DEPARTMENT OF HUMAN RESOURCE MANAGEMENT 

POLICIES AND PROCEDURES MANUAL 
POLICY NO.: 2.30 
EFFT. DATE: 05/01/02
REV. DATE: 05/16/06

WORKPLACE HARASSMENT 
APPLICATION: Full­time and part­time classified, “at will” and hourly employees. 
PURPOSE 
To educate employees in the recognition and prevention of illegal 
workplace harassment and to provide an effective means of 
eliminating such harassment from the workplace. 
DEFINITIONS 
Workplace 
Harassment 
Any unwelcome verbal, written or physical conduct that either 
denigrates or shows hostility or aversion towards a person on the 
basis of race, sex, color, national origin, religion, sexual 
orientation, age, veteran status, political affiliation, or disability, 
that: (1) has the purpose or effect of creating an intimidating, 
hostile or offensive work environment; (2) has the purpose or 
effect of unreasonably interfering with an employee's work 
performance; or (3) affects an employee's employment 
opportunities or compensation. 
Retaliation 
Overt or covert acts of reprisal, interference, restraint, penalty, 
discrimination, intimidation, or harassment against an individual 
or group exercising rights under this policy. 
Sexual Harassment 
Any unwelcome sexual advance, request for sexual favors, or 
verbal, written or physical conduct of a sexual nature by a 
manager, supervisor, co­workers or non­employee (third party). 
• Quid pro quo – A form of sexual harassment when a 
manager/supervisor or a person of authority gives or 
withholds a work­related benefit in exchange for sexual 
favors. Typically, the harasser requires sexual favors from the 
victim, either rewarding or punishing the victim in some way. 
• Hostile environment – A form of sexual harassment when a 
victim is subjected to unwelcome and severe or pervasive 
repeated sexual comments, innuendoes, touching, or other 
conduct of a sexual nature which creates an intimidating or 
offensive place for employees to work. 
Third Parties 
Individuals who are not state employees, but who have business 
interactions with state employees. Such individuals include, but 
are not limited to: 
• customers, including applicants for state employment or 
services; 
PAGE 1 OF 4 
Page 2
WORKPLACE HARASSMENT 
POLICY NO.: 2.30 
EFFT. DATE: 05/01/02 
REV. DATE: 05/16/06 
PAGE 2 OF 4 
• vendors; 
• contractors; or 
• volunteers. 
PROHIBITED 
CONDUCT 
Harassment 
The Commonwealth strictly forbids harassment of any employee, 
applicant for employment, vendor, contractor or volunteer, on the 
basis of an individual’s race, sex, color, national origin, religion, 
sexual orientation, age, veteran status, political affiliation or 
disability. 
Retaliation 
The Commonwealth will not tolerate any form of retaliation 
directed against an employee or third party who either complains 
about harassment or who participates in any investigation 
concerning harassment. 
HARASSMENT 
COMPLAINT 
PROCEDURE 
Employees and third parties should report incidents of workplace 
harassment as soon as possible after the incident occurs. 
Employees and applicants for employment seeking to remedy 
workplace harassment may file a complaint with the agency 
human resource director, the agency head, their supervisor(s), or 
any individual(s) designated by the agency to receive such 
reports. Under no circumstances shall the individual alleging 
harassment be required to file a complaint with the alleged 
harasser.
State Complaint 
Procedure 
The employee or applicant may follow the Commonwealth 
Employees’ Discrimination Complaint Procedure, which is 
administered by the Office of Equal Employment Services within 
the Department of Human Resource Management. 
Grievance Procedure 
Eligible employees also may use the State Employee Grievance 
Procedure, which is administered by the Department of 
Employment Dispute Resolution, to address harassment. 
Federal Complaint 
Process 
Employees (and applicants for Commonwealth employment) also 
may file a complaint with the federal Equal Employment 
Opportunity Commission. 
Assurance Against 
Retaliation 
Employees and third parties who make complaints of workplace 
harassment, or provide information related to such complaints, 
will be protected against retaliation. If retaliation occurs, the
employee(s) should report the retaliation through the harassment 
complaint procedure. 
Page 3
WORKPLACE HARASSMENT 
POLICY NO.: 2.30 
EFFT. DATE: 05/01/02 
REV. DATE: 05/16/06 
PAGE 3 OF 4 
POLICY 
VIOLATIONS 
Engaging In 
Harassment 
Any employee who engages in conduct determined to be 
harassment, or who encourages such conduct by others, shall be 
subject to corrective action under Policy 1.60, Standards of 
Conduct, which may include discharge from employment. 
Allowing Harassment 
To Continue 
Managers and/or supervisors who allow workplace harassment to 
continue or fail to take appropriate corrective action upon 
becoming aware of the harassment may be considered a party to 
the offense, even though they may not have engaged in such 
behavior. 
Failure To Respond 
Managers and/or supervisors who allow workplace harassment to 
continue or who fail to take appropriate action should be subject 
to disciplinary action under Policy 1.60, Standards of Conduct, 
including demotion or discharge. 
AGENCY 
RESPONSIBILITIES 
Agencies must communicate this policy to their employees and 
third parties as applicable, including: 
• educating their employees about the types of behavior that 
can be considered workplace harassment, and 
• explaining procedures established for filing workplace 
harassment complaints. 
Agency managers and supervisors are required to: 
• Stop any workplace harassment of which they are aware, 
whether or not a complaint has been made; 
• Express strong disapproval of all forms of workplace 
harassment; 
• Stop any acts that they see that may be considered workplace 
harassment, and take appropriate steps to intervene; 
• Take immediate action to prevent retaliation towards the 
complaining party or any participant in an investigation; and 
• Take immediate action to eliminate any hostile work 
environment where there has been a complaint of 
workplace harassment. 
AUTHORITY 
The Department of Human Resource Management issues this 
policy pursuant to the authority provided in Chapter 12, Title 2.2 
of the Code of Virginia. 
Page 4
WORKPLACE HARASSMENT 
POLICY NO.: 2.30 
EFFT. DATE: 05/01/02 
REV. DATE: 05/16/06 
PAGE 4 OF 4 
This policy supersedes Policy 2.15, Sexual Harassment, issued 
September 16, 1993. 
INTERPRETATION 
The Director of the Department of Human Resource Management 
is responsible for official interpretation of this policy, in 
accordance with § 2.2­1201(13) of the Code of Virginia. 
Questions regarding the application of this policy should be 
directed to the Department of Human Resource Management’s 
Office of Agency Human Resource Services or the Office of 
Equal Employment Services. 
The Department of Human Resource Management reserves the 
right to revise or eliminate this policy. 
RELATED 
POLICIES 
Policy 1.60, Standards of Conduct 
Policy 1.80, Workplace Violence 
Policy 2.05, Equal Employment Opportunity