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TESORERIA

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1. OBJETIVO
Establecer las normas institucionales que regulen los procedimientos para el manejo
adecuado de los recursos financieros pblicos asignados a la Entidad, la custodia de los
fondos y valores y la emisin de la informacin financiera de conformidad con las normas
vigentes, determinando las responsabilidades de las diferentes reas que intervienen en su
ejecucin.

2. ALCANCE
Las normas y procedimientos establecidos en el Sistema de Tesorera deben ser aplicadas y
cumplidas obligatoriamente por el rea de Tesorera de la oficina de Administracin y
supervisado su cumplimiento por el rgano de Control Institucional.

3. MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES
El presente manual podr ser modificado y actualizado por efectos de la evaluacin peridica
de su aplicacin, para lo cual el rea de Tesorera vinculada a los referidos procesos y
procedimientos presentarn la correspondiente propuesta fundamentada a la Oficina de
Administracin, la que una vez evaluada ser remitida a la Direccin de la Entidad, para su
correspondiente modificacin y trmite de aprobacin.

4. DISPOSICIONES GENERALES
4.1.

Responsables de la conduccin de los Procesos de Tesorera

El rgano responsable de abrir, cerrar y supervisar las cuentas bancarias es el
Director de la Entidad.
El rgano de Apoyo responsable de administrar el Sistema de Tesorera de la Entidad
es la Oficina de Administracin a travs de la Seccin Financiera.
El encargado de Tesorera de la Unidad Ejecutora es el responsable de coordinar y
ejecutar las actividades de tesorera, aplicando las normas vigentes.
Es responsabilidad del encargado de Tesorera ejecutar en el Sistema la fase de
Girado de las operaciones de gasto.

4.2. Asignacin de viticos

Viticos es la asignacin que se otorga al personal comisionado, independiente de la
fuente de financiamiento o su relacin contractual, para cubrir gastos de alimentacin,
alojamiento, movilidad local (desplazamiento en el lugar donde se realiza la comisin)
y movilidad de traslados (hacia y desde el lugar de embarque).
De realizarse la comisin de servicio dentro del territorio nacional utilizando va area,
el importe correspondiente al pago de las tarifas nicas de uso de aeropuerto para Lima
y Provincias, podrn ser rendidos por caja chica.
Todos los funcionarios y servidores pblicos, en todas sus jerarquas del Sector Pblico
en general, que en misin oficial viajen al exterior y que irroguen gasto al Estado,

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debern de utilizar pasajes en la categora econmica o similar. Si se opta por una

categora de superior de pasaje, quien viaja deber de asumir obligatoriamente con
cargo a su propio peculio o ingresos la diferencia del costo del pasaje, salvo la
utilizacin de beneficios que no signifiquen costo y que otorguen los medios de
transporte.
Toda autorizacin de viaje al exterior de la Repblica que ocasione gastos, deber ser
publicada en el diario oficial El Peruano.
No hay reembolso por mayor gasto en viticos por comisin de servicio bajo ninguna
excepcin, salvo por ampliacin del plazo de la comisin, debidamente autorizada.
No se tramitar la solicitud de viticos del comisionado que tenga rendicin de cuenta
pendiente.
Inmediatamente despus de detectarse que no se ha cumplido con la devolucin
oportuna de los viticos no utilizados, se procede a formular el respectivo requerimiento
para su devolucin, a partir de cuyo momento y hasta que se produzca su debida
cancelacin, se aplican los intereses correspondientes de acuerdo a la Tasa de Inters
Legal Efectiva que publica la Superintendencia de Banca y Seguros.
No se aceptar la rendicin de viticos que no tenga adjunto el pasaje areo y/o
terrestre, en originales, pagados por Orden de Servicio .
4.3. Comisin de Servicio
Se entiende por comisin de servicio al desplazamiento programado o imprevisto que
realizan los funcionarios, servidores y personas contratadas bajo cualquier modalidad,
debidamente autorizadas para desarrollar actividades que contribuyan al logro de los
objetivos institucionales, dentro o fuera del territorio nacional.
Se entiende por Comisionado a los funcionarios, servidores y personas contratadas bajo
cualquier modalidad, que realizan una comisin de servicios dentro o fuera del territorio
nacional.
Las comisiones de servicio al exterior de la Repblica cuando no ocasionan gastos, sern
autorizadas mediante Resolucin Directoral
4.4.

La Administracin Financiera
4.4.1

Objeto
El objeto de la Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico,
es establecer las normas bsicas para una gestin integral y eficiente de los
procesos vinculados con la captacin y utilizacin de los fondos pblicos, as
como el registro y presentacin de la informacin correspondiente en trminos
que contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas Institucionales.
La entidad est sujeta al cumplimiento de las normas que integran la
Administracin Financiera del Sector Pblico

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4.4.2

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Organizacin de la Administracin Financiera

a) Organizacin en el Gobierno Nacional

Los sistemas integrantes de la Administracin Financiera del Sector
Pblico y sus respectivos rganos rectores, son los siguientes:
(1) Sistema Nacional de Presupuesto: Direccin Nacional del Presupuesto
Pblico;
(2) Sistema Nacional de Tesorera: Direccin Nacional del Tesoro
Pblico;
(3) Sistema Nacional de Contabilidad: Direccin Nacional de
Contabilidad Pblica.
4.5.

Responsabilidades y atribuciones de la Entidad en concordancia con la Ley del

Sistema Nacional de Tesorera
La Oficina de Administracin, es la encargada de conducir la ejecucin de
operaciones orientadas a la gestin de los fondos que administran, conforme a las
normas y procedimientos del Sistema Nacional de Tesorera y en tal sentido es
responsable directa respecto de los ingresos y egresos que administra.
La Entidad enmarcada dentro del Sistema Nacional de Tesorera tiene las siguientes
responsabilidades y atribuciones, a travs de la Oficina de Administracin

a) Centralizar y administrar el manejo de todos los fondos percibidos o recaudados

en su mbito de competencia.

b) Dictar normas y procedimientos internos orientados a asegurar el adecuado apoyo

econmico financiero a la gestin institucional, implementando la normatividad y
procedimientos establecidos por el Sistema Nacional de Tesorera en concordancia
con los procedimientos de los dems sistemas integrantes de la Administracin
Financiera del Sector Pblico.

c) Disponer la realizacin de medidas de seguimiento y verificacin del estado y uso

de los recursos financieros, tales como arqueos de fondos y/o valores,
conciliaciones, entre otros.
4.6.

Centralizacin del manejo de recursos financieros.

Los pagos y las obligaciones de la lnstituci6n slo podrn ser realizados por el
rea de Tesorera siendo requisito indispensable que las obligaciones hayan
sido previamente comprometidas por el rea responsables y registradas como
devengado en el Sistema Integrado de la Entidad.

4.7.

Depsitos en la cuenta de Recursos Directamente Recaudados

Los ingresos captados por concepto de pensin de enseanza, servicios de
capacitacin, venta de prospectos y otros, debern ser depositados en la cuenta
de Recursos Directamente Recaudados.

4.8.

Modalidades de Pago
Es obligatorio el uso de la modalidad de pago mediante abonos en cuentas
bancarias individuales, a travs del Banco de la Nacin o de otra instituci n
bancaria del Sistema Financiero Nacional.

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Personal y Obligaciones Sociales (Grupo Genrico de Gasto 1).

Bienes y Servicios Grupo (Genrico de Gasto 3). se realizan va transferencia
bancaria.

4.9

Presentacin de documentos para el proceso de pago

Las reas encargadas de efectuar los compromisos de las obligaciones
asumidas por la institucin, son responsables de entregar la respectiva
documentacin sustentatoria, en los plazos fijados en el Cronograma de Pagos.

5. DISPOSICIONES ESPECFICAS
5.1.

El Pago
A travs del pago se extingue, en forma parcial o total, la obligacin contrada
por la entidad hasta por el monto del Gasto Devengado y slo procede
siempre que est debidamente registrado en el Sistema Integrado de
Administracin Financiera (SIAF), con cargo a la correspondiente Especfica
del Gasto.
La Autorizacin de Giro constituye el monto lmite para proceder al giro del
cheque o emisin de carta orden, con cargo a la cuenta bancaria
correspondiente, respecto del Gasto Devengado por parte de la entidad.
Est prohibido el pago de obligaciones que no cumplan los requisitos
prescritos en la Ley, aun cuando los bienes y/o los servicios, sean personales o
no personales y cuenten con la conformidad respecto de su recepcin o
prestacin.
El devengado debidamente registrado al 31 de diciembre de cada ao puede
cancelarse hasta el 31 de marzo del ao siguiente.

5.2.

Procedimiento para Pagos mediante cheques y cartas orden electrnica

5.2.1

El Auxiliar de Tesorera , es el encargado de recibir la documentacin

sustentatoria de los compromisos y devengados registrados, con la
finalidad de efectuar el pago

Los bienes adquiridos y prestacin de servicios que se han recibido de

acuerdo a las cantidades y caractersticas contratadas, estn con la
conformidad del Asistente en Control Patrimonial y Almacn

5.2.2

La Seccin de abastecimientos registra el Devengado, verificar la

aprobacin del registro e inmediatamente remitir al Tesorero, la
documentacin que acredita la obligacin devengada, indicando la mejo r
fecha en el documento que formaliza el devengado contemplando los
cinco (5) das tiles, la misma que deber contar con el visto bueno de su
conformidad.

5.2.3

Las unidades orgnicas encargadas de efectuar el compromiso de las

obligaciones institucionales son responsables de otorgar la conformidad
mencionada en el prrafo anterior, segn se detalla:

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5.2.4

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El Administrador otorgar conformidad a las rdenes de Compra

Gua de Internamiento, rdenes de Servicio y Viticos Nacionales e
Internacionales.

La Unidad de Administracin otorgar conformidad a las planillas de

remuneraciones, vacaciones, asignacin familiar, movilidad,
subvencin econmica de Practicantes, subsidios por enfermedad y
maternidad, pago de beneficios sociales e indemnizaciones,
compensacin por tiempo de servicios, y pago de devengados en
general.

EI Tesorero, elaborar el Comprobante de Pago, emitir el cheque o la

carta orden y efectuar el registro de la operacin en el Sistema Integrado
y en el Libro Auxiliar Bancos.
El proceso de la elaboracin del comprobante de pago, emisin del
cheque y/o carta orden se realizara segn la mejor fecha indicada, en un
plazo mximo de cinco (5) das tiles,

5.2.5

El Tesorero emite el Comprobante de Pago, registrando en el Sistema SIAF la

Nota de Compromiso (Devengada), Banco y la Cuenta Bancaria. Confirma el
Monto y la retencin si fuera el caso, confirma el monto presupuestal, registra
los datos del documento de pago y emite el respectivo Comprobante.

5.2.6

El Comprobante de Pago de Retenciones, lo emite el Tesorero registrando en

el Sistema SIAF los datos del Comprobante: Pago de Retenciones. Registra
concepto de retencin, y emite el respectivo Comprobante.

5.2.7

El Tesorero ejecuta los procesos de Generacin, Impresin, Anulacin,

Habilitacin y Entrega de Cheques, seleccionando en el Sistema SIAF las
opciones respectivas y registrando los datos pertinentes de los cheques:
Banco, Cuenta Bancaria, Numeracin, Perodo y Fecha.

5.2.8

El Tesorero revisar y firmar el Comprobante de Pago y revisar el

cheque o la carta orden, y remitir los indicados documentos al rea de
Administracin para la firma.

5.2.9

El Auxiliar de Tesorera realizar las siguientes acciones:

-

Entregar el Comprobante de Pago y el cheque al Tesorero.

Abonar va transferencia electrnica de las entidades financieras, si

fuera el caso, las remuneraciones, pago a proveedores y gastos
operativos.

5.2.10 EI Tesorero, recibir el cheque y el Comprobante de Pago, firmados y

efectuar el pago correspondiente, previa revisin de la cancelacin de
los documentos autorizados por la SUNAT (Factura, Boleta de Venta,
etc.).
5.2.11 El pago de las retenciones consignadas en las planillas deber realizarse
dentro del cronograma de pagos que establecen las entidades

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5.2.12 recaudadores y/o acreedoras, teniendo en consideracin el cumplimiento

del Cronograma de Pagos de la Unidad Ejecutora.
Para el pago de las obligaciones de AFP's, se realizar segn cronograma
del mes que corresponda. El PDT de remuneraciones es efectuado por el
rea de Personal
5.2.13 El Tesorero, mantendr actualizado diariamente:
-

5.3.

5.4.

5.5.

Los cheques en cartera a travs del sistema Integrado, Tambin

informar aquellos que tengan ms de treinta (30) das calendario,
contados a partir de la fecha de giro, para proceder a la anulacin
respectiva.

Ingresos y egresos de Caja

5.3.1

La recepcin de estos ingresos se efectuar registrando en el Sistema

Integrado de Administracin Financiera (SIAF) emitindose el formato
"Recibo de Ingreso", el que deber ser firmado por el Tesorero, y la
Seccin Financiera.

5.3.2

Los formatos "Recibo de Ingreso" debern ser impresos, membreteados,

numerados y su emisin se efectuar en forma correlativa y cronolgica
en el SIA.

5.3.3

Los ingresos sern depositados dentro de las 24 horas de su recepcin. en

la cuenta corriente segn corresponda, mediante la "Papeleta Depsitos";
bajo responsabilidad del Tesorero y del Jefe del rea de Administracin.

Custodia y control de dinero en efectivo, cheques y valores

5.4.1

El Tesorero, es responsable de custodiar los cheques que permanecen en

cartera, los que guardar en instalaciones fsicas y en muebles especiales
que cuenten con la proteccin y cerraduras adecuadas.

5.4.2

El Tesorero, es responsable de la custodia de los fondos y valores

ingresados a la entidad, as como de su registro en el sistema. El Jefe de
la Seccin Financiera supervisar los fondos y valores ingresados a la
entidad, los que se guardarn en caja fuerte.

Custodia, Renovacin, Devolucin y Ejecucin de Garantas

5.5.1

El Tesorero recibir y deber custodiar las garantas (Cartas fianzas) de

fiel cumplimiento de contrato, por el monto diferencial de propuesta y
por adelantos, presentados por los proveedores.

5.5.2

Para el caso de ejecucin de Garantas (Cartas fianzas y/o Plizas de

caucin) el Jefe de Administracin dentro de las 24 horas siguientes de
recibido el informe del Tesorero pedir opinin favorable del Jefe de la
Oficina de Asesora Legal, para lo cual acompaar la informacin
tcnica pertinente.

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Inmediatamente de obtenida la opinin de la Oficina de Asesora Legal,

el Jefe de Administracin solicitar al Director de la Unidad Ejecutora
la ejecucin de la garanta adjuntando para tal efecto, el informe en el
que indique las razones para realizar dicha accin.
5.6. Comisin de Servicio dentro del Territorio Nacional
5.6.1 Solicitud
La solicitud de viticos deber ser tramitada con una anticipacin mnima de tres (3)
das tiles, mediante memorando del Jefe de Oficina dirigido a la oficina de
Administracin, adjuntando el formato, debidamente firmado y sellado por el Jefe de
Oficina solicitante
La Oficina de Administracin a travs de la Unidad de Finanzas deriva los
documentos al encargado de abastecimientos para su revisin, registro del devengado y
verificacin en el Sistema SIAF firma y sella la documentacin para luego remitirla al
Tesorero.
El Tesorero emite el comprobante de pago y el cheque, visando la documentacin y
remitindola al Jefe de Administracin
5.6.2 Rendicin
Al trmino de la comisin el comisionado presentar la rendicin de cuentas ante el
rea de tesorera, previamente verificada por el auxiliar de tesorera, todo ello en un
plazo no mayor de ocho (8) das calendario, los cuales sern contados a partir de la
fecha de retorno.
El comisionado deber presentar como comprobantes de pago los aprobados por
SUNAT, tales como: Facturas, Boletas de Venta, Pasajes Areos y/o terrestres, tickets,
etc., asimismo, los comprobantes por concepto de alimentacin debern ser emitidos de
manera detallada debiendo indicar el tipo de comida consumida
No se aceptar la rendicin de viticos que no tenga adjunto los comprobantes de pago
originales.
Para la rendicin de cuentas por gastos de viaje se utilizar (Rendicin de Viticos) y
excepcionalmente, en caso de no ser posible la presentacin de comprobantes de pago,
se podr presentar una Declaracin Jurada , la misma que no podr exceder del treinta
por ciento (30%) del monto otorgado.
5.7. Comisin de Servicio en el Exterior de la Repblica
5.7.1 Solicitud
La solicitud de viticos deber ser gestionada mediante memorando del Jefe de Oficina
solicitante dirigido al Administrador adjuntando el formato, debidamente firmado y
sellado por el Jefe de Oficina,

Asimismo, todo viaje al exterior ser con la finalidad de efectuar acciones de

inters nacional o institucional y de promocin y/o negociacin o convenio de
importancia para la Institucional.
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5.7.2 Rendicin
Al trmino de la comisin de servicio en el exterior, el comisionado presentar la
rendicin de cuentas en el rea de tesorera todo ello en un plazo no mayor de quince
(15) das calendario, los cuales sern contados a partir de la fecha del retorno.
Para los viajes fuera del Territorio Nacional se deber sustentar con documentos hasta
por lo menos el setenta por ciento (70 %) del monto otorgado. El treinta por ciento (30
%) restante podr sustentarse mediante Declaracin Jurada
6. REGISTROS DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS
Las operaciones financieras que se realizan en el proceso de girado de cheque y carta
orden de los documentos sern registradas en el Sistema SIAF los que sern procesados
por el Tesorero, bajo la supervisin y control del Jefe de la Seccin financiera de la
Oficina de Administracin
Los Libros auxiliares de caja y bancos se elaborarn utilizando el mdulo de Tesorera
del Sistema Integrado.
6.1. Libro Auxiliar Caja
Este libro registrar todas las operaciones de Caja procesadas en el Sistema SIA
indicando la fecha, tipo y nmero de documento de ingreso o egreso (depsito),
concepto y monto.
6.2. Libro Auxiliar Bancos
Se llevar por cada una de las cuentas corrientes bancarias y deber contener el
registro de todas y cada una de las operaciones, consignando la fecha, tipo y
nmero de documento de ingreso o egreso, concepto y monto.
7. CONCILIACIONES BANCARIAS
El Auxiliar Contable, realizar mensualmente las conciliaciones de la cuenta Bancarias
registradas en el Sistema SIAF con los extractos bancarios y emitir el Libro Bancos y
los reportes mensuales correspondientes.
La conciliacin bancaria consiste en la contrastacin de los movimientos del libro Bancos de
la entidad, con los saldos de los extractos bancarios a una fecha determinada, para verificar su
conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La
conciliacin de saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas
por el rea responsable de tesorera han sido oportuna y adecuadamente registradas en la
contabilidad.
8. DISPOSICION FINAL
La presente Directiva rige a partir de la fecha de su aprobacin.
9. ANEXO
ANEXO 1:

PROCESOS ADMINISTRATIVOS AREA TESORERIA

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10.

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BASE LEGAL

Ley N 28112 - Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico

(27/11/03).

Ley N 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorera (21/03/06).

Resolucin Directoral N 002-2007-EF/77.15, aprueba la Directiva N 001-2007EF/77.15

Ley N 29142 Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2008

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