Teletrabajo Colombia

El Libro blanco del
L ib ertad
y O rd e n
Gobierno
de COLOMBIA
en Colombia
Presentacin
Las tendencias globales apuntan hacia la
transformacin de los entornos laborales.
Entre estas aparece el teletrabajo como
una modalidad que combina las polticas
corporativas basadas en el cumplimiento
de objetivos, junto a los recursos tecnolgicos necesarios para alcanzarlos.
El presente Libro Blanco busca facilitar a las empresas la implementacin de
proyectos piloto de teletrabajo a travs
de una metodologa ajustada al contexto
colombiano, basada en la identificacin
y anlisis de buenas prcticas internacionales, en pases como Estados Unidos,
Espaa, Canad, Argentina, Costa Rica, y
experiencias locales.
Dirigida a empresarios interesados en implementar el modelo de teletrabajo en sus

organizaciones, la gua presenta cada una
de las etapas que se deben surtir para alcanzar el objetivo, ofreciendo una metodologa
clara acompaada de recomendaciones legales, tcnicas y de cultura organizacional,
usando ejemplos de compaas que ya han
avanzado en el proceso.
El gobierno nacional, en cabeza de los
Ministerios de TIC y del Trabajo, junto
con la Funcin Pblica y en alianza
con entidades del sector privado, est
generando un entorno favorable para
impulsar el teletrabajo en Colombia. As, el
Libro Blanco de Teletrabajo hace parte de
la estrategia de promocin a la cultura del

teletrabajo en el pas que se enmarca en
el plan de accin definido conjuntamente
por los citados Ministerios en alianza con
la Corporacin Colombia Digital.
Con el objetivo de aprovechar el avance
tecnolgico del pas derivado de la apropiacin de las Tecnologas de la Informacin
y las Comunicaciones -TIC- por parte del
sector empresarial, el teletrabajo, y en consecuencia el Libro Blanco, busca aportar al
mejoramiento de la productividad, el medio ambiente, la movilidad de las ciudades
y generar procesos de calidad de cara a los
compromisos con el mercado internacional
de bienes y servicios.
EnTICconfo
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia.

- Versin 2.0 Ministerio de las Tecnologas
de la Informacin y las Comunicaciones
www.mintic.gov.co
Ministerio del Trabajo

www.mintrabajo.gov.co
Diego Molano Vega

Ministro
Rafael Pardo Rueda

Ministro
Mara Carolina Hoyos Turbay

Viceministra TIC
Santiago Amador
Director de apropiacin de TIC
Daniel Lpez
Lder Iniciativa Teletrabajo
David Luna Snchez

Viceministro de Relaciones Laborales e
Inspeccin
Melva Gregoria Daz Better
Directora de Derechos Fundamentales
del Trabajo
Corporacin Colombia Digital

www.colombiadigital.net
Rafael Orduz
Director Ejecutivo
Heidy Balanta
Investigacin y produccin de contenidos
Adriana Molano Rojas
Coordinacin editorial y produccin de contenidos
Felipe Del Ro
Diseo y diagramacin
Se autoriza la libre consulta, descarga y distribucin total o parcial de esta obra,

con fines no comerciales, sin obras derivadas y con referencia explcita del autor.
Todas las grficas corresponden a desarrollos propios de la Corporacin Colombia Digital y se rigen bajo los mismos principios de derechos de autor que la obra
completa.
Tabla de contenidos
Introduccin-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8
Captulo 1: Conceptos clave------------------------------------------------------------------------------------------------ 11

Definicin del teletrabajo-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12
Caractersticas del teletrabajo--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 13
Modalidades del teletrabajo----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 14
Beneficios para la organizacin-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 16
Retos para la implementacin--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 19
Captulo 2: Condiciones necesarias para implementar el modelo de teletrabajo------------------------------------------------ 21

Requerimientos para el teletrabajo----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 22
El marco jurdico del teletrabajo en Colombia------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 23
El teletrabajo como modelo organizacional --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 24
La tecnologa como base del teletrabajo------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 26
Captulo 3: Implementacin del teletrabajo en las organizaciones------------------------------------------------------------- 31

Implementacin del teletrabajo en las organizaciones----------------------------------------------------------------------------------------------------- 32
Primera etapa: Autoevaluacin de la organizacin--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 34
Segunda etapa: Planeacin del proyecto piloto de teletrabajo---------------------------------------------------------------------------------------------- 40
Tercera etapa: Implementacin-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 52
Cuarta etapa: Seguimiento y evaluacin------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 58
Quinta etapa: Adopcin del modelo de teletrabajo-------------------------------------------------------------------------------------------------------- 60
Captulo 4: Modelos tecnolgicos para la implementacin del teletrabajo----------------------------------------------------- 63

Modelo de la Fundacin Universitaria Konrad Lorenz------------------------------------------------------------------------------------------------------ 66
Modelo de la Junta de Andaluca------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 68
Modelos tecnolgicos implementados en el sector privado ------------------------------------------------------------------------------------------------ 70
Modelos tecnolgicos implementados en el sector pblico------------------------------------------------------------------------------------------------- 72
Costos asociados a la tecnologa para teletrabajar -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 77
Captulo 5: Aspectos jurdicos del teletrabajo en Colombia-------------------------------------------------------------------- 79

Gua Jurdica para la Implementacin del Teletrabajo------------------------------------------------------------------------------------------------------ 80
Gua Tcnica para la Prevencin y Actuacin en Seguridad y Salud en Situaciones de Riesgo en el Teletrabajo-------------------------------------------------- 80
Conceptos clave---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 81
Mejores prcticas y soluciones tecnolgicas-------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 81
Bibliografa -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 82
El Libro blanco del teletrabajo en Colombia
-5
Beneficios del teletrabajo
Aumenta
la productividad y
reduce costos jos
6 - El ABC del teletrabajo en Colombia
Mejora
la calidad de vida de
los trabajadores e incentiva
el trabajo en equipo
Prom
la inclusi
mueve
in social
Aporta
al mejoramiento de
la movilidad en las
ciudades y reduce los
ndices de contaminacin
Impulsa
el uso y apropiacin de
las nuevas tecnologas
-7
Introduccin
El 1 de mayo del ao 2012 el Presidente
de la Repblica, junto a los Ministros del
Trabajo y de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, expidi el
Decreto 0884 de 2012, que reglamenta
la Ley 1221 de 2008, con el cual se busca promover la adopcin del teletrabajo
como modalidad laboral en el pas. En
desarrollo del proceso de socializacin y
promocin de la iniciativa se propusieron
una serie de actividades entre las cuales
se encuentra la Feria Internacional de
Teletrabajo y el presente libro.
El Libro Blanco de Teletrabajo en Colombia constituye el primer acercamiento metodolgico orientado hacia la
implementacin de modelos laborales
que aprovechen las ventajas de las tecnologas de telecomunicacin y en simultnea provean a las organizaciones una
serie de beneficios que cubren los mbitos productivos, financieros, tcnicos y de

equilibrio entre la vida laboral y personal
de los empleados.
Esta edicin del Libro Blanco est organizada en cuatro componentes que permiten al empresario conocer el contexto
del teletrabajo en el pas y cmo aplicarlo
a su organizacin. La primera parte del
contenido presenta las generalidades del
teletrabajo, sus principales caractersticas, ventajas y desventajas, los elementos
que lo integran, as como los diferentes
tipos de modalidades existentes.
La segunda parte se concentra en los requerimientos bsicos para implementar
el teletrabajo. Entre ellos se encuentra
el contexto legal colombiano, la consideracin del teletrabajo como un modelo
organizacional y la tecnologa como base

del trabajo a distancia.
La tercera parte incluye una propuesta
metodolgica que describe el paso a paso
que el empresario puede seguir para implementar programas de teletrabajo en
su organizacin, brindando herramientas
para el diseo, toma de decisiones, implementacin y posterior evaluacin del
proceso. Las etapas de implementacin
estn acompaadas de referencias a mejores prcticas y una serie de recomendaciones de tipo jurdico y gerencial.
La parte final ofrece enlaces a contenidos complementarios que pueden ayudar
a profundizar la informacin sobre temas
especficos como los conceptos fundamentales del teletrabajo, las soluciones
tecnolgicas y otros ejemplos de implementacin del modelo en el pas.
El ABC del teletrabajo en Colombia

- 9EnTICconfo
CONCEPTOS CLAVE
Antes de implementar modelos de teletrabajo en las organizaciones es necesario conocer los conceptos
clave al respecto: qu es, cules son sus caractersticas, qu modalidades existen, qu beneficios trae y
qu obstculos se deben vencer antes de avanzar en su adopcin.
Definicin del teletrabajo

El teletrabajo se entiende como una modalidad laboral a distancia que usa las tecnologas de la informacin y las comunicaciones para alcanzar sus objetivos. Aunque existen diversas
definiciones derivadas especialmente de las legislaciones de los
distintos pases, para Colombia son vlidas estas dos referencias:
La Organizacin Internacional de Trabajo -OIT- define

teletrabajo como:
Una forma de trabajo en la cual: a) el mismo se realiza en una ubicacin alejada de una oficina central o instalaciones de produccin,
separando as al trabajador del contacto personal con colegas de trabajo que estn en esa oficina y, b) la nueva tecnologa hace posible
esta separacin facilitando la comunicacin.
(Citado en Vittorio Di Martino, 2004).
En Colombia, el teletrabajo se encuentra definido en la

Ley 1221 de 2008 como:
Una forma de organizacin laboral, que consiste en el desempeo
de actividades remuneradas o prestacin de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologas de la informacin y comunicacin
-TIC- para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse
la presencia fsica del trabajador en un sitio especifico de trabajo.
(Artculo 2, Ley 1221 de 2008)
12 - Conceptos Clave
Lo que NO es teletrabajo
NO es
una profesin
NO es
un call center
NO es
manufactura en casa
NO es
servicio a domicilio
Caractersticas del teletrabajo

Ms all de la definicin, el teletrabajo se entiende a partir de sus caractersticas:
1. Una actividad laboral que se lleva a cabo fuera de la organizacin en la cual se encuentran centralizados todos los procesos.
2. La utilizacin de tecnologas para facilitar la comunicacin entre las partes sin necesidad de estar en un lugar fsico determinado para
cumplir sus funciones.
3. Un modelo organizacional diferente al tradicional que replantea las formas de comunicacin interna de la organizacin y en consecuencia genera nuevos mecanismos de control y seguimiento a las tareas.
- 13
Modalidades del teletrabajo

En Colombia la Ley 1221 de 2008 establece tres modalidades de teletrabajo o tipo de teletrabajador, que responden a los espacios de ejecucin del trabajo, las tareas a ejecutar y el perfil del trabajador.
Teletrabajo autnomo
Trabajadores independientes que se valen de las TIC para el desarrollo de sus tareas, ejecutndolas desde cualquier lugar elegido por ellos.
Teletrabajo suplementario
Trabajadores con contrato laboral que alternan sus tareas en distintos das de la semana
entre la empresa y un lugar fuera de ella, usando las TIC para dar cumplimiento.
Teletrabajo mvil
Trabajadores que utilizan dispositivos mviles para ejecutar sus tareas. Su actividad
laboral les permite ausentarse con frecuencia de la ocina.
Las modalidades de trabajo flexibles y a distancia han propiciado la transformacin de las relaciones laborales, permitiendo a los empleados tener control sobre su tiempo y sus objetivos, y brindando a las organizaciones mayor productividad derivada del aumento en la calidad
de vida de los trabajadores.
Antes
Ahora
Horarios rgidos
Trabajo nicamente en la sede

de la organizacin
Uso de computadores nicamente en la ocina
Sistemas de monitoreo y control

fsicos
Reuniones laborales limitadas a encuentros

fsicos
Horarios exibles
Trabajo desde cualquier lugar
Dispositivos propios (BYOD)
Evaluacin por resultados
Reuniones virtuales con participantes ilimitados
- 15
Beneficios para la organizacin
72%
Preferencia de un empleo
con trabajo mvil sobre otro jo
63%
Reduccin
del ausentismo
25
Reduccin
voluntario de l
5%
n de retiro
los empleados
23%
Aumento
de la productividad
18%
Reduccin de costos
en la planta fsica
Fuente: Cisco, 2011
- 17
Las ventajas y beneficios derivados de la implementacin de un

modelo de teletrabajo en las organizaciones pueden entenderse
desde distintos mbitos:
Mayor ndice de retencin del personal capacitado.

Equilibrio entre los espacios laborales y personales de los empleados que generan mayor calidad de vida que se traduce en
mayor productividad.
Para el negocio
Mayor productividad equivale a mayores ingresos y mayor crecimiento del negocio.
Costos predecibles asociados a la flexibilidad de la inversin en
planta fsica, tecnologa y recursos humanos que respondern
a la demanda. A mayor demanda, crecimiento de la organizacin con inclusin de teletrabajadores; a menor demanda,
escasos cosos fijos.
Reduccin de costos fijos en planta fsica, mantenimiento, servicios pblicos, entre otros.
Para las operaciones:

Control y seguimiento permanente al desarrollo de las tareas
programadas a travs de las herramientas tecnolgicas.
Procesos descentralizados pero interconectados.
Para el rea de recursos humanos:

Mejoramiento de las condiciones del reclutamiento al poder
contratar al personal ms calificado sin importar su ubicacin
o disponibilidad de desplazamiento hacia la sede de la organizacin.
Para el rea de tecnologa:

Reduccin del costo en adquisicin de hardware y software.
Poltica Bring Your Own Device -BYOD- que aprovecha los
dispositivos de propiedad del trabajador y no aumenta costos
para la organizacin.
Control total sobre los escritorios virtuales y el flujo de la informacin.
Reduccin del esfuerzo en mantenimiento de equipos y optimizacin de la capacidad de respuesta frente al crecimiento
de la compaa.
Para los programas de Responsabilidad Social:

Reduccin de la huella de carbono al evitar el desplazamiento
de los trabajadores hacia la empresa.
Inclusin socio-laboral de poblacin vulnerable gracias a las
TIC: situacin de discapacidad, aislamiento geogrfico, cabezas de familia.
Aporte al mejoramiento de la movilidad de las ciudades y reduccin del trfico asociado a las jornadas de trabajo.
Retos para la implementacin

Control
Es posible supervisar el avance de un empleado si se trabaja por tareas y no por horas.
Productividad
Un trabajador entusiasmado es ms productivo.
Costos
La inversin inicial en tecnologa retorna al ahorrar en costos jos.
Cultura organizacional
Pasar del modelo clsico a una versin ms exible de trabajo actualiza la organizacin frente al
mercado actual.
Polticas
La legislacin colombiana ya regul el teletrabajo. Ajustar las polticas corporativas requiere una revisin en
materia de horarios y cumplimiento.
- 19
CONDICIONES NECESARIAS PARA IMPLEMENTAR EL MODELO

DE TELETRABAJO
Para implementar el modelo de teletrabajo de forma exitosa es necesario cumplir con ciertos requerimientos
previos, entre ellos se encuentran conocer el marco jurdico vigente y algunas condiciones iniciales
necesarias por parte de la organizacin y los empleados.
Requerimientos para el teletrabajo

Qu se necesita para implementar el teletrabajo en una empresa?
+
Jurdicos
Atencin a la legislacin vigente.
22 - Condiciones necesarias para implementar el modelo de teletrabajo
+
Organizacionales
Modelo organizacional adecuado

junto a empleados con cargos
y perles ajustados al teletrabajo.
Tecnolgicos
Infraestructura y dispositivos
que permitan la interaccin
y el trabajo colaborativo.
El marco jurdico del

teletrabajo en Colombia
En Colombia el teletrabajo se encuentra regulado desde el ao
2008 por la Ley 1221, la cual promueve el teletrabajo para la
generacin de empleo y autoempleo, y reglamentado por el
Decreto 884 de 2012.
Ley 1221 de 2008

Esta Ley establece el reconocimiento del teletrabajo en Colombia
como modalidad laboral y como instrumento de generacin de
empleo y autoempleo mediante la utilizacin de las TIC. As mismo, establece las bases para la generacin de una poltica pblica
de fomento al teletrabajo y una poltica pblica de teletrabajo
para la poblacin vulnerable. Por otra parte, crea la Red Nacional
de Fomento al Teletrabajo, con el fin de promover y difundir esta
prctica en el pas. Por ltimo, establece las garantas y derechos
que cobijan a los teletrabajadores y los principios rectores de este
tipo de relacin contractual.
Decreto 0884 de 2012
EnTICconfo
Este Decreto reglamenta el teletrabajo en relacin de dependencia. Establece las condiciones de contrato o vinculacin de teletrabajo, a travs de los medios tecnolgicos y ambientes requeridos y la forma de ejecutar el mismo en condiciones de tiempo y
espacio. Establece las responsabilidades de las partes en materia
de seguridad social, determinando sus obligaciones en materia
de previsin de riesgos profesionales y medidas de seguridad informtica que debe conocer y cumplir el teletrabajador.
- 23
Otras normas a considerar:

Cdigo Sustantivo del Trabajo. Regula ntegramente las relaciones con trabajadores a distancia, incluso cuenta con una
disposicin especial sobre la materia, la cual debe ser compatible en todo caso con cualquier reglamentacin sobre teletrabajo.
Sentencia C-337 de 2011. La primera Sentencia en la cual la
Corte Constitucional desarrolla la figura del teletrabajo, en
ella ratifica que se debe garantizar a los teletrabajadores el
subsidio familiar y todas las garantas propias de un trabajador
que se encuentra en las instalaciones de la empresa.
Beneficios para las empresas considerados en la

legislacin
Las empresas que generen empleo a travs del teletrabajo, en
especial para poblacin vulnerable, podrn beneficiarse de la
Ley 1429 de 2010, tomando los aportes al SENA, ICBF y Cajas de
Compensacin Familiar, as como el aporte de la Subcuenta de
Solidaridad del FOSYGA y el aporte al Fondo de Garanta de Pensin Mnima correspondiente a nuevos empleos, como descuento
tributario para efectos de la determinacin del Impuesto Sobre
la Renta y Complementarios, siempre y cuando el empleador responsable del impuesto incremente el nmero de empleados y el
valor total de la nmina con relacin al ao gravable inmediatamente anterior.
El teletrabajo como
modelo organizacional
Las organizaciones se ajustan a distintos modelos que les permiten alcanzar sus logros. En cada uno de ellos los individuos, las
reas de trabajo y las estructuras de control interactan y establecen un sistema de produccin y comunicacin que les permiten
lograr los objetivos propuestos.
Desde esta perspectiva, implementar el teletrabajo equivale a
transformar el modelo organizacional considerando que los sistemas de produccin y comunicacin estarn mediados por la tecnologa.
Las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones -TIC-,
influyen en el incremento de la productividad en aquellos sectores
que no producen nuevas tecnologas pero que las utilizan de una
manera intensiva. No obstante, es necesario concentrarse en un
contexto adecuado que posibilite su utilizacin eficiente, es decir,
tanto empresa como trabajadores deben adaptarse a nuevas formas
organizativas y aprovechar las ventajas que brinda el uso de las TIC.
Bajo el modelo del teletrabajo el tiempo y el espacio se hacen
relativos. El trabajo se convierte en mvil aprovechando la independencia de los escritorios fijos y las ventajas de los dispositivos
mviles. Respecto de los horarios, aun cuando es posible, dependiendo el cargo, establecer algunas horas para que todos los empleados estn conectados, el tiempo se convierte en un recurso
administrable directamente por el trabajador, quien logra conciliar su vida personal con la laboral sin que ello implique descuidar
sus tareas.
CISCO
Una de las condiciones bsicas para implementar el teletrabajo
como modelo organizacional radica en cmo se hace seguimiento
y control a los resultados. Con esta modalidad quedan abolidos
los seguimientos asociados al horario o la asistencia a un espacio
puntual, por el contrario, se evala por resultados, esquema que
impulsa la productividad y permite a cada empleado demostrar su
potencial.
- 25
La tecnologa como base

del teletrabajo
La definicin de teletrabajo trae implcito el uso de las tecnologas
de la informacin y las comunicaciones como herramientas
esenciales para el logro de los objetivos. En este aspecto se debe
considerar que al hablar de tecnologa se est hablando de una
combinacin entre infraestructura, dispositivos, contenidos y
aplicaciones, y en consecuencia de su uso y apropiacin efectivos
para alcanzar las metas organizacionales.
Infraestructura
Dispositivos
Tecnologa
Contenidos
Aplicaciones
La infraestructura soporta las operaciones bsicas de la organizacin. En ella

se cuentan los servidores, las plataformas
de trabajo y los sistemas que permiten la
interconexin. Los dispositivos corresponden a todos aquellos aparatos que
median la conexin entre la organizacin
y el trabajador, aqu es cada vez ms amplio el espectro de posibilidades abarcando desde computadores porttiles hasta
telfonos inteligentes cada vez ms compatibles con aplicaciones de teletrabajo.
Computadores
Telfonos mviles
La tendencia que se est imponiendo

en las oficinas del mundo en materia de
dispositivos es Bring Your Own Device
-BYOD-, equivalente a trae tu propio dispositivo, gracias a la cual se aprovechan
los recursos con los que cuenta cada
trabajador (su porttil, su telfono, su
tableta, etc.), conectndolos a travs de
sistemas de informacin seguros que le
permiten a la empresa reducir la inversin en tecnologa de su propiedad.
Es importante tener en cuenta que aunque
no toda la tecnologa es apta para teletrabajar, gran parte de los sistemas operativos, los programas y las aplicaciones
que hacen funcionar las organizaciones
actuales son fcilmente adaptables a un
modelo de trabajo colaborativo a travs
de servidores virtuales (cloud computing
computacin en la nube).
Tabletas
Computacin
en la nube (Internet)
Bases de datos
Escritorios remotos
Servidores remotos
- 27
La tecnologa es necesaria para teletrabajar, pero ello no significa

que debe contarse con lo ms avanzado en equipos o programas.
Un equipo de trabajo pequeo puede suplir sus necesidades nicamente con una lnea telefnica, conexin a internet y un sistema
que permita el intercambio de archivos. Organizaciones ms extensas probablemente requerirn de una plataforma tecnolgica
ms robusta, que les ofrezca mayores niveles de calidad en las
comunicaciones y un manejo ms efectivo de la colaboracin online, adems de garantizar la seguridad de la informacin.
La inversin en tecnologa es necesaria pero no debe verse como un
gasto. En principio, el costo no es tan alto como se podra pensar y
adems, el retorno de la inversin se puede reflejar, incluso, desde el
primer ao en la baja de costos fijos como planta fsica o servicios
pblicos. Lo principal es que la tecnologa se ajuste a las necesidades
del teletrabajador y no que este tenga que sujetarse a ella.

El teletrabajo flexibiliza la inversin en materia de tecnologa por
cuanto puede contratarse de acuerdo al crecimiento del negocio. A mayor demanda es posible hacer instalaciones a un mayor
nmero de dispositivos-empleados; frente a una baja en el negocio es posible desconectarlos sin generar mayor traumatismo.
En una organizacin que espera adoptar el trabajo mvil, se deben considerar los requerimientos tecnolgicos de cada uno de
los cargos y perfiles de trabajo existentes en ella. Lo importante es
tener en cuenta que las necesidades de comunicacin e interaccin de un operario de planta son distintas a las de un miembro
del equipo comercial, por ejemplo, y que la tecnologa ha de adaptarse a cada uno de ellos y no al contrario.
Es importante hacer nfasis en que para implementar un proceso exitoso de teletrabajo lo ms recomendable es que la tecnologa brinde
soporte y respuesta oportuna no solo en condiciones normales sino en situaciones de alerta, por esto las recomendaciones generales son:
Recomendaciones tecnolgicas
Aadir redundancia a los enlaces de comunicacin de los teletrabajadores.
Congurar varios servidores virtuales.
Asegurar la recepcin de correo electrnico en los dispositivos personales en caso de desconexin

del servidor virtual.
Generar protocolos que den respuesta a situaciones de alerta como una avera del ordenador causada por un virus, una conguracin incorrecta o un fallo de hardware. La mayor
recomendacin en este caso es realizar copias de seguridad y contar, incluso, con un ordenador de reserva en caso de bloqueo del ordenador principal.
Fuente: El arte del teletrabajo. Polycom, 2009.

- 29
EnTICconfo
IMPLEMENTACIN DEL TELETRABAJO EN LAS

ORGANIZACIONES
El proceso de implementacin del teletrabajo en las organizaciones responde a una serie de etapas y
pasos a seguir que se resume en la realizacin de una autoevaluacin, seguida de un piloto y una adopcin final del modelo. A continuacin presentamos una metodologa clara, sencilla y precisa que permita
llegar hasta su adopcin exitosa. Esta propuesta resume, para el caso colombiano, las etapas principales
e incluye recomendaciones de carcter jurdico, tcnico y organizacional para lograr cada uno de los
objetivos propuestos.
Implementacin
del teletrabajo
en las
organizaciones
El proceso de implementacin y adopcin del modelo de teletrabajo incluye
cinco etapas cada una de ellas con pasos definidos. La primera de ellas es la
autoevaluacin que busca identificar las
necesidades de la organizacin respecto
al teletrabajo; la segunda es la planeacin
del proyecto piloto en la cual se define un
plan de ruta para hacer una prueba del
modelo; la tercera es la implementacin
del piloto que podr a prueba la capacidad de adaptacin de la organizacin y
los empleados; la cuarta etapa es la de
evaluacin que mide los resultados e indicadores que validarn la decisin final;
y por ltimo est la adopcin del modelo
de teletrabajo.
32 - Implementacin del teletrabajo en las organizaciones
Autoevaluacin de la organizacin
Necesidades
Planeacin del pilot
Perfiles
Recursos tecnolgicos
Riesgos
Costos
Evaluacin y toma de decisiones
Equipo coordinador
Objetivos
Criterios de seleccin trabajadores
Requerimientos tecnolgicos
Poltica de teletrabajo
Cronograma
Presupuesto
to
Implementacin del piloto
Socializacin
Seleccin teletrabajadores
Formacin y capacitacin
Puesta en marcha
Evaluacin de resultados
Adopcin
Seguimiento y evaluacin
del modelo
Sostenibilidad
- 33
Primera etapa:
Autoevaluacin de la
organizacin
Antes de decidir sobre implementar o no un modelo de teletrabajo, la organizacin tendr que realizar un diagnstico previo sobre sus condiciones y especialmente sus necesidades. El objetivo
de la autoevaluacin es analizar la situacin actual de la organizacin frente a las expectativas que tienen sobre el teletrabajo, e
identificar si es apta para su implementacin. Se debe cuestionar
si tiene la capacidad de adaptarse a los cambios organizacionales
y culturales que implica el nuevo modelo.
Autoevaluacin de
la organizacin
Perles
Riesgos
Necesidades
Costos
Pasos a seguir
1. Identificar las necesidades que tiene la organizacin para implementar el teletrabajo.
2. Identificar si los perfiles/cargos existentes en la organizacin
son aptos para teletrabajar.
3. Identificar la situacin actual en cuanto a recursos tecnolgicos
y la capacidad de respuesta frente a los requerimientos
posteriores.
4. Identificar los riesgos de implementar el teletrabajo.
5. Realizar una estimacin de costos.
Mejorar la productividad.
Redisear los usos del espacio fsico de la organizacin.
Facilitar o evitar el desplazamiento de los trabajadores a la
sede de la organizacin.
Reducir el impacto de la alta rotacin de los empleados.
Conciliar la vida personal y laboral de los empleados.
Resolver algunos problemas organizacionales relacionados
con las jornadas o espacios de trabajo.
Ampliar la capacidad competitiva de la organizacin.
Iniciar una medicin de resultados basada en proyectos o por
objetivos.
Dar respuesta a una necesidad especfica que la organizacin
ha identificado.
6. Informe final y toma de decisin.
Paso 1 - Identificar las necesidades
Mejores prcticas:
Alpine Access es una empresa norteamericana que ofrece
servicios de call center con una planta de personal de cincuenta empleados, sin embargo solo cuatro de ellos se en-
Necesidades
Antes de la toma de decisin sobre implementar el teletrabajo la
Gerencia debe tener clara la meta que se alcanzar al establecer
dicha modalidad laboral. El objetivo debe obedecer a una necesidad en concreto, como pudiera ser:
cuentran en sus oficinas, los cuarenta y seis restantes trabajan desde su casa. El modelo de teletrabajo le ha permitido
a Alpine Access mejorar la calidad de vida de sus agentes,
incrementar la capacidad de respuesta y aumentar la productividad derivada de que los empleados tienen menos
distracciones y han logrado dividir la vida personal y laboral.
- 35
Paso 2 - Identificar los perfiles/cargos
materia de recurso humano es necesario considerar el perfil de las

personas que ejecutan las labores, quienes deben contar con ciertas
competencias necesarias para un trabajo mvil, por ello tambin es
importante preguntar:
Perles
Los empleados utilizan de manera frecuente herramientas como

computadores, conexiones a internet, lneas telefnicas, chat, y
Uno de los principales factores para que el teletrabajo sea viable
otras que le permitan desempear sus funciones y comunicarse
en una organizacin, es que el perfil de los empleados y las funciones
con otros empleados?
que desarrollan sean susceptibles de ser realizados a distancia

utilizando las TIC. La organizacin debe formular inicialmente las
Los empleados cuentan con formacin para el manejo de las

Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones -TIC-?
siguientes preguntas:
Si se identifican cargos aptos para teletrabajar pero los emplea La organizacin tiene empleados cuya actividad principal est
dos no cuentan con la suficiente capacitacin para el manejo de
relacionada con el procesamiento de informacin o generacin
las herramientas tecnolgicas necesarias, la organizacin puede
de conocimiento?
optar por brindar capacitacin sobre las mismas para obtener los
La organizacin cuenta con cargos susceptibles de ser trabajados

a distancia, es decir que no requieren estar necesariamente en la
oficina para ser desarrollados?
Existen las herramientas para que los empleados se comu-
perfiles ideales.
Paso 3 - Identificar los recursos tecnolgicos
niquen con la organizacin: lneas telefnicas, conexin a internet, servicios de mensajera, chat y videoconferencia?
Es posible establecer objetivos medibles sobre las actividades
laborales desempeadas por los trabajadores?
Las anteriores respuestas demostrarn la viabilidad de teletrabajar
en la organizacin en lo relacionado con los cargos; sin embargo, en
Es importante validar si la organizacin cuenta con las herra-
mientas tecnolgicas necesarias para desarrollar teletrabajo

prestando atencin especial a qu necesidades tiene cada perfil.
Se debe partir de la premisa que no es el perfil el que se adecua a
la tecnologa existente, es la tecnologa la que se debe adecuar a
un perfil determinado. Esto quiere decir que no todos los perfiles
requieren la misma tecnologa, toda vez que no realizan las mismas
actividades, de all la pertinencia de identificar las necesidades
tecnolgicas especficas.
Mejores prcticas:
Cisco es una multinacional dedicada al networking y las
telecomunicaciones con sede en Colombia.
Respecto de la tecnologa necesaria para trabajar a distancia
sealan que a nivel mundial la tendencia de infraestructura
y plataformas para el teletrabajo est concentrndose en la
virtualidad de los sistemas de almacenamiento y los entornos de trabajo. En estos asuntos los sistemas ms populares
son conocidos como cloud computing y corresponden al
acceso a aplicaciones que estn instaladas en la nube; el segundo sistema es un escritorio virtual, con una nocin ms
amplia en la que es posible acceder remotamente a la informacin y los programas, concentrando el procesamiento y el
archivo en los servidores de la organizacin, reforzando as
la seguridad de los datos y permitiendo que cualquier dispositivo sea un medio a travs del cual acceder, justamente,
al escritorio de cada empleado dentro de la organizacin.
Ver ms sobre Cisco, tecnologa para teletrabajar.
- 37
Paso 4 - Identificar los riesgos
Inicialmente la organizacin deber determinar si requiere adquirir nuevas herramientas tecnolgicas y desarrollar inversiones
relacionadas para implementar el modelo. Se debe tener en cuenta que esta inversin se traducir en una reduccin de costos fijos
en el corto y mediano plazo. Considerando el estimado, la organi-
Riesgos
zacin podr saber si est preparada para teletrabajar:
Aunque son considerables los beneficios que genera el teletrabajo, es pertinente considerar los riesgos que puede traer para la
organizacin, en este caso se pueden incluir:
Seleccin y formacin de los teletrabajadores.
Dificultades del trabajador para adaptarse al modelo, los cuales

deriven en atrasos en el cumplimiento de los objetivos y por
ende baja en la productividad.
Amenazas o riesgos informticos por la inadecuada gestin de
la informacin por parte del trabajador.
Prdida del sentido de pertenencia del trabajador respecto de
la organizacin que impacte la calidad del trabajo o el compromiso con el mismo.
Riesgos laborales.
Licencias de software.
Capacitacin a supervisores.
Conexiones de internet, lnea telefnica.
Uso de servicios de computacin en la nube que pueden ser
gratuitos o pagos segn las necesidades de la organizacin.
Compra de equipos informticos (se puede considerar el uso de
equipos de los empleados -BYOD-).
Servicios pblicos.
Gastos de traslado.
Paso 5 - Estimacin de costos

Mejores prcticas:
Costos
Microsoft es una de las organizaciones que ofrece soluciones

de software con ms trayectoria y reconocimiento a
nivel mundial. Segn su filial en Colombia, la apuesta
de Microsoft con Office 365 es demostrar cmo con el
uso del cloud computing es posible acercar tecnologas
avanzadas a bajo costo para que las organizaciones y las

personas puedan beneficiarse de ella con actualizaciones
permanentes, asesora tcnica constante y principalmente
la oportunidad de flexibilizar los esquemas corporativos y
adoptar soluciones de tecnologa acordes con la dinmica
del negocio, permitiendo as tener tantos dispositivos
y conexiones como la empresa lo requiera, atendiendo
al principio de oferta/demanda bajo el cual a mayor
crecimiento mayores conexiones y frente a las cadas del
negocio, sencillas desconexiones que no implican prdidas
para los administradores.
Ver ms sobre
La nube de Microsoft, un lugar para teletrabajar.
Paso 6 - Informe final y toma de decisin

El objetivo de la autoevaluacin es analizar la situacin actual
de la organizacin frente a las expectativas que tienen sobre el
teletrabajo, e identificar si es apta para su implementacin, lo cual
se logra luego de avanzar en los pasos descritos. El informe final de
la autoevaluacin incluir los resultados arrojados y una serie de

conclusiones que orienten sobre la capacidad de la organizacin
para implementar el teletrabajo.
En el caso que los resultados sean positivos y la organizacin
decida llevar a cabo una prueba de teletrabajo, podr continuar
con la etapa de planificacin del piloto; por el contrario, si la
organizacin considera que no es viable implementar el teletrabajo
por los resultados que arroj el informe, es posible realizar un
ejercicio similar sobre la pertinencia de adoptar esquemas de
trabajo flexible u otras alternativas que a mediano plazo faciliten
la implementacin del teletrabajo.
Mejores prcticas:
La Agencia de Defensa de
Sistemas de Informacin de
Estados Unidos -DISA-, implement de manera progresiva un modelo de teletrabajo desde el ao 2001.
Inicialmente el trabajo a distancia se realizaba solo un
da a la semana; en el 2005
se increment a dos das y en
2008 a tres. Actualmente la
empresa cuenta con ms de
2.500 empleados aprobados
para teletrabajar.
- 39
Segunda etapa:
Planeacin del proyecto
piloto de teletrabajo
La planeacin del proyecto piloto de teletrabajo constituye la etapa ms importante para la implementacin del mismo, ya que con
su ejecucin es posible tener una visin clara y una descripcin
precisa del modelo a ejecutar, sus caractersticas, condiciones y
requisitos. La referencia para realizar la planeacin es precisamente la evaluacin previa que realiz la alta direccin.
Planeacin
del piloto
Equipo
coordinador
Poltica
teletrabajo
Criterios de seleccin
trabajadores
Objetivos
Perles
Cargos
Cualidades del empleado
Presupuesto
Requerimientos
tecnolgicos
Cronograma
Acceso a sistemas de informacin

Nivel tecnolgico de la organizacin
Pasos a seguir
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Conformacin del equipo coordinador del proyecto piloto y definicin de roles.

Fijacin de los objetivos del proyecto piloto y establecimiento de indicadores.
Determinacin de criterios de seleccin de teletrabajadores.
Identificacin de requerimientos tecnolgicos.
Desarrollo de la poltica de teletrabajo de la organizacin.
Realizacin del cronograma del piloto.
Presupuesto del proyecto piloto.
- 41
Paso 1 - Equipo coordinador
1. Elaborar la planificacin estratgica del proyecto.

2. Supervisar en forma continua el avance de la ejecucin del
proyecto.
3. Generar informes de avance y finales del proyecto.
Equipo coordinador
Una vez la Direccin de la organizacin ha tomado la decisin de
implementar el modelo de teletrabajo, e incluso desde la etapa
de autoevaluacin, es necesaria la conformacin de un equipo
coordinador de las distintas etapas de su ejecucin.
4. Modificar el proyecto, realizando ajustes o correcciones que

estimen pertinentes.
5. Desarrollar la poltica de teletrabajo en la organizacin.
Como apoyo al equipo coordinador se designarn supervisores
por rea quienes velarn por el cumplimiento de las funciones y
valorarn distintos aspectos del modelo propuesto, que servirn
En trminos generales este equipo est conformado por el lder del

Departamento de Recursos Humanos, el lder del Departamento
Financiero, el lder del Departamento de Tecnologa y Seguridad
Informtica, el lder del Departamento Jurdico o un Asesor Jurdico contratado con este fin, el responsable del Sistema de Gestin
de la Seguridad y la Salud en el Trabajo de la organizacin y un
representante del sindicato (en caso de que exista). Entre ellos se
elegir al coordinador del proyecto piloto, quien se espera tenga
un nivel decisivo en la organizacin. Las funciones bsicas del
equipo de coordinacin radican en disear y acompaar el proceso de implementacin del piloto de teletrabajo y de socializar
a todas las instancias de la organizacin sobre su alcance. En el
compromiso del equipo coordinador y de la actitud positiva de los
empleados frente al cambio radica el buen desarrollo del piloto.
Las funciones bsicas del equipo coordinador del proyecto piloto son:
de base para el trabajo de la coordinacin. Entre otras, los supervisores podrn hacer mediciones en relacin con:

Adaptacin al cambio del rea de trabajo donde el trabajador vena desarrollando las funciones.
Funcionamiento de las herramientas tecnolgicas.
Pertinencia de los criterios de elegibilidad de los empleados por rea.
Respuesta a las expectativas de comunicacin e interaccin del equipo de trabajo.
Respuesta de los sistemas de seguimiento y control de los

objetivos pactados.
Todos los factores que puedan afectar el buen desempeo y realizacin de las actividades.
Paso 2 - Objetivos e indicadores del piloto
Mejores prcticas:
Social & Scientific Systems, Inc., es una empresa norteamericana que presta sus servicios en el sector salud
apoyando procesos de mejoramiento de salud pblica en
Objetivos
todo el mundo, especialmente en temas de VIH/SIDA.

Uno de los consejos que da esta empresa para tener xito
El objetivo del piloto de implementacin de teletrabajo se deriva de

la autoevaluacin y en consecuencia su meta es resolver las necesi-
en la implementacin del teletrabajo es desarrollar inicialmente un programa piloto que sea impulsado desde la
gerencia y cuente con la participacin de todos los niveles
dades iniciales de la organizacin. Ms all de fijar la meta, es necesa-
dentro de la organizacin, siendo clave discutirlo con los
rio proponer una serie de indicadores que permitan su seguimiento y
empleados.
evaluacin, tales como:

ndice de disminucin de la rotacin del personal.
ndice de disminucin de prdidas de das de trabajo derivados de ausencias por imprevistos que pueden ser reemplazados por das de teletrabajo.
ndice de aumento de la productividad derivado del

rendimiento del trabajador en el cumplimiento de sus metas, en relacin con el tiempo invertido en ellas.
ndice de mejoramiento en la calidad de vida laboral y

familiar reportado por el trabajador.
- 43
Paso 3 - Seleccin de teletrabajadores
de das por semana e ir aumentando progresivamente el tiempo

hasta alcanzar los ideales esperados en relacin con el cargo y las
necesidades de presencia fsica o virtual de cada perfil.
La seleccin de los futuros teletrabajadores es primordial para
Criterios de seleccin trabajadores
la buena ejecucin del proyecto. Finalmente son los empleados

quienes ejecutarn el trabajo a distancia y sern ellos quienes sufrirn de primera mano todas las transiciones, por ello es impor-
En este punto es necesario considerar tres aspectos fundamentales. El primero es determinar la cantidad de trabajadores con
quienes se implementar el piloto de teletrabajo. La recomendacin general es ejecutarlo con la mayor cantidad de empleados posibles en relacin con el esperado final de teletrabajadores,
para as obtener resultados lo ms cercanos a las cifras reales de
productividad y administracin de recursos.
El segundo aspecto tiene que ver con la poblacin objetivo del piloto que puede elegirse en dos vas. Por una parte se puede elegir
personal de una nica rea y poner a prueba el modelo. Por la otra,
la ms aconsejable, se puede elegir personal de distintas reas de
la organizacin para as medir impactos de una forma ms amplia.
Por ltimo, es necesario identificar la modalidad de teletrabajo
que se realizar, es decir, cunto tiempo realmente teletrabajar
y cunto estar en los espacios de la organizacin. La recomendacin general es inicial el piloto trabajando a distancia un par
tante considerar criterios objetivos y subjetivos que conlleven una

seleccin acertada.
Tip Jurdico:
Recuerde que el teletrabajo es voluntario. No se puede obligar
ni imponer al empleado que teletrabaje, y en caso de que este
se niegue, no estar incumpliendo orden alguna. De igual forma
sucede para el empleador quien podr valorar la pertinencia del
modelo en respuesta a la solicitud de un trabajador interesado
sin que ello lo obligue a implementarlo.
Criterio 1. Definir el tipo de perfiles susceptibles de ejecutarse
Gestin
a travs de teletrabajo
ALTA
El teletrabajo desde su definicin implica el desarrollo de actividades laborales a distancia, utilizando herramientas tecnolgicas
para su ejecucin y seguimiento. Dentro de las labores cotidianas
Cargo
Gerencia General y
Directivos de cada
departamento
comprometido.
Funciones
Establece polticas,
logstica y el alcance
econmico del piloto.
MEDIA
Superior jerrquico
del teletrabajador.
Supervisin,
coordinacin, monitoreo
del piloto de teletrabajo.
BAJA
Trabajadores
(teletrabajadores).
Ejecucin del teletrabajo,

comunicaciones
de una organizacin encontramos una serie relacionada con la

gestin de la informacin y la generacin del conocimiento que
son susceptibles de realizarse a distancia. En paralelo, existen
otras que suponen contacto fsico con el cliente o con procesos
directos que difcilmente podran separarse del lugar de trabajo.
En relacin con las tareas desarrolladas, los perfiles ms deseaConsiderando lo anterior, es necesario realizar un anlisis del
bles para teletrabajar cuentan con alguna de estas caractersticas:
perfil idneo para teletrabajar, teniendo en cuenta las tareas

desarrolladas en cada uno de los puestos, la tecnologa que
requieren para ejecutarlas, la frecuencia de comunicacin con

los compaeros de trabajo, supervisor, subordinados y clientes, y
otras condiciones generales asociadas a cada cargo.
El modelo de teletrabajo supone una medicin por objetivos, por
lo que cada perfil seleccionado ha de contar con una serie de me-
El tipo de tareas es de innovacin, generacin de conocimiento o gestin de informacin a travs de las TIC.
No tiene contacto presencial con el cliente.
No tiene a su cargo un gran nmero de personas.
Adems de lo anterior, es necesario que cada una de las perso-
tas y tiempos que permitan el seguimiento. Para la adopcin se
nas que ejecuta los cargos susceptibles de teletrabajar cuente con
puede tener en cuenta una clasificacin de los perfiles de los tra-
unas competencias mnimas que lo conviertan en un candidato
bajadores en relacin con el grado de gestin que desempeen,
idneo para participar en el piloto. En general se puede filtrar por:
as:
- 45
Inters y voluntad. Se valorar que el trabajador est interesado en practicar esta modalidad laboral.
Antigedad en la organizacin. En muchas experiencias

este es un factor determinante para tener en cuenta a un
trabajador en el programa de implementacin del teletrabajo, toda vez que es una persona que conoce muy
bien sus funciones y se desenvuelve perfectamente en
ellas, facilitando su adaptacin al nuevo modelo.
Condiciones excepcionales. La existencia de trabajadores

con inconvenientes para el desplazamiento hacia la sede
Criterio 2. Determinar el tipo de tareas y funciones que realiza

dicho perfil, en general los roles que desempean en la organizacin y el tipo de cargos
En este sentido es importante que la organizacin tenga claridad
sobre:

de la organizacin o con necesidades especiales derivadas de una discapacidad, ser madres cabeza de familia,
mujeres en estado de lactancia y otras similares pueden
convertirlos en candidatos potenciales para teletrabajar.
Mejores prcticas:
La DISA, Agencia de Defensa de Sistemas de Informacin de
Estados Unidos, tiene una innovadora aplicacin basada en
web que permite a los empleados inscribirse en el programa
de teletrabajo y seleccionar los das en que preferira trabajar a distancia, bien sea con regularidad o por algn motivo
especial. El sistema notifica a los administradores del programa quienes pueden aprobar o rechazar la solicitud del
empleado y cuentan con una herramienta que facilita la
produccin de informes de gestin del programa de teletrabajo.
Definicin de funciones, deberes y obligaciones del

teletrabajador.
Determinacin del personal involucrado.
Desarrollo de nuevos criterios de seleccin y
procedimientos.
Proceso de reclutamiento de teletrabajadores.
La voluntad e inters de los candidatos como requisito
esencial.
Los criterios que priorizarn la designacin de los teletrabajadores.
Mejores prcticas:
Calvert Investments, Inc. tiene como objetivo servir de
inversor institucional y asesor financiero en los Estados
Unidos. Uno de los consejos para el xito de programas
de teletrabajo segn esta entidad es tener una gua de
trabajo disponible para los jefes de reas y empleados que
proporcione informacin sobre la estructura del programa,
cmo se puede teletrabajar, los perfiles a que apunta el
programa de teletrabajo y los requerimientos del lugar
desde el cual se trabajar.
Criterio 3. Caractersticas personales del teletrabajador
Las pruebas que esta entidad utiliz para la seleccin del

personal equivalen a las psicotcnicas que existen en el
El proceso de seleccin de los futuros teletrabajadores debe
mercado. Lo importante de los resultados es revisar el ajuste
responder en principio a las necesidades de la organizacin, pero
de una persona en competencias o estructura de personali-
adems debe considerar una serie de caractersticas personales
dad al perfil que se estableci previamente.
y competencias que permitan que cada empleado se adapte al

proceso y alcance los objetivos propuestos:

Autonoma y capacidad de resolucin de problemas.
Capacidad de organizacin y gestin del tiempo.
Responsabilidad, profesionalismo y confianza.
Fluidez para la comunicacin.
Capacidad de cambio y de adaptacin.
Mejores prcticas:
Segn Edatel, entre las cualidades que tiene un empleado
que podra teletrabajar estn habilidades como la concentracin. Adicionalmente el empleado debera contar con
ciertas caractersticas de personalidad que lo impulsaran a
desarrollar sus tareas sin necesidad de presiones externas,
actitud proactiva, iniciativa propia, buena actitud frente al
cambio y las innovaciones, autoestima elevada, capacidad
de automotivacin, alto nivel de responsabilidad, autodisciplina, capacidad de autocrtica, autocontrol, constancia y
actitud colaborativa.
- 47
Paso 4 - Requerimientos tecnolgicos
Dispositivos y perifricos
Requerimientos tecnolgicos
Para responder las inquietudes sobre los requerimientos
tecnolgicos que podra tener un teletrabajador simplemente se
Infraestructura de conexin a
internet y a las redes pblicas y
privadas de la organizacin.
Sistemas de informacin
comunicacin y colaboracin.
debe identificar los requerimientos en su escritorio fsico y pensar

que estos mismos constituyen las herramientas con las que
Mejores prcticas:
deber contar en su lugar de trabajo a distancia.

Noblis es una organizacin dedicada a la ciencia y tecnologa
As, el teletrabajador necesitar de un dispositivo a travs del cual
que tiene implementado desde 1999 el modelo de
desarrollar sus funciones que bien puede ser un computador de
teletrabajo. Dentro de sus recomendaciones para tener xito
escritorio, un porttil, una tableta o incluso un telfono inteli-
en estos programas est que dentro de los requerimientos
gente. Tambin requerir de una conexin a internet que le per-
tecnolgicos se tenga una lista de autocomprobacin la
mita mantenerse en contacto con la organizacin y las personas
cual permite proporcionar criterios para decidir qu tipo
que trabajan en ella. Y por ltimo, pero no por ello menos impor-
de tecnologa puede mejorar el apoyo a un programa de
tante, deber contar con acceso remoto a toda la informacin y
teletrabajo, por ejemplo:
las aplicaciones necesarias para ejecutar sus tareas.

Voz. Cmo se puede poner en contacto a un trabajador
Por ello, una estacin de teletrabajo se constituye con estos tres
que no est en la sede de la organizacin?, cules son
componentes:
las tecnologas que me permitirn estar en contacto con
compaeros, superiores y clientes?

Aplicaciones. Cul es el rendimiento de las aplicaciones
cuando se est teletrabajando?, las aplicaciones tienen
lugar de teletrabajo y la organizacin, ofrecen una alta seguridad

al construir un canal seguro por el cual viajan los datos a travs de
internet.
un buen rendimiento cuando se trabaja offline?

Seguridad. Qu pasara si mi computador porttil o el
Nivel tecnolgico de la organizacin
PC de la casa fuese robado o se compromete la seguridad de la informacin?, cmo puedo ordenar mi espacio
El modelo tecnolgico de una organizacin que implementa
fsico para reducir al mnimo los riesgos en seguridad?
teletrabajo depende principalmente de la ubicacin de las apli-
Colaboracin. Qu tan importantes son las discusiones
caciones y servicios de red que los trabajadores necesitan para
cara a cara, o los encuentros formales e informales? Si
desarrollar las tareas propias de su puesto y ah es donde han de
son importantes cul es la tecnologa que me permitira
centrarse todos los esfuerzos por alcanzar el nivel ptimo de tec-
tener una equivalencia?
nologa, gracias al cual cada empleado puede desarrollar de forma
En el mercado existe una amplia oferta de soluciones tecnolgicas

que cubre estos componentes. Sin embargo, en materia tecnolgica
es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Acceso a sistemas de informacin y datos de la organizacin
efectiva su trabajo sin importar su ubicacin fsica.

El nivel tecnolgico de la organizacin no depende de la extensin
del inventario de herramientas con que cuente, sino de cmo cada
una de ellas soporta la operacin de tareas especficas, por lo que
en materia de tecnologa no se trata de tenerlo todo sino de tener
lo necesario para cada perfil.
Si un trabajador utiliza datos o programas almacenados y ubica-
En paralelo a lo anterior, y aun cuando no necesariamente
dos fuera de su ordenador, por ejemplo en un servidor centrali-
corresponde a soluciones tecnolgicas, es necesario que antes de
zado a travs de computacin en la nube, es necesario implantar
implementar el piloto de teletrabajo la organizacin se asegure
soluciones tecnolgicas que sigan ofreciendo esta funcionalidad
de que el espacio fsico en que trabajar el empleado cumpla con
en el lugar de teletrabajo, siendo el caso de las redes privadas vir-
las normas de riesgos laborales relacionados con estabilidad de
tuales (VPN) la herramienta imprescindible. Las redes privadas
las fuentes de energa, condiciones de ergonoma y prevencin de
virtuales, adems de permitir una comunicacin directa entre el
accidentes.
- 49
Mejores prcticas:
Paso 5 - Poltica de teletrabajo de la organizacin
Calvert Investments, Inc., firma de asesora financiera en Estados Unidos aconseja que una opcin para lograr el xito
de programas de teletrabajo es que los empleados pueden
utilizar computadoras personales y asistentes personales
digitales como dispositivos para cumplir sus labores. La
recomendacin general es utilizar un sistema de cifrado de
clave pblica junto a una red privada virtual que proporcione
acceso seguro a los archivos y datos de la empresa.
Poltica teletrabajo
Para que el modelo funcione debe generarse una cultura del
teletrabajo y formularse una poltica conocida por toda la
organizacin, en la que se incluya lo relacionado al proceso de
seleccin de personal, los criterios de elegibilidad, los principios
de seguridad de la informacin en acceso remoto, mensajera
instantnea (empleados, clientes y proveedores), software y
hardware, proteccin de datos, clusulas de confidencialidad,
procedimientos de supervisin y control, procedimientos de
devolucin de equipos, datos y documentos entregados.
As mismo, se debe especificar la duracin del proyecto y
la frecuencia del teletrabajo, las horas en las cuales deber
contactarse el trabajador a distancia y los medios de comunicacin
a emplearse. Tambin el procedimiento a seguir ante problemas
tcnicos u organizacionales, el soporte en general, los acuerdos
especficos sobre la seguridad y la salud, el cubrimiento de gastos
por parte del empleador y las dems medidas de acompaamiento
y formacin al teletrabajador, de modo que todo el personal
involucrado en la implementacin del modelo pueda tener
claridad y hablar un mismo lenguaje sobre el cmo se ejecuta en
la organizacin.
Paso 6 - Cronograma del piloto
Sin adentrarse en la inversin completa requerida para operar bajo

un modelo de teletrabajo, al momento de implementar el proyecto
piloto es necesario realizar algunas inversiones, especialmente
en materia de tecnologa y de contratacin externa para medir
los resultados. Entre los costos a considerar se encuentran los
siguientes:
Cronograma
La recomendacin general es ejecutar el proyecto piloto de
teletrabajo entre tres y seis meses, tiempo en el cual es posible
hacer las mediciones con datos cercanos a la realidad laboral en
caso de la completa implementacin del modelo.
Paso 7 - Presupuesto del piloto
Presupuesto
Al formular el presupuesto se debe tener en cuenta siempre que
el teletrabajo requiere una inversin inicial con un retorno asegurado en reduccin de costos fijos (planta fsica, servicios pblicos,
etc.), y adems supone un aumento en la productividad, por lo que
no se debe generar alarma por los valores que se requieran inicialmente ya que en el mediano plazo regresarn multiplicados a las
arcas de la organizacin.
Diagnstico y formulacin del proyecto.

Seleccin de personal, anlisis del perfil de los trabajadores, realizacin de pruebas psicolgicas y de competencias tecnolgicas.
Formacin tcnica para la operacin bajo teletrabajo,
especialmente en materia tecnolgica y de seguimiento
a objetivos, y de desarrollo personal para administrar el
cambio.
Inversin en tecnologa tanto en dispositivos, como infraestructura de conexiones y soluciones de comunicacin y colaboracin. Al revisar con atencin las necesidades tecnolgicas probablemente se encontrar que la
organizacin ya cuenta con por lo menos un 70% de la
tecnologa necesaria para teletrabajar.
Los costos derivados de las inspecciones para el levantamiento de la matriz de peligros en el lugar de trabajo de
cada uno de los teletrabajadores
Creacin y administracin de un servicio de atencin
tcnica a los teletrabajadores que les permita sortear
cualquier dificultad operativa.
Seguimiento y evaluacin de los resultados de la
experiencia.
En los casos en que el domicilio del trabajador se convierta en su

nuevo espacio de trabajo, se deben incluir costos relacionados
como el aporte para servicios pblicos, material de oficina y equipos tecnolgicos y de seguridad laboral.
- 51
Tercera etapa:
Implementacin
Teniendo como base la planeacin del proyecto piloto, la etapa
consecuente es su implementacin. Lo ideal es seguir cada uno
de los pasos proyectados y en particular tener en cuenta los
siguientes aspectos:
Implementacin
del piloto
Socializacin
Formacin
y capacitacin
Seleccin de
teletrabajadores
Puesta
en marcha
Pasos a seguir
1. Socializacin al personal y las reas que hacen parte de la organizacin.
2. Seleccin de los teletrabajadores.
3. Formacin de los participantes del piloto.
4. Puesta en marcha del proyecto piloto.
Recomendacin a las directivas:

Es conveniente que los resultados de las fases
anteriores (criterios de seleccin, procedimientos,
guas de accin, etc.) queden incorporados y reflejados
en los documentos oficiales de la organizacin en
cuanto que es probable que muchas de las tcnicas
desarrolladas especficamente para el teletrabajo
puedan ser usadas como referencia para nuevos
procedimientos laborales.
Paso 1 - Socializacin del piloto
Socializacin
Con este paso se busca que toda la organizacin comprenda la
necesidad y los objetivos de adoptar el modelo y generar cultura organizacional propicia para el teletrabajo. En este sentido, el equipo
coordinador del piloto presentar a todo el personal las caractersticas principales del proyecto y la metodologa de ejecucin.
Es importante clarificar la igualdad de condiciones en materia
laboral de los teletrabajadores y los trabajadores presenciales,
haciendo nfasis en por qu solo algunas tareas son susceptibles
de ser ejecutadas a distancia.
Paso 2 - Seleccin de los teletrabajadores
Seleccin de teletrabajadores
Una vez aprobados los criterios de seleccin del proyecto piloto,
estos se podrn en marcha y se seleccionarn los trabajadores que
empezarn a ejecutar sus tareas a distancia. As mismo, se seleccionarn los supervisores de cada rea y se explicar la forma en
que se realizarn los procesos de seguimiento y control, funciones
delegadas a los supervisores.
Junto a los criterios descritos en la etapa de planeacin, es importante considerar algunos factores que pueden priorizar la seleccin de algunos trabajadores sobre otros para desarrollar trabajo
a distancia:

Empleados con condiciones especiales: movilidad,

responsabilidades familiares, entre otras.
Porcentaje de teletrabajadores por rea, que depender
de las caractersticas del trabajo desarrollado por cada
una de ellas.
Consideracin a las solicitudes de participacin voluntaria en el piloto.
Las personas que hayan quedado preseleccionadas segn los criterios establecidos en la poltica de teletrabajo de la organizacin
- 53
debern sujetarse a tres condiciones:
Tip Jurdico:
1. Examen psicolgico por parte del grupo de salud ocupacional

que permita identificar si esa persona es apta para el teletrabajo.
2. Inspeccin del sitio desde el cual trabajar para corroborar si
el espacio cumple con las condiciones fsicas, ambientales,
climticas y en general de espacio para teletrabajar.
3. Revisar la conformacin del entorno familiar del trabajador y si
este le facilita al empleado el trabajo desde casa.
Recuerde que la empresa no realiza un nuevo contrato,

lo que se genera es un acuerdo de teletrabajo en el
cual se establecen las condiciones especiales que
regirn esta modalidad laboral. As, el trabajador
sigue conservando las mismas garantas y derechos
preexistentes, y en consecuencia mantiene una
igualdad de condiciones respecto del trabajador en la
sede de la organizacin.
Esta regla no aplica en los casos de contratacin inicial
en los cuales es necesario firmar desde el principio un
contrato de trabajo en la modalidad de teletrabajo.
Recomendacin a las directivas:

Para el momento de la seleccin, el equipo de coordinacin junto a las directivas de la organizacin habrn
de tener definidos los trminos y condiciones de ajuste
de los contratos, el sistema de seguimiento y control,
las jornadas de trabajo en los casos que aplique y en
general todos los aspectos contractuales pertinentes.
El acuerdo de teletrabajo contendr:

El lugar que las partes han definido para realizar la
actividad laboral.
Las metas que el teletrabajador deber cumplir.
El procedimiento de supervisin por parte del empleador y las formas de comunicacin.
Los costos asociados a conexiones, programas,
valor de energa, desplazamientos ordenados
por la empresa para desempear las funciones,
incluyendo la provisin y mantenimiento de los
equipos de los teletrabajadores, de conformidad
con el numeral 7, artculo 6 de la Ley 1221 de 2010.
Fijar los datos de contacto con la red de atencin
de urgencias e informacin de primeros auxilios.
El tiempo de duracin del contrato de teletrabajo,
incluyendo los das, horas o periodos en que el empleado teletrabajar y los das de servicio en la empresa.
Mejores prcticas:
Paso 3 - Formacin
Social & Scientific Systems, Inc. presta sus servicios en el

sector salud. Una de las buenas prcticas de esta empresa
en relacin con el teletrabajo es la forma en que se realiza el
Formacin y capacitacin
proceso de inclusin al programa de trabajo a distancia. En

este sentido, antes de entrar a esta modalidad, el empleado
y el supervisor evalan la idoneidad de tal decisin, teniendo
en cuenta los siguientes criterios:
Hbitos del empleado comparados con los hbitos y
rasgos que debe tener un teletrabajador para desempearse con xito.
Los teletrabajadores y los supervisores designados atendern un

proceso de formacin no solo en materia tecnolgica y de trabajo
por objetivos, sino que adems recibirn una plena capacitacin
sobre el proyecto piloto del cual harn parte.
Se recomienda producir material de comunicacin que facilite la
socializacin del proyecto. Durante el proceso de capacitacin se
sugiere:
El nivel de responsabilidad del trabajo del empleado

que teletrabajar y la revisin de su ajuste al perfil
preestablecido.
Las necesidades tecnolgicas y la forma en que podrn
ser cubiertas por la organizacin y el empleado.

Luego de este proceso, el empleado presenta un formulario
de solicitud a su supervisor, junto con los siguientes documentos: indicacin del plan de trabajo durante dos sema-
nas, equipos y software requerido, la frecuencia y tipo de

contacto requerido con compaeros de trabajo y clientes.
Posterior a eso, el supervisor, previa consulta con su superior, puede aprobar la solicitud.
Trabajar sobre el cambio organizacional, trabajo por objetivos y sus beneficios para el empleado y la organizacin.
Presentacin de las polticas de flexibilidad de la organizacin.
Inclusin de material complementario on-line que acerque
cada vez ms a los teletrabajadores al entorno digital.
La capacitacin debe ser motivadora y participativa.
Brindar formacin en reas como: seguridad de la informacin, autocomprobacin del sitio de trabajo, primeros
auxilios y prevencin de riesgos profesionales.
Prevencin del tecnoestrs y del aislamiento.
Prevencin de desrdenes msculo esquelticos.
Prevencin de accidentes derivados del riesgo elctrico.
Promocin de estilos saludables de vida.
- 55
Mejores prcticas:
Marriott International Inc., es una de las principales
cadenas hoteleras a nivel mundial, que ha implementado el
teletrabajo como su modelo organizacional, siendo uno de
sus grandes logros el proceso de formacin y capacitacin
que brinda a sus empleados en las siguientes reas:
Capacidad de trabajar de manera remota:
gias para mantenerse ms conectados con compaeros

de trabajo y clientes y adems trata sobre cmo mejorar
la concentracin.
Se entrega el artculo El teletrabajo al da, sobre cmo
hacer que una jornada de teletrabajo sea eficiente. Tambin trata sobre comunicacin efectiva y cumplimiento
de objetivos.
Estrategias para permanecer en contacto con equipos

virtuales.
Se entrega un artculo sobre gestin a distancia y formas

de mantenerse conectado y construir equipos de trabajo
on-line.
Formas de gestionar el rendimiento a travs de una orientacin hacia resultados positivos.
De igual forma se entrega un folleto sobre diez maneras

de superar la sobrecarga laboral.
Aumentar la visibilidad y satisfaccin en el trabajo.

Estrategias de xito para los teletrabajadores:
Beneficios y retos del teletrabajo.
Estrategias para el mejoramiento de la productividad.
Aumentar el nivel de compromiso con la organizacin.
Entrega de material:
Se entrega un CD denominado El teletrabajo, con
sesenta minutos de grabacin con consejos y estrate-
Paso 4 - Puesta en marcha del piloto
Puesta en marcha
Una vez cumplidos los pasos previos la organizacin y especialmente los teletrabajadores estarn en condiciones de iniciar el
proyecto piloto. Al ser una prueba de cmo funcionara el modelo
de teletrabajo al implementarse de forma completa en la organizacin es probable que surjan nuevas necesidades e inquietudes
durante el proceso. El papel del equipo de coordinacin es estar
atento a cada una de ellas para darles soluciones efectivas que
eviten traumatismos en el proceso completo.
Se recomienda que la puesta en marcha del piloto incluya un
seguimiento y evaluacin permanente en los siguientes aspectos:
Revisin y atencin permanente a los derechos y responsabilidades relacionadas con el trabajo diario tales como
mantenimiento de dispositivos, mejores prcticas en administracin del tiempo y el espacio fsico, entre otras.
Atencin permanente a las normas de higiene y seguridad laboral.
Tip jurdico:
El empleador debe verificar que el lugar que se ha escogido
para teletrabajar sea el adecuado para cumplir con el trabajo. En este sentido el espacio no debe presentar riesgo para
la seguridad y salud del teletrabajador, y deber contar con
condiciones ergonmicas aceptables, adems de cumplir
las normas en materia de prevencin de riesgos laborales.
El empleador debe incluir al teletrabajador dentro del programa de salud ocupacional y permitir la participacin de
este en las actividades del Comit dedicado a este tema. As
Revisin del proyecto de teletrabajo, sus fines y objetivos.

Capacitacin permanente a los teletrabajadores para el
desarrollo de nuevas competencias en gestin de proyectos, administracin del tiempo y herramientas de comunicacin.
Seguimiento y apoyo a las competencias relacionadas
con el uso tecnolgico y los procesos de comunicacin
asociados a este.
mismo, debe informar y dar una copia al teletrabajador de la

poltica de la empresa en materia de salud y seguridad en el
trabajo.
La ARP y el empleador deben establecer previamente la forma en que se atender al teletrabajador en caso de un accidente de trabajo.
- 57
Cuarta etapa: Seguimiento

y evaluacin
Tal como se seal durante la puesta en marcha del proceso piloto, el seguimiento y evaluacin ha de ser permanente y paralelo
a su implementacin. Gracias a este proceso es posible identificar
los posibles inconvenientes y darles una respuesta previa y definitiva para evitar cualquier complicacin mayor luego de adoptar
por completo el modelo de teletrabajo.
Evaluacin de
resultados
Seguimiento
Evaluacin
Durante el seguimiento se recomienda prestar atencin a los siguientes aspectos, adems de los propios del cumplimiento de
cada tarea:

Percepciones, emociones y sentimientos de los teletrabajadores durante la puesta en marcha del proceso.
Tiempos requeridos para la ejecucin de las distintas actividades.
Comparacin de resultados entre el modelo de trabajo

presencial y el teletrabajo.
Control sobre inversiones, retornos, costos y ahorros derivados de la ejecucin del proyecto.
La evaluacin es fundamental para lograr una correcta implementacin del modelo de teletrabajo. Esta puede apoyarse en diversas
tcnicas de recoleccin de la informacin como entrevistas, encuestas, sesiones de grupo y todo tipo de sondeos que arrojen datos sobre el proceso. Lo ideal es conseguir datos desde la visin de
la organizacin y desde la del trabajador para tener un panorama
amplio sobre lo que est sucediendo.
Entre los criterios a evaluar se debe considerar siempre la productividad, rentabilidad y satisfaccin de los empleados y la organizacin frente al modelo. Tambin es posible cuantificar los resultados de indicadores relacionados con:

Reduccin de los costos de planta fsica.

Reduccin del absentismo laboral.
Reduccin de la rotacin del personal y mejoramiento del
proceso de reclutamiento y retencin.
Incremento en el acceso a nuevos mercados con oferta profesional, como el colectivo de personas con discapacidad.
Los informes peridicos son el resultado del proceso de seguimiento y evaluacin. Gracias a ellos es posible generar las conclusiones
definitivas sobre el modelo de teletrabajo y su pertinencia para la
organizacin. En todos los casos, lo ms conveniente es tener en
cuenta los hallazgos encontrados para darles una pronta y efectiva solucin que permita no solo la implementacin adecuada del
teletrabajo sino tambin faciliten su adopcin y sostenibilidad.
Mejores prcticas:
Noblis es una organizacin dedicada a la ciencia y tecnologa, que tiene implementado el teletrabajo desde 1999.
Uno de los riesgos que el equipo coordinador identific recin se implement el programa fue la incomprensin por
parte de los trabajadores que continuaban en la planta fsica. Notaron una disminucin de la colaboracin del personal
debido a no verse cara a cara, poca capacidad de respuesta
a los clientes y la disminucin de la moral de los empleados
que no eran elegibles para trabajar a distancia. Para mitigar
estos riesgos, Noblis se bas en enfoques organizacionales
y culturales, as como algunas metodologas de empoderamiento empresarial vigentes en esa poca. Basados en los
resultados de la encuesta realizada por los participantes
determinaron que el xito depende de la relacin cercana
entre los empleados y sus jefes directos, y sujetaron la implementacin del teletrabajo a la base de un acuerdo voluntario entre el trabajador y la empresa.
Tip Jurdico
Si alguna de las partes desea dar por terminado el acuerdo
de teletrabajo antes de lo dispuesto en el piloto, deber notificar con suficiente antelacin a la otra parte sobre su inters de cesar el trabajo a distancia.
- 59
Quinta etapa: Adopcin

del modelo de teletrabajo
Al terminar el piloto y evaluar el impacto del trabajo a distancia
para la organizacin y los empleados, lo ms recomendable en
caso de decidir que es pertinente adoptar el modelo por completo,
es replicar el piloto por un tiempo ms extenso y con un mayor
nmero de empleados, de modo que se puedan resolver de forma definitiva los inconvenientes identificados en la etapa inicial y
adems se fije la poltica de teletrabajo.
Adopcin
del modelo
Sostenibilidad
EnTICconfo
Mejores prcticas:
Para hacer sostenible en el tiempo el modelo de teletrabajo se

recomienda:

Mantener la motivacin de los empleados a travs de encuentros presenciales, actividades de grupo y una serie
encuentros fsicos o virtuales que permitan la participacin y generacin de opinin respecto del proceso, las
expectativas y necesidades.
Continuar la socializacin y desarrollar nuevos materiales
tendientes a fortalecer las competencias de los empleados en relacin con el teletrabajo, que a la vez despierten el
sentido de pertenencia, el compromiso y el inters por permanecer en la organizacin bajo esta modalidad laboral.
Mantener el seguimiento y evaluacin al proceso, tanto
para la organizacin como para los empleados, prestando atencin a las percepciones de los empleados que no
teletrabajan respecto al modelo.
Citrix, multinacional dedicada a ofrecer soluciones de

virtualizacin y computacin en la nube a las organizaciones
bajo la premisa de transformar el modo en que se relacionan
las empresas y las TIC, presenta diez argumentos para que
las organizaciones adopten el teletrabajo como modelo
laboral y de negocio:
1. Impulsar el crecimiento empresarial
2. Mejorar la relacin tiempo-valor de las fusiones y
adquisiciones
3. Aumentar la retencin de empleados a travs de un
balance entre vida personal-trabajo
4. Reclutar a los mejores empleados donde quiera que
estn
5. Permitir la colaboracin sin fronteras, sin el costo y la
interrupcin de los viajes
6. Menores costos de instalacin
7. Acelerar la velocidad del negocio al mover los procesos a
localizaciones ptimas
8. Mejorar la calidad y la velocidad del servicio al cliente
9. Control de los datos corporativos y garanta de
cumplimiento
10. Lograr la continuidad del negocio sin fisuras
Para conocer en detalle ests razones visite el artculo
Diez razones para adoptar el teletrabajo segn Citrix.
- 61
MODELOS TECNOLGICOS PARA LA IMPLEMENTACIN DEL

TELETRABAJO
Uno de los mayores desafos para adoptar el teletrabajo como modalidad laboral est en la seleccin de
la tecnologa adecuada para cada organizacin. En este captulo encontrar algunas experiencias y recomendaciones que pueden servir de referencia en la toma de decisiones.
Entre los requerimientos bsicos para el teletrabajo encontramos los jurdicos, organizacionales y tecnolgicos. Estos ltimos
constituyen la herramienta necesaria para desarrollar trabajos
mviles y a distancia de forma efectiva.
Hablar de tecnologa para el teletrabajo es pensar en una equilibrada combinacin de infraestructura (conexin a Internet, servidores dedicados, etc.), dispositivos (computadores porttiles,
smartphones, etc.), contenidos y aplicaciones. Si bien es cierto
que la mayora de plataformas con que cuentan las organizaciones son ajustables para modelos de trabajo a distancia, es importante romper con el mito de que cualquier tecnologa es apta
para el teletrabajo, sin embargo esto no significa que la tecnologa
requerida sea costosa.
En muchas ocasiones con una aplicacin bsica se logra evitar el
desplazamiento del teletrabajador a la sede de la organizacin. Lo
importante es valorar qu tipo de tecnologa requiere el teletrabajador y no que el teletrabajador se sujete a la tecnologa disponible, pues podra ocasionar traumatismos y reducir la productividad.
La puesta en marcha del teletrabajo parte de un modelo tecnolgico que obedece a las necesidades de la organizacin, inclusive
puede requerir la existencia de un modelo tecnolgico por cada
perfil. En la mayora de los casos no es posible hablar de un modelo
estndar debido a que cada organizacin tiene requerimientos y
esquemas de teletrabajo diferentes, de donde se desprenden las
especificaciones tecnolgicas, las cuales no son iguales para un
perfil administrativo en relacin con uno tcnico u operativo.
64 - Modelos tecnolgicos para la implementacin del teletrabajo
Segn la Junta de Andaluca, el modelo tecnolgico de teletrabajo de una empresa depende de la ubicacin de las aplicaciones y servicios de
red que los teletrabajadores necesitan para desarrollar las tareas propias de su perfil, por ello el fin ltimo del modelo tecnolgico es lograr
que cada trabajador desarrolle sus tareas de forma efectiva e independiente de su ubicacin fsica.
Modalidad de Teletrabajo en
funcin de la tecnologa utilizada
Aplicaciones y servicios
ubicados en el equipo
del teletrabajador
ubicados en servidores
de la empresa
ubicados en servidores
de proveedores externos
Fuente: Technosite, 2011.
A continuacin se presentan algunos modelos tecnolgicos identificados en la prctica y en la doctrina. Cada organizacin debe valorar
previamente las necesidades tecnolgicas que requieren los diferentes perfiles que la componen y cualquier otra caracterstica intrnseca
a su funcionamiento. Luego de esto podr definir el modelo tecnolgico que ms se ajuste a sus necesidades.
- 65
Modelo propuesto por la

Fundacin Universitaria
Konrad Lorenz
Infrestructura
(dispositivos,
coneccin)
Formacin
para el
teletrabajo
Modelo
tecnolgico
El estudio establece que la seleccin y adopcin de cualquier tecnologa de acceso remoto a redes depender del nivel de seguridad y disponibilidad del servicio que la organizacin desee ofrecer
a los teletrabajadores. Los ms usados son:
En el ao 2008 la F.U. Konrad Lorenz desarroll la investigacin
Mtodos de gestin para una arquitectura de teletrabajo que
dio como resultado un modelo para su implementacin que parte
de dos factores:
Infraestructura propia: este esquema implica adquirir

una serie de equipos para brindar el acceso. Bsicamente
lo que se requiere es un conjunto de mdems, lneas
telefnicas y un servidor de autenticacin de usuarios.
En este esquema los teletrabajadores estn limitados a
conectarse solo en la ciudad donde se brinda el acceso y
el nmero de usuarios simultneos vara dependiendo de
la capacidad de lneas, mdems y servidores.
Infraestructura de terceros: este esquema implica adquirir servicios de proveedores especializados, como una
conexin a Internet u a otro tipo de red pblica de datos. Aqu los teletrabajadores pueden tener acceso desde
aquellos puntos donde haya presencia de la red. El lmite
de accesos simultneos est dado por el ancho de banda
de salida contratado.
a) Contar con la infraestructura necesaria, que implica inversin

en computadores de escritorio, porttiles, lneas telefnicas,
conexiones robustas a Internet, etc.
b) Educacin ptima de teletrabajo, que busca crear un nuevo
ambiente en el cual se establecen diferentes polticas, desde la
evaluacin de conocimientos y cultura del teletrabajador hasta aspectos legales, porque aunque exista la mejor tecnologa
muy difcilmente se alcanzan los objetivos para su implementacin si no es acompaada por un proceso de formacin.
Tecnologa propia
o de terceros
Infraestructura
Dispositivos
Contenidos
Aplicaciones
Formacin
Teletrabajo
Uso plataformas
Comunicacin virtual
Cultura organizacional
- 67
Modelo propuesto por la

Junta de Andaluca
La Gua de recomendaciones y buenas prcticas para el impulso

del teletrabajo de la Consejera de Economa, Innovacin y
Ciencia de la Junta de Andaluca (Espaa), publicada en el ao
2010, ha identificado un conjunto de factores clave para realizar
el diseo de un modelo tecnolgico apto para el teletrabajo, entre
los cuales se encuentran:

El tipo de tareas ligadas al puesto de trabajo. Conocer con

detalle las tareas que van a realizar los teletrabajadores
permite un mejor ajuste de las necesidades tecnolgicas
requeridas para la implementacin.
El equipamiento informtico del puesto de trabajo. Es

necesario determinar qu equipos informticos son
necesarios para trabajar a distancia. En la mayora de
las ocasiones la empresa proporciona al teletrabajador
el ordenador personal, que puede ser de mesa o porttil,
esta segunda opcin es quiz la ms adecuada ya que
da una mayor movilidad e independencia al puesto de
trabajo.
La conexin a Internet en el puesto de teletrabajo. Es

importante contar con una conexin a Internet en el lugar
de teletrabajo que permita acceder a servicios como la
navegacin en la web y el correo electrnico, o en aquellos
casos en que sea necesario a los sistemas informticos
y datos que se encuentran ubicados en servidores de la
organizacin.
Eleccin entre comunicaciones fijas o inalmbricas. En

trminos generales es ms frecuente la primera por
razones econmicas y de capacidad del recurso, sin
embargo la segunda alternativa suele elegirse en ausencia
de oferta de comunicaciones fijas, unida a la tendencia
progresiva de mejora tanto de las capacidades tcnicas
como de la oferta econmica de las comunicaciones
inalmbricas.
Acceso a sistemas de informacin y datos de la empresa.

Si un trabajador utiliza datos o programas almacenados
y ubicados fuera de su ordenador, por ejemplo en un
servidor centralizado, es necesario implantar soluciones
tecnolgicas que sigan ofreciendo esta funcionalidad en
el lugar de teletrabajo, apareciendo aqu las redes privadas
virtuales (VPN) como herramienta imprescindible. Las
VPN, adems de permitir una comunicacin directa
entre el lugar de teletrabajo y la empresa, ofrecen una
alta confiabilidad al construir un tnel seguro a travs de
Internet por el cual viajan los datos.
El nivel tecnolgico de la empresa. Este no ha de suponer

una desventaja para poner en marcha una iniciativa de
teletrabajo a excepcin de la implantacin de algn tipo
de herramienta como las mencionadas en el apartado
anterior.
Tareas
ejecutadas
Nivel tecnolgico
de la organizacin
Equipos
informticos
disponibles
Modelo
tecnolgico
VPN
Conexin a
internet
Comunicaciones
jas e inalambricas
- 69
Modelo de Technosite
Technosite, empresa especializada en soluciones integrales para

Internet, que ofrece a sus clientes desde consultora estratgica y
desarrollo tecnolgico hasta servicios de hosting, diseo y mantenimiento de contenidos, public el documento Necesidades
tecnolgicas para la implantacin y desempeo del teletrabajo
en el cual aborda la experiencia del piloto que llev a cabo para
la insercin y mejoramiento de la calidad de vida y laboral de mujeres con discapacidad a travs del uso de las nuevas tecnologas.
Las primeras recomendaciones que presentan hacen referencia a
la toma de decisiones de una compaa respecto de la estrategia
tecnolgica para el modelo de teletrabajo, en la cual se debe tener
en cuenta:
Naturaleza de las tareas

del teletrabajador
Toma de decisiones
MODELOS
TECNOLGICOS
IMPLEMENTADOS EN EL
SECTOR PRIVADO
Niveles de seguridad
exigidos por la empresa
en las tareas a ejecutar
Presupuesto disponible
para la implementacin
del modelo de teletrabajo
Nivel tecnolgico
de la empresa
La eleccin de los componentes tecnolgicos bsicos para la implementacin del teletrabajo se debe valorar desde dos puntos de
vista, el del teletrabajador y el del proveedor de servicios (empresa, proveedor externo, o ambos):
Disponibilidad
tecnolgica
Seguridad
Rendimiento
e idoneidad
de la tecnologa
Hardware
Componentes
tecnolgicos
Seleccin del modelo

tecnolgico
La seleccin de un modelo tecnolgico de teletrabajo debe considerar los siguientes criterios:
Software
Recursos de
comunicaciones
Servicios de red
- 71
MODELOS
TECNOLGICOS
IMPLEMENTADOS EN EL
SECTOR PBLICO
Modelo propuesto por la Agencia de Administracin
de Servicios de Estados Unidos
Uso de equipos
La organizacin puede proporcionar a los empleados
equipos de cmputo y perifricos, las redes de telecomunicacin y el apoyo tcnico. Para determinar lo anterior se deben considerar factores como los requisitos de
los teletrabajadores, la frecuencia de la labor a distancia y otros parmetros relacionados.
La organizacin puede ofrecer a los teletrabajadores
equipos que ya han sido utilizados previamente, esto
para maximizar el valor de las inversiones en tecnologa.
La organizacin puede establecer una poltica que defina el uso que los teletrabajadores den a los equipos
que les correspondan, lugares de trabajo alternativo y
el apoyo tcnico correspondiente para la continuidad
de las operaciones.
Seguridad
La Agencia de Administracin de Servicios Generales de Estados
Unidos (GSA) public en el 2007 las Directrices de tecnologa de
la informacin y de telecomunicaciones para el teletrabajo federal
y otros programas de acuerdo al lugar de trabajo alternativo, que
establecen lineamientos para la implementacin del teletrabajo
operativo y programas de trabajo en un lugar alternativo a travs
del uso eficiente de las TIC:
Se debe establecer las condiciones de seguridad por

parte de los teletrabajadores para el acceso remoto y
las restricciones a travs de acceso telefnico. Las medidas de seguridad informtica y de datos que deben
tener en cuenta para protegerlos.
Formacin
La recomendacin es que los teletrabajadores reciban formacin adecuada sobre el uso de las TIC en todo lo relacionado con sistemas y aplicaciones necesarias para el cumplimiento de las actividades laborales. Esta fase incluye capacitacin especializada
sobre las condiciones que deben ser tenidas en cuenta cuando se accede de manera remota, los recursos que son utilizados, etc.
La formacin debe buscar la toma de conciencia respecto de la seguridad y la responsabilidad en el uso de los equipos y programas informticos.
Soporte Tcnico
Las organizaciones deben proporcionar servicios de asistencia adecuada y efectiva como soporte a los teletrabajadores.
En materia de seguridad informtica, la ley de teletrabajo de Estados Unidos establece una poltica de control de acceso a sistemas de informacin de los rganos o entidades del Estado con el fin de asegurar el acceso a usuarios autorizados, que incluye:
a) Mecanismos que limiten la entrada de vulnerabilidades y que garanticen la seguridad de la informacin cuando se utilizan
dispositivos mviles y de trabajo remoto.
b) Mecanismos de proteccin de los sistemas de informacin que no se encuentran dentro de las oficinas y que son utilizados
para el teletrabajo, entre ellos, el uso de dispositivos de computacin y comunicaciones mviles.
c) Proteccin y aseguramiento de las comunicaciones inalmbricas que se utilizan para el teletrabajo.
d) Prevencin sobre el uso inadecuado de los elementos suministrados para el teletrabajo.
- 73
Modelo propuesto por la Oficina de Patentes y Marcas

de los Estados Unidos
Ancho de banda
La Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos (USPTO)

cuenta con una de las experiencias ms destacadas que existen a
nivel internacional en materia de teletrabajo en el sector pblico.
El programa inicio en el ao de 1997 y actualmente ms de 6.300
empleados (83% de la fuerza de trabajo elegible) en toda la Oficina est teletrabajando, de los cuales 3.000 han renunciado a su
espacio de oficina en el campus de la USPTO para trabajar desde
su casa cuatro o cinco das por semana.
Esta estrategia de teletrabajo se concentr en gran medida en el
uso de la tecnologa. Tres aspectos en concreto se consideraron
como fundamentales para la implementacin del teletrabajo, los
cuales juegan un papel crtico en el enfoque que se le da a los trabajos remotos:
Seguridad de
la informacin
Estabilidad
del sistema
En este programa lo importante fue garantizar que la experiencia

de transicin entre la oficina fsica y la oficina virtual fuera la mejor posible, evitando la mayor cantidad de traumatismos para el
empleado.
La naturaleza de la labor de cada teletrabajador determin el
tipo de hardware requerido y en consecuencia tambin el tipo de
necesidades de acceso a la informacin.
Todos los teletrabajadores reciben las mismas herramientas de
que dispondran en las instalaciones, especialmente por estar obligados a garantizar un tiempo de respuesta eficiente. As, todos
los trabajadores a distancia estn conectados a travs de redes de
fibra ptica de alta velocidad y no les est permitido conectarse a
Internet por lnea digital abonada (DSL) o conexiones por satlite.
Los teletrabajadores que estn fuera de la oficina entre uno y tres
das de la semana reciben los elementos bsicos para desempear
sus funciones:
Componentes
tecnolgicos
Computador porttil
Kit manos libres

(casco de voz en off para IP)
Router y cableado
nications Server (MCS), una solucin de telefona que les proporciona, en adicin a la voz, chat, pizarra y capacidad para compartir
documentos.
Espacio fsico
En el 2009, la USPTO cre la plataforma ERA con el objetivo de

habilitar la implementacin del teletrabajo, a travs de la cual es
posible que los empleados usen la aplicacin Multimedia Commu-
- 75
Costos asociados a la
tecnologa
La eleccin de un modelo tecnolgico para la implementacin del
teletrabajo est sujeta, entre otros, a los costos asociados a ella.
El Estudio de costos de tecnologas para el teletrabajo realizado
en 2006 por la General Services Administration (GSA), establece
que las organizaciones actualizadas con relacin a las ltimas
tendencias tecnolgicas cuentan con una infraestructura ms
propicia para el trabajo a distancia.
El estudio recomienda adoptar un enfoque estratgico y programtico para implementar el teletrabajo en las organizaciones,
con el objetivo de evaluar y gestionar los problemas multifuncionales relacionados con esta modalidad laboral.
El documento resalta que las organizaciones deben evaluar el
valor total del teletrabajo, incluyendo aspectos financieros y no
financieros, con el objetivo de maximizar los beneficios del mismo
y asegurar el retorno de la inversin.
Considerando las recomendaciones para optimizar la inversin, el
estudio sugiere al lder de la organizacin elaborar un plan para
identificar cmo se encuentran y qu hacer en trminos de tecnologa, apoyo tcnico y seguridad, as como convocar a grupos
de discusin con el coordinador de la iniciativa de teletrabajo,
los supervisores de reas y el departamento de tecnologa para
definir las necesidades de infraestructura y las brechas existentes.
Se recomienda que se consulte a los trabajadores para saber cul
es la percepcin que tienen sobre tecnologa y seguridad que ellos
requieren, con el objetivo que el proceso sea exitoso.
Recomendaciones para optimizar la inversin en

tecnologa
VPN
Preparacin logstica
Determinacin de una
tecnologa apropiada y
soluciones de seguridad
Se debe tener en cuenta la tecnologa

disponible, el equipamiento, el
soporte tcnico y de seguridad, toda
vez que son factores crticos para el
teletrabajo.
Se debe considerar que los requerimientos

tecnolgicos dieren en cada organizacin
y por ello es necesario tener en cuenta su
planeacin estratgica (misin y visin), su
cultura, funciones, e interdependencia
entre las tareas y los empleados.
Adaptacin en la
infraestructura
La capacidad de adaptacin de la
infraestructura actual para satisfacer
las demandas del teletrabajo hace
que se encuentre el equilibrio entre lo
que es apropiado desde el punto de
vista nanciero y lo que requiere la
organizacin en materia tecnolgica.
- 77
ASPECTOS JURDICOS DEL TELETRABAJO EN COLOMBIA

Este captulo referencia la Gua Jurdica para la Implementacin del Teletrabajo, la Gua Tcnica para la
Prevencin y Actuacin en Seguridad y Salud en Situaciones de Riesgo en el Teletrabajo, e informacin
adicional que puede ampliar contenidos especficos.
Gua Jurdica para la

Implementacin del
Teletrabajo
El Decreto de Teletrabajo se resume en cinco aspectos jurdicos
que las empresas deben abordar para implementarlo, los cuales
son desarrollados en la gua presentada por el Ministerio del Trabajo:

Voluntariedad del teletrabajo

Acuerdo de teletrabajo
Modificacin del reglamento interno de trabajo
Reporte ante la administradora de riesgos laborales
Reversibilidad del teletrabajo.
Descargue aqu la Gua Jurdica

80 - Gua jurdica, de riesgos en el teletrabajo e informacin relacionada
Gua Tcnica para la

Prevencin y Actuacin
en Seguridad y Salud en
Situaciones de Riesgo en
el Teletrabajo
Esta gua ofrece los parmetros generales para que una empresa,
con la asesora de su Administradora de Riesgos Laborales, desarrolle acciones de prevencin e intervencin de las condiciones de
riesgo presentes en el lugar de teletrabajo, siendo susceptible de
ser adaptada a las necesidades y especificaciones de cada empresa y de cada sector econmico.
Descargue aqu la Gua de Riesgos Laborales
Conceptos clave
Las cifras del teletrabajo.
Generalidades
del teletrabajo.
Cinco puntos clave

del Decreto de teletrabajo
en Colombia.
Mejores prcticas y soluciones tecnolgicas

EDATEL y el teletrabajo.
La nube de Microsoft, un lugar para teletrabajar.
CISCO, tecnologa para teletrabajar.
Diez razones para adoptar el teletrabajo segn Citrix.
- 81
Bibliografa

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(2009) Case Study: DISA; (2009) Case Study: Noblis; (2010) Case Study: CalvertGroup.
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Framework, and modeling the executive telecommuting adoption process.
L ib ertad
y O rd e n
Gobierno
de COLOMBIA

Teletrabajo Colombia

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Dirigida a empresarios interesados en implementar el modelo de teletrabajo en sus

la estrategia de promocin a la cultura del

El Libro blanco del teletrabajo en Colombia.

Ministerio del Trabajo

Diego Molano Vega

Rafael Pardo Rueda

Mara Carolina Hoyos Turbay

David Luna Snchez

Corporacin Colombia Digital

Se autoriza la libre consulta, descarga y distribucin total o parcial de esta obra,

Captulo 1: Conceptos clave------------------------------------------------------------------------------------------------ 11

Captulo 2: Condiciones necesarias para implementar el modelo de teletrabajo------------------------------------------------ 21

Captulo 3: Implementacin del teletrabajo en las organizaciones------------------------------------------------------------- 31

Captulo 4: Modelos tecnolgicos para la implementacin del teletrabajo----------------------------------------------------- 63

Captulo 5: Aspectos jurdicos del teletrabajo en Colombia-------------------------------------------------------------------- 79

Beneficios del teletrabajo

6 - El ABC del teletrabajo en Colombia

El Libro blanco del teletrabajo en Colombia

serie de beneficios que cubren los mbitos productivos, financieros, tcnicos y de

organizacional y la tecnologa como base

El ABC del teletrabajo en Colombia

El Libro blanco del teletrabajo en Colombia

Definicin del teletrabajo

La Organizacin Internacional de Trabajo -OIT- define

En Colombia, el teletrabajo se encuentra definido en la

Caractersticas del teletrabajo

El Libro blanco del teletrabajo en Colombia

Modalidades del teletrabajo

Trabajo nicamente en la sede

Uso de computadores nicamente en la ocina

Sistemas de monitoreo y control

Reuniones laborales limitadas a encuentros

Trabajo desde cualquier lugar

Dispositivos propios (BYOD)

Evaluacin por resultados

Reuniones virtuales con participantes ilimitados

El Libro blanco del teletrabajo en Colombia

Beneficios para la organizacin

Las ventajas y beneficios derivados de la implementacin de un

Mayor ndice de retencin del personal capacitado.

Para las operaciones:

Para el rea de recursos humanos:

Para el rea de tecnologa:

Para los programas de Responsabilidad Social:

Retos para la implementacin

La inversin inicial en tecnologa retorna al ahorrar en costos jos.

El Libro blanco del teletrabajo en Colombia

CONDICIONES NECESARIAS PARA IMPLEMENTAR EL MODELO

El Libro blanco del teletrabajo en Colombia

Requerimientos para el teletrabajo

Atencin a la legislacin vigente.

22 - Condiciones necesarias para implementar el modelo de teletrabajo

Modelo organizacional adecuado

El marco jurdico del

Ley 1221 de 2008

Decreto 0884 de 2012

Otras normas a considerar:

Beneficios para las empresas considerados en la

La tecnologa como base

26 - Condiciones necesarias para implementar el modelo de teletrabajo

La infraestructura soporta las operaciones bsicas de la organizacin. En ella

La tendencia que se est imponiendo

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