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Cierre del proyecto

Obje+vos
! Proveer un enfoque sistem+co para iniciar proyectos.
! Asegurar el enfoque comn a las necesidades del proyecto.
! Denir y manejar el alcance del producto y del proyecto de
manera coordinada.
! Alinear los recursos con las necesidades y prioridades del
proyecto.
! Asegurar que el trabajo del proyecto este integrado con las
operaciones con+nuas.

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Lmites del proyecto

Verificacin
del Alcance
3.2.4.3 (5.4)
Control del
Alcance
3.2.4.4 (5.5)
Control de
Cronograma
3.2.4.5 (6.6)

Supervisar y
Controlar el
Trabajo del
Proyecto
3.2.4.1 (4.5)

Control de
Costos
3.2.4.6 (7.3)
Realizar Control
de Calidad
3.2.4.7 (8.3)
Gestionar el Equipo
del Proyecto
3.2.4.8 (9.4)

Control Integrado
de Cambios
3.2.4.2 (4.6)

Informar
el Rendimiento
3.2.4.9 (10.3)
Gestionar los
Interesados
3.2.4.10 (10.4)
Seguimiento y
Control de Riesgos
3.2.4.11 (11.6)

Administracin
del Contrato
3.2.4.12 (12.5)

Iniciador/
Entradas
Patrocinador
del proyecto
del Proyecto

Desarrollar el acta
de Constitucin
del Proyecto
3.2.1.1 (4.1)

Estimacin de
Recursos de las
Actividades
3.2.2.7 (6.3)

Crear EDT
3.2.2.4 (5.3)
Planificacin de
la Gestin de
Riesgos
3.2.2.15 (11.1)

Estimacin de
Costos
3.2.2.10 (7.1)
Preparacin del
Presupuesto
de costos
3.2.2.11 (7.2)

Identificacin
de Riesgos
3.2.2.16 (11.2)

Desarrollar el
Enunciado del
Alcance del proyecto
(preliminar)
3.2.1.2 (4.2)

Definicin
del Alcance
3.2.2.3 (5.2)

Planificacin
del Alcance
3.2.2.2 (5.1)

Desarrollar el Plan
de Gestin del
Proyecto
3.2.2.1 (4.3)

Planificacin de
los Rec. Humanos
3.2.2.13 (9.1)

Anlisis cualitativo
del Riesgos
3.2.2.17 (11.3)

Definicin de
las Actividades
3.2.2.5 (6.1)

Estimacin de
la Duracin de
las Actividades
3.2.2.8 (6.4)
Establecimiento de
la secuencia de
las actividades
3.2.2.6 (6.2)

Desarrollo del
Cronograma
3.2.2.9 (6.5)

Planificacin
de Calidad
3.2.2.12 (8.1)

Anlisis cuantitativo
de riesgos
3.2.18 (11.4)
Planificar las
Compras y
Adquisiciones
3.2.2.20 (12.1)

Planificacin de
las Comunic.
3.2.2.14 (10.1)

Productos
entregables
del proyecto

Usuarios
finales

Registros
del proyecto

Activos
de los
procesos

Cerrar
Proyecto
3.2.5.1 (4.7)

Cierre del
Contrato
3.2.5.2 (12.6)

Planificar la
Contratacin
3.2.2.21 (12.2)
Planificacin de
la Respuesta a
los Riesgos
3.2.2.19 (11.5)

Realizar
Aseguramiento
de Calidad
3.2.3.2 (8.2)
Dirigir y Gestionar
la Ejecucin
del Proyecto
3.2.3.1 (4.4)

Adquirir
el Equipo
del Proyecto
3.2.3.3 (9.2)
Desarrollar
el Equipo
del Proyecto
3.2.3.4 (9.3)

Distribucin de
la Informacin
3.2.3.5 (10.2)

Solicitar
Respuestas de
Vendedores
3.2.3.6 (12.3)

Seleccin
de Vendedores
3.2.3.7 (12.4)

4.6 Cerrar el Proyecto o Fase

Cerrar el Proyecto o Fase es el proceso que consiste en finalizar todas las
actividades a travs de todos los Grupos de Procesos de la Direccin de
Proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo.
El beneficio clave de este proceso es que proporciona las lecciones
aprendidas, la finalizacin formal del trabajo del proyecto, y la liberacin de
los recursos de la organizacin para afrontar nuevos esfuerzos.

Gua del PMBOK - Quinta Edicin, p. 100 Fig. 4-12

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Gua del PMBOK - Quinta Edicin, p. 101 Fig. 4-13

Revisar
Las acciones y actividades necesarias para satisfacer los
criterios de culminacin o salida de la fase o del proyecto,
Las acciones y actividades necesarias para transferir los
productos, servicios o resultados del proyecto a la siguiente
fase o a produccin y/u operaciones; y
Las actividades necesarias para recopilar los registros del
proyecto o fase, auditar el xito o el fracaso del proyecto,
reunir las lecciones aprendidas y archivar la informacin del
proyecto para su uso futuro por parte de la organizacin.

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4.6.1 Cerrar el Proyecto o Fase: Entradas

4.6.1.1 Plan para la Direccin del Proyecto
Descrito en la Seccin 4.2.3.1. El plan para la direccin del proyecto formaliza el acuerdo entre el director
del proyecto y el patrocinador al definir en qu consiste la culminacin del proyecto.
4.6.1.2 Entregables Aceptados
Descritos en la Seccin 5.5. Los entregables aceptados pueden incluir las especificaciones aprobadas del
producto, los recibos de entrega y los documentos de desempeo del trabajo. Se pueden incluir tambin
entregables intermedios o parciales en los casos de proyectos de varias fases o de proyectos
cancelados.
4.6.1.3 Activos de los Procesos de la Organizacin
Descritos en la Seccin 2.1.4. Los activos de los procesos de la organizacin que pueden influir en el
proceso Cerrar el Proyecto o Fase incluyen, entre otros:
Guas o requisitos para el cierre del proyecto o fase (p.ej., procedimientos administrativos, auditoras
del proyecto, evaluaciones del proyecto y criterios de transferencia); e
Informacin histrica y bases de conocimiento de lecciones aprendidas (p.ej., registros y documentos
del proyecto, toda la informacin y documentacin de cierre del proyecto, informacin sobre los
resultados de las decisiones de seleccin y sobre el desempeo de proyectos previos, e informacin
sobre las actividades de gestin de riesgos).

4.6.2 Cerrar el Proyecto o Fase: Herramientas y Tcnicas

4.6.2.1 Juicio de Expertos
El juicio de expertos se aplica cuando se realizan las actividades de cierre administrativo. Estos expertos
aseguran que el cierre del proyecto o fase se realice de acuerdo con los estndares apropiados. La
experiencia
puede provenir de diversas fuentes, entre otras:
Otros directores de proyecto dentro de la organizacin,
La oficina de direccin de proyectos (PMO), y
Asociaciones profesionales y tcnicas.
4.6.2.2 Tcnicas Analticas
Descritas en la Seccin 4.4.2.2. A continuacin se citan algunos ejemplos de tcnicas analticas utilizadas
en el cierre de proyectos:
Anlisis de regresin, y
Anlisis de tendencias.
4.6.2.3 Reuniones
Descritas en la Seccin 4.3.2.3. Las reuniones pueden ser cara a cara, virtuales, formales o informales.
Pueden involucrar a miembros del equipo del proyecto y a otros interesados implicados o afectados por el
proyecto. Los tipos de reuniones incluyen, entre otros, reuniones de lecciones aprendidas, de cierre, de
grupos de usuarios y de seguimiento.

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4.6.3 Cerrar el Proyecto o Fase: Salidas

4.6.3.1 Transferencia del Producto, Servicio o Resultado Final
Esta salida se refiere a la transferencia del producto, servicio o resultado final para el que
se autoriz el
proyecto (o, en el caso del cierre de una fase, el producto, servicio o resultado intermedio
de esa fase).
4.6.3.2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin
Los activos de los procesos de la organizacin que se actualizan como resultado del
proceso Cerrar el
! Archivos del proyecto
Proyecto o Fase incluyen, entre otros: ! Registros indexados del proyecto
! Registros nancieros
! Bases de datos histricas actualizadas
! Ejemplos (electrnico, papel u otro):
oCronogramas
oEs+mados
oDatos reales
oDocumentacin de ges+n de cambios
oEtc.

Cerrar el proyecto
Lecciones aprendidas

! Reuniones de revisin internas /externas.
! Iden+car variaciones con respecto al plan de lnea
base y las acciones correc+vas.
! Revisar los resultados de la ges+n de riesgos.
! Categorizarlos en posi+vos y nega+vos.
! Documentar.

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12.4 Cerrar las Adquisiciones

Cerrar las Adquisiciones es el proceso de finalizar cada adquisicin. El
beneficio clave de este proceso es que documenta los acuerdos y la
documentacin relacionada para futura referencia.

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El proceso Cerrar las Adquisiciones tambin implica actividades administrativas, tales como finalizar
reclamaciones abiertas, actualizar registros para reflejar los resultados finales y archivar dicha
informacin para su uso en el futuro. El proceso Cerrar las Adquisiciones aborda cada uno de los
contratos aplicables al proyecto o a alguna de sus fases. En proyectos de fases mltiples, puede
suceder que el plazo de vigencia de un contrato sea aplicable nicamente a una fase determinada del
proyecto. En estos casos, el proceso Cerrar las Adquisiciones cierra las adquisiciones aplicables a
dicha fase del proyecto. Las reclamaciones no resueltas pueden estar sujetas a litigio tras del cierre.
Los trminos y condiciones del contrato pueden prescribir procedimientos especficos para el cierre
del acuerdo. El proceso Cerrar las Adquisiciones brinda apoyo al proceso Cerrar el Proyecto o Fase
(Seccin 4.6) al asegurar que los acuerdos contractuales sean completados o terminados.
La finalizacin anticipada de un contrato es un caso especial de cierre de una adquisicin, que puede
deberse a un acuerdo mutuo entre las partes, al incumplimiento de una de las partes o a la
conveniencia del comprador, siempre que el contrato as lo prevea. Los derechos y responsabilidades
de las partes en caso de finalizacin anticipada estn incluidos en la clusula de rescisin del
contrato. Segn los trminos y condiciones de la adquisicin, el comprador puede tener derecho a dar
por finalizada la totalidad del contrato o una parte del mismo, en cualquier momento, por justa causa o
por conveniencia. Sin embargo, de acuerdo con dichos trminos y condiciones del contrato, es posible
que el comprador tenga que compensar al vendedor por los preparativos de este ltimo, y por los
trabajos completados y aceptados relacionados con la parte del contrato rescindida.

12.4.1 Cerrar las Adquisiciones: Entradas

12.4.1.1 Plan para la Direccin del Proyecto
Descrito en la Seccin 4.2.3.1. El plan para la direccin del proyecto contiene el
plan de gestin de las adquisiciones, que proporciona los detalles y las guas
para llevar a cabo el cierre de las adquisiciones.
12.4.1.2 Documentos de las Adquisiciones
Para cerrar el contrato, se recopila, clasifica y archiva toda la documentacin de
la adquisicin. Se cataloga la informacin del contrato relativa al cronograma, al
alcance, a la calidad y al desempeo del costo, junto con toda la
documentacin sobre cambios del contrato, registros de pago y resultados de
las inspecciones. Esta informacin se puede utilizar para las lecciones
aprendidas y como base de evaluacin de contratistas para contratos futuros.

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12.4.2 Cerrar las Adquisiciones: Herramientas y Tcnicas

12.4.2.1 Auditoras de la Adquisicin
Una auditora de la adquisicin es una revisin estructurada del proceso de adquisicin, desde el
proceso Planificar la Gestin de las Adquisiciones hasta el proceso Controlar las Adquisiciones. El
objetivo de una auditora de la adquisicin es identificar los xitos y los fracasos que merecen ser
reconocidos en la preparacin o administracin de otros contratos de adquisicin en el proyecto, o en
otros proyectos dentro de la organizacin ejecutora.
12.4.2.2 Negociacin de Adquisiciones
En toda relacin de adquisicin, el acuerdo definitivo y equitativo de todos los asuntos, reclamaciones y
controversias pendientes a travs de la negociacin es un objetivo fundamental. En los casos en que no
es factible llegar a un acuerdo mediante la negociacin directa, puede examinarse el empleo de algn
mtodo alternativo para la resolucin de conflictos (ADR), incluidos la mediacin o el arbitraje. Cuando
todo recurso falla, iniciar un litigio en los tribunales es la opcin menos deseable.
12.4.2.3 Sistema de Gestin de Registros
Descritos en la Seccin 12.3.2.7. Para gestionar la documentacin y los registros del contrato y de las
adquisiciones el director del proyecto utiliza un sistema de gestin de registros. Mediante el sistema de
gestin de registros se archivan los documentos y la correspondencia del contrato, como parte del
proceso Cerrar las Adquisiciones.

12.4.3 Cerrar las Adquisiciones: Salidas

12.4.3.1 Adquisiciones Cerradas
El comprador, por lo general mediante su administrador de adquisiciones autorizado, proporciona al
vendedor una notificacin formal por escrito de que se ha completado el contrato. Por lo general, los
requisitos para el cierre formal de la adquisicin se definen en los trminos y condiciones del
contrato, y se incluyen en el plan de gestin de las adquisiciones.
12.4.3.2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin
Los elementos de los activos de los procesos de la organizacin susceptibles de actualizacin
incluyen,
entre otros:
Archivo de la adquisicin. Se prepara un juego indexado completo de la documentacin del
contrato, incluido el contrato cerrado, para su incorporacin a los archivos finales del proyecto.
Aceptacin de los entregables. Puede exigirse que la documentacin de aceptacin formal
de los entregables proporcionados por el vendedor sea retenida por la organizacin. El proceso
Cerrar las Adquisiciones asegura el cumplimiento de este requisito de documentacin. Por lo
general, los requisitos de aceptacin formal de los entregables y el tratamiento de los entregables no
conformes se definen en el acuerdo.
Documentacin sobre lecciones aprendidas. Las lecciones aprendidas, las experiencias
vividas y las recomendaciones para la mejora del proceso se deben elaborar para incluirlas en los
archivos del proyecto a fin de mejorar las adquisiciones futuras.

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PARA TENER EN CUENTA:

Este Grupo de Procesos tambin establece formalmente el cierre prematuro del proyecto. Los proyectos
cerrados prematuramente podran incluir, por ejemplo, proyectos abortados, proyectos cancelados y
proyectos en crisis. En casos particulares, cuando algunos contratos no pueden cerrarse formalmente
(p.ej., reclamaciones, clusulas de rescisin, etc.) o algunas actividades han de transferirse a otras
unidades de la organizacin, es posible organizar y finalizar procedimientos de transferencia especficos.
En el cierre del proyecto o fase, puede ocurrir lo siguiente:
Que se obtenga la aceptacin del cliente o del patrocinador para cerrar formalmente el proyecto o fase,
Que se realice una revisin tras el cierre del proyecto o la finalizacin de una fase,
Que se registren los impactos de la adaptacin a un proceso,
Que se documenten las lecciones aprendidas,
Que se apliquen las actualizaciones adecuadas a los activos de los procesos de la organizacin,
Que se archiven todos los documentos relevantes del proyecto en el sistema de informacin para la
direccin de proyectos (PMIS) para utilizarlos como datos histricos,
Que se cierren todas las actividades de adquisicin y se asegure la finalizacin de todos los acuerdos
relevantes, y
Que se realicen las evaluaciones de los miembros del equipo y se liberen los recursos del proyecto.

Notas
Evite el cierre que nunca termine o el alargamiento
elegante
Criterios de aceptacin concisos, especficos y
medibles
El contrato se ha cumplido cuando se terminan todos
los elementos de la lista

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GRACIAS

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