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Manuel des procdures

administratives, comptables et financires

O.N.G VAHATRA
ANTSIRABE MADAGASCAR

Anne
2009
VAHATRA Lot 21 A 200 Avaratsena BP 197 110 Antsirabe Madagascar (260) 20.44.481.51 Email: vahatr@moov.mg

Liste des abrviations


Poste :

DI
RA
RF
RO
AA
CT

Directeur
Responsable Administratif
Responsable Financier
Responsable Oprationnel
Agent Administratif
Comptable

SOMMAIRE
LISTE DES ABREVIATIONS............................................................................................................................................ 1
POSTE : ....................................................................................................................................................................... 1
PARTIE I : PRESENTATION DU MANUEL....................................................................................................................... 4
1.
OBJECTIFS ................................................................................................................................................................4
2.
MISE A JOUR DU MANUEL ............................................................................................................................................4
2.1.
MODIFICATION DES PROCEDURES ...................................................................................................................4
2.2.
METHODOLOGIE DE MISE A JOUR ....................................................................................................................4
PARTIE II : LES PROCEDURES ADMINISTRATIVES ......................................................................................................... 5
1.
TRAITEMENT DU COURRIER ..........................................................................................................................................5
1.1.
LES COURRIERS ADMINISTRATIFS ....................................................................................................................5
1.2.
LES COURRIERS SPECIFIQUES AUX VOLETS DACTIVITE ....................................................................................6
2.
LES OPERATIONS ENTRE BUREAU DE LIAISON ET LES VOLETS ................................................................................................6
2.1.
VOLET MICROCREDIT..............................................................................................................................................6
2.2.
VOLET FORMATION PROFESSIONNELLE ......................................................................................................................7
PARTIE III : GESTION DES STOCKS ET DES IMMOBILISATIONS...................................................................................... 8
1.
GESTION DES STOCKS ..................................................................................................................................................8
1.1.
RECEPTION DE FOURNITURES ..........................................................................................................................8
1.2.
SORTIE DE FOURNITURES .................................................................................................................................8
1.3.
VALORISATION DES STOCKS .............................................................................................................................8
1.4.
COMPTABILISATION .........................................................................................................................................8
1.5.
APPROVISIONNEMENT.....................................................................................................................................8
1.6.
INVENTAIRE PHYSIQUE.....................................................................................................................................9
1.7.
DECOMPTES SURPRISES ...................................................................................................................................9
2.
IMMOBILISATIONS ......................................................................................................................................................9
2.1.
REGISTRE DES IMMOBILISATIONS ....................................................................................................................9
2.2.
RESPONSABLE DES IMMOBILISATIONS ............................................................................................................9
2.3.
SEUIL DIMMOBILISATION................................................................................................................................9
2.4.
PROCEDURE DIMMOBILISATION...................................................................................................................10
2.5.
MOUVEMENT DE LIMMOBILISATION ............................................................................................................11
2.6.
INVENTAIRE....................................................................................................................................................11
2.7.
VALORISATION ...............................................................................................................................................11
2.8.
AMORTISSEMENT...........................................................................................................................................12
PARTIE IV : GESTION DU PERSONNEL ........................................................................................................................ 13
1.
1.1.
1.2.
1.3.
2.
3.
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
4.
5.
6.
6.1.
6.2.
6.3.
7.

EMBAUCHE .........................................................................................................................................................13
DETERMINATION DES BESOINS EN PERSONNEL...........................................................................................................13
RECHERCHE ET RECRUTEMENT DES CANDIDATS ..........................................................................................................13
PROCEDURE D'EMBAUCHE DEFINITIVE .....................................................................................................................13
DEMISSION..........................................................................................................................................................13
SUIVI DU PERSONNEL..........................................................................................................................................13
DEMANDE DE CONGE, DE PERMISSION ET DAUTORISATION DABSENCE ..........................................................................13
PROMOTIONS ET MODIFICATIONS DE SALAIRE ...........................................................................................................14
CONTROLES DES ABSENCES IRREGULIERES .................................................................................................................14
HEURES SUPPLEMENTAIRES - PERSONNEL NON CADRE ................................................................................................14
PAYE MENSUELLE................................................................................................................................................15
COTISATIONS SOCIALES ET FISCALES (SMIA, CNAPS, IRSA) .................................................................................15
DEPLACEMENTS ET MISSIONS.............................................................................................................................15
ORDRE DE MISSION :............................................................................................................................................15
ALLOCATIONS DE SEJOUR : ....................................................................................................................................16
APRES LA MISSION :.............................................................................................................................................16
ALLOCATION FAMILIALE......................................................................................................................................16

PARTIE V : PROCEDURES DES ACHATS ET DE VENTES ................................................................................................ 17

1.
PROCEDURES DES ACHATS..........................................................................................................................................17
1.1.
GENERALITES..................................................................................................................................................17
1.2.
BUDGET PREVISIONNEL..................................................................................................................................17
1.3.
DECLENCHEMENT DU PROCESSUS .................................................................................................................17
1.4.
DOCUMENTS DACHAT...................................................................................................................................17
1.5.
LE SUIVI DES ACHATS......................................................................................................................................17
1.6.
LA RECEPTION ................................................................................................................................................17
1.7.
LE REGLEMENT ...............................................................................................................................................18
2.
PROCEDURES DE VENTES ...........................................................................................................................................19
2.1.
FACTURATION ................................................................................................................................................19
2.2.
REGLEMENT DU CLIENT..................................................................................................................................19
2.3.
RECOUVREMENT............................................................................................................................................19
PARTIE VI : LES PROCEDURES FINANCIERES .............................................................................................................. 20
1.
GESTION DES CAISSES ...............................................................................................................................................20
1.1.
GENERALITES..................................................................................................................................................20
1.2.
LES CAISSES ....................................................................................................................................................20
1.3.
CONTROLE......................................................................................................................................................21
1.4.
PROCEDURES DAPPROVISIONNEMENT DES CAISSES ....................................................................................21
1.5.
LARRETE DES CAISSES....................................................................................................................................21
2.
BANQUES ...............................................................................................................................................................22
2.1.
RESPONSABILITES...........................................................................................................................................22
2.2.
SEPARATION DES TACHES ..............................................................................................................................22
2.3.
LE COMPTE FONCTIONNEMENT.....................................................................................................................22
2.4.
LE COMPTE FONDS DE GARANTI ....................................................................................................................23
2.5.
LE COMPTE MICROCREDIT .............................................................................................................................24
2.6.
RAPPROCHEMENT BANCAIRE ........................................................................................................................24
2.7.
ANNULATION DE CHEQUES ............................................................................................................................24
PARTIE VII : LA GESTION COMPTABLE ....................................................................................................................... 25
1.
CADRE COMPTABLE ..................................................................................................................................................25
1.1.
ACCES AUX DONNEES COMPTABLES ..............................................................................................................25
1.2.
LES FINANCEMENTS .......................................................................................................................................25
1.3.
LES RESSOURCES DE VAHATRA:......................................................................................................................25
1.4.
CLASSEMENT DES PIECES COMPTABLES.........................................................................................................25
2.
SAISIE DES PIECES COMPTABLES ..................................................................................................................................25
2.1.
DEPENSES.......................................................................................................................................................25
2.2.
OPERATIONS DE PRETS ET DE FONDS DE GARANTI ........................................................................................27
2.3.
OPERATION SPECIFIQUE AU VOLET FORMATION PROFESSIONNELLE............................................................27
3.
LES TRAVAUX COMPTABLES ........................................................................................................................................29
3.1.
LES TRAVAUX QUOTIDIENS ............................................................................................................................29
3.2.
LES TRAVAUX HEBDOMADAIRES ....................................................................................................................29
3.3.
LES TRAVAUX MENSUELS ...............................................................................................................................29
3.4.
AUTRES TRAVAUX PERIODIQUES....................................................................................................................29
3.5.
LES TRAVAUX ANNUELS..................................................................................................................................29
PARTIE VIII : LES AUTRES SERVICES ADMINISTRATIFS ............................................................................................... 30
1.
2.

PHOTOCOPIES .........................................................................................................................................................30
TELEPHONE ............................................................................................................................................................30

Partie I : PRESENTATION DU MANUEL


1. Objectifs
Le prsent manuel de procdures a pour but damliorer le fonctionnement de lactivit et permet
notamment :
de dfinir les tapes suivre dans lexcution des activits principales de VAHATRA ;
de tracer les filires que devront emprunter les pices justificatives tant internes quexternes
ainsi que le cycle idal pour la ralisation des travaux comptables ;
de dfinir les attributions dvolues aux diffrents prposs chaque tape dexcution des
oprations;
de connatre les outils dont doivent disposer les intervenants chargs dexcuter les
oprations;
didentifier les types de contrle fondamentaux effectuer priori ou posteriori : contrle
journalier, hebdomadaire, mensuel ou annuel ; auto contrle, contrle hirarchique, audit
interne et externe ;
dindiquer pour les procdures administratives et les modalits de gestion des ressources
humaines.
de servir doutil de formation pour les nouveaux agents appels intervenir divers stades de
la procdure

2. Mise jour du manuel


2.1.MODIFICATION DES PROCEDURES
La mise jour du manuel peut tre motive par :

les changements de structure ou des activits de VAHATRA


des situations nouvelles qui ncessitent le changement ou lamlioration des procdures
des changements rendus ncessaires par lapplication de textes et dcrets concernant les
lois et rgles en vigueur Madagascar
des modifications en ce qui concerne le personnel et les tches lui incombant
des amnagements dans lorganisation de VAHATRA
lidentification de problme ou de dysfonctionnement dans cette procdure

2.2.METHODOLOGIE DE MISE A JOUR


Lorsque la modification des procdures existantes est envisage, le Directeur convoque une
runion laquelle doivent participer tous les agents susceptibles dtre concerns par ces
modifications. A lissue de cette runion, un procs verbal est tabli indiquant les lments
suivants :
les procdures devant tre modifies
les raisons pour lesquelles les modifications sont demandes
la personne charge de rdiger les nouvelles procdures inclure dans le manuel
La personne charge de rdiger les nouvelles procdures les soumet au Directeur qui y apporte les
ventuelles modifications quil juge ncessaire avant darrter le texte dfinitif.

Partie II : LES PROCEDURES ADMINISTRATIVES


1. Traitement du courrier
Il existe deux types de courrier :
les courriers administratifs
les courriers spcifiques aux volets dactivit
1.1.LES COURRIERS ADMINISTRATIFS
La gestion des courriers administratifs est assure principalement par le RA ou son Assistante. Il
sagit des courriers mettant VAHATRA en relation avec les partenaires, les collaborateurs, les
organismes externes (banques, administration, fournisseurs) et les correspondances interdpartements et services.
1.1.1. Traitement du courrier reu (plis, mails)
La rception des courriers est assure par le RA ou lAA. Elle enregistre les courriers dans le
cahier destin cet effet en leur attribuant un numro darrive par ordre chronologique et
les distribue aux destinataires.
Nature du courrier
Devis, pro format suivant demande de prix

Destinataires

Le Directeur

Le RA

Le Directeur

Le responsable concern

Le RF

Le service comptabilit

Le RA

Le Directeur

Relevs des comptes bancaires

Le service Comptabilit

Autres courriers bancaires

Le Directeur

Le RF

Le service comptabilit
(ventuellement)

Le Directeur

Le responsable concern

Le responsable concern

Offres de services et de produits

Factures

Courrier reus du personnel

Autres

1.1.2. Traitement du courrier dpart


La procdure sapplique tout courrier devant quitter VAHATRA pour un destinataire
externe.
Le courrier - dpart, aprs attribution dune rfrence, est enregistr par ordre
chronologique dans le cahier destin cet effet.
5

Le courrier- dpart doit contenir les informations suivantes :

le numro attribu au courrier


la date de dpart
lobjet
le destinataire
les observations ventuelles.

Tous les documents informatiques seront conservs et classs sur lordinateur de la AA, qui
doit effectuer hebdomadairement des sauvegardes.
Le courrier est obligatoirement prsent la signature du Directeur.
Le dossier de prsentation comprend :

le ou les originaux signer et expdier


les pices joindre
les pices consulter qui doivent permettre au signataire de se mettre au courant de
laffaire

Dans le cas exceptionnel o un courrier doit partir sans la signature du Directeur (absence ou
voyage de celui-ci par exemple) le responsable concern signera le courrier qui devra tre
prsent au Directeur ds son retour, pour approbation.
1.2.LES COURRIERS SPECIFIQUES AUX VOLETS DACTIVITE
Ces courriers concernent tous les documents utiliss dans le cadre des activits de VAHATRA et qui
mettent en relation le bureau de liaison et les agences.
Les expditeurs des courriers remplissent convenablement le cahier de transmission et le
transmette en mme temps que leur contenu au bureau de liaison. Les destinataires des
documents vrifient quantitativement tous les documents transmis avant dmarger sur la partie
destine cet effet.
Il y a quatre (2) cahiers de transmission utiliser qui doivent contenir les informations suivantes :
Nature du cahier de
transmission

Nature des documents

Informations contenues
dans le cahier
denregistrement

Destinataire
au niveau du
bureau de liaison

Cahier mixte

Dossier de prts

Date de la transmission,
numros des partenaires,
nombre, margement

AA

Cahier carnets de prts

Carnets de prt fermer,


contrats fermer sans carnets,
transfert dpargne, passer en
perte

Date de la transmission,
numros des partenaires,
nombre des carnets,
margement, observation

AA

2. Les oprations entre Bureau de liaison et les volets


Les oprations sont centralises au niveau du bureau de liaison pour tre excutes aux agences
2.1.Volet microcrdit
2.1.1. Octroi de prt :
Voir Manuel de procdure doctroi
2.1.2. Retraits dpargne :
Voir Manuel de procdure dpargne

2.2.Volet Formation Professionnelle


Voir Manuel de procdure de la formation professionnelle

PARTIE III : GESTION DES STOCKS ET DES IMMOBILISATIONS


1. Gestion des stocks
On inclut dans les stocks les imprims et les fournitures de bureau. Ces fournitures et imprims sont
comptabiliss directement en dpense lorsquelles sont reues. Cependant, pour fins de contrle, elles
sont inventories sur une base permanente des fiches de stock.
Les stocks sont sous le contrle exclusif de lAA qui agit comme magasinier.
1.1.RECEPTION DE FOURNITURES
Lorsque le stock est reu, il est rceptionn par lAA qui lenregistre sur la fiche de stock (ST01) en
inscrivant en rfrence le numro du bon dachat pr numrot correspondant.
Il ny a pas de fiche de stock au niveau de la comptabilit mais le contrle est fait par le Comptable
tout simplement la fin de chaque exercice.
1.2.SORTIE DE FOURNITURES
Lorsquun service a besoin dun article, il doit complter un bon de commande (ST 03) en un
exemplaire qui doit tre sign par le responsable. Ce bon de commande est archiv au niveau du
bureau de liaison par lAA.
Ci-aprs les tapes suivre pour toute sortie de stocks :
Quantifier les fournitures sortantes
Remplir un bon de livraison (ST05) pr numrot en (1) exemplaire signer par le
rcipiendaire et assembler avec le bon de commande et archiver au niveau du bureau
de liaison.
Mettre jour la fiche de Stock
Mettre jour le fichier informatique
1.3.VALORISATION DES STOCKS
Le stock est valu selon la mthode du cot unitaire moyen pondr (CUMP), cest--dire :
les entres sont values au cot dachat
les stocks vont tre valus au CUMP des articles en stock
les sorties sont values partir du CUMP auquel on a valu le stock prcdent
1.4.COMPTABILISATION
1.4.1. Sur linventaire permanent :
Les transactions dentre ou de sortie de stock sont enregistres au fur et mesure sur les
fiches de stock par le magasinier. Le numro de bon de rception ou de bon dachat est
inscrit en rfrence sur les fiches de stock.
1.4.2. Au grand livre
Les stocks sont mouvements uniquement lors du dcompte physique des articles en stock
en fin dexercice. Les achats non consomms sont reports dans le compte de stock, par
lutilisation du compte variation de stock
1.5.APPROVISIONNEMENT
Lorsque les stocks baissent, ou la rception du bon de commande, lAA remplit un bon dachat
dtaillant les libells, les quantits acheter, le numro de bon de commande () et le transmet au
RA pour validation. Le bon dachat est, par la suite, transmis au Directeur avec le bon de
commande correspondant pour accord.

1.6.INVENTAIRE PHYSIQUE
1.6.1. Responsabilit de lAssistante Administrative
LAA est responsable de la bonne tenue des fiches de stocks, du rangement des stocks.
Laccs larmoire de fournitures est strictement interdit aux personnes trangres au
Service Administratif.
1.6.2. Inventaire physique
la fin de chaque exercice, on doit procder un dcompte dinventaire physique de tous
les articles dtenus en inventaire, au niveau du bureau de liaison. Avant de commencer le
dcompte, lAA doit vrifier la suite numrique des bons de livraison et sassurer quil nen
manque aucun. Pendant le dcompte, aucun mouvement de stock nest permis.
Le dcompte est fait par lAA en prsence du RA et les carts entre la quantit physique et
la quantit thorique sont nots sur ltat dinventaire (ST06). Les carts sont ensuite
ajusts directement sur les fiches de stock par le RA.
1.7.DECOMPTES SURPRISES
Des dcomptes surprises peuvent tre effectus par le RF et le Directeur.

2. Immobilisations
2.1.REGISTRE DES IMMOBILISATIONS
Les immobilisations sont gres directement sur le logiciel CIEL Compta par le service
comptabilit. Ce logiciel permet de faire le suivi des immobilisations et amortissements.
2.2.RESPONSABLE DES IMMOBILISATIONS
Le registre des immobilisations est intgr au systme comptable informatis. Il est mis jour par
le responsable des immobilisations, soit lagent comptable. Ce dernier doit sassurer que le
registre des immobilisations est constamment jour.
2.3.SEUIL DIMMOBILISATION
2.2.1. Condition gnrale
Un matriel est comptabilis en immobilisation lorsque sa valeur est suprieure ou
gale 100 000 Ar, et est class suivant sa nature :
en agencement, amnagement et installation
en matriel danimation
en matriel de formation
en matriel informatique
en matriel et mobilier de bureau
en matriel de transport
2.2.2. Conditions complmentaires
Pour chaque nature du matriel, les exceptions suivantes doivent galement tre
considres :
a. Quelle que soit leur valeur dacquisition, doivent tre comptabiliss en tant que
charges :

les accessoires et pices de rechange

b. Quelle que soit leur valeur dacquisition, doivent tre comptabiliss en tant que
immobilisations :

les mobiliers de bureau


les matriels de transport

c. En cas dacquisition de matriels par lot, les conditions cumulatives suivantes doivent
tre remplies pour pouvoir les immobiliser :

la valeur du lot atteint le seuil dimmobilisation 50 000 Ar


le cot unitaire est suprieur ou gal 20 000 Ar

2.2.3. Comptabilisation et gestion des matriels non immobiliss


Les matriels qui ne remplissent pas ces conditions doivent tre enregistrs dans un
compte de charge, mais leur gestion doit tre assure au mme partie que les
immobilisations (fiche dtenteur, inventaire annuel)
2.4.PROCEDURE DIMMOBILISATION
Les tapes de la procdure sont les suivantes :
rception de limmobilisation
attribution de code limmobilisation
enregistrement de limmobilisation (registre, fiche)
livraison et codification de limmobilisation
mise jour de la fiche individuelle des immobilisations
mouvements de limmobilisation (rparation, transfert, mise au rebut, destruction)
inventaire
2.4.1. Rception de limmobilisation :
Le gestionnaire des immobilisations doit vrifier lexistence des pices suivantes lors de la
rception de limmobilisation :
facture du fournisseur
fiche technique, manuel dutilisation le cas chant
2.4.2. Attribution de code et enregistrement de limmobilisation :
Limmobilisation est saisie sous CIEL avec un code constitu dune srie de lettres et de
chiffres. La srie de lettre reprsente la classification par type des immobilisations. Les
chiffres correspondent lnime et le nombre dunit existant pour chaque type
dimmobilisations. Le Comptable et le RF dfinissent le code attribuer aprs vrification du
dernier code utilis.
Cette codification (premire srie de lettre) est prsente comme suit :
Code
AN
AP
AR
BA
CF
CH
ET
IT
MA
MC
MI
MT
TB
TN
VE

Libell
Animation
Appareil photo
Armoire
Banc
Coffre
Chaise
Etagre
Installation
Massicot
Machine coudre
Matriel informatique
Matriel de test
Table
Tableau
Bicyclette

NB : Les codes attribus aux immobilisations sont dfinitifs et ne pourront pas tre modifies.

10

2.4.3. Livraison de limmobilisation


Le matriel est livr lutilisateur avec la mise jour de la fiche de dtenteur, sign
conjointement par lAA et le dtenteur. Un code est appos directement sur limmobilisation.
2.4.4. Remplissage et mise jour de la fiche individuelle des immobilisations :
La fiche individuelle (IM 01) tablie en deux exemplaires rcapitule la liste des
immobilisations utilises par chaque dtenteur et celles utilises collectivement. Elle est mise
jour chaque entre, dune part par le dtenteur, dautre part, par le gestionnaire des
immobilisations
2.5.MOUVEMENT DE LIMMOBILISATION
2.5.1. Transfert dimmobilisation
Un transfert dimmobilisation consiste en un dplacement dun local distinct vers un autre
local, ou dune agence vers une autre agence. Il faut dans ce cas remplir le formulaire
destin cet effet (IM 03)
2.5.2. Sortie dune immobilisation
Les immobilisations peuvent sortir du patrimoine du fait dun vol, dune cession ou dune
destruction.
La dcision de vendre ou de disposer dun actif immobilis relve du Directeur.
Toute sortie dune immobilisation doit tre constate par un procs verbal (IM 04) sign
conjointement par le dtenteur, le comptable et le Directeur.
Le comptable radie alors le cot ainsi que lamortissement accumul du bien dispos et
reconnat un gain ou perte sur cession dimmobilisation.
2.6.INVENTAIRE
Linventaire porte sur tous les biens meubles et immeubles appartenant et utiliss par VAHATRA.
2.6.1. Inventaire de fin dexercice :
Linventaire des immobilisations est ralis la fin de lexercice selon les tapes suivantes :

ralisation de linventaire physique exhaustif


signature de ltat dinventaire (IM 05) par les intervenants et les responsables des
immobilisations
rapprochement de la situation comptable et de ltat dinventaire par le Service
Comptabilit (IM 06)
rgularisation des ventuelles diffrences constates suivant avis du RAF et du
Directeur

2.6.2. Inventaire Partie exceptionnel


Un inventaire partie exceptionnel peut tre effectu en cas de besoin.
2.6.3. Biens dsuets :
Le responsable des immobilisations doit identifier les actifs dsuets ou hors dusage et
recommander de les radier, au besoin.
2.7.VALORISATION
Les immobilisations acquises par VAHATRA sont enregistres leur prix dacquisition (cots
facturs par le fournisseur ajouts des frais dapproches y affrents). Les dons en nature reus
doivent tre valoriss au prix du march.

11

2.8.AMORTISSEMENT
Les actifs immobiliss sont amortis selon la mthode damortissement linaire. Le taux appliqu
est dfinit comme suit :
Immobilisation
Agencement, amnagement et installation
Matriel danimation
Matriel de formation
Matriel informatique
Matriel et mobilier de bureau
Matriel de transport

Taux
25%
20%
20%
33,33%
20% ou 25%
25%

12

Partie IV : GESTION DU PERSONNEL


La gestion du personnel est soumise au Code du Travail malgache.
1. EMBAUCHE
Lembauche passe par trois phases :
1.1. Dtermination des besoins en personnel
Les besoins sont dtermins au niveau de chaque volet.
Le Directeur en concertation avec le responsable du volet concern, dfinit de la manire la
plus prcise possible le profil des candidats rechercher.
1.2. Recherche et recrutement des candidats
Les offres d'emploi sont portes la connaissance du public par voie de presse ou d'affichage
selon le cas (promotion interne ou recrutement externe).
Les candidatures reues sont classes, suivant les postes pourvoir, auprs du responsable du
volet qui procde ensuite au tri des candidatures en vu d'arrter la liste des candidats
rpondant au profil requis au poste pourvoir, et qui seront convoqus pour faire des
entretiens et passer les tests de slection. Cette liste est soumise l'approbation du Directeur
avant l'envoi des convocations.
Une fiche de description des fonctions est annexe chaque contrat de travail.
1.3. Procdure d'embauche dfinitive
Le succs d'un candidat aux diffrentes tapes de slection est concrtis par la signature du
contrat de travail sign par les deux parties.
Le Service Administratif attribue un numro matricule au nouvel employ, ouvre un dossier
individuel et prpare un contrat de travail. Aprs signature par le Directeur et l'employ
embauch, le contrat est archiv dans le dossier individuel avec toutes les pices constitutives
du dossier (bulletin de naissance, photo d'identit)
2. DEMISSION
A la rception de la demande de dmission, adresse au Directeur et approuve par lui, le RA
tablit le solde de tout compte de l'intress, en tenant compte du pravis respects et non
respects, des retenues y affrentes et des sommes payer VAHATRA, et le transmet au Service
Finance et Comptabilit pour vrification.
Le RA transmet l'intress son solde de tout compte, avec un certificat de travail s'il n'y a pas de
litige.
3. SUIVI DU PERSONNEL
3.1. Demande de cong, de permission et dautorisation dabsence
Les demandes de cong, de permission et autorisation d'absence sont effectues sur des
imprims prvus cet effet. Elles sont soumises l'avis du suprieur hirarchique direct et
donnent lieu une dcision de cong, permission ou autorisation d'absence qui sera envoye
auprs du RA pour vrifi le solde de cong de lintress. La fiche est par la suite transmise
auprs du Directeur pour approbation avant d'tre classe dans le dossier individuel de l'agent
concern, la dcision sert mettre jour la situation de cong.
A la fin de chaque anne, le Service Administratif tablit, partir des fiches individuelles de
chaque agent, un tat indiquant, pour chaque employ, le total des congs pris dans l'anne
(autorisations d'absence exclues) et le reliquat du cong non pris au 31 dcembre. Cet tat est

13

envoy au Service Comptabilit qui calcule le montant des provisions pour congs pays
inscrire aux tats financiers de l'exercice.
3.2. Promotions et modifications de salaire
Les promotions et les augmentations de salaire dcides par le Directeur, aprs apprciations
faites par le suprieur hirarchique de l'intress, donnent lieu une dcision d'augmentation
de salaire. La dcision est communique auprs du Service Administratif qui va effectuer les
modifications dans l'tat de paie.
3.3. Contrles des absences irrgulires
Chaque responsable du volet est charg de contrler la prsence des employs sous ses
ordres.
Toute absence non autorise doit tre rapporte au Chef du Service du Personnel qui, luimme, devrait mettre au courant le Directeur Administratif et Financier, et/ou le Directeur
Gnral, afin de dcider des sanctions ventuelles prendre l'encontre de l'employ
concern. Les sanctions sont portes sur la fiche individuelle de chaque employ.
3.4. Heures supplmentaires - Personnel non cadre
En fonction du volume de travail faire, le personnel non cadre peut effectuer des heures
supplmentaires pendant le mois ou la semaine.
Aprs accomplissement des heures prvues, lagent tablit et fait signer la fiche de demande
de travail a son responsable, puis transmet ltat, au Directeur pour approbation avant de le
remettre auprs du Service Administratif.
Le Service Administratif contrle l'exactitude mathmatique du total des heures
supplmentaires, du montant payer.
Comme les heures supplmentaires sont payes en mme temps que le salaire, le Service
Administratif utilise par consquent ltat du relev des heures supplmentaires pour la
prparation de la paie puis l'annexe l'tat de paie afin de faciliter les contrles ultrieurs de
ce dernier, arrivs au Directeur celui ci apprcie le montant global des heures supplmentaires
payer au titre du mois considr et analyse le cas des agents dpassant un montant
raisonnable d'heures supplmentaires ou effectuant rgulirement des heures
supplmentaires .

14

4. PAYE MENSUELLE
Intervenants
RA

RF
Directeur
DI, RA
RF
RA
Service
Comptabilit
RA

Service
Comptabilit

Description des tches


Collecte des lments de paye mensuelle
Saisie et mise jour de la paye sur Excel et Access
Impression de ltat de paye :
liste nominative de la totalit des salaires
liste nominative des salaires payer en espce
liste nominative des salaires payer par virement
Contrle de ltat et visa
Contrle de ltat et visa
Signature de ltat de virement et du chque de salaire
Virement sur Internet
Classement provisoire de ltat total de la paye mensuelle
Impression de ltat de paye par agence pour le service comptabilit
Saisie de la paye mensuelle par le service comptabilit et apposition dun
coupon matrialisant la saisie effectue
Classement de ltat de paye
Prparation des chques de paiement des salaires
Impression des fiches de paye en trois exemplaires pour lensemble des
employs
Transmission des bulletins de paye et des payes aux salaris
Rcupration de deux exemplaires de la fiche de paye
Vrification de lexhaustivit des bulletins de paye rendus par rapport ltat
de paye
Classement de ltat de paye accompagn des bulletins de paye
Classement de ltat de paye accompagn des bulletins de paye

5. COTISATIONS SOCIALES ET FISCALES (SMIA, CNAPS, IRSA)


Intervenants
RA

Service Comptabilit
RA et Directeur
RA

Service Comptabilit

Description des tches


Prparation de ltat de dclaration priodique :
SMIA, CNAPS en trois exemplaires
IRSA en quatre exemplaires
Vrification de la cohrence des montants payer suivant ltat de
dclaration et suivant les donnes dans CIEL COMPTA
Visa de ltat de dclaration
Prparation du chque de rglement partir du compte de
fonctionnement
Paiement des cotisations
Saisie du paiement et classement des pices originales

6. DEPLACEMENTS ET MISSIONS
6.1. Ordre de mission :
Tout dplacement pour raison de service doit faire l'objet d'un ordre de mission (RH 01), en
deux exemplaires, tabli par le Service Administratif, sign par le Directeur. La nature, le motif,
la dure, et les lieux doivent tre indiqus dans cet ordre de mission dont :
-

l'original sera remis l'intress


le second exemplaire conserv par le Service Administratif.

15

6.2. Allocations de sjour :


Une note de provisions sur la base des lments constitutifs des dpenses est tablie pour
chaque mission et par employ. Avant tout dcaissement, cette note doit tre prsent auprs
du Directeur pour approbation.
-

Perdiem

Petit djeuner
Djeuner
Dner

Montant (Ar)
1 000
2 000
1 500

Frais de dplacement : (terrestre, arien ou maritime)


Ces frais doivent tre supports par des pices justificatives

Hbergement
Ces frais doivent tre supports par des pices justificatives

6.3. Aprs la mission :


Au retour de mission, lemploy doit faire un rapport de dpense en utilisant le formulaire
standard prvu cet effet (RH 02). Il y annexe ensuite les pices justificatives requises puis
transmet le tout au RA, qui revoit et approuve le rapport de dpense, vrifie lavance que
lemploy a reue pour cette mission. Le RA renvoie ensuite le formulaire auprs du Directeur
pour accord.
7. ALLOCATION FAMILIALE
A la rception du bordereau d'allocations familiales de la CNAPS, le Service Administratif le fait
signer par les intress(es).
Le Service Administratif le remplit en tenant compte des sommes retourner en cas de dmission
ou licenciement et le fait retourner la CNAPS la date imprative de retour.

16

Partie V : PROCEDURES DES ACHATS ET DE VENTES


1. Procdures des achats
1.1.GENERALITES
Les procdures dcrites dans ce manuel sapplique aux achats de biens, de fournitures, de travaux
et de services. Les achats sont centraliss au niveau du bureau de liaison.
1.2.BUDGET PREVISIONNEL
Le budget prvisionnel annuel est tenu par le service comptabilit. Un suivi du budget doit tre
effectu priodiquement par le RF. Avant lexcution dachat dinvestissement, le RF fait un suivi
systmatique de lengagement par rapport au budget prvisionnel.
Un rapport trimestriel est prpar par le RF et prsent au Comit Excutif.
1.3.DECLENCHEMENT DU PROCESSUS
Les bons de commandes internes dterminent le point de dpart du processus dachat. Ces bons
de commande doivent tre remplis par le responsable du volet demandeur et sont transmis lAA.
A la rception des bons de commande, lAA value la disponibilit des matriels et fournitures en
stock et dtermine la ncessit ou non deffectuer un approvisionnement.
Tous les bons de commande doivent tre signs et approuvs par le Directeur
1.4.DOCUMENTS DACHAT
Les achats font lobjet dun bon dachat (AC 01) tabli en un exemplaire par lAA, vis par le RA. Le
bon dachat avec le bon de commande correspondant sera alors prsent pour validation auprs
du Directeur.
Les travaux et prestations de services doivent faire lobjet dun bon de commande et/ou dun
contrat.
1.5.LE SUIVI DES ACHATS
Achats

Responsable du suivi

Biens

Le responsable concern

Travaux, services

Le responsable concern

Tches

Suivi chancier, relance

1.6.LA RECEPTION
LAA est charg de la rception des articles.
1.6.1. Les biens et articles
A larrive des biens et articles, lAA doit sassurer avant de les accepter quils sont conformes
la commande correspondante. Pour ce faire, elle vrifie la correspondance des
spcifications inscrites sur le bon de commande avec celles du bon de livraison ou de la
facture du fournisseur. Elle doit ensuite procder au comptage physique afin de sassurer que
la quantit reue est identique ou infrieure celle commande.
LAA doit refuser les biens ou articles non conformes au bon de commande tabli cet effet,
ainsi que les quantits excdant celles qui ont t commandes.
Dans le cas dune livraison partielle, lAA annote le bon de commande de la quantit reue et
marque sur le bon de livraison que la livraison nest pas complte, puis classe le bon de
commande avec les autres bons de commande en attente de livraison.

17

1.6.2. Les travaux, prestations de services


Avant leur acceptation, les travaux ayant fait lobjet dun bon de commande ou de contrat
pralable (travaux de rparation, dentretien, ...) doivent faire lobjet dun contrle effectu
par le RA (ou du Responsable concern).
Les travaux qui ne satisfont pas aux normes et spcifications indiques sur le bon de
commande ou le contrat sont systmatiquement refuss.
Aprs contrle, le RA certifie la rception sur la facture (ou sur la pice justificative produite)
en apposant la mention certifi travaux ou services faits et renvoie les documents au
service comptable pour traitement.
1.6.3. Lenregistrement comptable
a. Enregistrement des factures
Les factures sont transmises au service Comptabilit pour imputation budgtaire. Elles
doivent tre comptabilises dans le journal dachats sur le logiciel CIEL COMPTA ds leur
rception. Aprs saisie, le comptable appose la mention OK SAISIE .
b. Contrles priodiques du Chef du Service Finances et Comptabilit
A la fin de chaque mois, le RF effectue des sondages pour vrifier la bonne imputation de
la facture et lexactitude mathmatique de celle-ci. Il vrifie aussi lexactitude des
montants comptabiliss et des montants inscrits sur les factures ou autres pices
justificatives.
A chaque fin dexercice, le RF identifie partir des factures reues aprs le 31 Dcembre
le montant des charges constates davance qui devrait tre inscrit au bilan. Il identifie
de mme les prestations de service (tlphone, loyer, eau et lectricit...) reues par
lInstitut au cours de lanne prcdente (n-1) mais dont les factures ne sont quau cours
de lanne (n).
1.7.LE REGLEMENT
1.7.1. Avance
Le paiement davance ne doit pas dpasser 60% du montant total du march. Le paiement de
lavance se fait par chque ou en espce suivant le montant payer.
1.7.2. Paiement au comptant
Le paiement est effectu sur la base du bon de commande et de la facture.
1.7.3. Paiement facture la livraison ou lchance
Ci-aprs les tapes suivre :
Vrification conformit de rception des biens ou services
Vrification cohrence des pices justificatives
Visa de la facture par le RA
Apposition bon payer par le Directeur
Mise en paiement
Acquit de paiement du fournisseur
1.7.4. Comptabilisation et classement
Le rglement est enregistr sur CIEL COMPTA dans le journal de trsorerie concern. La
facture dment acquitte par le fournisseur est classe par ordre chronologique, par numro
de pice.

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2. Procdures de ventes
2.1.FACTURATION
2.1.1. Etablissement des factures
Les factures sont tablies par la AA et sont mises en deux exemplaires (pour le tiers et pour
le service comptabilit) aprs signature du Directeur
Les factures doivent porter les mentions obligatoires suivantes :
a. Nom et adresse du client
b. Mention facture
c. Date de la facture
d. Numro de la facture (par ordre chronologique)
e. Dnomination des produits et services
f. Quantit, prix unitaire, prix total, mention des rabais, remises, ristournes accords
g. Echance de rglement
2.1.2. Comptabilisation et classement
Les factures doivent tre comptabilises dans le journal de ventes sur CIEL COMPTA ds leur
rception. Aprs saisie, le comptable appose la mention OK SAISIE , et classe la facture
provisoirement en attente du rglement.
2.2.REGLEMENT DU CLIENT
2.2.1. Rception du rglement
a. Paiement en espces
Le RA reoit les paiements en espces et lenregistre dans le journal de caisse. Elle
appose un acquit de paiement sur lexemplaire de facture du tiers.
b. Paiement par chque
LAA reoit les paiements par chque et les verse sur le compte de fonctionnement. Elle
appose un acquit de paiement sur lexemplaire de facture du tiers.
2.2.2. Comptabilisation et classement
Le rglement est enregistr sur CIEL COMPTA dans le journal de trsorerie concern ds leur
encaissement. La facture dment acquitte est classe dfinitivement.
2.3.RECOUVREMENT
Chaque compte client doit tre tudi et justifi chaque mois. Il est conseill de les suivre trs
rgulirement et deffectuer des relances afin de ne pas pnaliser la trsorerie.

19

Partie VI : LES PROCEDURES FINANCIERES


1. Gestion des caisses
VAHATRA utilise deux petites caisses alimentes chacune par un fonds dun montant fixe de 400 000
Ar.
la caisse fonctionnement est utilise pour rgler les petites dpenses qui ne peuvent tre
payes par chque.
la caisse pargne permet de payer les retraits du fonds de garantie de montant infrieur
20 000 Ar.
Ces deux petites caisses sont dtenues auprs du bureau de liaison et tenues par le RA. Le cahier de
caisse doit tre mis jour quotidiennement pour le suivi des mouvements de caisse. (CA 01) Elles sont
respectivement provisionnes partir :

du compte de banque fonctionnement BMOI :


du compte de banque fonds de garantie BMOI :

00004 00006 070261001 04


00004 00006 070261002 01

1.1.GENERALITES
Les caisses doivent tre gardes dans un endroit scuris (coffre portatif et/ou coffre mural).
Lorsque le teneur de caisses qui est la seule personne pouvant avoir accs aux caisses doit
sabsenter, mme pour une courte dure, il doit sassurer que le coffre est verrouill afin dviter
que des sommes ne soient drobes en son absence. Le teneur de caisses est responsable des
manquants.
1.2.LES CAISSES
1.2.1. La caisse fonctionnement
Fonctionnement et Approvisionnement :
Actions
Tenue de la caisse
Imputation comptable des pices
Saisie sur CIEL COMPTA et classement
Arrt mensuel

Frquence
Journalire
Journalire
Journalire
Mensuel

Responsables
Agent administratif
Service Compta
Service Compta
Directeur et RA

Recettes
La caisse ne reoit que le reversement des reliquats davance sur mission.
Dpenses
La caisse fonctionnement est utilise pour le paiement des dpenses courantes (photocopies,
recharge tlphone, frais de dplacement, fournitures divers ).
Pices justificatives
Toute dpense doit tre justifie par une facture ou au moins un reu. Seules les pices
originales sont acceptes. Les informations suivantes doivent figurer sur chaque pice :
Informations communes :
Les mentions suivantes doivent obligatoirement figurer sur chaque pice :
factures adresses VAHATRA

date dmission de la facture

nom du fournisseur

description de l'objet ou de la prestation

montant de la dpense en chiffres et en lettres

signature du teneur de caisse


20

acquit de paiement et signature du fournisseur

Informations spcifiques et additionnelles aux informations communes :


En complment des informations ci-dessus, les dpenses suivantes doivent mentionner les
dtails spcifiques :
Services : facture du prestataire avec mention bon payer appose avec visa du
responsable
Achats : facture dachat avec accus de paiement et de livraison de lobjet
Dplacements : fiche de dplacement mentionnant les trajets aller/retour et le nom
de la personne visite, vise par le suprieur hirarchique direct
Dplacements en taxi : Reu indiquant le nom du conducteur, du numro du
vhicule, du trajet
Autres dplacements : Selon le cas
Photocopies : facture accompagne de la liste des documents photocopies
Consommation deau et dlectricit : facture adresse VAHATRA
1.2.2. La caisse fonds de garanti
Fonctionnement et Approvisionnement :
Actions
Tenue de la caisse
Imputation comptable
Saisie sur CIEL COMPTA
Arrt mensuel
Classement

Frquence
Journalire
Journalire
Journalire
Mensuel
Mensuel

Responsables
Agent administratif
Service Compta
Service Compta
Directeur et RA
Service Compta

La caisse fonds de garanti est utilise pour le paiement des retraits de fonds de garanti de
valeur infrieure 20 000 Ariary. Le retrait nest pas possible sans reu dment sign
mentionnant le nom, adresse et rfrence du propritaire du compte de fonds de garanti.
1.3.CONTROLE
Le Directeur et le RF sont habilits faire des contrles physiques des caisses des agences. Ces
contrles doivent tre faits en prsence du teneur de caisse laide du formulaire de dcompte de
caisse (CA 04)
1.4.PROCEDURES DAPPROVISIONNEMENT DES CAISSES
La caisse du bureau de liaison est approvisionne ou rapprovisionne suivant les prvisions
tablies par le RA.
1.5.LARRETE DES CAISSES
Les caisses doivent tre arrtes mensuellement par le RA qui doit effectuer un rapprochement
entre les en caisses et les soldes inscrits dans le cahier de caisse. Le cahier de caisse, les en caisses
ainsi que les pices justificatives doivent tre par la suite transmis auprs du Directeur pour
vrification.
La procdure darrte de caisse suivre est la suivante :
- Comptage physique des en caisses par le RA
- Rapprochement du solde sur livre de caisse par rapport au solde comptable
- Rapprochement du solde thorique par rapport au comptage physique
- Apposition du dtail des espces suivi de la mention arrt la somme de .. et de
la signature du RA dans le cahier de caisse
- Transmission du cahier avec le montant en espce et les pices justificatives auprs du
Directeur pour vrification et signature

21

2. Banques
VAHATRA dispose de trois comptes bancaires distincts qui sont tous la BMOI. Ces trois comptes sont :
- Le compte fonctionnement
- Le compte fonds de garanti
- Le compte microcrdit
Toute sortie de banque ncessite toujours deux signatures. Les signataires autoriss sont :
Directeur
Directeur
RF
RF

RA
RO
RA
RO

Aucun chque ne doit tre sign en blanc. Les pices justificatives supportant une sortie de banque
doivent toujours tre prsentes aux deux signataires en mme temps que le chque, afin quils
puissent vrifier que les pices et le chque correspondent.
2.1.RESPONSABILITES
Pour tous les virements, que ce soit compte compte ou vers les bnficiaires, VAHATRA utilise le
service internet BMOINET. Ces virements sont sous la responsabilit du RF.
Les carnets de chques doivent tre sous le contrle exclusif du RA et gards lintrieur du
coffre.
2.2.SEPARATION DES TACHES
En principe, celui qui est responsable des comptes bancaires ne doit pas prparer le
rapprochement bancaire. Les pices de banque et autres relevs bancaires doivent tre reus
directement par lagent charg du rapprochement bancaire et ne doivent tre remis au RF quune
fois les rapprochements bancaires effectus.
2.3.LE COMPTE FONCTIONNEMENT
2.3.1.Compte et destination :
Banque
Intitul
Numro
BMOI
Fonctionnement 00004 00006 070261001 04
2.3.2.Fonctionnement :
Ce compte reoit :
les financements des bailleurs (envoi de fonds)
les recettes lies au fonctionnement de VAHATRA (allocation familiale,
remboursement tlphone du personnel)
les recettes lies aux prts (adhsion prts, colage FP)
Ce compte est aussi utilis pour rgler toute les dpenses lies au fonctionnement
(salaires, Cnaps, SMIA, IRSA, investissements, services)

22

2.3.3.Procdure de paiement des dpenses :


Le paiement des dpenses est effectu suivant les tapes ci-aprs :
Etapes
1

Intervenants
RA

Actions
Rception des factures

RA

Vrification ralit et cohrence des pices


dachat de fournitures et matriels (factures,
bons de commande, bons de livraison,
montant) et visa pices

RA

Imputation des appels personnels sur les


factures de tlphone

RA

Vrification exactitude chanciers et


montants (locations, assurances)

RF

Imputation budgtaire

Comptabilit

Saisie facture dans CIEL COMPTA

Directeur

Apposition Bon payer

RA

Prparation chque

Signataires

Signature chque

10

RA

Transmission chque au fournisseur

11

RA

Acquit de paiement du fournisseur

12

Comptabilit

Saisie paiement facture dans CIEL COMPTA et


classement

13

Directeur et RF

Vrification souche chquiers pour les


paiements effectus

Lapposition de la mention bon payer doit tre rgularise au retour du Directeur


dans le cas o des paiements ont t effectus en son absence
2.3.4.Transaction:
Pour toute transaction qui donne lieu une mission de chque, les pices justificative
doivent tre prsents aux signataires en mme temps que le chque, afin quils puissent
vrifier que le chque et les pices correspondent.
2.4.LE COMPTE FONDS DE GARANTI
2.4.1.Compte et destination :
Banque
BMOI

Intitul
Fonds de garanti

Numro
00004 00006 070261002 01

2.4.2.Fonctionnement du compte :
Ce compte est utilis pour toutes les oprations relatives au fonds de garanti :
Approvisionnement de la caisse FG
Retraits et dpts de fonds de garanti
Versement des frais dadhsion
Rception du virement de fonds de garanti ultrieur

23

2.4.3.Retrait de fonds de garanti :


Les demandes de retrait de fonds de garanti sont audites par le RA avant dtre
contrles et vises par le RF. Le retrait de fonds de garanti est dlivr par chque ou en
espce pour les montants infrieurs 20 000 Ar, contre un reu sign par le bnficiaire.
2.4.4.Versement de fonds de garanti antrieur :
Les collectes de fonds de garanti antrieur sont verses la banque mensuellement. Un
tat de dpt est imprim du logiciel de gestion de prts et transmis auprs du service
comptabilit pour servir de pice.
2.5.LE COMPTE MICROCREDIT
2.5.1.Compte et destination :
Banque
BMOI

Intitul
Epargne

Numro
00004 00006 070261003 95

2.5.2.Fonctionnement :
Ce compte est utilis pour toutes les oprations relatives aux prts :
Octroi de prts
Dpts des collectes
Virement des fonds de garantie collects
Rception des fonds de crdits
2.5.3.Octroi de prt :
Les chques d'octroi sont mis aprs visa conjoint des concerns suivant les spcifications
provisoires de prts. Tous les octrois sont dlivrs par chque contre reu sign par le
bnficiaire.
2.5.4.Virement du fonds de garanti ultrieur
Avant la fin du mois (m), le RA imprime ltat de collecte du mois (m-1) et calcul le
montant du fond de garanti ultrieur. Il transmet ensuite la pice au RF qui effectue le
virement. Le montant du fonds de garanti ultrieur vir se calcul suivant la
formule suivante:

FGU = Fonds de garanti ultrieur collect (m-1) Transfert de fonds de garanti


(m-1)

2.6.RAPPROCHEMENT BANCAIRE

Un rapprochement bancaire doit tre prpar la fin de chaque mois, pour chaque compte
bancaire et par le comptable. Pour cela, un rapprochement entre les relevs bancaires et les
chques mis comptabilises dans les journaux doit tre fait dans le logiciel CIEL Compta.
Les tats de rapprochement sont par la suite imprims et prsents auprs du Directeur, avec les
relevs, pour approbation.
Une fois complts et dment rviss et approuvs par le Directeur, les rapprochements
bancaires doivent tre classs, pour rfrence ultrieure.
2.7.ANNULATION DE CHEQUES
En cas dannulation de chque, la souche contenant le numro de chque est dtache et
conserve lintrieur du carnet de chques.

24

Partie VII : LA GESTION COMPTABLE


1. Cadre comptable
La comptabilit de VAHATRA est tenue selon le plan comptable en vigueur (PCG 2005) et sur le logiciel
CIEL COMPTA. Mensuellement, un reporting comptable sous Excel doit tre fait suivant les donnes
comptabilises sous CIEL. Des tableaux de bord sont aussi tenus de faon extracomptable.
1.1.ACCES AUX DONNEES COMPTABLES
Le RF et le comptable sont les seules personnes habilits avoir accs aux donnes comptables.
1.2.LES FINANCEMENTS
Les financements reus par VAHATRA sont ngocis l'tranger en partenariat avec l'ONG
franaise Inter Aide.
1.3.LES RESSOURCES DE VAHATRA:
-

droits de fonds de garanti


intrts de placement
droits et carnets prts
rachats carnets de prts
intrts sur prts
droits d'inscription
colages
intrts bancaires (agios positifs)
vente de matriels obsoltes
remboursement de dettes auparavant passes en perte

1.4.CLASSEMENT DES PIECES COMPTABLES


Les pices comptables sont classes par le comptable par ordre chronologique et par compte de
trsorerie. La numrotation appose sur chaque pice sera faite suivant le format suivant : n
pice/trsorerie/mois/anne

2. Saisie des pices comptables


2.1.DEPENSES
La saisie est faite de faon journalire. Chaque saisie effective est matrialise par lapposition de
la mention OK SAISIE sur chaque pice.

25

26

LOANS & CBU


LOANS & CBU
Reus CECAM

Imprims

Documents de saisie

LOANS & CBU


LOANS & CBU
LOANS & CBU
LOANS & CBU
LOANS & CBU
LOANS & CBU

Droits dinscription, colage

Oprations

Priodicit

Traitement comptable

Fiches

Mensuel

Priodicit

Saisie des recettes par type et par agence


Saisie par agence
Saisie par agence
Saisie globale

Saisie par agence

Documents de saisie

Hebdomadaire
Hebdomadaire
Hebdomadaire
Fin juin et dcembre
Mensuel
Mensuel
Mensuel
Hebdomadaire
Hebdomadaire
Suivant le cas

2.3.OPERATION SPECIFIQUE AU VOLET FORMATION PROFESSIONNELLE

Octroi de prt
Remboursement de prt
Intrt sur prt
Intrt sur pargne
Transfert dpargne
Passage en perte
Recettes (droits, rachat carnet)
Collecte dpargne
Retrait dpargne
Intrt de placement

Oprations

2.2.OPERATIONS DE PRETS ET DE FONDS DE GARANTI


Vrification
Validation montant rel
mensuel et rgularisation
le cas chant

27

28

3. Les travaux comptables


3.1.LES TRAVAUX QUOTIDIENS
-

Saisie des factures dans le logiciel CIEL COMPTA


Saisie des transactions bancaires (chques, ordres de virement, versements, avis de dbit/crdit,
remises de chques, rception de fonds)
Classement des pices

3.2.LES TRAVAUX HEBDOMADAIRES


-

Saisie des pices de caisse


Saisie des octrois de prt, des intrts sur prts, des collectes dpargne et de remboursement, des
retraits dpargne

3.3.LES TRAVAUX MENSUELS


3.3.1. Comptables
-

Contrle des saisies du mois


Saisie des transferts dpargne
Saisie de la paye
Saisie des frais bancaires
Etablissement des rapprochements bancaires mensuels
Saisie des ventuelles critures de rgularisation
Suivi des oprations de trsorerie en attente (factures payer, )
Vrification du classement (exhaustivit des pices par rapport au grand livre, classement
appropri)

3.3.2. Les suivis comptables


-

Etablissement des rapports financiers mensuels


Etablissement du reporting microcrdit mensuel
Comparaison des ralisations de la priode avec le budget et explication des carts

3.4.AUTRES TRAVAUX PERIODIQUES


-

Saisie des intrts sur pargnes


Saisie des crances passer en crances irrcouvrables et/ou en pertes

3.5.LES TRAVAUX ANNUELS


-

Inventaire physique des immobilisations et des stocks


Rapprochement de ltat dinventaire avec le tableau des immobilisations et amortissements
Identification des immobilisations sortir ventuellement de la comptabilit et/ou des
immobilisations cder
Clture de lexercice (amortissement, provisions,)
Edition des tats financiers de fin dexercice
Audit des comptes par un cabinet dAudit externe

29

Partie VIII : LES AUTRES SERVICES ADMINISTRATIFS


Nous avons regroup dans cette partie les oprations suivantes qui nont pas t couvertes dans les autres
sections :
-

Photocopie
Tlphone

Ces oprations peuvent engendrer des dpenses importantes et cest la raison pour laquelle on a prvu certains
contrles.

1. Photocopies
Les photocopies sont sous le contrle de lAA qui inscrit quotidiennement la liste, la quantit et le montant
des photocopies dans le registre destin cet effet.

2. Tlphone
Le tlphone (fixe et cellulaire) est sous le contrle du RA. Tous les appels sont enregistrs dans le registre
tlphonique. Les appels personnels sont refacturs aux utilisateurs au tarif des oprateurs chaque fin du
mois.
la fin du mois, le RA pointe le registre tlphonique avec la facture dtaille du tlphone et sassure que
tous les appels apparaissant sur la facture de tlphone, ont t lists dans le registre tlphonique. Par la
suite, les appels personnels sont refacturs aux utilisateurs au tarif des oprateurs chaque fin du mois.

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