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MISE EN UVRE DES TITRES

I ET III DU DECRET

N2012-1246 RELATIF A LA GESTION


BUDGETAIRE ET COMPTABLE PUBLIQUE(GBCP)
DANS LES ORGANISMES
Dossier de prescriptions gnrales

Fascicule 6 : Travaux de Fin d'Exercice


VERSION 2.0

SOMMAIRE
1

Gnralits .................................................................................................................................. 4

1.1

Introduction ......................................................................................................................... 4

1.2

Objectifs des travaux de fin dexercice ..................................................................................... 5

1.3

Vue globale des travaux de fin dexercice ................................................................................. 6

1.4

Exigences gnrales sur les systmes dinformation ................................................................... 7

Pilotage des travaux de fin dexercice .............................................................................................. 8

2.1

Description du processus........................................................................................................ 8

2.2

Rles et fonctions ................................................................................................................. 9

2.3
3

Rgles de gestion.................................................................................................................12
Prparation des travaux de fin dexercice ........................................................................................14

3.1

Arrts intermdiaires et pr-clture ......................................................................................14

3.1.1

Arrts intermdiaires ..........................................................................................................14

3.1.2

Pr-clture en date du 30 novembre .......................................................................................14

3.2

Travaux de prparation relatifs aux objets de gestion ................................................................16

3.2.1

Traitement des oprations de dpenses ...................................................................................16

3.2.2

Traitement des oprations de recettes ....................................................................................29

3.2.3

Oprations lies la comptabilit auxiliaire fournisseur .............................................................33

3.2.4

Oprations lies la comptabilit auxiliaire client .....................................................................33

3.2.5

Traitement des immobilisations ..............................................................................................34

3.2.6

Traitement des stocks...........................................................................................................35

3.2.7

Traitements des oprations courantes comptables ....................................................................36

Oprations de fin dexercice ..........................................................................................................38

4.1

Volet comptable ...................................................................................................................38

4.1.1

Oprations dinventaire lies au processus de la dpense ...........................................................38

4.1.2

Oprations dinventaire lies au processus de la recette .............................................................41

4.1.3

Oprations dinventaire lies aux immobilisations .....................................................................44

4.1.4

Oprations dinventaire lies aux actifs financiers .....................................................................48

4.1.5

Oprations dinventaire lies aux stocks ..................................................................................48

4.1.6

Autres oprations comptables ................................................................................................50

4.2

Volet budgtaire ..................................................................................................................55

4.2.1

Rappel du principe dannualit ...............................................................................................55

4.2.2

Cas drogatoires au principe dannualit : les reports ................................................................55

4.2.3

Ecritures de r-imputation avant le 31 dcembre ......................................................................56

Prparation et ouverture du nouvel exercice ....................................................................................57

5.1

Gestion des changements de rfrentiels .................................................................................57

5.1.1

Mise jour des rfrentiels ...................................................................................................57

5.1.2

Mise jour des objets de gestion et actualisation de la programmation ........................................59

5.2

Volet budgtaire ..................................................................................................................60

5.2.1

Ouverture et allocation des AE et CP .......................................................................................60

5.2.2

Blocages dAE et de CP en dbut danne ................................................................................61

5.3

Volet comptabilit gnrale ...................................................................................................61

5.3.1

Reprise de balances dentre .................................................................................................61

5.3.2

Comptes des comptables secondaires .....................................................................................61

5.3.3

Affectation du rsultat ..........................................................................................................62

Compte Financier .........................................................................................................................63

6.1

Rappel des jalons .................................................................................................................63

6.1.1

Production du compte financier ..............................................................................................63

6.1.2

Envoi des comptes linfocentre DGFiP ...................................................................................64

6.2

Dtail du contenu.................................................................................................................64

6.2.1

Comptes annuels .................................................................................................................64

6.2.2

Tableaux budgtaires ...........................................................................................................65

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Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

Lgende des symboles utiliss dans le document


Dans lensemble des fascicules du DPG, des icnes sont utilises pour signaler :

Une prescription rglementaire

Une recommandation

Une bonne pratique

Une mauvaise pratique ou une pratique obsolte

Une nouveaut lie au GBCP

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Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

GENERALITES

1.1

Introduction

Les oprations de fin dexercice comprennent deux parties :

les oprations lies la clture de lexercice ;

les oprations lies louverture du nouvel exercice.

Lenchanement de ces travaux, leur caractre transverse qui va mobiliser tous les acteurs (ordonnateurs et
comptables), et leur prparation qui doit commencer trs en amont, ncessitent un pilotage important, une
bonne coordination des diffrents acteurs et une planification rigoureuse des tches accomplir.
Le prsent fascicule prsente les travaux mener dans lordre suivant :

le pilotage des diffrents travaux de clture et douverture du nouvel exercice, et les grands jalons
associs ( noter que le pilotage est une activit permanente tout au long des travaux de fin
dexercice) ;

les travaux prparatoires la clture de lexercice :


o

oprations lies au processus de la dpense,

oprations lies au processus de la recette,

autres oprations lies aux comptabilits auxiliaires et la comptabilit gnrale ;

les travaux de clture proprement dits :


o

volet budgtaire,

volet comptable ;

les travaux lis louverture du nouvel exercice :


o

gestion des changements de rfrentiels,

oprations budgtaires douverture,

oprations comptables lies louverture du nouvel exercice ;

la production du compte financier.

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Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

1.2

Objectifs des travaux de fin dexercice

Les objectifs des travaux de fin dexercice peuvent tre dclins de la manire suivante :

Assurer le respect des principes dannualit et dindpendance des exercices. En comptabilit


gnrale, le respect du principe dindpendance des exercices est bas sur la notion de droits constats
et notamment sur le rattachement des charges et des produits lexercice. En comptabilit budgtaire,
les AE et CP sont soumis au principe dannualit : les crdits vots au titre de lexercice N ne peuvent
tre consomms que jusquau 31/12/N. Cela permet de disposer dune vision exhaustive du rsultat
patrimonial et du solde budgtaire de lorganisme et de comparer son activit et sa gestion dun
exercice lautre1.

Renforcer l'apport des comptabilits comme outil d'aide la gestion. Les comptes doivent tre
produits dans des dlais compatibles avec leur bonne utilisation pour la gestion de lorganisme.

Contribuer larticulation des comptabilits budgtaire et gnrale, en produisant le tableau de


passage de lune lautre, en complment dun suivi quotidien de lexcution des dpenses et des
recettes et de leurs impacts en comptabilits budgtaire et gnrale.

Assurer le respect du calendrier darrt des comptes par lorgane dlibrant et dintgration, en
valeur dquivalence, des comptes des organismes dans les comptes de lEtat. Larticle 212 du dcret
GBCP fixe fin fvrier N+1 la date limite de vote du compte financier par lorgane dlibrant, rendant
ainsi ncessaire lanticipation des travaux de fin dexercice. Par ailleurs, les comptes dun exercice
intgrant lensemble des oprations dinventaire doivent tre transfrs linfocentre de la DGFiP au
plus tard au 31 janvier N+1.

Produire le compte financier de lorganisme (tats budgtaires et tats comptables2). Le


compte financier de l'organisme est tabli par l'agent comptable la fin de chaque exercice, en troite
collaboration avec l'ordonnateur. Le compte financier est vis par l'ordonnateur qui certifie que ce
compte retrace les comptabilits dont il est charg et les ordres et informations transmis l'agent
comptable. Il est soumis par l'ordonnateur l'organe dlibrant, qui l'arrte, aprs avoir entendu
l'agent comptable. Il est accompagn d'un rapport de gestion tabli par l'ordonnateur pour l'exercice
coul3 et dun rapport tabli par lagent comptable.

En cas de changement du modle de gestion (exemple du passage au GBCP au 1er janvier 2016), la comparaison entre exercices pour lexercice

de la bascule nest pas possible.


2

Article 211 du dcret GBCP.

Article 212 du dcret GBCP.

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Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

1.3

Vue globale des travaux de fin dexercice

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Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

Les oprations comptables de fin dexercice ralises en anne N+1 doivent tre imputes sur lexercice N. Ces
oprations sont toutes saisies en date comptable du 31/12/N. Le systme dinformation doit donc permettre de
grer et distinguer en dbut dexercice N+1 :

les oprations dinventaire (oprations comptables sans impact budgtaire) saisies en date comptable
du 31/12/N ;

les oprations courantes saisies en date comptable du jour de lexercice N+1.

Pour cela, le systme dinformation doit permettre de grer, en plus des priodes mensuelles courantes, une
priode supplmentaire, ddie aux oprations de fin dexercice enregistres en date comptable du 31/12/N.

1.4

Exigences gnrales sur les systmes dinformation

Pour rpondre aux enjeux des oprations de fin dexercice, les systmes dinformation des organismes doivent
notamment permettre de faciliter :

le pilotage et les travaux de fin dexercice N grce :


o

des restitutions de suivi des travaux dapurement des objets de gestion (EJ, DP, etc.) selon
leur statut,

des restitutions permettant de faciliter la valorisation des critures dinventaire (charges


payer et produits recevoir notamment),

la possibilit deffectuer des arrts mensuels ou infra-annuels,

deffectuer des paiements et encaissements jusquau 31/12/N,

de grer les critures dinventaire au titre de lexercice N en dbut danne N+1,

de faciliter lintgration des comptabilits des Services Comptabilit Distincte (SACD),


des budgets annexes et des comptables secondaires,

de tracer intgralement les travaux de fin dexercice ;

la production des documents constituant le compte financier grce la mise disposition de


restitutions budgtaires et comptables ;

le dmarrage des oprations relatives lexercice N+1 en permettant :


o

de prendre en compte les changements de rfrentiels de manire millsime,

de garantir lutilisation continue des objets de gestion indpendamment des exercices et


des ventuels changements de rfrentiels,

de dbuter lexercice N+1 ds le 01/01/N+1.

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Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

PILOTAGE DES TRAVAUX DE FIN DEXERCICE

2.1

Description du processus

Ce processus a pour objectif didentifier les acteurs et la stratgie de pilotage des travaux de fin dexercice (y
compris les arrts intermdiaires et la pr-clture), dassister les acteurs en cas de difficults et de prparer
efficacement les travaux de fin dexercice.
Ce processus doit galement permettre de piloter les travaux de manire oprationnelle grce un suivi
continu de lavancement des diffrentes tches effectuer par rapport au planning initial selon les acteurs
concerns.
Il est recommand de dsigner un pilote des travaux de fin dexercice, charg de coordonner les diffrents
travaux mener, non seulement en fin dexercice, mais galement tout au long de lexercice.
La gestion des oprations courantes, ralise tout au long de lexercice, permet danticiper et de faciliter les
travaux de fin dexercice. Il sagit notamment de :

la saisie des oprations ds le fait gnrateur ;

la tenue jour du statut des objets de gestion au cours de leur cycle de vie.

Une attention particulire doit tre apporte par lordonnateur et le comptable :

aux comptes dimputation provisoire, qui doivent tre apurs au fil de leau (et pas uniquement en fin
dexercice) ;

aux mises en service et sorties rgulires des immobilisations ;

lmission aussi rgulire que possible des titres de recette et des demandes de paiement.

Les oprations courantes doivent tre effectues tout au long de lexercice. Ainsi, le lissage rgulier sur
lexercice de lexcution des oprations relatives aux recettes et aux dpenses permet de ne pas surcharger la
priode dinventaire (critures au titre de lexercice N) avec lexcution doprations courantes N+1 qui peuvent
tre largement anticipes. Par exemple, lengagement de dpenses doit se faire en connaissance de cause : les
dpenses engages avant la fin de lexercice sont ainsi susceptibles de donner lieu liquidation et mission
dune demande de paiement au dbut de lexercice suivant. Les paiements seffectuent jusquau 31 dcembre.
Pour rsorber la charge de travail lie la fin dexercice, il est prconis de mettre jour rgulirement les
objets de gestion. Par exemple, pour le processus de la dpense, il sagit, entre autres :

des engagements sans service fait ;

des services faits sans facture ;

des DP non comptabilises.

Ce suivi permet didentifier les oprations (relance des fournisseurs pour obtention des factures, par exemple)
anticiper et mener avant la fin de lexercice.

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V2.0

2.2

Rles et fonctions

La dfinition des rles ci-dessous ne concerne que les activits lies aux travaux de fin dexercice.
Fonction / Rle

Dfinition
Il est charg de la coordination et du suivi de lensemble des travaux de fin dexercice.
Il organise la production des diffrents tats relatifs aux travaux de fin dexercice : compte

Pilote des travaux


de fin dexercice

financier, tableaux budgtaires.


En cours dexercice, il est charg de la coordination et du suivi des travaux dapurement
des objets de gestion des processus de la dpense et des recettes, et du suivi des travaux
comptables (notamment les oprations relatives au haut de bilan et au hors bilan).
En fin dexercice, il est charg :

sur les oprations de dpenses :


o

didentifier et de communiquer au gestionnaire de service fait les


rceptions de biens et de services qui ne sont pas encore constates
dans le systme dinformation,

didentifier et de communiquer au gestionnaire et au responsable des


engagements juridiques les engagements juridiques pour lesquels il
nattend plus de service fait ni de facture, afin que ceux-ci puissent
clturer ces EJ ;

Service mtier

sur les oprations de recettes, didentifier et de communiquer au gestionnaire des


titres les crances constates qui nont pas encore de traduction dans le systme
dinformation ;

sur les oprations lies la comptabilit auxiliaire client, de contribuer identifier


les clients douteux et litigieux ;

sur les oprations lies aux immobilisations, de communiquer au responsable de la


comptabilit auxiliaire des immobilisations les informations ncessaires la tenue
jour du rfrentiel des immobilisations.

Il est charg tout au long de lexercice de saisir les EJ et de les tenir jour (montant et
Gestionnaire des

imputations).

Engagements

En fin dexercice, il doit apurer et veiller la tenue jour autant que possible des dossiers

Juridiques

dont il a la charge et au vu des informations transmises par les services mtier. Il doit

(ordonnateur)

complter et envoyer pour validation, ou supprimer tous les EJ non valids (non justifis)
et veiller ce que les montants et imputations soient corrects.
Il est charg tout au long de lexercice de valider les EJ.
En fin dexercice, il recense :

Responsable des
Engagements

les EJ non valids, contrle sils peuvent tre finaliss, sassure quils soient
complts et envoys sa validation par le gestionnaire dEJ, et valide ces

Juridiques

derniers avant le 31/12 ;

(ordonnateur)

les EJ valids ncessitant une correction de montant ou dimputation. Il vrifie


quils sont corrigs par le gestionnaire dEJ et valide les corrections avant le 31/12.

Il est charg de saisir, suivre et constater les services faits tout au long de lexercice
jusquau 31/12.
Gestionnaire de
service fait
(ordonnateur)

En fin dexercice, il recense les rceptions des biens et services qui ne sont pas traduites
par un service fait avec laide des services mtiers. Ces lments serviront
ltablissement des charges payer comptabiliser (CAPAC).

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V2.0

Fonction / Rle

Dfinition
Il est charg de certifier les services faits jusquau 31/12. En fin dexercice :

il recense les services faits constats mais non certifis, et les rceptions non
constates dans le systme dinformation, en collaboration avec le gestionnaire de

Certificateur de

service fait et les services mtiers, pour permettre au responsable de la

service fait

comptabilit gnrale dtablir les charges payer comptabiliser (CAPAC)

(ordonnateur)

correspondantes ;

il identifie les charges constates davance (dans le cas des dpenses sur EJ) et en
informe le responsable de la comptabilit gnrale pour que celui-ci saisisse les
critures associes.

Gestionnaire des
demandes de
paiement
(ordonnateur)
Responsable des
demandes de
paiement
(ordonnateur)

Il cre les demandes de paiement de lexercice N jusquau 31/12.


Il identifie les charges payer comptabiliser (CAPAC) lies des dpenses sans
engagement juridique.
Il valide les demandes de paiement reues du gestionnaire des demandes de paiement de
lexercice N jusquau 31/12.
Il transmet les demandes de comptabilisation permettant lenregistrement des charges
payer comptabiliser (CAPAC) lies des dpenses sans EJ au responsable de la
comptabilit gnrale.

Comptable de la

Il prend en charge les demandes de paiement au fil de leau.

prise en charge

Il identifie les charges constates davance (dans le cas des dpenses sans EJ) et en

des dpenses

informe le responsable de la comptabilit gnrale pour que celui-ci comptabilise les

(comptable)

critures associes.
Il est charg tout au long de lexercice de saisir les titres et de tenir jour leurs
informations (montants et imputations).
En fin dexercice, il doit apurer et veiller la mise jour des dossiers dont il a la charge :

Gestionnaire des
titres
(ordonnateur)

il saisit tous les titres lis des crances constates qui peuvent ltre ;

pour les titres qui peuvent tre saisis, il vrifie leurs informations (montants et
imputations) et les soumet validation.

Par ailleurs, il recense et communique au responsable des titres les informations relatives
aux produits recevoir, savoir :

les crances constates qui nont pas t traduites par un titre ;

les titres crs mais non valids.

Il est charg tout au long de lexercice de valider les titres qui peuvent ltre, et ce,
jusquau 31/12/N.
Responsable des
titres
(ordonnateur)

En fin dexercice, il recense les titres non valids et communique au responsable de la


comptabilit gnrale les informations ncessaires pour que celui-ci puisse saisir les
critures de produits recevoir concerns.
Il identifie avec le comptable de la prise en charge des recettes les produits constats
davance et en informe le responsable de la comptabilit gnrale pour que celui-ci saisisse
les critures associes.
Il est charg tout au long de lexercice de contrler et prendre en charge les titres qui

Comptable de la
prise en charge
des recettes
(comptable)

peuvent ltre, et ce, jusquau 31/12/N.


En fin dexercice, il recense les titres valids mais non pris en charge et les communique au
responsable de la comptabilit gnrale pour que celui-ci puisse saisir les critures de
produits recevoir concerns.
Il identifie avec le responsable des titres les produits constats davance et en informe le
responsable de la comptabilit gnrale pour que celui-ci saisisse les critures associes.

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V2.0

Fonction / Rle
Responsable de
la comptabilit
auxiliaire
fournisseur

Dfinition
Il est charg :

de vrifier la tenue jour du rfrentiel des tiers fournisseurs ;

dautre part de vrifier la cohrence des soldes entre la comptabilit auxiliaire


fournisseur et la comptabilit gnrale.

(comptable)
Responsable de
la comptabilit
auxiliaire client
(comptable)

Il est charg :

de tenir jour le rfrentiel des tiers clients ;

didentifier, en collaboration avec les services mtier, les clients douteux et


litigieux dans le rfrentiel.

Il travaille en lien avec les services mtiers, le gestionnaire et le certificateur de service fait
pour :

Responsable de
la comptabilit

accompagner la validation des services faits lis des immobilisations ;

tenir jour le rfrentiel des immobilisations (mises en service et sorties


dimmobilisations) ;

auxiliaire des
immobilisations

raliser des inventaires physiques ;

identifier les dprciations.

Selon le mode dorganisation de lorganisme, les actions peuvent tre effectues


conjointement par le comptable et lordonnateur.
Il est responsable de :

la ralisation des inventaires physiques ;

les entres et sorties de stocks ;

auxiliaire des

identifier les dprciations ;

stocks

la mise jour du rfrentiel des articles et les donnes associes ;

la

Responsable de
la comptabilit

transmission

des

informations

ncessaires

au

comptable

pour

la

comptabilisation des critures de fin dexercice.


Sur les oprations de dpense, il sassure que les paiements effectus en N ont t
Responsable de
la trsorerie
(comptable)

rapprochs des DP correspondantes et que les CP ont bien t consomms sur lexercice N.
Sur les oprations de recette, il recense et suit au fil de leau les encaissements raliss et
vrifie que chaque encaissement a t rapproch dun titre.
Sur les oprations propres aux rgies, il est charg de lintgration des fonds et des
versements de fonds aux rgisseurs.

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Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

Fonction / Rle

Dfinition
En fin dexercice il est charg :
Sur le processus de la dpense :

du contrle et de la comptabilisation des charges payer comptabiliser


(CAPAC) ;

du contrle et de la comptabilisation des charges constates davance.

Sur le processus de la recette :

du contrle et de la comptabilisation des produits recevoir ;

du contrle et de la comptabilisation des produits constats davance ;

de la comptabilisation des dprciations de crances.

Sur les immobilisations :


Responsable de
la comptabilit
gnrale
(comptable)

du contrle et de la comptabilisation des amortissements ;

du contrle et de la comptabilisation des dprciations.

Sur les stocks :

de la validation en comptabilit gnrale des critures issues de la comptabilit


auxiliaire des stocks ;

de la comptabilisation des stocks si la mthode dinventaire intermittent est


utilise (valorisation des stocks au bilan une fois par an) ;

de la comptabilisation des dprciations de stocks, sur la base des lments


fournis pour lordonnateur.

Sur les autres oprations comptables :

de la comptabilisation des provisions pour risques et charges ;

de la comptabilisation des engagements hors bilan ;

de la correcte prise en compte des informations ncessitant une mention


lannexe.

2.3

Rgles de gestion

Le pilotage des travaux de fin dexercice repose sur la mise en place dune dmarche partenariale entre
lordonnateur et lagent comptable.
Dans le cadre de cette dmarche partenariale, le pilotage des travaux de fin dexercice doit aboutir :

la dfinition dune stratgie de pilotage ;

la dclinaison oprationnelle de la stratgie ;

la communication sur cette stratgie et sur le droulement des travaux de fin dexercice auprs des
diffrents acteurs ;

la mise en place dune assistance auprs des oprationnels.

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Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

Par ailleurs, la stratgie de pilotage des travaux de fin dexercice doit imprativement tenir compte :

des conclusions des travaux de fin dexercice prcdents, des arrts intermdiaires et de la prclture ;

des rapports des commissaires aux comptes (pour les organismes certifis) ;

des alertes des CBCM dans le cadre de la revue de qualit comptable et financire ;

de lidentification des risques (dans le cadre de la dmarche de contrle interne) pouvant affecter les
travaux de fin dexercice ;

des rapports daudit interne ou externe.

Pour assurer un pilotage efficace des travaux de fin dexercice, les organismes sont invits privilgier les axes
organisationnels suivants :

Les choix dorganisation de ces diffrents travaux lis la clture des comptes doivent tre retracs
dans un calendrier tabli conjointement entre lagent comptable et lordonnateur, notamment
du fait de la ncessaire mobilisation de leurs propres services. En effet, il convient de sensibiliser
lensemble des services de lorganisme. Un calendrier indicatif prsentant lenchanement des tches
est propos en annexe du prsent fascicule4.

Une note conjointe ordonnateur/agent comptable est un lment indispensable pour prvoir les
modalits de ralisation des travaux de fin dexercice et le calendrier affrent. Cette note doit le cas
chant constituer la base dun plan daction listant les chances et les services responsables et
comportant une cartographie des chantiers par cycles et processus. Cette note dfinit les tapes et le
calendrier des travaux de fin dexercice. Lensemble des services concerns par la mise en uvre de ce
calendrier est sollicit pour sassurer que les chances pourront tre respectes par tous les acteurs.

Des runions rgulires de suivi de ce plan daction doivent tre mises en place, ce qui permet la
mobilisation plus aise des diffrents acteurs, y compris les services mtier lorigine des faits
gnrateurs des dpenses et des recettes. Des fiches de procdure peuvent tre mises leur
disposition.

Un dossier de clture et de rvision doit tre labor et renseign tout au long de la priode de
clture des comptes dfinie par la note prcite.

Le pilotage des travaux de fin dexercice doit enfin pouvoir sappuyer sur des outils de suivi (tableaux
de bord, points priodiques, etc.).

Le calendrier en annexe est une suggestion contextualiser par les organismes. Il ne constitue pas une organisation obligatoire pour les travaux

de fin dexercice.

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Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

PREPARATION DES TRAVAUX DE FIN DEXERCICE

Les travaux de fin dexercice peuvent tre facilits notamment par :

les reprogrammations budgtaires permettant dapurer les oprations qui nauront pas lieu sur
lexercice ;

la ralisation darrts intermdiaires et dune pr-clture ;

des travaux de prparation relatifs aux objets de gestion.

3.1

Arrts intermdiaires et pr-clture

3.1.1

Arrts intermdiaires

Selon ses possibilits techniques et humaines, lorganisme peut dcider de la mise en place darrts mensuels
ou infra-annuels (partiels ou complets).
Un arrt partiel5 permet de limiter le primtre danalyse aux charges et produits dont les cycles sont les plus
rcurrents.
Au-del de la ralisation darrts priodiques, un arrt intermdiaire complet (semestriel) portant sur
lintgralit des oprations peut tre ralis. Les rsultats de cet arrt pourront tre utiliss en comptabilit
analytique, pour calculer mi anne un rsultat en cots complets.
Les travaux darrt intermdiaire se structurent autour de la mise jour des objets de gestion selon lactivit
de lorganisme.
Le primtre dun arrt intermdiaire est dfini par lorganisme en fonction de ses besoins. Par exemple, les
arrts intermdiaires pourront cibler :

la mise jour des factures clients pour les organismes ayant des facturations clients non linaires ;

le contrle des stocks pour leur intgration en comptabilit : les organismes pratiquant un inventaire
intermittent et dont les stocks peuvent tre volumineux ou diversifis, peuvent gnrer des gains de
temps ultrieurs en pratiquant des arrts intermdiaires ;

la mise en service rgulire des immobilisations : des travaux peuvent galement tre conduits sur les
immobilisations, notamment dans le cadre de leur financement, sur le rapprochement avec linventaire
physique, sur la cohrence comptabilit auxiliaire/comptabilit gnrale et sur les provisions.

Le systme dinformation doit prvoir la possibilit de faire des arrts comptables mensuels (partiels ou
complets).

3.1.2

Pr-clture en date du 30 novembre

Une pr-clture de certains cycles doprations volution lente peut tre mise en place au cours du dernier
trimestre. Les cycles doprations sont dcrits dans la cartographie des processus en annexe du prsent DPG.
La pr-clture consiste clturer ces cycles par avance, puis recenser ultrieurement les lments ou
vnements intervenus entre la date de pr-clture et celle darrt des comptes susceptibles de remettre en
cause les valuations ralises. Les cycles de provisions pour risques et charges, les mises en service et sorties
dimmobilisations et les prises en compte des risques relatifs aux crances clients se prtent particulirement
ce type dapproche.

Par exemple, un organisme qui pilote principalement son activit via la comptabilit analytique a tout intrt contrler rgulirement dans

lanne lvolution de ses cots dexploitation hors personnel (achats, production).

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Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

Par ailleurs, des oprations non strictement lies linventaire, et normalement ralises au fil de leau,
pourront tre inities de faon anticipe lors de la pr-clture de faon rsoudre par avance des anomalies qui
ne seraient dtectes qu loccasion de la clture. Cest le cas par exemple des oprations dapurement des
comptes dimputation provisoire et autres comptes de tiers, de la centralisation des oprations des rgies, des
contrles de cohrence entre les comptabilits auxiliaires et gnrale, notamment de lajustement entre les
comptes clients et les restes recouvrer.

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V2.0

3.2

Travaux de prparation relatifs aux objets de gestion

Les oprations budgtaires (en dpenses ou recettes) relatives lexercice N doivent pouvoir tre effectues
jusquau 31/12/N. Toutes les oprations budgtaires effectues en N+1 doivent consommer des AE et CP vots
et ouverts au titre de lexercice N+1.
A noter que les critures dinventaire comptabilises en comptabilit gnrale en dbut dexercice N+1 (en date
comptable du 31/12/N) nont pas dimpact budgtaire.
Les objets de gestion (EJ et DP) initis en N et valids (ou pays) en N+1 consomment des AE (ou des CP) de
N+1.
Les objets de gestion doivent tre tenus jour tout au long de lexercice. Ceci permet de limiter la charge de
travail en fin dexercice, o il devient critique dapurer les objets de gestion incomplets ou errons et de mener
leur terme les processus (notamment en dpense et en recette) qui peuvent tre finaliss.
Lapurement des objets de gestion consiste :

soit supprimer les objets de gestion non valids qui nont plus lieu dtre ;

soit complter et/ou corriger les objets de gestion afin quils poursuivent le processus (de la dpense,
de la recette, etc.). Par exemple : modifier le montant dun EJ.

Lavancement des processus jusqu leur terme repose sur la validation successive des diffrents objets de
gestion. Cela peut consister, par exemple pour le processus de la dpense, valider un EJ, certifier un service
fait, valider, comptabiliser ou payer une DP.

3.2.1
3.2.1.1

Traitement des oprations de dpenses6


Description du processus

La prparation des oprations de fin dexercice consiste essentiellement mettre jour les objets de gestion,
qui, par ailleurs, doivent tre tenus jour tout au long de lexercice. Lobjectif est de ne reconduire que les
objets qui seront utiliss sur lexercice suivant.

Ces objets sont saisis directement dans le systme dinformation ou intgrs de manire automatique
(interface).
6

Les cas dcrits dans cette partie sappliquent galement dans le cadre dun service facturier.

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V2.0

Les objets de gestion lis au processus de la dpense sont dcrits dans le fascicule Dpense du prsent
DPG : les parties suivantes aborderont les travaux mener sur les EJ, services faits et DP. A noter que toutes
les variantes et typologies de dpenses (avances, acomptes, pnalits, etc.) doivent galement faire lobjet du
mme type de travaux prparatoires en fin dexercice.
Charges payer
La mise jour des objets de gestion permet de fiabiliser lidentification des charges payer en priode
dinventaire. Les charges payer sont les dpenses qui nont pas t rgles aux fournisseurs soient :

les services faits certifis, mais non pays ;

les services faits constats mais non certifis ;

les rceptions non constates dans le systme dinformation.

Les services faits certifis sont, par dfinition, des charges payer dj comptabilises en comptabilit
gnrale.
Seules les charges payer comptabiliser (CAPAC) font lobjet dune criture spcifique en priode
dinventaire : services faits constats mais non certifis, rceptions non constates dans le systme
dinformation et DP non comptabilises (dans le cas des dpenses sans engagement juridique).
Identification des charges payer comptabiliser pour les dpenses avec engagement juridique :

Identification des charges payer comptabiliser pour les dpenses sans engagement juridique :

Remarque : les charges payer comptabiliser ne concernent que les dpenses hors immobilisation.

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V2.0

3.2.1.2

Rles et fonctions

Les dfinitions de rles concernent les actions relatives au processus de la dpense.


Fonction / Rle

Dfinition
En fin dexercice, il est charg sur les oprations de dpenses :

Service mtier

didentifier et de communiquer au gestionnaire de service fait les rceptions


de biens et de services qui ne sont pas encore constates dans le systme ;

didentifier et de communiquer au gestionnaire des engagements juridiques


les engagements juridiques pour lesquels il nattend plus de service fait ni
de facture, afin que ceux-ci puissent clturer ces EJ.

Il est charg tout au long de lexercice de saisir les EJ et de les tenir jour
Gestionnaire

des

(montant et imputations).

Engagements

En fin dexercice, il doit apurer et veiller la tenue jour autant que possible des

Juridiques

dossiers dont il a la charge. Il doit les complter et les envoyer pour validation au

(ordonnateur)

responsable des EJ, ou supprimer tous les EJ non valids (non justifis) et veiller
ce que les montants et imputations soient corrects.
Il est charg tout au long de lexercice de valider les EJ.
En fin dexercice, il recense :

Responsable

des

Engagements

les EJ non valids, contrle sils peuvent tre finaliss, sassure quils soient
complts et envoys sa validation par le gestionnaire des EJ, et valide

Juridiques

ces derniers avant le 31/12 ;

(ordonnateur)

les EJ valids ncessitant une correction de montant ou dimputation. Il


vrifie quils sont corrigs et valide les corrections avant le 31/12.

Il est charg de saisir, suivre et constater les services faits tout au long de lexercice
Gestionnaire

de

service fait

jusquau 31/12.
En fin dexercice, il recense les rceptions des biens et services qui ne sont pas

(ordonnateur)

traduites par un service fait avec laide des services mtiers. Ces lments serviront
ltablissement des charges payer comptabiliser (CAPAC).
Il est charg de certifier les services faits jusquau 31/12. En fin dexercice :

Certificateur

il recense les services faits constats mais non certifis, et les rceptions
non constates en collaboration avec le gestionnaire de service fait, pour

de

permettre au responsable de la comptabilit gnrale dtablir les charges

service fait

payer comptabiliser (CAPAC) correspondantes ;

(ordonnateur)

il identifie les charges constates davance (dans le cas des dpenses sur
EJ) et en informe le responsable de la comptabilit gnrale pour que celuici saisisse les critures associes.

Gestionnaire

des

demandes

de

Il cre les demandes de paiement de lexercice N jusquau 31/12 et les transmet au


responsable des demandes de paiement.

paiement

Il identifie les charges payer comptabiliser (CAPAC) lies des dpenses

(ordonnateur)

sans engagement juridique.

Responsable

des

demandes
paiement
(ordonnateur)

de

Il valide les demandes de paiement de lexercice N jusquau 31/12 reues du


gestionnaire des demandes de paiement.
Il transmet les demandes de comptabilisation permettant lenregistrement des
charges payer comptabiliser (CAPAC) lies des dpenses sans EJ au
responsable de la comptabilit gnrale.

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V2.0

Fonction / Rle

Dfinition

Comptable de la

Il prend en charge les demandes de paiement au fil de leau.

prise

Il identifie les charges constates davance (dans le cas des dpenses sans EJ) et en

en

charge

des dpenses

informe le responsable de la comptabilit gnrale pour que celui-ci comptabilise les

(comptable)

critures associes.

Responsable de la

Sur les oprations de dpense, il sassure que les paiements effectus en N ont t

trsorerie

rapprochs des DP correspondantes et que les CP ont bien t consomms sur

(comptable)

lexercice N.

3.2.1.3

Prrequis au traitement des oprations de dpenses

Avant de commencer les oprations dapurement et de validation des dossiers concourant au dnouement du
processus de la dpense, il est essentiel de vrifier que tous les dossiers pouvant provenir dun systme
dinformation externe (interface) ont t intgrs dans le systme dinformation.
Afin de poursuivre le processus de la dpense sur lexercice suivant, certains objets de gestion (EJ, service fait,
DP, etc.) doivent tre mis jour afin de prendre en compte les ventuelles modifications de rfrentiels. Cela
se limite aux objets qui devront tre utiliss au cours de lexercice suivant. La phase de prparation permet
didentifier ces objets.
La phase de mise jour des rfrentiels (incluant les impacts sur les objets de gestion) sera aborde dans la
partie 5.1.

3.2.1.4

Rgles de gestion

Durant la phase de prparation des travaux de fin dexercice, le traitement des oprations de dpenses consiste
apurer et valider les diffrents objets de gestion.
Les objets tant lis entre eux, il est essentiel davoir une approche sur lensemble du processus de la dpense
pour chaque cas trait :

clturer un EJ requiert davoir certifi tous les services faits et pay toutes les DP sy rapportant ;

valider un service fait implique quil ny ait pas de DP en cours de traitement sy rapportant ;

etc.

Pour chaque dossier trait, il faudra donc identifier tous les objets de gestion en cours de traitement qui lui sont
lis.
Les oprations de prparation lies la dpense consistent :

apurer et valider les EJ ;

apurer et valider les rceptions et services faits ;

apurer et finaliser les DP ;

clturer les EJ.

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3.2.1.4.1

Oprations dapurement et de validation des EJ

Lobjectif principal des oprations dapurement et de validation des EJ est de disposer des consommations dAE
effectives sur lexercice clturer.
Pour ce faire, on distingue les oprations concernant les EJ nayant pas encore consomm dAE (traitement des
EJ initis dans le systme mais non valids) des oprations concernant les EJ ayant consomm des AE (EJ
valids).
Par ailleurs, ces oprations permettent galement dapurer le systme des EJ incomplets, avec des erreurs, ou
portant sur des oprations nayant plus lieu dtre (abandon de la dpense concerne) ; ces travaux
dapurement doivent se faire tout au long de lexercice, pour disposer dun systme et de comptabilits jour
et limiter la charge de travail en fin dexercice.
Ces oprations doivent tre ralises avant le 31/12/N pour fiabiliser lexcution budgtaire de
lexercice clturer. A compter du 01/01/N+1, il nest plus possible de consommer les AE de
lanne N.
Le systme dinformation doit permettre de restituer les EJ selon leur statut et leur solde.
Traitement des EJ initis mais non valids
Ces EJ ont t crs mais nont pas encore consomm dAE.
Le traitement des EJ a pour objet soit :

si lEJ na plus lieu dtre, de le supprimer ;

si lEJ a lieu dtre, et si cela est possible (fiabilit des informations, disponibilit des AE), de le valider,
et donc de dclencher la consommation des AE.

Le gestionnaire et le responsable dEJ sont chargs de vrifier que lobjet a lieu dtre, et si celui-ci peut tre
complt et valid, en relation avec le service mtier lorigine de lexpression de besoin.
Il est de la responsabilit :

du gestionnaire des EJ de complter/corriger les informations ncessaires sa validation ou de


supprimer les EJ portant sur des dpenses nayant plus lieu dtre ;

du responsable des EJ de contrler les EJ soumis sa validation, de vrifier la disponibilit des AE, et
de valider les EJ qui peuvent ltre.

Mise jour des EJ valids


Ces EJ ont dj consomm des AE, mais ils peuvent ncessiter une mise jour qui aura des impacts sur les
consommations dAE :

modification du montant de lEJ ;

modification des imputations.

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V2.0

Le gestionnaire des EJ et le responsable des EJ doivent tout au long de lexercice :

contrler les EJ pour identifier ceux ncessitant une mise jour ;

tenir jour ces EJ (montants et imputations), et leurs consommations dAE.

Lensemble de ces oprations doit tre justifi.

3.2.1.4.2

Oprations dapurement et de validation des services fait et des rceptions

Les oprations lies aux services faits et aux rceptions ont pour objectifs :

la rgularisation comptable des services faits ;

le rattachement des charges lexercice.

Les oprations de fin dexercice permettent galement dapurer le systme des services faits incomplets ou
errons (correction ou suppression) ; ces travaux dapurement, et les actions de constatation et de certification
doivent se faire tout au long de lexercice, pour disposer dun systme et de comptabilits jour et limiter la
charge de travail en fin dexercice.
Les diffrentes oprations mener sont lies au statut de la rception/du service fait :

Oprations lies aux rceptions sans service fait


Les rceptions de biens (y compris les biens immobilisables) et de services ralises mais non matrialises
dans le systme dinformation doivent tre traduites au plus tt par un service fait.
En fin dexercice il faut les recenser, et, lorsque cest possible, constater les services faits concerns avant le
31/12.
Les rceptions relatives des dpenses non immobilisables, et qui ne sont pas traduites par un service fait
constat avant le 31/12, conduiront enregistrer une criture de charge payer comptabiliser (CAPAC).
Le recensement de ces rceptions est du ressort du service mtier concern et du gestionnaire du service fait.
Jusquau 31/12, le gestionnaire du service fait constate tous les services faits lis des rceptions qui peuvent
ltre, et le certificateur du service fait certifie ceux qui peuvent ltre.
La traduction dune rception en un service fait doit tre faite au fil de leau pour limiter les travaux en fin
dexercice, et notamment les oprations ultrieures de constatation et de certification.
Oprations lies aux services faits constats mais non certifis
Les services faits constats mais non certifis doivent tre identifis et, le cas chant, valids (certifis). Cette
identification et les actions de traitement affrentes deviennent particulirement importantes en fin dexercice
pour pouvoir comptabiliser les charges et immobilisations.
Il appartient au certificateur de service fait de recenser les services faits constats et de certifier ceux qui
peuvent ltre avant le 31/12.
Les services faits constats relatifs des dpenses non immobilisables, qui ne peuvent tre certifis avant le
31/12 donneront lieu une criture de charge payer comptabiliser (CAPAC) par le responsable de la
comptabilit gnrale, sur la base du recensement ralis par le certificateur de service fait. Cette phase de

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Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

recensement est trs importante car elle permet de dterminer le montant des charges payer comptabiliser
(CAPAC) qui seront enregistres en priode dinventaire.
Les corrections et certifications des services faits constats doivent tre ralises avant le 31/12.
Le systme dinformation doit tre en capacit de restituer les services faits selon leur statut (service fait
constat, service fait certifi).

3.2.1.4.3

Oprations dapurement et de finalisation des DP

Lapurement des DP consiste :

soit supprimer les DP non valides qui nont plus lieu dtre ;

soit

complter

et/ou

corriger

les

DP

afin

quelles

poursuivent

le

processus

(validation,

comptabilisation, paiement).
La finalisation des DP consiste les valider, les comptabiliser et les payer, ce qui permet de mettre jour les
diffrentes comptabilits (fournisseur, gnrale et budgtaire) et de dnouer le processus de la dpense.
En cours dexercice, comme pour les autres objets de gestion, il est ncessaire de crer et de mettre jour les
DP au plus prs des diffrentes tapes du traitement de la facture (rception de la facture, validation par le
responsable de la demande de paiement, transmission des informations au comptable, etc.), et ce, quel que
soit le mode dorganisation adopt (avec ou sans service facturier).
Afin de structurer les travaux relatifs aux DP en fin dexercice, il est possible de distinguer les DP nayant pas
fait lobjet de paiement sur lexercice N des DP pour lesquelles le paiement a t ralis mais qui ne sont pas
rapproches de celui-ci :

cas 1 : DP nayant pas fait lobjet de paiement sur lexercice N. Sont traits sparment :
o

cas 1.1 : les DP avec EJ pralable et service fait certifi,

cas 1.2 : les DP sans EJ,

cas 1.3 : les DP non encore saisies ;

cas 2 : Dcaissements non rapprochs dune DP sur lexercice N (sans consommation de CP).
Exemple : prlvement automatique

Cycle de traitements dapurement /finalisation des DP en fin dexercice

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V2.0

Cas 1.1 : DP avec EJ pralable et service fait certifi nayant pas donn lieu un paiement
Ces DP sont issues du processus standard de la dpense : elles sont normalement cres par le gestionnaire de
demande de paiement aprs avoir contrl la cohrence des lments entre lEJ, le service fait certifi et la
facture.
En fin dexercice, les actions effectuer sur les DP dpendent de leur tat. Les trois tats suivants ont t
identifis :
a.

les DP saisies mais non valides par le responsable des DP ;

b.

les DP valides mais non comptabilises ;

c.

les DP comptabilises mais non payes.

Ces actions visent notamment :

sassurer que les DP arrivant chance avant le 31/12/N pourront bien consommer des CP de
lexercice N ;

optimiser la consommation budgtaire des CP : par exemple, si des CP sont disponibles, il peut tre
intressant davancer en N les paiements initialement prvus en N+1 ;

mettre jour la programmation budgtaire en CP.

Les demandes de paiement saisies mais non valides par le responsable des DP
Lobjectif est danalyser et traiter les DP en attente et fluidifier le dnouement du processus de la dpense
en fin dexercice.
Cette catgorie inclut toutes les demandes de paiement non valides par le responsable des DP, quelles soient
inities par le gestionnaire des DP (et non transmises au responsable des DP) ou transmises au responsable
des DP pour validation.
Le gestionnaire des demandes de paiement, aprs avoir list et analys les DP saisies mais non encore
transmises au responsable des demandes de paiement, pourra effectuer les actions suivantes :

suppression de la DP si elle na pas lieu dtre (DP cre tort, en doublon, etc.) ;

correction ventuelle des lments de la DP ;

transmission de la DP au responsable des demandes de paiement pour validation et poursuite de la


chane de la dpense (comptabilisation de la DP, mise en paiement, etc.).

Le responsable des demandes de paiement, aprs avoir list et analys les DP en attente de sa validation,
pourra effectuer les actions suivantes :

renvoi de la DP au gestionnaire des demandes de paiement ;

correction (si besoin) et validation de la DP pour transmission au comptable de la prise en charge des
dpenses.

Les DP valides mais non comptabilises


Le comptable de la prise en charge des dpenses, aprs avoir recens et analys les DP valides par le
responsable des DP mais non comptabilises sur N pourra effectuer les actions suivantes :

comptabilisation de la DP (dbit 408 - Facture Non Parvenue / crdit 401 - Fournisseurs), aprs
contrle (pices justificatives) ;

renvoi de la DP au responsable des demandes de paiement, si besoin.

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Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

Ces actions visent notamment :

fiabiliser les comptabilits fournisseurs et gnrale, en refltant ltat des dettes fournisseurs et
lapurement du solde comptable du compte 408 - Facture Non Parvenue ;

contribuer au pilotage des futures consommations de CP puisque la DP porte la date dchance du


paiement au fournisseur.

Les DP comptabilises mais non payes


Lordonnateur en lien avec le responsable de la trsorerie, a pour mission de recenser les DP comptabilises
non encore payes arrivant chance sur lexercice N. Il pourra effectuer les actions suivantes :

valuer le disponible budgtaire en CP ;

identifier les DP dont on doit modifier la date d'chance du paiement (en fonction du disponible en
CP) ;

identifier les besoins en CP sur lexercice suivant.

Cas 1.2 : DP sans EJ nayant pas donn lieu un paiement


Ces demandes de paiement sont issues de factures reues mais qui nont pas donn lieu un EJ pralable et
donc sans service fait. Ces DP ont donc les impacts suivants :

en comptabilit gnrale : constatation de la charge la comptabilisation de la DP (en contrepartie de


la dette fournisseur) ;

en comptabilit budgtaire : consommation en AE lors de la validation de la DP par le responsable des


demandes de paiement et consommation en CP lors du paiement (rapprochement entre la DP et le
dcaissement).

De la mme manire que pour les DP du cas 1.1, les DP sont analyses en fonction des trois tats suivants :
a.

les DP saisies mais non valides par le responsable des demandes de paiement ;

b.

les DP valides par le responsable des demandes de paiement mais non comptabilises ;

c.

les DP comptabilises mais non payes.

A noter que les DP traites dans cette partie peuvent donner lieu la comptabilisation dcritures en priode
dinventaire (date comptable au 31/12/N) : des charges payer avant comptabilisation (CAPAC), dans le
cas des dpenses sans EJ, ou des charges constates davance.
Les DP saisies mais non valides
Cette catgorie inclut toutes les demandes de paiement non valides par le responsable des DP quelles soient
inities par le gestionnaire des DP (et non transmises au responsable des DP) ou transmises au responsable
des DP et en attente de validation.
La validation de la DP par le responsable des demandes de paiement a un impact en comptabilit budgtaire
(consommation des AE). Il est dautant plus ncessaire danticiper ces validations en cours dexercice N.
Le gestionnaire des demandes de paiement pourra effectuer les actions suivantes :

suppression de la DP si elle na pas lieu dtre (DP cr tort, en doublon, etc.) ;

correction ventuelle des lments de la DP ;

transmission de la DP au responsable des demandes de paiement pour validation et poursuite du


processus de la dpense (comptabilisation de la DP, mise en paiement, etc.).

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Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

Le responsable des demandes de paiement, aprs avoir list et analys les DP en attente de sa validation,
pourra identifier les actions suivantes :

renvoi de la DP au gestionnaire des demandes de paiement et correction (si besoin) ;

contrle du disponible en AE ;

validation de la DP pour transmission au comptable de la prise en charge des dpenses.

Ces actions visent notamment :

apurer le systme des DP en attente et fluidifier le processus de la dpense en fin dexercice ;

assurer la comptabilisation en comptabilit budgtaire, car la consommation dAE intervient lors de la


validation de la DP par le responsable des demandes de paiement.

Les DP valides mais non comptabilises


Ces demandes de paiements devront tre recenses par les diffrents acteurs (responsable des demandes de
paiement, comptable de la prise en charge des dpenses). Il sagit des DP valides par le responsable des
demandes de paiement et transmises au comptable de la prise en charge des dpenses.
La comptabilisation de la DP avant le 31/12/N permettra de constater la charge et la dette fournisseur sur
lexercice N.
A dfaut de comptabilisation de la DP, une criture de charges payer avant comptabilisation (CAPAC)
devra tre comptabilise en priode dinventaire (date comptable du 31/12/N) et extourne sur lexercice
suivant.
La comptabilisation des charges payer est dcrite dans le paragraphe 4.1.1.
Les DP comptabilises mais non payes
Ce cas est similaire au cas 1.1 c.
Cas 1.3 : les DP non encore saisies
Cette catgorie correspond toutes les DP saisir suite la rception de la facture du fournisseur.
En fin dexercice, aprs avoir effectu le recensement de ces factures, le gestionnaire des demandes de
paiement, aprs analyse, pourra saisir les DP relatives ces factures.
Si la DP fait rfrence un EJ ayant un service fait certifi, cela signifie que :

la charge a dj t comptabilise sur lexercice N ;

la validation et la comptabilisation de la DP avant le 31/12/N permettra de constater la dette


fournisseur et dapurer le compte 408 - Facture Non Parvenue avant la fin de lexercice N.

Si la DP ne fait pas rfrence un EJ, alors la charge na pas t comptabilise sur lexercice N. Deux cas sont
envisager :

la DP est valide et comptabilise avant le 31/12/N : la charge et la dette fournisseurs sont bien
comptabilises sur lexercice N ;

la DP nest pas comptabilise avant le 31/12/N : cette DP devra faire lobjet dune charges payer
avant comptabilisation (CAPAC).

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Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

Ces actions permettent de rpondre plusieurs objectifs :

tracer dans le systme dinformation la rception des factures ;

fiabiliser les comptabilits fournisseurs et gnrale, en refltant ltat des dettes fournisseurs et
lapurement du compte 408 - Facture Non Parvenue ;

contribuer aux prvisions de consommation de CP partir de la date dchance de paiement.

Cas 2 : Les dcaissements non rapprochs dune DP sur lexercice N (dcaissements sans
consommation de CP)
Ce

cas

inclut

principalement

les

paiements

raliss

avant

ordonnancement

(cas

dun

prlvement

automatique).
Le responsable de la trsorerie doit recenser tous les dcaissements lis une opration budgtaire qui nont
pas t rapprochs dune demande de paiement.
Ces dcaissements, le cas chant, doivent donner lieu mission, validation et comptabilisation dune
demande de paiement (si ncessaire avec EJ et service fait).
Le rapprochement du dcaissement et de la demande de paiement consomme les CP.
Schmas comptables relatifs aux dpenses sans ordonnancement pralable :

Dcaissement :
o

dbit 472 - Dpenses classer et rgulariser,

crdit 5* - Comptes Financiers ;

Rgularisation (critures simultanes) :


o

comptabilisation de la DP :
-

dbit 6* - Charges,

crdit 401 Fournisseurs,

solde du compte dimputation provisoire et du compte fournisseur :


-

dbit 401 Fournisseurs,

crdit 472 - Dpenses classer et rgulariser.

Selon le systme dinformation et le mode de rapprochement (automatique ou manuel), un dcalage entre le


paiement et la consommation effective des CP peut tre constat.
En fin dexercice, le responsable de la trsorerie devra sassurer que les paiements effectus en N ont t
rapprochs des DP correspondantes et que les CP ont bien t consomms sur lexercice N.
Afin de fiabiliser le solde budgtaire et pour garantir larticulation des comptabilits auxiliaire, gnrale et
budgtaire, il convient de contrler avant le 31/12/N que tous les paiements effectus en N sont bien retracs
en comptabilit budgtaire dans les consommations de CP.

3.2.1.4.4

Oprations de clture des EJ

La clture dun engagement juridique doit tre ralise ds lors que lextinction de la dette rsultant de
lengagement considr est constate (plus de paiements attendus). A la clture de lengagement, si les
paiements (consommations de CP) ont t infrieurs aux engagements (consommation dAE), un retrait
dengagement doit tre effectu.
Le systme dinformation doit faciliter lidentification des EJ clturer (par statut, par solde) et ventuellement
proposer une liste dEJ ligibles la clture.

Dossier de prescriptions gnrales

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Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

Rappel sur la notion de retrait dengagement7

Engagement
juridique

Engagement
complmentaire

Constatation de la ralisation
de lintgralit des paiements
sur lengagement

Clture de lengagement

Consommation
dAE

Consommation
dAE

Si AE > CP,
Retrait dengagement

Des retraits dengagement sont ncessaires en cas de disparition de lobligation ou aprs dnouement de
lengagement juridique lorsque les consommations de CP ont t infrieures aux consommations dAE.

retrait dengagement sur EJ de lexercice en cours : une criture budgtaire rtablit les AE sur les
enveloppes budgtaires sur lesquelles la consommation initiale a eu lieu, hauteur du montant du
retrait d'engagement.

retrait dengagement sur EJ des exercices antrieurs : il ny a pas de rtablissement dAE, sauf dans les
conditions fixes par arrt du ministre charg du budget8. Le systme dinformation doit permettre
didentifier les retraits dengagement dexercices antrieurs.

Si aucune autre opration nest attendue sur lEJ, et que la consommation dAE est gale la consommation de
CP, lEJ est considr comme sold .
Si lEJ est sold et que le processus de dpense est dnou (service fait certifi et DP paye), le systme
dinformation pourra donc proposer lordonnateur la clture de lengagement concern.
La clture dun engagement ne constitue pas une criture de comptabilit budgtaire, en revanche, elle permet
de verrouiller lengagement juridique en empchant :

la modification de lobjet de gestion (imputations, montant, etc.) ;

la cration dobjets rattachs : service fait et demande de paiement ;

les critures en comptabilit budgtaire.

Il est recommand de solder les engagements (ajustement du montant de lEJ pour aligner la consommation
dAE sur la consommation de CP) et de clturer les EJ, au fil de leau, afin damliorer la visibilit sur les
disponibilits en AE et sur les restes payer.
Le systme dinformation doit retracer (ou fournir les lments permettant de retracer) et restituer lorigine des
rtablissements dAE.
Les EJ, comme les autres objets de gestion, doivent tre mis jour au fil de leau en fonction des diffrents
vnements de gestion lis au processus de la dpense (commande, rception, facturation, paiement, etc.).

Voir la dfinition des retraits dengagement dans le fascicule Comptabilit dans le domaine Comptabilit budgtaire .

Article 207 du dcret GBCP.

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Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

Planning de clture des EJ


Afin de faciliter la clture des EJ en fin dexercice, il est possible didentifier trois vagues successives de
clture des EJ :

aprs lapurement et la validation des EJ ;

aprs lapurement et la validation des services faits ;

aprs lapurement et la finalisation des DP.

Cette squence doit prendre en compte les mises jour des objets antrieurs utiliss dans le processus de
la dpense. Par exemple :

lapurement dun service fait permet ensuite de modifier lEJ correspondant ;

lapurement dune DP permet ensuite lapurement du service fait correspondant.

Lenchanement des tches pralables la clture des EJ et leur dpendance sont reprsents dans le calendrier
des travaux de fin dexercice annex au prsent fascicule. Les dures et jalons mentionns dans ce calendrier
sont donns titre dexemple.
La phase de clture aprs apurement des EJ permet de clturer tous les EJ valids pour lesquels les DP
ont t payes et sur lesquels il nest plus attendu dopration. La phase dapurement a permis, le cas chant,
dajuster le montant de lEJ pour aligner la consommation dAE sur la consommation de CP (EJ sold).
La phase de clture aprs apurement des services faits permet de clturer les EJ dont les services
faits ont t certifis et ncessitent dtre ajusts car la DP correspondante t paye pour un montant infrieur
au montant du service fait certifi.
Exemple :
Un EJ a t cr et valid pour 100 (consommation dAE pour 100). Il a fait lobjet dun service fait certifi
pour 100. Une facture de 80 (dduction de 20 pour marchandise dfectueuse) a t reue et a donn lieu
une DP qui a t paye (consommation de CP pour 80).
Pour solder lEJ, il est ncessaire de rduire le service fait de 20, puis de diminuer le montant de lEJ de 20
(retrait dAE de 20). LEJ peut alors tre cltur.
La phase de clture aprs finalisation des DP correspond au cas standard de clture de lEJ dans le
processus de la dpense : suite au paiement des DP, les services faits et EJ correspondants doivent
ventuellement tre mis jour afin de solder lEJ (alignement de la consommation dAE sur la consommation de
CP). Sil ny a pas dautres oprations attendues sur ces EJ, ces derniers pourront tre clturs.

3.2.1.4.5

Identification des charges constates davance

Le traitement des oprations de dpenses doit galement permettre didentifier les charges comptabilises sur
lexercice N, mais dont une partie concerne lexercice suivant : il sagit des charges constates davance.
Dans le cas dune dpense avec EJ, la charge est constate lors de la certification du service fait. Le
certificateur du service fait, en lien ventuellement avec le service mtier, doit tre en mesure didentifier les
charges relatives aux exercices ultrieurs.
Dans le cas dune dpense sans EJ, la charge est constate lors de la comptabilisation de la demande de
paiement. Le comptable de la prise en charge des dpenses, doit tre en mesure didentifier les charges
relatives aux exercices ultrieurs.
Les vnements de gestion susceptibles dentraner des charges constates davance doivent pouvoir tre
identifis dans le systme dinformation quel que soit leur mode didentification.

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Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

Une fois identifies, des charges constates davance (D486* - C6) devront tre comptabilises en priode
dinventaire au 31/12/N avant de les extourner en dbut dexercice suivant (01/01/N+1).
La comptabilisation des charges constates davance est dcrite dans le paragraphe 4.1.1
3.2.2
3.2.2.1

Traitement des oprations de recettes


Description du processus

Les oprations de fin dexercice permettent :

de rattacher les produits lexercice ;

de rapprocher les encaissements des titres, afin de permettre lenregistrement des recettes en
comptabilit budgtaire ;

dapurer le systme dinformation des dossiers incomplets ou errons.

Les oprations dapurement doivent se faire tout au long de lexercice, pour disposer dun systme et de
comptabilits le plus jour possible. En fin dexercice, ces oprations deviennent particulirement importantes,
car, en apurant les objets de gestion (modification, correction), elles permettent la poursuite du processus de
recette et donc davoir des donnes conformes la gestion. Il est donc essentiel dapurer au fil de leau les
dossiers pour leur permettre de suivre le processus standard de recette et limiter ainsi la charge de travail lors
des oprations spcifiques de fin dexercice.
Les diffrentes oprations mener dpendent de ltape du processus recette concerne.

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Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

3.2.2.2

Rles et fonctions

Fonction / Rle
Service mtier

Dfinition
En fin dexercice, il est charg sur les oprations de recettes, didentifier et de
communiquer au gestionnaire des titres les crances constates qui nont pas
encore de traduction dans le systme ;
Il est charg tout au long de lexercice de saisir les titres et de tenir jour leurs
informations (montants et imputations).
En fin dexercice, il doit apurer et veiller la mise jour des dossiers dont il a la
charge :

Gestionnaire des
titres

il saisit tous les titres lis des crances constates qui peuvent ltre ;

pour les titres qui peuvent tre saisis, il vrifie leurs informations (montants

(ordonnateur)

et imputations) et les soumet validation.


Par ailleurs, il recense et communique au responsable des titres les informations
relatives aux produits recevoir, savoir :

les crances constates qui nont pas t traduites par un titre ;

les titres crs mais non valids.

Il est charg tout au long de lexercice de valider les titres qui peuvent ltre, et ce,
jusquau 31/12/N.
Responsable des
titres
(ordonnateur)

En fin dexercice, il recense les titres non valids et les communique au responsable
de la comptabilit gnrale pour que celui-ci puisse saisir les critures de produits
recevoir concerns.
Il identifie avec le comptable de la prise en charge des recettes les produits
constats davance et en informe le responsable de la comptabilit gnrale pour
que celui-ci saisisse les critures associes.
Il est charg tout au long de lexercice de contrler et prendre en charge les titres
qui peuvent ltre, et ce, jusquau 31/12/N.

Comptable de la

En fin dexercice, il recense les titres valids mais non pris en charge et les

prise en charge

communique au responsable de la comptabilit gnrale pour que celui-ci puisse

des recettes

saisir les critures de produits recevoir concerns.

(comptable)

Il identifie avec le responsable des titres les produits constats davance et en


informe le responsable de la comptabilit gnrale pour que celui-ci saisisse les
critures associes.

Responsable de la
trsorerie
(comptable)

3.2.2.3

Sur les oprations de recette, il recense et suit au fil de leau les encaissements
raliss et vrifie que chaque encaissement a t rapproch dun titre.

Rgles de gestion

Afin de poursuivre le processus de recette sur lexercice suivant, les titres doivent tre mis jour afin de
prendre en compte les ventuelles modifications de rfrentiels. Cela se limite aux objets qui devront tre
utiliss au cours du prochain exercice. La phase de prparation permet didentifier ces objets.
La phase de mise jour des rfrentiels (incluant les impacts sur les objets de gestion) est aborde dans la
partie prparation de louverture de lexercice suivant .
Par ailleurs, si certains objets peuvent tre intgrs par interface, les oprations de prparation dcrites dans
cette partie ne doivent avoir lieu quaprs lintgration dans le systme de tous les objets : il appartient aux
diffrents acteurs de vrifier que leurs travaux portent sur tous les objets reus.

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V2.0

3.2.2.3.1

Traitement des crances constates en dehors du systme dinformation

Les crances constates mais non matrialises dans le systme doivent tre traduites au plus tt par un titre.
En fin dexercice il convient de les recenser, et, lorsque cest possible, de saisir les titres associs avant le
31/12.
Les ventuelles crances constates non traduites par un titre avant le 31/12 conduiront la comptabilisation
dun produit recevoir. Le recensement de ces crances est du ressort du service mtier concern et du
gestionnaire des titres. Par exemple, des prestations ralises mais dont la facture client na pas t mise.
Jusquau 31/12, le gestionnaire des titres saisit tous les titres lis des crances constates qui peuvent ltre,
et le responsable des titres valide ceux qui peuvent ltre.
La traduction dune crance constate en un titre doit tre faite, autant que possible, au fil de leau afin de
limiter les travaux en fin dexercice. Cela concerne galement les oprations de validation et de prise en charge.

3.2.2.3.2

Oprations dapurement et de finalisation des titres

Lapurement des titres consiste les mettre jour dans le systme dinformation (modification/correction, ou
suppression sil na plus lieu dtre), afin de permettre leur validation par le responsable des titres.
La finalisation des titres consiste valider et prendre en charge les titres pour acclrer le dnouement du
processus recette (rapprochement avec les diffrents encaissements).
Lobjectif des travaux de fin dexercice est dapurer et de dnouer les recettes qui peuvent ltre.
En cours dexercice, comme pour les autres objets de gestion, il est ncessaire de crer et de mettre jour les
titres au plus prs des diffrentes tapes du processus de recette. Ceci revt une importance particulire en fin
dexercice, car les diffrentes actions dapurement permettront de faciliter les travaux de fin dexercice.
Afin de structurer les travaux relatifs aux titres en fin dexercice, il est possible de distinguer :

les titres non valids ;

les titres valids non pris en charge.

Traitement des titres non valids


Tout au long de lanne le gestionnaire des titres saisit, contrle et transmet pour validation les titres relatifs
des crances constates.
En fin dexercice il appartient :

au gestionnaire des titres de saisir tous les titres qui peuvent ltre, de vrifier et corriger si ncessaire
ceux qui sont saisis, et denvoyer pour validation tous les titres qui peuvent ltre, et ce avant le
31/12 ;

au responsable des titres de contrler, corriger si ncessaire et valider tous les titres qui peuvent ltre
avant le 31/12.

Les titres qui ne peuvent tre valids avant le 31/12 donneront lieu lcriture dun produit recevoir par le
responsable de la comptabilit gnrale, sur la base des informations fournies par le responsable des titres.
Toutes les oprations lies des titres non valids (saisie, correction, voire suppression du titre sil na plus lieu
dtre) doivent tre ralises jusquau 31/12 afin dapurer le systme et drouler le processus recette pour le
maximum de dossiers.

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V2.0

Le systme dinformation doit permettre de recenser tous les titres non valids et les montants associs pour
faciliter la saisie des critures de produits recevoir.
Traitement des titres valids non pris en charge
Tout au long de lexercice le comptable de la prise en charge des recettes contrle et comptabilise les titres
valids par le responsable des titres. Il recense et suit les titres valids tout au long de lexercice.
En fin dexercice il lui appartient de contrler et de prendre en charge tous les titres qui peuvent ltre avant le
31/12, ou de renvoyer pour correction les titres le ncessitant.
Les titres valids mais non pris en charge avant le 31/12 donneront lieu lcriture dun produit recevoir par
le responsable de la comptabilit gnrale, sur la base des informations fournies par le comptable de la prise en
charge des recettes et le responsable des titres.
Toutes les oprations lies des titres valids non pris en charge (contrle, correction, renvoi lordonnateur
pour correction, prise en charge) doivent tre ralises jusquau 31/12 afin dapurer le systme et drouler le
processus recette pour le maximum de dossiers.
Le systme doit permettre de recenser tous les titres valids mais non pris en charge et les montants associs
pour faciliter la saisie des critures de produits recevoir.
Traitement des titres pris en charge produits constats davance
Certains titres pris en charge (donc comptabiliss) peuvent donner lieu la comptabilisation dcritures en
priode dinventaire (en date comptable au 31/12/N) : les produits constats davance.
Le comptable de la prise en charge des recettes, en lien avec le responsable des titres, identifie les titres pris
en charge en exercice N dont les produits se rattachent partiellement lexercice N+1.
Une fois identifis, les produits constats davance (dbit 7* - crdit 487*) devront tre comptabiliss en
priode dinventaire au 31/12/N avant de les extourner en dbut dexercice suivant (01/01/N+1).
La comptabilisation des produits constats davance est dcrite dans le paragraphe 4.1.2.3

3.2.2.3.3

Traitement des encaissements

Deux cas peuvent se prsenter :

les encaissements avec titre de recette dj cr dans le systme ;

les encaissements sans titre de recette.

Cas des encaissements avec titre


Les recettes sont comptabilises budgtairement lors du rapprochement de lencaissement et du titre concern.
Le rapprochement des encaissements et des titres est donc essentiel pour avoir une visibilit sur les recettes
budgtaires relles de lexercice.
Remarque : selon le systme dinformation, le rapprochement peut tre automatique et/ou manuel, et donc
limiter le dcalage entre lencaissement et limpact budgtaire.
Tout au long de lexercice, le responsable de la trsorerie doit vrifier que les encaissements effectus en N ont
bien t rapprochs des titres correspondants et que les recettes budgtaires ont t enregistres sur lexercice
N.

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V2.0

Afin de fiabiliser le solde budgtaire et pour garantir larticulation des comptabilits auxiliaire, gnrale et
budgtaire, il convient de contrler avant le 31/12/N que tous les encaissements effectus en N ont bien donn
lieu une recette budgtaire au titre de lexercice N, lorsque le rapprochement est possible.
Il appartient au responsable de la trsorerie de recenser et de suivre tout au long de lexercice les
encaissements raliss et de vrifier quil dispose dun titre pris en charge pour chacun de ces encaissements.
Sil ne dispose pas dun titre, il en informe le responsable des titres, en vue den obtenir lmission.
Cas des encaissements sans titre
Pour chaque encaissement identifi sans titre, le responsable de la trsorerie informe le comptable de la prise
en charge des recettes, le responsable des titres et le gestionnaire des titres afin que le titre concern soit cr,
valid et pris en charge. Cette rgularisation permettra le rapprochement de lencaissement et du titre avant le
31/12/N.

3.2.3

Oprations lies la comptabilit auxiliaire fournisseur

Les oprations prparatoires consistent en la vrification et la tenue jour des donnes de la comptabilit
auxiliaire fournisseur. Ces oprations sont la charge du responsable de la comptabilit auxiliaire fournisseur.
Il sagit :

dune part de vrifier la tenue jour du rfrentiel des tiers fournisseurs ;

dautre part de vrifier la cohrence des soldes entre la comptabilit auxiliaire fournisseur et la
comptabilit gnrale.

La tenue jour du rfrentiel des fournisseurs se fait tout au long de lanne. Cependant, en fin dexercice, il
est utile didentifier et contrler les informations lies aux fournisseurs inactifs ou inutiliss dans le systme sur
lexercice. Le systme doit permettre didentifier et recenser les fournisseurs non utiliss sur lexercice ces
fins de contrle.
Bien que la comptabilit auxiliaire fournisseur soit lie de manire automatique la comptabilit gnrale, le
responsable de la comptabilit auxiliaire fournisseur doit vrifier en fin dexercice (voire de manire priodique)
la cohrence des soldes entre la comptabilit auxiliaire et la comptabilit gnrale. Le systme doit permettre
ces comparaisons.

3.2.4

Oprations lies la comptabilit auxiliaire client

Les oprations prparatoires consistent en la vrification et la tenue jour des donnes de la comptabilit
auxiliaire client. Ces oprations sont la charge du responsable de la comptabilit auxiliaire client.
Il sagit :

dune part de vrifier la tenue jour du rfrentiel des tiers clients, notamment en ce qui concerne
lidentification des clients douteux ou litigieux ;

dautre part de vrifier la cohrence des soldes entre la comptabilit auxiliaire client et la comptabilit
gnrale.

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Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

La tenue jour du rfrentiel des clients se fait tout au long de lanne. Cependant, en fin dexercice, il est utile
didentifier et contrler :

les informations lies aux clients inactifs ou inutiliss dans le systme sur lexercice. Le systme doit
permettre didentifier et recenser les clients non utiliss sur lexercice ces fins de contrle ;

les clients douteux et litigieux, en lien avec les services mtier, et de mettre jour le rfrentiel en
consquence.

Tout au long de lanne, les services mtier identifient les crances lies des clients douteux ou avec lequel
lorganisme est en litige :

les crances douteuses sont des crances certaines que lorganisme possde lencontre de clients
dont la solvabilit apparat douteuse ;

les crances deviennent litigieuses aprs que le client ait reu la facture et lait conteste (la facture a
donc dans ce cas t comptabilise pour sa totalit, avant quune partie ne savre incertaine).

Le passage en client douteux ou litigieux est ralis par le responsable de la comptabilit auxiliaire client. Cette
opration sur la fiche client du rfrentiel se traduit par une criture comptable en comptabilit auxiliaire, qui
met automatiquement jour la comptabilit gnrale :

dbit 416 Clients douteux ou litigieux ;

crdit 411 Clients.

Une dprciation doit tre constate ds quapparat une perte probable. Lcriture de dprciation est dcrite
au paragraphe 4.1.2.3.
Ces critures peuvent tre automatiques sil y a une comptabilit auxiliaire, la comptabilit gnrale tant alors
automatiquement mouvemente partir de la comptabilit auxiliaire. Les critures ci-dessus sont issues de
schmas pr-paramtrs.
Bien que la comptabilit auxiliaire client soit lie de manire automatique la comptabilit gnrale, le
responsable de la comptabilit auxiliaire client doit vrifier en fin dexercice (voire de manire priodique) la
cohrence des soldes entre la comptabilit auxiliaire et la comptabilit gnrale. Le systme doit permettre ces
comparaisons.

3.2.5
3.2.5.1

Traitement des immobilisations9


Description du processus

La prparation des travaux de fin dexercice consiste fiabiliser le primtre et les informations ncessaires aux
oprations dinventaire : dotations aux amortissements et aux dprciations.
Le suivi et la tenue jour du rfrentiel des immobilisations tout au long de lanne, en interaction avec les
services mtiers et les services en charge de lexcution de la dpense, permettent de limiter au maximum ces
oprations en fin dexercice et de fiabiliser les informations ncessaires la comptabilisation des critures
damortissements et dprciations. En effet, ces informations (date de mise en service, base amortissable,
dure damortissement, etc.) sont des lments structurants des fiches immobilisation10.
Les travaux dcrits dans cette partie consistent en un accompagnement lapurement et la validation des
services faits et rceptions lies des immobilisations, et en la mise jour du rfrentiel.
9

Cette partie ne traite pas les immobilisations financires, qui sont traits dans les oprations dinventaire, partie 4.1.4

10

En comptabilit auxiliaire, chaque immobilisation est matrialise par une fiche qui porte les lments constitutifs de limmobilisation et est

associ un compte de comptabilit gnrale.

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V2.0

3.2.5.2

Rles et fonctions

Fonction / Rle

Dfinition
Il travaille en lien avec les services mtiers, le gestionnaire et le certificateur de
service fait pour :

Responsable de la
comptabilit
auxiliaire

accompagner la validation des services faits lis des immobilisations ;

tenir jour le rfrentiel des immobilisations (mises en service et sorties


dimmobilisations) ;

des

immobilisations

raliser des inventaires physiques ;

identifier les dprciations.

Selon le mode dorganisation de lorganisme, les actions peuvent tre effectues


conjointement par le comptable et lordonnateur.

3.2.5.3

Rgles de gestion

Constatation des rceptions et validation des services faits


Le responsable de la comptabilit auxiliaire des immobilisations travaille avec le gestionnaire et le certificateur
du service fait sur les rceptions venir.
Il les accompagne sur la validation des services faits portant sur des immobilisations.
Il sagit de disposer au 31/12 du primtre complet et fiabilis des dpenses immobilisables.
Tenue jour du rfrentiel des immobilisations
Le responsable de la comptabilit auxiliaire des immobilisations veille la tenue jour du rfrentiel des
immobilisations tout au long de lexercice. Cette vrification est particulirement importante en fin dexercice
puisquelle dfinit le primtre des oprations dinventaire pour les immobilisations et les critures
correspondantes. Il sassure donc davoir bien enregistr au 31/12 :

les mises en service : date de mise en service effective de limmobilisation ;

fiabilisation

des

donnes

relatives

aux

fiches

immobilisations :

base

amortissable,

dure

damortissement, etc. ;

3.2.6
3.2.6.1

les sorties et les cessions dimmobilisations.

Traitement des stocks


Description du processus

La prparation des travaux de fin dexercice consiste fiabiliser le primtre et les informations ncessaires aux
oprations dinventaire : variations de stocks et provisions pour dprciation.
Le suivi et la tenue jour du rfrentiel des articles (si lorganisme dispose dune comptabilit auxiliaire des
stocks) tout au long de lanne, en interaction avec les services mtier et les services en charge du processus
de la dpense, permettent de limiter au maximum ces oprations en fin dexercice.
Les travaux dcrits dans cette partie consistent en un accompagnement lapurement et la validation des
services faits et rceptions lies des achats stocks, les entres et sorties de stocks, et en la mise jour le
rfrentiel des articles.

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V2.0

3.2.6.2

Rles et fonctions

Fonction / Rle

Dfinition
Il est responsable de :

la ralisation des inventaires physiques ;

les entres et sorties de stocks ;

auxiliaire des

identifier les dprciations ;

stocks

la mise jour du rfrentiel des articles et les donnes associes ;

la transmission des informations ncessaires au comptable pour la

Responsable de la
comptabilit

comptabilisation des critures de fin dexercice.

3.2.6.3

Rgles de gestion

Les modalits de prparation sont diffrentes si lorganisme dispose dune comptabilit auxiliaire des stocks.
Si lorganisme dispose dune comptabilit auxiliaire, il pourra effectuer des inventaires permanents de ses
stocks : en effet, les stocks seront valoriss et comptabiliss au fil de leau de manire concomitante la
certification du service fait. Il en va de mme pour la sortie de stock, lors de la comptabilisation des titres de
recette. Les activits de prparation des travaux de fin dexercice se limitent donc :

un contrle des oprations effectues au cours de lexercice N : certification des services faits relatifs
aux livraisons effectus sur lexercice N ;

un contrle de cohrence des soldes entre la comptabilit auxiliaire des stocks et la comptabilit
gnrale (classe 3)11 ;

la prparation des lments ncessaires la comptabilisation des critures dajustement de la fin


dexercice.

Pour rappel, le responsable de la comptabilit auxiliaire des stocks veillera la tenue jour du rfrentiel des
articles tout au long de lexercice.
Si lorganisme ne dispose pas dune comptabilit auxiliaire, le comptable devra disposer des lments
ncessaires lintgration des stocks en comptabilit lors de la priode dinventaire. Selon les modes
dorganisation, ces informations pourront tre fournies par le service mtier, lordonnateur ou le responsable de
la comptabilit auxiliaire des stocks.
3.2.7

Traitements des oprations courantes comptables

La prparation des travaux de fin dexercice ct comptable concerne :

lapurement et la validation des oprations courantes (demandes de correction, de versement, de


reversement) ;

11

la rgularisation des changes avec les rgies.

Rappel : si lorganisme effectue un inventaire permanent , un inventaire physique (hors systme dinformation) doit malgr tout tre

effectu.

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V2.0

Apurement et validation des oprations courantes


Les oprations dapurement doivent se faire tout au long de lexercice, pour disposer dun systme
dinformation et de comptabilits le plus jour possible. En fin dexercice, ces oprations deviennent
particulirement importantes, car, en apurant (modification, correction) ou en validant les objets de gestion,
elles permettent la poursuite du processus comptable et donc davoir un systme conforme la gestion.
Il est donc essentiel dapurer au fil de leau les dossiers pour limiter la charge de travail aux oprations
spcifiques la fin dexercice.
Les demandes de correction avec impact budgtaire doivent tre comptabilises avant le 31/12 pour avoir effet
sur lexercice o est apparu le besoin de correction.
Rgularisation des changes avec les rgies
Dans le cas dune rgie davance, le rgisseur, charg pour le compte des comptables publics doprations de
liquidation et de paiement, dispose dune avance de fonds.
Le versement initial de lavance de fonds au rgisseur impacte la comptabilit gnrale, mais pas la
comptabilit budgtaire. Cette opration est ralise laide dune demande de versement saisie par
lordonnateur et prise en charge par le responsable de la trsorerie.
Selon une frquence dfinie par lorganisme, le rgisseur transmet ses justificatifs. La prise en charge de ces
justificatifs a des impacts en comptabilit gnrale (charge) et en comptabilit budgtaire (en AE et CP).
En fin dexercice, les justificatifs doivent tre transmis l'ordonnateur de faon permettre la comptabilisation
sur l'exercice des charges et des dpenses affrentes. En dbut d'exercice suivant, l'avance est reconstitue.
Dans le cas dune rgie de recette, selon une frquence dfinie par lorganisme, un titre est saisi pour le
montant encaiss par le rgisseur. Le responsable de la trsorerie prend en charge le titre. Au 31/12,
lensemble des encaissements du rgisseur doivent avoir fait lobjet dun titre pour le mme montant.

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V2.0

OPERATIONS DE FIN DEXERCICE

4.1

Volet comptable

4.1.1
4.1.1.1

Oprations dinventaire lies au processus de la dpense


Description du processus

Les oprations dinventaire lies au processus de la dpense ont un impact uniquement comptable et ont pour
finalit de respecter lindpendance des exercices comptables. Elles nont pas dimpact budgtaire.
A lissue des travaux de prparation de la fin dexercice N, les travaux de recensement et dapurement raliss
sur les objets de gestion utiliss dans le processus de la dpense (cf. partie 3.2.1) doivent permettre didentifier
les critures dinventaire saisir en dbut dexercice N+1 au titre de lexercice comptable N.
Ces travaux ncessitent une collaboration entre les diffrents acteurs quils soient ordonnateurs ou comptables.

Ces critures dinventaire permettent de dterminer les charges rattaches sur lexercice N. On distingue deux
types dcritures dinventaire :

les charges payer comptabiliser (CAPAC) ;

les charges constates davance.

Ces critures sont extournes, en dbut dexercice N+1, en date comptable du 01/01/N+1. Selon le volume
dcritures concern, il est recommand que le systme permette dextourner le jour mme et de manire
automatique les critures dinventaire. Cela permettra dviter un double enregistrement en charge en cas
dventuelle certification de service fait entre l'enregistrement de la charge payer et l'extourne.

4.1.1.2

Rles et fonctions

Les acteurs concerns sont les mmes que pour les oprations de prparation des travaux de fin dexercice
dcrits supra.

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V2.0

4.1.1.3

Rgles de gestion

Charges payer
Les charges payer (CAP) sont les dpenses qui nont pas t rgles aux fournisseurs. Elles sont constitues :

des services faits certifis, mais non pays (CAP comptabilises au fil de leau, en priode courante) ;

des charges payer comptabiliser (CAPAC) :


o

les services faits constats mais non certifis,

les rceptions non constates dans le systme dinformation.

Remarque : les charges payer comptabiliser ne concernent que les dpenses hors immobilisations.
Charges payer comptabiliser (CAPAC)
En fin dexercice N, suite aux oprations de prparation de fin dexercice sur le processus de la dpense, le
recensement des rceptions sans service fait constat, des services faits constats non certifis, ainsi que des
demandes de paiement sans EJ non comptabilises, permet didentifier les charges rattacher sur lexercice N.
Ces actions de recensement peuvent impliquer des acteurs diffrents selon le type de dpense (avec ou sans
EJ) :

service mtier ;

gestionnaire du service fait ;

certificateur du service fait ;

gestionnaire des demandes de paiement ;

responsable des demandes de paiement.

Tableau rcapitulatif des oprations devant faire lobjet de charges payer avant comptabilisation (CAPAC)

Objet

N/A

Situation
31/12/N

au

Dpenses avec EJ Dpenses sans EJ

Rception
physique non
constate

Constat
Service
fait
Certifi

CAPAC

CAPAC

CAPAC

N/A

Gestionnaire du service fait

CAP dj
comptabilise au fil
de leau

N/A

Certificateur du service fait

N/A

Facture non reue

CAPAC

N/A

Facture reue
sans saisie de DP

CAPAC

Saisie

CAPAC

Valide par
lordonnateur

CAPAC

Comptabilise

Charge dj
comptabilise au fil
de leau

DP

Acteur pouvant recenser les


charges payer avant
comptabilisation (CAPAC)
Service mtier

Service mtier
Dans le cas des fluides ou frais de
dplacement o lon peut considrer
quil y a eu service fait.
Service Mtier
Gestionnaire des demandes de
paiement
Gestionnaire des demandes de
paiement
Responsable des demandes de
paiement

Les vnements de gestion susceptibles dentraner des charges payer comptabiliser (CAPAC) doivent
pouvoir tre restitus dans le systme dinformation quel que soit leur mode didentification.

Dossier de prescriptions gnrales

39 / 65

Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

Caractristiques de lcriture de charge payer avant comptabilisation :

demande de comptabilisation ;

date comptable : 31/12/N ;

schma comptable :
o

dbit 6* - Charges,

crdit 408 Fournisseurs - factures non parvenues ;

impact budgtaire : non ;

extourne sur N+1 : oui.

Remarque : si lorganisme nest pas assujetti la TVA le montant de lcriture est Toutes Taxes Comprises.
Les critures de charge payer doivent tre comptabilises sur les comptes de classe 6 (charges) pour lesquels
une livraison ou une prestation a t effectue.
En dbut dexercice N+1 :

lordonnateur (quel que soit son rle), sur la base des recensements effectus, saisit une demande de
comptabilisation par nature de charge. Il faut au moins une criture de charge payer pour chaque
compte de charge (compte de classe 6) concern ;

le responsable de la comptabilit gnrale, aprs vrification des diffrents lments, pourra


comptabiliser lcriture en date comptable du 31/12/N.

Charges constates davance


Les charges constates davance permettent de dduire du rsultat de lexercice N des charges constates au
cours de lexercice N, mais imputables lexercice suivant.
Les charges sont enregistres au cours de lexercice o elles sont constates et peuvent dans certains cas
comprendre des charges imputables lexercice suivant. Aussi, pour rtablir le rsultat de l'exercice, ces
charges concernant lexercice suivant ne doivent pas impacter le rsultat de lexercice N.
En cours dexercice N, lors de la constatation des charges (certification du service fait ou comptabilisation de la
demande de paiement cas des dpenses sans EJ), lordonnateur et le comptable doivent pouvoir identifier la
part de la charge imputable lexercice en cours ainsi que la part relative lexercice suivant.
En fin dexercice N, les charges constates sur lexercice N imputables sur lexercice suivant sont dans un
premier temps vrifies, consolides et ventuellement compltes par diffrents acteurs du processus de la
dpense :

certificateur du service fait ;

comptable de la prise en charge des dpenses.

Les vnements de gestion susceptibles dentraner des charges constates davance doivent pouvoir tre
identifis dans le systme dinformation quel que soit leur mode didentification.

Dossier de prescriptions gnrales

40 / 65

Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

En dbut dexercice N+1 :

lordonnateur, sur la base des recensements effectus (par le certificateur du service fait et le
comptable de prise en charge de la dpense), saisit une demande de comptabilisation par nature de
dpense ;

le responsable de la comptabilit gnrale, aprs vrification des diffrents lments, pourra


comptabiliser lcriture en date du 31/12/N.

Caractristiques de lcriture de charge constate davance :

demande de comptabilisation ;

date comptable : 31/12/N ;

schma comptable :
o

dbit 486 - Charges constates d'avance (imputables l'exercice suivant),

crdit 6* - Charges ;

impact budgtaire : non ;

extourne sur N+1 : oui.

4.1.2
4.1.2.1

Oprations dinventaire lies au processus de la recette


Description du processus

Les oprations dinventaire lies au processus de la recette ont un impact uniquement comptable et ont pour
finalit de respecter lindpendance des exercices comptables. Ces oprations nont pas dimpact budgtaire.
Lors des travaux de prparation de la fin dexercice N, les oprations dapurement et de recensement raliss
sur les titres ont permis didentifier les critures dinventaire saisir en dbut dexercice N+1 au titre de
lexercice comptable N. Les critures dinventaire lies aux recettes correspondent aux oprations suivantes :

produits recevoir ;

produits constats davance ;

dprciations de crances.

La qualit des critures dinventaire saisies rsulte dune collaboration entre les diffrents acteurs du processus
recette, ordonnateurs et comptables pendant les diffrentes tapes des travaux de fin dexercice et dune mise
jour des dossiers au fil de lexercice. Par ailleurs, le systme dinformation doit permettre de recenser les
diffrents cas de gestion dcrits dans les parties prcdentes afin didentifier les montants passer par compte
et par type dcriture dinventaire.

Les critures de produits recevoir sont saisies en exercice N+1 avec une date comptable du 31/12/N. Elles
sont ensuite extournes avec une date comptable au 01/01/N+1.

Dossier de prescriptions gnrales

41 / 65

Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

Le systme dinformation doit permettre dextourner automatiquement les critures dinventaire (produits
recevoir et produits constats davance).

4.1.2.2

Rles et fonctions

Les acteurs concerns sont les mmes que pour les oprations de prparation des travaux de fin dexercice
dcrits supra.

4.1.2.3

Rgles de gestion

Produits recevoir
Les produits ns au cours de lexercice, sils peuvent tre valus de manire fiable avant larrt des comptes,
qui nont pas t comptabiliss la clture de celui-ci font lobjet dune criture de produits recevoir.
Les oprations de prparation de fin dexercice du processus recette ont permis dapurer les dossiers, en
enregistrant les impacts budgtaires et comptables associs.
Ce positionnement aux diffrentes tapes du processus recette permet de fiabiliser lidentification des produits
recevoir et des montants associs.
Une criture de produits recevoir doit tre saisie pour chaque compte de classe 7 concern.
Caractristiques de lcriture de produit recevoir :

demande de comptabilisation ;

date comptable : 31/12/N ;

schma comptable :
o

dbit 418 - Clients et usagers - Produits non encore facturs,

crdit 7* - Produits ;

impact budgtaire : non ;

extourne sur N+1 : oui.

Le systme dinformation doit permettre didentifier les critures de produits recevoir saisir, en restituant
les montants de produits recevoir par compte de classe 7.
Tableau rcapitulatif des catgories de produits recevoir (PAR) :

Objet

Situation au 31/12/N

N/A

Constatation dacquisition
du droit sans titre

PAR

Saisi

PAR

Valid par lordonnateur

PAR

Titre

Catgorie

Acteur responsable du recensement


Service Mtier
Gestionnaire des titres
Service Mtier
Gestionnaire des titres
Responsable des titres
Comptable de la prise en charge des recettes

Comptabilis
Rapproch de
lencaissement

Dossier de prescriptions gnrales

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Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

Lenregistrement des critures de produits recevoir se fait via une demande de comptabilisation saisie et
valide par le responsable des titres et comptabilise en date du 31/12/N par le responsable de la comptabilit
gnrale. Lcriture comptable (il ny a aucun impact budgtaire) est gnre lors de la prise en charge par le
comptable de la demande de comptabilisation.
Il est prconis que le systme dinformation permette de grer une extourne automatique des critures
relatives aux produits recevoir en date comptable du 01/01/N+1.
Produits constats davance
Il sagit de produits comptabiliss au cours de lexercice N, dont une partie seulement concerne lexercice
suivant (lorsque le produit na pas t ralis), cest la notion de produits constats davances (par exemple
dans le cas de loyers).
En cours dexercice N, lors de la constatation dune crance, lordonnateur et le comptable doivent pouvoir
identifier sur un titre si tout ou partie de la crance est imputable un exercice ultrieur, afin de pouvoir
recenser cette crance en fin dexercice. Le systme dinformation doit donc permettre didentifier les titres
portant des crances dont une part est imputable un exercice ultrieur.
En fin dexercice N, les produits constats sur lexercice N imputables sur des exercices suivants sont identifis
par le responsable des titres et le comptable de la prise en charge des recettes, et communiqus au
responsable de la comptabilit gnrale.
Ce dernier comptabilise lcriture de produits constats davance :

demande de comptabilisation ;

date comptable : 31/12/N ;

schma comptable :
o

dbit 7* - Produits,

crdit 487 - Produits constats d'avance ( rattacher l'exercice suivant) ;

impact budgtaire : non ;

extourne sur N+1 : oui.

Lcriture est extourne sur lexercice N+1, en date comptable 01/01/N+1, pour solder le compte 487 par le
crdit du produit correspondant.

Dossier de prescriptions gnrales

43 / 65

Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

Dprciations de crances
Une dprciation doit tre constate ds quapparat une perte probable sur une crance.
Lordonnateur saisit via une demande de comptabilisation, lcriture de dprciation, qui est

valide par le

responsable de la comptabilit gnrale :

demande de comptabilisation ;

date comptable : 31/12/N ;

schma comptable :
o

dbit 68* - Dotations aux amortissements, aux dprciations et aux provisions,

crdit 49 - Dprciation des comptes de tiers ;

impact budgtaire : non ;

extourne sur N+1 : non.

La reprise de la dprciation seffectue via une demande de comptabilisation, saisie et valide par les mmes
acteurs :

demande de comptabilisation ;

date comptable : 31/12/N ;

schma comptable :
o

dbit 49 - Dprciation des comptes de tiers,

crdit 78 - Reprises sur amortissements, dprciations et provisions ;

impact budgtaire : non ;

extourne sur N+1 : non.

4.1.3
4.1.3.1

Oprations dinventaire lies aux immobilisations12


Description du processus

Ces oprations concernent les ventuelles dprciations des actifs et les amortissements des actifs.
La dprciation modifiant la base amortissable de limmobilisation, elle doit tre saisie avant le calcul des
amortissements.

4.1.3.2

Rles et fonctions

Les acteurs concerns sont les mmes que pour les oprations de prparation des travaux de fin dexercice
dcrits supra.
12

Cette partie ne traite pas les immobilisations financires, qui sont traites dans les oprations dinventaire (cf. infra).

Dossier de prescriptions gnrales

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Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

4.1.3.3

Rgles de gestion

Comptabilisation des dprciations


Lordonnateur saisit une demande de comptabilisation. Lagent comptable comptabilise ensuite lcriture de
dprciation :

demande de comptabilisation ;

date comptable: 31/12/N ;

schma comptable :
o

dbit 68 Dotations aux amortissements, aux dprciations et aux provisions,

crdit 29 Dprciations des immobilisations ;

impact budgtaire: non ;

extourne sur N+1 : non.

La reprise de la dprciation seffectue via une demande de comptabilisation, saisie et valide par les mmes
acteurs :

demande de comptabilisation ;

date comptable : 31/12/N ;

schma comptable :
o

dbit 29 Dprciations des immobilisations,

crdit 78 Reprises sur amortissements, dprciations et provisions ;

impact budgtaire : non ;

extourne sur N+1 : non.

La demande de comptabilisation est comptabilise par le responsable de la comptabilit gnrale.


Ces critures peuvent tre automatiques sil y a une comptabilit auxiliaire des immobilisations : la mise jour
de la fiche immobilisation peut gnrer lcriture ci-dessus partir dun schma pr-paramtr.
Comptabilisation des amortissements
L'amortissement est dtermin par le plan d'amortissement propre chaque actif amortissable.
Lordonnateur saisit une demande de comptabilisation et lcriture damortissements est comptabilise par
lagent comptable :

demande de comptabilisation ;

date comptable : 31/12/N ;

schma comptable :
o

dbit 68 Dotations aux amortissements, aux dprciations et aux provisions,

crdit 28 Amortissements des immobilisations ;

impact budgtaire : non ;

extourne sur N+1 : non.

Dossier de prescriptions gnrales

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Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

La reprise de lamortissement seffectue via une demande de comptabilisation, saisie et valide par les mmes
acteurs :

demande de comptabilisation ;

date comptable : 31/12/N ;

schma comptable :
o

dbit 28 Amortissements des immobilisations,

crdit 78 Reprises sur amortissements, dprciations et provisions ;

impact budgtaire : non ;

extourne sur N+1 : non.

Le systme doit permettre de recenser les montants de dotations aux amortissements et aux dprciations
partir des informations des fiches immobilisations.
La demande de comptabilisation est comptabilise par le responsable de la comptabilit gnrale.
Ces critures peuvent tre automatiques sil y a une comptabilit auxiliaire des immobilisations : la mise jour
de la fiche immobilisation peut gnrer lcriture ci-dessus partir dun schma pr-paramtr.
Evolution des financements rattachs des immobilisations
Les organismes reoivent des financements rattachs des immobilisations. Ces financements sont de deux
natures :

les financements en nature reprsentant la contrepartie des biens mis disposition ou remis en pleine
proprit ;

les financements en espces destins l'acquisition, la production ou le maintien dans le patrimoine


d'actifs incorporels, corporels et financiers.

Ces financements voluent symtriquement l'actif auquel ils sont rattachs. En priode d'inventaire, le
responsable de la comptabilit gnrale doit donc :

comptabiliser en produit la reprise du financement, suite un amortissement, une dprciation ou une


sortie du bilan de l'actif financ ;

comptabiliser en charge la reconstitution du financement, suite une reprise de dprciation sur un


actif.

L'ordonnateur transmet l'agent comptable une demande de comptabilisation.


En cas de reprise de financement, s'il s'agit d'un financement en provenance de l'Etat, le responsable de la
comptabilit gnrale comptabilise l'criture suivante :

demande de comptabilisation ;

date comptable : 31/12/N ;

schma comptable :
o

dbit 1049 - Reprise au rsultat des financements rattachs des actifs,

crdit 78 - Reprises sur amortissements, dprciations et provisions - Quote-part reprise


au rsultat des financements rattachs des actifs ;

impact budgtaire : non.

Dossier de prescriptions gnrales

46 / 65

Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

En cas de reprise de financement, s'il s'agit d'un financement en provenance d'un tiers autre que l'Etat, le
responsable de la comptabilit gnrale comptabilise l'criture suivante :

demande de comptabilisation ;

date comptable : 31/12/N ;

schma comptable :
o

dbit 1349 - Reprise au rsultat des financements rattachs des actifs,

crdit 78 - Reprises sur amortissements, dprciations et provisions - Quote-part reprise


au rsultat des financements rattachs des actifs ;

impact budgtaire : non.

En cas de reconstitution du financement, s'il s'agit d'un financement en provenance de l'Etat, le responsable de
la comptabilit gnrale comptabilise l'criture suivante :

demande de comptabilisation ;

date comptable : 31/12/N ;

schma comptable :
o

dbit 68 - Dotations aux amortissements, aux dprciations et aux provisions - Quote-part


reconstitue des financements rattachs des actifs,

crdit 1049 - Reprise au rsultat des financements rattachs des actifs ;

impact budgtaire : non.

En cas de reconstitution du financement, s'il s'agit d'un financement en provenance d'un tiers autre que l'Etat,
le responsable de la comptabilit gnrale comptabilise l'criture suivante :

demande de comptabilisation ;

date comptable : 31/12/N ;

schma comptable :
o

dbit 68 - Dotations aux amortissements, aux dprciations et aux provisions - Quote-part


reconstitue des financements rattachs des actifs,

crdit 1349 - Reprise au rsultat des financements rattachs des actifs ;

impact budgtaire : non.

En cas de sortie du bilan de l'actif financ, le financement est repris au compte de rsultat, puis le financement
est sorti du bilan pour son montant initial.
S'il s'agit d'un financement en provenance de l'Etat, le responsable de la comptabilit gnrale comptabilise
l'criture suivante :

demande de comptabilisation ;

date comptable : 31/12/N ;

schma comptable :

dbit 1041 - Valeur initiale des financements rattachs des actifs ;

crdit 1049 - Reprise au rsultat des financements rattachs des actifs ;

impact budgtaire : non.

Dossier de prescriptions gnrales

47 / 65

Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

S'il s'agit d'un financement en provenance d'un tiers autre que l'Etat, le responsable de la comptabilit gnrale
comptabilise l'criture suivante :

demande de comptabilisation ;

date comptable : 31/12/N ;

schma comptable :

dbit 1341 - Valeur initiale des financements rattachs des actifs,

crdit 1349 - Reprise au rsultat des financements rattachs des actifs ;

impact budgtaire : non.

Ces critures peuvent tre automatiques s'il existe une comptabilit auxiliaire des immobilisations : la mise
jour de la fiche immobilisation peut gnrer les critures ci-dessus partir d'un schma pr-paramtr.
La comptabilit auxiliaire des immobilisations doit permettre de faire le lien entre le bien et son financement.

4.1.4

Oprations dinventaire lies aux actifs financiers

La norme relative aux immobilisations financires du recueil des normes comptables des organismes dcrit les
rgles applicables en matire d'oprations d'inventaire lies aux actifs financiers.

4.1.5
4.1.5.1

Oprations dinventaire lies aux stocks


Description du processus

Les travaux de fin dexercice consistent notamment sassurer de lexistence et de la valeur des stocks, valuer
les valeurs dinventaire, mettre en conformit les inventaires physiques et les inventaires comptables.
Les critures dinventaire relatives aux stocks concernent :

les variations de stocks le cas chant (si linventaire comptable est intermittent ) ou leur
ajustement (si linventaire comptable est permanent ) ;

4.1.5.2

les provisions pour dprciation de stocks.

Rles et fonctions

Les acteurs concerns sont les mmes que pour les oprations de prparation des travaux de fin dexercice
dcrits supra.

4.1.5.3

Rgles de gestion

Variation de stocks
En fin dexercice, les traitements des variations de stocks sont diffrents selon le type dinventaire comptable
adopt par lorganisme.

Dossier de prescriptions gnrales

48 / 65

Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

En inventaire comptable permanent, les comptes de stocks sont mouvements, au fil de leau, au gr des
entres et des consommations de stocks.
En fin dexercice :

le responsable de la comptabilit auxiliaire des stocks (ordonnateur) doit :


o

sassurer que les mouvements de stocks ont bien t retranscrits en comptabilit auxiliaire
des stocks, conformment aux inventaires physiques,

en cas dcart, crer une demande de comptabilisation avec les pices justificatives
ncessaires ;

le responsable de la comptabilit gnrale doit :


o

sassurer que toutes les critures de la comptabilit auxiliaire des stocks ont bien
mouvement les comptes de stocks (31 37) en comptabilit gnrale tout au long de
lexercice,

le cas chant, comptabiliser la demande de comptabilisation en priode dinventaire.

En inventaire comptable intermittent, les comptes de stocks (31 37) ne sont jamais mouvements en
cours dexercice. Les quantits obtenues par le recensement physique sont valorises, puis imputes aux
comptes de stocks en fin dexercice.
En fin dexercice :

le responsable de la comptabilit auxiliaire des stocks (ordonnateur) doit :


o

raliser des inventaires physiques,

crer une demande de comptabilisation et transmettre les lments justificatifs au


comptable,

le responsable de la comptabilit gnrale doit :


o

sassurer que les lments transmis par lordonnateur sont conformes,

demander des prcisions, le cas chant, lordonnateur,

comptabiliser la demande de comptabilisation en priode dinventaire.

Caractristiques des critures de variation de stocks :

demande de comptabilisation ;

date comptable : 31/12/N ;

schmas comptables :
o

entre de stock :
-

dbit 3* - Stocks et en-cours,

crdit 603* - Variation des stocks (approvisionnements, marchandises),

sortie de stock :
-

dbit 703* - Ventes de produits rsiduels,

crdit 3* - Stocks et en cours ;

impact budgtaire : non ;

extourne sur N+1 : non.

Ces critures peuvent tre automatiques sil y a une comptabilit auxiliaire des stocks, la comptabilit gnrale
tant alors automatiquement mouvemente partir de la comptabilit auxiliaire. Les critures ci-dessus sont
issues de schmas pr-paramtrs.

Dossier de prescriptions gnrales

49 / 65

Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

Dprciation de stocks
Lorsque la valeur actuelle dun lment de stocks (valeur nette de ralisation ou cot de remplacement) est
infrieure sa valeur comptable, une dprciation doit tre comptabilise sous la forme dune dotation porte
en charges de fonctionnement, hauteur de la diffrence entre ces deux valeurs.
Cette dprciation initiale peut tre ensuite ajuste par une dprciation complmentaire, ou par une reprise
sur dprciation.
Caractristiques de lcriture de dotation pour dprciation de stocks :

demande de comptabilisation ou criture automatise si comptabilit auxiliaire des stocks ;

date comptable : 31/12/N ;

schma comptable :
o

dbit 68* - Dotations aux amortissements, dprciation et provisions,

crdit 39* - Dprciation des stocks ;

impact budgtaire : non ;

extourne sur N+1 : non.

Caractristiques de lcriture de reprise sur dprciation de stocks :

demande de comptabilisation / criture automatise si comptabilit auxiliaire des stocks ;

date comptable : 31/12/N ;

schma comptable :
o

dbit 39* - Dprciation des stocks,

crdit 78* - Reprise sur amortissements, dprciation et provisions ;

impact budgtaire : non ;

extourne sur N+1 : non.

Ces critures peuvent tre automatiques sil y a une comptabilit auxiliaire des stocks : la mise jour de la
fiche article peut gnrer lcriture ci-dessus partir dun schma pr-paramtr.
Sil y a une comptabilit auxiliaire des stocks, la dprciation doit tre initie dans la comptabilit auxiliaire et
ne pas faire lobjet dune criture directe en comptabilit gnrale.

4.1.6
4.1.6.1

Autres oprations comptables


Provisions pour risques et charges

Une provision pour risques et charges13 est un passif dont l'chance ou le montant n'est pas fix de faon
prcise. Il sagit dune obligation lgard dun tiers dont il est probable ou certain quelle provoquera une
sortie de ressources au bnfice de ce tiers, sans contrepartie au moins quivalente attendue de celui-ci.
Ds lors quune obligation rpond la dfinition dune provision pour risques et charges elle doit tre
comptabilise.

13

Voir la norme 12 dcrite en annexe du fascicule comptabilits

Dossier de prescriptions gnrales

50 / 65

Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

Lordonnateur saisit via une demande de comptabilisation, lcriture de provision pour risques et charge :

demande de comptabilisation ;

date comptable : 31/12/N ;

schma comptable :
o

dbit 68 Dotations aux amortissements, aux dprciations et aux provisions,

crdit 15 Provisions ;

impact budgtaire : non ;

extourne : non.

La reprise de la provision seffectue via une demande de comptabilisation, saisie et valide par les mmes
acteurs :

demande de comptabilisation ;

date comptable : 31/12/N ;

schma comptable :
o

dbit 15 Provisions,

crdit 78 Reprises sur amortissements, dprciations et provisions ;

impact budgtaire : non ;

extourne sur N+1 : non.

La demande de comptabilisation est comptabilise par le responsable de la comptabilit gnrale.

4.1.6.2

Engagements hors bilan

Les engagements hors bilan14, ports en annexe des comptes de lorganisme, rpondent la dfinition gnrale
des passifs et actifs ventuels qui consistent :

soit en une obligation pour les engagements donns (ou un droit pour les engagements reus) potentiel
de lorganisme lgard de tiers rsultant dvnements dont lexistence ne sera confirme que par la
survenance, ou non, dun ou plusieurs vnements futurs incertains qui ne sont pas totalement sous le
contrle de lorganisme ;

soit en une obligation (ou un droit) de lorganisme lgard de tiers dont il nest pas probable ou
certain quelle provoquera une sortie (ou une entre) de ressources lextinction de lobligation (ou du
droit).

En particulier, les engagements juridiques relatifs des oprations pour lesquelles le service fait nest pas
intervenu doivent tre mentionns en engagements hors bilan.
Ces principes sappliquent galement aux engagements reus pour lesquels les rgles et modalits dinscription
lannexe sont identiques celles des engagements donns (norme 13 engagements EPN).
Ds lors quune obligation (ou un droit) rpond aux dfinitions ci-dessus, un engagement hors bilan doit tre
mentionn en annexe.
Les engagements hors bilan peuvent tre comptabiliss.

14

Voir la norme 13 dcrite en annexe du fascicule comptabilits

Dossier de prescriptions gnrales

51 / 65

Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

Pour les engagements donns, lordonnateur saisit via une demande de comptabilisation, lcriture
dengagement hors bilan :

demande de comptabilisation ;

date comptable : 31/12/N ;

schma comptable (NB : schma invers pour les engagements reus) :


o

dbit 8* Engagement donn,

crdit 809* Contrepartie Engagement donn ;

impact budgtaire : non ;

extourne : non.

Pour les engagements reus, lordonnateur saisit via une demande de comptabilisation, lcriture dengagement
hors bilan suivante :

demande de comptabilisation ;

date comptable : 31/12/N ;

schma comptable (NB : schma invers pour les engagements reus) :


o

dbit 809* Contrepartie Engagement reu,

crdit 8* Engagement reu ;

impact budgtaire : non ;

extourne : non.

La demande de comptabilisation est comptabilise par le responsable de la comptabilit gnrale.

4.1.6.3

Rvaluation des oprations en devise

Au cours de la priode d'inventaire, les crances restant recouvrer et les dettes restant payer en fin
d'exercice font l'objet d'une actualisation aux taux de change en vigueur.
Les diffrences de conversion ainsi dtermines sont alors inscrites des comptes transitoires en attente de
rgularisations ultrieures :

l'actif du bilan, lorsque la diffrence correspond une perte latente : compte 476 - Diffrences de
conversion sur oprations en devises - Actif ;

au passif du bilan, lorsque la diffrence correspond un gain latent : compte 477 - Diffrences de
conversion sur oprations en devises - Passif.

Pour une diminution de crance, le responsable de la comptabilit gnrale saisit une opration diverse :

opration diverse ;

date comptable : 31/12/N ;

schma comptable :
o

dbit 476 Diffrence de conversion sur oprations en devise Actif,

crdit 411 Clients,

simultanment, constitution d'une provision :


-

dbit 686 Dotations aux amortissements, aux dprciations et aux provisions


Charges financires,

crdit 151 Provisions pour risques ;

Dossier de prescriptions gnrales

52 / 65

Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

impact budgtaire : non ;

extourne sur N+1 : oui, le cas chant (l'organisme peut galement choisir de solder les comptes de
diffrences de conversion lors du rglement de l'opration).

Pour une augmentation de crance, le responsable de la comptabilit gnrale saisit une opration diverse :

opration diverse ;

date comptable : 31/12/N ;

schma comptable :
o

dbit 411 Clients,

crdit 477 - Diffrence de conversion sur oprations en devise - Passif ;

impact budgtaire : non ;

extourne sur N+1 : oui, le cas chant (l'organisme peut galement choisir de solder les comptes de
diffrences de conversion lors du rglement de l'opration).

4.1.6.4

Fiscalit

Le cycle de la fiscalit, quil soit trait tout au long de lexercice pour un certain nombre doprations comme la
TVA, ou ponctuellement comme la taxe dapprentissage, reste fortement impact en priode de fin dexercice.
En effet certaines critures comptables ne peuvent tre tablies quune fois que lensemble des charges est
stabilis.
Il en va ainsi notamment :

de la taxe sur les salaires ;

de la contribution conomique territoriale (partie contribution sur la valeur ajoute des entreprises) ;

des crdits dimpts (crdit dimpt comptitivit emploi, crdit dimpt recherche) ;

de limpt sur les socits.

Ces oprations donnent lieu des critures en N et N+1. En effet, en comptabilit gnrale, en application du
principe de droits constats, lcriture intervient sur lexercice au titre duquel limpt est d.
En revanche, en comptabilit budgtaire, lcriture interviendra sur lexercice au cours duquel limpt sera pay.
Par exemple, pour limpt sur les socits au titre du rsultat dgag sur lexercice N, seule une criture de
charge en comptabilit gnrale sera enregistre en exercice N, lcriture de comptabilit budgtaire
intervenant, en AE=CP, en N+1.
Par ailleurs, les acomptes dimpt sur les socits, relevant doprations de trsorerie et donc non budgtaires,
se traiteront exclusivement en compte de classe 4 (tableau dquilibre financier).

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Fascicule 6 : Travaux de fin d'exercice

V2.0

A titre dillustration, voici la dcomposition des critures en comptabilits gnrale et budgtaire du traitement
de limpt sur les socits. Il sagit bien videmment dun cas standard nayant pas vocation couvrir tous les
cas de figure possibles.

Exercice

N-2

N-1

N+1

Ecriture en
comptabilit
gnrale

Rsultat positif (3 M)
=> charge payer
d1 M comptabilise
en N-2

Rsultat ngatif en
N-1 (-1 M)
=> pas dimpt sur
les socits
1 M en AE=CP au
titre de N-2,
consomms en N-1

Rsultat positif en N
(1 M) => charge
payer de 0,33 M
comptabilise en N

Rsultat positif (10


M) => charge
payer de 3,33 M

Ecriture en
comptabilit
budgtaire
Ecriture
compte de
classe 4

4.1.6.5

0,33 M en AE=CP
au titre de N,
consomms en N+1
Acomptes totaux
dcaisss d1 M

Remboursement par
la DGFiP de 0,67 M

Intgration des comptes des comptables secondaires

Selon les types d'organisation mises en place les oprations en fin dexercice sont les suivantes :

Pour lintgration priodique : lintgration comptable, se faisant par opration tout au long de
l'exercice, le rsultat comptable est dgag directement par l'agent comptable principal. Lagent
comptable secondaire transfre les balances de sortie de ses comptes de bilan l'agent comptable
principal qui les intgre dans ses critures.

Pour lintgration en fin dexercice : lagent comptable secondaire dgage son rsultat comptable
(en soldant les comptes de classes 6 et 7 par le compte 12). Il transfre le solde du compte 12 ainsi
que les soldes des autres comptes de bilan (balances de sortie) lagent comptable principal qui les
intgre dans ses critures.

La liaison entre agent comptable principal et agents comptables secondaires est assure par l'intermdiaire de
deux comptes qui fonctionnent en sens inverse dans les critures de l'agent comptable metteur et de l'agent
comptable destinataire :

le compte 541 - Comptables secondaires pour les oprations de trsorerie ;

le compte 181 - Compte de liaison des tablissements pour les autres oprations.

Une vision centralise et agrge base sur une intgration automatique est prconise, ce qui rend inutile de
grer manuellement des critures de transfert pour obtenir cette vision consolide.

4.1.6.6

Consolidation des comptes des Budgets Annexes et SACD

Les SACD et budgets annexes sont dots d'un cadre comptable complet, l'exception des comptes de
disponibilit (hormis le cas o le SACD ou le budget annexe est dot d'un agent comptable secondaire). Cette
organisation a pour but de dgager un rsultat propre.
Le rsultat et les rserves des budgets annexes et services comptabilit distinctes sont incorpors au rsultat
et aux rserves de l'tablissement principal.

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V2.0

4.2
4.2.1

Volet budgtaire
Rappel du principe dannualit

Les autorisations dengagement (AE), les crdits de paiement (CP) et prvisions de recettes sont soumis au
principe dannualit.
Les AE et CP vots au titre de lanne N peuvent tre consomms (passation de commandes pour les AE,
paiement des factures pour les CP), sous rserve de leur disponibilit, jusquau 31 Dcembre de lanne N.
Le principe dannualit des AE et CP
Les AE sinscrivent dans le cadre de lannualit. Cela signifie que les AE votes au titre dun budget et non
consommes au cours de lanne correspondante ne sont pas reconduites en fin dexercice sauf reports
ventuels.
Pour autant les AE peuvent avoir une porte pluriannuelle ds lors quelles sont consommes : elles permettent
en effet de couvrir des engagements souscrits sur un exercice mais qui sexcutent et donnent lieu des
paiements sur un ou plusieurs exercices. A la suite de la consommation dAE par des engagements pluriannuels
naissent les besoins de CP et de trsorerie ultrieurs (sur lexercice et les suivants).
A noter que les rservations dAE effectues en cours danne N ne sont pas reconduites sur lanne N+1.
Les CP sont galement soumis au principe dannualit.
Le principe dannualit des prvisions de recettes
En recette, les encaissements au titre de lexercice N doivent pouvoir tre effectus (et rapprochs) jusquau 31
dcembre et tre enregistrs en comptabilit budgtaire sur lexercice N.
4.2.2

Cas drogatoires au principe dannualit : les reports

Les reports de crdit constituent des cas drogatoires au principe dannualit voqu supra.
La programmation15 consiste planifier les moyens ncessaires la ralisation de la stratgie de lorganisme
(AE, CP et emplois) en fonction des objectifs poursuivis et des contraintes budgtaires (prvisions de recettes
notamment).
La possibilit de report doit tre limite aux autorisations dengagement et aux crdits de paiement qui nont
pas pu tre consomms temps. En effet, lorsque les responsables budgtaires ou lordonnateur savent au
moment de llaboration du budget N+1 que les AE et/ou les CP ne pourront tre consomms avant la fin de
lexercice, il leur appartient de les reprogrammer au budget initial de lanne suivante.
La programmation tant pluriannuelle, la reprogrammation dAE et de CP au budget N+1 correspond une
dprogrammation sur N. Une bonne pratique consiste donc intgrer un budget rectificatif de fin
danne N les consquences de cette reprogrammation, pour annuler sur N les AE et les CP
reprogramms de N sur N+1.
Seules les autorisations dengagement et les crdits de paiement dont la consommation tait prvue en fin
dexercice (entre le vote du budget initial N+1 et la fin de lexercice N), mais qui na finalement pas eu lieu,
peuvent tre ouverts sur lanne N+1 par un budget rectificatif sur N+1, selon les modalits prvues aux
articles 184 et 185 du dcret GBCP.
La reprogrammation effectue en dbut danne N+1, suite au vote du budget initial, intgre les ventuelles
modifications issues du vote du budget, et prend galement en compte les demandes de reports, pour la part
des dpenses prvues, non excutes en fin dexercice.
Ces demandes de reports (en AE ou CP) doivent tre approuves par lorgane dlibrant16.
15

Voir Fascicule Budget du prsent DPG.

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V2.0

La dmarche de programmation est dtaille dans le fascicule Budget.


Le systme dinformation doit permettre de restituer les reports de crdits.

4.2.3

Ecritures de r-imputation avant le 31 dcembre

Les cas dutilisation et les rgles de gestion relatifs aux critures de r-imputation sont dcrits dans le fascicule
Comptabilits (domaine Comptabilit Budgtaire).
Ces critures doivent pouvoir tre effectues jusquau 31/12/N.

16

Pour les EPSCP et les EPST, les reports sont raliss aprs approbation du contrleur budgtaire ; lorgane dlibrant en est inform lors du

premier budget rectificatif de lexercice.

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V2.0

PREPARATION ET OUVERTURE DU NOUVEL EXERCICE

5.1

Gestion des changements de rfrentiels

Les diffrents rfrentiels (comptables, budgtaires, organisationnels) peuvent voluer.


Le systme dinformation doit donc prendre en compte ces mises jour afin de permettre la prparation et
louverture dun exercice (cas des rfrentiels annualiss).
La mise jour des rfrentiels est un chantier qui comprend deux volets principaux :

la mise jour des rfrentiels : mise en place des rfrentiels N+1 ;

la mise jour des objets de gestion dont les imputations (budgtaires et/ou comptables) devront tre
modifies en dbut dexercice N+1.

5.1.1
5.1.1.1

Mise jour des rfrentiels


Nomenclatures budgtaires

Les nomenclatures budgtaires (natures, destinations, oprations, organisations budgtaires) pouvant voluer
dune anne sur lautre, il est ncessaire de procder leur mise jour afin que la gestion (dpenses et
recettes) puisse dbuter effectivement le 1er Janvier N+1.
Pour rappel, laxe oprations modlise les activits ou projets qui constituent des ensembles cohrents qui
doivent tre suivis distinctement. Ces oprations peuvent tre infra-annuelles ou pluriannuelles, ce qui
ncessite danticiper leur cration en amont du processus de budgtisation.
Une mise jour doit donc tre effectue afin :

dinactiver au 31 dcembre N les lments non reconduits en anne N+1 : cela doit permettre
dempcher toute saisie sur ces axes en anne N+1 ;

de rendre disponibles au 1er janvier N+1 les nomenclatures mises jour afin de permettre louverture
de la gestion ds le 01/01/N+1.

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V2.0

Programmation et planning de mise jour


La mise en place des nomenclatures budgtaires actualises est un prrequis la programmation des AE et CP
sur les exercices suivants.
Dans le systme dinformation, la mise en place de la nomenclature budgtaire actualise doit donc tre
anticipe au maximum afin de pouvoir effectuer la programmation budgtaire sur des axes pertinents.
Les nouvelles nomenclatures (natures, destinations, oprations) doivent tre tablies en amont des travaux
dlaboration budgtaire pour lexercice N+1.
Cela signifie que les rfrentiels doivent tre mis jour dans le systme dinformation le plus tt possible.
Dans le systme dinformation, la mise en place des nomenclatures de lanne N+1 en avance de phase (en
anne N) ne doit pas perturber lexcution des dpenses et recettes en anne N (pas de substitution de la
nomenclature N par la nomenclature N+1, mais coexistence des deux) : les nomenclatures N et N+1 doivent
pouvoir coexister.
La possibilit de millsimer les nomenclatures (et les hirarchies selon les cas) doit tre envisage, ceci afin
de tracer les volutions de rfrentiel (fusion, clatement) et faciliter la fin de gestion N et le dbut de gestion
N+1.

5.1.1.2

Rfrentiels des comptabilits auxiliaires et gnrale

Rfrentiels de comptabilits auxiliaires


Comme dcrit dans le fascicule Comptabilits du prsent DPG, il est recommand aux organismes dutiliser des
comptabilits auxiliaires (fournisseurs, clients, immobilisation, stocks) qui permettront davoir un suivi fin des
oprations et une fiabilisation de la comptabilit gnrale.
Ceci ncessite de maintenir les rfrentiels qui permettent de garantir la fiabilit de ces comptabilits
auxiliaires. Il sagit en particulier des rfrentiels suivants :

tiers fournisseurs ;

tiers clients ;

fiches immobilisation ;

rfrentiel des articles.

Les responsables de ces comptabilits auxiliaires sont donc chargs de maintenir leurs rfrentiels respectifs au
fil de leau.
En fin danne, les travaux de prparation du nouvel exercice peuvent tre loccasion deffectuer une revue
exhaustive de ces rfrentiels et danticiper les mises jour effectuer, afin de dbuter lexercice N+1 avec
des rfrentiels jour.
Exemples de contrles effectuer sur le rfrentiel fournisseurs :

inactivation des tiers fournisseurs non mouvements ou obsoltes ;

mise jour du registre des cessions oppositions ;

mises jour des informations relatives au tiers fournisseur : dnomination, adresse, RIB, compte de
comptabilit gnrale associ au tiers, etc.

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V2.0

Plan comptable
Les modifications lies au plan comptable ne peuvent pas toutes tre anticipes ds lexercice N :

les crations de compte doivent tre anticipes en anne N afin de pouvoir tre applicables ds le
dbut de lexercice N+1 ;

les suppressions/inactivations de compte ne peuvent tre anticipes car cela bloquerait lutilisation des
objets de gestion en cours ;

5.1.1.3

les modifications de caractristiques de comptes : libell, etc.

Rfrentiels analytiques

Les organismes utilisant une comptabilit analytique, doivent procder la mme dmarche danticipation sur
la mise jour de leurs rfrentiels (centre de cot, etc.) et des objets de gestion associs.

5.1.2
5.1.2.1

Mise jour des objets de gestion et actualisation de la programmation


Mise jour des imputations budgtaires des objets de gestion

Suite une volution de nomenclature, il est ncessaire de mettre jour les objets de gestion (EJ, DP, Titre de
recette, etc.) susceptibles dentraner des critures en comptabilit budgtaire (AE, CP, recettes). Ceci est
indispensable pour les rendre utilisables en N+1.
Rappel de la dfinition de limputation budgtaire
Limputation budgtaire est dfinie par lensemble des critres budgtaires ncessaires pour tenir la
comptabilit budgtaire, pour raliser la budgtisation et le suivi budgtaire.
Les critures de comptabilit budgtaire sont effectues selon les critres suivants :
Dpenses

Recettes

- Nature
Obligatoires

- Nature

- Destination

- Oprations (lorsquil y en a)

- Oprations (lorsquil y en a)
Recommands

Organisation

budgtaire

(dans

le

cas

dordonnateurs secondaires notamment)

Bonnes pratiques

- Origine
- Organisation budgtaire (selon

Facultatif

les besoins de lorganisme)

Modification des lments dimputation budgtaire sur les objets de gestion


En cas de changement de nomenclature, il est indispensable de modifier les imputations budgtaires des objets
de gestion (EJ, DP, titres de recettes, etc.) en remplaant les imputations dorigine par les imputations
cible . Il sagit l dun prrequis lexcution des dpenses et recettes en N+1.
La mise jour de limputation dun engagement juridique, suite un changement de rfrentiel dun exercice
lautre, ne doit pas gnrer dimpact budgtaire (en AE ou CP) sur les exercices antrieurs.
Rappel : la modification dimputation dun engagement des annes antrieures ne peut donner lieu
rtablissement dAE sur lexercice en cours.
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V2.0

Sur la demande de paiement (quel que soit son statut) non paye sur lexercice N, la mise jour des
imputations doit galement tre effectue afin dimpacter les CP (lors du paiement) sur les imputations
budgtaires de la nouvelle nomenclature.
Le systme dinformation doit prvoir la possibilit de mettre jour de faon automatise les diffrents objets
de gestion (EJ, DP, titres, etc.), afin de dmarrer la gestion N+1 au plus tt.

5.1.2.2

Mise jour de la programmation

La mise jour des nomenclatures budgtaires implique galement de mettre jour la programmation des
crdits en fonction des modifications de rfrentiels.
Par exemple, en cas dclatement, les crdits programms sur les axes dimputation expirs (nature,
destination) devront tre ventils sur les nouveaux axes.

5.1.2.3

Mise jour des imputations comptables des objets de gestion

Lors des oprations dapurement des objets de gestion (EJ, service fait, DP), les donnes dimputation
comptable (tiers, fiches immobilisation, article, ou comptes gnraux) doivent tre vrifies afin de dterminer
si une mise jour est ncessaire pour le nouvel exercice.
Exemple : cas dun service fait constat en N sur un compte de charges qui est supprim en N+1 :

charge payer sur le compte de charge initial ;

extourne sur le nouveau compte de charge ;

certification du service fait sur le compte de charge appropri.

5.2

Volet budgtaire

5.2.1

Ouverture et allocation des AE et CP

En dbut danne N+1, louverture des AE et CP et des prvisions de recettes, leur allocation, et les ventuelles
modifications relvent de la responsabilit de lordonnateur principal.
Ces travaux sont indispensables au dmarrage des oprations relatives la gestion de lexercice N+1 :
commandes, factures, titre, encaissement, etc.
Ouverture des AE et CP et inscription des prvisions de recettes
Louverture des AE et des CP, et linscription des prvisions de recettes votes par lorgane dlibrant et
approuves par les tutelles se traduisent par des critures de comptabilit budgtaire sur les diffrents critres
dimputation budgtaire.
Pour rappel, louverture des AE et CP et linscription des prvisions de recettes est ralise suite au vote des
diffrentes phases du processus budgtaire de lorganisme :

budget initial ;

budget rectificatif (BR) ;

budget rectificatif durgence (BRU) ;

budget non excutoire.

Ces vnements, ainsi que leur modalit dapplication, sont dcrits dans le fascicule Comptabilits du
prsent DPG.
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V2.0

Les critures douverture dAE et CP doivent reprendre les axes dfinis pour la mise en place du budget,
savoir de faon obligatoire ceux lis une nature, une destination et, le cas chant, une opration.
Les prvisions de recettes sont au moins rattaches une nature et, le cas chant, une origine et une
opration.
Les autres axes dimputation peuvent tre indiqus titre indicatif, dans une logique de gestion et de pilotage.
Allocation des AE et CP
A la suite du vote du budget par lorgane dlibrant, les allocations et rallocations dAE et de CP sont
effectues jusquau niveau des Centre de Responsabilit Budgtaires (CRB).
Lallocation est ralise en rfrence aux critres budgtaires pertinents de lorganisme : nature, destination,
organisation et, le cas chant, opration.
Lallocation donne lieu, sur ces critres, des critures en comptabilit budgtaire.

5.2.2

Blocages dAE et de CP en dbut danne

En dbut dexercice, des blocages dAE et de CP doivent tre raliss pour notamment :

constituer des rserves pour alas de gestion ;

couvrir les rgies davance.

Cas des rgies davance


En dbut dexercice N+1, lorsque lavance est verse au rgisseur, il est ncessaire de procder un blocage
en AE et CP quivalent au montant de lavance consentie par lorganisme au rgisseur. Ce blocage nimpacte
pas la comptabilit budgtaire (pas de consommation de budget), mais permet de garantir la disponibilit en AE
et CP lors de la reconstitution de lavance tout au long de lanne.

5.3
5.3.1

Volet comptabilit gnrale


Reprise de balances dentre

En comptabilit gnrale, cette tche consiste reporter les soldes des comptes de bilan (classes 1 5 et
classe 8) de lexercice N vers lexercice N+1.
La balance d'entre du nouvel exercice doit tre jour des oprations de l'exercice N et des oprations
d'inventaire. Les comptes font l'objet d'un arrt provisoire au 31 dcembre N et d'un arrt dfinitif la fin de
la priode d'inventaire.
La reprise ne concerne pas les comptes de rsultat (classes 6 et 7) qui sont solds en fin dexercice N par le
compte 120 Rsultat de lexercice.
En comptabilit auxiliaire, la reprise des balances dentre est effectue un niveau plus fin que le compte
de comptabilit gnrale, au niveau de chaque compte auxiliaire (client, fournisseur).

5.3.2

Comptes des comptables secondaires

En dbut dexercice, lagent comptable principal restitue lagent comptable secondaire les balances d'entre
du nouvel exercice.

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V2.0

5.3.3

Affectation du rsultat

En fin dexercice N, les comptes de charges et de produits sont solds par le compte 120 Rsultat de
lexercice.
En dbut dexercice N+1, le rsultat de lexercice N doit tre affect au bilan. Lorgane dlibrant fixe les
conditions daffectation qui sont diffrentes si le rsultat de lexercice prcdent est excdentaire ou dficitaire.
Si le rsultat est excdentaire, le rsultat est affect de la manire suivante :

dbit compte 120 - rsultat de lexercice (solde crditeur) ;

crdit compte(s) :
o

119 - Report nouveau (solde dbiteur), dans la limite du solde dbiteur de ce compte ;

110 - Report nouveau (solde crditeur) ;

106 - Rserves, si lexcdent est utilis pour financer des mesures dinvestissement.

Si le rsultat est dficitaire, le rsultat est affect de la manire suivante :

crdit compte 129 - rsultat de lexercice (solde dbiteur) ;

dbit compte(s) :
o

110 - Report nouveau (solde crditeur), dans la limite du solde crditeur du report
nouveau ;

119 - Report nouveau (solde dbiteur), pour le surplus ;

Dans les deux cas, le responsable de la comptabilit gnrale procdera des oprations diverses en date
comptable du 01/01/N+1.

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V2.0

COMPTE FINANCIER

6.1

Rappel des jalons

6.1.1

Production du compte financier

Le compte financier de l'organisme est :

tabli par l'agent comptable ;

vis par l'ordonnateur qui certifie que ce compte retrace les comptabilits dont il est charg et les
ordres transmis l'agent comptable ;

soumis par l'ordonnateur l'organe dlibrant, qui l'arrte, aprs avoir entendu l'agent comptable17.

Larrt du compte financier doit tre prononc avant l'expiration du deuxime mois suivant la clture de
l'exercice.
Le compte financier arrt par l'organe dlibrant est soumis l'approbation des autorits de tutelle.
Dans le cas o aucune dcision expresse n'a t notifie dans le dlai d'un mois aprs rception par ces
autorits de la dlibration et des documents correspondants, il est rput approuv l'expiration de ce dlai18.
Dans les deux mois qui suivent l'arrt du compte financier, l'agent comptable adresse au juge des comptes :

le compte financier ainsi que, le cas chant, les observations de l'agent comptable mentionnes
l'article 212 ;

le rapport de gestion mentionn l'article 212 ;

les dlibrations relatives au budget initial et, le cas chant, aux budgets rectificatifs, et au compte
financier ;

les pices relatives aux dcisions de rquisition en application de l'article 19519.

17

Article 212 du dcret GBCP

18

Article 213 du dcret GBCP

19

Article 214 du dcret GBCP

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6.1.2

Envoi des comptes linfocentre DGFiP

Afin dassurer une meilleure articulation des calendriers de clture des comptes de ltat et des organismes, le
compte financier doit tre arrt avant lexpiration du deuxime mois suivant la clture de lexercice (article
212 du dcret GBCP).
La date limite denvoi linfocentre DGFiP est le 31/01/N+1. Un deuxime envoi est possible jusquau
28/02/N+1.

6.2

Dtail du contenu

Le compte financier comprend :

les tats retraant les autorisations budgtaires prvues au 1 de l'article 175 et leur excution ;

le tableau prsentant l'quilibre financier prvu au 2 de l'article 175, tel qu'excut ;

les tats financiers annuels prvus l'article 202 ;

la balance des comptes des valeurs inactives20.

6.2.1

Comptes annuels

Le dossier prsent lorgane dlibrant comprend les documents budgtaires et comptables constituant le
compte financier ; il sagit, pour lessentiel, des mmes tats que ceux composant le budget initial :

les tats retraant lexcution en comptabilit budgtaire des autorisations accordes en emplois,
AE/CP et recettes ;

le tableau prsentant l'excution de lquilibre financier initialement prvu ;

les tats financiers annuels, notamment :


o

le compte de rsultat,

le bilan,

lannexe ;

la balance gnrale des comptes la clture de lexercice ;

la balance des comptes des valeurs inactives.

Par ailleurs, avec le compte financier, une liste de documents dfinie par arrt21 doit tre transmise au juge
des comptes.
Le rapport de lordonnateur saccompagne obligatoirement, comme dans les budgets initiaux et rectificatifs, des
tableaux et annexes budgtaires de lanne prsentant le budget excut.
Les tableaux des autorisations budgtaires, de lquilibre financier, du compte de rsultat et de financement
agrg, des autorisations demplois sont soumis au vote de lorgane dlibrant pour adoption et les annexes
sont prsentes pour information.

20

Article 211 du dcret GBCP

21

Arrt du 10 janvier 2014 fixant la liste des documents transmis au juge des comptes en application de l'article 214 du dcret n 2012-1246 du

7 novembre 2012 relatif la gestion budgtaire et comptable publique

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6.2.2

Tableaux budgtaires22

Les tableaux budgtaires du compte financier relatifs lexcution sont :

le tableau des autorisations budgtaires ;

le tableau de lquilibre financier ;

le tableau du compte de rsultat et tableau de financement agrg ;

le tableau des autorisations demplois.

Le compte financier prsente galement les tableaux suivants relatifs lexcution :

22

le compte de rsultat dtaill ;

le tableau des dpenses par destination en AE et en CP ;

le tableau de suivi des oprations lies aux recettes flches ;

le tableau des oprations pour comptes de tiers ;

le plan de trsorerie ;

le tableau de passage entre la comptabilit gnrale et la comptabilit budgtaire ;

le tableau des oprations pluriannuelles excution.

Les tableaux budgtaires sont donns titre indicatif. Les tableaux et leur contenu sont prciss lors des circulaires annuelles.

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