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MANUAL DE DIGITALIZACIN DE

DOCUMENTOS DE LA
ADMINISTRACIN PBLICA
NACIONAL
Versin BETA

Versionado
Fecha

Versin

8/8/2014

v.1

19/9/2014

v.2

26/11/2014

v.3

Detalle

Autor

Versin Beta generada


por el GT.GD

Grupo Gestin Documental Foro de


Agenda Digital Argentina

Reformateo parcial,
ndice, Nota, cambios
menores varios

Direccin de Gobierno Electrnico

Correccin, edicin y
diseo grfico

Direccin de Gobierno Electrnico

Nota
El presente documento fue confeccionado por el Grupo de Trabajo Gestin
Documental del Foro de Agenda Digital Argentina, en el marco de las reuniones
peridicas y abiertas que se anuncian en http://foro.agendadigital.gob.ar
En su construccin intervinieron expertos de varios organismos de la APN y
participantes con otras pertenencias, de acuerdo con lo establecido por el decreto
512/09. Este documento no refleja recomendaciones emanadas por la ONTI o la
SsTG: es una versin beta sujeta a modificaciones y an en estudio.
Todos los productos generados en el mbito del Foro son de carcter predecisional.

ndice de contenido
ndice de contenido ............................................................................................ 3
Introduccin ........................................................................................................ 4
Captulo 1: Consideraciones previas a la planificacin de un proceso de
digitalizacin ..................................................................................................... 10
Captulo 2: Metadatos ...................................................................................... 49
Captulo 3: Descripcin del proceso tcnico de digitalizacin .......................... 79
Captulo 4: Flujo de trabajo (workflow) de digitalizacin ................................... 88
Captulo 5: Tecnologas de referencia .............................................................. 94
Captulo 6: Digesto normativo ........................................................................ 104
Anexo 1: Formulario de actividades de valoracin ......................................... 134
Anexo 2: Tabla de formatos de archivo de imgenes comunes ..................... 138
Anexo 3: Norma tcnica de interoperabilidad de catlogo de estndares ...... 145
Anexo 4: Normas internacionales de descripcin archivstica ........................ 152
Anexo 5: Glosario de trminos ....................................................................... 157
Bibliografa ..................................................................................................... 186

INTRODUCCIN

La normalizacin de las polticas y de los procedimientos en la gestin de documentos asegura


su adecuada atencin y proteccin, y permite que la evidencia y la informacin que contienen
puedan ser recuperadas de un modo ms eficiente y eficaz con el uso de prcticas y
procedimientos estandarizados.
Este Manual de Digitalizacin es un desarrollo realizado en respuesta a las mltiples
necesidades expresadas por los organismos pblicos en cuanto a la presentacin de un marco
tanto normativo como tcnico sobre la temtica de la gestin digital y, en particular, sobre
las tcnicas de digitalizacin.
Contiene adems un digesto normativo, que recopila la legislacin vigente al respecto.

Problemtica actual
En muchos organismos de la Administracin Pblica Nacional se han realizado procesos de
digitalizacin, cada uno de ellos bajo diversos criterios y objetivos. Por esta razn, y para
capitalizar el aprendizaje extrado del trabajo realizado, consideramos que resulta conveniente
ofrecer criterios uniformes con el fin de orientar en la mejora de los proyectos existentes,
asegurar la unificacin de criterios y facilitar la puesta en prctica de nuevos proyectos; por
supuesto, con la intencin presupuesta de evitar que los organismos incurran en errores o
problemas ya detectados.
Es destacable que la uniformidad de criterios de digitalizacin e informatizacin en el mbito de
la Administracin Pblica Nacional es un requisito indispensable para alcanzar los objetivos de
Ventanilla nica, la Oficina sin Papeles y las polticas de Gobierno Abierto, que son propsitos
fundamentales de esta Administracin.
Por otro lado, nuestra intencin es colaborar en la traduccin no siempre acertada de
estndares internacionales generados en contextos de produccin administrativa lleva a la
confusin con respecto al alcance de algunos vocablos centrales como documento (a secas),
documento de archivo, record, document, etc
Una definicin general de documento dira que se trata de todo registro de la actividad humana
fijada en soporte durable. Por otro lado, para el Consejo Internacional de Archivos, la parte de
ese universo que es el documento de archivo se define como informacin contenida en
cualquier soporte y tipo documental producida, recibida y conservada por cualquier
organizacin o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.
En la prctica, la definicin es sinnimo de record, o sea, un fragmento especfico de
informacin registrada que se ha generado, recopilado o recibido en la iniciacin, conduccin o
complecin de una actividad y que aglutina suficiente contenido, contexto y estructura como
para probar o evidenciar dicha actividad. Esto es diferente del vocablo ingls document:

informacin que ha quedado registrada de alguna forma con independencia de su soporte o


caracterstica.
Como se ve, tanto los denominados documentos de archivo o record conllevan un valor
probatorio que obliga al productor a establecer un Sistema de Gestin Documental que
sostenga la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de su produccin documental por
el tiempo que corresponda. No as los document.
En pases de tradicin anglosajona, la palabra archive se reserva nicamente para aquellos
record que se conservan en Archivos Histricos exclusivamente, y donde no se aplica la
palabra record. Debido a estas diferencias existe una confusin en torno a que la Archivstica
se aplica solo a los Archivos Histricos, o que el Records management se refiere a la gestin
de cualquier tipo de documentos, y esto es un error.
La Archivstica Integrada (que no se opone en absoluto al Record Continuum del mundo
anglosajn surgido en la dcada del 90) cubre tanto el Records management (primera y
segunda edad del ciclo vital de los documentos) como la gestin de Archivos Histricos (tercera
edad). Asimismo, la gestin documental es ms amplia que el "records management" ya que se
puede aplicar a cualquier tipo de documentos, no solo a los de archivo o record.
Por otro lado, el Archivo, como institucin o seccin que conserva y sirve los documentos, se
refiere en el mundo anglosajn casi invariablemente al "archivo histrico", mientras que, en
nuestra tradicin, se entiende en sus varias fases: Archivo Corriente o de Gestin, Archivo
Central o Intermedio y, finalmente, el Archivo permanente o Histrico.
Por ltimo, y dado que en el contexto de este Manual la expresin documento de archivo
conlleva una repeticin innecesaria, usaremos el vocablo documento en el sentido de la
definicin dada por el Consejo Internacional de Archivos para los documentos de archivo o
records.

Objeto y campo de aplicacin


Las presentes recomendaciones estn destinadas a la Administracin Pblica Nacional segn
el alcance establecido por el Decreto 21/2007 Modificacin del Decreto 357/2002 y sus
modificatorios, a fin de reordenar las responsabilidades de las distintas reas del Poder
Ejecutivo Nacional de fecha 10 de diciembre de 2007 artculos 1 y 3.
El Manual est destinado a su uso por directivos, profesionales de la gestin de documentos,
de la informacin y de sus tecnologas, empleados de los organismos y cualquier persona que
tenga la responsabilidad de crear y mantener documentos.
Si bien los conceptos y definiciones expresados se aplican a la gestin de documentos en
todos los formatos o soportes, creados o recibidos por cualquier organizacin pblica en el
ejercicio de sus actividades o por cualquier individuo responsable de crear y mantener

documentos, el Manual apunta a aquellos que sern objeto de digitalizacin, y proporciona un


marco general para la asignacin de las responsabilidades de los distintos organismos de la
Administracin Pblica Nacional respecto a las polticas, los procesos, los procedimientos y los
sistemas relacionados con estos documentos.
En ese sentido, el captulo 1 sintetiza aquellas cuestiones que deben considerarse para evaluar
el funcionamiento integral del sistema de gestin documental de un organismo, con
anterioridad a la planificacin de un proyecto de digitalizacin. Asimismo, en este captulo se
advierte acerca de los problemas y de las falsas expectativas que se posan sobre la aplicacin
de TICs como exclusivo factor de mejora en la gestin documental.
En el captulo 2 se presenta el set mnimo de metadatos que deben emplearse en un proceso
de digitalizacin, mientras que en el captulo 3 se describen los procesos tcnicos que deben
tenerse en cuenta al momento de llevar adelante un proceso de digitalizacin.
El captulo 4 presenta un flujo de trabajo (workflow), modelo para experiencias de este tipo, y el
captulo 5 la perspectiva y algunas consideraciones generales que deben tenerse en cuenta a
la hora de la incorporacin de tecnologa en procesos de digitalizacin.
El captulo 6, por ltimo, presenta un digesto normativo de la legislacin vigente en torno a la
problemtica de la digitalizacin en el marco de la gestin documental orientada a la eAdministracin.
Tambin el lector hallar diversos anexos de inters tales como formularios para el desarrollo
de procesos de evaluacin documental, normas tcnicas, formatos de imgenes y un glosario
de trminos.

Beneficios de la gestin de documentos


La gestin de documentos debe contemplar la regulacin de las prcticas efectuadas tanto por
los responsables de su gestin como por cualquier otra persona que cree o use documentos en
el ejercicio de sus actividades.
La norma ISO 15489 de la Organizacin Internacional para la Estandarizacin (en adelante
ISO, por sus siglas en ingls) fue desarrollada en el ao 2000 en Ottawa (Canad).
Reconociendo la importancia de la Gestin Documental, aborda la normalizacin de la gestin
integral de documentos y de sistemas archivsticos, con el objeto de mejorar la eficacia y
eficiencia de los organismos. Recibe en la actualidad un amplio reconocimiento internacional.
De acuerdo con lo mencionado en dicha norma, la gestin de documentos en una institucin
debera incluir:
a) el establecimiento de polticas y normas;
b) la asignacin de responsabilidades y competencias;
c) el establecimiento y promulgacin de procedimientos;

d) la prestacin de una serie de servicios relacionados con su gestin y uso;


e) el diseo, la implementacin y la administracin de sistemas especializados de
gestin de documentos; y
f) la integracin de la gestin de documentos en los sistemas y los procesos de la
organizacin.

Beneficios de la digitalizacin
Aunque ms adelante se especificarn las distintas finalidades de la digitalizacin, resulta
evidente que una de ellas responde a la necesidad de realizar copias de documentos. Las
fotocopias en papel y en microfilm han dado paso al formato digital que, si bien an tiene como
asignatura pendiente demostrar su perdurabilidad en el tiempo (a largo plazo), presenta
ventajas lo suficientemente significativas como para que tanto las administraciones pblicas
como el sector privado hayan depositado en el entorno digital todas sus expectativas.
Como primera de las ventajas de este formato, se puede sealar una mayor rapidez en la
recuperacin de la informacin deseada, as como tambin el acceso simultneo de diversos
interesados a la misma.
Por otro lado, el entorno digital requiere para los documentos unas garantas bsicas de
preservacin, integridad, autenticidad y accesibilidad a lo largo del tiempo.
En la Argentina, este entorno ha tomado mayor relevancia a partir del impulso dado por la
legislacin desarrollada en torno a la Firma Digital (Ley 25506. Consideraciones generales.
Certificados digitales. Certificador licenciado. Titular de un certificado digital. Organizacin
institucional. Autoridad de aplicacin. Sistema de auditora. Comisin Asesora para la
Infraestructura

de

Firma

Digital.

Responsabilidad.

Sanciones.

Disposiciones

Complementarias).
Otra de las ventajas que ofrece la digitalizacin es la posibilidad de integrar los documentos
como parte de la gestin documental derivada de la produccin digital de estos, en el marco de
la denominada e-Administracin.
En definitiva, la gestin documental de los distintos organismos estatales puede, mediante la
incorporacin de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin, aportar mejoras
importantes, abrir un amplio abanico de oportunidades, y propiciar, adems, una mayor
eficiencia y transparencia para el accionar de la Administracin Pblica Nacional.

Algunas advertencias
Las recomendaciones expresadas en este Manual no deben entenderse como:
1) Un procedimiento formal de digitalizacin, dado que solo incluyen las principales reglas, sin
atender a la definicin del procedimiento concreto particular que ser desarrollado e
implementado por cada organizacin.
2) Consideraciones para el tratamiento de imgenes electrnicas aportadas por los ciudadanos
en su relacin con las administraciones.
3) Un procedimiento para el tratamiento de documentos que hayan sido digitalizados con
anterioridad a la publicacin de estas recomendaciones. Cada organizacin habr de tratar los
documentos ya existentes de acuerdo con sus necesidades de fidelidad e integridad y segn lo
establecido en la legislacin vigente.
4) Un instrumento para la homologacin de aplicaciones o dispositivos de digitalizacin.
Por otro lado, no se plantea este documento con el propsito de fomentar la realizacin de
proyectos de digitalizacin masivos en todos los organismos de la Administracin Pblica
Nacional, sino que, a travs de su difusin, se aspira a producir los consensos necesarios a fin
de converger en una normalizacin de los procedimientos de digitalizacin que ya se estn
llevando a cabo en los centros gestionados por la Administracin.
En ese sentido, un verdadero plan de digitalizacin solo podr ser abordado por aquellos
organismos que cuenten con la infraestructura y/o los medios tecnolgicos y recursos humanos
necesarios, tanto para la digitalizacin como para el mantenimiento de las imgenes digitales
obtenidas en el largo plazo.
Si, eventualmente, algn organismo optara por la tercerizacin de una o la totalidad de las
actividades descriptas en este Manual, debe subrayarse la importancia de no obviar las
responsabilidades intransferibles que tienen los organismos del sector pblico para con la
conservacin adecuada en tiempo y forma de su patrimonio documental, la seguridad de la
informacin en el mbito estatal y la proteccin de los datos personales y sensibles.
Asimismo, se insiste enfticamente en que este Manual no promueve ni supone la eliminacin
de documentos originales en soportes tradicionales por el hecho de haber sido digitalizados.
Con respecto al uso de fuentes bibliogrficas, cabe aclarar lo siguiente: en aquellos pasajes en
que se tomaran conceptos o se describieran experiencias de textos de referencia, la cita textual
ir entrecomillada, y se reservar la cita bibliogrfica simple para aquellos casos en que la
deuda intelectual no fuera textual, sino tan solo de carcter general. En el primer caso, si se
introdujera texto propio para complementar la idea o para dar legibilidad al texto, este se
agregar entre corchetes.

Consideraciones previas
a la planificacin de un proceso
de digitalizacin

10

Objetivos del captulo


El objetivo de este captulo es ofrecer una mirada amplia a propsito de pensar la incorporacin
de tecnologa a la gestin documental en el marco de un proyecto integral, a partir del cual los
organismos evalen la normativa vigente, los recursos econmicos y la dotacin de personal
en cantidad e idoneidad profesional adecuada para el desarrollo del sistema de gestin
documental en vigencia. En consecuencia, se podr planificar el aprovechamiento de los
puntos fuertes y las medidas tendientes a mejorar las deficiencias existentes.
Recordando que la digitalizacin por s misma no garantiza la llamada despapelizacin de las
Administraciones, es importante que cada organismo identifique su problemtica y analice sus
recursos para determinar el producto final a desarrollar y, a partir de all, ponderar la utilidad del
presente Manual.
En ese sentido, los escenarios posibles son, en lneas generales:
1) Digitalizacin orientada a la tramitacin digital con papelizacin al final del proceso.
2) Digitalizacin de documentos para su uso informativo, sin valor probatorio (copias
simples).
3) Documentos digitalizados con valor probatorio que eventualmente reemplacen al
original (copias autenticadas/compulsadas).
4) Documentos electrnicos (produccin, gestin, conservacin y accesibilidad
garantizada en entorno digital).
El presente Manual intenta dar lineamientos generales para la planificacin de un proyecto de
Digitalizacin que atienda los escenarios 2) y 3), aunque tambin brinda algunos indicios para
el establecimiento del escenario 4).

La Administracin y las TICs


La rpida evolucin de las tecnologas de la informacin y de la comunicacin supone cambios
importantes en las herramientas y sistemas de gestin de los organismos. Sin embargo, no se
trata solo de un cambio tecnolgico: una nueva cultura organizativa est ocupando, lenta pero
progresivamente, un papel central en la administracin de las instituciones.
Las nuevas herramientas facilitan la cooperacin y la colaboracin en el entorno de trabajo, la
aplicacin de soluciones distribuidas entre puntos divergentes de trabajo y escalables segn la
complejidad de la organizacin y, finalmente, su integracin con soluciones web, que facilitan la
disminucin de barreras en el espacio y el tiempo y el aumento de la comparticin de
informacin entre un nmero cada vez ms importante de usuarios1.
1

Casellas i Serra, L.-E., La gestin de documentos electrnicos: normas de referencia y contexto tecnolgico,
ASARCA, Forma 5, 2009.

11

Esta nueva cultura impulsa nuevas frmulas de relacin con la ciudadana en el sector pblico,
pero tambin con clientes y proveedores en el sector privado. No son solo cambios formales,
son cambios estructurales en el seno de empresas e instituciones, nuevos modos de organizar
la gestin con nuevas tecnologas y ante un escenario de nuevas y mayores exigencias,
especialmente en el mbito del sector pblico y la ciudadana. En este nuevo contexto la
gestin documental [debe situarse] en el centro y en la base de operaciones de los
organismos.
Si bien el sector privado ha sido pionero en el uso de las tecnologas de la informacin y de la
comunicacin y, por tanto, en la produccin y el uso de documentos electrnicos, la incidencia
del sector pblico resulta determinante. El hecho de que las instituciones pblicas tengan que
cumplir un alto nivel de exigencia en cuanto a transparencia administrativa y de legalidad,
aadido a los requisitos para garantizar una preservacin a largo plazo de la documentacin,
supone para la ciudadana un aporte considerable en la confianza de la validez jurdica de los
documentos electrnicos y, por consiguiente, de su valor probatorio. La consecuencia es un
aumento significativo de los documentos producidos en soporte digital y, lgicamente, una
mayor necesidad de gestionarlos.
En este sentido, el impacto en las instituciones pblicas no se reduce tan solo a la
modernizacin de los organismos, sino que supone una verdadera reorganizacin interna que
afecta al mismo diseo de los procedimientos y a la integracin de los diferentes procesos de
gestin. Este proceso de cambio coincide y converge con el desarrollo de herramientas
destinadas a la automatizacin de los flujos de trabajo y a la normalizacin tanto de prcticas
administrativas como de documentos administrativos. Esto conlleva inevitablemente la
necesidad de gestionar adecuadamente el control de las responsabilidades en la produccin
documental, la validacin de dichos documentos, sobre las condiciones de acceso y los
requisitos de preservacin2.
Entre las metas de las polticas estratgicas comunes a largo plazo pueden encontrarse las
de mejorar los servicios electrnicos ofrecidos por la Administracin al ciudadano, aumentar el
nivel de confianza de este en aquella promocionando la transparencia en sus actuaciones,
facilitar el acceso del ciudadano a la informacin de la Administracin, o perfeccionar la
infraestructura de informacin. En el rea de las tecnologas de la informacin, los objetivos
habituales de la Administracin son mejorar las prcticas de gestin de datos e informacin,
hacer un uso rentable de la tecnologa, aumentar el nivel de apoyo tecnolgico a aquellos que
adoptan las decisiones en la Administracin y a los funcionarios, y aumentar la disponibilidad
de los servicios electrnicos para el ciudadano3.

Casellas i Serra, L.-E, La gestin de los documentos electrnicos: normas de referencia y contexto tecnolgico, en
Cermeno, L. y Casellas i Serra, L.-E., La norma ISO 15489 y la implantacin de un sistema de gestin de documentos
(analgicos y electrnicos), Asociacin de Archiveros de Canarias, ASARCA Forma 5, Espaa, 2009, pgs. 3-4.
3
Consejo Internacional de Archivos (ICA), Documentos electrnicos. Manual para archiveros, ICA, 2005.
2

12

SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL


INTEGRAL
Fundamentos e importancia estratgica
Los documentos se crean, reciben y utilizan durante la realizacin de actividades propias de
cada organizacin. Para apoyar la continuidad de dichas actividades, cumplir con el marco
reglamentario y facilitar la necesaria rendicin de cuentas, las organizaciones deberan crear y
mantener documentos autnticos, fiables y utilizables, y proteger la integridad de dichos
documentos durante todo el tiempo que sea necesario. Para lograr esto, las organizaciones
deberan establecer y llevar a cabo un exhaustivo programa de gestin de documentos en
el que:
a) se determinen los documentos que deberan ser creados en cada proceso de
negocio4, y la informacin que es necesario incluir en dichos documentos;
b) se decida la forma y la estructura en que los documentos se deberan crear e
incorporar al sistema, y las tecnologas que tienen que usarse;
c) se determinen los metadatos que deberan crearse junto con el documento y a lo largo
de los procesos relacionados con el mismo y cmo se vincularn y gestionarn dichos
metadatos a lo largo del tiempo;
d) se determinen los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos durante
los procesos [administrativos] o por otros posibles usuarios y los plazos de conservacin
necesarios para cumplirlos;
e) se decida cmo organizar los documentos de manera que se cumplan los requisitos
necesarios para su uso;
f) se evalen los riesgos que se derivaran de la ausencia de documentos que
testimonien las actividades realizadas;
g) se conserven los documentos y se permita el acceso a los mismos a lo largo del
tiempo, con objeto de satisfacer las necesidades de la organizacin y las expectativas de
la sociedad;
h) se cumplan los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y la poltica
de la organizacin;
i) se garantice que los documentos se conservan en un entorno seguro;

En esta parte de la norma ISO 15489, el trmino proceso de negocio se utiliza como un trmino amplio, no
restringido a la actividad comercial, y que incluye la administracin pblica, las actividades sin fines de lucro y otras. En
el resto del captulo lo utilizaremos segn este sentido amplio.
4

13

j) se garantice que los documentos solo se conservan durante el perodo de tiempo


necesario o requerido; y
k) se identifiquen y evalen las oportunidades para mejorar la eficacia, eficiencia o
calidad de los procesos, las decisiones, y las acciones que puedan derivarse de una
mejor creacin o gestin de los documentos.
[Asimismo, la gestin documental debiera documentarse y formar parte de los procesos que
llevan a cumplir el plan estratgico de la organizacin]. Los sistemas de la informacin, las
aplicaciones administrativas y los sistemas de comunicacin, as como las actividades
administrativas que estos respaldan, se deberan, en caso de ser necesario, disear, modificar
o revisar para que la creacin e incorporacin de los documentos apropiados sea una tarea
habitual dentro de las actividades de la organizacin 5.
El proyecto sobre la implantacin de un sistema de gestin de documentos ha de ser
necesariamente considerado por la organizacin como transversal y global. Por lo tanto, no es
conveniente desarrollar proyectos parciales si previamente no existe un modelo general de
gestin. En este sentido, deben evaluarse las diferentes iniciativas que se estn llevando a
cabo, las necesidades reales de las unidades administrativas y su encaje en relacin con las
necesidades corporativas y legales6.
En consecuencia, la gestin de los documentos electrnicos no puede plantearse al margen
de la gestin de documentos global de una organizacin. La integracin en [un nico sistema
de gestin documental] es por consiguiente indispensable, a riesgo de menoscabar el contexto
de los documentos electrnicos, necesario para garantizar su integridad, fiabilidad y
autenticidad7.
El planteamiento en relacin con la gestin y la preservacin de los documentos electrnicos
ha sido aparentemente simple: volver a las bases de la gestin documental. Es decir, ms all
de [cuestiones] puramente tecnolgicas, no se puede obviar que por sus caractersticas un
documento electrnico no deja de ser un documento administrativo. Por lo tanto, hace falta
aplicar los criterios habituales de la gestin documental como fundamentos esenciales de su
gestin: la necesidad de la existencia de un sistema corporativo de gestin de documentos,
compuesto de subsistemas normalizados de clasificacin, descripcin, conservacin y acceso
a los documentos8.
Los criterios y mtodos de la gestin documental, en general hasta ahora aplicados a los
documentos en soporte papel, son fundamentos esenciales para la gestin de los documentos

ISO 15489:1.
Casellas i Serra, L.-E. y Oliveras Artau, S., Estrategias de gestin de los documentos electrnicos en la
Administracin local: la experiencia del Ajuntament de Girona, I Congreso sobre Gestin y Conservacin del
Documento Electrnico, Castell de la Plana, 2007, pg. 11.
7
Casellas i Serra, L.-E., La gestin de los documentos electrnicos: normas de referencia..., pg. 29.
8
Casellas i Serra, L.-E. y Oliveras Artau, S., Estrategias de pg. 3.
6

14

electrnicos. Por ese motivo, es necesario que se disee pensando en su integracin en el


sistema general de gestin de documentos de la organizacin 9.
Los documentos electrnicos poseen un ciclo de vida similar al de los documentos en papel,
mas como tienen mayor dependencia de la forma fsica y de la tecnologa, hace falta una
gestin ms activa para asegurar el acceso durante todo el ciclo de vida del documento. En
esencia, los documentos se crean en el desarrollo de las actividades, pueden servir como
prueba, deben ser gestionados en trminos de acceso, seleccin, por fin, pueden ser
conservados [en forma permanente]. Incorporar cada uno de estos aspectos en una estrategia
de gestin de documentos electrnicos requiere un amplio rango de decisiones de diseo, de
polticas y de procesos. Todos en la organizacin deben estar implicados en algn nivel y ello
exige una cultura organizacional 10.
Entre las ventajas de la gestin documental que la ISO 15489 menciona hay dos que son
claves para la integracin de los documentos electrnicos en los Sistemas de Gestin
Documental. Por un lado, el establecimiento de criterios sistemticos de gestin, esenciales
para la organizacin y para la integracin de todos los procesos administrativos del organismo.
Por otro, la identificacin del Sistema de Gestin Documental como una fuente de informacin
indispensable para la toma de decisiones y para la rendicin de cuentas a organismos de
control ajenos a la organizacin. La combinacin de estos dos aspectos es fundamental para
proporcionar evidencia de las acciones de la organizacin y, en el caso de los documentos
electrnicos, imprescindible11.
En consecuencia, los sistemas de gestin documental, con relacin a los documentos
electrnicos, deben ser diseados para gestionar conjuntamente el contenido, la estructura y el
contexto de los documentos electrnicos 12 y aportar las condiciones de autenticidad,
fiabilidad, usabilidad e integridad necesarias para proporcionar evidencias de las acciones del
productor de los documentos13, por el tiempo que corresponda a su plazo de retencin o,
eventualmente, su guarda permanente.
El punto de partida de una estrategia de preservacin de los documentos digitales es la
existencia de un sistema de evaluacin y seleccin de los documentos administrativos, dentro
del contexto de un sistema de gestin documental, que permite identificar los documentos y
establecer las caractersticas de su creacin, utilizacin y disposicin. En segundo lugar, y para
poder aplicar las reglas de evaluacin, deben existir otros elementos en el sistema de gestin

Casellas i Serra, L.-E. y Oliveras Artau, S., Estrategias de pg. 11.


Cruz Mundet, J.R., La gestin de los documentos electrnicos como funcin archivstica, en ABADOM, juliodiciembre 2003, pg. 8.
11
Casellas i Serra, L.-E., La gestin de los documentos electrnicos: normas de referencia pg. 7.
12
Serra Serra, J., Estrategias de preservacin de documentos electrnicos: El National Archives and Records
Administration y el Public Record Office, en Actas de las V Jornadas de Archivos Electrnicos, Priego de Crdoba:
Archivo Municipal, 2002, pg. 39.
13
Normativa sobre la gesti dels documents electrnics darxiu de lAjuntament de Girona, Servei de Gesti
Documental, Arxius i Publicacions aprovada per Junta de Govern Local de 19 dabril de 2007, pg. 2 (traduccin libre y
propia).
9

10

15

documental que materialicen la identificacin de los documentos y permitan llevar a cabo su


gestin segn los parmetros establecidos durante la evaluacin. Es decir, se debe disponer
de un sistema de gestin documental completo e implantado.
Por ello, el Sistema de Gestin Documental debe garantizar el establecimiento de criterios
sistemticos de gestin referidos a la clasificacin, el registro y descripcin, la conservacin y el
acceso de la documentacin.
Para ello, reviste fundamental importancia la identificacin documental y posterior captura por
parte del sistema
En lneas generales, debemos entender por identificacin a la fase del tratamiento archivstico
que consiste en la investigacin y sistematizacin de las categoras administrativas y
archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo14, reconociendo tanto al organismo
productor, como a las secciones y subsecciones, sus funciones y las series y tipos
documentales que se producen. Es el paso ineludible no solo para determinar la captura de los
documentos, sino para el desarrollo de las actividades de clasificacin, descripcin y
evaluacin documental.
Por otro lado, la captura es el proceso mediante el cual se determina la necesidad de crear y
de mantener un documento en un Sistema de Gestin Documental.
Los objetivos de la captura son los mismos que para los documentos en papel, sin embargo,
en los documentos electrnicos hay que ser ms selectivo, especialmente en el uso de los
metadatos, ya que mientras en los documentos en papel los metadatos son generalmente
explcitos, o bien fcilmente deducibles, en los documentos electrnicos estos aparecen a
menudo de forma implcita15.
La [seleccin] de los documentos electrnicos a capturar debe basarse necesariamente en el
anlisis del entorno normativo y de los objetivos de la organizacin, as como en las
obligaciones de rendir cuentas [de su accionar] a que pueda estar sometida (ISO 15489-1, 9.1).
El mismo anlisis debe permitir determinar quin debe realizar la captura del documento,
cundo y cmo y, tambin, el tiempo de retencin del documento antes de su transferencia o
eliminacin16.

RECURSOS PRESUPUESTARIOS Y DE
PERSONAL
Declaracin de la poltica de gestin de documentos

14
15
16

Diccionario de Terminologa archivstica, Ministerio de Educacin, Cultura y Deportes, Espaa, 1993.


Casellas i Serra, L.-E., La gestin de los documentos electrnicos: normas de referencia, pg. 10.
Casellas i Serra, L.-E., La gestin de los documentos electrnicos: normas de referenciapg. 9.

16

Se recomienda que las organizaciones definan y documenten las polticas para la gestin de
documentos y garanticen su implementacin y desarrollo en todos los niveles del organismo.
Una poltica de gestin de documentos es una declaracin de intenciones. En ella se exponen
las grandes lneas de lo que la organizacin pretende hacer y, en algunas ocasiones, se
incluye un resumen del programa y de los procedimientos para conseguirlo.
No obstante, una declaracin de este tipo no garantiza por s misma una buena gestin de
documentos: su xito depender fundamentalmente de la aprobacin y el respaldo visible y
activo de la direccin y de la asignacin de los recursos humanos y presupuestarios necesarios
para llevar a cabo su implementacin17.
En una poltica efectiva de gestin documental, el organismo deber designar a un funcionario
responsable con la funcin de supervisar la gestin de los documentos y la implementacin de
la poltica y el programa correspondientes.
Se recomienda establecer que esta poltica haga referencia a otras polticas relacionadas con
la informacin por ejemplo, la poltica de sistemas de informacin, de seguridad de la
informacin o de gestin de activos, pero sin duplicarlas. Es conveniente que est
respaldada por procedimientos, directrices, planes estratgicos, calendarios de conservacin y
otros documentos que conjuntamente componen el rgimen de gestin de documentos.
Se recomienda que se fomente el respaldo y la aprobacin de esta poltica entre los empleados
en todo momento. Es de especial importancia que esta poltica obligue a los empleados a crear
y mantener documentos que cumplan con las necesidades legales, reglamentarias, fiscales,
operativas y archivsticas/histricas de la organizacin: es clave controlar el cumplimiento de la
poltica definida18.

Competencias y responsabilidades dentro de la organizacin


Es conveniente que una organizacin defina las competencias y responsabilidades de todo el
personal implicado en la gestin de documentos. Es posible que se incluyan las siguientes
categoras:
a) Se recomienda que la direccin ejecutiva asuma el mayor nivel de responsabilidad
para garantizar el xito del programa de gestin de documentos. El respaldo de la
direccin ejecutiva se traduce en la atribucin de recursos a niveles inferiores y, en
promover el cumplimiento de los procedimientos de gestin de documentos en toda la
organizacin.
()
c) Los directivos de las unidades de gestin o de secciones organizacionales deben
garantizar que el personal a su cargo cree y conserve documentos como parte integrante
17
18

ISO 15489:2.
ISO 15489:2 (punto 2.2).

17

de su trabajo y, de acuerdo con las polticas, procedimientos y normas establecidas.


Adems deben proveer los recursos necesarios para la gestin de los documentos y
actuar de enlace con los responsables de distinto nivel en la gestin de documentos.
d) Otras personas de la organizacin tienen deberes especficos en relacin con los
documentos. Incluyen, en particular, el personal responsable de la seguridad, del diseo
y la implementacin de sistemas mediante las tecnologas de la informacin y la
comunicacin, y del cumplimiento de las disposiciones legales.
e) Todo el personal que crea, recibe y conserva documentos como parte de su labor
diaria se recomienda que lo haga de acuerdo con las polticas, procedimientos y normas
establecidas. Esto incluye la disposicin de los documentos solo en conformidad con los
instrumentos de disposicin autorizados.
Cuando el programa de gestin de documentos de la organizacin sea llevado a cabo por
contratistas externos, es importante asegurar que ellos cumplan con las normas establecidas
en las polticas de la organizacin 19.

Anlisis de Recursos
Dentro del anlisis previo y la planificacin posterior, los organismos debern atender a la
asignacin de recursos presupuestarios acordes con las caractersticas del gasto. As, no es
conveniente que actividades ordinarias como las de monitoreo, migraciones, back up o,
directamente, gestin documental cotidiana, sean sostenidas a travs de recursos
extraordinarios.
As, si bien la compra de equipamiento puede ser llevada adelante con fuentes de
financiamiento extraordinarias, su mantenimiento no puede estar supeditado a la obtencin de
un crdito, sino a la asignacin presupuestaria corriente.
Esto quizs lleve a la revisin de las implicancias de los incisos presupuestarios para atender a
la dinmica propia de la administracin digital.

Anlisis y planificacin de las necesidades de personal


Las estrategias de implementacin para un sistema de gestin de documentos debern incluir
la formacin y/o capacitacin de los responsables de la gestin de documentos y del resto del
personal:
Capacitacin
Muchos organismos necesitan emplear a personas que cuenten con la calificacin profesional
en el mbito de la gestin de documentos o de gestin de archivos, para organizar y
19

ISO 15489:2 (punto 2.3.2).

18

administrar sus programas de gestin de documentos y realizar procesos tcnicos como la


clasificacin, el calendario de conservacin y el diseo del sistema. Las capacidades tcnicas
adecuadas tambin pueden incluir la comprensin del funcionamiento de sistemas
informticos, as como el conocimiento de la actividad, procesos y objetivos del organismo.
La ISO 15489-1 explica la necesidad de las organizaciones de implementar un programa de
capacitacin para todo el personal que participa en la creacin y en el sistema de documentos:
Es conveniente que una organizacin elabore un programa de capacitacin continua en
materia de gestin documental. Se recomienda que los programas destinados a la capacitacin
sobre los requisitos de la gestin de documentos y su aplicacin prctica de dirijan a todo el
personal de gestin, otros empleados, empresas externas, voluntarios y cualquier otro individuo
que est encargado de la totalidad o parte de una actividad de la organizacin en la que se
creen documentos y se incorporen a los sistemas de archivo, y es conveniente tener en cuenta
sus funciones y responsabilidades. Los programas de capacitacin pueden ser diseados e
implantados en colaboracin con organizaciones externas 20.
Los organismos pueden optar por servirse de personal ya capacitado para facilitar la asistencia
de otros empleados a programas externos de capacitacin, o de recurrir a los servicios de
profesionales o consultores experimentados 21.
Se recomienda que un programa de capacitacin garantice que las funciones y beneficios de la
gestin de documentos sean ampliamente comprendidos por el organismo: se necesita explicar
las polticas y situar los procedimientos y procesos en un contexto que permita al personal
entender las razones que los hacen necesarias. La capacitacin ser ms efectiva si su diseo
se adecua a las necesidades de grupos concretos o, en algunos casos, de miembros
individuales del personal.
Requisitos de un programa de capacitacin
Es importante para la organizacin asignar la responsabilidad para implementar y gestionar el
programa de capacitacin en materia de gestin de documentos a un directivo de un nivel
jerrquico adecuado y de financiar convenientemente el programa.
Un organismo puede optar por recurrir a un tercero para impartir la totalidad o una parte de la
capacitacin en gestin de documentos.
Un programa de capacitacin solo resultar efectivo si el personal percibe que la direccin est
comprometida en la aplicacin de las polticas y procedimientos contemplados en la
capacitacin22.

20
21
22

ISO 15489:1 (punto 11).


ISO 15489:2 (punto 6).
ISO 15489:2 (punto 6.2).

19

Personal a capacitar
Es importante que se d una capacitacin adecuada a todo el personal que asuma cualquier
tipo de responsabilidad en materia de documentos. Entre otros:
a) los directivos, incluida la alta direccin;
b) el personal;
c) las empresas de servicios externos;
d) los voluntarios; y
e) cualquier otra persona que tenga la responsabilidad de crear o usar documentos.
Los organismos deben asegurarse que todo el personal involucrado reciba la capacitacin que
le permita hacer frente a sus responsabilidades23.

23

ISO 15489:2 (punto 6.3).

20

SUBSISTEMAS QUE CONFORMAN EL SISTEMA


DE GESTIN DOCUMENTAL
Subsistema de Clasificacin
Junto con el establecimiento de una autoridad de disposicin y de un sistema de seguridad y
acceso, el subsistema de clasificacin es uno de los instrumentos esenciales de un Sistema de
Gestin Documental: es la base para la aplicacin de la evaluacin documental, la descripcin
normalizada y el establecimiento de polticas de seguridad y de acceso a la documentacin 24.
El Subsistema de clasificacin debe ser nico y, por consiguiente, los documentos electrnicos
deben seguir el mismo proceso de clasificacin que el resto de los documentos producidos en
soporte tradicional por el organismo. En el caso de los documentos electrnicos, el subsistema
de clasificacin constituye una informacin esencial del contexto en el que han sido producidos
y de las relaciones existentes entre documentos, de ah que la clasificacin deba efectuarse en
el momento de su captura y registro en el Sistema de Gestin Documental25.
El Subsistema de clasificacin, entonces, identifica los fondos documentales y produce los
cuadros de clasificacin correspondientes, para poder establecer el calendario de conservacin
y transferencia y definir las tablas de acceso para cada serie documental. Este mbito
constituye la base y el fundamento de todo el sistema, ya que regular posteriormente la
descripcin de los fondos, las agrupaciones documentales y las unidades documentales
(compuestas y simples). Tambin regular las acciones archivsticas que actan sobre estas
unidades documentales: transferencias, eliminaciones, consulta y reproduccin.

Cuadro de clasificacin de fondos para organismos que administren ms


de un fondo documental o archivala.
El cuadro de fondo identifica los fondos y las colecciones del servicio de archivo y, tambin,
puede permitir controlar el ingreso de nuevos conjuntos [de documentos]. La descripcin
completa de cada fondo y cada coleccin corresponde al mbito del sistema de descripcin.

Atributos bsicos
[Denominacin] de cada fondo
Productor de cada fondo
Titular del fondo de cada fondo
Fechas extremas de cada fondo
Volumen de cada fondo
24
25

Casellas i Serra, L.-E., La gestin de los documentos electrnicos: normas de referencia pg. 14.
Normativa sobre la gesti dels documents electrnics darxiu pg. 3.

21

Localizacin de cada fondo


Control de los ingresos para cada fondo
Control de altas y modificaciones (fecha y responsable)26.

Cuadro de clasificacin
El cuadro de clasificacin define las agrupaciones documentales (seccin, serie y subserie) y
su jerarqua. Por otro lado, y segn las caractersticas del organismo y la documentacin, se
podrn adoptar distintos modelos de cuadros de clasificacin: orgnico, funcional u orgnicofuncional.

Clasificacin Orgnica. Ejemplo parcial

Clasificacin Orgnico-funcional. Ejemplo parcial


Fondo: Comisin de Control de la Corporacin de Transportes de la Ciudad de Buenos Aires

SECCIN

SERIE

Secretara general

correspondencia

Alb, M., Casellas i Serra, L.-E. y otros, Recursos informtics als serveis dArxiu municipals. Requisits Basics per a
la informatizaci dun sistema de gesti de documents, en Lligall. Revista dArxivstica Catalana (nm. 19), Associaci
dArxivers de Catalunya, Espaa, 2002 pg. 267-309.
26

22

Asuntos Legales

Administracin y contabilidad

Dictmenes jurdicos
Convenios
Estructura. Modificaciones
Legislacin. Anlisis
Licitacin
Compra directa
Presupuesto. Anlisis
Rendicin de gastos

Servicios y Personal

Accidentes de Trnsito. Informe


Informes de personal
Reclamos. recepcin
Servicios. Control

Explotacin comercial

Convenio. Anlisis
Informes comerciales
Planos
Preferencia de carga
Servicios. Estudios comerciales
Tarifas. fijacin

Explotacin tcnica

Convenios. Anlisis
Informes tcnicos
Planos
Preferencia de carga
Servicios. Estudio tcnico

Clasificacin funcional. Ejemplo parcial

Fondo: Junta Nacional de Carnes (1932 -1991)


SECCIN
Administracin y finanzas

Personal

Contratos

Alquiler de inmuebles
Servicios

Licitaciones

Bienes inmuebles
Bienes muebles
Servicios

Compra directa

Bienes inmuebles
Bienes muebles
Servicios

Mantenimiento y control

Bienes inmuebles
Bienes muebles

Designacin
Cese
Retiro voluntario
Renuncia
Capacitacin
Viticos
Aportes jubilatorios

23

Apoyo financiero

Certmenes
Actividades empresariales

Contribuciones e impuestos Pagos

Pagos
Reintegros

Correspondencia

Recibida
Emitida

Sumarios

Identificadores unvocos de imgenes digitales


La identificacin unvoca de las imgenes digitales obtenidas en un proceso de digitalizacin es
un problema que hemos dejado para el final de este apartado, tan solo a los efectos de
mencionar su importancia como base para la eficiencia en la recuperacin de las imgenes y la
interoperabilidad.
Un identificador unvoco para imgenes digitales de documentos de acuerdo con la Norma
Internacional General de Descripcin Archivstica (en adelante ISAD-G, por sus siglas en
ingls)27 est conformado por el cdigo del pas (determinado por ISO 3166), el cdigo del
Archivo (o, en este caso, el productor del documento) y los distintos cdigos de referencia:
nmero de control u otro identificador relativo a la serie, el documento (simple o compuesto) y
la imagen digital en concreto.
El desarrollo de este identificador est directamente relacionado con el esquema de
clasificacin que se adopte y la confeccin de los ficheros digitales correspondientes.
El problema actual es que, con posterioridad al identificador del pas y previo a los
identificadores derivados de la clasificacin (responsabilidad de cada organismo productor),
debe establecerse un identificador unvoco del organismo productor o responsable
administrativo de los documentos, en este caso la Administracin Pblica Nacional.
Estos identificadores unvocos de organismos no estn por el momento estipulados. A modo de
ejemplo, y si se optara por identificadores basados en siglas que refieran a la denominacin del
organismo, las siglas AGN pueden ser utilizadas indistintamente por la Auditora General de la
Nacin o el Archivo General de la Nacin en el mbito de la Administracin Pblica
Nacional, pero tambin por el Archivo General de la Provincia de Neuqun, la Asociacin de
Gasistas Nacionales, y otros.
Esto no puede ser resuelto por cada institucin en forma individual, y requiere una pronta
atencin funcional, tcnica y normativa en aras de la implementacin de criterios de
Administracin Electrnica.

27

La norma ISAD-G fue desarrollada por el Consejo Internacional de Archivos (ICA, segn sus siglas en ingls).

24

Subsistema de descripcin
La funcin de descripcin documental tiene por objetivo describir cualquier tipo de unidad de
descripcin, ya sea entendida como agrupacin documental o bien nicamente como unidad
documental, y con independencia de su tipologa diplomtica o de apoyo, su origen en cuanto a
produccin y su cronologa.
Sin embargo, y con respecto a este ltimo aspecto, la descripcin de la documentacin en la
fase activa puede adoptar formatos de presentacin diferente de acuerdo con las necesidades
de las unidades administrativas que la generan, como por ejemplo la que incluimos bajo la
denominacin Registro General de Documentos.
La descripcin normalizada de la documentacin es, junto con el subsistema de clasificacin,
fundamental para la identificacin, localizacin y accesibilidad de los documentos.
Se entiende que existe un nico sistema de descripcin que abarca desde la produccin hasta
su transferencia y evaluacin definitiva al servicio de archivo. Sin embargo, la descripcin para
las unidades administrativas requiere no solo de una presentacin determinada de la
informacin, sino tambin de ciertos datos especficos para la gestin administrativa.
[Asimismo], la descripcin en varios niveles implica que [debe] poder describir [se] a distintos
niveles de profundidad (en su totalidad o por partes). Las descripciones de las diferentes partes
de un fondo deben estar relacionadas jerrquicamente. Para establecer la jerarqua se
seguirn las siguientes reglas:
Descripcin del general al especfico: no se puede describir ningn nivel inferior si
previamente no se ha descrito su nivel superior.
Solo hay que dar informacin pertinente al nivel de descripcin.
Vnculos entre las descripciones: hay que explicar la posicin de la unidad de
descripcin en la jerarqua del fondo.
No repetir informacin en las descripciones relacionadas jerrquicamente 28.
Se sugiere la utilizacin de normas estandarizadas tales como:
ISAD-G: para documentos, con la flexibilidad necesaria para la descripcin de
documentos en fase activa.
ISDIAH: para describir instituciones que custodian fondos de archivo 29.
ISAAR-CPF30: para registros de autoridad de archivos relativos a instituciones,
personas y familias.
ISDF31: para la descripcin de funciones.

Alb, M., Casellas i Serra, L.-E. y otros, Recursos informticspg. 1112.


ISDIAH son las siglas en ingls de la Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de
archivo desarrollada por el ICA.
30
ISAAR-CPF son las siglas en ingls de la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos
a Instituciones, Personas y Familias, desarrollada por el ICA.
31
ISDF son las siglas en ingls de la Norma internacional para la descripcin de funciones, desarrollada por el ICA.
28
29

25

Este subsistema es el ms crtico, principalmente porque en su realizacin no depende solo de


[los archivistas], sino tambin del departamento de sistemas y tecnologas de la informacin, el
cual a menudo puede tener una visin diferente sobre cmo afrontar este tema.
Evidentemente, la gestin informatizada de los otros subsistemas tambin depende de este
departamento, pero su nivel de criticidad no es tan elevado porque la elaboracin de sus
instrumentos esenciales corresponde en buena parte a los archiveros (e incluso pueden llegar
a gestionarse en paralelo, aunque no sea lo ms recomendable).
En la misma lnea, tambin es necesario que el proyecto sea compartido por todo el personal
que trabaja en la gestin administrativa de la organizacin. Por consiguiente, no basta con
esperar su colaboracin de manera voluntaria. Obviamente, al registrar un [documento] es
obligatorio establecer su clasificacin porque es el vnculo indispensable para determinar su
rgimen de conservacin y rgimen de acceso, pero cmo conseguir que la totalidad de los
documentos sean registrados?
En este sentido, el diseo de un sistema de descripcin y control a partir de distintos registros
generales vinculados es esencial para este fin, dado que no tiene demasiado sentido obligar a
registrar todos los [documentos] si no disponemos de indicadores que muestren el grado de
cumplimiento de los procesos de registro y descripcin, aunque s podemos establecer
medidas paralelas para compensar su inexistencia.
El subsistema se basa, principalmente, en lo que denominaremos Registro General de
documentos y el Registro General de Metadatos32.
Con relacin a esto ltimo, los metadatos33 son informacin estructurada que describe y
permite recuperar, gestionar, controlar, comprender o preservar otra informacin en el
transcurso del tiempo. Tambin permiten identificar, autenticar y contextualizar los documentos
electrnicos y las personas, los procesos y los sistemas que crean, gestionan y usan estos
documentos.
Los metadatos se aplican a la creacin, la grabacin, la clasificacin, el acceso, la preservacin
y disposicin de los documentos a lo largo del tiempo. Esto conlleva la existencia de diferentes
capas de metadatos, asociadas a los procesos vinculados al ciclo de vida del documento
electrnico.
La captura de los metadatos es un aspecto esencial para poder fijar el documento electrnico
dentro del contexto de la tramitacin por el que ha sido creado y para poder establecer un
control sobre su gestin. Por este motivo, es indispensable que la creacin y la captura de los
metadatos tambin est implementada en el sistema de creacin y gestin de documentos.

Casellas i Serra, L.-E., La transicin hacia la Administracin electrnica: la experiencia del Ayuntamiento de Girona,
presentacin en el IV Foro Iberoamericano de Evaluacin Documental, en el marco del Pre-FIED La archivstica y sus
actores, Mxico, 2012, pg. 56.
33
Para ms informacin sobre esta temtica, ver el cap. 2 correspondiente a metadatos.
32

26

Tambin hay que tener presente que la tendencia actual a la distribucin de tareas y a la
automatizacin de los flujos de trabajo de las organizaciones implantada mediante
herramientas de flujo de trabajo (workflow) implica ir ms all de la clasificacin y descripcin
tradicionales.
Por lo tanto, el desarrollo del Registro General de [Documentos] o su integracin en un sistema
de gestin administrativa de este tipo, forzosamente requerir el anlisis detallado de la
tramitacin de cada proceso de gestin, con la consiguiente identificacin de tareas, plazos y
documentos derivados. Ms all del grado de implicacin del servicio de archivo, ello implica
que, desde el punto de vista archivstico, hay que distinguir entre los datos comunes de registro
y los datos especficos de gestin, que pueden ser diferentes de acuerdo con la funcin
desarrollada y con la unidad que detente la responsabilidad.
Asimismo, la inclusin de la propuesta de Registro General de Documentos, referida a los
correspondientes movimientos de entrada y de salida, se debe ver como un primer paso en el
proceso de implantacin de un sistema de seguimiento de la tramitacin administrativa y
permite el traspaso de datos de forma recproca.
Finalmente, se debe hacer notar que entre las propuestas de requisitos del sistema de
descripcin debe incluirse la informacin esencial para su desarrollo informtico, tomando
como marco de referencia la norma internacional ISAD-G.

Registro General de Documentos


De acuerdo con lo ya dicho, el sistema de descripcin es nico desde la produccin de la
documentacin hasta su transferencia y evaluacin definitiva al servicio de archivo y, por tanto,
el Registro General de Documentos es una parte de la descripcin documental.
Sin embargo, a pesar de las imprescindibles coincidencias con la estructura general de
descripcin de unidades documentales, las necesidades de las unidades administrativas
obligan a cierta flexibilidad en la definicin de la informacin bsica.

Control de autoridades
El control de autoridades es el mbito que permite controlar la forma normalizada de los
nombres o trminos que se utilizan como punto de acceso en la descripcin archivstica, y que
se refieren ya sea al contenido o a los productores de la documentacin.
A la hora de determinar los requisitos que debe cumplir este mbito, debe tomarse
forzosamente como marco de referencia la norma ISAAR (CPF): su objetivo es dar
lineamientos generales para el establecimiento de registros de autoridad archivsticos que
describan los organismos, las personas y las familias identificadas como productores de
documentos en las descripciones. No obstante, la norma funciona solo como un marco, el cual

27

hay que completar con actitudes normativas propuestas sobre la base de las necesidades
especficas de cada organismo.
As, la norma dice que los registros de autoridad que se ajusten tambin pueden controlar la
forma del nombre y la identidad de un organismo, una persona o una familia designados en un
punto de acceso de materia de una unidad de descripcin.
Por ello, dado que las formas normalizadas de los nombres deben ser las mismas para toda la
descripcin archivstica, se ha identificado un mbito propio dentro del Sistema de Gestin
Documental que permite regular la forma normalizada de los nombres o trminos que
constituyen un punto de acceso.
El presente texto ampla el alcance de la norma e identifica dos funciones a regular dentro del
control de autoridades:
Control de autoridades de organismos, nombres de persona, nombres geogrficos y
materias, con el objetivo de normalizar las entradas que identifican ya sea los
productores de la documentacin o su contenido.
Control del organigrama, con el objetivo de regular las entradas de autoridad de los
organismos y de las unidades productoras de la documentacin de la institucin.
Dependiendo de la poltica de descripcin del servicio de archivo donde se tenga que
implantar el Sistema de Gestin Documental y del tipo de lenguaje documental que
se quiera utilizar (una simple lista de materias o un tesauro), es necesario diferenciar
cada uno de los tipos de trminos (control de autoridades de organismos, personas,
topnimos y materias) en funciones diferentes, para incorporar las especificaciones
particulares.

Subsistema de conservacin
El subsistema de conservacin debe atender a las problemticas derivadas tanto de la
evaluacin documental como de las condiciones de almacenamiento de los distintos soportes,
especialmente del entorno informtico.
El subsistema de conservacin debe ser nico y abarcar al conjunto de la archivala del
organismo. Debe establecerse fehacientemente la responsabilidad sobre el sistema, el
desarrollo de normas de conservacin y el establecimiento de directrices para su cumplimiento
y ejecucin.
Los procesos de evaluacin abarcan tambin cualquier informacin contenida en bases de
datos que constituya un documento electrnico y, asimismo, incluyen tambin los metadatos
asociados a todos los documentos electrnicos. En este sentido, la identificacin previa del
documento electrnico es indispensable para la correcta aplicacin de las normas legales de
conservacin y eliminacin de la documentacin.

28

Evaluacin documental. Fundamentos de su importancia34


Si consideramos a la evaluacin de documentos como la funcin archivstica que incluye las
etapas de valoracin, seleccin y disposicin final de las series documentales 35, el Sistema de
Gestin Documental debe contemplar varios aspectos: por un lado, el proceso de
reconocimiento de los valores (primarios y secundarios) de las series documentales, el
establecimiento de sus plazos de retencin en funcin de la vigencia administrativa, la guarda
precaucional y, eventualmente, guarda permanente; por el otro, las actividades de seleccin
(que en el entorno informtico deben estar automatizadas) de documentos que han cumplido
con sus plazos de conservacin; y, finalmente, la aplicacin de la disposicin final (ya sea su
eliminacin o su transferencia a un servicio de Archivo Histrico), posibilitando as la
organizacin de los cronogramas de traslados a distintos depsitos o servidores del organismo
productor, o a servicios del Archivo Histrico con la respectiva transferencia en la
responsabilidad de custodia.
Es importante destacar que, en consonancia con las demandas sociales de acceso a la
informacin y transparencia de los actos de gobierno, estas actividades deben quedar
adecuadamente registradas y accesibles a los rganos de control y a la ciudadana en su
conjunto.
Dado que, as como los procesos de clasificacin y descripcin de la totalidad de la archivala
producida pueden demandar un significativo tiempo y esfuerzo, es necesario que tanto en
aquellos como en el de evaluacin se consideren en forma mnima e ineludible la confeccin
de los cuadros de clasificacin, descripcin y evaluacin documental esto es, valoracin y
establecimiento de plazos de retencin, seleccin y aplicacin de la disposicin final para
aquellas series documentales implicadas en el proceso de digitalizacin, as como las
relacionadas de forma ms cercana.
Como seala Casellas i Serra, la propuesta para identificar los regmenes de acceso y de
conservacin a nivel de documento requiere tambin una identificacin mucho ms precisa de
los perodos de retencin de las series documentales. Evidentemente, estos perodos de
retencin ya no pueden basarse en estadios temporales genricos en funcin de dnde se
gestionen los documentos (archivos de gestin, archivos centrales, archivos administrativos,
archivos histricos), sino que nicamente han de basarse en la vigencia administrativa del
documento y el perodo de retencin precautoria a efectos de fiscalizacin y auditora, y
consecuentemente, de prescripcin. Por lo tanto, aspectos hasta ahora quizs considerados
menores o anticuados como el cierre efectivo del expediente, la foliacin y la indexacin de los

Ver Anexo 1 para una propuesta de formulario de valoracin desarrollada por el grupo Enfoques, criterios y
mtodos, para evaluar documentos del Proyecto ICA-PCOM Evaluacin de documentos en Iberoamrica, en
Fenoglio, N. (coord.), Evaluacin de documentos en Iberoamrica, Consejo Internacional de Archivos, Argentina, 2013.
35
Fenoglio, N. (coord.), Evaluacin de, pg. 46.
34

29

documentos que contiene un expediente pasan a ser, en el entorno digital, puntos esenciales
para la gestin de documentos a largo plazo 36.

Recomendaciones para la Evaluacin de documentos digitales de Archivo


Este apartado es especfico para aquellos organismos que hubieran informatizado alguna de
sus actividades administrativas, produciendo documentos en soporte informtico, o
excepcionalmente hubieran reemplazado documentos originales en soportes analgicos por
sus correspondientes digitalizaciones. Las copias simples, o incluso las certificadas
(dependiendo de las necesidades de la Administracin), deben ser eliminadas luego de su
utilizacin, conservndose el original por el tiempo que establezca la autoridad de valoracin
correspondiente.
El establecimiento de normas de conservacin de los documentos electrnicos se debe llevar a
cabo en el momento de la concepcin del sistema de creacin y mantenimiento, con el objetivo
de aplicar medidas de preservacin que garanticen la legibilidad y disponibilidad de los
documentos de conservacin permanente y, al mismo tiempo, evitar mtodos costosos de
preservacin en documentacin eliminable.
La eliminacin efectiva de los documentos electrnicos se debe realizar de acuerdo con el
grado de confidencialidad de su contenido. Los mtodos de reformateo y de sobreescritura
deben garantizar que estos procesos sean irreversibles.
Las polticas sobre evaluacin no deberan hacer distinciones de los documentos por su tipo
de soporte, sin embargo s es conveniente que las mismas consideren ciertas pautas
especficas para su aplicacin en el entorno digital.
As, las polticas de evaluacin deberan:
Prever que las organizaciones elaboren y apliquen una clasificacin normalizada,
plazos de retencin autorizados, procedimientos o planes de migracin, actualizacin o
refrescamiento previos a la transferencia o disposicin con el fin de garantizar la
integridad, fiabilidad, autenticidad y usabilidad de los documentos digitales.
Tener en cuenta las dificultades para preservar los documentos hospedados en
servidores externos a la organizacin y prever el desarrollo de recomendaciones al
respecto.
Prever el desarrollo de pautas sobre la sujecin de los metadatos a decisiones de
evaluacin y su vinculacin al documento durante todo su perodo de retencin, y la
proteccin contra su disposicin no autorizada.

36

Casellas i Serra, L.-E., La transicin.pg. 14.

30

Prever el desarrollo de estrategias de monitoreo en cuanto a los cambios jurdicoadministrativos, de procedencia, procedimentales y tecnolgicos de los documentos que
han sido valorados para su preservacin en el largo plazo.
Incluir los sistemas de informacin de las unidades productoras de modo que estn
obligadas a establecer procedimientos y procesos de gestin adecuados para: identificar
y establecer las vigencias, proporcionar informacin peridica sobre actualizaciones o
modificaciones, transferir y eliminar segn las tablas de disposicin autorizadas, y
documentar sobre el funcionamiento del sistema que describa los documentos externos
incorporados y los producidos con base en la informacin que gestiona.
Considerar la elaboracin de reglas para el control de la eliminacin de documentos
que se producen o son incluidos en sitios web y, de ser el caso, adecuar las tablas de
retencin para incluir series documentales que correspondan al sitio cuando estos no
son contemplados.
Considerar la evaluacin de los productos derivados del uso y aplicacin de modelos
de anlisis de datos cientficos.
Luego, en el proceso de evaluacin de los documentos digitales hay que atender a:
La reevaluacin de los documentos digitales debe ser tomada en consideracin cuando
a lo largo de su ciclo de vida se produzcan cambios tecnolgicos que modifiquen y
afecten en su contenido, contexto o estructura o cuando el procedimiento administrativo
que les da origen se modifique, alterando los plazos de prescripcin o la calidad
informativa de la misma.
Los documentos digitales a evaluar deberan contar con metadatos suficientes sobre el
formato, la estructura y el uso de contenido digital y la historia de las acciones
realizadas, incluyendo cambios y decisiones, informacin de autenticidad y derechos de
informacin. Cuando los documentos digitales no se encuentren en un sistema de
gestin de documentos en su evaluacin, se deberan considerar los atributos internos y
externos de los mismos as como el contexto tecnolgico (software-hardware) en que
fueron elaborados, para determinar la viabilidad de su preservacin en el largo plazo.
Con respecto a la aplicacin de criterios de evaluacin al inicio del ciclo de vida:
Los sistemas de gestin de documentos deben incluir obligatoriamente y desde el inicio
del ciclo de vida los requisitos para la evaluacin o bien la informacin necesaria para
permitir su evaluacin y poderla aplicar.
Asimismo, al evaluar documentos digitales se debera:
Incorporar evidencia de la certificacin oficial de la autoridad archivstica competente de
las acciones de disposicin realizadas.
()

31

Eliminar los documentos encriptados y los documentos copiados, convertidos o


migrados a sistemas de preservacin permanente.
Eliminar aquella informacin dispersa que despus de su anlisis contextual no rena
las caractersticas de un documento, ni las mnimas relacionadas con el entorno
tecnolgico en el que fue producida y sin contenido y estructura accesibles.
Los requisitos para la verificacin de la autenticidad de los documentos digitales que se
conservarn a largo plazo deberan basarse en los siguientes principios:
Los elementos del documento digital a preservar deberan ser valorados para
determinar si renen los requisitos de autenticidad en cuanto a su integridad e identidad.
La verificacin de la autenticidad debera estar estrechamente relacionada con los
procesos y sus controles a lo largo de la cadena de custodia.
Las evidencias de la identidad e integridad de los documentos que se estn valorando y
los controles de procedimiento que se aplicaron a estos para sustentar presuncin de
autenticidad deberan ser recuperados, organizados y registrados. Cuando ello no
suceda se debern utilizar mtodos de verificacin que permitan inferir la autenticidad de
los mismos.
La gestin de documentos digitales en relacin con la evaluacin debera incluir:
La identificacin de las autoridades responsables de la evaluacin de documento.
La gestin automatizada de los perodos de retencin documental y las acciones de
disposicin documental.
La identificacin de documentos digitales que no hayan sido todava evaluados y su
retencin obligada hasta su evaluacin por la autoridad archivstica.
La prevencin de modificaciones no autorizadas de metadatos que afecten al proceso
de retencin y disposicin de los documentos.
La conservacin de los metadatos de cualquier accin de disposicin.
La prevencin de eliminaciones no reguladas.
La destruccin irreversible de los documentos que hayan cumplido su plazo de
retencin y todos sus componentes.
()
El mantenimiento de un registro de eliminaciones y transferencias con los metadatos
esenciales de gestin, autorizacin y ejecucin.
Los datos derivados de procesos de verificacin de firmas digitales en fase activa
deberan incorporarse como metadatos del documento al documento 37.

37

Fenoglio, N. (coord.), Evaluacin de, pg. 87-98.

32

Calendarios de conservacin y transferencia


El calendario de conservacin y transferencia regula para cada serie documental y cada
soporte documental cul es la resolucin de conservacin y cules son los plazos de
conservacin en cada fase de gestin.

Transferencia y eliminacin
Este mbito regula el paso de la documentacin desde las unidades administrativas al servicio
de archivo o hacia su eliminacin. Esto supone regular el traspaso de documentos, el cambio
de emplazamiento fsico de la documentacin y el cambio de la responsabilidad sobre la
custodia, la creacin de registros y el control de acciones. En el desarrollo de los
procedimientos, hay que tener en cuenta el tratamiento de diversos soportes documentales.
A menudo, la documentacin en soporte electrnico no supone un cambio en su
emplazamiento fsico, pero s de responsabilidad y, por lo tanto, con una incidencia directa en
el servicio de archivo.
En este sentido, hay que tener presente el crecimiento de la informacin en lnea, que en
algunas ocasiones ni est fijada sobre ningn soporte directamente legible, ni mantiene la
capacidad de identificar situaciones histricas de la informacin.
Se divide en dos funciones:
Procedimiento y registro de transferencia
Procedimiento y registro de eliminacin
La primera funcin regula el traspaso de informacin y documentacin desde las unidades
administrativas al servicio de archivo, y la segunda, siguiendo los mismos procedimientos,
finaliza con la eliminacin de los documentos seleccionados. Estos procesos entre las unidades
administrativas y el servicio de archivo deben ser los mismos que los establecidos entre el
archivo administrativo y el archivo histrico.

Transferencia. Procedimiento y registro38


a) El proceso de transferencia de los documentos consiste en el cambio de custodia y de
responsabilidad. Por lo tanto, la transferencia puede implicar el traslado a otro emplazamiento o
a otro sistema. En el caso de los documentos electrnicos, el proceso de transferencia debe
suponer el bloqueo de los mismos.
b) Los documentos electrnicos, al igual que el resto de documentacin, se pueden transferir
cambiando de etapa y estado a lo largo de su ciclo de vida, segn los plazos en el calendario
Ver Anexo 2 para una propuesta de formulario de registro de Transferencias, desarrollada por el grupo Enfoques,
criterios y mtodos, para evaluar documentos del Proyecto ICA-PCOM Evaluacin de documentos en Iberoamrica,
en Fenoglio, N. (coord.), Evaluacin de, pg. 103.
38

33

de conservacin. Los documentos electrnicos deben llevar asociadas los metadatos bsicos
para la ejecucin de las acciones vinculadas a su ciclo de vida (movimientos, fecha de
transferencia prevista, usuario responsable, nivel de acceso, etc.).
d) En el caso de los documentos electrnicos la transferencia puede no implicar un traslado
fsico. Es decir, se puede transferir nicamente la responsabilidad de su gestin, mientras que
la custodia lgica de los documentos puede quedar bajo la responsabilidad de los servicios
informticos.
e) Una vez transferido el documento electrnico, este continuar siendo consultable segn el
nivel

de

clasificacin

acceso

asignado

previamente

partir

de

su

archivstica39.

Eliminacin. Procedimiento y registro40


La eliminacin consiste en la destruccin completa de los documentos que han cumplido con
su plazo de guarda precaucional y no registran valor secundario.
En el caso de los documentos digitales, la seleccin a eliminar deber ser automtica, aunque
refrendada por los responsables administrativos correspondientes segn los procedimientos y
la normativa vigente; asimismo, la seleccin debe suponer la imposibilidad de su recuperacin
mediante tcnicas forenses.
Por otro lado, el registro de los documentos eliminados, as como el de los documentos que
dan respaldo a esa accin, deben conservarse en forma permanente.
Por ltimo, la eliminacin de documentos digitales debe suponer la de sus eventuales copias
de seguridad.

Gestin de depsito
La base de la gestin de depsito la constituye el control del espacio ocupado y disponible a
nivel de depsito y de las unidades de instalacin. Este es uno de los mbitos menos habitual
entre los programas de gestin de archivo que se han analizado y, tambin, es uno de
los procesos ms complejos. Con todo, pensamos que es conveniente plantearse su presencia
en el Sistema de Gestin Documental.
En el caso de los documentos electrnicos, deben tomarse en cuenta los distintos parmetros
desarrollados en el captulo 5, referido a tecnologa de referencia en relacin con los
escenarios posibles en que se sita el organismo respecto de un proceso de digitalizacin.

Normativa sobre la gesti dels documents electrnics darxiu pg. 5.


Ver Anexo 3 para una propuesta de formulario de registro de eliminaciones, desarrollado en Fenoglio, N. (coord.),
Evaluacin de, pg. 103.
39
40

34

Conservacin y estrategias de preservacin digital


Dado que:
1. La preservacin digital se inicia con la creacin del documento o de la informacin
2. La preservacin digital debe ser una cadena continuada de acciones
3. La preservacin digital es la suma de medidas tecnolgicas y de medidas organizativas
4. La mejor inversin en preservacin digital es establecer una poltica de seleccin a
partir de sistemas de gestin de documentos

Entonces, debe considerarse que:


1. Las polticas de evaluacin y su debida implementacin, control y evaluacin evitan
gastos intiles en migraciones o copias de seguridad.
2. Asimismo, algunos factores pueden contribuir a que la preservacin digital no incida
negativamente en las polticas de evaluacin de documentos. Estos son:
a) La planificacin de la gestin de documentos digitales, la conversin de
documentos

a formatos abiertos de preservacin y la preeminencia de la

preservacin de los datos en vez de su forma de presentacin.


b) La existencia de archivos pblicos especializados en preservacin de
documentos

digitales para rentabilizar las inversiones destinadas a las

polticas de preservacin digital41.


La mayor dificultad que se presenta al abordar el Archivo Electrnico es cmo mantener los
contenidos accesibles para los usuarios durante largos perodos de tiempo, evitando que los
soportes queden obsoletos.
La manera de solventar este problema es planificando y poniendo en prctica polticas de
preservacin de los documentos almacenados en el Archivo Electrnico. Esta tarea se aborda
a travs de tres aproximaciones:
Migracin: implica una conversin del documento a un formato ms actual, por lo que
implica un proceso de transformacin en el que pueden perderse algunas de las
caractersticas de presentacin del formato original.
Emulacin: es la construccin de aplicaciones basadas en la tecnologa del momento
para que sean capaces de manejar el formato original y mostrar una representacin
de sus contenidos.
Mantenimiento de la infraestructura original: supone conservar los sistemas, tanto
hardware como software, existentes en el momento de creacin del documento. Es
una solucin compleja y costosa ya que implica el mantenimiento de mltiples
plataformas.
Barnard Amozorrutia, A. y otros, Reporte de investigacin,
electrnicos pg. 176.
41

en Barnard Amozorrutia, A. (coord.), Archivos

35

Durante el contraste del modelo se ha verificado que la migracin de formato es la alternativa


preferida

por

la

mayora

de

las

Administraciones

Pblicas

consultadas,

pudiendo

complementarse con la implantacin de emuladores en algunos casos.


Hay que destacar que, para acometer polticas de migracin y especialmente de emulacin, es
necesario conocer las especificidades tcnicas de los formatos empleados, por lo [que] existe
coincidencia en considerar el uso de formatos basados en estndares libres como un requisito
fundamental42.

Estrategias de conservacin:
1.1 Preservacin de la tecnologa
La primera solucin ha sido conservar la tecnologa de la cual depende el documento. Para
mantener el contexto tecnolgico de accesibilidad de los documentos digitales es necesario
congelar el estado de la tcnica en un momento determinado. Esto implica conservar tanto el
hardware como el software originales, y ocuparse de tenerlos en funcionamiento incluso
cuando su obsolescencia sea ya completa, lo que en algunos casos ha conducido a la creacin
de verdaderos museos cibernticos. Esta opcin ha demostrado ser econmicamente inviable,
y tan solo es aplicable a corto y medio plazo, o como una medida extrema cuando se trate de
una informacin de gran importancia y no sea posible migrarla a un nuevo entorno tecnolgico
actualizado.
1.2. Migracin de la informacin digital
Se ha impuesto como la solucin ms aceptada para la creacin y el mantenimiento de
archivos digitales. Parte de la idea de que los documentos deben ser accesibles a partir de los
sistemas informticos existentes en cada momento, lo que exige su migracin peridica a
formatos inteligibles por los sistemas actuales. Existen diversas estrategias de migracin, cada
una de ellas adaptada a un determinado tipo de documento digital.
Cambio de medio: Esta estrategia pretende subsanar la obsolescencia fsica, y consiste
en un recopiado peridico de los documentos digitales a soportes ms estables (por
ejemplo, de soporte magntico a ptico). En su forma ms extrema incluye la impresin
en papel o la microfilmacin de los documentos digitales con tal de conservar la
accesibilidad o legibilidad del contenido, aun a costa de perder todas las funcionalidades
del documento digital original.
Compatibilidad retroactiva: Los programas comerciales permiten a menudo leer
documentos creados con versiones anteriores de una misma familia de programas, as
como su migracin a la versin actual. La compatibilidad retroactiva, sin embargo, est

42

Software de fuentes abiertas en la Administracin electrnica. Archivo electrnico de las Administraciones Pblicas,
Centro Nacional de Referencia de Aplicacin de las TIC basadas en fuentes abiertas, 2009, pg. 33
http://www.cenatic.es/laecsp/page37/files/LAECSP_arquitectura_y_procesos.pdf (ltimo acceso 15 de julio de 2013).

36

sujeta a los cambios en la estrategia comercial de la empresa productora del software.


Adems, este tipo de migracin puede realizar alteraciones en la estructura interna de
los documentos digitales no deseables desde el punto de vista legal, o que atenten a la
autenticidad del documento original.
Interoperabilidad: Programas de distintas empresas pueden compartir los mismos
formatos de documento digital. Esta estrategia comercial, practicada por los principales
productores de software, permite visualizar documentos de un formato propietario con el
programa de otra empresa y convertirlos a nuevos formatos propietarios. En este caso
se reproducen los mismos problemas que en la compatibilidad retroactiva: la
dependencia de las polticas de empresa, y el elevado porcentaje de prdida de datos.
Conversin a formatos estndar: Podemos considerar esta opcin una versin
extendida de la interoperabilidad. La existencia de formatos estndar es la principal
garanta de la conservacin de la funcionalidad de los documentos digitales. Sin
embargo, los formatos estndar vlidos como formato final para la conservacin
permanente no siempre pueden ser un formato de trabajo, como sucede por ejemplo en
la edicin de documentos con sgml o xml. Esta estrategia, por lo tanto, debe contemplar
la utilizacin de un formato seguro (fiable y autntico) durante el uso del documento,
cuando tiene valores primarios, e incluir la posibilidad, cuando se quiera disponer el
documento para su conservacin a largo plazo, de congelar sus valores primarios en un
formato estndar.
A pesar de ser el mtodo ms aceptado, la migracin presenta numerosos problemas.
Migrar la documentacin de un archivo digital es caro en recursos materiales y humanos,
laborioso y lento. Tambin es una tarea peligrosa que comporta un riesgo de prdida de datos,
tanto por errores en la grabacin como por incompatibilidades entre formatos. Hay que aadir
que el curso de la tecnologa y su ritmo de obsolescencia son imprevisibles, por lo que cada
nueva migracin presenta una problemtica distinta.
1.3. Eliminacin de la dependencia de los documentos de una determinada tecnologa.
Consiste en eliminar las dependencias no esenciales que los documentos mantienen con los
programas con que han sido creados. Estas dependencias pueden ser de dos tipos:
Funcionalidades para editar o actualizar el documento electrnico (por ejemplo, el
sistema gestor de una base de datos). Cuando se plantea la conservacin a largo plazo
de un documento digital autntico se infiere que debe ser inmodificable. Por lo tanto, no
es necesario conservar ms que las funcionalidades de visualizacin y los datos
contextuales.
Vestigios de la tecnologa original, como por ejemplo los formularios y listados de una
base de datos. Esta opcin necesita una tecnologa estndar para la recuperacin de la
informacin, una vez eliminada su dependencia original. Hasta el momento se ha

37

utilizado en documentos digitales simples (texto plano o datos estructurados de bases de


datos relacionales), pero puede ser aplicable a documentos ms complejos siempre que
estos estn sujetos a normas abiertas y se disponga de las herramientas adecuadas
para su migracin al formato estndar con la menor prdida de datos posible.
1.4. Emulacin de la tecnologa
El objetivo de este mtodo es conservar la funcionalidad que tienen los documentos cuando
son reproducidos por el software original. Esta emulacin se puede limitar a conservar la
presentacin visual de los documentos mediante visores (viewers) o bien conservando la
imagen electrnica del documento, con formatos como .pdf o .djvu. Pero se puede avanzar
hacia una opcin ms completa, intentando conservar una versin reducida del software
operacional y los sistemas originales, o bien desarrollando un emulador que reproduzca el
funcionamiento de dichos sistemas originales. Esta opcin garantiza la autenticidad de los
documentos conservados y la fidelidad de la reproduccin, pero al mismo tiempo presenta un
importante inconveniente: tanto la versin reducida del software original como el emulador
tambin estn sujetos a una progresiva obsolescencia, y su mantenimiento y actualizacin
pueden ser muy difciles, especialmente cuando dependan de una firma comercial que acte
exclusivamente en funcin de los intereses del mercado.
Cada tipo de documento digital tiene unas caractersticas especficas de conservacin y, sobre
todo, unas necesidades de utilizacin por parte de la organizacin productora, que son
establecidas durante su evaluacin.
Si [los documentos digitales an no transferidos a los Archivos Digitales] deben conservarse
mucho tiempo en las oficinas federales, el NARA (National Archives and Record Administration)
recomienda seguir el siguiente protocolo de preservacin:
Los soportes se deben conservar a una temperatura constante de 16 a 20 grados
Celsius, y a una humedad relativa constante del 35% al 45%.
Se debe comprobar con una periodicidad de 6 meses que los soportes estn libres de
errores, y en todo caso dentro de los 6 meses anteriores a su utilizacin como soportes a
largo plazo.
Anualmente cada oficina debe leer una muestra estadstica (cercana al 20%) de todos
los soportes magnticos almacenados con el fin de detectar posibles prdidas de datos y
diagnosticar y corregir sus causas.
Todos los soportes con ms de 10 errores deben ser sustituidos.
Cada 10 aos todos los documentos en soportes magnticos deben ser copiados a
nuevos soportes, debidamente verificados43.

Serra Serra, J., Gestin de los documentos digitales: estrategias para su conservacin, en El Profesional de la
Informacin, Vol. 10, N 9, 2001, pgs. 8 y 9.
43

38

Costos de conservacin del soporte digital y su mantenimiento en el


tiempo:
En cuanto al criterio sobre las consideraciones de los factores econmicos que impactan en la
preservacin de documentos digitales, se reconoce que la adecuada preservacin y acceso
futuro va ms all de la forma de almacenamiento elegida, por lo que se sugiere extremar
cuidados en la planificacin, tanto en la valoracin como en el mtodo y las tcnicas de
preservacin. Tambin en trminos de costo y accesibilidad se opta por convertir documentos
digitales en formatos abiertos especficos y en conservar los datos y no su forma. De igual
manera se sugiere la reconciliacin de los requisitos de preservacin y proteccin de
autenticidad con las capacidades actuales y futuras 44.
Otro de los aspectos que se considera una desventaja para la digitalizacin como estrategia
de preservacin de fondos y colecciones son sus costos. Nicholas y Smith observaron que,
analizando los costos de otros tipos de estrategias de preservacin, la digitalizacin resultaba
nueve y cuatro veces ms costosa que la microfilmacin y la conservacin de los originales
respectivamente.
Esta afirmacin incluye un aspecto especialmente interesante, la necesidad de distinguir en las
estrategias de digitalizacin para la preservacin entre el simple escaneo de imgenes y la
produccin de imgenes de alta calidad, demandadas por archivos y bibliotecas. En tal sentido
puede asegurarse que una estrategia de digitalizacin para la preservacin incluye muchas
ms acciones que la simple produccin de imgenes facsimilares, pues se requieren rigurosos
procesos de seleccin, preparacin, organizacin, gestin y especialmente captura de
metadatos que permitan hacer accesibles y comprensibles los materiales digitalizados.
Al mismo tiempo se necesita una poderosa infraestructura tecnolgica, profesionales altamente
especializados, grandes espacios de almacenamiento y rigurosos controles de verificacin de
la calidad. Todo esto se traduce tambin en una gran inversin en trminos de tiempo lo que,
junto con los altos costos de mantenimiento de los materiales digitales por las necesarias
migraciones y refrescamientos para evitar las mencionadas fragilidad, obsolescencia e
incompatibilidad, hace de los proyectos de digitalizacin experiencias realmente costosas.
Segn Hughes, la comprensin por parte de las instituciones de los costos de los proyectos de
digitalizacin en tiempo y recursos ha puesto el enfoque en aquellos proyectos que ofrecen
beneficios tangibles y estratgicos () en lugar de en proyectos cortos y oportunistas que
estn limitados en su alcance o enfoque.45.

Barnard Amozorrutia, Alicia y otros, Reporte de investigacin, en Barnard Amozorrutia, Alicia (coord.), Archivos
electrnicos, pg. 170.
45
Gonzlez Crespo, A. y Mena Mgica, M. M., Una imagen, mil palabras: la digitalizacin como estrategia de
preservacin de documentos archivstico, en Barnard Amozorrutia, Alicia (coord.), Archivos electrnicos, pg. 20.
44

39

La reproduccin y la integridad documental


Al momento de plantearse la copia de documentos digitales, debe recordarse que uno de los
principales problemas a la hora de la reproduccin de este tipo de documentos es el de la
duplicacin de la integridad, esto es, el hecho de que cierto conjunto de datos en el proceso de
crear un duplicado de datos no modifica los datos ya sea intencional o accidentalmente y el
duplicado es una copia exacta de bit del grupo original de datos. Este tipo de integridad es
extremadamente importante para los archivistas ya que solo podemos preservar documentos
digitales mediante su reproduccin. Sin embargo, cuando nosotros los archivistas hablamos
acerca de la duplicacin, usualmente nos referimos a hacer copias, mientras los expertos del
anlisis forense se refieren a tomar imgenes, la diferencia es fundamental.
Una copia es un duplicado selectivo de archivos. Uno puede copiar lo que uno puede ver.
Por lo tanto el copiado proporciona una foto incompleta del dispositivo digital. Adems,
raramente incluye la confirmacin de completitud y la mayor parte de las veces involucra mover
archivos individuales. En contraste, una imagen es la reproduccin bit por bit de un medio de
almacenamiento, la copia de todos los datos en un dispositivo de almacenamiento sin
importar el sistema operativo o la tecnologa de almacenamiento hecha antes de realizar
cualquier anlisis del disco. La creacin de la imagen del disco es importante para el anlisis
forense digital, esto con el fin de asegurar que la informacin del disco no fue cambiada de
forma inadvertida, para reproducir los resultados de las pruebas de anlisis forense digital en la
evidencia original as como para capturar informacin que normalmente es invisible para el
sistema operativo cuando est en uso (incluyendo memoria, pgina, expedientes, sector de
arranque, BIOS [sistema bsico de entrada y salida]). Adems los expertos de anlisis forense
digital vinculan la integridad de la duplicacin al tiempo y han considerado el uso de los sellos
de tiempo para este propsito. La razn es que cada vez que uno accede a una computadora
algo cambia, as dos imgenes tomadas en diferentes tiempos aunque sea en una secuencia
cerrada no son idnticas.
Ya sea que se seleccione un proceso de reproduccin que involucra copia o hacer imgenes
para preservar documentos depender no solo de las ventajas tecnolgicas presentadas por un
mtodo u otro, sino tambin y de mayor relevancia, en las consideraciones archivsticas, tales
como aquellas incorporadas en nuestro cdigo deontolgico, considerando que hacer
imgenes involucra tambin la reproduccin de archivos eliminados. As, la integridad de la
duplicacin, como los otros tipos de integridad, son conceptos (del anlisis forense digital) que
necesitamos apropiar y usar, como es el caso de otros, tomados de otras disciplinas,

40

necesitamos traerlos y relacionarlos con nuestra disciplina mediante su adaptacin al contexto


disciplinario, cientfico, tico y social en el cual realizamos nuestras funciones46.

La conservacin de documentos a digitalizar: diagnstico previo de


estado de conservacin
Los organismos productores precisan elaborar una lista de criterios que deben servir para
seleccionar correctamente el material susceptible de ser digitalizado. Estos criterios estn
destinados a garantizar que la inversin de dinero y recursos en procesos de digitalizacin sea
justificada y evitar por tanto digitalizaciones innecesarias, improductivas o de materiales que no
se podrn explotar posteriormente.
La seleccin de la documentacin a digitalizar debe estar a cargo de un equipo
interdisciplinario con participacin del responsable de Archivo, dado que es ese servicio el que
conoce ms a fondo el valor histrico y patrimonial, el estado de conservacin y el nivel de
consulta de sus fondos, y debe contemplar tanto el contenido como la demanda, la regulacin
sobre su acceso, el estado fsico de la documentacin47.
Este punto en particular se desarrollar en el captulo 4 del presente Manual, dedicado al flujo
de trabajo para un plan de digitalizacin de documentos.

Subsistema de accesibilidad
Puede considerarse que el objetivo final del tratamiento archivstico de los documentos es
proporcionar acceso a los mismos. Los documentos se producen, se mantienen y se conservan
para ponerlos a disposicin de quienes los necesiten y estn autorizados a acceder a ellos y a
utilizarlos48. Uno de los motivos para ello es que el derecho de acceso a la documentacin
pblica forma parte del complejo, extenso y apasionante mundo del derecho a la informacin.
Este derecho constituye una de las seas de identidad que caracteriza a las administraciones
democrticas, garanta al mismo tiempo de transparencia en su actividad 49.
Para que un archivo (sea este el de oficina, el central o el histrico) pueda cumplir sus
principales funciones salvaguardar los documentos para la historia de la sociedad, para el
desarrollo institucional y para el sostn documental de los derechos de los y las ciudadanas
debe poseer determinadas condiciones de accesibilidad. Estas pueden dividirse en dos
categoras: las de orden prctico y las de orden legal o jurdico (Duchein, 1983).

Duranti, Luciana, Autenticacin de documentos digitales: el archivista como experto en anlisis forense digital, en
Barnard Amozorrutia, Alicia (coord.), Archivos electrnicos. Textos y contextos II, pgs. 78 y 79.
47
Generalitat de Catalunya Departament de Cultura Direcci General del Patrimoni Cultural Subdirecci General
dArxius i Gesti Documental, Guia de digitalitzaci de la Xarxa dArxius Comarcals v 3.0 09/06/2010, pg. 9 (la
traduccin es propia).
48
Consejo Internacional de Archivos (ICA), Documentos electrnicos. Manual para archiveros, ICA, 2005.
49
Cruz Mundet, J. R., Manual de archivstica, Fundacin Germn Snchez Ruiprez, 2005. pgs. 323 y 324.
46

41

Las condiciones de accesibilidad de orden prctico giran alrededor de la posibilidad de


conservacin fsica de los documentos, la existencia de repositorios, servicios y equipamiento
en los archivos, la organizacin y el respeto de los fondos documentales, la asignacin de
medios econmicos y de personal, la elaboracin de instrumentos de descripcin y auxiliares,
la difusin (de archivos, documentos y descriptores), la posibilidad de realizar reprografas para
evitar la excesiva manipulacin de los originales, la existencia de maquinaria adecuada para la
lectura de documentos audiovisuales o informatizados, etc.
La condicin de accesibilidad de orden legal est referida a la normativa que clasifica los
documentos permitiendo o negando su consulta.
En los pases con rgimen democrtico, donde el derecho a la libre informacin ciudadana
se supone garantizada, la limitacin al mismo se considera una excepcin y se realiza en
referencia a la necesidad de proteger la seguridad del Estado y sus relaciones multilaterales, el
respeto a la vida privada (proteccin de los datos personales y sensibles), la propiedad
intelectual, el secreto industrial y comercial y el derecho a la propiedad privada de los dueos
de archivos. Sin embargo, estas mismas limitaciones deben cumplir con determinados
requisitos para evitar la discrecionalidad en la reserva injustificada de informacin.
()
Puntualizaremos las cuestiones mnimas que, a la hora de la gestin documental, deberan
contemplarse en los Estados de Derecho para tender a evitar la utilizacin discrecional del
mismo. La clasificacin de la documentacin debe estar regulada por normas pblicas que se
manejen en funcin a determinados principios, a saber:
a. Establecer en forma clara el procedimiento de restriccin a la consulta de los
documentos clasificados,
b. Criterios a utilizarse y categoras de informacin. Presentar una lista lo ms detallada
posible de descripcin del tipo de documentacin que no estar disponible hasta
despus del plazo determinado. Esta clasificacin es ms fcil de realizar si se utiliza el
concepto de serie documental.
c. Determinacin de plazos y establecimiento de perodos de desclasificacin y acceso
pblico en caso de ser documentacin que ser desafectada, plazos que deberan
operar en forma automtica.
d. Asignacin de responsabilidad por la correcta aplicacin de la normativa, y registro de
la misma, con cargo y nombre, en los documentos
e. Realizacin de instrumentos de descripcin de carcter pblico de la documentacin
clasificada que permitan cuantificar y localizar la informacin aunque la misma no pueda
ser desclasificada.
El derecho a la privacidad suele ser otra de las limitaciones frecuentes a la hora de acceder a
la informacin. La limitacin de acceso a documentacin se da en torno a aquella que contiene

42

informacin personal y/o sensible. [Abordaremos aqu algunas cuestiones] que deberan
establecerse en forma clara a la hora de gestionar la informacin.
a) La proteccin de los datos personales y de datos personales de carcter sensible
deben estar regulados por normas pblicas.
()
b) Es deseable que se establezcan modelos de gestin documental que, al igual que la
documentacin clasificada, identifique las series documentales y (en su interior) los tipos
documentales que tienen este tipo de informacin.
c) Debera tenerse en cuenta el Ciclo Vital de los Documentos para establecer los plazos
de acceso a los documentos.
()
d) La existencia de datos personales o sensibles no puede ser condicin suficiente para
la desafectacin de documentacin.
e) Deben poder establecerse protocolos donde se distingan las instancias de acceso,
consulta y difusin de datos e implementar polticas de responsabilidad de parte de los
usuarios.
[En resumen,] las condiciones de accesibilidad a la documentacin pueden dividirse para su
anlisis en las de orden prctico y las de orden legal. Sin embargo, para poder ser resueltas en
forma eficiente es necesario que sean abordadas en forma integral a partir de una poltica de
gestin documental. La misma debe incluir los elementos ya mencionados y en particular la
realizacin de las tareas archivsticas de identificacin, clasificacin, descripcin y valoracin
de series documentales de manera tal de tener elaboradas (y brindar al acceso pblico) la
identificacin de funciones, procedimiento administrativo y (especficamente) tipo de trmite
serie y tipos documentales que contiene50.
En consecuencia, solo mediante el cuadro de clasificacin y el control del organigrama y de
las unidades productoras pueden definirse los permisos y las restricciones de acceso a la
documentacin. En definitiva, los sistemas de conservacin y de acceso dependen en gran
medida de la existencia del subsistema de clasificacin51.
Por otro lado, hay que tener en cuenta que una vez que el documento ha sido capturado en el
sistema debe garantizarse siempre el acceso, tanto a nivel interno como externo, segn cada
caso y de acuerdo con las limitaciones establecidas 52.
Uno de los aspectos esenciales de la gestin de documentos electrnicos es la de mantener
[los] accesibles a lo largo del tiempo, venciendo los problemas planteados por la caducidad de

Nazar, Mariana, Informacin, archivos y acceso: Sistemas de gestin de la informacin implementados en Amrica
Latina, en Torres, N. (comp.), Hacia una poltica Integral de la Administracin Pblica. Todo lo que siempre quisimos
saber sobre archivos (y nunca nos animamos a preguntarle al acceso a la informacin, pg. 13 a 15.
http://www.palermo.edu/cele/pdf/Hacia_una_Politica_Integral.pdf (ltimo acceso 17/10/2013).
51
Casellas i Serra, L.-E. y Oliveras Artau, S., Estrategias de, pg. 5.
52
Casellas i Serra, L.-E. y Oliveras Artau, S., Estrategias de, pg. 6.
50

43

los soportes y de los sistemas, los cuales solo se pueden solucionar hasta el momento a travs
de una costosa migracin continua53.
Para asegurar este objetivo, se debe considerar que:
a) El acceso a los documentos electrnicos se determinar sobre la base del rgimen
de acceso definido en el cuadro de clasificacin de la documentacin [] y se
establecer a nivel de serie documental y, si procede, por tipologas de documentos
dentro de los expedientes.
b) La gestin de la consulta de los documentos de acceso restringido ser el rea, la
unidad o seccin segn lo que se determine en cada caso.
c) La gestin de la consulta de los documentos de acceso restringido una vez
transferidos al Archivo Administrativo ser responsabilidad de este servicio54.

Tablas de acceso
La tabla de acceso regula para cada serie documental de un fondo concreto cules son los
niveles de acceso y las limitaciones de reproduccin.

Firma digital y autenticidad en el largo plazo


Qu sentido tiene garantizar la seguridad de una transaccin electrnica y la autenticidad de
sus intervinientes y de su contenido, si esta informacin no puede ser utilizada como evidencia
un tiempo despus? La firma digital ha sido la llave que ha hecho posible la expansin del
comercio electrnico, pero al mismo tiempo ha subido el listn de las dificultades para la
conservacin a largo plazo de los documentos digitales, un campo con un desarrollo, tanto
tcnico como legislativo, todava insuficiente 55.
El valor legal de los documentos archivados debe mantenerse durante todo el tiempo que
establece la legislacin, para lo cual deber garantizarse la autenticidad e integridad del
documento. Esto se realiza en el escenario digital a travs de la firma electrnica [en la
Argentina: firma digital].
Establecer la validez de estas firmas durante perodos prolongados de tiempo es uno de los
aspectos a garantizar por el Archivo Electrnico56.
Adems, a los efectos del Manual, debe distinguirse la autenticacin de una toma de imgenes
digitales por ejemplo, el firmado digital de un escaneo o digitalizacin de la autenticidad
que se presume de un documento generado electrnicamente, y firmado en forma digital en el

53

Cruz Mundet, J. R., Manual de archivstica..., pgs. 318.


Normativa sobre la gesti dels documents electrnics darxiu, pg. 5.
55
Serra Serra, J., Gestin de los documentos digitales: estrategias para, pg. 4.
56
Software de fuentes abiertas en la Administracin electrnica. Archivo electrnico de las Administraciones Pblicas,
Centro Nacional de Referencia de Aplicacin de las TIC basadas en fuentes abiertas, 2009, pp. 34 y 35
http://www.cenatic.es/laecsp/page37/files/LAECSP_arquitectura_y_procesos.pdf (ltimo acceso 15 de julio de 2013).
54

44

momento de su creacin. Mientras que en el primero el firmante solo da fe de la toma de


imgenes, sin poder emitir juicio acerca de la validez del documento original, en el segundo le
confiere autenticidad de origen al documento.
Otra cuestin a distinguir claramente es la referida a la conservacin de las firmas digitales. En
el soporte papel estaba relativamente solucionado: si se conservaba el documento, se
conservaba la firma original y, en consecuencia, un atributo fundamental de autenticidad. Esto
no es as en el documento digital, por lo menos en el largo plazo.
En este sentido, los organismos debern establecer una poltica al respecto que considere los
siguientes aspectos:
Qu mecanismos aseguran la verificacin de la firma digital durante todo el ciclo de
vida del documento firmado, pensando tambin en el denominado tercero usuario?
Estrategias a establecer en cuanto a la firma digital y los procesos de migracin.
Utilidad y viabilidad de una estrategia de fechado de documentos. Fuente fiable de
tiempo57 (utilizacin de una autoridad de tiempo), o fuente controlada.
Poltica de conservacin y accesibilidad a los documentos firmados digitalmente; al
igual que en los de soporte papel, se debern tener presente:
Los plazos de conservacin de cada documento.
La definicin de procesos y la elaboracin de instrumentos para su gestin de
acuerdo con el cuadro de clasificacin, el calendario de conservacin y la tabla de
acceso y seguridad.

Algunas soluciones aplicadas en el mundo


Estados Unidos de Norteamrica: El NARA58 ha publicado unas recomendaciones para las
oficinas federales que estn en proceso de implantar un sistema de firma digital. Partiendo de
la idea de que la firma digital no es una tecnologa sino una operacin de mejora de los
procesos, clave para la supresin del soporte papel en las transacciones administrativas, estas
recomendaciones afirman que no se puede planificar la implantacin de un sistema de firma
electrnica [en la Argentina: firma digital] de forma desligada a la implantacin de un sistema
de gestin documental en la misma organizacin59.
Cuando el documento pierde sus valores primarios y se convierte en documento de archivo,
este cambio va asociado a un cambio de espacio: el documento es transferido a un espacio
que denominamos archivo digital, y que identifica a los documentos como documentos
histricos por el solo hecho de residir en este espacio. Este espacio no es un espacio de
trabajo, donde varias personas pueden acceder al mismo documento, y donde sea necesaria
57

http://www.itu.int/dms_pubrec/itu-r/rec/tf/R-REC-TF.1876-0-201004-I!!PDF-S.pdf
National Archives and Record Administration, por sus siglas en ingls.
59
Serra Serra, J., Estrategias de preservacin de documentos electrnicos: El National Archives and Records
Administration, pg. 35.
58

45

una proteccin a nivel de cada documento. Este es un espacio cerrado, reservado al acceso de
un nico usuario autorizado y responsable de la custodia. Por lo tanto, la autenticacin
particular de cada documento se convierte en una autenticacin general: todos los documentos
electrnicos, por el mero hecho de residir en el espacio de archivo virtual, se consideran
autnticos, y lo hacen en virtud de dos condiciones:
Que el espacio de archivo es un espacio inmodificable, reservado al acceso del
archivero.
Que se tiene la certeza de que los documentos han ingresado autnticos en el archivo,
puesto que lo han hecho mediante un proceso controlado: la transferencia documental.
Los medios de autenticacin son uno de los principales problemas para la conservacin a largo
plazo de los documentos digitales, y tanto el Public Record Office (UK) como el NARA (USA)
recomiendan su eliminacin cuando los documentos pierdan sus valores primarios y se
transfieran al archivo. Sin embargo, durante la fase histrica es necesario seguir conservando
el valor probatorio de los documentos mediante la preservacin de su autenticidad y su
integridad. La transferencia documental se puede considerar un medio de autenticacin, que
sustituye a los medios a nivel de documento y permite su eliminacin cuando el documento
ingresa en el archivo. La evaluacin habitualmente consiste en establecer, para cada serie
documental, un calendario de transferencias, o cambios de espacio. Estos cambios significan
cambios en la responsabilidad de la custodia, lo que determina los momentos en los que se
verificar la autenticidad y la integridad de los documentos60.
Girona (Catalua Espaa). En cuanto a las polticas de conservacin permanente de
documentos electrnicos, en estos momentos el Ajuntament de Girona no prev establecer
polticas de refirmado electrnico sistemtico, excepto en los supuestos de documentacin con
largos plazos de vigencia administrativa. En este sentido, el Ajuntament de Girona ha
establecido la obligatoriedad de verificar el certificado y comprobar la firma del documento
previamente a su captura e integracin al Sistema de Gestin Documental y, al mismo tiempo,
la obligatoriedad de conservar la informacin asociada a estas acciones (ticket de verificacin
de CATCert, datos de verificacin del registro, etc.).
En principio, se consideran procesos de verificacin realizados en el momento de la captura
como crticos para garantizar la integridad, la fiabilidad y la autenticidad de los documentos
electrnicos, y como requisitos indispensables para su integracin al Sistema de Gestin
Documental; de forma que en el futuro la cadena de custodia de los documentos, y la garanta
de autenticidad, se pueda fundamentar en las verificaciones efectuadas en aquel momento y
en su mantenimiento correcto a lo largo del tiempo.

60

Serra Serra, J., Estrategias de preservacin de documentos electrnicos: El National Archives and Records
Administration pg. 46.

46

De este modo, por ejemplo, las firmas electrnicas de los documentos de procedencia externa
a la organizacin se verificarn en el momento de su recepcin. El ticket de verificacin emitido
por la entidad de certificacin se conservar como prueba de su validez hasta el momento. Una
vez que el documento haya ingresado en el sistema del Ajuntament de Girona, su validez ser
avalada por la cadena de custodia. Sin embargo, los metadatos referidos a la firma electrnica
se guardarn en el Registro General de Metadatos 61.
InterPARES62: Como parte del proceso de transferencia, la ponderacin de la autenticidad de
los documentos archivsticos, que tuvo lugar durante el proceso de evaluacin, debiera
verificarse para asegurar que los atributos relativos a la identidad e integridad de los
documentos archivsticos se han pasado con los documentos archivsticos mismos, junto con
cualquier documentacin relevante. Una vez que los documentos archivsticos han sido
transferidos a la custodia archivstica, el conservador debe establecer muchos de los controles
que se describieron en los Requisitos de Cota, esto es, debe establecer privilegios de acceso
concernientes al acceso, uso y reproduccin de los documentos archivsticos dentro del
archivo, implantarlos y supervisarlos; debe establecer procedimientos para prevenir, descubrir y
corregir la prdida o corrupcin de documentos archivsticos, as como procedimientos para
garantizar la identidad e integridad continuadas de los documentos archivsticos frente al
deterioro de los soportes y a lo largo de los cambios tecnolgicos; y , si se requiere
autenticacin, debe establecer reglas que determinen la responsabilidad , y los medios para, la
autenticacin63.
Centro Nacional de Referencia de Aplicacin de las TIC basadas en fuentes abiertas
(Espaa). Una solucin consistira en recopilar, junto con la firma digital, todos los datos
necesarios para su validacin y registrarlos en el repositorio junto con el documento firmado.
Entre los datos a preservar se indicaran el mecanismo de firma usado, cadenas de certificados
que prueben la validez de la CA, listas de revocacin, etc.
Esta informacin deber estar disponible en el momento del ingreso en el Archivo. As el
sistema ser capaz de validar la autenticidad del documento en ese momento y dar fe de la
misma a travs de un sello temporal electrnico.
Esta aproximacin se ha contrastado como adecuada por la totalidad de las Administraciones
Pblicas entrevistadas.
La firma electrnica garantiza el contenido del fichero original, pero no es extensible a cambios
futuros en el fichero, por ejemplo producto de una migracin de formato. Surge por tanto el

61

Casellas i Serra, L.-E. y Oliveras Artau, S., Estrategias de, pg. 6-7.
La Investigacin Internacional sobre Registros Autnticos Permanentes en Sistemas Electrnicos (por sus siglas en
ingls) tiene como objetivo desarrollar los conocimientos esenciales para la conservacin a largo plazo de registros
autnticos creados y/o mantenidos en forma digital, y proporcionar la base para las normas, polticas, estrategias y
planes de accin capaz de asegurar la longevidad de este tipo de material y la habilidad de sus usuarios a confiar en su
autenticidad.
63
Duranti, Luciana, Definicin de documentos archivsticos electrnicos en el sector pblico y su fiabilidad y
autenticidad, Conferencia leda en SABRICA, Hanoi, 2004, pg. 11 y 12.
62

47

problema de cmo garantizar que la nueva versin es una representacin veraz del documento
firmado.
La recomendacin en este caso es mantener tanto el fichero original como la nueva versin en
el archivo, documentando el proceso realizado. Sobre estos datos se realizar un nuevo sello
temporal como garanta de la preservacin de los contenidos.
Estos sellos temporales tienen tambin validez por tiempo limitado, debido a la caducidad de
los certificados digitales empleados. Por ello debern establecerse polticas de resellado que
garanticen la autenticidad a lo largo del tiempo de archivado 64.
Complementariamente [a los mtodos de migracin de formatos y emulacin] deber hacerse
un seguimiento de la caducidad de los certificados digitales usados para hacer el resellado
temporal de los paquetes que han ingresado en el sistema. En caso de que se acerquen al final
de su vida til, deber gestionarse su renovacin y planificar un nuevo resellado de los
paquetes65.

64

Software de fuentes abiertas en la Administracin electrnica. Archivo electrnico de las Administraciones Pblicas,
Centro Nacional de Referencia de Aplicacin de las TIC basadas en fuentes abiertas, 2009, pg. 34 y 35.
http://www.cenatic.es/laecsp/page37/files/LAECSP_arquitectura_y_procesos.pdf (ltimo acceso 15 de julio de 2013).
65
Software de fuentes abiertas en la Administracin electrnica. Archivo electrnico de las Administraciones Pblicas,
Centro Nacional de Referencia de Aplicacin de las TIC basadas en fuentes abiertas, 2009, pg. 83.
http://www.cenatic.es/laecsp/page37/files/LAECSP_arquitectura_y_procesos.pdf (ltimo acceso 15 de julio de 2013).

48

Metadatos

49

Contexto
Los organismos de la Administracin Pblica reciben, procesan, producen y utilizan
documentos en diferentes formatos y soportes durante la ejecucin de sus actividades.
Para apoyar la continuidad de dichas actividades, cumplir con el marco normativo y hacer
frente a sus responsabilidades, las organizaciones necesitan crear y mantener documentos
autnticos, fiables y utilizables, protegiendo la integridad de los mismos durante largos
perodos de tiempo. De ah la necesidad de desarrollar programas de gestin documental que
establezcan criterios reguladores de las actividades relativas a la produccin, acceso,
recuperacin, uso y conservacin de los documentos acordes con las necesidades de cada
organizacin.
Este Manual se desarrolla atendiendo a la diversidad de situaciones en la Administracin
Pblica que, en la transicin hacia una administracin electrnica, aplican procesos de
digitalizacin que pueden ser llevados a cabo tanto de forma interna como a travs de un
tercero; a su vez, pueden abarcar documentos puntuales o digitalizaciones masivas y, segn la
finalidad y naturaleza de los documentos a digitalizar, pueden requerir de condiciones
especficas. Para ello, los requisitos mnimos a establecer sobre las imgenes electrnicas
resultantes de las digitalizaciones se definen a travs de la normalizacin de los parmetros
bsicos de dichos procesos66.
Una vez ms, recordamos la importancia de establecer en qu escenario de digitalizacin la
organizacin est situada. Estos escenarios se encuentran planteados en el captulo 1 cuando
discutimos las consideraciones previas a la planificacin, y son retomados en el captulo 5 al
hablar sobre tecnologa. Los escenarios son:
1) Digitalizacin orientada a la tramitacin digital con papelizacin al final del proceso.
2) Digitalizacin de documentos para su uso informativo, sin valor probatorio (copias
simples).
3) Documentos digitalizados con valor probatorio que eventualmente reemplacen al
original (copias autenticadas/compulsadas).
4) Documento electrnico (produccin, gestin, conservacin y accesibilidad garantizada
en entorno digital).
Recordemos que el Manual est destinado a las tres primeras situaciones siempre y cuando,
en el tercer caso, las condiciones de preservacin definidas en la normativa permitan dicho
reemplazo.
Para ello, se considera de suma importancia lo recomendado por la norma ISO 23081: es una
gua para entender e implementar metadatos, pues establece un marco para la creacin,

66

Adaptado de la Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos,


elaborada por el Esquema Nacional de Interoperabilidad del Gobierno de Espaa.

50

gestin y uso de metadatos para la gestin de documentos, y explica los principios por los que
deben regirse.
Este apartado destaca la importancia de establecer una relacin entre el documento, su
productor y el contexto en que se origin, la localizacin del documento dentro del sistema y su
asociacin con otros documentos. Las tcnicas que se engloban en este proceso de
incorporacin incluyen la clasificacin y la indizacin, la ordenacin, el registro y la definicin de
pautas que identifiquen el documento dentro de su contexto y permitan su trazabilidad dentro
del sistema de informacin.
Los metadatos se definen como datos que describen el contexto, contenido y estructura de los
documentos, as como su gestin a lo largo del tiempo67. Asimismo, los metadatos son
informacin estructurada o semiestructurada que posibilita la creacin, registro, clasificacin,
acceso, conservacin y disposicin de los documentos a lo largo del tiempo y dentro de un
mismo dominio o entre dominios diferente En la gestin documental, pueden usarse para
identificar, autenticar y contextualizar tanto los documentos como los agentes, procesos y
sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan, as como las polticas que los rigen 68.
Puede ser imposible, especialmente cuando se utilizan datos informatizados, comprender los
detalles esenciales de un documento o de un fichero sin acceso a esa informacin de base.
Hasta ahora, algunos de estos metadatos se hacan evidentes en el mismo soporte del
documento, en su sistema de ordenacin o en su ubicacin fsica. La descontextualizacin del
documento a lo largo del tiempo se supla con el desarrollo a posteriori de herramientas
(manuales o automatizadas) de descripcin archivstica, que permitan encuadrarlo en el medio
original durante todo su ciclo de vida69.
Es importante recordar que este Manual est dirigido a la digitalizacin de documentos nacidos
en soporte papel. Este documento electrnico generado a raz de la digitalizacin estar
compuesto por: a) la imagen electrnica que representar el aspecto y contenido del
documento en el soporte origen; b) Los metadatos mnimos obligatorios definidos en este
captulo y, en funcin de las necesidades especficas de cada organizacin, metadatos
complementarios para su gestin; y c) si corresponde, firma de la imagen electrnica de
acuerdo con la normativa aplicable70.
Los conceptos de fidelidad e integridad que se utilizan en este Manual se corresponden con
definiciones aceptadas en el campo de la gestin de documentos. El modo en que, bajo cada
circunstancia especfica (legal, documental, social, tcnica o cultural), se considere que un
documento digital es fiel e ntegro, ms all de los mnimos establecidos aqu, depende de las
ISO 15489 1 punto 3.12.
ISO 23.081-1:2006. pg. 6.
69
La teora del ciclo de vida de los documentos ya estableca que las tareas archivsticas existan desde el mismo
momento de la generacin. En el entorno electrnico, estas tareas comenzaran incluso antes de la produccin
(Consejo Internacional de Archivos (ICA), Documentos electrnicos. Manual para archiveros, ICA, 2005 pg.11).
70
Adaptado de la Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos,
elaborada por el Esquema Nacional de Interoperabilidad del Gobierno de Espaa.
67
68

51

necesidades de cada organizacin, de su normativa especfica y, de ser necesario, de las


condiciones que fuesen requeridas de manera particular en procesos judiciales. Por tanto, se
desarrollan solo los requisitos mnimos, y es responsabilidad de cada organizacin la
valoracin de la necesidad de aplicar requisitos adicionales proporcionales a sus circunstancias
especficas y, en cualquier caso, a la normativa aplicable.
Por ltimo, si bien la gestin de documentos siempre ha supuesto la gestin de
metainformacin, resulta imprescindible en el mbito digital que las funciones de creacin e
incorporacin de metadatos estn implantadas en los sistemas que producen y gestionan
documentos desde el momento en que se generan (en el caso de este Manual, a partir de la
digitalizacin) de forma que describan a la vez el contenido y el contexto de creacin del
documento; asimismo, que permitan que el documento sea una representacin fija de una
accin y permitan que sea recuperado y presentado con todo su significado.

mbito de aplicacin
El diseo de polticas adecuadas de gestin documental debera formar parte de la estrategia
de las organizaciones e involucrar a grupos interdisciplinarios que integren a gestores,
administradores, analistas de sistemas y archiveros. No existe un esquema de metadatos que
se ajuste a las necesidades de todas las organizaciones, sino que cada institucin debe
desarrollar el esquema como parte integrante de sus polticas de gestin documental. Las
decisiones sobre los requisitos dependern de las necesidades de la organizacin, el marco
reglamentario y los riesgos que afecten a las operaciones que realizan.

Objetivos
Los objetivos generales de este captulo, dentro del contexto descripto, son:
Impulsar en nuestros organismos el desarrollo de acciones sobre el tratamiento actual y
futuro de los documentos electrnicos (ya sean estos producto de un proceso de
digitalizacin o generados informticamente) que subrayen la importancia de producir
documentos autnticos, fiables, utilizables y accesibles; y que, a su vez, recojan las
condiciones de acceso, uso, conservacin (tiempo de guarda y, si cabe, eliminacin).
Contribuir a la preservacin de la memoria institucional de los organismos con el
desarrollo de recomendaciones que permitan el acceso futuro a los documentos, pues
estos son la plasmacin de sus actividades y funciones.
Entre los objetivos especficos se destacan:
Plantear un esquema del tipo de informacin que los organismos deberan capturar de
forma organizada para mantener la identidad, autenticidad, contenido, estructura y

52

contexto de los documentos administrativos electrnicos que producen a partir de un


proceso de digitalizacin, as como establecer los requerimientos esenciales para el
control de los mismos a lo largo de todo su ciclo de vida.
Favorecer,

de

esta

manera,

el

intercambio

de

documentos

entre

distintas

organizaciones y la interoperabilidad.
Insistir en la necesidad de incorporar el esquema desde el principio en un sistema de
estas caractersticas, puesto que el panorama ms inmediato en la gestin de
documentos ser hbrido,
Establecer un punto de partida para que, en el desarrollo de aplicaciones informticas
en nuestros organismos, se tenga en cuenta la importancia de la normalizacin de los
procedimientos y de la aplicacin de estndares internacionales.

EL ESQUEMA
Definicin
Segn la ISO 23081, un esquema de metadatos es un plan lgico que muestra las relaciones
entre los elementos e incorpora normalmente un conjunto de reglas, incluidas aquellas
relacionadas con la semntica y la sintaxis que permiten la gestin de metadatos.

Se trata en este captulo de presentar un esquema mnimo en relacin con la digitalizacin de


documentos, a partir del cual cada organismo podr desarrollar su set particular, ms
exhaustivo, y aadir los procedimientos y normas de uso propios. Tambin podr aplicar sus
esquemas de codificacin especficos, es decir, sus fuentes autorizadas: listas predefinidas,
clasificaciones, vocabularios controlados, etc., lo que ayuda a garantizar la calidad y la
consistencia de los valores asignados a los metadatos.

Metodologa
La base fundamental de este captulo ha sido el Esquema de metadatos para la
implementacin de la administracin electrnica en las Universidades. V.02 de los Archiveros
de Universidades Espaolas71. Como ya se ha mencionado, se utiliz la norma ISO 23081,
gua indispensable para comprender, implantar y utilizar metadatos dentro del marco de ISO
15489. Por ltimo, tambin se han analizado las Guas de aplicacin de la Norma Tcnica de
Interoperabilidad presentadas por el Esquema Nacional de Interoperabilidad del Gobierno de

71

Conferencia de Archiveros de Universidades Espaolas. Grupo de Trabajo de Documentos Electrnicos. Esquema


de metadatos para la implementacin de la administracin electrnica en las Universidades. V.02. 2009.

53

Espaa. Los panoramas presentados en la bibliografa fueron adaptados para un proceso de


digitalizacin para las organizaciones de la Administracin Pblica Nacional argentina.

Estructura
Es un esquema extensible, ya que cada organismo puede y debe adaptarlo desde distintas
perspectivas y acomodarlo a sus necesidades, con la posibilidad de aadir nuevos elementos o
subelementos segn lo crea conveniente.
El esquema consta de una serie de elementos que describen una unidad documental
determinada y las caractersticas tcnicas de su captura. Ese conjunto de elementos forma lo
que se denomina documento de metadatos, el cual debe ser gestionado correctamente. Es
esencial conservar este documento mientras exista el documento al que va asociado. Puede
optarse por mantenerlo separado, en cuyo caso se deber asegurar la conservacin de los
vnculos que lo unen a aquel. Otra opcin ser cerrar como un todo la unidad documental y el
documento de metadatos, conservndose ambos como un objeto de informacin. En ese caso
los procesos de gestin posteriores generarn actualizaciones con nuevos metadatos, y se
mantendr en todo momento la integridad del documento.
Se ha intentado definir las reglas de uso de los elementos de la manera ms precisa posible,
dando pautas sobre la formacin de la sintaxis, recomendando valores por defecto,
aconsejando seguir normas internacionales para su expresin, sugiriendo la obligatoriedad de
uso de cada elemento, etc. Esto supone un esfuerzo normalizador para minimizar el uso de
texto libre, ya que esa informacin es difcil de tratar por sistemas automatizados y trae
consigo problemas difciles de resolver: variacin en el uso de abreviaturas, utilizacin de
sinnimos, diferentes formatos de fechas, recuperacin y acceso ms lento.
Para facilitar la asignacin de metadatos a un documento, estos deberan heredarse o
derivarse del entorno de creacin de una unidad documental en el momento mismo de su
incorporacin al sistema. En algunos casos, podr establecerse la equivalencia para identificar
las fuentes de metadatos pertinentes y aplicarse a todos los documentos capturados dentro de
ese entorno. En otros casos, ser necesario el mapeo entre metadatos de sistemas concretos y
los del esquema. De cualquier manera, este esquema servir para identificar los elementos
especficos necesarios para gestionar documentos en la institucin.
Para su representacin, se ha optado por XML, por considerar que es uno de los lenguajes de
marcado ms utilizados. Esto favorece, a nuestro modo de ver, dos cuestiones fundamentales
a tener en consideracin: la conservacin a largo plazo y la interoperabilidad de sistemas. XML
trata el contenido de un documento digital como una estructura arbrea de elementos. Al final
del esquema, figura un ejemplo prctico en un documento de metadatos en XML y el XSD del
cual toma la estructura.

54

Recordemos que, si bien existen varias maneras de denominar a las distintas agrupaciones de
metadatos, en este manual se los clasifica segn sean de descripcin o tcnicos. En
consecuencia, el esquema est compuesto por diferentes elementos descriptivos y tcnicos.
Los metadatos descriptivos son aquellos que contienen los elementos requeridos para decidir
si el documento es el que se necesita utilizar. Por otro lado, los metadatos tcnicos siempre
de acurdo con la norma internacional ISO 23.081 presentan el sistema en que los
documentos han sido creados o incorporados, y las caractersticas tcnicas de los
componentes digitales que los integran.
Asimismo, el esquema propone en primer trmino los considerados como obligatorios y, a
continuacin, los optativos a determinar por los diferentes organismos de acuerdo con sus
necesidades. Algunos de ellos estn formados por distintos subelementos.

Elementos obligatorios para la digitalizacin


01 Identificador
02 Productor
02.01 Identificador de productor
02.02 Nombre
03 Serie documental
03.01 Cdigo serie
03.02 Ttulo serie
04 Ttulo
05 Nivel de descripcin
06 Fecha
06.01 Fecha inicial
06.02 Fecha final
07 Valoracin
07.01 Norma
07.02 Conservacin
07.03 Transferencia
07.04 Eliminacin
08 Entorno tecnolgico
08.01 Fecha y hora de captura
08.02 Nombre del operador
08.03 Dispositivo de captura (hardware)
08.04 Dispositivo de captura (software)
08.05 Formato
08.06 Resolucin

55

09 Acceso
09.01 Nivel de seguridad
09.02 Usuario
10 Relacin
10.01 Tipo de relacin
10.02 Documentacin relacionada
11 Tipo documental
12 Estado de elaboracin
12.01 Denominacin del estado

Es importante destacar que se deber implementar la mayor cantidad de descriptores


automticos o semiautomticos a los efectos de agilizar y facilitar el proceso de referenciacin,
disminuyendo de esa manera la intervencin de los operadores.
Algunos elementos contienen conjuntos de metadatos enlazados que, por razones de
integridad, necesitan ser mantenidos como una secuencia en lugar de ser tratados como
elementos independientes, lo que crea interdependencia entre estos. Esa interdependencia
debe quedar reflejada en el esquema.
Cada metadato se describe utilizando la siguiente estructura:
Identificador: cdigo que identifica el metadato.
Designacin del elemento: nombre normalizado con el que se designa el metadato.
Subelementos: listado de subelementos que pueden aplicarse dentro de un mismo metadato.
Cada uno de ellos est descripto como un elemento diferenciado, formando un conjunto que
constituye el metadato completo.
Especificaciones: observaciones e instrucciones sobre cmo introducir el metadato. La
informacin incluida puede ser variada: sintaxis, normas, valores por defecto, etc.
Repetible: indica si el metadato puede ser utilizado ms de una vez para describir la misma
unidad documental o no.
XSD: etiqueta que representa el metadato en lenguaje XSD.
Ejemplos: ejemplos ilustrativos para la aplicacin de metadatos, a nivel de unidad documental
en lenguaje XML.

Descripcin de los elementos obligatorios


Utilizamos XML Schema para describir la estructura y las restricciones del documento XML de
metadatos.
El documento XSD se encabeza de la siguiente manera:

56

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>


XSD

<xsd:schemaattributeFormDefault="unqualified"
elementFormDefault="qualified" version="1.0"
xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema">
<xsd:element name="documento">
<xsd:complexType>
<xsd:sequence>

Luego se da paso a la secuencia de metadatos, cuyas definiciones y especificaciones son:

01 Identificador

Definicin

Cdigo que identifica inequvocamente la unidad de


descripcin.
Cdigo que otorga automticamente el sistema a cada
unidad de descripcin segn el patrn que se le haya
establecido.
Esta informacin surge de la clasificacin documental.
Debe tomarse como referencia lo desarrollado en el

Especificaciones

Cap. 1, subsistema de clasificacin, asignacin de


cdigo de identificacin.
Se recomienda el uso de ISAD(G) en la forma:
pas_archivo_cdigo especfico.

Repetible
XSD
EJEMPLO

No
<xsd:element name="identificador" type="xsd:string" />
<identificador>

AR-AGN.DAI/MTSS.ST.DNRT.ccte.-

1966 C. 31 - 1</identificador>

02 Productor

<xsd:element name="productor">

XSD

<xsd:complexType>

<xsd:sequence>

57

Subelemento 02.01 Identificador de productor

Definicin

Cdigo que identifica inequvocamente la unidad productora de la


unidad documental.
Cdigo de un registro de autoridad atribuido a una determinada unidad
productora en una tabla controlada.

Especificaciones

Esta informacin surge de la clasificacin documental. Debe tomarse


como referencia lo desarrollado en el Cap. 1, subsistema de
clasificacin.

Repetible

No

XSD

<xsd:element name="identificador_de_productor" type="xsd:string" />

Ejemplo

<identificador_de_productor>MTSS.ST.DNRT</identificador_de_product
or>

Subelemento 02.02 Nombre

Definicin

Unidad productora de la unidad documental.


Nombre de un registro de autoridad atribuido a una
determinada unidad productora. Tabla controlada
con

Especificaciones

codificaciones

basadas

en

modelos

normalizados: EAD, ISAAR (CPF), etc.


Esta

informacin

surge

de

la

clasificacin

documental. Debe tomarse como referencia lo


desarrollado

en

el

Cap.

1,

subsistema

de

clasificacin.
Repetible

No

XSD

<xsd:element name="nombre" type="xsd:string" />


<nombre>Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

Ejemplo

Secretara de Trabajo. Direccin Nacional de


Relaciones del Trabajo</nombre>

</xsd:sequence>

XSD

</xsd:complexType>

</xsd:element>

58

03 Serie documental

<xsd:elementname="Serie_documental">

XSD

<xsd:complexType>

<xsd:sequence>

Subelemento 03.01 Cdigo serie

Definicin

Cdigo de la serie documental a la que pertenece la


unidad

documental,

correspondiente

una

determinada funcin o proceso.


Especificaciones

Tabla

controlada

que

reproduce

las

diferentes

funciones y actividades de la Organismo bajo una


estructura jerrquica y lgica, desde los conceptos ms
generales hasta los ms concretos.
Esta informacin surge de la clasificacin documental.
Debe tomarse como referencia lo desarrollado en el
Cap. 1, subsistema de clasificacin, cuadro de
clasificacin de fondos.
Codificaciones basadas en modelos normalizados
como ISDF, cuadro de clasificacin, etc.
Repetible

XSD

<xsd:element

name="codigo_serie"

maxOccurs="unbounded" type="xsd:string" />


Ejemplo

<codigo_serie>ccte</codigo_serie>

Subelemento 03.02 Ttulo serie

Nombre de la serie documental a la que pertenece la


Definicin

unidad

documental,

correspondiente

una

determinada funcin o proceso.


Especificaciones

Tabla controlada que reproduce las diferentes

59

funciones y actividades del organismo bajo una


estructura jerrquica y lgica, desde los conceptos
ms generales hasta los ms concretos.
Esta

informacin

surge

de

la

descripcin

documental. Debe tomarse como referencia lo


desarrollado

en

el

Cap.

1,

subsistema

de

descripcin.
Codificaciones basadas en modelos normalizados
como ISDF, cuadro de clasificacin, etc.
Repetible
XSD

Ejemplos

S
<xsd:element

name="titulo_serie"

maxOccurs="unbounded" type="xsd:string" />


<titulo_serie>Homologacin

de

Convenios

Colectivos de Trabajo por Empresa</titulo_serie>

</xsd:sequence>

XSD

</xsd:complexType>

</xsd:element>

04 Ttulo

Definicin

Nombre de la unidad documental.


Texto libre. Se recomienda, no obstante, que el
nombre facilite su identificacin, sirva de punto de
acceso reconocible para sus usuarios y para las
bsquedas, describa la funcin que documenta,
aporte

Especificaciones

informacin

contextual,

etc.

Por

ello

conviene que sea lo ms normalizado posible.


Siempre que se disponga de un vocabulario
controlado, pautas o reglas para la elaboracin de
los nombres, debern ser utilizados.
Esta

informacin

surge

de

la

descripcin

documental. Debe tomarse como referencia lo

60

desarrollado

en

el

Cap.

1,

subsistema

de

descripcin.
Repetible

No

XSD

<xsd:element name="titulo" type="xsd:string" />


<titulo>Convenio

Ejemplo

31

de

1966.

Asociacin

del

Personal Jerrquico de Gas del Estado con


Empresa Nacional Gas del Estado</titulo>

05 Nivel de descripcin

Definicin

Identificacin de la posicin de la unidad documental en una


jerarqua previamente establecida.
Posicin jerrquica de los materiales descritos en relacin con
otros registros de la misma fuente.

Especificaciones

Tabla controlada con los diferentes niveles de descripcin que


puede tener la unidad documental. Los elementos bsicos son
"Unidad Documental Simple", que es el documento, y "Unidad
Documental Compuesta", que es el expediente, con la
posibilidad de ampliarse a otros niveles segn la necesidad de
cada institucin: documento integrado en expediente, serie, etc.
La seleccin de uno u otro nivel tambin determina qu
metadatos deben ser asignados, ya que algunos metadatos no
pueden aplicarse a todos los niveles, como es el caso de "tipo
de documento" para el nivel de "expediente".
Esta informacin surge de la descripcin documental. Debe
tomarse como referencia lo desarrollado en el Cap. 1,
subsistema de descripcin.

Repetible

No

XSD

<xsd:elementname="nivel_de_descripcion" type="xsd:string" />

Ejemplo

<nivel_de_descripcion>Expediente</nivel_de_descripcion>

61

06 Fecha

<xsd:element name="fecha">

XSD

<xsd:complexType>

<xsd:sequence>

Subelemento 06.01 Fecha inicial

Definicin

Fecha extrema inicial de la unidad de descripcin.

Especificaciones

Fecha que asigna automticamente el sistema


informtico en el momento en que se crea la unidad
documental.
Segn ISO 8601:
YYYY-mm-dd
Thh:mm:ss
YYYYmmddThhmmss
Esta

informacin

surge

de

la

descripcin

documental. Debe tomarse como referencia lo


desarrollado

en

el

Cap.

1,

subsistema

de

descripcin, Registro General de [Documentos].


Repetible

No

XSD

<xsd:element name="fecha_inicial" type="xsd:date"


/>

Ejemplos

<fecha_inicial>1966-07-06</fecha_inicial>

Subelemento 06.02 Fecha final

Definicin

Fecha extrema final de la unidad de descripcin.

Especificaciones

Fecha que asigna automticamente el sistema


informtico en el momento en que se cierra la
unidad documental.
Segn ISO 8601:
YYYY-mm-dd
Thh:mm:ss

62

YYYYmmddThhmmss
Esta

informacin

surge

de

la

descripcin

documental. Debe tomarse como referencia lo


desarrollado

en

el

Cap.

1,

subsistema

de

descripcin, Registro General de [Documentos].

Repetible

No

XSD

<xsd:element name="fecha_final" type="xsd:date" />

Ejemplos

<fecha_final>1967-09-08</fecha_final>

</xsd:sequence>

XSD

</xsd:complexType>

</xsd:element>

07 Valoracin

<xsd:element name="valoracion">

XSD

<xsd:complexType>

<xsd:sequence>

Subelemento 07.01 Norma

Definicin

Cdigo de resolucin o cdigo de norma del


calendario de conservacin que le es aplicable.
En la Administracin Pblica Nacional se trata del
Decreto 1571/81 o del Dictamen del Archivo
General

de

la

Nacin

sobre

el

plazo

de

conservacin.

63

Especificaciones

Resolucin o acuerdo de valoracin contenido en el


calendario de conservacin del organismo. El
metadato se informar mediante el cdigo de la
resolucin

que

otorgue

el

calendario

surge

de

la

de

conservacin.
Esta

informacin

evaluacin

documental. Debe tomarse como referencia lo


desarrollado

en

el

Cap.

1,

subsistema

de

Conservacin.
Repetible

No

XSD

<xsd:element name="norma" type="xsd:string" />

Ejemplos

<norma>Dictamen AGN 25/03/2010</norma>

Subelemento 07.02 Conservacin

Definicin

Destino final de la unidad de descripcin y plazos de


retencin que deben ser aplicados.

Especificaciones

Norma o acuerdo sobre la conservacin de la unidad


documental en su fase inactiva, recogido en el
calendario de conservacin establecido en cada
organismo.
Tabla controlada con las posibles opciones, por
ejemplo: conservacin permanente, eliminacin total,
conservacin parcial, muestreo, etc.
Esta informacin surge de la evaluacin documental.
Debe tomarse como referencia lo desarrollado en el
Cap. 1, subsistema de conservacin.

Repetible

No

XSD

<xsd:element

name="conservacion"

type="xsd:string" />
Ejemplos

<conservacion>Conservacin
permanente</conservacion>

Subelemento 07.03 Transferencia

Definicin

Fecha de transferencia al sistema de gestin del


Archivo.

64

Especificaciones

Hace referencia a la fecha en la que el Archivo


adquiere el control de la unidad documental a travs
de su propio sistema de gestin. Esto no implica el
traslado "fsico", ya que puede seguir alojado en un
servidor o repositorio externo.
Calendario

de

conservacin

con

los

valores

asignados segn la normativa y el sistema de


valoracin

de

series

establecidos

en

cada

organismo.
Fecha. Segn ISO 8601:
YYYY-mm-dd
Thh:mm:ss
YYYYmmddThhmmss
Esta

informacin

surge

de

la

evaluacin

documental. Debe tomarse como referencia lo


desarrollado

en

el

Cap.

1,

subsistema

de

conservacin.
Repetible

No

XSD

<xsd:element name="transferencia" type="xsd:date"


/>ia>

Ejemplos

<transferencia>2007-09-05</transferencia>

Subelemento 07.04 Eliminacin

Definicin

Fecha

prevista

de

eliminacin

de

la

unidad

documental, siempre que no sea de conservacin


permanente.
Especificaciones

Calendario

de

conservacin

con

los

valores

asignados segn la normativa y el sistema de


valoracin

de

series

establecidos

en

cada

organismo.
Para documentacin eliminable: Fecha. Segn ISO
8601:

YYYY-mm-dd;

Thh:mm:ss;

YYYYmmddThhmmss
En

caso

de

conservacin

permanente,

debe

consignarse claramente esa opcin, de manera que

65

la eliminacin quede bloqueada.


Esta informacin surge de la evaluacin documental.
Debe tomarse como referencia lo desarrollado en el
Cap. 1, subsistema de conservacin.
Repetible

No

XSD

<xsd:element name="eliminacion" type="xsd:string"


/>

Ejemplo

<eliminacion>No corresponde</eliminacion>

</xsd:sequence>

XSD

</xsd:complexType>

</xsd:element>

08 Entorno tecnolgico de captura


Los siguientes subelementos mnimos obligatorios corresponden a un proceso de digitalizacin
como el que se propone en este Manual. Si el organismo estuviese interesado en la produccin
de documentos electrnicos nativos a este set, debern agregarse aquellos metadatos
mnimos para su gestin.

<xsd:elementname="entorno_tecnologico_de_captura">

XSD

<xsd:complexType>

<xsd:sequence>

Subelemento 08.01 Fecha y hora de captura

Definicin

Fecha y hora en la que se realiza la captura.

Especificaciones

Fecha

que

asigna

automticamente

el

sistema

informtico en el momento de la captura del documento


o de su procesamiento, en caso de tratarse de un

66

documento compuesto por varias imgenes.


Repetible

No

XSD

<xsd:elementname="fecha_y_hora_de_captura"
type="xsd:dateTime" />

Ejemplo

<fecha_y_hora_de_captura>2001-1026T21:32:52</fecha_y_hora_de_captura>

Subelemento 08.02 Nombre del operador

Definicin

Nombre del operador o supervisor responsable de la


captura del documento.

Especificaciones

Datos del jefe del equipo de captura (podra ser el


CUIT).

Repetible

No

XSD

<xsd:element

name="nombre_del_operador"

type="xsd:string" />

Ejemplo

<nombre_del_operador>Francisco
Quintana</nombre_del_operador>

Subelemento 08.03 Dispositivo de captura (hardware)

Definicin

Informacin

acerca

de

las

caractersticas

del

hardware utilizado para la captura.


Especificaciones

Marca y modelo del escner. Puede completarse con


resolucin, velocidad de captura e interfaz.

Repetible

No

XSD

<xsd:element

name="dispositivo_de_captura-

hardware" type="xsd:string" />


Ejemplo

<dispositivo_de_captura-hardware>Escaner
Expression

Epson

10000XL</dispositivo_de_captura-

hardware>

67

Subelemento 08.04 Dispositivo de captura (software)

Definicin

Informacin

acerca

de

las

caractersticas

del

software utilizado para la captura.


Especificaciones

Datos del software utilizado para la captura de la


imagen o su procesamiento en caso de tratarse de
documentos compuestos por varias imgenes.

Repetible

XSD

<xsd:element

name="dispositivo_de_captura-

software-version"

maxOccurs="unbounded"

type="xsd:string" />
Ejemplo

<dispositivo_de_captura-software-version>Epson
Scan

66778</dispositivo_de_captura-software-

version>

Subelemento 08.05 Formato

Definicin

Estructura de la unidad documental que determina


la codificacin de la informacin para almacenarla y
ser representada a posteriori.
Descripcin estructural de una secuencia de datos
en un lenguaje de programacin en el que se
especifica el tipo, la longitud y la disposicin de
cada elemento

Especificaciones

El formato de un documento viene generalmente


recogido en la extensin de su nombre: .pdf, .doc,
.xml, .mp3, etc.
Aporta informacin tcnica para la conservacin de
la unidad documental y sobre las polticas de
migracin aplicables.

Repetible

No

XSD

<xsd:element name="formato" type="xsd:string" />

Ejemplo

<formato>JPG,

nivel

de

compresin:

15/100</formato>

68

Subelemento 08.06 Resolucin

Definicin

Medidade
detalles

la
del

capacidad
documento

para

capturar

original,

los

a menudo

cuantificada en pxeles por pulgada.


Especificaciones

Datos de los PPP utilizado para la captura de las


imgenes del documento.

Repetible

No

XSD

<xsd:element name="resolucion" type="xsd:string"


/>

Ejemplo

<resolucion>200ppp a 8 bits</resolucion>

</xsd:sequence>

XSD

</xsd:complexType>

</xsd:element>

09 Acceso

<xsd:element name="acceso">

XSD

<xsd:complexType>

<xsd:sequence>

Subelemento 09.01 Nivel de seguridad

Definicin

Definicin del nivel de seguridad del documento.

Especificaciones

Tabla controlada con los niveles de seguridad


establecidos en cada organismo, que identifican las
diferentes opciones de acceso: libre acceso, acceso
restringido, informe previo.

69

Esta

informacin

surge

del

acceso

la

documentacin. Debe tomarse como referencia lo


desarrollado

en

el

Cap.

1,

subsistema

de

accesibilidad.
Repetible

No

XSD

<xsd:elementname="nivel_de_seguridad"
type="xsd:string" />

Ejemplo

<nivel_de_seguridad>Libre
acceso</nivel_de_seguridad>

Subelemento 09.02 Usuario

Definicin

Identificacin

del

perfil

de

usuario

con

sus

determinados permisos de acceso y su uso de la


unidad documental.
Especificaciones

Tabla controlada con los perfiles de usuarios


definidos en cada organismo para cada unidad
documental.
Cada usuario lleva asociados los permisos de
consulta, modificacin, creacin, etc., segn su perfil.
Esta

informacin

surge

del

acceso

la

documentacin. Debe tomarse como referencia lo


desarrollado

en

el

Cap.

1,

subsistema

de

accesibilidad.
Repetible

XSD

<xsd:element

name="usuario"

maxOccurs="unbounded" type="xsd:string" />


Ejemplo

<usuario>Unidad

Productora;

Archivo;

Usuario

externo</usuario>

</xsd:sequence>

XSD

</xsd:complexType>

</xsd:element>

70

10 Relacin
Vnculo existente entre una determinada unidad de descripcin y otras unidades. Las
relaciones deberan ser recprocas.

<xsd:element

name="relacion"

maxOccurs="unbounded">
XSD

<xsd:complexType>

<xsd:sequence>

Subelemento 10.01 Tipo de relacin

Definicin

Naturaleza de la relacin existente entre la unidad de


descripcin y las otras unidades.

Especificaciones

Tabla controlada con las diferentes opciones de relacin


establecidas en cada organismo.
Esta informacin surge de la clasificacin documental.
Debe tomarse como referencia lo desarrollado en el Cap.
1, subsistemas de clasificacin y de descripcin.

Repetible

No

XSD

<xsd:elementname="tipo_de_relacion" type="xsd:string"
/>

Ejemplos

<tipo_de_relacion>Contiene</tipo_de_relacion>

Subelemento 10.02 Documentacin relacionada

Definicin

Unidades documentales que mantienen algn tipo de relacin con la


unidad de descripcin.

Especificaciones

Tabla

controlada

que

identifica

unvocamente

las

unidades

documentales que estn relacionadas al mismo o a distinto nivel de


agregacin.
Esta informacin surge de la clasificacin documental. Debe tomarse
como referencia lo desarrollado en el Cap. 1, subsistemas de

71

clasificacin y de descripcin.
Repetible

No

XSD

<xsd:elementname="documentacion_relacionada"

type="xsd:string"

/>
Ejemplos

<documentacion_relacionada>ARAGN.DAI/MTSS.ST.DNRT.ccte</documentacion_relacionada>

</xsd:sequence>

<xsd:attribute
XSD

name="numero"

type="xsd:int"

use="required" >

</xsd:complexType>

</xsd:element>
11 Tipo Documental

Definicin

Modelo estructurado y reconocido que adopta un


documento, en el desarrollo de una competencia
concreta sobre la base de una regulacin y cuyo formato,
contenido informativo o soporte son homogneos.

Especificaciones

Tabla controlada que reproduce los distintos tipos


documentales existentes en la Administracin Pblica
Nacional segn la normativa vigente y las buenas
prcticas archivsticas.
Esta informacin surge de la descripcin documental.
Debe tomarse como referencia lo desarrollado en el Cap.
1, subsistema de descripcin.

Repetible

XSD

<xsd:element

name="tipo_documental"

maxOccurs="unbounded" type="xsd:string" />


Ejemplo

<tipo_documental>Expediente</tipo_documental>

72

12 Estado de elaboracin
Este elemento refiere al estado en que se encuentra un documento al momento de su captura.
Se sugiere no digitalizar documentos que estn en fase de tramitacin. No obstante, si se opta
por hacerlo, es necesario establecer inequvocamente el estado del trmite y establecer la
forma en que se actualizarn los metadatos conforme se modifique el estado de tramitacin.

Definicin

Indicacin del estado de la situacin de elaboracin de un


documento, original o los distintos tipos identificados de copia.

Especificaciones

Tabla controlada que reproduce los

distintos

estadios

de

elaboracin de un documento en la Administracin Pblica


Nacional segn la normativa vigente y las buenas prcticas
archivsticas. Si no estuviese confeccionada esta tabla, deber
realizarse previo al proceso de digitalizacin.
Esta informacin surge de la descripcin documental. Debe
tomarse como referencia lo desarrollado en el Cap. 1, subsistema
de descripcin, Registro General de [Documentos].
Repetible

XSD

<xsd:element

name="estado_de_elaboracion"

maxOccurs="unbounded" type="xsd:string" />


Ejemplo

<estado_de_elaboracion>Finalizado</estado_de_elaboracion>

</xsd:sequence>
XSD

</xsd:complexType>
</xsd:element>
</xsd:schema>

Adems de estos metadatos mnimos obligatorios, cada organismo deber considerar cules
otros necesitar incorporar en su proyecto. Aqu presentamos algunos que podran ser de
utilidad.

ELEMENTOS OPCIONALES
13 Resumen
14 Descriptores
15 Integridad72
El elemento Integridad no es obligatorio dado que se pueden generar proyectos de digitalizacin que no supongan
la aplicacin de firma digital (ej. el Plan de Modernizacin Tecnolgica del Archivo General de la Nacin). En caso de
ser necesaria su instrumentacin, el organismo debe desarrollar los correspondientes metadatos mnimos para
garantizar su buena implementacin.
72

73

15.01 Responsable de la firma


15.02 Certificado de la firma
15.03 Fecha/hora
15.04 Validacin de la Firma, segn la poltica de firma del organismo
16 Idioma
17 Preservacin
18 Historial de eventos
18.01 Identificador de evento
18.02 Fecha/hora
18.03 Tipo de evento
18.04 Descripcin de evento
18.05 Responsable del evento
19 Versin
20 Identificadores
21 Permisos
22 Encriptacin
23 Jurisdiccin

EJEMPLOS
Ejemplo XML
<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" standalone='yes' ?>
<!--Agenda Digital - Gestion Documental- Set de Metadatos Minimo Obligatorio-->
<documento
xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
xsi:noNamespaceSchemaLocation="SetDeMetadatos.xsd" >
<identificador> AR-AGN.DAI/MTSS.ST.DNRT.ccte.- 1966 C. 31 - 1</identificador>
<productor>
<identificador_de_productor>MTSS.ST.DNRT</identificador_de_productor>
<nombre>Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Secretara de Trabajo. Direccin
Nacional de Relaciones del Trabajo</nombre>
</productor>
<serie_documental>
<codigo_serie>ccte</codigo_serie>
<titulo_serie>Homologacin

de

Convenios

Colectivos

de

Trabajo

por

Empresa</titulo_serie>
</serie_documental>

74

<titulo>Convenio 31 de 1966. Asociacin del Personal Jerrquico de Gas del Estado con
Empresa Nacional Gas del Estado</titulo>
<nivel_de_descripcion>Expediente</nivel_de_descripcion>
<fecha>
<fecha_inicial>1966-07-06</fecha_inicial>
<fecha_final>1967-09-08</fecha_final>
</fecha>
<valoracion>
<norma>Dictamen AGN 25/03/2010</norma>
<conservacion>Conservacin permanente</conservacion>
<transferencia>2007-09-05</transferencia>
<eliminacion>No corresponde</eliminacion>
</valoracion>
<entorno_tecnologico_de_captura>
<fecha_y_hora_de_captura>2001-10-26T21:32:52</fecha_y_hora_de_captura>
<nombre_del_operador>Francisco Quintana</nombre_del_operador>
<dispositivo_de_captura-hardware>Escaner

Epson

Expression

10000XL</dispositivo_de_captura-hardware>
<dispositivo_de_captura-software-version>Epson Scan - 66778</dispositivo_de_capturasoftware-version>
<formato>JPG, nivel de compresin: 15/100</formato>
<resolucion>200ppp a 8 bits</resolucion>
</entorno_tecnologico_de_captura>
<acceso>
<nivel_de_seguridad>Libre acceso</nivel_de_seguridad>
<usuario>Unidad Productora; Archivo; Usuario externo</usuario>
</acceso>
<relacion numero="1">
<tipo_de_relacion>Contiene</tipo_de_relacion>
<documentacion_relacionada>ARAGN.DAI/MTSS.ST.DNRT.ccte</documentacion_relacionada>
</relacion>
<relacion numero="2">
<tipo_de_relacion>Contiene</tipo_de_relacion>
<documentacion_relacionada>ARAGN.DAI/XXXXXXXXXXX.ccte</documentacion_relacionada>
</relacion>

75

<tipo_documental>Expediente</tipo_documental>
<estado_de_elaboracion>Finalizado</estado_de_elaboracion>
</documento>

Ejemplo xsd
<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<xsd:schema attributeFormDefault="unqualified" elementFormDefault="qualified" version="1.0"
xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema">
<xsd:element name="documento">
<xsd:complexType>
<xsd:sequence>
<xsd:element name="identificador" type="xsd:string" />
<xsd:element name="productor">
<xsd:complexType>
<xsd:sequence>
<xsd:element name="identificador_de_productor" type="xsd:string" />
<xsd:element name="nombre" type="xsd:string" />
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
</xsd:element>
<xsd:element name="serie_documental">
<xsd:complexType>
<xsd:sequence>
<xsd:element name="codigo_serie" maxOccurs="unbounded" type="xsd:string" />
<xsd:element name="titulo_serie" maxOccurs="unbounded" type="xsd:string" />
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
</xsd:element>
<xsd:element name="titulo" type="xsd:string" />
<xsd:element name="nivel_de_descripcion" type="xsd:string" />
<xsd:element name="fecha">
<xsd:complexType>
<xsd:sequence>
<xsd:element name="fecha_inicial" type="xsd:date" />
<xsd:element name="fecha_final" type="xsd:date" />
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>

76

</xsd:element>
<xsd:element name="valoracion">
<xsd:complexType>
<xsd:sequence>
<xsd:element name="norma" type="xsd:string" />
<xsd:element name="conservacion" type="xsd:string" />
<xsd:element name="transferencia" type="xsd:date" />
<xsd:element name="eliminacion" type="xsd:string" />
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
</xsd:element>
<xsd:element name="entorno_tecnologico_de_captura">
<xsd:complexType>
<xsd:sequence>
<xsd:element name="fecha_y_hora_de_captura" type="xsd:dateTime" />
<xsd:element name="nombre_del_operador" type="xsd:string" />
<xsd:element name="dispositivo_de_captura-hardware" type="xsd:string" />
<xsd:element

name="dispositivo_de_captura-software-version"

maxOccurs="unbounded" type="xsd:string" />


<xsd:element name="formato" type="xsd:string" />
<xsd:element name="resolucion" type="xsd:string" />
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
</xsd:element>
<xsd:element name="acceso">
<xsd:complexType>
<xsd:sequence>
<xsd:element name="nivel_de_seguridad" type="xsd:string" />
<xsd:element name="usuario" maxOccurs="unbounded" type="xsd:string" />
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
</xsd:element>
<xsd:element name="relacion" maxOccurs="unbounded" >
<xsd:complexType>
<xsd:sequence>
<xsd:element name="tipo_de_relacion" type="xsd:string" />
<xsd:element name="documentacion_relacionada" type="xsd:string" />

77

</xsd:sequence>
<xsd:attribute name="numero" type="xsd:int" use="required" />
</xsd:complexType>
</xsd:element>
<xsd:element name="tipo_documental" maxOccurs="unbounded" type="xsd:string" />
<xsd:element name="estado_de_elaboracion" maxOccurs="unbounded" type="xsd:string"
/>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
</xsd:element>
</xsd:schema>

78

Descripcin del proceso


tcnico de digitalizacin

79

Introduccin
En este captulo se describen los criterios tcnicos que se deben aplicar en un proceso de
digitalizacin, sin importar qu tan complejo o simple sea dicho proceso. La digitalizacin en s
es una tarea propia de un operador tcnico, por lo tanto, resulta necesaria una explicacin de
aquellas caractersticas que tienen una incidencia directa en la transformacin de un
documento papel en una imagen digital.

Definicin y garanta de imagen fiel


Se define la digitalizacin como el proceso tecnolgico que permite convertir un documento en
soporte papel o en otro soporte no electrnico en uno o varios archivos electrnicos que
contienen la imagen codificada, fiel e ntegra del documento en cuestin.
La imagen digital obtenida a travs de un proceso de digitalizacin, aunque no pueda ser
completamente idntica al documento en soporte papel (imgenes que por su condicin
puedan o permitan ser retocadas para una mejor legibilidad), s debera ser suficientemente fiel
al contenido original y garantizar su integridad. La aplicacin proporcional de las exigencias de
fidelidad e integridad especficas de cada documento ser establecida por cada organizacin
segn la normativa aplicable en cada caso y segn los estndares internacionales que
apliquen, por ejemplo la norma ISO 15801.
La diferencia entre una reproduccin fotogrfica analgica y una reproduccin fotogrfica digital
estriba en que la primera obtiene la imagen sobre una emulsin qumica fotosensible (pelcula
fotogrfica), mientras que la reproduccin digital captura una imagen de formato electrnico por
medio de un sensor y construye su representacin mediante una cadena de bits. Esta cadena
de bits, interpretada por un computador, presenta una reproduccin de la imagen en pantalla.
El documento digitalizado debe tener asociados, de forma complementaria, metadatos
relacionados con el proceso de digitalizacin y de seguridad que reflejen las caractersticas
tcnicas de la imagen electrnica capturada.

As, los componentes digitales de un documento electrnico sern:

Imagen electrnica del documento.

Metadatos mnimos obligatorios que garanticen la interoperabilidad documental en la


Administracin

Pblica

Nacional,

considerando

la

posibilidad

de

reflejar

las

caractersticas propias del proceso de conversin que tiene todo documento electrnico.

Si corresponde, firma electrnica o firma digital, que avala la integridad del resultado de
la aplicacin del proceso de digitalizacin y que se aplicar de acuerdo con lo
establecido por la Ley 25506.

80

Se puede aadir un cdigo de seguridad al generar el documento, como el Hash.

En sntesis, el objetivo final del proceso de digitalizacin es la creacin de un documento


electrnico entendido como un objeto digital formado por la imagen digital obtenida, sus
metadatos y, si corresponde, la firma asociada al proceso de digitalizacin.
Una imagen fiel de un documento papel, con la integridad suficiente a efectos probatorios, es
un conjunto de componentes digitales que representan el contenido, aspecto y caractersticas
del documento original y que contribuyen a garantizar la fidelidad de la imagen (que podra, en
cualquier caso, venir avalada por la firma electrnica o digital correspondiente al proceso de
digitalizacin). Por lo tanto, el proceso de digitalizacin debe respetar las proporciones del
documento de origen y no aadir caracteres o grficos que no figurasen en aquel.
La calidad de la imagen es interpretada de forma proporcional a las exigencias de fidelidad e
integridad especficas del documento, que sern establecidas por cada organizacin segn la
normativa de aplicacin en cada caso. Estas exigencias, que pueden incluir tanto la criticidad
de los documentos para una organizacin, su gestin de riesgos y la aplicacin de regulaciones
especficas, son generalmente establecidas mediante procesos de gestin documental.

Factores que determinan la calidad de la imagen


La informacin sobre las propiedades de un archivo de imagen no est dada solo por su
extensin, sino por la informacin presente en el encabezado (header), el cual describe cmo
leerlo e interpretarlo. Los formatos de archivo varan en trminos de resolucin, profundidad
de bits, capacidades de color y soporte para compresin y metadatos (ver en anexo 2, tabla
de Formatos de archivo de imgenes comunes). Los valores que se asignen para
la resolucin, profundidad de bits, informacin de color y metadatos variarn de acuerdo con el
tipo de documento y con las necesidades del organismo. Por ejemplo, tiene poco sentido crear
una imagen a todo color solo para guardarla en un formato que no acepta ms de 8 bits (el
caso de GIF).
La seleccin del formato tambin estar relacionada con la posibilidad de aplicar una tcnica
de compresin con o sin prdida de calidad.
Adems, el formato debera ser abierto y bien documentado, ampliamente soportado y
compatible en todas las plataformas. A pesar de que hay inters en otros formatos, como por
ejemplo PNG, SPIFF y Flashpix, uno de los ms utilizados en preservacin es el TIFF, del cual
pueden derivarse otras versiones digitales para acceso y consulta.

81

Nivel de resolucin
La resolucin es la capacidad de distinguir los detalles espaciales finos. Sin embargo, no es un
concepto nico, sino que depende del medio en el que la imagen vaya a ser visualizada o
tratada. As, podemos hablar de resolucin de un archivo digital, resolucin de impresin,
resolucin de semitono, resolucin de escaneado, etc.
El concepto ms ligado a la imagen digital es el de resolucin del archivo digital, definida como
el nmero de pxeles distintos que tiene una imagen por unidad de longitud en pulgadas, es
decir, la densidad de estos en la imagen. Un pxel es una unidad de informacin, no una unidad
de medida, ya que no se corresponde con un tamao concreto. Un pxel puede ser muy
pequeo (0.1 milmetros) o muy grande (1 metro). Los trminos pixels-per-inch (pxeles por
pulgada) (ppi) y dots-per-inch (puntos por pulgada) (dpi) son generalmente utilizados para
expresar la resolucin de imgenes digitales, aunque no son exactamente lo mismo73.
El aumento de la resolucin permite capturar detalles ms precisos. Sin embargo, en algn
punto, una mayor resolucin no tendr como resultado una ganancia evidente en la calidad de
la imagen, sino un mayor tamao de archivo. La clave es determinar la resolucin necesaria
para capturar todos los detalles importantes que estn presentes en el documento fuente.
Las resoluciones de escaneado ms frecuentemente utilizadas en documentos blanco y negro
son 200, 300 y 400 puntos por pulgada. En la digitalizacin de imgenes color de alta calidad,
son tpicas resoluciones de 1.200 a 2.400 puntos por pulgada (ver Anexo 2).

Profundidad de bits o resolucin cromtica


La profundidad de bits es determinada por la cantidad de bits utilizados para definir cada pxel.
Cuanto mayor sea la profundidad de bits, tanto mayor ser la cantidad de tonos (escala de
grises o color) que puedan ser representados. Las imgenes digitales se pueden producir en
blanco y negro (en forma bitonal), a escala de grises o a color.
Una imagen bitonal est representada por pxeles que constan de 1 bit cada uno, que pueden
representar dos tonos (negro y blanco), utilizando los valores 0 para el negro y 1 para el blanco
o viceversa.
Una imagen a escala de grises est compuesta por pxeles representados por mltiples bits de
informacin, que tpicamente varan entre 2 a 8 bits o ms.
Una imagen a color est tpicamente representada por una profundidad de bits entre 8 y 24 o
incluso superior a esta. En una imagen de 24 bits, los bits por lo general estn divididos en tres

73

En trabajos con imgenes destinadas a la impresin se maneja el concepto de resolucin de impresin, que se
refiere a la capacidad mxima de discriminacin que tiene una mquina de impresin, es decir, los puntos de tinta o
tner que puede colocar una impresora u otro dispositivo de impresin dentro de una pulgada para imprimir la imagen.
La unidad de medida utilizada para esto son los puntos por pulgada lineal (dpi, doths per inch) y no pxeles, ya que
estos son una unidad de informacin y no de medida.

82

grupos: 8 para el rojo, 8 para el verde, y 8 para el azul. Para representar otros colores se
utilizan combinaciones de esos bits. Una imagen de 24 bits ofrece 16,7 millones (224) de
valores de color.

Rango dinmico
El rango dinmico es el rango de diferencia tonal entre la parte ms clara y la ms oscura de
una imagen. Cuanto ms alto sea el rango dinmico, se pueden potencialmente representar
ms matices, a pesar de que el rango dinmico no se correlaciona en forma automtica con la
cantidad de tonos reproducidos. Por ejemplo, el microfilm de alto contraste exhibe un rango
dinmico amplio, pero presenta pocos tonos. El rango dinmico tambin describe la capacidad
de un sistema digital de reproducir informacin tonal.
Esta capacidad es ms importante en los documentos de tono continuo que exhiben tonos que
varan ligeramente, y en el caso de las fotografas es el aspecto ms importante de la calidad
de imagen.

Formatos admitidos
Existen diferentes formatos de ficheros de imgenes en el mercado. Cada uno presenta
caractersticas especficas, ventajas e inconvenientes con relacin a su capacidad para
soportar distintas profundidades de bits, de colores, de metadatos, de aceptar o no distintas
tcnicas de compresin. La utilizacin de un determinado formato conllevar en ocasiones la
aplicacin de determinadas tcnicas de compresin. Adems, la tcnica seleccionada para la
obtencin de la imagen digital, ya sea con o sin compresin, podra provocar en mayor o menor
grado algn tipo de prdida con relacin al original, por ejemplo prdida de nitidez, marcas de
agua u otras caractersticas del soporte papel. Como se ha mencionado anteriormente, la
admisibilidad de tales prdidas depender de la aplicacin por parte de cada organizacin de
los criterios establecidos segn la normativa aplicable y, en cualquier caso, ser proporcional a
la finalidad de la imagen obtenida.
La seleccin del formato tambin estar relacionada con la posibilidad de aplicar una tcnica
de compresin con o sin prdida de calidad.
Adems, el formato debe ser abierto y bien documentado, ampliamente soportado y compatible
en todas las plataformas. A pesar de que hay inters en otros formatos, como por
ejemplo PNG, SPIFF, y Flashpix, uno de los formatos ms utilizado en preservacin es el TIFF,
del cual pueden derivarse otras versiones digitales para acceso y consulta.

83

Compresin de los archivos


La compresin se

utiliza

para

reducir

el

tamao

del

archivo

de imagen para

su

almacenamiento, procesamiento y transmisin. El tamao del archivo para las imgenes


digitales puede ser muy grande, dependiendo del formato elegido, y ello complica las
capacidades

informticas

de

redes

de

muchos

sistemas.

Todas

las

tcnicas

de compresin abrevian la cadena de cdigo binario en una imagen sin comprimir, a una forma
de

abreviatura

matemtica,

basada

en

complejos

algoritmos.

Existen

tcnicas

de

compresin estndar y otras patentadas. En general, es mejor utilizar una tcnica


de compresin estndar y ampliamente compatible, antes que una patentada, que puede
ofrecer compresin ms eficiente y/o mejor calidad, pero que puede no prestarse a un uso o a
estrategias de preservacin digital a largo plazo.
En la comunidad de las bibliotecas y los archivos hay un importante debate acerca del uso de
la compresin en archivos maestros de imgenes.
Los sistemas de compresin tambin pueden caracterizarse como sin prdida o con prdida.
Los sistemas sin prdida abrevian el cdigo binario sin desechar informacin, por lo que,
cuando se descomprime la imagen, esta es idntica bit por bit al original. La compresin sin
prdida se utiliza con mayor frecuencia en el escaneado bitonal de material de texto.
Por su parte, los sistemas con prdida, como por ejemplo el JPEG, utilizan una manera de
compensar o desechar la informacin menos importante, basada en un entendimiento de la
percepcin visual. Sin embargo, puede ser extremadamente difcil detectar los efectos de
la compresin con prdida, y la imagen puede considerarse "sin prdida visual".
La compresin con prdida puede tener un marcado impacto sobre la calidad de la imagen,
especialmente si el nivel de compresin es alto. En general, cuanto ms enriquecido sea el
archivo, tanto ms eficiente y sustentable es la compresin.
La compresin con prdida tpicamente se utiliza con imgenes tonales.

Tamao del archivo


El tamao se calcula aproximadamente multiplicando el rea de superficie (altura x ancho) de
un documento a ser escaneado por la profundidad de bits y el nivel de resolucin elevado al
cuadrado (dpi2). Debido a que el archivo de imagen se representa en bytes, que estn
formados por 8 bits, se divide esta cifra por 8.
Tamao de archivo = (altura x ancho x profundidad de bits x dpi) / 8
Tamao de archivo = (dimensiones de pxel x profundidad de bits) / 8
Una imagen posee gran cantidad de informacin redundante, que bien podra compactarse.
Por ejemplo, una zona totalmente blanca es redundante a nivel de bits. En lugar de tener
muchos bits repetidos que describan a los pxeles blancos, puede tenerse un nico bit y la

84

informacin de cuntas veces debe repetirse para rearmar esa zona. Cada una de las tcnicas
de descompresin apunta a un tipo distinto de imagen final, de acuerdo con el uso que se le
vaya a dar, como as tambin cada tcnica tiene sus ventajas y desventajas.

Patrn de referencia para la captura digital


El Departamento de Investigacin de la Universidad de Cornell aboga por una metodologa
para determinar los requisitos de conversin, basada en las siguientes pautas:
Evaluacin de los atributos del documento (detalle, tono, color);
Definicin de las necesidades de los usuarios actuales y futuros;
Caracterizacin objetiva de las variables relevantes (por ejemplo: tamao del detalle,
calidad deseada, poder de resolucin del sistema);
Correlacin entre variables por medio de frmulas;
Confirmacin de resultados por pruebas y evaluaciones.

Cornell adopt y perfeccion una frmula de ndice de Calidad (QI) para textos impresos que
fue desarrollada por el Comit de normas C10 de AIIM. En esta frmula se traslad al mundo
digital el mtodo de ndice de calidad desarrollado para las normas de preservacin de
microfilmacin. La frmula QI para escanear textos relaciona la calidad (QI) con el tamao de
carcter (h) en mm y la resolucin (dpi). Al igual que en la norma de preservacin de
microfilmacin, la frmula QI digital prev niveles de calidad de imagen: apenas legible (3,0),
mnima (3,6), buena (5,0), y excelente (8,0).
Tabla: Conversin de valores mtricos a ingleses:

1 mm = 0,039 pulgadas
1 pulgada = 25,4 mm

La frmula para el escaneado bitonal proporciona una generosa muestra en exceso para
compensar errores de registro y reduccin de calidad, debido a que limita el umbral de la
informacin a pxeles blancos y negros.
Frmula QI bitonal para textos impresos
QI = (dpi x 0,039h)/3
h = 3QI/0,039dpi
dpi = 3QI/0,039h
Nota: si el valor de h est expresado en pulgadas, omita 0,039.

85

Requisitos de resolucin para textos impresos: Comparacin entre letras escaneadas con
diferentes resoluciones.
Algunos textos escritos requerirn escaneado en escala de grises o a color por los siguientes
motivos:

Las pginas estn muy manchadas;

El papel se ha oscurecido al punto de que es difcil limitar la informacin a pxeles


puramente blancos y negros;

Las pginas contienen grficos complejos o informacin contextual importante (por


ejemplo: grabados en relieve, anotaciones);

Las pginas contienen informacin de color (por ejemplo: tintas de diferentes colores).

Frmula QI de escala de grises o color para textos impresos:


QI = (dpi x 0,039h)/2
h = 2QI/0,039dpi
dpi = 2QI/0,039h
Nota: si el valor de h est expresado en pulgadas, omita 0,039.

Los manuscritos y otro tipo de materiales que no son de texto, y que representan grficos
basados en bordes definidos como mapas, bosquejos y grabados no ofrecen una mtrica
fija equivalente. Para tales documentos, una mejor representacin del detalle sera el ancho de
la lnea, el trazo o la marca ms fina que pueda ser capturada en el sustituto digital. Para
representar totalmente ese tipo de detalle, por lo menos deberan cubrirlo dos pxeles. Por
ejemplo, un original con un trazo que mida 1/100 pulgadas debe ser escaneado con una
resolucin de por lo menos 200 dpi para resolver completamente su caracterstica ms fina.
Para el escaneado bitonal, este requisito sera mayor (digamos, por ejemplo, 3 pxeles por
caracterstica) debido a la posibilidad de errores de las muestras y la limitacin del umbral a
pxeles blancos y negros.

Cornell desarroll la siguiente correlacin entre la calidad de la imagen percibida y la cobertura


de pxeles:

Tabla: ndice de calidad para representacin del trazo


QI

Evaluacin de calidad

excelente

1,5

buena

cuestionable,

confirme

la

86

calidad en la pantalla
<1

entre mala e inaceptable

Frmula QI de escala de grises/ color para el


trazo
dpi = QI/0,039w

Esta frmula establece una correlacin entre QI, dpi y el ancho de trazo (w) determinado en
mm. En este caso, QI se basa en la evaluacin de calidad anterior, que se correlaciona con la
cantidad de pxeles que cubren el trazo (por ejemplo: 2 = excelente). Nota: si el valor de w est
expresado en pulgadas, omita el 0,039.
Para el escaneado bitonal, la frmula se ajusta para compensar la prdida de caractersticas en
el proceso de umbral:

Frmula QI bitonal para el trazo


dpi=1,5QI/0,039w

87

Flujo de trabajo (workflow)


de digitalizacin

88

A continuacin se describirn las etapas bsicas de todo proceso de digitalizacin, tomando


como base la Gua de digitalizacin de la Red de Archivos Comarcales, de la Subdireccin
General de Archivos y Gestin Documental de la Generalitat de Catalunya (2010).

Seleccin y preparacin documental


Seleccin documental
Antes de iniciar la digitalizacin, debe realizarse una seleccin del material, de modo que este
resulte apropiado para ser digitalizado, evitando que se gasten recursos en trabajos que no son
necesarios, o resulten improductivos posteriormente.
En la seleccin debe intervenir, entre otros, la seccin de Archivo, la cual tiene mayor
conocimiento sobre el estado de conservacin, la frecuencia de consulta y el valor patrimonial e
histrico de la documentacin.

Se tendrn en cuenta los siguientes criterios para seleccionar la documentacin a digitalizar:


a) Contenido. Debe valorarse si la informacin registrada en los documentos reviste
relevancia suficiente como para que la inversin de recursos resulte redituable. Es
relevante preguntarse si la digitalizacin de un fondo o una serie documental genera
nuevas posibilidades de difundir y acceder al material.
b) Demanda. Es necesario analizar si el nivel de peticiones de la documentacin es alto,
puesto que un elevado nivel de uso implica que el material experimenta una mayor
manipulacin y consecuente degradacin.
c) Acceso. Es importante analizar si la digitalizacin permitira el acceso a
documentacin que en el presente se encuentra inaccesible por distintos motivos: los
originales se encuentran dispersos en diversas instituciones o en custodia de privados,
se encuentran en malas condiciones de conservacin y en consecuencia fuera de
consulta, su lectura resulta dificultosa, etc.
d) Estado fsico de la documentacin. El deterioro del estado de conservacin del
soporte documental y su posible destruccin incide en la decisin de digitalizar, pero
debe considerarse qu tan alto es el grado de deterioro y cules son sus posibilidades
de manipulacin para evaluar si el proceso de digitalizacin puede incidir negativamente
en la documentacin y, por lo tanto, no debe efectuarse. Asimismo, en caso de ser muy
malas las condiciones de conservacin, puede evaluarse la posibilidad de realizar
previamente tareas de restauracin sobre la documentacin.
En determinados soportes documentales, como es el caso de los documentos
audiovisuales, la obsolescencia tecnolgica y la imposibilidad de garantizar el acceso en
el largo plazo son factores que pueden respaldar la decisin de digitalizar.

89

e) Propiedad intelectual y proteccin de datos personales y sensibles.


Resulta imprescindible analizar la legislacin vigente sobre propiedad intelectual con
relacin a la documentacin, y si en algn modo se estara vulnerando el respeto a los
datos personales y sensibles, de acuerdo con la normativa especfica.

Preparacin de la documentacin
Antes de pasar a la fase de captura, es necesario preparar la documentacin para llegar a los
mejores resultados. La preparacin se compone de tres pasos ineludibles.
Descripcin:
La documentacin a digitalizar debe estar descripta de acuerdo con los requisitos del sistema
de gestin documental (Ver captulo 1).
Contar con instrumentos de descripcin apropiados permite el adecuado control de la
documentacin durante el proceso de digitalizacin (salida y retorno); posibilita la trazabilidad
de los ficheros digitales, en lo que refiere a la captura, el control de calidad, el tratamiento de la
imagen, su preservacin en determinado repositorio digital, etc; facilita la aplicacin de
controles de calidad; permite una adecuada codificacin de los ficheros digitales con el uso de
un cdigo que identifique archivo, fondo, serie y unidad documental, enlazando el contenido de
la descripcin al documento digital; y permite evaluar adecuadamente los costos de la
digitalizacin, ya que requiere de un control exacto del volumen de la documentacin en
cuestin.
Agrupacin de la documentacin:
La documentacin debe estar organizada fsica y conceptualmente de acuerdo con los
parmetros de la clasificacin y ordenacin archivsticas, para optimizar el procedimiento de la
captura.
Tratamiento fsico:
Es necesario revisar el estado de los documentos y en funcin de ello evaluar la realizacin de
tareas de conservacin o restauracin.
Para esto, se debe examinar la integridad de los documentos uno por uno. Segn cul sea la
situacin, se llevarn adelante distintos tratamientos fsicos (extraccin de elementos ajenos al
soporte, como los clips o ganchos, limpieza superficial del documento, proteccin del
documento, o restauracin, por ejemplo), para no daar ni al documento ni la mquina, y lograr
una adecuada calidad de captura.

90

Si se tratara de documentos audiovisuales, hay que comprobar previamente si existen equipos


reproductores en buen estado apropiados a los formatos analgicos que se digitalizarn.

Fase de captura
En esta instancia el documento analgico se convierte en digital.
El pasaje por las etapas de seleccin y preparacin permite conocer ya las caractersticas de la
documentacin y, en consecuencia, planificar los parmetros de la captura.

Ajuste de los parmetros de captura


Se trata de una decisin muy importante en estrecha relacin con las posibilidades de uso de
los documentos digitales. Dado que un proceso de captura es una tarea masiva y que requiere
de un gran gasto econmico, antes debe reflexionarse atentamente acerca de los parmetros
de captura, en funcin de las caractersticas de la documentacin y de los fines para los cuales
se est digitalizando. En torno a estas reflexiones, vase el captulo 1.

Codificacin
El cdigo de identificacin debera incluir, mnimamente, el pas (AR), el organismo de la
administracin pblica correspondiente, el fondo, la seccin, la serie, la unidad documental y el
nmero de imagen.
En el caso argentino, la denominacin nica est regulada solo hasta el nivel de la
identificacin del pas (AR). Est pendiente la unificacin de criterios para identificar los
organismos dentro de la Administracin Pblica Nacional, de manera tal que cada uno posea
un identificador nico y no se los confunda entre s.
Por debajo del nivel de la institucin, el sistema de codificacin ha sido regulado por el Consejo
Internacional de Archivos, de manera tal de normalizar la identificacin, dando cuenta del
fondo, seccin, serie y unidad documental de que se trate.

Control de la calidad de las capturas


El primer control de calidad debe efectuarlo el operador que realice la captura, controlando
adems que la indexacin de los documentos sea correcta.
Asimismo, se prev, al final del proceso, un ltimo control de calidad antes de dar el visto
bueno al proyecto y firmar la conformidad.

91

Tratamiento de los ficheros digitales


En esta instancia se debe realizar el tratamiento de las imgenes, la asignacin de metadatos y
la generacin de los ficheros.

Tratamientos y mejoras de las imgenes


Segn el tipo de documentacin digitalizada y sus usos, puede aplicarse procesos de mejora.
Algunos de ellos son: limpieza y eliminacin del ruido, eliminacin del moar, luminosidad y
contraste, correccin de la orientacin, eliminacin de mrgenes, eliminacin de oblicuidad
(negativa o positiva).

Asignacin de metadatos
Esta tarea resulta esencial para una gestin adecuada: los metadatos son imprescindibles para
la correcta identificacin, gestin, acceso, uso y preservacin de los documentos digitales.
En este manual se propone un modelo de metadatos mnimos para utilizar con documentos
digitalizados, que se encuentra detallado en el captulo 2.

Estructura de los ficheros digitales


La estructura interna de carpetas debe seguir lo prescripto por el subsistema de clasificacin
del sistema de gestin documental (vase captulo 1).

Devolucin de la documentacin
Al finalizar el proceso de digitalizacin, debe devolverse la documentacin, respetando el orden
original en el que se encontrara y sin empeorar las condiciones de preservacin.

Verificacin de la calidad del proceso


Es importante verificar la calidad del proceso para corroborar el cumplimiento de los objetivos.
La valoracin de las digitalizaciones debe realizarse en tres niveles (visualizacin/sonido,
codificacin y datos asociados), sobre la base de un muestreo del 20% de los objetos digitales.
En caso de deteccin de irregularidades, el muestreo debe aumentar hasta deducir el alcance
de las dificultades.
La verificacin abarcar la evaluacin del resultado de la digitalizacin (nivel de fidelidad,
ausencia de defectos), el anlisis de los cdigos de ficheros, la organizacin de los discos
(comprobar que se asignaron los nombres correctos a los documentos y se los estructur

92

adecuadamente) y el chequeo de los datos asociados (correcta asignacin de metadatos a


cada archivo digital).

Preservacin
Es necesario recordar la importancia de mantener la accesibilidad, recuperabilidad, legibilidad y
fiabilidad en el tiempo. En este sentido, resulta esencial instalar en todo proyecto de
digitalizacin una adecuada poltica de preservacin antes de comenzar las tareas, para
asegurarse que la inversin realizada en digitalizacin est respaldada en el mediano y largo
plazo. Para profundizar en la cuestin, vase en el captulo 1, el subsistema de preservacin.

Firma digital en el proceso de digitalizacin


Ms all de lo mencionado en el captulo 1, si el organismo que lleva adelante un proceso de
digitalizacin considera necesario o til el firmado digital de las imgenes as obtenidas, debe
tener en cuenta que quien firma digitalmente es la persona que supervisa el proceso de
digitalizacin y se encuentra en capacidad por su competencia de validarlo. De acuerdo con las
buenas prcticas, podr certificar que la copia obtenida es copia fiel del original.
En el caso de un rea especfica de digitalizacin en el mbito de la Administracin Pblica, la
persona encargada de firmar deber tener una designacin formal (mediante acto
administrativo) para el cumplimiento de esa funcin, y se deber evaluar todas las condiciones
de idoneidad para su cumplimiento.
Los funcionarios pblicos que tienen esta capacidad por su cargo o funcin mantienen su
capacidad para copias digitalizadas; debern, no obstante, estar en conocimiento del
cumplimiento de las buenas prcticas o polticas de la organizacin sobre el proceso de
digitalizacin.

93

Tecnologas de referencia

94

Introduccin
En los distintos proyectos de la Administracin Pblica que involucran tecnologas de
informacin, se suele ubicarlas como el centro de atencin del proyecto. Si bien muchas veces
esto puede resultar, en general es recomendable conocer nuestras necesidades funcionales
antes que pensar en cualquier tecnologa. De esta manera nos aseguramos que tenemos un
panorama claro de nuestras necesidades tcnicas para establecer criterios con los cuales
evaluar las distintas soluciones tecnolgicas que nos ofrece el mercado.
La pregunta que responde este captulo es: Cules son los aspectos mnimos que tenemos
que evaluar de las tecnologas de digitalizacin para seleccionar la que ms se ajusta a
nuestras necesidades? En consecuencia, establecemos tres pasos para responder la pregunta
de modo simple:

1.- Ubicar la necesidad en un escenario definido. La definicin de escenarios es una manera


arbitraria pero ordenada de establecer situaciones concretas de referencia, las cuales sirven
para comprender de modo sencillo cules son las variables funcionales que se deben
considerar como criterios de evaluacin de las tecnologas de informacin involucradas.
2.- Conocer (o definir) las condiciones de partida. Es necesario conocer un conjunto de
supuestos que se establecen, tambin como referencia, con el fin de definir las caractersticas
de los originales a digitalizar. Esto es necesario dado que no podemos evaluar si las
tecnologas a incorporar en nuestro proyecto de digitalizacin se adecuan a nuestras
necesidades sin conocer el estado y la funcionalidad de los documentos originales. A los
efectos de este manual, se definen condiciones de un caso hipottico.
3.- Describir conceptualmente las funcionalidades de las tecnologas de referencia.
Bsicamente se describen algunas de las caractersticas de dos tecnologas involucradas en la
digitalizacin, los escneres y las Storage Area Network (en adelante SAN). Es decir,
tecnologa para la conversin de soporte y para el almacenamiento respectivamente. Cabe
sealar que, en caso de grandes volmenes de documentos sobre todo documentos de
textos y multimedia (imgenes, audio, video, etc.) se debern evaluar tecnologas tales como
Network Attached Storage (NAS), no contempladas en esta versin del manual.

1.- Ubicar la necesidad


Dentro de los escenarios generales descriptos en el captulo 1 digitalizacin orientada a la
tramitacin digital con papelizacin al final del proceso, digitalizacin de documentos para su
uso informativo, documentos digitalizados con valor probatorio que eventualmente reemplacen
al original y produccin de documento electrnico, cada organismo deber analizar si la
necesidad o utilidad de la digitalizacin proyectada est en funcin de:

95

Simple cambio de soporte. (Escner, formatos estndar). En este escenario la digitalizacin


puede ser espordica, o bien cubrir una necesidad puntual que no requiere una sistematizacin
(el cambio de formato para enviar la copia de un original en papel por un medio electrnico,
dada su conveniencia). Por lo cual debemos prestar atencin a la tecnologa del escner a
utilizar y los formatos con los cuales vamos a trabajar una vez digitalizado el original. En este
caso no se necesita almacenamiento porque no se requiere hacer la digitalizacin de modo
sistmico.
Disponibilidad de informacin. (Escner, formatos, SAN, tecnologa de discos). En este
escenario, adems del cambio de soporte revisado en el anterior, se requiere que la
informacin que se digitaliza se encuentre disponible. Ello obliga a evaluar tecnologas para el
almacenamiento de la informacin en soporte electrnico: entran en juego variables como la
cantidad de informacin a digitalizar, la velocidad con la que se digitaliza, el porcentaje de
disponibilidad que tiene que tener esa informacin, la frecuencia de consulta, entre otros.
Todas estas cuestiones deben conocerse de forma previa a la adquisicin, ya que sentaran las
bases para la eleccin de SAN y de la tecnologa de discos a utilizar, entre otras.
Ambos puntos comparten las premisas de los dos primeros escenarios (tramitacin digital con
papelizacin al final y digitalizacin de documentos para su puro uso informativo)
Reemplazar74. (Escner, formatos, SAN, tecnologa de discos, cintas de backup). Cada
uno de los escenarios va sumando nuevos requerimientos a los anteriores: se requiere en este
caso reemplazar el soporte de las copias de respaldo de la informacin, es decir, guardar
cintas de backup en lugar de papeles. Ahora bien, aqu las variables aumentan: adems de
considerar las correspondientes al escenario anterior, debemos tener en cuenta el tiempo de
guarda, el volumen de informacin a guardar (cuando el volumen es considerable se deben
evaluar tecnologas estndares de eliminacin de datos redundantes), la verificacin de la
consistencia de los datos guardados, la frecuencia de backups, la migracin de soportes
(seguir leyendo la informacin en las copias de seguridad cuando cambia la tecnologa
interoperabilidad temporal-), y todo aquello que va a conformar parte de las polticas de
backup. Al igual que en el caso anterior, estas cuestiones deben conocerse de forma previa a
la adquisicin de la tecnologa, ya que sentaran las bases para las elecciones a realizar.
Instalada claramente en el escenario 3 (digitalizacin para reemplazar los documentos
originales por copias digitales), esta opcin debe considerar, adems de lo relacionado con el
back up, la tecnologa que pudiera incidir en cuestiones de autenticidad, fiabilidad e integridad
de los documentos.
Informatizar75. (Escner, formatos, SAN, tecnologa de discos, cintas de backup, software
de gestin). Este escenario, el cuarto de los reseados, es completamente diferente a todos

74
75

Siempre y cuando las condiciones de preservacin y la normativa permitan dicho reemplazo.


No se tratar este escenario dado que excede el alcance del presente documento.

96

los dems y excede el alcance de este manual: la informatizacin no solo requiere digitalizar
los originales en papel, sino que tambin y sobre todo exige dejar de trabajar con
originales en papel y generarlos en soporte electrnico de manera nativa. La informatizacin
necesita de todas las tecnologas anteriores ms un software de gestin para los documentos
electrnicos. Es por esto que, frente a cualquiera de los escenarios anteriores que puedan
requerir un software de estas caractersticas, probablemente sea necesario informatizar y no
solo digitalizar; lo recomendable entonces es reconsiderar un nuevo relevo funcional de las
necesidades tcnicas involucradas.
2.- Condiciones de partida
En funcin de lo mencionado en el captulo 3, y por fuera de la situacin puntual que posea el
organismo interesado en digitalizar, se darn por cumplidas en este apartado ciertas
condiciones de partida confeccionadas en un caso hipottico, el cual brinda un marco
determinado til para evaluar las funcionalidades de las tecnologas a incorporar. No obstante,
cada organismo tendr su propio marco de referencia y deber hacer dicha evaluacin en
funcin de este ltimo y no del caso hipottico aqu tratado.
Entonces, las condiciones de partida que suponemos cumplidas son:
Se posee acceso a los documentos originales.
Se conoce el volumen de documentos originales a digitalizar.
Se conoce con qu velocidad (o frecuencia) media se realiza la conversin de soporte
completa (con todos los procedimientos necesarios para su fcil recuperacin).
Caractersticas conocidas de los originales a digitalizar y los documentos digitalizados:
Formato del original (imagen, texto, audio, imgenes en movimiento, etc).
Estado (anlisis del estado de preservacin que determine si pueden ser
digitalizados en modo automtico o manual).
Tipo documental (expediente, decreto, resolucin, memo, etc.).
Soporte del original (papel, vinilo, film, etc.).
Plazo de retencin (indicar el plazo y si debe ser conservado de forma
permanente).
Formato del documento destino (ver tabla adjunta de formatos estndares).
La preparacin requerida por las buenas prcticas de la gestin documental se supone
realizada, y de esta se tomarn los datos mnimos necesarios para recuperar la informacin
digitalizada, como por ejemplo: fecha, organismo, rea, asunto, firmante, nmero de
identificacin de (decreto, resolucin, dictamen, etc.).
Con respecto a este ltimo punto, es necesario aclarar que muchas veces la recuperacin de la
informacin digitalizada es delegada al OCR (Optical Character Recognizer). Esto es un error:
el hecho de poseer documentos digitales en formato de texto y no de imagen resultado de un

97

OCR no asegura que la informacin pueda ser fcilmente recuperada. Luego del OCR deben
efectuarse controles de calidad manuales que contrasten el resultado de este proceso con la
imagen digital o bien con el documento original. Asimismo, el hecho de poseer un documento
cuyo contenido sea un texto en lugar de una imagen no implica que posea metadatos, ni que
estos estn completos y/o correctamente asignados.

3.- Funcionalidades de la tecnologa (escneres)


3.1.- Calidad de la copia digital
La calidad de la captura de los originales en formatos analgicos se corresponde con la
definicin de la digitalizacin, particularmente con la muestra digital. Ms all de cul sea el
formato del original, es necesario demandarle a la tecnologa esta definicin o precisin para el
cambio de soporte. En el pasaje del analgico al digital, debe corresponderse en general con
las definiciones o precisiones que posee el software que va a reproducir la copia digital, con el
formato elegido para representar esa copia, y con la capacidad de almacenamiento disponible
para la cantidad de copias que se requiera almacenar en soporte digital.
EN el caso de los documentos en papel podemos tener texto e imgenes: los textos
generalmente se encuentran en blanco y negro y las imgenes en color. Para cada uno de
estos casos podemos definir una resolucin mnima en funcin del escenario en el cual nos
encontremos y de las caractersticas de los originales a digitalizar.
Resolucin: Es el grado de detalle con el cual un escner puede reproducir la imagen
obtenida. Su unidad de medida es el dpi (dots per inch) o puntos por pulgada (ppp), y cuanto
mayor sea la resolucin, mayor la calidad de la imagen final. Si se escanean documentos con
el solo objetivo de almacenarlos y luego recuperarlos para su visualizacin, una resolucin de
300 dpi se considera razonable, y el consumo de espacio rondar los 50-60 Kb por pgina
(tamao A4). La resolucin mnima establecida en los ETAP para los escneres de
documentos es de 600x600 dpi; no obstante, puede variar en funcin del escenario,
considerando que en general un valor inferior a 300 dpi no es recomendable. Otras
recomendaciones mnimas de los ETAP son:

Profundidad de bits blanco y negro: la recomendacin mnima del ETAP es de 8 bits.

Profundidad de bits color: la recomendacin mnima del ETAP es de 24 bits.

Calibracin de la paleta de colores: se debera realizar la calibracin de la paleta de


colores a travs del uso de estndares de referencia internacionales.

3.2.- Tecnologa del entorno operativo


En funcin de las definiciones que hayamos resuelto sobre la base de lo mencionado en el
captulo 3, y considerando los procesos y el escenario en que nos encontramos, podemos
definir las tecnologas mnimas para el entorno operativo de trabajo.

98

En general, el entorno operativo para la conversin de soportes (analgico a digital) requiere de


un escner, una PC con un software de captura, y una UPS que asegure una continuidad en un
tiempo razonable ante eventuales interrupciones del suministro elctrico.
Cuando los equipamientos que se requieran sean de uso profesional es decir que exista alta
demanda de requerimientos basados en el volumen y la frecuencia de conversin, por
ejemplo se deben considerar algunos factores que no aparecen en los escenarios menos
demandantes: cuanto ms grande y poderoso es el escner, ms el calor que irradia, y esto es
muy perjudicial para las placas que controlan el dispositivo. En ciertos casos, si una placa est
sobrecalentada, es muy posible que capte una imagen totalmente negra. Para prevenir esto, es
necesario que el escner est en una sala con aire acondicionado.
Otro factor de los entornos operativos de alta demanda puede ser el nivel de ruido producido
por el escner, sobre todo los de vaco. Si un operador debe pasar varias horas por da
trabajando en estas condiciones, debern tomarse las medidas necesarias para que el ruido no
lo perturbe; tanto este factor como el anterior son prcticamente despreciables en escneres
con demandas menos exigentes.

3.3.- Tipo de escaneo


En funcin del escenario y las caractersticas de los documentos originales se puede optar por
diferentes tipos de escaneo: manual, automtico y semiautomtico.
En lneas generales, la opcin automtica se reserva para cuando las condiciones del
documento permiten colocarlo en una bandeja de alimentacin automtica del escner. Las
otras opciones resultan vlidas para cuando los documentos no se encuentran en condiciones
de ser tomados automticamente por un equipo, y requieren de intervencin humana para
acompaar el proceso. En el caso de que los documentos se encuentren en un estado delicado
de conservacin, y/o que la importancia del documento requiera que se manipule
cuidadosamente, tenemos las otras opciones. Hay que sealar que, por ms automtico que
sea el procedimiento, siempre se requerir de un operario para la supervisin del proceso.
Una de las primeras cualidades que debe determinarse es si se necesita escaneo en modo
simple o dplex. Si bien con un escner de una sola cmara pueden digitalizarse documentos
doble faz (pasando cada papel dos veces), se corre el riesgo de que queden documentos con
una cara sin escanear y que ello genere problemas posteriores. Adems, es mayor el tiempo
que se pierde sacando el papel, dndole vuelta y pasndolo otra vez.
La forma en la que el escner se alimenta de documentos pasa por dos modalidades: el modo
manual implica poner y sacar cada hoja que se quiere digitalizar, exactamente igual a una
fotocopiadora; el otro modo hace uso de alimentadores automticos, que pueden presentarse
como parte componente del escner o como una opcin de compra separada, variando incluso

99

la tecnologa utilizada para su construccin. Los puntos a evaluar de un alimentador automtico


son los siguientes:

cantidad de hojas que soporta.

posibilidad de agregar papeles sin detener la marcha del escner.

tamao mximo de hoja aceptada.

forma de ajuste del tamao del papel en el alimentador.

facilidad de resolucin de un atasco de papel.

Los escneres utilizan mecanismos de transporte del papel similares a los de una
fotocopiadora o a los de una cmara de microfilm. Cada tipo de transporte del papel aporta
ventajas y desventajas, pero cada uno es aplicable segn el tipo y el estado de los papeles que
se van a digitalizar. Los tipos de transporte usados actualmente son los siguientes:
Cama plana: Si bien est dentro de la clasificacin de tipos de transporte, el escaneo flatbed lo
que hace precisamente es no mover el papel, trabajando de forma similar a una fotocopiadora.
El papel es apoyado sobre un vidrio (o cama plana) debajo del cual una lmpara se desliza
con movimientos horizontales, barriendo toda la superficie del documento. Su principal ventaja
es que se requiere poco trabajo previo de preparacin, ya que si el papel posee ganchitos o
est roto puede procesarse sin problemas en este tipo de escneres (no as en uno de rodillos,
en los que puede causarse un dao irreparable si no se acondiciona correctamente el papel).
Como desventajas, el escaneo de cama plana solo es de simple lado y adems es mucho ms
lento que el realizado con cintas o rodillos.
En la actualidad existen escneres de documentos de mesa, similares a una lmpara de mesa:
en lugar de una bombilla se ubica una cmara, la cual toma la imagen del documento a
digitalizar. En general pueden ser un reemplazo til de la fotocopiadora cuando lo que se
requiere es obtener una copia rpida de un documento de texto o imagen al cual no se le exija
una gran resolucin.
Rodillos: El papel es apretado entre dos rodillos de goma, y pasado por una cmara. La
ventaja es que el mecanismo es muy sencillo de reparar si se presenta alguna falla, y adems
son de bajo costo. Sin embargo, como demrito est el hecho de que pueden llegar a pasar
dos o ms hojas juntas, falla que se produce por la imposibilidad de ajustar la distancia entre
los rodillos de goma de acuerdo con el grosor del papel, o bien, cuando los rodillos estn
gastados y la friccin entre ambos no es pareja.
Cintas transportadoras: El papel es arrastrado entre dos sets de cintas opuestas que lo
transportan hacia la cmara. La imagen es entonces proyectada a travs de espejos hacia la
lente de la cmara y, dado que el papel no pasa sobre vidrio, este tipo de transporte es ideal
para manipular papel que contenga clips o ganchos. Si el papel se atasca dentro del escner,
es muy fcil quitarlo.

100

Cilindros: Este tipo de mecanismo hace que el papel sea arrastrado a travs de un cilindro
que gira continuamente, pasando el papel frente a la cmara de captura. En vez de pequeos
rodillos superiores e inferiores, hay dos cilindros con bandas. La desventaja se presenta
cuando el tamao del papel es muy pequeo: los atascos son muy complicados de resolver ya
que no siempre queda bien visible el lugar en el que la hoja qued trabada. Otra desventaja es
que los escneres con cilindros tienden a torcer el papel con mayor grado que los de cintas o
rodillos.
Escner planetario: Se utiliza para libros y en general cuando los documentos originales se
encuentran encuadernados, como por ejemplo libros de actas o contables, o cualquier otro tipo
de encuadernacin. Suelen poseer dos cmaras que toman las imgenes de cada una de las
pginas del libro, el cual se deposita en una plataforma, generalmente en forma de V.
Algunos suelen tener vidrios que mantienen las hojas en la posicin correcta para ser
escaneadas. Suelen usarse en archivos, museos y bibliotecas. Si bien los equipos comerciales
son caros, existen modelos armados bajo la filosofa open hardware: en este caso se debe
poseer un software lo suficientemente desarrollado para controlar el disparo de las cmaras y
la gestin de pginas para rearmar el documento en soporte electrnico.
Escner de vaco: Este tipo de escneres aplican un complejo mecanismo que involucra
cintas transportadoras y bombas de vaco. Las cintas transportadoras poseen orificios por los
cuales la bomba de vaco succiona y pega el papel a la cinta transportadora, pasando as por
las cmaras. Este mecanismo tiene un alto grado de deteccin de alimentacin de doble hoja.
Por lo general, son utilizados cuando el volumen de documentacin es muy alto y las
condiciones de los originales son variadas, ya que es posible digitalizar directamente papeles
con ganchos, papeles arrugados o papeles rotos.
La lista anteriormente enumerada no pretende describir todos los tipos de escaneo existentes
en el mercado, sino exponer algunas de sus funcionalidades que sirvan como ejemplo sobre
aquellos aspectos a tener en cuenta para evaluar su tecnologa.

4.- Funcionalidades de la tecnologa SAN (Storage Area Network)


Casos de uso:

Se posee repositorios de datos crticos que se encuentran dispersos en varios


servidores o sistemas conectados a la red LAN de los usuarios, la que posee altos
niveles de colisin de trfico.

Se requiere backup de datos centralizado, rpido, confiable y desatendido.

Se requiere escalabilidad del rendimiento (velocidad de acceso) y de la capacidad de


almacenamiento.

Se requiere simplicidad y flexibilidad en la provisin de almacenamiento.

101

Se requiere facilidad para compartir archivos entre varias plataformas (Unix, Windows,
Linux, etc.).

Se requiere disponibilidad de datos mejorada.

Se aclara que las soluciones del tipo SAN no tienen relacin alguna con soluciones del
tipo NAS, ya que estas ltimas utilizan para el acceso al almacenamiento de datos la
misma red LAN que se usa para acceder a los distintos servicios de red, lo que se
contrapone con uno de los principales objetivos de la SAN: separar la red de datos de
la red de almacenamiento.

Tipos de discos a utilizar


El tipo de discos a utilizar en el diseo de una SAN depende de dos factores que son
inversamente proporcionales entre s: el tiempo de acceso y el costo de la solucin. Los discos
ms rpidos son ms caros, y por eso suelen ubicarse en arreglos o particiones donde no se
requiere almacenar grandes volmenes de datos, pero s un acceso rpido. Por otra parte, para
una cierta capacidad RAW un arreglo que por su arquitectura realiza operaciones de
escritura a mltiples discos, por ejemplo RAID 0 y 5 tendr un tiempo de acceso menor
cuanto ms discos se utilicen para su implementacin. No obstante, aumentar la cantidad de
discos aumenta simultneamente los costos. Por eso, la eleccin de la cantidad y tipo de
discos es una solucin de compromiso. Si ordenamos los distintos tipos de discos existentes en
el mercado segn su tiempo de acceso, tenemos (de menor a mayor): SSD, SAS, NL SAS y
SATA. Si hablamos de costos, el orden es exactamente a la inversa.

Capacidad de discos
Una consideracin a tener en cuenta es que RAID 0 (data stripping) reduce los tiempos de
acceso: si un RAID 0 est compuesto de M discos o arreglos, y cada disco o arreglo tiene un
tiempo de acceso T, el tiempo de acceso efectivo del conjunto RAID 0 ser de T/M. Por lo
tanto, dada una capacidad RAW a cubrir, si se apunta a reducir el tiempo de acceso a los
discos (tpicamente en bases de datos), es preferible adquirir una mayor cantidad de discos de
menor tamao por unidad, limitando para ello la capacidad mxima de los discos solicitados.
Sin embargo, si la prioridad es la economa y no el tiempo de acceso (tpicamente en file
servers), es preferible adquirir una menor cantidad de discos de mayor tamao por unidad,
limitando para ello la capacidad mnima de los discos a ofertar.

Uso de mltiples discos


Puede suceder que una misma SAN sea accedida por aplicaciones que requieran tiempos de
acceso reducidos, y otras que requieran volmenes de alta capacidad, pero cuyo tiempo de
acceso no sea crtico. En tal caso, a fin de encontrar una solucin de compromiso, se suele

102

solicitar que la SAN a proveer sea equipada con distintos tipos de discos, especificando un
porcentaje de cobertura de la capacidad inicial (CI) segn el tipo de disco seleccionado. En
general se recomienda un porcentaje no mayor al 5% para discos SSD, y no mayor al 20%
para discos SAS.

103

Digesto normativo

104

MARCO NORMATIVO DE LA DIGITALIZACIN


El gobierno electrnico: tramitacin electrnica, documento electrnico y
timbrado electrnico
El Decreto 378/0576 aprob los lineamientos estratgicos que debern regir el Plan Nacional de
Gobierno Electrnico y los Planes Sectoriales de Gobierno Electrnico de los organismos
comprendidos en el artculo 8 inciso a) y c) de la Ley 24.156 77 y modificatorias.
Entre otras acciones, establece que los organismos deben encargarse de implementar la
tramitacin electrnica, el documento electrnico y el timbrado electrnico, a fin de interactuar
con los ciudadanos a travs de medios electrnicos y transformar los procedimientos
administrativos con la incorporacin de este formato.
La autoridad de aplicacin es la Subsecretara de Tecnologas de Gestin (SSTG), conforme lo
dispuesto por la Ley de Ministerios, y el Decreto 22/1178 que aprob la estructura organizativa
de la Jefatura de Gabinete de Ministros y sus normas modificatorias y complementarias,
Decisin Administrativa 19/1279 y Resolucin JGM 85/1280.

La validez jurdica del documento electrnico y de la firma digital


A fin de impulsar el gobierno electrnico, es necesario dotar de validez jurdica a la
documentacin en formato digital. A tal fin se dict la Ley 25.50681 de Firma Digital, la cual
equipara en su validez jurdica el uso de la firma digital a firma manuscrita. Tambin dispone
que el documento digital satisface el requerimiento de la escritura y reconoce el empleo de la
firma electrnica.
Asimismo, la ley prescribe que el Estado Nacional deber utilizar dicha herramienta en su
mbito interno y en relacin con los administrados de acuerdo con las condiciones que se fijen
reglamentariamente en cada uno de sus Poderes. Con relacin al Sector Pblico Nacional
(SPN), establece que deber promover el uso masivo de la firma digital de tal forma que
posibilite el trmite de los expedientes por vas simultneas.
Ley N 25.506 (Sancionada: Noviembre 14 de 2001. Promulgada de Hecho: Diciembre 11 de
2001).
ARTCULO 11. Original. Los documentos electrnicos firmados digitalmente y los
reproducidos en formato digital firmados digitalmente a partir de originales de primera
generacin en cualquier otro soporte, tambin sern considerados originales y poseen, como

76

http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/105000-109999/105829/norma.htm
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/0-4999/554/texact.htm
78
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/190000-194999/191056/norma.htm
79
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/190000-194999/193801/norma.htm
80
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/190000-194999/194786/norma.htm
81
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/70000-74999/70749/norma.htm
77

105

consecuencia de ello, valor probatorio como tales, segn los procedimientos que determine la
reglamentacin.
ARTCULO 12. Conservacin. La exigencia legal de conservar documentos, registros o
datos, tambin queda satisfecha con la conservacin de los correspondientes documentos
digitales firmados digitalmente, segn los procedimientos que determine la reglamentacin,
siempre que sean accesibles para su posterior consulta y permitan determinar fehacientemente
el origen, destino, fecha y hora de su generacin, envo y/o recepcin.
ARTCULO 47. Utilizacin por el Estado Nacional. El Estado nacional utilizar las
tecnologas y previsiones de la presente ley en su mbito interno y en relacin con los
administrados de acuerdo con las condiciones que se fijen reglamentariamente en cada uno de
sus poderes.
ARTCULO 48. Implementacin. El Estado nacional, dentro de las jurisdicciones y entidades
comprendidas en el artculo 8 de la Ley 24.156, promover el uso masivo de la firma digital de
tal forma que posibilite el trmite de los expedientes por vas simultneas, bsquedas
automticas de la informacin y seguimiento y control por parte del interesado, propendiendo a
la progresiva despapelizacin.
En un plazo mximo de 5 (cinco) aos contados a partir de la entrada en vigencia de la
presente ley, se aplicar la tecnologa de firma digital a la totalidad de las leyes, decretos,
decisiones administrativas, resoluciones y sentencias emanados de las jurisdicciones y
entidades comprendidas en el artculo 8 de la Ley 24.156.
El Decreto 2628/0282 reglamentario de la ley referida deja en manos de cada uno de los
Poderes y Administraciones, reglamentar la digitalizacin de procedimientos y trmites internos
de la Administracin Pblica Nacional, de las Administraciones Pblicas Provinciales, y de los
Poderes Legislativos y Judiciales del orden nacional y provincial.
Art. 37. Despapelizacin del Estado. Sin perjuicio de la aplicacin directa de la ley en lo
relativo a la validez jurdica de la firma electrnica, de la firma digital y de los documentos
digitales, la implementacin de las disposiciones de la ley y del presente decreto para la
digitalizacin de procedimientos y trmites internos de la Administracin Pblica Nacional, de
las Administraciones Pblicas Provinciales, y de los Poderes Legislativos y Judiciales del orden
nacional y provincial, as como los vinculados a la relacin de las mencionadas jurisdicciones y
entidades con los administrados, se har de acuerdo a lo que fijen reglamentariamente cada
uno de los Poderes y Administraciones.
Art. 38. Las entidades y jurisdicciones pertenecientes a la Administracin Pblica Nacional
podrn ser certificadores licenciados emitir certificados para agentes y funcionarios pblicos y
particulares, tanto sean personas fsicas como jurdicas. Dichos certificados debern ser
provistos en forma gratuita.
82

http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/80000-84999/80733/texact.htm

106

En aquellas aplicaciones en las que la Administracin Pblica Nacional interacte con la


comunidad, solo se admitir la recepcin de documentos digitales firmados digitalmente
utilizando certificados emitidos por certificadores licenciados o certificados extranjeros
reconocidos en los trminos del artculo 16 de Ley 25.506.
(Artculo sustituido por art. 2 del Decreto N 724/06, B.O. 13/6/2006) 83
Art. 42. Presentacin de documentos electrnicos. Los organismos de la Administracin
Pblica Nacional debern establecer mecanismos que garanticen la opcin de remisin,
recepcin, mantenimiento y publicacin de informacin electrnica, siempre que esto sea
aplicable, tanto para la gestin de documentos entre organismos como para con los
ciudadanos.
Este Decreto estipula tambin que la reglamentacin de la firma digital constituye una
alternativa vlida a lo establecido en el Decreto 333/85 84 y sus modificatorias (art. 43): la norma
establece las pautas para la elaboracin, redaccin y diligenciamiento de los proyectos de
actos y documentacin administrativo.
Por otra parte, mediante la sancin de la Ley 26.68585, se autoriza la utilizacin de expedientes,
documentos, firmas, comunicaciones, domicilios electrnicos y firmas digitales en todos los
procesos judiciales y administrativos que se tramiten ante el Poder Judicial de la Nacin, con
idntica eficacia jurdica y valor probatorio que sus equivalentes convencionales.

La digitalizacin de documentacin pblica


La Ley 24.62486, anterior a la Ley de Firma Digital, ya permita archivar y conservar en soporte
electrnico u ptico indeleble la documentacin financiera, la de personal y la de control de la
Administracin Pblica Nacional, autorizando asimismo la destruccin de aquellos documentos
reproducidos con el procedimiento previsto en dicha norma.
ARTCULO 30. Sustityese el artculo 49 de la Ley N 11.672, COMPLEMENTARIA
PERMANENTE DE PRESUPUESTO (T.O. 1995) por el siguiente:
La documentacin financiera, la de personal y la de control de la Administracin Pblica
Nacional, como tambin la administrativa y comercial que se incorpore a sus Archivos, podrn
ser archivados y conservados en soporte electrnico u ptico indeleble, cualquiera sea el
soporte primario en que estn redactados y construidos, utilizando medios de memorizacin de
datos, cuya tecnologa conlleve la modificacin irreversible de su estado fsico y garantice su
estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad, asegurando la fidelidad, uniformidad
e integridad de la informacin que constituye la base de la registracin.

83

http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/115000-119999/116998/norma.htm
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/40000-44999/40882/texact.htm
85
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/180000-184999/184193/norma.htm
86
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/30000-34999/31692/norma.htm
84

107

Los documentos redactados en primera generacin en soporte electrnico u ptico indeleble, y


los reproducidos en soporte electrnico u ptico indeleble a partir de originales de primera
generacin en cualquier otro soporte, sern considerados originales y poseern, como
consecuencia de ello, pleno valor probatorio, en los trminos del artculo 995 y concordantes
del Cdigo Civil.
Los originales redactados o producidos en primera generacin en cualquier soporte una vez
reproducidos, siguiendo el procedimiento previsto en este artculo, perdern su valor jurdico y
podrn ser destruidos o drseles el destino que la autoridad competente determine,
procedindose previamente a su anulacin.
La documentacin de propiedad de terceros podr ser destruida luego de transcurrido el plazo
que fije la reglamentacin transcurrido el mismo sin que se haya reclamado su devolucin o
conservacin, caducar todo derecho a objetar el procedimiento al cual fuera sometida y el
destino posterior dado a la misma.
La eliminacin de los documentos podr ser practicada por cualquier procedimiento que
asegure su destruccin total o parcial, con la intervencin y supervisin de los funcionarios
autorizados.
Facltase al JEFE DE GABINETE DE MINISTROS a reglamentar las disposiciones del
presente artculo."
La Decisin Administrativa 43/9687 reglament la forma en que debe efectuarse la redaccin,
produccin o reproduccin de los documentos en soporte electrnico u ptico indeleble,
estableciendo que la Contadura General de la Nacin fuese el rgano Rector y de aplicacin.
En ese sentido, la citada Decisin Administrativa comprende varios captulos vinculados a su
mbito de aplicacin, a definir los tipos de documentos, su resguardo, las diferentes clases de
copias, el procedimiento respaldatorio, el procedimiento de verificacin, el de anulacin, el de
destruccin, etc.
Estas normas deben leerse a la luz de las disposiciones de la Ley de Firma Digital, que
establecen nuevos recaudos a satisfacer, tales como la necesidad de utilizar firmas digitales o
electrnicas a tal fin.

El Archivo y conservacin de los documentos pblicos


El Archivo General de la Nacin, dependiente del Ministerio del Interior, es el organismo que
tiene por finalidad reunir, ordenar y conservar la documentacin del Estado Nacional (Ley
15.930)88.

87
88

http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/35000-39999/36789/norma.htm
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/60000-64999/60674/norma.htm

108

El Decreto 232/7989 estableci que los Ministerios y Secretaras de Estado (administracin


centralizada y descentralizada, empresas y sociedades del Estado, servicios de cuentas
especiales y obras sociales), debern someter, previo a todo trmite, a la consideracin de la
Secretara General de la Presidencia de la Nacin (Subsecretara de la Funcin Pblica) todo
proyecto de medidas a proponer o dictar segn el caso sobre sus respectivos archivos y
que se relaciones con el descarte de documentos, su microfilmacin, conservacin y/o traslado.
Finalmente, el Decreto 1571/8190 aprob una "Tabla de Plazos Mnimos de Conservacin de
los Documentos de Personal y de Control", previndose tambin la formacin y pautas de
funcionamiento de las Comisiones de Seleccin Documental, de aplicacin obligatoria en todo
el mbito de la Administracin Pblica Nacional (Ministerios y Secretaras de la Presidencia de
la Nacin, Organismos Descentralizados, Servicios de Cuentas Especiales y Obras Sociales,
Empresas y Sociedades del Estado).
Cabe destacar, nuevamente, que estas disposiciones deben ser ledas a la luz de lo prescripto
en la Ley de Firma Digital, la cual establece otros recaudos a cumplir para la conservacin de
documentos, tales como el uso de la firma digital y la posibilidad de determinar
fehacientemente el origen, destino, fecha y hora de su generacin, envo y/o recepcin.
El Decreto N 1421/0891 cre el Proyecto de Catalogacin, Inventario, Digitalizacin,
Microfilmacin y Conservacin para la guarda fsica de la Documentacin Histrica del Archivo
de la Nacin.

Normas de carcter general

Ley 11.72392: establece el Rgimen legal de la Propiedad Intelectual y su


reglamentacin.

Decreto 41.223/3493.

Ley 25.03694 modificatoria de la ley N 11.723: incluye la proteccin de la propiedad


intelectual sobre programas de computacin fuente y objeto, las compilaciones de
datos o de otros materiales. Penaliza la defraudacin de derechos de propiedad
intelectual.

Decreto 165/9495: establece el marco legal de proteccin para las diferentes


expresiones de las obras de software y base de datos en el Poder Ejecutivo Nacional,
as como sus diversos medios de reproduccin.

89

http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/125000-129999/127678/norma.htm
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/90000-94999/93114/norma.htm
91
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/140000-144999/144173/norma.htm
92
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/40000-44999/42755/texact.htm
93
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/180000-184999/180781/texact.htm
94
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/50000-54999/54178/norma.htm
95
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/5000-9999/9729/norma.htm
90

109

Ley 19.54996 (Ley de Procedimientos Administrativos): rige el procedimiento que se


aplicar ante la Administracin Pblica Nacional centralizada y descentralizada,
inclusive entes autrquicos, con excepcin de los organismos militares y de defensa y
seguridad. Esta ley fue reglamentada por el Decreto 1759 97 de fecha 3 de abril de
1972, y posteriormente se sanciona el Texto Ordenado mediante el Decreto 1883 98 del
17 de septiembre de 1991.

Decreto 103/0199: aprobatorio del Plan Nacional de Modernizacin de la Administracin


Pblica Nacional.

Ley 25.326100: tiene por objeto la proteccin integral de los datos personales asentados
en archivos, registros, bancos de datos, u otros medios tcnicos de tratamiento de
datos, sean estos pblicos o privados destinados a dar informes, para garantizar el
derecho al honor y a la intimidad de las personas, as como tambin el acceso a la
informacin que sobre las mismas se registre, de conformidad a lo establecido en el
artculo 43, prrafo tercero de la Constitucin Nacional.

Ley 24.766101: establece la obligacin de abstenerse de usar y revelar la informacin


sobre cuya confidencialidad se hubiera prevenido.

Ley 26.388102: modifica el Cdigo Penal incorporando los conceptos de firma digital y
de documento digital y determina que los trminos "instrumento privado" y "certificado"
comprenden el documento digital firmado digitalmente.

Algunos procedimientos informatizados


Sobre la base del marco normativo general existente para el sector pblico, distintos
organismos han establecido procedimientos o aplicaciones especficas para sus operaciones
internas o para las comunicaciones con sus administrados, que habilitan el uso de documentos
electrnicos y firmas digitales.
El Decreto 1023103 del 13 de agosto de 2001 establece el Rgimen de Contrataciones de la
Administracin

Nacional

(Rgimen

General,

Contrataciones

Pblicas

Electrnicas,

Contrataciones de Bienes y Servicios y Obras Pblicas).


En su Objeto (artculo 1), se detalla que el Rgimen de Contrataciones de la Administracin
Nacional tendr por objeto que las obras, bienes y servicios sean obtenidos con la mejor
tecnologa proporcionada a las necesidades, en el momento oportuno y al menor costo posible,
96

http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/20000-24999/22363/texact.htm
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/20000-24999/21715/texact.htm
98
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/5000-9999/7177/norma.htm
99
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/65000-69999/65950/norma.htm
100
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/60000-64999/64790/texact.htm
101
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/40000-44999/41094/norma.htm
102
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/140000-144999/141790/norma.htm
103
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/65000-69999/68396/texact.htm
97

110

como as tambin la venta de bienes al mejor postor, coadyuvando al desempeo eficiente de


la Administracin y al logro de los resultados requeridos por la sociedad. Toda contratacin de
la Administracin Nacional se presumir de ndole administrativa, salvo que de ella o de sus
antecedentes surja que est sometida a un rgimen jurdico de derecho privado.
En su artculo 21 permite la realizacin de las contrataciones comprendidas en el rgimen en
formato digital firmado digitalmente.
Art. 21. CONTRATACIONES EN FORMATO DIGITAL Las contrataciones comprendidas en
este rgimen podrn realizarse en formato digital firmado digitalmente, utilizando los
procedimientos de seleccin y las modalidades que correspondan. Tambin podrn realizarse
en formato digital firmado digitalmente los contratos previstos en el artculo 5 del presente.
Las jurisdicciones y entidades comprendidas en el artculo 2 estarn obligadas a aceptar el
envo de ofertas, la presentacin de informes, documentos, comunicaciones, impugnaciones y
recursos relativos a los procedimientos de contratacin establecidos en este rgimen, en
formato digital firmado digitalmente, conforme lo establezca la reglamentacin.
Se considerarn vlidas las notificaciones en formato digital firmado digitalmente, en los
procedimientos regulados por el presente.
Deber considerarse que los actos realizados en formato digital firmados digitalmente cumplen
con los requisitos del artculo 8 de la Ley N 19.549 104, su modificatoria y normas
reglamentarias, en los trminos establecidos en las disposiciones referentes al empleo de la
firma digital en el Sector Pblico Nacional, las que se aplicarn, en el caso de las
contrataciones incluidas en los artculos 4 y 5 de este rgimen, aun a aquellos actos que
produzcan efectos individuales en forma directa.
Los documentos digitales firmados digitalmente tendrn el mismo valor legal que los
documentos en soporte papel con firma manuscrita, y sern considerados como medio de
prueba de la informacin contenida en ellos.

Normas especiales
JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS (DEPARTAMENTO DELEGACIN DE MESA DE
ENTRADAS Y DESPACHO de la ex SUBSECRETARA DE LA GESTIN PBLICA).
La Resolucin JGM N 176/02105 habilita en Mesa de Entradas de la entonces Subsecretara de
la Gestin Pblica el Sistema de Tramitacin Electrnica para la recepcin, emisin y archivo
de documentacin digital firmada digitalmente.
Este Sistema tiene como objeto disponer un punto de entrada y salida de documentacin
interna de la Administracin Pblica Nacional tramitada en formato electrnico, en la ex
SUBSECRETARA DE LA GESTIN PBLICA de la JEFATURA DE GABINETE DE
104
105

http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/20000-24999/22363/texact.htm
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/70000-74999/73524/norma.htm

111

MINISTROS y establecer su Poltica de Funcionamiento y solo procesa documentos digitales


firmados digitalmente. Cualquier otro documento recibido ser descartado sin generar
intervencin ninguna.

COMISIN NACIONAL DE VALORES.


El Decreto N 677/01106 otorga a los documentos firmados digitalmente que se remitan por va
electrnica a la COMISIN NACIONAL DE VALORES de acuerdo a las reglamentaciones
dictadas por esa Comisin para su identificacin, a todos los efectos legales y reglamentarios
idntica validez y eficacia que los firmados en soporte papel (artculo 45).
La Resolucin General N 345/99107 de la COMISIN NACIONAL DE VALORES incorpora al
Libro VIII Otras Disposiciones de las Normas (T.O. 1997) el Captulo XXIII - Autopista de la
Informacin Financiera, por el que las entidades sujetas al control de esa Comisin, debern
remitir la informacin que expresamente se establezca por va electrnica de INTERNET,
utilizando los medios informticos que provee la Autopista de la Informacin Financiera y que a
esos efectos ha creado la citada COMISIN NACIONAL.

SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y


PENSIONES.
La Resolucin SAFJP N 293/97 108 implementa, en el mbito de la SUPERINTENDENCIA DE
ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES (SAFJP), el sistema
de Telecomunicaciones de la SAFJP con el fin de establecer un correo electrnico entre las
Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones y este organismo, para el intercambio
de la informacin peridica que tenga previsto la utilizacin del medio antes mencionado en las
resoluciones que la SAFJP haya dictado y las que dicte en el futuro.

INSTITUTO NACIONAL DE LA PROPIEDAD INDUSTRIAL.


Por medio de la Resolucin N 227/08109 se ordena la destruccin de los expedientes
correspondientes a las solicitudes de Patentes de Invencin, de Marcas, de Modelos y Diseos
Industriales y de Transferencia de Tecnologa desistidas, abandonadas y denegadas a partir de
los 5 (CINCO) aos a contar desde su orden de archivo posteriores al ao 1916 y en los
trminos del Decreto N 1571 de fecha 9 de octubre de 1981.

106

http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/65000-69999/67128/norma.htm
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/60000-64999/61562/norma.htm
108
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/40000-44999/43569/norma.htm
109
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/verNorma.do?id=144200
107

112

ADMINISTRACIN FEDERAL DE INGRESOS PBLICOS.


La Resolucin General de la AFIP N 2177/06 110 establece un rgimen especial para la emisin
y almacenamiento electrnico de comprobantes originales, respaldatorios de las operaciones
de compraventa de cosas muebles, locaciones y prestaciones de servicios, locaciones de
cosas y obras y las seas o anticipos que congelen el precio.

MINISTERIO

DE

SALUD.

ADMINISTRACIN

NACIONAL

DE

MEDICAMENTOS,

ALIMENTOS Y TECNOLOGA MDICA (ANMAT).


La Disposicin N 6889111 de fecha 8 de noviembre de 2010 crea el "Programa de
Despapelizacin Segura de la Administracin Nacional de Medicamentos, Alimentos y
Tecnologa Mdica".
A travs de la Disposicin N 2577 112 de fecha 12 de abril de 2011 se implementa el uso de la
firma digital en el mbito de Administracin Nacional de Medicamentos, Alimentos y Tecnologa
Mdica.

ANTECEDENTES DE MICROFILMACIN
Cabe aqu destacar, a manera de sntesis, que la normativa que ms abajo se detalla otorga el
mismo valor probatorio que tienen los originales al microfilm y sus copias.

Ley N 19.931113 (06/11/72): Autoriza al Banco de la Nacin Argentina, bancos


provinciales y mixtos de provincias a utilizar el procedimiento de microfilmacin para
sus libros y registros auxiliares y para toda documentacin, tanto administrativa como
comercial, que se incorpore a sus archivos.

El microfilm y sus fotocopias, obtenidos mediante procedimientos ajustados


estrictamente a las disposiciones de esa ley y a las reglamentaciones que en su
consecuencia se dicten, tendrn el mismo valor probatorio que la ley acuerda a los
originales.

Ley N 20.212114 (14/03/73): Autoriza al Instituto Nacional de Cinematografa a


microfilmar toda la documentacin que incorpore a sus archivos.

Ley N 23.756115 (23/10/89): Autoriza al Poder Ejecutivo a habilitar a sus organismos y


dependencias,

sean

estos

autrquicamente, sociedades

desconcentrados,

descentralizados

y empresas, para utilizar

burocrtica

el procedimiento de

microfilmacin establecido por la Ley N 19.931 para sus libros y registros auxiliares y
110

http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/120000-124999/123528/texact.htm
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/175000-179999/175018/texact.htm
112
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/180000-184999/181246/norma.htm
113
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/30000-34999/32287/norma.htm
114
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/190000-194999/191877/norma.htm
115
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/0-4999/157/norma.htm
111

113

para toda documentacin, tanto administrativa como comercial, que se incorpore en


sus archivos respectivos.

Ley N 24.144116 (23/09/92): Faculta al Banco Central de la Repblica Argentina para


establecer los trminos y condiciones bajo la cuales las entidades financieras podrn
utilizar sistemas de reproduccin de fotografas, microfilmaciones o cualquier otro
mtodo de reproduccin electrnica de documentos que merezcan ser conservados, en
atencin a su valor legal, fiscal, informativo, administrativo o histrico, los que sern
considerados copias autnticas con valor probatorio, siempre y cuando sean
certificados por funcionarios con responsabilidad en la custodia de los mismos.

Decreto N 1948/93117 (16/09/93): Autoriza a la Sindicatura General de la Nacin a


utilizar el procedimiento de microfilmacin de toda la documentacin, como as tambin
la correspondiente a la exSINDICATURA GENERAL DE EMPRESAS PBLICAS, de
acuerdo a lo dispuesto en la Ley N 23.756.

Decreto N 2209/94118 (15/12/94): Habilita al Banco Central de la Repblica Argentina a


partir de la fecha del citado Decreto (15/12/94), para utilizar el procedimiento de
microfilmacin establecido por la Ley N 19.931 para sus libros y registros auxiliares y
para toda documentacin, tanto administrativa como comercial, que se incorpore a sus
archivos.

Decreto N 2217/94119 (15/12/94): Habilita al entonces Ministerio de Economa y Obras


y Servicios Pblicos para utilizar el procedimiento de microfilmacin establecido por la
Ley N 19.931 para sus registros y para toda documentacin administrativa o contable
que se incorpore a sus archivos.

Decreto N 932/95120 (04/01/96): Autoriza a la Superintendencia de Administradoras de


Fondos de Jubilaciones y Pensiones, a incorporarse al procedimiento de microfilmacin
establecido en la Ley N 19.931.

CORTE SUPREMA DE JUSTICIA DE LA NACIN


ACORDADAS Y RESOLUCIONES

Acordada N 28/2011
En Buenos Aires, a los 31 das del mes de octubre del ao dos mil once, reunidos en la Sala de
Acuerdos del Tribunal, los seores Ministros que suscriben la presente,

116

http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/0-4999/542/texact.htm
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/15000-19999/16781/norma.htm
118
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/10000-14999/14214/norma.htm
119
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/10000-14999/14220/norma.htm
120
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/10000-14999/14220/norma.htm
117

114

CONSIDERARON:
Que este Tribunal lleva a cabo un plan de informatizacin, en el marco de una de sus polticas
de Estado, con el objetivo de mejorar la prestacin del servicio de justicia para hacerla ms
accesible a la comunidad.
Que el 12 de mayo de 2009 se celebr un convenio marco de cooperacin entre la Biblioteca
de esta Corte, la Biblioteca del Congreso de la Nacin y la Biblioteca Nacional con el objeto de
conservar, acrecentar y difundir el patrimonio bibliogrfico existente.
Que por acordada N 51/09 se dispuso que la Direccin General de Biblioteca e
Investigaciones tenga, entre otras funciones, la de promover la publicacin y la digitalizacin de
obras jurdicas.
Que por acordada N 6/10 -punto 2- se asignaron fondos especificas a dicha Direccin con el
fin de difundir esas publicaciones.
Que este Tribunal entiende que la mejor manera de preservar su importante acervo jurdico es
la digitalizacin de obras can el fin de asegurar su conservacin, lo que a su vez facilitar su
publicacin, difusin e intercambio con otras bibliotecas digitales del mundo.
Que las nuevas tecnologas permiten el acceso a la informacin en forma inmediata masiva,
por lo que la biblioteca pblica de este Tribunal puede ofrecer un servicio de acceso libre y
gratuito para toda la ciudadana, con sistemas de bsqueda de alta eficiencia, conforme a las
leyes que rigen la materia.
Que a esos fines resulta conveniente la creacin de una biblioteca jurdica digital por medio de
la cual se difundan obras de relevancia histrica, de reproduccin infinita con el debido
resguardo de los originales.
Que distintos organismos pblicos regionales e internacionales han tomado esa iniciativa.
Que incumbe a este Tribunal en materia jurdica el desafo de erigir uno de los proyectos ms
importantes de la regin.
Que en homenaje al entonces seor Presidente de la Corte Dr. Rodolfo G. Valenzuela, quien
en el ao 1952 convirti la biblioteca del Tribunal en biblioteca pblica, la biblioteca jurdica
digital que se crea por la presente llevar su nombre.
Por ello,
ACORDARON:
1) Crear la Biblioteca Jurdica Digital de la Corte Suprema de Justicia de la Nacin que llevar
el nombre del Dr. Rodolfo G. Valenzuela en homenaje a ese presidente de la Corte.
2) Disponer que la Direccin General de Biblioteca e Investigaciones coordine la digitalizacin
de obras jurdicas nacionales de carcter histrico con el fin de que las mismas puedan ser
accesibles en una pgina web, en versin libre y gratuita, conforme a las leyes que regulan la
materia.

115

Todo lo cual dispusieron y mandaron, ordenando que se comunicase, publicase en la pgina


web del Tribunal y en la pgina www.cij.gov.ar, y registrase en el libro correspondiente, por
ante m, doy fe.
RICARDO L. LORENZETTI, Presidente del Tribunal. - ELENA I. HIGHTON DE NOLASCO,
Ministro de la Corte Suprema de Justicia la Nacin. - CARLOS S. FAYT, Ministro de la Corte
Suprema de Justicia de la Nacin.- ENRIQUE PETRACCHI, Ministro de la Corte Suprema de la
Nacin.- RAL ZAFFARONI, Ministro de la Corte Suprema de Justicia de la Nacin.- JUAN C.
MAQUEDA, Ministro de la Corte Suprema de Justicia de la Nacin. CARMEN M. ARGIBAY,
Ministro de la Corte Suprema de Justicia de la Nacin. ALFREDO JORGE KRAUT, Secretario
General de Administracin.

Acordada N 31/2011
En Buenos Aires, a los 13 das del mes de diciembre del ao 2011, reunidos en la Sala de
Acuerdos del Tribunal, los seores Ministros que suscriben la presente,
CONSIDERARON:
Que dentro del proceso de cambio y modernizacin en la prestacin del servicio de justicia, que
en el marco del programa de Fortalecimiento Institucional del Poder Judicial de la Nacin se
viene desarrollando, la Corte Suprema de Justicia de la Nacin, en uso de las facultades que le
otorga la Constitucin Nacional y la sancin de la Ley 26.685 121, se propone reglamentar e
implementar el uso de herramientas de gestin con aplicacin de tecnologa informtica;
Que la Ley 26.685 autoriza, entre otros aspectos, el uso de comunicaciones electrnicas y de
domicilio constituido de esa especie en todos los procesos judiciales y administrativos que se
tramitan ante el Poder Judicial, con idntica eficacia valor probatorio que su equivalente
convencional;
Que en ejercicio de esta facultad, la Corte Suprema de Justicia de la Nacin proceder a
reglamentar el uso del domicilio electrnico constituido, y su gradual implantacin, en el mbito
de este Tribunal, de conformidad con lo dispuesto por el artculo 135 122 y concordante del
Cdigo Procesal Civil y Comercial de la Nacin con excepcin de aquellas notificaciones que
por su naturaleza deban diligenciarse en el domicilio real y la notificacin de los traslados de
demanda, reconvencin y citacin de personas extraas al juicio.
Que desde el punto de vista tcnico, la reglamentacin tiene como objetivo fundamental dotar
de seguridad al nuevo sistema, a fin de establecer los aspectos instrumentales de su
aplicacin;

121
122

http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/180000-184999/184193/norma.htm
http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/15000-19999/16547/texact.htm

116

Que por su parte, desde el punto de vista sustancial, se ha considerado especialmente que la
constitucin de domicilio electrnico trae como consecuencia una innovacin en la prctica
actual de las notificaciones a diligenciarse en el domicilio;
Que en tal caso, la reglamentacin de esta nueva modalidad de constitucin de domicilio y la
forma de realizar en l las comunicaciones y/o notificaciones electrnicas, debe distinguir la
notificacin de las providencias y resoluciones registradas en el sistema de gestin que se
deban notificar ya sea solas o acompaadas de documentos electrnicos (emanados del propio
sistema de gestin), de aquellas que deben ser acompaadas de documentos en soporte
papel;
Por ello, ACORDARON:
1 A partir de la entrada en vigencia de la presente Acordada y de acuerdo con el plan de
implantacin, toda persona que litigue por propio derecho o en ejercicio de una representacin
legal o convencional deber constituir domicilio electrnico, para las causas judiciales que
tramiten ante la Corte Suprema de Justicia de la Nacin. Si no se cumpliere con lo establecido
precedentemente, ser de aplicacin lo dispuesto en el art. 41, 1er. prrafo del CPCCN 123.
2 A tal fin la Corte Suprema de Justicia de la Nacin instalar un Sistema de Notificaciones
por Medios Electrnicos (SNE), exclusivo para las notificaciones electrnicas en los procesos
judiciales. Este servicio ser el nico medio admitido a esos efectos y los cdigos de usuario
que sean asignados para acceder a dicho sistema solo podrn ser destinados a recibir
notificaciones, no estando habilitadas para responder, enviar o reenviar correos.
3 El beneficiario (titular) del cdigo de usuario ser el nico responsable del uso que realice
de la identificacin otorgada.
I) Forma de notificacin
A partir de la entrada en vigencia de esta Acordada y segn el plan de implantacin que se
establezca, en concordancia con lo dispuesto en el artculo 9:
4 Todas las notificaciones de providencias, resoluciones y sentencias que deban
practicarse personalmente o por cdula se realizarn en el cdigo de usuario que el
beneficiario deber haber constituido como domicilio electrnico. La notificacin se considerar
perfeccionada cuando est disponible en la cuenta de destino; los plazos se computarn segn
la normativa procesal que corresponda. A fin de establecer el comienzo del plazo de la
notificacin, su fecha y hora ser la del servidor y quedar registrada en la transaccin. En los
casos en que se registre ms de un letrado por parte, se considerarn notificados todos en el
cdigo de usuario del que se instituya como principal.
II) Cuentas de Usuario - Domicilio Constituido Electrnico

123

Art. 41, 1er. prrafo del CPCCN. Falta de constitucin y denuncia de domicilio. Art. 41. - Si no se cumpliere con lo
establecido en la primera parte del artculo anterior, las sucesivas resoluciones se tendrn por notificadas en la forma y
oportunidad fijadas por el artculo 133, salvo la notificacin de la audiencia para absolver posiciones y la sentencia.

117

5 Cuenta de Usuario - Domicilio Constituido Electrnico. La Corte Suprema de Justicia de la


Nacin otorgar a los funcionarios y empleados de las dependencias del Tribunal y a los
usuarios externos una cuenta de usuario del Sistema de Notificaciones por Medios Electrnicos
(SNE) de acuerdo con lo establecido en el art. 2 de la presente Acordada.
6 Requisitos para la obtencin. Para obtener su cdigo y contrasea, el usuario deber
solicitarlos a travs de la pgina web del Tribunal, registrando la informacin que all se le
requiera. A fin de verificar la identidad y documentacin requerida, podr presentarse en
cualquier juzgado o tribunal federal con sede en provincias, juzgados y tribunales federales y
nacionales de la Ciudad Autnoma de Buenos Aires o en la Mesa General de Entradas de la
Corte Suprema de Justicia de la Nacin, suministrando los documentos que sean necesarios
para la correcta identificacin del usuario. Deber cumplir los requisitos que la Corte Suprema
de Justicia de la Nacin disponga a tal fin y deber gestionarse a travs del trmite dispuesto
en el Anexo I de la presente.
7 Responsabilidades.
a. El titular del cdigo de usuario ser el nico responsable del uso que l o un tercero realice
del cdigo de usuario o de su contrasea.
b. Deber destinar el cdigo de usuario del Sistema de Notificaciones por Medios Electrnicos
exclusivamente para recibir notificaciones emanadas del servidor del Tribunal.
c. Deber cumplir con los requerimientos establecidos en esta Acordada y las que en el futuro
la amplen o modifiquen. Cualquier uso indebido del cdigo de usuario le har incurrir en
responsabilidad.
d. Los trminos y condiciones que regulan el acceso y la utilizacin del servicio se regirn por
las Condiciones de Uso establecida en el Anexo II.
III) Administracin de Notificaciones Electrnicas
8 La Direccin de Sistemas de la Corte Suprema de Justicia de la Nacin tendr la funcin
de administracin del Sistema de Notificaciones por Medios Electrnicos (SNE). Ser la oficina
responsable de mantener en funcionamiento permanente los elementos tcnicos y
procedimientos necesarios para realizar las notificaciones en forma electrnica de acuerdo con
las normas establecidas en la presente Acordada.
A tales fines deber:
a. Instrumentar, conforme lo establecido en el Anexo I, el procedimiento correspondiente para
otorgar las cuentas del sistema que se provean a los usuarios.
b. Elaborar los instructivos de uso, tanto para usuarios internos como externos.
c. Administrar dichos cdigos de usuario y tomar los recaudos necesarios para que tengan las
garantas suficientes, conforme lo establecido en el Anexo II.
d. Instalar y mantener el servicio en funcionamiento en forma permanente.
e. Preservar la integridad y la calidad de la informacin de las notificaciones.

118

f. Informar acerca de posibles indisponibilidades del servicio o fecha y hora exacta en que una
notificacin qued disponible. Dichos informes se harn a solicitud del Tribunal.
g. En caso de inhabilitacin del servicio por ms de 24 horas, informar al Tribunal, para que
este decida cmo se considerar este hecho con relacin a l cmputo de los plazos afectados.
h. Depurar los mensajes de los cdigos de usuario segn las polticas fijadas.
i. Guardar un historial de todas las notificaciones emitidas por ese medio a fin de dirimir
cualquier duda o conflicto en el momento que fuera necesario.
j. Realizar la capacitacin necesaria para la implantacin y puesta en funcionamiento del
servicio.
k. Realizar la tarea de apoyo a usuarios internos. Una vez que el sistema est en
funcionamiento, proveer a las dependencias del Tribunal el apoyo necesario para resolver los
problemas que se les presenten.
l. Atencin de usuarios externos. Los profesionales sern atendidos por la Mesa General de
Entradas de la Corte Suprema de Justicia de la Nacin quien adems de adjudicar y entregar
los cdigos y contraseas, los asistir para que puedan hacer un uso efectivo del servicio. En
su caso derivar los reclamos a la Direccin de Sistemas de la Corte Suprema de Justicia de la
Nacin para su intervencin.
IV) Plan de Implantacin
9 El plan de implantacin progresivo de este servicio, elaborado y coordinado por la
Secretara Gen eral y de Gestin de la Corte Suprema de Justicia de la Nacin, ser aprobado
por el Tribunal.
10. La Secretara General y de Gestin de la Corte Suprema de Justicia de la Nacin
realizar la publicidad y difusin necesaria para que las oficinas y tribunales, as como los
potenciales usuarios externos, conozcan las caractersticas del servicio y los procedimientos
asociados a sus prestaciones, con la participacin de las instituciones que nuclean el ejercicio
profesional de la abogaca. En esa direccin, la Corte Suprema de Justicia de la Nacin
contemplar las particulares circunstancias del Ministerio Pblico para la implantacin de este
servicio.
Todo lo cual dispusieron, ordenando que se comunique, publique en la pgina web del Tribunal
y registre en el libro correspondiente, por ante m, que doy fe.
ANEXO I
PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACIN AL SISTEMA DE NOTIFICACIONES POR
MEDIOS ELECTRNICOS
SOLICITUD DE ASIGNACIN DE CDIGO DE USUARIO
La registracin de usuario se realizar va web. La acreditacin de identidad, por nica vez, se
podr cumplir en todos los juzgados y cmaras federales con sede en provincias, juzgados y

119

cmaras federales y nacionales y en la Mesa General de Entradas de la Corte Suprema de


Justicia de la Nacin.
1. REGISTRO DE NUEVO USUARIO - PREINSCRIPCIN EN LA WEB
El interesado ingresar a la pgina de Internet de la Corte Suprema de Justicia de la Nacin
http://www.csjn.gov.ar/ al sector SERVICIOS DISPONIBLES PARA LA GESTIN JUDICIAL
REGISTRO DE NUEVOS USUARIOS, en donde proceder a ingresar la informacin que a
continuacin se detalla:
Abogados: Datos personales (nombre y apellido, fecha de nacimiento, CUIL, etc.)
Ministerio Pblico: Datos personales (nombre y apellido, fecha de nacimiento, CUIL, etc.)
Direccin de mail en donde recibir las comunicaciones En formato digital:
Fotografa
Abogados de Capital Federal: Matrcula del Colegio Pblico de Abogados de la Capital
Federal
Abogados litigantes en provincias: Matrcula Federal o Matrcula Provincial
Ministerio Pblico: cargo, dependencia, domicilio, etc.
Documento Nacional de Identidad
Constancia de CUIL o CUIT
El letrado o el usuario del Ministerio Pblico recibirn un correo electrnico, en donde se
informan los datos de su usuario, su contrasea (que deber modificar en el primer ingreso), la
pregunta secreta ingresada y su respuesta.
2. ACREDITACIN DE IDENTIDAD
Este trmite debe realizarse en forma personal, para presentar y validar la documentacin
digitalizada con los originales que se solicitan. Debe ser realizado a fin de habilitar la inclusin
en el sistema y determinar el cdigo de usuario que obrar como domicilio constituido
electrnico ante el Tribunal. A tales fines se otorgar un plazo de 30 das cuyo vencimiento
habilitar el procedimiento de baja del registro efectuado por el letrado, en cuyo caso deber
reingresar nuevamente la informacin requerida.
Las dependencias habilitadas para acreditar identidad sern todos los juzgados o tribunales
federales con sede en provincias, juzgados y tribunales federales y nacionales de la Ciudad
Autnoma de Buenos Aires y la Mesa General de Entradas de la Corte Suprema de Justicia de
la Nacin.
Con respecto a los funcionarios facultados, lo sern a partir del cargo de Prosecretario
Administrativo. El titular de la dependencia podr habilitar, especialmente, a otra persona para
contar con dichas atribuciones.
El funcionario interviniente corroborar que sea la persona que ingres los datos por Internet, y
la correspondencia entre los documentos digitales y los originales que tiene a la vista.

120

Si la informacin presentada es correcta, el operador proceder a habilitar el usuario,


generndose una constancia de acreditacin de identidad y validacin de la documentacin
presentada.
La impresin de la constancia referida se realiza en la dependencia judicial; el funcionario
actuante firma y sella la constancia en doble ejemplar entregando uno al letrado.
La constancia tendr la siguiente leyenda la documentacin identificatoria digitalizada es copia
fiel de la presentada.
El sistema adems generar una constancia electrnica que se almacena con los datos
impresos y enva en ese mismo acto al mail institucional del funcionario con una copia para su
control y auditora.
Una vez cumplidos estos pasos, el sistema habilitar al letrado el Sistema de Notificaciones por
Medios Electrnicos.
A los fines de gestionar y verificar las notificaciones recibidas en el repositorio del usuario, se
deber ingresar a travs del cdigo de usuario y la contrasea otorgados de acuerdo con el
procedimiento descripto.
3. OBLIGACIONES RESPECTO AL PROCESO DE REGISTRO
El usuario est obligado a facilitar informacin veraz, exacta y completa sobre su identidad, en
relacin con los datos que se solicitan, as como a mantener actualizada dicha informacin. Si
el usuario facilitara cualquier dato falso, inexacto o incompleto, o si la CSJN o el PJN
constataran que dicha informacin fuera falsa, inexacta o incompleta, tendr derecho a
cancelar su cdigo y denegarle el acceso y uso de los servicios del portal.
4. USO Y CUSTODIA DE LA CONTRASEA
El usuario se compromete a mantener la contrasea en secreto. Asimismo, se compromete a
cerrar su cdigo de usuario al final de cada sesin y a notificar a la CSJN de manera inmediata
cualquier prdida o acceso no autorizado por parte de terceros a la misma. Ser de exclusiva
responsabilidad del usuario mantener la confidencialidad de su contrasea o cuenta de usuario,
asumiendo personalmente cualesquiera actividades que se realicen o que tengan lugar
mediante su utilizacin.
Las cuentas de usuario de la CSJN son de uso estrictamente personal e intransferible,
quedando terminantemente prohibido su acceso por parte de un tercero distinto de su titular y
su transmisin o cesin, bien sea por actos intervivos o mortis causa.
ANEXO II
CONDICIONES DE USO DEL SISTEMA DE NOTIFICACIONES POR MEDIOS
ELECTRNICOS
1. OBJETIVO
Regular el acceso y la utilizacin del Sistema de Notificaciones por Medios Electrnicos.

121

Los trminos y condiciones que a continuacin se detallan regulan el acceso y la utilizacin del
servicio que se ofrece a travs de la pgina de Internet http://www.csjn.gov.ar/ propiedad del
Poder Judicial de la Nacin Argentina (PJN), con domicilio en la calle Talcahuano 550, Ciudad
Autnoma de Buenos Aires.
2. CONDICIN DE USUARIO
El mero acceso y/o utilizacin de la pgina determina la condicin de usuario, esto implica el
conocimiento de las condiciones de uso. En los casos del Ministerio Pblico se tendr por
usuario al funcionario o magistrado registrado como tal, sin perjuicio de su responsabilidad en
virtud de las normas orgnicas correspondientes.
3. CARACTERSTICAS DE LOS USUARIOS
Es usuario aquel que utilizando servicios de la pgina incorpora, modifica o da de baja
informacin en los sistemas del Poder Judicial.
Requiere registracin de usuario y contrasea.
Le corresponden las Condiciones de Uso Generales de la pgina y las Particulares de los
servicios que utilicen.
4. CONDICIONES DE USO GENERALES
Hacen al funcionamiento de la pgina y la sola utilizacin de la misma implica su conocimiento.
A ttulo enunciativo se enumeran, como condiciones de uso generales las siguientes:
El usuario se obliga a no falsear su identidad hacindose pasar por otra persona existente o
inexistente.
El usuario est obligado a cumplir la legislacin vigente en materia de proteccin de datos.
El usuario no podr utilizar los servicios de esta pgina para actividades contrarias a la ley.
El usuario no utilizar la conexin con la pgina de cualquier forma que pueda afectar,
inutilizar, daar, sobrecargar, o afectar su funcionamiento.
La CSJN se reserva la facultad de modificar en cualquier momento tanto las Condiciones de
Uso Generales como las Condiciones de Uso Particulares.
Estas nuevas condiciones sern de aplicacin desde el momento en que estn a disposicin de
los usuarios.
5. CONDICIONES DE USO PARTICULARES DEL SISTEMA DE NOTIFICACIONES POR
MEDIOS ELECTRNICOS
Hacen al funcionamiento de los servicios que brinda la pgina y su vigencia es obligatoria para
todos los usuarios.
6. VIGENCIA DE LAS CONDICIONES DE USO
El uso de los servicios por el usuario est supeditado al estricto cumplimiento de las presentes
Condiciones de Uso Generales y en su caso, de las Condiciones de Uso Particulares.
El incumplimiento de las Condiciones de Uso, Generales y/o Particulares facultar a la CSJN a
no habilitar o revocar las autorizaciones de acceso a los servicios.

122

7. DISPONIBILIDAD DEL SERVICIO


La CSJN efectuar todas las tareas necesarias para garantizar la disponibilidad y accesibilidad
al Sistema de Notificaciones por Medios Electrnicos las veinticuatro horas durante todos los
das del ao. No obstante, debido a causas tcnicas de mantenimiento que puedan requerir la
suspensin del acceso o su utilizacin, podrn producirse interrupciones por el tiempo que
resulte necesario realizar dichas tareas.
Sin perjuicio de lo anterior, la CSJN no ser responsable de interrupciones, suspensiones o el
mal funcionamiento que se produjeran en el acceso, funcionamiento y operatividad del sistema,
cuando tuvieren su origen en situaciones de causa fortuita, fuerza mayor o situaciones de
urgencia extrema.
El Tribunal, conforme lo establecido en el art. 8) g. de esta Acordada, informar al usuario
sobre cualquier tipo de interrupcin y sus consecuencias en cuanto al cmputo de los plazos.
8. REQUISITOS TCNICOS DE ACCESO
Para acceder al sistema el usuario debe contar con un acceso a Internet, con el equipamiento y
el software necesario.
Para el correcto acceso e implementacin de determinados contenidos y servicios, el usuario
podr necesitar la descarga en sus equipos informticos de determinados programas. Dicha
instalacin ser a cargo del usuario, declinando la CSJN de cualquier tipo de responsabilidad
que de ello pudiera derivar.
Podrn existir requisitos tcnicos propios de los servicios, que sern debidamente informados
en cada uno de ellos.
9. CARCTER GRATUITO
Salvo que se establezca expresamente lo contrario, el acceso y la utilizacin del sistema y sus
contenidos y servicios tienen carcter gratuito para los usuarios.
10. NORMAS DE ACCESO Y USO DE LA PGINA
El usuario deber utilizar la pgina de forma correcta, respetando las normas de acceso y uso
del sistema, asumiendo cualquier responsabilidad que pudiera derivarse por su incumplimiento.
11. IDENTIDAD DEL USUARIO
El usuario es responsable por el cdigo de usuario y contrasea asignados, que le son propios
e intransferibles. Es responsable de la informacin u operaciones efectuadas a travs del
sistema.
El usuario se obliga a no falsear su identidad hacindose pasar por cualquier otra persona,
hacerse pasar por una persona inexistente, por miembro de cualquier entidad o mentir sobre su
relacin con cualquier otra persona o entidad.
El usuario est obligado a cumplir con la legislacin vigente en materia de proteccin de datos.

123

12. FINALIDAD DE USO DEL SISTEMA


Queda expresamente prohibido que el usuario autorice a terceros el uso total o parcial del
sistema, o que introduzca o incorpore como una actividad empresarial propia sus contenidos y
servicios.
Queda expresamente prohibido el uso o aplicacin de cualesquiera recursos tcnicos, lgicos o
tecnolgicos en cuya virtud los usuarios puedan beneficiarse, directa o indirectamente, con o
sin lucro, de la explotacin no autorizada de los contenidos o servicios del sistema.
13. ACTIVIDADES CONTRARIAS A LA LEY, LA MORAL Y EL ORDEN PBLICO
El usuario no utilizar la pgina para la realizacin de actividades contrarias a la ley, a la moral,
a las buenas costumbres aceptadas o al orden pblico establecido y con fines o efectos ilcitos,
prohibidos o lesivos de derechos e intereses de terceros.
14. UTILIZACIN, TRANSMISIN Y DIFUSIN DE CONTENIDOS Y SERVICIOS
Toda la informacin elaborada, incluyendo programas de software disponibles en o a travs del
sistema, se encuentra protegida mediante derechos de propiedad intelectual. Les est
prohibido a los usuarios modificar, copiar, transmitir, vender, distribuir, exhibir, publicar,
licenciar, crear trabajos derivativos o usar en general aquel contenido disponible en o a travs
del sistema para fines comerciales, salvo el derecho derivado del ejercicio de la libertad de
prensa.
El usuario se abstendr de utilizar los contenidos o servicios de cualquier forma que pueda
daar, inutilizar, sobrecargar o deteriorar el sistema. Asimismo, queda prohibida, la difusin,
almacenamiento o gestin de contenidos que sean susceptibles de infringir derechos de
terceros o cualesquiera normativas reguladoras de derechos de naturaleza civil, penal,
administrativa o de la naturaleza que sean.
Queda asimismo prohibido que los contenidos difundidos, almacenados o gestionados a travs
de los servicios puestos a disposicin de los usuarios en el sistema:
a) atenten contra proteccin de la infancia, la juventud y la mujer.
b) invadan o lesionen la intimidad de terceros,
c) supongan o puedan suponer de algn modo un riesgo para la salud o la integridad fsica o
psquica de los usuarios,
d) sean falsos, ambiguos, inexactos, exagerados o extemporneos, de forma que puedan
inducir a error sobre su objeto o sobre las intenciones o propsitos del usuario; induzcan,
inciten o promuevan cualquier tipo de actuaciones delictivas, denigratorias, difamatorias,
infamantes o violentas, actuaciones, actitudes o ideas discriminatorias por razn de sexo, etnia,
religin, creencias, edad o condicin, actuaciones que desarrollen un estado inaceptable de
ansiedad o temor; incorporen mensajes delictivos, violentos, pornogrficos, degradantes, o de
algn modo, sean contrarios a la moral, las buenas costumbres comnmente aceptadas o al
orden pblico establecido,

124

e) sean portadores de virus o cualquier otro cdigo informtico, archivos o programas


diseados para interrumpir, destruir o limitar el funcionamiento de cualquier software, hardware
o equipo de telecomunicaciones,
f) sean susceptibles, de acuerdo con las disposiciones legales aplicables, de infringir el derecho
de propiedad intelectual, industrial y otros derechos anlogos de terceros, o
g) constituyan informacin privilegiada o elementos protegidos por derechos de propiedad
industrial o intelectual, o informacin sobre la cual tiene un deber de confidencialidad, etc.
15. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA: EQUIPOS Y SISTEMAS INFORMTICOS
El usuario est obligado a:
No daar, inutilizar o deteriorar los equipos y sistemas informticos o equipos de
telecomunicaciones de la CSJN, ni los contenidos all incorporados o almacenados.
No modificar los equipos y sistemas de la CSJN de ninguna manera, as como a no utilizar
versiones de equipos y sistemas modificados con el fin de obtener acceso no autorizado a
cualesquiera contenidos o servicios del sistema.
No interferir ni interrumpir el acceso y utilizacin del sistema, servidores o redes conectados.
16. CONTENIDOS DEL SISTEMA
La CSJN no ofrece ni comercializa por s ni por medio de terceros la informacin, contenidos y
servicios disponibles en su sistema o pginas enlazadas.
17. ENVIO DE INFORMACIN Y ALMACENAMIENTO DE DATOS POR LOS USUARIOS
Confidencialidad de la informacin
La CSJN efectuar todas las tareas necesarias para garantizar la confidencialidad de la
informacin transmitida o almacenada a travs de sus equipos. Ello no obstante, la CSJN no
garantiza la privacidad y la seguridad en la utilizacin por parte de terceros no autorizados de
los servicios de comunicacin, gestin y almacenamiento, que accedan al contenido eliminando
o suprimiendo las medidas de seguridad adoptadas por la CSJN.
En ningn caso la CSJN ser responsable por los daos y perjuicios de cualquier naturaleza
que puedan deberse al acceso y, en su caso, a la interceptacin, eliminacin, alteracin,
modificacin o manipulacin de cualquier modo de los mensajes y comunicaciones de
cualquier clase que terceros no autorizados realicen de los contenidos de los usuarios.
La CSJN ha adoptado y adoptar todas las medidas tcnicas y organizativas de seguridad que
sean de obligacin, de conformidad con lo establecido por la legislacin vigente y los
estndares de calidad existentes, a fin de garantizar al mximo la seguridad y confidencialidad
de las comunicaciones. La CSJN garantiza la existencia de controles para prevenir la apertura
de brechas en la seguridad u otras consecuencias negativas, adoptando las medidas
organizativas y los procedimientos tcnicos ms adecuados con el fin de minimizar estos
riesgos.
Secreto de las Comunicaciones

125

La CSJN dispone y podr disponer de los mecanismos tcnicos y operativos que entienda
necesarios o convenientes a fin de verificar el almacenamiento o difusin de contenidos ilcitos
o nocivos as como, si fuera el caso, garantizar el bloqueo, control y cancelacin de la
utilizacin del servicio por parte del usuario. En ningn caso, utilizar dichos mecanismos
tcnicos y operativos para llevar a cabo actividades orientadas a descubrir los secretos o
vulnerar la intimidad de sus usuarios.
Responsabilidad
La utilizacin de los servicios as como la difusin y almacenamiento de los contenidos por los
usuarios sern de la exclusiva responsabilidad de la persona que los haya generado. El
usuario, por tanto, es el nico responsable del uso de los servicios del sistema, as como de
todos los contenidos que almacene, ponga a disposicin o difunda en, a travs de, o por medio
de sus servicios.
Autorizacin
El usuario se hace responsable de que las informaciones o contenidos remitidos no infrinjan
derechos de terceros ni vulneren cualesquiera normas legislativas que sean de aplicacin. Los
usuarios estn obligados a mantener a la CSJN o a sus representantes, indemnes y libres de
toda responsabilidad que pudiera derivar del ejercicio de acciones, judiciales o no, que tuvieran
su causa en la trasgresin de los derechos de terceros o de la legislacin vigente.
18. CANCELACIN DEL ACCESO AL SISTEMA
El Tribunal podr, denegar, retirar, suspender o bloquear, el acceso a los contenidos o la
prestacin de los servicios a aquellos usuarios que incumplan las condiciones establecidas en
este Anexo que en su caso resulten de aplicacin. Dicha medida ser tramitada y ordenada en
el o los expedientes que correspondan y sern comunicadas a la Direccin de Sistemas del
Tribunal para su cumplimiento efectivo. La CSJN no asumir responsabilidad alguna frente al
usuario o terceros por la cancelacin del acceso al servicio.
19. RENUNCIA DEL USUARIO A LA UTILIZACIN DEL/LOS SERVICIOS
La renuncia a la utilizacin del servicio implica su inmediata inhibicin para su uso. En los
casos de renuncias individuales por parte del Ministerio Pblico, se deber acompaar la
autorizacin del Procurador, Defensor General o equivalente.
20. DISPOSICIN GENERAL
El usuario no est autorizado a transferir, vender, alquilar, prestar, sublicenciar o de todo otro
modo, directa o indirectamente, medie o no remuneracin de cualquier clase, distribuir, etc. de
los contenidos del sistema.
Asimismo, queda terminantemente prohibida cualquier comunicacin, decompilacin o
decodificacin del software para cualquier fin sea del tipo que sea, incluyendo su traduccin a
cdigo fuente.
21. LEGISLACIN APLICABLE Y RESOLUCIN DE CONFLICTOS

126

Las partes, con expresa renuncia a su propio fuero, aceptan como legislacin rectora del
presente sistema la argentina, y se someten para la resolucin de los litigios que pudieran
derivarse del mismo a los Juzgados Nacionales o Federales de la Ciudad de Buenos Aires.
RICARDO L. LORENZETTI, Presidente del Tribunal. - JUAN C. MAQUEDA, Ministro de la
Corte Suprema de Justicia de la Nacin. ELENA I. HIGHTON DE NOLASCO, Ministro de la
Corte Suprema de de Justicia la Nacin. CARLOS S. FAYT, Ministro de la Corte Suprema de
Justicia de la Nacin. ENRIQUE G. PETRACCHI, Ministro de la Corte Suprema de Justicia de
la Nacin.- CARMEN M. ARGIBAY, Ministro de la Corte Suprema de Justicia de la Nacin y
ALFREDO JORGE KRAUT, Secretario General de Administracin.

Acordada N 3/2012
En Buenos Aires, a los 27 das del mes de marzo del ao 2012, reunidos en la Sala de
Acuerdos del Tribunal, los seores Ministros que suscriben la presente, CONSIDERARON:
1) Que mediante acordada 31/2011124 el Tribunal procedi a reglamentar la utilizacin de
comunicaciones electrnicas y domicilios constituidos de esa especie, autorizados por la ley
26.685. Por esa va se dispuso instalar un Sistema de Notificacin por Medios Electrnicos
(SNE) para las causas que tramitan ante esta sede, se regul lo concerniente a las formas,
procedimientos y condiciones para la notificacin y, por ltimo, se encomend a la Secretara
General y de Gestin la elaboracin y coordinacin de un plan de implantacin progresivo.
2) Que en cumplimiento de esa comisin, la secretara mencionada expresa que, como modo
ms apropiado para facilitar el mejor funcionamiento del nuevo sistema y para realizar
eficientemente la coordinacin asignada, es conveniente que se comience con el rgimen
electrnico en expedientes que se promuevan directamente ante esta Corte y que reconozcan
como tribunal de origen a aquellos del Poder Judicial de la Nacin que tengan su asiento en la
Ciudad Autnoma de Buenos Ares.
3) Que en las condiciones expresadas, corresponde implantar el nuevo sistema -en una
primera fase- para las causas en que se tramiten los escritos de interposicin de recurso de
queja por denegacin del recurso extraordinario (arts. 256 y 285 del Cdigo Procesal Civil y
Comercial de la Nacin), resuelta por los tribunales indicados en el considerando anterior.
4) Que en virtud del tipo de actuaciones de que se trata, es necesario disponer que el requisito
atinente al domicilio constituido que prev el art. 5 de la acordada 4/2007125, en cuanto reenva
a lo establecido en el art. 2, inc. d, de dicho ordenamiento, deber integrarse con el cdigo de
usuario contemplado en el punto 2 de la acordada 31/2011.
5) Que ms all de que el Tribunal dispone de los medios tecnolgicos necesarios para
implementar inmediatamente el sistema y que su eficacia ha quedado demostrada con

124
125

http://www.csjn.gov.ar/docus/documentos/verdoc.jsp
http://www.csjn.gov.ar/docus/documentos/verdoc.jsp

127

exhaustivas pruebas piloto cumplidas en tribunales ordinarios, la mejor utilizacin de esta


nueva herramienta y la adecuada prevencin de situaciones que podran comprometer
garantas constitucionales de los justiciables, aconsejan que previamente se realice una
capacitacin de los operadores judiciales y de los destinatarios del servicio, por lo que es
preciso contar con un perodo previo de difusin y entrenamiento.
6) Que ante la indefectible progresividad de la implantacin del domicilio electrnico de las
causas que tramitan ante esta sede, es conveniente tomar anticipatoriamente las medidas que
permitan, en su oportunidad, la inmediata puesta en funcionamiento de este nuevo modo de
actuacin procesal. De ah, que corresponde extender el domicilio electrnico a las
presentaciones en que se promueva el recurso extraordinario federal y, con dicho alcance,
modificar en ese punto la acordada 4/2007.
Por ello, ACORDARON:
1- Establecer que el Sistema de Notificaciones por Medios Electrnicos reglamentado por
acordada 31/2011 ser de aplicacin obligatoria para las causas en que se tramiten los escritos
de interposicin de recurso de queja por denegacin de recurso extraordinario, resuelta por
tribunales del Poder judicial de la Nacin con asiento en la Ciudad Autnoma de Buenos Aires,
que se presentaren a partir de 7 de mayo de 2012.
2- Disponer que el requisito atinente al domicilio constituido establecido en el art. 5 del
reglamento aprobado por la acordada 4/2007, en cuanto remite al art. 2, inc. d, de ese
ordenamiento, se integrar con el cdigo de usuario contemplado en el punto 2 de la Acordada
31/2011.
3- Aprobar el plan de difusin y capacitacin propuesto por la Secretara General y de Gestin
CSJN (Anexo I).
4- Ordenar que para todos los recursos extraordinarios que se promuevan a partir de primer
da hbil posterior a la feria de enero de 2013, el requisito que contempla al art. 2, inc. d, del
reglamento aprobado por acordada 4/2007 se integrar con el cdigo de usuario contemplado
en el punto 2 de la Acordada 31/2011.
Todo lo cual dispusieron, ordenando que se comunique, publique junto con la acordada
31/2011 CSJN en el Boletn Oficial y en la pgina web del Tribunal y registre en el libro
correspondiente, por ante m, que doy fe.
RICARDO L. LORENZETTI, Presidente del Tribunal. - CARMEN M. ARGIBAY, Ministro de la
Corte Suprema de Justicia de la Nacin. - JUAN C. MAQUEDA, Ministro de la Corte Suprema
de Justicia de la Nacin. ELENA I. HIGHTON DE NOLASCO, Ministro de la Corte Suprema
de Justicia la Nacin. CARLOS S. FAYT, Ministro de la Corte Suprema de Justicia de la
Nacin. CPN HECTOR D. MARCHI, Secretario General de Administracin.

128

Resolucin N 1735/11126 (EXPEDIENTE N 714/10)


Buenos Aires, 16 de junio de 2011.
Vistas las presentes actuaciones, donde se da cuenta del desarrollo del sistema de
Diligenciamiento Electrnico de Oficio; y
CONSIDERANDO:
Que, con el objeto de optimizar el procedimiento de solicitud de expedientes judiciales, la
Direccin de Sistemas de la CSJN dise una aplicacin informtica que, en un entorno
tecnolgicamente seguro por encontrarse radicado y administrado por la Corte Suprema de
Justicia de la Nacin, permite sustituir el soporte papel por uno digital (DEO Diligenciamiento
Electrnico de Oficios).
Que, desde el mes de diciembre de 2009 comenz una prueba piloto, por medio de la cual el
fuero Federal de la Seguridad Social solicitaba expedientes a la Direccin del Archivo General
del Poder Judicial de la Nacin. Esta experiencia, adems de la recopilada a partir de la
incorporacin de otros fueros Nacionales de la Ciudad Autnoma de Buenos Aires, demostr
su utilidad en funcin de la reduccin de tiempos insumidos para el diligenciamiento de este
tipo de solicitudes a la vez que no se verific repudio alguno vinculado con la validez de las
medidas cumplidas mediante este procedimiento.
Que, en este contexto, en el que los tribunales con asiento en la Capital Federal ya utilizan a
nivel masivo la herramienta sin inconvenientes, resulta factible dar por finalizada esta primera
etapa de implementacin y avanzar en la aplicacin del Sistema DEO como nico medio para
requerir expedientes a la Direccin del Archivo General del Poder Judicial de la Nacin.
Por ello,
SE RESUELVE:
Disponer que partir del 4 de julio de 2011 todos los fueros Nacionales de la Capital Federal
requieran a la Direccin del Archivo General del Poder Judicial de la Nacin, la remisin de
expedientes radicados en dicha Direccin, mediante el sistema de Diligenciamiento Electrnico
de Oficios (DEO).
Regstrese, comunquese y publquese en el Portal de Internet de la Corte Suprema de Justicia
de la Nacin.
RICARDO L. LORENZETTI, Presidente de la Corte Suprema de Justicia de la Nacin. - ELENA
I. HIGHTON DE NOLASCO, Ministro de la Corte Suprema de de Justicia la Nacin. - CARLOS
S. FAYT, Ministro de la Corte Suprema de Justicia de la Nacin. - JUAN CARLOS MAQUEDA,
Ministro de la Corte Suprema de Justicia de la Nacin.- CARMEN M. ARGIBAY, Ministro de la
Corte Suprema de Justicia de la Nacin. -

126

http://www.csjn.gov.ar/docus/documentos/verdoc.jsp

129

SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA


PROVINCIA DE BUENOS AIRES
RESOLUCIONES
Resolucin N 3898/11
///Plata, 28 de diciembre de 2011.
VISTO: La presentacin efectuada por la titular del Juzgado de Garantas N 1 del
Departamento Judicial Dolores, Dra. Laura Elas y los informes elevados por la Subsecretara
de Control de Gestin y la Secretara de Planificacin,
Y CONSIDERANDO: Que en su presentacin la Dra. Elas solicit se la autorice a sustituir los
libros de Registro de Resoluciones, el Fichero con los datos de las personas vinculadas al
proceso, los Libros de registros de pases y remitos, como as tambin la confeccin de las
Carpetas de causas - a excepcin de las que tengan relacin con personas privadas de la
libertad- por los asientos obrantes en el sistema.
Que fund dicha peticin en que desde el mes de octubre de 2011 se implement en esa
dependencia el SIMP, por lo que estim que los datos ingresados en dicho sistema resultaran
suficiente registro de los actos Jurisdiccionales. Resulta pertinente tratar separadamente cada
una de estas peticiones:
a) Respecto de los registros/ficheros bajo soporte papel, la Resolucin N 88/00, por la que se
declar de uso oficial los sistemas informticos de gestin para los Juzgados de Garantas, ya
autoriz su sustitucin por los registros electrnicos que posea el rgano.
b) En el mismo sentido, la Resolucin N 3396/07 autoriz a los organismos jurisdiccionales del
Fuero Penal a que, en el marco de las facultades que les son propias, reemplacen los libros de
trmite por los asientos obrantes en el sistema informtico, siempre que se d estricto
cumplimiento con las polticas de seguridad de datos enumeradas en el Anexo de la
Resolucin N 3291/06.
c) En cuanto a los libros de Registro de Resoluciones, cabe recordar que el acuerdo 2514
establece que la obligacin de llevar libros de registros de sentencias definitivas, de autos
interlocutorios con fuerza de tales y de regulacin de honorarios, lo es con independencia del
registro electrnico de la dependencia - arts. 12, 16 y 17.
d) En sintona con la finalidad perseguida por esta Corte en las resoluciones citadas, resulta
conveniente extender la posibilidad de informatizacin a los registros de pases y remitos
enumerados en el art. 7 inc. 3 de la Resolucin 1836/98, debindose siempre dar estricto
cumplimiento a las polticas de seguridad de los datos que obran en el Anexo de la Resolucin
N 3396/07.

130

e) Con relacin a las Carpetas que llevan los Juzgados de Garantas, el art. 6o de la
Resolucin N 1836/98, actualizado conforme Resolucin 83/00, refiere que "podr ser
sustituida por registros bajo soporte informtico".
Que por otro lado, se han recepcionado consultas sobre la conservacin de dichas Carpetas,
en su mayora correspondientes a causas ya terminadas, las cuales se acumulan en las
dependencias de los Juzgados ocupando espacios factibles de ser utilizados con otros
destinos.
Que la situacin antes descripta amerita la adopcin de medidas tendientes a evitar la
acumulacin de papel y descongestionar de ese modo los espacios fsicos que ocupan,
especialmente si se tiene en cuenta el estado de emergencia de la infraestructura edilicia del
Poder Judicial de la Provincia de Buenos Aires - conforme Ley 13.795, prorrogada por Ley
14.298 del 4 de agosto del corriente ao.
Que en este sentido cabe recordar a los magistrados que estas carpetas son habilitadas
nicamente para control y uso interno del Juzgado - Res. 1836/98, art. 6, por lo que, advertida
la inutilidad de su conservacin, el titular del rgano deber disponer su destruccin.
Que, en el marco de las funciones que le fueran asignadas por la Ac. 3536, corresponde
encomendar a la Subsecretara de Control de Gestin el monitoreo de las tareas
contempladas, especialmente en lo que respecta a la destruccin de las Carpetas y a los
espacios que estas ocupan.
POR ELLO, la Suprema Corte de Justicia en ejercicio de sus atribuciones,
RESUELVE
Artculo 1: Recordar a los titulares de los Juzgados de Garantas que - en el marco de las
facultades que le son propias- se encuentran autorizados para reemplazar las carpetas y los
registros/ficheros previstos en los arts. 6 y 7 incisos 1, 2 y 4 de la Resolucin 1836/98 y los
libros de trmite, por los registros electrnicos obrantes en el sistema informtico utilizado en el
organismo.- Res. 88/00 art. 4-.
Artculo 2: Autorizar la sustitucin de los registros de pases y remitos enumerados en el art. 7
inc. 3 de la Resolucin 1836/98 por los asientos obrantes en el sistema informtico que utilice
el organismo, siempre con estricto cumplimiento de las polticas de seguridad de los datos que
obran en el Anexo de la Resolucin N 3396/07.
Artculo 3: Los titulares de los rganos citados en el art. 10 debern tener en presente que en
funcin de lo dispuesto por la Res. N Nota E. 847/10 y 1272/11 - Sec. Planif. 1836/98 art. 6o,
que las Carpetas formadas en dichos rganos han sido habilitadas nicamente para control y
uso interno de los mismos, por lo que debern ordenar su destruccin cuando adviertan la
inutilidad de su conservacin, debiendo labrar, en ese supuesto, la correspondiente acta de
destruccin.

131

Artculo 4: Encomendar a la Subsecretara de Control de Gestin, en el marco de las


auditoras y relevamientos que se programen, el monitoreo de las tareas reguladas en la
presente, especialmente en lo referido a la destruccin de las Carpetas de los Juzgados de
Garantas y al espacio ocupado por las mismas.

CIUDAD AUTNOMA DE BUENOS AIRES


La Ley 404127 de la Ciudad Autnoma de Buenos Aires sancionatoria de la Ley Orgnica
Notarial establece en su artculo 29 que Adems de lo establecido por esta ley, su
reglamentacin y toda otra disposicin emanada de los poderes pblicos o del Colegio de
Escribanos, atinentes al ejercicio de la funcin notarial, son deberes de los escribanos de
registro: f) Conservar y custodiar en perfecto estado los documentos que autorice as como los
protocolos respectivos mientras se hallen en su poder, los que deber entregar al Archivo
dentro de los plazos que el Colegio fijare.
Por su parte el Decreto Reglamentario 1624/00128 de la citada ley determina en el artculo 36
que el soporte del documento podr ser de cualquier naturaleza admitida por la legislacin
vigente y aprobada por el Colegio de Escribanos, siempre que garantice perdurabilidad,
accesibilidad, significado unvoco y posibilidad de detectar cualquier modificacin que se
introdujere a posteriori de las firmas de las partes y del escribano autorizante.

CUADRO RESUMEN
El siguiente cuadro resume las principales normas vigentes vinculadas a la digitalizacin de la
documentacin en la Administracin Pblica Nacional:

127
128

http://www.cedom.gov.ar/es/legislacion/normas/leyes/ley404.html
http://www.cedom.gov.ar/es/legislacion/normas/leyes/anexos/drl404.html

132

Formulario de actividades de
valoracin

134

REA DE IDENTIFICACIN
a- Cdigo de identificacin
b- Denominacin formal de la serie documental
c- Denominacin atribuida de la serie documental
d- Fechas extremas
e- Soporte
f-

Tradicin documental
i. Originales S/No
ii. Copias: S/No
Justificacin

REA DE CONTEXTO
a- Productor
i. Nombre de la unidad productora
ii. Dependencia jerrquica/institucin
iii. Funciones generales de la unidad productora

REA DE CONTENIDO
a- Funcin de la serie documental
b- Tramitacin o descripcin del procedimiento administrativo
c- Tipos documentales que integran la serie documental
d- Breve descripcin del contenido informativo de la serie documental

REA DE SERIES DOCUMENTALES ASOCIADAS


a- Series documentales antecedentes
b- Series documentales descendentes
c- Series documentales relacionadas
d- Series documentales recapitulativas

REA DE VALORACIN
a- Marco legal de la actividad
b- Informe de sector productor: S/No
Se adjunta: S/No
c- Vigencia administrativa:
Base legal o normativa:
d- Plazo precaucional:
Base legal o normativa:
e- Valor secundario S/No

135

Justificacin

REA DE DISPOSICIN FINAL


a- Eliminacin
Total S/No
Parcial S/No
Tipo de muestreo
b- Plazo de retencin:
c- Conservacin permanente S/No

REA DE RESPONSABILIDAD
a- De custodia
i.

Nombre y cargo del responsable administrativo

ii.

Dependencia jerrquica

iii. Motivos de la responsabilidad


b- De la propuesta de valoracin
i.

Nombre y cargo

ii.

Firma y sello

iii. Fecha de entrega


c- Recepcin de la propuesta por la Autoridad de Valoracin
i.

Nombre y cargo

ii.

Firma/s y sello/s

iii. Fecha de recepcin

REA DE RESOLUCIN DE LA PROPUESTA DE VALORACIN


(A completar exclusivamente por la autoridad de valoracin)
a- Propuesta de Valoracin
i.

Aprobada sin observaciones S/No

ii.

Observaciones incorporadas S/No

b- Sesin de aprobacin
c- Acto dispositivo de aprobacin
d- Publicacin

136

REA DE OBSERVACIONES
FORMULARIO DE REGISTRO DE TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS
1. N de Transferencia
2. Fecha
3. Serie documental
4. Fechas Extremas
5. Volumen
6. Referencia de disposicin
7. Acto dispositivo de transferencia
8. Entidad productora
9. Responsable administrativo de la entidad productora
10. Responsable de la transferencia
11. Responsable de la recepcin
12. Control de registro
13. Observaciones

FORMULARIO DE REGISTRO DE ELIMINACIONES DE DOCUMENTOS


1. N de Eliminacin
2. Fecha
3. Serie documental
4. Fechas Extremas
5. Volumen
6. Referencia de disposicin
7. Acto dispositivo de eliminacin
8. Entidad productora
9. Responsable administrativo de la entidad productora
10. Responsable de la seleccin
11. Responsable de la eliminacin
12. Control de registro
13. Observaciones

137

Tabla de formatos de archivo


de imgenes comunes

138

Resoluciones de digitalizacin recomendadas


Tipo

Forma
documental

Textuales

Caractersticas
materiales de los
originales

Resolucin de
captura/tipos de
archivo a obtener

Volumen
Archivo
(peso)

Modos de
color

Texto impreso A2
(42x59,4 cm) B/N

200 ppp/PDF sin


comprimir

14,7 MB

Escala de
grises, a
8 bits

Texto impreso A3

200 ppp/PDF sin


comprimir

7,4 MB

Escala de
grises, a
8 bits

Texto impreso A4
(21X29,7 cm) B/N

300 ppp/PDF sin


comprimir

8,3 MB

Escala de
grises, a
8 bits

Texto manuscrito
A2 (42x59,4 cm)
Color (mapas,
planos,
pergaminos)

200 ppp/TIFF sin


comprimir

44 MB

Color, a
24 bits

Texto manuscrito
A3 (29,7x42 cm)
Color (mapas,
planos,
pergaminos)

200 ppp/TIFF sin


comprimir

22 MB

Color, a
24 bits

Texto manuscrito
A4 (21X29, 7 cm)
Color (Protocolos
Notariales)

300 ppp/TIFF sin


comprimir

24,9 MB

Color, a
24 bits

Negativos vidrio o
celuloide 4,5x6cm

2400 ppp/TIFF sin


comprimir

70 MB

Color, a
24 bits

(29,7x42 cm) B/N

Grficos

Planos,
mapas,
pergaminos

Fotografas
(negativos)

81 MB
6x6cm

139

Negativos vidrio o
celuloide 6,5x9cm

2000 ppp/TIFF sin


comprimir

102 MB

Color, a
24 bits

Negativos vidrio o
celuloide 9x12cm,

1200 ppp/TIFF sin


comprimir

68 MB

Color, a
24 bits

10x15cm
94 MB

Negativos vidrio o
celuloide 13x18cm

1000 ppp/TIFF sin


comprimir

103 MB

Color, a
24 bits

Negativos vidrio o
celuloide 15x20 cm

800 ppp/TIFF sin


comprimir

84 MB

color, a
24 bits

Negativos vidrio o
celuloide 18x24cm,

600 ppp/TIFF sin


comprimir

70 MB

Color, a
24 bits

80 MB
20x25cm, 24x30cm
114 MB

Fotografas

Negativos y
diapositivas de
35mm y 16 mm

4.000 ppp/TIFF sin


comprimir

103 MB

Color, a
24 bits

Papel
9x12cm,10x15 cm

1200 ppp/TIFF sin


comprimir

68 MB

Color, a
24 bits

(positivos)

94 MB

Papel 13x18, 15x20


cm

1000 ppp/TIFF sin


comprimir

103 MB

Color, a
24 bits

Papel 18x24cm,

600 ppp/TIFF sin


comprimir

70 MB

Color, a
24 bits

20x25cm, 24x30cm

80 MB
114 MB

140

Formatos de archivo de imgenes comunes


TIFF
El formato TIFF (formato de archivo de imgenes con etiquetas) es un formato de archivo de
grficos de mapa de bits (una trama): permite almacenar imgenes en blanco y negro, en
colores verdaderos (hasta 32 bits por pxel) y tambin indexar imgenes con la utilizacin de
una paleta. Adems, el formato TIF permite que se utilicen varios espacios de color como RGB
(rojo, verde, azul), CMYK (cian, magenta, amarillo, negro), etc.
El principio del formato TIF consiste en definir etiquetas de ah su nombre que describen
las caractersticas de la imagen. Las etiquetas permiten almacenar informacin acerca de las
dimensiones de la imagen, la cantidad de colores utilizados, el tipo de compresin (pueden
utilizarse varios algoritmos: paquete de bits / CCITT G. III y IV / RLE / JPEG / LZW / UIT-T) o la
correccin de gama.
De all que una descripcin de imagen que utiliza etiquetas simplifica la programacin del
software y permite guardar informacin en formato TIFF. Por otro lado, la cantidad de opciones
es tan amplia que muchos editores de imgenes con formato TIFF no las integran todas.

CCITT Grupo III y Grupo IV


El CCITT ha fijado este mtodo de compresin como un estndar para las transmisiones va
fax por el mtodo de autocorreccin que posee. Despus de realizar el handshaking con la otra
mquina, el fax/modem Grupo III le enva una lnea sin comprimir de la imagen. Luego, le enva
solo los cambios que l calcula de una lnea con respecto a la otra (cules son los pxeles que
cambian de una lnea a otra), y as hasta que tome otra lnea de referencia, que ser enviada
en forma completa. Por ejemplo, si se quiere enviar las letras ABCA, la A es tomada como letra
de referencia y se le asigna el valor 1. Lo siguiente a enviar no es la letra B sino el clculo que
hizo para determinar la siguiente letra, es decir +1+1-2 ya que A+1=B, B+1=C y C-2=A. De esta
manera, si se produce un error, solo se daar una porcin de la imagen, es decir, aquella
comprendida entre una lnea de referencia y la otra, y no la totalidad de la misma.
Grupo IV es bastante similar, con la diferencia de que no utiliza lneas de referencia, solo enva
los cambios calculados. Esto lo hace ms eficiente, llegando a comprimir una imagen a las dos
terceras partes del tamao de un archivo de Grupo III. Pero, como desventaja, si una lnea
posee error, todo el resto puede desacomodarse. Un error en el archivo puede llegar a
distorsionar levemente una imagen de Grupo III, mientras que dejara prcticamente
indescifrable una imagen de Grupo IV.
A diferencia de las transmisiones por fax, que proceden de a una lnea por vez, los sistemas de
imgenes descomponen los archivos en paquetes para ser enviados por una red. Por lo tanto,

141

una imagen es considerada sin prdida si la misma se transmite por una red digital o por una
red analgica con correccin de errores.
La mayora de los software de administracin de documentos utilizan el Grupo IV y no el Grupo
III para las imgenes bitonales (blanco y negro), por la sencilla razn de que el primero est
ms difundido que el segundo.

JBIG
Si lo que se est escaneando son papeles en blanco y negro, lo mejor es usar compresin de
Grupo IV. De todas formas, si lo que se quiere es almacenar imgenes en escalas de grises
con bajo nivel de profundidad (4 bits), entonces hay que pensar en utilizar compresin de tipo
JBIG. La Organizacin Internacional de Estndares (ISO) adopt en 1993 al formato
de compresin JBIG (Joint Bi-level Imaging experts Group) como un estndar ms en la
materia. Este formato comprime ms que el Grupo IV y alcanza mejoras de hasta un 60 %.
El mayor xito se obtiene en imgenes con dithering. Una foto tamao carta a 300 dpi ocupar
un volumen de aproximadamente 100 Kb, comparado con los 400 Kb que ocupara en Grupo
IV. La razn es que este ltimo lleva la cuenta de la cantidad de pxeles blancos o negros que
se repiten en forma sucesiva, pero en imgenes en escala de grises: los pxeles blancos y
negros se mezclan demasiado, por lo que las sucesiones repetitivas de pxeles de igual color
son ms cortas y escasas.
JBIG lee la imagen desde la parte superior izquierda hasta la parte inferior derecha, cambiando
alguno de sus parmetros a medida que avanza. La tcnica utiliza mucho clculo para efectuar
la compresin, y esto se ve reflejado en el tiempo que se necesita para descomprimir
una imagen.
La idea principal en la que se basa el algoritmo de compresin es predecir si un pxel se acerca
ms al negro o ms al blanco, teniendo como referencia a los 10 pxeles que rodean al punto
en cuestin. Estos diez pxeles son conocidos como "contexto". Luego, se compara
al pxel calculado con el pxel verdadero. El nivel de compresin que se alcance depender de
cada imagen y de qu predecible es.

PCX y Packbits
Si bien JBIG puede comprimir imgenes en escalas de grises con bajo nivel de profundidad
(4 bits como mximo), no puede aplicarse en imgenes color o con 256 tonos de grises (8 bits).
Tampoco puede pensarse en aplicar compresin de Grupo IV ya que una imagen de 1 Mb
puede llegar a ocupar casi 2 Mb despus de comprimirse.
Este tipo de imgenes puede comprimirse con formato PCX o Packbits. Estos formatos
comprimen strings de bytes en lugar de bits, por lo tanto se aplican solo a imgenes de 8 bits o

142

menos (imgenes de 4 u 8 bits en color; imgenes de 2, 4 u 8 bits en escalas de grises). Son


fciles de usar, pero su aplicacin directa en sistemas de documentos digitalizados no es del
todo recomendable, principalmente por el volumen de imgenes con el que se trabaja. Por el
contrario, s es de utilidad en sistemas de desktop publishing.

JPEG
JPEG es el formato de compresin del Joint Photographic Experts Group. Es aplicable en
imgenes color de alto nivel (24 bits) y permite comprimir sin prdida de definicin, si es que el
usuario necesita una imagen de alta calidad. Sin embargo, el comprimir sin prdida limita a una
razn de compresin no mayor de 2:1.
Para alcanzar mayores niveles es necesario hacerlo con prdida de definicin y tener presente
los componentes a usar. Un componente es la forma en la que se define cmo se comprime
la imagen. Un componente busca elementos negros, variando el brillo o la luminosidad. Dos
componentes hacen referencia al negro ms rojo o verde o algn otro tono agregado. Tres
componentes hacen referencia a RGB, cuatro a CMYK (usado para impresiones offset) y cinco
a alguna otra combinacin.
JPEG divide a la imagen en secciones de 8 pxeles por lado, y extrae las caractersticas claves
de cada cuadrado de 8x8. Al igual que el algoritmo de CCITT, la tcnica se basa en los
cambios calculados, para ahorrar espacio. Se compara cada cuadrado o seccin con el previo
y se codifica la diferencia, as hasta el final de la imagen, leyendo los cuadrados de izquierda a
derecha y de arriba hacia abajo. Tambin se calculan los cambios dentro de cada seccin,
leyendo los pxeles en forma diagonal. Esto aprovecha la similitud que existe entre pxeles
adyacentes, y da como resultado factores de compresin de hasta 64:1.
En realidad, JPEG agrupa a un gran nmero de algoritmos, cada uno de los cuales puede
comprimir las imgenes usando de uno a cinco componentes. Lo ms importante es saber
cundo usar compresin JPEG con prdida y cundo usarlo sin prdida. Esto variar de
acuerdo con la aplicacin, a quin lo use, a lo que se debe hacer despus con la imagen, etc.
Por ejemplo, un mdico necesita imgenes con alta resolucin para el caso de las tomografas,
pero para una pgina web lo mejor sera un archivo con alta compresin y bajo tamao.

RAW
El formato RAW, cuya traduccin literal del ingls al castellano significa crudo, es un formato
de archivo digital de imgenes que contiene la totalidad de los datos de la imagen tal y como
ha sido captada por el sensor digital de la cmara fotogrfica. Sera equivalente al negativo de
una cmara digital. El formato RAW generalmente lleva aplicado compresin de datos sin
prdida de informacin. Debido a que contiene la totalidad de los datos de la imagen captada

143

por la cmara y una mayor profundidad de color, sus archivos tienen un tamao muy grande (a
pesar de que suelen usar compresin).

144

Norma tcnica
de interoperabilidad
de catlogo de estndares

145

ESTNDARES
La tabla que figura a continuacin recoge el conjunto de estndares incluidos en el Catlogo.
Para cada uno de ellos, se incluyen los siguientes atributos 129:
a) Cadena de interoperabilidad. Eslabn de la cadena de interoperabilidad con el que se
relaciona:

Accesibilidad multicanal, integrada y segura

Infraestructuras y servicios asociados

Integracin de sistemas y servicios

Modelos e integracin de datos

b) Categora. Definicin de la categora funcional en la que se enmarca:

Autenticacin:

Certificados

Firma electrnica

Poltica de firma electrnica

Sellado de tiempo

Cifrado

Codificacin:

Codificacin de caracteres

Idioma

Control de acceso.

Formatos ficheros:

Imagen y/o texto

Cartografa vectorial y sistemas de informacin geogrfica

Compresin de ficheros

Contenedores multimedia

Sonido

Vdeo

Gestin documental y archivstica

Integridad

Mtricas

Protocolos de comunicacin e intercambio:

Correo electrnico

129

Extracto de Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Catlogo de estndares. Fuente:


http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dms/pae_Home/documentos/Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inici
o/Guia_de_aplicacion_NTI_catalogo_de_estandares_Publicacion_oficial_2012/Guia_aplicacion_Norma_Tecnica_Intero
perabilidad_Catalogo_de_estandares.pdf

146

Especficos a nivel de aplicacin

Servicios web

Tecnologas de transporte y red

Semntica:

Metadatos

Tecnologas semnticas

Tecnologas de integracin de datos

Tecnologas de identificacin

c) Nombre.

Comn: nombre comn por el que se conoce el estndar, normalmente identificado por
su extensin. Define el valor a asignar al metadato mnimo obligatorio Nombre de
formato de los documentos electrnicos.

Formal: nombre correspondiente a la especificacin formal del estndar.

d) Tipo:

Estndar abierto

Uso generalizado

e) Versin. Versin mnima aceptada del estndar.


f) Extensin. Con carcter informativo, aproximacin al listado no exhaustivo de extensiones
ms comunes relacionadas con el estndar.
g) Especificacin.

Organizacin responsable: identificacin del organismo responsable y/o creador del


estndar.

URL: localizacin de la especificacin formal del estndar.

h) Estado.

Admitido

En abandono

147

Tabla de estndares
Tipo
Cadena
de Interoperabilidad

Nombre
Categora
Comn

Versin

Extensin

Uso
Generalizado

Formal

Abierto

Formatos ficheros Accesibilidad


multicanal,
Compresin
de ZIP
integrada y segura
ficheros

ZIP RFC 1952

Abierto

.zip

Comma
Accesibilidad
multicanal, Formatos ficheros Separated
integrada y segura
Imagen y/o texto
Values

Comma Separated Values

Abierto

RFC 4180

.csv
.txt

Accesibilidad
multicanal, Formatos ficheros HTML
integrada y segura
Imagen y/o texto

HyperText
Language

Markup

Abierto

4.01

.html
.htm

Accesibilidad
multicanal, Formatos ficheros CSS
integrada y segura
Imagen y/o texto

Cascading
Sheets

Style

Abierto

2.1

.css

Accesibilidad
multicanal, Formatos ficheros JPEG
integrada y segura
Imagen y/o texto

ISO/IEC
15444.
Information technology Abierto
JPEG
2000 image coding system

2004
2008

Accesibilidad
multicanal, Formatos ficheros MHTML
integrada y segura
Imagen y/o texto

Multipurpose Internet Mail


Abierto
Extension HTML

RFC 2557

- .jpg
.jpeg
.mhtml
.mht

148

Tabla de estndares

ISO/IEC
Accesibilidad
multicanal, Formatos ficheros - 26300:2006
integrada y segura
Imagen y/o texto
OASIS 1.2

ISO/IEC
26300:2006
Information technology Open Document Format
for Office Applications Abierto
(OpenDocument)

.odt
.ods
1.0
.odp
.odg

OASIS 1.2

Accesibilidad multicanal,
integrada y segura

Accesibilidad multicanal,
integrada y segura

130

Formatos ficheros - Strict Open


XML
Imagen y/o texto

Formatos ficheros PDF


Imagen y/o texto

ISO/IEC 295001:2012 Information


technology -- Document
description and processing
languages -- Office Open
Abierto130
XML File Formats -- Part
1: Fundamentals and
Markup Language
Reference - Strict

2012

ISO 320001:2008Document
management - Portable
document format - Part 1:
PDF1.7

1.4

Abierto

.docx
.xlsx
.pptx

.pdf

Existen distintas discusiones respecto del grado de apertura de dicho formato (la salvedad no es nota del original).

149

Tabla de estndares

Formatos ficheros PDF/A


Imagen y/o texto

ISO 19005-1:2005. ISO


19005-2:2011
Document
management - Electronic
document file format for
long- term preservation

Abierto

1.4
1.7

.pdf

Accesibilidad multicanal,
integrada y segura

Formatos ficheros PNG


Imagen y/o texto

ISO/IEC 15948:2004.
Information technology Computer graphics and
image
processing - Portable
Network Graphics (PNG):
Functional specification.

Abierto

2004

.png

Accesibilidad multicanal,
integrada y segura

Formatos ficheros RTF


Imagen y/o texto

Rich Text Format.

Accesibilidad multicanal,
integrada y segura

Formatos ficheros SVG


Imagen y/o texto

Scalable Vector
Graphics.

Abierto

1.1

.svg

Formatos ficheros TIFF


Imagen y/o texto

ISO 12639:2004
Graphic technology Prepress digital data
exchange - Tag image file
format for image
technology (TIFF/IT)

Abierto

2004

.tiff

Accesibilidad multicanal,
integrada y segura

Accesibilidad multicanal,
integrada y segura

Uso generalizado 1.6

.rtf

150

Tabla de estndares

Accesibilidad multicanal,
integrada y segura

Formatos ficheros TXT


Imagen y/o texto

Texto plano

Abierto

.txt

Accesibilidad multicanal,
integrada y segura

Formatos ficheros XHTML


Imagen y/o texto

eXtensible HyperText
Markup Language

Abierto

1.0

.hmtl
.htm

Accesibilidad multicanal,
integrada y segura

Formatos ficheros WebM


Video

WebM

Abierto

2010

.webm

151

Normas internacionales
de descripcin archivstica

152

ISAD (G): Norma Internacional General de


Descripcin Archivstica131
REA

RECOGE

ELEMENTOS DE DESCRIPCIN

1 REA DE IDENTIFICACIN

Informacin esencial para


identificar la unidad de
descripcin.

Cdigo(s) de referencia
Ttulo
Fecha(s)
Nivel de descripcin
Volumen y soporte de la unidad de
descripcin (cantidad, tamao o
dimensiones)

2 REA DE CONTEXTO

Informacin acerca del origen y


custodia de la unidad de
descripcin.

Nombre(s) del productor(es)


Historia institucional
Historia archivstica
Forma de ingreso

Informacin sobre el tema


principal de los documentos y la
organizacin de la unidad de
descripcin.

Alcance y contenido
Valoracin, seleccin y eliminacin
Nuevos ingresos
Organizacin

4 REA DE CONDICIONES DE
ACCESO Y USO

Informacin acerca de la
disponibilidad de la unidad de
descripcin.

Condiciones de acceso
Condiciones de reproduccin
Lengua / escritura de los
documentos
Caractersticas fsicas y requisitos
tcnicos
Instrumentos de descripcin

5 REA DE DOCUMENTACIN
ASOCIADA

Informacin acerca de los


materiales que tengan una
relacin importante con la
unidad de descripcin.

Existencia y localizacin de los


documentos originales
Existencia y localizacin de copias
Unidades de descripcin
relacionadas
Nota de publicaciones.

Informacin especializada y que


no se puede acomodar en
ninguna de las otras reas.

Nota

Informacin sobre cmo,


cundo, y por qu se ha
preparado la descripcin
archivstica.

Nota del archivero


Reglas(s) o normas
Fecha(s) de las descripciones

3 REA DE CONTENIDO Y
ESTRUCTURA

6 REA DE NOTAS

7 REA DE CONTROL DE LA
DESCRIPCIN

131

Todas las tablas extradas de Lpez Prez, Rosario, Normalizacin Archivstica, Documento de Trabajo n 1,
SEDC, 2011. Disponible en http://www.sedic.es/DT-n01-SEDIC-mayo2011.pdf

153

ISDIAH: Norma internacional para describir


instituciones que custodian fondos de archivo
REA

1 REA DE IDENTIFICACIN

2 REA DE CONTACTO

3 REA DE DESCRIPCIN

4 REA DE ACCESO

5 REA DE SERVICIO

6 REA DE CONTROL

RECOGE

ELEMENTOS DE DESCRIPCIN

Informacin que identifica


unvocamente a la institucin
detentora de los fondos de
archivo que se est
describiendo

Identificador
Forma(s) autorizadas(s) del
nombre
Formas paralelas del nombre
Otra(s) forma(s) del nombre
Tipo de institucin que conserva
los fondos de archivo

Informacin sobre cmo


contactar con la institucin
detentora de los fondos de
archivo que se est
describiendo.

Localizacin y direccin(es)
Telfono, fax, correo electrnico
Personas de contacto

Informacin pertinente sobre


la historia de la institucin
detentora de los fondos de
archivo que se est
describiendo, su estructura y
poltica de ingresos, etc.

Historia de la institucin que


custodia los fondos de archivo
Contexto cultural y geogrfico
Atribuciones / fuentes legales
Estructura administrativa
Gestin de documentos y poltica
de ingresos
Edificio(s)
Fondos y otras colecciones
custodiadas
Instrumentos de descripcin,
guas y publicaciones

Se consigna los datos


correspondientes sobre el
acceso a la institucin
detentora de los fondos de
archivo que se est
describiendo: horario de
apertura al pblico, acceso
libre o restringido, etc.

Horarios de apertura
Condiciones y requisitos para el
uso y el acceso
Accesibilidad

Se incluye la informacin
necesaria relativa a los
servicios tcnicos que la
institucin detentora de los
fondos de archivo ofrece.

Servicios de ayuda a la
investigacin
Servicios de reproduccin
Espacios pblicos

Se identifica de forma unvoca


la descripcin de la institucin
detentora de los fondos de
archivo y se incluye la
informacin necesaria sobre
cmo, cundo y por qu
agencia se cre y actualiz la
descripcin.

Identificador de la descripcin
Identificador de la institucin
Reglas y/o convenciones
Estado de elaboracin
Nivel de detalle
Fechas de creacin, revisin o
eliminacin
Lengua(s) y escritura(s)
Fuentes
Notas de mantenimiento

154

ISAAR CPF 2004: Norma Internacional sobre los


Registros de Autoridad de Archivos Relativos a
Instituciones, Personas y Familias
REA

RECOGE

ELEMENTOS DE DESCRIPCIN

Informacin esencial
para identificar
el encabezamiento de autoridad.

Tipo de entidad
Forma(s) autorizada(s) del
nombre
Formas paralelas del nombre
Formas normalizadas del
nombre segn otras reglas
Identificadores para instituciones

2 REA DE DESCRIPCIN

Informacin relevante
sobre naturaleza, contexto
y actividades de la institucin,
persona o familia.

Fechas de existencia
Historia
Lugares
Estatuto jurdico
Funcin, ocupaciones y
actividades
Atribucin(es) / fuente(s)
legal(es)
Estructura(s) interna(s)
Genealoga
Contexto general

3 REA DE RELACIONES

Informacin acerca
de las relaciones con otras
instituciones, personas y
familias.

Nombre(s) Identificadores de las


Instituciones, personas o familias
relacionadas
Naturaleza de la relacin
Descripcin de la relacin

1 REA DE IDENTIFICACIN

Informacin para controlar los


encabezamientos.
4 REA DE CONTROL

Incluye la informacin necesaria


sobre cmo, cundo y por qu
agencia se cre y actualiz el
registro de autoridad.

Identificador del registro de


autoridad
Identificadores de la institucin
Reglas y/o convenciones
Estado de elaboracin
Nivel de detalle
Fechas de creacin, revisin o
eliminacin
Lengua(s) y escritura(s)
Fuentes
Notas de mantenimiento

155

ISDF: Norma internacional para la descripcin de


funciones
REA

1 REA DE IDENTIFICACIN

2 REA DE CONTEXTO

3 REA DE RELACIONES

4 REA DE CONTROL

RECOGE

ELEMENTOS DE DESCRIPCIN

Informacin que identifica


unvocamente la funcin y que
define un punto de acceso
normalizado.

Tipo
Forma(s) autorizada(s) del
nombre
Formas paralelas del nombre
Otra(s) forma(s) del nombre
Clasificacin

Informacin sobre la naturaleza y


contexto de la funcin.

Fechas
Descripcin
Historia
Legislacin

Informacin en la que se
consignan y describen las
relaciones con otras funciones.

Forma(s) autorizada(s) del


nombre/Identificado de la funcin
relacionada
Tipo
Categora de la relacin
Descripcin de la relacin
Fecha de la relacin

Se identifica de forma unvoca la


descripcin de una funcin y se
incluye informacin sobre cmo,
cundo y por qu la institucin
se cre y actualiz la
descripcin.

Identificador de la funcin
Identificador(es) de
institucin(es)
Reglas y/o convenciones
utilizadas
Estado de elaboracin
Nivel de detalle
Fechas de creacin, revisin o
eliminacin
Lengua(s) y escritura(s)
Fuentes
Notas de mantenimiento

156

Glosario de trminos

157

Accesibilidad (en relacin con limitaciones de orden prctico y legal)


Posibilidad de consulta de los documentos de archivo, determinada por la normativa vigente, su
control archivstico y su estado de conservacin (Diccionario de terminologa archivstica, MCU,
Espaa. Disponible en http://www.mcu.es/archivos/MC/DTA/Diccionario.html).132
En mbito informtico: la disponibilidad y usabilidad de la informacin, en el sentido de la
capacidad o facilidad futura de la informacin de poder ser reproducida y por tanto utilizada.
(InterPARES 3 Project: http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_db.cfm?letter=f&term=28)
(Ver tambin: Cadena de preservacin).

Actividad
El segundo nivel de clasificacin de un negocio. Las actividades son las principales tareas
realizadas por una organizacin para lograr cada una de sus funciones. En un anlisis
funcional, una actividad se identifica por el nombre y la descripcin. La descripcin de una
actividad abarca todas las transacciones que ocurren en relacin con ella; dependiendo de la
naturaleza de las transacciones involucradas, una actividad puede ser llevada a cabo en
relacin con una o a muchas funciones (Archivo Nacional de Australia, traduccin propia).

Administracin electrnica
Se entienden las expresiones de Gobierno Electrnico y de Administracin Electrnica como
sinnimas, ambas consideradas como el uso de las TIC en los rganos de la Administracin
para mejorar la informacin y los servicios ofrecidos a los ciudadanos, orientar la eficacia y
eficiencia de la gestin pblica e incrementar sustantivamente la transparencia del sector
pblico y la participacin de los ciudadanos (Carta Iberoamericana de Gobierno Electrnico).

Agencia
Una entidad distinguible y reconocible que tiene la responsabilidad de llevar adelante funciones
administrativas. Usualmente tendr una cabeza u rgano directivo identificable, con autoridad
para tomar decisiones a su nivel jerrquico, un instrumento legal o alguna forma de autoridad
delegada, la cual establece los fundamentos de su existencia y sus funciones, y su propio
sistema de gestin documental. Una agencia puede ser parte del Poder Ejecutivo, Legislativo o
Judicial (Archivo Nacional de Australia, traduccin propia).

132

Se sealar entre parntesis al final de la definicin la fuente utilizada; los casos que no presentan indicacin alguna
son aquellos cuyas definiciones fueron redactadas por los propios autores del presente Manual.

158

Archivala
(Ver Fondo documental).

Archivo
El Consejo Internacional de Archivos (ICA) contempla tres acepciones para el vocablo
archivo:
1) Conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, forma y soporte material, producidos o
recibidos por cualquier persona fsica o moral, y por cualquier servicio u organismo pblico
o privado en el ejercicio de su actividad, conservados por su productor o sus sucesores
para sus propias necesidades, o bien transferidos a la institucin de archivos competente
segn el valor archivstico.
2) Institucin responsable de la reunin, el tratamiento, el inventario, la conservacin y la
comunicacin de los archivos, tambin denominada servicio de archivos, o archivo.
3) Edificio o parte de un edificio donde se conservan y comunican los archivos, denominado
tambin depsito de archivos.
(Consejo Internacional de Archivos).

Autenticidad
Consiste en la acreditacin de un documento de archivo de ser lo que pretende ser sin
alteraciones o corrupciones. Los documentos autnticos son los que han mantenido su
identidad e integridad al paso del tiempo gracias a la evidencia de su carcter, requisitos o
circunstancias inherentes (InterPARES 3 Project).

Autoridad Archivstica
La agencia archivstica, institucin de archivo, o programa responsable de seleccionar, adquirir
y preservar archivos, permitiendo que estn disponibles y aprobando la destruccin de otros
documentos.

Autoridad de valoracin
Comisiones interdisciplinarias de expertos cuya funcin consiste en estudiar, evaluar y
establecer los principios o pautas por las cuales se atribuye a las series documentales un grado
de valor que va desde el cero al absoluto. Debe establecer la resolucin de disposicin final
(Cruz Mundet, J. R., Manual de Archivstica)

159

Back up
(Ver: Copia de seguridad).

Bit
(Binary digIT): Dgito binario. Es la unidad bsica de informacin en un sistema binario
representada por ceros y unos, los cuales se van sucediendo para conformar los distintos
significados que puedan adquirir.

Byte
Grupo de 8 bits adyacentes operados como una unidad.

Cadena de custodia
Lnea ininterrumpida y auditable de control, mantenimiento y normalmente tambin de
posesin, de un conjunto de documentos desde su creacin hasta su preservacin, que puede
servir como un medio de proteccin de la autenticidad de un documento (InterPARES, revisin
de Lluis Esteve i Casellas, GironaEspaa).

Cadena de preservacin
Un sistema de control que abarca el ciclo de vida completo de los documentos con el objetivo
de garantizar su identidad e integridad a lo largo del tiempo (InterPARES, revisin de Lluis
Esteve i Casellas, Girona-Espaa).

Captura
El proceso de alojamiento de un documento u objeto digital en un sistema de gestin
documental y la asignacin de metadatos para describirlo y ubicarlo en su contexto,
permitiendo, por lo tanto, una gestin adecuada a lo largo del tiempo. Para determinadas
actividades de negocios esta funcionalidad puede ser integrada en sistemas de informacin
para que la captura de los documentos sea concurrente con su creacin (Archivo Nacional de
Australia, traduccin propia).

Certificados digitales
Un documento electrnico firmado por la autoridad de certificacin que identifica a un titular de
la llave y la entidad de negocio que l/ella representa. Une al titular de la llave a una llave par
mediante la especificacin de la llave pblica de aquella llave par, y debera contener cualquier

160

otra informacin requerida por el perfil/modelo de certificado (Archivo Nacional de Australia,


traduccin propia).
En la Argentina, se entiende por certificado digital al documento digital firmado digitalmente
por un certificador, que vincula los datos de verificacin de firma a su titular (Ley de Firma
Digital 25506, Art. 13).

Ciclo vital
Se entiende por ciclo vital a las fases por las cuales atraviesan los documentos de archivo
desde la planificacin de su produccin hasta su eliminacin o conservacin permanente,
segn sea el caso, pasando por los momentos de tramitacin, vigencia administrativa, guarda
precaucional y eventualmente guarda permanente (traduccin propia sobre la base de Vzquez
Murillo, M., Administracin de documentos y Archivos).

Clasificacin (archivstica)
Operacin archivstica que consiste en el establecimiento de las categoras y grupos que
reflejan la estructura jerrquica del fondo. (Diccionario de terminologa archivstica, MCU,
Espaa).
La clasificacin es el proceso que sirve para identificar y estructurar sistemticamente las
funciones y actividades del productor. El sistema de clasificacin es la base para la aplicacin
de la evaluacin documental y, tambin, para el establecimiento de polticas de seguridad y de
acceso a la documentacin. El sistema tambin puede incluir instrumentos auxiliares como el
uso de vocabulario controlado, tesauros, sistemas de indexacin y de codificacin (Casellas i
Serra, L.-E., La transicin hacia la Administracin electrnica: la experiencia del Ayuntamiento
de Girona, presentacin en el IV Foro Iberoamericano de Evaluacin Documental, en el marco
del Pre-FIED La archivstica y sus actores, Mxico, 2012).

Coleccin documental
Conjunto de documentos o de componentes digitales, de igual o distinta procedencia, reunidos
por motivos de conservacin, por su especial inters o por cualquier otro criterio subjetivo
(http://glosarios.servidor-alicante.com/archivistica/coleccion).

Componente digital
(Ver: Objeto digital).

161

Compresin
Proceso de reduccin de la medida del archivo de imagen para su procesamiento,
almacenamiento y transmisin. La calidad de la imagen puede ser afectada por las tcnicas de
compresin usadas y el nivel de compresin aplicado. Hay dos tipos de compresin: con
prdida (lossy) y sin prdida (lossless).
Aclaracin:
Lossy compression
Es el proceso de compresin que reduce el espacio de almacenamiento necesario para un
archivo de imagen perdiendo datos. Una parte de la informacin es descartada. Si bien este
descarte es invisible al ojo humano, hay una prdida de calidad. Los formatos de compresin
con prdida introducen lo que se llama generational loss: cada vez que la imagen degradada
es manipulada o editada va perdiendo cada vez ms calidad. Por todo esto, se recomienda
usar formatos de compresin sin prdida en las copias master.
El formato JPEG (The Joint Photographic Experts Group) es el ms comn entre los formatos
de compresin con prdida.
Lossless compression
Es el proceso de compresin que reduce el espacio de almacenamiento necesario para un
archivo de imagen sin perder datos. Estos formatos de compresin generan un archivo similar
al original sin prdida de informacin. Son formatos de este tipo: GIF (Graphic Interchange
Format), TIFF (Tagged Image File Format) y PNG (Portable Network Graphic).

Conservacin (en general)


El tratamiento de bienes (incluyendo documentos y objetos) para estabilizarlos qumicamente o
fortalecerlos fsicamente para que puedan ser mantenidos por el mayor tiempo posible en su
forma original. En el contexto archivstico, se suele considerar a la conservacin como una
funcin ms estrecha dentro del espectro ms amplio de la preservacin, y usualmente implica
la aplicacin de un nivel ms significativo de intervencin sobre bienes individuales (Archivo
Nacional de Australia, traduccin propia).

Conservacin permanente
Custodia de documentos previamente evaluados, seleccionados por su valor informativo como
testimonio de la memoria de una comunidad, una organizacin o un individuo y como
instrumento de prueba, garanta de derechos y fuente de informacin (FIED).

162

Conservacin (del documento electrnico de archivo)


Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por un lado, las unidades fsicas
bajo las mejores condiciones posibles para evitar daos y repararlos cuando han ocurrido y,
por otro y sobre todo, el conjunto de actividades necesarias para asegurar un acceso
continuado a los documentos, ms all de las consideraciones tecnolgicas y de los
dispositivos de almacenamiento. Ello supondr la permanencia del documento de archivo
electrnico en la forma que permita que este sea recuperado y una vez recuperado proporcione
evidencia

fehaciente

autntica

de

la

actividad

que

lo

ha

producido

(extrado

de http://glosarios.servidor-alicante.com/archivistica/conservacion-del-documento-de-archivoelectronico). (Ver tambin: Cadena de preservacin).

Contenido (del documento electrnico)


Aquello que transmite informacin, por ejemplo, textos, datos, smbolos, nmeros, sonido e
imagen. (Archivo Nacional de Australia, traduccin propia).

Contexto
En primer lugar, est la informacin contextual contenida en el documento. En segundo lugar,
la relacin entre un documento y otro en un fondo. Y en tercer lugar, est la actividad en la que
se gener ese documento.
La informacin contextual vincula los documentos con el entorno administrativo y funcional
(actividades y procesos) en que han sido producidos, as como a otros documentos. El objetivo
es proporcionar:
informacin necesaria para una comprensin completa y adecuada de los documentos;
informacin necesaria para una comprensin completa y adecuada de las actividades y
operaciones a las que se refieren los documentos (por ejemplo, competencias,
responsabilidad, etc.);
informacin sobre los procesos asociados a los documentos (por ejemplo, la
valoracin, la migracin, la transferencia, etc.);
informacin para la gestin y conservacin eficiente de los documentos a lo largo del
tiempo; e
informacin para la recuperacin y el acceso eficiente de los documentos.
La informacin contextual tambin permite verificar la autenticidad, fiabilidad e integridad de los
documentos. Esto es de especial importancia en el caso de los documentos electrnicos. Las
funciones, los procesos de trabajo y el sistema de archivo de las organizaciones que los crean
forman parte del contexto de sus documentos. El contexto puede conservarse mediante
elementos internos del documento (por ejemplo, documentos adjuntos, informacin adjunta,

163

enlaces, nmeros y cdigos de referencia) o mediante elementos externos (por ejemplo, los
metadatos) (ICA, Manual de Documentos Electrnicos).

Control de acceso
El esquema de mecanismos no jerrquicos para prevenir el acceso de usuarios no autorizados.
Puede incluir la definicin de grupos de acceso de usuarios y listas ad hoc de usuarios
nombrados individualmente (Archivo Nacional de Australia, traduccin propia).

Conversin
El proceso de cambio de los documentos de un medio o soporte a otro o desde un formato a
otro. La conversin involucra un cambio en el formato del documento, pero asegura que el
documento retenga idntica informacin primaria (contenido). Entre los ejemplos se incluye el
microfilm y las imgenes digitales de documentos en papel (Archivo Nacional de Australia,
traduccin propia).

Copia de acceso
Copia del archivo digital disponible para ser accedida. Es una buena prctica almacenarla en
formatos ms giles para la transferencia, acceso web, etc.

Copia de documentos
La produccin de una copia idntica en el mismo tipo de medio o soporte (papel, microfilm o
electrnico), por ejemplo desde papel a papel, microfilm a microfilm o la produccin de copias
de seguridad de documentos electrnicos (las cuales tambin pueden ser realizadas en
diferentes tipos de medios o soportes electrnicos) (Archivo Nacional de Australia, traduccin
propia).

Copia de documentos electrnicos


Un tipo de integridad del que se ocupan los expertos del anlisis forense digital es la
duplicacin de la integridad, esto es, el hecho de que cierto conjunto de datos en el proceso de
crear un duplicado de datos no modifica los datos ya sea intencional o accidentalmente y el
duplicado es una copia exacta de bit del grupo original de datos. Cuando hablamos de
duplicacin, usualmente nos referimos a hacer copias, mientras los expertos del anlisis
forense se refieren a tomar imgenes; la diferencia es fundamental. Una copia es un
duplicado selectivo de archivos. Uno puede copiar lo que uno puede ver. Por lo tanto el copiado
proporciona una foto incompleta del dispositivo digital. Adems, raramente incluye la

164

confirmacin de completitud y la mayor parte de las veces involucra mover archivos


individuales (Duranti, L., El archivista como experto en anlisis forense digital, en Barnard
Amozorrutia, A. (comp.), Archivos electrnicos. Textos y contextos II)

Copias de seguridad
La actividad de copiado de documentos o bases de datos para que sean preservados en caso
de fallas del equipamiento o de otras catstrofes. Esto es distinto de archivar, lo cual es
preservar informacin con miras a su valor en el largo plazo (Archivo Nacional de Australia,
traduccin propia).

Creador
Tambin llamado creador de documentos de archivo. Persona fsica o jurdica que hace
(elabora), recibe o acumula documentos de archivo por razones de su mandato, misin, funcin
o actividades; es quien genera el ms alto nivel de agregacin al cual los documentos de
archivo pertenecen, es decir, los fondos (InterPARES 3 Project).

Cuadro de clasificacin
Es el producto de la actividad de clasificacin de un fondo documental. El cuadro de
clasificacin es la herramienta bsica de los sistemas de gestin documental: sirve de soporte
a todos los procesos de gestin y permite que las operaciones de valoracin, seleccin,
asignacin de responsabilidades, limitacin de derechos de acceso, etc. puedan llevarse a
cabo sobre conjuntos de documentos y no sobre cada uno de los documentos por separado
(Barbadillo Alonso, J., Apuntes de clasificacin archivstica, en Legajos. Cuadernos de
investigacin archivstica y gestin documental, N 10, 2007. Publicacin del Archivo Municipal
de Priego de Crdoba, pp. 27-50).

Cuadro de clasificacin de fondos


El cuadro de fondo identifica los fondos y las colecciones facticias del servicio de archivo, y
tambin puede permitir controlar el ingreso de nuevos conjuntos. La descripcin completa de
cada fondo y cada coleccin corresponde al mbito del sistema de descripcin (Alb, M.,
Casellas i Serra, L.-E. y otros, Recursos informtics als serveis dArxiu municipals. Requisits
Basics per a la informatizaci dun sistema de gesti de documents, en Lligall. Revista
dArxivstica Catalana, nm. 19, Associaci dArxivers de Catalunya, Espaa, 2002)

165

Dependencia tecnolgica
Situacin que se presenta cuando los contenidos son accesibles solo mediante hardware y
software especficos. Es una causa a analizar para evitar la obsolescencia tecnolgica.

Desafectacin administrativa
Se entiende por desafectacin al acto administrativo por el cual se autoriza la eliminacin de
aquellos documentos que han cumplido sus plazos de vigencia administrativa y guarda
precaucional, y no revisten valor secundario.

Descompresin
Proceso de recuperacin de datos comprimidos y su ensamble para obtener el original previo a
la compresin.

Descripcin archivstica
El proceso por el cual se registra informacin acerca de la naturaleza y contenido de los
documentos. La descripcin identifica caractersticas tales como procedencia, ordenamiento,
formato, contenido y contextos administrativos, gestin documental y archivo, y los presenta de
forma estandarizada (Archivo Nacional de Australia, traduccin propia).

Disponibilidad
(Ver: Accesibilidad)

Disposicin (tambin disposicin final)


Serie de procesos asociados con la aplicacin de decisiones de transferencia, destruccin o
conservacin de documentos, que se documentan en los calendarios de conservacin u otros
instrumentos (IRAM-lSO 15489-1).

Dispositivo de captura
Dispositivo

travs

del

cual

se

obtiene

la imagen

digitalizada

desde

la

representacin original (analgica). Son dispositivos de captura las cmaras digitales y los
escneres.

Documento
Todo registro de la actividad humana fijada en un soporte durable.

166

Documento de archivo
Informacin registrada, producida o recibida durante la iniciacin, desarrollo o terminacin de
una actividad personal o institucional y que incluye contenido, contexto y estructura suficientes
para servir como testimonio de esa actividad
Este amplio concepto cubre todos los tipos diferentes de documentos producidos en un sistema
ofimtico. Los documentos pueden adoptar varias formas y representaciones. Se suelen
representar como elementos de informacin delimitados de forma lgica, por ejemplo, como
documentos diferenciados, pero cada vez con mayor frecuencia encontramos documentos en
forma de elementos de informacin distribuidos, como las bases de datos relacionales y los
documentos compuestos.
Para servir de apoyo a las funciones de la organizacin y poder servir de prueba, un
documento debe poseer

ciertas caractersticas: autenticidad, fiabilidad, integridad y

disponibilidad.
Los documentos que poseen estas caractersticas tendrn el contenido, la estructura y el
contexto suficientes para ofrecer una visin completa de las actividades y las operaciones a las
que se refieren, y tambin reflejarn las decisiones, acciones y competencias. Si tales
documentos se mantienen de forma que sean accesibles, inteligibles y utilizables, podrn servir
de apoyo a la gestin y utilizarse a efectos de justificacin y conocimiento del pasado a lo largo
del tiempo (ICA, Manual de Documentos Electrnicos).

Documento digital de archivo (o documento electrnico de archivo)


Documento de archivo que se preserva y mantiene mediante la tecnologa de computacin
digital. Incluye a aquellos que nacen digitalmente o aquellos que han sido convertidos de un
formato no digital y han sido validados por la organizacin (FIED).

DPI (dots per inch)


Medida de la resolucin de escaneo de una imagen o de la calidad de un dispositivo de salida.
DPI tambin expresa el nmero de puntos que una impresora puede imprimir por pulgada
(inch) o que el monitor puede mostrar, horizontal y verticalmente.

EDMS133 (Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos)


Un sistema automatizado que permite la creacin, uso y mantenimiento de los documentos
electrnicamente creados con el propsito de mejorar el flujo de trabajo de una organizacin.
Estos sistemas no necesariamente incorporan funcionalidades de archivo, y los documentos
pueden ser de valor informativo antes que evidencial (es decir, puede tratarse de papeles de
133

Por sus siglas en ingls.

167

trabajo, debidamente identificados, sin valor probatorio). El EDMS es un subconjunto de los


sistemas de informacin de negocios, cuyo principal objetivo es permitir la creacin, revisin y
gestin de documentos digitales (Archivo Nacional de Australia, traduccin propia).
(Ver tambin: ERMS y Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos).

Eliminacin
Operacin que consiste en la destruccin autorizada e irreversible de los documentos que han
perdido sus valores (Foro Iberoamericano de Evaluacin de Documentos).

Emulacin
El objetivo de este mtodo es conservar la funcionalidad que tienen los documentos cuando
son reproducidos por el software original. Esta emulacin se puede limitar a conservar la
representacin visual de los documentos mediante visores (viewers) o bien conservando la
imagen electrnica del documento, con formatos como pdf o djvu. Pero se puede avanzar hacia
una opcin ms completa, intentando conservar una versin reducida del software operacional
y los sistemas originales, o bien desarrollando un emulador que reproduzca el funcionamiento
de dichos sistemas originales (Serra Serra, J., Gestin de los documentos digitales:
estrategias para su conservacin, en El profesional de la informacin, Vol. 10, N 9, 2001).

ERMS134 (Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo)


Un sistema automatizado utilizado para gestionar la creacin, uso, mantenimiento y disposicin
final de documentos de archivo creados electrnicamente para proporcionar evidencia de los
procesos desarrollados por la organizacin productora. Estos sistemas mantienen informacin
contextual apropiada (metadatos) y relaciones entre los documentos de archivo para respaldar
su valor como evidencia. El ERMS es un subconjunto de los sistemas de informacin de
negocios cuyo objetivo central es la captura y gestin de documentos de archivo (Archivo
Nacional de Australia, traduccin propia).
Nota: En el mbito anglosajn se distingue entre files, documents, records y archives en
relacin con el valor probatorio y con el valor secundario. Algunas de estas acepciones no
tienen vocablos especficos en el mbito iberoamericano.
(Ver tambin: EDMS y Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos).

134

Por sus siglas en ingls.

168

Escala de grises (gray scale)


Es el rango de escalas de grises en una imagen. La definicin del rango de escala de grises de
un escner estar determinado por el nmero de grises, o valores entre negro y blanco, que
puede reconocer o reproducir el dispositivo de captura.

Escner (scanner)
Dispositivos de captura para la generacin de imgenes digitales. Convierte fotografas,
diapositivas, en imgenes por mapa de bits (BMP). Hay de distintos tipos de acuerdo con el
material a tratar (de cama plana o flat bed, de alimentacin automtica, planetarios, de
microfilms, de diapositivas, de negativos). Una vez que la imagen se convierte en formato
digital, puede almacenarse y visualizarse a travs de los programas instalados en las
computadoras.

Estructura
El concepto de estructura est relacionado con la forma en que se registra el documento, lo
que incluye la utilizacin de signos, el diseo, el formato, el soporte, etc. En el caso de los
documentos electrnicos, se distingue entre una estructura fsica y una estructura lgica: la
estructura fsica de un documento tradicional resulta evidente para el usuario, lo que no ocurre
en el caso de los documentos electrnicos. La estructura fsica de un documento electrnico es
variable y depende del hardware y el software; su estructura lgica (es decir, la relacin entre
las partes que lo componen) lo hace inteligible (ICA, Manual de Documentos Electrnicos).

Evaluacin
Funcin archivstica que consiste en la identificacin de valores primarios (administrativos,
jurdicos, legales, fiscales y contables) y secundarios (informativo-histricos, evidenciales y
testimoniales) y el establecimiento de plazos de vigencia administrativa y guarda precaucional,
estableciendo la resolucin de disposicin: guarda permanente o eliminacin total o parcial de
los documentos una vez cumplidos esos plazos (definicin propia a partir del Archivo Nacional
de Australia y del Foro Iberoamericano de Evaluacin de Documentos).

Evaluacin de autenticidad
La determinacin acerca de si un documento posee todos los elementos formales que se
asume deba presentar cuando fue producido o recibido por primera vez y salvaguardado
(incorporado) en un sistema de gestin documental (Foro Iberoamericano de Evaluacin de
Documentos).

169

Fiabilidad
Que sea fiable, es decir, que su contenido sea cierto. La fiabilidad es, por lo tanto, una nocin
relativa, y por esto se habla del grado de fiabilidad de un documento. La fiabilidad depende de
las condiciones de creacin del documento (la fiabilidad del autor, el grado de control ejercido
durante su creacin y la integridad o nivel de completitud del documento) (Serra Serra, J.,
Gestin de los documentos digitales: estrategias para su conservacin, en El profesional de la
informacin, Vol. 10, N 9, 2001, pg. 8 y 9).

Firma digital
Se entiende por firma digital al resultado de aplicar a un documento digital un procedimiento
matemtico que requiere informacin de exclusivo conocimiento del firmante, encontrndose
esta bajo su absoluto control. La firma digital debe ser susceptible de verificacin por terceras
partes, tal que dicha verificacin simultneamente permita identificar al firmante y detectar
cualquier alteracin del documento digital posterior a su firma (Ley 25506).
Un mecanismo de seguridad incluido dentro de un documento digital que permite la
identificacin del creador del objeto digital y tambin puede ser utilizado para detectar y
rastrear cualquier modificacin que se la haya efectuado (Archivo Nacional de Australia,
traduccin propia).

Firma electrnica
Se entiende por firma electrnica al conjunto de datos electrnicos integrados, ligados o
asociados de manera lgica a otros datos electrnicos, utilizado por el signatario como su
medio de identificacin, que carezca de alguno de los requisitos legales para ser
considerada firma digital. En caso de ser desconocida la firma electrnica, corresponde a quien
la invoca acreditar su validez (Conf. Artculo 5 Ley 25506).

Fondo documental
La totalidad de los documentos producidos o recibidos por una persona fsica o jurdica, pblica
o privada en razn de su funcin o actividad.

Formato
En sentido general: carcter externo del documento de archivo que est en funcin de la forma
de reunirse los documentos y el soporte, as, por ejemplo, en el caso del papel hablamos de
legajos, volmenes DIN A3, A4, etctera, si se trata de un diskette podr ser de 5 o de 3
pulgadas, etc (Cruz Mundet, J. R., Manual de Archivstica)

170

En mbito informtico: distincin de almacenamiento y modalidad de archivo.

Formato de datos
Organizacin de datos dentro de los expedientes, usualmente diseada para facilitar el
almacenamiento, recuperacin, procesamiento, presentacin o transmisin de datos por parte
del software (InterPARES 3 Project).

Funcin archivstica
La funcin archivstica es aquel grupo de actividades interrelacionadas que contribuyen a (y
son necesarias para) lograr los objetivos de salvaguardia y conservacin de los documentos de
valor permanente, y garantizar que sean accesibles e inteligibles. La funcin archivstica existe
con independencia de los archivos como institucin, y es muy frecuente que no solo estos se
ocupen de ella. En un entorno electrnico, las actividades relacionadas con la funcin
archivstica comienzan mucho antes de la produccin de los documentos, con el diseo de un
sistema de archivo. Por lo tanto, diferentes participantes pueden intervenir (y de hecho lo
hacen), incluyendo (aunque no con carcter exclusivo) productores de documentos,
encargados de los registros y archiveros (ICA, Manual de Documentos electrnicos).

Gestin documental (record management)


El campo de gestin responsable por el control eficiente y sistemtico de la creacin,
recepcin, mantenimiento, uso y eliminacin de los documentos, incluyendo procesos para la
captura y mantenimiento de evidencia e informacin sobre actividades de negocios y
transacciones en la forma de documentos (Archivo Nacional de Australia, traduccin propia).
Nota: conviene distinguir entre la Gestin electrnica de documentos, que enfatiza la aplicacin
de las tecnologas para la administracin de documentos en cualquier formato, y la Gestin de
documentos electrnicos, que pone el nfasis en la naturaleza de los documentos creados,
utilizados y conservados en entornos tecnolgicos (Cruz Mundet, J.R., La gestin de los
documentos electrnicos como funcin archivstica, en ABADOM, julio-diciembre 2003).

Gestor de documentos
Records manager (1)
Funcionario responsable de la creacin, almacenamiento, recuperacin y disposicin final de
toda la informacin registrada sobre las actividades de una organizacin (Archivo Nacional de
Australia, traduccin propia).
Records manager (2)

171

Asignacin de responsabilidad designada para realizar, supervisar y gestionar los procesos de


gestin documental. La funcin de usuario puede existir a diversos grados de antigedad, con
una variedad de permisos para llevar a cabo los procesos de gestin documental y algunas
funciones de administracin del sistema (Archivo Nacional de Australia, traduccin propia).

GIF (Graphic Image File Format)


Formato de almacenamiento de imagen ampliamente soportado, promovido por Compuserve
para su uso en la web. Utiliza un algoritmo de compresin sin prdidas. Sin embargo, la calidad
en las imgenes no llega a ser muy alta por su limitada profundidad de color (solo 8 bits).
Permite transparencias e imgenes animadas (que reciben el nombre de GIFs animados).

Gobierno electrnico
(Ver: Administracin electrnica).

Guarda permanente
(Ver: Conservacin permanente).

Identificacin
Anlisis de las funciones y actividades de una organizacin para reconocer y sistematizar los
documentos en estructuras lgicas que dan consistencia a la representatividad de un fondo. Es
la fase inicial del proceso archivstico necesaria para clasificar, valorar, describir y planear la
produccin de los documentos (Foro Iberoamericano de Evaluacin de Documentos).

Imagen color de 24 bits


Una imagen digital donde se asignan 24 bits por pixel para el almacenamiento del color,
representando 16.7 millones de colores.

Imagen color/escala de grises de 8 bits


Una imagen digital que puede incluir 256 colores posibles. Se asignan 8 bits por pixel para el
almacenamiento del color o escalas de grises.

Imagen derivada
Se trata de una imagen que ha sido creada a partir de otra a travs de un proceso
automatizado, normalmente involucrando algn tipo de prdida de informacin. Las tcnicas

172

usadas para crear incluyen sampling a baja resolucin, usando compresin con prdida o
alterando la imagen mediante procedimientos.

Imagen digital
Imagen obtenida a travs de algn medio (dispositivo de captura: cmara digital, escner, etc.)
que no tiene bsqueda textual interna. Puede ser una fotografa electrnica obtenida desde un
documento original y transformada en un conjunto de pxeles; o puede ser una representacin
del original escaneado (un manuscrito, texto, fotografas, mapas, planos, objetos 3-D, etc.).

Instrumentos de descripcin
Una herramienta elaborada en el proceso de descripcin archivstica a los efectos de llevar el
control administrativo e intelectual de los documentos de archivo (elaboracin propia a partir de
InterPARES)

Integridad
Entendida como el hecho de que un documento est completo y no haya sido alterado (ICA,
tomado de la Norma ISO 15489).

Inventario
Instrumento que describe las unidades que componen las series documentales, dispuestas
segn el orden que tienen en el cuadro de clasificacin y reproduciendo su estructura.
Condensa la actividad intelectual del trabajo sobre el fondo documental, la clasificacin y la
descripcin, aunados con una doble finalidad: conocer qu es lo que se tiene y cmo est
organizado. Los hay de tipo somero y analtico (Cruz Mundet, J. R., Manual de Archivstica).

JPEG (Joint Photographic Experts Group)


Es uno de los formatos ms populares para el almacenamiento de imgenes digitales. Permite
almacenar y transmitir las imgenes ocupando muy poco espacio, aunque con prdidas de
calidad. Una imagen en JPEG ocupa menos espacio que la misma imagen en TIFF (con
calidad ms baja). JPEG usa un algoritmo de compresin que puede reducir la medida de un
archivo de imgenes. Se lo usa habitualmente en Internet por requerir menos almacenamiento
y facilita la descarga en una pgina web.

173

Manipulacin y/o alteracin de la imagen


Hacer cambios en la imagen (ajustes de tono, reduccin de peso y/o tamao, etc.) usando un
software de procesamiento de imagen.

Mapa de bits
Mapa de bits tambin aparece mencionado como bitmap, pixmap, imagen matricial o imagen
rasterizada. Se trata de aquellas imgenes que se forman a partir de puntos, llamados pxeles,
dispuestos en un rectngulo o tabla, que se denominada raster. Cada pxel contiene la
informacin del color, la cual puede o no contener transparencia, y esta se consigue
combinando el rojo, el verde y el azul.
De acuerdo con la cantidad de pxeles incluida en el mapa de bits, queda determinada la
resolucin de la imagen. Es muy comn or valores como 1280x720, o 1920x1080, y no es ms
que el nmero de puntos expresado de forma que definan el ancho por el alto. Los mapas de
bits, por otra parte, pueden diferenciarse segn la cantidad de colores que presenta cada uno
de los pxeles. Esta informacin se expresa en potencia de 2 y en la unidad conocida como bit.
Otro mtodo para la representacin digital de imgenes es el vectorial. Las diferencias entre
ambos son muchas. En principio, las imgenes vectoriales no tienen dimensiones absolutas,
sino relativas. Para dar un ejemplo prctico, supongamos que dibujamos un tringulo y que
medimos las distancias entre sus vrtices; si quisiramos ampliarlo, simplemente aplicaramos
la misma escala a cada una de sus lneas, y obtendramos la misma figura sin ninguna
deformacin, solo que ms grande. En el caso de los mapas de bits, esto resulta imposible, ya
que la imagen existe como una nica lista de puntos, que no entienden de dimensiones,
ngulos o ningn otro concepto matemtico.
A la hora de escalar un bitmap, es necesario contar con una herramienta inteligente que sea
capaz de decidir qu pxeles quitar (en el caso de una reduccin) o agregar (para una
ampliacin) de manera que se conserve el mayor detalle posible.

MARC (Machine Readable Cataloging)


Los formatos MARC (Machine Readable Cataloging) son estndares para la representacin y
comunicacin de informacin bibliogrfica, y para su manipulacin a travs de una
computadora (machine readable form). Estos formatos tienen un conjunto de reglas especficas
para la estructura de campos y los valores que pueden contener.

174

Master de archivo
Archivo de imgenes original, de donde se extraen las copias de acceso. Es una buena
prctica que el master de archivo est en un formato de muy buena calidad y sin
compresin (por ejemplo TIFF).

Medida o tamao de la imagen


Se

define

como

las

dimensiones

en

pxeles

de

la

matriz

cuadrcula.

Si una imagen est formada por una matriz de 800 columnas por 500 filas, tiene entonces un
tamao de 800 x 500 pxeles.

Megapxel
Equivale a un milln (1.000.000) de pxeles.

Metadato
Informacin estructurada o semiestructurada que posibilita la creacin, registro, clasificacin,
acceso, conservacin y disposicin de los documentos a lo largo del tiempo y dentro de un
mismo dominio o entre dominios diferentes (ISO 23.081-1:2006, pg. 6).

Migracin
La accin de mover documentos desde un sistema a otro manteniendo su autenticidad,
integridad, fiabilidad y usabilidad. La migracin involucra a un conjunto de tareas organizadas,
diseadas para la transferencia peridica del material digital desde una configuracin de
hardware o software a otra, o desde una generacin de tecnologa a otra. Se ha impuesto
como la solucin ms aceptada para la creacin y el mantenimiento de archivos digitales
(Archivo Nacional de Australia, traduccin propia).

Migracin. Estrategias
Existen diversas estrategias de migracin, cada una de ellas adaptada a un determinado tipo
de documento digital:

Cambio de medio. Esta estrategia pretende subsanar la obsolescencia fsica, y


consiste en un recopiado peridico de los documentos digitales a soportes ms
estables (por ejemplo, de soporte magntico a ptico). En su forma ms extrema
incluye la impresin en papel o la microfilmacin de los documentos digitales con tal de
conservar la accesibilidad o legibilidad del contenido, aun a costa de perder todas las
funcionalidades del documento digital original.

175

Compatibilidad retroactiva. Los programas comerciales permiten a menudo leer


documentos creados con versiones anteriores de una misma familia de programas, as
como su migracin a la versin actual. La compatibilidad retroactiva, sin embargo, est
sujeta a los cambios en la estrategia comercial de la empresa productora del software.
Adems, este tipo de migracin puede realizar alteraciones en la estructura interna de
los documentos digitales no deseables desde el punto de vista legal, o que atenten a la
autenticidad del documento original.

Interoperabilidad. Programas de distintas empresas pueden compartir los mismos


formatos de documento digital. Esta estrategia comercial, practicada por los principales
productores de software, permite visualizar documentos de un formato propietario con
el programa de otra empresa y convertirlos a nuevos formatos propietarios. En este
caso se reproducen los mismos problemas que en la compatibilidad retroactiva: la
dependencia de las polticas de empresa, y el elevado porcentaje de prdida de datos.

Conversin a formatos estndar. Podemos considerar esta opcin una versin


extendida de la interoperabilidad. La existencia de formatos estndar es la principal
garanta de la conservacin de la funcionalidad de los documentos digitales. Sin
embargo, los formatos estndar vlidos como formato final para la conservacin
permanente no siempre pueden ser un formato de trabajo, como sucede por ejemplo
en la edicin de documentos con sgml o xml. Esta estrategia, por lo tanto, debe
contemplar la utilizacin de un formato seguro (fiable y autntico) durante el uso del
documento, cuando tiene valores primarios, e incluir la posibilidad, cuando se quiera
disponer el documento para su conservacin a largo plazo, de congelar sus valores
primarios en un formato estndar.

A pesar de ser el mtodo ms aceptado, la migracin presenta numerosos problemas. Migrar la


documentacin de un archivo digital es caro en recursos materiales y humanos, laborioso y
lento. Tambin es una tarea peligrosa que comporta un riesgo de prdida de datos, tanto por
errores en la grabacin como por incompatibilidades entre formatos. Hay que aadir que el
curso de la tecnologa y su ritmo de obsolescencia son imprevisibles, por lo que cada nueva
migracin presenta una problemtica distinta (Serra Serra, J., Gestin de los documentos
digitales: estrategias para su conservacin, en El profesional de la informacin, Vol. 10, N 9,
2001, pg. 8 y 9).

176

Modelo hbrido (hybrid approach)


Cuando se combinan distintos modelos, por ejemplo microfilm para el master de archivo
e imagen digital para la copia de acceso.

Muestreo
Extraccin de un grupo o muestra de documentos para su conservacin permanente, que
ejemplifique a una serie que, segn una valoracin previa, fue destinada a ser
eliminada (FIED).

Norma ISAAR-CPF
Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones,
Personas y Familias (ICA).

Norma ISAD-G
Norma Internacional General de Descripcin Archivstica (ICA).

Norma ISDF
Norma internacional para la Descripcin de funciones (ICA).

Norma ISDIAH
Norma Internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo (ICA).

OAIS (Open Archival Information System)


Es un modelo de referencia que permite la preservacin de la informacin para el acceso a
archivos digitales a largo plazo.

Objeto digital
Un objeto que puede ser representado por una computadora, como un tipo de documento
informtico generado por un sistema particular o una aplicacin de software: un documento de
procesador de textos, una hoja de clculo o una imagen. Un documento digital puede
comprender uno o ms objetos digitales (Archivo Nacional de Australia, traduccin propia)

177

OCR (Optical Character recognition)


Se trata de un proceso de reconocimiento ptico de caracteres que, por medio de un software,
lee una imagen escaneada y la traduce a texto para su posterior uso (ASCII, u otros formatos
de texto).

Orden original
(Ver: Principio de orden original).

Organizacin
En trminos archivsticos es el proceso que, mediante las etapas de clasificacin y ordenacin,
aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificacin a la estructura de un fondo
(Diccionario de terminologa archivstica, MCU, Espaa).
Ver tambin: Agencia (para la definicin de organizacin en tanto institucin o entidad).

Original
Documento hecho por voluntad de su autor y conservado en la materia y forma en que se
emiti. La originalidad lleva implcita la autenticidad diplomtica o administrativa y la
autenticidad jurdica, pero no la veracidad del contenido. Pueden considerarse tambin
documentos originales los autgrafos, hetergrafos y los originales mltiples (Diccionario de
terminologa archivstica, MCU, Espaa).

Perfil de usuarios
Un resumen de todos los atributos asignados a un usuario del sistema de gestin de
documentos electrnicos. Incluye todos los datos conocidos por el sistema, tales como el
nombre de usuario, ID y contrasea, derechos de seguridad y acceso, y derechos de acceso
funcionales (Archivo Nacional de Australia, traduccin propia).

Pista de auditora
Datos que permiten la reconstruccin de una actividad anterior, o que permiten que los
atributos de un cambio (tales como la fecha, tiempo u operador) sean almacenados de manera
tal de que una secuencia de eventos pueda ser determinada en el orden cronolgico correcto.
Usualmente toma la forma de una base de datos o de una o ms listas de actividades de datos
(Archivo Nacional de Australia, traduccin propia)

178

Pxel
Elemento mnimo de una imagen. A cada pxel se le asigna un valor de tono (negro, blanco,
escala de grises, color). Es representado digitalmente en cdigo binario. Cuantos ms bits
definan cada pxel, ms tonos podr tener: si tiene 4 bits por pxel, tendr 16 grises, y si tiene
2 bits, tendr 4 grises.

Plazo precaucional
Perodo de tiempo durante el cual un documento de archivo puede ser requerido formalmente
como instrumento de control contable, fiscal, legal o jurdico. Dicho perodo est vinculado con
la prescripcin y determina el plazo de retencin (Foro Iberoamericano de Evaluacin de
Documentos).

Plazos de retencin
Perodo total de conservacin preceptiva de los documentos de archivo, atendiendo a sus
plazos de vigencia y precaucional, que finaliza con la resolucin de su disposicin final, ya sea
para su eliminacin total o parcial o su transferencia y posterior guarda permanente (Foro
Iberoamericano de Evaluacin de Documentos).

PPI (pixels per inch)


PPI

DPI

son "puntos

por

pulgada"

(pxel por

pulgada),

una unidad

de medida

de resolucin espacial de una imagen digital o de un dispositivo de captura.

Preservacin
Los procesos y operaciones involucradas en asegurar la supervivencia tcnica e intelectual de
documentos autnticos a lo largo del tiempo. La preservacin incluye el control ambiental, la
seguridad, la creacin, el almacenamiento, la manipulacin y los planes de accin en caso de
desastre para documentos en todos los formatos, incluyendo los documentos digitales (Archivo
Nacional de Australia, traduccin propia).

Preservacin digital
La serie de actividades gestionadas necesarias para garantizar el acceso continuo a los
materiales digitales por el tiempo que sea necesario. La preservacin digital se define de
manera muy amplia, como todas las acciones necesarias para mantener el acceso a materiales
digitales ms all de los lmites de del soporte o de cambio tecnolgico (Archivo Nacional de
Australia, traduccin propia).

179

Proceso especfico para mantener los documentos de archivo digitales durante y a travs de
las diferentes generaciones de la tecnologa y a travs del tiempo con independencia de donde
residan (InterPARES 3 Project).
(Ver tambin: Cadena de preservacin)

Principio de orden original


En esencia, dispone que los documentos de cada fondo deben mantenerse en el orden que les
hubiera dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo por asuntos o materias (Cruz Mundet, J.
R., Manual de Archivstica)

Principio de procedencia
En esencia, consiste en respetar el origen de los fondos, es decir, en mantener agrupados, sin
mezclarlos con otros, los documentos de cualquier naturaleza procedentes de una entidad, ya
sea una administracin pblica, privada, una persona o familia (Cruz Mundet, J. R., Manual de
Archivstica).

Privilegios de acceso
La autorizacin concedida a los empleados y funcionarios pblicos para acceder a un sistema
para recolectar, clasificar, registrar, recuperar, anotar, leer, descargar o eliminar informacin
dentro de una organizacin o institucin pblica (InterPARES 3 Project).

Proceso de negocio
Trmino que se utiliza en un sentido amplio, no restringido a la actividad comercial, incluyendo
la administracin pblica, las actividades sin fines de lucro y otras (ISO 15489).

Profundidad de color
Es el nmero de bits que definen cada pxel, que determinan el mximo nmero de colores que
puede tener una imagen.

Record Continumm
Toda la existencia de un documento. Esta teora completa una interpretacin parcial del modelo
del ciclo vital, y enfatiza el hecho de que los documentos requieren que la gestin comience
antes de su creacin, por ejemplo, en el diseo de sistemas. Este modelo terico permite de
manera ms eficiente que los procesos de preservacin y gestin sean aplicados a un

180

documento en cualquier punto del tiempo, lo cual es muy relevante cuando se trata de trabajar
con documentos digitales (definicin propia a partir del Archivo Nacional de Australia).

Registro
Acto por el que se adjudica a un documento de archivo un identificador nico en el momento de
su entrada en el sistema. Esta operacin suele conllevar la grabacin de metadatos
importantes en un registro, como por ejemplo todos los datos necesarios para la identificacin
de las personas y actos en cuestin, as como el contexto documental de los documentos de
archivo (Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / Departament dArxiu i Documentaci El Glossari
comparat darxivstica, 06/10/2011).
Nota: No debe confundirse con una errada traduccin literal de record. Un record es toda la
informacin creada, enviada y recibida en el desarrollo del negocio de una agencia.
Los records tienen muchos formatos, incluyendo el papel y el electrnico. Los records proveen
prueba acerca de qu sucedi, cundo sucedi y quin tom las decisiones. No todos
los records tienen igual importancia o deben ser preservados (Archivo Nacional de Australia,
traduccin propia).

Resolucin
Nmero de pxeles, en alto y ancho, que forman una imagen. A ms pxeles, mejor resolucin,
y a mayor resolucin, mayor claridad y definicin. Este trmino tambin se refiere al dispositivo
de salida mediante el cual se visualizar la imagen (monitor, impresora). La resolucin tambin
es expresada en dpi (dots per inch - puntos por pulgada).

Ruido (noise)
Datos o marcas no identificables que se agregan en el proceso de escaneado o transferencia
de datos, que no corresponden al original.

Seccin de fondo
La subdivisin orgnico/funcional del fondo que se refiere a una o varias series que
corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que las originaron.
Cuando el organismo productor posee una estructura jerrquica compleja, cada subgrupo
puede tener tantos subgrupos subordinados como sean necesarios, para reflejar los niveles de
la estructura orgnica hasta la unidad administrativa subordinada ms pequea (Diccionario De
Terminologa archivstica, MCU, Espaa).

181

Seleccin documental
Segunda etapa de la evaluacin en la que se separan las series documentales a conservar de
las que deben ser eliminadas (Foro Iberoamericano de Evaluacin de Documentos).

Sello digital de tiempo (Sellos de tiempo - Sellos temporales)


Tambin conocido como sellado de tiempo. Es un cdigo binario adjuntado por una autoridad
a un documento de archivo que indica la fecha y hora en la cual ocurri cierto evento sobre el
documento,

tal

como

creacin,

recepcin,

lectura,

modificacin

eliminacin

del

mismo (InterPARES 3 Project).

Serie documental
Conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de una misma
actividad administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento (Diccionario de
Terminologa Archivstica, Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte, Espaa).

Serie documental antecedente


Series documentales cronolgicamente anteriores a la serie que es objeto de estudio (Foro
Iberoamericano de Evaluacin de Documentos).

Serie documental descendente


Series documentales cronolgicamente posteriores a la serie que es objeto de estudio (Foro
Iberoamericano de Evaluacin de Documentos).

Serie documental recapitulativa


Series documentales que contienen la misma informacin resumida o la esencial de manera
ms global de la serie que es objeto de estudio (Foro Iberoamericano de Evaluacin de
Documentos).

Serie documental relacionada


Series documentales que contienen informacin complementaria de la serie objeto de
estudio (Foro Iberoamericano de Evaluacin de Documentos).

182

Sistema de gestin de documentos electrnicos


Sistema de informacin que ha sido desarrollado para almacenar y recuperar documentos, y
organizado para controlar las funciones especficas de produccin y almacenamiento de
documentos y el acceso a los mismos, con el fin de salvaguardar su autenticidad y fiabilidad.
Los sistemas de archivo garantizan el mantenimiento y la conservacin de la autenticidad,
fiabilidad y accesibilidad de los documentos a lo largo del tiempo. Para que los sistemas
cumplan estos requisitos ser necesario implementar las funciones archivsticas adecuadas a
lo largo del ciclo de vida de los documentos. (ICA Manual de Documentos Electrnicos).
Nota: en el mbito anglosajn se distingue entre Electronic document management
system (EDMS, orientado a los procesos de trabajo) y Electronic records management system
(ERMS orientado al valor probatorio de los documentos de archivo) (Archivo Nacional de
Australia).
(Ver tambin: EDMS y ERMS).

Soporte
Medio en el que se registra la informacin de un documento (FIED).

Subsampling
Proceso

que,

mediante

un

algoritmo,

deriva

una imagen de

menor resolucin desde

un original de mayor resolucin.

Tabla de plazo de guarda


(Ver: Tablas de retencin documental).

Tablas de retencin documental


Instrumento tcnico que describe las series documentales asignndoles plazos para su
eliminacin, transferencia o conservacin (FIED).

Tamao de la imagen
Se ha definido tamao de la imagen como las dimensiones en pxeles de la matriz o cuadrcula.
Por lo tanto, si la imagen est formada por una matriz de 400 columnas por 200 filas, su
tamao es de 400 x 200 pxeles. Esta medida no da informacin acerca de las dimensiones
reales: una imagen de 1000x400 tiene el mismo nmero de pxeles que una de 800 x 500, pero
las dimensiones son diferentes.

183

TIFF (Tagged Image/Interchange File Format)


Es uno de los formatos de almacenamiento sin prdida que se utilizan en imgenes digitales.
Ofrece alta calidad. Es una buena prctica utilizarlo en el master de archivo.

Tipo documental
Documento producido como consecuencia de una accin concreta que le confiere unas
caractersticas de formato, estructura y contenido especficas, las cuales lo definen y lo
distinguen de otros (Foro Iberoamericano de Evaluacin de Documentos).

Transferencia
Cambio de la custodia, la propiedad o la responsabilidad de los documentos (ISO 15489).
Trasladar expedientes electrnicos completos a otro sistema. Con frecuencia se lleva a cabo la
transferencia de todos los expedientes de una clase del cuadro de clasificacin, cuando el
objetivo de la operacin es el traslado de los expedientes a un archivo histrico para
conservarlos permanentemente (segn MOREQ en Ajuntament de Sant Boi de Llobregat /
Departament dArxiu i Documentaci El Glossari comparat darxivstica, 06/10/2011).

Usabilidad
(Ver: Accesibilidad).

Usuarios
Para el caso de los documentos de archivo y en relacin con el ciclo vital, puede tratarse del
organismo productor, rganos de control, la ciudadana en general o la comunidad cientfica.

Valoracin
Primera etapa de la evaluacin, en la cual se determinan los valores primarios y secundarios
de las series documentales para establecer plazos de retencin y guarda permanente o
eliminacin (Foro Iberoamericano de Evaluacin de Documentos).

Valores primarios
Cualidad o conjunto de cualidades por las cuales un documento de archivo garantiza y prueba
la accin por la que fue producido desde la perspectiva de su vigencia administrativa y su
capacidad como instrumento de control contable, fiscal y legal o jurdico (FIED).

184

Valores secundarios
Cualidad o conjunto de cualidades por las cuales un documento de archivo, una vez extinta su
vigencia administrativa y prescrita su capacidad como instrumento de control contable, fiscal y
legal o jurdico, mantiene o adquiere posibles usos para la organizacin o para una comunidad
diferentes de aquellos para los cuales fue producido (FIED).

Vigencia administrativa
Cualidad o conjunto de cualidades por las cuales un documento de archivo mantiene su
capacidad para garantizar jurdicamente un derecho o una obligacin. La vigencia
administrativa refleja el objeto por el cual el documento fue creado (FIED).

Z39.50
Protocolo desarrollado y mantenido para bibliotecas, que normaliza el procedimiento para que
dos ordenadores se comuniquen cuando se desea recuperar informacin. Su objeto principal
es hacer posible la bsqueda y recuperacin de informacin, en una base de datos
normalmente bibliogrfica.

Zooming
Aumentar (zoom) una porcin de una imagen digital en orden de ver con ms detalle, o facilitar
el proceso de modificacin.

185

186

Captulo 1

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Captulo 2

Conferencia de Archiveros de Universidades Espaolas. Grupo de Trabajo de


Documentos Electrnicos. Esquema de metadatos para la implementacin de la
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EAD
ISAAR(CPF)
ISAD(G)
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Consejo Internacional de Archivos (ICA), Documentos electrnicos. Manual para
archiveros ICA, 2005.
Esquema Nacional de Interoperabilidad Gobierno de Espaa. Gua de aplicacin de la
Norma Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos.
Norma ISO 15489 (Informacin y documentacin-Gestin de documentos).
Norma ISO 23081 (Gua para entender, implantar y utilizar metadatos en el marco de la
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Captulo 3

Llevando la teora a la prctica: Tutorial de digitalizacin de imgenes [en lnea].


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Disponible en http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial-spanish/contents.html
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Captulo 4

Gua de digitalizacin de la Red de Archivos Comarcales, v 3.0 Subdireccin Gral. de


Archivos de la Generalitat de Catalua, Espaa, 2010

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