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SISTEMA DE GESTIN

ADMINISTRATIVA

NDICE
rea

Pgina

Presentacin

Subdireccin Administrativa .

Subdireccin Financiera

Procuradura, Secretara General

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Planificacin, Tecnologa de Informacin ..

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PRESENTACIN
El documento que presentamos contiene un detalle resumido
del aporte que las reas de apoyo administrativo deben
desarrollar en el crecimiento formal y ordenado de la Facultad
Latinoamericana de Ciencias Sociales FLACSO Sede Ecuador
en el ao 2013.
En el mismo se destaca la colaboracin de 4 departamentos con
sus respectivas responsabilidades generales, estos son:
Subdireccin Administrativa
Talento Humano
Mantenimiento y Limpieza
Seguridad Fsica, Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente
Adquisiciones
Control de Bienes
Subdireccin Financiera
Contabilidad
Tesorera
Presupuesto
Procuradura, Secretara General
Coordinacin de Planificacin
Planificacin
Tecnologas de la Informacin

SUBDIRECCIN ADMINISTRATIVA
Su estructura se relaciona con el servicio y apoyo al quehacer
docente e investigativo en labores de desarrollo y control de los
colaboradores de la institucin y la entrega de los bienes y
servicios que requieren para su labor. Podemos resumir su
estructura de la siguiente manera:

Objetivo de la Gestin Administrativa


Llegar a ser un rea con profesionales poseedores de un alto
grado y afn de servicio a la Institucin, que de soporte a las
dems reas acadmicas y tcnicas, convirtindola en un
rgano fundamental para el cumplimiento de los objetivos
organizacionales.
Una de las funciones principales se enmarca en la planificacin,
coordinacin, direccin y ejecucin de las labores determinadas
por la ley, los principios y reglamentaciones especficas
Objetivos Especficos

Implantacin de
Organizacin

los

Procesos

desarrollados en

la

Seleccin de broker y empresa aseguradora independientes


que provean de seguros de vida y asistencia mdica a los
empleados y estudiantes.

Seleccin de una empresa aseguradora y broker que


aseguren los bienes institucionales.

Estabilizacin y potenciamiento del Sistema Administrativo


Financiero CGWEB.

TALENTO HUMANO
Objetivo General: Proporcionar las capacidades humanas
requeridas por la organizacin y desarrollar habilidades y
aptitudes del talento humano para hacerlo ms satisfactorio a s
mismo y a la institucin. Asegurar que la FLACSO cuente con
el talento humano requerido para el cumplimiento de sus
objetivos mediante el establecimiento de un sistema de gestin
integrada de recursos humanos por competencias.
Objetivos Especficos:
Poner en ejecucin el Manual de Funciones y Perfiles de
Cargos.
Poner en ejecucin el proceso de Reclutamiento y Seleccin
de personal por competencias.
Poner en ejecucin el proceso de Evaluacin del Desempeo.
Desarrollar el plan de capacitacin, en base a los resultados
de la Evaluacin del Desempeo.
Actualizar e implantar el proceso de Valoracin Cargos.
Implantar el proceso de Induccin para personal nuevo.
Mejorar la sistematizacin de la nmina dentro del sistema
CGWEB.
Sistematizar el proceso de licencias, vacaciones y permisos.
Restablecer el proceso de Controles (asistencia, normas, etc.)

MANTENIMIENTO
Objetivos
1. Conservar los bienes y activos en condiciones seguras y
preestablecidas de operacin.
2. Garantizar Productividad,
Salubridad e Higiene.

Confort,

Imagen

Corporativa,

3. Evitar incidentes o accidentes y aumentar la seguridad para


las personas que ocupan nuestras instalaciones.
4. Contribuir al mejoramiento continuo de la Organizacin en
proyectos, sistemas de gestin internos y externos que brinde
el servicio y crecimiento institucional.
Proyectos:

Reparacin de gres de la plazoleta principal


Salida del parqueadero adicional
Plan de mantenimiento formal anual
Gestin de desechos
Bodegas de Caldern

SEGURIDAD
Objetivos
1. Desarrollar planes de seguridad fsica personal y de bienes.
2. Implantar conjuntamente con mantenimiento el plan de
Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente con su
respectiva reglamentacin.
Proyectos:

Gestin Administrativa
Potenciamiento del Dispensario mdico
Desarrollar el Comit de Seguridad, Salud laboral y Ambiente
Legalizar el Reglamento de Seguridad Salud ocupacional y
Ambiente

Desarrollo de la Gestin Tcnica total

ADQUISICIONES
Objetivos
1. Proporcionar a las diversas unidades sus respectivos
requerimientos materiales de oficina, aseo y material elctrico
a tiempo.
2. Cumplir con el Reglamento de Adquisiciones y Contrataciones
de FLACSO Sede Ecuador en los diferentes procesos de
compras.
3. Coadyuvar a la mejora del clima laboral, satisfaciendo la
demanda justa de materiales de oficina, aseo y materiales
elctricos de la institucin
Proyectos

Calificacin de Proveedores - SGS


Implementar los pedidos de Compras y requisicin de bodega en lnea.
Implementar el Plan Anual de Compras (PAC) por departamento.
Actualizar el Reglamento de Adquisiciones y Contrataciones de FLACSO
Sede Ecuador.
Implementar un Sistema de Seguimiento de trmites.

ADMINISTRACIN DE ACTIVOS
OBJETIVOS

Establecer un reglamento de Administracin de Bienes basado


en los lineamientos de la Contralora General del Estado.

Automatizar la toma fsica de bienes a travs de herramientas


informticas que permitan un control, seguimiento y
actualizacin de movimientos, bajas, transferencia de bienes
de forma inmediata, eficaz y efectiva.

Integrar la participacin de los usuarios FLACSO en la


conservacin de bienes y su custodia de manera responsable,
creando sistemas informticos de solicitud, movimientos,
transferencias de bienes.

Proyectos

Implementacin de un Reglamento de Administracin de bienes.


Automatizacin de la toma fsica.
Sistema de Visualizacin de Actas en Lnea.
Control de Administracin de oficinas para profesores visitantes.
Control de arriendos y prestacin de servicios de los mismos.
Administracin de Seguros Multiriesgo de bienes institucionales .

SUBDIRECCIN FINANCIERA
MISIN
Ser servicio, apoyo y soporte a la comunidad acadmica
proporcionando informacin oportuna, transparente y confiable;
con un equipo de trabajo multidisciplinario, comprometido con
actitud proactiva, capacitacin permanente y recursos adecuados
que contribuyan a alcanzar los objetivos institucionales.
VISIN
La Subdireccin mantiene un modelo de gestin financiero propio
e innovador, con un sistema de informacin integrado, con
polticas y procesos definidos aplicando normas de calidad,
articulado con el modelo de gestin institucional.
VALORES
SERVICIO
ACTITUD
PROACTI
VA

COMPRO
MISO

SF

TRABAJO
EN
EQUIPO

EQUIDAD

ETICA

TRANSPA
RENCIA

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Subdireccin Financiera
Asistente
Mensajera

Coordinacin Financiera

Presupuesto

Contabilidad

Tesorera

OBJETIVOS
1. Adaptar el sistema financiero NIIFs al nuevo modelo de
Gestin Institucional.
2. Actualizar los procesos financieros.
3. Entrega de informacin financiera oportuna a los rganos de
control internos y externos.
4. Seguimiento y evaluacin de la ejecucin presupuestaria
institucional.
5. Controlar y evaluar el plan estratgico y operativo de la
Subdireccin Financiera.
6. Actualizar y difundir las polticas y reglamentos financieros.
7. Mantener al da el pago de: obligaciones laborales, tributarias,
estipendios, servicios bsicos y proveedores y realizar
inversiones de los remanentes.
8. Desarrollar e implementar un manual contable financiero.
9. Mantener una cartera saludable de cuentas por cobrar.
10. Sistematizar los procesos financieros con el apoyo de
tecnologas.
11. Creacin del Comit de Auditoria.
12. Implementar los controles en tiempos de despacho de
documentacin financiera.

PROCURADURA, SECRETARA GENERAL


N FINANCIERA
CONFORMACIN ORGANIZACIONAL

Asistente 1

Asistente 2

Asistente 4

Asistente 3
Secretario/
a General
Procurador

ALCANCE SECRETARA GENERAL


Elaboracin, revisin, registro, despacho de certificaciones,
certificados de notas, de asistencia o pertenencia a programas,
actas de recepciones de tesis, diplomas de acreditacin de
realizacin de cursos, concurrencia a seminarios, eventos,
certificaciones especiales a pedido del/la interesado/a, validacin
de reportes de informacin acadmica ante las autoridades
nacionales del Sistema de Educacin Superior del pas- CES,
SENESCYT, CEAACES- y ante los rganos del Sistema
Internacional.
Elaboracin de expedientes, actas
referentes a Consejo
Acadmico, recopilacin y difusin de la informacin referente a los
temas a ser tratados en las sesiones del Consejo.
Sistematizacin, digitalizacin y actualizacin de los expedientes y
actas de Consejo Acadmico.
ALCANCE PROCURADURA
Elaboracin y/o revisin de convenios con universidades, escuelas
politcnicas, instituciones u organismos de cooperacin nacional e
internacional, organismos del Estado Ecuatoriano, elaboracin de
cuadros matrices de seguimiento de ejecucin de convenios con
instituciones nacionales a travs del sistema informtico de registro
de FLACSO, archivo electrnico y custodia.
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Elaboracin de contratos de becas y estipendios, razones de


renovacin, adendums, actas de finiquito, comunicaciones de
requerimientos de pagos de estudiantes becarios/as en
condiciones de incumplimiento y seguimiento correspondiente,
seguimiento de acciones de cobro encargados a abogado/a
externo, organizacin y actualizacin de archivos fsicos y
electrnicos, y resmenes de listados de instrumentos jurdicos
relacionados con requerimiento de cumplimiento de obligaciones
de becarios/as.
Elaboracin y/ o revisin de contratos de adquisiciones de bienes y
servicios, adendums, alcances, actas de liquidacin de ser
necesarias, en actos y contratos de cuantas que no requieran
elaboracin de pliegos, elaboracin y actualizacin de cuadros de
procesos.
Elaboracin y/o revisin de pliegos y convocatorias de procesos de
contratacin de adquisiciones, construcciones, reparaciones,
compra venta, arrendamiento o similares de bienes y servicios por
parte de la Sede a base de solicitudes de otras dependencias de
FLACSO, particularmente del rea administrativa, seguimiento
jurdico de procesos de contratacin; revisin y elaboracin de
contratos de adquisiciones de bienes y servicios, adendums,
alcances, actas de liquidacin de ser necesarias, elaboracin y
actualizacin de cuadros de procesos y contratos que han sido
objeto de revisiones u observaciones por materias y fechas.
Revisin para que todo proceso y documentos se ajusten al
Reglamento de Adquisiciones y Contrataciones de FLACSO.
Apoyo en la participacin de FLACSO en consultoras provenientes
de organismos internacionales u organismos del Estado
Ecuatoriano, apoyo en elaboracin de pliegos, elaboracin y/o
revisin de propuestas, ingreso de las mismas al Portal del INCOP,
participacin en negociaciones y revisin de actas de negociacin,
revisin de contratos finales de consultora, elaboracin y/o
revisin de contratos que se originen en la ejecucin de contratos
de consultora referentes a adquisiciones de bienes y servicios, de
contrataciones de personal e investigadores, atendiendo a la
naturaleza particular de cada contrato.
Organizacin, desarrollo, elaboracin y/o revisin del trabajo
jurdico del rgimen de contrataciones del personal de
colaboradores/as de FLACSO, en rgimen de dependencia o de
prestacin de servicios bajo honorarios, que incluye profesores/as,
investigadores/as,
empleados/as,
trabajadores/as y otras
personas contratadas por la Sede a base de requerimientos
originados particularmente a travs de las Coordinaciones de
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Docencia y de Investigacin, Coordinacin Administrativa y otras


dependencias. Ello implica:
Elaboracin de contratos modelo o revisiones y modificaciones,
adendums, actas de finiquito, procesos de desahucio y vistos
buenos, coordinacin con las reas acadmicas y administrativas
para el impulso y trmite de obtencin de hojas de vida y
documentos habilitantes a ser incorporados en el expediente de
los/as contratados/as.
Revisiones a contemplarse: horarios especiales y cumplimiento de
rgimen de registro de Ministerio de Relaciones Laborales.
Elaboracin de solicitudes escritas a los organismos del Estado
correspondientes y apoyo en la tramitacin para la obtencin de
permisos de trabajo o de visas para profesores/as extranjeros.
OBJETIVOS
1. Sistematizar procesos: gran parte del tiempo se consume en
identificar documentos, completar expedientes. Al sistematizar
procesos, especialmente aquellos de trayectoria predecible, se
optimizar el tiempo del Procurador para enfocarse en los temas
de sustancia. Se est dividiendo el trabajo por especializacin.
2. La planificacin de la Procuradura es difcil de formularla, toda
vez que su trabajo se basa en la normativa que va surgiendo, las
consultas que van absolviendo.
3. La planificacin se va construyendo.

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PLANIFICACIN, TECNOLOGA DE INFORMACIN


ALCANCE

MISIN
Proporcionar la informacin que FLACSO requiere, para lograr sus
objetivos a travs de la provisin de servicios y recursos tecnolgicos
que garanticen su operacin con criterios de calidad, pertinencia,
confidencialidad, integridad, disponibilidad, y confiabilidad.
OBJETIVOS
1. Planear y organizar los procesos y recursos tecnolgicos para
contribuir de la mejor manera al logro de los objetivos
institucionales, implementando una Estructura Organizacional y
una Arquitectura Empresarial de TIC apropiadas y ajustadas al
direccionamiento de FLACSO.
2. Identificar soluciones integradas que se requieran implementar,
para desarrollarlas o adquirirlas de acuerdo a la evolucin
tecnolgica institucional
3. Disear, construir, implementar y consolidar el sistema de
informacin de FLACSO "INFOFLAX" en sus etapas de
operacin, proyeccin e inteligencia empresarial (BI)
4. Entregar y administrar servicios tecnolgicos prestando la
seguridad y continuidad exigidas por FLACSO, as como brindar
soporte a los usuarios, administrar los datos y las instalaciones
que las soportan.

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5. Monitorear y evaluar la calidad y cumplimiento de los servicios


brindados, realizando control interno, evaluacin del desempeo
y del cumplimiento regulatorio.
METAS Y PROCESOS
METAS TECNOLOGIA (perspectivas cuadro de mando integral)
BSC de Win Van Grembergen ISACA

PROCESOS COBIT 4.1


Figura 23, Pg 29, 72, 101, 152

Contribucin Corporativa
1. Responder a los requerimientos de gobernanza acorde con las
disposiciones de la direccin de FLACSO
2. Mejorar costo-eficiencia de las TI y su contribucin al desarrollo de la
institucin
3. Responsabilizarse y proteger todos los activos de TI
4. Proteger el logro de los objetivos de TI
5.Clarificar el impacto institucional de los riesgos de las TI en recursos y
objetivos de las TI
6. Asegurar que la informacin crtica y confidencial no sea accedida por
quienes no tienen autorizacin
Orientacin al Usuario
7. Asegurar la satisfaccin de los usuarios finales con oferta y niveles de
servicio
8. Asegurar satisfaccin mutua en relaciones con proveedores y terceras
partes
9. Optimizar el uso de la informacin
10. Asegurar la transparencia y comprensin de costos, beneficios,
estrategias, polticas y niveles de servicio de las TI
11. Reducir los defectos y repeticiones de trabajo en las soluciones y la
entrega de servicios
12. Asegurar la disponibilidad de los servicios de TI cuando sean
requeridos
13. Mantener la integridad de la informacin y de la infraestructura de
procesamiento
Excelencia Operacional
14. Asegurar la confiabilidad de las transacciones institucionales y los
cambios a la informacin son confiables
15. Responder a los requerimientos del negocio alineado con su
estrategia
16. Definir la forma en que los requerimientos funcionales y de control
son traducidos en soluciones automatizadas efectivas y eficientes
17. Adquirir y mantener sistemas de aplicaciones integradas y
estandarizadas
18. Adquirir y mantener infraestructura de TI integrada y estandarizada
19. Asegurar la integracin apropiada de las aplicaciones en los
procesos
20. Asegurar el uso y el desempeo apropiados de las aplicaciones y
soluciones tecnolgicas
21. Optimizar la infraestructura de TI, recursos y capacidades
22. Asegurar que los servicios de TI y la infraestructura pueden resistir
apropiadamente y recuperarse de fallas debido a errores, ataques
deliverados o desastres
23. Asegurar un mnimo impacto institucional, en el evento de una
interrupcin o cambio en el servicio de las TI
24. Asegurar el cumplimiento de las TI con leyes, regulaciones y
contratos
Orientacin al Futuro
25. Crear agilidad en las TI
26. Adquirir, desarrollar y mantener las habilidades de TI que responden
a la estrategia de TI
27. Entregar proyectos a tiempo y dentro de presupuesto, manteniendo
estndares de calidad
28. Asegurar que las TI demuestra eficiencia de costos de la calidad de
servicios, mejoramiento continuo y estn listas para cambios futuros

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Procesos y Objetivos de soporte


1. Implementacin del sistema Service Desk
2. Actualizar el sistema Equitrac para control de impresin Centro
de Cmputo.
3. Renovacin de equipos.
4. Ampliacin capacidad de equipos existente.
5. Plan de mantenimiento preventivo de equipos por
departamentos.
6. Plan de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de
impresin, digitalizacin, proyeccin de video.
7. Implementacin y gestin del sistema de respaldos.
8. Licenciamiento de software.
9. Licenciamiento software de seguridad (Antivirus, antispan,
etc.).
10. Implementacin del sistema de Gestin de Calidad de Servicios
y Soporte.
11. Implementar un servidor para gestionar instalacin de
actualizaciones de software.
12. Soporte a usuarios.
13. Creacin de usuarios correo / active directory.
14. Administracin de garantas.
15. Asesora adquisicin SOFTWARE Y HARDWARE solicitados a
medida TDR.
16. Soporte a aplicaciones desarrolladas.
17. Plan de contingencias.

Procesos y Objetivos Redes


1. Implementacin del dominio flacso.edu.ec y la integracin de
una plataforma de colaboracin de correos electrnicos va
web con la inclusin de herramientas de colaboracin como de
contactos, calendario y puedan visualizar en dispositivos
mviles como fijos.
2. Implementacin de una Red Privada Virtual - VPN
3. Gestin de Redes y comunicaciones
4. Implementacin de un repositorio digital institucional que
permita el almacenamiento masivo de documentos y archivos
digitales (FLAXBOX)
5. Restructuracin de componentes fsicos de la Red de datos
institucional (Cableado y dir IP)

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6. Implementar un Sistema de Gestin de la Seguridad de la


Informacin (Polticas, Infraestructura)

Procesos y objetivos Auditora


1. Implantacin Control de Calidad.
2. Implantacin Sistema de Seguridad Informacin.
3. Auditora de calidad en base a los objetivos de TI.
4. Simulacin de contingentes.

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