Procedimiento Informática y Telecomunicaciones

Procedimiento Informtica y Telecomunicaciones
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
INFORMATICA Y TELECOMUNICACIONES
PROCEDIMIENTO: INFORMATICA Y TELECOMUNICACIONES
VERSIN 2 - FECHA: 16/01/2013
1. OBJETIVO
Garantizar el funcionamiento, la conectividad, la proteccin de la informacin, la comunicacin y actualizacin de la infraestructura informtica, tecnolgica y de telecomunicaciones.
2. ALCANCE
Planear, coordinar, ejecutar y hacer seguimiento al funcionamiento de la infraestructura informtica, tecnolgica y de telecomunicaciones. Aplica para los Centros donde Fe y Alegra
prestan el servicio de informtica y la conexin de la Oficina Nacional con las estaciones de trabajo de los Departamentos de Contabilidad.
3. RESPONSABLES1
ITEM
Director
Director Diseador
Ejecutivo
Admn. [1]Regional o Asistente de informtica y Web Master Docentes Informtica Centro Outsourcing
Regional
Grafico
Nacional
ACTIVIDAD
4.1
Planeacin,
funcionamiento
infraestructura
X
informtica,
tecnolgica y de
telecomunicaciones.
RX
4.2
Coordinacin
de
Proyectos
para
X
Infraestructura
y
telecomunicaciones
RX
4.3
Administracin
y
control de software
y hardware
4.3.1
Administracin
Software
de
RX
RX
4.3.1.1
Licenciamiento
Software
de
RX
4.3.1.2 Copias de seguridad
RX
Administracin
4.3.1.3
Hardware
RX
de
4.4
Mantenimiento
preventivo
y
correctivo
de
equipos de cmputo
4.4.1
Mantenimiento
prestado
Coordinadores
Regionales
Sistemas
por
RX
de
4.3.1
Mantenimiento
prestado
Docentes
Informtica
Centros
por
de
de
4.3.2
Mantenimiento
prestado por contrato
Outsourcing
RX
4.5
Administracin de
Telecomunicaciones
4.5.1
Redes Estructuradas
RX
4.5.2
Redes WiFi
RX
4.5.3
Internet
RX
4.5.4
Telefona Mvil
RX
4.5.5
Telefona Fija
RX
4.6
Atencin al Usuario
RX
4.7
Administracin
pginas WEB
RX
X
X
RX
X: Participa en la actividad, RX: Responsable de la actividad.
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[1] NOTA: "Reconocemos que nuestro idioma castellano, tradicionalmente lleva implcito el gnero femenino en la forma masculina de nombrar la presencia de ambos sexos. En cuanto
sea posible, al describir los cargos hacemos uso de trminos genricos neutros para evitar que el lenguaje discrimine o reproduzca esquemas discriminatorios entre hombres y mujeres,
pero no siempre se puede hacer giros lingsticos de esta naturaleza. Por ello, la Junta Directiva decidi optar por la forma tradicional del castellano de utilizar la forma masculina, para
evitar la sobrecarga grfica que supone emplear o/a y los/las entre otras formas que distinguen a los sexos."
[2] Dependiendo del tamao de la estructura de cada regional las responsabilidades asignadas al Administrador Regional podrn estar distribuidas en personal de apoyo.
En el caso de la Direccin Nacional y la Regional Bogot el responsable de las actividades es el Coordinador Regional de Sistemas y WEB Master.
4. PROCEDIMIENTO
4.1 Planeacin, funcionamiento, infraestructura informtica y de telecomunicaciones

El servicio de informtica y de telecomunicaciones comprende la administracin de:
Equipos de informtica y comunicaciones

Programas de informtica y comunicaciones
Redes y conectividad
Bases de datos
El Director Regional, segn el tamao de su Regional, debe planear la infraestructura tecnolgica y la forma de prestacin del servicio para garantizar estndares tcnicos mnimos, que
permitan el buen funcionamiento de la infraestructura tecnolgica para los procesos didcticos, el manejo de la informacin y la comunicacin gil y segura.
Cada Regional debe tener definida las polticas de seguridad para acceso y salida de Internet y recursos de red.
La Administracin del servicio puede realizarse directamente por una persona de la Organizacin o a travs de contratos especializados.
Los contratos pueden hacerse con una o varias empresas o personas especializadas en diseo y mantenimiento de infraestructura informtica. El contrato puede incluir el suministro de
insumos y partes o lo puede excluir, caso en el cual se asumir desde el rea de compras de la Oficina Regional.
El Administrador Regional debe garantizar que las aulas de informtica de los Centros tengan reglamento de usuarios para mantener la integridad, el buen uso y control de los equipos.
4.2. Coordinacin de proyectos para infraestructura y telecomunicaciones
El Director Regional, junto con el Administrador Regional, planean los proyectos de infraestructura de informtica y telecomunicaciones (IT) de la Regional3 , de forma que garanticen un
nivel tecnolgico adecuado para el buen funcionamiento de la organizacin.
Los proyectos de infraestructura de IT comprenden: el desarrollo e implementacin de sistemas de Informacin, adecuacin de redes estructuradas, redes Wi Fi y actualizacin de
hardware y software.
Se debe garantizar la coordinacin de cada uno de los proyectos de infraestructura de IT, bien sea con personal propio, en el caso que las Regionales cuenten con Ingenieros de
Sistemas en su planta de personal, o contratando los servicios con una empresa o persona especializada, para lo cual deber seguir el Procedimiento de Contratacin. La coordinacin
inicia desde la planeacin del proyecto de infraestructura de informtica y telecomunicaciones hasta la implementacin del proyecto y pruebas de rigor necesarias para que el proyecto
funcione correctamente.
3 Para facilitar la lectura del documento cada vez que se mencione Oficina Regional se incluye las Oficinas Seccionales.
Para proyectos de desarrollo de software los pasos a seguir son los siguientes:
Seguimiento a una tarea especfica: se plantea la posibilidad de desarrollar una aplicacin que la agilice y optimice. Este seguimiento es realizado por la Direccin Regional, la
Administracin, el Coordinador de Sistemas donde existe y el encargado del rea.
El Coordinador de Sistemas o Contratista define la viabilidad a nivel tcnico del desarrollo de la aplicacin. En caso de ser viable el desarrollo de la aplicacin, se define el
alcance, recursos, y cunto tiempo estima que puede necesitar para su implementacin.
El Director Regional y el Administrador Regional definen si se procede o no al desarrollo de la aplicacin.
De ser aprobada la propuesta, el Coordinador de Sistemas o Contratista, con la ayuda del encargado del rea quien ser el usuario de la aplicacin, procede a la recoleccin de la
informacin necesaria para iniciar su desarrollo.
El Coordinador de Sistemas o Contratista inicia el desarrollo de la aplicacin.
El Coordinador de Sistemas o Contratista y el encargado del rea realizan las primeras pruebas a la aplicacin con el fin de establecer si se est logrando el objetivo propuesto y
se realizan las correcciones y modificaciones necesarias.
El Coordinador de Sistemas o Contratista procede a la instalacin de la aplicacin y a presentarla a la Direccin y la Administracin.
El Coordinador de Sistemas o Contratista y el encargado del rea hacen un seguimiento a la aplicacin, corrigen posibles fallas y realizan las modificaciones necesarias.
Se implementa la aplicacin en un servidor en produccin de forma definitiva.
Cuando se ejecute un proyecto de IT por un Contratista, el Administrador Regional o el Coordinador de Sistemas Regional son los responsables del seguimiento y control en todas sus
fases. El responsable debe guardar los documentos del proyecto con la informacin histrica del mismo. Los documentos deben ser guardados en un sitio electrnico y/o fsico
debidamente identificado.
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4.3
Administracin y control de software y hardware
4.3.1
Administracin de software
El Administrador Regional es el responsable del control del software instalado en los computadores de la Oficina Regional y los Centros.
El Administrador Regional debe mantener actualizada la informacin del software instalado e incluirlo en un documento utilizando el Formato Inventario Consolidado Hardware y
Software , el formato cuenta con una hoja llamada ejemplo consolidado que consiste en una tabla dinmica para generar informes regionales.
Cuando se realizan cambios de hardware o software, stos deben ser relacionados en la hoja de vida de cada computador. Las hojas de vida de cada computador son los archivos HTML
que genera el programa de control de inventarios. Las hojas de vida deben permanecer en archivo electrnico en cada Centro y Oficina Regional.
Los programas administrados a nivel nacional se detallan en el documento Descripcin y Administracin de Software Nacional.
4.3.1.1
Licenciamiento de software
El Director Regional y el Administrador Regional deben garantizar que todo el software instalado, tiene licencia vigente y/o son programas de uso libre (freeware)
Todas las licencias de software instalado en los computadores de la Regional deben permanecer en el archivo del Departamento de Sistemas o Administracin y cada Centro debe tener
copia de las licencias de los programas instalados en los computadores del Centro.
4.3.1.2
Copias de Seguridad (Backups)
El Coordinador de Sistemas de la Regional Bogot es el responsable de generar las copias de seguridad (Backup) de los servidores de la Oficina Nacional, donde reposa la informacin
contable y financiera nacional y de la Regional Bogot.
Las Regionales deben establecer los perodos y los pasos a seguir para generar copias de seguridad de toda la informacin de la Regional y garantizar que todos los usuarios lo conocen y
lo aplican.
Instructivo Copias de Seguridad Oficina Nacional y Regional Bogot
4.3.1.3
Administracin de hardware
El Administrador Regional es el responsable de la administracin y control del hardware instalado en aulas de informtica y equipos administrativos de la Regional.
El Administrador Regional debe mantener un inventario actualizado de la informacin del hardware instalado en el Formato consolidado de inventario de Hardware y software.
El inventario de hardware, al igual que el inventario de software descrito en el apartado 4.3.1, puede alimentarse con la informacin que genera el programa gratuito de inventarios
Belarc Advisor.
Cuando se instala un nuevo hardware, ste debe ser relacionado en la hoja de vida de cada computador.
4.4
Mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cmputo
El mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cmputo es una actividad obligatoria y de ejecucin peridica para su conservacin y debido funcionamiento, a efecto de
proporcionar, en forma oportuna y eficiente, los servicios informticos.
Para mantener la integridad, el buen uso y control de los equipos, el Administrador Regional debe garantizar que las aulas de informtica de los Centros tengan reglamento de usuarios.
Los reglamentos para uso de equipos en las aulas de informtica establecidos por la Regional Bogota se encuentran en el Instructivo - Reglamento Docentes Salas de Cmputo Regional
Bogot y Instructivo - Reglamento Usuarios Salas de Cmputo Regional Bogot
El Administrador Regional debe programar, al comienzo del ao, las fechas de mantenimiento preventivo y correctivo de computadores e incluirlo en el Formato Cronograma y
Responsables de Mantenimiento
El mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cmputo es ejecutado por el Coordinador de Sistemas Regional, los Docentes de informtica asignados a cada Centro,
mediante un Contrato de Outsourcing.
y/o
Las fechas programadas para el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cmputo de la Regional Bogota se encuentran en el POAA Regional Bogot
Cuando se requiera un mantenimiento correctivo, el usuario de equipo del rea administrativa o el responsable del aula de informtica informa a la Secretaria de Centro para que ella
contacte al responsable de mantenimiento asignada al Centro.
4.4.1 Mantenimiento prestado por Coordinadores Regionales de Sistemas
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En las Regionales donde los Coordinadores de Sistemas Regionales son los responsables directos de la prestacin de mantenimientos preventivos y correctivos de los equipos de Centros,
funcionan con los siguientes instructivos:
Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Equipos de Cmputo de Centros R. Antioquia

Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Equipos de Cmputo de Oficina R. Antioquia
4.4.2 Mantenimiento prestado por Docentes de Informtica de Centros.
Los Coordinadores de Sistemas de los Centros son Docentes de Informtica que realizan el mantenimiento preventivo y correctivo de los computadores del Centro o Centros asignados en
jornadas diferentes a sus horas de clase.
Las responsabilidades y actividades que deben ejecutar los Coordinadores de Sistemas de los Centros estn relacionadas en el Instructivo Mantenimiento de Equipos de Cmputo .
El Coordinador Regional de Sistemas donde exista el cargo o los Directores de Centro, debe realizar auditoras peridicas a las aulas de informtica y equipos administrativos de los
Centros para verificar la ejecucin de los mantenimientos.
4.4.3 Mantenimiento prestado por Contrato de Outsourcing
El servicio por outsourcing es prestado por empresas especializadas que proveen el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de computadores. Este servicio debe ser respaldado
por un contrato donde se estipulen claramente las obligaciones de la empresa. sta debe realizar mnimo dos mantenimientos preventivos al ao y todos los mantenimientos correctivos
necesarios para el buen funcionamiento de los equipos de cmputo de los Centros y la Oficina Regional.
Las actividades que deben ejecutar los Contratistas estn relacionadas en el Instructivo Mantenimiento de Equipos de Cmputo
El Coordinador Regional de Sistemas, donde exista el cargo, debe realizar auditoras peridicas a las aulas de informtica y equipos administrativos de los Centros para verificar la
ejecucin de los mantenimientos.
4.5 Administracin de telecomunicaciones
El Administrador Regional debe definir los responsables de la administracin de Redes Estructuradas, Redes Wifi, Internet, Telefona mvil y Telefona fija.
Cada Regional debe definir en quin delega esta responsabilidad entre su personal de apoyo: Coordinador de Logstica, Coordinador de Sistemas, etc.
En la Regional Bogot Tolima los responsables son:
RESPONSABLE
TIPO DE RED
REDES ESTRUCTURADAS
REDES WIFI
COORDINADOR DE SISTEMAS
INTERNET
LINEAS TIGO
LINEAS MOVISTAR
LINEAS COMCEL
COORDINADOR DE LOGISTICA
AVANTEL
TELEFONIA FIJA
4.5.1 Redes estructuradas
El Administrador Regional debe garantizar que los Centros y Oficina Regional cuente con redes estructuradas en buen funcionamiento, que permitan la intercomunicacin entre las
estaciones de trabajo y los recursos de red.
Los planos de la Topologa de red implementada en los Centros y Oficina Regional deben permanecer en el archivo fsico o electrnico en Sistemas o Administracin. Para lo cual
todas las regionales que realicen implementacin de nuevas redes de voz y datos a partir el enero de 2013 deben contratar con la entrega de planos. Para los aos anteriores,
cuando no se cuente con los planos, en lo posible la regional tratar de recuperarlos o contratar su levantamiento.
Cuando se presente dao en un punto de red, el responsable de mantenimiento del Centro debe comunicarse con el responsable establecido desde la Oficina Regional.
Dentro de los recursos de red se encuentran los servidores; stos proveen servicios a los usuarios de la red. La descripcin y administracin de los servidores de la Oficina Regional
est descrita en el documento:
Administracin de Servidores Oficina Regional Antioquia

Administracin de Servidores Oficina Regional Bogot
4.5.2 Redes WiFi
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El Administrador Regional debe garantizar el buen funcionamiento de las redes WiFi en los sitios donde estn instaladas en la Regional.
Cuando un usuario requiera configurar el servicio WiFi Inalmbrico en un computador debe ejecutar los pasos que se describen en el instructivo:
Configuracin Wifi inalmbrico Regional Antioquia

Configuracin WiFi Inalmbrico Regional Bogot
4.5.3 Internet
El Administrador Regional debe garantizar el buen funcionamiento del servicio de Internet en todos los Centros y Oficina Regional para lo cual contratar el servicio con un proveedor
especializado.
Cuando se presente dao en el servicio de Internet y/o lneas telefnicas en un Centro u Oficina Regional, se debe consultar los siguientes instructivos para solicitar el
mantenimiento:
Solicitud de arreglo servicio Internet Regional de Antioquia

Solicitud de arreglo servicio Internet Regional de Bogot y Oficina Nacional
4.5.4 Telefona mvil
El Administrador Regional es responsable de garantizar la prestacin del servicio de comunicacin mvil de una manera eficiente, revisando permanentemente los planes de telefnica
en el mercado y el funcionamiento de la Regional. Adicionalmente, el Administrador Regional es el responsable del funcionamiento de los equipos, de los pagos de facturacin por este
concepto y de las renovaciones tecnolgicas de equipos cuando se requieran.
El Administrador Regional debe controlar un adecuado uso de la Telefona Mvil garantizando bajos costos para la institucin.
4.5.5 Telefona fija
El Administrador Regional es el responsable del correcto funcionamiento de la comunicacin fija de todos los Centros Educativos de Fe y Alegra y Oficina Regional.
El Administrador Regional debe mantener el control de los consumos para evaluar opciones de mejora en Oficinas y Centros.
Para el caso de los Centros Educativos, el Administrador Regional debe definir los canales para tramitar ante las empresas de telecomunicaciones toda irregularidad o falla en la
prestacin del servicio. As mismo, debe asegurar el pago oportuno de las facturas.
El Administrador Regional debe analizar la infraestructura de cada Centro que soporta la telefona fija y definir cundo es conveniente renovar equipos telefnicos, conmutadores, strip,
etc.
Los instructivos de uso de telefona mvil y fija son los siguientes:
Procedimiento uso telefona fija y mvil Oficina Regional Bogot y Oficina Nacional
4.6
Atencin al usuario
El Administrador Regional debe establecer canales de comunicacin para que los usuarios puedan solicitar servicios y obtener la atencin oportuna.
4.7
Administracin pginas WEB
El Coordinador de Sistemas de la Regional Bogot y WEB Master Nacional es el responsable de la administracin, publicacin y actualizacin de los contenidos de las pginas Web
de Fe y Alegra Colombia.
La descripcin de las pginas web de Fe y Alegra Colombia se encuentran en el documento Descripcin y Administracin de Pginas Web.
5. GLOSARIO DE TRMINOS
PAGINA WEB
SERVIDOR
VPN
ISP
IMEI
WIFI
WEBMASTER
6. GESTIN DE REGISTROS
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6 de 7
NOMBRE
Formato inventario consolidado Hardware y
Software
Formato Cronograma y Responsables de
Mantenimiento
Formato de reporte tcnico
planilla de
autorizadas
llamadas
espordicas
DILIGENCIADO POR
Admn. Regional
o
Coordinador de Sistemas
Regional
Admn. Regional
o
Coordinador de Sistemas
Regional
Coordinador de Sistemas de
Centro o empresa de
Outsoucing
no Departamento que lo solicite
ARCHIVADO EN
MEDIO
Sistemas
o Electrnico
Admn.
Sistemas
Admn.
o Electrnico
FORMATO
SI
SI
Secretaria, oficina
de Sistemas o
Administracion
Fisico
SI
Recepcin
Fisico
SI
7. GESTION DE DOCUMENTOS
DISPONIBLE
EN
MEDIO
SGMC
Electrnico
Coordinador
Nacional
Procesos de apoyo
Instructivo Copias de Seguridad Oficina Nacional y

Regional Bogot
SGMC
Electrnico
Coordinador
Nacional
Procesos de apoyo
Instructivo - Reglamento Usuarios Salas de

Computo Regional Bogot .docxV2
SGMC
Electrnico
Coordinador
Nacional
Procesos de apoyo
Instructivo - Reglamento Docentes

Computo Regional Bogot .docxV2
SGMC
Electrnico
Coordinador
Nacional
Procesos de apoyo
SGMC
Electrnico
Coordinador
Nacional
Procesos de apoyo
SGMC
Electrnico
Coordinador
Nacional
Procesos de apoyo
Administracin de Servidores oficina Reg. Antioquia

.doc.
SGMC
Electrnico
Coordinador
Nacional
Procesos de apoyo
Administracin
Bogota.docx
SGMC
Electrnico
Coordinador
Nacional
Procesos de apoyo
Instructivo-configuracin Wifi Inalmbrico Regional

Antioquia.doc
SGMC
Electrnico
Coordinador
Nacional
Procesos de apoyo
Instructivo - Configuracin
Regional Bogot V2.docx
SGMC
Electrnico
Coordinador
Nacional
Procesos de apoyo
Solicitud arreglo servicios de internet Antioquia.doc
SGMC
Electrnico
Coordinador
Nacional
Procesos de apoyo
Solicitud arreglo servicios Internet R. Bogot y Of.

Nacional V2.docx
SGMC
Electrnico
Coordinador
Nacional
Procesos de apoyo
Procedimiento uso Telefona Fija y Mvil Regional

Bogot y Of. Nacional V2c.docx
SGMC
Electrnico
Coordinador
Nacional
Procesos de apoyo
Descripcin y administracin de pgina web
SGMC
Electrnico
Coordinador
Nacional
Procesos de apoyo
SGMC
Electrnico
Coordinador
Nacional
Procesos de apoyo
Manual de Aplicaciones Portal FIFYA
SGMC
Electrnico
Coordinador
Nacional
Procesos de apoyo
Instructivo Conexin VPN Acceso Remoto
SGMC
Electrnico
Coordinador
Nacional
Procesos de apoyo
Instructivo Configuracin Cliente Contai SQL
SGMC
Electrnico
Coordinador
Nacional
Procesos de apoyo
Instructivo-Administracin Easy Web V2
SGMC
Electrnico
Coordinador
Nacional
Procesos de apoyo
Instructivo - Configuracion Correo Electronico
SGMC
Electrnico
Coordinador
Nacional
Procesos de apoyo
Manual de Usuario Joomla
SGMC
Electrnico
Coordinador
Nacional
Procesos de apoyo
NOMBRE
Descripcin
Nacional.
Administracin
de
Software
Salas
de
Instructivo Mantenimiento Preven . Y Correcto. de

Equipos de Centros R. Antioquia.doc
CUSTODIO
Instructivo Mantenimiento Preven . Y

Correcto.
de
Equipos de Oficina
R.
Antioquia.doc
Instructivo - Mantenimiento
Cmputo v2.docx
de
Servidores
Instructivo
Conexin
Aplicaciones Ilimitada
de
Equipos
Oficina
WiFi
de
Regional
Inalmbrico
Escritorio
Remoto
29/01/2015 11:16 a. m.
7 de 7
8. EXCLUSIONES AL PROCEDIMIENTO
-
No aplica
< Prev
29/01/2015 11:16 a. m.

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VERSIN 2 - FECHA: 16/01/2013

4.3.1.2 Copias de seguridad

X: Participa en la actividad, RX: Responsable de la actividad.

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4.1 Planeacin, funcionamiento, infraestructura informtica y de telecomunicaciones

Equipos de informtica y comunicaciones

4.2. Coordinacin de proyectos para infraestructura y telecomunicaciones

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Administracin y control de software y hardware

Copias de Seguridad (Backups)

Instructivo Copias de Seguridad Oficina Nacional y Regional Bogot

Mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cmputo

4.4.1 Mantenimiento prestado por Coordinadores Regionales de Sistemas

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Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Equipos de Cmputo de Centros R. Antioquia

4.4.2 Mantenimiento prestado por Docentes de Informtica de Centros.

4.4.3 Mantenimiento prestado por Contrato de Outsourcing

4.5 Administracin de telecomunicaciones

En la Regional Bogot Tolima los responsables son:

4.5.1 Redes estructuradas

Administracin de Servidores Oficina Regional Antioquia

4.5.2 Redes WiFi

Procedimiento Informtica y Telecomunicaciones

Configuracin Wifi inalmbrico Regional Antioquia

Solicitud de arreglo servicio Internet Regional de Antioquia

4.5.4 Telefona mvil

4.5.5 Telefona fija

Los instructivos de uso de telefona mvil y fija son los siguientes:

Administracin pginas WEB

Procedimiento Informtica y Telecomunicaciones

Instructivo Copias de Seguridad Oficina Nacional y

Instructivo - Reglamento Usuarios Salas de

Instructivo - Reglamento Docentes

Administracin de Servidores oficina Reg. Antioquia

Instructivo-configuracin Wifi Inalmbrico Regional

Solicitud arreglo servicios de internet Antioquia.doc

Solicitud arreglo servicios Internet R. Bogot y Of.

Procedimiento uso Telefona Fija y Mvil Regional

Descripcin y administracin de pgina web

Manual de Aplicaciones Portal FIFYA

Instructivo Conexin VPN Acceso Remoto

Instructivo Configuracin Cliente Contai SQL

Instructivo-Administracin Easy Web V2

Instructivo - Configuracion Correo Electronico

Manual de Usuario Joomla

Instructivo Mantenimiento Preven . Y Correcto. de

Instructivo Mantenimiento Preven . Y

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