Aspectos Fundamentales de la

Gestin de Proyectos

Cmo seleccionar e iniciar un

proyecto?

Ing. Pablo Martn Cecilia

Ao 2014

1 Qu es una carta de proyecto y porqu es tan importante?

La carta de proyecto Proyect Charter es el documento que autoriza formalmente
el inicio del proyecto. Proporciona una delimitacin preliminar de las funciones y
responsabilidades, se exponen los objetivos del proyecto, identifica las principales partes
interesadas, y define la autoridad del Director del Proyecto. Sirve como una referencia de
autoridad para el futuro del proyecto.
Suele ser un documento donde se escribe el nombre del proyecto, la situacin
actual que necesita cambios, el estimado de los gastos que genera la situacin actual, se
deben anotar los resultados explicando los tiempos y costos estimados que tendr el
proyecto, tambin se debe indicar las matrices que usar para alcanzar el xito.
Una vez realizado se presenta al Comit de Proyectos o al Director General de la
Empresa para su anlisis detallado donde, si se acepta, se genera un Plan de Proyecto y se
destinan los recursos necesarios, calculando riesgos y beneficios. Si se rechaza, no se
generan gastos monetarios a la Empresa, slo se pierde el tiempo de la persona que
solicita el proyecto, de esta manera se obtiene una optimizacin de recursos.
Por los motivos planteados la Carta de Proyecto es muy importante porque:

Es necesaria para iniciar el proyecto.

Es necesaria para autorizar el proyecto.
Sirve como documento de venta principal.
Sirve como punto de enfoque a travs del proyecto.

2) Cules son algunos de los componentes de la comunicacin efectiva?

Al iniciar un proyecto que incluye tanto procesos secundarios como primarios, es
necesario o recomendable identificar a los interesados del mismo y tambin planificar
cmo comunicarse con ellos.
La mayora de los conflictos y problemas que surgen en las empresas, se deben a
la falta de comunicacin que existe entre los diferentes niveles jerrquicos. (Martha
Williams, Directora de The Washington Quality Group)
La comunicacin efectiva es aquella que transmite un mensaje de manera precisa,
donde emisor y receptor comprenden exactamente lo mismo, utilizando las siguientes
herramientas:

Escuchar activamente.
Empata.
Retroalimentacin.
Coherencia entre el lenguaje verbal y no verbal.

Componentes de la comunicacin efectiva

El emisor: inicia un mensaje al codificar un pensamiento.

El mensaje: es el producto fsico real desde la codificacin del emisor.
El canal: es el medio a travs del cual viaja el mensaje. Este los selecciona el
emisor, que debe determinar si utiliza un canal formal o uno informal.
El receptor: es el objeto a quien se dirige el mensaje. No obstante antes de que el
mensaje se reciba, deben traducirse los smbolos en tal forma que los entienda el
receptor. Este paso es la decodificacin del mensaje.
El ruido: representa las barreras de comunicacin, distorsionan la calidad del
mensaje.

La retroalimentacin: es la comprobacin del xito que se ha logrado a transferir

los mensajes segn se pretenda en un principio. Determina si se obtuvo la
comprensin.

Bibliografa
Mendez Benavides, R. (2013). Curso de Administracin Profesional de Proyectos. San Jos,
Costa Rica: infineli.
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https://sites.google.com/site/admdeproyectinginf/temario/unidad-ii-inicio-delproyecto/2-3-uso-de-la-carta-de-proyectos-project-charter-y-su-importancia-para-el-liderde-proyecto
Robbins, S. P. y Judge, T. A. (2009).Comportamiento Organizacional. Mxico: Pearson
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University of Texas Arlington. (2014). Aspectos Fundamentales de la Gestin de Proyectos.
Material de lectura: Semana 2: Cmo seleccionar e iniciar un proyecto?