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Arquivologia
Rodrigo O. Barbati
Arquivologia III
3. Gesto de documentos.
E
4. Tabela de temporalidade de documentos
de arquivo.
Gerenciamento da Informao
A informao pode ser definida como o
elemento referencial, noo, ideia ou
mensagem contido num documento.
O gerenciamento da informao a
administrao do uso e circulao desta
informao.
O sistema de informao o gerenciamento do
fluxo de dados na organizao.
Fases:
1 Fase (Produo): Refere-se ao ato de
elaborar documentos em razo das atividades
especficas de um rgo ou setor.
2 Fase (Utilizao): Refere-se ao fluxo
percorrido pelos documentos, necessrio ao
cumprimento de sua funo administrativa,
assim como sua guarda aps cessar seu
trmite.
3 Fase (Avaliao e Destinao): Envolve as
atividades de anlise, seleo e fixao de
prazos de guarda dos documentos.
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Recebimento
Os documentos a serem tramitados pela
instituio devem ser apresentados ao
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Tramitao/Movimentao
a atividade que consiste em enviar o
documento ao seu destinatrio.
Chama-se distribuio quando interna, e
expedio quando direcionada a outra
instituio.
Controle da tramitao / movimentao
a atividade realizada pelo protocolo que
consiste em identificar os setores por que
passam os documentos, de forma a recuperlo com rapidez, quando necessrio, bem como
identificar possveis atrasos na tramitao
destes.
Teste
3. (CESPE/UnB TJ/AL Tcnico Judicirio
2012) O registro, uma das funes
principais em protocolo, consiste na:
A) tramitao de documentos por vrios
setores.
B) indicao do tempo de guarda de um
documento.
C)
distribuio
de
documentos
aos
destinatrios.
D) separao entre documentos ostensivos e
sigilosos.
E) identificao de elementos que sirvam de
busca ao documento.
6. Classificao de documentos de arquivo
e
7. Arquivamento e ordenao de
documentos de arquivo.
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variadex,
automtico,
preposies
no
so
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so
7. Os ttulos no so considerados na
alfabetao. So colocados aps o nome
completo, entre parnteses.
Arquivam-se:
Cardoso, Jorge (Ministro)
Fernandes, Carlos (Professor)
Pontes, Emerson (Coronel)
8. Os nomes estrangeiros so considerados
pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de
nomes espanhis e orientais.
Arquivam-se:
Bush, Adam
Bush, George Walker
Chaplin, Charles
Smith, John Taylor
9. Os nomes espanhis ou hispnicos so
registrados pelo penltimo sobrenome, que,
tradicionalmente, corresponde ao sobrenome
de famlia do pai.
Arquivam-se:
Gutierrez Salazar, Enrico
Pereira de la Fuente, Maria
Puentes Hernandez, Pablo
10. Os nomes orientais japoneses, chineses
e rabes - so registrados como se
apresentam.
Arquivam-se:
Li Yutang
Osama Bin Laden
Sasazaki Yonoyama
11. Os nomes de firmas, empresas, instituies
e rgos governamentais devem ser transcritos
como se apresentam no se considerando,
porm, para fins de ordenao, os artigos e
preposies que os constituem. Admite-se,
para facilitar a ordenao, que os artigos
iniciais sejam colocados entre parnteses aps
o nome.
Arquivam-se:
Antonio Silva & Cia.
Associao Educacional do DF
Associao dos Jornalistas do DF
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ARQUIVOS PERMANENTES
O arquivo permanente possui como principal
atribuio a custdia e preservao dos
documentos
de
guarda
permanente
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7. (Consulplan TSE Analista Judicirio
2012)
Os
procedimentos
tcnicos
relacionados aos documentos de arquivos
privados pressupem que, em sua fase
permanente, o arranjo e a descrio esto,
respectivamente, ligados s noes de
A) avaliao e classificao.
B) classificao e acesso.
C) fundo e acesso.
D) fundo e classificao.
Fontes
ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio de Termos
Arquivsticos: subsdios para uma terminologia
brasileira. Rio de Janeiro, 2005.
PAES, MARILENA LEITE. Arquivo - Teoria e
Prtica. FGV Editora. Rio de Janeiro, 2002.
Site: www.conarq.arquivonacional.gov.br
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8. Acondicionamento e armazenamento de
documentos de arquivo.
e
9. Preservao e conservao de
documentos de arquivo.
Preservao
O acesso e a preservao so duas funes
vitais dos Centros de Documentao, mas
muitas vezes so antagnicas.
A primeira, entendida aqui como a
possibilidade de consulta, como resultado da
existncia de instrumentos de pesquisa.
E a segunda, como um conjunto de atividades
envolvendo
o
acondicionamento,
o
armazenamento,
a
conservao
e
a
restaurao de documentos.
Microfilmagem
uma tcnica que permite criar uma cpia do
documento em formato microgrfico (microfilme
ou microficha).
O microfilme uma mdia analgica de
armazenamento
para
livros,
peridicos,
documentos e desenhos.
A primeira e mais importante razo para
justificar o uso do microfilme a economia de
espao.
O microfilme uma imagem reduzida de uma
forma maior; portanto, o tamanho
extraordinariamente reduzido da imagem de
um documento qualquer.
Essa reduo de espao garantida pelo valor
legal do microfilme, que significa que o mesmo
possui o mesmo valor do documento original
em papel, e poder substitu-lo nos casos em
que no tiver valor histrico.
O microfilme de substituio o microfilme que
serve preservao das informaes contidas
em documentos que so eliminados, tendo em
vista a racionalizao e o aproveitamento de
espao.
Para organizar o arquivo de microfilmes h
arquivos prprios.
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D) preservao.
E) complemento.
Automao
A automao ou informatizao dos arquivos
permite o desenvolvimento de mtodos simples
e eficazes para o gerenciamento de arquivos.
Atravs das inovaes da automao
possvel decidir corretamente o que fazer com
os arquivos, que tecnologias aplicar aos
mesmos e ainda control-los de forma
eficiente, rpida e segura, administrando e
reduzindo os custos operacionais.
Validade do Documento Digital
A lei 12.682/12 trata da digitalizao, do
armazenamento em meio eletrnico, ptico ou
equivalente e da reproduo de documentos
pblicos e privados.
Entende-se por digitalizao a converso da
fiel imagem de um documento para cdigo
digital.
Para que essa equivalncia seja vlida, o
arquivo digitalizado deve manter a integridade
e a autenticidade do original com o emprego de
certificado digital emitido no mbito da
Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira ICP Brasil.
ICP-Brasil
A Administrao Pblica Federal, por meio da
edio da Medida Provisria n 2.200-2/2001,
instituiu a InfraEstrutura de Chaves Pblicas
Brasileira ICP-Brasil, estabelecendo padres
de certificao digital para todos os rgos da
esfera federal.
Este servio, adequando-se a esses padres,
passa a utilizar certificado digital de
equipamento/servidor emitido dentro dos
critrios estabelecidos pela Infraestrutura de
Chaves Pblicas Brasileira.
Vantagens da automao de arquivos:
a) controle eficiente das informaes;
b) acesso rpido aos arquivos;
c) liberao do espao fsico ocupado por
papis e informaes inteis;
d) controles voltados para a obteno de
Certificados de Qualidade;
e) atendimento eficiente s demandas do
cliente, fiscalizao, auditorias e outras;
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Agentes exteriores
documentos
que
danificam
os
A) Fsicos:
Luminosidade - a luz um dos fatores mais
agravantes no processo de degradao dos
materiais bibliogrficos, por isso, deve-se evitar
a exposio dos documentos luz natural (luz
solar) e ainda reproduo, pois tais fatores
causam o envelhecimento do papel.
Temperatura Temperaturas demasiado altas
ou baixas aceleram a degradao do papel,
que encontra na casa aproximada dos 20 a
22c sua temperatura ideal.
Umidade - a umidade o contedo de vapor
dgua presente no ar atmosfrico, resultante
da combinao dos fenmenos de evaporao
e condensao dgua, que esto diretamente
relacionados temperatura do ambiente.
O excesso de umidade, bem como o clima
muito seco tambm contribui para a acelerao
do processo de envelhecimento do documento.
B) Qumicos:
A) a emulao.
B) o arranjo.
C) o alisamento.
D) a descrio.
E) a difuso.
C) Biolgicos:
Agentes internos
documentos:
Acidez do papel.
que
danificam
os
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Preservao
Documentos em papel:
As estantes e arquivos devem ser de metal
pintado (para evitar ferrugem);
Manter as mos limpas ao manusear os
documentos;
No utilizar fitas adesivas ( tipo durex e fitas
crepes) e cola branca (PVA) para evitar a
perda de um fragmento de um volume em
degradao. Esses materiais possuem alta
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Fontes
ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio de Termos
Arquivsticos: subsdios para uma terminologia
brasileira. Rio de Janeiro, 2005.
PAES, MARILENA LEITE. Arquivo - Teoria e
Prtica. FGV Editora. Rio de Janeiro, 2002.
Site: www.conarq.arquivonacional.gov.br
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1. (CERTO)
2. D
3. E
4. A
5. A
6. C
7. C
ARQUIVOLOGIA IV
1. D
2. D
3. C
4. I (CERTO)
II (ERRADO)
5. I (CERTO)
6. I (ERRADO)
II (ERRADO)
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