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MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES

Captulo VIII

Gerencia
General

Divisin
Gestin y
Servicios
Institucionales

Gerencia
Servicios
Logsticos

Depto
Adquisiciones

Depto
Inf raestructura y
Servicios

Gerencia
Gestin
Estratgica y
Riesgo Operacional

Depto
Gestin
Contable

Depto
Estrategia y
Riesgos

Acuerdo N 1639-01-111027 - Circular Interna N 1413 09.04.2012

Gerencia
Seguridad

Depto
Operaciones de
Seguridad

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES


Captulo VIII
1.-

GERENCIA DE DIVISIN GESTIN Y SERVICIOS INSTITUCIONALES

1.

Proponer, a la Gerencia General y al Consejo, las polticas de administracin interna del


Banco :
(i)
(ii)
(iii)
(iv)
(v)
(vi)

planificacin estratgica, presupuesto, evaluacin y control de gestin,


gestin integral de riesgos, continuidad operacional y seguros,
abastecimiento, mantenimiento y servicios administrativos,
seguridad de las personas, de la informacin, de los procesos claves incluido la
administracin y transporte de valores, y de la seguridad fsica y patrimonial,
desarrollo y operacin de los sistemas de gestin administrativa interna.
evaluar su cumplimiento y controlar su ejecucin

2.

Coordinar el mejoramiento de los modelos y metodologas usadas en la gestin


administrativa interna. Apoyar a la Gerencia General en conseguir el alineamiento
vertical y horizontal de los objetivos e iniciativas estratgicas de las unidades, sus
procesos, y sistemas e infraestructura, con la Visin, Misin, Valores y Objetivos
Estratgicos del Banco.

3.

Integrar y coordinar, dentro del proceso gerencial del Banco, los procesos de
Planificacin Estratgica, Gestin de Riesgos, Presupuesto y Control de Gestin, y dirigir
el desarrollo y mantenimiento de un sistema de evaluacin, monitoreo y comunicacin del
cumplimiento del Plan Estratgico del Banco, a travs de metas mensurables e
Indicadores Claves de Gestin (KPIs).

4.

Informar trimestralmente al Gerente General y al Consejo sobre el avance de los planes


de trabajo de las unidades y la ejecucin presupuestaria del Banco.

5.

Impulsar cada dos aos la revisin y actualizacin de las polticas, normas y


procedimientos de Administracin Interna por parte de las gerencias del Banco,
evaluando el cumplimiento del proceso de revisin y controlando su ejecucin.

6.

Asegurar que las prcticas y tratamientos de la Gestin de Riesgos sean: (i) Consistentes
con los requerimientos del Banco, (ii) Monitoreados para asegurar que la gestin
estratgica sea permanente y efectiva, (iii) Proporcionales con la exposicin al nivel de
riesgos.

7.

Cada tres aos, presentar un informe al Gerente General, que valide y evale cambios
necesarios en la Poltica de Gestin Integral de Riesgos y en los programas de medicin
a travs de evaluacin independiente y anlisis comparativo con otros Bancos Centrales.

8.

Prestar servicios de gestin y apoyo institucional a las otras Divisiones y unidades del
Banco como un socio-estratgico, buscando mejorar continuamente la calidad de los
servicios mediante el conocimiento de las necesidades de las unidades del Banco y
estableciendo niveles de servicios (acuerdos en la entrega y calidad de los servicios) que
reconozcan los intereses y prioridades de las diferentes unidades e incrementen la
eficiencia y eficacia operacional.

Circular Interna N 1154 12.04.2010

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES


Captulo VIII
2.-

9.

Supervisar y controlar las acciones que se realicen en materias de seguridad en el


Banco. Coordinar con las Gerencias del Banco la implementacin de procesos y
procedimientos vinculados con la seguridad de la entidad.

10.

Asesorar a la Gerencia General y a las diferentes unidades del Banco en aquellas


materias relativas a la gestin y servicios institucionales. Hacer recomendaciones a la
Gerencia General y/o proporcionar guas y consejos a la gestin sobre materias
relevantes de la administracin interna del Banco.

11.

Integrar el Comit Estadio-Balneario en calidad de Presidente.

12.

Cumplir con las funciones administrativas comunes para todas las Gerencias de Divisin,
definidas en este manual.

13.

Cumplir con los procedimientos definidos por el Banco para la Transparencia Activa
(informacin publicada en el Sitio Web del Banco) y de las Solicitudes de Acceso a la
Informacin Pblica (Transparencia Pasiva), ambos comprendidos bajo el marco de la
Ley N 20.285.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES


Captulo VIII
3.-

GERENCIA DE SEGURIDAD

1.

Proponer y difundir Polticas y Procedimientos de Seguridad Integral (fsica, patrimonial,


prevencin de riesgos, informacin, valores). Realizar anlisis de seguridad integral que
identifiquen riesgos potenciales, prevean amenazas, situaciones de contingencia y
emergencia, gestionando acciones preventivas anticipadas que eviten la ocurrencia de
eventos previsibles y acciones correctivas oportunas para reducir el impacto frente a
eventos que llegaran a materializarse en el Banco Central de Chile.

2.

Cumplir con las exigencias establecidas en la Ley de Vigilancia Privada. Elaborar los
estudios de seguridad de las instalaciones del Banco (Plan de seguridad, Manual y
Estudio propiamente tal), someterlos a la aprobacin del Gerente General y presentarlos
a la Autoridad Fiscalizadora, para su visto bueno y posterior tramitacin legal pertinente.
Representar a la Institucin ante la Autoridad Fiscalizadora en materias de seguridad, de
conformidad a la normativa vigente. Administrar y gestionar los requerimientos legales en
materias de seguridad fsica y tecnolgica.

3.

Monitorear y reevaluar constantemente los riesgos, los incidentes y las medidas de


seguridad adoptadas proponiendo mejoras a los procesos y recursos de seguridad
(humanos, tecnolgicos, infraestructura). Coordinar con las distintas Unidades del Banco,
la implementacin y ejecucin de procedimientos y medidas integrales de seguridad y
controlar la participacin de empresas proveedoras de tecnologa y apoyo de recursos
humanos para la unidad.

4.

Controlar mediante inspecciones fsicas en terreno, la aplicacin de normas de seguridad,


y medios tecnolgicos e infraestructura en dependencias propias o de terceros, como
tambin en las que existan valores de propiedad del Banco Central de Chile a travs del
pas.

5.

Mantener preparados tanto el personal como los medios tecnolgicos e infraestructura de


seguridad, para prevenir y actuar frente a cualquier eventualidad que afecte a las
personas e infraestructura.

6.

Administrar el armamento y su municin para atender las necesidades de vigilancia y


seguridad. Administrar y operar los sistemas de radiocomunicaciones existentes y en uso
por parte del Banco.

7.

Establecer mecanismos confiables de Control de Acceso y niveles de vigilancia


adecuados para las personas y el patrimonio del Banco. Controlar y gestionar el acceso
de visitas y/o empresas externas a las dependencias del Banco, proponer las
disposiciones pertinentes, supervisar su cumplimiento una vez aprobadas y emitir las
credenciales correspondientes.

8.

Definir programas de seguridad de la Informacin y gestionar acciones de control que


permitan mitigar los riesgos asociados.

9.

Dirigir y controlar procedimientos y operativos de seguridad en materias de


almacenamiento (incluye custodia), transporte y destruccin de valores y documentos,
coordinando su proteccin con los organismos pertinentes.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES


Captulo VIII
4.-

1.

Administrar el Seguro Social de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales


(Ley 16.744). Definir programas de Higiene y Seguridad industrial, generar inspecciones
peridicas y gestionar acciones preventivas y correctivas para mitigar los riesgos de
Higiene y Seguridad Industrial en las instalaciones del Banco (prevencin de riesgos
frente a trabajos en instalaciones, escapes de gas, incendios, terremotos, inundaciones,
otros).

2.

Administrar y operar el Sistema Integrado de Seguridad (compuesto por sistemas de


control, alarmas, sensores, Circuito Cerrado de Televisin, y otros sistemas y tecnologas
de seguridad). Mantener el respaldo de la informacin almacenada en los sistemas de
televigilancia y CCTV que posee el Banco. Estudiar las tecnologas en uso y planificar
las necesidades de renovacin, ampliacin y mantencin de los sistemas tecnolgicos de
seguridad del Banco. Garantizar su desarrollo, correcta instalacin y operacin, con
niveles de costos y servicio compatibles. Registrar, controlar y prevenir las fallas de los
diferentes componentes de los sistemas tecnolgicos de seguridad instalados. Coordinar
con proveedores o servicios tcnicos la reparacin y/o mantencin preventiva y correctiva
de los componentes de hardware y software conforme a los contratos vigentes y los
niveles de servicio definidos.

3.

Administrar los servicios de escolta para autoridades y visitas importantes.

4.

Cumplir con las funciones administrativas comunes para todas las Gerencias de rea
definidas en este Manual.

14.

Cumplir con los procedimientos definidos por el Banco para la Transparencia Activa
(informacin publicada en el Sitio Web del Banco) y de las Solicitudes de Acceso a la
Informacin Pblica (Transparencia Pasiva), ambos comprendidos bajo el marco de la
Ley N 20.285.

Circular Interna N 1280 6.04.2011

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Captulo VIII
5.DEPARTAMENTO OPERACIONES DE SEGURIDAD

1.

Planificar, supervisar y asignar tareas al equipo de Supervisores de Seguridad, personal


de control de acceso y vigilantes que opera bajo modalidad de turnos en las
dependencias del Banco, distribuyendo el personal a cargo para proteger los anillos de
seguridad segn la demanda y el nivel de riesgo, tanto en controles de acceso como en
reas restringidas, cuidando tanto la calidad como la oportunidad de los servicios, sujeto
a los recursos disponibles y al cumplimiento de la normativa de seguridad y legislacin
laboral vigente.

2.

Controlar que los Operadores de Central de Control de Seguridad realicen las actividades
de monitoreo y vigilancia de manera que el servicio se mantenga en forma continua y
permanente durante las 24 horas del da.

3.

Supervisar la correcta aplicacin de los procedimientos de seguridad establecidos para el


control del inventario y entrega diaria de radios, armamento y municin.

4.

Planificar y coordinar los operativos especiales de seguridad para mantener bajo control
los diferentes riesgos asociados a los procesos de recepcin y entrega de valores, de las
remesas y traslado de circulante desde dentro y fuera del pas, y de apoyo a las reas en
los eventos que realizan en las diferentes instalaciones del Banco.

5.

Planificar, dirigir y controlar al personal y procesos de transporte de valores de la


institucin y seguridad de las autoridades y visitas importantes.

6.

Controlar la aplicacin de las medidas de seguridad tanto por parte del personal de la
institucin como de las empresas contratistas, implementando buenas prcticas en
materias de seguridad de la informacin, que protejan eficientemente las reas
restringidas y aquellas que manejan informacin altamente sensible, y velando porque los
ambientes de trabajo estn libres de riesgos, que puedan ocasionar prdidas, daos en
la infraestructura y a la continuidad operacional del Banco.

7.

Asesorar a los responsables de las unidades relevantes del Banco en materias de


seguridad fsica y hacer controles mediante inspecciones fsicas en terreno, de la
aplicacin y cumplimiento de las normas de seguridad, recomendando cursos de accin
para que las vulnerabilidades sean corregidas y los riesgos mitigados por los respectivos
dueos de procesos (incluye entre otras Tesorera - tanto en las instalaciones propias
como tambin en las que existan valores de propiedad del Banco a travs del pas -,
reas del Banco con accesos restringidos a personal y visitas no autorizadas, y en los
servicios de vigilancia contratados para el Edificio Plaza, Bodega Cumming, el Club de
Campo y el Balneario Punta de Tralca).

8.

Proponer planes de accin para enfrentar las diferentes emergencias, activar los
diferentes planes de seguridad segn los acontecimientos que afecten al Banco, y
gestionar las acciones del personal a su cargo en dichas circunstancias, de tal manera
que puedan actuar preventiva y proactivamente ante la ocurrencia de situaciones de
riesgo que involucren a la seguridad de las personas, la continuidad de las operaciones,
la proteccin de la informacin y el patrimonio de la institucin.

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Captulo VIII
6.-

9.

Corregir in situ debilidades o falencias de los procedimientos que pongan en riesgo los
procesos internos, proponer mejoras y mantener actualizadas las normas y
procedimientos de la Gerencia de Seguridad que faciliten la aplicacin de instrucciones,
planes y procesos relativos a la seguridad integral del Banco.

10.

Cumplir con las funciones administrativas comunes para todos los Departamentos,
definidas en este manual.

Circular Interna N 1154 12.04.2010

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES


Captulo VIII
7.

GERENCIA DE GESTIN ESTRATGICA Y RIESGO OPERACIONAL

1.

Proponer, al Gerente de Divisin Gestin y Servicios Institucionales, mejoras y cambios


necesarios en los modelos, metodologas y tecnologas usadas por la administracin
interna del Banco para:
(i)
(ii)
(iii)

planificar la estrategia, presupuestar, evaluar y controlar la gestin,


gestionar los riesgos, la continuidad operacional, y evaluacin de los seguros,
gestionar la seguridad de la informacin.

Evaluar su cumplimiento y controlar su ejecucin.


2.

Proveer a todo el Banco las funciones de direccionamiento institucional y las instancias


que apoyan los procesos de planificacin estratgica y evaluacin de la gestin, dando
soporte a la gestin de riesgos, seguridad de la informacin y continuidad de negocios
institucional y divisional, facilitando la asignacin y uso eficiente de los recursos a travs
del proceso presupuestario y apoyando la toma de decisiones en el Banco mediante los
procesos contables, evaluacin de proyectos, sistemas de informacin para la gestin y
elaboracin de estudios.

3.

Desarrollar y mantener un sistema de evaluacin, monitoreo y comunicacin del


cumplimiento de la estrategia, a travs de metas mensurables e Indicadores Claves de
Gestin (KPIs).

4.

Apoyar en la definicin de las instrucciones y guas para que las diferentes unidades del
Banco elaboren los Planes Estratgicos y acciones para mitigar riesgos, el Presupuesto
Anual de gastos, inversiones e ingresos varios de administracin. Coordinar los
esfuerzos de las Divisiones y unidades no dependientes de Divisin para elaborar el Plan
Estratgico y el Presupuesto Anual del Banco. Consolidar los planes y el presupuesto de
las unidades, monitorear y controlar su ejecucin sobre la base de los informes
proporcionados por ellas.

5.

Desarrollar, mantener y difundir el Sistema de Gestin Integral de Riesgos, Seguridad de


la Informacin y Continuidad de Negocios del Banco, que permita a las Divisiones,
unidades no dependientes de Divisin y alta administracin, evaluar, monitorear, hacer el
seguimiento de los planes de tratamiento de sus riesgos.

6.

Realizar bianualmente una medicin de la cultura de riesgos en el Banco, para conocer la


evolucin de la organizacin y obtener retroalimentacin que permita orientar los
esfuerzos de capacitacin, talleres y otras actividades de gestin de cambio que fuesen
necesarias.

7.

Evaluar las coberturas de los seguros, establecer necesidades y proponer modificaciones


de planes y coberturas de los Seguros del Banco a la Gerencia General, con objeto de
transferir a terceros las consecuencias de los riesgos en caso de ocurrencia de eventos
predeterminados.

Acuerdo N 1680-01-120517 - Circular Interna N 1446 25.06.2012

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES


Captulo VIII
8.

8.

Gestionar los pagos por adquisiciones y prestaciones de servicios, generando las


contabilizaciones correspondientes.

9.

Apoyar la preparacin de informes de indicadores de gestin (Ejecucin Presupuestaria,


Seguimiento de las Iniciativas, Gestin de Riesgos, Observaciones de Auditoria,
Asesoras, adems de otros que se definan para el seguimiento de la gestin) para el
Consejo, la Gerencia General y la Divisin Gestin y Servicios Institucionales. Contribuir
con informacin relevante para la toma de decisiones y su alineamiento con las
directrices y compromisos adquiridos. Hacer un seguimiento y coordinar las acciones de
la administracin frente a los informes de gestin. Detectar desviaciones y proponer
acciones correctivas.

10.

Dirigir la elaboracin de los estados financieros del Banco y proponer los castigos y
provisiones pertinentes. Garantizar que la informacin contable de los estados financieros
del Banco y de gestin presupuestaria tengan la calidad que corresponde y sean
relevantes para la toma de decisiones. Conocer los estudios efectuados por la Fiscala,
con relacin a las disposiciones tributarias aplicables a las distintas unidades del Banco y
administrar el cumplimiento de las obligaciones legales y/o tributarias de la Institucin.

11.

Gestionar las actualizaciones de las polticas, normas y procedimientos de Administracin


Interna del Banco, a lo menos una vez cada dos aos, o cuando un evento amerite una
actualizacin en particular, con plazos y compromisos establecidos con cada gerencia
respectiva.

12.

Actuar como Secretario Ejecutivo del Comit de Gerentes.

13.

Dirigir y coordinar la gestin de pagos a proveedores de acuerdo a las normas y


procedimientos establecidos en el Captulo V del Compendio de Normas Administrativas
Internas.

14.

Cumplir con las funciones administrativas comunes para todas las Gerencias de rea,
definidas en este manual.

15.

Cumplir con los procedimientos definidos por el Banco para la Transparencia Activa
(informacin publicada en el Sitio Web del Banco) y de las Solicitudes de Acceso a la
Informacin Pblica (Transparencia Pasiva), ambos comprendidos bajo el marco de la
Ley N 20.285.

Acuerdo N 1680-01-120517 - Circular Interna N 1446 25.06.2012

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES


Captulo VIII
9.
DEPARTAMENTO DE ESTRATEGIA Y RIESGOS
1.

Participar en el diseo de polticas, estndares, procedimientos de planificacin


estratgica y anlisis de la gestin, administracin de riesgos, seguridad de la
informacin, continuidad de negocios y mejoramiento continuo de procesos del Banco.
Definir conjuntamente con la Gerencia de Gestin Estratgica y Riesgo Operacional las
estrategias para implantar las polticas de gestin contable, descentralizacin
presupuestaria y control de gestin en el Banco.

2.

Proveer los servicios de apoyo que requieran las distintas unidades, utilizando los
recursos propios de que se dispone o, si corresponde, mediante la contratacin de
servicios externos.
Facilitar, coordinar y colaborar en la identificacin, anlisis,
evaluacin y tratamiento de los riesgos de las unidades del Banco.

3.

Monitorear los indicadores de gestin, riesgo, seguridad de la informacin y continuidad


de negocios del Banco. Hacer seguimiento de los planes estratgicos y de los planes de
accin asociados a los sistemas de gestin, ya sea de riesgos, seguridad de la
informacin o continuidad de negocios. Reportar al Gerente de Gestin Estratgica y
Riesgo Operacional sobre los avances de los planes, los incidentes y ocurrencias de
eventos de riesgos identificados.

4.

Mantener actualizada la documentacin de riesgos, seguridad de la informacin y


continuidad de negocios del Banco. Recolectar dentro del Banco la informacin de
incidentes de riesgos y/o eventos de prdida para conformar una base de datos para la
cuantificacin del riesgo.

5.

Apoyar en la identificacin, medicin, control y monitoreo de los riesgos de seguridad del


Banco de acuerdo a las polticas de seguridad de la Institucin

6.

Proponer revisin y contratacin de nuevas plizas de seguros para el Banco.

7.

Mantener centralizados, controlados y actualizados los planes de ataque a las brechas


(estratgicos, mitigacin de riesgos, recomendaciones aceptadas de auditoria),
capacitacin y presupuesto de gastos e inversiones de la Gerencia de Gestin
Estratgica y Riesgo Operacional, como asimismo los de la Divisin Gestin y Servicios
Institucionales y de la Gerencia General.

8.

Coordinar y/o desarrollar con las unidades de la Gerencia de Divisin Gestin y Servicios
Institucionales, la formulacin y difusin de polticas, normas y procedimientos relativos a
la planificacin estratgica, gestin integral de riesgos, seguridad de la informacin,
continuidad de negocios, presupuesto, control de gestin y sistemas de informacin para
la gestin administrativa interna del Banco, evaluando e informando su grado de
cumplimiento.

9.

Proveer los servicios de apoyo que requieran las distintas unidades, utilizando los
recursos propios de que se dispone o, si corresponde, mediante la contratacin de
servicios externos. Facilitar, coordinar y colaborar en la identificacin, anlisis, evaluacin
y tratamiento de los riesgos de las unidades del Banco.

Acuerdo N 1680-01-120517 - Circular Interna N 1446 25.06.2012

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES


Captulo VIII
10.

10.

Apoyar a las unidades del Banco en funciones de investigacin, asesora, y coordinacin


de revisiones, modificaciones, desarrollo e implementacin de las polticas, normas y
procedimientos de Administracin Interna. Asesorar a las unidades en la interpretacin y
aplicacin de tcnicas administrativas, y en la implantacin de nuevos y mejores mtodos
de trabajo. Ser facilitadores de procesos y de equipos de mejoramiento continuo,
aportando conocimientos y experiencia en la identificacin y resolucin de problemas
para la optimizacin del trabajo, siendo responsables del proceso las unidades que
efectan los cambios.

11.

Estudiar e Investigar oportunidades para mejorar el desempeo del Banco, incorporando


e integrando nuevas metodologas, tecnologas y mejores prcticas.

12.

Cumplir con las funciones administrativas comunes para todos los Departamentos,
definidas en este manual.

Acuerdo N 1680-01-120517 - Circular Interna N 1446 25.06.2012

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES


Captulo VIII
11.

DEPARTAMENTO DE GESTIN CONTABLE

1.

Participar en el diseo de polticas, estndares y procedimientos relativos a la


contabilidad, presupuesto y control de gestin del Banco. Definir conjuntamente con la
Gerencia de Gestin Estratgica y Riesgo Operacional las estrategias para implantar las
polticas de gestin contable, descentralizacin presupuestaria y control de gestin en el
Banco.

2.

Elaborar el presupuesto anual de gastos, inversiones e ingresos varios de administracin


del Banco sobre la base de los antecedentes proporcionados por las distintas unidades
responsables, controlando su avance y preparando informes mensuales y trimestrales
para las unidades y la alta administracin del Banco.

3.

Centralizar la administracin del sistema de informacin contable del Banco, ejerciendo el


control funcional respectivo sobre todas las unidades operativas. Administrar las
actividades relacionadas con la operacin de los sistemas de informacin y control
contable de las operaciones que ejecute el Banco, de acuerdo con las normas y
procedimientos vigentes.

4.

Estudiar, proponer y aplicar las normas y mtodos de contabilizacin, valorizacin,


depreciacin, provisiones, castigos y otros ajustes contables que incidan en el patrimonio
del Banco. Elaborar y actualizar las normas e instrucciones relativas a materias
contables (Plan de Cuentas, Manual de Cuentas, Procedimientos, etc.)

5.

Velar por la confeccin y presentacin oportuna de los Estados de Situacin mensuales,


Balance General y de otros estados e informes correspondientes a las operaciones del
Banco. Preparar y suscribir los estados financieros del Banco como Contador General
del Banco y proponer los castigos y provisiones pertinentes. Publicar mensualmente el
Estado de Situacin del Banco y anualmente el Balance General.

6.

Desarrollar y mantener un sistema de informacin de apoyo a la toma de decisiones, con


informacin relevante de los desvos respecto al presupuesto, mensualmente para los
Gerentes de rea y Divisin, y trimestralmente para el Gerente General y el Consejo.
Analizar el por qu de las desviaciones. Alertar a quienes tienen que tomar las
decisiones para que implementen las acciones preventivas o correctivas oportunas.

7.

Velar por el correcto y oportuno cumplimiento y pago de las obligaciones tributarias del
Banco.

8.

Informarse del resultado del anlisis de las auditorias externas, de las observaciones
formuladas por la Contralora, de las disposiciones, normas, reglamentos y
procedimientos que regulan las operaciones del Banco, especialmente en materias
financieras, contables y tributarias y sobre las innovaciones en materias contables,
tributarias y otras de orden legal, evaluando su incidencia en el sistema de informacin
contable del Banco.

Acuerdo N 1639-01-111027 - Circular Interna N 1413 09.04.2012

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES


Captulo VIII
12.

9.

Centralizar el proceso de respuesta a las circularizaciones de saldos efectuadas por


empresas auditoras y la entrega de informacin a las instituciones financieras y a otras
entidades, en relacin con operaciones efectuadas con el Banco.

10.

Evaluar solvencia financiera de proveedores a requerimiento de otras unidades del


Banco.

11.

Cumplir con las funciones administrativas comunes para todos los Departamentos,
definidas en este manual.

12.

Gestionar y controlar los pagos a proveedores, por concepto de adquisiciones y


contratacin de servicios, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos en el
Captulo V del Compendio de Normas Administrativas Internas, generando las
contabilizaciones correspondientes.

Acuerdo N 1639-01-111027 - Circular Interna N 1413 09.04.2012

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES


Captulo VIII
13.

GERENCIA DE SERVICIOS LOGSTICOS

1.

Proponer, al Gerente de Divisin Gestin y Servicios Institucionales, mejoras y cambios


necesarios en las polticas, modelos, metodologas y tecnologas usadas por la
administracin interna del Banco para:
(i)
(ii)

los servicios de abastecimiento, de mantenimiento, de transporte y servicios


administrativos, y
la gestin administrativa de las plizas de seguros que el Banco requiera.

Evaluar su cumplimiento y controlar su ejecucin.


2.

Administrar la compra y abastecimiento de los bienes y materiales, as como la


contratacin de los servicios que requieren las distintas unidades del Banco Central,
velando por el resguardo de los intereses del Banco y el cumplimiento de la normativa
interna. Suscribir los contratos asegurando que los riesgos legales, financieros y
reputacionales del Banco sean gestionados dentro de los lmites admisibles.

3.

Administrar los edificios, el parque de vehculos y las instalaciones del Banco, el uso de
los espacios fsicos y de los bienes muebles de la institucin.

4.

Ejercer la supervisin y control de la ejecucin de obras civiles y la mantencin y


reparacin de edificios, instalaciones, equipos, maquinarias y bienes en general, de
propiedad del Banco. Administrar las propiedades, los bienes y el inventario general del
Banco.

5.

Dirigir y supervisar la prestacin de servicios generales de apoyo a las distintas unidades


del Banco.

6.

Administrar el archivo general de documentacin del Banco.

7.

Gestionar la contratacin y administrar las plizas de seguros que el Banco requiera.

8.

Convenir Acuerdos de Nivel Servicio (SLA) con los clientes internos y supervisar que las
unidades prestadoras de los diferentes servicios bajo su dependencia cumplan o excedan
los SLA pactados.

9.

Cumplir con las funciones administrativas comunes para todas las Gerencia de rea,
definidas en este manual.

10.

Cumplir con los procedimientos definidos por el Banco para la Transparencia Activa
(informacin publicada en el Sitio Web del Banco) y de las Solicitudes de Acceso a la
Informacin Pblica (Transparencia Pasiva), ambos comprendidos bajo el marco de la
Ley N 20.285.

Circular Interna N 1280 6.04.2011

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES


Captulo VIII
14.

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

1.

Proponer al Gerente de Servicios Logsticos mejoras y/o actualizaciones de los


Procedimientos de Abastecimiento del Banco conforme sea necesario, aplicarlos y
observar el cumplimiento de ellos para que las adquisiciones de todos los bienes y
servicios sean realizados de una manera justa, transparente, competitiva y oportuna de
acuerdo con la Poltica de Abastecimiento.

2.

Planificar, organizar, dirigir y efectuar las operaciones de compra y abastecimiento de


bienes y contratacin de servicios para atender los requerimientos de funcionamiento del
Banco, manteniendo existencias adecuadas para el normal suministro a las diversas
unidades. Gestionar los procesos de importaciones que deba efectuar el Banco.
Administrar la Bodega del Banco y la enajenacin de los bienes.

3.

Administrar las relaciones con proveedores y clientes internos en relacin a los servicios
prestados por el Departamento, a travs de una serie de actividades como lo es el apoyo
en la redaccin de las Bases de Licitacin (incluye Request for Proposal - RFP), las
Solicitudes de Cotizaciones, las Solicitudes de Informacin (Request for Information RFI), las Pautas de Evaluacin Tcnica y Econmica; la negociacin de los contratos; el
desarrollo de estndares de calidad y entrega, y dems asuntos relacionados conforme
se requieran.

4.

Cotizar, contratar las plizas con las coberturas y montos aprobados y mantener vigentes
los seguros aprobados del Banco.

5.

Difundir la Poltica y los Procedimientos de Abastecimiento, para garantizar su


conocimiento y observancia, y adems, proporcionar orientacin y asesoramiento en
materia de abastecimiento a las unidades del Banco (Ej. Estrategia de Abastecimiento,
Estandarizacin de bienes y servicios, Renovacin de Contratos).

6.

Asegurar que el proceso de aprovisionamiento sea debidamente documentado,


incluyendo las justificaciones y autorizaciones que correspondan.

7.

Administrar el uso de las Tarjetas de Compra.

8.

Cumplir con las funciones administrativas comunes para todos los Departamentos,
definidas en este manual.

Circular Interna N 1154 12.04.2010

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES


Captulo VIII
15.

DEPARTAMENTO DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS

1.

Mantener y conservar los bienes inmuebles del Banco en condiciones que sean seguras
para el personal. Contratar y controlar la ejecucin de las obras de remodelacin y
ampliaciones que correspondan. Atender tambin la mantencin y reparacin de los
bienes mquinas de oficina y otros equipos de apoyo a la operacin de las distintas
unidades del Banco.

2.

Planificar y realizar, con recursos internos y/o externos, la mantencin y reparacin de las
instalaciones elctricas, telefnicas, sanitarias, hidrulicas, de climatizacin y de calderas
de los edificios e inmuebles, y de los vehculos del Banco. Adems, velar por la
renovacin y administracin de la flota vehicular, y la adquisicin de combustible, acorde
con la normativa interna del Banco.

3.

Administrar la disponibilidad de espacio de oficinas, salas de reunin, y mobiliario


existente.

4.

Proveer la atencin y los servicios de apoyo y transporte que requieran las distintas
unidades, utilizando los recursos propios de que se dispone o, si corresponde, mediante
la contratacin de servicios externos.

5.

Administrar la recepcin y distribucin de correspondencia, y el flujo de documentacin


desde y hacia el archivo general del Banco.

6.

Atender los requerimientos de impresin y reproduccin, a travs de la imprenta del


Banco o de servicios externos, y coordinar la ejecucin de las traducciones requeridas por
las unidades del Banco.

7.

Mantener actualizado el inventario general del Banco

8.

Administrar la planta telefnica del Banco.

9.

Realizar las acciones relativas al cuidado del aseo y de la higiene en el Banco.

10.

Cumplir con las funciones administrativas comunes para todos los Departamentos,
definidas en este manual.

Acuerdo N 1639-01-111027 Circular Interna N 1413 09.04.2012