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Introduccin
A la hora de automatizar los servicios de nuestra biblioteca, pensamos
primeramente, adems de los equipos y el acondicionamiento del rea, en cual
ser el programa a utilizar. Si bien las bibliotecas de escasos recursos piensan
en esto, al momento de elegir un software, se debe meditar si utilizar un
programa libre o uno comprado.
La Bibliotecologa como ciencia ha crecido mucho en los ltimos aos, sobre
todo con la insercin de las TICs en todo el mbito socio cultural que nos
rodea. La biblioteca no se ha quedado atrs. Pero la automatizacin no ha
llegado a todos lados.
Todava existen muchas bibliotecas pblicas, por ejemplo, que no poseen ni
siquiera un computador, como requisito mnimo para iniciarse en los procesos
de automatizacin. Esta colaboracin va dirigida a los colegas bibliotecarios, y
tiene por objetivo formar a los asistentes en la comprensin de la catalogacin
electrnica con el uso del sistema Winisis.
Iremos explicando aqu todos los pasos para la comprensin de este programa,
as como la forma de trabajar con l, lo cual incluye: creacin de bases de
datos, catalogacin, bsqueda, revisin, entre otros. Para este curso, el
estudiante deber disponer de tiempo para la lectura del manual que
acompaa este programa, ya que este material que hoy les ofrezco, es solo un
incentivo para que se motiven y se adentren a este fascinante mundo de
catalogacin electrnica.
Mis felicitaciones a los valientes que se han motivado a recibir estas
enseanzas, de los cuales espero comprendan, asimilen, pregunten y
esclarezcan cualquier duda que consideren de lugar.
Luis M. Pea
Automatizacin: orgenes
Los ordenadores de esa poca eran mquinas caras y ms pobres que las
actuales en la realizacin de las funciones, de forma que slo podan realizar
operaciones en batch (Off line). Generalmente estos ordenadores usados por
muchos usuarios que no podan trabajar al mismo tiempo, sino que lo hacan
sucesivamente; no trabajando en modo interactivo.
Otra de las caractersticas de estas experiencias de informacin, era que los
ordenadores no dependan directamente de la biblioteca, y eran manejados por
personal que no era bibliotecario, ni tena relacin con la biblioteca. Adems los
programas no estaban adaptados al trabajo bibliotecario. Estas mquinas
funcionaban con cintas o sistemas rudimentarios de disco y que haca
imposible el acceso directo a los datos, pues slo trabajaban de forma
secuencial.
Las tareas bibliotecarias en estos ordenadores eran de tipo secundario,
utilizndose la informacin proporcionada como subproductos en forma de
listados; lo que hizo que este inicio de automatizacin resultase poco gravoso
para las bibliotecas y que estas experiencias se extendiesen con rapidez.
Referente al control del prstamo, era una tarea difcil, porque no se poda
obtener en poco tiempo una lista o listas de obras prestadas a los lectores,
pues no exista las terminales y los ordenadores adems trabajaban a base de
tarjetas perforadas. Cada vez que se efectuaba un prstamo era preciso
perforar una serie de tarjetas, lo que era un proceso engorroso y propenso a
errores, tanto en el perforado como en el orden de las fichas. La informacin
era pues recibida con retraso y slo peridicamente se emitan listados de las
obras prestadas, los plazos de devolucin, etc...
Al estar los ordenadores dedicados a otras tareas del procesado de las fichas
perforadas, se dejaba normalmente en segundo plano y el proceso se
alargaba, de manera que los listados con informacin se generaban con
importantes retrasos, lo que haca que se perdiese la efectividad del control. La
lentitud era pues el principal inconveniente, pero pese a todo el funcionamiento
de las bibliotecas mejor con estos sistemas, debido al gran volumen de
prestamos y los sistemas anteriormente empleados en su control. El xito
inicial en esta mecanizacin, lleva a intentar mecanizar otros aspectos del
funcionamiento bibliotecario, tales como la confeccin de catlogos.
El prstamo supone el control de dos tipos de datos, los del libro y los del
usuario. Si en el ordenador estn introducidos los datos de todos los libros y
de todos los usuarios, las operaciones de control de prstamo se aliviaran
considerablemente. Sin embargo construir los catlogos de una biblioteca,
mediante el sistema de fichas perforadas es un trabajo muy gravoso y largo, de
forma que en principio slo se catalogaron una serie de datos mnimos de cada
libro o usuario (se suprimieron o abreviaron datos); pero an as era imposible
introducir en el ordenador todo el catlogo, y mantener al da las
adquisiciones); lo que hizo que muchos proyectos fueran abandonados o
reducidos a menor cantidad de fondos.
En algunas bibliotecas se plante, crear el catlogo al mismo tiempo que se
haca el control del prstamo, de manera que cada dato nuevo introducido se
retena y los repetidos no era preciso introducirlos de nuevo. El proceso en
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Base de datos:
Campo:
Registro:
Tabla:
Dcada de 1960
Posteriormente en la poca de los sesenta, las computadoras bajaron los
precios para que las compaas privadas las pudiesen adquirir; dando paso a
que se popularizara el uso de los discos, cosa que fue un adelanto muy
efectivo en la poca, debido a que a partir de este soporte se poda consultar la
informacin directamente, sin tener que saber la
ubicacin exacta de los datos.
En esta misma poca se dio inicio a las primeras
generaciones de bases de datos de red y las bases
de datos jerrquicas, ya que era posible guardar
estructuras de datos en listas y arboles.
Otro de los principales logros de los aos sesenta
fue la alianza de IBM y American Airlines para
desarrollar SABRE, un sistema operativo que
manejaba las reservas de vuelos, transacciones e
informaciones sobre los pasajeros de la compaa
American Airlines.
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Si un programa dice que es software libre y los usuarios no tienen todas estas
libertades, entonces no lo es. Para que lo sea, se debe tener la libertad de
distribuir copias, sea con o sin modificaciones, sea gratis o cobrando una
cantidad por la distribucin a cualquiera y a cualquier lugar. El ser libre de
hacer esto significa, entre otras cosas, que no se tiene que pedir o pagar
permisos. Tambin se debe tener la libertad de hacer modificaciones y
utilizarlas de manera privada en el trabajo u ocio, sin ni siquiera tener que
anunciar que dichas modificaciones existen. Si se publican los cambios, no se
tiene porqu avisar a nadie.
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http://ticuna.banrep.gov.co:8080/cgi-bin/abnetclwoi/O7136/ID34abc349?
ACC=101
Este sitio es muy bueno, ya que ellos son los creadores de la LEMB. Pero
solo dan 5 minutos de consulta para los que no son socios.
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El entorno grfico de Win Isis es fcil y amigable de comprender, con una barra
de botones similar a los entornos de Windows, as como una barra de men
con funciones similares a las mismas de los botones.
En este tutorial les ensear las cuatros funciones bsicas del programa:
buscar datos, entrar informaciones, actualizar la informacin e imprimir las
mismas.
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Buscar:
La ventana de bsqueda es la siguiente:
Hay bsqueda asistida y bsqueda
experta. Escoja la experta. Se pueden
hacer mltiples formas de buscar,
siempre y cuando domine el lenguaje
buleano. En win isis y toda su familia se
combinan trminos de bsquedas,
segn la necesidad. Pero deben estar
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unidos por un conector lgico: AND (*), NOT (^), OR( +) y los parntesis para
formar estructuras ms complejas. Comencemos a buscar:
Siempre se debe unir por un conector o conjuncin ms de una palabra. El ms
comn y simple es el conector AND (*). No se debe usar ninguna preposicin ni
artculo en la bsqueda, solo los sustantivos. Ejemplo HISTORIA DE LA
REPUBLICA DOMINICANA. Sera as: HISTORIA*REPUBLICA*DOMINICANA.
Y me traera todos los libros sobre historia de la Repblica Dominicana. Fcil
no?
Ventana de bsqueda.
Los resultados de esta
bsqueda sera:
Salen
de
esta
manera cuando la
bsqueda da como
resultado
muchos
registros. Podemos
navegar entre ellos
dando clic sobre
cada uno, en la
columna
de
la
izquierda y a la
derecha
se
va
presentando
el
registro sobre el
cual se da clic.
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Campo
activo.
Campo en
modo de
Edicin.
Estructura
de la tabla
de entrada
de datos.
Num. De registro.
Botones de
desplazamiento.
Aadir otros campos.
Opciones de registros
Impresin de registros
En la barra de botones de men se encuentra la opcin para imprimir registros
en una base de datos Win Isis. El programa nos proporciona varias facilidades
como son,
a saber: formato de impresin, mrgenes,
intervalo,
etc. Se accesa dndole al botn imprimir o
en Bases
de datos / Imprimir
intervalo de
DE
La base de datos va
creado un nmero
secuencial al que le
llama MFN (Master
File Number), que quiere decir Nmero del Archivo Maestro. Bueno, esta
opcin me permite imprimir la cantidad de registros (MFN) que yo quiera, solo
hay que indicar de donde a donde. Ejemplos: 1-50; 29-50; 30-100; 1-9999, etc.
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Pero hay otra opcin de impresin que debe saber y es que podemos enviar el
archivo de salida a un dispositivo de salida diferente de la impresora, por
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Por defecto sale la carpeta WORK como lugar predeterminado por Win Isis
para guardar nuestros trabajos, pero usted puede elegir una carpeta o lugar de
su gusto. En donde dice Nombre del archivo, pngale un nombre, pero djele
la extensin ISO. Solo sustituya la estrellita (*.iso). Desde le ponga un nombre
a su archivo de exportacin y seleccione un lugar, me sale otra pantalla que de
tomar muy en cuenta cuando valla a Importar. No as a la hora de exportar:
Opciones
Estas opciones se deben tener en cuenta a la hora de
Importar los registros en otra base de datos. Se debe
marcar las opciones Aadir o Actualizar, ya que si
escoge la opcin Cargar se borrarn los registros
que existan en la base en donde estamos Importantes
los registros.
Pasemos ahora a la actualizacin de la base de datos.
Aqu es donde hacemos posible que los registros
estn actualizados y que estn disponibles para las
bsquedas futuras. Si los registros no se actualizan,
despus de haber sido digitados, no se podrn
encontrar, aunque hayan sido digitados.
Actualizacin de regsitros
En el men Bases de datos / Actualizar I/Fse encuentra
nuestra funcin de actualizar nuestra base de datos. Es la
parte ms simple de todos estos procesos, pues solo no
sale una nueva ventana pidiendo el rango de MFN a
actualizar. Le damos al botn OK y el proceso comenzar
de inmediato:
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4. Hacemos clic en Siguiente, ahora nos aparece un mensaje que dice "Quiere
que Win Isis ejecute El Asistente de creacin de formatos de impresin?"
hacemos clic en "S" ya que es la manera mas fcil de crear formatos de
visualizacin.
5. Ahora nos aparecen varias opciones para el formato decorado, Estilo
normal, Compatible con CDS/ISIS DOS, Formato decorado, HTML Normal y
Tabla HTML, elegimos la opcin Formato decorado.
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los campos elegidos va a formar parte del "diccionario", una vez marcados los
campos hacemos clic en "Aceptar"
Diga que s a esa pregunta, para marcar todos aquellos campos que van a
servir para nuestras bsquedas en la base de datos.
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Conclusiones.
La catalogacin electrnica es un recurso moderno que ha venido a facilitar el
trabajo del catalogador. No todas las bibliotecas de nuestro pas tienen estas
facilidades, pero pueden optar por la eleccin de un software libre, los cuales
tienen ptimos rendimientos. Personalmente yo recomiendo, en esta categora
los siguientes:
- De la familia ISIS recomiendo:
o Win isis
o ABCD
o Isis Marc
o Open MarcoPolo
o Sistema Campi
o Weblis
o Catalis
- Tambin son buenos:
o PMB
o Coha
o EspaBiblio
A la hora de elegir un programa para la catalogacin electrnica de los
documentos de la Biblioteca, asegrese que este cumpla con algunos de estos
requisitos:
- Que sea integrado.
- Que permita las opciones para exportar e importar datos, as como la
generacin de reportes.
- Hacer copia de seguridad.
- Que sea flexible y amigable que hasta un nio pueda manipularlo con
facilidad, etc.
Espero que este manual le sirva de gran ayuda para mejorar los servicios y ser
mejores profesionales.
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