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Initiation Excel

Frdric Gava (MCF)


gava@univ-paris12.fr
LACL, btiment P2 du CMC, bureau 221
Universit de Paris XII Val-de-Marne
61 avenue du Gnral de Gaulle
94010 Crteil cedex

Plan de cette anne


Premier semestre : Cours
Initiation une mthode de modlisation et aux
requtes dans une base de donnes (BD)
Initiation Excel et Access (le SGBD dOffice)

Second semestre : TD
Prise en main des machines (bref)
Initiation Word
Initiation PowerPoint (bref)
Suite de linitiation Excel
Suite de linitiation Access

Anne prochaine (BD juridiques et outils ddis)

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Objectifs de ce semestre
Connatre les calculs dans le tableur Excel : les formules ;
pour faire de la compatibilit (impts, salaires etc.) ,
mmoriser des donnes, etc.
Dfinition des SGBD = Systme de Gestion des Bases de
Donnes et utiliser Excel en tant que mini-SGBD
Mthode de modlisation (Merise) et requtes SQL pour
SGBD et voir les limites dExcel pour ce types de
problmes ; par consquent introduire
Access, le SGBD de la suite Microsoft Office. Plus
technique mais si bien utilis, peut vous simplifier votre
travail = gain de productivit
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Tlchargement
Tous les cours seront sur :

http://www.univ-paris12.fr/lacl/gava/
Site sympas pour apprendre la bureatique :

http://www.top-assistante.com/
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Pour en connatre davantage


PECA
Lorsque vous verrez ce logo :
Cest que la page est plus technique et peut
ncessiter quelques notions basiques de maths
MAIS ! Non exigible pour lexamen
Cest pour ceux qui veulent en connatre
davantage, par curiosit, pour leurs boulots, etc.

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Arrter MOI !!!!!


Avant de vous plaindre :
jcomprend rien
cest trop dure
il est compltement fou et cts de la plaque
je men fiche, c me servira rien
etc.

Nhsiter pas minterrompre. Je prfre en faire moins


mais mieux
Il ny a aura rien de compliqu apprendre et ce nest
quune initiation, pas un but en soi
Nous allons parfois faire 2 choses diffrentes en mme
temps ; ce nest que vers la fin que tout sclairera. Suspens.
Votre formation se compltera en M2 par dautres cours ET
de la pratique au second semestre.
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Bureautique M1
Initiation Excel

Les bases dExcel

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Quest ce ?
Excel est un logiciel dit tableur (fichier .xls ou classeur )
Il fait aussi parti de la suite MS Office.
Il permet de manipuler des feuilles de calcul cest dire des
tableaux de cellules comportant des donnes et des formules
(calculs) sur ces donnes
Le rsultat de ces formules est aussi affich pour servir de donnes
dautres formules etc.
Excel est trs utilis en comptabilit mais aussi pour les emplois du
temps, les factures, en tant que mini SGBD (nous verrons Access plus
tard).
Un grand nombre de fonctionnalit de Word (sur la prsentation des
feuilles de calculs) sont prsentes :
enregistrer, ouvrir, imprimer (aperu avant impression)
police dcriture, couleur, format
copier/couper/coller
alignement des textes, format des cellules
etc.
NOUS LES VERRONS AU SECOND SEMESTRE !

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Motivations
Gestion de donnes numriques sous forme de tableaux et
par extension :
donnes textuelles,
horaires,
dates,

Liaison entre les donnes


Calcul automatique de rsultats en fonction de donnes
Mise jour automatique chaque changement des donnes de base

Nombreuses fonctions mathmatiques, statistiques, de


recherche sur les donnes
Reprsentation des donnes numriques sous forme
graphique
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Exemple
Mois
Janvier
Fvrier
Mars
Avril
Mai
Juin
Juillet
Aot
Septembre
Octobre
Novembre
Dcembre

TC
10
14,2
16,3
16,4
17
18,7
19,6
21,7
21,6
20,7
17,4
15

TK
283,15
287,35
289,45
289,55
290,15
291,85
292,75
294,85
294,75
293,85
290,55
288,15

Tempratures moyennes

11/56

er

Se
pt
em
O bre
c
No tob
ve r e
m
br
e

ar
s
Av
ril
M
ai
Ju
i
Ju n
ille
t

Ja
nv
i

Exemple
Temperature en C

25

20

15

10

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Page daccueil, interface gnrale


Barre de titre, de
menus, doutils

La feuille active

La barre dtat
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Structure dun document


Un tableur produit des classeurs
Un classeur contient des feuilles
Une feuille est un tableau de cases, en lignes et en colonnes
Une case sappelle une cellule
Une plage de cellules est un ensemble de cellules
En terme de fichier, plusieurs formats :
.xls pour MS Excel
.ods pour OpenOffice Calc

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Document standard

Un classeur ouvert

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Document standard

Une feuille

Ce classeur contient
3 feuilles

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Les feuilles
On peut rajouter, supprimer, renommer des feuilles
Pour insrer : menu insertion option feuille
Ou clic droit sur les noms des feuilles puis choisir
insrer
Avec ce clic droit, on peut aussi supprimer une feuille
ou la renommer pour lui donner un nom explicite
(fortement recommand)
Avec le clic gauche (quon laisse appuy), on peut aussi
modifier lordre des feuilles en modifiant leur ordre
(dplacer les feuilles)
Notez que lon peut se dplacer entre les feuilles avec les
flches sur la gauche
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Document standard
Les colonnes

Cette plage de
cellules est
indique par
D2:E7

Les lignes

Une cellule

Cette cellule a les


coordonnes (ou
adresse) B3
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Les cellules
Cellule $A$1

Cellule $B$3

Cellule $D$6

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Barre de cellule

Coordonnes de
la cellule active

Rsultat visible du
contenu de la
cellule active

Contenu de la
cellule active
Cadre noir indiquant
la cellule active
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Entrer des donnes


Cela se fait soit en cliquant sur la cellule puis en tapant au
clavier
On peut aussi insrer des donnes par copier/coller soit
dans une seule cellule soit dans plusieurs cellules si le texte
copier comporte plusieurs lignes (touche entre)
On peut aussi insrer une donne pour une cellule avec la
bote dentre en dessous des menus.
Important : cette bote comporte la donne enregistrer dans
la cellule alors que le tableau comporte les donnes affiche
cest--dire modifies suivant les options daffichage
(tailles, formules de calculs, police dcriture, format de la
cellule etc.)
Nous reviendront dessus dici peu
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Format des cellules (1)


Outre la mise en forme des cellules (police, taille,
etc.) il est possible de moduler le format daffichage
de celles-ci
Pour cela menu format option cellules (ou
raccourci CTRL-1)

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Format des cellules (2)


On peut alors choisir le
format
standard  texte brute
heure
pourcentage
etc.

Chacun des formats comporte


diffrentes options comme
nombre ngatifs en rouge
heure anglaises, GMT
etc.

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Format des cellules (3)

On peut aussi modifier lalignement du texte


Et aussi les bordures (et larrire plan dans motif
On peut aussi protger en criture ou en lecture une cellule
(avec un mot de passe) si la feuille ou le classeur est protg
(menu outils puis option protection )

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Mise en forme des lignes et


colonnes
On peut
Modifier la hauteur des lignes
Modifier la largeur des colonnes

Comment ?
Faire glisser la frontire entre deux lignes ou deux colonnes,
gauche/droite ou en haut/bas
Double cliquer sur une frontire pour adapter la largeur/hauteur au
contenu

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Exemple de mise en forme


Mois

Temprature moyenne

Janvier

14,0

Fvrier

14,2

Mars

16,3

Avril

16,4

Mai

17,0

Juin

18,7

Juillet

19,6

Aot

21,7

Septembre

21,6

Octobre

20,7

Novembre

17,4

Dcembre

15,0
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Options
Pour plusieurs cellules, on
peut choisir des format
prtablis dans menue
format option mise
en forme automatique
Trier des donnes (ou une
colonne ou une ligne ou
un
sous-ensemble
slectionn dans menu
Donnes option
Trier
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Facilits ddition (1)


Slection de plusieurs cellules
Pour slectionner une zone rectangulaire
Avec le bouton gauche de la souris toujours appuy, passer sur la zone
slectionner

Pour slectionner plusieurs cellules non contigus


En maintenant la touche control enfonce, cliquer sur les cellules
voulues

Dplacer le contenu dune/de cellule(s)


Slectionner la/les cellule(s)
Avec le bouton gauche enfonc, emmener le cadre gras de
slection de la cellule vers la cellule de destination
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Facilits ddition (2)


Copie incrmentale
Utile pour gnrer de longues sries de valeurs (1, 2, 3, , janvier,
fvrier, mars)

Comment faire ?
Dbuter la srie (sur une ligne ou sur une colonne)
Cliquer sur la dernire cellule
Tirer sur le carr noir pour allonger la ligne ou la colonne
Il faudra appuyer ou non sur la touche control selon que lon
veut une copie simple (1, 1, 1, 1) ou incrmentale (1, 2, 3)

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Ecran
Les feuilles de grandes dimensions peuvent gner la
conception
Il est possible de figer des parties des feuilles afin
quelles soient toujours visibles
Pour figer les x premires lignes et les y premires
colonnes :
slectionner la cellule de ligne x+1 et de colonne y+1
Menu Fentre/figer les volets
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Les formules

31/56

Pourquoi ?
Le contenu dune cellule peut tre le rsultat dun
calcul incluant le contenu dautre(s) cellule(s)
On utilise le =
Les cellules utilises dans une formule sont
indiques par leur adresse ou coordonnes

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Insertion dune formule


Pour insrer une formule, il suffit de faire
commencer le texte de la cellule par =
Ensuite, tout ce qui suivra ne sera littralement du
texte (une donne) mais un calcul
On peut aussi insrer des formules (fonctions) en
mode graphique en cliquant directement sur
Mais celles-ci sont souvent moins souples que
celles crite la main (dpend donc de ce que vous
souhaitez faire)
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Exemple
Du texte brute :

Un calcul (formule) :
Le rsultat du
calcul est affich
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Rfrencer les cellules (1)


Les formules (calculs) ne sont intressant que si ils
utilisent les donnes contenu par les autres cellules
Il faut donc faire rfrence ces cellules depuis une
cellule contenant une formule
Pour cela il existe deux mode de rfrencement :
rfrence absolue
rfrence relative

Regardons la diffrence entre les 2 modes


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Mode absolu (1)


Que ce soit pour une colonne ou une ligne on met
un $ devant afin de prciser que lon souhaite
rfrencer en mode absolu
Exemple : $A$1
A ce moment l, le numro (de colonne ou de ligne)
ne changera pas si on recopie la formule dans une
autre cellule
Exemple

36/56

Mode absolu (2)


criture de
la formule

Copier/Coller

La rfrence est la
mme et par
consquence le
rsultat
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Mode relatif (1)


Pour rfrencer en mode relatif, on laisse le numro
de colonne ou de ligne
Exemple A1 (dans la cellule $C$2)
A ce moment l, le numro (de colonne ou de ligne)
se rfrera la mme distance depuis la cellule
dorigine si on recopie la formule dans une autre
cellule
Exemple, si on recopie dans $D$3 on aura B2
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Mode relatif (2)

Rfrence
une cellule

Copier/Coller

Changement de
rfrence (relative)

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Mixe des deux (1)


On peut aussi mixer les 2 mode
Colonne absolue, ligne relative : $C1
Le numro de colonne sera fixe
mais pas celui de ligne

Colonne relative, ligne absolue : C$1


le numro de ligne sera fixe
mais pas celui de colonne

Exemples :

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Mixe des deux (2)


Colonne relative,
ligne absolue (fixe)

Colonne absolue,
ligne relative

41/56

Copie sur une colonne/ligne


Somme de 2
cellules

Copier/Coller
sur les cellules
qui suivent

Les rsultats sont


automatique calculs
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Les formules de base


Il existe des dizaines de type de formule en Excel
MOYENNE dentiers
SOMME dentier
MAX (le plus grand)
NB (combien quil y a de cellules slectionnes)
etc.

A vous de les dcouvrir ;-)

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Ce que dit laide


=SOMME(plage) : renvoie la somme des valeurs des
cellules qui constituent la plage.
=NB(plage) : renvoie le nombre de cellules contenant des
valeurs numriques lintrrieur de la plage
=NB.SI(plage ; condition) : renvoie le nombre de cellules
de la plage vrifiant la condition
=MOYENNE(plage) : renvoie la moyenne des valeurs des
cellules de la plage

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Slection de cellules (1)


Quand on utilise des formules, on souhaite
slectionner une ou des cellules notamment pour une
moyenne, une somme, un max etc.
On peut slectionner ces cellules avec la sourie
(clique gauche pour une cellule ou clique gauche
maintenue pour une plusieurs cellules)

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Slection de cellules (2)


Nous pouvons voir que nous obtenons les cellules C1:C4
pour les cellules C1, C2, C3, C4 (une colonne)
Dans le cas par exemple de A1:D1 on aura les cellules A1,
B1, C1, D1 (une ligne)
Pour certaines formules (Excel affiche toujours laide) on
peut aussi crire sur plusieurs tas de cellules
Par exemple, MOYENNE(A1:D1; C1:C4) pour la moyenne
de A1, B1, C1, D1, C1, C2, C3, C4

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Liste de cellules
Les cellules en argument peuvent tre dfinies par :
Une liste : A1;B4;C7 dsigne les 3 cellules A1, B4 et C7
Une plage : B5:D9 dsigne les 15 cellules comprises
dans le rectangle de sommets B5 et D9

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Exemples de formules (1)


Formules ( commencer par =)
Les donnes

5
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Rfrencer une feuille


Quand on a un classeur ayant plusieurs feuilles de calcul
(par exemple une feuille par mois pour la compatibilit), il
est possible de rfrencs dune feuille, le(s) cellule(s)
dune autre feuille
Pour ce faire :
NomFeuille!A1 (en relatif)
ou NomFeuille!$A1 (mixe)
ou NomFeuille!A$1 (mixe)
ou NomFeuille!$A$1 (abolue)

Exemple : Feuil1!D$2

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Formules logiques (1)


Il est possible de
moduler le rsultat dun
calcul suivant la valeur
qui a t lu
On parle alors de
conditionnel
La fonction permettant
de faire ce choix est la
fonction SI
Elle notamment en
premier argument un
test logique
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Formules logiques (2)


Un test logique retourne :
VRAI
FAUX

Par exemples :
1=2 retourne FAUX
2+2=2*2 retourne VRAI

Les tests peuvent simbriquer avec des oprateurs


logiques :
OU
ET
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Formules logiques (3)


ET(arg1;arg2;arg3;) retourne VRAI si tout les args sont VRAI
OU(arg1;arg2;arg3;) retourne VRAI si au moins lun des args est
VRAI
Exemples :
ET(2=2;3=4) retourne FAUX
ET(1=1;2=2;3=3;4=4) retourne VRAI
OU(1=1;3=4) retourne VRAI
OU(2=3;4=5) retoune FAUX

On peut rsumer par ce que lon appel des tables de vrit

ET VRAI FAUX
VRAI

VRAI FAUX

FAUX FAUX FAUX

OU VRAI FAUX
VRAI

VRAI

VRAI

FAUX VRAI FAUX


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Formules logiques (4)


Un dernier oprateur logique est
NON(arg)
et retourne le contraire de arg

Exemple
NON(1=2) retourne VRAI (car 1=2 est FAUX)
NON(VRAI) retourne FAUX

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Formules logiques (5)


Notre
conditionelle
est
donc
SI(test_logique;valeur_si_vrai;valeur_si_faux)
SI test_logique

Valeur si VRAI

Valeur si FAUX

Exemple :
SI(2=2; "Frdric"; "Marcel") retourne "Frdric"
SI(2=3; "Frdric"; "Marcel") retourne "Marcel"
SI(OU(2=2;ET(1=1,2=3)); "Gagn";"Perdu") retourne
"Gagn"
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Exemples de formules (2)

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A la semaine prochaine !