archivo de Gestin el proyecto anual de
presupuesto se elimina por cuanto pierde sus
valores primarios.


50.10. 10. Contabilidad
Retencin
Cdigo
Series
01.
50.10.10. 01.
ACTAS
Actas Comit de Saneamiento Contable
Citaciones
Lista de asistentes
Orden del da
Correspondencia
19.
50.10. 10. - 19.1
INFORMES
Informe C.G.N.
Informe de Cuenta Anual
Informe de Control Interno Contable
50.10.10. 19. 2.
INFORMES
Informe DIAN
.
Informacin exgena
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
4 aos 3 aos X
Tradicin
Documental
5 aos 5 aos
Procedimiento
C
su tiempo de retencin en Archivo Central, se
selecciona transfirindose al Archivo Histrico
de la Universidad para conservacin permanente
nicamente las Actas originales sin los soportes,
los cuales se eliminarn por haber perdido sus
valores.
2 aos 8 aos
Disposicin Final

Central, se selecciona una muestra del 2% por
cada ao de produccin para conservacin, los
eliminan.
La informacin se enva en un archivo
electrnico a travs de un
formulario
preestablecido, cuyo comprobante de envo se
conserva en el archivo de gestin. Cumplido el
tiempo de retencin en Archivo Central, puede
ser eliminado.


50.10. 10. Contabilidad
Retencin
Cdigo
Series, Subseries y Tipos Documentales
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
20.
50.10.10. 20.
INVENTARIOS
Gestin
21.
50.10.10. 21.1.
LIBROS
Libros de Contabilidad
Libros Auxiliares
Libros Mayor y Balances
Libro Columnario
27.
50.10.10. 27.
PLANES
Plan de Accin
2 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
5 aos 15
aos
Disposicin Final
Las subseries corresponden a los libros de

contabilidad, los cuales podrn destruirse al
trmino de su retencin en el Archivo Central,
siempre y cuando se garantice su reproduccin
mediante el proceso de microfilmacin.
Nota: En todo caso, el tiempo de retencin
empieza a contarse desde el cierre de aquellos o
la fecha del ltimo asiento.

metas.


50.10.30. Seccin de Tesorera
Retencin
Cdigo
Series
03.
50.10.30. - 03.
BOLETINES
Boletn Diario de Caja y Bancos
Copia recibos de caja
Notas de contabilidad
Ordenes de Pago con soportes
Legalizaciones de Avances con
soportes (facturas, recibos, etc.)
Consignaciones
Comprobantes de Almacn
Cuentas de Cobro
Certificados de disponibilidad pptal.
Resumen del movimiento diario
(ingresos egresos)
Comprobantes de contabilidad
19.
50.10.30. 19.1.
50.10.30. 19.2.
50.10.30. 19.3.
INFORMES
Informes a C.G.R.
Informes de Administracin de Cartera
Informes de Gestin
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 18
aos
2 aos 3 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
C
La subserie Boletn Diario de Caja y Bancos
contiene el resumen de todas las transacciones
contables efectuadas diariamente. Al agotarse
su tiempo de retencin en Archivo Central
podr eliminarse previa aplicacin del proceso
de microfilmacin; de lo contrario se conservar
en su soporte original.
Procedimiento

Central la subseries se eliminan, ya que son
que pierden sus valores primarios para la
administracin.


Retencin
Cdigo
Series
20.
50.10.30. 20.
INVENTARIOS
Gestin
21.
50.10.30. 21.
LIBROS
Libro de Conciliaciones Bancarias
Extractos Bancarios
Resumen del movimiento de las

cuentas bancarias.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
5 aos 15
aos
Disposicin Final
Las subserie corresponde al registro de

transacciones y movimientos contables, los
cuales podrn destruirse al trmino de su
retencin en el Archivo Central, siempre y
cuando se garantice su reproduccin mediante el
proceso de microfilmacin. Nota: En todo caso,
el tiempo de retencin empieza a contarse desde
el cierre de aquellos, en cada vigencia fiscal.


Retencin
Cdigo
27.
50.10.30. 27.
31.
50.10.30. 31.
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
PLANES
Plan de Accin
2 aos 2 aos
3 aos
PROGRAMAS
Programa Anual Mensualizado de Caja
Procedimiento
El Plan de Accin sirve de base para articularse

con el plan de accin institucional de cada
vigencia y orientar sus metas; y el PAC orienta
el gasto, por lo tanto son documentos de
carcter operativo, que pueden eliminarse al
agotarse su tiempo de retencin en el archivo de
gestin, previo informe escrito al Archivo
Central.


50.10.40. Seccin de Almacn
Retencin
Cdigo
01.
50.10.40. 01. 1.
06.
50.10.40. 06.1.
50.10.40. 06.2.
Series
ACTAS
Actas Comit de Bienes Muebles e
Inmuebles
sesin,
Citaciones
Lista de asistentes
Orden del da
Notas y opiniones
Correspondencia
Actas de Baja de inventarios.
COMPROBANTES
Comprobantes de Entrada
Comprobantes de Salida
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
5 aos 15
aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
Universidad.
Las subseries corresponden al consecutivo de

comprobantes que registran los ingresos y
salidas de Almacn, los cuales podrn destruirse
al trmino de su retencin en el Archivo
Central, siempre y cuando se garantice su
conservacin mediante el
proceso de
microfilmacin.


Retencin
Cdigo
19.
50.10.40. 19.1.
50.10.40. 19.2.
50.10.40. 19.3.
Series
INFORMES
Informes C.G.R.
Informes de Actividades
Logros y avances
Informe Mensual de Anlisis de
Movimiento de Almacn
Boletn diario de Almacn
Comprobantes de Entrada
Comprobantes de Salida
Traslados
Reintegros
Bajas
Cuadro Consolidado del mes.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
2 aos 3 aos
5 aos 5 aos
Disposicin Final

administracin y no adquieren otros que
ameriten su conservacin.


Retencin
Cdigo
20.
50.10.40. 20.1.
50.10.40. 20.2.
50.10.40. 20. 3.
27.
50.10.40. 27.
Series
INVENTARIOS
Inventarios de Unidades Acadmicas
Inventario de Unidades Administrativas
Comprobantes de Salida de Almacn
Inventarios por centros de costos
Traslados
Reintegros
Actas de baja de inventarios
Actas de responsabilidades
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
Documento con tradicin administrativa y
contable su informacin se refleja en los
asientos contables, por lo tanto su carcter es
operativo. Es un documento que no se cierra ya
que est en constante dinmica, pues depende de
la movilidad y rotacin del personal por lo cual
se transfiere de un funcionario a otro por lo que
se conservar permanentemente en el archivo de
gestin para el registro de las novedades.

Gestin

PLANES
Plan de Accin
2 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo

metas.


50.20. Divisin de Servicios Administrativos
Retencin
Cdigo
01.
50.20.10. 01.1.
50.20.10. 01.2.
50.20.10. 01.3.
Series
ACTAS
Actas Comisin de Carrera Adva.
Actas Comisin de Personal
Actas Comit Paritario de Salud
Ocupacional
de la sesin,
Citaciones y lista de asistentes
Orden del da
Correspondencia
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C


Retencin
Cdigo
01.
50.20.10. 01.4.
Series
ACTAS
Actas de Posesin
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2
aos
18
aos
Disposicin Final
C M
X
Tradicin
Documental
O
X
Procedimiento
C
Documento con tradicin legal e histrica, su
elaboracin se cie a un estricto consecutivo
cronolgico que se asigna en la oficina
productora. A pesar de que su copia es un tipo
documental de la Historia Laboral, su original se
debe conservar como una Serie individual, cuya
custodia y control corresponde a la Oficina de
Talento Humano o quien haga sus veces.
Una vez cumplido el tiempo de retencin en el
archivo Central se efecta la transferencia del
expediente al Archivo Histrico para
conservacin permanente. Slo si se aplica o
medio de conservacin podr ser eliminado el
soporte papel al trmino de retencin en
Archivo Central.


Retencin
Cdigo
07.
50.20. 07.
Series
CONCURSOS
Concursos de Personal Administrativo
Resolucin de Convocatoria
Convocatoria (nmero, fecha y
empleo a proveer)
Publicacin (constancia del medio de
divulgacin empleado)
Hojas de vida de aspirantes
Lista de Inscritos admitidos
Lista de inscritos no admitidos
(motivo)
Informe de pruebas practicadas y
puntajes obtenidos (exmenes,
entrevista, etc.)
Cuadro resumen de participantes y
admitidos
Lista de elegibles
Copia de Actas de anlisis.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 8 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
Archivo Central la subserie se selecciona
conservndose nicamente la convocatoria, el
cuadro resumen de participantes y admitidos y
la lista de elegibles. Los dems documentos se
eliminan, por cuanto su carcter es operativo y
el tiempo precautelar ante una posible
impugnacin ya ha expirado.


Retencin
Cdigo
09.
50.20.10. 09.
17.
50.20.10. 17.
Series
CONSTANCIAS
Constancias laborales
Recibo de pago
Consecutivo de constancias
EVALUACIONES
Evaluacin de Desempeo
Formatos Internos de Evaluacin
Formularios D.A.F.P.
Concertacin de Objetivos
Seguimiento e indicadores.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
1 ao
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
Cumplido este trmino, se procede a su

eliminacin en el Archivo de Gestin, junto con
los soportes (recibos de pago), previa
autorizacin del Archivo Central.
Archivo Central la subserie se elimina por
cuanto su carcter es operativo y su
conservacin en Archivo Central es precautelar;
adems la evaluacin definitiva constituye un
tipo documental de la respectiva Historia
Laboral.


Retencin
Cdigo
18.
50.20. 10. 18.1.
50.20. 10. 18.2.
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
HISTORIAS
Historias Laborales Personal Advo. de
Planta
Historias Laborales Personal Docente de
Planta
Acto Administrativo de nombramiento 3 aos

(copia de Acta de Posesin, Resolucin)
Notificacin del nombramiento
Oficio de aceptacin del nombramiento
Hoja de Vida (formato nico D.A.F.P.)
experiencia que acrediten los requisitos del
cargo
Pasado
Judicial
Certificado
de
mdico de ingreso)
97
aos
Pasa......
Procedimiento
C
Documento con tradicin histrica, legal y
administrativa. A partir de la desvinculacin del
funcionario se mantendr el expediente durante
tres aos en el Archivo de Gestin, con fines de
verificacin de antecedentes para la expedicin
de certificados y constancias que solicite el
propio interesado, que en este caso debe ser el
mismo funcionario o su delegado debidamente
autorizado.
Dado que las consultas del expediente ya no son
tan frecuentes, una vez cumplido el tiempo de
permanencia en el archivo de gestin se efecta
la transferencia del expediente al Archivo
Central ya que este documento sigue teniendo
vigencia de carcter administrativo y legal y es
objeto de consulta especialmente para la
expedicin de constancias y certificaciones de
bonos pensionales.


Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Historias Laborales Personal Advo. de Planta

Historias Laborales Personal Docente de
Planta
Viene......
Afiliaciones a: Rgimen de Salud, pensin,
cesantas, caja de compensacin, etc.
Actos administrativos que sealen las
situaciones administrativas del funcionario
(vacaciones,
licencias,
comisiones,
ascensos, traslados, encargos, permisos,
ausencias temporales, inscripcin en carrera
administrativa, pago de prestaciones)
Permisos y llamados de atencin
Comprobantes de entrega de dotaciones
Evaluacin de Desempeo
Acto Administrativo de retiro o
desvinculacin del servidor a la Entidad,
donde consten las razones del mismo
(Supresin de cargo, insubsistencia,
destitucin , aceptacin de renuncia al
cargo, incorporacin a otra entidad, etc.)
Fallos de procesos disciplinarios
el escalafn docente (para docentes).
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
En el Archivo Central se conservar el
expediente durante cien (100) aos, tiempo en el
cual, la Historia Laboral es susceptible de
consulta por el mismo exfuncionario titular de la
misma o por sus herederos.
Central el Comit de Archivos determinar si se
microfilma antes de proceder a su eliminacin.


Retencin
Cdigo
50.20.10. 18.7.
Series
HISTORIAS
Historias Ocupacionales
Examen mdico de ingreso
Registro individual de
monitoreo biolgico
Examen mdico ocupacional (si

se requiere)
Examen mdico de egreso.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
5 aos 20
aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
Su manejo, control y consulta se asimila a los
parmetros establecidos para las Historias
Clnicas. A partir de la desvinculacin del
funcionario se mantendr el expediente durante
cinco aos en el Archivo de Gestin, culminado
el tiempo de retencin en Archivo Central,
podr enviarse a la ARP, para su custodia y
trmites pertinentes.


Retencin
Cdigo
19.
50.20.10. 19.1.
50.20. 10. 19.2.
20.
50.20. 10. 20.
Series
INFORMES
Informes D.A.F.P.
Inventario del recurso humano
Novedades.
Informes de Gestin
Diagnstico organizacional
Proyecciones
Presupuestos
Rendicin de cuentas
Novedades de personal.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 3 aos
INVENTARIOS
Gestin
Disposicin Final
C M
E
X
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
X




Retencin
Cdigo
23.
50.20. 10. 23.
25.
50.20.10. 25.
Series
MANUALES
Manual de Funciones
Planta de Personal Administrativo
Inventario del recurso humano
Presupuestos
Actos Administrativos de aprobacin o
modificacin.
NOMINAS
Novedades
Descuentos
Liquidaciones
Obligacin Presupuestal
Orden de Pago.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
5 aos
15
aos
C
X
Procedimiento

informativas.
Al culminar su tiempo de retencin en el

Archivo de Gestin la serie se selecciona y se
eliminan los soportes, transfirindose al Archivo
Central nicamente el original de la Nmina, el
cual contiene el registro de toda la informacin
contenida en los soportes.
Al trmino de retencin en Archivo Central
podr eliminarse el soporte papel, slo si se
aplica el proceso de microfilmacin y previo
concepto del Comit de Archivos; de lo
contrario se conservar en el Archivo Histrico
en su soporte original.


Retencin
Cdigo
27.
50.20.10. 27.1.
50.20.10. 27. 2.
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
PLANES
Plan de Accin
2 aos 2 aos
Cronograma,
Plan indicativo
Plan Institucional de Capacitacin

Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
Registros de asistencia.
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

metas.


Retencin
Cdigo
30.
50.20.10. 30.
31.
50.20.10. 31.
Series
PROCESOS
Proceso de Reestructuracin
Administrativa
Diagnstico
Autoevaluacin
Presupuesto
Nuevo Acto de Estructura

Orgnica.
PROGRAMAS
Programa de Salud Ocupacional
Afiliaciones A.R.P.
Diagnstico
Mapa de Riesgos profesionales
Encuestas
Recomendaciones
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
5 aos 5 aos X
3 aos 2 aos X
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
Archivo Central las subseries se selecciona y se
transfiere al Archivo Histrico para su
conservacin permanente como testimonio de la
evolucin administrativa institucional.

conserva una muestra por lapsos temporales,
dado que su carcter es operativo y sirve de base
Oficina de Personal o quien haga sus veces, y
orientar sus metas en cada vigencia.


50.20.20. Seccin de Servicios Generales
Retencin
Cdigo
19.
50.20.20. 19.
20.
50.20. 20. 20. 1.
50.20. 20. 20. 2
Series
INFORMES
Informes de Gestin
Logros y avances
Informe de excepcin
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos
INVENTARIOS
Hoja de vida de vehiculos
Gestin
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
X
Procedimiento

su conservacin.


Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
21.
50.20.20. 21.
LIBROS
Libro de Minuta de Celadura
27.
50.20.20. 27.
PLANES
Plan de Accin
2 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
2 aos 2 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
La Serie se elimina al trmino de su retencin
en Archivo Central ya que pierde su valoracin
primaria y no adquiere otra que amerite otra
disposicin final. - Es un libro que facilita el
manejo y control en gestin de las novedades
presentadas en el proceso de vigilancia y
celadura de las instalaciones de la Universidad.

metas.


Retencin
Cdigo
Series
31.
50.20.20. 31.1.
PROGRAMAS
Programa General de Mantenimiento de
Areas Fsicas
50.20.20. 31.2.
Programa de Vigilancia
Anlisis de necesidades
Cuadros de turnos
Anlisis de puestos de vigilancia
Requerimientos
Programa de Prcticas y Transporte
Anlisis de necesidades
Calendario Acadmico
Programacin de prcticas docentes
Requerimientos
Autorizaciones
Cuadro de asignacin de prcticas
50.20.20. 31.3.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 3 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
documentos de carcter tcnico y operativo que
pierden sus valores primarios para la


50.30.10. Seccin de Biblioteca
Retencin
Cdigo
01.
50.30.10. 01.
15.
50.30. 10 15.
Series
ACTAS
Actas Comit de Biblioteca
sesin,
Citaciones
Lista de asistentes
Orden del da
Notas y opiniones
Correspondencia.
ESTADISTICAS
Registros de Consulta
Registros
Cuadros
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Universidad.
Procedimiento

Facultad.


50.30. 10. Seccin de Biblioteca
Retencin
Cdigo
19.
50.30.10. 19.
Series
INFORME S
Informes de Gestin
Estadsticas sobre movimiento
bibliogrfico
Estadsticas sobre usuarios
Novedades
Relacin de adquisiciones
Relacin de requerimientos
20.
50.30. 10. 20.1.
INVENTARIOS
Gestin
50.30. 10. 20.2..
Inventario General de Libros
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 3 aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

en el Boletn Estadstico. Al trmino del tiempo
de retencin en el archivo de gestin, la subserie
se elimina , por cuanto queda contenida en el
Boletn Estadstico de la Universidad, el cual se
conserva de acuerdo con la TRD de la Oficina
de Planeacin.


50.30. 10. Seccin de Biblioteca
Retencin
Cdigo
27.
50.30.10. 27.
32.
50.30.10. 32.1
50.30.10. 32.2
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
PLANES
Plan de Accin
2 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
PROYECTOS
Proyecto de Grado (TESIS)
Proyectos de Desarrollo de la Biblioteca
15
aos
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

metas.
Al agotarse su tiempo de retencin en el archivo
de gestin, se hace una seleccin de los
proyectos que por su incidencia, tengan
relevancia para la investigacin y la docencia,
los dems documentos se eliminan, previo
concepto del Comit de Archivos.


50.30. Divisin de Recursos de Apoyo y Ayudas Educativas
Retencin
Cdigo
01.
50.30.20. 01.
15.
50.30. 20 15.
Series
ACTAS
Actas Comit de Publicaciones
Citacin con explicacin del carcter
Lista de asuntos a analizar
Correspondencia y solicitudes
Aprobaciones
ESTADISTICAS
Registros de Uso de Auditorios y espacios
Registros
Cuadros
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
3 aos 2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Universidad.
Procedimiento

Facultad.


50.30. Divisin de Recursos de Apoyo y Ayudas Educativas
Retencin
Cdigo
19.
50.30.20. 19.2.
Series
INFORMES
Informe de Gestin
Estadsticas de prestacin de servicios
Relacin de necesidades
Cuadros y Proyecciones
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
2 aos 2 aos
20.
50.30.20. 20.1
INVENTARIOS
Gestin
50.30. 20. 20.2
Inventario General de Videos e imgenes 3 aos 2 aos

PLANES
Plan de Accin
2 aos 2 aos
Cronograma,
Plan indicativo
27.
50.30. 20. 27.
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento

Archivo Central las subseries se eliminan, por
cuanto su carcter es operativo e informativo
gestin.

X

metas.


50.50. Divisin de Bienestar Universitario
Retencin
Cdigo
01.
50.50. 01.1.
50.50. 01.2.
Series
ACTAS
Actas del Comit de Capacitacin
Citaciones
Notas y opiniones
Correspondencia
Acta de asignacin de auxilios de
capacitacin.
Actas del Comit de Trabajo Social
Citaciones
Lista de asistentes
Orden del da
Correspondencia
Formatos de solicitud de descuento
Formatos de estudio socioeconmico
Informe de Trabajo Social (visitas y
entrevistas)
Cuadros de resultados del estudio
Acta de aprobacin de descuentos.
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
2 aos 3 aos X
4 aos
1 ao
Disposicin Final
Procedimiento
C
Universidad.
Los formularios de solicitud de descuento no
aprobados se eliminarn al trmino del perodo
acadmico previo informe al Archivo Central.
Central,
esta
subserie
se
selecciona
transfirindose al Archivo Histrico de la
Universidad para conservacin permanente
nicamente las Actas originales, sin los
soportes, los cuales se eliminarn por haber
Universidad.


Retencin
Archivo
Gestin
50.50. 01.3.
19.
50.50. 19.
Actas del Consejo de Bienestar

Institucional
de la sesin,
Citaciones
Lista de asistentes
Orden del da
INFORMES
Informes de Gestin
Informes de Actividades de los

monitores y profesionales adscritos
Estadsticas
Oficios
Rendicin de cuentas
Logros y avances
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
2 aos 2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
Procedimiento

Universidad.
en el Boletn Estadstico. Al trmino del tiempo
de retencin en el archivo de gestin, la subserie
se elimina , por cuanto queda contenida en el
Boletn Estadstico de la Universidad, el cual se
conserva de acuerdo con la TRD de la Oficina
de Planeacin.


Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
20.
50.50. 20.1.
INVENTARIOS
Gestin
50.50. 20.2.
Inventario General de equipos y

elementos
27.
50.50. 27.1.
PLANES
Plan de Accin
2 aos 2 aos
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
50.50. 27.2.
Plan de Capacitacin Administrativa
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C

metas.


Retencin
Cdigo
31.
50.50. 31. 1
31.
50.50. 31. 2
Series
PROGRAMAS
Programa de Bienestar Institucional
Estudio de Clima Organizacional
Estudio de reas fsicas
Necesidades de capacitacin
Desarrollo de actividades para
mejoramiento de Clima
Organizacional
Programas de relaciones humanas
Programacin de conferencias
PROGRAMAS
Programas de Formacin Artstica y
Cultural
Archivo
Gestin
3 aos 2 aos
3aos
50.50. 31. 3
Archivo
Central
2 aos
Programas de Formacin Deportiva

Convocatoria
Listado de asistentes
Evaluacin final
Informe final
Disposicin Final
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
Archivo Central la subserie se selecciona,
conservndose una muestra por lapsos
temporales, por cuanto su carcter es operativo
y pierde su valoracin primaria y no adquiere
otra que amerite su conservacin; adems sirve
de base para articularse con el plan de accin
metas.
Central la subserie se elimina por cuanto no
adquiere valores
secundarios para
la
Universidad.


50.60. Oficina de Sistemas
Retencin
Cdigo
Series
01.
50.60. 01. 1
50.60. 01. 2
ACTAS
Actas Comit de Sistemas
Actas Comit Antitrmites y de
Gobierno en Lnea
de la sesin,
Citaciones
Lista de asistentes
Orden del da
19.
50.60. 19.
INFORMES
Informe de Gestin
Informes de Actividades
Estadsticas
Rendicin de cuentas
Logros y avances
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
2 aos 3 aos X
2 aos 2 aos
Disposicin Final
Tradicin
Documental
C
Universidad.
Procedimiento



50.60. Oficina de Sistemas
Retencin
Cdigo
Series
Archivo
Gestin
Archivo
Central
C M
Tradicin
Documental
Procedimiento
C
20.
50.60. 20.1.
INVENTARIOS
Gestin
50.60. 20.2.
Inventario General de equipos
27.
50.60. 27.1
50.60. 27.2
PLANES
Plan de Accin
3 aos 2 aos
Plan de Accin de Gobierno en Lnea
Diagnstico,
Cronograma,
Plan indicativo
23.
50.60. 23.
MANUALES
Manuales de Usuario
Licencias de software.
3 aos 2 aos
Disposicin Final

metas.

Anexo 3 Tabla Retencion Documental Unillanos Actualizada

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Anexo 3 Tabla Retencion Documental Unillanos Actualizada

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

Oficina de Correspondencia y Archivo

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Informes de ejecucin y seguimiento

Agotado el tiempo de retencin en Archivo

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Cuadro resumen de actividades

Finalizado su tiempo de retencin en el Archivo

Esta subserie se conserva en el Archivo de

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Comunicacin explicativa del carcter

Citaciones, lista de asistentes

Orden del da, Notas y opiniones

Formato de Acta de Reunin

Informes de ejecucin y seguimiento

Cuadros de seguimiento, Indicadores

Esta subserie se elimina al culminar su tiempo

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Cuadros de ejecucin y pago de

Formato Acta de Inicio de Auditoria

Informes de Evaluacin del Sistema de

Revis : Luz Saida Arias Mena P.G.I. Oficina de Correspondencia y Archivo

Culminado el tiempo de retencin en el Archivo

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Informe de Auditorias internas al SGC

Formato de Informe de Auditoria

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Cuadros e indicadores de seguimiento

Esta subserie se conserva en el Archivo de

Estas subseries se conservan en el Archivo de

Transcurrido el tiempo de retencin en el

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Plan de Mejoramiento - C.G.R.

Informe de Auditora C.G.R.

Plan de Manejo de Riesgos

Una vez elaborado el Plan para los fines

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Formato de Acta de Apertura

Formato de Acta de Cierre

Formato Informe de Auditoria

Solicitud de correcciones ACPM

Los informes de auditora de certificacin se

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Formato de Acta de Reunin

Comunicacin explicativa del carcter

Citaciones, lista de asistentes

Orden del da, Notas y opiniones

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Cuadros resumen de actividades

Una vez agotado el tiempo de retencin en

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Inventario de Trmites y Servicios