ORGANIZACIN DE COMPRAS

Las Compras dentro de la Empresa Como bien se sabe las Empresas no son
autosuficientes, stas dependen de terceros o elementos externos. Para abastecer
sus operaciones y actividades, las Empresas necesitan materias prima,
materiales, mquinas, equipos, servicios, y un sin nmero de insumos que
provienen del ambiente exterior. Como conclusin de lo anterior, puedes observar
que para que las Empresas inicien sus operaciones, es necesario que los
materiales e insumos se encuentren disponibles y su abastecimiento
garantizado .La compra es aquella operacin que involucra todo el proceso de
ubicacin de proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisicin de materiales a
travs de negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido
y la recepcin de las mercaderas correspondientes para controlar y garantizar el
suministro de la adquisicin. A. Funcin de Compras: Es aquella que relaciona a
las distintas reas de la Empresa con los diferentes proveedores externos, es
decir, el Departamento de Compras o Encargado de Compras, es el intermediario
para cubrir las necesidades de la Empresa con sus proveedores. Importancias de
Compras: Se manifiesta principalmente en asegurar el abastecimiento normal de
las necesidades de insumos y materiales de la empresa. Adems la colaboracin
en la administracin de los recursos materiales y financieros de la Empresa, es
decir, saber a quin, cmo y cundo comprar, puede traer consigo mayor
economa y ganancias para la Empresa. Organizacin de Compras: Todas las
Empresas son diferentes por lo tanto sus necesidades tambin van a ser
diferentes, ya sea por su giro, tamao, organizacin y situacin geogrfica
La organizacin de compras es una unidad organizativa que procura artculos y
negocia condiciones generales de precio de compra con los proveedores. Es
responsable de todas las transacciones de compras en la empresa.
Utilizacin
Una transaccin de compras se procesa completamente mediante una nica
organizacin de compras. Las autorizaciones para actualizar datos maestros y
procesar transacciones de compras se asignan por organizacin de compras.
La organizacin de compras se utiliza en las reas siguientes:

Cuando se crea un pedido de traslado (clase de orden UB), todos los

centros (tiendas) que realizan el pedido conjuntamente deben pertenecer a
la misma sociedad. Esta sociedad tambin debe ser la definida para la
organizacin de compras especificada.

Julia Reyes Licona

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Si no se asigna ninguna sociedad a la organizacin de compras, SAP Retail

utiliza la sociedad asignada a los centros solicitantes. Como alternativa,
puede introducir una sociedad manualmente. El sistema verifica si la
organizacin de compras est autorizada a realizar pedidos para los
centros especificados. El sistema no utiliza datos del centro suministrador
en el pedido, ni tampoco datos de la combinacin de centro suministrador y
centro receptor (excepto para calcular los costes indirectos de adquisicin).
Cuando se crea un pedido de traslado entre dos sociedades, la
organizacin de compras no puede asignarse a ninguna sociedad fija si
debe realizar un pedido para el centro suministrador.

En los pedidos de compra estndar (clase de orden NB), el sistema

tambin verifica si la organizacin de compras solicitante est asignada al
proveedor. Esto es importante para la determinacin de precio de compra,
por ejemplo.

Otras verificaciones similares tienen lugar para contratos marco (pedidos

abiertos, planes de entregas).

Puesto que las promociones de ventas y las tablas de asignacin

pueden utilizarse para generar pedidos de compras, las organizaciones de
compras tambin juegan un papel en estas reas. Las promociones de
ventas necesitan organizaciones de compras para suministrar funciones de
determinacin de fuente de aprovisionamiento y de actualizacin de
precios; se utilizan en funciones de la tabla de asignacin para
programacin (determinar la fecha de pedido de compras ms tarda
posible), por ejemplo.

En una peticin de oferta facilitada al proveedor, la organizacin de

compras invita a un proveedor asignado a ella a presentar una oferta.

Integracin
Las organizaciones de compras son niveles de retencin de datos para muchos
tipos de datos maestros.
Una (y slo una) sociedad puede asignarse a una organizacin de compras. Una
organizacin de compras que haya sido asignada a una sociedad slo puede
comprar para centros que pertenezcan a esta sociedad. Si la organizacin de
compras debe responder de centros que no pertenecen todos a la misma
sociedad, no debe asignarse ninguna sociedad a esta organizacin de compras.
Esto es especialmente importante de recordar si el centro solicitante y el centro
suministrador de un pedido de almacn o una devolucin estn asignados a la
misma organizacin de compras pero los centros pertenecen a distintas
sociedades.
Julia Reyes Licona

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Un centro puede asignarse a la organizacin de compras que pide en

representacin del centro en la actualizacin de centros. Esta organizacin de
compras estndar (propuesta) para un centro puede modificarse tanto en la
actualizacin de centros como mediante el Customizing. Cuando la fuente de
aprovisionamiento est determinada para finalidades de un traslado o una
consignacin, la organizacin de compras propuesta se utiliza automticamente.
Adems de la propuesta, pueden asignarse otras organizaciones de compras al
centro. Un centro no puede realizar un pedido si no ha sido asignado a una
organizacin de compras.
Una organizacin de ventas puede asignarse a una organizacin de compras por
motivos de estadstica. Si esta asignacin se realiza y la organizacin de ventas
se asigna posteriormente a un centro en la actualizacin de centros, la
organizacin de compras propuesta para el centro debe ser la que se ha asignado
a la organizacin de ventas.
En el Customizing es posible asignar organizaciones de compras de referencia
a una organizacin de compras. Esto permite a la organizacin de compras
acceder a las condiciones y pedidos abiertos de estas organizaciones de compras
de referencia. La organizacin de compras puede utilizar hasta dos organizaciones
de compras de referencia cuando se determina la secuencia en la que accede a
las condiciones.
Los proveedores estn asignados a una organizacin de compras en los datos
relacionados con las compras en el maestro de proveedores (proveedor de
organizacin de compras). Esto permite a la organizacin de compras pedir desde
este proveedor. Un proveedor puede suministrar a ms de una organizacin de
compras. Los registros info de compras especficos de la organizacin de compras
slo pueden crearse si existen las entradas correspondientes en la tabla. El
sistema tambin utiliza la organizacin de compras para analizar y evaluar a los
proveedores.
En la determinacin de precio de compra, una organizacin de compras puede
asignarse a un grupo de esquemas. Esto, junto con el grupo de esquemas del
proveedor, determina el esquema de clculo de la gestin de compras. Una
organizacin de compras tambin puede asignarse a un esquema de precio de
mercado, que permite actualizar el precio medio de mercado de un artculo (para
valorar el historial de precios de un proveedor). Adems, es posible procesar en el
sistema todos los costes indirectos de adquisicin que puedan surgir en relacin
con un pedido de traslado. El esquema de clculo para ello se determina mediante
el grupo de esquemas para la organizacin de compras, la clase de documento de
compras y el centro suministrador.

Julia Reyes Licona

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