MANUALES POR

FUNCIN
ESPECFICA
Bianca Arias Acopa

CAPTULO 9

Contenido
Introduccin......................................................................................................... 2
Objetivos de los manuales por funcin especfica..................................................2
Importancia de los manuales por funcin especfica..............................................3
Tipos de manual por funcin especfica.................................................................4
Cmo elaborar el manual por funcin especfica....................................................5
Contenido de los manuales por funcin especfica.................................................6
Manual de reclutamiento y seleccin.....................................................................6
Preparacin del manual..................................................................................... 7
Contenido del manual especfico de reclutamiento y seleccin............................7
1.

Identificacin............................................................................................. 8

2.

ndice....................................................................................................... 9

3.

Introduccin.............................................................................................. 9

4.

Polticas................................................................................................... 9

5.

Proceso de reclutamiento.........................................................................10

6.

Proceso de seleccin............................................................................... 10

7.

Procedimientos de reclutamiento y seleccin...............................................11

Manual especfico de auditora y sistemas...........................................................11

Preparacin del manual................................................................................... 11
Contenido del manual especfico de auditora y sistemas..................................12
1.

Identificacin........................................................................................... 13

2.

ndice..................................................................................................... 13

3.

Introduccin............................................................................................ 13

4.

Programas de auditora interna..................................................................14

5.

Programas de estudios de sistemas y procedimientos..................................15

Resumen........................................................................................................... 17

Introduccin
Estos manuales se originan en una segunda clasificacin. Se refieren a una
funcin especfica o rea de actividades de que trate el manual. As, puede haber
manuales de produccin, ventas, contabilidad, personal, crdito y cobranza, entre
otros.
En toda organizacin existen diversas reas de actividades especficas, como
personal

(reclutamiento

seleccin),

auditora

interna

sistemas

procedimientos.
Cada nivel jerrquico (estratgico, administrativo u operativo), de acuerdo con sus
propias responsabilidades y, por ende, con base en su autoridad funcional, puede
y ha de estructurar sus propios procesos y acciones internas para normar sus
labores. En este tipo de manuales se deben compilar de manera pormenorizada
todas aquellas disposiciones que de manera unilateral e independiente tienen que
ser conocidas y respetadas incluso por el personal del rea emisora.
Como ya se expuso, estas actividades comprenden algunas medidas que se
imponen en forma unilateral a las otras reas de la empresa; lo cual se hace
emitiendo procesos (reclutamiento y seleccin de personal, capacitacin, ventas,
suministro de materiales, etc.) detallados a los que deben apegarse.
Objetivos de los manuales por funcin especfica
Un manual por funcin especfica es, en esencia, un recurso para ayudar a la
orientacin de los empleados. Puede contribuir a que las instrucciones sean
definidas, fijar la responsabilidad, proporcionar soluciones rpidas a los
malentendidos y mostrar cmo puede contribuir el empleado al logro de los
objetivos organizacionales, as como a sus relaciones con otros empleados.
A continuacin se mencionan los objetivos de los manuales por funcin especfica:
a) Presentar una visin de conjunto de un rea especfica para su adecuada
administracin.
b) Precisar instrucciones para llevar a cabo actividades que deben realizarse
en una determinada rea.
c) Establecer las responsabilidades para una determinada rea.
2

d) Proporcionar soluciones rpidas para evitar malos entendidos.

e) Facilitar la descentralizacin al suministrar a niveles intermedios
lineamientos claros a seguir.
f) Servir de base para una constante revisin y evaluacin administrativa.
Mediante este tipo de manuales se libera a los miembros de niveles superiores de
tener que repetir informacin, explicaciones e instrucciones similares. Entre sus
ventajas estn la uniformidad, la accesibilidad y la reflexin.
Importancia de los manuales por funcin especfica
En las organizaciones, junto con las reas bsicas, como las de produccin,
comercializacin, finanzas y administracin, existen otras reas operacionales,
como compras, ventas, publicidad, recursos humanos y servicios administrativos.
La importancia de estas funciones operacionales depende de la naturaleza del
organismo social de que se trate. Por ejemplo, en una organizacin de tipo
comercial la funcin de compras sera ms importante que en una de servicios;
mientras que en una empresa pblica de transporte colectivo la funcin de
compras sera un rea bsica.
Esto ha generado la necesidad de elaborar manuales que rigen funciones
especficas, por ejemplo, proporcionar informacin de carcter ms estable,
referida a funciones operacionales de la organizacin de que se trate, sea sta del
sector pblico o privado.
La importancia de este tipo de manual depende del crecimiento de una
organizacin, conforme sta crece aumenta la necesidad de disponer de
manuales por funcin especfica para seguir operando de manera efectiva. En
otras palabras, stos son la manifestacin concreta de una mentalidad
administrativa moderna orientada hacia la realizacin sistemtica de las diversas
actividades de un organismo social.
En la actualidad un gran nmero de organismos sociales ha adoptado el uso de
este tipo de manuales como medio para la satisfaccin de distintos tipos de
necesidades.
3

Cuando en una organizacin existen ya otros manuales administrativos, los de

funcin especfica no pueden ser autnomos respecto a stos. Es decir, pueden
ser nicos pero no autnomos.
En conclusin, la importancia de los manuales por funcin especfica radica en
que se relacionan con los que ya existen o pueden existir en las organizaciones.
Tipos de manual por funcin especfica
Es importante comprender que un manual no es la solucin mgica de todos los
problemas, sino que muchos pueden resolverse con uno adecuado.
Este tipo de manuales obedece a una segunda clasificacin con base en la
funcin especfica o rea de actividad de que trata.
Los manuales por funcin especfica pueden ser de los siguientes tipos:

Manual de produccin
Manual de almacn
Manual de ventas
Manual de publicidad
Manual de finanzas
Manual de contabilidad
Manual de crdito y cobranza
Manual de personal
Manual de reclutamiento y seleccin

La necesidad de coordinar y controlar las actividades en cada una de las

funciones operativas de la empresa es tan evidente, que las operaciones de cada
rea registrada en un manual se aceptan y usan ampliamente

Cmo elaborar el manual por funcin especfica

La preparacin efectiva de un manual por funcin especfica implica el
cumplimiento de un proceso integrado por una serie de tareas relacionadas en
forma secuencial, cuya agrupacin en apartados facilita la programacin del
trabajo.
Las etapas que conforman el proceso para la elaboracin de este tipo de manual
son las siguientes:
a) Definicin de objetivos a cumplir. Es imprescindible definir con claridad la
necesidad que se pretende satisfacer, ya que de ella depende todo el
trabajo posterior.
b) Eleccin de los responsables de la preparacin. Una vez definida la
necesidad y el tipo de manual adecuado para satisfacerla, debe elegirse a
quien o quienes sern responsables de la preparacin. Como es lgico, el
responsable de prepararlo deber contar con la colaboracin del personal
subordinado de acuerdo con la magnitud del trabajo.
c) Estudio preliminar de la organizacin. En esta etapa, los analistas deben
conocer a profundidad el trabajo a realizar, as como los objetivos y
alcances del mismo. Estos aspectos adquieren una particular importancia
en el caso de que el analista contratado sea externo, ya que le posibilitar
entrar en contacto con el organismo social y captar sus caractersticas. Es
vital que el analista comprenda con suficiente claridad qu se espera de su
trabajo, dado que las malas interpretaciones llevarn a resultados
deficientes.
Los responsables de esta labor deben efectuar entrevistas planeadas con el
personal, visitar las instalaciones de la empresa, estudiar la documentacin al
respecto (organigramas, informes, reglamentos, etc.) y, en general, realizar todo
tipo de actividades que les permitan adquirir un conocimiento global del
organismo.

Contenido de los manuales por funcin especfica

En esta seccin se enuncia de manera sinttica los distintos apartados que
contiene un manual por funcin especfica en la secuencia en que se presentan.
Se recomienda que este tipo de manuales se dividan en secciones, captulos y
asuntos.
Un modelo de contenido es el siguiente:

Identificacin
ndice
Introduccin
Secciones
Glosario (en su caso)

Los anteriores apartados son vlidos si se opta por la poltica que establece que
slo deber existir un manual por funcin especfica para cada departamento (o
divisin), con actividades especializadas claramente operativas.
En este captulo, por razones de espacio y para tener una idea del tipo de
manuales administrativos por funcin especfica, se har referencia slo a dos
casos concretos: el manual de reclutamiento y seleccin, y el manual de auditora
y sistemas.
Manual de reclutamiento y seleccin
Este tipo de manual agrupa pautas e instrucciones de aplicacin especfica sobre
el reclutamiento y seleccin de personal en determinada organizacin.
La preparacin de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es
recomendable cuando el nmero de empleados que los utiliza es tan grande como
para justificarlo.
Este manual, en el que se aborda una fase de la administracin de personal,
puede elaborarse destinado a tres clases de usuarios:
a) Al personal en general. En este caso dan a conocer las polticas y proceso
de reclutamiento y seleccin.

b) A los supervisores. En este caso su objetivo es comunicar las actividades y

polticas respecto a la forma en que el personal ser integrado a la
organizacin.
c) Al personal del departamento de recursos humanos. En este caso se trata
de un manual especfico a cargo del departamento, como reclutamiento y
seleccin de personal, anlisis y evaluacin de puestos, calificacin,
etctera.
Preparacin del manual
El primer paso para elaborar un manual es determinar lo que se desea alcanzar.
Para ello hay que responder las siguientes preguntas:

Cul es el objetivo que persigue el organismo al crear este manual?

Su principal propsito es el de entrenar y capacitar a empleados del

departamento de personal.
Qu beneficios proporcionar el manual a los usuarios?
Es probable que el manual les permita disponer de un elemento de consulta

para la realizacin de las tareas asignadas.

Qu espero (o mi departamento) lograr con este manual?
Lograr los objetivos del organismo social y los del departamento.

Contenido del manual especfico de reclutamiento y seleccin

Los manuales especficos son medios de comunicacin y coordinacin, que
facilitan el cumplimiento de las polticas, pautas e instrucciones sobre el
reclutamiento y seleccin de personal.
El contenido de un manual especfico de reclutamiento y seleccin vara segn el
tipo y la cantidad de material que se desea detallar, en este caso concreto se
describen las secciones que comprenden.
Las secciones que deber contener un manual especfico de reclutamiento y
seleccin, a fin de uniformar su presentacin, son los siguientes:
1. Identificacin
2. ndice
3. Introduccin
Objetivos del manual
mbito de aplicacin
7

4.

5.

6.
7.

Autorizacin
Cmo usar el manual
Polticas
De requisicin
De reclutamiento
De seleccin
Proceso de reclutamiento
De requisicin
De reclutamiento (fuentes)
Procesos de seleccin
Procedimientos de reclutamiento y seleccin

A continuacin se explicar con detalle cada una de las secciones mencionadas

para que se comprendan con mayor claridad.
1. Identificacin
En esta seccin del manual se deber indicar, en primer trmino, los siguientes
datos de identificacin:

Nombre del organismo o unidad orgnica correspondiente

Ttulo y extensin del manual (especfico)
Lugar y fecha de publicacin
Nmero de revisin, en su caso
Unidad orgnica responsable de su expedicin

2. ndice
En esta seccin se enlistan los apartados que conforman el documento; es decir,
la revisin de su esquema, adems de los nmeros de formato de referencia.
3. Introduccin
En este apartado se incluye una explicacin al usuario acerca de lo que es el
documento, y de los objetivos principales que con l se pretende cumplir. Se
incluye tambin informacin sobre sus objetivos bsicos, su mbito de aplicacin,
de a quines va dirigido, cmo se usar, y cmo y cundo se harn las revisiones
y actualizaciones. Conviene que tenga un mensaje y la autorizacin de la ms alta
autoridad del rea comprendida en el manual.

A continuacin se muestran ejemplos de aspectos que deben considerarse en esta

seccin.

Objetivos del manual. Precisar a los usuarios un sistema de reclutamiento y

seleccin de personal para lograr la uniformidad necesaria en esta

actividad.
mbito de aplicacin. El mbito del presente manual abarcar al

departamento de personal.
Autorizacin. La aprobacin oficial del presente manual la hizo el gerente

de administracin.
Cmo usar el manual. El manual contiene siete secciones y el usuario
deber mantenerlo actualizado y devolverlo cuando deje de prestar sus
servicios a la organizacin.

4. Polticas
En esta seccin se describen en forma detallada los lineamientos a seguir por los
usuarios en la toma de decisiones para el logro de objetivos del rea. A
continuacin se dan algunos ejemplos:

Requisicin
Toda solicitud de personal deber canalizarse por escrito a la subgerencia
de administracin mediante una requisicin de personal.
La autorizacin de la requisicin de personal corresponder a la gerencia

de administracin, la cual se basar en la plantilla de personal autorizado.

Reclutamiento
Se procurar promover al personal de la empresa hacia puestos vacantes
de mayor nivel antes de recurrir a fuentes externas de reclutamiento.
Slo el departamento de personal est autorizado para reclutar personal.
Seleccin
Se deber seleccionar al personal que se apegue al perfil del puesto
requerido.
La aceptacin definitiva de los candidatos corresponde al jefe del rea
solicitante.
5. Proceso de reclutamiento
En esta seccin se establecen reglas a seguir en el proceso de reclutamiento.

De requisicin. El elemento principal para dar inicio al proceso de

reclutamiento lo constituye la requisicin de personal, por medio de la cual

se da a conocer la vacante existente.

De reclutamiento. Mediante este elemento la organizacin hace de
personas totalmente ajenas parte de la misma, y se recluta a los ms
capaces por medio de las fuentes de reclutamiento interno y externo.

6. Proceso de seleccin
Esta seccin incluye aquellos aspectos que se relacionan con el proceso de
seleccin, mediante el cual se obtiene y elige al candidato con base en los
requisitos especficos para el puesto a cubrir.

Tcnicas para la seleccin. Para efectos de una seleccin objetiva deber

recurrirse al uso de tcnicas como anlisis de puestos y descripcin y

perfiles del puesto.

Elementos para la seleccin. Los elementos necesarios que proporcionan
informacin del candidato son: la solicitud de empleo, la entrevista, las
pruebas diversas y bateras de pruebas.

7. Procedimientos de reclutamiento y seleccin

En esta seccin se describen los procedimientos mediante los cuales se canaliza
la actividad operativa de reclutamiento y seleccin de la empresa, y se establecen
las normas de funcionamiento bsicas a las que sus miembros debern ajustarse.
Este tipo de manual es especialmente til para niveles intermedios e inferiores.
Existe un sinnmero de factores que intervienen en la preparacin de un manual
de este tipo que debern tenerse muy en cuenta para que el mismo sea efectivo.
Manual especfico de auditora y sistemas
Otro tipo de manual tcnico que corresponde a la clasificacin por funcin
especfica es el manual de auditora y sistemas, en l se incluyen los principios y
tcnicas de la actividad de auditora interna y sistemas y procedimientos. Se
prepara como fuente bsica de referencia para la unidad orgnica responsable de
la actividad tcnica de auditora y sistemas, y como medio de comunicacin
especfica para todo el personal relacionado con esa actividad.
10

Uno de los primeros proyectos que debe emprender una unidad de auditora y
sistemas es la elaboracin de un manual en el que se establezcan los principios y
tcnicas de auditora y sistemas. ste servir como fuente bsica de referencia
para la unidad y ayudar a capacitar a los nuevos miembros del personal de
asesora, y al mismo tiempo ayudar a difundir la informacin bsica relacionada
con la auditora interna y los sistemas y procedimientos que existen en toda la
organizacin.
Se recomienda que la empresa prepare este tipo de manual tcnico cuando el
nmero de empleados que los utilizar es suficiente como para justificarlo.
Preparacin del manual
El primer paso para preparar un manual es determinar lo que se desea alcanzar.
Para ello es necesario responder las siguientes preguntas:

Cul es el objetivo del organismo al elaborar este manual?

El propsito que se persigue con su preparacin es el de contar con
una fuente bsica de referencia y ayudar a capacitar a los integrantes
de esta unidad.

Qu beneficios proporcionar el manual a los usuarios?

Es probable que el manual tcnico permita a los usuarios contar con un
elemento de consulta para la realizacin de las actividades asignadas.

Qu espero (yo o mi departamento) lograr con este manual?

Contar con pautas e instrucciones de aplicacin especfica.

Una vez determinados los objetivos de este tipo de manual habr que ponerlos por
escrito. Esto ayudar al usuario a aclarar sus pensamientos y asegurar que se
comporte de una manera especfica.
Contenido del manual especfico de auditora y sistemas
Los manuales tcnicos son medios de comunicacin y coordinacin que facilitan el
cumplimiento de normas, pautas e instrucciones de aplicacin especfica, en este
11

caso sobre auditora interna y sobre sistemas y procedimientos para lograr los
objetivos de la unidad de auditora y sistemas.
El contenido de un manual especfico de auditora y sistemas vara segn el tipo y
la cantidad de material que se desea explicar en forma detallada. En este caso
concreto, los apartados que deber contener un manual tcnico y de auditora y
sistemas, a fin de uniformar su presentacin, pueden ser los siguientes:
1. Identificacin
2. ndice
3. Introduccin
Objetivos del manual
mbito de aplicacin
Autorizacin
Cmo usar el manual
4. Programas de auditora interna
5. Programas de estudio de sistemas y procedimientos
A continuacin se explicar de manera detallada cada una de las partes del
manual para que lo antes expuesto se comprenda con mayor claridad.
1. Identificacin
En esta parte se incluyen de manera sinttica los datos de identificacin; stos
pueden ser los siguientes:

Nombre del organismo o unidad orgnica correspondiente

Ttulo y extensin del manual (especfico)
Lugar y fecha de publicacin
Nmero de revisin, si es el caso
Unidad orgnica responsable de su expedicin

2. ndice
Contiene la lista de las distintas secciones que comprende el manual incluyendo el
nmero de pgina si se requiere. Cundo ms detallado sea, ms rpido se
localizar la informacin que contiene.
3. Introduccin
En esta seccin se explica al usuario qu es el documento, cules son sus
objetivos, cul es su mbito de aplicacin, a quin va dirigido, cmo se usar, y
12

cmo y cundo se harn las revisiones y actualizaciones. Conviene que incluya un

mensaje y la autorizacin de la ms alta autoridad del rea a la que el manual est
destinado.
Es importante redactar la introduccin en el tono conveniente para dar la pauta de
la exigibilidad de su uso. Tambin conviene que al pie del texto se coloque
impreso el nombre y firma del funcionario que tiene autoridad para implantar el uso
del manual.
Enseguida se describen los aspectos que deben considerarse en este apartado.

Objetivos del manual. Explicar a los usuarios de manera precisa lo referente

a principios o tcnicas de auditora interna y sistemas y procedimientos
para entrenar y capacitar a los empleados, as como servir de elementos de

consulta en la realizacin de las tareas asignadas.

mbito de aplicacin. En esta seccin se indica el alcance del manual, y las

actividades de la unidad de auditora y sistemas que ste abarcar.

Autorizacin. Aqu se indica que la autorizacin para implantar el manual de

auditora y sistemas procede de la gerencia general.

Cmo usar el manual. Esta seccin es de particular importancia, ya que de
la claridad con que se exponga depender el mayor o menor uso que se
haga de ste.

4. Programas de auditora interna

Esta seccin es la ms extensa e importante del manual tcnico, ya que en ella se
describen los objetivos que persigue.
Normalmente esta seccin se divide en varias partes de acuerdo con algn criterio
homogneo.
En el caso concreto del manual de auditora y sistemas, las partes de los
programas de auditora interna pueden ser las siguientes:

Caja y bancos
Documentos y cuentas por cobrar
13

Cuentas por pagar

Inventarios
Ventas
Costo de ventas
Gastos de operacin
Contabilidad general
Impuestos
Almacn
Compras

5. Programas de estudios de sistemas y procedimientos

Esta seccin tambin es muy extensa y una parte importante del manual tcnico.
En ella se describen los objetivos que ste persigue.
Por lo general se divide en varias partes con base en algn criterio homogneo.
A continuacin se muestra un ejemplo de programa de auditora interna en el que
aparecen los objetivos de revisin y los procedimientos de auditora.

PROGRAMA: IMPUESTOS
Objetivos de revisin

Procedimientos de auditora

1. Determinar lo adecuado del

clculo
de
los
diferentes
impuestos en la empresa.
2. Cerciorarse de que los impuestos
se paguen con oportunidad

a) Revisar el clculo efectuado de los

impuestos siguientes:
ISPT/retenciones ISR-IVA
Proporcin acred. IVA
2% sobre nminas (si es
pertinente)
INFONAVIT
IETU
Retenciones ISR-IVA
b) Verificar si los pagos de impuestos
se
hicieron
en
la
fecha
correspondiente.
c) Determinar el total de las multas y
recargos que se hayan pagado
14

En el caso del manual de auditora y sistemas, las partes de los programas de

sistemas y procedimientos pueden ser las siguientes:

Sistemas de trabajo de oficina

Valoracin del trabajo de oficina
Diseo y control de formas-reportes
Manejo de registros
Estudio de procedimientos
Organizacin y reorganizacin
Distribucin del trabajo
Medicin del trabajo
Simplificacin del trabajo
Estudio del equipo de oficina
Sistemas de control
Evaluacin del personal

El siguiente es un ejemplo de un programa de sistemas y procedimientos en el

que aparecen los objetivos del estudio de sistemas.
PROGRAMA: ESTUDIO DE DISTRIBUCIN DE ACTIVIDADES
Objetivos de revisin

Procedimientos de estudio de sistemas

1. Obtener un panorama general de

las actividades de todas las
funciones
de
una
unidad
administrativa para efectuar un
anlisis de los diversos elementos
del trabajo.
2. Presentar informacin detallada de
las funciones y responsabilidades
de todos los jefes, supervisores y
empleados
de
oficina
comprendidos en el anlisis.

a) Estudiar todas las tareas que se

ejecutan en una determinada
unidad administrativa.
Preparar una lista de tareas en
la que se registre cada rengln
de trabajo ejecutado.
Elaborar un diagrama de
distribucin de trabajo.
Efectuar el anlisis
propiamente dicho del
diagrama.

15

Resumen

Una segunda clasificacin aceptada de los manuales administrativos es la que se

relaciona con su mbito de aplicacin, lo cual implica que se pueden preparar
manuales con mayor o menor cobertura.
La necesidad de elaborar manuales administrativos por funcin especfica es
imperiosa en el quehacer administrativo, ya que la nica manera de establecer
mtodos cientficos en la administracin es hacer un anlisis tcnico de las
operaciones,

los

procedimientos

los

sistemas

para

simplificarlos

perfeccionarlos con el fin de lograr una mayor eficiencia.

Los manuales por funcin especfica son instrumentos que apoyan la realizacin
del quehacer administrativo cotidiano. En ellos se consigna de manera metdica
las operaciones que se deben realizar para cumplir las funciones de toda la
organizacin, o de una unidad administrativa, dependiendo del mbito de
aplicacin de los manuales.
Por otro lado, este tipo de manuales consideran elementos fundamentales para la
comunicacin, coordinacin, direccin y evaluacin administrativa, ya que facilitan
la interaccin de las distintas unidades administrativas mediante el flujo de
informacin (instrucciones o acuerdos), que se genera para la realizacin de
determinadas actividades.
Existe una gama de manuales de este tipo, por ejemplo: manual especfico de
reclutamiento y seleccin, manual para anlisis y valuacin de puestos, manual
especfico de auditora y sistemas, manual especfico de polticas de personal,
manual especfico de contabilidad

16

Bibliografa

RODRIGUEZ V., Joaqun, Como Elaborar Y Usar Los Manuales Administrativos,

CENGAGE Learning Editores S.A. de C.V., Cuarta Edicin, 2014, Pg. 150 - 161

17