Organizacion y Sistemas v0507

ORGANIZACIN Y SISTEMAS
Caracas, agosto 2006
Organizacin y Sistemas
Repblica Bolivariana de Venezuela

Ministerio de Educacin Superior
Fundacin Misin Sucre
Ministro del Poder Popular para la Educacin Superior
Luis Acua
Viceministra de Polticas Acadmicas
Tibisay Hung
Asesor de Contenido
Prof. Tania Salazar, IUT Dr. Federico Rivero Palacio
Diseadora Instruccional
Prof. Rosaura Torres Utrera, IUT Dr. Federico Rivero Palacio
UNIDADES CURRICULARES ESPECIALIZADAS
ESPECIFICACIN CURRICULAR
horas
Trabajo Acompaado
Trabajo Independiente
Horas por semana
Total horas por trimestre
42
Competencias a desarrollar
INDICE.
Pg.
Programa instruccional
Introduccin
Unidad I ORGANIZACIN Y SISTEMAS
Origen de Organizacin y Sistemas

Definicin
Naturaleza de las funciones de la unidad de Organizacin y Sistemas.
Caractersticas de los anlisis de Organizacin y Sistemas
Perfil del analista de Organizacin y Sistemas
Unidad II DIAGRAMACIN
Definicin
Objetivos
Tcnicas para formular diagramas
Clasificacin de los diagramas
Caractersticas de los diagramas..
Unidad III LOS ORGANIGRAMAS
Definicin
Objetivos
Tipos de organigramas
Smbolos y referencias convencionales de mayor uso en los
organigramas.
Criterios para la elaboracin de organigrama.
Unidad IV NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Norma.
Procedimiento
Caractersticas de los procedimientos
Clasificacin de los Procedimientos
Descripcin de los procedimientos.
Redaccin.
Diagramacin de los procedimientos
Unidad V FLUJOGRAMAS
Definicin
Caractersticas de los flujogramas
Tipos de flujogramas
Simbologa de los flujogramas
Diseo y elaboracin de flujogramas
Recomendaciones para el uso y aplicacin
Unidad VI FORMULARIOS
Definicin
Objetivo
Diseo del formulario
Consideraciones para la elaboracin del formulario
Sistema de control de formularios
Unidad VII MANUALES ADMINISTRATIVOS

Ventajas
Desventajas
Clasificacin de los manuales administrativos
tipos de manuales
Procedimiento general para elaborar manuales admnistrativos
Unidad VIII. Metodologa de simplificacin del trabajo
Planteamiento del problema

Recoleccin de los datos
Anlisis de los datos
Formulacin de recomendaciones
Implantacin
Seguimiento, evaluacin y control
Referencias
PROGRAMA INSTRUCCIONAL
OBJETIVO GENERAL
Al finalizar la unidad curricular el estudiante estar en capacidad de abordar el
diseo, control y mejoramiento de los procesos de un organizacin aplicando los principios
generales de organizacin y sistemas, de una manera sistemtica, racional y ordenada
SINOPSIS DE CONTENIDO
UNIDAD I
ORGANIZACIN Y SISTEMA.
1)
2)
3)
4)
5)
Origen, antecedentes
Definicin.
Naturaleza de las funciones de la unidad de Organizacin y Sistemas.
Caractersticas de los anlisis de Organizacin y Sistemas.
Perfil del analista de Organizacin y Sistemas
Unidad II DIAGRAMACION
1)
2)
3)
4)
5)
Definicin
Objetivos
Caractersticas
UNIDAD III LOS ORGANIGRAMAS.

1) Definicin
2) Objetivos
3) Utilidad
4) Tipos de organigramas
5) Smbolos y referencias convencionales de mayor uso en un Organigrama
6) Criterios para la elaboracin de organigrama
UNIDAD IV. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Norma.
Procedimiento
Caractersticas de los procedimientos
Clasificacin de los Procedimientos
Descripcin de los procedimientos.
Redaccin.
Diagramacin de los procedimientos
UNIDAD V FLUJOGRAMAS
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Definicin
Caractersticas de los flujogramas
Tipos de flujogramas
Simbologa de los flujogramas
Diseo y elaboracin de flujogramas
Recomendaciones para el uso y aplicacin de los flujogramas
UNIDAD VI FORMULARIOS
1)
2)
3)
4)
5)
Definicin
Objetivo
Diseo del formulario
Consideraciones para la elaboracin del formulario
Control de formularios
UNIDAD VII MANUALES ADMINISTRATIVOS

1)
2)
3)
4)
5)
Ventajas
Desventajas
Clasificacin de los manuales administrativos
Tipos de manuales
Procedimiento general para elaborar manuales administrativos
Unidad VIII. Metodologa de simplificacin del trabajo

1) Planteamiento del problema
2) Recoleccin de los datos
3) Anlisis de los datos
4) Formulacin de recomendaciones
5) Implantacin
6) Seguimiento, evaluacin y control
Estrategias Metodolgicas
Exposicin del profesor-asesor
Dinmica grupal sincrona.
Estrategia de evaluacin
La evaluacin de las competencias adquiridas por el participante se har a nivel
terico-reflexivo como parte de las actividades de esta unidad curricular y, a nivel
de aplicacin, en el eje longitudinal Proyecto II.
La calificacin definitiva de esta unidad curricular estar distribuida de la siguiente
manera:
Actividad evaluativa
Porcentaje
Ejercicio de comprobacin de lectura por unidad
20%
Presentacin escrita de estudio de casos
35%
Participacin en discusiones y debates
30%
Presentacin de trabajos en grupo (exposiciones,

dinmicas etc.)
15%
INTRODUCCIN
El individuo como tal no puede vivir aislado, sino en continua interaccin con
sus semejantes, por tanto es un ente sociable. Los individuos tienen que cooperar
unos con otros, por sus restricciones personales, y deben constituir
organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el trabajo individual
no alcanzara realizar.
Entonces, una organizacin se define como: un sistema de actividades
conscientemente coordinadas formado por dos o ms personas. La cooperacin
entre ellas es esencial para la existencia de la organizacin, y sta existe cuando:
Hay personas capaces de comunicarse y dispuestas a actuar conjuntamente.
Este modulo instruccional ha sido concebido para servir de apoyo a los
participantes, ya que su contenido esta orientado a brindar los elementos
necesarios para comprender y utilizar tcnicas que permitan lograr mejores
resultados en el rea de organizacin y sistemas.
El trabajo que se ver a continuacin se hace con la finalidad de establecer y
distinguir los diferentes conceptos de un sistema de Organizacin y sistemas, para
comparar las funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual
trabaja y las caractersticas que debe contener los analistas del mismo.
Para comprender esas definiciones se hablar un poco de la creacin y de los
antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo.
Se profundizar en las funciones que cumple la unidad de O y S, para poder
destacar la mejor ubicacin del mismo en una empresa u organismo, basndose y
teniendo en cuenta la coordinacin y las normativas de dicho rgano.
El contenido, ha sido seleccionado cuidadosamente con el objeto de proveer al
lector informacin til, sencilla y relevante que le permita comprender con facilidad
los tpicos principales del rea. Consta de ocho unidades, en la primera se aborda
el estudio de organizacin y sistemas, concepto, Origen, antecedentes, Naturaleza
de la carrera, funciones Caractersticas de los analista de Organizacin y
Sistemas, Perfil y Definicin de trminos propios del rea.
En la segunda unidad se incorporan elementos vinculados con diagramacin
entre ellos: Definicin, Caractersticas, Utilidad, Criterios fundamentales para su
elaboracin y Tipos de diagramas.
La tercera unidad desarrolla la plataforma tcnica para definir y plasmar la

estructura de la organizacin de forma tal que traduzca su objeto y razn de ser en
funcin de su contexto, con este fin se revisan su Definicin, Objetivos, Utilidad,
Tipos de organigramas, Criterios para la elaboracin y Caractersticas.
La cuarta unidad seala los aspectos correspondientes a normas y
procedimientos: definicin, caractersticas y Tipos de procedimientos as como la
forma adecuada de Redactarlo.
La quinta unidad ilustra en forma grafica el proceso o sucesin de operaciones
necesarios para realizar una actividad, all encontramos la definicin, Smbolos
usados en lo diagramas de flujo, Tcnica para realizar los flujogramas,
Recomendaciones para usar y aplicar smbolos.
La sexta unidad aborda la Definicin, Objetivo, Dise del formulario y algunas
consideraciones para su elaboracin y control.
La sptima unidad resea los aspectos que deben orientar el planteamiento,
elaboracin, implantacin y seguimiento de manual administrativos se incluyen.
Nociones generales, Caractersticas de los manuales, Clasificacin, Tipos de
manuales y procedimiento general para elaborarlos.
La octava unidad refiere la Metodologa de simplificacin del trabajo con el
objeto de encontrar el mejor modo de proporcionar un buen servicio, aqu se
describe la forma adecuada de hacer el Planteamiento del problema (oportunidad
de Mejora), Recolectar
los datos, Anlisis de los datos, Formulacin de
recomendacin, implementacin, Seguimiento, evaluacin, control y Redaccin del
informe tcnico
Cada unidad contiene los objetivos que se persiguen alcanzar mediante su
estudio y actividades que permitan emplear de manera especfica la tcnica
trabajada.
Al final se incluye bibliografa que pueden ser consultada para profundizar en
cada uno de los tpicos desarrollados.
UNIDAD I ORGANIZACIN Y SISTEMAS

1) Origen, antecedentes
2) Definicin.
3) Naturaleza de las funciones de la unidad de organizacin y sistemas.
4) Caractersticas de los anlisis de Organizacin y Sistemas
5) Perfil del analista de Organizacin y Sistemas
OBJETIVOS ESPECFICOS
1) Definir Organizacin y Sistemas.
2) Identificar las caractersticas bsicas de Organizacin y sistemas.
3) Diferenciar la naturaleza de las funciones que puede desempear
Organizacin y Sistemas en una Organizacin.
4) Determinar la necesidad de una oficina de organizacin y sistemas en
una organizacin dada.
La Oficina de Organizacin y Sistemas es una unidad asesora a la Gerencia
General, que tiene como objetivo fundamental el adecuar la estructura
organizativa funcional y procedimental, a fin de cumplir con la misin institucional.
Igualmente, tiene a su cargo, evaluar la operatividad y/o vigencia de los Manuales
de Organizacin y Sistemas, Normas y Procedimientos as como Formularios e
Instructivos implantados con miras a la simplificacin, agilizacin y/o actualizacin
de los procesos administrativos y operativos que as lo requieran.
Esta oficina, tiene como funcin principal planificar, supervisar, coordinar y
controlar las actividades relativas a los sistemas administrativos, as mismo, tiene
la responsabilidad de la seleccin de paquetes preprogramados o de su desarrollo
(junto a la Red de Computacin), prueba e instalacin, contemplando el desarrollo
de los manuales de los sistemas y el entrenamiento a los usuarios.
Finalmente se puede afirmar que una oficina de Organizacin y sistemas es
vital para cualquier empresa ya que en la ubicacin donde se presente o
departamento en el que se localice, ayudar de manera directa en el mejoramiento
y en la innovacin de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando
como asesor las funciones en las cuales se basa la organizacin.
Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa
de las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de
una manera ms rpida, eficaz y consolidada; trabajando directamente pero sin
influir en las decisiones tomadas por los directivos o el mximo nivel jerrquico de
la empresa.
ORIGEN DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS
La creacin de las unidades de Organizacin y Sistemas se vincula, por una
parte, a los esfuerzos de reorganizacin administrativa tendientes a racionalizar y
hacer ms eficiente, circunstancias que remontan a 1821, fecha de la aparicin del
Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del
proceso de modernizacin administrativa que se inicia en 1965.
La evolucin que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una
refiere a su origen y formacin y otra concerniente a su consolidacin.
Esta primera fase abarca el perodo de 1917 a 1964, fecha en la cual se da
inicio a la creacin de los departamentos administrativos y termina con la
instalacin de las unidades de Organizacin y sistemas en toda la administracin.
Este perodo se caracteriza por la confusin manifiesta ya que se confundi la
funcin de Organizacin y sistemas con las funciones de contabilidad, auditoria y
con funciones de mejoramiento administrativo, ya que stas se encargan de
racionalizar el aprovechamiento de los recursos.
La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la
administracin e introducen las tcnicas administrativas experimentadas en el
sector privado y consolidan su accin de revisin permanente tanto de la

estructura como del funcionamiento.
Las unidades de organizacin y sistemas se legalizan en 1971 a travs de
varios acuerdos
Paralelamente a la evolucin de la Administracin, como ciencia, hemos podido
observar una serie de denominaciones para referirse al rea de organizacin y
sistemas, por ejemplo organizacin y mtodos o sistemas y procedimientos entre
otras, el comienzo de esta situacin, segn seala Lus Salazar Larrain, fue
originado en pases como Alemania, Estados Unidos, Inglaterra, Blgica en otros,
donde inicialmente se realizaron investigaciones asociadas a normas, mtodos y
organizacin del trabajo.
En realidad, todas las denominaciones asociadas a organizacin y sistemas,
persiguen el mismo objetivo, lograr obtener mayor productividad y para lograrlo,
emplean mtodos reglamentados y fundamentados en las enseanzas cartesianas
de (Descartes) cuyo principio fundamental estuvo basado en no considerar nada
como verdadero (la duda sistemtica) a menos que no sea reconocido como tal
en toda evidencia.
DEFINICIN
El desarrollo incesante de la complejidad en la Administracin y todos los
evidentes defectos que ella acusa, ha generado una serie de inquietudes entre los
miembros de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para
sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administracin.
Es as, como en la mayora de las organizaciones han sido creadas Centrales
de Organizacin y Sistemas para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo
administrativo; Organizacin y Sistemas es uno de los trminos que integran la
labor general de la racionalizacin.
Sobre la Teora de Organizacin y Sistemas observamos definiciones como
"Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las
actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y llevar
trabajos administrativos mecnicos con la mayor economa de esfuerzo y con el
mximo de eficacia en los resultados". Y por extensin, se llama unidad, equipo o
servicio de Organizacin y Sistemas al conjunto de funcionarios especializados en
la aplicacin de la tcnica del mencionado servicio.
Organizacin y Sistemas estudia los problemas de estructura y funcionamiento
de la Administracin, cumpliendo como funcin el aconsejar a los funcionarios
interesados en mejorar la organizacin y mtodos empleados por los servicios que
dirigen. La finalidad de una unidad de Organizacin y Sistemas es asegurar el
mximo de eficiencia en el financiamiento de la aparato administrativo, y mediante
la aplicacin adecuada de mtodos cientficos de organizacin; conseguir
economas en el costo de la produccin y en la utilizacin de mano de obra, pero
como regla general a Organizacin y Sistemas no se le concede autoridad sobre

otras unidades en administracin.
Se suele preguntar Por qu es necesario emplear un servicio especializado, si
el deber de los administradores es asegurar que las actividades sean bien
organizadas y se apliquen los mtodos adecuados? Y la respuesta a esta
interesante interrogante es que utilizando este servicio, los administradores
adquieren los conocimientos necesarios de Organizacin y Sistemas, y sea capaz
de dirigir un departamento sin ayuda, hacindose totalmente responsable de sus
actividades. Cada administrador tiene una clara responsabilidad de asegurar que
su sector en los negocios sea conducido eficientemente y cuando tiene un papel
directivo, debe trazar la forma de la organizacin y crear los instrumentos
apropiados o mtodos para llevar a cabo la funcin.
La ventaja principal que Organizacin y Sistemas tiene sobre un administrador
es, que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede
tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar
otras responsabilidades, haciendo estas considerando el hecho de reunir datos y
obtener la mayora de su informacin a travs de personas encargadas de la
actividad que se analiza.
Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Crticas, es decir, pensar
en trminos de propsitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el
por qu de ello.
NATURALEZA DE LAS FUNCIONES
DE LA UNIDAD DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS.
Dentro de una organizacin las funciones de las diferentes unidades se
encuentran agrupadas, considerando su naturaleza asesora o de lnea, en
consecuencia la oficina de organizacin y sistemas tambin puede ser clasificada
atendiendo los mismos aspectos.
Considerando la opinin de varios autores la unidad de organizacin y sistemas
debe tener una funcin de carcter asesor, sin embargo se presentan situaciones
especiales dentro de una organizacin en las cuales pareciera determinante la
necesidad de que sta ejerciera dentro de la institucin un carcter ejecutivo.
Caractersticas de la Funcin Asesora:
Elaborar estudio diagnstico.
Analizar el estudio.
Ofrecer recomendaciones al personal ejecutivo y subalterno.
Es importante destacar que la unidad de organizacin y sistemas una vez
elaborado y analizado el trabajo, necesita convencer a los miembros de la
organizacin de las ventajas que se lograran alcanzar si las recomendaciones se
pusieran en practica, en consecuencia considerar o no la propuesta depende de la

unidad ejecutiva.
Caractersticas de la funcin ejecutiva o de lnea
Dirigir el estudio.
Ejecutar acciones orientadas a poner en prctica las recomendaciones.
Como podemos observar la unidad de organizacin y sistema, en este caso
solo exige a la unidad ejecutiva que lleve a cabo las recomendaciones, en este
caso solo necesita la aprobacin es la del autoridad mxima de la institucin.
Finalmente, es importante destacar que la unidad de organizacin y sistemas
debe tener un carcter asesor, salvo en algunas situaciones especiales en las
cuales se hace necesario la toma de decisiones de manera ejecutiva.
CARACTERSTICAS DE LOS ANLISIS DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS
La informacin sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad
orgnica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual
se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de
mejoramiento administrativo ms viables de acuerdo con la estimacin de costos y
presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder
realizar dichos anlisis se deben seguir diversos pasos:
Conocer el hecho o la situacin que se analiza.
Describir tal hecho o situacin.
Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
Examinarlo crticamente y comprender cada elemento o componente del

hecho especfico en estudio.
Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido,

haciendo comparaciones y buscando analogas.
Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en

cuenta los fenmenos administrativos y el departamento donde se trabaja.
Clasificar la informacin por reas: objetivos, estructura, normas y

polticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.
Es importante saber las caractersticas que distinguen los anlisis de la unidad

de Organizacin y Sistemas, las cuales se denotan as:
Eliminacin: Es la supresin de un sistema de trabajo, la eliminacin de
procedimientos o de pasos dentro de un proceso.
Adicin: Introducir nuevos sistemas o programas.

Combinacin: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que
considere los factores.
Modificacin: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores
en las formas, registros e informes.
Simplificacin: Introduccin de mejoras en los mtodos de trabajo mediante el
anlisis de las operaciones de un procedimiento.
Series de Tiempo: Interpretacin de las variaciones en los volmenes de
hechos, costos, produccin, etc., en perodos iguales y subdivididos en
unidades homogneas de tiempo.
Correlacin: Determinar el grado de influencia entre dos o ms variables. Una
variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.
Muestreo: A travs del uso de varios diseos, el muestreo hace posible las
inferencias acerca de las caractersticas del personal.
PERT (Tcnica para la Revisin y Evaluacin de Programas): La planeacin
y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones.
Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignacin de recursos, etc.
Programacin lineal: Para asignar los recursos incluyendo una funcin
objetiva, a travs de la eleccin entre varias alternativas y sistemas cuyos
elementos tienen valores para adquisicin, durabilidad, utilizacin en diversas
etapas.
Simulacin: Usada para imitar una operacin antes de su ejecucin real, para
as proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo
grupos complejos de variables.
Teoras: Existen, en los anlisis de Organizacin y Sistemas, diversas teoras
que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que est
desarrollndose, stas se dividen as:
Lnea de espera: Es para determinar el nmero ptimo de estaciones de
servicio, y la mayora de los modelos suponen una distribucin especfica de las
llegadas y el tiempo.
Decisiones: Seleccionar el mejor curso de accin cuando la informacin se da
en forma probable para el desarrollo sistemtico del anlisis.
Juegos: Es para determinar la estrategia ptima en una situacin de
competencia, y aplicar en problemas de productividad hacindose responsables
pero conociendo las reglas.
5.-Perfil del analista de Organizacin y Sistemas

El personal que labora en la unidad de Organizacin y Sistemas se conoce
como analistas. ste se encarga de recopilar y analizar informacin con el fin de
presentar soluciones alternativas a problemas, as como asesorar en la
implantacin de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un tcnico
o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:
Conocimientos Tericos: Como conocimientos de teora de la administracin y
de la organizacin, de sistemas y metodologa de la investigacin.
Conocimientos Tcnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnsticos
administrativos y el diseo organizacional, anlisis y elaboracin de
organigramas, diagramas de flujo y distribucin de espacio.
El analista debe tener la capacidad de anlisis, expresarse con claridad, saber
redactar y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.
ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE

Organizados en equipos de tres participantes, realice las siguientes actividades.
1) Elabore un cuestionario que incluya:
a) Nombre de una empresa
b) ubicacin.
c) Numero de empleados.
d) Unidades administrativas. (Identifquelas).
e) Unidad de organizacin y sistemas.
f) Estructura interna.
g) Objetivos.
h) Funciones.
i) Forma adoptada para realizar sus labores atendiendo su naturaleza.
j) ventajas y desventajas de esta unidad.
2) Visite una organizacin que posea una unidad de organizacin y sistemas,
entreviste a un miembro de la gerencia y aplique el cuestionario elaborado.
3) En relacin a las respuestas obtenidas y a la informacin recabada en la
entrevista, realice el anlisis de la misma y produzca los comentarios sobre la
unidad de organizacin y sistemas.
4) Determinar la necesidad de una oficina de organizacin y Sistemas en la
organizacin seleccionada.
Unidad II DIAGRAMACIN
1)
Definicin
2)
Objetivos
3)
4)
5)
Caractersticas
OBJETIVOS ESPECFICOS.
1) Comprender la importancia de justificar el quehacer de la organizacin con
diagramas y mapas de proceso.
2) Conocer diferentes diagramas y mapas de proceso que pueden emplearse
en una organizacin.
3) Entender los beneficios que los diagramas ofrecen a una organizacin
4) Aplicar la diagramacin para resumir en forma ordenada operaciones,
formatos y mtodos de trabajo.
DIAGRAMACIN
La representacin a travs de grficos es para la profesin de sistemas lo que
un sistema numrico es en el campo de las matemticas; es decir, un lenguaje
abreviado que permite entender los fenmenos complejos en lapsos de tiempo
relativamente cortos.
Definicin
Diagramar consiste en representar grficamente, hechos, situaciones, movimientos,

relaciones o fenmenos de todo tipo por medio de smbolos que clarifican las
interrelaciones de diferentes factores y/o unidades administrativas, as como la relacin
causa-efecto que prevalece entre ellos.
(Benjamn. 2004).
Esta herramienta constituye un elemento de decisin invaluable para individuos

y organizaciones porque as pueden percibir en forma analtica y detallada la
secuencia de una accin, lo que contribuye a conformar una slida estructura de
pensamiento que fortalece su capacidad de decisin. En las organizaciones este
mtodo les permite dar seguimiento a sus operaciones mediante los diagrama de
flujo, elemento fundamental para descomponer en partes procesos complejos,
esto facilita la comprensin de su dinmica organizacional y la simplificacin del
trabajo. (Benjamn 2004).
OBJETIVOS
1. Comprender la importancia de representar el quehacer de la organizacin con
diagramas y mapas de procesos.
2. Conocer las diferentes versiones de diagramas y mapas de proceso que puede
emplear una organizacin para desempearse eficazmente.
Se hace necesario en las organizaciones la demanda de recursos tcnicos que
le permitan por medio de procesos elaborados a travs de diagramas y mapa de
procesos reunir los elementos necesarios para realizar sus funciones en forma
lgica y consistente.
El uso de diagramas abarca tres campos de gran importancia en el trabajo de
los sistemas estos son: estudio, diseo y presentacin.
Estudio de los diagramas.
Esta fase del estudio de sistemas es la investigacin inicial de los
procedimientos, tal como se llevan en el presente dentro de la organizacin. En
esta etapa la exploracin se refiere bsicamente a la forma en que se est
ejecutando el trabajo. Los datos que el analista necesita obtener deber ser
correctos y completos. Una vez recopilada toda la informacin, hace uso del
diagrama del movimiento, un recurso sencillo que transformar la enorme
mezcla de detalles sin conexin en un sencillo mapa-ruta que seala en su
totalidad los procedimientos.
El diagrama es un producto final deseado, a travs del cual el analista refleja el
procedimiento. Al analizar el diagrama detectamos amplios campos de
perfeccionamiento y lo que ha sido una simple investigacin, ahora empieza a
marcar el rumbo; principal y contribuye sealando las reas con necesidades de
perfeccionamiento.
Estas dos fases, comprensin de los procedimientos actuales e indicacin del
mejor camino para la accin futura, constituyen el valor fundamental en el usa de
diagramas.
Diseo de diagramas de procedimiento.
Esta fase en el trabajo de sistemas es, quiz, la ms importante y con seguridad el
punto crucial de una asignacin de sistemas. Aqu se desarrollarn los mtodos
nuevos, el equipo, las nuevas formas, los diagramas de flujo que fueron trazados
en la fase del inicial, entran de nuevo en esta etapa. Ahora deben seguirse los
caminos de perfeccionamiento que antes fueron sealados. Las reas en las que
se duplican el esfuerzo, o se hacen inversiones innecesarias se investigarn
minuciosamente, los diagramas proyectados en esta fase del estudio para el
sistema propuesto se convertirn en las bases para los proyectos finales alrededor
de los cuales se centrar la representacin administrativa.
Presentacin de los diagramas.
La fase de presentacin del trabajo, se apoya con firmeza en el empleo de
diagramas o grficas escogidos y ejecutados con el propsito de explicar a la
gerencia o administracin cmo trabaja el antiguo sistema y por qu y de qu
manera debe mejorarse. En este punto los efectos del anlisis de los sistemas son
presentados en su totalidad. La gerencia posterior a la revisin del anlisis
presentado, determinara la aceptacin o el rechazo del plan que se propone. La
decisin puede basarse en detalles pequeos, por ejemplo,. Si el especialista en
sistemas al momento de hacer el estudio ignora el propsito de la organizacin o
su proyeccin en el futuro, dar indicios de falta de conocimiento, y esto podr ser
tomado por la administracin como seal de que el estudio ha sido conducido de
manera poco seria. Esta conclusin debilitar la confianza en la presentacin total.
TCNICAS PARA FORMULAR DIAGRAMAS
Planeacin y evaluacin.
Todos los anlisis de sistemas bien ejecutados son el producto de una fase inicial
de planificacin cuidadosa y de una valoracin continua del proceso. En lo que
respecta a los diagramas, la planeacin es la etapa en la que se decide cules se
adaptarn mejor a la asignacin y realizacin de los fines que se desean alcanzar
y qu informacin debern contener dichos diagramas. Debe determinarse cul es

el enfoque ms expedito y menos costoso, que armonice con la ejecucin de un
trabajo comprensible.
La evaluacin es el proceso de adaptacin y esto debe aplicarse continua y
conscientemente, conforme va adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la
operacin que se analiza. El estudio de sistemas, casi sin excepcin, depende en
cierto grado de mtodos de tanteo. El analista continuamente debe valorar sus
tcnicas y sus resultados, comparndolos con los propsitos finales de la
organizacin. Este ser afinado poco a poco conforme progresa el trabajo.
Durante la fase de investigacin, el analista debe interesarse primordialmente
en los diagramas de flujo o de proceso. Cuando se enfoca un procedimiento
desconocido por completo, a menudo es posible que el analista especifique el
tamao y el nmero de hojas en las que se acomodarn los diagramas, pero es
necesario adems considerar la informacin verbal recabada en su momento.
Sin embargo, cuando es factible hacer un diagrama de un borrador, este
recurso constituye un valor inapreciable por tres razones: primera, ahorra el
tiempo de escritura y permite que la entrevista progrese ms rpidamente, ya que
las operaciones pueden describirse en menor tiempo usando smbolos y no
palabras; segunda, permite al analista proseguir la entrevista con orden y lgica;
finalmente el diagrama borrador sirve para indicar los puntos en que se han
omitido los detalles informativos. A este respecto, el analista quiz encuentre til
asociar cada smbolo de las grficas con una lista de comparaciones y de
preguntas acerca de la clase de informes que l necesita. Por ejemplo, el smbolo
del archivo podr llevar preguntas como stas: Archivado por quin? Retenido
por cunto tiempo? En qu orden? Cuntos al mes? Qu clase de archivero
est usando?
En la prctica muchos analistas combinan secciones de diagramas borradores y
notas escritas para registrar los informes que obtienen en las entrevistas, El arte
de entrevistar mejora con la prctica y el conocimiento y, con frecuencia, el
analista experto usa, o deja de usar la tcnica de diagrama-borrador,
acomodndose a las circunstancias del momento.
Simbologa bsica
Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje grfico inconsistente o no
convencional trasmitir un mensaje deformado o ser ineficaz para la comprensin
del proceso que se pretende estudiar. De ah la necesidad de concebir y admitir
determinados smbolos a los que se les confiera convencionalmente un significado
preciso y convenir tambin en determinadas reglas en cuanto a su aplicacin.
La American Society of Mechanical Engineers (ASME) ha desarrollado los
signos convencionales, a pesar de la amplia aceptacin que ha tenido esta
simbologa, en el trabajo de diagramacin administrativa es limitada, porque no ha
surgido algn smbolo convencional que satisfaga mejor todas las necesidades.
La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbologa

para que sea empleado en los diagramas orientados al procesamiento electrnico
de datos (EDP) con el propsito de representar los flujos de informacin, se han
adoptado ampliamente algunos smbolos para la elaboracin de los diagramas de
flujo dentro del trabajo de diagramacin administrativa.
CLASIFICACIN DE LOS DIAGRAMAS

La bibliografa existente ofrece varios tipos de diagramas. Sin embargo, a
continuacin sealaremos aquellos ms conocidos.
a. Diagramas de operaciones, para representar el flujo de las operaciones.
b. Diagramas arquitectnicos, para representar un bosquejo de terrenos fsicos.
c. Diagramas de las relaciones del personal para indicar las jerarquas de
autoridad, responsabilidad y funcin.
d. Diagramas estadsticos, para resumir las relaciones numricas y cronolgicas.
Aunque tiene gran valor el conocimiento de la razn fundamental de los tipos
mencionados y sus objetivos, se facilita la presentacin de las diversas clases
de diagramas de sistemas, si se verifica en funcin del campo que describe
cada tipo. Las descripciones que siguen pertenecen a tres categoras.
e. Diagrama de flujo. Se refieren, bsicamente, al flujo de operaciones e incluyen
grficas que se relacionan con el manejo de formas, as como diagramas
lgicos relativos a programas de computadoras.
f. Grficas de organizacin. Se refieren a las relaciones del personal.
g. Grficas diversas. Las que no quedan comprendidas en los campos antes
mencionados.
h. Diagramacin mental: se basa en la posibilidad de reproducir grficamente

el
proceso de construccin de la percepcin de nuestra mente. Cada
uno de nosotros a travs de la experiencia, los valores, la educacin y la
formacin construimos un esquema de la realidad o mapa particular del
mundo, el cual es nico, irrepetible pero sobre todo vlido para cada quien.
Estos esquemas mentales o mapas mentales, si bien son dinmicos y
cambian en funcin del tiempo, pueden representarse grficamente con un
lenguaje muy semejante al de la construccin cotidiana del contexto que
nos rodea, en el cual usamos los colores, las imgenes, las cifras, la
dimensin, las palabras, el razonamiento, la visin global y la imaginacin.
Estas funciones estn distribuidas a lo largo de nuestra corteza cerebral.
En el siguiente ejemplo, se refleja cmo aborda una organizacin la misin, visin

y objetivos estratgicos. (proceso de Planificacin Estratgica)
El siguiente es un mapa genrico que aplica a cualquier caso, como ejemplo

tenemos como una persona analiza y entiende las eras geolgicas.
Convencin para trazar los diagramas

a. La informacin para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:
1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.
3. Nombre de la persona que prepar el diagrama.
4. Nmero de personas o puestos involucrados.
5. Nmero de pasos.
b. Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza uno
de los pasos.
c. Representar las formas o documentos, mediante rectngulos proporcionales a
las formas o documentos representados. Sin embargo, como lo principal es la
claridad, esta convencin puede eliminarse empleando solamente el buen
juicio.
d. Cada forma debe representarse siempre por un rectngulo de las mismas
dimensiones.
e. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un tringulo
negro en la esquina inferior derecha.
f. Cuando las dimensiones del rectngulo lo permitan, es conveniente el nombre
de la forma en cada paso que aparezca.
g. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un
nmero en la esquina superior derecha. Para el original siempre se usar el
nmero uno; las siguientes copias tendrn numeracin ascendente.
h. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
i. Cuando se transportan dos o ms papeles, que van unidos, ya sea con grapa o
broche o en sobre, se renen los rectngulos identificando cada uno de ellos, El
movimiento se representa por una sola lnea.
j. Cuando se muevan Juntos, pero no unidos, el transporte se representa por
medio de una lnea para cada forma o grupo de formas.
k. La secuencia se muestra haciendo que las lneas de transportes tengan una
ligera tendencia hacia abajo.
l. El orden cronolgico de los pasos se representa por el orden en que aparecen
los rectngulos, de arriba hacia abajo.
m.Debe identificarse cada paso con un nmero y hacer una pequea descripcin
del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la accin.
n. Si es posible, hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha

proporcionado la informacin.
Presentacin de las Formas en el Diagrama
a. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectngulos, imitando hasta
donde sea posible la forma y tamao de las originales reducidas a escala.
Indicando en la parle inferior y al centro el nombre con una sola palabra, y en la
esquina superior y al centro el nombre con una sola palabra, en la esquina
superior derecha, el nmero de la copia en cuestin. Cuando en el dibujo
aparecen dos formas del mismo tamao, forma o nombre, o ambos, es
conveniente usar un nmero para identificarlas
b. Las formas con copias deben representarse como sigue.
En caso de tener muchas copias, deben presentarse as.
c. Si una forma se destruye se representa de este modo.
Si se tiene una alternativa, se traza una lnea horizontal y se anota con un lpiz
usando para toda la grfica el camino normal a partir de uno de los extremos de la
lnea.
En el extremo de la lnea se desarrolla la alternativa, pero usando un lpiz de
color distinto que permita diferenciar los dos caminos; si slo se tuviera un color,
entonces sese lnea de puntos o ms clara.
En general, cuando se tienen alternativas es preferible dejar en el diagrama
aquella que ocurre ms frecuentemente y la(s) otra (s) en un diagrama por
separado para evitar confusiones y obtener mayor claridad.
Para representar dos o ms alternativas que se originen en un proceso se usar
el smbolo.
d. Si las lneas tuvieran que encontrarse entre s, se usar la siguiente convencin
e. Cuando se tenga que hacer una distribucin de formas, se recomienda empezar
con la ms alejada para evitar que se crucen.
f. Toda forma debe mostrar cual fue su origen.
g. La nueva forma se marca con un tringulo en la orilla inferior izquierda y con
ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el
proceso.
h. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra
hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga del proceso se muestra mediante
"conectores" que consisten en dos crculos con la letra W, uno en el plinto en
que se cort el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.
i.
CARACTERSTICAS DE LOS DIAGRAMAS

Es necesario que todo diagrama rena las siguientes caractersticas:
Sinttica. La representacin que se haga de un sistema o un proceso deber
quedar resumida en pocas hojas, de preferencia en una sola.
Los diagramas extensivos dificultan su comprensin y asimilacin, por tanto,
dejan de ser prcticos.
Simbolizada. La aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de
sistemas y procedimientos evita anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en
su interpretacin. La razn primordial para el empleo de smbolos es que stos
estandarizan las actividades, "encasillndolas" en grupos compactos de
actividades similares.
Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso
sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta
forma, con una fotografa area que contiene los rasgos principales de una regin,
y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.
A continuacin se anexa un ejemplo aplicado a nuestro medio en el que estn
presentes los smbolos que con ms frecuencia se utilizan, as como su aplicacin.
La redaccin empleada trata de clasificar al mximo el entendimiento del flujo
del proceso; sin embargo, en la prctica se procurar que las anotaciones sean lo
menos extensas posibles, sin sacrificar, desde luego, la claridad y la fluidez del
diagrama.
Cuando se tiene una estructura mental adecuada , resulta sencillo el desarrollo
de un diagramado; as pues, se recomienda que se forme esa estructura mental
tan necesaria en el empleo de esta tcnica, llevando a la prctica el diagramado
de algn proceso que se conozca; una vez realizado, debe analizarse
detenidamente con el fin de afinar detalles.
Formatos para captura de informacin.
La recopilacin de la informacin para el diseo o mejoramiento de los
procedimientos se realiza generalmente a travs de: la investigacin documental,
la encuesta, la observacin. Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y
que sirven para obtener la informacin deseada, estn constituidos por series de
preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos. Este
medio de captacin de informacin permite ahorrar recursos econmicos y tiempo;
sin embargo, la calidad de la informacin que se obtenga depender del diseo y
la presentacin que se d a los cuestionarios.
Las tcnicas de entrevista, observacin directa, muestreo una vez que se ha
recabado la informacin de las reas involucradas en el estudio se procede a
ordenar y sistematizar los datos agrupados, a efecto de poder concatenar las
operaciones implicadas en el procedimiento que se investiga, las reas que

intervienen y los formatos que se utilizaran.
En este tipo de diagramas se incluyen los siguientes aspectos.
a. La secuencia en que se realizan los pasos del proceso.
b. El tipo de operacin mediante un smbolo.
1. Operacin.
2. Transporte.
3. Inspeccin
4. Demora
5. Almacenamiento.
c. El tiempo neto en que se realiza la operacin.
d. El tiempo total empleado para realizar las operaciones.
e. Las demoras incurridas (por diferencia entre los dos tiempos anteriores).
f. Iniciacin en: definir el momento preciso en que comience el proceso.
g. Terminacin en: definir el momento preciso en que finaliza el proceso.

Organizados en equipos de tres participantes, realice y presente en forma
escrita las siguientes actividades.
1. En que forma inciden en el desempeo de una organizacin los diagramas
de flujo?
2. Como afecta el proceso de toma de decisiones de una Organizacin el
disponer de informacin analtica y secuenciadas de sus acciones?
3. Favorece las relaciones de una Organizacin con su entorno el empleo de
diagramas de flujo?
4. De que manera influye en la calidad de los productos y servicios de una
organizacin la posibilidad de descomponer en partes procesos complejos?
UNIDAD III LOS ORGANIGRAMAS.
1) Definicin
2) Objetivos
3) Tipos de organigramas
4) Smbolos y referencias convencionales de mayor uso en un Organigrama
5) Criterios para la elaboracin de organigrama
1. Definir el concepto de organigrama

2. Conocer las normas y recomendaciones tcnicas fundamentales para
disear, elaborar y actualizar organigramas.
3. Distinguir claramente los diferentes formatos de organigramas de Acuerdo
con su naturaleza.
ORGANIGRAMAS
Dentro de una Organizacin, los organigramas constituyen la representacin
grafica de la estructura, en ella, se pone de manifiesto la relacin formal existente
entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales
de supervisin y la autoridad relativa de cada cargo, en consecuencia todas las
organizaciones, independientemente de su naturaleza o campo de trabajo,
requieren un marco de actuacin para funcionar. Este marco est constituido por
la estructura orgnica, que es la divisin ordenada y sistemtica de sus unidades
de trabajo de acuerdo con el objeto de su creacin.
Los organigramas son considerados instrumentos auxiliares del administrador,
a travs de los cuales se fija la posicin, la accin y la responsabilidad de cada
servicio, puede entenderse como el mtodo ms sencillo para expresar la
estructura, jerarqua e interrelacin de los rganos internos de una organizacin
en trminos concretos y accesibles.
Todas las organizaciones cuentan al menos con un organigrama general, sin
embargo, es frecuente observar, diferencias en los criterios y enfoques
considerados al momento de su preparacin. Por ello es importante tener una
base de informacin homognea, que permita dar cohesin a este tipo de
recursos.
DEFINICIN DE ORGANIGRAMA.
Un organigrama es una manera grafica de mostrar la estructura formal de las

relaciones, responsabilidades y autoridad a travs de las que una empresa apunta al logro
de sus objetivos
(Anderson 1981).
El organigrama es la representacin* grafica de la estructura orgnica de una
institucin o de una de sus reas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre
s los rganos que la componen
(Benjamn. 2004).
Es un documento que representa grficamente la estructura formal de una entidad
(Carrasco. Cit. P. Rinosa)
Como hemos podido apreciar los conceptos de organigramas expresados

anteriormente, poseen elementos comunes. Para efectos de nuestro trabajo,
daremos un concepto operacional de organigrama definindolo como:
La representacin grafica de la estructura orgnica de una institucin que
permite visualizar las funciones y relaciones de las unidades, la lnea de autoridad
y responsabilidades y los niveles jerrquicos, entre otros aspectos
OBJETIVO DE LOS ORGANIGRAMAS.

Los organigramas constituyen un instrumento que permite representar y
transmitir en forma grafica y objetiva la composicin de una organizacin. En
consecuencia, a continuacin se expresa la finalidad de un organigrama:
1 Constituyen un medio para reflejar las unidades existentes.
2 Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la
organizacin debidamente asignados por reas de responsabilidad o funcin.
3 Establece un medio para comunicar al personal la estructura de la organizacin
y donde encaja cada uno dentro de ella.
4
Constituye un fundamento para determinar

directivo.
las necesidades de personal
5 Indica relaciones de trabajo.

6 Representa las lneas formales de autoridad.
7 Reflejar los cambios organizativos
Utilidad
Proporcionan una imagen formal de la organizacin
Constituyen una fuente de consulta oficial
Facilitan el conocimiento de la organizacin
Representan un elemento valioso para el anlisis Organizacional.
TIPOS DE ORGANIGRAMAS.
Los organigramas se diferencian entre si por las caractersticas de la
organizacin que representan. En este sentido a continuacin se mencionaran
varios tipos, considerando una serie de criterios y factores planteados por
Benjamn (2004)
Por su naturaleza:
Microadministrativos. Se relacionan a una sola organizacin, refiriendo
informacin general o de alguna de las reas que la integran
Macroadministrativos. Incluyen a ms de una organizacin.
Mesoadministrativos. Consideran una o ms organizaciones de un mismo
sector o ramo especifico.
Por su mbito:
Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta
determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas.
Particulares: Solo muestran una rea particular de la estructura en la
organizacin.
Por su contenido:
Integrales. Es la representacin grafica de todas las unidades administrativas
de una organizacin.
Funcionales. Involucra las principales funciones que tienen asignadas, ademas
de las unidades y sus interrelaciones.
De puestos, plazas y unidades. Reflejan las necesidades en cuanto a puestos
de trabajo y la disponibilidad existente para cada unidad.
Por su presentacin:
Verticales. Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular,
en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma
escalonada.
Horizontales Extienden las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular
en el extremo izquierdo.
Mixtos. Emplean combinaciones verticales y horizontales para ampliar las
posibilidades de graficacin.
De bloque. Constituyen una variante de los verticales y tienen la particularidad
de integrar un mayor nmero de unidades en espacios mas reducidos.
DISEO
Es importante considerar aspectos formales, vinculados con la presentacin de
un organigrama, entre ellos se consideran.
Figuras: Se utilizan en los organigramas para plasmar las unidades que la
conforman pueden ser de nivel directivo, medio u operativo.
Forma. Debe usarse un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento del
organigrama.
Dimensin. Los rectngulos que forman parte de un organigrama deben tener
dimensiones semejantes.
SMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN

ORGANIGRAMA.
1. Lneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal,
relacin de lnea o mando, comunicacin y la va jerrquica.
Las lneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales sealan
especializacin y correlacin.
Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica
mando.
Cuando la lnea llena se coloca a los lados de la figura geomtrica indica

relacin de apoyo.
2. Lneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relacin de

coordinacin y relaciones funcionales.
Figura Geomtrica con un recuadro indica condicin especial o autnoma.
Se puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utiliza
medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.
Las lneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuacin de la

estructura.
Los crculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen

un nmero en su interior, indica un comit en el que participan todas las unidades
sealadas con el mismo nmero.
CRITERIOS PARA LA ELABORACIN DE ORGANIGRAMAS
Precisin. Definir con exactitud todas las unidades administrativas y sus

interrelaciones.
Sencillez. De fcil comprensin, se recomienda evitar trazos innecesarios o

una nomenclatura compleja
Uniformidad. Homogenizar las lneas y figuras que se utilicen en su diseo

Presentacin. En su presentacin deben considerarse criterios tcnicos y de
servicio, en funcin de su objetivo.
Vigencia. El organigrama debe mantenerse actualizado, se sugiere colocar al
margen inferior derecho el nombre de la unidad responsable de prepararlo y la
fecha de su autorizacin y actualizacin, en este sentido el procedimiento para
actualizar organigramas debe seguir los pasos que a continuacin se sealan:
Autorizacin
- Integracin del equipo de trabajo
- Preparacin del plan de trabajo
- Captacin de la informacin
- Clasificacin y registro de la Informacin
- Anlisis de la informacin
- Diseo del organigrama

Ubique en su comunidad una organizacin pblica o privada e investigue:
1. La Organizacin posee un organigrama ubicado en lugar visible?
2. Si
la
organizacin
no
posee
organigrama,
considere
las
pautas
recomendadas en esta unidad y sugiera un organigrama estructural?

3. Enumere por lo menos, tres aspectos de la organizacin que se puedan
visualizar en el organigrama?
4. Enumere por lo menos tres aspectos que no se pueden visualizar en un
organigrama?
5. Seale los tipos de organigramas segn la forma o disposicin
geomtrica?.
UNIDAD IV. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

1) Norma.
2) Procedimiento
3) Caractersticas de los procedimientos
4) Clasificacin de los Procedimientos
5) Descripcin de los procedimientos.
6) Redaccin.
7) Diagramacin de los procedimientos
1) Definir norma y procedimiento
2) Sealar las principales caractersticas que deben considerarse al momento
de elaborar un procedimiento.
3) Distinguir los distintos tipos de procedimientos segn los criterios
establecidos para su clasificacin.
4) Describir correctamente un procedimiento administrativo
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
En esta unidad se desarrollan aspectos vinculados con la necesidad de
reconocer la importancia que tiene en la organizacin mantener al da una serie
de documentos que enmarcan las actividades de rutina, en sus procesos
productivos. Estos documentos se refieren a normas internas y procedimientos
cuya utilidad debe ser conocida por todos los empleados, ya que permiten que la
empresa pueda evolucionar independientemente de que sus dueos o accionistas
principales estn presentes permanentemente.
Con la implementacin de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los
empleados, se requiere un control de gestin bsico para hacer el seguimiento y
aplicar correctivos de manera oportuna para que los procesos normales de
produccin no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintona.
Es necesario estar consciente de la necesidad de mantener a la empresa en el
mercado. Esto ltimo es una ardua tarea que requiere el mayor de todos los
esfuerzos. Para lograr que una empresa permanezca en el mercado esta debe
adaptarse a continuos cambios generados por la dinmica.
La importancia de la implementacin de normas y procedimientos se ve
reflejado en la reduccin del tiempo ocioso, optimizacin de los procesos
administrativos, mejorar la interaccin entre los diferentes equipos de trabajo de la
empresa, obteniendo finalmente una reduccin de costos, mejoramiento en la
capacidad de reaccin de la empresa ante el mercado, una estructura
organizacional mas gil, entre otros tantos beneficios.
A continuacin se explica en que consiste la norma para una organizacin.
NORMA
Es un dispositivo que condiciona el desarrollo de un procedimiento durante su
ejecucin, o antes, son orientaciones o guas que fijan los lmites previamente
definidos por la direccin general en las polticas, para la accin y la bsqueda de
los objetivos organizacionales.
Es necesario destacar que el termino norma se deriva del establecimiento de
las polticas organizacionales, vista como una idea visionaria sobre la totalidad de
los objetivos o como una concepcin general destinada a dirigir las acciones que
se van a realizar.
La norma dentro de una organizacin, es considerada como un punto de
conexin que permite el desarrollo de un procedimiento durante su ejecucin o
previamente, en ella se registran entre otros, los datos vinculados con la empresa,
la fecha en la cual se elabora, as como las acciones y responsables.
El objetivo principal de una norma consiste en asegurar paso a paso el
cumplimiento de ciertas pautas especficas, necesarias para el buen desempeo
de las operaciones de un procedimiento maximizando la utilizacin de los recursos

disponibles.
Las normas tienen un amplio mbito de aplicacin entre los cuales
mencionaremos los siguientes:
En la ejecucin de actividades, operaciones y procesos de naturaleza

administrativa.
En la produccin, eleccin o utilizacin de los elementos o instrumentos

de trabajo.
Uso de conceptos, smbolos, representaciones de tipo general

Es importante destacar que la norma condiciona el desarrollo de un
procedimiento.
A continuacin se plantea un ejemplo.
a. Procedimiento
Solicitud y entrega de materiales de oficina.
Normas: Los empleados o sucursales de las empresas solicitan materiales y
tiles de oficina a travs de un formulario identificado como pedido de tiles de
oficina. Para procesar la solicitud de tiles y materiales de oficina, ante el
departamento de proveedura sta, debe estar firmada por el jefe del
departamento, en el caso de Oficina Central por el Gerente de Zona respectivo, si
se trata de una sucursal.
b. Procedimiento.
Seleccin de personal.
Normas:
1) Todo criterio de seleccin debe estar basado en un valoracin racional de
las aptitudes y/o los meritos del candidato en relacin al perfil especfico del
cargo que aspira desempear.
2) Los aspirantes que aprueben las evaluaciones pasaran a formar parte del
registro de Elegibles internos o externos segn sea el caso.
PROCEDIMIENTO
Es un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronolgica que
precisan la forma sistemtica de hacer determinado trabajo de rutina.
Es entendido tambin como la secuencia de actividades, operaciones, pasos o
etapas interrelacionadas que se desarrollan con el propsito de lograr un objetivo
especifico.
Los procedimientos responden a cada situacin particular, ya que no son de

aplicacin general: han de tener estabilidad y al mismo tiempo flexibilidad para
poder adaptarse a nuevas situaciones. Son de gran utilidad para ser aplicados en
trabajos que se repitan, as la gerencia se evita tomar decisiones una y otra vez
dentro de la ejecucin de las actividades. Es por ello que un procedimiento es un
tipo de toma de decisin estructurada porque nos dice como debemos hacer un
proceso dentro de una determinada rea.
CARACTERSTICAS DE UN PROCEDIMIENTO
Los procedimientos se pueden identificar a travs de ciertas caractersticas
comunes que los diferencian de otras acciones dentro de una organizacin, entre
ellas tenemos:
- El procedimiento es un instrumento o dispositivo administrativo que indica como
se procede.
- El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente, es decir, los
pasos son secuenciales.
- Cubre un ciclo de accin.
- Los pasos estn descritos en secuencia lgica de tiempo.
- No son de aplicacin general sino que responden a una situacin en particular.
- Son de gran aplicacin en los trabajos que
aplicacin continua y sistemtica.
se repiten, facilitando as su
- Los procedimientos deben tener cierta estabilidad, flexibilidad y elasticidad de

forma que se adopten a las exigencias de nuevas situaciones y circunstancias.
- Los pasos de un procedimiento son rutinarios y repetitivos.
- Un procedimiento se realiza dentro de un marco organizacional definido.
CLASIFICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos pueden clasificarse en primer lugar, por su relacin con los
objetivos de la organizacin y en segundo por el recorrido dentro de sta, se
recomienda clasificar los procedimientos de acuerdo a la estructura orgnica de la
empresa.
a. Por su relacin con los objetivos Organizacionales
Procedimientos sustantivos o de lnea. Son aquellos procedimientos que
contribuyen directamente con el objetivo de la organizacin, estn relacionados
con las funciones principales que atienden los rganos dentro de la empresa
Como ejemplo pudiramos sealar:
Una empresa cuyo objetivo es la fabricacin y venta de productos alimenticios,

tendr como procedimientos sustantivos los siguientes:
Procedimiento: Preparacin de los alimentos.
Procedimiento: Enlatado de los alimentos.
Procedimiento: Etiquetado.
Procedimiento: Venta a crdito.
Procedimiento: Exportacin de enlatados.
Procedimiento adjetivo, auxiliar o interno. Son aquellos procedimientos que
sirven de base, contribuyen o auxilian para que los procedimientos sustantivos se
cumplan, se relacionan con las funciones complementarias o de staff
(asesoramiento o apoyo) que desarrolla la organizacin.
Siguiendo con el ejemplo anterior, podemos distinguir procedimientos que
subyacen al procedimiento sustantivo:
Procedimiento: Seleccin de personal.
Procedimiento: Orden de compra.
Procedimiento: Pago de sueldos y salarios.
Por su recorrido.
1) Procedimientos Institucionales. Son aquellos
acciones se desarrollan dentro de la organizacin.
procedimientos
cuyas
Ejemplo:
Procedimiento: Solicitud de suministro.
Procedimiento: Enlatado de alimentos.
Procedimiento: Elaboracin de nminas.
Procedimientos sectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se
desplazan por instituciones que se encuentran interrelacionadas dentro de una
misma problemtica.
Ejemplo:
Contratacin de profesores del I.U.T (Instituto Universitario de Tecnologa) en
este caso el contrato es elaborado por la institucin antes sealada, pero luego
debe remitirse al Ministerio de Educacin Superior para su aprobacin y firma y
luego ste lo remite nuevamente a la institucin.
Procedimientos intersectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones

se desarrollan en distintas dependencias.
Ejemplo:
Elaboracin del presupuesto del I.U.T. (Instituto Universitario de Tecnologa) la
Direccin del Instituto elabora el anteproyecto del presupuesto general y lo enva a
la Direccin General de Educacin Superior del Ministerio de Educacin, ste lo
remite a la oficina Sectorial de Planificacin y Presupuesto del Ministerio de
Educacin, para luego enviarlo al Ministerio de Hacienda para su reajuste,
posteriormente pasa a la Asamblea Nacional que analiza y sanciona la Ley de
Presupuesto Del Ejercicio Fiscal del Ao correspondiente y se da a conocer a
todas las dependencias antes sealadas.
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO.
Describir un procedimiento consiste en presentar en forma ordenada los datos
identificativos del ste y la secuencia lgica de las acciones, para lo cual es
necesario tener claro, que cada procedimiento varia dependiendo de las
caractersticas del mismo as como de las necesidades de informacin de la
Institucin y el estilo de los analistas.
A continuacin se presenta la relacin de datos, que deben incluirse en la
descripcin de un Procedimiento Administrativo.
Nombre del procedimiento: Se indica en forma clara y precisa el nombre del
Procedimiento.
Nombre de la Dependencia: Indicar la dependencia responsable del
Procedimiento.
Cdigo: Es el nmero asignado al Procedimiento, tomando como base el cdigo
de la Dependencia. (opcional).
Concepto: Definir qu es y quien hace el Procedimiento.
Objetivo: Definir lo que se persigue con el Procedimiento.
Base legal: Mencionar los dispositivos legales y normas que sustentan el
Procedimiento. (opcional).
Normas: Indicar las pautas que regulan el Procedimiento (opcional).
Requisitos: Indicar los requisitos y formalidades que deben dar inicio al
Procedimiento (opcional).
Descripcin: Considerar el nombre de las Unidades responsables de la accin,
as como la descripcin secuencial de las acciones que se realizan en cada etapa,
mencionando previamente los cargos de quienes la efecten.
REDACTAR UN PROCEDIMIENTO.
Al momento de redactar un procedimiento debemos tener presente que la
intencin es brindar informacin clara y precisa, de tal manera que permita al
lector extraer rpidamente y sin falsas interpretaciones la informacin contenida en
el manual.
Por lo tanto, al momento de redactar un procedimiento es pertinente considerar
las siguientes recomendaciones.
1) Emplear frases claras y cortas.
2) Utilizar nicamente terminologa tcnica imprescindible.
3) Tono formal.
4) Evitar ambigedades.
5) Uniformidad en el estilo.
Redactar, implica asumir con propiedad un estilo que conduzca de manera
exitosa la elaboracin del manual. En consecuencia se recomienda como
referencia consultar: como se elabora un libro de cocina o un guin teatral, ya que
en stos se expresan de manera clara ordenada y precisa todas las instrucciones
en cuanto a tareas y acciones que deben seguirse para alcanzar con xito los
objetivos propuestos, en el caso que nos ocupa, considerar si se esta describiendo
un procedimiento interno de un departamento, o por una seccin o departamento,
si el proceso tiene lugar entre varios.
A continuacin se describe un fragmento de un manual de procedimiento en la
parte relativa a Reposicin de bienes de cambio.
Ejemplo de un procedimiento de elaboracin de documentos
LOGO DE LA
EMPRESA
INVERSIONES DECORA SUEOS, C.A.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

CDIGO:
VERSIN:
UNIDAD:
ELABORACION DE DOCUMENTOS
MGC_PYD_0275
01
ORGANIAZCIN Y SISTEMAS
OBJETIVO:
Elaborar toda la documentacin de la empresa INVERSIONES DECORA SUEOS, C.A. de
manera estandarizada a fin de garantizar la eficacia de los procesos administrativos de la misma.
RESPONSABILIDADES:
L a Unidad de Organizacin y Sistemas es la responsable de la elaboracin, actualizacin,
distribucin y control de toda la documentacin de la empresa Inversiones Decora Sueos, C.A.
NORMAS:
1.- El analista de organizacin y sistemas debe recolectar la informacin sobre el proceso a
elaborar en conjunto con el dueo del proceso o experto en el rea.
2.- El analista de Organizacin y sistemas debe elaborar en borrador el procedimiento solicitado y
entregar al dueo del proceso para su aprobacin, antes de su emisin.
3.- Todo documento elaborado debe estar ajustado de acuerdo a los establecido en el
procedimiento Criterios para la elaboracin de documentos, Cod, MGC_PyD_ 00356.
Elaborado Por
Revisado por
Autorizado por:
PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE DOCUMENTOS

RESPONSABLES.
Unidad solicitante
Unidad de Organizacin y Sistemas
Unidad Solicitante
Unidad de Organizacin Y sistemas
Jefatura de la Unidad
Unidad de Organizacin y Sistemas
ACCIONES.
1.- Llena formato Solicitud de Elaboracin, Emisin,
Actualizacin de Documentos, Cod. MGC_......
2.- Entrega formato a la Unidad de Organizacin y
sistemas, copia y original.
3.- Recibe formato MGC , firma en seal de recibido y
entrega copia a la unidad solicitante.
4.- Procede a levantar la informacin, de acuerdo al rea
sealada en la solicitud, en conjunto con el experto en el
rea.
5.- Elabora borrador de procedimiento y lo lleva a la unidad
solicitante para su revisin, correccin y /o aprobacin
6.- Recibe borrador de documento y.
realiza las correcciones, si las hay
Si no hay correcciones, aprueba documento
elaborado
7.- Entrega documento al analista de organizacin y
sistemas para su normalizacin, autorizacin, copia y
distribucin
8.- Recibe procedimiento aprobado por el experto:
Realiza correcciones, si las hay
Si no hay correcciones, asigna cdigo y registra en
el Control Lista Maestra de Documento, Cod.
MGC_Py D 00034
9.- Saca original y entrega al jefe de la unidad para su
autorizacin.
10.- Recibe documento elaborado, revisa y firma.
11.- Entrega al analista de organizacin y sistemas para
su respectiva copia y distribucin.
12.Recibe documento autorizado, saca las copias
necesarias, coloca sello de copia controlada.
13.- Distribuye copias a las unidades solicitantes
14.- Archiva original en el manual Documentos de la
Empresa Inversiones Decora Sueos, C. A
Fin
DIAGRAMACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Los diagramas de flujo permiten representar grficamente, con claridad y
precisin las operaciones que integran la dinmica de circuitos o flujos
administrativos. Existen distintos tipos de diagramacin administrativa. Todos ellos
tienen como denominador comn el anlisis de los siguientes elementos:
Las operaciones que se efectan en los trabajos administrativos.
Las unidades o puestos de trabajo que intervienen en su realizacin.
Los documentos utilizados o producidos.
Los recorridos que se efectan en el curso de la documentacin.
Los tiempos de trabajo empleados en cada operacin, expresados en das,
horas o minutos.
Mediante la utilizacin de smbolos, en su mayora sencillos de entender, es
relativamente fcil conseguir una visin de conjunto del procedimiento
representado, verificar en la prctica el cumplimiento de las operaciones descritas
y detectar las anomalas que se produzcan. Los smbolos que se utilizan
generalmente en los diagramas de circuitos o flujos administrativos suelen ser de
dos tipos:
Smbolos abstractos
Smbolos figurativos.

1. Cual es la diferencia entre Norma y Procedimiento?
2. Cuales son las caractersticas que deben tener los Procedimientos?
3. Cmo se clasifican los procedimientos segn su relacin con los
objetivos?
4. Visite una organizacin pblica o privada
y solicite a un trabajador o
directivo que le describa verbalmente algn procedimiento o servicio que se

ejecute en la institucin?
5. Tome nota de la descripcin efectuada por el trabajador de la institucin?
6. En base a la informacin recolectada, efectu la descripcin del
procedimiento administrativo?
UNIDAD V FLUJOGRAMAS
1) Definicin
2) Caractersticas De Los Flujogramas
3) Tipos De Flujogramas
4) Simbologa De Los Flujogramas
5) Diseo Y Elaboracin De Flujogramas
6) Recomendaciones para el uso y aplicacin de los flujogramas
1) Definir que es un flujograma.
2) Caractersticas de los flujogramas.
3) Tipos de flujogramas.
4) Conocer la simbologa mas utilizada en la elaboracin de un flujograma.
5) Aplicar
correctamente
las
pautas
tcnicas
recomendadas
para
elaboracin de un flujograma.
la
FLUJOGRAMAS
Las organizaciones precisan recursos tcnicos que les permitan ubicar
mediante un diagrama y mapas de proceso, los elementos necesarios para llevar
a cabo sus funciones en forma lgica y consistente.
En consecuencia un Flujograma es la representacin grfica de hechos,
situaciones, movimientos o relaciones, por medio de smbolos, tambin se
conocen como diagrama de flujo y muy rara vez fluxogramas, estos grficos
ilustran la sucesin de operaciones que implican movimiento, desplazamiento o
curso de todo tipo, que bien puede ser una actividad, un formulario, un informe,
materiales, personas o recursos, son de gran importancia para toda empresa y
persona ya que brinda elementos de juicio idneos para la representacin de
procedimientos y procesos, as como las pautas para su manejo en sus diferentes
versiones.
DEFINICION
El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que expresa grficamente las distintas
operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su
secuencia cronolgica. Segn su formato o propsito, puede contener informacin
adicional sobre el mtodo de ejecucin de las operaciones, el itinerario de las
personas, las formas, la distancia recorrida e tiempo empleado etc.
(Gmez C.1997).
Segn Chiavenato Idalberto. (1.993); El Flujograma o Diagrama de Flujo, es

una grfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la
ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestin, las unidades involucradas
y los responsables de su ejecucin.
Segn Gmez Rondn Francisco. (1.995); El Flujograma o Diagrama de Flujo,
es la representacin simblica o pictrica de un procedimiento administrativo.
En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayoras de las
empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos
en la realizacin de cualquier mtodo, constituye adems un elemento
fundamental para descomponer en partes procesos complejos y esto a su vez
facilita la comprensin de la dinamita organizacional y la simplificacin del trabajo
Segn Chiavenato, Idalberto. Ao 1.993; los flujogramas constituyen un
instrumento de suma importancia en toda organizacin y departamento, ya que
este permite la visualizacin de las actividades innecesarias y verifica si la
distribucin del trabajo est equilibrada.
CARACTERSTICAS DE LOS FLUJOGRAMAS

Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997:
1. Sinttica: La representacin que se haga de un sistema o un proceso deber
quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas
extensivos dificultan su comprensin y asimilacin, por tanto dejan de ser
prcticos.
2. Simbolizada: La aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de
sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas,
repetitivas y confusas en su interpretacin.
3. De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten
observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas
extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografa
area que contiene los rasgos principales de una regin, y que a su vez permite
observar estos rasgos o detalles principales.
Segn Chiavenato, Idalberto. Ao 1.993:
1. Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del
procedimiento.
2. Dar las bases para escribir un informe claro y lgico.
3. Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente
operar el nuevo procedimiento.
Segn Gmez Rondn, Francisco. Ao 1.995:
4. De uso, permite facilitar su empleo.
5. De destino, permite la correcta identificacin de actividades.
6. De comprensin e interpretacin, permite simplificar su comprensin.
7. De interaccin, permite el acercamiento y coordinacin.
8. De simbologa, disminuye la complejidad y accesibilidad.
9. De diagramacin, se elabora con rapidez y no requiere de recursos
sofisticados.
TIPOS DE FLUJOGRAMAS
Segn su forma:
a. Formato Vertical: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba

hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda
la informacin que se considere necesaria, segn su propsito.
b. Formato Horizontal: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de
izquierda a derecha.
c. Formato Panormico: El proceso entero est representado en una sola carta y
puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rpidamente que leyendo el
texto, lo que facilita su comprensin, aun para personas no familiarizadas.
Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal, distintas acciones
simultneas y la participacin de ms de un puesto o departamento que el
formato vertical no registra.
d. Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona
sobre el plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujogramas
es eminentemente descriptivo, mientras que los ltimos son fundamentalmente
representativos.
Por su propsito:
a. De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna
descripcin de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las
operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias,
a travs de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta
que se archiva. Retrata la distribucin de mltiples copias de formas a un
nmero de individuos diferentes o a unidades de la organizacin.
Las formas pueden representarse por smbolos, por dibujos o fotografas
reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se
designa la forma en el lado izquierdo de la grfica, se sigue su curso al proceso de
progresin horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades
de la organizacin o a los individuos.
b. De Labores (qu se hace?): Estos diagramas abreviados slo representan las
operaciones que se efectan en cada una de las actividades o labores en que
se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan.
El trmino labor incluyendo toda clase de esfuerzo fsico o mental. Se usa el
formato vertical.
c. De Mtodo (cmo se hace?): Son tiles para fines de adiestramiento y
presentan adems la manera de realizar cada operacin de procedimiento, por
la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el
formato vertical.
d. Analtico (para qu se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones
del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las
realiza, sino que analiza para qu sirve cada una de las operaciones dentro del
procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la
distancia recorrida o alguna observacin complementaria. Se usa formato

vertical.
e. De Espacio (dnde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre
una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o
parte de l, sealando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es
importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato
arquitectnico.
f. Combinados: Presenta una combinacin de dos o ms flujogramas de las
clases anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar
labores, mtodos y anlisis (qu se hace, cmo se hace, para qu se hace).
Se usa el formato panormico para combinar varias formas y labores de varios
puestos o departamentos. Segn Chiavenato, Idalberto. Ao 1.993: Existen tres
tipos de Flujogramas o Diagramas de Flujo
a. Diagrama de flujo vertical: Tambin denominado grfico de anlisis del proceso.
Es un grfico en donde existen columnas verticales y lneas horizontales. En la
columnas verticales estn los smbolos o convencionales ( de operacin,
transporte, control, espera y archivo), los funcionarios involucrados en la rutina,
el espacio recorrido para la ejecucin y le tiempo invertido.
El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es
extremadamente til para armar una rutina o procedimiento para ayudar en la
capacitacin del personal y para racionalizar el trabajo.
b. Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior, al revs de la secuencia
que se traslada verticalmente, esta lo hace de manera horizontal; este utiliza los
mismos smbolos y convenciones que el vertical.
El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que
participan en una determinada rutina o procedimiento. Es muy usado cuando
una rutina involucra varios organismos o personas, ya que permite visualizar la
parte que corresponde a cada uno y comparar la distribucin de las tareas para
una posible racionalizacin o redistribucin del trabajo.
c. Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la rutina
a travs de una secuencia de bloques, cada cual con su significado y
encadenados entre s. Utiliza una simbologa mucho ms rica y variada que los
diagramas anteriores, y no se restringe a lneas y columnas preestablecidas en
el grfico.
Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los
sistemas, es decir, para indicar entradas, operaciones, conexiones, decisiones,
archivado, etc., que constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los
sistemas.
Segn Gmez Rondn, Francisco. (1.995) existe una clasificacin que

considera los Flujogramas o Diagramas de Flujo
Por su presentacin:
a. De bloque: Se representan en trminos generales con el objeto de destacar
determinados aspectos.
b. De detalle: Plasman las actividades en su ms detallada expresin.
Por su formato:
a. De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia
abajo y de derecha a izquierda
b. De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de
izquierda a derecha en forma descendente
c. De formato tabular: Tambin conocido como de formato columnas o
panormico, en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las
operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna
d. De formato arquitectnico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas,
materiales, o bien la secuencia de las operaciones a travs del espacio donde
se realizan
Por su propsito:
a. De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o
ninguna descripcin de operaciones con poca o ninguna descripcin de
operaciones.
b. De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, as como quin o en
donde se realiza y en qu consiste sta.
c. De mtodo: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y
la manera de hacerlas.
d. Analtico: Describe no slo el procedimiento quin lo hace, y cmo hacer cada
operacin, sino para qu sirven.
e. De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona.
f. Combinados: Emplean dos o ms diagramas en forma integrada.
g. De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la informacin con textos y dibujos.
h. Asistido por computadora: El flujo de informacin se hace con recursos de
software.
SIMBOLOGA DE LOS FLUJOGRAMAS

1. Principio y/o terminacin del diagrama: Este smbolo representa tanto la
disponibilidad de la informacin para su procesamiento (entrada), como la
mencin de que la informacin ya ha sido procesada.
2. Actividad u operacin: Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas
tengan como objetivo un cambio, ya sea en el valor, forma o disposicin de la
informacin.
3. Anotacin, aclaracin, o ambos casos: Siempre que se quiera algn comentario
al margen, notas explicatorios, aclaraciones, etc.; se trazar indistintamente una
lnea punteada que vaya de la nota aclaratoria al smbolo en que se requiere
esa nota.
4. Conector: Este smbolo se utiliza siempre que las condiciones fsicas de nuestro
diagrama obligue a interrumpir el graficado de la informacin que se tiene y
deba seguirse el diagrama en otro lugar, o bien cuando interese unir
informaciones aisladas.
5. Documento: El smbolo se utilizar cuando se desee representar un documento
cualquiera. Puede ser una forma, un control, una ficha, un listado, etc.
(excluidas la tarjeta perforadora y la cinta magntica). Siempre que un
documento tenga varias copias, estas debern presentarse dentro del diagrama
y numerarse con cero el original: uno para la copia y as sucesivamente.
6. Destruccin: Este smbolo indica la destruccin de cualquier documento o
informacin. Es conveniente aclarar siempre que documentos se estn
destruyendo.
7. Transferencia: Este smbolo se utiliza cuando en el flujo del proceso o sistema
interviene otra seccin o departamento que no sea el estudiado, siempre o
cuando nos interesen los pasos o trmites que se realizan en ese lugar.
8. Alternativa: Este smbolo representa el momento en que una actividad u
operacin cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes.
9. Actividad fuera del mbito de investigacin: Este smbolo se utiliza cuando se
considera necesario conocer en el diagrama el detalle de las actividades que
realizan en otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en
otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en el proceso
o sistema se encuentran diagramadas en otro lugar (tal es el caso del proceso o
sistemas muy parecidos o similares, que nada ms varan en su inicio o su final.
Direccin de flujo: ( ): Indica la secuencia de la informacin y se utiliza para unir
smbolos, segn sea su flujo, o para indicar los principios de alternativas.
1. Canalizacin: Este smbolo se utiliza en tres formas diferentes, cuando se

recibe informacin de varias fuentes o condensa en una sola:
2. Cuando se recibe informacin de una sola fuente y se canaliza por diferentes
fuentes:
3. bien, cuando se recibe informacin de varias fuentes y se canaliza a otras
fuentes:
Segn Chiavenato, Idalberto 1.993:
1. El circulo; significa una operacin (una etapa o una subdivisin del proceso).
Una operacin se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae
algo. Ejemplo: emisin de un documento.
2. La flecha o pequeo crculo corresponde a un transporte o tarea de llevar algo
de un lugar a otro. Ocurre cuando un objeto, mensaje o documento es
trasladado de un lugar a otro.
3. El cuadrado significa una inspeccin o control, ya sea de cantidad o de realidad.
Es el acto de verificar o fiscalizar sin que se realicen operaciones. Ejemplo:
verificacin de una firma.
4. La letra D, representa una demora o retraso, ya sea por congestionamiento,
distancia o por espera de alguna provisin por parte de otra persona. Significa
una espera o un desplazamiento por agenda o la llegada de alguna cosa de
quien se dependa para proseguir el proceso.
5. El tringulo con el vrtice hacia abajo o hacia arriba representa una interrupcin
casi definitiva o muy prolongada. Puede ser un almacenamiento (cuando se
trata de materiales) o que algo se archiva (cuando se trata de documentos).
1. Operacin: Indica las principales fases del proceso, mtodo o procedimiento.
2. Inspeccin: Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo.
3. Desplazamiento o transporte: Indica el movimiento de los empleados, material y
equipo de un lugar a otro.
4. Depsito provisional o espera: Indica demora en el desarrollo de los hechos.
5. Almacenamiento permanente: Indica el depsito de un documento o
informacin dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en un almacn.
SMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO

(Diagramacin administrativa)
SIMBOLO
REPRESENTA
Inicio o trmino. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser
accin o lugar, adems se usa para indicar una unidad
administrativa o persona que recibe o proporciona informacin.
Actividad. Describe las funciones que desempean las personas
involucradas en el procedimiento.
Documento. Representa un documento en general que entre, se
utilice, se genere o salga del procedimiento.
Decisin o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se
debe tomar una decisin entre dos o ms alternativas.
Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o

permanente.
Conector de pgina. Representa una conexin o enlace con otra
hoja diferente, en la que contina el diagrama de flujo.
Conector. Representa una conexin o enlace de una parte del
diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
DISEO Y ELABORACIN DE FLUJOGRAMAS.

Convencin para trazar los diagramas:
a. La informacin para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:
1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.
3. Nombre de la persona que prepar el diagrama.
4. Nmero de personas o puestos involucrados.
5. Nmero de pasos.
b. Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza

cada uno de los pasos.
c. Representar las formas o documentos, mediante rectngulos proporcionales a
las formas o documentos representados. Sin embargo como lo principal es la
claridad, esta convencin puede eliminarse empleando solamente el buen
juicio.
d. Cada forma debe representarse siempre por un rectngulo de las mismas
dimensiones.
e. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un tringulo
negro en la esquina inferior derecha.
f. Cuando las dimensiones del rectngulo lo permitan, es conveniente poner el
nombre de la forma en cada paso que aparezca.
g. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un
nmero en la esquina superior derecha. Para el original siempre se colocar el
nmero uno; y las siguientes copias tendrn numeraciones ascendentes.
h. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
i. Cuando se transportan dos o ms papeles, que van unidos, ya sea con grapa o
broche o en sobre, se renen los rectngulos identificando cada uno de ellos. El
movimiento se presenta por una sola lnea.
j. Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por
medio de lneas para cada forma o grupo de formas.
k. La secuencia demuestra haciendo que las lneas de transportes tengan una
ligera tendencia hacia abajo.
l. El orden cronolgico de los pasos se representa por el orden en que aparecen
los rectngulos, de arriba hacia abajo.
m.Debe identificarse cada paso con un nmero y hacer una pequea descripcin
del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la accin.
n. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha
proporcionado la informacin.
Presentacin de las formas en el diagrama:
1. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectngulos, imitando hasta
donde sea posible la forma y tamao de las originales reducidas a escala,
indicando en la parte superior y al centro el nombre con una sola palabra.
2. Las formas con copias deben representarse como sigue.
3. Cuando se tenga que hacer una distribucin de formas, se recomienda empezar

con la ms alejada para evitar que se crucen.
4. Toda forma debe demostrar cual fue su origen.
5. La nueva forma se marca con un tringulo en la orilla inferior izquierda y con
ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el
proceso.
6. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra
hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga de procesos se muestra mediante
"conectores" que consisten en dos crculos con la letra W, uno en el punto en
que se cort el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.
Segn Chiavenato, Idalberto. Ao 1.993:
Se rige por una serie de smbolos, normas y pautas convencionales entre las
cuales tenemos:
a. El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan
a los departamentos, secciones o dependencias involucradas en el
procedimiento. Cada departamento o seccin debe mostrarse una sola vez en
el flujograma y en el mismo orden o secuencia cronolgica de su aparicin en el
procedimiento que se describe de izquierda a derecha.
b. Mostrar una misma dependencia ms de una vez en el flujograma aun cuando
las acciones del procedimiento regresen a la misma.
c. Las lneas indicadoras del flujograma deben ser mas delgadas que las lneas
divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en sus extremos
terminales.
d. Cada paso o accin del procedimiento debe enumerarse con claridad y
describirse brevemente con muy pocas palabras.
e. Cuando algn documento queda retenido en alguna dependencia del
flujograma se indica segn sea archivado: definitivamente, temporalmente o
retenido por algunos das ("D"), horas ("O") o minutos ().
f. Cuando hay que destruir algn documento luego de ser utilizado en el
procedimiento se indica con una (X) grande.
g. Cuando en el procedimiento algn documento da origen a otro se indicar en el
flujograma mediante una flecha interrumpida.
h. Al igual que los organigramas, los flujogramas en ocasiones presentan varias
lneas que se cruzan sin tener relacin, en este caso se indica mediante una
inflexin en cualquiera de ellas.
i. Siempre resultar mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja, pero
cuando en su extensin se tenga que continuar en otra pgina, se seala
mediante un smbolo cualquiera dentro de un crculo, en la pgina donde se
interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocar en otra pgina
como sigue.
El analista experto adoptar su propio mtodo al momento de elaborar un
flujogramas o diagrama de flujo, es importante considerar entre otras las siguientes
pautas:
a. Especificar el objetivo del flujograma o diagrama de flujo.
b. Pasar de lo conocido a lo desconocido. Es decir, identificar los subsistemas que,
segn se sabe, debe aparecer y desarrollar los que se relacionan con ellos.
c. Utilizar smbolos autorizados y de una plantilla, o sea un dispositivo de plstico con
los smbolos recortados.
d. Empezar a construir el flujograma o diagrama de flujo en la parte superior de cada
pgina; deben ir de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha.
e. Cada pgina debe tener un encabezado que identifique claramente el proyecto, la
grfica, la flecha (de revisin, si la hay), el autor y el nmero de pginas.
f. Cuando las lneas de flujo son numerosas en diagramas complejos, utilizar
conectores para reducir su nmero.
g. Establecer el nivel en que van a construirse los flujogramas o diagramas de flujo.
h. Reunir los flujos de entrada, de modo que las lneas de flujo que aparecen entrando
en un smbolo sean las menos posibles, lo mismo se harn con las lneas que salen.
i. Escribir en los smbolos, usando el menor nmero posible de palabras.
RECOMENDACIONES PARA EL USO
Y APLICACIN DE LOS FLUJOGRAMAS
1. La redaccin del contenido del smbolo de operacin debe ser realizada con frases
breves y sencillas
2. Evitar usar siglas, procure utilizar anotando el nombre completo de las unidades
administrativas.
3. El smbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se
utilice.
4. El smbolo de conector puede ser alfabtico o numrico, pero debe coincidir en los
conectores de entrada y salida, cuando existen una gran cantidad de conectores, es
conveniente adicionar un color al smbolo.
5. Debe realizarse de forma limpia y ordenada.
6. realizarlas al principio en forma de borrador, sin emplear plantillas.
ACTIVIDADES DEL PARTICIPANTE.

1. Qu es un flujograma?
2. Cules son los requisitos que debe reunir un flujograma?
3. Todo flujograma expone informacin bsica sobre tres aspectos Cules son
estos tres aspectos?
4. Considerando las pautas sealadas en esta unidad seleccione un
procedimiento y disee el flujograma correspondiente?
UNIDAD VI FORMULARIOS
1) Definicin
2) Objetivo
3) Diseo Del Formulario
4) Consideraciones Para La Elaboracin Del Formulario
5) Control De Formularios
6) Sistema De Control De Formularios
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
1) Valorar la importancia del empleo de formas en una organizacin.
2) Conocer los aspectos metodolgicos para manejar efectivamente las
formas.
3) Conocer los criterios tcnicos para analizar disear y controlar formas.
4) Analizar los aspectos prioritarios con el fin de convertir el manejo de las
formas en una ventaja competitiva para una organizacin.
FORMULARIOS
Actualmente, en la mayora de las tareas realizadas por el hombre, se emplean
formularios, stos son papeles o documentos que se utilizan para recopilar y
transmitir informacin que es de suma importancia en la realizacin efectiva de
los actos de cada unos de los miembros de la organizacin, dentro y fuera del
rea de trabajo.
Los formularios son instrumentos de trabajo, por lo tanto si stos no son
funcionales y no estn diseados para adaptarse adecuadamente al uso que se
les da, pueden entorpecer e impedir la operacin del procedimiento o sistema en
el cual est involucrado, ocasionando confusiones, demoras y errores aun en los
procedimientos y sistemas diseados con un alto grado de perfeccin. Por otra
parte, la ventaja de los formularios es que al redisearlos o simplificarlos, se
puede llegar a producir un mejoramiento notable; por ello, el anlisis, diseo y
control de formularios es indispensable en toda organizacin para garantizar una
adecuada sistematizacin del flujo de documentos en las diferentes dependencias
que la conforman, tomando en cuenta tanto la creacin, impresin y
almacenamiento de los formularios, as como su procesamiento y circulacin.
DEFINICIN.
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar
informacin variable, el cul tendr diferente utilizacin segn el rea funcional a
la cual pertenezca. Puede considerarse tambin como un instrumento de trabajo
cuyo objetivo es trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de
los procedimientos administrativos. En ellos se imprime informacin constante y
que tiene una serie de espacios para asentar informacin variable. Es todo papel
que contenga informacin, texto, epgrafes, impresos o en blanco para rellenarlos
posteriormente.
Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y, segn el tipo de
informacin y el grado de dificultad para su llenado, puede acompaarse de un
instructivo.OBJETIVO:
Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para
alcanzar un fin.
Representan un vehiculo de transmisin de datos e informacin organizacional
sencillo, claro y funcional, ya que permite ordenar sistematizar y orientar el
manejo de cualquier otro recurso en trminos escritos.
Objetivos especficos
Facilitar el flujo de informacin y el procesamiento de datos, imprimir
uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar informacin y por ultimo,
dar valor legal a determinadas transacciones.
DISEO DEL FORMULARIO

El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo,
siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben
cumplir la fase del pre-diseo, diseo y post-diseo.
Fases para el diseo.
Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente,
el primer aspecto a considerar es realizar una revisin y determinar la necesidad
del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo.
Posteriormente elegir el tamao estndar de papel y letra adecuada para el diseo
e impresin, y de ah elaborar una lista con toda la formacin que contendr el
formulario
El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo,
siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben
cumplir la fase del pre-diseo, diseo y post-diseo.
Fase prediseo:
En esta fase se debe realizar una lista de comprobacin y determinar con
detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los
requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la
efectividad del pre-diseo y proceder a realizar la fase del diseo.
Se determin la necesidad de la existencia del impreso?
Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo?
Son necesarias todas las copias previstas?
Es lgica la secuencia de los datos?
La cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida al
mnimo?
Esta autorizado el diseo del formulario?
Cul es el departamento origen?
Cul es la finalidad del formulario?
Tienen relacin el nombre del formulario con la finalidad?
Es necesario un subtitulo?
Est la cantidad a imprimir, relacionada con el uso que se va a hacer del
formulario?
Cul es el tiempo de entrega solicitado al impresor?
Con qu frecuencia se va a usar el formulario?

Debe tener el formulario un nmero de serie?
Este formulario elimina la necesidad de algn otro?
Puede afectar de alguna forma previsible, la aparicin de este formulario a los
ya existentes?
Fase del diseo:
Preparacin de una forma segn su objeto, tipo de informacin que contendr,
origen, mtodo de llenado, procedimiento en el que se utilizara, numero de copias,
usuarios y resultados esperados.
Es necesario hacer consideraciones en cuanto al llenado:
Manual: requiere espacios adecuados para que la informacin quede
suficientemente clara y se eviten errores de interpretacin.
A maquina: el espaciado debe adecuarse a la escritura de una maquina de
escribir, aunque no exista una estandarizacin.
En impresora de equipo de cmputo: las formas son creadas en la computadora
previamente lo que evita problemas de este tipo de equipos.
Una vez realizado el diseo, se debe hacer o preparar las instrucciones de
impresin. Si es necesario, dar especificaciones adicionales para el impresor.
Lista de comprobacin del diseo:
El formulario debe responder afirmativamente a las siguientes preguntas, para
poder pasar a la prxima fase:
Indica el titulo claramente la naturaleza y funcin del formulario?
Se encuentra en una posicin adecuada?
Los datos fijos se comprenden fcilmente?
El lenguaje es claro?
Estn las instrucciones especficas prximas al lugar de los datos a que se
refieren?
Estn las instrucciones generales ubicadas adecuadamente?
Las lneas son las adecuadas?
Se han aplicado las lneas adecuadamente?
Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillas?

Los datos fijos se encuentran el ngulo superior izquierdo?
Se identifican todas las copias del formulario?
Esta el formulario identificado mediante un cdigo numrico?
Posterior a esto, se debe realizar una lista de comprobacin del cumplimiento
del formulario, donde se deben responder afirmativamente las siguientes
preguntas:
Se ha reducido al mnimo la cantidad de escritura necesaria?
Se encuentran los datos fijos en el orden ms lgico?
Se dispone de espacio suficiente para cada dato variable?
Son correctos los espaciados horizontales y verticales?
Se han especificado correctamente los mrgenes?
Los ttulos, nmeros y colores facilitan el seguimiento, despacho y manejo del
formulario?
Viene el formulario identificado con un nmero impreso?
Estn identificadas
autoseguimiento?
las
copias
del
impreso
para
hacer
posible
su
Se usan casillas "A" y "Desde"?

Se debe prestar mucha atencin al formulario y comprobar que no aparezca el
nombre de la empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a la
misma, al igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer en un
impreso externo.
Fase del Post-diseo:
Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel,
color de la tinta, papel carbn total o parcial, perforaciones, para el archivo, tipos
de impresin por una o ambas caras; de ser el caso, direccin de datos,
mrgenes, numeracin, numero de ejemplares, fecha de entrega e impresin
continua.
Partes de un instructivo
Todo formulario debe ir acompaado de su respectivo instructivo, el cual agiliza
la implementacin de forma eficaz. Debe estar elaborado en un lenguaje claro y
preciso.
El instructivo esta divido en:

- Titulo del formulario
- Objetivos (razn de la situacin)
- Generalidades
- Modo de llenado (maquina o a mano)
- Medio de obtencin
- Tiempo estimado
Caractersticas de impresin:
- Numero de copias
- Papel (color, marca y base del original y copias)
- Tinta, color de tinta.
- Mrgenes (lado y ancho para archivar)
- Indicar si lleva perforaciones.
- Encuadernacin (hojas sueltas o cosidas)
- Juego (desglosables o sueltos)
- Encolados
- Indicar lado
- Lomo abierto o cubierto
- Tapas de papel o cartulina, sujetas con tornillo u otro
- Instrucciones de cmo llenar los espacios en blanco.
CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIN DEL FORMULARIO.
A continuacin se presentan diversas alternativas para la elaboracin de
formularios.
Offset. Mediante este proceso se prepara un negativo fotogrfico de los
originales que despus se pasa a una placa metlica, la cual imprime por medio
de una prensa. Cada lmina soporta hasta 300 mil impresiones.
Mimegrafo: Se emplean estnciles o plantillas hechas a maquina, impresora o
a mano, permite reproducir de 100 a 500 ejemplares.
Linotipo: Consiste en la formacin de lneas con letras de tipos y tamaos

distintos hasta completar textos para su impresin.
Fotograbado: Se utiliza la fotografa, a partir del original se hace un negativo,
que es revelado por la accin de la luz y tintas especiales y despus queda
grabado en una placa metlica plana.
Rotograbado: Es anloga al fotograbado, pero para el grabado se emplean
rodillos de cobre, resulta adecuada cuando la impresin supera el milln de
ejemplares.
A maquina: Es un trabajo de mecanografiado preparada con maquina de
escribir elctrica o mecnica.
Computadora: Implica el desarrollo de programas especficos o el uso de
software especializado, puede usarse como modelo de cualquier alternativa de
presentacin, ya sea por medio de impresin en papel o en discos pticos,
disketes o cintas.
Ejemplo de un flujograma para la elaboracin de los documentos.
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE ELABORACIN DE DOCUMENTOS

UNIDAD SOLICITANTE
JEFATURA DE OY S
inicio
Llena formato
Solicitud de Emisin
de Documentos
Solicitud de
Emisin de
documentos
Entrega solicitud al
analista de
organizacin y
sistemas
Recibe solicitud para

la elaboracin de un
documento
Solicitud de
Emisin de
documentos
Levanta informacin
con la ayuda del
experto
Elabora borrador del
documento
Lo enva al experto
para su revisin
Revisa
procedimiento
Recibe
procedimiento y
lo normaliza
Revisa y firma
procedimiento
Hay
correcciones
Entrega al jefe de
unidad de O y S
para su autorizacin
Entrega documento
al analista para su
copia y distribucin
1/2
Firma y entrega al
analista para su
normalizacin
Recibe documento,
saca copias necesarias
y distribuye
UNIDAD SOLICITANTE
UNIDAD DE ORGANIZACIN
Y SISTEMAS
JEFE DE UNIDAD DE OYS
2/2
Recibe documento
autorizado
Documento
autorizado
Saca N copias
necesarias
copias
original
Distribuye copias,
archiva original
Recibe
documento
Archivo
Copias
Documento
Fin
SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS.

Es un plan o mtodo usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones
de oficina, mediante la normalizacin del flujo de papeles, donde se detecta la
necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma ms eficiente
y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.
Consideraciones generales de los sistemas de control.
Eliminar formularios innecesarios y evitar su creacin, consolidar formularios
que se complementen, redisear formularios para aumentar la eficiencia y
disminuir lo errores. Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia.
Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios.
Trabajar en coordinacin con el departamento de compras para evitar la
adquisicin de formularios no autorizados. Revisar muestras de los formularios
antes de su impresin final a fin de lograr del impresor lo que se quiere.
Nivel de organizacin.
El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro
de la organizacin como para dar una visin amplia, necesaria para la revisin,
coordinacin y mejora de la instalacin de los formularios. Se debe tomar en
cuenta la opinin del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide
cmo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cules son los datos
necesarios.
Control de formularios.
En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un
programa de control como poltica de la empresa y la comprensin de los factores
que componen el problema. Debe existir relacin entre el control y, los sistemas y
procedimientos. Los componentes bsicos de este programa deben ser la funcin
que efecta la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.
El ndice Funcional
Es la principal herramienta en la unidad de control, contiene los formularios
agrupados de acuerdo con el propsito a que sirven. El ndice funcional es para
uso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios. Los
formularios destinados a propsitos similares pueden ser analizados para
determinar cul puede ser eliminado y cul puede ser ms ampliamente usado.
Para las necesidades de nuestras empresas, es suficiente con los propsitos de

acordar autorizar, facturar, instruir, notificar, registrar, reportar y requerir.
Pasos para elaborar el ndice funcional
Tomar muestra de todos los formularios, posteriormente agrupar los formularios
por los que se hayan escogido, as como las subdivisiones de esos temas, y
codificar por temas, agrupar por funcin, codificar por funcin, preparar carpetas
para archivar las muestras, preparar una lista tabulada con la informacin del
nmero y nombre del formulario, y el nmero de ndice funcional que le
corresponde.
Ejemplo de formulario:
FECHA DE
REQUISITO
DOCUMENTO
CDIGO
IMPLANTACIN
OBSERVACIONES
Cod. F-GC-0001
Versin:
ELABORADO POR:
REA DE
INCUMBENCIA
REVISADO POR
AUTORIZADO POR:
Analista responsable:___________________________________________________
Departamento: ________________________________________________________

1. Que importancia tiene para una organizacin el uso adecuado de los
formularios?
2. En que medida los formularios contribuyen a racionalizar el trabajo de una
organizacin?
3. Qu aspectos deben considerarse al momento de elaborar un formulario?
4. Ubique en su comunidad una organizacin pblica o privada y aplique
todas las interrogante previstas en el diseo de formularios?
UNIDAD VII MANUALES ADMINISTRATIVOS

1) Definicin
2) Ventajas Y Desventajas
3) Clasificacin De Los Manuales Administrativos
4) - Tipos De Manuales
5) Procedimiento General Para Elaborar Manuales.
1) Definir que es un Manual Administrativo.
2) Establecer diferencias entre los Manuales Administrativos ms conocidos.
3) Entender en que medida los manuales administrativos fortalecen la
comunicacin y la coordinacin en una organizacin.
4) Valorar la importancia que tienen los manuales de organizacin, de
procedimientos y de calidad para una organizacin.
5) Emplear adecuadamente las normas generales para la elaboracin de
Manuales Administrativos.
6) Elaborar un Manual Administrativo.
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los Manuales constituyen una de las herramientas mas utilizadas por Ias
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas, son indispensables debido a la complejidad de sus estructuras, el
volumen de sus operaciones, los recursos que se les asignan, la demanda de
productos, servicios o ambos y la adopcin de tecnologas avanzada para atender
adecuadamente la dinmica organizacional.
En este trabajo no se pretende abarcar todas las posibilidades existentes para
su formulacin, sino aportar elementos de juicio tiles a toda persona o instancia
encargada de realizar y aplicar un manual administrativo ya que estos, tienen por
objeto sealar a las autoridades de cada unidad de manera escrita aspectos
vinculados con lo que se espera de l, en materia de funciones, tareas,
responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de
Ia empresa.
Deben distribuirse completos a todos los jefes, ya que el conocimiento que
todos tengan de este, contribuye con una buena comunicacin entre todos los
miembros de la organizacin, en consecuencia, son fundamentalmente un
instrumento de comunicacin. Si bien existen distintos tipos de manuales podemos
Definirlos como un cuerpo sistemtico, que contiene:
La descripcin de las actividades que deben se desarrolladas por los miembros
de la organizacin
Los procedimientos a travs de los cuales esas Actividades son cumplidas.
Segn Franklin F (2004)
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios
de comunicacin y coordinacin para registrar y trasmitir ordenada y
sistemticamente tanto la informacin de una organizacin (antecedentes,
legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos,
elementos de calidad etc.) como las instrucciones y lineamientos para que
desempee mejor su tarea.
Ventajas
Ventajas de la disposicin y Uso de Manuales
1. Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se
desarrolla en una organizacin, elementos stos que por otro lado sera difcil
reunir.
2. La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada
momento sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el
trmite a travs del tiempo.
3. Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas

situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe actuar o
a que nivel alcanza la decisin o ejecucin.
4. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin
administrativa y evitan La formulacin de la excusa del desconocimiento de las
normas vigentes.
5. Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las
condiciones que configuran un sistema.
6. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del
tiempo.
7. Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al
existir un instrumento que define con precisin cules son los actos delegados.
8. Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia
en funciones a las que hasta ese momento no haba accedido
9. Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera
deberan ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
10. Ubican la participacin de cada Componente de la organizacin en el lugar que
le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.
11. Constituyen un elemento que posibilita la evaluacin objetiva de la actuacin de
cada empleado a travs del cotejo entre su asignacin de responsabilidades
segn el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.
12. Permiten la determinacin de los estndares ms efectivos, ya que estos se
basan en procedimientos homogneos y metdicos.
Desventajas.
1. Existe un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe
afrontarse.
2. Exigen una permanente actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su
contenido acarrea su total inutilidad.
3. No incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que
evidentemente existe pero no es reconocida en lo manuales.
4. Resulta difcil definir el nivel ptimo de sntesis o de detalle a efectos de que
sean tiles y suficientemente flexibles.
5. Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un
nmero reducido de personas y, por lo tanto, la comunicacin es muy fluida y el
volumen de tareas reducido.
CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.

Comnmente en las organizaciones empresariales se elaboran seis tipos de
manuales de aplicacin, entre ellos tenemos
A.- Manual de Organizacin.
B.- Manual de Polticas.
C.- Manual de procedimientos y normas.
D.- Manual del especialista.
E.- Manual del empleado.
F.- Manual de Propsito mltiple.
Estos manuales satisfacen distintos tipos de necesidades, en tanto constituyen
un cuerpo sistemtico que contiene la descripcin de las actividades que deben
ser desarrolladas por los miembros de la organizacin y los procedimientos a
travs de los cuales esas actividades son cumplidas
En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o
instrucciones se transmiten a travs de comunicados internos. Si bien el propsito
de transmitir informacin se cumple por medio de estos ltimos instrumentos, no
se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgnico, por lo que resultar
difcil en un momento dado conocer cul es el total de esas disposiciones
registradas a travs de comunicados aislados. A continuacin se agrega otra
clasificacin:
Por su Contenido
Se refiere al contenido del manual, abarca una variedad de materias, dentro de
este tipo tenemos los siguientes:
Manual de Historia: Su propsito es proporcionar informacin histrica

sobre la organizacin: sus comienzos, crecimiento, logros, administracin
y posicin actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la
tradicin y filosofa del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a
una mejor comprensin y motiva al personal a sentir que pertenece y
forma parte de la organizacin.
Manual de organizacin: Su propsito es exponer en forma detallada la

estructura organizacional formal a travs de la descripcin de los
objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos,
y las relaciones.
Manual de polticas: Consiste en una descripcin detallada de los

lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los
objetivos. El conocer a la organizacin proporciona el marco principal
sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definicin de

polticas y su establecimiento por escrito, permite:
a) Agilizar el proceso de toma de decisiones
b) Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
c) Servir de base para una constante y efectiva revisin.
Puede elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales tales
como: produccin, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
Manual de procedimientos: Es la expresin analtica de los

procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la
actividad operativa del organismo. Este manual es una gua (como hacer
las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al
personal de nuevo ingreso. La implementacin de este manual sirve para
aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y
procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.
Manual de contenido mltiple: Cuando el volumen de actividades, de

personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la
elaboracin y utilizacin de
Distintos manuales: puede ser conveniente la confeccin de este tipo de

manuales. Un ejemplo de este manual es el de "polticas y procedimientos", el de
"historia y organizacin", en si consiste en combinar dos o mas categoras que se
interrelacionan en la practica administrativa. En organismos pequeos, un manual
de este tipo puede combinar dos o ms conceptos, debindose separar en
secciones
Por su funcin especfica.
Esta clasificacin se refiere a una funcin operacional especfica a tratar.
Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:
Manual de produccin: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar

las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr
su mejor y pronta solucin. La necesidad de coordinar el proceso de
fabricacin (fabricacin, inspeccin, ingeniera industrial, control de
produccin), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricacin,
los manuales se aceptan y usan ampliamente.
Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito;

consiste en definir el alcance de compras, definir la funcin de comprar,
los mtodos a utilizar que afectan sus actividades.
Manual de ventas: Consiste en sealar los aspectos esenciales del

trabajo y las rutinas de informacin comprendidas en el trabajo de ventas
(polticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de

ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones
cotidianas.
Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las

responsabilidades financieras en todos los niveles de la administracin,
contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la
organizacin estn involucrados con el manejo de dinero, proteccin de
bienes y suministro de informacin financiera.
Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y tcnicas de la

contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal
interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales
como: estructura orgnica del departamento, descripcin del sistema
contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control
de la elaboracin de informacin financiera.
Manual de crdito y cobranzas: Se refiere a la determinacin por escrito

de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos ms
importantes que puede contener este tipo de manual estn los
siguientes: operaciones de crdito y cobranzas, control y cobro de las
operaciones, entre otros.
Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a

comunicar las actividades y polticas de la direccin superior en lo que se
refiere a personal. Los manuales de personal podrn contener aspectos
como: reclutamiento y seleccin, administracin de personal,
lineamientos para el manejo de conflictos personales, polticas de
personal, uso de servicios, prestaciones, capacitacin, entre otros.
Manual tcnico: Trata acerca de los principios y tcnicas de una funcin

operacional determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia
para la unidad administrativa responsable de la actividad y como
informacin general para el personal interesado en esa funcin. Ejemplos
de este tipo de "Manual tcnico de auditoria administrativa", y el "Manual
tcnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de
referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de
asesora.
Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las

labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son
comnmente mas detallados que un manual de procedimientos.
El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario

tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. por ejemplo,
un manual de adiestramiento "explica como debe ejecutarse el
encendido de la Terminal de la computadora y emitir su seal", mientras
que un manual de procedimientos omitir esta instruccin y
Comenzara con el primer paso activo del proceso. El manual de

adiestramiento tambin utiliza tcnicas programadas de aprendizaje o
cuestionarios de auto evaluacin para comprobar el nivel de
comprensin del contenido por el usuario. Otra clasificacin aceptada de
los manuales administrativos se refiere a las necesidades que tienen las
oficinas y de acuerdo a su mbito de aplicacin; pueden elaborarse
manuales con una cobertura mayor o menor.
General:
Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los
siguientes manuales:
Manuales generales de organizacin: Este es producto de la planeacin

organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organizacin
formal y definiendo su estructura funcional.
Manual general de procedimientos: Este es tambin resultado de la

planeacin, contiene los procedimientos de todas las unidades orgnicas
que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de
operar.
Manual general de polticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos

y actitud de la direccin superior; para toda la empresa, estas polticas
generales establecen lneas de gua, un marco dentro del cual todo el
personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.
Especifico:
Manual especfico de reclutamiento y seleccin: Se refiere a una parte de

una rea especfica (personal). Y contiene la definicin uniforme respecto
al reclutamiento y seleccin personal en una organizacin.
Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos,

instrucciones de aplicacin especifica a determinados tipos de actividad,
aqu se refiere a la auditoria interna en forma particular.
Manual especfico de polticas de personal: Este se enfoca a definir

"polticas", pero de un rea especifica de la organizacin, sealando las
guas u orientacin respecto a cuestiones de personal, tales como:
contratacin, permisos, promociones, prestaciones, etc.
Manual especfico de procedimientos de tesorera: Consiste en elaborar

los procedimientos en el orden de importancia de un rea especfica, a
fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en
el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc.
TIPOS DE MANUALES
Aunque todos los manuales son tiles para la organizacin, los ms
representativos por su uso y bondades son los de organizacin, porque sientan las
bases estructurales de funcionamiento; los de procedimientos porque traducen en
forma operativa las funciones; y los de calidad porque consignan el sistema que
una organizacin debe adoptar para mejorar sus productos y/o servicios, en
consecuencia a continuacin se explicaran detalladamente cada uno de ellos.
Manual De Organizacin
Los Manuales de Organizacin y Funciones son documentos operativos que
detallan la estructura, funciones, relaciones de coordinacin y tareas de las
diferentes unidades orgnicas de una institucin, en estrecha relacin con el
Reglamento de Organizacin y Funciones; As mismo establece los cargos y
requisitos para ocuparlos por las personas dentro de la estructura orgnica.
Objetivos del manual de organizacin
a. Indicar las funciones bsicas de cada unidad orgnica, delimitando la
naturaleza y amplitud del trabajo.
b. Determinar la ubicacin y las tareas especficas que cumplirn los cargos,
dentro de la institucin.
c. Precisa las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de la
dependencia.
d. Proporciona informacin a los funcionarios y trabajadores sobre sus funciones,
ubicacin dentro de la estructura general de la empresa, de las interrelaciones
formales y funcionales (de autoridad, responsabilidad y de coordinacin).
e. Sirve como instrumento bsico para la racionalizacin de los procedimientos
administrativos, en concordancia con la Ley de Simplificacin Administrativa.
Describe la Organizacin Formal de la Empresa asignando:
Misiones: enunciacin sinttica del objetivo que persigue el rea de la

Organizacin.
Funciones Bsicas
Autoridad: Quienes dependen de el y l que quien depende
Responsabilidad
Caractersticas, y
Especificaciones de la Posicin.
Esquema Para La Elaboracin Del Manual De Organizacin

TITULO I:
GENERALIDADES
Finalidad del manual
Especificar lo que se pretende lograr a travs de la aplicacin de las normas
que contiene el Manual.
Base legal
Sealar las normas legales que aprueban los documentos de organizacin y
gestin.
Alcance
Determinar el mbito sobre el cual tiene jurisdiccin orgnica el Manual.
Aprobacin
Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia
el Manual.
TITULO II:
DEL DISEO ORGNICO
Funciones generales del rgano
Describir las funciones generales que le compete desarrollar al rgano, como
parte integrante de la organizacin institucional.
Estructura orgnica del rgano
Sealar la distribucin de las unidades orgnicas que comprende la
institucin, en orden decreciente, desde el ms alto nivel de decisin hasta el
ltimo escaln organizativo:
De Alta Direccin
De Direccin
De consulta
De Lnea
De Apoyo
De Asesora,
De Control
De descentralizacin
Relacin jerrquica de unidades orgnicas

Precisar niveles de Autoridad, Grados de Responsabilidad y de Lneas de
Coordinacin.
Organigrama de la institucin
Establecer el diseo grfico de la estructura orgnica de la empresa.
Cuadro de distribucin de cargos por rganos
Consignar la relacin de cargos, precisando su nomenclatura, estructural y
clasificada.
TITULO III
DEL MANUAL
Funciones generales del rgano
Describir las funciones generales del rgano
Funciones especfica de los cargos
Determinar las funciones especficas de los cargos, observando el siguiente
esquema:
Denominacin del cargo
Naturaleza del cargo (funcin resumen)
Funciones especficas del cargo
Lnea de dependencia de los cargo
Grado de responsabilidad
Canales de coordinacin
Requisitos mnimos de los cargos
Conocimiento y/o Instruccin
Experiencia laboral
Manual de procedimientos.
Para Silvia R. El manual de procedimientos administrativo es un conjunto de
instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgnico, que explican el desarrollo
de los procedimientos administrativos.
Es una fuente de informacin permanentemente actualizada que facilita al
personal de una organizacin la correcta ejecucin de las tareas normalizadas.
Adems, regula la participacin de los distintos sectores de una organizacin, as
como tambin de entes externos (usuarios, organismos de control, proveedores,
etc.)
Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos
administrativos en orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir por los
miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos.
La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar:
Cartula de Presentacin: indicando Tema, N de

Procedimiento, Vigencia, reas afectadas y Analista
Actuante.
Objetivos y Alcance
Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la

forma de actualizacin.
Cursogramas o diagramas de Procedimiento, Circuito o

Flujograma: representacin grfica que describe en forma
clara y lgica los sistemas administrativos. Se utilizan
columnas para representar las reas involucradas (IRAM:
34503) Grupos de Smbolos para la representacin grfica
(IRAM 34501).
Descripcin de los Procedimientos.
Formularios: Modelos e instructivos sobre su contenido.
Glosario
ndice Temtico.
Fecha de Emisin, Vigencia, Reemplazo y Revisin.
Manual de calidad
Especifica la poltica de calidad de la empresa y la organizacin necesaria para
lograr los objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la
empresa. En l se describen la poltica de calidad de la empresa, la estructura
organizacional, la misin de todo elemento involucrado en el logro de la Calidad
Este manual debe incluir en primer trmino los datos siguientes:
Identificacin
1. Logotipo de la organizacin.
2. Nombre de la organizacin.
3. Nombre del manual.
4. Numero de procedimientos.
5. Nivel de revisin y/o aplicacin.
6. Titulo del procedimiento.
7. Fecha de revisin.
8. rea responsable de manejar el procedimiento.
9. Lugar y fecha de elaboracin.
10. Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin.
11. Numero de pginas.
12. Las siglas tanto de la organizacin como de la unidad administrativa
responsable de elaborar la forma.
ndice O Contenido.
En esta parte del manual de calidad debe ubicarse la relacin de captulos que
constituye el cuerpo del documento.
Alcance.
Cobertura de los requerimientos de calidad especificados por el cliente y las

normas internacionales aplicables.
Introduccin.
Se expone la situacin, filosofa y perspectivas de crecimiento de la

organizacin.
Objetivos generales
Planteamiento de los propsitos de la organizacin en trminos de.

1. La mejora de los procesos.
2. adecuada atencin a los clientes.
3. rentabilidad.
4. El liderazgo en el mercado.
5. El desarrollo del capital humano
Estructura organizacional.
Muestra la composicin de las unidades administrativas que la integran y sus

relaciones.
Responsabilidades.
Se establece la responsabilidad general que asumen en relacin con el sistema

de calidad.
Documentos y referencias aplicables.
Listado de normas que sustentan el sistema de calidad de una organizacin.
Elementos del sistema de calidad
Compendio de aspectos que debe cubrir el sistema de calidad de una

organizacin, pueden variar de una organizacin a otra, segn la norma de
aplicacin, su naturaleza, giro, tamao etc.
Definiciones.
Conceptos de carcter tcnico, relacionado con los procedimientos del manual

de calidad.
Lista de distribucin
Registro que controla el nmero de copias y reas a las que se le entrega el

manual.
Apndice para la codificacin de procedimientos
Clasificacin de los procedimientos de una organizacin segn el apartado de la

norma de calidad, rea de aplicacin y nmero consecutivo.
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS .
Existen diferentes recomendaciones a tener en cuenta al momento de redactar

un manual de procedimientos administrativos. No obstante, resulta sumamente
conveniente, tanto por su calidad tcnica como por el efecto de generalidad que se
logra con su uso, tomar como parmetro base lo establecido en la Norma IRAM
34.551, que se ocupa del contenido y presentacin de los manuales de
procedimientos administrativos. La norma comprende los siguientes aspectos:
Marco Introductorio
a. Identificacin: En este apartado se incluyen los siguientes datos:
nombre oficial de la dependencia;
nombre completo del o de los procedimientos a que se

refiere el manual;
nmero de identificacin del o de los procedimientos
sealados;
lugar y fecha de elaboracin;
responsables de su elaboracin; y
Cantidad de ejemplares impresos.
b. ndice. Se deben presentar de manera sinttica y ordenada los elementos

constitutivos del documento y de los principales temas que comprende el
manual.
c. Introduccin. Este apartado cumple las funciones de prlogo y puede describir
la circunstancia operativa o estratgica que genera u obliga la elaboracin del
manual de procedimientos administrativo. Tambin sintetiza cmo se utilizar el
manual, a quin va dirigido y cundo se utilizar. Suele incluir un mensaje del
titular del organismo.
d. Objetivos del procedimiento. En este punto deben explicarse, en forma clara y
precisa, los propsitos y objetivos del procedimiento que se describir en el
manual.
e. Alcance del procedimiento. Este apartado debe contener la explicacin de las
reas, secciones o personas sobre las cuales se aplicarn los procedimientos,
en qu circunstancias se harn y cules sern los lmites de esa aplicabilidad.
La presentacin de dichas unidades debe llevarse a cabo segn el orden en
que intervienen dentro del procedimiento.
f. Polticas y normas de operacin. Las polticas o normas de operacin deben
prevenir situaciones alternativas que pueden presentarse al operar los
procedimientos, es decir definir expresamente qu hacer o qu lineamientos
deben tomarse como referencia en casos que no se presentan habitualmente o
no estn previstos en la diagramacin del procedimiento.
g. Instrucciones para el uso del manual. En esta seccin, se debe explicar cmo
usar el manual y en qu forma se actualizarn los contenidos del mismo,
teniendo en cuenta la necesidad de revisar y reemplazar lo que pierde vigencia
o para cubrir los nuevos requerimientos. La seccin debe incluir los siguientes
puntos:
Estructura: indica la disposicin de las partes en que est

ordenado el manual;
Codificacin: se debe explicitar el sistema y criterios de

codificacin usados; y
Actualizacin: se deber indicar la forma de identificar las

revisiones, modificaciones, actualizaciones, quines pueden efectuarlas, por
qu medios y cmo introducir el nuevo material o destruir el material eliminado.
Cuerpo Principal
Normas de trmite.
En este punto, se debe describir la secuencia de los pasos en los
procedimientos administrativos. Conceptualmente la descripcin tiene dos
aspectos:
Tareas y decisiones involucradas que debe incluir:
momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso;
responsable (sector o persona) de la ejecucin de cada paso;
informacin requerida;
medios a utilizar: archivos, formularios, equipos de comunicaciones y/o

procesamiento;
decisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de accin de

posible aplicacin; y
controles a efectuar y cursos de accin a tomar segn el resultado del

control.
Archivos utilizados; debe incluir:
informacin a contener;
mtodo de clasificacin de la informacin contenida;
mtodo de bsqueda de la informacin contenida;
perodo de archivo de la informacin y tratamiento posterior al mismo; y
responsable de la custodia y mantenimiento actualizado.
Cursogramas.
Constituyen instrumentos importantes para la visualizacin global y

esquemtica del juego de tareas administrativas. Son recomendables para
registrar una secuencia de tareas y sus relaciones funcionales con las unidades
involucradas en los circuitos administrativos analizados.
Formularios
Deben contener las instrucciones y referencias para la utilizacin de todos los
documentos y comprobantes que circulan, sus diseos y especificaciones; el
manual debe incluir modelos de llenado. Adems, se sugiere incluir y describir a
los responsables de la emisin de cada formulario, el momento en que deben ser
emitidos, la cantidad de copias, el tratamiento y la distribucin prevista para cada
copia, ejemplares de los formularios, listados, planillas, pantallas activas y todo
tipo de impresos a utilizar.
Anexos varios.
Este apartado podr contener tablas, cuadros, grficos, ejemplos de aplicacin
de los procedimientos descriptos en el manual, etc. Otro contenido optativo del
manual de procedimiento es el glosario que se usa para listar las definiciones de
los trminos tcnicos utilizados con el objetivo de unificar y facilitar la
interpretacin.
ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE.
Organizados en grupos, los participantes con ayuda del material investigaran y

discutirn aspectos vinculados con las preguntas siguientes para luego entregar
en forma escrita un trabajo que contenga las siguientes actividades.
1. Explique que utilidad tiene el Manual para una Organizacin?

2. Cuales son los fines que persiguen los manuales?
3. Enumere en forma secuencial las fases que comprende la elaboracin de
un Manual Administrativo?
4. Seleccione en su comunidad una organizacin pblica o privada, con la cual
este familiarizado y proceda a recolectar informacin relacionada con:
a) Objetivos
b) Naturaleza de la funcin que ejecuta.
c) Estructura.
d) Funciones asignadas.
e) Normas.
f)
Procedimientos, formularios.
g) Instructivos.
5. Ordene y clasifique la informacin recabada.
6. Elabore un proyecto de Manual Administrativo integral que considere:
Estructura, Funciones, Normas y Procedimientos.
Unidad VIII.
Metodologa de simplificacin del trabajo
1) Planteamiento Del Problema
2) Recoleccin De Los Datos
3) Anlisis De Los Datos
4) Formulacin De Recomendaciones
5) Implantacin
6) Seguimiento, Evaluacin Y Control
OBJETIVOS
1) Analizar la secuencia lgica y sistemtica de los pasos a seguir en la

elaboracin de trabajos de organizacin y sistemas.
2) Aplicar correctamente los pasos de la metodologa para la simplificacin del
trabajo en una situacin dada
METODOLOGA DE SIMPLIFICACIN DEL TRABAJO.

El concepto de simplificacin del trabajo no es ms que aplicar el sentido
comn, en cuanto a la necesidad de observar permanentemente las operaciones
de cualquier empresa con el objeto de encontrar el mejor modo de proporcionar
un buen servicio, para hacerlo debemos seleccionar cuidadosamente los
proyectos a estudiar, y analizarlos a travs de graficas, estimando, al final nuestra
capacidad para conseguir un resultado efectivo.
Se necesita entonces poseer un conocimiento de las tcnicas y este
conocimiento debe estar al alcance de todos los supervisores y empleados
afectados por la medidas de simplificacin y mejoramiento, los factores bsicos
con los cuales debemos trabajar tienen que ver con interrogantes vinculadas al por
que?, dnde, cundo, quin y cmo, y las conductas inmediatas a seguir estn
vinculadas con eliminar, combinar, cambiar secuencias, cambiar lugares, cambiar
personas, todo con el objeto de hacer mejoras, adicionalmente se hace necesario
conocer el nmero de unidades, el elemento tiempo, la distribucin etc.
Es de suponer que los especialistas que tienen una larga experiencia en
trabajos tcnicos de nacionalizacin de estructura y procedimientos, hayan
establecido y aplicado con sus propias lneas de actuacin y por consiguiente
ellos, con muy buen criterio, sabrn determinar que cosas deben omitirse y a
cuales debe drsele especial importancia, dentro del mbito de la metodologa que
se desarrolla.
Esta metodologa no es ms que el uso organizado del sentido comn para
encontrar formas ms fciles y mejores de realizar una tarea. La simplificacin del
trabajo posibilita la racionalizacin de las tareas, lo que permite la disminucin de
costos, menor inversin de capital y el mejoramiento de la rentabilidad de nuestros
recursos y de los interesados en la empresa, presupone el mejor mtodo de
trabajo" el ms fcil; proporciona tambin un enfoque organizado que no slo hace
que la superacin personal sea ms fcil, sino que adems se ajusta como una
modalidad conveniente y continua.
Toda organizacin requiere establecer niveles de productividad vinculados con
la necesidad de prestar un mejor servicio al menor costo y en plazo conveniente,
por los cual es necesario simplificar o racionalizar las instancias y formalidades
costosas e innecesarias del trmite o procedimiento, sea cual fuere su naturaleza.
Para lo cual se debera desarrollar las siguientes fases:
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
En esta etapa es necesario precisar la naturaleza del problema, visualizar el
alcance, los resultados que se espera, las acciones a desarrollar, el potencial
humano requerido y otros recursos, en tal sentido, se hacen necesarios:
Identificar el problema.
Identificar el problema, teniendo cuidado de no confundirlo con las causas que lo
generan.
Definir el problema
Precisar en que consiste el problema, su naturaleza y como se manifiesta dentro
de la organizacin, si estn incidiendo factores internos como (recursos humanos,
materiales, financieros, tecnolgicos, etc.) o externos como (medio ambiente,
situacin econmica, poltica, social del pas etc.).
Objetivo del estudio.
Precisar los beneficios que se pretenden alcanzar en la organizacin mediante la
investigacin del problema.
Alcance.
Sealar que unidades estarn involucradas en el estudio, o por el contrario si es
toda la organizacin.
Profundidad.
Indicar a que nivel llegara el estudio, especificando (estructura, procedimientos,
servicios etc.)
Actividades.
Aqu deben indicarse las acciones a seguir durante el estudio.
Recursos.
Se deben especificar que recursos serna necesarios para llevar a cabo la
investigacin desde el punto de vista humano, material y de tiempo.
En relacin a los datos obtenidos hasta el momento se establecen prioridades
para atender los aspectos potencialmente racionalzables, teniendo en cuenta las
limitaciones en cuanto a recurso humano y los recursos pertinentes en cada
dependencia.
RECOLECCIN DE DATOS.
En relacin a la situacin actual de la organizacin se recomienda se obtengan

datos relacionados a:
a. Objetivos y funciones de cada unidad y sus relaciones con las dems unidades.
b. Organizacin y responsabilidad de la unidad objeto de estudio.
c. Estadsticas sobre volumen de trabajo, tiempo consumido en la ejecucin de
operaciones, frecuencia, costos y patrones de rendimiento adaptados.
d. Aspectos cualitativos y cuantitativos del equipo de oficina existente.

e. Ambientacin material.
f. Relacin o contactos con otras unidades.
g. Actitudes de los usuarios y trabajadores relacionados con las actividades de la
unidad.
Los datos recopilados deben ser completos, correctos y pertinentes, estos
sern obtenidos a travs de instrumentos como el cuestionario, la entrevista, la
observacin directa y la investigacin documental, dependiendo de las variables o
elementos que se hayan decidido estudiar y del tipo particular de datos que se
desea obtener, posteriormente conviene ordenarlos y sistematizarlos de forma
escrita para su anlisis, haciendo uso de herramientas como el organigrama,
grficos de distribucin de espacios, planes y programas de trabajo, cuadros de
distribucin del trabajo, diagramas de recorrido, diagramas de flujo entre otros.
ANLISIS DE LOS DATOS.
Para analizar los datos obtenidos es necesario efectuar un examen crtico de la

situacin actual del mismo, a fin de determinar las causas o posibles fallas que
impiden su ptima ejecucin y verificar como puede ser mejorado.
En esta etapa se debe asumir una actitud interrogativa a fin de comprobar si lo
que se esta haciendo es correcto y necesario; y si los esfuerzos son convenientes
y tienen una secuencia lgica, para esto se recomienda:
Relacionar los objetivos de la institucin y de los procedimientos.
Relacionar factores, tales como el personal que participa en la tarea, el volumen
de demanda y la duracin de las etapas del trabajo.
Necesidad y uso de los requisitos exigidos.
Disposiciones legales y administrativas que sustentan el procedimiento.
Sistema de trmite documentario que se utiliza.
Gastos que ocasiona el procedimiento tanto a los usuarios como a la institucin.
Composicin de la estructura organiza, especialmente niveles de decisin.
En este proceso de anlisis se sugiere algunas interrogantes bsicas que
pudieran emplearse, para determinar si existe la necesidad de cambiar, simplificar
o eliminar pasos y requisitos innecesarios.
INTERROGANTES PARA EL ANLISIS CRTICO
Propsito
Lugar
Qu se hace?
Sucesin
Persona
Cantidad
Quin lo hace?
Cmo se hace?
Qu cantidad de
trabajo realiza?
Dnde se hace?
Cundo
hace?
se
Por qu se hace
all?
Por qu se hace
entonces?
Por qu lo hace
esa persona?
Por qu se hace
de ese modo?
Qu constante
es el trabajo?
Qu otra cosa
podra hacerse?
En que otro
lugar
podra
hacerse?
Cundo
hacerse?
Qu
persona
hacerlo?
otra
podra
De que otro
modo
podra
hacerse?
Cules son las

tareas
que
absorben mayor
tiempo
Qu
deber
hacerse?
Dnde debera
hacerse?
Cundo debera
hacerse
o
realizarse?
Quin debera
hacerlo?
Cmo debera
hacerse?
Cunto cuesta?
Qu
tiempo
tomar
realizarlo?
Qu es lo que
hace?
Cmo se esta
realizando?
Cunto
necesita?
Para
hace?
qu
se
Medios
podra
Cules son los

pasos?
Estn
comprendidos
todos?
Por
qu
es
necesario
este
paso?
Dnde debera
realizarse
este
se
paso?
1) FORMULACIN DE RECOMENDACIONES.
Luego de culminar la etapa de anlisis de datos, se deben formular alternativos
de solucin al problema en estudio. Para el efecto se debe tener presente lo
siguiente:
a. Poner en practica el conocimiento, iniciativas y experiencias obtenidas con la
participacin de los trabajadores y usuarios que intervienen.
b. Tomar como base las experiencias similares de otras dependencias a fin de
confrontarlas y determinar las ventajas y/o desventajas de la posible solucin.
c. Tratar al problema en forma integral, a fin de considerar las acciones positivas y
negativas del mismo.
d. Coordinar con los organismos de otros sectores que tengan que ver con el
procedimiento.
e. No perder de vista el objetivo del estudio.
f. Priorizar las recomendaciones practicas y objetivas que se ajustan a la realidad.
g. Revisar los dispositivos legales vigentes, especialmente aquellos que presentan
dificultad para la modificacin e implantacin de los sistemas o procedimientos
racionalizados.
h. Evitar soluciones que requieran de complejos esquemas de implantacin.
i. Aprovechar toda ayuda disponible que permita la solucin del problema.
Las recomendaciones que resulten de un estudio deben orientarse a los siguientes
aspectos:
a. Eliminacin de pasos, fases o etapas del sistema o procedimiento: reemplazo
de formularios, registros o informes; eliminacin de tareas y movimientos
intiles, disminucin de la carga de trabajo de cada puesto, eliminacin de
equipos obsoletos. Etc.
b. Incorporacin de nuevos procesos, siempre y cuando se justifique a travs de la
estructura orgnica, en la normativa o producto del aumento en la planta.
c. Combinacin del orden de los procesos, operaciones y pasos del sistema o
procedimiento.
d. Codificacin de los procesos, y operaciones que puedan motivar la modificacin
de la estructura de los dispositivos legales y administrativos o de la forma de
trabajo.
e. Simplificacin de los mtodos de trabajo, de las funciones, de la estructura

orgnica, de los sistemas de comunicaciones, de coordinacin, as como el de
toma de decisiones.
Es importante destacar que una vez formuladas las recomendaciones, estas
deben ser recogidas en un informe que contenga, la argumentacin necesaria que
fundamente los cambios propuestos y exponga las razones que lo justifican, de tal
manera que la alta gerencia pueda tomar con rapidez decisiones correctas y
oportunas, es conveniente que la estructura del informe contenga: introduccin, un
cuerpo principal que especifique hechos, argumentos y justificaciones,
conclusiones y recomendaciones y finalmente los anexos o apndices.
IMPLANTACIN
Esta fase constituye el momento de aplicar las medidas propuestas en la etapa

anterior para solucionar el problema que origino el estudio. Se deben definir las
actividades que deben desarrollarse y establecer la secuencia de su realizacin,
asimismo, fijar el tiempo y la fecha en que habrn de iniciarse y terminar cada una
de las actividades, considerando la necesidad de recurso humano y material,
planos de las instalaciones, mobiliario y equipos, formularios, manuales y
documentos utilizados por trabajadores y usuarios.
Es importante dejar claramente definido quien o quienes son los responsables
de la ejecucin del programa en su totalidad, conviene sea la oficina de
organizacin y sistemas
a travs de sus tcnicos, las responsables de
implementar los cambios, contando con la participacin de las unidades
involucradas, Ser necesario fijar el mtodo de implementacin entre los cuales
tenemos: mtodo instantneo recomendado cuando el sistema o procedimiento
diseado es relativamente sencillo y no involucra un gran numero de procesos,
operaciones o un numero excesivo de unidades administrativas. Otro mtodo es el
de proyecto piloto, se indica cuando puede realizarse un ensayo en solo una parte
de la organizacin introduciendo cambios a escala reducida para lo cual se
requiere que exista un ambiente uniforme dentro de la organizacin para luego
hacer la transferencia de la experiencia a otros escenarios en este caso una de las
desventajas es que no siempre es posible asegurar que lo que es valido para una
parte de la institucin lo sea para otra.Tenemos tambin el mtodo de
implementacin en paralelo para aquellos casos sumamente complejos y de gran
envergadura, consiste en la operacin simultanea por un periodo determinado,
esto permite ir introduciendo modificaciones y ajustes sin crear grandes
problemas al mismo tiempo que permite que el nuevo sistema o procedimiento
vaya asentndose hasta lograr que funcione normalmente antes de que se
suspendan las operaciones del sistema anterior. Finalmente tenemos tambin el
mtodo de aproximaciones sucesivas consiste en seleccionar parte del sistema o
procedimiento o pequeas fases del mismo, e implementarlas procurando no
generar graves alteraciones y avanzar a la siguiente etapa o fase solo hasta que
se haya consolidado suficientemente la anterior.
Para la puesta en marcha del nuevo sistema es necesario reunir el potencial

humano para su capacitacin en funcin de que realice de manera correcta y
adquiera un conocimiento de la parte que le corresponde desarrollar del sistema o
procedimiento, tambin se har necesario evaluar los recursos materiales que
previamente se estimaron necesarios.
Cuando se inicie la implementacin ser necesario enviar comunicaciones con
el objeto de hacerla conocer a los usuarios y trabajadores.
SEGUIMIENTO, EVALUACIN Y CONTROL.
En la fase de seguimiento se observa el desarrollo de la aplicacin de las

medidas de mejoramiento acordadas, y el objeto es garantizar y asegurarse de
que se estn aplicando de acuerdo a los estudios realizados.
Posteriormente se hace preciso, en la fase de evaluacin comprobar la eficacia
de las mejoras introducidas y de ser necesario sugerir medidas correctivas
convenientemente. La experiencia recomienda hacer una revisin peridica de los
sistemas y procedimientos, que permitan detectar y evitar la obsolescencia de los
mismos, cuestin que pudiera afectar de manera directa la eficacia de la
organizacin en su conjunto.
Para implementar la fase de control se hace necesario recurrir a una serie de
normas y procedimientos diseados por los rganos centrales de control, para
realizar la comprobacin de la forma como vienen siendo ejecutados los sistemas
o procedimientos administrativos.
ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE.
1. Qu entiende ud. Por problema administrativo, comente con sus

compaeros?
2. En que consiste el planteamiento del problema? Que aspectos es
necesario considerar en la fase de recopilacin de datos cuando se inicia
un estudio?
3. Cul ser el producto del anlisis de los datos recopilados?
4. En que consiste la formulacin de recomendaciones?
5. Cules son los mtodos de implementacin mas usados?
6. En que consiste el seguimiento?
BIBLIOGRAFA RECOMENDADA
ENRIQUE B. Organizacin de empresas. Editorial Mc. Graw Gil .ao 2004

GMEZ ECHARREN, Lardent,y: Tcnicas de organizacin, sistemas y mtodos.
Editorial Club de Estudio, 1990.
GOMEZ C., Guillermo. Sistemas Administrativos, Anlisis y Diseos. Editorial Mc
Graw Gil. Ao 1.997.
INAP: Metodologa para la Elaboracin de manuales de procedimientos: Gua II
Coleccin Modernizacin del Estado, 1996
MELINKOFF Ramn: Los Procesos Administrativos, Editorial Panapo, Caracas,
Venezuela. 1990
MELINKOFF, Ramn: La Estructura de la Organizacin. Universidad Central de
Venezuela, Caracas, 1969.
REINOSA Eduardo; Organizacin y Sistemas: Sus principales tcnicas, Directorio
de FUNDACA 1992-1994, (Fondo Editorial de la Fundacin Universitaria
Cecilio Acosta , Los Teques, 1993.
TERRY, George: Principios de Administracin. Mxico, 1961.
VV AA: orientacin para analistas de organizacin y sistemas. Direccin de
Planificacin y Presupuesto del Estado Miranda.

Organizacion y Sistemas v0507

Transféré par

Informations du document

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Organizacion y Sistemas v0507

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

ORGANIZACIN Y SISTEMAS

Caracas, agosto 2006

Repblica Bolivariana de Venezuela

UNIDADES CURRICULARES ESPECIALIZADAS

Horas por semana

Total horas por trimestre

Unidad I ORGANIZACIN Y SISTEMAS

Origen de Organizacin y Sistemas

Unidad III LOS ORGANIGRAMAS

Unidad IV NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Unidad VII MANUALES ADMINISTRATIVOS

Planteamiento del problema

UNIDAD III LOS ORGANIGRAMAS.

UNIDAD VII MANUALES ADMINISTRATIVOS

Unidad VIII. Metodologa de simplificacin del trabajo

Ejercicio de comprobacin de lectura por unidad

Presentacin escrita de estudio de casos

Participacin en discusiones y debates

Presentacin de trabajos en grupo (exposiciones,

La tercera unidad desarrolla la plataforma tcnica para definir y plasmar la

UNIDAD I ORGANIZACIN Y SISTEMAS

sector privado y consolidan su accin de revisin permanente tanto de la

como regla general a Organizacin y Sistemas no se le concede autoridad sobre

pusieran en practica, en consecuencia considerar o no la propuesta depende de la

Conocer el hecho o la situacin que se analiza.

Describir tal hecho o situacin.

Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.

Examinarlo crticamente y comprender cada elemento o componente del

Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido,

Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en

Clasificar la informacin por reas: objetivos, estructura, normas y

Es importante saber las caractersticas que distinguen los anlisis de la unidad

Adicin: Introducir nuevos sistemas o programas.

5.-Perfil del analista de Organizacin y Sistemas

ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE

Tcnicas para formular diagramas

Clasificacin de los diagramas

Diagramar consiste en representar grficamente, hechos, situaciones, movimientos,

Esta herramienta constituye un elemento de decisin invaluable para individuos

y qu informacin debern contener dichos diagramas. Debe determinarse cul es

La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbologa

CLASIFICACIN DE LOS DIAGRAMAS

h. Diagramacin mental: se basa en la posibilidad de reproducir grficamente

En el siguiente ejemplo, se refleja cmo aborda una organizacin la misin, visin

El siguiente es un mapa genrico que aplica a cualquier caso, como ejemplo

Convencin para trazar los diagramas

n. Si es posible, hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha

CARACTERSTICAS DE LOS DIAGRAMAS

operaciones implicadas en el procedimiento que se investiga, las reas que

ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE

UNIDAD III LOS ORGANIGRAMAS.

1. Definir el concepto de organigrama

Un organigrama es una manera grafica de mostrar la estructura formal de las

Como hemos podido apreciar los conceptos de organigramas expresados

OBJETIVO DE LOS ORGANIGRAMAS.

Constituye un fundamento para determinar

las necesidades de personal

5 Indica relaciones de trabajo.

SMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN

Cuando la lnea llena se coloca a los lados de la figura geomtrica indica

2. Lneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relacin de

Figura Geomtrica con un recuadro indica condicin especial o autnoma.

Las lneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuacin de la