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Master SIB Sciences de lInformation et des

Bibliothques
Option GISTE Gestion de linformation
scientifique et technique dans lentreprise

RAPPORT DE STAGE
Un audit sur les besoins des utilisateurs dans le cadre de la
planification stratgique de la bibliothque mdicale de lHpital
Maisonneuve-Rosemont

Emmanuelle Aucouturier

SOUS LA DIRECTION DE

Mme Hlne Lauzon


Hpital Maisonneuve-Rosemont

et M. Robin Dumais
RUIS de lUniversit de Montral

Hpital Maisonneuve-Rosemont
5415, boul. de l'Assomption
Montral (Qubec) H1T 2M4

16 semaines

ANNE 2006 / 2007

Rsum :
LHpital Maisonneuve-Rosemont est un important ple denseignement mdical affili lUniversit
de Montral et faisant partie du Rseau Universitaire Intgr de Sant (RUIS) de cette mme
universit. La planification stratgique quinquennale de sa bibliothque a t loccasion deffectuer un
audit informationnel ayant des rpercussions sur tout le RUIS. Cet audit tudie plus particulirement
les comportements informationnels du personnel de lHMR pour pouvoir proposer des services plus
adapts.
Descripteurs : Sant, audit informationnel, bibliothque mdicale

Abstract :
The Maisonneuve-Rosemont hospital is a major teaching pole affiliated to the Montreal University and
part of the Integrated Academic Health Network (RUIS) of this university. The five-year strategic
planning of its library was the opportunity for an information audit with repercussions on all the RUIS.
This audit studies specifically the staffs information behaviors in order to propose better services. Two
survey methods were used: a questionnaire and interviews.
Keywords : Health, information audit, medical library

Aucouturier Emmanuelle | Master SIB | Rapport de stage | 06/2007

Remerciements :
Je souhaite remercier tout dabord mes deux responsables, Hlne Lauzon et Robin Dumais,
pour leur soutien et lopportunit quils mont offerte avec ce stage.
Je remercie ensuite ma tutrice, Stphanie Pouchot, pour son coute et ses conseils.
Je remercie galement les professeurs de lenssib ou de lEBSI dont les cours mont t trs
utiles.
Enfin, je remercie lensemble du personnel du lhpital Maisonneuve-Rosemont pour leur
participation, les directeurs de lenseignement du RUIS pour leur enthousiasme face mon
projet et le personnel de la bibliothque pour leur accueil chaleureux.

Aucouturier Emmanuelle | Master SIB | Rapport de stage | 06/2007

Liste des abrviations et acronymes


ABSAUM : Association des bibliothques de sant affilies lUniversit de Montral
CLSC : Centre local de sant communautaire
CSSS : Centre de sant et de services sociaux
HMR : Hpital Maisonneuve-Rosemont
RUISUM : Rseau universitaire intgr de sant de lUniversit de Montral
UdeM : Universit de Montral

Aucouturier Emmanuelle | Master SIB | Rapport de stage | 06/2007

TABLE DES MATIRES


Introduction ................................................................................................................................ 8
1.Le milieu de stage ................................................................................................................... 9
1.1.Le sytme de sant qubecois .......................................................................................... 9
1.2.Le RUIS.......................................................................................................................... 10
1.2.1.Les diffrents RUIS................................................................................................. 10
1.2.2.Le RUIS de lUdeM ................................................................................................ 10
1.2.3.Le Consortium des ressources lectroniques du RUIS de lUdeM......................... 10
1.3.LHpital Maisonneuve-Rosemont ................................................................................ 11
1.4.La bibliothque de lHMR ............................................................................................. 12
1.4.1.Les services de la bibliothque................................................................................ 13
1.4.2.Les ressources de la bibliothque............................................................................ 13
2.Mission ......................................................................................... Erreur ! Signet non dfini.
2.1.Poste obtenu ................................................................................................................... 14
2.2.Premire mission ............................................................................................................ 15
2.3.Seconde mission............................................................................................................. 15
3.Taches effectues .................................................................................................................. 16
3.1.Mission principale : laudit informationnel.................................................................... 17
3.1.1.Plan daction............................................................................................................ 17
3.1.1.1.Personnel impliqu dans laudit ....................................................................... 17
3.1.1.2.Outils denqute ............................................................................................... 17
3.1.1.3.Stratgie de communication ............................................................................. 18
3.1.1.4.Echantillon ....................................................................................................... 18
3.1.1.5.Organisation dans le temps .............................................................................. 18
3.1.2.Le questionnaire ...................................................................................................... 19
3.2.2.1.Elaboration ....................................................................................................... 19
3.1.2.2.La collecte des donnes.................................................................................... 20
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3.1.3.Les entrevues........................................................................................................... 21
3.1.3.1.Elaboration ....................................................................................................... 21
3.1.3.2.Droulement des entrevues .............................................................................. 22
3.1.4.Le traitement des donnes ....................................................................................... 23
3.1.4.1.Questionnaire ................................................................................................... 23
3.1.4.2.Entrevues.......................................................................................................... 24
3.1.4.3.Utilisation de la bibliothque ........................................................................... 25
3.1.5.Llaboration et la presentation du rapport ............................................................. 25
3.1.5.1.La prsentation aux directeurs de lenseignement ........................................... 25
3.1.5.2.Llaboration du rapport................................................................................... 26
3.2.Les projets issus de la mission principale ...................................................................... 27
3.2.1.Le rapport sur linformationniste ............................................................................ 27
3.2.1.1.Le concept dinformationniste ......................................................................... 27
3.2.1.2.Le rapport ......................................................................................................... 27
3.2.2.Le projet du Centre dexcellence ............................................................................ 28
3.2.2.1.Le centre dexcellence en soins infirmiers....................................................... 28
3.2.2.2.Le soutien de la bibliothque ........................................................................... 29
3.2.3.Le projet de base de donnes de profil.................................................................... 30
3.2.4.Outils de formation et de promotion ....................................................................... 33
3.2.4.1.Formulaire de rfrence en ligne...................................................................... 33
3.2.4.2.Capsules dinformation .................................................................................... 33
3.2.4.3.Promotion de la bibliothque ........................................................................... 33
3.2.5.Travail sur la base de donnes des tablissements du RUIS................................... 34
3.3.Soutien la bibliothque ................................................................................................ 35
Bilan ......................................................................................................................................... 35
Conclusion................................................................................................................................ 37
Bibliographie............................................................................................................................ 39
Annexes...................................................................................................................................... 1
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Annexe 1 : Le rapport de lAudit informationnel .................................................................. 1


Annexe 2 : le questionnaire.................................................................................................. 44
Annexe 3 : Le protocole dentrevue..................................................................................... 53
Annexe 4 : Le dossier sur le rle de linformationniste ....................................................... 55
Annexe 5 : Le rapport de recommandations pour le centre dexcellence ............................ 65
Annexe 6 : Le cahier des charges pour la base de donnes de profils ................................. 69

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INTRODUCTION
Le prsent rapport dcrit le stage que jai effectu Montral au sein du rseau
universitaire de sant de lUniversit de Montral (UdeM). Deux commanditaires se sont
associs pour me proposer mon mandat : la bibliothque de lHpital Maisonneuve-Rosemont
(HMR) affili lUniversit de Montral et le Rseau Universitaire Intgr de Sant (RUIS)
de la mme universit.
LHMR est un hpital denseignement et de recherche et en tant que tel doit fournir
des ressources et services dinformation ses tudiants et mdecins. La bibliothque souhaite
largir son public et sa mission. Elle a donc entam une planification stratgique sur cinq ans.
De plus, elle doit faire face de nombreux problmes dordre global, tel que lintgration des
ressources lectroniques, ou plus spcifiques, tel quun dmnagement imminent. Elle a ainsi
pris part un Consortium de ressources lectroniques proposes par le RUIS et cherche les
mettre en valeur.
La bibliothque de lHMR et le RUIS partagent donc des proccupations et des projets
communs, le mandat du RUIS tant dassurer la concertation relativement l'utilisation
optimale des ressources et la poursuite des objectifs de soins ultra spcialiss,
d'enseignement, de recherche et dvaluation des technologies. Dans ce cadre, le RUIS a lanc
le Consortium des ressources lectroniques permettant laccs pour le personnel hospitalier
de grandes bases de donnes de rfrences comme Medline ou Embase. Une collaboration
troite existait donc dj entre ces deux institutions.
La bibliothque de lHMR souhaitait ainsi accueillir un stagiaire pour laider dans sa
planification stratgique tandis que le RUIS avait besoin de mieux connatre ses utilisateurs
pour faire les meilleurs choix dans le dveloppement des ressources informationnelles
proposes aux organismes de sant. Ces deux commanditaires se sont donc entendu sur un
projet commun daudit informationnel qui constitue mon sujet de stage.
Jai men cet audit informationnel laide de mes responsables au sein de lHMR
mais cette tude prtend servir dexemple et apporter des ides pour tout le rseau
universitaire de sant de luniversit. En effet, tout les tablissements doivent faire face aux
problmatiques lorigine de laudit informationnel. Ma mission consistait donc planifier et
mener cet audit informationnel, pour en tirer des conclusions et des recommandations
utilisables aussi bien pour la planification stratgique de la bibliothque de lHMR que pour la
rflexion au sein du rseau universitaire de sant.
Le but de ce rapport est de prsenter mon intgration dans le milieu ainsi que mes
processus de travail. Je prsenterais donc tout dabord mon environnement de travail plus en
dtail, dcrivant les deux organismes commanditaires et leurs liens. Je me situerais ensuite
moi-mme dans ce milieu, pour en arriver dvelopper ma mission et les tches qui en ont
dcoul. La conclusion sera loccasion de vous faire part des dveloppements suite mon
stage. Le produit de mon travail est consultable en grande partie en annexe.

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1. LE MILIEU DE STAGE
Le milieu de stage que jai dcouvert comporte un grand nombre de caractristiques
spcifiques. Tout dabord, il est qubcois et jai donc d madapter culturellement mme si
ce processus tait dj en cours, ayant dj fait quatre mois dtude sur place. Il a fallu ensuite
que je comprenne le milieu hospitalier qubcois qui est trs diffrent du systme franais.
Enfin, jai eu besoin dy associer les diffrentes structures universitaires rattaches. A partir
de l jai pu apprhender les enjeux et les grandes problmatiques de mon milieu de travail. Je
vais donc vous prsenter dans cette partie, les diffrents organismes qui taient impliqus
dans mon stage, de lorganisation au sens large aux services spcifiques pour lesquels jai
travaill.
1.1. LE SYTME DE SANT QUBECOIS
Lorganisation du rseau de la sant et des services sociaux qubcois a chang suite aux
lections lgislatives de 2003 avec la cration des 95 centres de sant et de services sociaux
(CSSS) et des Rseau locaux de services (RLS). Les CSSS sont ns de la fusion de centres
locaux de services communautaires (CLSC), de centres dhbergement et de soins de longue
dure (CHSLD) et, dans la majorit des cas, dun centre hospitalier. Les CSSS agissent
comme base du rseau local de services assurant laccessibilit, la continuit et la qualit des
services destins la population du territoire local. Lorganigramme suivant montre la
rpartition des divers partenaires et acteurs du rseau socio-sanitaire sous la responsabilit du
ministre de la Sant et des Services sociaux. La cration des RUIS fait suite cette rforme du
systme de sant.
Figure 1 : Organisation du systme de sant qubcois

Source : Ministre de la Sant et des Services Sociaux, Novembre 2004


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1.2. LE RUIS
1.2.1. LES DIFFRENTS RUIS
Les Rseaux Universitaires Intgrs de Sant (RUIS) sont crs suite au rapport Vers un
rseau universitaire intgr de sant du Comit sur la vision du rseau dhpitaux
universitaires prsid par le Dr. Raymond Carignan de Juin 2002. Ce rapport propose la
cration de rseaux universitaires intgrs de sant (RUIS) sous le leadership des universits
qubcoises ayant une facult de mdecine (Montral, McGill, Laval et Sherbrooke).
Les RUIS ont le mandat de coordonner les soins de sant tertiaires. Le gouvernement du
Qubec les a mis en place en dcoupant la province en quatre territoires, un pour chaque
universit. Chaque territoire est desservi par le rseau de sant de lune de ces quatre facults
de mdecine. Ces rseaux offrent, grce ces hpitaux denseignement affilis, des services
cliniques hirarchiss, en plus des mandats denseignement et de recherche qui sont
coordonns par la facult de mdecine.
1.2.2. LE RUIS DE LUDEM
A travers le Rseau universitaire intgr de sant de lUniversit de Montral (RUISUM), le
rseau clinico-acadmique de la Facult de mdecine dessert dsormais plus de 3 millions
dhabitants reprsentant plus de 40% des soins de sant dispenss au Qubec. Son territoire de
desserte stend travers six rgions socio-sanitaires soit les rgions de Laval, des
Laurentides, de Lanaudire, de la Mauricie, de la Montrgie ainsi que lEst de Montral.
1.2.3. LE CONSORTIUM DES RESSOURCES LECTRONIQUES DU RUIS DE LUDEM
Le Consortium des ressources lectroniques est un des principaux projets du RUIS de
lUdeM. Sa mission est de procurer des ressources informationnelles en sciences de la
sant ainsi que des services afin de mieux soutenir l'enseignement, la recherche, la
formation professionnelle continue et le soutien la dmarche clinique dans les
tablissements membres du RUIS de l'Universit de Montral. Ce projet permet tout le
personnel professionnel du rseau de la sant dans les rgions membres du RUIS de
lUdeM daccder des ressources lectroniques (bases de donnes en mdecine factuelle,
priodiques lectroniques en sciences de la sant, etc.) qui sont accessibles dans chacun des
tablissements du rseau de la sant faisant partie du territoire dsign.
Les ressources lectroniques mises disposition dans le Consortium sont : Medline, Embase,
EBM Reviews et Total Access Collection de l'diteur Lippincott, Williams & Wilkins
comprenant quelques 250 titres via le fournisseur Ovid ainsi que CINAHL (Cumulative Index
to Nursing and Allied Health Literature) via le fournisseur EBSCO. Le Consortium offre aussi
des services de formation et daide lutilisation des ressources quil propose.
Les services procurs par le Consortium sont grs au sein des hpitaux si possible par des
professionnels de linformation. Sans compter les bibliothques du secteur sant lUdeM et
leur personnel associ, on dnombre 45 bibliothques ou centres de documentation dans le
territoire du RUISUM avec plus de 96 professionnels en gestion documentaire (22
bibliothcaires, 1 archiviste, 65 techniciens en documentation et 8 autres personnels
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administratifs). Cependant les ressources humaines, de mme que les ressources


informationnelles, sont disparates et un des enjeux du Consortium et de pouvoir offrir des
ressources et des services homognes dans toutes les institutions de sant desservies.
Figure 2 : Organigramme du Consortium du RUIS de lUdeM

Source : Document interne


1.3. LHOPITAL MAISONNEUVE-ROSEMONT
Historiquement, l'Hpital Maisonneuve-Rosemont est n de la fusion de l'Hpital
Maisonneuve et de l'Hpital Saint-Joseph de Rosemont en 1971, pour fournir des soins et
services la population croissante de l'Est de Montral. l'origine, l'Hpital Saint-Joseph de
Rosemont, fond par les Surs de Misricorde et inaugur en 1950, est un sanatorium pour
soigner la tuberculose. L'Hpital Maisonneuve, fond par les Surs Grises de Montral, est
inaugur en 1954. Il abrite l'cole des infirmires de l'Hpital Maisonneuve et l'Institut de
cardiologie.
LHpital Maisonneuve-Rosemont est un important maillon du Rseau universitaire intgr
de sant de lUniversit de Montral. Sa mission est de permettre lavancement dans les soins,
lenseignement, la recherche et lvaluation des technologies. LHMR dessert un bassin de
population de 500 000 personnes et possde une capacit dhospitalisation de 725 lits. Il
propose des services pour tous ges (nouveau-ns personnes ges) et des soins de courte
dure gnraux, spcialiss et ultra-spcialiss. Il compte 460 mdecins et un total de 5 000
employs, dont 1500 infirmires.
Ses secteurs cliniques de pointe sont lophtalmologie, loncologie, lhmatologie (dont la
greffe de moelle osseuse) et la nphrologie (dont la greffe rnale). LHMR possde aussi un
Centre de recherche, le centre Guy-Bernier runissant 30 chercheurs fondamentalistes et 30
chercheurs cliniciens avec 12 millions dollars canadiens en fonds de recherche. On dcompte
60 publications en 2004-2005 sur des axes de recherche comme limmunologie-oncologie, la
sant de la vision, la nphrologie-mtabolisme et la recherche clinique.
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LHMR est le seul hpital montralais francophone (outre le CHU Sainte-Justine) offrir la
gamme complte de services et soins pdiatriques, ainsi quun continuum de soins complet
(diagnostic, traitement, radio-oncologie, soins palliatifs) en oncologie. Le personnel applique
une approche interdisciplinaire centre sur le patient, en particulier au sein du nouveau Centre
de soins ambulatoires qui constitue un lieu privilgie de recherche clinique et dvaluation,
tant le seul Centre de soins ambulatoires tre rattach une universit.
Le statut de centre affili universitaire confre lHpital Maisonneuve-Rosemont un
dynamisme et un rle de premier plan dans le rseau de la sant. Chaque anne, il accueille
plus de 3 000 tudiants de niveaux collgial et universitaire. En 2005-2006, ce centre affili
universitaire (CAU) associ lUniversit de Montral a accueilli plus de 2200 stages dans
toutes les disciplines des sciences de la sant enseignes lUniversit de Montral.
1.4. LA BIBLIOTHQUE DE LHMR
La bibliothque de lHMR a t cre en 1954, lors de la fondation de lhpital. Elle a depuis
constamment volu en accord avec les besoins de ses usagers, sappropriant progressivement
les nouveaux outils de gestion de linformation. Son personnel est compos dune
bibliothcaire temps plein, de trois techniciens (un temps plein, deux temps partiel) et
dune adjointe administrative ( temps plein). Elle doit desservir aussi le pavillon Rosemont
(accueillant lUnit de Mdecine Familiale et la psychiatrie) qui est un peu loign et dispose
donc dune bibliothque spcialise pour la psychiatrie dans ce btiment.
Actuellement, le rle principal de la bibliothque est de grer et de rendre accessibles les
ressources dinformation sous leur forme papier et lectronique. Elle est donc un lieu
physique de travail et de consultation, mais devient aussi de plus en plus virtuelle, en donnant
accs un grand nombre de ressources via son site web. Elle doit faire face actuellement la
une transition du papier vers llectronique.
Son public est constitu au dpart des tudiants, internes, externes et mdecins rattachs
luniversit, car elle est lorigine un soutien pour lenseignement. Cependant, de plus en plus
dinfirmires et de personnel mdical spcialis lutilise et elle souhaite souvrir
officiellement ce nouveau public qui nest pas toujours sr de ses droits. A lavenir, elle
pourrait aussi offrir des ressources et des services aux patients et leur famille, mais ce nest
pas le cas actuellement.
La situation actuelle la bibliothque mdicale est propice une remise en question de sa
mission et de ses services. En effet, elle doit faire face aux enjeux suivants :
-

Ramnagement des espaces cause dune relocalisation des locaux de la


bibliothque ;
Transition la gestion et au transfert des connaissances dans le contexte des dparts
la retraite du personnel spcialis ;
Participation et inclusion de la bibliothque aux projets de communauts de pratique ;
Transition du format des ressources documentaires (li la participation au consortium
du RUIS).

Des interrogations mergent aussi dans tout lhpital et la bibliothque en particulier sur les
actions entreprendre pour :
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Favoriser lutilisation de rsultats probants pour les soins aux patients et donc la
recherche et lexploitation des ressources en mdecine factuelle (Evidence Based
Medicine).
Dvelopper lducation du patient en lui fournissant les meilleures sources
dinformation valides.
1.4.1. LES SERVICES DE LA BIBLIOTHQUE

Services de fourniture de documents :


o Prt de monographies et priodiques
o Prt entre bibliothques (formulaire disponible sur le site web)
o Mise en rserve de documents pour les tudiants
o Aide l'acquisition de documents par les dpartements et services
o Aide-conseil pour les acquisitions personnelles de volumes et priodiques
Services de formation :
o Formation et aide la consultation des diverses banques de donnes
o Formation la navigation dans Internet
Services daide la recherche dinformation :
o Service de rfrence et tl-rfrence (formulaire en cous dimplantation sur le site
web)
o Vrifications de rfrences bibliographiques
o Localisation de publications et d'diteurs
Service daide la publication :
o Dpt lgal aux Bibliothques nationales du Canada et du Qubec
o Attribution des ISBN et ISSN des publications de l'HMR
o Gestion du droit d'auteur
1.4.2. LES RESSOURCES DE LA BIBLIOTHQUE
La collection de la bibliothque est compose de plus de 2 000 monographies, dont environ
450 sont localises la bibliothque de psychiatrie.
Au niveau des priodiques, on dcompte :
422 titres actifs dont :
o 333 en ligne
o 89 versions papier classs en ordre alphabtique dans la Section des
priodiques. Les derniers numros reus sont conservs dans la section
"Nouveauts" pendant une semaine
311 titres inactifs (cessation de parution, changement de titres, annulation
d'abonnement), classs en ordre numrique dans la Section Rserve
Les ressources fournies par la bibliothque sont aussi dordre informatique avec sept
ordinateurs publics disponibles (quips dInternet, Suite Office, Vision) et des zones de
branchement pour les ordinateurs portables (linstallation du Wifi est en ngociation) et
physiques avec une salle de runion pour cinq huit personnes disponible sur rservation.

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2. MISSION
Il me semble important de dcrire ici ma recherche de stage, car elle a eu de fortes
consquences sur la proposition de ma mission. Elle a d tout dabord tre limite aux
tablissements affilis lUniversit de Montral car je ne pouvais pas obtenir de permis de
travail pendant mes tudes. Cela ma amen mintresser aux tablissements mdicaux qui
taient nombreux. Suite des candidatures spontanes jai obtenu deux entretiens : le premier
au sein de la bibliothque de lhpital Maisonneuve-Rosemont, le second au sein du RUIS
dpendant de la Facult de Mdecine de lUdeM. Le nom de mon second interlocuteur ayant
t frquemment cit au cours du premier entretien, jai dcid de signaler ces deux
employeurs potentiels que jtais en contact avec leur collaborateur. Ceux-ci se sont donc
concerts pour me proposer un projet commun qui ma t prsent lors de mon second
entretien avec les deux parties prsentes.
Aucun des deux employeurs ne cherchait rellement de stagiaire avant de recevoir ma
candidature, qui a donc t comme un dclencheur du projet. Cela a aussi eu pour
consquence que le projet accomplir tait ouvert, bien que rpondant des besoins rels, et
jai donc pu faire des propositions en fonction de ce que javais appris lors du premier
entretien.
Dans cette partie, je vais donc dcrire ma place au sein de lhpital et du RUIS ainsi que les
missions que mont proposes mes responsables.
2.1. POSTE OBTENU
La mission propose consistait en un audit informationnel centr sur la bibliothque de
lHMR mais reprsentatif de tout le rseau universitaire de sant. Mon rle tait donc celui
dun consultant, charg de projet pour la bibliothque de lHMR et je devais travailler en
association avec le charg de projet du RUIS, Robin Dumais, qui aurait lui aussi un rle de
consultant et la chef bibliothcaire, Hlne Lauzon, reprsentant ltablissement daccueil.
Ces deux personnes taient aussi mes responsables de stage.
Jai donc travaill plutt au sein dune quipe de projet mixte (comme dans beaucoup de cas
quand il est fait appel des consultants) que dans une structure hirarchique classique, mme
si jai partiellement t intgre lorganisation de lHMR (figure 3). Mes deux responsables
taient mes suprieurs ainsi que mes commanditaires, en mme temps que mes collaborateurs
dans le projet. Notre quipe a trs bien fonctionn, et nous avons finalement prsent
ensemble le projet aux directeurs de lenseignement du rseau universitaire et en particulier
celui de lHMR ainsi quau secrtaire gnral du RUIS.

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Figure 3 : Organigramme
Directeur de lenseignement
Docteur Bernier

Secrtaire Gnral du RUIS


Richard Klein

Chef bibliothcaire
Hlne Lauzon

Coordonnateur des ressources


documentaires et
informationnelles
Robin Dumais

Technicienne en
documentation
Odette Hinse
Agent administratif
Diane Hamel

Consultante
Moi-mme
Technicienne en documentation
Lucie Gris
Technicien en documentation
Donatien Michaud

2.2. PREMIERE MISSION


Lors de lentretien dembauche, javais exprim mon souhait dorienter laudit informationnel
sur un projet universitaire auquel participe la bibliothque de lHMR : le projet ECIP
(Education la Collaboration Interprofessionnelle centre sur le Patient). Lun des objectifs
principaux du projet ECIP est de dvelopper, implanter et valuer des Communauts de
Pratique en milieu clinique. Le centre de diabtologie de lHMR est un des groupes dtude
choisis pour le projet pilote.
Je me suis attache particulirement ce projet car je porte un grand intrt la gestion des
connaissances. Cependant, ce choix nimpliquait pas seulement mes commanditaires mais
toute une nouvelle quipe. Jai donc prpar un plan daction que jai prsent aux
responsables du projet. Ceux-ci ont cependant considr que le moment tait malvenu.
Ce premier essai, malgr son chec, ma beaucoup appris. En effet, jai appris quil tait
essentiel de bien connatre un projet et ses participants avant de chercher sy insrer. Cela
ma aussi oblig madapter et me rorienter vers un nouveau projet.
2.3. SECONDE MISSION
Suite au refus de la part de lquipe du projet ECIP, nous avons dcid avec mes responsables
de reprendre le projet daudit informationnel au sens large tel quil avait t pens au dpart.
Le mandat de laudit informationnel tait le suivant : Proposer des recommandations pour la
planification stratgique de la nouvelle bibliothque mdicale au niveau de ses services et
ressources. Ces recommandations ainsi que le projet daudit en lui-mme devaient aussi
pouvoir servir dexemple et de pistes de rflexion pour les autres bibliothques du rseau
universitaire.
De manire plus dtaille les buts et objectifs initiaux taient :
Identifier les besoins dinformation gnraux au sein de lhpital et mieux comprendre
son fonctionnement informationnel :
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o tudier les comportements informationnels (production, recherche, utilisation


et partage dinformation) ;
o tablir une carte des flux et sources dinformation et de connaissance en
prenant en compte les changes informels (Knowledge Map) ;
o Identification de personnes ou de groupes de personnes ayant des besoins
informationnels rguliers et prcis.
Promouvoir les ressources existantes :
o Mettre en place des campagnes de communication ;
o Faciliter laccs aux ressources ;
o Formaliser les propositions de formation la recherche documentaire ;
o Augmenter la visibilit des services sur le site Internet de la bibliothque.
Supporter la restructuration de services dinformation orients vers les ressources
lectroniques :
o Organiser lespace de la nouvelle bibliothque ;
o Redfinir les services aux usagers en exploitant pleinement les ressources
lectroniques.
Supporter les requtes des nouvelles clientles :
o Soutenir le dveloppement de la gestion des connaissances et le rapprochement
vers lusager au sein de la bibliothque ;
o Dfinir les rles des employs de demain, faire un profil du poste
dinformationniste.
La plupart de ces buts et objectifs ont t remplis, le plus souvent sous forme de
recommandations pour la planification stratgique de la bibliothque plus ou moins long
terme. Le seul objectif qui na pas pu tre accompli par manque de moyens et de temps est la
carte des flux et ressources dinformation.
Nous verrons dans la partie suivante comment jai rempli ces objectifs, les difficults
auxquelles jai du faire face mais aussi les opportunits qui sont apparues.

3. TACHES EFFECTUES
Ma mission principale tait un audit informationnel qui est un processus didentification, de
vrification et dvaluation des ressources et flux dinformations dans le but dimplanter, de
prserver ou damliorer la gestion de linformation. Cette mission devait servir la fois pour
la planification stratgique de la bibliothque de lHMR ainsi que pour un portrait gnral de
la gestion de linformation en milieu hospitalier universitaire qui serait diffusable dans tout le
RUIS. Les rsultats avaient donc pour but une prise de conscience sur les besoins du
personnel hospitalier et des recommandations devaient permettre le lancement de projets de
dveloppement au sein de la bibliothque. Jai pu commencer dvelopper certains de ces
projets, ce qui vient complter les tches que jai effectues lors de mon stage.
Nous allons voir tout dabord dans cette partie comment jai labor les diffrents outils
denqute et trait les donnes pour pouvoir les prsenter sous forme dun rapport assorti de
recommandations. Puis nous verrons ensuite les diffrents projets issus du rapport qui ont t
loccasion de mettre en place de nouvelles collaborations qui seront trs utiles pour la
bibliothque.
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3.1. MISSION PRINCIPALE : LAUDIT INFORMATIONNEL


3.1.1. PLAN DACTION
Durant les premires semaines de stage, jai appris connatre le milieu mdical qubcois
tout en prparant laudit informationnel. Jai pour cela consult un grand nombre de
ressources (Burk et Horton (1988), Henczel (2001), Orna(1990)) et jai bas mon plan
daction sur les recommandations trouves dans ces ouvrages. Jai donc planifi mon projet
de manire thorique mais aussi en fonction de mes expriences personnelles (comme
lenqute sur les besoins des animateurs Environnement Canada effectue la session
prcdente). Je pense quil est intressant de revoir ici les actions que je souhaitais alors
entreprendre et comment jai pu les mettre finalement en application.
3.1.1.1. PERSONNEL IMPLIQU DANS LAUDIT
Je souhaitais entrer en contact avec des personnes actives au sein de leur milieu clinique pour
une meilleure promotion et acceptation du processus daudit. Ces personnes devaient nous
aider diffuser les questionnaires au sein des services car il tait difficile de contacter
directement une grande partie du personnel. La chef bibliothcaire a pour cela demand au
directeur de lenseignement denvoyer un mail ses collgues gestionnaires les enjoignant
nous aider dans notre enqute. Cette stratgie na malheureusement pas fonctionn et nous
avons d chercher et relancer les rpondants par nous-mmes.
Une collaboration avec les services informatiques tait aussi prvue pour le dveloppement
de certains outils technologiques. Celle-ci a pu avoir lieu la fin du projet, ce qui tait le
moment adquat car jai ainsi pu leur prsenter les projets et les besoins en soutien
informatiques que javais dgag de laudit informationnel. Cette rencontre a t trs
productive car nous avons alors appris avec mes responsables que le logiciel Oracle tait en
cours dinstallation et serait bientt disponible, ce qui simplifiait nos projets. De plus, le
directeur des ressources et technologies de linformation a accueilli de manire favorable la
demande dun informaticien responsable des projets de la bibliothque, une personne tant
dj pressentie pour ce poste.
3.1.1.2. OUTILS DENQUTE
Lors de llaboration du plan daction, je souhaitais utiliser trois mthodes denqute au cours
de laudit : un questionnaire crit permettant de collecter des donnes quantitatives, un focus
group favorisant la discussion et la cration de donnes qualitatives et enfin des entrevues
pour obtenir des donnes qualitatives individuelles. Je souhaitais en parallle faire des
observations sur le terrain mais cela na pas t possible, toutes les quipes tant trs
occupes. Ces observations devaient ainsi permettre une analyse de rseaux, mais lchelle
de lhpital, il aurait fallu beaucoup plus de temps pour pouvoir leffectuer.
Le questionnaire a t distribu largement parmi les usagers de la bibliothque et le personnel
de lhpital en gnral. Il comprenait un appel la participation pour les entrevues ultrieures.
tant donn que la population vise navait pas systmatiquement accs Internet, deux
versions taient disponibles : une en ligne, accessible sur le site de la bibliothque, et une sur
papier, disponible la bibliothque et distribue dans tout les casiers des mdecins.
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Le but du focus group tait de rencontrer des quipes cibles pour mieux comprendre leurs
processus de travail en collaboration et interactions en interdisciplinarit. Les entrevues
individuelles des personnes devaient tre inspires de la mthode de sense-making
(Dervin (1992)) pour tudier plus en profondeur les processus, les carts et les besoins
informationnels. Nous verrons dans la partie sur les entrevues que le protocole nutilisait que
brivement cette technique pour de courtes mises en situation.
Les entrevues et les focus group devaient permettre de dfinir les thmatiques dintrt
spcifique chez les quipes ou les usagers individuels. Cependant, la bibliothque ntant pas
encore prte offrir un service aussi spcialis et le temps des entrevues tant compt, nous
avons limin cette partie.
Enfin un inventaire des ressources et services dinformation de la bibliothque, ainsi que du
matriel informatique disponible dans les services permettait de complter les informations
obtenues, en prenant en compte ltat actuel et les possibilits de la bibliothque. Cette tape
tait dj commence lors de llaboration du plan daction. Une question dans le
questionnaire permettait davoir une ide sur laccs du personnel des postes informatiques.
3.1.1.3. STRATEGIE DE COMMUNICATION
Laudit devait tre annonc et expliqu aux participants, pour que ceux-ci puissent
comprendre limportance du projet et ses implications. Pour cela, une note de service ainsi
que des affiches annonant laudit taient prvues. Ces moyens de communications devaient
tre approuvs et signs par des hauts responsables pour atteindre leur effet maximum.
Nous avons donc mis une annonce dans le journal de lhpital et affich des annonces
permettant de rcuprer un bout de papier portant ladresse lectronique du questionnaire sur
les principaux panneaux daffichage.
3.1.1.4. ECHANTILLON
Lchantillonnage visait les utilisateurs actuels mais aussi potentiels de la bibliothque. Nous
souhaitions donc distribuer le questionnaire le plus largement possible. Pour cela, nous avons
dans envoy le questionnaire avec son formulaire de participation aux 420 mdecins en
version papier et 160 gestionnaires et 90 internes via un mail donnant ladresse lectronique
du questionnaire. Laccs tait aussi ouvert tous sur le site web (version lectronique) ou
laccueil (version papier) de la bibliothque. Ensuite, partir dune liste dutilisateurs et de
non-utilisateurs cls, nous avons effectu des relances pour augmenter la participation au
questionnaire et inviter des entrevues.
3.1.1.5. ORGANISATION DANS LE TEMPS
Javais dj perdu un peu de temps cause du premier projet avort et jai donc d faire une
planification assez serre comme on peut le voir dans le diagramme de Gantt ci-dessous.

Aucouturier Emmanuelle | Master SIB | Rapport de stage | 06/2007

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Figure 4 : Diagramme de Gantt

Ds le dbut de la collecte des donnes, la planification a chang. En effet, il a fallu tre trs
adaptable, car le personnel de lhpital avait peu de temps nous accorder et la participation
tait faible. La collecte sest donc tale, en particulier pour le questionnaire dont le
lancement a t chaotique. Le traitement des donnes se faisait le plus possible en continu.
Collecte et traitement se sont tout de mme finis dbut avril, et ce nest qu ce moment l que
jai pu rdiger le rapport de recommandation. Il avait cependant fallu faire une prsentation
prliminaire des recommandations au comit des directeurs de lenseignement du rseau
universitaire le 27 Mars. Jai tout de mme pu participer au commencement de quelques
projets au cours du mois davril.
Ce bilan sur mon plan daction initial permet de poser la trame de mon projet daudit. Nous
allons maintenant pouvoir voir plus en dtails les diffrentes tapes.
3.1.2. LE QUESTIONNAIRE
3.2.2.1. ELABORATION
Jai labor le questionnaire (annexe 2) partir dune bauche dvaluation de la satisfaction
qui avait t faite au sein de la bibliothque ainsi que dune tude de besoins que javais mis
au point lors dun prcdent stage. Le but du questionnaire tait de collecter des donnes sur
la perception de la bibliothque et son utilisation ainsi que les comportements informationnels
gnraux du personnel mdical.
Il contient une majorit de questions boolennes, choix multiple et dchelles pour faciliter
les rponses et le traitement statistique des donnes, dautant plus que les donnes qualitatives
pouvaient tre collectes lors des entrevues. Le temps de rponse tait de quinze minutes pour
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tout le questionnaire et de cinq minutes si lon sarrtait la fin de la troisime partie. Deux
versions ont t proposes : une papier et une lectronique. Jai construit la version
lectronique laide du logiciel Dreamweaver. Les rponses la version en ligne taient
directement envoyes dans ma boite mail grce un script ASP. Je nai pas voulu utiliser un
logiciel en ligne (comme Zoomerang) car je souhaitais avoir une plus grande libert dans
llaboration du questionnaire.
Le questionnaire comprend une lettre expliquant le but de laudit et donnant quelques
instructions, un formulaire de participation une entrevue et est ensuite divis en cinq
parties : le profil dutilisateur, lvaluation de la qualit des services existants, lidentification
des besoins, le bilan de lutilisation et des commentaires. Il est propos lusager de sarrter
la fin de la troisime partie si le questionnaire lui semblait trop long (un seul rpondant a
utilis cette option).
Le profil de lusager permettait principalement de savoir dans quel service et quelle
fonction travaillait le rpondant. Les questions sur le sexe et lge se sont rvles peu
pertinentes. La question sur le temps pass chercher de linformation via la bibliothque ou
par ses propres moyens permettait dj didentifier les utilisateurs.
Jai adapt la partie dvaluation de la qualit des services partir dune bauche faite par la
chef bibliothcaire. Ces questions permettaient dj de pointer un certain nombre
damliorations possibles.
Dans la partie didentification des besoins informationnels, jai essay didentifier les
ressources les plus utilises, puis jai interrog le rpondant sur sa production et son partage
dinformation pour dtecter des besoins de soutien pour la gestion de linformation. Cet
aspect sest rvl trs important aussi dans les entrevues. Des chelles dintrt sur les
formations, les quipements et les services taient ensuite proposes.
La partie faisant le bilan de lutilisation tait la plus longue, cest pourquoi nous proposions
ceux qui le souhaitaient de ne pas la faire, les non-utilisateurs de la bibliothque en particulier
pouvant se sentir peu concerns. Aprs une question gnrale sur lutilisation, de grands
tableaux permettaient de collecter rapidement des donnes sur la connaissance, lutilisation et
la satisfaction pour les ressources et les services de la bibliothque. Deux questions ouvertes
tentaient damener le rpondant citer dautres sources dinformation, en particulier des
personnes (cette question tait une bauche danalyse de rseau). Les prfrences de format
de linformation, puis les facteurs de choix dune ressource dinformation taient ensuite
interrogs. Enfin une question sur laccessibilit et lutilisation du matriel informatique
permettait de savoir si les rpondants pouvaient consulter des ressources lectroniques au sein
de leur service.
La dernire partie offrait quelques pistes de commentaires. Elle tait en gnral peu remplie,
les rpondants crivant seulement ce quils souhaitaient dire en plus, sans vraiment se baser
sur les questions proposes. Cette partie tait aussi une occasion de recueillir quelques
remerciements et commentaires positifs.
3.1.2.2. LA COLLECTE DES DONNES
Le lancement du questionnaire a t extrmement difficile. Cela a commenc par des retards
pour la validation du questionnaire : les techniciens (que javais volontairement consults)
Aucouturier Emmanuelle | Master SIB | Rapport de stage | 06/2007
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souhaitaient une runion pour discuter du contenu, tandis que le directeur de lenseignement
ne trouvait pas le temps de lire et approuver le questionnaire. Aprs avoir finalement valid et
test le questionnaire, nous avons du faire face une crise informatique un jour aprs le
lancement. Un virus global au niveau du ministre de la sant maintenant nomm virus de la
Saint Valentin a entrain une panne dont les consquences se sont fait sentir pendant plus
dune semaine. Mme sil tait encore possible de collecter des questionnaires sur papier, il a
fallu relancer et rallonger la priode de rponse. La collecte des donnes sest donc tale du
12 fvrier au 16 mars, quelques rponses ayant mme t reues encore plus tard. Je
transfrais ds leur rception les donnes reues sous forme de questionnaire papier ou par
mail dans un tableur Excel o les calculs taient dj entrs. Cela permettait davoir une
tendance tout au long de la collecte.
Le taux de rponse a t extrmement faible : 35 rpondants sur les 670 personnes contactes
par mail ou courrier. La proportion des rponses en ligne tait denviron un tiers pour deux
tiers sur papier. Plusieurs facteurs peuvent expliquer ce rsultat. Tout dabord le milieu
denqute, plusieurs personnes nous ayant fait remarquer queux-mmes avaient eu des
rsultats semblables pour dautres enqutes. Ensuite la priode tait peu propice du fait du
virus mais aussi car cette priode de fin dhiver est la fois une priode de cong et une
poque de lanne trs charge (alerte de gastroentrite, refroidissement, etc.).
Heureusement les entrevues ont t trs enrichissantes et le questionnaire a permis dappuyer
quelques tendances qui ressortaient. Il a jou son rle de promotion de laudit et mme si tous
nont pas rpondu, beaucoup ont pris conscience quil y avait une bibliothque dynamique
dans lhpital.
3.1.3. LES ENTREVUES
3.1.3.1. ELABORATION
Pour crer le protocole dentrevue (annexe 3), jai travaill avec mon responsable du RUIS
qui avait dj eu loccasion den mener et ma donc propos de minspirer des protocoles
quil avait utilis. Nous souhaitions au dpart nous baser sur la mthode de sense-making
de Brenda Dervin (1992) qui propose de dcouper en tapes les processus par lesquels passe
une personne pour rpondre un cart (gap) informationnel. Cependant, il est apparu que
cette mthode serait trop longue pour un personnel hospitalier ayant un temps limit nous
accorder. Nous avons donc seulement retenu lide de mise en situation pour aider les
rpondants rflchir leur processus et gaps informationnels. De plus, nous souhaitions
pouvoir poser des questions prcises sur la perception et lutilisation de la bibliothque. Notre
protocole tait donc divis en deux parties : la premire visait faire sexprimer le rpondant
sur ses besoins dinformations et son utilisation pour ses tches quotidiennes dun point de
vue le plus gnral possible, tandis que la seconde partie sintressait plus spcifiquement
son utilisation de la bibliothque et ses souhaits quant son volution. Le temps prvu pour
lentrevue tait au dpart de 30 minutes, mais dans les faits le temps moyen a t de 45
minutes, les personnes interroges se montrant trs disponibles et intresses.
Pralablement aux questions, nous avons adapt un texte dintroduction qui visait expliquer
le droulement de lentrevue au rpondant. Il sagissait avant tout de le rassurer sur la
confidentialit du processus et sur labsence de jugement de notre part.
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Pour la premire partie sur les besoins informationnels, lentrevue dbutait avec des questions
gnrales sur les processus dinformation des rpondants : les tches ncessitant de
linformation, les sujets et types dinformation, les ressources consultes, et enfin lutilisation
et la satisfaction de cette information. Une dernire question cherchait savoir quelles taient
les habitudes de partage des rpondants. Suite ces gnralits qui donnaient un cadre
lentrevue, une mise en situation tait propose. Nous orientions alors le rpondant vers des
problmes quil aurait rencontr en particulier avec linformation lectronique, lEvidence
Based Medicine ou lenseignement au patient. A partir dune situation vcue, rcente ou
ancienne, la personne interroge devait exposer ses difficults, les solutions quelle avait pu
trouver et enfin quelle aurait t la solution idale. Cette mise en situation permettait de
prcisez les rponses gnrales du dbut.
Dans la seconde partie, la premire question cherchait valuer la connaissance et
lutilisation des services de la bibliothque. Le but de la deuxime question tait de mettre
jour les difficults ou les barrires lutilisation de la bibliothque, ce qui permettait au
rpondant dexprimer des sources dinsatisfaction. Une nouvelle mise en situation tait
ensuite prsente, proposant au rpondant de proposer des changements pour la bibliothque
comme sil tait en charge. Lentrevue finissait sur des questions plus spcifiques sur les
nouveaux services dvelopper, en particulier la formation et la recherche dinformation
(dont la veille). Nous demandions alors au rpondant son intrt pour ces services et selon
quelles modalits il souhaiterait y avoir accs.
Pour finir, il tait prvu dans le protocole de proposer deffectuer un profil du rpondant pour
dvelopper des services personnaliss. Cependant, il ntait pas encore possible de garantir un
tel service et la cration du profil risquait de prendre encore beaucoup de temps. Nous avons
donc abandonn cette partie.
Nous avons fait quelques adaptations au protocole pour des rencontres particulires comme la
seule entrevue de groupe avec les infirmires et lentretien avec une charge de recherche
dont le rle nous intressait particulirement.
3.1.3.2. DEROULEMENT DES ENTREVUES
Les entrevues se sont droules du 21 fvrier au 4 avril. Il y a eu neuf entrevues individuelles
et une entrevue de groupe avec cinq infirmires. Trois entrevues ont t annules pour cause
durgences. Les personnes interroges taient majoritairement des gestionnaires : on
dcompte sept infirmires cliniciennes (dont ayant des postes de responsabilit la Direction
des Soins Infirmiers), deux Docteurs/professeurs, trois directeurs de services, un agent de
recherche, un conseiller la direction gnrale.
Jtais accompagne de Robin Dumais, mon responsable au RUIS pour faire ces entrevues.
Nous nous rpartissions en gnral les questions, nous compltant lun lautre pour demander
des prcisions. Lentrevue commenait par lnonc de la page que nous avions prpar pour
expliquer laudit et le fonctionnement de la rencontre. Nous avons rencontr les rpondants
sur leur lieu de travail dans tout les cas sauf un. Cela leur a parfois permis de nous montrer
certains de leurs outils ou ressources dinformation.
Les ressources lectroniques du Consortium du RUIS ntant disponibles dans lhpital que
depuis quelques mois, les entrevues taient souvent loccasion dexpliquer et de montrer ce
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nouvel outil, en particulier la possibilit de se crer des comptes personnels avec des
recherches enregistres. Cet change informel qui se faisait souvent aprs la priode
denregistrement, permettait de remplacer la cration de profil souhaite au dpart en invitant
les rpondants se crer des comptes, mais aussi consulter la bibliothque pour les aider
dans les recherches les plus complexes.
Les entrevues ont donc t un outil trs efficace pour la promotion de la bibliothque et ont
permis de crer de nombreux liens au sein de lhpital. Elles ont contribu commencer
changer lide que se faisait le personnel hospitalier de la bibliothque. Lenrichissement a
donc t rciproque, nous avons obtenu beaucoup dinformation sur les besoins des
professionnels de la sant en leur faisant dcouvrir une ressource quils connaissaient souvent
mal.
3.1.4. LE TRAITEMENT DES DONNES
3.1.4.1. QUESTIONNAIRE
Comme signal prcdemment, jai trait statistiquement les donnes du questionnaire
laide dun tableur Excel. Les principales oprations effectues taient des pourcentages et des
moyennes. En effet, il ne ma pas sembl pertinent daller plus loin tant donn le faible taux
de rponse (5% en prenant en compte les personnes qui le questionnaire a t envoy
directement). Les rsultats taient de ce fait non reprsentatifs et les graphiques obtenus
partir de calculs simples permettaient de montrer des tendances sans pousser linterprtation
trop loin. Je nai ainsi pas fait de tableaux croiss mme si les questions sur la fonction et la
place dans lorganisation taient dans ce but : les classes taient beaucoup trop petites et le
khi naurait jamais t significatif. Pour les donnes qualitatives du questionnaire, je les ai
class par catgories (telles que sources utilises, amliorations souhaites) et je les ai
combin avec les donnes qualitatives tires des entrevues. Cela a permis de renforcer les
tendances observes, les deux mthodes denqute se corroborant.
Finalement lchantillon interrog (en comptant aussi bien les questionnaires que les
entrevues) tait bien rparti comme on peut le voir sur les graphiques suivants. Mme sil
nest pas reprsentatif, il offre un panel complet de profil aussi bien pour la rpartition par
fonction que par programme.

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Figure 5 : Rpartition de lchantillon par fonction

Figure 6 : Rpartition de lchantillon par programme (diffrents services de lhpital)

3.1.4.2. ENTREVUES
Les enregistrements ont permis de traiter de manire efficace les donnes rcoltes lors des
entrevues. Pour rcuprer un maximum dinformation sans avoir retranscrire les
conversations entires et pour commencer organiser et classifier les donnes rcoltes, jai
cr des catgories dans un tableur Excel que je remplissais lcoute des enregistrements,
une ligne par personne interviewe. Cette tape a t la plus longue. En effet, jai finalement
fait deux coutes avec prise de note des huit heures denregistrement.
La premire coute ma permis de tirer les ides principales des conversations et de les classer
selon mon tableau. A partir de ce premier exercice, jai pu pour chaque classe dterminer les
diffrentes ides qui apparaissaient et avec quelle redondance. Cela a pris finalement la forme
de tendances pour chaque catgorie gnrale, classes selon leur ordre dimportance (nombre
de citations). Par exemple dans la catgorie utilisation de linformation , on retrouve entre
autres les tendances Education/Formation et Dveloppement des services/Changement
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des pratiques , la premire tant classe avant la seconde car plus souvent mentionne que la
seconde.
La seconde coute a permis de confirmer le classement effectu tout en rcuprant des
citations entires permettant dappuyer les diffrentes tendances. Lors de lcoute jai essay
de rcuprer un maximum de citation pour chaque rpondant. Jai ensuite slectionn les plus
pertinentes et quilibr le nombre dextraits par tendance.
La difficult dans le traitement de ces donnes tait de bien interprter ce que disaient les
rpondants, cest pourquoi je faisais la premire coute le plus vite possible aprs lentrevue
pour avoir le contexte le plus frais possible dans mon esprit. Il tait ensuite parfois difficile de
classer les ides dans les diffrentes catgories, lordre des questions ntant pas toujours
respect dans les entrevues, car les rpondants ne rpondaient pas toujours exactement la
question et apportaient des ides qui faisaient lobjet de questions ultrieures. Certaines ides
aussi recoupaient plusieurs catgories ou aucune, mamenant remanier lgrement mon
tableau. Pour la seconde coute, il tait parfois difficile dobtenir un extrait pour reprsenter
une ide, les propos tant souvent un peu dcousus.
Les donnes rcoltes ntaient pas aussi compltes que souhait, mais certaines tendances
ressortaient fortement. Cet audit permet davoir une vision densemble, qui pourra tre
complt par des enqutes plus cibles et par des collaborations inities durant le processus
daudit.
3.1.4.3. UTILISATION DE LA BIBLIOTHQUE
Pour pouvoir faire des recommandations ralistes, je me suis aussi intresse aux statistiques
dutilisation de la bibliothque, collectes chaque anne par la chef bibliothcaire. Jai donc
aid traiter celle de lanne 2006 (le bilan se faisant en avril), tout en creusant sur certaines
donnes, comme la consultation des priodiques. Cela ma aussi permis de me plonger dans
les listes dutilisateurs, cependant il tait difficile den tirer des conclusions, car certains
usagers de ces listes pouvaient ne pas tre venus la bibliothque de plusieurs annes. Cest
le constat de cette information limite sur les usagers de la bibliothque qui ma amen
proposer la cration dune base de donnes de profil dutilisateur (voir la partie sur le sujet).
Le parallle entre les donnes sur lutilisation de la bibliothque et celle de lenqute ma
permis de clarifier les principaux enjeux et les points amliorer.
3.1.5. LELABORATION ET LA PRESENTATION DU RAPPORT
3.1.5.1. LA PRSENTATION AUX DIRECTEURS DE LENSEIGNEMENT
Mes responsables ont souhait que je prsente mes rsultats lors du comit de coordination de
lenseignement dans les centres hospitaliers universitaires qui a eu lieu le 27 mars. Etaient
prsents entre autres tout les directeurs de lenseignement des hpitaux universitaires ainsi
que le secrtaire gnral du RUIS. Les entrevues ntaient pas encore finies, mais jai fait un
premier traitement des donnes cette occasion pour pouvoir prparer des diapositives
prsentant les rsultats et des recommandations prliminaires. Mes deux responsables
introduisaient mon travail en expliquant le contexte dans lequel entrait mon stage par rapport
aux enjeux aussi bien au niveau du RUIS que de la bibliothque de lHMR.
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La slection des donnes prsentes a t trs importante. En effet, le but ntait pas de noyer
les auditeurs sous les rsultats mais de faire ressortir les grandes ides et de les sensibiliser
aux problmatiques de la gestion de linformation dans leurs hpitaux. Toutes les donnes
nont donc pas t utilises, dautant plus que notre temps de parole tait limit. Jexposais
aussi rapidement ma mthode pour indiquer sur quoi se basaient les rsultats.
La raction du comit a t trs favorable, les diffrents responsables reconnaissant la
ncessit de dvelopper le soutien apport par les bibliothques mdicales face aux enjeux
actuels comme le dveloppement de lEvidence Based Medicine et les dparts en retraite. La
tendance visionnaire des recommandations a aussi amen la discussion, en particulier sur la
formation et le recrutement des futurs gestionnaires de linformation mdicale. De manire
gnrale, cette prsentation a permis de faire remonter la problmatique de la gestion de
linformation (autre que celle des patients) jusqualors considre comme secondaire ou
seulement gre par les bibliothques universitaires. Certains directeurs de lenseignement ont
aussi envisag de ritrer le projet daudit informationnel au sein de leur propre tablissement.
Cette prsentation tait aussi ma premire rencontre avec le directeur de lenseignement de
lHMR qui, je pense, a dcouvert avec plaisir ltendue du travail et a montr par la suite un
plus grand intrt.
Dans la continuation du projet, il sera intressant de maintenir le contact avec ce comit et de
le tenir au courant des mises en application des recommandations, ce dont se chargeront sans
doute mes responsables.
3.1.5.2. LELABORATION DU RAPPORT
Le rapport (annexe 1) issu de laudit informationnel expose les rsultats et les
recommandations consquentes spcifiques la bibliothque de lHMR. Cependant, le
questionnement et la plupart des rponses offertes se veulent assez gnraux pour tre aussi
pertinents pour les autres tablissements mdicaux universitaires. Le rapport est donc avant
tout un tat des lieux de la gestion de linformation mdicale (non lie au patient) et de son
volution possible. En second lieu, il est aussi un outil essentiel pour la planification
stratgique de la bibliothque de lHMR qui souhaite rester lavant-garde.
La structure du rapport est assez semblable celle de la prsentation faite aux directeurs de
lenseignement. Il dbute par une prsentation du rseau universitaire dans le domaine de
linformation rdige par mon responsable Robin Dumais. Par la suite, jexpose le contexte et
le but de laudit informationnel ainsi que les mthodes utilises avant de dtailler les rsultats.
Jai pu ici exposer toutes les ides pertinentes, dtaillant les tendances dans chaque
problmatique. Les graphiques et les citations issus du traitement des donnes viennent
appuyer mon propos. Pour finir, jai pu dans le rapport aller plus loin dans les
recommandations. Je ne suis pas rentre prcisment dans les dtails de leur mise en
application, le rapport ne sadressant pas seulement la bibliothque de lHMR. Les
recommandations allaient du court terme au long terme selon les grands thmes suivants :
promotion des ressources et services, augmentation de laccessibilit des ressources,
rapprochement vers lutilisateur, nouveaux rles au sein de la bibliothque. En annexe, un
dossier sur le rle de linformationniste vient complter la dernire partie des
recommandations, ce sujet tant actuellement au centre des discussions dans le milieu des
bibliothques mdicales.
Aucouturier Emmanuelle | Master SIB | Rapport de stage | 06/2007

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Le rapport a t diffus via le site web de la bibliothque et envoy aux personnes intresses
(dont le comit de direction de lenseignement). Les conclusions issues du rapport ont fait
lobjet de discussion dans un symposium organis par lABSAUM (Association des
Bibliothques de Sant Affilies lUdeM) et mes responsables envisagent de prsenter ce
travail lors du congrs de lASTED (Association pour lAvancement des Sciences et
Techniques de la Documentation) en novembre 2007. Le but du rapport dtre un document
de rflexion est donc bien rempli et les applications des recommandations sont dj en route
comme le montrent les projets exposs dans la partie suivante.
3.2. LES PROJETS ISSUS DE LA MISSION PRINCIPALE
3.2.1. LE RAPPORT SUR LINFORMATIONNISTE
3.2.1.1. LE CONCEPT DINFORMATIONNISTE
Le terme informationniste est une traduction franaise d informationist (ou information
specialist in context ) utilis aux Etats-Unis en particulier. Il est apparu pour la premire fois
dans un article de Davidoff & Florance o ils dfinissaient ce nouveau rle dans lquipe
clinique.
Un informationniste est un spcialiste de linformation clinique et de sant ayant des
qualifications supplmentaires, gagnes soit au travers dune ducation universitaire soit par
exprience, ce qui lui permet de travailler en collaboration et sur un pied dgalit avec les
professionnels de la sant pour rpondre leurs besoins dinformation lorsquils
apparaissent directement lors des soins aux patients et de la recherche mdicale.
(Deftselen, 2002)
Ce phnomne dintgration dun spcialiste de linformation dans lquipe clinique est
apparu ds 1971 sous le nom de bibliothcaire clinique (Clinical medical librarian).
Lvolution propose avec linformationniste est une connaissance plus approfondie de la
mdecine ce qui lui permet daller plus loin dans laide propose aux mdecins.
Laugmentation du besoin dun soutien informationnel est lie lvolution de la pratique
mdicale. En effet, les professionnels de la sant doivent se baser de plus en plus sur des
rsultats probants pour les soins aux patients. Dans ce contexte, les mdecins doivent obtenir
la meilleure information pour prendre la dcision la plus adquate, mais leur temps prcieux
est limit pour pouvoir aller la chercher. Cet tat de fait ouvre donc un nouveau domaine
daction pour les spcialistes de linformation : linformation doit tre fournie au bon endroit,
au bon moment, cest dire au sein de lquipe clinique lors des soins aux patients.
3.2.1.2. LE RAPPORT
Lide dun rapport sur le rle mergent de linformationniste est venue du fait quun certain
nombre de professionnels de linformation dans le milieu mdical qubcois se nomment
informationnistes et ce pour des postes trs diffrents. Le rapport (annexe 4) vise donc
prsenter succinctement le rle de linformationniste et sa dfinition, son utilit et sa
formation en se basant sur une revue de la littrature et des rflexions faites au cours des
entrevues effectues lors de laudit. Les recommandations qui en ressortent sadressent aussi
bien aux quipes cliniques qui seraient prtes dvelopper ce rle quaux organismes de
Aucouturier Emmanuelle | Master SIB | Rapport de stage | 06/2007

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formation qui souhaiteraient prparer leur lves ce nouveau mtier. Le public que je visais
directement tait tout le rseau universitaire de sant de lUdeM et lHMR en particulier ainsi
que lEBSI, en tant quorganisme de formation. En effet, lcole tant en pleine
restructuration de leur cursus dtude, le moment tait propice au questionnement.
Ce dossier sintgre au rapport sur laudit informationnel et vient prciser les
recommandations pour lvolution des rles en gestion de linformation mdicale. Ma
recherche ma permis de collecter une trentaine darticle sur linformationniste et le
bibliothcaire clinique. Je me suis cependant plutt base sur les articles rcents sur
linformationniste, utilisant un article faisant un bilan sur le rle de bibliothcaire clinique. Le
concept tant en pleine discussion en Amrique du Nord, jai aussi trouv beaucoup
dinformation sur des sites dassociations professionnelles comme la Medical Library
Association et la National Library of Medicine. Jai aussi pu observer des exemples en
parcourant les sites web de grandes bibliothques mdicales amricaines comme celui de
lEskind Biomedical Library du Vanderbuilt Medical Center.
Au cours des entrevues de laudit, nous avons aussi frquemment abord la question de
lintrt dun tel rle, en le prsentant comme le rapprochement ultime de la bibliothque vers
lusager. Cela a permis de donner une vision locale au questionnement. De plus, les chefs de
services interrogs ont affirm tre prts accueillir un projet pilote dintgration dun
informationniste dans leurs quipes de soins. Nous avons eu aussi loccasion dinterroger une
professionnelle ayant un rle trs proche : celui dagent de recherche. Celle-ci a pu nous
donner quelques impressions personnelles sur son rle, son utilit et son intgration auprs
des mdecins et dans son cas plus particulirement des internes. Ces donnes mont permis de
donner un aspect plus appliqu au dossier et de montrer que ce rle pouvait tre mis en place
dans le rseau universitaire de sant.
Ce dossier a t prsent lors du symposium de lABSAUM Mdecine factuelle et
communauts de pratique: les informationnistes et le nouveau transfert des connaissances
par mon responsable Robin Dumais, cette rencontre ayant malheureusement eu lieu juste
aprs mon dpart. De mon ct, jai soumis ce rapport lEBSI (Ecole de Bibliothconomie
et de Sciences de lInformation de lUdeM) loccasion dun exercice de veille sur
lenseignement en sciences de linformation.
3.2.2. LE PROJET DU CENTRE DEXCELLENCE
3.2.2.1. LE CENTRE DEXCELLENCE EN SOINS INFIRMIERS
Lun des buts de la bibliothque pour sa planification stratgique est de souvrir de
nouveaux publics, tant pour le moment considre comme rserve aux mdecins et
tudiants. Les infirmires sont lun des publics cibles. Cependant, elles sont difficiles
atteindre car elles ont peu de temps pour se librer durant la journe et lorsque cest le cas,
nosent pas se rendre la bibliothque. Pourtant, elles sont elles aussi touches par le
dveloppement de lEvidence Based Medicine et le dveloppement des pratiques. De plus,
elles sont en contact troit avec le patient et doivent donc tre en mesure de linformer.
Face cela la Direction des Soins Infirmiers (DSI) de lHMR a souhait mettre en place un
Centre dExcellence dont la mission est doffrir un lieu pour la promotion des meilleures
pratiques et de lutilisation des rsultats probants auprs des infirmires et infirmiers. Dans ce
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cadre, il leur a sembl vident de se tourner vers la bibliothque, les infirmires cliniciennes
de la DSI tant des usagers assidus des services de la bibliothque. Cette offre de
collaboration tait donc une belle occasion pour la bibliothque dlargir son public.
La collaboration a donc dbut par la participation active de la DSI au processus de laudit
informationnel. En effet, son personnel a fait lobjet de deux entretiens et un focus group, ce
qui a t loccasion de sinterroger sur les besoins informationnels spcifiques des infirmires.
Les donnes obtenues ont t utilises dans laudit mais ont suscit un intrt particulier pour
le dveloppement du projet de collaboration.
La DSI a dj obtenu les subventions et est sur le point douvrir son local. Elle souhaite y
mettre disposition un ordinateur, de lquipement multimdia et une bibliothque mettant en
vidence les ralisations cliniques des infirmires et des infirmiers de lHMR. Au sein de ce
local pourront se tenir des Journal Club, des confrences, et les infirmiers et infirmires
pourront avoir accs de nombreuses bases de donnes et aux services de la bibliothque.
Cest donc en relation avec ces souhaits et les besoins ressortis lors de laudit que jai propos
un projet prcisant ce que la bibliothque pouvait faire pour le centre dexcellence. Cette
collaboration ma sembl en effet loccasion dun projet pilote qui commencerait faire sortir
la bibliothque de ses locaux et la faire connatre.
3.2.2.2. LE SOUTIEN DE LA BIBLIOTHQUE
Pour permettre un accs favoris aux services et ressources de la bibliothque via le centre
dexcellence, jai propos la cration de deux outils : un portail documentaire, proche de celui
dj propos par la bibliothque, mais prsentant des spcificits propres au centre
dexcellence discut avec la DSI ainsi quune base de connaissance.
Le site web spcifique au Centre dExcellence constitue un premier pas essentiel dans
lassociation entre les Soins Infirmiers et la bibliothque. Il permet la mise disposition par la
bibliothque des ressources les plus pertinentes en Soins Infirmiers et des services
personnaliss. Il sera pouss spcifiquement en tant que page daccueil sur les ordinateurs
disponibles au sein du Centre dExcellence offrant un guide dans leur recherche
dinformation. Lintrt pour la bibliothque est de mettre en valeur ses ressources et services
auprs dun public encore gn pour leur utilisation. Pour la DSI, cela reprsente un outil de
ralliement qui va au-del du lieu physique, un moyen de diffusion de linformation.
Une base de connaissance est un outil de partage et de transfert de connaissance trs efficace.
Etant donn le roulement important du personnel infirmier et les dpart en retraite, elle
pourrait savrer dune grande utilit. Laudit informationnel a fait ressortir que la plupart des
professionnels avaient tendance envoyer ou photocopier des articles qui pourraient tre
intressants pour leurs collgues. A cela sajoute le besoin souvent nonc davoir de laide
pour valider linformation. La base de connaissance est un moyen de rpondre ces deux
besoins : cest un outil de partage large chelle et un systme de validation collaboratif.
Cest un lieu de dpt de rfrences (vers des articles scientifiques ou des documents interne)
auxquelles peuvent tre attachs des documents ou des liens vers le web. Linformation
collecte et stocke acquiert une valeur ajoute de part la slection, qui peut encore tre
augmente par lajout danalyses ou de rsums des documents. Cette base de connaissance
peut donc savrer particulirement utile dans le cadre du Centre dExcellence car elle
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sadresse des infirmires qui nont pas le temps daller chercher et slectionner
linformation dans les grandes bases de donnes.
A la suite dune concertation avec la DSI, jai cr un document (annexe 5) prsentant
quelques recommandations succinctes pour la mise en place de ces outils. Cela permettait
dexposer la proposition laquelle nous tions parvenus la DSI mais aussi la Direction des
Ressources et Technologies dInformation (DRTI) auprs de qui nous esprions trouver un
soutien pour le dveloppement et lhbergement du site web et de la base de connaissance.
Cependant lors de la rencontre avec la DRTI nous avons appris quils taient en train de
mettre en place un intranet et que l'infrastructure serait bientt disponible. Le logiciel utilis
est Oracle qui permet de crer aussi bien des portails (ce qui correspond la page web
propose pour le projet) que des bases de donnes (et donc la base de connaissances). Le
projet du Centre d'Excellence et ses besoins technologiques correspondent donc ce qui
pourrait tre mis disposition sur l'intranet. Pour viter de crer deux systmes parallles, une
collaboration avec le responsable du projet la DRTI est donc envisage. Cela implique une
planification possiblement plus longue, mais assure une intgration du projet dans le systme
d'information gnral, l'accs une expertise et des outils avancs en technologie de
l'information. Cette bonne nouvelle permet de rpondre parfaitement aux besoins noncs
dans le document de recommandation.
Il reste cependant l'important travail de dfinir plus prcisment le contenu (ce pour quoi
pourra aider la bibliothque). Le charg de projet de la DRTI doit donc reprendre contact avec
la bibliothque aprs avoir tudi plus en dtail le document de recommandation. Dautres
rencontres seront ensuite ncessaires pour tablir un cahier des charges plus rigoureux.
Le travail en collaboration avec la DSI et le projet que nous avons prsent la DRTI a
permis de montrer ce que pouvait proposer la bibliothque. Cependant, pour pouvoir
dvelopper ses services daide au dveloppement doutils de gestion dinformation, la
bibliothque a besoin dune plus grande expertise informatique. La rencontre avec la DRTI a
ouvert ici encore une nouvelle voie de collaboration, la possibilit de dtach un informaticien
spcifiquement pour la bibliothque tant actuellement en discussion.
3.2.3. LE PROJET DE BASE DE DONNES DE PROFIL
Jai prsent un autre projet dinformatique documentaire lors de ma rencontre avec la DRTI :
la cration pour la bibliothque dune base de donnes contenant des profils dutilisateurs. En
effet, lors de mes observations au sein de la bibliothque, jai remarqu que le personnel
connaissait bien quelques grands usagers mais avait sinon trs peu dinformation sur les
personnes frquentant la bibliothque. De plus, il est ressorti dans laudit informationnel que
les usagers souhaitent des services les plus personnaliss possible. Enfin, les statistiques
dutilisation des services que jai aid traiter semblaient difficiles collecter, impliquant un
travail supplmentaire pour les techniciens.
A la suite de ces constatations, jai donc propos de constituer un cahier des charges (annexe
6) pour crer une base de donnes contenant des profils dutilisateurs. Cette initiative est aussi
cohrente avec le souhait de dvelopper les services de recherche dinformation et en
particulier la veille. Elle permet de rpertorier les thmes dintrt des usagers, mais aussi de
garder en mmoire les recherches dj effectues, pouvant ventuellement tre rutilises.
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Ntant pas non plus au courant de la disponibilit dOracle au moment de llaboration du


cahier des charges, mes recommandations suggrent lutilisation dAccess.
La structure de la base de donnes (voir figure ci-aprs) est compose de plusieurs tables, une
pour chaque service de la bibliothque, une pour les informations gnrales sur lusager et une
autre sur les projets auxquels pourrait participer lusager. Jai dcid dajouter cette dernire
table en considrant lventualit dune augmentation de la participation de la bibliothque
des projets communs avec les services mdicaux. Cela participe aussi au rle de source
dinformation de la bibliothque, lui permet de constituer un carnet de contact sur chaque
projet au sein de lhpital. La table Usager contient les informations de contact. Les quatre
autres tables correspondent aux principaux services de la bibliothque : la rfrence, le prt
entre bibliothque, la formation et la veille, ces deux derniers tant dvelopper. Des champs
spcifiques permettent de garder les informations pertinentes pour chaque utilisation dun de
ses services par lutilisateur.
Lutilisation de cette base de donnes implique une adaptation de la part du personnel de la
bibliothque, mais permettrait une gestion des services plus efficace une fois intgre. Par
exemple, les donnes du formulaire en ligne de PEB pourraient tre envoyes directement
dans la base de donnes au lieu de la bote mail des techniciens. Lutilit pour les statistiques
dutilisation est aussi trs grande car quelques requtes enregistres permettraient dobtenir
des rsultats instantans. Cependant, son utilisation et son maintien ncessite un soutien
technique informatique, pour le dveloppement initial bien-sr, mais aussi pour la formation
du personnel de la bibliothque et la maintenance.
Etant donn la disponibilit dOracle, la base de donnes propose pourra surement tre
encore plus dveloppe, mais ce cahier des charges donne une premire ide des besoins. A
partir de l, un systme informatis de gestion des services aux usagers permettra le
dveloppement de la personnalisation des services tout en permettant la bibliothque de bien
connatre son public et donc de sadapter au mieux ses besoins.

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Figure 7 : Extrait du schma relationnel de la base de donne Profil


Anciennete

No_ref

Resultat

REFERENCE

No_usager
Mots-cles
Sujet

Mots-cles

No_formation

No_usager

Sujet

Contenu

VEILLE

No_veille

demande

FORMATION

participe

Frequence

Date

No_usager

Choix
No_PEB
No_usager

PEB

Nom

demande

Reference
Date

Service

USAGER
Fonction
Description

No_usager
Tel

Courriel

PROJET
No_projet

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Nom

participe

32

Responsable

No_usager

3.2.4. OUTILS DE FORMATION ET DE PROMOTION


3.2.4.1. FORMULAIRE DE RFRENCE EN LIGNE
Le site web de la bibliothque propose un formulaire en ligne pour la demande de prt entre
bibliothque (PEB). Dans la mme ide, jai pens quil pouvait tre intressant de proposer
un formulaire similaire pour le service de rfrence. Un contact direct ou tlphonique est
souvent plus efficace pour dfinir au mieux la recherche souhaite, cependant la
responsable de ce service reoit de plus en plus de demande par e-mail et un formulaire en
ligne parat donc pertinent. De plus, sa disponibilit sur la page daccueil est un moyen de
promotion de ce service qui est encore faiblement exploit.
Le dveloppement du formulaire de rfrence a aussi donn loccasion de mettre jour
celui de PEB. En effet, le script denvoi des donnes, alors en Perl, risquait de devenir
obsolte de fait dun changement de serveur. Jai donc rcrit un script en php utilisable
pour les deux formulaires. Jaurais souhait le lier une base de donnes pour rcuprer les
donnes directement, mais les techniciens ne se sentaient pas encore prts pour ce
changement. Ceci sera peut-tre mis en place lors du dveloppement de la base de donnes
de profils.
3.2.4.2. CAPSULES DINFORMATION
Le Consortium des ressources lectroniques du RUIS accessibles depuis peu la
bibliothque utilise la plateforme Ovid pour la plupart des bases de donnes et EBSCO pour
la base de donnes CINAHL. Ces plateformes sont mconnues des utilisateurs qui ont
besoin de conseils pour en tirer le meilleur parti. Mme si le personnel mdical peut
rclamer sil le souhaite une formation individuelle ou en groupe auprs de la bibliothque,
jai pens que de petites capsules dinformation accessibles sur le site web pourraient tre
utiles.
Jai donc cr pour commencer des fiches dinstructions pour la cration de comptes
personnels dans les trois grandes bases de donnes : Ovid, EBSCO et Pubmed. Cette
fonctionnalit intressait beaucoup des personnes interroges car elle permet aux usagers de
se crer des alertes et donc dobtenir des mises jour rgulires sur leur thmes dintrt.
Les instructions donnes taient aussi disponibles dans laide des bases de donnes, mais
cela permettait de les rendre accessibles en franais et plus facilement sur le site de la
bibliothque.
3.2.4.3. PROMOTION DE LA BIBLIOTHQUE
Jai enfin particip la promotion de la bibliothque en participant au dbut de mon stage
un kiosque dinformation sur les nouvelles ressources du consortium du RUIS. Cela ma
permis de me mettre jour trs rapidement pour pouvoir les expliquer. Jai aussi par la
suite accompagn la chef bibliothcaire une prsentation au sein de lunit de Mdecine
Familiale qui se trouve dans un autre btiment et de ce fait utilise peu la bibliothque.
Je pense aussi que laudit informationnel a t en lui-mme un acte promotionnel important.
En effet, cela a augment fortement la visibilit de la bibliothque dans lhpital et a montr
son intrt pour ses usagers. Le rapport prsentant les rsultats et les recommandations est
dailleurs disponible sur le site web et jai crit un article annonant sa mise disposition
pour le journal interne. Le manque de visibilit tait un des problmes principaux de la
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bibliothque et jespre avoir commenc le rgler grce laudit informationnel, ayant


ainsi ouvert beaucoup de portes pour des collaborations.
3.2.5. TRAVAIL SUR LA BASE DE DONNES DES TABLISSEMENTS DU RUIS
Ayant montr mon intrt pour les bases de donnes, mon responsable du RUIS ma
propos de lui crer quelques requtes dans une base de donnes contenant des informations
sur les tablissements du rseau universitaire de sant. Les requtes cres sont assez
simples et jai donn quelques pistes mon responsable pour sil souhaitait en dvelopper
de nouvelles. Ce petit exercice ma permis de mettre en pratique mes cours de SQL.
Un premier type de requte tait une recherche par nom, qui pouvait celui dun
tablissement, dun service, dune rgion, etc.
Par exemple :
SELECT Mission_capacits.*, principale_coordonnes.*, RTSS.*,
RefContacts.*, Effectifs.*, Installations.*, Journal.*
FROM Mission_capacits, principale_coordonnes, RTSS,
RefContacts, Effectifs, Installations, Journal
WHERE principale_coordonnes.nom LIKE "*"&[Entrez une chane
de caractre]&"*";
A partir de l, jai cr un formulaire recherche par nom qui effectue la requte et donne les
rsultats dans un formulaire au lieu dune table permettant une prsentation plus claire.
Une seconde requte fait intervenir des fonctions de calcul, comme le calcul du nombre de
lits, par services et par ville ou rgion.
SELECT Mission_capacits.Service_au_permis,
principale_coordonnes.Ville, Sum(Mission_capacits.Capacit)
AS SommeDeCapacit
FROM Mission_capacits, principale_coordonnes
WHERE (((principale coordonnes.ville) Like "*" & [Entrez une
ville] & "*") AND ((principale_coordonnes
_.Numro)=[Mission_capacits].[Numro]))
GROUP BY Mission_capacits.Service_au_permis,
principale_coordonnes.Ville;
Jaurais pu pousser plus loin le dveloppement de cette base de donnes, malheureusement
ce mini-projet mayant t propos tout la fin de mon stage, je nai pas pu en faire plus.
Jai dcouvert ici la difficult de travailler sur une base de donnes que lon na pas cr
soi-mme et jai du modifier un certain nombre de choses pour pouvoir faire marcher mes
requtes. Cela ma appris quil est trs important de bien planifier la cration dune base de
donnes, en prenant en compte toutes les utilisations possibles.

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3.3. SOUTIEN LA BIBLIOTHQUE


Mon lieu de travail tait majoritairement la bibliothque de lHMR, mme si certaines
rencontres ont eu lieu dans les locaux du RUIS. Jai donc eu loccasion, en parallle ma
mission principale de participer ses tches quotidiennes.
Au commencement de mon stage, jai souhait de ma propre initiative participer une
journe quotidienne avec les techniciens en documentation pour mieux connatre les
services proposs et les ressources. Cela ma permis par la suite daider lorsque que le
besoin se faisait sentir (une technicienne ayant eu un cong maladie pendant mon stage),
ainsi que de gagner la confiance et le respect des techniciens qui semblaient un peu effrays
au dpart par mon projet porteur de changement. Jai ainsi particip au prt et au prt entre
bibliothque, saisi les journaux reus et effectu leur routage.
Le logiciel utilis pour le catalogue tait BiblioMondo et jai donc pu apprendre lutiliser
en gnral et de manire plus particulire dans laudit pour obtenir des statistiques sur les
usagers et lutilisation des ressources. Jai en effet profit de mon besoin de donnes
statistiques sur la bibliothque pour laudit, pour aider faire le bilan de lutilisation de ses
services et ressources pour lanne en cours (ce travail tant effectu chaque anne par la
chef bibliothcaire).
La rfrence a t la tche que jai trouv la plus intressante. Jai cette occasion pu
dcouvrir toutes les fonctionnalits des bases de donnes accessibles la bibliothque. Cela
ma aussi permis damliorer ma capacit laborer des quations de recherche partir
dune question spcifique.
Cette intgration la vie quotidienne de la bibliothque a aussi apport beaucoup mon
enrichissement personnel en dveloppant mes capacits techniques et de gestion. En effet,
le travail au sein dun service nest pas un perptuel projet et cela ma fait rflchir mon
orientation. Mon got pour la gestion de projet ma fait prendre en considration
lventualit de rechercher un poste de consultant dont lintrt pour moi est le changement
rgulier de milieu de travail et la possibilit dtre constamment en projet.

BILAN
Malgr le changement de projet, ma mission de stage a t trs intressante. Cependant
certains points auraient pu tre amliors, en commenant par une meilleure conscience de
la possibilit de sintgrer un projet sans stre concert avant avec les responsables. Mon
approche de laudit informationnel a t assez thorique se basant sur mes lectures, mes
cours de gestion de projet et dtude des comportements informationnels dans
lorganisation. Sa mise en application grande chelle ma permis dapprendre beaucoup
sur les contraintes associes ce genre de projet et aux embches viter.
Pour ce qui est du questionnaire, ce ntait pas le premier que je crais, cependant jai
encore fait un certain nombre derreurs qui apparaissent lors de la collecte des donnes,
mais qui permettent dapprendre. Le principal dfaut du questionnaire tait sa longueur :
jai fait preuve de mconnaissance des rpondants en ne considrant pas que le temps libre
du personnel mdical est trs faible et quil fallait donc faire quelque chose de rapide
remplir. Malgr la possibilit de sarrter aprs la troisime partie, les rpondants devaient
tre effrays par lpaisseur du document. Jaurais pu raccourcir le questionnaire en
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liminant quelques redondances et des questions qui finalement nont pas t utilises dans
les recommandations.
Les entrevues ont t trs enrichissantes, aussi bien pour laudit en lui-mme que pour mon
exprience personnelle. En effet, lintrt des rpondants tait porteur et la sensation
douvrir des portes et de faire dcouvrir tout ce que peut apporter la bibliothque rendait
cette tape passionnante. Il a cependant t difficile de trouver les entrevues. La chef
bibliothcaire sest charge de relancer les participants potentiels, nous avons pens que
ctait la personne la plus adquate pour ce rle. Ensuite, jai trouv personnellement
difficile de garder le mme tat desprit et donc une certaine objectivit tout au long des
entrevues. En effet, ltat davancement du projet ma amen poser des questions la fin
que je naurais pas pos au dbut. En particulier, les discussions sur lintrt de lintgration
dun spcialiste de linformation dans lquipe de soins ont pris de plus en plus dampleur
jusqu devenir une question propre du protocole. Ce sujet tait celui qui faisait le plus
ragir les rpondants, leur donnant une ide de jusquo pouvait aller la gestion de
linformation, bien au-del de leur ide de la bibliothque.
Je nai pas eu le temps de beaucoup commencer dvelopper les projets issus de laudit
informationnel. Cependant, le fait seulement de les envisager et de faire des cahier des
charges et des rapports pour aller les prsenter dans lhpital et le rseau universitaire de
sant a permis une prise de conscience gnrale sur limportance des services de
documentation ou des bibliothques dans les hpitaux et ce quils peuvent faire. La
bibliothque dHMR en particulier tait trs renferme sur elle-mme et mconnue au sein
de lhpital. Laudit informationnel et ses projets consquents ont permis douvrir beaucoup
de portes qui je lespre resteront ouvertes. Je regrette cependant de ne pas avoir pu rester
bien que lon me lait propos, car il semble que beaucoup de monde aient apprci mon
action en temps agent de changement mme si les plus concerns (comme les techniciens en
documentation) taient assez inquiets et sceptiques au dpart. Jaurais aim pouvoir
contribuer plus la mise en application des recommandations, mme si certaines
senvisageaient dans les cinq ans.
Jai particulirement apprci de monter le dossier sur linformationniste car il constitue la
recommandation la plus visionnaire de mon rapport. Son lien avec la gestion des
connaissances au sein dune quipe ma rapproch du premier projet avec les communauts
de pratiques. Cependant, jai un peu idalis ce rle et il manquerait donc peut-tre une
analyse plus critique de son utilit.
Techniquement, jai amlior mes aptitudes pour llaboration et le traitement de
questionnaires, mme sil est ressorti quune des principales conditions de russite est de
sadapter au public interrog. Jai dcouvert les techniques dentrevues et le travail dcoute
associ. Par souhait personnel, jai aussi dvelopp mes capacits de gestion de bases de
donnes, de manipulation dAccess et de langages (SQL et php) me basant pour cela sur
mes cours de programmation et dinformatique documentaire. Je nai pas eu interagir avec
beaucoup de logiciel : jai utilis le systme de gestion de bibliothque Bibliomondo et
aussi beaucoup Dreamweaver. Jai eu aussi loccasion de faire des recherches pour valuer
les logiciels disponibles pour les communauts de pratiques. Jai finalement beaucoup
dvelopp mes capacits de recherche dinformation par lutilisation de la plateforme Ovid
et de Pubmed.

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De manire gnrale, jai eu une grande autonomie dans mon travail, ce qui a ses avantages
et ses inconvnients. Au-del de ma mission principale, mes responsables ne me donnaient
pas de directives et cest de ma propre initiative que jai souhait dbuter les projets issus de
laudit et que jai particip aux tches quotidiennes de la bibliothque. Cela tait en accord
avec ma personnalit et a renforc ma tendance trouver toujours de nouveaux projets dans
lesquels minvestir, car jai remarqu que cest une stratgie qui finit par payer.

CONCLUSION
En conclusion, je pense que pour moi le stage a trs bien rempli sa mission de confrontation
au monde du travail. Le milieu hospitalier possde beaucoup de contraintes et le milieu
universitaire aussi, et jai du les prendre en compte pour mener bien mon projet de stage.
Lchec du projet initial qui me tenait assez cur de part sa composante en gestion des
connaissances a t une mise en situation qui ma demand beaucoup dadaptation, mme si
ce ntait pas un changement radical de projet. Mon tout premier objectif na donc pas t
atteint, mais lamplitude du second projet a t plus loin que je ne my attendais. Malgr des
dbuts assez pessimistes tant donn le faible taux de rponse au questionnaire, limpact de
mon travail semble finalement important aussi bien dans lhpital que dans le RUIS.
Lquipe au sein de laquelle jai travaill tait trs enrichissante, le cadre de travail tant
celui dun groupe de gestion de projet. En effet, mon rle de consultant ma amen
travailler en quipe et de faon trs galitaire avec mes deux responsables. Lintrt tait
dans les deux sens, pour moi qui profitait de leur exprience et pour eux qui avait accs
travers moi aux dernires avances dans le monde de linformation. Jai travaill de manire
trs autonome, mes responsables taient trs peu directifs et attendaient de voir ce que
javais proposer, puis le validaient. Je nai donc pas vcu une structure hirarchique
classique, mme si javais conscience que pour que mes recommandations soient effectives
il faudrait convaincre les responsables du rseau universitaire de sant (comme les
directeurs de lenseignement). Laccueil trs favorable et intress du comit de direction
de lenseignement garantit ainsi une continuit pour mon travail.
Une des nouvelles tches que jai dcouverte est la communication. Je me suis rendue
compte que dans de grands organismes comme lHMR et encore plus le rseau universitaire
de sant, il ne suffit pas de proposer de bons services, il faut savoir les promouvoir et les
mettre en valeur. Cela implique davoir un bon sens du relationnel et dentretenir de bons
contacts avec les diffrentes personnes avec qui lon peut tre amen collaborer. Dans ce
cadre, le milieu hospitalier est assez difficile car les relations avec les mdecins ne sont pas
toujours videntes tant donn leur temps limit. Il faut donc tre capable de susciter
lintrt et de faire passer son message rapidement.
Le plus gros de mon apprentissage sest fait en gestion de projet, en particulier pour ce qui
est de dfendre un projet. Cette tape est essentielle et ncessite une trs grande prparation
pour prsenter quelque chose de solide. Jai aussi dvelopp une bonne capacit rebondir
en cas dchec et savoir sauter sur les occasions qui se prsentent.
Jai enfin beaucoup apprci le milieu mdical comme environnement de travail et cela
influence ma recherche demploi actuelle. Pour le type de poste, ce stage a confirm mon
got pour la gestion de projet. Jai galement beaucoup apprci la recherche dinformation

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et les rles dagent de recherche et peut-tre un jour dinformationniste me correspondraient


bien.
Je garde contact avec mes responsables et les rsultats de laudit informationnel semblent
porter leurs fruits. Comme dj cit dans ce rapport, mon tude sur le rle de
linformationniste a t prsente lors dun symposium. Le lieu physique du Centre
dExcellence en Soins Infirmiers a t inaugur en collaboration avec la bibliothque et des
activits communes dbuteront en Septembre. La chef bibliothcaire suit cet effet une
formation sur les bases de donnes pour pouvoir assurer pleinement cette collaboration.
Enfin, mes responsables ont fait une nouvelle prsentation du rapport complet aux
directeurs de lenseignement. La planification stratgique de la bibliothque HMR pour les
cinq ans venir sera base sur les recommandations issues du rapport. De nombreux projets
devraient donc tre issus de mon travail daudit, et je suis heureuse de savoir que mon tude
aura de relles consquences long terme.

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BIBLIOGRAPHIE
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in organizations. Aldershot, Hants, England ; Gower, Brookfield, Vt., USA.
Perry, G. J. (2005). "Evidence-Based Practice: A New Paradigm Brings New Opportunities
for Health Sciences Librarians." Medical Reference Services Quarterly 24(4): 1-16.
Tolson, D. (2006). "Constructing a New Approach to Developing Evidence-Based Practice
with Nurses and Older People." Worldviews on Evidence-Based Nursing 3(2): 62-72.
Williams, A. M. (2004). "Using Knowledge Management Practices to Develop a State-ofthe-Art Digital Library." MEDINFO: 99-103.
Site de lHpital Maisonneuve-Rosemont
http://www.maisonneuve-rosemont.org/pages/H/index.aspx

39

Site de la bibliothque de lHMR


http://biblio.hmr.qc.ca/
Site de la Medical Library Association
http://www.mlanet.org/
Site de la National Library of Medicine
http://www.nlm.nih.gov/

40

ANNEXES

ANNEXE 1 : LE RAPPORT DE LAUDIT INFORMATIONNEL

UN AUDIT SUR LES BESOINS DES


UTILISATEURS

Dans le cadre de la planification stratgique de la


bibliothque mdicale
de lHpital Maisonneuve-Rosemont

Montral, 27 avril 2007

Un audit sur les besoins des utilisateurs


dans le cadre
de la planification stratgique de la
bibliothque mdicale de lHpital
Maisonneuve-Rosemont

Hlne Lauzon,
Robin Dumais
Emmanuelle Aucouturier,

Montral, 27 avril 2007

Responsables du projet :
Mme Hlne Lauzon, Chef bibliothcaire, Hpital Maisonneuve-Rosemont
M. Robin Dumais, Coordonnateur des ressources documentaires et informationnelles du
RUISUM

Charge de projet :
Mme Emmanuelle Aucouturier, stagiaire, tudiante en matrise des Sciences de
lInformation, EBSI Universit de Montral Universit Claude Bernard Lyon 1

Les entrevues ont t menes par :


M. Robin Dumais et Mme Emmanuelle Aucouturier

Coordonnateurs et rdacteurs du rapport final :


Mme Hlne Lauzon
M. Robin Dumais
Mme Emmanuelle Aucouturier
Illustrateur :
Mme Sylvie Cadieux, Techniques audiovisuelles, Hpital Maisonneuve-Rosemont

Sommaire

Lhpital Maisonneuve-Rosemont (HMR) est un important ple denseignement mdical


affili lUniversit de Montral. Sa bibliothque a toujours jou un rle cl dans le
traitement, la conservation et la diffusion des connaissances scientifiques et cliniques
manant de la documentation scientifique. Ses services ont constamment volu en accord
avec les besoins de ses usagers. Plusieurs facteurs ont men la conduite dun audit
informationnel, sinscrivant dans la planification stratgique de la bibliothque, pour
continuer dtre lafft des nouvelles tendances et en adquation aux nouvelles ralits
clinico-administratives. Les enjeux auxquels la bibliothque est maintenant confronte sont
les suivants :
-

Ramnagement des espaces cause dune relocalisation des locaux de la bibliothque ;


Transition la gestion et au transfert des connaissances dans le contexte des dparts la
retraite du personnel spcialis ;
Participation et inclusion de la bibliothque aux projets de communauts de pratique ;
Transition du format des ressources documentaires (achat dun important ensemble de
ressources lectroniques via le consortium du RUIS).

Laudit informationnel est un processus didentification, de vrification et dvaluation des


ressources et flux dinformations dans le but dimplanter, de prserver ou damliorer la
gestion de linformation. Laudit informationnel mis en place pour la bibliothque
sintressait particulirement aux comportements informationnels du personnel de lHMR
pour pouvoir proposer des services plus adapts. Deux mthodes denqute ont t
utilises : un questionnaire et des entrevues.
Les rsultats combins du questionnaire et des entrevues ont permis de faire ressortir de
grandes tendances dans les besoins et les comportements informationnels des usagers.
Linformation est gnralement utilise pour rpondre un besoin professionnel dans le
cadre dune tche quotidienne ou ponctuelle. Pour rpondre leurs besoins dinformation,
les professionnels utilisent diffrentes sources. Leur choix est bas principalement sur la
pertinence et la facilit daccs de ces ressources. Lexercice de mise en situation au cours
des entrevues a permis de dgager les principales difficults pour chercher ou grer
linformation auxquelles ont faire face les rpondants. Ces derniers partagent aussi
linformation de manire formelle ou informelle. La bibliothque, quant elle, est utilise
principalement via deux canaux : ses ressources lectroniques et ses services. Enfin, les
principaux souhaits pour le dveloppement des services sont en lien avec les ressources
lectroniques et appellent plus de proactivit de la part de la bibliothque.
la lumire de ces rsultats, certaines pistes daction peuvent tre envisages court, moyen
et long terme. Les grandes orientations proposes visent donc une meilleure promotion des
ressources et des services, une augmentation de laccessibilit ces ressources, un
rapprochement vers lutilisateur ainsi que le dveloppement de nouveaux services et de
nouveaux rles pour le professionnel de linformation.

Liste des abrviations et acronymes


ABSAUM : Association des bibliothques de sant affilies lUniversit de Montral
Agence de la sant : Agence rgionale de la sant et des services sociaux
CAU : Centre affili universitaire (ex. HMR, Sacr-Coeur)
Centre spcialis : Centre spcialis clinique affili lUdeM (ex. Dollard-Cormier, Raymond
Dewar)
CH non affilis : Centre hospitalier qui nest pas intgr un CSSS (ex. Santa Cabrini)
CHA : Centre hospitalier affili (ex. Rivire-des-Prairies, CSSS Laval)
CHU : Centre hospitalier universitaire (ex. CHU Ste-Justine, CHUM)
CLSC : Centre local de sant communautaire
CSSS : Centre de sant et de services sociaux
HMR : Hpital Maisonneuve-Rosemont
IU : Institut universitaire (ex.Institut universitaire de griatrie, Institut de cardiologie)
RUISUM : Rseau universitaire intgr de sant de lUniversit de Montral

Prface
Je voudrais remercier tous ceux et celles qui ont gnreusement donn de leur temps en
participant laudit informationnel de la Bibliothque par questionnaire papier ou
lectronique, focus group ou entrevue. Le processus a t men de main de matres par
M. Robin Dumais, coordonnateur des ressources informationnelles et documentaires du
Rseau universitaire intgr en sant de lUniversit de Montral (RUISUM) et Mme
Emmanuelle Aucouturier, tudiante la Matrise en Sciences de linformation lUniversit
Lyon 1. Cette dernire effectuait un perfectionnement dun an lcole de
bibliothconomie et des sciences de linformation (EBSI) de lUniversit de Montral. Elle
sest jointe lquipe de la bibliothque dans le cadre dun stage de 4 mois, soit de janvier
avril 2007.
Le RUIS et la bibliothque dHMR, ayant les mmes proccupations quant au devenir des
bibliothques et le dveloppement des services documentaires dans le milieu de la sant,
dcidrent alors doffrir un contenu de stage conjoint et de faire profiter le rseau des
bibliothques des retombes de lenqute sur le flux informationnel dune clientle clinique
en milieu hospitalier.
Lexercice a permis de dgager des constantes qui sauront srement guider notre
planification stratgique quinquennale entreprise depuis dj 6 mois. Mme Aucouturier en
sintgrant dans lquipe de travail, forte de son analyse denqute auprs de vous, a
dvelopp des outils de gestion du prt entre bibliothques, de la rfrence et des dossiers
de personnalisation de services que nous pourrons dvelopper avec notre clientle.
Le stage tire sa fin et le prsent rapport en est la plus belle conclusion. Je vous invite en
mon nom et en celui de mon personnel poursuivre notre collaboration. Je vous incite tout
particulirement nous exprimer vos besoins gnraux et personnaliss en matire
dinformation documentaire en prenant contact avec moi au fur et mesure quune
proccupation ou un besoin surgit dans votre pratique.

Hlne Lauzon, Chef bibliothcaire


Hpital Maisonneuve-Rosemont

Table des matires


Introduction................................................................................... Erreur!Signetnondfini.

UnportraitdurseaudocumentaireduRUISdelUniversitdeMontral(RUISUM)Erreur!Signetnond

LAssociationdesbibliothquesdesantaffilieslUniversitdeMontral(ABSAUM)Erreur!Signetnondfin
LesRseauxuniversitairesintgrsdesant(RUIS) ............................... Erreur!Signetnondfini.

LesbibliothquesmdicalesetleseffectifsprofessionnelsdocumentairesdansleRUISUMErreur!Signetnond

LauditinformationneldelabibliothquelHMR ........................... Erreur!Signetnondfini.


Prsentationdelabibliothque............................................................. Erreur!Signetnondfini.
Portrait .................................................................................................................. Erreur!Signetnondfini.
Enjeuxactuels........................................................................................................ Erreur!Signetnondfini.
Lauditinformationnel ........................................................................... Erreur!Signetnondfini.
Mandat .................................................................................................................. Erreur!Signetnondfini.
Butsetobjectifs..................................................................................................... Erreur!Signetnondfini.
Intrtdelauditinformationnel........................................................................... Erreur!Signetnondfini.
Mthodesdenqute............................................................................................. Erreur!Signetnondfini.
Questionnaire ................................................................................................... Erreur!Signetnondfini.
Entrevues .......................................................................................................... Erreur!Signetnondfini.
chantillon ............................................................................................................. Erreur!Signetnondfini.

Rsultatsdelenqute ................................................................... Erreur!Signetnondfini.


Utilisationdelinformation.................................................................... Erreur!Signetnondfini.
Tempsconsacrlarecherchedinformation ...................................................... Erreur!Signetnondfini.
Ressourcesutilises ............................................................................... Erreur!Signetnondfini.
Difficultsrencontres........................................................................... Erreur!Signetnondfini.
Facteursimportantsdanslarecherchedinformation.......................................... Erreur!Signetnondfini.
Pratiquedepartagedelinformation ..................................................... Erreur!Signetnondfini.
Personnesconsultes ............................................................................................ Erreur!Signetnondfini.
Connaissanceetutilisationdelabibliothque ....................................... Erreur!Signetnondfini.
Utilisationgnrale ............................................................................................... Erreur!Signetnondfini.
Servicesetressourcesessentiels........................................................................... Erreur!Signetnondfini.
Servicesetressourcesmconnus.......................................................................... Erreur!Signetnondfini.
Difficultsdutilisation........................................................................................... Erreur!Signetnondfini.
Servicessouhaits ................................................................................. Erreur!Signetnondfini.

Recommandations......................................................................... Erreur!Signetnondfini.
Mieuxpromouvoirlesressourcesetservices(courtterme) ................... Erreur!Signetnondfini.
Ouvertureetsensibilisationdenouveauxpublics................................................. Erreur!Signetnondfini.
MiseenvaleurdesservicessurlesiteWebetauseindelabibliothque ........... Erreur!Signetnondfini.
Prsentationdelabibliothqueauseindesservices............................................ Erreur!Signetnondfini.
Visitesystmatiquedelabibliothquepourlesnouveauxarrivants.................... Erreur!Signetnondfini.
Augmenterlaccessibilitdesressources(courtetmoyenterme) .......... Erreur!Signetnondfini.

DveloppementdoutilsinformatiquesconviviauxpourlarechercheetlagestiondinformationErreur!Signetnondfini
Dvelopperlesservicesdeformation,daideenligne.......................................... Erreur!Signetnondfini.
largirleshorairesdouverture ............................................................................. Erreur!Signetnondfini.
Grerlesressourcesspcialisesencollaborationaveclesservices.................... Erreur!Signetnondfini.

Serapprocherdelutilisateur(moyenterme) ........................................ Erreur!Signetnondfini.


Proactivit ............................................................................................................. Erreur!Signetnondfini.
Personnalisationdesservices................................................................................ Erreur!Signetnondfini.
Prsenceauseindesquipes................................................................................ Erreur!Signetnondfini.
Soutiendeprojets ................................................................................................. Erreur!Signetnondfini.
Nouveauxservices=nouveauxrles(moyenetlongterme) .................. Erreur!Signetnondfini.
Plusdetempsconsacrlaidelarecherche(rfrence)etlaformation ...... Erreur!Signetnondfini.
Rapprochementverslutilisateur:informationniste,rfrentsdanslesservices.Erreur!Signetnondfini.
Soutienauxgestionnaires:statisticien ................................................................. Erreur!Signetnondfini.
Soutienaudveloppementdesoutilsinformatiques ........................................... Erreur!Signetnondfini.

Introduction
Lhpital Maisonneuve-Rosemont (HMR) avec sa capacit de 800 lits 1 est un important ple
denseignement mdical. En 2005-2006, ce centre affili universitaire (CAU) associ
lUniversit de Montral a accueilli plus de 2200 stages 2 dans toutes les disciplines des
sciences de la sant enseignes lUniversit de Montral.
Plusieurs facteurs ont men la conduite dun audit sinscrivant dans la planification
stratgique de la bibliothque dHMR. Des changements structurels et de nouveaux
paradigmes entranent avec eux leurs lots de dfis et enjeux auxquels nous devons faire face
dont voici quelques exemples :

rorganisation du systme de la sant dans lesprit de rseaux locaux de services (RLS) 3 ;


dparts la retraite et manque de relve du personnel documentaire spcialis en sant
dans un contexte de nouveaux rles mergents pour les professionnels de
linformation;
stabilisation, voire rduction des allocations destines aux bibliothques dans un
contexte continuel dinflation des prix de la documentation scientifique;
transition du format -du papier llectronique- de la documentation scientifique dont
lachat se transige de plus en plus par des consortiums;
des professionnels de la sant et des patients confronts des ressources dinformation
en sant qui se multiplient quotidiennement sur le Web;
etc.

Ces quelques exemples justifient que lon dresse un bref tat des lieux de la situation des
bibliothques et de leur personnel dans le rseau clinico-acadmique de lUniversit de
Montral.

Un portrait du rseau documentaire du RUIS de lUniversit de


Montral (RUISUM)
La documentation scientifique constitue un aspect fondamental -dans lenseignement, la
recherche et la pratique clinique- des sciences de la sant. A ce titre, les bibliothques
universitaires et celles des tablissements cliniques ont toujours jou un rle cl dans le
traitement, la conservation et la diffusion des connaissances scientifiques et cliniques.
Avant mme que ne soit fonde lUniversit de Montral, lcole de mdecine et de
chirurgie de Montral (EMCM) 4 sabonnait dj, ds 1853, quelques titres de journaux

617 lits de sant physique, 183 lits de soins longue dure. Source : MSSS
Comprenant les monitorats, externats et rsidences pour un total de 328 stagiaires en quivalent temps
complet (ETC). Source : Bureau excutif du RUISUM. Nombre de stages dans les centres hospitaliers affilis en 20052006. 2007, document interne.
3
Sans compter lavnement des centres de sant et de services sociaux (CSSS) et les rseaux universitaires
intgrs de sant (RUIS)
4 LEMCM est lorigine de la cration de la Facult de mdecine de lUniversit de Montral.
1
2

prestigieux dont la Lancette mdicale de Londres 5 . Il faut par contre attendre un sicle avant que
lUniversit de Montral accorde, dans ses nouvelles installations situes sur le Mont-Royal,
des locaux et des crdits ncessaires louverture dune nouvelle bibliothque mdicale qui
possderait dsormais ses propres locaux 6 .

LAssociation des bibliothques de sant affilies lUniversit de


Montral (ABSAUM)
Entre 1958 et 1961, le rseau clinico-acadmique de la Facult prend de lexpansion. Outre
les affiliations reconduites avec les hpitaux Notre-Dame, Sainte-Justine, Maisonneuve et
lHtel-Dieu, de nouvelles ententes sont tablies avec les hpitaux St-Jean-de-Dieu, St-Luc
et linstitut Albert-Prvost 7 . Au cours des dcennies suivantes, dautres affiliations avec des
tablissements spcialiss viendront largir ce rseau clinico-acadmique. En 1980 est cr le
Bureau de coordination des centres hospitaliers denseignement affilis lUniversit de
Montral dont le mandat est dassurer la concertation des centres hospitaliers affilis lUniversit de
Montral, entre eux et avec la Facult de mdecine, quant lutilisation optimale des ressources et la
poursuite des objectifs denseignement et de recherche 8 .
Au niveau des bibliothques, une tradition de concertation simplante entre lUniversit et
les tablissements affilis. Dj, en mars 1978, la Directrice de la Bibliothque de la Sant de
lUniversit et initiatrice de lABSAUM, Mme Thrse Peternell convoquait ses collgues
des hpitaux affilis en vue de favoriser une plus grande collaboration entre les bibliothques en
tablissant un rseau structur des bibliothques des Hpitaux affilies (sic) et de la Bibliothque de la Sant
de lUniversit de Montral 9 . Ds juin 1984, lABSAUM obtient ses lettres patentes. Depuis,
des rencontres semestrielles ont habituellement lieu au printemps et lautomne. Au fil des
ans, des ponts sont galement crs avec lAssociation des bibliothques mdicales et de
sant de lUniversit McGill (MMAHLA).
Cette association a permis, entre autres, la mise en place de services et de tarifs prfrentiels
entre lUniversit et ses tablissements affilis, la cration dun catalogue commun pour
faciliter le reprage des documents entre les tablissements, la dotation de postes ARIEL
pour lchange lectronique de documentation, limportante collaboration et la mise en
commun de ressources pour lachat de documentation dans le cadre du Consortium des
ressources lectroniques du RUIS.
Outre les Bibliothques de la sant de lUniversit de Montral 10 , les membres actuels de
lABSAUM proviennent de 15 tablissements cliniques affilis 11 :
Denis Goulet. Histoire de la Facult de mdecine de lUniversit de Montral. Montral, VLB, 1993, p.34.
La situation samliore sensiblement entre 1961 et 1965, au point que les valuateurs de lAMA [American Medical
Association] et de lAAMC6 [American Association of Medical Colleges] marquent leur apprciation quant au travail
accompli, et ce mme si le budget dacquisition tait encore peu lev et si la frquentation de la bibliothque par les tudiants
demeurait faible. Goulet, Ibid, p. 318
7 Goulet, Ibid, p. 314
8 Ibid, p. 423
9 Compte-rendu de la [premire] Runion des bibliothques de sant affilies lUniversit de Montral tenue
le 2 mars 1978 la Bibliothque de la sant de lUniversit de Montral, p. 3
10 Ce secteur compte 4 bibliothques en sant humaine situe sur le campus: sant, paramdicale, kinsiologie,
optomtrie et 1 bibliothque en sant animale (mdecine vtrinaire sur le campus de St-Hyacinthe)
11 Liste des membres de lABSAUM [en ligne] page consulte le 19 avril 2007 URL :
http://www.bib.umontreal.ca/ABSAUM/liste_membres.html
5

Centre hospitalier de lUniversit de Montral (CHUM)


Centre hospitalier rgional de Trois-Rivires (CHRTR)
CHU Ste-Justine
CSSS de Chicoutimi Pavillon St-Vallier
CSSS de Laval Hpital Cit de la sant
CSSS du Sud-Ouest/Verdun Hpital de Verdun
Hpital du Sacr-Coeur de Montral
Hpital Louis-H. Lafontaine
Hpital Maisonneuve-Rosemont
Hpital Rivire-des-Prairies
Institut de cardiologie de Montral
Institut de radaptation de Montral
Institut de recherches cliniques de Montral
Institut Philippe Pinel
Institut universitaire de griatrie de Montral

Les Rseaux universitaires intgrs de sant (RUIS)


En juin 2002 est dpos le rapport Vers un rseau universitaire intgr de sant du Comit sur la
vision du rseau dhpitaux universitaires prsid par le Dr. Raymond Carignan. Ce rapport
propose la cration de rseaux universitaires intgrs de sant (RUIS) sous le leadership des
universits qubcoises ayant une facult de mdecine (Montral, McGill, Laval et
Sherbrooke). Le mandat initial des RUIS est dassurer : la cohrence et la convergence entre les
diffrents volets de la mission universitaire, soit les soins, lenseignement, la recherche et lvaluation des
technologies 12 .
La recommandation du Comit dinstituer le concept des rseaux universitaires intgrs de
sant est retenue dans le projet de la Loi modifiant la Loi sur les services de sant et les services
sociaux et dautres dispositions lgislatives (Loi 83) qui sera adopt et sanctionn en novembre
2005. La loi prvoit mme un rle plus largi pour les RUIS qui, de concert avec les
tablissements et les Agences de sant et de services sociaux, participeront la coordination
des soins surspcialiss travers le territoire dsign.
Avec le Rseau universitaire intgr de sant de lUniversit de Montral (RUISUM), le
rseau clinico-acadmique de la Facult de mdecine dessert dsormais plus de 3 millions
dhabitants reprsentant plus de 40% des soins de sant dispenss au Qubec. Son territoire
de desserte stend travers six rgions sociosanitaires soit les rgions de Laval, des
Laurentides, de Lanaudire, de la Mauricie, de la Montrgie (sur son littoral, de Brossard
Sorel-Tracy) ainsi que lEst de Montral.

12

COMIT SUR LA VISION DU RSEAU DHPITAUX UNIVERSITAIRES (sous la prsidence de


Raymond Carignan). Vers un rseau universitaire intgr de sant, ministre de la Sant et des Services
sociaux, 6 juin 2002, p. iii.

Les bibliothques mdicales et les effectifs professionnels


documentaires dans le RUISUM
Sans compter les bibliothques du secteur sant lUdeM et leur personnel associ, on
dnombre 45 bibliothques ou centres de documentation (voir Tableau 1.) dans le territoire
du RUISUM avec plus de 96 professionnels en gestion documentaire (22 bibliothcaires, 1
archiviste 13 , 65 techniciens en documentation et 8 autres personnels administratifs). 64 de
ces professionnels sont Montral contre 32 dans tout le territoire de desserte du RUIS qui
stend six rgions qubcoises (voir Tableau 2.). Outre cette disparit gographique, il
faut galement mentionner le caractre htrogne de ces centres documentaires, sur lle
comme en priphrie, au niveau des ressources alloues (personnel, budget, collection,
quipement informatique).
Tableau 1. Liste des tablissements du RUISUM avec une bibliothque ou un centre de documentation
02- Saguenay-Lac-St-Jean*

06- Montral**

CSSS de Chicoutimi

Agence de la sant de Montral

04- Mauricie et Centre-du-Qubec**

Centre Dollard-Cormier

Agence de la sant de la Mauricie et du Centre-du-Qubec

Centre hospitalier de lUniversit de Montral

Centre hospitalier rgional de Trois-Rivires

Centre jeunesse de Montral

CSSS de lnergie

Centre Lucie-Bruneau

CSSS du Haut-St-Maurice

CHU Ste-Justine

13- Laval

CLSC Cte-des-Neiges

Agence de la sant de Laval

CLSC Ren-Cassin

CSSS de Laval

CSSS Bordeaux, Cartierville, St-Laurent***

14- Lanaudire

CSSS Cur-de-lle

Agence de la sant de Lanaudire

CSSS du Sud-Ouest/Verdun

CSSS Nord Lanaudire

CSSS Jeanne-Mance***

CSSS Sud Lanaudire

Hpital du Sacr-Cur de Montral

15- Laurentides

Hpital Louis-H. Lafontaine

Agence de la sant des Laurentides

Hpital Maisonneuve-Rosemont

CSSS Antoine-Labelle

Hpital Rivire-des-Prairies

CSSS St-Jrme

Hpital Santa-Cabrini

16-Montrgie**

Institut de cardiologie de Montral

Agence de la sant de la Montrgie

Institut de radaptation de Montral

CSSS Champlain

Institut de recherches cliniques de Montral

CSSS Pierre-Boucher

Institut Philippe-Pinel

CSSS Sorel-Tracy

Institut Raymond-Dewar

Hpital Charles-Lemoyne

Institut universitaire de griatrie de Montral

Institut Nazareth et Louis-Braille


* N'inclut que le CSSS de Chicoutimi puisqu'il est affili l'Universit de Montral et fait partie de l'ABSAUM; la rgion sociosanitaire du SaguenayLac-St-Jean est par contre associe au RUIS ULaval
**Ninclut que les tablissements desservis par le RUISUM puisque ces rgions sont galement desservies par dautres RUIS
***Ces CSSS incluent plus dun centre de documentation parmi leurs installations

13

Ne comprend pas les archivistes mdicaux

10

Tous les centres comptent, au minimum, un technicien en documentation. Par contre,


seulement 22 de ces centres retiennent les services dun bibliothcaire professionnel. Aussi,
plusieurs de ces professionnels ne consacrent quune partie de leurs tches la gestion de la
bibliothque ou du centre de documentation, le reste de leur temps tant consacr dautres
tches dont la gestion des archives (mdicales ou administratives). Mme si la grande
majorit des bibliothques ou centres de documentation peut compter sur la permanence de
leurs professionnels, il demeure 6 tablissements o le personnel est temps partiel et dont
la permanence alloue la bibliothque ou au centre de documentation varie entre 1 et 4
jours par semaine.

Tableau 2. Distribution rgionale des effectifs documentaires du RUISUM


Professionnels
Techniciens en
Bibliothcaires

Archiviste

Rgion

documentation

SaguenayLac-St-Jean

Mauricie

Montral

15,1

Autres

TOTAL

6
1

42,6

5,87

64,57

Laval

Lanaudire

3,5

3,5

Laurentides
Montrgie
Total :

2
22,1

65,1

7,87

96,07

Ce portrait ne serait pas complet sans sattarder lexprience de ces professionnels. Une
enqute portant sur les besoins de formation aux ressources lectroniques du RUIS acquises
en consortium a t ralise lautomne 2006 auprs des professionnels documentaires du
RUISUM. Les rsultats dun sondage ont permis de dresser le profil et les besoins des
rpondants. 43 rponses ont t reues et parmi ces rpondants (46%) cumulaient entre 21
et 30 annes dexprience contre (28%) cumulant de 0 10 dix annes dexprience.

11

Tableau 3. Annes dexprience selon le type dtablissement


(Daprs un sondage effectu lautomne 2006, nombre de rpondants = 43)
Annes d'exprience

Type tablissement*

0
10

11

20

21

30

31 et
+

Total:

CHU, IU, CAU, CHA

14

Agences de sant

10

CSSS

14

CH non affilis

Centres spcialiss

Total:

12

20

43

*Voir la liste des abrviations et acronymes

Le rseau documentaire du RUISUM devra donc sadapter afin de garantir son maintien et
son dveloppement. Le mode de fonctionnement en rseau tabli devrait impliquer
lensemble des intervenants des diffrents milieux pour entreprendre une rflexion sur les
actions entreprendre.
Par exemple, dans le contexte de dparts la retraite, il faudrait pouvoir sensibiliser les
coles des sciences de linformation la formation documentaire dans les milieux des
sciences de la sant. Pour ce qui est de lorganisation des ressources et de lharmonisation
des services documentaires dans les centres de sant et de services sociaux (CSSS), mme si
un comit se penche dj sur la question, il faudrait tre en mesure de favoriser lembauche
de professionnels puisque plusieurs CSSS nont pas de personnel documentaire pour
soutenir leurs professionnels de la sant.
Ces exemples ne sont que des pistes brivement dresses. Les observations et
recommandations prsentes dans les pages qui suivent permettront de saisir toute
limportance du rle du professionnel documentaire comme spcialiste de linformation
dans les milieux clinico-administratifs. Elles permettront galement de comprendre toute
lampleur quoccupe linformation dans le travail des professionnels, enseignants, cliniciens
et gestionnaires au sein dun centre affili universitaire.
Mme si les observations et recommandations qui manent de cet exercice concernent et
sadressent dabord et avant tout lHMR, elles peuvent tre profitables tous les acteurs du
RUIS concerns par ces enjeux qui sont invits partager leur exprience.
Robin Dumais
Coordonnateur des ressources
documentaires et
informationnelles du RUISUM

12

Laudit informationnel de la bibliothque lHMR


Prsentation de la bibliothque
Portrait
La bibliothque de lHMR a t cre en 1954, lors de la fondation de lhpital. Elle a depuis
constamment volu en accord avec les besoins de ses usagers, sappropriant
progressivement les nouveaux outils de gestion de linformation. Son personnel est
compos dune bibliothcaire temps plein, de trois techniciens (1 temps plein, 2 temps
partiel) et dune adjointe administrative ( temps plein).
Actuellement, le rle principal de la bibliothque est de grer et de rendre accessibles les
ressources dinformation sous leur forme papier et lectronique. Elle est donc un lieu
physique de travail et de consultation, mais devient aussi de plus en plus virtuelle, en
donnant accs un grand nombre de ressources via son site web. Les principaux services
proposs sont la consultation sur place, le prt de la documentation et le prt entre
bibliothques (PEB). On peut remarquer que les deux premiers services sappliquant en
particulier la documentation papier sont en lgre baisse tandis que le PEB se maintient
constant. La consultation du site web est, par contre, en forte augmentation. On observe
donc une transition visible du papier vers llectronique.
Graphique 1 : Principaux services de la bibliothque HMR

Dautre part de nouveaux services sont en dveloppement. En effet, les usagers demandent
de plus en plus de soutien pour complter leurs rfrences, pour de laide la recherche
(service de rfrence) et pour de la formation. Ces services daide la recherche
dinformation sont de plus en plus utiliss.

13

Graphique 2 : Les services en dveloppement la bibliothque HMR

Enjeux actuels
La situation actuelle la bibliothque mdicale est propice une remise en question de sa
mission et de ses services. En effet, elle doit faire face aux enjeux suivants :
-

Ramnagement des espaces cause dune relocalisation des locaux de la bibliothque ;


Transition la gestion et au transfert des connaissances dans le contexte des dparts la
retraite du personnel spcialis ;
Participation et inclusion de la bibliothque aux projets de communauts de pratique ;
Transition du format des ressources documentaires (achat dun important ensemble de
ressources lectroniques via le consortium du RUIS).

Des interrogations mergent aussi dans tout lhpital et la bibliothque en particulier sur
les actions entreprendre pour :
-

Favoriser lutilisation de rsultats probants pour les soins aux patients et donc la
recherche et lexploitation des ressources en mdecine factuelle (Evidence Based Medicine).
Dvelopper lducation du patient en lui fournissant les meilleures sources
dinformation valides.

La bibliothque doit donc faire face ces diffrents enjeux. long terme, elle veut tendre de
plus en plus vers un univers virtuel et des services de plus en plus proactifs et adapts
lusager. Elle doit aussi miser sur le rle cl quelle peut jouer aux niveaux local (lhpital),
rgional (la desserte des CSSS avoisinants) et suprargional (mandat provincial pour
certaines spcialits mdicales). Le questionnement de la bibliothque prend aussi en
compte sa participation diffrents rseaux (RUIS, ABSAUM) et les partenariats qui
peuvent tre dvelopps avec eux pour rpondre aux problmatiques.

14

Laudit informationnel
Laudit informationnel est un processus didentification, de vrification et dvaluation des
ressources et flux dinformations dans le but dimplanter, de prserver ou damliorer la
gestion de linformation. Laudit informationnel mis en place pour la bibliothque
sintressait particulirement aux comportements informationnels des usagers et nonusagers pour pouvoir proposer des services plus adapts. Pour cela le personnel dHMR a
t interrog selon deux mthodes tandis que les ressources actuelles de la bibliothque
taient values et de nouvelles sources dinformation identifies. Le rsultat de laudit
informationnel est contenu dans les recommandations ultrieures qui seront intgres dans
la planification stratgique.
Mandat
Proposer un modle de planification pour la mise en place de la nouvelle bibliothque
mdicale, de ses services et ressources.
Buts et objectifs
Identifier les besoins dinformation gnraux auprs du personnel et mieux comprendre son
fonctionnement informationnel :
-

tudier les comportements informationnels (production, recherche, utilisation et


partage dinformation) ;
- Identifier des personnes ou des groupes de personnes ayant des besoins informationnels
rguliers et prcis.
Promouvoir les ressources existantes :
- Mettre en place des campagnes de communication ;
- Faciliter laccs aux ressources ;
- Formaliser les propositions de formation la recherche documentaire ;
- Augmenter la visibilit des services sur le site Internet de la bibliothque.
Supporter la restructuration de services dinformation orients vers les ressources
lectroniques :
- Organiser lespace de la nouvelle bibliothque ;
- Redfinir les services aux usagers en exploitant pleinement les ressources lectroniques.
Supporter les requtes des nouvelles clientles :
-

Soutenir le dveloppement de la gestion des connaissances et le rapprochement vers


lusager au sein de la bibliothque ;
- Dfinir les rles des employs de demain, faire un profil du poste dinformationniste.
Intrt de laudit informationnel
Laudit informationnel qui a t men au sein de lhpital est un premier pas vers la
promotion des ressources et des services. En effet, parmi le personnel mdical interrog,
beaucoup ont dcouvert quils avaient des besoins dinformation que la bibliothque pouvait
satisfaire. Le premier intrt de laudit a donc t daugmenter la visibilit de la bibliothque.
En se rapprochant de ses usagers, la bibliothque veut se redfinir comme un fournisseur de
services, un courtier dinformation et pas seulement comme un gestionnaire des ressources

15

documentaires. Laudit a permis de dterminer, auprs des usagers, les meilleures modalits
dinteraction avec eux et donc dintgrer la bibliothque au sein de la vie des quipes de
travail.
Enfin laudit a permis dvaluer la perception de lusager vis--vis de la valeur des ressources
et de la qualit des services. Des amliorations peuvent ainsi tre apportes et la valeur
actuelle de la bibliothque est mise jour. Lvolution continue de la bibliothque est ainsi
assure par la redfinition dobjectifs plus ou moins long terme et la mise en place de
succs rapides.
Mthodes denqute
Deux mthodes denqute ont t utilises : un questionnaire et des entrevues.
Questionnaire
Le questionnaire (voir Annexe 1)crit a t distribu largement sous format papier et rendu
accessible en format lectronique sur le site web de la bibliothque, ce qui a permis de
collecter des donnes quantitatives. Il a t directement adress 90 rsidents, 160
gestionnaires et 420 mdecins et il comprenait un appel la participation aux entrevues. La
collecte des donnes sest droule du 12 fvrier au 16 mars. 35 rponses ont t obtenues.
Le questionnaire comprenait cinq parties : le profil de lutilisateur, son valuation
personnelle de la qualit des services existants, lidentification de ses besoins
informationnels, le bilan de son utilisation et ses commentaires. La premire partie
permettait de savoir de quel type de rpondant il sagissait, la seconde valuait sa satisfaction
pour les services actuels de la bibliothque, la troisime amenait le rpondant dcrire ses
pratiques informationnelles et ses souhaits pour de nouveaux services, la quatrime tudiait
plus prcisment son utilisation de la bibliothque et enfin la dernire partie amenait les
rpondants dvelopper leurs ides, commentaires et suggestions. Le questionnaire tant
assez long, il a t divis en deux parties, la section bilan de votre utilisation et les
commentaires devenant facultatifs. Seul un rpondant a utilis cette option. La plupart des
questions taient choix multiples ou avec des chelles pour permettre une rponse rapide.
Le rpondant pouvait dvelopper ses propos dans la partie commentaires. Les rponses
obtenues ont t traites statistiquement et ont permis dobtenir les graphiques utiliss dans
ce rapport.
Entrevues
Neuf entrevues individuelles et un focus group ont permis dobtenir des donnes
qualitatives plus spcifiques. Les personnes interroges sont pour la plupart des personnes
cls dans leur service et dans la diffusion de linformation. La dure moyenne des entrevues
tait de 43 minutes.
Le protocole dinterrogation (voir Annexe 2) comportait deux grandes parties : une sur
lanalyse des besoins informationnels des rpondants, une autre sur leur valuation
personnelle des services offerts par la bibliothque. La premire partie sintressait tout
dabord aux processus dutilisation de linformation (tches, types et ressources
dinformation, partage) ce qui tait suivi dune mise en situation pour mieux comprendre les
comportements du rpondant face un cart (ou gap) informationnel et lamener rflchir
16

sur les solutions qui pourraient laider. Dans la seconde partie, le rpondant tait sond sur
sa connaissance, son utilisation et sa perception des diffrents services de la bibliothque et
sur son intrt pour de nouveaux services. Ici encore une mise en situation lamenait
recommander des changements pour la bibliothque. Ces entrevues ont apport des
donnes trs intressantes, car elles ont permis de comprendre les processus
informationnels parmi les rpondants. Cela a fait ressortir les difficults que rencontre le
personnel dHMR et ses souhaits pour pouvoir les surmonter. Les rpondants ont souvent
apprci cet exercice qui leur a permis den savoir plus sur leur bibliothque mais aussi sur
eux-mmes.
La combinaison de ces deux mthodes nous a permis dobtenir la fois des rsultats
quantitatifs et qualitatifs. Nous avons ainsi pu analyser des faits et dgager des tendances.
chantillon
Lchantillon de personnes interroges dans tout lhpital est faible et ne peut donc pas tre
considr comme statistiquement reprsentatif. Cependant, la rpartition de lchantillon
comme dtaille dans les graphiques 3 et 4 est diversifie et touche presque tous les
programmes (sauf les personnes ges) et les principaux types de fonction dans lhpital.
Les rsultats obtenus sont donc suffisants pour dgager des tendances donnant lieu des
recommandations pour la planification stratgique.
Graphique 3 : Rpartition des rpondants par programme (questionnaire + entrevues)

Graphique 3 : Rpartition des rpondants par fonction (questionnaire + entrevues)

17

Rsultats de lenqute
Les rsultats combins du questionnaire et des entrevues ont permis de faire ressortir de
grandes tendances dans les besoins et les comportements informationnels des usagers. Les
graphiques prsentent des donnes quantitatives rcoltes partir du questionnaire. Les
diffrentes listes de tendances sont classes par ordre dimportance, la plus cite en premier.
Elles sont bases la fois sur les entrevues do sont tires les citations 14 lappui et des
questions ouvertes (qualitatives) du questionnaire.

Utilisation de linformation
Linformation est gnralement utilise pour rpondre un besoin professionnel dans le
cadre dune tche quotidienne ou ponctuelle. Cette utilisation nest pas toujours consciente,
car les personnes ne conoivent pas linformation au sens large et se limitent souvent celle
contenue dans les articles scientifiques. Cependant, linformation engage dans une prise de
dcision ou un transfert de connaissances est souvent complexe et multiple, et elle est
collecte consciemment ou non pour combler un cart entre les connaissances acquises et
les connaissances personnelles. Cinq grands types de tches ncessitant un apport
dinformation supplmentaire important ont t identifis :
-

lducation ou la formation.
la cration de rapports, de prsentations et la prparation de cours.
le dveloppement des services et le changement des pratiques de soins.
la rsolution de problmes en lien avec les patients.
la mise jour des connaissances personnelles.

Ces tches se recoupent et salimentent entre elles, par exemple : linformation transcrite
dans un rapport pourra aider changer des pratiques qui permettront la rsolution de
problmes en lien avec les patients. Linformation agit donc comme un flux et est recycle
au travers des diffrentes tches.

14

Dnominalises afin de respecter la confidentialit des rpondants.

18

ducation /Formation
Certains rpondants ont cit cette tche comme faisant partie de leur mandat de travail, mais
la pratique de transfert dinformation au patient ou aux collgues de manire informelle est
aussi assez courante. Linformation ncessaire pour la pratique formelle rside dans des
mises jour des sujets denseignement, et parfois aussi dans des techniques denseignement.
Etant destine tre transmise, cette information doit tre valide.
L'information est utilise pour l'enseignement et la mise jour des pratiques.
J'utilise l'information pour faire de la formation ou pour appuyer des consultations cliniques.
Quand je vais faire une formation je vais aller me documenter sur les meilleures pratiques.
J'ai besoin de lignes directrices, d'articles cliniques, de mises jour quand je donne des formations
pour tre sre que rien n'a t modifi.
Rapport/Prsentation/Cours
La plupart des professionnels, surtout un niveau hirarchique lev doivent produire des
rapports et les prsenter. Dans la mme optique, les tudiants prparent des documents
pour leurs cours. Cette utilisation de linformation est trs formelle et donne souvent lieu
des bibliographies. Des articles complets principalement sont utiliss pour appuyer un
propos. Ici encore la validit de linformation est essentielle.
On doit faire de la recherche dans le but d'une publication.
Souvent la recherche bibliographique va tre lie des impratifs : un club de lecture, un travail
acadmique, une prsentation scientifique.
C'est surtout pour une revue de littrature, quand on a une prsentation faire sur un sujet donn.
Dveloppement des services/Changement des pratiques
Ces tches incombent en particulier aux personnes ayant des rles de gestionnaire. Cest un
travail souvent long ncessitant beaucoup dinformation de sources diffrentes. Les rsultats
probants et les lignes directrices sont ici trs utiliss. Un enjeu important ici est darriver
adapter les donnes trouves la ralit du milieu o les changements devront tre
appliqus. Il y a donc une combinaison de ressources formelles extrieures et dobservations
informelles internes.
Chaque anne je fais un cartable avec les principales lignes directrices : a me prend quelques semaines
faire. Je dois faire vraiment le tour de la littrature.
Ma fonction m'oblige d'tre au fait des rsultats les plus probants de sorte que je puisse influencer la
pratique.
La dcision s'appuie toujours sur de l'information et a me prend l'information la plus jour.
Notre rle est aussi beaucoup au niveau organisationnel, on se sert de l'information pour aller voir
qu'est-ce qu'il se passe ailleurs.
19

Rsolution de problmes en lien avec les soins au patient


Cette tche se retrouve surtout dans les quipes mdicales prodiguant des soins aux patients.
La pratique de baser ses dcisions sur des donnes probantes est actuellement en grand
dveloppement. Cependant, de fortes contraintes de temps influencent le degr dintensit
dans la recherche et la validation de linformation. Lappel lexprience personnelle et aux
collgues est trs frquent pour cette tche.
Une fois que vous avez la ligne directrice, on ne dit pas comment la transmettre au chevet du patient
dans les livres et c'est beaucoup l'exprience du terrain qui nous aide.
On va finir la tourne des patients, on va s'asseoir devant un ordinateur et on va trouver l'article ou
une image qui concerne le sujet.
Je travaille avec l'ordinateur et souvent je le tourne vers le patient et je vais faire la recherche avec lui.
J'imprime la page et je lui donne et je le mets dans le dossier du patient.
Devant une situation clinique que je ne connais pas je veux avoir davantage d'information : quels
sont les traitements suggrs, le grade de recommandation...
Mises jour rgulires pour rester la fine pointe
La pratique et la recherche mdicale voluent trs rapidement actuellement. De nombreux
professionnels ressentent donc le besoin de se mettre jour pour sassurer de fournir les
meilleurs services.
Je lis sans avoir d'objectif prcis que l'largissement des connaissances.
La recherche d'information sert nous donner les rponses des questions qu'on se pose. C'est aussi
de se tenir jour sur les meilleures pratiques.
Tu commences crire un papier et le temps que tu aies fini il y en a dix autres qui ont t publis.
Temps consacr la recherche dinformation
Les donnes du questionnaire rvlent que les rpondants passent en moyenne 1,2 h par
semaine chercher de linformation via la bibliothque et 4,9 h par leurs propres moyens.
Cela fait un total de 5,1h consacres la recherche dinformation par semaine.
C'est une vingtaine d'heures pour une prsentation souvent en fin de semaine.
Toutes ces tches m'amnent rechercher de l'information, ce serait intressant que je comptabilise le
temps mis la recherche, c'est trs norme.

Ressources utilises
Pour rpondre leurs besoins dinformation, les professionnels utilisent diffrentes sources.
Leur choix est bas principalement sur la pertinence et la facilit daccs de ces ressources.
En effet, lappropriation et la matrise des ressources sont des facteurs de slection
dterminants. Lutilisation de lune ou lautre des ressources dpend aussi du type
dinformation recherch. Enfin, les ressources choisies reprsentent aussi une certaine
culture interne : le choix des priodiques de rfrence, lutilisation plus ou moins prononce
20

des sources de donnes probantes Ainsi, les nouvelles sources proposes par la
bibliothque sont plus ou moins rapidement acceptes en fonction de ces diffrents critres.
Lordre de choix qui est ressorti de lenqute est donc le suivant.
Bases de donnes bibliographiques
Les bases de donnes sont utilises lorsque les personnes ont besoin de rechercher de
linformation sur un thme spcifique. Linformation obtenue est donc sous forme de
rfrences darticles ponctuels rpondant au questionnement, labstract et laccs au plein
texte ntant pas toujours disponibles. Les bases de donnes sont apprcies, car elles
contiennent une grande quantit dinformation trs jour. Cette abondance dinformation
peut aussi devenir un handicap, car il faut matriser minimalement les techniques de
recherche pour obtenir une rponse satisfaisante. Les principales bases de donnes utilises
sont Pubmed et plus rcemment Ovid.
Les bases de donnes sont toujours jour, le livre ds que tu l'as reu il est pass de date.
La base de donnes Ovid permet d'aller trois fois plus vite : c'est une manire optimale d'aller
chercher l'information.
Si j'ai des articles originaux aller chercher je vais passer par Pubmed ou Ovid.
Priodiques de rfrence
Les priodiques de rfrence sont les priodiques qui sont en gnral parcourus chaque
mois par le professionnel. Ils sont souvent en lien avec sa spcialit et constituent un moyen
pour rester jour. Ils sont obtenus soit par le routage de la bibliothque, soit par
abonnement personnel ou de service. Les gens apprcient particulirement davoir cette
ressource sous format papier car cela leur permet de la parcourir tout moment.
En tant que spcialiste j'ai des besoins en littrature mdicale et de spcialit, plus la pharmacologie.
Tout ce qui est dans mon domaine je le consulte chaque mois et je demande les articles qui
m'intressent.
Je reois les principaux journaux dans ma science.
Guidelines et rsultats probants (UpToDate)
Ce type de ressources est utilis pour rpondre des besoins trs prcis, en rapport avec les
soins aux patients. Les rsultats probants sont apprcis sous forme de synthse en
particulier par les tudiants. Cette ressource permet davoir une ide des meilleures pratiques
sans avoir faire soi-mme la revue de la littrature. Les rsultats probants sont cependant
critiqus comme ne pouvant pas tre la seule source pour baser sa pratique.
J'ai des rserves pour le niveau de spcialit : UpToDate a te laisse sur ton apptit. Mais c'est un
bon outil pour le rsident.
Je vais rechercher tout ce qui va m'amener trouver une rponse une question clinique. Cela va tre
des lignes directrices, des recherches originales, des mta-analyses, les articles de rvision.
21

Les rsidents depuis que lUpToDate est sorti HMR, ils "bouffent" de lUpToDate.
Les rsultats probants, il faut les utiliser, mais il n'ya pas que a. Les recherches qualitatives sont un
peu mises de ct.
Bibliothques (HMR, UdeM) (Voir plus spcifiquement la partie sur lutilisation de la
bibliothque)
Les professionnels vont faire appel aux services ou aux ressources papier de la bibliothque
de lHMR en gnral aprs avoir cherch dans les ressources lectroniques et leurs donnes
personnelles. La bibliothque est donc principalement utilise quand linformation est
difficile trouver.
Les ressources documentaires numriques de la bibliothque de lUdeM sont utilises par
les chercheurs, professeurs et tudiants associs luniversit qui y ont accs via un service
proxy.
Sites Web (gouvernements, universits, socits)
Les sites web sont utiliss particulirement pour trouver des donnes ponctuelles
(statistiques, protocoles) ou des grandes tendances (lignes directrices). Les rpondants ont
pour la plupart un rpertoire de favoris o ils gardent la liste des sites web quils considrent
comme utiles et valides.
Je travaille beaucoup sur les sites gouvernementaux pour mes statistiques.
Si je recherche des lignes directrices, je vais beaucoup aller travers les socits qui les mettent.
Google et autres outils de recherche
Google est assez frquemment utilis, mais rarement seul. Une recherche dans ce moteur
vient principalement pour avoir une vue globale dun sujet avant dapprofondir par dautres
moyens ou pour vrifier quil ny a pas dautres sources dinformation dans une recherche
pointue. Les services proposs par Google sont aussi parfois utiliss comme Google Image,
Google Scholar ou Google Alerts.
C'est incroyable la quantit de photos mdicales qu'il y a dans Google Image.
Des fois je vais dans Google, c'est quasiment aussi bon que Pubmed et a va plus vite.

Alertes/Dernires mises jour


Lutilisation dalertes comme source dinformation est une pratique qui est en train de se
mettre en place, en lien avec laugmentation de ce type de service dans les grandes bases de
donnes et sites web. Le principal inconvnient de cette ressource est quelle ratisse large et
noie frquemment les utilisateurs sous trop dinformation.
Je suis abonne certains sites qui m'envoient rgulirement de l'information.

22

Je reois entre autres Doctor's guide et j'ai une veille scientifique l-dessus.
Experts/Collgues
Les experts et collgues sont des ressources tacites auxquelles les rpondants ne pensent pas
en premier lieu, mais qui est assez frquemment utilises. Elles devraient se dvelopper avec
la mise en place de communauts de pratique regroupant des quipes interdisciplinaires.
La notion de demander l'expert ou au collgue est trs dveloppe.
Les ressources que j'utilise ce sont les personnes comptentes au Qubec.
Monographies
Les monographies sont encore assez apprcies en tant que rfrence, leur principal
inconvnient tant labsence ddition rcente.
Je travaille encore beaucoup avec les livres, j'ai besoin de toucher, de lire et relire.
Images
Les images sont des ressources dinformation beaucoup utilises pour lenseignement.
Cependant, elles sont parfois difficiles trouver.
J'utilise les banques de donnes et les revues lectroniques pour faire de l'enseignement au patient, je
trouve des images qui expliquent la maladie ou les traitements.
Une image vaut mille mots et j'en utilise beaucoup mais par le biais de l'informatique j'ai parfois du
mal trouver les bonnes images.
Donnes de gestion
Les donnes de gestion comme leur nom lindique sont des ressources utilises par les
gestionnaires. Elles sont assez difficiles trouver, car disperses et peu gres par des
spcialistes linterne.
Depuis 15 ans je fais de la gestion, cause de a mes besoins se sont largis vers les statistiques de la
sant, populationnelles, diffrentielles rgionales, ressources financires, matrielles et humaines.
Ces donnes-l (statistiques) seraient utiles pour l'argumentaire des gestionnaires.

Assistants numriques personnels (Palm, Treo, etc.)


Les ressources dinformation disponibles sur le Palm sont trs prises de plus en plus de
professionnels utilisant cet outil dans leur pratique quotidienne.
Tout ce qui est logiciel, livre, revues disponibles et transfrables sur le Palm est trs pratique.
Graphique 5 : Utilisation des ressources fournies par la bibliothque

23

Le graphique reflte la liste prcdente montrant que les ressources les plus frquemment
utilises sont les ressources lectroniques (bases de donnes, rsultats probants), les
ressources papier tant utilises de manire plus occasionnelle. La bibliothque numrique
de lUdeM montre un assez fort taux dutilisation, cependant elle nest accessible quaux
membres de la communaut universitaire (professeurs, tudiants).

Difficults rencontres
Lexercice de mise en situation au cours des entrevues a permis de dgager les principales
difficults pour chercher ou grer linformation auxquelles ont faire face les rpondants.
La qualification de notre poque comme re de linformation ressort comme tout fait
pertinente en regard des enjeux auxquels doivent faire face les professionnels de la sant. En
effet, le domaine de la sant est un des sujets les plus prolifiques en information, et les
professionnels de la sant doivent tre capables dutiliser cette information. Il est donc
essentiel de dtecter les barrires rencontres pour pouvoir offrir des services permettant de
les surmonter. Cest en trouvant des solutions pour les problmes noncs ci-dessous que la
bibliothque pourra aider les professionnels.

Manque de temps
Le manque de temps pour rechercher et analyser linformation est la principale difficult que
rencontrent les professionnels. En effet, en plus de leur charge de travail habituelle, il leur
est demand de se baser sur des rsultats probants pour leurs prises de dcisions. tant
donn ltendue des informations disponibles, les professionnels narrivent pas toujours
mener bien cette tche supplmentaire.
J'ai dj des alertes, mais on na pas le temps de les assimiler.
24

Je ne passe pas autant de temps que je voudrais en recherche de document : je dlgue parfois.
Comme tous les mdecins bien occups je choisis les voies faciles.
Entre le besoin de documentation et l'action il y a une marge : on na pas le temps.
L'information est limite, faute de temps, faute de recherche, faute de moyen, faute de savoir...
Je connais les bases de donnes mais je ne suis pas experte, a me prend plus de temps et j'ai des
journes assez charges.
Trouver ou obtenir linformation
Le temps pris pour chercher linformation est dautant plus long que les professionnels
nont pas toujours lexpertise pour trouver rapidement linformation. Ils sont aussi
contraris lorsquils nont pas accs une ressource quils ont dtecte. La complexit
(technologique entre autres) des manuvres effectuer pour obtenir une information
dcourage parfois les utilisateurs.
Ce qui me drange c'est quand je veux voir un article que j'ai trouv dans une base de donnes, mais
qu'il faut payer pour avoir l'article.
Un site n'est jamais tout complet, alors il faut aller dans 3 ou 4 pour trouver ce que tu cherches.
La technologie est plus la mme, j'ai perdu le fil.
J'avais beaucoup d'information dvelopper, mais par o je commence? a m'a pris un temps fou
pour voir quels sont les sites de rfrence dans ma spcialit.
Les statistiques dont j'ai besoin je les trouve pas, peut-tre parce que je ne sais pas comment faire.
Tout change : les sites, les moteurs de recherche, donc quand a fait un moment que tu n'y es pas all
tu es tout perdu.
Analyse de linformation
Une fois linformation trouve et obtenue, les professionnels rencontrent encore des
difficults avant de pouvoir lutiliser effectivement. En effet, il est encore souvent ncessaire
de valider cette information, de la synthtiser, et dans le cas o une grande quantit
dinformation a t collecte il faut pouvoir la comparer et lorganiser. Tout cela leur prend
encore du temps et certains professionnels ne se sentent pas comptents pour ce travail
danalyse.
L'accs ne suffit pas, il faut avoir le temps d'analyser, d'adapter et de transfrer l'information.
Souvent les gens croient que parce que c'est publi c'est la bible, mais on voit des fautes un peu
partout, ou les choses ont chang au bout d'un an.
Format de linformation (voir graphique)
Le support de linformation est actuellement en transition du papier vers llectronique.
Ladaptation ce changement est une difficult de plus que rencontrent les professionnels.
25

Tous ne sont pas gaux sur ce sujet : certains sont dj parfaitement laise avec
linformation lectronique, tandis que dautres sont encore trs attachs au papier, une faible
majorit semblant dj habitue llectronique comme le montre le graphique 6. Il est du
ressort de la bibliothque daider le personnel dHMR dans cette transition qui peut tre
difficile.
Mais l avec l'avnement des priodiques lectroniques on a eu des coupures (sur les abonnements
papier), personnellement je pense quon nest pas mrs pour a. (...) Je pense que a demande une
habitude de lecture trs solide.
J'ai encore un plaisir immense toucher au papier, acheter un livre, mais je me rends compte que
c'est impossible au niveau scientifique.
Quant moi, il ne devrait plus rien y avoir sur du papier.
Graphique 6 : Prfrence de support dinformation

La quantit dinformation
La quantit dinformation submerge aussi bien les professionnels de la sant que les patients.
Il devient trs difficile de se tenir jour sur plusieurs sujets, de linformation nouvelle
paraissant chaque jour, accessible large chelle par le web et pas toujours valide. Cette
difficult englobe tout les processus de la recherche lanalyse et demande un grand
investissement en temps pour sy retrouver.
L o j'ai de la difficult, c'est quand il y a trop d'information, comment la rpertorier, la classifier,
l'ordonner pour pouvoir l'utiliser.
Tu t'abonnes aux mises en veille, tu reois 80 emails qui t'apportent chacun 80 publications, car ces
moteurs ratissent beaucoup trop large.
Actuellement ce qu'on voit beaucoup c'est que les familles sont trs informes (...) ce qui rend mal
l'aise les quipes terrain qui n'ont pas accs l'information.

26

Exhaustivit de la recherche
Malgr ou cause de labondance dinformation, les rpondants ont du mal savoir quand
sarrter dans une recherche, ils doutent frquemment davoir consult toutes les sources
pertinentes et manquent souvent dassurance. De nouvelles sources tant cres quasiment
chaque jour, il est difficile de se tenir jour. Ces difficults ressortent particulirement lors
de la recherche dune information trs pointue.
Je suis toujours un peu inquite : est-ce que je suis alle exploiter tout? Le fait d'avoir une implication
plus marque des gens de la bibliothque qui nous aident la rflexion va me rassurer.
Parfois je trouve rien, et il y a toujours l'incertitude, est-ce parce que j'ai mal cherch ou parce qu'il y
a effectivement rien. Mais j'ai pris de l'assurance : je sais grosso modo avec le temps par quels canaux
aller pour tre assez sre de pas passer ct.
On ne sait jamais si on a trouv tout ce qu'il faut.
Utilisation des rsultats (donnes) probantes
Depuis rcemment, les professionnels de la sant doivent apprendre utiliser les rsultats
probants pour soutenir leur prise de dcision. Ce nouveau type dinformation nest
cependant pas toujours bien matris : la provenance, la validit et les modes dutilisation de
ces donnes restent encore peu clairs pour beaucoup de professionnels. Un questionnement
important ressort aussi sur le poids donner aux rsultats probants face dautres sources
dinformation comme lexprience ou les donnes qualitatives.
On parle beaucoup de donnes probantes, mais je ne suis pas sre que l'on comprenne bien comment
elles manent d'un consensus.
J'ai un problme avec l'EBM : c'est quil ne regarde pas [ce qui nest pas de l] EBM. C'est bas sur
une synthse de choses qui ont t publies, a veut pas dire que parce que c'est publi c'est correct ou que
parce que ce nest pas publi ce n'est pas correct. Les gens vont baser leur mdecine sur seulement ce qui
a t publi.
On pourrait discuter longtemps de la valeur de l'EBM qui est probablement un peu over state .
Ce nest pas toujours vident de trouver des donnes probantes et de savoir si c'est bien les dernires
donnes.
Facteurs importants dans la recherche dinformation
partir du questionnaire, nous avons pu classer diffrents facteurs pouvant faciliter la
recherche pour les usagers du plus important au moins important. Tous les facteurs ont
cependant t considrs comme assez importants trs importants.
-

Accessibilit
Fiabilit
Exhaustivit
Temps de rponse
Convivialit
Complexit de la recherche
27

Disponibilit du personnel
Cot

Pratique de partage de linformation


Le partage de linformation peut se faire de manire formelle ou informelle. Nous avons vu
dans la partie dutilisation de linformation que les connaissances taient dj transfres de
manire formelle vers les patients et les tudiants via lducation et la formation. Cependant,
il est intressant de se pencher sur les changes entre collgues. En effet, la collaboration
permet une amlioration et une volution des pratiques, en particulier lorsquelle est
multidisciplinaire. Nous avons donc essay de mettre jour les pratiques existantes
(formelles et informelles) au sein dHMR.
Le questionnaire montre que 62,5% des rpondants crent des ressources dinformation et
75% sont prts les partager.
Dans les nouvelles comptences des professionnels, il ya tout l'aspect collaboration.
J'essaie de faire progresser les gens autour de moi, de les rendre plus comptents et le challenge est que
tu vas avoir des questions de plus en plus complexes.
Il y a eu toutes sortes de tentatives de partage, mais on dirait que a marche pas, a lve pas. (...) On
a pas cette attitude de partage : les gens vont dans des congrs, s'auto-forment, mais ne partagent pas.
La plupart de nos projets de recherche ont un volet nursing, un volet pharmacie qui vont impliquer
toutes les disciplines en mme temps.
Plus de 90% de l'information que je ramasse va se trouver tre dissmine dans les jours qui vont
suivre. Je suis comme le fast-food de l'information.
Le transfert des connaissances est trs important dans notre rle (infirmire clinicienne).
Diffusion dinformation aux collgues
La diffusion dinformation aux collgues se fait avant tout de manire informelle. Lorsque
quelquun trouve un article qui pourrait intresser un collgue, il le photocopie ou lenvoie
par courriel.
l'occasion, on fait des photocopies et transmet des articles. On na pas de dpt ou de base de
donnes.
Le fait de partager c'est aussi une question de stimuler l'intrt pour la pratique.
Partage lors de comits ou de projets
Une des occasions privilgies pour le transfert dinformation sont les comits et les projets
surtout sils se suivent dans le temps. Les participants partagent alors de linformation lors
de leurs rencontres, mais aussi entre, pour faire avancer la rflexion sur les sujets en
discussion.
Ma faon de diffuser c'est d'tre prsent.

28

Journal Clubs
Les Journal Clubs sont de plus en plus populaires aussi bien parmi les mdecins et rsidents
que parmi les infirmires. Ils participent la rflexion et la mise jour des quipes et
crent un lien de collaboration.
On organise des Journal Clubs toutes les semaines. Je fais des recherches pointues pour les prparer.
La majorit du partage va se faire soit par l'enseignement au chevet, lors de runions scientifiques
(Journal Club) ou lors de travaux de recherche.
Dveloppement de bases de donnes personnelles
Certains rpondants sont alls plus loin que dautres dans le partage dinformation et
maintiennent des bases de donnes ou des dossiers quils rendent accessibles, ou desquels ils
tirent linformation quils souhaitent partager avec de leurs tudiants ou collgues. Cette
initiative reste cependant individuelle et les donnes sont confines sur un seul poste. Enfin,
les rpondants maintenant ces outils reconnaissent que cela reprsente du travail et quils
aimeraient tre aids.
Chaque fois que j'ai un nouvel tudiant je lui montre mes revues disponibles et mon systme
informatis dans mon ordinateur.
Dans mon ordinateur j'ai une database sur Access o je vais crire les rfrences des articles qui
m'intressent et je vais crire un mot cl qui permet de retrouver les articles rapidement. (3729
entres)
J'ai mes banques de donnes de patient sur Access. (6072 patients)
Je garde mes prsentations et certains articles dans des fichiers lectroniques (...) C'est class par
mandat.
Personnes consultes
Au-del du partage dinformation, certaines personnes sont considres comme des
courtiers dinformation (ou information brokers) qui sont ceux vers qui les professionnels se
tourneront en premier sils ont besoin dinformation. Le questionnaire nous a permis de
classer ces courtiers en trois catgories du plus important au moins important :
-

Personnel de la bibliothque
Collgues
Experts

Le personnel de la bibliothque est donc en lui-mme une source dinformation importante.


Cependant, le personnel dHMR semble prfrer se baser sur des ressources plus formelles
et crites pour rpondre ces besoins dinformation comme le montre le graphique 7.
Graphique 7 : Importance des personnes ressources par rapport aux autres ressources

29

Connaissance et utilisation de la bibliothque


Utilisation gnrale
La bibliothque est utilise principalement via deux canaux : ses ressources lectroniques et
ses services. Certains rpondants reconnaissent ne plus prendre le temps de se dplacer
jusquaux locaux mais exploitent rgulirement les bases de donnes rendues disponibles par
la bibliothque et ses diffrents services via son site web. Lutilisation de la bibliothque
reste cependant une question de culture personnelle : pour certains cest un lieu sacr quils
frquentent rgulirement, pour dautres cest un recours quand tout le reste ne marche pas.
Aucun rpondant ne semble toutefois totalement affranchi de la bibliothque et tous
reconnaissent quelle peut apporter de nombreux services utiles. Dans les chiffres, les
rsultats du questionnaire montrent que peu de rpondants nutilisent jamais la bibliothque
et que sa frquentation est en moyenne hebdomadaire mensuelle.
Je travaille troitement avec le service des bibliothcaires, car c'est pour moi une manire trs rapide
d'accder des informations particulires.
Je suis proche de la bibliothque pour moi c'est comme un rflexe.
Les patrons ils ne vont pas la bibliothque.
La bibliothque est un peu sous-utilise physiquement, mais pas au niveau des services.
J'ai utilis souvent les personnes de la bibliothque pour m'aider circonscrire mon sujet et souvent je
vais avoir un autre type d'information que je naurais pas ncessairement trouv. Parfois c'est aussi par
manque de temps alors, je leur demande un soutien.
Si je ne trouve pas par l'lectronique, je passe aux individus : je vais la bibliothque.
On connat bien les services qu'on utilise rgulirement, mais les services quon nutilise pas et quon
na pas ncessairement publiciss, on les connat pas.
Graphique 8 : Utilisation de la bibliothque

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Services et ressources essentiels


Certains services actuellement proposs par la bibliothque sont trs apprcis des usagers
qui parfois ne pourraient pas sen passer. Une fois quun usager a pris connaissance et sest
appropri un service, il a tendance y faire appel rgulirement, profitant du temps gagn et
de lexpertise fournie.
PEB
La collection de la bibliothque tant ncessairement limite, malgr le nombre grandissant
de ressources lectroniques disponibles, le prt entre bibliothques est un des services
essentiels pour les professionnels ayant traiter des sujets pointus. Grce ce service, ils
peuvent obtenir des articles et des monographies disponibles dans toute lAmrique du
Nord et lEurope.
Le prt entre bibliothques, c'est fondamental.
Espace dtude
Le lieu physique est encore trs apprci par certains professionnels. Il est particulirement
recommand pour les tudiants. Lutilisation de lespace, cependant est en volution, la
bibliothque tant de plus en plus utilise pour le travail sur ordinateur et les rencontres en
groupe.
Il ne faut pas que l'endroit physique disparaisse, le respect et le silence sont essentiels.
C'est un lieu une bibliothque, a m'arrive de juste d'aller m'asseoir l pour lire.
Routage
Le routage existe actuellement sous deux formes : en version papier (un prt de deux
semaines en gnral) et en version lectronique (lenvoi de la table des matires par courriel).
Cest avant tout le routage papier qui est apprci, en tant que stimulant la lecture, la
prsence du priodique sur le bureau invitant le parcourir.
31

C'est quelque chose d'extraordinaire le routage papier, mais quand tu l'as sur ton bureau ce nest pas
la mme chose que quand tu as seulement une page de sommaire. Le routage est dterminant sur ta
capacit lire, t'intresser.
La bibliothque m'envoie les priodiques et j'ai comme une stimulation sans y penser.
Rfrence
Le service de rfrence (ou aide la recherche) est encore mconnu, mais a dj quelques
adeptes trs satisfaits du service. Le personnel de lHMR fait appel ce service quand il
manque de temps pour faire la recherche lui-mme ou pour sassurer une recherche
exhaustive.
Cela me fait extrmement plaisir quand quelquun de la bibliothque me trouve quelque chose sans
que je n'ai rien demand, on se sent vraiment dans une quipe.
La recherche systmatique de la bibliothque me permet de complter mes recherches.
C'est intressant d'avoir accs au service de rfrence, t'es press, t'as pas le temps et tu sais que a va
tre la fine pointe.
RUIS
Le consortium des ressources lectroniques du RUIS a mis rcemment disposition un
grand nombre de ressources (bases de donnes bibliographiques, priodiques lectroniques)
via la plateforme Ovid (Medline, Embase, EBM Reviews) ainsi que Cinahl, spcialis en sciences
infirmires, via EBSCO. Linitiative du RUIS est trs apprcie, ainsi que la participation de
la bibliothque de lHMR, et les gens souhaitent que cette collaboration se poursuive et
grandisse.
Le projet du RUIS est trs intressant, car plutt qu'un hpital dpense pour quelque chose c'est un
rseau et l'investissement est plus rentable.
Depuis que la banque de donnes Cochrane est disponible (via le RUIS), jy amne les rsidents cest
systmatique () et hyper utile.
Services et ressources mconnus
Certains services, mme si bien exploits par une partie du personnel, restent mconnus du
reste, qui na pas conscience de leur tendue. En particulier, un certain nombre de
professionnels ne connaissent pas ou ont des doutes sur leur droit daccs au service de
rfrence. Le site web et les ressources auxquelles ils donnent accs sont aussi partiellement
connus et la plupart des gens nont pas conscience que cest un des services fournis par la
bibliothque. Le graphique 9 montre enfin que ce sont les services les plus traditionnels qui
sont le plus exploits, mme si les nouveaux services sont en bonne voie.
Rfrence
Site Web

32

La bibliothque ici a encore l'image d'une bibliothque passive dans le sens o peu de gens savent que
les ressources lectroniques sont gres par la bibliothque.
Graphique 9 : Utilisation des services de la bibliothque

Difficults dutilisation
Certaines difficults dutilisation spcifiques limitent lutilisation de la bibliothque. Elles
sont principalement lies une mconnaissance de la bibliothque et surtout lvolution de
ses services. Beaucoup de personnes semblent tre restes sur une image fige et ferme de
la bibliothque. Il est essentiel de changer cette perception et de montrer louverture et la
proactivit dont est capable la bibliothque.
Mconnaissance de ce qui peut tre demand
Le personnel dHMR ne sait pas jusquo vont les services de la bibliothque et souvent
nose pas demander. Il est donc ncessaire daller vers eux et de prvenir leurs demandes.
Je suis sre qu'on utilise qu'une fraction des services qui pourraient tre rendus par la bibliothque.
Les mdecins de l'hpital ne sont pas assez au fait de ce qui peut tre demand la bibliothque : il y
a du marketing faire.
Je suis mal l'aise avec le service de la bibliothque. (...)Je ne sais pas jusqu'o on peut aller dans le
service.
Beaucoup d'infirmires ne savent pas qu'elles ont accs gratuitement aux services de la bibliothque.
Manque de temps, inadquation de lhoraire douverture

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Malgr un accs possible hors des heures douverture, une partie du personnel dHMR
aimerait voir la bibliothque ouverte plus tard, pour pouvoir profiter de ses services la fin
de leur journe de travail.
Le problme c'est leur horaire, ils sont ouverts quand on travaille et quand on peut faire autre chose
ils sont ferms.
Malaise du personnel utiliser la bibliothque
Une partie du personnel ressent une gne se rendre la bibliothque et utiliser ses
services. Une des raisons de cette gne est quanciennement la bibliothque tait rserve
aux mdecins. Dautre part, certaines personnes trouvent difficile daller demander un
service, le personnel de la bibliothque semblant trop occup. Ici encore cest une ancienne
perception du rle de bibliothcaire qui est la cause ; ceux qui graient principalement les
collections auparavant sont devenus des fournisseurs de services aujourdhui.
Les bibliothques culturellement c'tait pour les docteurs.
Il faut tre audacieux pour dranger un bibliothcaire.
Graphique 10 : valuation de la qualit des ressources existantes

Le questionnaire interrogeait les usagers sur leur perception de la bibliothque. Il ressort des
rsultats prsents ci-dessus que le personnel et les locaux sont bien perus, les domaines
amliorer tant la quantit de monographies disponibles, la formation et les postes de
travail.
J'avais t tonne de voir qu'il y avait peu de livres.

Services souhaits
Un certain nombre de besoins ressortent dj clairement de lanalyse des donnes
prcdentes. Cependant, le questionnaire et les entrevues ont permis de rcolter des
donnes plus pousses sur les services quils souhaiteraient voir dvelopper. En relation
34

avec lobjectif de laudit, un des principaux souhaits est le dveloppement des services en
lien avec les ressources lectroniques comme le montre cette citation :
Ce sont vraiment les 2 seuls ples qui devraient tre dvelopps dans une bibliothque [ressources
lectroniques et services], plus personne en terme clinique n'a le temps de faire le rat de bibliothque, cela
prend un temps fou, car on n'est pas habitu de le faire.
La bibliothque doit donc continuer voluer vers de plus en plus de services directs et
virtuels sa clientle, laissant progressivement derrire elle une partie des tches
traditionnelles lies au maintien de la collection papier. Dans la bibliothque virtuelle, le
travail du personnel est essentiel pour faciliter laccs, aider la recherche et lanalyse et
former les utilisateurs. Mais pour tre exploite son maximum, la bibliothque doit se faire
connatre et se rapprocher de ses utilisateurs, crant une collaboration troite. Tels sont les
nouveaux besoins des usagers tels que dtaills dans la liste suivante.
Service daide la recherche et danalyse de linformation
Les professionnels de la sant souhaitent pargner leur temps prcieux en faisant appel
lexpertise du personnel de la bibliothque pour la recherche et lanalyse initiale des
informations dont ils ont besoin. Cela peut se faire sur un sujet ponctuel la demande, ou
de manire rgulire sur un sujet dintrt gnral, ce qui correspond un service de veille.
Lanalyse peut tre plus ou moins pousse et il a t fait remarquer que cette partie du travail
ncessitait des connaissances mdicales et une bonne connaissance des besoins et du
contexte du client.
Jamais les meilleurs mcanismes ne pourront se substituer l'intelligence et l'analyse des gens.
Cet aspect l de la fonction de la bibliothque de venir en appui et de faire une partie du travail pour
nous c'est un volet qui a l'air trs intressant. Ce qui est curieux c'est quon na mme pas le rflexe de
penser que a pourrait se faire
[La veille] aurait un intrt dans la mesure o c'est pertinent, o c'est concis, que je nai pas
investir plein de temps pour comprendre.
Un service pour slectionner, synthtiser l'information cela m'aiderait dans ma pratique.
La veille c'est comme la recherche, c'est ce qui fait que tu seras l ou pas l dans l'avenir, il faut tre
l'afft de ce qui s'en vient, de ce que les autres ont.
Les bibliothcaires sont comptents (...), je prfre aller les voir et leur dire : "trouvez moi a", c'est
une question de rentabilit mon temps peut tre utilis meilleur escient.
La solution c'est un bon bibliothcaire capable idalement de comprendre ce qu'on recherche, qui ne va
pas faire une recherche par mots-cls mais qui a cette connaissance clinique pour slectionner les articles
pertinents.
Dveloppement et mise disposition doutils informatiques conviviaux
Linformation est maintenant majoritairement sous format lectronique. Les professionnels
ont donc besoin que lon mette leur disposition des outils informatiques conviviaux que ce
35

soit pour la recherche, la rcupration, la validation, lorganisation, le traitement ou le


partage dinformation. Cela passe aussi par la mise leur disposition de matriel pour laccs
linformation lectronique.
Ce qui pourrait tre intressant c'est d'avoir un site o on expose les guides thrapeutiques.
Il faut que quelquun nous rende le service de nous connecter facilement ou de nous donner les accs.
Si dans les projets de la bibliothque il y avait quelquun pour nous appuyer pour dvelopper des
bases de donnes, c'est sr que a faciliterait la tche de diffuser des articles, mais il faudrait quelquun
pour alimenter et soutenir la base.
Dans le monde idal, on devrait tre Wifi partout et tout le monde devrait avoir des Palm.
Je m'assurerais que le maximum d'argent irait embaucher des gens pour faire tout ce qu'un
ordinateur nest pas capable de faire et le reste dans les ressources lectroniques.

Promotion des ressources et services


Il est souvent ressorti lors de lenqute que le personnel dHMR connaissait mal les services
offerts par la bibliothque. Il ne sait pas ce quil peut demander, et donc nose pas ou ne
pense pas solliciter le personnel de la bibliothque. Cest donc la bibliothque daller vers
eux pour leur offrir ses services et connatre mieux leurs besoins pour sy adapter (ce qui est
le but de cet audit informationnel). Les rpondants taient tous trs ouverts pour accueillir
le personnel de la bibliothque dans des runions de service.
Je pense que la bibliothque a beaucoup de choses dont on ne sait pas qu'elles sont accessibles, ils
devraient faire des prsentations lors de runions de service.
Je les ferais connatre parce que c'est une mine d'or maintenant, il faut contrer le fait que c'est difficile
d'aller chercher de l'information, il y en a tellement.
De nous informer sur les services qui peuvent tre offerts : une rencontre d'information, se vendre
mieux.
Services proximit (au sein des services)
Comme nous lavons vu, tous les professionnels nont pas loccasion ou le temps de se
rendre dans les locaux de la bibliothque. Il est donc encore une fois ncessaire que ce soit
la bibliothque qui aille leur rencontre. De plus, certaines questions doivent tre rpondues
rapidement et un accs rapide aux services et ressources est alors essentiel. La prsence dans
les quipes est une faon de faciliter cet accs et cela a le mrite aussi dhabituer les
professionnels faire appel aux services de la bibliothque et de montrer lintrt quelle
porte ses usagers.

36

Un exemple classique : c'est la question qui se pose au moment o on est en salle d'urgence, notre
rflexe c'est d'aller sur internet trouver les rfrences rapidement. C'est un exercice clair. Se dplacer
jusqu' la bibliothque et chercher la documentation c'est trop long.
C'est un trs bon geste de la part de la bibliothque de venir dans l'unit, qu'elle se rapproche des
gens. Qu'ils se dplacent, qu'ils nous informent de services qui peuvent tre rendus.
Si on avait quelquun de responsable dans le programme de nous documenter au fur et mesure pour
qu'on soit la fine pointe du savoir ce serait idal.
Pour nous c'est l'accessibilit qui est la cl. Si j'apprends que ces ressources sont l'Universit de
Montral dans la tour, c'est inutile pour moi, je n'ai pas le temps de me rendre.
Dans le marketing ce que je ferais c'est de la dcentralisation, d'envoyer des gens dans les quipes pour
leur montrer quel point vous pouvez tre utiles.
Formation
De nombreux professionnels souhaitent tre forms la recherche mme sils font appel au
service de rfrence, ils souhaitent pouvoir tre autonomes si ncessaire. Les propositions
de formations doivent tre annonces et diffuses et peuvent se faire dans les services, sous
forme de capsules courtes dune trentaine de minutes par niveau.
On devrait avoir des sessions de formation annonces.
Il faudrait que je sois minimalement habilet pour la recherche pour que je puisse avoir une certaine
autonomie, mais ce serait plus rentable et plus efficace que quelquun le fasse ma place.
Je ne sais pas me servir des moteurs de recherche de faon adquate. Il y a de l'enseignement faire
sur ces outils l.
Offrir des formations la carte diffrents niveaux, ce serait super.
Une formation de trente minutes aux heures des repas pour avoir le portrait de ce qu'ils peuvent avoir
comme services.
Services personnaliss
Les usagers souhaitent des services les plus proches possibles de leurs besoins et donc
personnaliss. Cette personnalisation peut tre au niveau dun individu, mais de manire
plus raliste, elle sappliquerait un programme ou un service. Un lien spcifique est donc
crer avec chaque quipe pour leur offrir les services les plus adapts possible. Cela passe en
particulier par le dveloppement des ressources en consultation avec les services, ce qui est
fortement ressorti dans le questionnaire.
C'est que d'avoir quelquun avec qui je peux changer de faon rgulire, ce serait une richesse
extraordinaire, un gain de temps, un gain d'efficacit.
Il faut qu'on dcide avec la personne la forme que a peut prendre sinon a peut tre du travail pour
rien.

37

Offrir du service la carte, assurer un service de permanence.


largissement du public cible
Pour les rpondants, il est important que la bibliothque participe lducation des patients
en mettant leur disposition de linformation valide par lhpital. Cela permettra de
rpondre aux interrogations des patients et de leur famille auxquelles les professionnels
nont pas le temps ou les moyens de rpondre. La bibliothque doit aussi clairement tablir
que son mandat est de fournir de linformation tous les professionnels et pas seulement
aux mdecins.
C'est trs important d'ouvrir la bibliothque aux patients.
Ce serait bien s'il y avait des textes accessibles aux patients pour les informer, (...) mais il faudrait
qu'il y ait un tri qui soit fait. Il faut qu'on soit d'accord avec l'information qui est transmise.
Il faudrait organiser des runions informatives pour tous sur des sujets d'intrt lors de la pause
repas.
Soutien de projets
Le soutien de projet en collaboration avec les services est un moyen de se rapprocher deux
et de leur offrir des services personnaliss. Les services ont de plus en plus dinitiatives de
gestion de linformation, ce qui est appel se dvelopper avec larrive dun intranet. La
bibliothque a ici un rle important jouer.
Tout ce qui touche les questions de dveloppement de projet, j'apprcie beaucoup ce service-l, on est
toujours les bienvenus.
Aide la recherche et au traitement des statistiques
Les gestionnaires interrogs ont reconnu avoir des difficults pour trouver et traiter les
statistiques dont ils ont besoin. Une expertise est ncessaire qui pourrait tre dveloppe
parmi le personnel de la bibliothque.
Je n'ai pas dvelopp l'expertise pour exploiter fond les outils de recherche de statistiques. Ce serait
intressant d'avoir un expert pour s'occuper de ces questions l.

Graphique 11 : Intrt pour de nouveaux services

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Les donnes extraites du questionnaire confirment que lintrt pour les nouveaux services
sorientent principalement vers ceux facilitant laccs aux ressources lectroniques. Les
usagers semblent aussi intresss par le dveloppement de la formation.
Mot de la fin :
J'aime beaucoup ce concept de vouloir sortir du rle traditionnel et traditionaliste du bibliothcaire
pour essayer de s'adapter aux besoins et d'offrir un service appropri.
Celui qui matrise l'information a une longueur d'avance sur les autres. [...]Plus il y a d'information,
plus on a besoin de spcialistes pour aider trier.

Recommandations
la lumire de ces rsultats, certaines pistes daction peuvent tre envisages court, moyen
et long terme. Ces recommandations pourront tre intgres dans une planification
stratgique sur cinq ans.

Mieux promouvoir les ressources et services (court terme)


Ouverture et sensibilisation de nouveaux publics
La bibliothque nest plus le domaine rserv des tudiants et des mdecins. Aujourdhui,
chaque professionnel de la sant a besoin davoir accs la meilleure information possible.
Cependant pour que ce nouveau public vienne la bibliothque, il est ncessaire de lui
prsenter les services et den dvelopper de nouveaux plus adapts ses besoins spcifiques.
Pour la bibliothque des patients, une importante rflexion est ncessaire, en collaboration
avec le personnel clinique de lHMR et les patients et leur famille. Cela pourra donner lieu
une autre enqute auprs des patients. Il faudrait aussi regarder ce qui ce fait ailleurs au
39

niveau de la responsabilisation du patient (lempowerment) auprs des Agences de la sant et


des services sociaux et d Inforoute Sant Canada.
Mise en valeur des services sur le site Web et au sein de la bibliothque
Les services de la bibliothque sont la valeur ajoute humaine aux ressources quelle met
disposition. Il est donc essentiel de mettre en avant ces services pour rendre la bibliothque
plus dynamique et vivante. Cette mise en valeur passe par lorganisation du site web qui est
la porte daccs pour les ressources lectroniques : les usagers se rendant sur ce site
devraient y voir plus quun portail de ressources, cest--dire un moyen de contact distance
avec les services et le personnel de la bibliothque. Au sein mme de la bibliothque, le
placement physique de chaque service et lorientation (par des panneaux) vers ces services
est un point critique prendre en compte si le dmnagement doit avoir lieu. Les services
doivent tre lintermdiaire vers une meilleure exploitation des ressources.
Prsentation de la bibliothque au sein des services
La bibliothque doit effectuer sa promotion directement dans les services. Le temps manque
pour aller interroger la bibliothque sur ce quelle offre, il est donc ncessaire dapporter
loffre sur le lieu de travail. Les runions dquipes ou de services sont idales pour ce genre
dinitiatives car elles regroupent un grand nombre de professionnels. Ainsi, un nouveau
public mconnaissant la bibliothque pourra tre touch. Ces rencontres seront rpter
rgulirement pour mettre les quipes jour sur lvolution des services.
Visite systmatique de la bibliothque pour les nouveaux arrivants
Une autre belle occasion de promouvoir les services est laccueil des nouveaux arrivants.
Une visite systmatique doit tre prvue lors de leur journe daccueil pour laquelle le
personnel de la bibliothque sera prvenu et pourra prsenter lui-mme ses services et ses
ressources. Une relance de ces nouveaux employs est aussi prvoir une fois quils seront
installs, pour leur rappeler que la bibliothque est l pour les servir.

Augmenter laccessibilit des ressources (court et moyen terme)


Dveloppement doutils informatiques conviviaux pour la recherche et la
gestion dinformation
Laccs et lutilisation de linformation se font de plus en plus de manire lectronique. Ce
format permet beaucoup de manipulations qui ntaient pas possibles avec le papier, ouvrant
la voie pour des outils de recherche et de gestion avancs. Cependant, toutes ces possibilits
peuvent devenir complexes et il faut prendre en compte le besoin rel de lusager et ses
capacits pour lutilisation doutils informatiques. Ces derniers devront donc tre adapts,
faciles dutilisation et conviviaux pour assurer leur utilisation par tous. Le dveloppement
actuel dun intranet au sein de lhpital devrait faciliter la mise disposition de ces outils.
Dvelopper les services de formation, daide en ligne
En lien avec le dveloppement de ces outils, il est important dassurer une formation auprs
des usagers pour quils puissent les matriser et donc accder plus facilement aux ressources.
Cette formation peut se faire en personne (en groupe de niveaux ou individuellement) ou
distance, laide par exemple de tutoriaux et de capsules de conseil en ligne. Le contenu de
chaque formation doit tre clairement tabli pour quil reste le mme quelque soit le
40

personnel de la bibliothque qui le donne. Les formations font partie des services quil est
indispensable de promouvoir efficacement, car les usagers doivent pouvoir connatre les
dates et les modalits des formations. Encore une fois, des rencontres lors des runions
dquipes et des formations sur le lieu de travail sont des solutions pertinentes.
largir les horaires douverture
Laccs physique la bibliothque reste encore important pour les usagers, que ce soit pour
consulter les ressources (sur papier ou via les postes informatiques) ou pour demander un
service. Actuellement, les usagers peuvent se faire ouvrir la bibliothque en soire et
consulter les ressources sils le souhaitent. Cependant, cela ne suffit pas pour le nouveau
public de la bibliothque, particulirement les professionnels de terrain. Ceux-ci nont pas de
temps librer dans la journe et ne peuvent donc pas avoir accs aux services, et sans
formation, ne sont pas laise pour aller consulter la documentation seuls. Louverture un
peu plus tardive de la bibliothque faciliterait donc son utilisation pour une grande partie du
personnel dHMR.
Grer les ressources spcialises en collaboration avec les services
Il est ressorti dans laudit informationnel, quune grande partie des professionnels
prfraient consulter leurs priodiques en version papier. Cependant, la bibliothque
prenant dj en charge les ressources lectroniques et une importante collection papier, elle
ne peut pas acheter en plus tous les journaux de spcialit souhaits. Malgr tout, elle peut
en collaboration avec les services grer leurs ressources. Cette collaboration pourrait
prendre la forme dun partage des frais entre la bibliothque et les services, la bibliothque
se chargeant de recevoir et denregistrer la revue dans le catalogue, la laissant ensuite
disponible un ou deux mois dans le service avant de la rcuprer. Cette solution est
discuter avec les services, et pourrait ntre que transitoire tant donne lutilisation des
ressources lectroniques en augmentation.

Se rapprocher de lutilisateur (moyen terme)


Proactivit
La proactivit doit tre le nouveau mode de fonctionnement de la bibliothque. En effet,
celle-ci ne peut plus se contenter de grer et de permettre laccs aux collections, il faut
quelle amne ses ressources et ses services jusqu lusager. Lutilisation de la bibliothque
ntant pas une obligation, il faut quelle devienne une facilit, un besoin dans le travail du
personnel dHMR. Lutilisation dinformation pour la prise de dcision est un fait culturel
qui doit tre dvelopp lHMR et dans tous les hpitaux. Le mandat de faire voluer la
culture interne dutilisation de linformation revient en grande partie la bibliothque. Cest
donc par son dynamisme, sa proximit et ses services que la bibliothque pourra garder une
place importante au sein de lhpital et dans tout le rseau universitaire intgr de sant.
Personnalisation des services
Les usagers utiliseront plus les services si ceux-ci sont parfaitement adapts leurs besoins.
Malheureusement, la bibliothque ne peut pas offrir un service individuel tout le personnel
dHMR, mais elle peut analyser les besoins par services plus en profondeur. Cette
personnalisation est particulirement pertinente pour les services de veille (mise jour
rgulire dinformation sur des sujets dintrt). En effet, chaque service a ses domaines de
41

recherche et de dveloppement de pratique et la bibliothque peut les aider rester jour.


Pour les autres services, la mise en place de profils dusagers, rpertoriant toute
linformation sur lutilisation des services, les sujets dintrt et les projets dun usager
permettront de mieux connatre la clientle de la bibliothque et de prvenir ses besoins.
Prsence au sein des quipes
La personnalisation des services peut passer par la prsence dans les quipes du personnel
de la bibliothque de manire rgulire. Dans ce cadre, la bibliothque peut mettre en place
des permanences, participer des runions sur des projets, etc. La rencontre rgulire du
personnel des quipes cliniques et de celui de la bibliothque leur permettra de mieux se
connatre : les professionnels seront plus laise avec les services et les ressources, et la
bibliothque sera plus au fait des besoins de ses usagers. La prsence peut tre rgulire ou
ponctuelle, elle montrera dans tous les cas lintrt que porte la bibliothque ses usagers,
en permettant aux quipes de gagner du temps (de recherche dinformation, de dplacement
jusqu la bibliothque). Le lien de collaboration pourra stendre jusquau patient accueilli
dans les services.
Soutien de projets
Cette collaboration pourra aussi se traduire par des projets communs, en particulier dans le
domaine de la gestion et de la diffusion de linformation. En effet, on remarque de plus en
plus dinitiatives de partage des connaissances et de communauts de pratiques auxquelles la
bibliothque peut rendre de grands services. Les qualifications du personnel en recherche et
organisation de linformation lui permettront dalimenter et de grer la connaissance cre
au sein de ces projets, les rendant plus dynamiques. Dautres projets impliquant des
technologies de linformation pourront aussi trouver un soutien auprs de la bibliothque,
celle-ci souhaitant dvelopper dans ce domaine.

Nouveaux services = nouveaux rles (moyen et long terme)


Plus de temps consacr laide la recherche (rfrence) et la formation
Comme il ressort dans les parties prcdentes, les services daide aux usagers sont ceux quil
est ncessaire de dvelopper. Cela implique une nouvelle rpartition des tches parmi le
personnel de la bibliothque, la demande daide la recherche tant cense augmenter grce
sa promotion, de mme que la demande de formation. La formalisation des formations
implique un temps fixe ddi cette tche, tandis que pour laide la recherche la demande
peut fluctuer. Il est cependant ncessaire que plus de personnes au sein de la bibliothque
soient capables de fournir ce service, ou bien quun poste (ou plus si ncessaire) soit
entirement consacr cette tche. Dautre part, le dveloppement de ces deux services
implique une formation pralable du personnel de la bibliothque. Pour le service de
rfrence, une formation en sciences mdicales pourrait augmenter la qualit et aussi la
confiance des usagers dans le service. Pour le service de formation, cela ncessite que les
formateurs soient dj eux-mmes trs jour sur les nouvelles technologies de
linformation.

42

Rapprochement vers lutilisateur : informationniste, rfrents dans les


services.
Pour rendre les services plus efficaces, il est recommand que le personnel de la
bibliothque se dplace dans les services. Cette capacit de dplacement ne doit pas vider la
bibliothque de son personnel, une organisation des rondes ou lutilisation de personnel
supplmentaire est donc envisager. Cette prsence dans les services peut tre plus ou
moins importante (dune rencontre mensuelle des tournes entires plusieurs fois par
semaine) et est appele voluer dans lavenir. Le modle vis est celui de linformationniste
dont le rle est dtaill dans un court dossier en Annexe 3. Ce dveloppement du rle de la
bibliothque en se dveloppant va ncessiter plus de personnel. Une manire alternative
daugmenter la prsence de la bibliothque dans les services serait dutiliser du personnel
extrieur la bibliothque comme rfrents ou point de contact. Ltroite collaboration de
cette personne avec la bibliothque apporterait une partie des bnfices souhaits sans
augmenter de manire trop importante la charge de travail de la bibliothque. Quelques
personnes trs dynamiques dans la diffusion de linformation dans leur service ont dj pu
tre pointes lors de laudit informationnel. Le rapprochement vers les quipes cliniques
peut donc se faire de diffrentes manires et progressera en fonction de la rponse aux
initiatives.
Soutien aux gestionnaires : statisticien
Laudit informationnel a fait ressortir un besoin spcifique des gestionnaires de services.
Ceux-ci ont frquemment besoin de statistiques pour appuyer leurs dcisions et ont du mal
les trouver et les utiliser. Il est donc pertinent de sinterroger sur quelle peut tre laide de
la bibliothque pour ce problme. Il pourrait tre du ressort de la bibliothque daider la
recherche et au traitement des statistiques, mais cela ncessiterait la formation du personnel.
Cet investissement est intressant, car au-del des statistiques pures, cette nouvelle
comptence en bio-statistique donnerait des outils supplmentaires pour la validation de
linformation scientifique en analysant la mthodologie. La bibliothque doit donc valuer si
elle peut offrir ce nouveau service ou si dautres personnes dans lhpital ont dj les
qualifications ncessaires.
Soutien au dveloppement des outils informatiques
Comme il a t dj dvelopp plus haut, la bibliothque souhaite simpliquer dans le
dveloppement des technologies de linformation et offrir ainsi des outils plus conviviaux
ses usagers. Cela ncessite encore une fois du personnel form lutilisation et si possible au
dveloppement de ces outils et, si les comptences du personnel de la bibliothque ne sont
pas suffisantes, la possibilit de faire appel un informaticien rfrent qui serait charg du
suivi des projets informatiques de la bibliothque.

43

ANNEXE 2 : LE QUESTIONNAIRE

Pour vous, pour

la vie
Bibliothque

Enqute sur les besoins et la satisfaction de la clientle


Aidez-nous crer une bibliothque votre image
Votre Bibliothque effectue une valuation de ses services en prvision de la
rorganisation de ceux-ci et dune relocalisation de ses locaux. Nous souhaitons nous
orienter vers une bibliothque virtuelle, offrant des services personnaliss et
accessibles en ligne ses utilisateurs. Cest donc dans le but de se rapprocher de ses
usagers que la bibliothque met en place un audit informationnel.
Vous pouvez ainsi nous aider amliorer nos services en remplissant ce questionnaire qui
est divis en deux parties pour vous laisser la possibilit dy consacrer plus ou moins de
temps (de 5 20 min). Nous vous proposons aussi des entretiens personnels ou en
groupe (quipe centre autour dun projet) dune dure dune demi heure une heure pour
mieux dfinir vos besoins spcifiques. Dans ce cas, il nest pas ncessaire de remplir le
questionnaire, retournez-nous seulement le formulaire de participation ci-joint.
Nous apprcierions votre collaboration dans notre recherche damlioration de nos services.
Veuillez nous retourner le questionnaire ou le formulaire de participation par courrier
interne lattention de la bibliothque mdicale ou en remplissant directement le formulaire
lectronique accessible directement sur le site de la bibliothque mdicale :
http://biblio.hmr.qc.ca/
Date limite de retour du questionnaire le 2 mars 2007.

Dr. Bernier
Directeur de lEnseignement
bibliothcaire

Hlne Lauzon
Chef

1Formulaire de participation une entrevue individuelle ou en


groupe
Veuillez nous retourner ce formulaire de participation si vous souhaitez participer une
entrevue.

Nom du ou des participants :

Service :
Dates et heures de disponibilit pour lentrevue :
Souhaitez-vous dfinir votre profil dutilisateur (dfinition des sujets dintrt, des
types de recherches dinformation et des prfrences pour la disposition des
rsultats)
F
F

Oui
Non

Nous pouvons nous dplacer pour vous rencontrer sur votre lieu de travail ou nous
avons votre disposition une salle de runion la bibliothque. Quelle est votre
prfrence pour le lieu de lentrevue :
F Bibliothque
F Autre endroit,
Prcisez :___________________________________________________
_______________________________________________________________________
Merci de nous laisser un moyen de vous contacter (numro de tlphone, adresse de
courriel) :
_______________________________________________________________________

Nous vous confirmerons notre rencontre dans les plus brefs dlais.

45

Merci de lattention que vous portez notre bibliothque.

46

1. Profil dusager
Programme/Dpartement/Direction :________________________________________
Titre demploi (ou statut dtudiant) : __________________________________________
Groupe dge : Entre 18-25 ans F Entre 25-35 ans F Entre 36-55 ans F Plus de 55
ans F
Sexe : Fminin F
Masculin F
Temps consacr la recherche dinformation par semaine :
Par le biais de la bibliothque : ____h
Par vous-mme : ____h
2. Evaluation de la qualit des services existants
Spcifiez votre niveau daccord ou dsaccord avec les noncs suivants en encerclant le
chiffre correspondant votre opinion. 0 Pas davis 1 Compltement en dsaccord 2
Lgrement en dsaccord
3 En accord 4 Compltement en accord
nonc
Niveau de satisfaction
2.1

2.6

Le personnel rpond rapidement mes


questions
Le personnel rpond adquatement mes
demandes
Le site web de la Bibliothque HMR me permet
dtre autonome dans mes recherches
dinformation
Jai accs facilement aux ressources
lectroniques par le biais du site web de la
bibliothque
Les locaux de la bibliothque incitent ltude,
lapprentissage et la recherche documentaire
Les locaux sont invitants et confortables

2.7

Les postes de travail sont ergonomiques

2.8

Japprcie les tables individuelles dotes


dordinateur
Je trouve les monographies dont jai besoin

La bibliothque offre de la formation adquate


pour dvelopper mes habilets en recherche
documentaire
Jvalue de faon globale que je reois les
services adquats pour rpondre mes besoins
dinformation, dapprentissage, de recherche,
denseignement et/ou tout besoin clinique ou
administratif

2.2
2.3
2.4
2.5

2.9
2.10
2.11

47

3. Identification de vos besoins informationnels


3.1.a)Parmi les sources listes ci-dessous, classez, par ordre dimportance (croissant, 1 tant
la premire ressource consulte), les sources les plus frquemment utilises pour rpondre
vos besoins gnraux dinformations, en prcisant leur nom ou leur fonction.
F Priodiques, Prcisez : __________________
F Sites Web, Prcisez : __________________
F Bibliothques, Prcisez : __________________
F Bases de donnes, Prcisez : __________________
F Collgue, Prcisez : __________________
F Autres, Prcisez : __________________
3.2.a) Crez-vous des ressources dinformation dans votre travail (bases de donnes,
bibliographie, rsultats de recherche, documents)?
F Oui
F Non
F
b) Si Non
oui, souhaiteriez-vous les partager (au sein dune quipe ou plus largement)?
Oui
3.3. Quel serait votre niveau dintrt pour les formations suivantes?
Formation
Pas
Peu
Assez
Trs
intress intress intress intress
Formation lutilisation des bases de donnes (Ovid
Medline, PubMed, UpToDate, Cinahl, Embase)
Formation sur le Catalogue en ligne de la
bibliothque et son site web
Formation sur la rdaction dune bibliographie et /ou
lutilisation dun logiciel pour le faire(EndNote)
Atelier sur les nouveaux outils dinformation en ligne
(blogs, wikis, fils RSS)
3.4. Quel serait votre niveau dintrt pour les quipements suivants?
Equipements

Pas
Peu
Assez
Trs
intress intress intress intress

Laboratoire dapprentissage interactif en recherche


documentaire
Postes informatiques plus nombreux
Petites salles de travail en quipe (2-3 pers.)
Grande salle de travail en quipe (4-10 pers.)

48

3.5. Quel serait votre niveau dintrt pour les services suivants?
Services

Pas
Peu
intress intress

Assez
intress

Trs
intress

Accs hors de lhpital au catalogue de la


bibliothque
Accs hors de lhpital aux priodiques en ligne
Formulaire en ligne pour le service de rfrence
(recherche dinformation la demande)
Mise jour de vos recherches selon votre profil
Moteur de recherche unique (mtamoteur) pour
toutes les bases de donnes disponibles
La partie suivante est facultative mais elle nous aiderait cependant mieux identifier
vos besoins. Merci de votre aide.

4. Bilan de votre utilisation


4.1. Quelle est votre frquence d'utilisation des ressources et services offerts par la
Bibliothque :
F Quotidienne F Hebdomadaire F Mensuelle F Occasionnelle
F Jamais
4.2. Pour chacun des services ci-dessous, indiquez si vous les connaissez, ainsi que votre
utilisation et votre satisfaction. (Si vous ne connaissez pas le service, ne cochez pas les cases
relatives la frquence d'utilisation, si vous n'utilisez pas le service, ne cochez pas les cases
relatives au degr de satisfaction).
Services

Connaissance
Frquence dutilisation
Degr de satisfaction
Oui
Non Quot. Hebd. Mens. Occ. Jamais Elev Moyen Faible

Prt (livres,
priodiques)
PEB (Prt
entre
bibliothques)
Rfrence
(recherche
dinformation)
Formulaire en
ligne de PEB
Aide la
publication
Gestion du
droit dauteur
Service
dabonnement
et dachat de
volumes pour
votre quipe

49

4.3. Pour chacun des types de ressources documentaires ci-dessous, indiquez si vous les
connaissez, ainsi que votre utilisation et votre satisfaction. (Si vous ne connaissez pas le
service, ne cochez pas les cases relatives la frquence d'utilisation, si vous n'utilisez pas le
service, ne cochez pas les cases relatives au degr de satisfaction).
Ressources

Connaissance
Frquence dutilisation
Degr de satisfaction
Oui
Non
Quot. Hebd. Mens. Occ. Jamais Elev Moyen Faible

Livres
Monographies
Priodiques
papier
Priodiques
lectroniques
Pubmed
Cinahl
eCPS
Harrisons
Online
SDM Repre
UpToDate
Ressources du
RUIS (Ovid)
Catalogue en
ligne de la
Bibliothque
Site Web de la
Bibliothque
Bibliothque
numrique de
lUdeM(Proxy)
4.4. Nommez les autres sources dinformation que vous utilisez dans votre travail (autres
documents, institutions, site Web)?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
4.5.a) Quelles personnes consultez-vous pour satisfaire vos besoins informationnels ? Prcisez
leur fonction et/ou leur spcialit (Vous pouvez mentionner des personnes qui travaillent
lintrieur ou lextrieur de lHMR)
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
b) Comment situeriez-vous limportance de ces personnes ressource par rapport aux autre
ressources ? (bibliothques, bases de donnes, Internet, etc.)

50

F Moins importante
F Dgale importance
F Plus importante
4.6. Quel est votre format daccs privilgi linformation?
F Format papier (livres, journaux)
F Format lectronique (bases de donnes, priodiques lectroniques, sites Web)
F Format verbal (change verbal avec un collgue)
4.7.a) Avez-vous accs un ordinateur sur votre lieu de travail
F Oui
F Non
b) Si oui, lutilisez-vous frquemment?
F Oui
F Non
4.8. Lorsque vous avez un besoin informationnel, quels facteurs influencent votre choix
d'une ressource ou d'un service documentaire?
Facteurs

Pas
influent

Peu
influent

Assez
influent

Trs
influent

Accessibilit
Complexit de la recherche
Convivialit
Cot
Exhaustivit des rsultats
Fiabilit
Horaire et disponibilit du personnel
Temps de rponse

5. Commentaires sur les services

5.1 Complter la phrase suivante : Une bibliothque mdicale moderne devrait


_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
5.2 Souhaitez-vous que la bibliothque amliore les services actuels, ses collections et
quipements informatiques? Si oui, quelles sont vos suggestions
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

51

_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
ou
Souhaitez-vous lajout de nouveaux services, quipement et/ou technologies. Lesquels?
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
__________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
__________
Autres commentaires :
_______________________________________________________________________
_____
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
__________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
__________

Merci de votre participation!

52

ANNEXE 3 : LE PROTOCOLE DENTREVUE

Introduction
Nous voulons tout dabord vous remercier de votre collaboration. Nous ralisons cet audit
informationnel 15 dans le but doptimiser le dveloppement des ressources et services en place la
bibliothque mdicale pour vous soutenir plus efficacement par rapport vos besoins dinformation.
Prcisions relatives la confidentialit des informations
Avant daller plus loin, nous voulons vous assurer que toutes les informations que vous fournirez
dans le cadre de cette entrevue seront traites confidentiellement.
Enregistrement de lentrevue
Le but de lenregistrement est de capter lensemble de votre rponse; mme en prenant des notes,
nous ne pourront retranscrire tout ce que vous dites. Nous pourrons aussi nous rfrer aux
enregistrements pour comprendre et resituer le contexte afin damliorer le processus danalyse
des donnes. Vous pouvez en tout temps nous demander darrter lappareil.
tes-vous daccord avec lenregistrement de cette conversation ?
Procdure
Il sera trs important que vous rpondiez lensemble des questions poses mme si vous pensez
ne pas tre concern par le sujet. Cette situation sera aussi rvlatrice pour les fins de lenqute. Il
ny a pas de bonnes ou de mauvaises rponses, lessentiel est que vous disiez ce que vous avez
envie de dire.
Il y a deux thmes abords durant lentrevue qui sont :
1-Lanalyse de vos besoins informationnels
2-Lvaluation des services offerts la bibliothque de lHMR

Enfin, en tant que professionnels indpendants de lorganisation, nous navons aucun parti pris et
nous vous demanderont dtre le plus honnte possible dans vos rponses. Toutes les informations
que vous nous donnerez resteront totalement confidentielles et anonymes et, titre de rpondant,
aucun jugement ne sera port sur votre rendement ou vos comptences.
Avez-vous des questions avant que nous commencions ?

1. ANALYSE DES BESOINS DINFORMATION ET DES PROCESSUS INFORMATIONNELS


ASSOCIS

Temps : 20 min
Le but des questions suivantes est de comprendre les besoins dinformations rencontrs
dans vos tches quotidiennes et danalyser vos processus de recherche et votre utilisation
de linformation pour adapter au mieux les services et ressources de la bibliothque.
1.1- Dans le cadre de vos fonctions professionnelles pouvez-vous nous dire:
a) Quelles sont les tches pour lesquelles vous avez besoin dinformation ?

15

Laudit informationnel est un processus didentification, de vrification et dvaluation des ressources et


flux dinformations dans le but dimplanter, de prserver ou damliorer la gestion de linformation.

b) Quels sont les types (faits, donnes numriques, synthse, information


exhaustive) et les sujets dinformations dont vous avez besoin pour chaque tche
?
c) Quelles ressources consultez-vous pour rpondre vos besoins?
d) Comment utilisez-vous linformation obtenue et est-elle satisfaisante et utile?
e) Partagez-vous linformation rcolte?
1.2- Nous souhaiterions maintenant discuter dune situation pour laquelle vous avez eu de la
difficult retrouver ou grer de linformation, en particulier dans le cadre dutilisation de
ressources lectroniques (Internet, BDD), dans lapplication de lEvidence Based Medecine
ou lenseignement au patient.
a) Quelles difficults avez-vous rencontres?
b) Comment les avez-vous surmontes?
c) Quelle serait votre ressource ou service miracle face ce problme?

2. valuation des services offerts par la bibliothque de lHMR


Temps : 10 min
Pour les prochaines minutes, nous allons discuter de la bibliothque de lHMR, de la
perception et de lutilisation que vous en avez et des volutions qui vous intresseraient.
2.1- Connaissez-vous les services offerts par la bibliothque (prt, PEB, Rfrence, aide la
publication, droit dauteur, achats) ? Si oui, est-ce quil y en a que vous considrez
essentiels dans le cadre de vos fonctions ?
Oui
Non
2.2- Utilisez-vous facilement la bibliothque? Accs, possibilit et temps de se dplacer,
gne pour demander de laide
2.3- Si vous tiez en charge de la bibliothque, quel(s) changement(s) apporteriez-vous ?
2.4- Prfrez-vous tre form la recherche dinformation pour tre indpendant ou utiliser
les services de rfrence pour rpondre vos besoins dinformation et gagner du temps?
2.5- Quel serait votre intrt pour un service de veille (envoi rgulier dinformation sur vos
thmes principaux)?
Remerciements
En terminant, nous voulons vous ritrer nos remerciements pour votre collaboration ce projet et
pour le temps prcieux temps que vous nous avez accord.

Nom du rpondant :
Service :
Fonction :
Date :
Dure :

54

ANNEXE 4 : LE DOSSIER SUR LE RLE DE LINFORMATIONNISTE

Informationniste : un nouveau rle au


sein de lquipe de soins ?
La pratique mdicale est en volution. Les professionnels de la sant doivent se baser de
plus en plus sur des rsultats probants pour les soins aux patients. Ces derniers et les
organisations nationales rclament des soins de haute qualit mais aussi rentables ainsi
quune diminution des erreurs mdicales. Dans ce contexte, les mdecins doivent obtenir la
meilleure information pour prendre la dcision la plus adquate, mais leur temps prcieux
est limit pour pouvoir aller la chercher. Cet tat de fait ouvre un nouveau domaine daction
pour les spcialistes de linformation : linformation doit tre fournie au bon endroit, au bon
moment, cest dire au sein de lquipe clinique lors des soins aux patients. Un nouveau rle
au sein des quipes cliniques est appel apparatre : celui de linformationniste. La
bibliothque de l HMR sintresse particulirement cette tendance qui est en accord avec
les besoins des usagers ressortis dans laudit informationnel men rcemment.
Ce rapport vise donc prsenter succinctement le rle de linformationniste, son utilit et sa
formation en se basant sur une revue de la littrature et des rflexions faites au cours des
entrevues effectues lors de laudit. Les recommandations qui en ressortent sadressent aussi
bien aux quipes cliniques qui seraient prtes dvelopper ce rle quaux organismes de
formation qui souhaiteraient prparer leur lves ce nouveau mtier.

Description du rle dinformationniste


Dfinition
Un informationniste est un spcialiste de linformation clinique et de sant ayant des
qualifications supplmentaires, gagnes soit au travers dune ducation universitaire soit par
exprience, ce qui lui permet de travailler en collaboration et sur un pied dgalit avec les
professionnels de la sant pour rpondre leurs besoins dinformation lorsquils
apparaissent directement lors des soins aux patients et de la recherche mdicale. (Deftselen,
2002)
Linformationniste est intgr en tant quexpert de son domaine au sein de lquipe
mdicale. Il est aussi appel spcialiste de linformation dans son contexte (information
specialist in context). Le contexte (i.e. lintgration dans lquipe clinique) permet ainsi de
servir au mieux lquipe en dterminant lurgence de la demande, le degr de prcision
ncessaire et de manire gnrale en comprenant mieux le besoin dinformation et le sujet
dune recherche.

Historique
La premire bibliothcaire sintgrer lquipe clinique a t Gertrude Lamb lUniversit
de Missouri-Kansas City School of Medicine en 1971 ; ce nouveau rle tait alors appel
bibliothcaire clinique (Clinical medical librarian - CML). Cette premire exprience a t

suivie dautres initiatives mais il ny a pas eu de gnralisation du rle : la fonction de


bibliothcaire clinique sest surtout dveloppe dans les hpitaux universitaires. Le concept
dinformationniste lui-mme est apparu en 2001, suite un ditorial de Davidoff et Florance
dans Annals of Internal Medecine, faisant tat du besoin actuel de personnes pouvant
soutenir cette fonction de recherche et de diffusion de linformation au sein des quipes
cliniques. La diffrence entre linformationniste et le bibliothcaire clinique est que la
formation clinique attendue chez linformationniste lui permet de mieux comprendre les cas
et daller plus loin dans lanalyse.
Lintgration de linformationniste dans les quipes est envisage au mme titre que
pharmaciens ou travailleurs sociaux. Ces professions (surtout les pharmaciens) servent de
modle la rflexion actuelle sur lintgration et la formation de linformationniste.

Tches
Les tches dun informationniste au sein dune quipe clinique sont :
-

Identification des besoins de lquipe,

Recherche dinformation en fonction des besoins identifis. Interrogation de tout les


types de sources : base de donnes, revues papiers, sites web, collgues, experts, rsultats
de test, de scanner, conversation avec le patient, statistiques, etc. Grce la prsence sur
place de linformationniste, lventail des ressources est plus large quau sein de la
bibliothque,

Slection, validation, comparaison et prsentation de linformation pour rpondre aux


besoins identifis,

Utilisation et design doutils multimdia, de technologies de linformation, de logiciels


pour faciliter laccs et la diffusion de linformation,

Formation de lquipe la recherche dinformation et lutilisation des technologies de


linformation,

Information et orientation du patient vers les sources dinformation pertinentes.

Les productions associes ces tches sont gnralement des dossiers de recherche
bibliographique avec une page de couverture donnant un rsum des donnes trouves et
quelques recommandations en plus des articles entiers. Ils peuvent tre sur des cas
spcifiques ou communs en aide au diagnostique, pour lducation et linformation gnrale,
ou sur des sujets thiques ou pharmaceutiques. Lanalyse fournie dans ces dossiers peut tre
plus ou moins pousse : les textes sont lus pour tre valids et les parties intressantes
peuvent tre mises en valeur, une analyse de la mthodologie et la comparaison des
diffrentes ressources (rsultats conflictuels, faibles chantillon) peut aider la validation
des articles, mais il est toujours ncessaire de fournir le document entier. En effet, la
dcision revient au mdecin et plus lanalyse est pousse plus le degr de responsabilit de
linformationniste dans le soin au patient augmente.

56

Modalits dintgration dans lquipe


Le rle dinformationniste ne se cre pas du jour au lendemain. Un certain nombre de
services de proximit prparent lintgration totale de linformationniste en tant que
nouveau membre de lquipe clinique. En effet, lacceptation et lutilisation optimale de ce
partenaire suppose lexistence pralable dune culture de partage et dintgration des
rsultats probants la prise de dcision.
Les services pralables fournis par la bibliothque favorisant le dveloppement du rle
dinformationniste sont : la rfrence et laide la recherche, lorientation et laccs aux
collections (papier et lectronique) via la promotion, lenvoi dalertes, la formation
particulire ou en groupes, la collaboration avec les dpartements pour le dveloppement de
projets, de services et de collections. En plus, des programmes de liaisons peuvent tre
proposs en associant un bibliothcaire un dpartement et en mettant en place des lieux
de collaboration physiques (au sein des dpartements) ou virtuels pour faciliter linteraction
entre les usagers et les bibliothcaires. Il est aussi important davoir un systme
dinformation organis et accessible dans tout lhpital et une bibliothque dynamique car ce
sont des lments essentiels au soutien du rle dinformationniste.
A partir de l, un informationniste peut commencer sintgrer une quipe de soins. Sa
prsence peut tre journalire, hebdomadaire ou mensuelle, selon les moyens disponibles et
les besoins de lquipe. Mme si la frquence est faible, sa prsence a le mrite de rendre
visible les services qui peuvent tre rendus par la bibliothque et de promouvoir lutilisation
des ressources dinformation. Les occasions o la prsence de linformationniste est
essentielle sont : la prsentation de cas, les sminaires, les journal clubs pour simprgner des
connaissances du domaine, les rapports matinaux et les tournes des patients pour rcuprer
les besoins. Linformationniste peut ensuite tre de plus en plus impliqu dans la prise de
dcision et le suivi des patients ; ils peuvent par exemple avoir accs au dossier patient et y
intgrer linformation ayant amen un choix thrapeutique ou des dtails sur la maladie. Les
rponses aux besoins dinformation sont gnralement attendues dans la journe et
linformationniste peut travailler une partie de la journe la bibliothque pour faire ses
recherches. Linformationniste peut tre pay soit par le service o il travail, soit par la
bibliothque, soit par les deux en fonction de son niveau dintgration.

Utilit du rle dinformationniste


Bilan dvaluation de programme de bibliothcaire clinique
Il ny a pas encore dvaluation de limpact de linformationniste car ce rle vient juste
dapparatre. Cependant depuis 1971 de nombreuses enqutes ont cherch valuer lutilit
du rle de bibliothcaire clinique. Le tableau ci-dessous bas sur une revue de littrature de
Byrd (2004) fait le bilan des rsultats de ces enqutes (1974 2001). Il ressort que le rle de
bibliothcaire clinique est considr comme trs utile mais sa pntration dans lquipe nest
pas optimale (prsence un deux jours par semaine) et la pratique ne sest pas rpandue
dans de nombreux hpitaux (200 programmes de bibliothcaire clinique sur 6500 hpitaux
de soins intensifs aux .U)

57

Tableau 1 : Rsultats combins des enqutes dvaluation du service de bibliothcaire


clinique (Source : Byrd, 2004)

Catgories de rsultat

Impact sur les soins au patient


Utilit, adquation et qualit de
linformation fournie
Impact des services traditionnel de
la bibliothque
Valeur globale du programme de
bibliothcaire clinique
Impact ducationnel
Impact sur la recherche et le partage
dinformation
Acceptation du bibliothcaire
clinique par lquipe clinique
Gain de temps des utilisateurs des
services du bibliothcaire clinique
Pertinence et prcision de
linformation fournie
Rapidit et efficacit du service
Impact sur la recherche
Impact sur les patients

Total estim des


personnes
interroges
837
1209

Moyenne des rsultats


positif en
pourcentage
65,4%
89,3%

646

77,4%

970

99,0%

566
507

68,8%
71,7%

388

50,0%

517

94,7%

267

56,7%

432
344
474

50%
59,1%
75,0%

Utilit attendue de linformationniste


Pour ce qui concerne le rle de linformationniste, une utilit encore plus grande est
attendue du fait de ses connaissances mdicales suffisantes pour analyser linformation. Au
niveau des organisations et des gouvernements, les services de linformationniste devraient
permettre de faire des conomies grce la rduction du nombre derreurs mdicales, du
nombre de tests et du temps doccupation des lits grce un meilleur suivi du patient. Une
valuation est en cours lEskind Biomedical Library, Vanderbilt University Medical Center,
Nashville, TN.
Lintgration de linformationniste dans lquipe clinique lui permet danticiper les besoins
par identification de rptitions dans les demandes. Il est utile avant tout dans les units de
soins critiques o de linformation pointue est ncessaire rapidement pour pouvoir traiter
des pathologies parfois rares.
Pour la bibliothque, cest un moyen de faire connatre ses services et dhabituer le
personnel de la sant y faire appel. Il est apparu que les quipes, ayant accueilli un
informationniste, utiliseraient davantage la bibliothque si le service tait interrompu.

58

Le principal problme qui pourrait tre rencontr serait la consquence du succs. Les
demandes pourraient augmenter avec lexpansion et la connaissance des services offerts par
linformationniste, dpassant la capacit de rponse du personnel en charge. Le rle est
malgr tout coteux et il convient donc de planifier le nombre de personnes charges de
cette fonction et la charge de travail quelles peuvent supporter.

Rflexions issues de laudit


Les citations suivantes sont tires dentrevues menes lors de laudit informationnel 16 et
montre lintrt pour un service de proximit (et donc ultimement lintgration
dinformationniste dans les quipes) au sein du personnel de lhpital MaisonneuveRosemont.
Reconnaissance du besoin dune personne responsable de linformation proximit :
Ce serait trs innovateur et ce serait un gros gain.
J'aime beaucoup ce concept de vouloir sortir du rle traditionnel et traditionaliste du bibliothcaire pour
essayer de s'adapter aux besoins et d'offrir un service appropri.
Si on avait quelquun de responsable dans le programme de nous documenter au fur et mesure pour
qu'on soit la fine pointe du savoir ce serait idal.
Cet aspect l de la fonction de la bibliothque de venir en appui et de faire une partie du travail pour
nous c'est un volet qui a l'air trs intressant. Ce qui est curieux c'est qu'on na mme pas le reflexe de
penser que a pourrait se faire.
C'est un trs bon geste de la part de la bibliothque de venir dans l'unit, qu'elle se rapproche des gens.
Qu'ils se dplacent, qu'ils nous informent de services qui peuvent tre rendus.
Il faudrait participer lorsquon fait une runion de projet ou une table de discussion.
Ce nest plus juste une mdecine base sur l'exprience du clinicien, c'est une mdecine base sur les
donnes probantes, et les donnes probantes a demande de la recherche.
Un exemple classique c'est lorsque la question se pose au moment o on est en salle d'urgence, notre
rflexe c'est d'aller sur Internet trouver les rfrences rapidement. C'est un exercice clair. Se dplacer
jusqu' la bibliothque et chercher la documentation c'est trop long.
Comparaison dun ventuel dveloppement du rle dinformationniste avec lintgration des
pharmaciens (citations venant de chefs de service qui se sont dit prts accueillir un projet
pilote pour la mise en place dun rle dinformationniste) :
Dfinitivement c'est quelque chose que j'intgrerais dans ma pratique et en mdecine interne et en soins
intensifs. Ce serait aussi riche que l'intgration des pharmaciens.
En pharmacie on a vcu un historique pareil. Il s'est dvelopp des pharmaciens d'unit de soins et c'est
devenu des allis de travail extrmement utiles.
16

Un audit sur les besoins des utilisateurs effectu dans le cadre de la planification stratgique de la bibliothque
mdicale de lHpital Maisonneuve-Rosemont de fvrier avril 2007

59

Recommandations :
Cela demande que cette personne ait une bonne formation mdicale.
Le dfi que vous allez avoir c'est trop d'offres pas assez de ressources.
Rflexions collectes auprs dune personne ayant un rle proche de celui dinformationniste au sein
dHMR:
Je suis exploite trs ingalement ici, c'est reconnu ce que je fais, on veut mousser ce rle et on veut
donner une part de responsabilit au rle d'agent de recherche.
Les rsidents disent tout le temps : "mon dieu qu'on est chanceux ici d'avoir un agent de recherche
l'UMF".
Des gens qui ont mon poste a se compte sur les doigts d'une seule main.
Deux ou trois fois par semaine, on voulait fermer la clinique plus tt et se runir ensemble pour voir les
cas problmatiques et rpondre aux questions. a na pas march parce que c'est trop compliqu de
s'arrter plus tt. a commenait tard et a finissait plus ou a tombait l'eau.
C'est super facile parce que je suis l, je suis connecte, je vais toutes les activits donc les liens sont
fait immdiatement.
Je pense que c'est les tudes suprieures (doctorat) qui m'ont amenes faire beaucoup de recherche.
Plus on en fait plus on devient habile. ( propos de la recherche dinformation)

Formation au rle dinformationniste


Selon Detlefsen (2004), les opportunits des formations actuelles pour devenir
informationniste sont :
Les programmes en sciences de linformation et des bibliothques accrdits par lALA.
Les stages en information mdicale dans des universits sans programmes en sciences de
linformation et des bibliothques ou les centres en informatique mdicale avec une
subvention de la NLM.
Les cours de formation continue en informatique mdicale ou en ducation mdicale
Les cours de formation continue pour les bibliothcaires

Les diffrents profils possibles


Les postulants au rle dinformationniste peuvent venir des deux grands domaines qui
composent cette fonction : les sciences de linformation ou les sciences mdicales. Les
personnes ayant une formation en sciences de linformation doivent complter leurs
connaissances mdicales avec des cours ou une exprience en sciences mdicales tandis que
celles ayant une formation en sciences mdicales doivent dvelopper leurs comptences en
sciences de linformation.
Pour le moment la plupart des postes dinformationniste sont combl par des personnes
dj exprimentes souhaitant rorienter leur carrire. Dans tout les cas le rle

60

dinformationniste implique une formation continue et un dveloppement des


connaissances et des comptences constant.

Les comptences acqurir


Cours en sciences mdicales : Cours gnraux en sciences cliniques et biomdicales, biostatistiques, anatomie, physiologie, terminologie mdicale, pidmiologie clinique.
Cours en sciences de linformation : Recherche dinformation mdicale (MEDLARS, EBM),
analyse critique de la littrature, datamining, organisation des donnes et des connaissances,
comportement informationnel et gestion de linformation en milieu hospitalier, enjeux
thiques, lgaux et sociaux en milieu hospitalier.
Cours en technologies de linformation : utilisation systmes dinformation cliniques (dossier
patient lectronique), implmentation de systmes de gestion de linformation, informatique
gnrale.
Importance de la pratique : beaucoup de personnes avec exprience accdent aux postes
dinformationnistes ou cette exprience doit tre acquise dans le cadre de stages.

Formation initiale
Deux grands domaines de formation initiale ressortent pour lducation des
informationniste. Les formations en sciences de linformation et celles en informatique
mdicale (medical informatics).
Detlefsen (2004) donne des facteurs de succs pour laccueil dun programme de formation
des informationnistes dans les universits :
-

Au moins un professeur temps plein avec un intrt dclar pour linformation


mdicale dans un programme de sciences de linformation et des bibliothques.
Un groupe de facults de sciences mdicales ou de la sant associ proximit.
Une grande bibliothque acadmique de sciences de la sant proximit.
Des initiatives de recherche et de formation en informatique mdicale auxquelles
participe le programme en sciences de linformation et des bibliothques.
Des liens troits entre ces quatre groupes.

En 2002, sur les 55 programmes en sciences de linformation et des bibliothques accrdits


par lALA, deux tiers proposaient au moins un cours en information mdicale, 7/55 deux
cours et 4/55 trois cours. Selon U.S. News & World Report (2001), les meilleures universits
pour la formation en information mdicales sont :
University of Pittsburgh
University of North Texas
University of North Carolina at Chapel Hill
University of South Carolina, Columbia
University of MissouriColumbia
University of Maryland, College Park
Les formations en informatique mdicale prtendent aussi pouvoir former des
informationnistes (Hersh, 2002).
61

Formation continue
La NLM possde de nombreux centres de formation continue :
Lister Hill National Center for Biomedical Communications
Medical Informatics Training Program
National Center for Biotechnology Information Scientific Visitors Program
De nombreuses autres offres de formation sont proposes par les associations
professionnelles comme la MLA ou le National Training Center (NTC) for the National
Network of Libraries of Medicine.
Enfin, dautres formations courtes en informatique mdicales sont offertes Woods Hole
ou Stanford University.

Subventions
La NLM offre aussi des subventions pour le dveloppement de la formation des
bibliothcaires en sciences de la sant et rcemment plus spcifiquement pour la formation
des informationnistes.
NLM Planning grants for change in Health Science Librarianship education.
NLM Individual Fellowship for Informationist Training
Diffrentes subventions sont aussi proposes en informatique mdicale.

Conclusion
Le concept dinformationniste existe depuis peu. Cependant des initiatives dintgration aux
quipes cliniques existent depuis 1971. Le questionnement actuel sur les qualifications et la
formation de ce nouveau type de personnel clinique est li la pression toujours plus grande
de baser les soins aux patients sur des rsultats probants. Lutilit du rle des bibliothcaires
cliniques intgrs lquipe de soins est reconnue, mais pour que cette fonction soit la plus
efficace possible une planification de la formation et une clarification des comptences
attendues sont ncessaires. Ce processus est en cours aux tats-Unis mais aussi en Grande
Bretagne et en Australie, il serait sans aucun doute avantageux pour le Canada de suivre de
prs cette tendance. Laudit effectu lhpital Maisonneuve-Rosemont montre que le
personnel hospitalier est ouvert des initiatives dans le domaine, ce qui a t confirm lors
dune prsentation par le comit des directeurs de lenseignement du rseau universitaire de
sant de lUniversit de Montral. La prochaine tape est donc la mise en place de projets
pilotes et dvaluation du nouveau rle dinformationniste ainsi que la rflexion au sein des
universits et en particulier dans les programmes en Sciences de lInformation, sur les cours
proposer pour prparer les tudiants au rle dinformationniste.

Rfrences utilises pour le dossier :


(2002). "Patient-centered librarianship: the informationist and beyond: a symposium to
honor the fiftieth anniversary of the Philadelphia Regional Chapter of the Medical Library
Association." Journal of the Medical Library Association 90(1): 22-85.

62

Banks, M. A. (2006). "Defining the informationist: A case study from the Frederick L.
Ehrman Medical Library." Journal of the Medical Library Association. 94(1): 5-7.
Brown, H. H.-A. (2004). "Clinical medical librarian to clinical informationist." Reference
services review 32(1): 45-49.
Burdick, A. (2004). "Informationist? Internal medicine rounds with a clinical medical
librarian." Journal of hospital librarianship 4(1): 17-27.
Byrd, K. G. and K. K. Wagner (2004). "Evaluating the effectiveness of clinical medical
librarian programs: a systematic review of the literature." Journal of the Medical Library
Association 92(1): 14-33.
Davidoff, F., et al. (2000). "The informationist: a new health profession?" Annals of Internal
Medicine 132(12): 996-8.
Detlefsen, E. G. (2002). "The education of informationists, from the perspective of
a library and information sciences educator." Journal of Medical Library Association 90(1):
59-67.
Giuse, N. B., et al. (2005). "Evolution of a mature clinical informationist model." Journal of
the American Medical Informatics Association 12(3): 249-55.
Guessferd, M. and M. Guessferd (2006). "Research. The clinical librarian/informationist:
past, present, future." Journal of hospital librarianship 6(2): 65-73.
Florance, V. (2002). "Information in context: integrating information
specialists into practice settings." Journal of Medical Library Association 90(1): 49-58.
Hersh, W. and W. Hersh (2002). "Medical informatics education: an alternative pathway for
training informationists." Journal of the Medical Library Association 90(1): 76-9.
Roderer, N. K. and K. B. Oliver (2006). "Working towards the informationist." Health
informatics journal 12(1): 41-48.

Autres rfrences :
Algermissen, V. (1974). "Biomedical Librarians in a Patient Care Setting at the
University of Missouri-Kansas City School of Medicine." Bulletin of the Medical Library
Association 62(4): 354-358.
BYRD, G. D. (1979). "Medical School Graduates' Retrospective Evaluation
of a Clinical Medical Librarian Program." Bulletin of the Medical Library Association 67(3):
308-312.
Claman, G. G. (1978). "Clinical Medical Librarians: What They Do and Why." Bulletin of
the Medical Library Association 66(4): 454-456.
Cunningham, D. J., D. J. Cunningham, et al. (2004). "The informationist: a debate." Journal
of Hospital Librarianship 4(1): 1-15.
63

Demas, J. M. (1991). "Clinical medical librarian: the last unicorn?" Bulletin of the Medical
Library Association 79(1): 17-27.
Detlefsen, E. E. G. (2004). "Clinical research informationist." Reference services review
32(1): 26-30.
GREENBERG, B. (1978). "Evaluation of a Clinical Medical Librarian Program
at the Yale Medical Library." Bulletin of the Medical Library Association 66(3): 319-326.
Halsted, D. D. (1989). "The evolving role of clinical medical librarians." Bulletin of the
Medical Library Association 77(3): 299-301.
Kuller, A. B. (1993). "Quality filtering of the clinical literature by
librarians and physicians." Bulletin of the Medical Library Association 81(1): 38-43.
Plutchak, T. S. (2000). "Informationists and librarians." Bulletin of the Medical Library
Association 88(4): 391-392.
SCHNALL, J. G. (1976). "Evaluation of a Clinical Medical Librarianship Program at a
University Health Sciences Library." Bulletin of the Medical Library Association 64(3): 278283.
Shipman, J. P., D. J. Cunningham, et al. (2002). "The Informationist Conference: report."
Journal of the Medical Library Association 90(4): 458-64.
Sladek, R. M., R. M. Sladek, et al. (2004). "The informationist in Australia: a feasibility
study." Health Information & Libraries Journal 21(2): 94-101.
Smith, C. A. and C. A. Smith (2005). "An evolution of experts: MEDLINE in the library
school." Journal of the Medical Library Association 93(1): 53-60.
Veenstra, R. J. (1992). "Clinical medical librarian impact on patient care: a one-year
analysis." Bulletin of the Medical Library Association 80(1): 19-22.

64

ANNEXE 5 : LE RAPPORT DE RECOMMANDATIONS POUR LE CENTRE


DEXCELLENCE

Soutiendelabibliothqueauprojetde
CentredExcellencedelaDSI
La Direction des Soins Infirmiers met en place actuellement un Centre dExcellence en
Soins Infirmiers. Ce centre a pour mandat la promotion des meilleures pratiques et de
lutilisation des rsultats probants. Dans le cadre de ce projet o la transmission
dinformation est un enjeu cl, la DSI a souhait sassocier avec la bibliothque. Cette
association permettra la bibliothque de mieux connatre les besoins de ce public
conqurir, et la DSI pourra ainsi profiter de services suivis et parfaitement adapts. Pour
favoriser cette relation troite et permettre une gestion de linformation adquate, la
bibliothque se propose donc de dvelopper quelques outils informationnels. Les projets de
site web et de base de connaissance prsents dans ce rapport viendront soutenir la
recherche, le transfert et le partage dinformation souhait au sein du Centre dExcellence
avec le soutien de la bibliothque.

Unsitewebverslesressourcesetservicesdinformation
Utilit
Ce site web spcifique au Centre dExcellence est un premier pas essentiel dans lassociation
entre les Soins Infirmiers et la bibliothque. En effet, les ressources les plus pertinentes en
Soins Infirmiers et des services personnaliss pourront tre accessibles via ce site web. Il
sera pouss spcifiquement en tant que page daccueil sur les ordinateurs disponibles au sein
du Centre dExcellence. Lintrt pour la bibliothque est de mettre en valeur ses ressources
et services auprs dun public encore gn pour leur utilisation. Pour la DSI, cela reprsente
un outil de ralliement qui va au-del du lieu physique, un moyen de diffusion de
linformation.

Supporttechnologiqueethumain
Pour mener bien ce projet, la bibliothque doit dvelopper une nouvelle page daccueil qui
fera des liens vers des pages dj existantes sur le site de la bibliothque, mais aussi vers de
nouvelles ressources spcifiques au Centre dExcellence. Cela implique un besoin despace
sur un serveur qui va aller en grandissant avec le dveloppement du site web. La
bibliothque loue actuellement un espace serveur lextrieur de lhpital et peut y accueillir
le site web du Centre dExcellence. Cependant si celui vient devenir volumineux les cots
de location despace augmenteront et cela signifie aussi que le site web cr sera visible de
lextrieur. Il pourrait donc tre pertinent que la bibliothque possde son propre serveur
interne, ce qui rglerait les problmes despace et de confidentialit.

Au del des contraintes techniques, le site web du Centre dExcellence doit tre aliment
rgulirement pour pouvoir rester un outil dynamique. Un membre du personnel de la
bibliothque possde les qualifications de base pour lalimentation dun site web, cependant
la charge de travail peut devenir trop grande. Un soutien informatique ou la formation de
personnel supplmentaire permettrait dassurer un maintien efficace du site web.

Structureetcontenu
La page daccueil donne accs linformation contenue dans le site web via une srie de
menus sur la gauche ainsi que via des nouvelles mettant en lumires du contenu rcent
prsent dans ces menus.

La structure du site partir des menus est la suivante :


Ralisations du centre dexcellence
Liste des projets
Personnes impliques et prsentation du projet
Dmarches
Documents produits (pdf)
Publications
Listes des publications (si ncessaire par thmes, en pdf)
Formations
Formations venir (sous forme de calendrier)
Formations passes avec liens vers les documents produits (pdf)
Ressources en ligne
Lien vers le site de la bibliothque
Annuaire de ressources slectionnes en Soins Infirmiers
Demander une bibliothcaire
Service de rfrence (prsentation et lien vers formulaire de demande en ligne)
Service de prt entre bibliothques (prsentation et lien vers formulaire de demande en
ligne)
Service de formation (prsentation, calendrier et lien vers formulaire de demande en
ligne)

66

Dveloppementfutur
Comme il a dj t signal dans la partie support technologique et humain, une question
importante se pose quant au serveur hbergeant le site web. Les contraintes lies au
dveloppement potentiel du site web sont :
-

Un problme despace : le centre dexcellence souhaite publier de nombreux documents


pdf et ventuellement des vidos sur le site web

Le choix dun site web interne (qui pourra ultrieurement tre intgr lintranet) ou
dun site web visible lextrieur. Le centre dexcellence souhaite tre le plus visible
possible mais ses responsables reconnaissent quil serait plus prudent de commencer
linterne et de pouvoir rserver des zones accs limit lorsque le projet sera assez
mature pour tre visible lextrieur de lhpital.

Les responsables souhaitent pouvoir envisager long terme, la mise en place dun lieu
dchange virtuel (communaut de pratique) qui serait accessible via le site web. Ce type
dinitiative en particulier ncessite une gestion des accs cette zone spcifique
dchange.

Le but du site web est, court terme, de donner accs linterne toute linformation
pertinente en Soins Infirmiers et aux services distance de la bibliothque. Cest un outil de
communication interne. Cependant, il est important de prendre en compte les ventuels
dveloppements futurs dans le choix des solutions techniques et humaines.

Unebasedeconnaissance
Utilit
Une base de connaissance est un outil de partage et de transfert de connaissance trs
efficace. Lors de laudit conduit rcemment par la bibliothque, il est ressorti que la plupart
des professionnels avaient tendance envoyer ou photocopier des articles qui pourraient
tre intressants pour leurs collgues. A cela sajoute le besoin souvent nonc davoir de
laide pour valider linformation. La base de connaissance rpond ces deux besoins : cest
un outil de partage large chelle et un systme de validation collaboratif. Cest un lieu de
dpt de rfrences (articles scientifiques, documents internes) auxquelles peuvent tre
attachs des documents ou des liens vers le web. Linformation collecte et stocke acquiert
une valeur ajoute de part la slection, qui peut encore tre augmente par lajout danalyses
ou de rsums des documents. Cette base de connaissance est donc particulirement utile
dans le cadre du Centre dExcellence car elle sadresse des infirmires qui nont pas le
temps daller chercher et slectionner linformation dans les grandes bases de donnes.

Supporttechnologiqueethumain
Nous proposons pour cette base de connaissance dutiliser le logiciel EndNote. Ce logiciel
semble adquat car il est fait pour grer des rfrences et permet dattacher des documents
et des liens chaque entre dans la base. Il propose aussi des champs diffrents pour chaque
type de ressource spcifique. Enfin cest le logiciel de gestion de rfrences utilis
lUniversit de Montral. Dun autre cot, il ne sagit pas dun logiciel spcifique de base de
67

connaissance et il na pas t cr pour tre utilis en rseau. Des solutions sont cependant
proposes pour que la base puisse tre consulte et alimente par plusieurs personnes.
Ici encore se pose la question du lieu o sera stocke la base de connaissance. En effet deux
solutions sont possibles. Une licence monoposte peut tre mise en place sur un ordinateur
au sein du Centre dExcellence, mais cela impose une forte contrainte surtout pour les
personnes alimentant la base, qui devront se rendre au Centre dExcellence pour effectuer
cette tche. Lautre solution est de mettre la base de connaissance sur un serveur avec une
licence multiutilisateur. La consultation pourra toujours tre limite au Centre dExcellence,
mais les personnes charges de lalimentation pourront le faire de leur poste personnel.
On peut voir quune question importante est : qui va alimenter la base de connaissance?
Plusieurs solutions peuvent encore tre proposes. On pourrait permettre nimporte qui
de dposer un document, mais cela signifie quil faudrait une personne charge de valider les
nouvelles entres. La charge de lalimentation pourrait incomber au personnel de la
bibliothque qui chacun pourrait faire suivre les ressources pertinentes entrer dans la
base. Enfin la tche pourrait tre rpartie entre le personnel de la bibliothque et quelques
responsables au sein de la Direction des Soins Infirmiers. Pour le moment ce serait plutt la
deuxime ou la troisime solution qui seraient retenues, en fonction de la charge de travail
que cela reprsente.

Structureetcontenu

Il y a peu de travail effectuer car la base de donnes est dj structure et le contenu sera
amen au fur et mesure. Il est cependant ncessaire de paramtrer la base, principalement
pour les autorisations en lecture seule et en criture pour les personnes charges de
lalimentation. Quelques manipulations sont aussi ncessaires si la base de connaissance est
place sur un serveur (description dans laide dEndNote). Enfin, une fonction de recherche
est dj prsente dans le logiciel mais des recherches expertes pourraient tre cres pour
aider la consultation.

Dveloppementfutur
Pour que la base de connaissance soit utilise de manire efficiente par tous, il sera
ncessaire de former le personnel infirmier lutilisation du logiciel, ce qui sera fait sur place
par le personnel de la bibliothque, avec une formation approfondie pour les personnes
charges de lalimentation. Dans lidal, toute personne utilisant le centre dexcellence
devrait pouvoir alimenter la base de connaissance. Pour le dbut du projet ce rle sera limit
quelques responsables, mais il pourra tre envisag de permettre de plus en plus de
personnes de participer.
Enfin, cette initiative pourrait constituer un projet pilote qui pourrait tre mis en place dans
dautres services. En effet, laudit informationnel men par la bibliothque a permis de
dtecter que certaines personnes avait dvelopp des bases de types un niveau personnel.
Ces personnes taient en gnral ouvertes lide de les partager et reconnaissaient lutilit
dun outil pour les mettre disposition en rseau. Ces bases de donnes pourront aussi dans
lavenir tre une des ressources mises disposition au sein dun intranet.

68

ANNEXE 6 : LE CAHIER DES CHARGES POUR LA BASE DE DONNES D E


PROFILS

Cahierdescharges:Conceptiondunebasede
donnesPROFILSpourlabibliothque
Informationsgnrales
Le cahier des charges suivant donne des recommandations pour la cration et la mise en place
dune base de donnes PROFILS pour la bibliothque. PROFILS est une base de donnes
relationnelle servant grer lutilisation par les usagers des diffrents services de la bibliothque. Elle
est alimente par le personnel de la bibliothque. Elle contient des informations relatives aux
usagers.
Cette base de donnes permettra la bibliothque de mieux servir ses usagers en acclrant les
processus de service et en augmentant la connaissance de lutilisation et leurs besoins dinformation.
Elle pourra tre place dans un rseau local au niveau de la bibliothque ou bien sur un serveur.
Dans le second cas, certaines tables pourront tre alimentes directement par le biais de formulaires
php-MySQL remplis via Internet par les usagers.
Un soutien informatique pourra tre ncessaire pour son maintien technique (rsolution de
pannes) ou pour son dveloppement ultrieur (en particulier pour des requtes ou des formulaires).
Ce document fournit tout dabord le schma relationnel de la base de donnes PROFILS. Il
dcrit ensuite les diffrentes requtes et les diffrents formulaires qui permettront lalimentation et la
consultation des donnes contenues dans la base. Enfin, diverses recommandations sont donnes
pour le dveloppement du projet.

SchmarelationneldelabasePROFILS
La base de donnes PROFILS se compose de huit tables pour grer lutilisation des divers
services de la bibliothque par ses usagers : USAGER, la table des usagers, VEILLE, la table du
service de veille, REFERENCE, la table du service de rfrence, PEB, la table du service de PEB,
FORMATION, la table du service de formation, PROJET, la table des projets auxquels participent
les usagers, PARTICIPEF, la table des participants aux formations, PARTICIPEP, la table des
participants aux projets.
La table USAGER contient une ligne par usager de la bibliothque. Chaque usager est identifi
par un numro unique (No_usager) qui est son code demploy.

69

La table VEILLE contient une ligne par service de veille en place, cest dire chaque synthse
dinformation envoye rgulirement sur un sujet donn . Chaque service de veille est identifie par
un numro exclusif (No_veille) attribu automatiquement lors de lentre dans la base de donnes.
La table REFERENCE contient une ligne par service de rfrence, cest dire chaque recherche
ponctuelle effectue sur un sujet donn. Chaque service de veille est identifie par un numro
exclusif (no_ref) attribu automatiquement lors de lentre dans la base de donnes.
La table PEB contient une ligne par demande de prt entre bibliothque. Chaque demande de
PEB est identifie par un numro exclusif (no_PEB) attribu automatiquement lors de lentre dans
la base de donnes.
La table FORMATION contient une ligne par formation propose par la bibliothque. Chaque
formation est identifie par un numro exclusif (no_formation) attribu automatiquement lors de
lentre dans la base de donnes.
. La table PROJET contient une ligne par projet auxquels participe les usagers. Chaque projet est
identifie par un numro exclusif (no_projet) attribu automatiquement lors de lentre dans la base
de donnes.
La table PARTICIPEF contient une ligne par personne ayant particip une formation. Elle
permet dindiquer quelle(s) personne(s) a particip une formation.
La table PARTICIPEP contient une ligne par personne ayant particip ou participant un projet.
Elle permet dindiquer quelle(s) personne(s) participe ou a particip un projet.

Structuredestables
Un O (pour oui) dans la colonne Obl. Indique les champs obligatoires (i. e., nadmettant pas
les valeurs NULL). Aucun champs nadmet les chanes vides.

Tabledesusagers:USAGER
Champ
No_usager
Nom
Service
Fonction
Tel
Courriel

Type
Numrique
Caractre
Caractre
Caractre
Caractre
Caractre

Taille
5
30
30
30
5
30

Obl.
O
O
O

70

Cl primaire : No_usager
Le champ No_usager contient un numro didentification unique de lusager : son code demploy.
Le champ Nom est sous la forme Nom, Prnom .
Le champ Service correspond au dpartement ou service inclus dans un programme duquel dpend
lusager. Un index consultable par menu droulant pourra tre cr utilisant la nomenclature du
CMDP.
Le champ Fonction correspond la fonction de lusager. Un index consultable par menu droulant
pourra tre cr utilisant la nomenclature du CMDP.
Le champ Tel correspond au numro de tlphone interne de lusager compos de 5 chiffres.
Le champ Courriel correspond ladresse courriel utilise par lusager.
Remarque : des groupes dusagers pourront aussi tre enregistrer dans cette table, regroups par
services.

Tableduservicedeveille:VEILLE
Champ
No_veille
No_usager
Mots-cles
Frequence
Format

Type
Numrique(Auto)
Numrique
Caractre
Caractre
Caractre

Taille
5
5
50
30
30

Obl.
O
O
O
O

Cl primaire : No_veille
Cl externe : No_usager
Le champ No_veille contient un numro didentification unique de chaque nouveau service attribu
automatiquement lors de la cration dune nouvelle entre.
Le champ Mots-cles contient les mots-cls associ la recherche ainsi que si possible les quations
de recherche dans leur totalit.
Le champ Frquence indique quel intervalle est envoy le produit de veille : Quotidien,
Hebdomadaire, Mensuel

71

Le champ Format indique sous quelle forme est envoy le produit de veille : alerte courriel, bulletin
papier, fichier PDF, etc. Les diffrents formats pourront tre rpertoris et indexs.
Remarque : ce service est en dveloppement et il se pourrait que une veille soit propose plusieurs
personnes ce qui ncessiterait alors la cration dune table supplmentaire pour la relation N-N.
Tableduservicederfrence:REFERENCE
Champ
No_ref
No_usager
Date
BDD
Sujet
Mots-cles
Langue
Anciennete
Avant_le
Resultat

Type
Numrique(Auto)
Numrique
Date/heure
Caractre
Mmo
Caractre
Caractre
Numrique
Date/heure
Hyperlien

Taille Obl.
10
O
5
O
O
10
O
50
O
30
2
O

Cl primaire : No_ref
Cl externe : No_usager
Le champ No_ref contient un numro didentification unique de chaque nouveau service attribu
automatiquement lors de la cration dune nouvelle entre.
Le champ Date contient la date de demande du service sous le format AAAA-MM-JJ
Le champ BDD contient le nom des bases de donnes dans lesquelles a t faite la recherche.
Le champ Sujet contient la description du sujet de recherche tel que donn par lusager.
Le champ Mots-cles contient les mots-cls associ la recherche ainsi que si possible les quations
de recherche dans leur totalit
Le champ Langue contient la langue dans laquelle la recherche doit tre faite
Le champ Anciennet contient le maximum danne danciennet des articles fournis. Il est donn
sous forme dun chiffre de 1 99.
Le champ Avant_le contient la date limite pour fournir le service sous le format AAAA-MM-JJ.

72

Le champ Resultat fait un lien vers un fichier donnant les rsultats de la recherche prsent dans le
dossier rseau partag ou dans un dossier sur le serveur.

TableduservicedePEB:PEB
Champ
No_PEB
No_usager
Date
Choix
Avant_le
Titre_perio
Vol
Numro
Anne
Pages
Auteur
Titre_art
Maison_ed
Remarque
Frais
Facture_a
Paye

Type
Numrique
Numrique
Date/heure
Caractre
Date/heure
Caractre
Numrique
Numrique
Numrique
Caractre
Caractre
Caractre
Caractre
Mmo
Caractre
Caractre
Case cocher

Taille Obl.
10
O
5
O
O
30
O
O
30
3
2
4
10
30
50
30
10
10

O
O
O

Cl primaire : No_PEB
Cl externe : No_usager
Le champ No_PEB contient un numro didentification unique de chaque nouveau service attribu
automatiquement lors de la cration dune nouvelle entre.
Le champ Date contient la date de demande du service sous le format AAAA-MM-JJ.
Le champ Choix contient le type de demande de PEB. Les trois choix sont Photocopie,
DEMANDE URGENTE, Emprunt.
Le champ Avant_le contient la date limite pour fournir le service sous le format AAAA-MM-JJ.

73

Les champs Titre_perio Remarque sont les champs permettant de retrouver la ressource.
Le champ Frais contient la somme dargent que lusager est prt dpenser. On pourrait utiliser
aussi un type numrique.
Le champ Facture_a contient le nom de la personne ou du service qui doivent tre demand les
frais.
Le champ Paye indique si la personne a pay les frais ou non.
Tableduservicedeformation:FORMATION
Champ
No_formation
No_usager
Sujet
Contenu
Date
Duree
Formateur

Type
Numrique(Auto)
Numrique
Caractre
Mmo
Date/heure
Caractre
Caractre

Taille
10
5
30

10
30

Obl.
O
O
O
O
O

Cl primaire : No_formation
Cl externe : No_usager
Le champ No_formation contient un numro didentification unique de chaque nouveau service
attribu automatiquement lors de la cration dune nouvelle entre. On pourra aussi utiliser un code
de formation dfini par la bibliothque.
Le champ Sujet contient le titre ou ce sur quoi porte la formation
Le champ Contenu fourni une description plus dtaille de la formation
Le champ Date donne la date la formation et si elle dure plusieurs jours, sa date de dbut. Le format
est AAAA-MM-JJ.
Le champ Duree donne la dure de la formation en minutes, en heures ou en jours selon la
pertinence.
Le champ Formateur contient le nom de la personne en charge de la formation.
Tabledesprojets:PROJET

74

Champ
No_projet
No_usager
Nom
Description
Dbut
Fin
Responsable

Type
Numrique(Auto)
Numrique
Caractre
Mmo
Date/heure
Date/heure
Numrique

Taille
10
5
30

Obl.
O
O
O
O

Cl primaire : No_projet
Cl externe : No_usager, Responsable
Le champ No_projet contient un numro didentification unique de chaque nouveau service attribu
automatiquement lors de la cration dune nouvelle entre.
Le champ Nom contient lintitul du projet.
Le champ Description contient de plus amples informations sur le projet.
Les champs Dbut et Fin contiennent les dates de dbut et de fin du projet en format AAAA-MMJJ.
Le champ Responsable fait un lien vers la fiche usager du responsable du projet.

Tabledeparticipationunformation:PARTICIPEF
Cl primaire : No_usager, No_formation
Cette table permet de faire la relation entre un formation et lusager qui la suit : une formation est
suivie par plusieurs usagers et un usager suit plusieurs formation.

Tabledeparticipationunformation:PARTICIPEP
Cl primaire : No_usager, No_projet
Cette table permet de faire la relation entre un projet et lusager qui y participe : un projet fait appel
plusieurs usagers et un usager participe plusieurs projets.

75

76

Diagrammesentitsrelations

No usager

BDD

Langue

Anciennete
REFERENCE

Resultat

No ref

Mots-cles

No usager

No formation

Sujet
Avant le

Format

Date

VEILLE

Sujet
Mots-

demande

Duree
FORMATION

participe
Formateur

Frequence

Date
No usager

Choix

Nom

Frais
No usager

PEB

demande

Facture a

Service

Date

No_PEB

USAGER

Fonction
Tel

courriel

No_usager

Fin

participe

Description
PROJET

Debut
No projet

Nom
Responsable

No usager

77

Lgende :
Entits

Relations

Attributs

Cls primaires

*Reference reprsente tout les champs formant la rfrence de la ressource demande.

DfinitiondesformulairesdelabasededonnesPROFILS
Formulairesdesaisie
Des formulaires de saisie des donnes conviviaux doivent tre cres pour permettre au
personnel de la bibliothque de rentrer les donnes dans la base. Les formulaires doivent
permettre de lier un service lusager.
Six formulaires de saisie (un pour les usagers et un pour chaque service) doivent tre
crs. Chaque formulaire doit comporter tout les champs de la table et mettre en valeur les
champs obligatoires. Pour les formulaires de saisie des services il est ncessaire dajouter un
champ avec le code de lusager pour crer la liaison.

RcuprationdesdonneslaidedeformulairesenlignephpMySQL
Les donnes de certains services (PEB et Rfrence) pourront tre rcupres
directement en ligne lors du remplissage par lutilisateur dun formulaire de demande de
service. Ces formulaires sont actuellement associs un script php qui permet denvoyer les
donnes dans les botes courriel du personnel. Il sagira donc de complter ce script avec le
code php-MySQL ncessaire pour envoyer les donnes directement dans la base. Il est
important cependant de garder le systme de courriel en tant qualerte et soutien en cas de
panne.

DfinitiondesrequtesdelabasededonnesPROFILS
Interrogationdelabasededonnes
On pourra crer des requtes pour que le personnel puisse rechercher des informations
ponctuelles dans la base de donnes. Ces requtes seront conues de manire demander
lutilisateur dentrer ce quil recherche.
Exemples :
-

Recherche dun usager par son nom.

Recherche par mots-cls ou en plein texte dans les tables de rfrence et de veille.

Recherche des utilisateurs participant un projet ou une formation.

Recherche de tout les services utiliss par un usager au cours dune priode donne.

Liste des PEB non pay.

Liste des usagers par programme.

Statistiques
Dautres requtes comportant des calculs pourront tre cres pour faciliter lobtention de
statistiques dutilisation des services. Une requte classique mettre en place pour chaque
service est le nombre daction de service par priode (ex : nombre de PEB en 2006). Les
requtes pourront tre affine par programmes.

Recommandationssupplmentaires
-

Le dveloppement des requtes devra se faire en fonction des besoins prcis exprimer
par le personnel de la bibliothque.

Suite la mise en place du systme une formation minimale du personnel de la


bibliothque devra tre effectue.

Un rfrent informaticien au projet devra tre attribu pour pouvoir rpondre


rapidement et en connaissance de cause aux demandes de dveloppement et de
dpannage du systme.

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