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ADMINISTRATIVA
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Presentacin
Subdireccin Administrativa .
Subdireccin Financiera
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PRESENTACIN
El documento que presentamos contiene un detalle resumido
del aporte que las reas de apoyo administrativo deben
desarrollar en el crecimiento formal y ordenado de la Facultad
Latinoamericana de Ciencias Sociales FLACSO Sede Ecuador
en el ao 2013.
En el mismo se destaca la colaboracin de 4 departamentos con
sus respectivas responsabilidades generales, estos son:
Subdireccin Administrativa
Talento Humano
Mantenimiento y Limpieza
Seguridad Fsica, Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente
Adquisiciones
Control de Bienes
Subdireccin Financiera
Contabilidad
Tesorera
Presupuesto
Procuradura, Secretara General
Coordinacin de Planificacin
Planificacin
Tecnologas de la Informacin
SUBDIRECCIN ADMINISTRATIVA
Su estructura se relaciona con el servicio y apoyo al quehacer
docente e investigativo en labores de desarrollo y control de los
colaboradores de la institucin y la entrega de los bienes y
servicios que requieren para su labor. Podemos resumir su
estructura de la siguiente manera:
Implantacin de
Organizacin
los
Procesos
desarrollados en
la
TALENTO HUMANO
Objetivo General: Proporcionar las capacidades humanas
requeridas por la organizacin y desarrollar habilidades y
aptitudes del talento humano para hacerlo ms satisfactorio a s
mismo y a la institucin. Asegurar que la FLACSO cuente con
el talento humano requerido para el cumplimiento de sus
objetivos mediante el establecimiento de un sistema de gestin
integrada de recursos humanos por competencias.
Objetivos Especficos:
Poner en ejecucin el Manual de Funciones y Perfiles de
Cargos.
Poner en ejecucin el proceso de Reclutamiento y Seleccin
de personal por competencias.
Poner en ejecucin el proceso de Evaluacin del Desempeo.
Desarrollar el plan de capacitacin, en base a los resultados
de la Evaluacin del Desempeo.
Actualizar e implantar el proceso de Valoracin Cargos.
Implantar el proceso de Induccin para personal nuevo.
Mejorar la sistematizacin de la nmina dentro del sistema
CGWEB.
Sistematizar el proceso de licencias, vacaciones y permisos.
Restablecer el proceso de Controles (asistencia, normas, etc.)
MANTENIMIENTO
Objetivos
1. Conservar los bienes y activos en condiciones seguras y
preestablecidas de operacin.
2. Garantizar Productividad,
Salubridad e Higiene.
Confort,
Imagen
Corporativa,
SEGURIDAD
Objetivos
1. Desarrollar planes de seguridad fsica personal y de bienes.
2. Implantar conjuntamente con mantenimiento el plan de
Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente con su
respectiva reglamentacin.
Proyectos:
Gestin Administrativa
Potenciamiento del Dispensario mdico
Desarrollar el Comit de Seguridad, Salud laboral y Ambiente
Legalizar el Reglamento de Seguridad Salud ocupacional y
Ambiente
ADQUISICIONES
Objetivos
1. Proporcionar a las diversas unidades sus respectivos
requerimientos materiales de oficina, aseo y material elctrico
a tiempo.
2. Cumplir con el Reglamento de Adquisiciones y Contrataciones
de FLACSO Sede Ecuador en los diferentes procesos de
compras.
3. Coadyuvar a la mejora del clima laboral, satisfaciendo la
demanda justa de materiales de oficina, aseo y materiales
elctricos de la institucin
Proyectos
ADMINISTRACIN DE ACTIVOS
OBJETIVOS
Proyectos
SUBDIRECCIN FINANCIERA
MISIN
Ser servicio, apoyo y soporte a la comunidad acadmica
proporcionando informacin oportuna, transparente y confiable;
con un equipo de trabajo multidisciplinario, comprometido con
actitud proactiva, capacitacin permanente y recursos adecuados
que contribuyan a alcanzar los objetivos institucionales.
VISIN
La Subdireccin mantiene un modelo de gestin financiero propio
e innovador, con un sistema de informacin integrado, con
polticas y procesos definidos aplicando normas de calidad,
articulado con el modelo de gestin institucional.
VALORES
SERVICIO
ACTITUD
PROACTI
VA
COMPRO
MISO
SF
TRABAJO
EN
EQUIPO
EQUIDAD
ETICA
TRANSPA
RENCIA
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Subdireccin Financiera
Asistente
Mensajera
Coordinacin Financiera
Presupuesto
Contabilidad
Tesorera
OBJETIVOS
1. Adaptar el sistema financiero NIIFs al nuevo modelo de
Gestin Institucional.
2. Actualizar los procesos financieros.
3. Entrega de informacin financiera oportuna a los rganos de
control internos y externos.
4. Seguimiento y evaluacin de la ejecucin presupuestaria
institucional.
5. Controlar y evaluar el plan estratgico y operativo de la
Subdireccin Financiera.
6. Actualizar y difundir las polticas y reglamentos financieros.
7. Mantener al da el pago de: obligaciones laborales, tributarias,
estipendios, servicios bsicos y proveedores y realizar
inversiones de los remanentes.
8. Desarrollar e implementar un manual contable financiero.
9. Mantener una cartera saludable de cuentas por cobrar.
10. Sistematizar los procesos financieros con el apoyo de
tecnologas.
11. Creacin del Comit de Auditoria.
12. Implementar los controles en tiempos de despacho de
documentacin financiera.
Asistente 1
Asistente 2
Asistente 4
Asistente 3
Secretario/
a General
Procurador
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MISIN
Proporcionar la informacin que FLACSO requiere, para lograr sus
objetivos a travs de la provisin de servicios y recursos tecnolgicos
que garanticen su operacin con criterios de calidad, pertinencia,
confidencialidad, integridad, disponibilidad, y confiabilidad.
OBJETIVOS
1. Planear y organizar los procesos y recursos tecnolgicos para
contribuir de la mejor manera al logro de los objetivos
institucionales, implementando una Estructura Organizacional y
una Arquitectura Empresarial de TIC apropiadas y ajustadas al
direccionamiento de FLACSO.
2. Identificar soluciones integradas que se requieran implementar,
para desarrollarlas o adquirirlas de acuerdo a la evolucin
tecnolgica institucional
3. Disear, construir, implementar y consolidar el sistema de
informacin de FLACSO "INFOFLAX" en sus etapas de
operacin, proyeccin e inteligencia empresarial (BI)
4. Entregar y administrar servicios tecnolgicos prestando la
seguridad y continuidad exigidas por FLACSO, as como brindar
soporte a los usuarios, administrar los datos y las instalaciones
que las soportan.
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Contribucin Corporativa
1. Responder a los requerimientos de gobernanza acorde con las
disposiciones de la direccin de FLACSO
2. Mejorar costo-eficiencia de las TI y su contribucin al desarrollo de la
institucin
3. Responsabilizarse y proteger todos los activos de TI
4. Proteger el logro de los objetivos de TI
5.Clarificar el impacto institucional de los riesgos de las TI en recursos y
objetivos de las TI
6. Asegurar que la informacin crtica y confidencial no sea accedida por
quienes no tienen autorizacin
Orientacin al Usuario
7. Asegurar la satisfaccin de los usuarios finales con oferta y niveles de
servicio
8. Asegurar satisfaccin mutua en relaciones con proveedores y terceras
partes
9. Optimizar el uso de la informacin
10. Asegurar la transparencia y comprensin de costos, beneficios,
estrategias, polticas y niveles de servicio de las TI
11. Reducir los defectos y repeticiones de trabajo en las soluciones y la
entrega de servicios
12. Asegurar la disponibilidad de los servicios de TI cuando sean
requeridos
13. Mantener la integridad de la informacin y de la infraestructura de
procesamiento
Excelencia Operacional
14. Asegurar la confiabilidad de las transacciones institucionales y los
cambios a la informacin son confiables
15. Responder a los requerimientos del negocio alineado con su
estrategia
16. Definir la forma en que los requerimientos funcionales y de control
son traducidos en soluciones automatizadas efectivas y eficientes
17. Adquirir y mantener sistemas de aplicaciones integradas y
estandarizadas
18. Adquirir y mantener infraestructura de TI integrada y estandarizada
19. Asegurar la integracin apropiada de las aplicaciones en los
procesos
20. Asegurar el uso y el desempeo apropiados de las aplicaciones y
soluciones tecnolgicas
21. Optimizar la infraestructura de TI, recursos y capacidades
22. Asegurar que los servicios de TI y la infraestructura pueden resistir
apropiadamente y recuperarse de fallas debido a errores, ataques
deliverados o desastres
23. Asegurar un mnimo impacto institucional, en el evento de una
interrupcin o cambio en el servicio de las TI
24. Asegurar el cumplimiento de las TI con leyes, regulaciones y
contratos
Orientacin al Futuro
25. Crear agilidad en las TI
26. Adquirir, desarrollar y mantener las habilidades de TI que responden
a la estrategia de TI
27. Entregar proyectos a tiempo y dentro de presupuesto, manteniendo
estndares de calidad
28. Asegurar que las TI demuestra eficiencia de costos de la calidad de
servicios, mejoramiento continuo y estn listas para cambios futuros
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